Как хранить документы: 11 дельных идей для хранения документов

11 дельных идей для хранения документов

1 Папки-органайзеры

Если у вас не так много различных бумаг и документов, собрать их воедино помогут специальные папки-органайзеры. Можно приобрести готовые или заказать у рукодельниц нужный вариант. А можно смастерить и самостоятельно, «собрав» в отделе канцтоваров подходящую папку из основы и нужных файлов-вкладышей.

2 Газетницы

Если количество ваших важных бумаг, счетов и квитанций постоянно пополняется, и актуальные нужно держать на виду, подойдут газетницы (бывают напольные, настенные, настольные). Для большего удобства можно снабдить их отделения стикерами-метками.

3 Органайзеры для журналов

Подставки-органайзеры для журналов — пожалуй, один из самых простых, незатратных и эстетичных способов организовать дома хранение важных бумаг и документов. Кстати, ими можно дополнить и закрытые шкафы, и открытые полки. Бонус: широкий выбор цветов и размеров и возможность аккуратно прикрепить метки-ярлычки.

4 Коробки + закладки-ярлычки

Коробка с папками и файлами, дополненная для удобства закладками, разделителями и ярлычками, — еще один практически универсальный способ хранить нужные документы. Такая коробочка может занять место в шкафу или послужить вставкой в открытый стеллаж. Увы, если бумаг у вас действительно много, такой способ вряд ли подойдет.

5 Папки для бумаг + стикеры

Обычные папки для бумаг тоже справятся с задачей организовать удобное хранение документов, если их относительно немного. Особенно если выбрать полупрозрачные варианты или снабдить их стикерами для удобства.

6 Винтажные бюро

Количество документов у вас — внушительное? Присмотритесь к ретро-бюро для бумаг. Они замечательно справляются со своей функцией и в рамках современного интерьера. Бонус: винтажная мебель и аксессуары сейчас в тренде.

7 Лотки для корреспонденции

Аксессуары, созданные для сортировки и хранения корреспонденции, отлично выполнят роль органайзеров для ваших документов. Будут эстетично смотреться на комоде в прихожей, на полке открытого стеллажа или на письменном столе.

8 Мини-комоды

Можно хранить нужные документы и в настольных мини-комодах. Способ подойдет для тех, кто отдает предпочтение закрытому хранению и максимально аккуратной организации пространства.

9 Тележки

Более вместительный аксессуар для хранения бумаг — тележка. Выручит тех, кто в элементах обстановки особенно ценит мобильность.

10 Стеллажи

Важных бумаг у вас довольно много, и ни папкой, ни коробкой — не обойтись? Возможно, стоит выделить для их хранения отдельный стеллаж или шкаф-секретер.

11 Пегборды

Перфорированная доска — модный тренд и многофункциональный элемент обстановки. Пригодится он и в организации хранения документов: стоит лишь дополнить соответствующими держателями и зажимами. Для любителей держать все на виду подойдет настенное расположение пегборда. А для тех, кто привык прятать важные бумаги подальше от посторонних глаз и шаловливых детских ручек, хорошим выходом станет разместить доску-органайзер на внутренней стороне дверцы шкафа.

Как хранить документы, варианты хранения

Документы всегда сопровождают человека, начиная с рождения человек получает свидетельство о рождении, в котором указаны кто его родители, пол, имя, гражданство. Далее ребёнок наблюдается в поликлинике и заводят карту с информацией о здоровье, плановых прививках.

Для того, чтобы пользоваться медицинскими услугами в России бесплатно, необходим полис обязательного медицинского страхования (сокращённо ОМС).

С 14 лет в России уже выдают паспорт. Для того, кто водит автомобиль, необходимы документы на вождение автомобиля. При трудоустройстве на работу, нужно иметь ИНН, страховое свидетельство, куда работодатель будет отчислять пенсионные начисления, необходимо иметь резюме.

Человек платит за квартиру, машину, оплачивает различные услуги, печатает фотографии всё это документы, которые необходимо как-то хранить в квартире.

Все люди разные и всем по-разному удобно хранить документы. В нашей статье рассмотрим всевозможные варианты хранения документов. План наведения домашнего порядка по систематизации документов.

Организация хранения документов дома

Прежде всего кладём все документы на рабочую поверхность. Документы и чеки со старыми датами, например, оплата за квартиру, домофон, дата которых 3-5 лет назад можно выкинуть в мусорное ведро, чтобы не собирать хлам в квартире. Старый загранпаспорт, полис, проездные документы срок действия, которых истёк, тоже не нуждается в хранении.

Раскладываем документы по видам: ценные бумаги, семейные, бытовые приборы, договора, счёта, документы на машину, визитки и банковские карточки.

Разложите документы по видам

Как хранить визитки и банковские карточки?

С течением жизни человек пользуется разными видами услуг, чтобы не забыть место расположение, возможно иметь скидку, а главное телефон фирма имеет визитку.
Визитки, банковские карточки, которыми часто пользуется человек оставляем в кошельке.

Карточки, которыми часто пользуетесь, удобно хранить в кошельке

Кошелёк лучше всего брать большой прямой, по размеру денежной купюры с кармашками для того, чтобы вставлять визитки. Материал, цвет и фактура по желанию. Кожаные кошельки стоят дороже, но в носке они не очень практичные, появляются сколы и трещины.

Где хранить?

Визитки, которые нужны изредка складываем в визитницу. Визитницу лучше всего хранить на видном месте, чтобы всегда ей могли воспользоваться все члены семьи, например в коридоре на журнальном столике или ящике стола, на полке возле компьютера или в галошнице.

Визитница для хранения карт

Обычно в галошнице хранят обувь, но плоские галошницы с отсеками подходят также для хранения других предметов, например можно хранить зонты, тапочки, пакеты, очки и расположить визитницу.

Хранение документов в галошнице

При открытии денежного вклада в банке в обязательном порядке выдают пластиковую карточку. Человек может принести в банк денежную сумму и положить под процент на год, карточка ему не нужна. Поэтому данную карточку убираем вместе с документами по вкладу в файл и в свою личную папку.

к оглавлению ↑

Как хранить инструкции к бытовым приборам?

Человек за свою жизнь приобретает много разных приборов для себя: плойка, бигуди, фен, сотовый телефон, автомобиль, покупает приборы для дома: хлебопечка, тостер, микроволновка, утюг, отправитель и другие приборы пользования. Ко всем приборам, есть инструкция по применению. До того, как пользоваться товаром необходимо прочитать инструкцию по его эксплуатации, знать, что можно делать, а что делать нельзя, какой срок гарантии, возврата товара?

Рассмотрим, как и где хранить инструкции к бытовым приборам.

Прежде всего нужно заняться сортировкой, разложить на маленькие, средние и большие. Инструкции к приборам, которых уже нет в наличии можно выкинуть.

Коробка из под обуви.

Берём обычную картонную коробку из под обуви. Размер коробки зависит от того, сколько документов имеется. Если инструкций много, то лучше всего использовать длинную коробку из под зимних сапог.

Чтобы коробка служила долгое время, лучше обклеить её пакетом, упаковочной бумагой или использовать скотч.

Для хранения инструкций можно использовать обувные коробки

Берём коробку и вставляем большие инструкции, затем меньшего размера и ещё меньше. Убираем коробку с инструкциями в шкаф или кладовую, т.к коробка большая, тяжёлая, то лучше ставить на нижние полки.

Пластиковый контейнер.

Можно хранить документы в пластиковом контейнере. Сверху сделать цветные разделители и указать приборы или сделать алфавитный указатель.

Хранение документов в пластиковом контейнере

Если человек не выкидывает коробку из под прибора, то можно оставить инструкцию по применению внутри коробки. Например, можно хранить швейную машинку в коробке, чтобы она не пылилась и там же оставить инструкцию.

к оглавлению ↑

Как хранить документы дома?

У всех людей есть документы: свидетельство о рождении, диплом, сертификаты, квитанции об оплате, полис, договора, а как всё это правильно хранить, расскажем в нашей статье.

Прежде всего делаем сортировку по всем членам семьи, документы мамы, папы, детей нужно хранить отдельно.
Если в доме есть животные, то для них тоже делаем отдельную папку.

Отсортируйте документы по всем членам семьи

Приобретаем в магазине канцелярских товаров папки разного цвета, размера, фактуры и прозрачные файлы разного размера. Есть папки -портфели, которые могут подойти для бухгалтеров. Некоторые люди хранят документы, например квитанции об оплате в альбоме для фотографий.

Берём папку размера А 4 с кольцами, вставляем прозрачные файлы. Печатаем или пашем название «документы Аня», «документы Дима». Чтобы отделить документы друг от друга, лучше делать картинки. Находим картинки в интернете или вырезаем из журнала.
Например, в журнале находим картинку с изображением девушки с документами, офисом, вставляем картинку в прозрачный файл, а за ней вставляем документы, которые касаются работы: резюме, договор, который заключали на работе с работодателем, выписку по заработной плате, ИНН и другие рабочие документы.

Приобретите канцелярские папки разных цветов

Вначале вставляем маленькие файлы и вставляем туда маленькие документы: загранпаспорт, трудовая книжка, пенсионное свидетельство.

Далее, находим другую картинку и вставляем документы, которые необходимы человеку.

Диплом, сертификат небольшого размера, имеет плотную основу. Можно вставить в папку с документами, а можно сложить отдельно в небольшую коробку или плотный прозрачный короб.

Документы небольшого размера храните в маленькой коробке

Берём другую папку и вставляем туда все документы, которые касаются здоровья, называем её «здоровье». В папку с названием «квартира» вставляем все документы, которые касаются квартиры: квитанции на оплату квартиры, домофона, покупка мебели. Если в квартире устанавливали натяжной потолок, проводилась застекление балкона, то все договора нужно хранить, потому что там контакты, гарантии.

Если вы собираетесь вступать в наследство, то лучше купить папку с файлами небольшого размера и хранить всё, что касается наследственных дел в ней.

Где хранить?

Самое оптимальное место хранения документов – это шкаф, тумба или подставка под телевизор.
В продаже есть настольный бокс для документов с определёнными параметрами по высоте, ширине и глубине ячейки. Такой бокс можно поставить на рабочий стол или на полку.

Удобный бокс для хранения документов

Если человек работает в домашних условиях и нужно много места для хранения документов, то лучшим решением будет купить или сделать стеллаж своими руками, а затем расставить папки с документами, коробки.

Ценные бумаги, документы не должны быть на видном месте, их нужно скрыть от посторонних глаз. Если в доме есть дети, то нужно спрятать документы от них. В младенчестве дети любят всё пробовать на вкус и могут порвать всё, что будет у них в руках.

Хранение документов в стеллаже

Ценные документы можно хранить в сейфе или шкафу, можно арендовать банковскую ячейку в банке.

Ценные документы рекомендуется хранить в сейфе

к оглавлению ↑

Как хранить документы клиентов на работе?

Чтобы понять как хранить документы клиентов на работе, вначале нужно определится много ли документов нуждается в хранении. И в каком виде документы? В бумажном или электронном виде.

Документы в бумажном виде.

Если клиентов не очень много, например, фирма только открылась, тогда берём большую папку с кольцами, делаем разделители с буквами, как в записной книжке и вставляем клиентов по фамилии. Можно использовать файлы для хранения документов или использовать дырокол.

Разложите документы клиентов по фамилии

Где хранить?

Если документов для хранения много, тогда нужно сделать выдвижные ящики, с буквенными вставками, в которые будут складываться документы. Подобное хранение документов используется в медицинский центрах.
В обычных поликлиниках стоят стеллажи, в которых хранятся карточки с информацией по клиенту. Храниться в алфавитном порядке.

Стеллаж для хранения документов с выдвижными ящиками

Если клиент не прописан в данном районе, то его могут хранить отдельно, в обычной бумажной коробке.

Документы в электронном виде.

Сейчас век технологий, интернета и лучше всего хранить документы в электронном виде. Таким образом можно сэкономить пространство в помещении. Если кто-то из клиентов что-то забыл, то он может попросить родных выслать информацию на электронную почту.

к оглавлению ↑

Как хранить документы автомобилистам?

Для хранения документов на автомобиль лучшим решением будет приобрести авто-органайзер. В продаже разные виды, цвета. В нём много кармашков и каждый документ будет на своём месте. В маленькие кармашки можно вставить визитные карточки, а также скидочные карточки, которые касаются авто: ремонт, АЗС, эвакуатор и другая информация.

Органайзер для хранения документов в автомобиле

Где хранить?

Основные документы на автомобиль (чтобы ездить на машине) человек берёт тогда, когда собирается выезжать куда-то. Обычно их хранят в сумке – барсетке.
Неосновные документы, например договор о купле – продаже машины, документы касающиеся машины, например покупка колёс, ремонт машины нужно положить в прозрачный файл, а затем в папку с названием «автомобиль».

Для машин в продаже имеется специальный органайзер для хранения вещей. В него можно положить книги, журналы, карты, бутылку с питьевой водой, детские аксессуары, игрушки.

Автомобильный органайзер для хранения вещей

к оглавлению ↑

Как хранить документы путешественникам?

Есть люди, кто собирается на отдых, в путешествия. Все документы нужно хранить в одном месте и видеть, что все документы на месте и ничего не забыто.

Прозрачные зип-пакеты, пластиковые конверты на кнопке.
В такой папке будет все видно.

Органайзер для документов.

В продаже можно купить холдер, органайзер для путешественников и собираясь в путешествие все документы будут в одном месте.

Холдер для хранения документов в путешествии

Где хранить?

Если поездка состоится в ближайшем будущем, то документы нужно положить на видное место. Например, на подставку для телевизора. При условии, что в квартире нет маленьких детей.

Если поездка будет через месяц и больше, тогда убрать на полку рабочего стола.

к оглавлению ↑

Как хранить тетрадки?

Для школьника, студента и педагога документы – это тетрадки. На рабочей поверхности стола можно установить картонные, пластиковые или деревянные накопители для документов (стойка угол) и разложить тетрадки.
Чтобы школьникам и студентам не запутаться в тетрадках, лучше брать разные обложки для каждого предмета.

Пример организации хранения школьных тетрадей

Папки, скоросшиватели, прозрачные зип-пакеты, холдер для документов, можно купить в книжном магазине, газетном киоске, а также заказать в интернет-магазине.

Готовый холдер для хранения школьных принадлежностей

Выбирайте наиболее оптимальный способ хранения документов в домашних условиях и тогда все документы всегда можно будет найти, в экстренных случаях подсказать родным, где они лежат.

к оглавлению ↑

Фотогалерея – как хранить документы

к оглавлению ↑

Видео

 

 

 

---

Автор: Михаил Бонд

---

Рейтинг:
Загрузка…

---

Понравился пост? Поделись с друзьями!

Хранение документов дома: как хранить в порядке и где, в чем удобнее — на столе, в файлах для бумаг, идеи организации с фото, способы удобно и правильно систематизировать и организовать

1. Почему порядок так важен
2. Как организовать хранение документов дома
3. Наводим порядок – осуществляем сортировку
4. Систематизация
5. Системы хранения документов дома
6. Ящики для бумаг
7. Папки для документов
8. Коробки
9. Органайзеры
10. Сейфы
11. Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи
12. Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото
13. Как лучше хранить документы дома: фото и видео
14. Заключение

Со временем у нас накапливается все больше бумаг, деловых и личных, и рано или поздно, но возникает вопрос о том, где же их держать. Поэтому ниже мы всесторонне рассмотрим хранение документов дома: как его организовать, что при этом использовать, чему отдать предпочтение и так далее.

Почему порядок так важен

Даже сегодня, в век всеобщей компьютеризации, далеко не все данные содержатся в электронном виде. Паспорт – наиболее яркий пример физического носителя информации, а ведь есть еще заверенные подписями контракты, дарственные, сертификаты, завещания.

Для вышеперечисленного нужно найти место, причем максимально подходящее. Зачем? Сразу по нескольким причинам:

• Чтобы бумаги не торчали из каждого ящика многострадального комода и, уж тем более, не захламляли комнату, в которой и так зачастую не хватает свободного пространства.

• Чтобы точно знать, где что лежит, и не тратить драгоценное время на поиски понадобившегося файла.

• Чтобы защитить договоры со свидетельствами от порчи, ведь восстановление столь важных вещей либо долго длится, либо вовсе невозможно.

• Чтобы уберечь информацию от любопытных взглядов (чтобы посторонний человек не мог случайно или намеренно ознакомиться с содержанием проекта или личного письма).

• Чтобы успеть быстро забрать бумаги вместе с другими ценностями при экстренном покидании жилья, допустим, в случае утечки газа или пожара.

Причин хватает, и они весомые, но порядок не возникнет сам по себе, только из-за желания его создать, поэтому рассмотрим, как же его добиться.

Как организовать хранение документов дома

Есть сразу несколько эффективных решений: так, можно расставить папки по полкам, сложить их во вместительные короба или спрятать в запираемых на замки ящиках. Но в первую очередь следует разобраться, а все ли из накопившегося вам так уж необходимо, то есть:

1. Тщательно перебрать архив.

2. Без особенных сожалений выбросить то, что уже стало неактуальным.

3. Каталогизировать то, что осталось.

Вот увидите, уже после второго шага вы серьезно облегчите себе задачу. Потому что обнаружите, как то, что имело важное значение 10 лет назад, к сегодняшнему дню превратилось, грубо говоря, в мусор.

Обычно, при организации хранения документов дома, можно смело отправлять в корзину:

• Чеки на те покупки, срок возврата которых уже давно истек.

• Квитанции «старше» 3 лет – это их предельный возраст.

• Уведомления от налоговых органов, сообщающие, что пора предоставлять отчетность.

• Потерявшие актуальность инструкции или гарантийные талоны.

Хотя такие вещи, как контракты, могут сохранять свою юридическую силу на протяжении лет или послужить доказательством правоты в будущем, как письмо от приставов, с подтверждением неуплаты алиментов. Так что важно подойти к вопросу со всей ответственностью и внимательно просмотреть то, от чего собрались избавляться.

Наводим порядок – осуществляем сортировку

Она действительно необходима, чтобы обеспечить удобное хранение документов дома, способы ее выполнения могут быть разными, но все они основываются на выявлении и выбрасывании ненужного.

Эта процедура будет особенно полезна для излишне запасливых людей – для тех, кто когда-то взял за привычку откладывать буквально каждый чек, оказавшийся в их руках, не говоря уже о чем-то более серьезном. И в итоге накопил такой архив, что на поиск чего-то действительно важного, например, договора с провайдером или справки из ЖКХ, потребуются даже не минуты, а часы времени. Помните, бережливость не должна граничить с абсурдом.

Итак, что же делать? Выше мы уже определились, что нужно просмотреть все имеющиеся бумаги, буквально по одной, и безжалостно выбросить те из них, которые уже неактуальны. С другой стороны, необходимы идеи хранения документов, не имеющих срока давности, а есть и такие:

• Свидетельства о рождении или вступлении в брак, завещания и прочее, связанное с семейными делами.

• Подтверждения права владения машиной или недвижимостью.

• Дипломы и аттестаты об образовании, трудовые книжки, пенсионные удостоверения.

• Выписки и справки из больницы, заключения об обследовании; сюда же можно добавить и квитанции из частных медучреждений, но учтите, что их используют для оформления страховых выплат лишь в течение 2 лет с момента их получения.

• Все, что заверено нотариально и имеет юридическую силу.

Гарантийные талоны даже на самые дорогие покупки обычно действительны 12 месяцев (если в них не указан более долгий срок), после чего от них стоит смело избавляться. С чеками на коммунальные услуги, а также помощь врача, адвоката, преподавателя немного другая история: они актуальны от 3 до 5 лет, но по истечении этого времени все равно должны отправляться в корзину.

Систематизация

Основа для хранения бумаг дома, согласно которой все документы нужно упорядочить, то есть разделить по категориям. И вот тут есть 3 подхода.

1. Сортировка осуществляется по сфере применения. То есть паспорт и права держат в одной папке, медицинские справки – в другой, квитанции – в третьей. Это просто и эффективно, уже не запутаешься.

2. У каждого члена семьи есть свой персональный ящик, в который человек может сложить все необходимое. Здесь каталогизация обычно выполняется для родителей, детей и даже домашних животных. Опять же, упрощает жизнь, но стоит учитывать, что в таком варианте у мамы с папой со временем может накопиться гораздо больше свидетельств и справок, чем у Шарика.

3. Проводится классификация бумаг по частоте их использования. Они делятся на архивные «вечные» (фото, техпаспорт на квартиру), базовые, необходимость в которых возникает периодически (водительское удостоверение, медкарта, диплом), и текущие активные, воспользоваться ими придется в ближайшее время (квитанции, чеки).

Все перечисленные способы хранения документов могут подвергаться индивидуальным «доработкам» – в зависимости от конкретной ситуации. Но даже в своем базовом виде каждый из них полезен, так как существенно экономит время на поиск срочно понадобившейся справки или не дает свидетельству о рождении затеряться на антресолях.

Какому бы методу вы ни отдали предпочтение, необходимо помнить, что рабочие и личные бумаги стоит держать отдельно или как-то разделять между собой. В принципе, чем больше параметров сортировки, тем лучше, но в разумных пределах – важно не переборщить и рационально использовать имеющееся место, чтобы не было так, что в большом ящике лежит всего лишь одна маленькая выписка.

Системы хранения документов дома

Определяясь, куда сложить все необходимое, люди обычно выбирают банальные варианты: один человек остановится на верхних полках шкафа, другой – на выдвижном отделении комода. Есть и более оригинальные решения вроде отцовского чемодана-дипломата, антресоли или бабушкиной коробки из-под обуви.

И все они недостаточно хороши, ведь нет никакой классификации: медкарта соседствует с фотографиями детских лет, листы многостраничного договора смешиваются с личными письмами, и даже паспорт легко теряется под ворохом деловых заметок. В итоге, когда что-то понадобится, придется потратить минимум несколько драгоценных минут на поиски.

Путаница недопустима, поэтому мы расскажем, в чем хранить документы так, чтобы они не портились, так, чтобы это было действительно удобно. Популярных вариантов 5, и мы не только их перечислим, но и рассмотрим особенности, преимущества, недостатки каждого.

Ящики для бумаг

Существует огромное их разнообразие, и классифицируются они по целому ряду параметров:

• По расположению – отдельностоящие и встроенные в мебель.

• По исполнению – открытые или с крышкой, выдвижные, запираемые на замок.

• По материалу изготовления – из металла, дерева, пластика, картона.

И это не считая богатства размеров – встречаются как миниатюрные, так и очень габаритные модели, – и даже широты дизайна.

По сути, это универсальная и даже классическая идея, как хранить документы, которую можно дополнить и улучшить. Ее плюс в том, что не составит труда подобрать вариант под любой бюджет. При этом листы, корешки, файлы будут неплохо защищены от внешних воздействий. Также можно установить в боксе разделители и не бояться того, что договоры смешаются с проектами, а водительское удостоверение попадет к снимкам прошлых лет. Минус в том, что пространство не всегда используется с максимальной рациональностью, ведь и сам ящик тоже нужно где-то размещать – либо встраивать в шкаф или стеллаж, либо складировать в личном кабинете, спальне или другом подходящем помещении.

Папки для документов

Это ответ на вопрос о том, как хранить файлы: для бумаги предусмотрены максимально простые варианты. И они же самые дешевые и, внимание, удобные с точки зрения каталогизации – сразу по нескольким причинам:

• Занимают мало места сами по себе.

• Бывают самых разных цветов, что дополнительно упрощает сортировку.

• Без труда прячутся в бюро и шкафы, в кейсы и боксы.

• Не дают листам мяться и растрепываться.

Есть сравнительно объемные их варианты, с твердыми обложками и солидным дизайном, и даже похожие на портфели модели. Выбор широк, но минус в том, что степень защиты от внешних воздействий у папок минимальная, да и любая из них все равно проигрывает ящику или другим конкурентам по вместительности.

Коробки

Вот еще один способ того, как удобно хранить документы дома в порядке: идеи в данном случае сводятся к тому, из какого материала бокс купить — из пластика или картона. Первый дороже стоит и тяжелее, но гораздо долговечнее и выдерживает больший вес, поэтому мы советуем остановиться именно на нем.

Дизайн может быть самым разным – как с уже предусмотренными разделителями, разбивающими свободное пространство на несколько отделов, так и без них (чтобы вы потом могли размещать их там, где хотите).

После этого можно будет рассортировать папки по выбранным коробкам, причем их нужно будет именно ставить, а не класть – сразу по двум причинам:

• Вертикально их войдет больше (полезный объем используется рациональнее).

• Стопка не очень практична, потому что верхние ее предметы будут давить на нижние.

Органайзеры

А вот ответ на вопрос о том, как систематизировать документы дома, по крайней мере, те из них, которыми вы будете пользоваться регулярно, допустим, работая вечерами в своем кабинете.

Популярных вариантов его исполнения сразу несколько:

• Доска, с ящичками, ячейками, кармашками, крючками – удобная для стикеров, чеков, снимков и вообще для множества разных мелочей. Сама она может быть магнитной (что делает ее еще практичнее, но дороже) или обычной пробковой. Единственный недостаток – может занимать много места на стене.

• Подвесная модель типа корзины, снабженная несколькими отделениями: в первое вы сможете вставить папки с архивными делами, во втором – оставить тот договор, над которым трудитесь прямо сейчас, в третьем – сертификаты и так далее. Хороша с точки зрения сортировки, но компактность является ее относительным минусом.

• Ящик, но уже декоративно оформленный и уже имеющий несколько встроенных разделителей – делает возможным хранение документов на столе, естественно, не всех, а только тех, что у вас в работе. Степлеры, печати и другие небольшие предметы в нем вы тоже расположите без труда, но размеры такого вместилища серьезно ограничены – это вариант для самого нужного.

Какой бы модели вы ни отдали предпочтение, на первое место всегда выйдет комфорт. Это решение для регулярно используемых деловых бумаг, которые важно не смешивать между собой. При правильном подходе найти любую из них на доске, в подвесной корзине или боксе можно будет за считаные секунды, быстрее всего. Правда, при этом они сравнительно плохо защищены от внешних воздействий и посторонних взглядов.

Сейфы

А это уже ответ на то, как правильно хранить документы дома, если они обладают практической ценностью или являются предметами коммерческой тайны. Несгораемые ящики или шкафы с хорошими замками будут самыми надежными решениями. Их преимущества очевидны – они:

• Уберегают файлы от огня или влаги.

• Не дают злоумышленникам завладеть дорогим (или просто важным) имуществом.

• Позволяют спрятать проекты и контракты от любопытных глаз.

При этом они традиционно объемны – в них не проблема уместить большое количество папок или даже портфелей. Минусом же является их большой вес и дороговизна, хотя последний недостаток относительный: за годы использования любой отличный сейф стократ себя окупит – хотя бы тем спокойствием, которое он подарит своему владельцу.

Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи

Отсканируйте паспорта всех членов семьи, а также свидетельства о рождении или о вступлении в брак. Тогда, в случае утери или порчи чего-то из этого списка, потерю можно будет сравнительно быстро восстановить по существующей копии. А после добавьте их в облачное хранилище Гугла или Яндекса и отдельно сбросьте на флешку – чтобы у вас было сразу два источника для восстановления.

Сложите в один из органайзеров гарантийные талоны и инструкции ко всей бытовой технике. Если какими-то из них вы не пользуетесь, отсканируйте их, спрячьте физические носители подальше и смело выбрасывайте, когда пройдет 12 месяцев с момента их выдачи.

А как вы храните документы дома? Наверняка некоторые из них можно перевести в электронный вид, и это будет сразу в нескольких смыслах практичное решение:

• Какие угодно брошюры и листы достаточно комфортно читать с монитора, тем более что их в любой момент можно увеличить или уменьшить по желанию;

• Маленький файл MS Word или Excel успешно заменяет собой целый ворох каталогов с теми же строительными или декоративными материалами, и необходимую информацию в нем вы найдете гораздо быстрее.

Кстати, большинство инструкций на все модели бытовой техники и так уже лежат в интернете – на сайтах ее производителей – остается лишь скачать нужную, даже сканировать ничего не потребуется.

Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото

Помимо уже рассмотренных вариантов, для упорядочивания бумаг можно приобрести:

• Сортер.

• Канцелярские конверты.

• Вертикальные лотки.

• Стойки.

• Портфели.

• Запираемые на замки кейсы.

Для своего же комфорта стоит соблюдать следующие правила:

1. Чем реже пользуетесь бумагами, тем дальше их ставьте.

2. Основные группы должны быть собраны по самым крупным папкам (боксам и так далее).

3. Помните о размерах и экономии пространства – мелкие вещи держите вместе по несколько штук.

4. Чем больше файлов переведете в электронный вид, тем лучше.

5. Регулярно проводите ревизию своего архива и убирайте оттуда то, что потеряло актуальность.

Как лучше хранить документы дома: фото и видео

Надеемся, что запечатленные на снимках решения и познавательные тематические ролики помогут вам определиться.

Заключение

Деловые и личные бумаги имеют свойство накапливаться: кажется, что нужна каждая из них, выбрасывать жалко, вот их количество и растет. Поэтому рано или поздно их потребуется упорядочить и начать содержать в подходящих для этого условиях – так, чтобы они не портились, и на поиски срочно понадобившегося паспорта, контракта, дела уходило минимум времени и сил. Предлагаем сделать это сейчас, и уже постарались облегчить вам сортировку.

Мы подробно рассказали, как и где можно хранить домашние документы, а теперь предлагаем самые надежные решения для них – сейфы. Огромный выбор несгораемых шкафов и ящиков – современных, надежных, вместительных – вы найдете в каталоге Хардсейф, обращайтесь.

8 идей, как эффективно навести порядок

Как хранить важные документы или любовные записочки, чтобы они не потерялись в пучине вещей. Квартблог расскажет, о эффективных способах хранения документов дома.

Хранение документов дома: наводим порядок в бумагах

В наш век интернет-записей и технологий, вопрос «куда делась та маленькая голубенькая бумажка?!», казалось бы, уже не должен никого волновать в принципе. Однако это не так. Теперь различные кусочки бумаги чаще всего имеют статус прекрасного воспоминания, которое очень хочется сохранить навеки. Это могут быть корочки от билетов в дальние страны, приглашение в театр или просто милая записочка, которую вам кто-то когда-то оставил на столе. Со временем количество подобных бумажных «залежей» растет и растет,  незаметно превращая помещение в склад. А что уж говорить о людях, которые любят писать соообщения на стикерах, развешивая их то тут, то там… Мы нашли восемь идей для хранения бумаг, позволяющих не потерять ни одного важного документа и одновременно организовать пространство в помещении.

Содержание:

1. Папка

Папка для бумаг – это первое что приходит в голову при мыслях об их хранении, особенно если большую часть составляют бумаги рабочего характера. Папка удобна тем, что позволяет расположить бумаги в определенном порядке и по классификации, кроме того, вы можете хранить в ней бумаги разного размера.

Папки могут быть выполены в самом различном цвете и дизайне, поэтому легко впишутся в пространство любого рабочего стола. Кроме того, они очень вместительны и не занимают много места, поэтому станут отличным решением, если у вас много бумаг, но развернуться с ними совершенно негде.

2. Корзина 

 Корзина для бумаг является очень практичным, а также многовариантным решением. В зависимости от того, где вы намереваетесь ее расположить, меняется и ее внешний дизайн. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.

Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером. Ее можно поставить на шкаф или под стол, но советуем вам надписывать ее, что потом не забыть, что вы туда поместили.

3. Держатель для бумаг

Держатель для бумаг пригодится для хранения памятных бумажных вещиц, а также для бумажек с нужными телефонами или записок-подсказок.

Держатель может быть выполнен как в лаконичном, так и в затейливом духе, поэтому станет прекрасным элементом декора для комнаты.  

4. Коробки

Если у вас действительно много бумаг и все они абсолютно разного свойства, правильным решением будет хранить их в коробках, разместив по тематике или по размеру. Разумеется, коробки не должны быть отголоском покупок бытовой техники – выбирайте яркие и нестандартные модели, которые  дополнят стиль интерьера.

Коробки также лучше надписывать, кто знает, вдруг вам захочется перечитать их содержимое?

5. Доска-органайзер 

Идеальное решение для тех, кто проводит много времени за рабочим столом, поэтому постоянно озабочен поиском затерявшегося стикера или нужного чека. 

Доска-органайзер можеть быть выполнена в самых различных вариациях, начиная от рамки, к которой кнопками крепятся записочки и заканчивая многофункциональными ящичками и магнитной доской. Тут все зависит от того, что является более удобным лично для вас.

6. Мини-комод

Мини-комодик является очень изящным решением для хранения, а декорировать его вы сможете по своему вкусу: для этого лишь стоит приобрести деревянную заготовку в Икее, ну или попросить какого-нибудь знакомого смастерить ее лично для вас.

 Выдвижные ящички в таком комоде очень функциональны и идеально подходят для хранения самых маленьких бумажек, которые сразу теряются навеки вечные. Теперь этого больше не будет! Если вам нравится лаконичный деревянный вариант подобного комодика, то он также будет весьма уместен, особенно в минималистичных интерьерах.

7. Почтовый ящик 

Очень оригинальное решение, идеально подходящее для хранения писем и открыток. Впрочем, вы можете прятать туда и милые записочки, которые бы хотели скрыть от посторонних глаз, но ни в коем случае не потерять!

Ящик лучше всего размещать на стене или на двери, и выбирать яркие цветовые вариации: таким образом, каждый взгляд, брошенный на него, будет улучшать вам настроение. Кроме того, в ящике можно оставлять послания для домашних – главное только не забывать его проверять, а то вдруг кто-нибудь уже третий день ждет письменного ответа на вопрос, куда подевались его носки. Ну а в день Святого Валентина вы сможете использовать почтовый ящик по прямому назначению!

8. Карман-конверт

Практичное решение для хранения бумаг, позволяющее экономить пространство. Подобные кармашки можно разместить сбоку стола, на кухне или в прихожей и хранить там бумаги, разделив их по тематике.

Например, в конверте на кухне можно держать чеки на продукты и записочки с пожеланиями что-то купить, в комнатном конверте это могут быть стикеры с номерами телефонов, а в прихожей бумажки, неожиданно найденные на полу. Хотя… после наших идей такое вряд ли случится, правда?

Надеемся, что да. И теперь ваши бумаги всегда будут в идеальном порядке! 

Фото: ideas.vdolevke.ru, babyblog.ru, design-remont.info, wordofdecor.com, decorwind.ru

хранение, идеи

Хранение документов

С помощью интернета мы можем решать множество проблем: записаться на прием к врачу, оплатить штраф, отправить документы в госучреждение. Но вместе с тем, бумажные документы – это важная и необходимая часть жизни. Начиная с рождения, каждый человек обрастает «бумажками», подтверждающими его личность и права. Поэтому вопрос – как хранить документы дома, всегда будет актуален.

Какие документы бывают у каждого из нас?

Семья: паспорта, свидетельства, завещания.

Недвижимость и транспорт: документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину.

Образование: аттестаты, дипломы, сертификаты.

Работа: контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки.

Медицина: полисы, выписки, обследования, страховки.

Бытовые приборы, техника, мебель: гарантийные талоны, чеки, инструкции.

Квитанции на коммунальные платежи

Прочее: договора на оказание услуг, страховые случаи.

Как долго хранить документы?

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью.

Документы, которые нужно хранить всегда – свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии.

Документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы до момента выхода на пенсию – это те документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны.

Чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного года, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.

Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя. Чеки, подтверждающие оплату лечения, могут пригодиться для оформления возврата НДФЛ.

В обязательном порядке сохраняйте договора подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение минимум 3 лет, максимум – 5. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Избавляйтесь от ненужного сразу

По мнению Мари Кондо существует ряд документов, от которых следуют сразу избавиться по мере того, как они исполнили свою функцию:

учебный материал, который ни разу не пригодился после посещения семинара или тренинга;

инструкции по эксплуатации, если вы уже давно и хорошо разобрались как работает та или иная техника;

выписки по кредитным картам, чековые книжки, расчетные листы.

Мари Кондо рекомендует выбрасывать все, что не подпадает под три категории: используемые в настоящие время, необходимые в течение ограниченного периода времени и те, которые необходимо хранить неограниченно долго.

Термин «документы», между прочим, не включает бумажные документы, обладающие сентиментальной ценностью, например старые любовные письма или дневники.

Чтобы не было ненужных документов, система Флай Леди предлагает продумать, с какой периодичность разбирать и сортировать документы: 1 раз в день, в неделю или в месяц.

О внедрении подобного принципа в свою жизнь делится моя коллега Алёна:

«Во время обучения системе Флай Леди, я избавилась от огромного количества ненужного, неактуального. Объем документов уменьшился в 3 раза! Теперь по понедельникам у меня день «бумажной работы». Я собираю документы, которые использовала или которые появились в течение недели, и за несколько минут решаю их судьбу – положить в папку на хранение, оставить пока в работе или выкинуть. Благодаря этой привычке они перестали нарастать огромным бумажным комом».

От себя бы добавила, что не стоит накапливать чеки из продуктовых магазинов или лишний раз распечатывать чек в банкомате с информацией о балансе карты. Это можно узнать и электронно.

Как хранить и сортировать?

Сколько хозяек – столько и систем хранения. В основном, в каждой семье хранится по 2-3 папки для документов. В одной – личные документы, в другой – квитанции и гарантийные талоны.

Для каждой категории можно сделать свой отдельный органайзер для удобства хранения и быстрого поиска нужного документа. И вот примеры моих коллег и знакомых, как они хранят документы в своих домах.

Папки на кольцах с файлами подходят для хранения большого количества бумаг, для каждого вида документов – своего цвета.

Елена: «В одной папке сложены инструкции к бытовой технике, чек, гарантийный талон, по каждому прибору в отдельном файле. В другой – квитанции за коммунальные услуги, кредитные договора с чеками, «письма счастья» из налоговой и их оплата, там же трудовые договора мои и мужа, справки по зарплате, договора на недвижимость. Остальные документы храню в папках в ящике письменного стола»

Кстати, Елена всегда держит дома файл с копиями почти всех документов в нескольких экземплярах, что очень удобно и экономит время на случай того, если срочно понадобилась ксерокопия.

Пластиковые конверты на кнопках – самое популярное место хранения бумаг. А если выделить для каждой категории документов свою папку и подписать, как у Айгуль, можно сократить уйму времени на поиски конкретной бумаги.

Личные документы каждого члена семьи удобнее хранить в пластиковых кармашках с застежкой ziplock. Так делает моя сестра Регина. Квитанции – в файлах. Для того, чтобы они не деформировались, храните их в органайзере/папке или у их основания проделайте отверстия с помощью дырокола и вложите их в папку на кольцах.

 

Пластиковая папка с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. В них удобно хранить квитанции по месяцам и годам. Такой способ использует моя коллега Наталья. А другие документы хранит просто в коробке из-под обуви.

В сумке для ноутбука хранит все свои документы другая моя коллега Алёна. В ней несколько «отсеков» и карманов. В одном отсеке лежат медицинские документы, в другом – оригиналы документов, разложенные по видам в файлы, в третьем – ксерокопии. Загранпаспорта, медицинские книжки, аттестаты в одном из кармашков. В кладовке есть еще бумажный пакет с инструкциями к бытовой технике.

Вот еще несколько идей, как хранить документы:

В коробках и пластиковых контейнерах, сделанных в виде картотеки, с разделителями, без труда находится нужный документ. 

  

Часто документы нужно возить с собой (водительские права, ПТС, страховка автограждской отвественности и т.п.). Возможные решения:

 

авто-органайзер для хранения документов

органайзер в сумку для женщин

Фотоальбомы и конверты – прекрасное место для хранения квитанций и чеков.

 

Различные подставки для бумаг будут отлично смотреться в вашем семейном архиве! Вариантов много. Выбирайте, что пришлось по душе!

 

Где хранить?

Для того, чтобы важные документы всегда были целы и невредимы, их нужно хранить в сухом и чистом месте, как делают  члены команды «Всё на местах». Алёна хранит в платяном шкафу, Елена – на полке и в ящике письменного стола.

 

Отмечу, что в спальне и в кабинете – самое удачное место для хранения документов, но выбирая подходящую полку или шкафчик, подумайте:

Во-первых, удобно ли вам будет доставать все ваши документы. Совет: предупредите своих членов семьи, где лежит папка с самыми важными документами, на случай непредвиденных ситуаций, чтобы они брали ее в первую очередь;

Во-вторых, проверьте, не находятся ли ваши документы в доступном для маленьких детей и домашних животных месте. Совет: храните всё, что для вас ценно на верхних полках или там, где их можно запереть на замок.

После многочисленных попыток сына добраться до наших важных бумаг, я убрала всё на верхнюю полку шкафа в спальне. В трех папках храню – личные документы каждого члена семьи, документы на недвижимость и транспорт, квитанции и ксерокопии. Гарантийные талоны, без инструкций к эсплуатации, держу в файле в ящике письменного стола.

Я предпочитаю хранить вертикальным способом, всё под рукой и на виду. Один минус – если папка не жесткая, то она и лежащие в ней бумаги могут деформироваться. Поэтому если выбираете такой метод хранения, то присмотритесь к подобным подставкам.

Одно но: Регина, владелица документов с предыдущего фото, хранит органайзер с документами в спальне, на полке книжного стола. Повторюсь, этот вариант не подходит тем, у кого есть маленькие дети. И лучше держать документы подальше от прямых солнечных лучей, т.к. это может привести к высвечиванию и раннему старению бумаги.

Одно из решений для того, чтобы хранить документы – это хранить бумаги в коробках. Однако, так может появиться соблазн свалить в них все документы без разбора. Для удобства разложите всё по файлам или зафиксируйте стопки скрепками, как делает это Наташа.

Непредвиденные ситуации

Самые важные документы лучше хранить в специальном огнеупорном ящике или в сейфе. Среди опрошенных мною хозяек сейф есть у двоих. У одной моей коллеги сейф не подходит для постоянного хранения документов (из-за размеров). Но когда они с семьей уезжают больше, чем на несколько дней, то она перекладывает папку с самыми важными документами в сейф. У другой хозяйки, напротив, сейф вместительный, но она не хранит там документы, которые используют чаще всего (личные документы, медицинские карты и т.д.). В нем хранятся бумаги на недвижимость и транспорт, аттестаты и дипломы.

Считается, что самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности – это банковская ячейка или депозитарий, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии. Но думаю мало, кто так делает. Конечно, можно по старинке сделать ксерокопии и отдать их на хранение ближайшим родственникам. Но если вы предпочитаете идти в ногу со временем, то лучше выбирайте облачные хранилища данных, вроде Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, ЯндексДиск, Облако @mail.ru. Естественно, речь идет о скан-копиях. Кроме того, этот способ идеален для хранения чеков, от банковских до магазинных, которые имеют тенденцию со временем выцветать.

Надеюсь, что предложенные варианты хранения документов окажутся вам полезными. Поделитесь в комментариях, как вы храните документы дома в наших группах ВКонтакте, на Фейсбук и в Инстаграм!

Как и сколько хранить кадровые документы в организации

Любые хозоперации, которые проводит та или иная организация, оформляются соответствующими документами. К ним относится, в первую очередь, учетная документация, служащая основанием для ведения бухучета. Эти же документы применяются для расчета сборов, налогов и их последующей уплаты. За время деятельности компании количество документации может увеличиться настолько, что новую уже негде размещать. Это сигнал, чтобы разобраться, как хранить документы в организации и уничтожить те, которые уже больше не понадобятся.

Сколько хранятся документы в организации?

По срокам хранения документы подразделяют на три группы:

• временного срока хранения, которые хранятся от 1 до 10 лет; 
• долговременного срока хранения, со сроком хранения свыше 10 лет; 
• постоянного срока хранения. 

Ваша компания решила переехать или полки с документами в офисе стали занимать много места? Большое количество бумаг имеет длительный срок хранения (10 лет), так что приходится задуматься о помещении под хранение. Аренда нового офисного помещения или места в архиве стоят достаточно дорого. Чтобы разгрузить полки от документов без опасения за их сохранность, обратитесь в «Антресоль24» 

Как будут храниться ваши бумаги?

Бумага – материал, очень чувствительный к окружающим условиям. Высокий уровень влажности может стать причиной коробления листов и образования плесени, а также ускоряет старение бумаги и приводит к ее быстрой порче. При попадании солнечного света на листы шрифт начинает выцветать и сама бумага желтеет. На холоде листы становятся ломкими.

Наша компания знает, как хранить кадровые документы организации и соблюдает все нормы по хранению. В наших боксах созданы оптимальные условия для хранения. Мы гарантируем соблюдение санитарно-гигиенического, температурного, влажностного и светового режимов.

Преимущества сотрудничества с нами

1. Собираем документы организации и храним их в обезличенных коробах, промаркированных штрих-кодом. Визуально идентифицировать принадлежность короба и его содержимое к конкретному клиенту невозможно.
2. Доступ к документам возможен только ограниченному кругу лиц.
3. Большой выбор индивидуальных боксов, соединенных в единый складской комплекс.
4. Круглосуточный доступ к боксу.
5. Все боксы находятся под охраной и видеонаблюдением, что исключает кражу их содержимого.
6. Сотрудничество с физическими лицами и организациями.
7. Честное ценообразование: стоимость рассчитывается исходя из срока аренды и метража.
8. Обращаясь к нам, вы сократите затраты на хранение и обслуживание документов, а также освободите место в офисе под решение ключевых бизнес-задач.

Заключение

Правильная организация хранения документов позволит избежать их утери или нарушения целостности. Надежное хранение на выгодных условиях в специализированных боксах гарантирует полную конфиденциальность данных и освободит вас от бумажных залежей. Мы работаем круглосуточно. Чтобы получить индивидуальный бокс для хранения документов, узнать, как правильно хранить кадровые документы организации и уточнить цены, позвоните или напишите нам. Будем рады принять заказ и ответить на все вопросы!

 

---

Похожие статьи

Как я организовала хранение документов у меня дома

Осенью 2016 года я проходила обучение на курсе «Профессиональный организатор пространства» у Юлианы Мызниковой.

Одно из заданий курса было таким: нужно было организовать хранение какой-нибудь категории вещей.

Я выбрала организацию полки с документами, на момент прохождения тренинга — это была моя самая «больная» тема.

1 шаг — оценка и план

Сначала я составила для себя опросник и ответила на него, вот например, несколько вопросов и ответов из него:

Зачем вам организация?

Чтобы в моем доме было уютно и красиво всем, а также было удобно найти нужную вещь быстро всем членам семьи.

 Как давно у вас беспорядок?

Беспорядок в документах где-то примерно год – постепенно накопился после рождения 3го ребенка, до этого все было организовано тщательно.

Что является препятствием на пути к сохранению порядка на ваш взгляд?

Отсутствие свободного времени у мамы и не до конца продуманная система хранения вещей.

Семья прикладывает усилия, для сохранения порядка?

С бумагами порядок навожу только я, муж по мере использования возвращает бумаги на место, но не всегда.

Есть ли у вас какие-либо особые потребности к организации?

Чтобы документы можно было легко найти и мне и мужу

Какая организация в вашем доме хорошо работает?

Ранее, когда я раскладывала все входящие документы вовремя – эта система работала хорошо. Все по папочкам. Папочки подписаны. Одна отдельная папка с самыми важными документами.

Что работает плохо или совсем не работает?

Отдельная временная папка для складывания входящих документов, она стала постоянным складированием всех документов за год.

Что хотите получить в итоге?

Хорошо упорядоченную систему хранения документов, в которой легко найти нужный документ, как мне самой, так и мужу и любому другому родственнику.

Какие сложности ожидаются?

• Документы не разобраны за целый год
• Документы хранятся не в одном месте
• У меня есть годовалый ребенок, который может разорвать все документы, если делать организацию при нем (средний ребенок тоже может проявить интерес к происходящему и начать «помогать» маме.

Как их можно преодолеть?

Заниматься организацией этапами, когда дети или спят или находятся вне дома (гуляют с папой или бабушкой, находятся у бабушки в гостях, находятся в другой комнате)

Далее я составила подробный план организации, опираясь на ответы опросника. Определила сроки выполнения каждой задачи, соотнесла план с имеющимися в наличии организационными материалами и бюджетом.

У меня были в наличии следующие организационные материалы:

• несколько папок с файлами,
• три канцелярских папки с кольцами,
• несколько скоросшивателей,
• большая папка на замке для важных документов,
• много файлов,
• папки пластиковые разных цветов и размеров,
• наклейки для идентификации,
• один пластиковый органайзер.

Мне осталось купить соответственно моему плану три больших картонных органайзера, что я и сделала.

2 шаг — сортировка документов по категориям

Сначала я прописала возможную сортировку на бумаге, соотнесла с имеющейся структурой, поменяла совсем немного.

Сделала это без перфекционизма: достаточно подробно, но на простом листе в тетрадке за 2 минуты.

Вот как это выглядело:

Потом я приступила к оценке объема работ.

Вот фотографии того, что  мне требовалось разобрать:

Да, бумаг у меня всегда было много: семья большая, направлений, по которым лично мне надо хранить бумаги было и есть достаточно много.

3 шаг — минимизация

Список быстрой утилизации документов:

• нежелательная почта – такой не было
• рекламные каталоги – выбрасываю сразу
• объявлений и рекламные буклеты – выбрасываю сразу
• журналы старше двух месяцев, если в планах нет сбора коллекции для возврата к нужным публикациям – есть одна коллекция у меня и одна у мужа, коллекции организованы хорошо. Журналы периодически пересматриваем.
• Просроченные купоны, гарантии, приглашения – нет таких
• Руководства по эксплуатации техники, которой больше не существует, либо окончательно сломана – пересмотрела, таких руководств не оказалось
• Важные документы, по которым истек срок хранения – таких оказалось достаточно много
• Отработанные документы – таких оказалось тоже много

4 шаг — разложить все по местам и 5 шаг контейнеризация

Все оставшиеся документы я разложила на 3 части:

1. документы, которые я ношу всегда с собой
2. самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации
3. остальные документы

Документы, которые всегда со мной, я поместила в небольшую зеленую пластиковую папку.

В этой папке я отдельно разложила по трем голубым файлам документы по каждой дочке отдельно.

В основном я беру эти документы с собой, когда езжу куда-то со всеми дочками.

Но могу взять и документы только по одной из дочек. Теперь это сделать очень легко и быстро.

Самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации.

До начала организации они хранились все в одной папке на замке и выглядело это вот так:

Документы были все вместе, но искать нужные документы в этой папке было не очень удобно.

Я рассортировала эти документы внутри папки на несколько категорий.

Каждую категорию поместила в пластиковую папку своего цвета, папку подписала.

После этого уже все папки поместила все в ту же большую папку на замке, которую легко взять с собой в экстремальной ситуации (пожара, например).

Получилось очень здорово. Поиск нужного документа теперь осуществляется менее, чем за минуту. Причем не только мной, но и мужем.

Остальные документы я также рассортировала по категориям и поместила по отдельным папкам разного формата.

Папки, чтобы не падали, я поместила в большие картонные органайзеры.

В итоге моя полка с документами стала выглядеть вот так:

Отдельно я уделила внимание организации хранения журналов, вырезок и распечаток по видам хобби. Я очень люблю рукоделие и уделяю ему достаточно много времени.

Я организовала хранение по видам: для шитья, для плетения и вязания на вилке, вязания крючком, вышивки, разные другие виды рукоделия (квиллинг, скрапбуккинг и т.д.)

Все поместила по отдельным папкам, все подписала с помощью специальных наклеек.

Вот как это стало выглядеть в итоге:

Шаг 6 — утилизация

Все бумаги, от которых нужно было избавиться, я сразу сортировала на три части ещё во время второго шага:

1)      Оборотки для рисования для детей, я сразу же помещала детям в специальный органайзер в их комнате,

2)      Бумаги на растопку на дачу или для сбора макулатуры в школе – упаковала эти бумаги в большой пакет, который мы увезли на дачу.

3)      Некоторые важные документы с подписями я разорвала на мелкие части и выбросила в мусорное ведро.

Шаг 7 — составление плана дальнейшего поддержания порядка

После окончания разбора всех бумаг, я создала буферную папку для счетов и бумаг для сортировки.

Поместила эту папку на свой рабочий стол. Чтобы папку было удобно хранить, я приобрела специальный удобный органайзер для своего рабочего стола.

В нем я теперь храню документы для сортировки, а также свой ежедневник и некоторые книги и тетради для ежедневного использования.

 

Я определила, что буду разбирать буферную папку минимум 1 раз в месяц, в идеале 1 раз в неделю (две).

Чтобы не пропускать время разбора, я назначила конкретный день и время для разбора бумаг.

Если я буду разбирать 1 раз в месяц, то мне это удобно делать после оплаты счетов, то есть после 10 числа.

Если я буду разбирать документы 1 раз в неделю, то мне удобно разбирать документы по средам.

Пока вот уже несколько месяцев мне удается придерживаться такого порядка.

Правда пока я разбираю документы не еженедельно, но раз в месяц 11 числа.

Ещё важный момент нужно не забывать осуществлять контроль документов на входе: то есть сразу выбрасывать ненужные.

Чеки мы с мужем выбрасываем сразу, как заносим их в специальную программку. Остальные бумаги я отслеживаю примерно раз в день, когда сажусь за рабочий стол.

Пока все документы в порядке. Получившаяся система работает хорошо! И это здорово!

Вот так вот я организовала хранение документов у себя дома. А как Вы храните свои документы?

Поделитесь, пожалуйста, в комментариях ниже своими впечатлениями о статье и своим личным опытом.

5 важных документов для безопасного хранения в вашем доме в 2021 году

Теперь, когда вы знаете пять наиболее важных документов, которые нужно хранить в безопасности, вам нужно знать, как правильно и надежно хранить документы. При хранении важных документов у вас есть две цели: держать информацию под рукой на случай, если вам понадобится к ней доступ, и защитить информацию от кражи, пожара или других чрезвычайных ситуаций.

Лучший выбор для хранения важных документов — это сейф. Большинство банков или кредитных союзов предлагают сейфы.Некоторые банки предлагают скидку, если вы также являетесь постоянным клиентом. Сейф идеально подходит для хранения оригиналов документов, таких как свидетельства о рождении, завещания, информация о социальном обеспечении, годовые налоговые декларации и доверенности. Ключ от сейфа — заранее спланировать. Поскольку ящик находится в вашем банке или кредитном союзе, вы не можете быстро получить доступ к информации, если это необходимо, поэтому сделайте копии документов с информацией, которая может вам понадобиться в любой момент, чтобы хранить дома.

Если вы храните документы дома или их копии в сейфе, возьмите домашний сейф.Он должен быть пожаробезопасным и иметь надежный запорный механизм. Наличие дома сейфа поможет вам защитить эти предметы от людей, которым вы не хотите иметь доступ к вашей личной информации, а также от любых чрезвычайных ситуаций, таких как пожары или наводнения.

Храните документы в сейфе, чтобы защитить их от износа, солнечных лучей или случайных проливов. Один из способов сделать это — использовать пластиковые листки для страниц. Поместите документы в пластиковый конверт, а затем отправьте в папку или папку. Папка может попасть в ваш сейф.Каждый документ должен быть на отдельной пластиковой странице.

Не реже одного раза в месяц измельчайте свои квитанции, предложения по кредитным картам, банковские выписки, просроченные кредитные карты и коммунальные платежи, которые вам больше не нужны. Никогда не выбрасывайте квитанцию, полученную в результате транзакции, для которой вы использовали свою кредитную карту, так как ваш номер и / или имя, вероятно, там, и преступники могут использовать это в своих интересах.

Какие еще у вас есть советы по обеспечению безопасности важной информации?

4 удобных места для хранения важных документов

Важные документы — они нам нужны, но мы не всегда можем понять, где лучше всего их хранить.Папки могут потеряться в случайном порядке, а хранить бумаги в коробках в дальних нишах туалета — это не только боль, которую нужно раскопать, но и небезопасно в случае пожара. Так что ты можешь сделать?

Когда вы выясняете, где хранить ваши документы, такие как свидетельства о рождении, карту социального страхования или даже документ на дом, попробуйте эти 4 места!

Сейф — Хорошее место для начала, когда дело доходит до хранения ваших важных оригиналов документов, — это банковский сейф.Храните копии дома, если вам нужно сослаться на них, и подумайте о том, чтобы отдать дополнительную копию (и ключ от коробки) надежному другу или родственнику.

Огнестойкий сейф — Если вам удобнее держать все в своем доме, купите огнестойкий сейф. Он не обязательно должен быть большим или дорогим — даже маленький, который поместится под вашей кроватью, отлично подойдет! Просто убедитесь, что у вашего сейфа есть как минимум одночасовая огнестойкость, чтобы в случае пожара ваши документы были в большей безопасности в течение длительного времени.

Папка-гармошка — Более дешевый, но все же эффективный метод защиты ваших документов — это их хранение в простой папке-гармошке. Затем вы можете сохранить эту папку в своих картотеках. Поместите свои документы в ярко окрашенную папку «гармошка», чтобы вы могли быстро найти ее и забрать все в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

Somewhere Dry — Выбирая идеальное место для хранения документов, убедитесь, что вы выбрали абсолютно сухое место, не подверженное каким-либо наводнениям.Если вы живете недалеко от побережья или, например, во время сильного дождя случаются наводнения, вам следует держаться подальше от подвала. Вместо этого храните свои документы в одном из перечисленных выше устройств наверху или даже на чердаке!

После того, как вы сохранили свои важные документы в безопасном месте, убедитесь, что кто-то, кто находится очень близко к вам, знает, где они находятся, на случай, если вы не сможете получить к ним доступ, когда они вам действительно нужны. Таким образом, вы все равно будете защищены!

Надеемся, что этот список будет вам полезен! Если вам когда-либо понадобится помощь с другими важными факторами в вашей жизни, такими как ваши страховые полисы (эй, это тоже важные документы!), Приходите поговорить с нами в Madison Mutual Insurance Company или позвоните своему агенту по телефону 1-800-766-MMIC. !

Как хранить важные личные документы

Вы когда-нибудь часами наблюдали за новыми сообщениями о надвигающихся стихийных бедствиях? Душераздирающе видишь, как семья роется в развалинах в поисках ценных семейных реликвий и важных личных документов.

Наблюдение за погодой и огнем в действии увлекает большинство зрителей. И это все сюрреалистично, когда ты наблюдаешь за происходящим из безопасного собственного дома. Тем не менее, просмотр новостей о стихийных бедствиях в прямом эфире часто заставляет людей задуматься о том, что они будут делать, если в их районе произойдет стихийное бедствие. Были бы вы готовы и смогли бы вы защитить себя и свой дом от разгула матери-природы?

Знаете ли вы, как хранить важные документы, чтобы они были в безопасности в случае пожара, наводнения или других стихийных бедствий? Уделите несколько минут и прочтите наше руководство о том, что вы можете сделать, чтобы сохранить ваши личные документы в безопасности — до того, как случится стихийное бедствие.

Уход за важными записями

Если вы уделите минуту и ​​подумайте обо всех бумажных записях в вашем доме, вы получите целый список. Большинство из нас хранят в своих домах следующие личные документы:

• Медицинская документация
• Страхование домовладельцев
• Автострахование
• Недвижимость
• Регистрация и права собственности на автомобиль
• Регистрация и права на автотранспортное средство для отдыха
• Финансовая отчетность— платежные квитанции, налоговые документы, банковские выписки
• Юридические документы — завещания, распоряжения о похоронах, доверенности
• Наличные деньги — хотя они не используются для доказательства чего-либо, кроме того, что вы умеете зарабатывать деньги, наличные деньги — это бумага, и это документ верно? (Мы поговорим о наличных деньгах вкратце через минуту)

У вас уже болит голова? Когда вы думаете об огромном количестве бумажных документов, которые люди должны хранить в целости и сохранности в случае бедствия, это может показаться ошеломляющим.Наличие плана аварийного восстановления уменьшит боль. Самым безопасным решением для хранения документов может быть ваш банк.

Отнесите в банк

В фильмах много сцен, в которых люди нервно открывают сейф и ждут, что они найдут тайник с деньгами или фамильными драгоценностями. Во всех хороших сюжетных историях есть хотя бы одна сцена из сейфа, не так ли?

Сейфы — отличное решение для хранения документов, с которыми у вас возникнут проблемы с заменой.Банки взимают относительно доступную арендную плату за использование сейфа. Взамен вы получаете безопасность и частное хранилище для ваших личных документов, но есть несколько предостережений. Не кладите , только копию завещания в коробку. Не храните завещание (также называемое предварительным указанием о медицинском обслуживании) в коробке. Если вы умрете, серьезно заболеете или потеряете дееспособность, люди, которым нужны эти документы, могут не получить к ним доступ.

Банки не всегда защищены от стихийных бедствий.Сейфы не всегда частные. Служба национальной безопасности может получить к ним доступ, а IRS может заморозить их, если они заблокируют ваши активы. Помните деньги, упомянутые ранее? В большинстве договоров о гарантийном депозите говорится, что наличные деньги не застрахованы, по крайней мере, F.D.I.C. Если у вас есть большой запас «наличных на матрасах», храните их на банковском счете.

Банки — это один из вариантов хранения ваших личных документов, но это не единственный вариант и, возможно, не лучшее решение для вас. Многие предпочитают хранить документы недалеко от дома.

Как хранить важные документы дома

Один из лучших способов хранить бумажные документы — это дома в сейфе или ящике для файлов. В то время как оригинальные копии ваших жизненно важных документов можно хранить в банковском сейфе, хранить документы, к которым вы часто получаете доступ, лучше всего дома. Представьте, что вам приходилось посещать банк каждый раз, когда вам требовалась налоговая информация или один из страховых полисов.

Вы можете купить домашние сейфы с разным уровнем огнестойкости, водонепроницаемости и водонепроницаемости.Домашние сейфы также бывают разных размеров. Помните о портативности. В идеале вам нужен сейф, к которому можно будет быстро получить доступ в случае бедствия. Сохраните ксерокопии ваших водительских прав, свидетельств о рождении для всех членов семьи и паспортов. Наличие копий этих документов может облегчить замену, если вы потеряете оригиналы. В домашнем сейфе вы также должны хранить все страховые полисы, документы на недвижимость, включая документы, и все названия транспортных средств.

Вещи, которые вы не должны хранить в домашних сейфах, включают финансовые документы с вашей личной информацией, например банковские выписки.Также не храните большие суммы наличных в домашнем сейфе. Если вор украдет сейф, страховка домовладельца обычно покрывает только небольшую сумму наличных денег. Важным личным документом, который вы должны положить в домашний сейф, являются инструкции для вашей семьи относительно доступа к вашей сейфовой ячейке и контактная информация вашего адвоката.

Другой тип защиты документов, к которому вы должны подготовиться, — это хранение вашей финансовой документации.

Технологии и хранение финансовых записей

Хранение документов, таких как свидетельства о рождении и страховых полисов, в сейфе или в папке дома — это хорошо, но у всех нас есть документы, требующие более высокого уровня безопасности.Финансовые документы включают банковские выписки, квитанции о заработной плате и налоговые отчеты. Вам не нужен какой-либо документ, в котором указан ваш номер социального страхования или другая личная информация, позволяющая установить личность, доступную для похитителей личных данных.

Это может показаться архаичным, но люди все еще используют физические файловые системы для хранения финансовых отчетов. На ум приходят ящики для хранения документов и металлические шкафы для документов. Коробки и шкафы все еще работают, но они не идеальны. Что делать, если взломщик украдет коробку? Что делать, если ваша файловая система не является огнестойкой или водонепроницаемой? Вместо файла-гармошки или металлического картотеки рассмотрите возможность хранения личных документов на небольшом внешнем жестком диске.Документы занимают минимум места, а это значит, что вам, вероятно, не понадобится больше 5–10 гигабайт места для хранения.

Внешний жесткий диск обеспечивает надежную защиту, поскольку вы можете настроить их так, чтобы они были защищены паролем. Это также означает, что ваши документы не хранятся непосредственно на вашем ПК или ноутбуке. В случае эвакуации из дома просто возьмите с собой жесткий диск. Вы можете получить доступ к защищенным документам с любого компьютера.

Еще одним вариантом хранения конфиденциальных документов является облако, которое дает доступ к документам на любом устройстве, подключенном к сети.

Хранить в облаке

Облако. Этот термин сегодня встречается повсюду. В офисе и в классе люди говорят об облачных вычислениях. Облако — это не какой-то неземной скрытый шкафчик для хранения вещей. Облачное хранилище — это вариант цифрового хранилища, который сегодня многие люди используют для хранения личных документов.

Облако — не лучшее решение для хранения таких документов, как свидетельства о рождении, карточки социального страхования или другие документы, где может потребоваться оригинал.Например, если вы подаете заявку на ипотеку, вам понадобится оригинал вашего SSN. Но если вашей целью на 2019 год является устранение беспорядка с бумагой, облако работает. Облачное хранилище также хорошо работает как резервная копия этих жизненно важных записей, но это не идеальное решение.

У вас есть три надежных варианта хранения личных документов, но как лучше всего подготовить эти документы к хранению?

Защита от пожара и повреждений водой

Никто не ожидает, что пожар или наводнение повредят его дом и личные вещи.Даже когда вы живете в зоне наводнения, наводнение не будет реальностью, пока оно не случится с вами. Когда случаются бедствия, у большинства людей есть минуты, а иногда и секунды для безопасной эвакуации из дома. У вас не будет времени на поиск, сбор и упаковку важных документов.

Если вы знаете, что находитесь в районе, подверженном наводнениям или проливному дождю, вы можете подготовить личные документы до того, как погода их уничтожит. Храните документы в пластиковых пакетах на молнии. Пакеты размером в галлон отлично подходят для хранения важных бумаг и наличных денег.Хранение личных документов в пластиковых пакетах также может облегчить вам задачу, когда вы вернетесь домой и начнете убирать участки, поврежденные водой.

Защита документов от повреждений в результате пожара является скорее упреждающей, чем реактивной. Если вы живете в районе, подверженном лесным пожарам, у вас может быть время для сбора важных личных вещей. Если вы стали жертвой домашнего пожара, ваша жизнь важнее любого документа .

Надежны ли ваши документы?

Надеюсь, мы помогли вам подумать о том, как хранить важные документы.Когда у вас есть план и варианты хранения документов, как в этой статье, вероятность потери важных документов меньше, чем при отсутствии плана.

Если вам нужна дополнительная информация о хранении документов или вам нужна помощь в восстановлении личного имущества после аварии, мы готовы помочь вам. Свяжитесь с нами для немедленной помощи в аварийном восстановлении.

Как хранить важные документы

Независимо от того, начинаете ли вы новую работу или подаете заявление на получение паспорта, бывают случаи, когда вам понадобится доступ к важным документам, таким как свидетельство о рождении или карточка социального страхования.Часто люди хранят свои личные документы в безопасном месте, только чтобы забыть, где они находятся, когда они действительно нужны, или они беспокоятся, что что-то случится с документами, когда они находятся в хранилище. Но есть простые способы защитить ваши документы от воров и стихийных бедствий.

6 важных документов, которые вам необходимо надежно хранить.

1. Карты социального обеспечения: Если вор завладеет вашей картой социального обеспечения, он может легко украсть вашу личность и даже подать налоговую декларацию.Эта карта является средством кражи личных данных и должна быть защищена.
2. Налоговые декларации: Тот факт, что вы получили чек налоговой декларации, не означает, что вы должны выбросить эти документы. IRS рекомендует хранить ваши доходы в надежном месте минимум три года. Сохраняйте прибыль в течение семи лет, если вы подаете иск о возмещении убытков от бесполезных ценных бумаг или вычета безнадежных долгов.
3. Паспорта: Если ваш паспорт украден, невозможность выезда за границу — лишь часть проблемы.В Руководстве по паспортной службе США говорится, что кража паспортов часто связана с незаконной иммиграцией, контрабандой и даже международным терроризмом. Если ваш паспорт украден, вы должны подать заявление в полицию. Хранить его в надежном месте жизненно важно.
4. Wills: Это документ, о котором вы, вероятно, не часто задумываетесь. Хотя одна копия, скорее всего, хранится у поверенного, важно сохранить вторую на случай, если с вами что-то случится. Вы должны убедиться, что ваша семья также знает, где он хранится, чтобы ваши пожелания были выполнены в случае чрезвычайной ситуации или смерти.
5. Свидетельства о рождении или усыновлении: Возможно, вы записываете ребенка в школу или подаете заявление на получение паспорта. Есть несколько ситуаций, когда вам может потребоваться предоставить копию одного из этих сертификатов, поэтому важно хранить его в надежном месте.
6. Свидетельства о браке: Вам понадобится доступ к этому документу, когда вы подаете заявление на совместное медицинское страхование, подаете заявление на ипотеку и даже, возможно, для подачи налоговой декларации. Вы всегда хотите знать, где находится этот документ.

Как сохранить важные документы в безопасности

Теперь, когда вы знаете, какие важные документы вам необходимо защитить, вы можете спросить себя: «Где мне хранить свою карточку социального страхования и другие документы?» Вот три варианта хранения, которые помогут сохранить их в безопасности.

Огнестойкие сейфы

Важно не только найти способ спрятать свои вещи под замком. Также стоит подумать о покупке несгораемого сейфа на случай пожара в доме. Огнестойкий сейф защитит ваши важные предметы от огня, и многие из них оснащены механизмом, который предотвращает открытие сейфа в огне.За немного больше денег вы можете приобрести сейф, который одновременно является огнестойким и водонепроницаемым, как эта модель от First Alert.

First Alert 2092F Водонепроницаемый и огнестойкий комбинированный сейф, 1,3 кубических фута

• Комбинированный сейф защищает ценные вещи от огня, воды и кражи
• Объем 1,3 кубических фута обеспечивает много места для хранения файлов, электроники и т. Д.
• Огнестойкость конструкция выдерживает температуру до 1700 градусов по Фаренгейту в течение 1 часа
• Композитная конструкция и водонепроницаемое уплотнение сохраняют содержимое сухим, даже когда сейф погружен в воду
• Устойчивые к взлому скрытые петли отпугивают воров и препятствуют проникновению лома

Сейфы

Это вероятно, самый безопасный способ хранения важных документов.Сейф обычно находится в банке, который находится под постоянной охраной. Если вы храните в сейфе дома, вероятность кражи выше. Однако хранение важных вещей в сейфе может оказаться сложным. Вы можете получить доступ к ящику только в часы работы банка, поэтому, если вам вдруг понадобится паспорт или важный документ, например завещание, вам придется подождать, пока двери не откроются, чтобы получить к ним доступ. Также может быть трудно получить доступ к ящику в экстренной ситуации, если вы недееспособны.Вы можете назначить одного человека, который будет иметь доступ к сейфовой ячейке на случай, если вы физически не сможете туда попасть.

Пластиковые рукава

Независимо от того, где вы храните важные документы, добавление дополнительного уровня защиты — хорошая идея. Они предотвратят износ, а также защитят их от утечек или несчастных случаев, когда они будут извлечены из сейфа, в котором они хранятся. Вот доступный вариант от Avery, который включает язычок с угловым замком, чтобы предметы не выпадали.

Оболочки для документов Avery Corner Lock, вмещают до 20 листов, разные цвета, 6 пластиковых рукавов (72262)

• Для удобного хранения каждый конверт для документов вмещает различные листы, включая бумагу размера Letter, фотографии, билеты, брошюры и т. Д. …
• С легкостью загружайте и выгружайте до 20 документов с 2 открытых сторон и удерживайте их в надежном месте, вставляя их в угловой язычок уникальной конструкции
• Защитите свои листы от повреждений, поскольку рукава для документов изготовлены из прочного пластика, защищающего от повреждений. влажные поверхности, грязь…
• Прозрачная передняя обложка позволяет легко просматривать вашу первую страницу, поскольку прозрачная многоцветная подложка помогает вам легко согласовывать цвета …
• В комплект входят 2 синих, 2 зеленых и 2 фиолетовых пластиковых рукава

Когда и как уничтожать важные документы

Иногда для обеспечения безопасности важной информации необходимо избавиться от бумажной работы. Такие вещи, как свидетельство о рождении, карточка социального страхования и другие документы, удостоверяющие личность, следует хранить бессрочно.Но сохранение документов, которые вам действительно не нужны, занимает много места и затрудняет поиск документов, которые вам действительно нужны. Вот почему покупка измельчителя или использование компании по измельчению — отличный способ избавиться от документов. Вы не хотите выбрасывать их, потому что воры потенциально могут получить доступ к информации и украсть вашу личность.

Вот некоторые документы, которые следует рассмотреть для уничтожения:

• Неактивные соглашения о кредитных картах
• Старые страховые полисы
• Старые кредитные отчеты
• Старые медицинские записи
• Налоговые декларации старше 7 лет

Когда дело доходит до хранения важных документы, хранение их в безопасном месте является ключевым моментом.Использование домашнего сейфа или сейфа — самый простой способ гарантировать, что ваша информация не попадет в чужие руки. И в некоторых случаях лучше уничтожить старые документы, чем хранить их. Решите, какой способ защиты лучше всего подходит вашему образу жизни и потребностям, и примите меры по их обеспечению как можно скорее.

Эта статья была просмотрена и одобрена офицером Бантом.

Офицер Банта является официальным экспертом SecurityNerd в области домашней безопасности и охраны.Сотрудник полицейского управления Билокси более 24 лет, офицер Банта просматривает все статьи, прежде чем предоставить свою печать одобрения. Щелкните здесь, чтобы получить дополнительную информацию об офицере Банте и остальной части нашей команды.

Как лучше всего хранить важные документы?

(Обратите внимание, что эта страница может содержать партнерские ссылки, и мы можем получать комиссию за соответствующие покупки без каких-либо дополнительных затрат для вас. Эти доходы помогают нам компенсировать стоимость работы этого сайта. Для получения дополнительной информации прочтите наше Заявление о раскрытии информации и отказ от ответственности.)

Вне зависимости от того, поженились ли вы недавно, родили ребенка, купили машину, взяли студенческую ссуду, купили дом или арендуемую недвижимость — у вас растет стопка важных документов.

Когда вы наконец найдете время, чтобы просмотреть свой картотечный шкаф или коробки с документами, вам нужно решить, что оставить, у вас возникнет другой вопрос.

Как вы храните важные документы?

Если подумать, управление домашними финансами действительно похоже на ведение малого бизнеса.

Деньги приходят и уходят. У вас есть отчеты о прибылях и убытках, предметы для покупки, счета к оплате и налоги, которые нужно учитывать.

Малый бизнес наверняка столкнулся бы с трудностями, если бы владелец (-и) не разработал план. и вы тоже можете бороться в какой-то момент.

Создание системы для организации и хранения важных финансовых документов и связанных с ними важных документов. Это может свести к минимуму ваш стресс и максимизировать ваше время и прибыль.

Но это больше, чем просто складывание вещей в помеченные файлы в ящик.Может быть, именно так вы и начинаете, но это не лучший долгосрочный план, чтобы сохранить ваши самые важные документы в безопасности.

Домашняя система хранения важных документов

Важные документы и документы, к которым вам нужно часто обращаться, а те, которые нетрудно или дорого заменить, обычно можно поместить в вашу домашнюю файловую систему.

Даже если вам нужен доступ к информации только изредка, необходимость идти в сейф может стать проблемой для того, что не важно хранить вдали от дома.

Если у вас есть картотечный шкаф или картонный ящик для хранения, вы можете маркировать и создавать папки для этого типа документов. Сюда могут входить квитанции об оплате, выписки по банковскому счету и кредитной карте.

Вы также можете хранить квитанции о покупках, копии счетов за коммунальные услуги и налоги, а также документы, включая страховые полисы и медицинские записи, в своей домашней файловой системе.

Для быстрого и легкого доступа к этой информации в файлах полезно обновлять бюджет и отслеживать расходы.

Если вы оплачиваете счета онлайн, пользуетесь интернет-банком или имеете электронные выписки, вы также можете сохранить их на своем компьютере.

Было бы важно подумать, как вы хотите сохранить эти файлы в безопасности, и сделать их резервные копии на флэш-накопителе или другом запоминающем устройстве или с помощью веб-службы хранения.

Очень часто люди хранят как цифровые, так и бумажные записи.

Домашний безопасный или надежный шкаф для хранения

Некоторые важные личные документы трудно (а иногда и дорого) заменить.

Сюда входят подлинники свидетельств о рождении, браке и смерти, паспорта, карточки социального страхования, указы о разводе, завещания и документы, такие как права собственности на автомобиль.

Записи о вашей собственности, связанные с покупкой домов или сдачей внаем, также могут храниться в вашем доме.

Некоторые люди кладут эти документы в сейф в банке, но это может затруднить доступ к ним ночью и в выходные дни, если они вам понадобятся дома.

Некоторые предпочитают покупать домашний сейф или надежный шкаф для хранения этих документов.Другие просто хранят записи в своей домашней файловой системе.

Если вы решите приобрести домашний сейф или шкаф для хранения вещей, подумайте о том, чтобы приобрести водонепроницаемые, огнестойкие и защищенные от взлома.

Также рекомендуется хранить домашний инвентарь и видео ваших вещей в сейфе вместе со списком всех ваших важных финансовых счетов.

Основные документы для хранения вдали от дома

Вы можете хранить вдали от дома документы, к которым вам часто не нужен доступ, и те, которые очень дороги или трудно заменить.

Многие документы, которые вы положили бы в домашний сейф, также можно положить в сейф в банке или на почте.

Но вы не должны класть туда документы по имущественному планированию, если у близкого человека (у которого также может быть доверенность на вас) есть доступ к ящику.

Вы также можете подумать о том, чтобы поставить сейф на имя вашего живого фонда.

Ваш адвокат может также хранить подписанные копии всех ваших документов по имущественному планированию. Просто убедитесь, что кто-то из членов вашей семьи знает, кто ваш адвокат, и что у него есть копии ваших важных документов.

Создание аварийной сумки «Бери и уходи»

В дополнение к типичным важным документам, которые вы носите с собой в кошельке или сумочке (водительские права, карты медицинского страхования, медицинская информация, кредитные и банковские карты), подумайте о создании отдельной сумки или коробки, которые вы можете взять с собой на случай. аварийной ситуации.

Обеспечение безопасности вас и вашей семьи является высшим приоритетом в чрезвычайной ситуации.

Но если у вас есть свободное время до эвакуации из дома, сумка «хватай и уходи» со всей вашей важной информацией может сэкономить вам много времени и избавить от стресса, если вам понадобится информация, когда вам нужно быть вдали от дома.

Если вы создали папку «На случай чрезвычайной ситуации» для своих близких, подумайте о том, чтобы сохранить ее копию в сумке, которую можно взять с собой. Он уже будет содержать большую часть важной информации о вас и вашей семье.

Вам также предлагается:

• Держите наличные в сумке на топливо, еду, жилье и предметы первой необходимости в течение как минимум нескольких дней.
• Положите в сумку несколько закусок и пару бутылок воды.
• Держите в сумке дополнительное зарядное устройство для телефона, набор ключей от дома, автомобиля, а также от сейфа или сейфа.

Хранение важных документов

Когда вы, наконец, приведете свои документы в порядок и надежно храните их, вы почувствуете облегчение. Вы также будете гордиться тем, что выполнили свою работу. Для многих из нас, кто отложил эту работу, это действительно было похоже на работу!

Estate Planning 101 запускается 3 августа — сделайте предварительный заказ сегодня, чтобы получить эти ценные бонусы за раннюю покупку — подробности здесь!

Потратив время и силы на сортировку стопок важных бумаг, решив, что оставить, и правильно их храня, вы сэкономите много времени и избавитесь от головной боли в будущем.

Помните, ваша система не должна быть сложной — она ​​просто должна работать на вас.

При принятии решения о покупке домашнего сейфа или защищенного шкафа стоит подумать.

• Какой сейф вы бы купили?
• Насколько большим он должен быть?
• Или есть смысл получить сейф и положить туда «действительно» важные документы и ценные вещи?

Только вы можете решить, где хранить ваши документы.Самое главное, чтобы вы составили план и выполнили его.

Множество людей желают этого, когда что-то действительно происходит, и они не могут найти или легко получить копию необходимых документов.

Написано соучредителями Women Who Money Вики Кук и Эми Блэклок.

Вики и Эми являются авторами документов Estate Planning 101, , From Avoiting Probate и Assessing Assets с по , устанавливающих директивы и о налогах, от Your Essential Primer до Estate Planning , от Adams Media.

Хранение важных документов — SafeHome.org

Жизнь станет намного проще, если вы будете держать под рукой важные документы, такие как паспорт, свидетельство о рождении и записи о вакцинации, но не существует единственного «правильного» способа их хранения. Вы лучше всего знаете свои потребности и жизненные обстоятельства, поэтому используйте «почему» хранения, чтобы сообщить «как». Примеры возможных причин:

• Универсальное решение для хранения
• Легко хватать и уходить в зоне высокого риска бедствия
• Электронный накопитель на бумагу урезать
• Защита от огня и воды
• Защита от кражи
• Для судебных процессов после вашей смерти
• Сохранение старых семейных документов и фотографий для будущих поколений

Лучшие практики смешивают физическое хранилище (сейф, сейф и т. Д.)), облако и флэш-накопитель / внешний жесткий диск. В этом руководстве объясняется, какие документы следует хранить, и представлены различные варианты хранения.

Содержание

Хранение документов

Основные документы, которые ваша семья должна хранить, особенно если вы спасаетесь от бедствия, включают в себя:

• Водительские права
• Свидетельства о рождении
• Списки принимаемых вами лекарств, имеющихся у вас заболеваний и медицинского оборудования, которое вы используете
• Записи о вакцинации
• Карты социального страхования
• Паспорта
• Документы об усыновлении
• Документы о гражданстве
• Документы о браке, разводе и опеке над детьми
• Военный билет и документы об увольнении из армии
• Список всех видов страхового покрытия, номер полиса и контактные данные
• Опись домашнего имущества

Некоторые из них можно оцифровать, но сохранить оригинал свидетельства о рождении или заверенную копию.Действительно, приложите оригинал к любому документу, удостоверяющему вашу личность (паспорт, водительские права, военный билет, карточка социального страхования и т. Д.). Оригиналы документов также помогают доказать ваш правовой статус или родство с другим лицом (документы об усыновлении, документы об опеке над детьми и т. Д.).

Если у вас есть домашние животные, укажите их вакцинационные / медицинские записи, номера идентификационных чипов и обновленные фотографии.

В остальном важные документы можно разделить на шесть категорий. Конкретное число немного увеличивается или уменьшается, в зависимости от того, кого вы спрашиваете.

1. Документы, удостоверяющие личность, и записи актов гражданского состояния

   • Свидетельства о рождении
   • Паспорта
   • Документы об усыновлении
   • Карты социального страхования
   • Документы о гражданстве (грин-карта, документы о натурализации и т. Д.)
   • Водительское удостоверение
   • Военный билет

2. Налог (часто в течение последних трех-семи лет)

   • Налоговые декларации
   • W-2s и 1099 форм
   • Квитанции, записи и другие налоговые формы

   На веб-сайте IRS объясняется, что для многих достаточно хранить налоговые документы за последние три года.Однако агентство советует людям хранить соответствующие документы на неопределенный срок, если они не подадут декларацию или если они подадут фальшивую декларацию. Люди, подающие иск о возмещении убытков от обесценения ценных бумаг или вычета безнадежных долгов, должны хранить свои записи в течение семи лет. ¹

3. 
   

   Медицинский

   • Записи о вакцинации / иммунизации
   • Из личного анамнеза, включая лекарства, которые вы принимаете
   • Любые планы личной гигиены, такие как план действий по лечению астмы или пищевой аллергии и анафилаксии ²
   • Полисы медицинского страхования (как минимум список каждого типа покрытия, номер полиса и контактные данные)
   • Завещания, завещания, доверенности, распоряжения о погребении
   • Медицинские счета

   Ваша личная история болезни (также называемая личной историей болезни) дает представление о ваших заболеваниях, лечении, которое вы получаете от них, и о том, насколько эффективно они контролируются.В нем также содержится важная информация, такая как прошлые госпитализации, операции и несчастные случаи. Johns Hopkins Medicine также предлагает сохранить семейный анамнез, отчеты о посещениях врача, результаты анализов и формы страхования, среди прочего. ³

4. Планировка недвижимости

   • Брачные договоры
   • Завещания
   • Трастов
   • Похороны / инструкция по погребению
   • Доверенности
   • Имена и телефоны поверенных

   Категории «Медицина» и «Планирование недвижимости» могут частично совпадать.Это хорошо. Главное, чтобы документы о планировании недвижимости были доступны нужным людям.

   Один из способов — создать список, где хранятся важные документы. У AARP есть пример, который вы можете адаптировать к своим потребностям. Поскольку в этом списке содержится много конфиденциальной информации, его также необходимо надежно хранить. Домашний сейф — один из вариантов. Кроме того, вы можете оцифровать список и сохранить его на флэш-накопителе. Просто убедитесь, что кто-то еще знает об этом и может получить к нему доступ в случае необходимости.

5. Недвижимость

   • Договоры аренды или аренды
   • Выписки по ипотеке, векселя, договоры купли-продажи
   • Двухстраничный отчет о расчетах от титульной компании с указанием стоимости дома и расходов на покупку
   • Регистрация и право собственности на автомобиль, лодку или жилой дом
   • Страховые полисы
   • Список домашнего инвентаря (при необходимости включите видео и фотографии)

6. Финансовый

   • Список каждого финансового счета (сберегательный, чековый, CD, кредитная карта, пенсионный счет и т. Д.)), номера счетов и учреждения. Вы можете указать имена пользователей и пароли учетных записей
   • Корешки заработной платы
   • Аннулированные чеки
   • Справка об инвалидности или безработице
   • Записи о выходе на пенсию / пенсионном плане
   • Инвестиционная отчетность

   Многие из них уже являются цифровыми, что сокращает объем бумажной работы, с которой приходится иметь дело.

   В некоторых ситуациях вы можете хранить только документацию за предыдущий год, например квитанции о заработной плате за год, аннулированные чеки и ежемесячные отчеты о пенсиях / инвестициях.Получив годовой отчет об инвестициях, избавьтесь от ежемесячных отчетов. Храните годовые отчеты до тех пор, пока у вас есть счет плюс семь лет.

   Храните все, что относится к налогам, включая аннулированные чеки и записи о безработице, не менее трех лет. Сделайте семь лет, если сомневаетесь в том, достаточно ли трех лет.

7. Юридический / Личный / Семейный / Другой

   • Список мест хранения документов
   • Правовые документы, не указанные выше
   • Логины и пароли для онлайн-аккаунтов
   • Ценные или сентиментальные фотографии и письма
   • Отпечатки пальцев и стоматологические карты

   В этой категории много свободы действий.Например, вы можете не захотеть хранить отпечатки пальцев и стоматологические записи — это нормально. Точно так же семейные фотографии могут вас не интересовать. Перечисленные пять пунктов являются лишь примерами.

Не кладите все яйца (оригиналы и копии) в одну корзину. Иначе рискуете потерять все сразу.

Сценарий: Джон использует флэш-накопитель для копирования важных документов. Оригиналы и флешку он хранит в своем огнестойком и водонепроницаемом домашнем сейфе.

Проблема: В результате особенно сильного пожара содержимое сейфа было уничтожено. Джон теряет оригинала и копий.

Две альтернативы: Облачное хранилище в дополнение к хранилищу флэш-памяти; хранение флэш-накопителя в отдельном месте, например, в банковском сейфе

Действуйте осторожно, если вы делаете (или получаете) копии документов, удостоверяющих личность, таких как свидетельство о рождении и карточка социального страхования.

• Вероятность кражи личных данных высока, если эти документы попадут в чужие руки.По возможности избегайте копирования, особенно цифровых.
• Иметь заверенную копию свидетельства о рождении — это нормально, особенно если есть разумная вероятность, что вы скоро воспользуетесь им. В противном случае нет необходимости хранить оригинал и несколько копий.

Физическая память

Вот несколько вариантов физического хранилища. Они включают в себя огнестойкие сейфы, сейфы и шкафы для документов.

Сейф огнестойкий, водостойкий (переносной)

Хорошее универсальное решение для хранения данных

• Обеспечивает защиту от пожаров, наводнений и протечек воды
• Хорошее решение для общего хранения документов
• В некоторых сейфах есть место для подвешивания папок с файлами
• Хорошо скрывается
• Обеспечивает некоторую защиту от посторонних глаз и кражи

Как объясняет Ник Гай из Wirecutter, «сейфы для документов предназначены для защиты от огня, воды и, в некоторой степени, кражи для людей, которые хотят хранить важные вещи в безопасности в офисе или дома.Они лучше всего подходят для важных документов, таких как паспорта или свидетельства о рождении, или небольших предметов, таких как жесткие диски или USB-накопители. Большинство людей могут найти хорошее применение огнестойкому сейфу, независимо от того, хотят ли они быть готовы к поездке или крупным финансовым операциям или просто хотят добавить дополнительный уровень безопасности для поездки, полной ценных фотографий ». ⁴

Идя дальше, Ларри Маккенна из Управления пожарной безопасности США советует: «Получите лучший [сейф], который вы можете себе позволить».

• Honeywell 1104 отлично работает и стоит около 125 долларов.Он должен сохранять ваши документы в неприкосновенности до часа при температуре до 1700 ° F. Он также не пропускает воду в течение 24 часов (что важно, поскольку вода используется для тушения огня). Этот сейф размером с мини-холодильник и весит 56 фунтов. Он не использует цифровую клавиатуру, вместо этого требуется физический ключ. В случае утери или повреждения оригинального ключа компания Honeywell предоставляет запасные ключи.
• Если у вас много документов или вы расставляете приоритеты в организации, другой вариант — Honeywell 1108.В нем есть висящие папки с файлами, но он не может передвигаться при 80 фунтах. Он также стоит дороже — 160 долларов.
• Некоторые сейфы, такие как First Alert 2037F и First Alert 2602DF, рассчитаны на защиту ваших документов всего на 30 минут при пожаре до 1550 ° F. Они стоят примерно на 50-60 долларов меньше, чем их аналоги от Honeywell, но занимают меньше места. Используйте более высокие рейтинги UL, если только деньги и пространство не являются огромными факторами.
• По возможности поставьте сейф в подвал, чтобы он не провалился через пол во время пожара.

У вас есть несколько вариантов повышения уровня защиты документов. Один из них — использовать пластиковые листы для страниц для защиты от износа, проливания жидкостей или солнечного света (в основном, когда документы находятся вне сейфа). Вы даже можете поместить эти документы в папку с тремя кольцами, чтобы быстрее сбежать в случае бедствия — подробнее об этом скоро.

Другой вариант — хранить документы в огнестойких и водонепроницаемых пакетах внутри сейфа. Сами пакеты обеспечивают защиту от огня и воды, но не настолько, насколько безопасны.Тем не менее, в сочетании они обеспечивают еще один уровень защиты. Их также легко схватить для быстрого выхода, прежде чем случится катастрофа.

Огнестойкие водонепроницаемые мешки

Если вы часто ездите с документами в автомобиле; когда высока вероятность предстоящих чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий; в сочетании с сейфом или сейфом в качестве еще одного уровня защиты от огня и воды

• Исключительная портативность в случае бедствий
• Хорошо при транспортировке документов
• Можно комбинировать с другими вариантами хранения, такими как сейф
• Некоторая защита от огня и воды, особенно от автомобильных пожаров
• Низкая защита от кражи и посторонних глаз
• Само по себе не самое безопасное долгосрочное решение, особенно от пожаров в доме

Мы уже касались огнестойких и водонепроницаемых пакетов, поэтому повторяться не будем.Стоит сказать, что банки, перевозящие наличные деньги и конфиденциальные документы, кладут их в такие сумки. В противном случае лакомства могут загореться, если произойдет огненная авария.

Огнестойкие пакеты не обеспечивают такой же уровень защиты, как огнестойкие сейфы, поэтому по возможности комбинируйте их с другим способом хранения.

Некоторые сумки довольно маленькие, а другие больше. Одна из более крупных сумок (торговая марка BLOKKD) обеспечивает огнестойкость в течение 30 минут при температуре до 1300 ° F и оснащена замками-молниями, чтобы не подпускать детей. ⁵

Папка с тремя кольцами и пластиковыми втулками

Мобильность во время чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий

• Исключительная портативность в случае бедствий
• Можно комбинировать с другими вариантами хранения, такими как сейф
• Хорошо для организации
• Нет защиты от кражи и посторонних глаз
• Не самое безопасное долгосрочное решение

Переплетчики легко помещаются в сумки для переноски (также называемые сумками для переноски или сумками для переноски).Если ваша местность, вероятно, скоро будет эвакуирована, например, из-за урагана, пожара или землетрясения, вложите свои самые важные документы в переплет. Они готовы спешить.

Вам неудобно хранить документы в сумке? Совместите скоросшиватель с сейфом, чтобы легко перенести его в дорожную сумку.

Сейф

Может быть частью общей стратегии хранения; если вас не беспокоит своевременная оплата аренды; если домашняя безопасность или стихийные бедствия являются проблемой

• Вне дома, чтобы не беспокоиться о безопасности вашего дома
• Подходит для документов, которым не нужен регулярный доступ к
• НЕ используйте для хранения паспортов, завещания о проживании, долговременной доверенности или доверенности на медицинское обслуживание или оригинала вашего завещания
• Доступен только в часы работы банка
• Доступ после вашей смерти может быть затруднен, если вы не предпримете определенных действий.
• Не обеспечивает 100% защиту от сильного наводнения
• Стоимость варьируется от 40 до нескольких сотен долларов в год
• Нет страховки FDIC
• Банки могут неправильно обработать или выбросить предметы

К сожалению, сейфы не так безопасны, как вы думаете.Фактически, Джерри Плюард, президент чикагской компании, которая занимается страхованием депозитных ящиков, оценивает, что около 33 000 ящиков в год страдают от несчастных случаев, стихийных бедствий и краж. ⁶

Тем не менее, шансы, что ваши предметы останутся нетронутыми, в вашу пользу. (Не забудьте вовремя вносить арендную плату!) Сейфы остаются относительно хорошим вариантом для хранения многих типов важных документов, в том числе следующих:

• Акты и титулы
• Оригиналы свидетельств о рождении и браке
• Документы о разводе
• Документы об усыновлении
• Документы о гражданстве
• Справки об увольнении из армии
• Опись домашнего имущества
• U.S. сберегательные облигации и сертификаты акций и облигаций
• Жесткие диски и флешки
• Копии завещаний и доверенностей (не оригиналы)

Используйте домашний сейф или другой доступный способ хранения паспортов. Сделайте это, даже если вы не часто выезжаете из страны. Зачем отказываться от сиюминутной поездки только из-за банковских часов?

Сейфы

не обеспечивают 100% защиты в случае сильного наводнения, поэтому храните документы в водонепроницаемых пакетах (также называемых огнестойкими пакетами) или полиэтиленовых пакетах на молнии.Если вы также храните ювелирные изделия и ценные вещи, имейте в виду, что страхование FDIC не действует. Получите страховку домовладельцев или страхование полиса, чтобы покрыть эти предметы.

Сообщите своему адвокату и / или наследникам о сейфе, чтобы они знали, как получить к нему доступ в случае вашей смерти. К счастью, у вас может быть соподписавшийся с теми же полномочиями, которые вы сохраняете, но общее отсутствие доступа является причиной того, что вам не следует хранить завещание, долговременную доверенность или доверенность на медицинское обслуживание, или ваше оригинальное завещание в надежном хранилище. коробка.Эти документы бесполезны, если к ним никто не может добраться.

Шкаф для документов

Подходит для многих типов финансовых и юридических документов

• Замки обеспечивают некоторую защиту от кражи
• Много места для больших документов, включая финансовые
• Большинство шкафов для документов не обладают водо- и огнестойкостью, но некоторые —

Физические файловые системы действуют как еще один уровень в хранении документов, особенно финансовых и юридических документов.Они предлагают больше места и организации, но в долгосрочной перспективе вы можете предпочесть внешний жесткий диск и / или облако. Меньше шансов кражи и меньше бумажной волокиты.

Однако, если что-то связано с налогами, по возможности сохраняйте оригиналы (копии можно делать нормально). Например, оригинальные квитанции за газ более авторитетны, чем цифровые фотографии квитанций.

Многие шкафы для документов не являются огнестойкими и водонепроницаемыми. Однако некоторые из них — вы просто должны сделать ставку, чтобы их купить.(Не ожидайте, что первый шкаф, который вы увидите в местном магазине канцелярских товаров, будет огнестойким.) Проверьте рейтинг UL и рейтинг электронных носителей ETL.

Соблюдайте осторожность при использовании этих решений

Следующие ниже решения не обязательно являются лучшими, но они достаточно распространены. В некоторых ситуациях они даже имеют смысл. Просто знайте, во что вы потенциально можете попасть.

Кабинет адвоката

• Юридические бумаги более доступны дома
• Документы могут потеряться, если в адвокатской конторе произойдут изменения.
• Полезно, если у вас есть проблемы с безопасностью или конфиденциальностью дома
• Документы вряд ли будут уничтожены
• Может ускорить завещание

Благодаря появлению домашних сейфов в наши дни стало реже поручить юристу хранить ваши документы по планированию недвижимости, оригиналы завещания и другие юридические документы.Такие фирмы, как Gudorf Law в Огайо, рекомендуют клиентам использовать домашний сейф или огнестойкую коробку для хранения этих документов. Фирма сканирует и делает копии, которые доступны через онлайн-портал для клиентов. ⁷

Главный недостаток хранения документов в офисе вашего юриста: они могут провалиться, если ваш адвокат (или даже кто-то другой в этой практике) уйдет на пенсию, умрет или уйдет иным образом.

Однако у вас могут быть причины хранить документы в офисе вашего юриста.Возможно, вы не доверяете своей семье или в ваш дом несколько раз взламывали. Поговорите со своим юристом о том, как будут храниться документы и существует ли письменная политика в отношении хранения и утилизации. Не забудьте сообщить своему исполнителю, где хранится завещание.

В некоторых штатах, например в Огайо, вы можете хранить оригинал завещания (и трастовые документы) в офисе судьи суда по наследственным делам.

Поддельная, полая книга

• Не рассчитывайте на водо- и огнестойкость
• Основное внимание может быть уделено оформлению, а не безопасности
• Чрезвычайно универсальный и портативный

Некоторые поддельные книги полые, без запорного механизма.У других есть замки, которые можно использовать в качестве сейфов. Любой из этих типов позволяет хранить важные документы на виду, будь то фальшивая книга в вашей спальне, офисе или комнате общежития колледжа.

Поддельные книги очень портативны, но не ожидайте, что они защитят ваши документы от пожара или наводнения. Грабители тоже могут их легко обнаружить.

Огнестойкий, водостойкий домашний сейф (непереносной)

• Focus противоугонный, с дополнительным хранилищем документов
• Большой, установка затруднительна
• Потенциальный избыток только для хранения документов
• Обеспечивает защиту от пожаров, наводнений и протечек воды

Многие непортативные сейфы, такие как стенные сейфы, скрытые сейфы и сейфы с фиксатором, обладают огнестойкостью и водонепроницаемостью, но проверьте их рейтинг UL (Underwriters Laboratories).Вам нужна защита минимум 30 минут при пожаре до 1550 ° F.

Итак, в непереносных сейфах, как таковых, нет ничего плохого. Они просто не нужны, если вы ищете решение для хранения документов. Переносной вариант — больше универсальности и меньше хлопот.

Другое дело: многие непереносные сейфы могут быть вынесены из дома определенными грабителями. Они не так безопасны, как вы думаете. Старайтесь хранить документы отдельно от ценных вещей.

Внутренние шкафы самообслуживания

• Сомнительная устойчивость к пожару, воде и вредителям
• Требуется оплата
• Доступ может быть доступен только в рабочее время
• Может работать для некоторых типов хранилищ бизнес-документов
• Много места для семейных документов, фотографий и книг
• Хранение с контролируемым климатом — опция

Самостоятельное хранение может иметь смысл, если у вас большой объем деловых документов или семейных фотографий и документов.Найдите кондиционер и сделайте резервные цифровые копии всего, что вы не хотите потерять.

Электронная память

Хранение электронных документов означает портативность и доступность. Например, вы можете сделать несколько копий важных документов для доступа из любого места (и уменьшить количество бумаги, которую вы храните).

Эл. Почта

ОК краткосрочно при чрезвычайных ситуациях или стихийных бедствиях; Подходит для семейных фотографий и других документов, не требующих защиты

Электронная почта, пожалуй, самый простой способ электронного хранения, но не слишком безопасный.Отсканируйте документ или сфотографируйте его и отправьте файл себе по электронной почте. ⁸

Убедитесь, что файлы фотографий чистые.

Защитите свои устройства и учетную запись электронной почты. Любой, кто войдет в вашу учетную запись, потенциально может получить доступ к вашему номеру водительских прав, номеру социального страхования и другой информации.

Старайтесь не использовать электронную почту для длительного хранения документов. Есть слишком много причин, по которым что-то может пойти не так, но электронная почта может пригодиться в экстренных случаях. Устанавливайте надежные уникальные замки / пароли и не стесняйтесь использовать менеджер паролей.

Флеш-накопители и внешние жесткие диски

Хорошо как часть общей стратегии хранения; уменьшение количества бумаги; во время чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий

Флэш-накопители и внешние жесткие диски уменьшают беспорядок с бумагой и не требуют отправки важных документов по электронной почте самому себе. Просто отсканируйте документ и сохраните его на диске (или сохраните его с веб-сайта на диск).

Храните диски отдельно от оригиналов документов, особенно если вы не используете облачное хранилище.В противном случае вы рискуете потерять все в случае пожара или кражи.

• Защитите свои файлы с помощью шифрования и защиты паролем.
• Слишком много повторных попыток взлома диска могут привести к стиранию файлов (в качестве меры безопасности), поэтому будьте осторожны при использовании внешнего диска для хранения единственной копии.
• Храните внешние диски в надежном месте, например, в сейфе или сейфе. Даже запертый ящик домашнего офиса лучше, чем незапертый ящик.

Память устройства (на телефоне, компьютере или планшете)

OK для чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий

Хранение устройств — это, пожалуй, самое простое цифровое решение из всех, может быть, лучше даже электронной почты.Используйте свой телефон или планшет, чтобы сфотографировать документ и сохранить копию прямо на устройстве.

Этот метод может понадобиться во время стихийных бедствий, но не используйте его в качестве долгосрочного решения. Ваши файлы и фотографии могут легко попасть в чужие руки в результате кражи, потери, взлома или даже просто любопытного знакомого. Всегда защищайте свой смартфон как можно лучше.

• Если вы уроните телефон или ноутбук, ваши копии могут испортиться.
• Есть вероятность, что ваши файлы синхронизируются или копируются (без вашего ведома) в облачную службу, которая недостаточно безопасна.
• Возможно, ваши файлы хранятся на карте памяти, а не на устройстве. Карта может быть не защищена паролем, особенно если вы не знали, что на ней хранится конфиденциальная информация.

Хранение устройства не так опасно, если речь идет о вашем компьютере, который остается на месте. Никогда не гаснет; он никогда не выходит из дома. Однако сбой жесткого диска может привести к повреждению ваших документов. В любом случае, защитите свои папки паролем и используйте программу шифрования для защиты от вредоносных программ.

Облачное хранилище

Хорошо для некоторых важных или сентиментальных документов; уменьшение количества бумаги

Перво-наперво. Не используйте облачное хранилище для хранения цифровых копий свидетельства о рождении, карты социального страхования и другой идентифицирующей информации. (Если вам нужны цифровые копии, используйте флэш-накопители или внешние жесткие диски.)

Тем не менее, облачное хранилище — это разумное решение для многих типов документов, особенно если вы ведете бизнес.Вы уменьшаете количество хранимой бумаги и получаете доступ к облачным файлам из любого места, если у вас есть подключение к Интернету. Пожар, вода, кража и тому подобное не вызывают беспокойства, но необходимо использовать соответствующие протоколы кибербезопасности.

Облачное хранилище — хороший выбор для документов, которые важны, потому что они сентиментальны. Например, у вас может быть слишком много вырезок из старых газет, аттестатов об окончании средней школы и семейных фотографий, чтобы хранить их дома. Распространенным вариантом является использование мобильного приложения для сканирования для сканирования и загрузки в облако (плюс внешний жесткий диск).Поместите физические оригиналы на хранение, отдайте их кому-нибудь, кому они нужны, или даже избавьтесь от них. ⁹

Утилизация важных документов

Хорошее место для хранения документов — хорошая утилизация. Ведь любой документ, лежащий в мусорном ведре, подвергается риску. Уничтожьте документы, которые вы выбрасываете, будь то квитанции банкоматов, выписки из банковского счета, копии свидетельства о рождении, счета по кредитным картам, юридические документы, сделки с недвижимостью, медицинские записи, списки паролей или счета за коммунальные услуги.Если у вас нет шредера (или даже если он у вас есть), многие сообщества проводят дни уничтожения документов одновременно с днями возврата наркотиков. Многие офисные магазины также предлагают измельчение документов.

Если вы продаете, отдаете, перерабатываете или дарите компьютер, произведите очистку жесткого диска. Сброс к заводским настройкам недостаточно безопасен.

Аналогичным образом служба поддержки Apple объясняет, что нужно делать перед тем, как отдать, продать или обменять свое устройство. У вас также есть несколько вариантов для устройств Android (читайте советы Google и NordVPN).

Хранение важных документов

Обычно вы не получаете сразу все важные документы. Скорее, они приходят тонкими струйками, с одним или двумя документами то тут, то там за годы. Вам также может понадобиться хранить документы ваших детей (а также супругов и домашних животных). Легко потерять все эти предметы и их местонахождение. Общий список с указанием этих мест помогает, но не забудьте также сохранить этот список в надежном месте.

Лучшие практики включают физическое хранилище в дополнение к флэш-накопителю / внешнему жесткому диску и облаку.Возможно, вам придется хранить самые важные документы в портативном компьютере на случай, если вы быстро уйдете из дома.

Ссылки и сноски

1. Как долго я должен хранить записи? (Обновлено 28 мая 2020 г.). Служба внутренних доходов. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.irs.gov/busshops/small-busshops-self-employed/how-long-should-i-keep-records
.
2. Личное здоровье: оформление документов. (2020, 13 апреля). Центры по контролю и профилактике заболеваний. Получено 4 августа 2020 г. с https: // www.cdc.gov/cpr/prepareyourhealth/Paperwork.htm
3. Медицинские записи: как организовать. (нет данных). Медицина Джона Хопкинса. Получено 4 августа 2020 г. с сайта https://www.hopkinsmedicine.org/health/wellness-and-prevention/medical-records-getting-organized
.
4. Лучший огнестойкий сейф для документов. (Обновлено 3 января 2020 г.). Кусачки. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.nytimes.com/wirecutter/reviews/best-fireproof-document-safe/
.
5. Продукты для защиты ваших самых ценных вещей.(нет данных). Популярная наука. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.popsci.com/security-products-safes-for-documents-valuables/
.
6. Коули, С. (19 июля 2019 г.). Сейфы небезопасны. Нью-Йорк Таймс. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.nytimes.com/2019/07/19/business/safe-deposit-box-theft.html
.
7. Следует ли хранить завещание в офисе адвоката? (2019, 10 мая). Получено 4 августа 2020 г. с сайта https://www.daytonestateplanninglaw.com/keep-will-at-lawyers-office/
.
8. Ходж, Р.(2020, 28 июля). Помогите себе восстановить утерянные документы после стихийного бедствия. CNET. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.cnet.com/how-to/help-yourself-recover-missing-documents-after-a-disaster/
.
9. Biersdorfer, J.D. (01 апреля 2020 г.). Как оцифровать ваши самые важные документы. Нью-Йорк Таймс. Получено 5 августа 2020 г. с https://www.nytimes.com/2020/04/01/technology/personaltech/digitizing-important-documents.html
.

Как хранить важные документы в Интернете и дома

Сообщения в блогах Cake содержат партнерские ссылки, и мы получаем комиссию с покупок, совершаемых по этим ссылкам.Как партнер Amazon, мы зарабатываем на соответствующих покупках.

Если вы хоть немного похожи на обычного человека, скорее всего, у вас дома валяются стопки документов, сложенные (или сложенные) в разные стороны. Некоторые из них важны, а другие можно выбросить.

Перейти к этим разделам:

Вам может быть интересно, что произойдет, если вам понадобится срочно получить важный документ. Сможете ли вы найти его быстро и легко?

Лучший способ найти важные личные и домашние документы — это создать надежную систему.Ниже мы подробно рассмотрим, как хранить важные документы как в печатном виде, так и в Интернете.

На всякий случай поделитесь своими последними пожеланиями.

Создайте бесплатный профиль для планирования конца жизни Cake и мгновенно поделитесь своим здоровьем, юридическими, похоронными и прежними решениями с любимым человеком.

Шаг 1. Соберите документы

Первый шаг — выяснить, какие документы необходимы, и отследить их. Легче сказать, чем сделать. Дайте себе достаточно времени, чтобы выполнить этот шаг, поскольку вам, возможно, придется тщательно искать несколько ключевых элементов.

Если вы потеряли какой-либо из необходимых документов, вы обычно можете запросить новый. Однако этот процесс может занять много времени, и вам нужно начать как можно скорее.

Итак, какие самые важные документы нужно иметь дома и безопасно хранить в сети?

Вот простой список, который поможет вам собрать все необходимое:

• Личная и семейная документация: Свидетельства о рождении и документы об усыновлении, карты социального обеспечения, удостоверения личности и водительские права, паспорта или грин-карты, документы о натурализации, завещания, свидетельства о браке, документы о разводе, доверенности и дополнительные директивы, а также свидетельство о смерти
• Документация на автомобиль: Регистрация транспортного средства и подтверждение права собственности, договоры аренды и платежи по автокредиту
• Жилищная документация: Ипотечный акт или договор доверительного управления и договоры аренды
• Доход: квитанции о заработной плате и государственные пособия (включая социальное обеспечение, поддержку ветеранов и т. Д.)
• Здравоохранение: Карточка медицинского страхования, выписки со счета медицинских сбережений и последние медицинские записи
• Активы и сбережения: Профессиональная оценка собственности, выписки с пенсионных счетов, выписки с инвестиционных счетов, а также выписки из банков и кредитных союзов
• Долги и обязательства: Выплаты по студенческому кредиту, алименты и алименты
• Налоги: Налоговые декларации за последние три года, декларации по налогу на имущество и декларации по налогу на имущество физических лиц

»БОЛЬШЕ: Вы не одиноки.Заручитесь поддержкой тех, кто пережил подобную утрату. Начни здесь.

Шаг 2. Выберите платформу онлайн-хранилища

Хранение важных документов в Интернете может показаться находкой. Однако вы должны быть осторожны с тем, как вы выбираете и используете платформу онлайн-хранилища.

Взлом данных становится все более распространенным явлением, поскольку крупные компании проникают через свои головы и перерастают свои возможности безопасного хранения. Кроме того, многие сайты для хранения данных просто не соответствуют требованиям HIPAA, что означает, что ваша личная медицинская информация может оказаться под угрозой.

С помощью Cake вы можете составить план смерти и поделиться с семьей, включая похоронные пожелания, завещания и доверенности. Платформа Cake также позволяет хранить важные документы и фотографии, чтобы у всех, с кем вы ими делитесь, был доступ, если и когда он им понадобится.

В дополнение к резервному копированию ваших документов с помощью надежной платформы хранения данных мы рекомендуем также хранить большую часть ваших документов на бумаге. Это позволяет вам легко получить к ним доступ, не беспокоясь о доступе в Интернет и паролях.Вы можете связаться с ними так быстро, как вам нужно.

Шаг 3. Отсканируйте документы и загрузите

Так как же сделать резервную копию всех этих документов в Интернете? Во-первых, важно признать, что процесс резервного копирования документов на онлайн-сервер может быть расширенным.

Это может занять несколько часов, и вам может понадобиться помощь в этом процессе. Продолжительность этого шага зависит от того, сколько документов у вас есть и вы хотите загрузить.

Получить доступ к сканеру

Для начала вам понадобится сканер с доступом в Интернет или компьютер.Многие люди больше не владеют принтерами и сканерами, и приложение для сканирования iPhone, вероятно, не подойдет для этого проекта.

Если вам нужно отсканировать и загрузить много страниц, вы можете нанять службу сканирования, которая сделает это за вас. Многие центры доставки и канцелярские товары предлагают услуги сканирования на месте. Вы можете платить поминутно за использование сканера самостоятельно или можете платить за страницу, чтобы кто-то сделал это за вас.

Сделай сам или заплати за услугу сканирования

Если вы работаете с личными документами, которые содержат личную информацию, например номер социального страхования, безопаснее сканировать документы самостоятельно.

Офисный сканер в FedEx, Staples или другом надежном месте позволит вам сканировать больше страниц быстрее, чем домашний одностраничный сканер.

Большинство из этих мест позволяет сканировать документы на компакт-диски или флэш-накопители, которые можно взять с собой. Вам нужно будет найти тот, который подходит.

Загрузите свои документы

Когда у вас есть все важные документы на компакт-диске или флэш-накопителе, вы можете загрузить эти файлы в систему хранения данных по вашему выбору.

Также неплохо хранить флэш-накопитель или компакт-диск в защищенном месте, где их можно легко найти.

Вы можете даже сделать копию, скопировав файлы на другой компакт-диск или флэш-накопитель, на всякий случай.

Шаг 4. Поместите копии в безопасный контейнер

Организовать все в цифровом виде — это здорово. Но вам все равно нужно хранить бумажные копии многих из ваших самых важных документов. Если вы сделали резервные копии компакт-дисков или флэш-накопителей, их тоже нужно будет хранить в надежном месте.

Для безопасного хранения документов у вас есть два варианта: безопасное хранение документов дома или сейф (или и то, и другое).

Сейф для хранения документов

Многие люди хранят копии своих самых важных бумажных документов или цифровых запоминающих устройств в сейфовых ячейках.

Вы можете использовать этот метод для хранения вашего завещания и любых других документов, к которым вам не нужно часто обращаться.

Чтобы приобрести сейф, обратитесь в свой банк или несколько банков в вашем районе.Вам нужно будет платить ежемесячную арендную плату, чтобы поддерживать коробку в хорошем состоянии.

Если вы пойдете по этому пути, важно сделать дополнительный шаг, чтобы сообщить близкому человеку о вашей сейфовой ячейке и о том, как получить к ней доступ.

Если у вас есть ключ от ящика, храните ключ в надежном месте дома, где кто-нибудь сможет его найти в случае необходимости. Включите также информацию о местонахождении ключа или код доступа к сейфовой ячейке в свое цифровое резервное хранилище. Вся эта информация может быть частью вашего инструктивного письма.

Хранение документов дома

Независимо от того, снимаете ли вы сейф, вам также нужно будет установить домашнюю систему хранения. Многие документы должны быть доступны вам в любое время на тот случай, если вам потребуется обратиться к ним за важной информацией.

Сюда входят квитанции о заработной плате, налоговая информация и данные о ваших активах и долгах. Кроме того, вы часто добавляете новые документы и выбрасываете старые, поскольку они вам больше не нужны (см. «Как долго хранить документы» ниже).

Вот несколько советов по настройке домашней системы хранения данных:

• Закупка контейнеров. Когда вы настраиваете домашнее хранилище, выбирайте ящики для файлов, которые являются водонепроницаемыми и огнестойкими. Для таких документов, как квитанции о заработной плате, высокий уровень безопасности может не потребоваться. Однако такую ​​информацию, как ваша карточка социального страхования и свидетельство о рождении, рекомендуется хранить в закрытом, герметичном и водонепроницаемом / пожаробезопасном контейнере.
• Выбор локации. Храните ящики для документов в прохладном и сухом месте. Даже если ваши ящики для файлов огнестойкие и водонепроницаемые, изменения температуры и влажности могут повлиять на наиболее важные документы.
• Ламинирование основных документов. Если вы хотите сделать дополнительный шаг, вы можете ламинировать любые документы, которые, как вы знаете, вам понадобятся на долгие годы.
• Обеспечение доступа. Как и в случае с вашей сейфовой ячейкой, не забудьте включить информацию о том, как получить доступ к вашим хранилищам — и местоположению любых ключей — в онлайн-хранилище резервных копий или другом безопасном месте.

Шаг 5: Как заменить важные документы

Аварии случаются. Люди переезжают, все выбрасывается в мусорное ведро, а иногда документы просто исчезают. Нередко можно потерять из виду важные документы, такие как налоговые декларации или даже свидетельство о рождении и карточку социального страхования.

К счастью, есть способы заменить эти документы и перевернуть новую страницу, сохранив их в безопасности. Вот что делать, если вы потеряли важные личные или домашние документы:

• Записи актов гражданского состояния: Если вы потеряете свидетельство о рождении или карточку социального страхования, вам необходимо обратиться в Департамент записи актов гражданского состояния вашего штата.
• ID-карта: Если вы потеряете водительские права, обратитесь в DMV по месту жительства.
• Паспорт: Немедленно сообщите в Государственный департамент, что вы потеряли свой паспорт или что он был украден. Затем запросите новый.
• Карта постоянного жителя (грин-карта): Если вы потеряете грин-карту, подайте заявление на замену в Службе гражданства и иммиграции США.
• Налоговая запись: Если вам нужна копия вашей W-2 или документации о доходах, обратитесь к своему работодателю.Если это тот же налоговый год, они могут предоставить копию. Если вам нужна налоговая декларация за прошлый год, вы можете ее получить.

Упрощение хранения документов

Поначалу начало работы с хранением важных документов может показаться сложной задачей. Но как только вы приведете все в порядок, вы сможете вздохнуть с облегчением.

Все ваши важные документы будут там, где вы их легко найдете. И, что лучше всего, вам не придется перебирать груды нежелательной почты и квитанции о зарплате 10-летней давности, чтобы найти то, что вы ищете.

Совет после планирования: Если вы исполнитель для умершего любимого человека, трудно справиться как с эмоциональными, так и с техническими аспектами их незавершенного дела, не имея способа организовать ваш процесс. У нас есть контрольный список после потери, который поможет вам позаботиться о семье, имуществе и других делах вашего близкого.

---

---

Источники

1. «Контрольный список важных юридических документов и финансовой отчетности».