Как безопасно избавляться от виртуальных товарных остатков: Как избавиться от виртуальных остатков?

Содержание

Как избавиться от виртуальных остатков?

В поисках налички все средства хороши, но только, если эти средства не противоречат интересам налоговиков и государства. Одним из популярных, но противозаконных методов является получение наличности путем продажи товаров без документов, либо приобретение товара по документам у «серых» контор. Приверженцы этого способа откладывают планы по избавлению от виртуальных остатков в долгий ящик: «Потом что-нибудь придумаю, когда время найду. Или главбух порешает»…  А несуществующий товар накапливается и накапливается, а мудрое и правильное решение, с точки зрения закона, в голову не приходит. Мозговой штурм в большинстве случаев приводит к однодневкам. Еще один излюбленный способ срочной добычи кэша – это подотчеты.

Можно долго и упорно рассуждать, что перед тем, как заводить эти виртуальные остатки, нужно было хорошенько подумать. Но таких поучительных нотаций и описаний последствий в этой статье не будет. Только решения.

Итак, существуют ли способы «безболезненного» избавления от виртуальных остатков и подотчетов в рамках закона? Или без «тяжких» последствий не обойтись?


Мария Морозова

Юрист и налоговый консультант «Туров и Партнеры»:

    Многие до сих пор не понимают и живут в неведении: «Сейчас я решу свою маленькую проблему, а потом что-нибудь придумаем». И дальше эта проблема превращается в снежный ком. Дешевых и моментальных решений вопроса вывода виртуальных остатков не бывает. Итак, куда же деть виртуальные остатки и подотчеты.

    Способ №1: С помощью реорганизации, путем выделения или разделения компании

    Можно попробовать вывести виртуальные остатки из компании как обычные. Если нужно просто вывести виртуальные остатки на другую компанию, то это можно сделать с помощью реорганизации, путем выделения или разделения компании. Затем мы «минусы» выводим в новую компанию. А потом мы с этой компанией что-нибудь «делаем». Весь процесс передачи проходит в безналоговом режиме.

    Закрывать такие «серые» компании с каждым днем становится все сложнее и сложнее. Но, по крайней мере, эти остатки не будут «висеть» на основной «чистой» организации. Однако, реорганизация привлечет внимание налоговиков, и они могут провести проверку.

    Способ №2: с помощью договора простого товарищества

    Безопаснее вывести на другую компанию с помощью договора простого товарищества. Конечно, можно попытаться эти виртуальные остатки списать, но зачастую они накапливаются в огромном количестве. Либо попытаться продать по заниженной стоимости, но тут мы попадаем на налоги, даже если стоимость совсем мизерная.

Пару слов о простых товариществах. Это достаточно легкий способ, с помощью которого можно вывести активы. Многие предприниматели недооценивают, либо попросту не знают об этом методе. Кто заинтересовался, почитайте Главу 55 ГК РФ.

Что нужно учесть? В первую очередь, это грамотно составленный договор, который имеет свои особенности и должен преследовать обоснованные экономические цели. Во-вторых, довольно часто возникают вопросы в плане НДС. С одной стороны, при передаче актива в совместную деятельность НДС восстанавливать не надо, и это подтверждают налоговики и судебная практика. А с другой стороны в пп. 2 п. 3 статьи 170 НК РФ написано, что НДС восстанавливать надо с остаточной балансовой стоимости, и восстановленный НДС поставить на затраты по 

статье 264 НК РФ. Но это уже другая история из «600-страничного буклета» Владимира Турова. И обо всех спорных и важных моментах, касающихся простых товариществ я напишу отдельную статью.

    Способ №3: с помощью ИП

    Вообще, не нужно так делать: образовывать виртуальные остатки и копить подотчеты. Но если уж так произошло, я в таких ситуациях рекомендую своим клиентам выводить денежные средства на ИП по договорам с излишком, например, на Управляющего, а потом «загонять» их обратно, тем самым погашая подотчет. Почему? Потому что, когда мы выдаем подотчет «физику», он заплатит 13% НДФЛ, а когда мы выводим деньги на ИП-шника упрощенца, то он заплатит 6%.

    И я еще раз повторюсь, не нужно прибегать к подотчетам и копить виртуальные остатки. Не надо думать: «Сейчас мы это решим, а потом что-нибудь придумаем». Есть масса способов выводить наличные из организации, которые не влияют на НДС.

    Кстати, беспроцентные займы тоже не нужно давать. Налоговики признают это налоговой выгодой и могут доначислить.

    Способ №4: с помощью договора на информационно-консультационную услугу

    Если вам срочно нужно вывести деньги на что-то, вместо того, чтобы давать подотчеты или беспроцентные займы, от которых в последствии могут «прилететь» неприятности», легче заключить договор на консультационно-информационную услугу с учредителем. Такие услуги на поток не поставишь, т.е. это не постоянный вывод денег. Но это очень удобно, в плане быстрого и разового решения. Естественно, нужны будут материальные подтверждения оказания этой услуги.

    Например, если проводится какой-то семинар или тренинг для сотрудников компании, то необходимо распечатать буклеты, раздаточный материал. Либо учредитель подготовил для компании какой-то материал.

    Цена за эту услугу может быть любой, т.к. она рыночная и не контролируемая налоговиками. Также предоставление такой услуги должно быть экономически обосновано, т.е. иметь определенную цель, в соответствии с деятельностью компании.

Волшебных средств не существует, да и живем мы не в сказке  

Мгновенного избавления от виртуальных остатков нет. Ну не придумано еще волшебное средство, когда хлопнул в ладоши, и виртуальные остатки с подотчетами растворились. Но исправить ошибки все-таки можно. За исключением редких случаев, когда ваш виртуальный остаток – это, например, молоко и не в «наглых» количествах, тогда вопросов по избавлению не возникнет…

Подводя итоги познавательной беседы с Марией Морозовой, мы насчитали 4 способа «Как жить без «заведения» товара, существующего только на бумагах и иметь законную наличность» и «Что делать, если накосячил?». Оказывается, можно исправить ошибки и работать в соответствии с законом… Главное, вовремя избавиться «от вредных привычек», которые до добра не доведут, а точнее, приведут к ответственности по НК РФ и УК РФ.

Как ликвидировать товарные остатки без ущерба для бизнеса в кризис и не только | Exponea

Я работаю в индустрии моды с 2009: занимался маркетингом у ритейлеров, запускал собственную дистрибуцию и ecommerce. В те годы мне довелось общаться с сотнями брендов, дистрибьюторов, ритейлеров и маркетологов в данной сфере. Я бывал на многих модных выставках, где вёл переговоры о выкупе товарных остатков у компаний. В Exponea я работал с десятками клиентов из сферы моды.

Товарные запасы всегда были насущным вопросом для большинства представителей индустрии.

Если вы читаете данную статью, велика вероятность того, что вам нужна помощь. Если вы никогда не сталкивались с инвентаризационными проблемами, мои поздравления! В таком случае эта статья не для вас — возвращайтесь в свой рай. Всем остальным рекомендуется читать дальше.

Неудачные закупки происходят не только по вине специалистов компании или по другим внутренним причинам. По мере распространения коронавируса внешние факторы вносят свои коррективы в наши планы. Внезапно закупки, которые 30 дней назад казались своевременными, больше не актуальны и даже способны ухудшить показатели бизнеса.

Самый большой минус запасов — это деньги, которые в них застряли. В связи с ожидаемым снижением спроса в условиях коронавируса маркетинговые бюджеты также вероятно будут урезаны, закручивая спираль дальнейшего снижения продаж и оборота продукции. В ответ многие компании прибегнут к масштабным ликвидациям запасов.

Мы испытываем огромную симпатию ко всем, кого коснулась эта проблема. Чтобы хоть чем-то помочь, мы подготовили инструкцию, которая поможет избавиться от избыточных запасов более эффективно с минимальными ущербом для бизнеса. Есть кризис или его нет, существует несколько универсальных принципов, которые стоит соблюдать, когда вы имеете дело с излишками товарных запасов, особенно в случае с одеждой, обувью, аксессуарами.

Мы надеемся, этот гайд поможет, а также готовы сами предоставить дополнительную поддержку в прохождении шагов, описанных в нём. Обратитесь к моим коллегам, если вы клиент Exponea. Если нет, пишите мне на почту [email protected] и мы обсудим, как помочь вам в сложившейся ситуации — как минимум, консультацией.

 

1. Выручить как можно больше средств.

Это очевидно.

2. Получить деньги как можно быстрее.

Вам нужны деньги в течение нескольких дней или недель, но никак не месяцев и, тем более, лет. Это особенно важно в кризис.

3. Минимизировать затраты на продвижение.

Вы и так жертвуете какой-то частью прибыли, поэтому нецелесообразно излишне тратиться на продвижение.

4. Оптимизация выручки и прибыли.

Может прозвучать противоречиво, но важно считать маржу даже во время ликвидации. Если бы вы могли выбирать, то продали бы 8 товаров по 3 € или 6 по 4 €? 

В некоторых случаях шансы заработать выше, если вы не ведёте слишком агрессивные продажи. Я покажу, как это возможно, на примере 2 моделей далее.

5. Не навредить бизнесу впоследствии.

Бизнес постоянно борется за выживание — особенно в кризисы. Я понимаю это. Вам хочется заработать как можно больше прямо сейчас вне зависимости от того, что произойдёт в течение следующих нескольких месяцев. Я понимаю и это. Но 50%-ые скидки на весь ассортимент принесут убытки бизнесу в долгосрочной перспективе, не став эффективным решением в краткосрочной. Вы будете терять прибыль и в ходе распродажи, и несколько месяцев после неё, оказавшись по итогу в плачевном состоянии.

Бизнесу важны цифры — так давайте взглянем на них. Мы сравним результаты двух гипотетических сценариев.

Сценарий A: Очень агрессивное продвижение и скидочная политика

Сценарий B: Точечные умные кампании и скидки

В целях упрощения мы не берём в расчёт иные издержки — хранение, доставку и прочее.

Сценарий A: Продать нужно всё – скидываем 50%

Одинаковые скидки в 50% на большую часть ассортимента.

Сценарий B: Эффективная, подробно просчитанная распродажа

Более низкие скидки с тщательным расчётом.

Из графика выше понятно, что даже наиболее высокие скидки могут не принести хороших результатов. Проведение мероприятия по ликвидации — это очень серьёзно. 

Финансовая разбивка

Вопрос в том, сможете ли вы сгенерировать сопоставимый спрос с менее привлекательными скидками? Так ли невероятен сценарий B? 

Конверсии

При сценарии A стандартному интернет-магазину с конверсией 1.50% придётся увеличить данный показатель на 122%.

В сценарии B необходимо повышение конверсии лишь на 28% для получения той же прибыли, а также появляется возможность увеличить маркетинговый бюджет, чтобы привлечь больше трафика (см. Cost of campaign в разбивке). 

Сценарий B, на первый взгляд, представляет собой менее привлекательную кампанию, но маркетинговый бюджет в ней на 80% выше, чем в сценарии A, что способно принести на 30% больше трафика. 

Я предположил, что при сценарии A в заказе содержится в среднем 1.5 товара, а при сценарии B — 1.3 товара, что не обязательно соответствует действительности. Вполне вероятно, что при сценарии B в заказе будет столько же товаров, а то и больше.

Сценарий B не выглядит таким уж невероятным, верно?

На самом деле можно и превзойти сценарий A при грамотном расчёте. Я часто видел, как на распродажах по случаю закрытия сезона выставляли 50%-ые скидки на не самый ходовой товар, и это не увеличивало ни конверсии, ни трафик. Это значит, что прибыль стала только меньше — делать скидки не имело смысла.

Долгосрочный эффект для бизнеса имеет значение. Следует всегда выбирать вариант B, если вы можете получить те же результаты без ущерба для бизнеса в будущем.

Как же запустить наиболее эффективную ликвидацию в истории компании? Мы придумали несколько приёмов, которые помогут вам в этом.

Тактика

Психология продаж

1. Воспринимаемая ценность скидок

Если вы обещаете клиентам большую распродажу, придётся постараться сделать всё на высшем уровне. Но это не значит, что все товары должны подешеветь на 50%. Используйте воспринимаемую ценность каждого из них, чтобы обеспечить наибольшую выгоду, а не наибольшую скидку:

Людям не всегда интересен самый дешёвый вариант, но наличие такового в линейке разжигает аппетит. “Мне нравится этот свитер за 25 € со скидкой 50%, это выгодно, но мне также нравится и этот за 35 € — так почему бы не взять тот за 40 €, который мне понравился больше остальных?”

Или пусть это будет купон SPRINGSALE с различными скидками в зависимости от чека:

Скидка 5 € на покупки от 30 €

Скидка 15 € на покупки от 60 €

Скидка 30 € на покупки от 100 €

Какая скидка самая выгодная в процентном выражении? Если вам повезёт и вы потратите 100.01 €, скидка составит точно 30%. Но вероятнее, что покупатель отдаст больше 100 €. Допустим, 120 €. Скидка будет равна тем же 30 €, что эквивалентно 25%. Если потратит 200 €, скидка снизится до 15%. Намного лучше, чем просто 30% на всё, не так ли?

По опыту тестов, которые я сам проводил, твёрдая скидка в размере 30 € имеет такой же потенциал, как и 30%-ная, но результат просто несопоставим. Естественно, вам лучше самим подобрать цифры для своего бизнеса, но общая идея понятна.

2. Тщательно продуманные цены

Как показано выше, всегда имейте в виду спрос на тот или иной продукт при установлении цен. Клиентам изначально интересна распродажа и для них нет большой разницы между 25 € и 27 € за товар. Конверсии будут одинаковые. Разница же в выручке совсем не покажется незначительной, если применить подобный подход к сотням товаров.

3. Логика и оправданность скидок

Всегда должно быть основание для распродажи, которое понятно клиентам — тогда достигается наилучший эффект, ведь апрельская распродажа может проводиться только в апреле.

4. Сортировка по категориям

Используйте правильное сочетание Высокой (отличный товар, небольшая скидка), Средней и Низкой воспринимаемой ценности (Самые высокие скидки) для оптимизации прибыли.

Основы для веба

1. Устраните противоречия

Это действительно важно, особенно в кризис — держать клиентов в курсе дел компании. Информируйте их об условиях доставки, мерах защиты покупателей и гарантиях.

2. Используйте социальное доказательство

Социальное доказательство стимулирует, особенно в случае ограниченного предложения.

1537 товаров продано с начала распродажи сегодня.

Последняя вещь вашего размера.

Ограничения по времени и отсчёт.

Даже на первый взгляд негативные факторы могут служить социальным доказательством (покупателей так много, что доставка откладывается):

3. Специальное графическое оформление

Если вы хотите, чтобы клиенты воспринимали текущую распродажу всерьёз, необходимо так её и преподнести. У кампании должно быть особое оформление. Попробуйте запустить необычную распродажу в сочетании со значимым поводом, как это недавно сделали наши друзья из OluKai.

Рассмотрим только несколько примеров, хотя их может быть гораздо больше. Я использовал в качестве образца Zalando, чтобы показать, как это может выглядеть.

Метка на изображении

Метка в описании товара

Порядка 70% трафика попадает сразу на страницу продукта. Не упустите возможность рассказать о распродаже.

Баннер в меню

Строка уведомлений

Вам уже понятно, к чему это всё. Продвигайте кампанию везде, где только можно. Пусть покупатели думают, что это очень важно.

Проведите анализ перед планированием

1. Сделайте выводы из прошедших распродаж

Вы анализируете результате проведённых ранее кампаний? 

Что сработало в Чёрную Пятницу?

Всегда следует возвращаться назад и изучать конверсии, объёмы продаж, трафик, средние скидки. Всё это с разбивкой по источникам, сегментам покупателей и так далее. Такая практика позволит эффективно планировать следующие кампании и закладывать в них последовательную логику.

2. Проанализируйте ассортимент, продажи и трафик

Это критически важно. От этого никуда не деться. Необходимо комплексно подойти к принятию решений на основе данных. 

Часто я наблюдаю, как компании планируют распродажи вообще с нулевым или фрагментарным пониманием их смысла. Маркетинг выставляет на распродажу товары, основываясь на последних покупках. Клиенты видят слишком много похожих кроссовок, поэтому их нужно скорее сбыть. CFO хочет оптимизировать движение денежных средств и поручает маркетологам установить 50%-ные скидки на следующей неделе. 

Это как-то сработает, но вряд ли наилучшим образом. Ecommerce в сфере моды — жёсткий бизнес и в нём выживают только самые эффективные.  Все доступные данные должны быть использованы для принятия решений.

Важные показатели, на которые лучше обратить внимание:

  • Сглаженная динамика доходов по подкатегориям в сравнении со складскими запасами: “Свитеры не продаются в текущем сезоне, также снизилась их доля в общем объёме продаж. Такими темпами мы не продадим и 50% к лету.”
  • Трафик по подкатегориям в сравнении со складскими запасами: «Если покупателей недостаточно, то и продаж будет мало».
  • Динамика конверсий по подкатегориям в разбивке по источникам трафика.
  • Дневная прибыль и выручка по каждому уникальному клиенту, перешедшему в раздел категории или просмотревшему товары из категории.
  • Дневная прибыль и выручка по каждому товару при условии просмотра его страницы с разбивкой по источникам.
  • Рейтинг продаж – как товар реализуется по сравнению с другими товарами из данной категории.
  • Рейтинг продаж vs. складские запасы – оптимальность наполнения склада на основе последних продаж товара и динамики продаж в категории.
  • Коэффициент продаваемости (STR) с линией тренда и прогноз по категориям – сравнение текущих запасов с последними продажами и трендом по категории.

Существует множество полезных метрик, но на эти я бы рекомендовал обратить особое внимание, чтобы организовать действительно хорошую распродажу.

Понимаю, вы заняты ещё кучей дел. Если вы используете Exponea, вы можете задействовать аналитический функционал платформы. Обратитесь в клиентский сервис за помощью.

Частью моей работы является создание новых функций Exponea, которые помогут вам без лишних трудозатрат выстроить целостное представление об ассортименте, продажах и трафике, способствуя принятию решений. Часть клиентов уже тестируют эту фичу. 

Хотели бы вы иметь инструмент, который предоставляет вам полную информацию о продажах всех продуктов и категорий? Напишите мне: [email protected]

Аудитория

1. Планируйте кампании по сегментам

В наше время существует множество опций для работы с разными аудиториями. Одинаковое мышление у всех покупателей — это устаревшая точка зрения. Это больше не работает. Не обязательно стараться попасть в интересы всех и каждого в рамках одной скидочной кампании. Лучше запустить несколько кампаний параллельно под каждый сегмент. 

Например, если клиент лоялен тому или иному бренду, можно лично ему отправить купон на скидку при покупке товаров данного бренда.

2. Задействуйте неиспользуемые каналы

Используйте все доступные пути коммуникации. Push-уведомления, sms, баннерную рекламу, открытки (именно, бумажные) по почте.

 

Специализированные кампании

Запомните описанные приёмы. Пришло время планирования кампаний.

1. Персонализированные распродажи

Следующие настройки можно задать автоматически в соответствии с предпочтениями клиента. Так вы получите масштабируемые персонализированные кампании с более высокой эффективностью.

  • Скидки на новые товары вашего размера – 37 пар обуви 45 размера со скидкой
  • Недавние интересы – Персональные предложения, связанные с активностью клиентов.
    • Ищете брюки? Купон на бесплатную доставку внутри.
    • Ищете брюки? Купите 3 по цене 2.
  • Рекомендованные товары со скидкой – В рассылках и на сайте должен быть отдельный блок для показа товаров, рекомендованных конкретному клиенту.
  • Скидки по категориям – Свитеры: скидки до 60%
  • Любимые бренды – Название бренда в теме письма <Nike>: скидки до 60%
  • Любимые категории – Название категории в теме письма
  • Скидки на товары, которые вы смотрели – Персонализации на основе взаимодействия с товарами

2. Используйте ценовую градацию вместо фиксированной скидки

Учитывая тактику 1, важно проанализировать динамику продаж хотя бы за последние 30-180 дней (в зависимости от трафика) и сопоставить её со складскими запасами.Сравните просмотры, покупки и остатки товара по каждой позиции и отсортируйте их по:

  • Просмотрам
  • Покупкам за последние 90 дней
  • Складским запасам
  • Конверсиям = покупки / просмотры * 100
  • Коэффициенту продаваемости = проданные единицы / (текущие запасы + проданные единицы)

Затем в таблице ранжируйте колонки 3-5 по своему усмотрению или в зависимости от специфики бизнеса, присвоив значения от 1 (наилучший показатель) до 3 (большие проблемы). Вот как это может выглядеть:

Данные за последние 90 дней

Рейтинг

8-9 – Высокая скидка

6-7 – Средняя скидка

4-5 – Скидка низкая или отсутствует

3 – Скидка отсутствует или на минимальной отметке с целью включить товар в распродажу

Вы можете улучшить таблицу с помощью любых иных релевантных данных своего бизнеса, использовать другую систему ранжирования, присвоить собственные веса показателям. 

Если у вас нет продуманной системы оптимизации цен, вам может быть интересно, как мы решаем этот вопрос в Exponea. Напишите письмо на [email protected], и мы обсудим, как вам помочь.

3. Не отправляйте одну и ту же скидку всем подряд

Существует несколько методов сегментации клиентской базы с целью персонализации скидок.

Можно использовать:

  • RFM анализ
  • Реактивацию – клиенты давно не возвращались? Позовите их обратно.
  • Оценку готовности покупать без скидок.
    • Клиенты, которые не используют купоны даже во время больших распродаж
    • Клиенты, которые всегда используют купоны
    • Ценовой процентиль данной категории, к которому относятся товары, приобретаемые клиентом —  скажем, он покупает только товары из самых дешёвых 25%, что говорит о его ценовой чувствительности.
  • Другие похожие сегменты.

4. Привлечение друга для удвоения эффекта

Когда покупатели делятся скидкой с друзьями, получается настоящая лихорадка.

  • Разблокировка особой категории скидок после приглашения друга
  • Закрытая распродажа – клиент заработает купон, если поделится с друзьями
  • Рандомный купон – безлимитный купон на случайную категорию, которым можно обменяться с друзьями
  • Совместные покупки для увеличения суммы заказа (в сочетании с прогрессивной шкалой скидок)
  • Розыгрыш – дополнительные 10% скидки, только сегодня, можно поделиться с друзьями

5. Купи X, получи Y – рост продаж и воспринимаемой ценности

Люди не против тратить много, если им вернётся ещё больше. Кампании такого рода повышают объёмы продаж.

  • Купи 3 по цене 2 или Купи 5 и получи 2 бесплатно — больше продаж и выше воспринимаемая ценность
  • Купи свитер и получи скидку 50% на футболку
  • Купи брюки и получи бесплатный ремень
  • Купи 2 пары брюк и получи стильный кожаный итальянский ремень в подарок 
  • Купи X и получи подарок

6. Закрытая распродажа

Никакого публичного доступа — участвовать могут только избранные клиенты. В соответствии с правилом, описанным выше: “Не делать одинаковых скидок для всех подряд”.

Стимулируйте клиентов делиться информацией о распродаже с друзьями.

Вот ещё несколько идей: 

  • Некачественный трафик – некоторые источники поставляют трафик низкого качества. Его можно конвертировать более агрессивно, не распространяя скидки на лояльных покупателей.
  • Новые посетители – как правило, их конверсии ниже. Ограниченное предложение позволит конвертировать их быстрее.

7. Мгновенная распродажа

Можно запустить мгновенную распродажу в сочетании с другими техниками, описанными в данном разделе. Это поможет создать чувство срочности и подтолкнуть к импульсивным покупкам. Обозначьте длительность кампании — 24 часа, 48 часов, до конца дня или до конца недели.

8. Скидка 20% + Бесплатная доставка по промо-коду 50 самым быстрым. Только сегодня.

Запускайте ежедневные акции для разных сегментов. В этом случае ощущение срочности и ограниченное предложение принесет хорошие результаты и не повредит бизнесу.

Тем клиентам, которые получили купон, отсчёт можно показывать на сайте или в письме.

9. Шкала скидок

Как было сказано выше, воспринимаемая ценность кампании становится выше при минимизации средней скидки.

Скидка 5 € на покупки от 30 €

Скидка 15 € на покупки от 60 €

Скидка 30 € на покупки от 100 €

Скидка 70 € на покупки от 200 €

Скидка 120 € на покупки от 300 €

Выгода заключается также в стимулировании клиентов достичь следующего порога с помощью рекомендаций. Это можно делать в описании товара, в корзине или прямо в ходе оформления заказа.

В кризис наподобие нынешнего, сопровождаемого падением продаж, можно иногда предлагать клиентам купоны и подарочные сертификаты на следующие покупки. Это поможет выручить максимум средств на текущий момент.

10. Скидка в формате пожертвования

Людям хочется быть полезными. Вы можете дать им возможность внести вклад в большое дело и повысить свои продажи.

Сознательное потребление набирает популярность. Вы можете организовать специальную акцию в рамках этого тренда: “Мы снизили цены, чтобы отдать оставшуюся часть нуждающимся.” Вы можете указать какую угодно цель в зависимости от ситуации. 

Например, полная цена составляет 100 €, со скидкой — 80 €. Вы решаете пожертвовать до 20 € или больше, включив их в стоимость заказа. 80 € за товар + 20 € пожертвований = вы платите 100  € и мы добавляем свои 20 € также в качестве пожертвования. Вместе у нас получается 40 €.

Дополнительные сообщения:

  • Покупатели уже пожертвовали 12,711 €.
  • Вы можете направить 40 € в фонд борьбы с коронавирусом. Поделитесь с остальными, чтобы нас стало больше.

Важно чётко донести основной посыл. Это на самом деле схема win-win-win, но при неграмотном исполнении она может сыграть против вас.

— 

Я надеюсь, эта статья помогла вам подготовить самую эффективную распродажу за историю вашей компании. Удачи!

Я открыт к предложениям. Если вы считаете, что в список следует добавить и другие примеры результативных кампаний, пишите на почту: [email protected]

Подпишитесь на нашу рассылку

Получайте полезные знания и инсайты от лидера CDP и автоматизации маркетинга.

Отправляя эту форму, вы соглашаетесь получать новостную рассылку от Exponea. Прочесть, как мы используем ваши данные, можно в нашей Политике конфиденциальности.

Спасибо!

Вы подписаны на рассылку Exponea.

Оценить статью:

Thank you for your vote!

Как избавиться от виртуальных товарных остатков в 2018 году?

02.06.2018

Одним из «серых» способов получения наличности для предпринимателей является покупка несуществующих товаров по поддельным документам через подставных поставщиков. Эти документы остаются и повисают на отчетности компании в виде виртуальных товаров, которых на самом деле не существует. Возникает проблема: как списать эти товарные остатки и не попасть под штрафные санкции ИФНС?

Юристы компании «Органавт» готовы предложить несколько законных решений по списанию товарных остатков. Это можно сделать, если:

Реорганизовать компанию (разделение или выделение юрлица) и вывести остатки на новую компанию. Но тут есть угроза камеральной проверки налоговиков на предмет цели реорганизации.

Заключить договор простого товарищества и тоже вывести остатки на другую компанию и продать по заниженной стоимости (но тут придется все равно уплатить налог). Но необходимо корректно составить договор с указанием экономически обоснованной цели и решить вопросы остаточной балансовой стоимости.

Переписать остатки на ИП по договору с излишком. В этом случае налог можно будет сократить до 6%.

Заключить договор на консультационные услуги с учредителем. Хорошее разовое решение списать остатки, но нужно иметь материальное подтверждение, что такие услуги были оказаны (документы на семинар или тренинг, раздаточные информационные материалы и т.п.). Для ИФНС будет сложно рассчитать стоимость такой услуги, так как она рыночная и может быть любой.

Как видите, идеального средства не существует, поэтому лучше не создавать прецедентов с виртуальными товарными остатками. Но если такая ситуация присутствует и вас не устраивают предложенные решения, юристы компании «Органавт» готовы разработать для вас индивидуальную схему списания товарных остатков, которая будет соответствовать ситуации, действующему законодательству и вашим интересам.

Обнуление остатков, как избавиться от этого ЗЛА! ⋆ Инфостена

Здравствуйте, ребятишки, девчонки и мальчишки! Сегодня у дяди Севера предельно конкретная задача:Просветить Вас на предмет того как:

  1. Оценить масштабы обнуления остатков товаров на ваших складах и витринах.
  2. Поставить эти показатели на оперативный ежедневный контроль.
  3. Ну а самое главное разобраться, как избежать подобного конфуза в будущем.

Надеюсь не нужно объяснять, что нулевой остаток товара на складе, это как минимум потерянные продажи и прибыль, а как максимум недовольные клиенты, которые на раз могут спрыгнуть за этим товаром к Вашему продвинутому конкуренту, и больше никогда к Вам не вернуться.

Всё это печалит немерено, а посему для начала давайте перечислим…

Причины обнуления остатков

Первая причина — это неверные данные в учетной системе. В 1С на основном складе числится 2 честные табуретки, а по факту их ноль. И неважно по каким причинам их там нет: ошиблись в учете, не нашли на стеллажах, уходя с аэродрома, взяли что-нибудь для дома. Их нет. Точка.

Так вот, основная унылость такой ситуевины в том, что мы увидим это обнуление, только тогда, когда труженики склада или продавцы начнут собирать заказ клиенту. А значит, не сможем его предотвратить.

Хотя минуточку. Я Вам нагло вру. Конечно сможем, если Ваши складские будут ежедневно молиться на одну великую бизнес-икону, которая называется Инвентаризация.

Еще раз. Если у складского работника в рабочее время появилось свободное время, то единственное на что он имеет право его потратить — это инвентаризация. Плановые, внеплановые, выборочные, сплошные. Инвентаризация — это его судьба.

Кстати, Вторая причина, по которой часто происходит обнуление остатков, заключается в крайне противных вещах под названием брак и некондиция. В ведомости по остаткам на складах мы видим 5 килограмм пармезана, а по факту на складе лежит 5 килограмм заплесневелой сырной каши.

Это — остаток? Конечно нет. Это — ноль.

Рецепт остается тем же — Инвентаризация. Причем не только количественная, но и качественная, с выборочной или сплошной проверкой внешнего вида и качества товара.

Переходим к логистике, потому что Третья причина обнуления остатков, называется «Ошибки в распределении».

Привезли не то, привезли не туда, нужно было туда, а они его сюда. Короче, здесь группируем все ошибки, которые возникают при доставке товаров от поставщиков, распределении и перемещении между собственными подразделениями.

Таблетка от такой боли одна. Совершенствование и автоматизация логистических бизнес-процессов вашей компании.

Четвертая причина обнуления остатка банальна и проста. Поставщик или производство не может отгрузить или произвести нужный Вам товар.

Естественно, на эту тему у поставщиков и производства может быть миллион всевозможных отмазок, и выяснять, кто виноват и что с этим делать, нужно в каждом конкретном случае отдельно.

Перед тем  как озвучить Пятую причину обнуления — ласково прошу отгадать одну загадку.  По какому товару нулевой остаток выгоден вашей компании? То есть когда ноль на складе — это праздник, а не поминки.

Догадались? Молодцы, прямо в гаечку, естественно речь идет о товарах, которые мы везем под Заказ наших клиентов.

Посудите сами, если по Заказному товару на остатке ноль, значит клиент его забрал и все шоколадно. А вот если он лежит без движения выше заданного норматива в днях, то пора решать, что с ним делать, ибо это прямая дорога в неликивид.

О неликвидах мы по гланды наговорились в трех прошлых уроках, так что здесь эту тему опускаю, ибо нас ждет последняя,

Шестая причина обнуления остатков, которая называется «Ошибка в закупке».

Здесь все просто. Закупщик ошибся в количестве закупаемого товара и привез на склад меньше чем нужно. Как правило, такая печаль происходит из-за неверного прогноза продаж.

Кстати, согласно исследованиям британских ученых, ошибка в прогнозе продаж -это главная причина обнуления остатков на складах.

Решить эту проблему довольно просто, достаточно использовать при формировании заказа поставщику правильный аналитический инструмент. Например, модуль информационной системы ТопКонтроль «Управление закупками».

Как вы поняли, это не просто реклама, это РЕКЛАМИЩЕ, ибо реально замучился утирать народу сопли и слезы по поводу немереного количества неликвидов и обнуления остатков по каждой второй позиции.

Русский Иванушка — он же загадочный: все плохо, денег на оборотку нет, на складе или ноль, или неликвид, но по фиг, один хрен будет лежать на печке и ждать, когда сказочная щука из проруби вынырнет и турбированный V8 к его печке прикрутит, вместо того, чтобы самому поднять задницу и начать использовать эффективные инструменты, которые у него под носом на расстоянии одного клика обитают.

Хотя может это и правильно. Иванушкам — печки, Абрамовичам — яхты. Пусть в этом мире остается все по чесноку, каждому свое.

Ну а мы переходим к самому интересному.

Контроль обнуления остатков

Сейчас я покажу Вам, как правильно контролировать Обнуление остатков в оперативном режиме, дабы последствия этой катастрофы не стали фатальны для вашего бизнеса.

Но перед этим я расшифрую ключевой показатель, который в момент ответит на вопрос, а не до фига ли у нас нульцов на складе.

Называется этот показатель «Обеспеченность товаром», и формула, по которой он считается, крайне проста.

Нужно взять количество дней, когда товар был в наличии на складе, и разделить на количество дней, которое мы задали в своем отчете, а затем, как водится, умножить на сотку.

На выходе мы получим процент дней, когда товар присутствовал на складе.

И чем он выше, тем больше very good, а чем он меньше, тем больше very bed.

Ну а теперь давайте посмотрим рабочий стол «Монитор обнуления остатков» модуля Инфостена информационной системы ТопКонтроль, который позволит нам контролировать нули на складе. Естественно, что это пример, который можно за пару минут адаптировать под Вашу товарную специфику и орг. структуру.

Первый график на этом рабочем столе показывает общую динамику показателя «Обеспеченность товаром» помесячно. Он показывает, насколько улучшилась или ухудшилась ситуация с показателем обеспеченности в динамике относительно прошлых периодов.

А вот для контроля обеспеченности в разрезе категорий товаров, закупщиков, складов или подразделений лучше, конечно, использовать такую мощную штуку как Точки контроля.

Они позволяют по цвету моментально определить, где у нас основная проблема. Естественно, что красный это плохо, а зеленый — хорошо.

Видя эти три точки, я сразу могу сказать, что критичное обнуление у нас идет по категории «Бигуди» и «Маникюрные ножницы».

В подразделениях у нас проваливается магазин «Весна» и секция в торговом центре Максимир, при этом среди Закупщиков самые главные двоечники — это Коля Туманов и Миша Красавин.

Точки контроля удобны для быстрой оценки ситуации, но если возникнет необходимость в более детальной информации, то здесь нам не обойтись без двух глубоких аналитических отчетов.

Это отчет с показателем Обеспеченности, разбитый по Закупщикам и Категориям товаров, при этом в столбцах у нас идут склады либо могут идти подразделения, это как мы настроим.

Соответственно в строках выведены Закупщики с разбивкой по Категориям товаров.

Второй аналитический отчет показывает нам Попозиционную, товарную разбивку в разрезе складов.

И здесь мы можем контролить, какие именно товары обнуляются на наших складах много и регулярно.

Надеюсь, Вы понимаете, что все эти отчеты нужно строить исключительно по рабочему ассортименту, исключая из него позиции, которые мы возим клиентам под заказ.

Благо, что в ТопКонтроль для этого, нужно одно движение.

В общем, подобный набор отчетов выдаст Вам всю необходимую информацию по обнулению остатков, чтобы Вы могли быренько определить, где беда и кто в этом виноват.

Ну а теперь последний и главный вопрос.

Как добиться 100% обеспеченности товаром

Очень просто. Этот список перед Вами.

  1. Постоянная Количественная и Качественная инвентаризация запасов.
  2. Улучшение и автоматизация логистических бизнес- процессов в компании.
  3. Выявление и ликвидация причин, по которым поставщик, производство не может отгрузить, произвести нужный товар.
  4. Использовать модуль «Управление закупками» информационной системы ТопКонтроль.
  5. Эффективная Мотивация Закупщика.

Подробненько остановимся на последнем пункте списка, о котором я промолчал вначале.

Это Мотивация закупщика.

Согласитесь, коль мы беремся контролировать обнуление, значит, за это должен кто то, либо получить премию, либо не получить.

То есть ответственному Закупщику нужно включить в мотивацию выполнение норматива по показателю «Обеспеченность товаром».

И если Вы думаете, что сейчас я вам посоветую установить Закупщикам часть премии за обнуление и умножать ее на процент обеспеченности по итогам месяца, то Вы ошибаетесь.

Не все так просто. Дело в том, что если товара нет на складе, то его там уже нет.

Какая разница, лишим мы премии закупщика за это или нет, продажи и прибыль мы уже потеряли.

Поэтому опыт показывает, что ставить в мотивацию закупщику показатель обеспеченности товаром не сильно эффективно.

Гораздо лучше мотивировать его на соблюдение норматива по показателю «Глубина остатка», потому что такой финт заставит Закупщика действовать заранее, еще до того, как на складе образовался ноль.

Подробную схему такой мотивации я очень доходчиво изложил в этом уроке «Честная мотивация отдела закупок».

Естественно, что фирменные фишки и секреты по эффективной борьбе с обнулением остатков, я приберег для своих клиентов, и здесь не показал.

Прошу прощения за эту дерзость, но бросать настоящее информационное золото в паблик — уж совсем форменная глупость.

Посему главный мой совет такой. Поставьте себе ТопКонтроль, благо это бесплатно, и забудьте что такое ноль на складе. Само собой наша поддержка и помощь в этом благом деле  гарантированы.

А я с вами прощаюсь. Желаю продаж побольше, складских нулей поменьше, позитива и хорошего настроения.

Как списать товар со склада которого нет — списание материалов в связи с порчей

В жизни предпринимателя возникает не мало проблем различного рода. Одна из них – это проблема товарных остатков. Почему в организации могут возникнуть товарные остатки и чаще всего именно проблемные, «виртуальные»? Как правило, это следующие случаи: покупка несуществующего товара, продажа товара за неофициальный наличный расчет, да и просто продажа товара, неоформленная надлежащим образом первичными документами. Итог один, на балансе организации зависает товар. «Ноги растут» и по старой теме – поиск налички.

Существуют различные способы решения данной проблемы. На некоторых из них остановлюсь подробнее.

Способ «через списание»:

Применение первого способа происходит путем списания остатков какого-либо товара на хозяйственные нужны организации. Предположим, организация занимается заготовкой лесоматериалов, она же нередко закупает ПГС (в «обнальных» целях). Допустим, фирма решила прекратить незаконные связи, либо привести в порядок учет. Купленный ПГС можно списать как использованный, к примеру, при строительстве лесных дорог при подъезде к делянке или на укрепление и подсыпку склада древесины. В указанном случае налоговикам будет достаточно трудно проверить реальность списания и сам факт покупки ПГС. К тому же, вряд ли сотрудники налоговой поедут глубоко в леса, чтобы осмотреть подъездные дороги. Проще говоря, этот способ работает, если у вас имеются специфические объекты для целей списания таких товарных остатков как ПГС, к тому же использовать его можно неоднократно. Недостатки схемы – необходимо правильное документальное сопровождение (это скорее не минус, а естественная потребность при любом способе избавления от товарных остатков), и нужны те самые специфические объекты, на которые можно списать.

Способ «естественный».

Списание товарных остатков может быть произведено по вполне законным причинам – естественная убыль. Что такое естественная убыль. Ответ на данный вопрос нормативно закреплен – «допустимая величина безвозвратных потерь от недостачи и (или) порчи материально-производственных запасов». Естественная убыль может произойти при усушке, утряске продукта, при его отсыревании и по другим техническим и естественным причинам. Нормы убыли каждого вида товара по отраслям предусмотрены нормативными актами соответствующего ведомства. К примеру, естественная потеря в продуктах питания урегулирована Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 N 252 «Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в сфере торговли и общественного питания». Помимо того, что на основании приведенных актов бухгалтер имеет право списать случаи реальной убыли, данным способом можно «прикрыть» немного убыли, от которой вам нужно избавиться.

Способ специфический «Акция!». Гипотетически, избавление от товарных остатков при некоторых видах продукции можно организовать путем объявления так называемой акции – «при покупке … такой-то товар в подарок». Подарком в данном случае и будет единица товарного остатка. Здесь много «но». В отличие от заявленной темы статьи, этот способ полулегальный. Фактически вы никому ничего не отдадите. Для особой убедительности, действительно, что-то можно и подарить, но через раз (кстати, таким образом действительно можно завуалировать фиктивность данной акции). Такой способ сработает не в каждой сфере предпринимательства, к примеру, его применение логично в розничной торговле некоторыми видами товаров. Вряд ли у вас получится выдать в подарок какие-то сложные механизмы и автозапчасти, но, допустим, при продаже продуктов питания – это реально. Кроме того, полагаю, что это способ для крайне нечастого использования. В данном случае необходимо разработать положение о проводимой акции и разместить его на информационном стенде предприятия (далеко не все покупатели обращают на него внимание).

Достаточно экзотический способ избавления от остатков — через реорганизацию. В рассматриваемом примере необходимо провести следующие манипуляции. Из основной фирмы (с остатками) путем реорганизации необходимо выделить новую фирму. Выделение производится в соответствии со статьей 57 ГК РФ. Если говорить о выделении новой фирмы из ООО, то руководствуемся правилами ст. 55 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». При выделении необходимо составить разделительный баланс (ч.3 ст. 55 ФЗ «Об ООО»). По разделительному балансу передаем новому предприятию те самые остатки. Минус этой схемы в том, что с новой фирмы остатки никуда не денутся, ее нужно будет или «уводить» и что-то еще с ней «делать». Но! По крайней мере основная фирма остается чистой, с ней можно будет продолжать работать.

Есть и достаточно своеобразные способы избавления от товарных остатков. Так, можно решить данный вопрос через договор простого товарищества (в соответствии с гл. 55 ГК РФ). Этот способ чем-то похож на способ через реорганизацию. Товарные остатки также выводятся на другую фирму, но уже через договор простого товарищества, т.е. результат одинаковый, а способы разные. В то же время полагаю, что договор простого товарищества лучше использовать для вывода активов, нежели для использования его избавления от остатков.

Еще более своеобразен способ через хищение. Не хотелось бы его описывать в красках, так как это фактически незаконно. Думаю, суть способа ясна: списать товарные остатки на произошедшую кражу. Если уж случилось так, что пришлось применить именно данный вид избавления от виртуального товара, то необходимо в первую очередь позаботится о правильном документообороте и непосредственно о соблюдении порядка подачи заявления в правоохранительные органы.

Можно было бы предложить и продажу товара по заниженной цене, однако налогообложения в таком случае не избежать. К тому же, налоговики могут признать такую цену не рыночной.

В заключение хотелось бы сказать, что на пару с бухгалтером можно претворить в жизнь еще ряд способов избавления от товарных остатков. Возможно, они будут приблизительно похожи на приведенные в данной статье примеры, может быть это будет нечто совершенно иное. Однако, в любом случае не стоит забывать о степени легитимности того или иного способа. С помощью вариантов из настоящей статьи (кроме хищения) можно осуществить списание товарных остатков законным путем.

Наталия Ефимова

Старший аудитор ООО «Сибирская Юридическая Компания-Аудит»

специально для ГАРАНТ.РУ

Данный вопрос часто встает перед организациями торговли и вроде как неоднократно обсуждался специалистами в этой области, но почему-то не теряет своей актуальности. В процессе деятельности организации часто возникают ситуации, когда товары теряют свои потребительские качества или внешний вид, ломаются, портятся в процессе хранения, демонстрации в качестве выставочного образца и т.д. В этом случает перед организацией встает задача списания таких товаров в расходы, так как дальнейшая реализация невозможна, так как нет спроса на такой товар. Бухгалтер при отражении операций по списанию товаров задается вопросом – как корректно такие операции отразить в налоговом учете, восстанавливать или нет НДС, ранее предъявленный к вычету.

В бухгалтерском учете особых проблем бухгалтер не испытывает при отражении списания товара. Здесь важно правильно документально оформить операции по списанию путем составления первичных документов, которые могут быть организацией разработаны самостоятельно и утверждены учетной политикой вместе с описанием процесса списания товара. При разработке документов необходимо учитывать требования п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому обязательными реквизитами первичного документа являются, в частности, наименование документа, дата его составления, наименование организации, составившей документ, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения, наименование должности и подпись с указанием фамилии и инициалов лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события.

Можно для оформления списания товара использовать рекомендуемую Росстатом форму Акта о списании товаров (ТОРГ-16) (Постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»).

Перед составлением акта о списании товара факт того, что товар был испорчен, каким-то образом поврежден, фиксируется в Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (ТОРГ-15). Оба акта составляются комиссией, в которую входит как представитель администрации организации, материально-ответственное лицо так и другие специалисты, которые могут определить степень того, насколько испорчены товары. Документы утверждаются руководителем организации после того как акты подписаны всеми членами комиссии.

Как правило, списанию товаров предшествует их инвентаризация, в результате которой выявляются товары, пришедшие в негодность, их недостача, порча и т. д. В п. 27 приказа Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» указаны случаи, когда проведение инвентаризации необходимо. В частности, одной из причин является выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, случаи стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Из акта о порче, бое и ломе товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-15) видно, что не всегда товар полностью испорчен, может быть, что товар еще рано списывать, так как он может быть продан организацией по сниженной цене в виду того, что частично потерял потребительские свойства или имеет огрехи во внешнем виде. В этом случае в бухгалтерском учете нормативные документы (п. 25 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01″, утв. приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н, п. 20 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н) требуют от нас создать резерв под снижение стоимости (обесценение) товара, который представляет разницу между рыночной ценой товара на текущий момент времени, то есть ценой, по которой товар может быть продан, и той ценой, по которой он отражен в учете. При этом в отчетности стоимость товара отражается за минусом созданного резерва, тем самым стоимость активов показывается в отчетности по той стоимости, по которой они могут быть реализованы на дату составления отчетности, то есть реальной оценке стоимости.

Порядок документального оформления резерва под снижение стоимости товара и порядок его формирования организация должна описать в своей учетной политике. Это может быть также ссылка в учетной политике на отдельно сформированный документ в виде утверждаемой методики по формированию резерва, так как причин снижения стоимости товара может быть разное множество: не только снижение потребительских свойств, внешнего вида, поломка и т. д., но и, например, изменении конъюнктуры рынка, и их необходимо охватить и подробно описать во внутреннем документе. При дальнейшей реализации товара по цене ниже его себестоимости будет восстанавливаться ранее созданный под его обесценение резерв.

Резерв под снижение (обесценение) стоимости товара создается только в бухгалтерском учете, в налоговом учете он не создается и на расходы в целях исчисления налога на прибыль не влияет. В налоговом учете при отражении операций по списанию товаров, пришедших в негодность и не подлежащих дальнейшей реализации, у бухгалтера есть другой важный аспект, который вызывает вопросы и сомнения – нужно ли восстановить НДС по списываемым товарам, в том числе списываемым по причине их утраты (по причине, например, естественной убыли, кражи, произошедшего пожара, затопления и т.д.), можно ли себестоимость списываемых товаров принять в расходы в целях исчисления налога на прибыль.

Что касается принятия в расходы, то возможность включения в расходы зависит от причины списания товара. Согласно ст. 252 Налогового кодекса расходы в целях исчисления налога на прибыль должны быть связаны с доходами, быть обоснованными (экономически оправданными, оценка которых выражена в денежной форме) и документально подтвержденными. Документальное подтверждение здесь напрямую связано с теми же документами, которые организация предусмотрела для целей бухгалтерского учета. Ничего иного изобретать не нужно.

Так, при списании товара по причине истечения срока годности, его стоимость и расходы, связанные с утилизаций такого товара, можно включить в прочие расходы в целях исчисления налога на прибыль, что подтверждено письмом Минфина России от 23 августа 2017 г. № 03-03-06/1/53901, письмо Минфина России от 15 марта 2018 г. № 03-03-06/1/15834. Товары, которые испорчены или повреждены по причине аварии, пожара и другого стихийного бедствия, также можно списать и стоимость их принять в расходы, но они должны быть подтверждены справкой компетентного органа – Государственной противопожарной службы МЧС России, протоколом осмотра места происшествия и актом о пожаре, которым устанавливается причина возгорания. Этот момент отражен, в частности, в письме Минфина России от 17 октября 2017 г. № 03-07-11/67464. Но здесь есть один тонкий момент.

Товары могут быть испорчены по вине работника организации, и тогда их стоимость подлежит списанию за счет виновных лиц, если они добровольно признали свою вину и согласны возместить стоимость испорченного товара или же вступило в силу решение суда о взыскании ущерба с работника.

Для списания товаров, испортившихся по естественным причинам, установлены нормы естественной убыли, в пределах которых в материальные расходы в целях исчисления налога на прибыль, может быть включена стоимость списанных товаров, поврежденных в процессе транспортировки, хранения, с учетом климатических и сезонных факторов и т.д. (письмо Минфина России от 6 июля 2015 г. № 03-03-06/1/38849).

На практике есть ситуации, когда стоимость списываемых товаров может формировать рекламные расходы. Так, согласно, абз. 4 п. 4 ст. 264 НК РФ предусмотрено, что в составе ненормируемых расходов на рекламу могут быть учтены, в частности, расходы на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании. Следовательно, если товары использовались в качестве выставочного образца, то из стоимости при списании или сумма резерва под обесценение отнесена будет к ненормируемым рекламным расходам.

Относительно необходимости восстанавливать НДС, мы знаем, что причины, по которым требуется восстанавливать НДС, поименованы в ст. 170 НК РФ. В подавляющем большинстве случаев, судебная практика исходит из того, что данная статья кодекса содержит исчерпывающий перечень случаев, когда НДС требует восстановления.

Например, вот что сказал Суд в Решении ВАС РФ от 19 мая 2011 г. № 3943/11: Законодательство о налогах и сборах не содержит норм, обязывающих налогоплательщика при списании товаров по истечении срока годности восстанавливать суммы НДС, ранее правомерно принятую к вычету. В том числе, не является основанием для восстановления сумм налога в бюджет списание (уничтожение) товарно-материальных ценностей в связи с их утратой, порчей, недостачей, браком.

В вышеупомянутом письме Минфина России от 15 марта 2018 г. № 03-03-06/1/15834 рассмотрен, в том числе, и вопрос восстановлении НДС при выбытии имущества по причине, не связанной с реализацией и сделано следующее заключение: «по вопросу восстановления НДС при выбытии имущества по причине, не связанной с реализацией, рекомендуем руководствоваться п. 10 постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 30 мая 2014 г. № 33 «О некоторых вопросах, возникающих у арбитражных судов при рассмотрении дел, связанных с взиманием налога на добавленную стоимость» и письмом ФНС России от 21 мая 2015 г. № ГД-4-3/[email protected]».

Что же нам сказал Пленум ВАС РФ в п. 10 указанного выше документа? В этом пункте даны разъяснения, в соответствии с которыми при выбытии (списании) имущества в результате наступления событий, не зависящих от воли налогоплательщика (утрата имущества по причине порчи, боя, хищения, стихийного бедствия и т.п.), объекта налогообложения по НДС не возникает. Однако если в ходе судебного разбирательства установлен факт выбытия имущества, но не подтверждено, что оно выбыло в результате наступления событий, не зависящих от воли налогоплательщика, у последнего возникает обязанность исчислить НДС по правилам п. 2 ст. 154 НК РФ, предусмотренным для случаев безвозмездной реализации имущества.

Эта же позиция подтверждена в письме ФНС России от 21 мая 2015 г. № ГД-4-3/[email protected], в котором рассмотрена ситуация о необходимости восстановить НДС при выбытии имущества в результате пожара. Контролирующие органы подтвердили, что такой обязанности у налогоплательщика не возникает.

Но есть и противоположные решения судов (например, постановление ФАС Московского округа от 3 марта 2005 г. № КА-А41/839-05), собственно, как и противоположное мнение Минфина России (например, письмо Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/1997, письмо Минфина России от 4 июля 2011 г. № 03-03-06/1/387).

Но! В письме ФНС России от 26 ноября 2013 г. №ГД-4-3/21097, направленного вместе с письмом Минфина России 7 ноября 2013 г. № 03-01-13/01/47571 «О формировании единой правоприменительной практики» сказано, что в случае, когда письменные разъяснения Минфина России (рекомендации, разъяснения ФНС России) по вопросам применения законодательства РФ о налогах и сборах не согласуются с решениями, постановлениями, информационными письмами ВАС РФ, а также решениями, постановлениями, письмами ВС РФ, налоговые органы, начиная со дня размещения в полном объеме указанных актов и писем судов на их официальных сайтах в Интернете либо со дня их официального опубликования в установленном порядке, при реализации своих полномочий руководствуются указанными актами и письмами судов.

Таким образом, если организация списала товар по причине истечения срока годности, в результате пожара, затопления, брака, потери потребительских свойств, внешнего вида (то есть морального или физического износа), в результате хищения или недостачи, у нее нет оснований восстанавливать ранее возмещенный НДС к уплате в бюджет. И если налоговые органы при проверке будут на этом настаивать, у организации есть все шансы отстоять свою позицию в суде.

Можно рекомендовать организации во избежание в будущем рисков возникновения спора воспользоваться свои правом на получение письменного ответа на запрос, направленного в адрес компетентных органов в соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 21 НК РФ.

Списание объекта ОС не всегда связано с окончанием срока полезного использования. Причиной снятия внеоборотного актива с учета может быть поломка, неисправность, дефект, который не позволяет далее эксплуатировать оборудование с необходимой отдачей.

Активы, пришедшие в негодность, можно снять с баланса. Организация при этом должна следовать определенному алгоритму: оформить необходимую документацию, отразить проводки, разукомплектовать, утилизировать ненужное основное средство, оприходовать оставшиеся от него пригодные детали.

Причины списания ОС, если амортизация еще не закончилась

Если организация принимает решение списать основное средство, которое еще не самортизировано (то есть имеет ненулевую остаточную стоимость), то причиной тому становится нецелесообразность дальнейшего использования актива.

Если ОС пришло в негодность, его лучше снять с баланса и заменить на более современный, производительный, быстрый.

Как правило, причиной преждевременного списания до истечения срока полезного использования становится:

  • Поломка – причем такая, которая не подлежит исправлению, либо может быть исправлена со значительными затратами, экономически не целесообразными.
  • Снижение производительности – ввиду наступившего износа.
  • Моральное устаревание – когда модель не соответствует современным требованиям.

Во всех указанных случаях пришедшее в негодность оборудование или иной объект основных средств следует списать.

Как правильно снять с учета объект, который еще не самортизирован?

Ниже представлена пошаговая инструкция, которая подскажет, как надо действовать, чтобы правильно списать недоамортизированное основное средство, пришедшее в негодность.

Пошаговый алгоритм списания:

Шаг 1. Создание комиссии.

Данная группа лиц формируется приказом руководителя с целью проведения осмотра основных фондов на предмет выявления объектов, пришедших в негодность и подлежащих списанию.

Шаг 2. Инвентаризация и осмотр ОС.

В ходе осмотра комиссия оценивает состояние имеющихся активов, определяет степень изношенности, повреждений и принимает решение о целесообразности дальнейшего использования или списания.

Выполняя свои обязанности, члены комиссии составляют:

  • акт осмотра ОС;
  • дефектную ведомость;
  • заключение о состоянии объекта и необходимости списания;
  • протокол.

Шаг 3. Издание приказа.

На основании решения членов комиссии о списании недоамортизированного объекта, пришедшего в негодность, издается приказ.

В распоряжении обозначается причина снятия с баланса, вид имущества, сроки списания, ответственные за процесс лица.

Шаг 4. Составление акта списания.

Шаг 5. Отражение проводок в бухгалтерском учете.

Для внесения двойных записей по операциям списания ОС, пришедших в негодность, необходимо документальное обоснование. Таковым выступает акт списания.

Шаг 6. Утилизация основного средства.

Могут быть проведены разукомплектация, частичное или полное уничтожение.

Шаг 7. Оприходование узлов и деталей, оставшихся от демонтажа.

Данные ценности приходуются на склад в качестве материалов по рыночной стоимости.

Документальное оформление выбытия недоамортизированных ОС

Чтобы списать основное средство, по которому не закончился процесс амортизации, но которое пришло в негодность, необходимо оформить следующие документы:

  • Приказ о создании комиссии по списанию ОС.
  • Акт осмотра основного средства.
  • Ведомость о выявленных дефектах, если таковые обнаружены.
  • Заключение и протокол комиссии о списании.
  • Приказ о снятии с баланса пришедшего в негодность основного средства.
  • Акт списания.
  • В зависимости от дальнейшей судьбы списываемого ОС – акт разукомплектации, акт утилизации, уничтожения.

Проводки в бухгалтерском учете

Процесс снятия с учета любого основного средства – самортизированного или по которому не закончился срок амортизации, всегда сопровождается переносом стоимости ОС и накопленных амортизационных отчислений на отдельный субсчет счета 01.

Так как объект еще не самортизирован, то он имеет остаточную стоимость, которая считается в виде сальдо по открытому субсчету на счете 01. Данная стоимость списывается в расходы организации.

Также затратами организации могут выступать траты на демонтаж, уничтожение объекта – оплата услуг сторонних компаний, подрядчиков, оплата труда собственных рабочих, прочие сопутствующие расходы.

Все траты, связанные со списанием собираются по дебету счета 91. Стоимость приходуемых деталей отражается по кредиту счета 91.

Если списанный объект решено продать, то продажная стоимость также показывается по кредиту счета 91.

В итоге на счете 91 формируется финансовый результат от списания ОС, пришедшего в негодность. Как правило, это убыток.

Ниже в таблице представлены проводки, которые совершает бухгалтер в ходе данной процедуры:

Проводки

Описание операции

Дт

Кт

01.1

01.2

Первоначальная стоимость ОС, пришедшего в негодность, перенесена на отдельный субсчет для списания

02

01.2

Отражена начисленная на текущий момент амортизация

91.2

01.2

Списана остаточная стоимость не пригодного ОС

91.2

70, 76, 60, 69, 23

Отражены затраты, связанные со списанием

10

91.1

Оприходованы детали, узлы, механизмы, оставшиеся после демонтажа ОС

С месяца, следующего за месяцем выбытия, бухгалтер прекращает начислять амортизацию по данному активу.

Последняя проводка по амортизационным отчислениям приходится на первое число месяца, в котором выбывает объект, пришедший в негодность.

Пример в связи с поломкой

Рассмотрим пример списания оборудования, которое пришло в негодность в связи с поломкой. При этом срок полезного использования по нему не закончился, и до конца ОС не самортизирован.

Исходные данные:

Станок имеет первоначальную стоимость 1 200 000, начисленную амортизацию 800 000.

В процессе работы станок получил повреждения. Созданная комиссия провела осмотр поломки и приняла решение о списании. Проведение ремонта комиссия сочла не целесообразным.

Станок решено списать по остаточной стоимости. От демонтажа остались отдельные детали общей стоимости 100 000, которые решено принять к учету для дальнейшего использования в качестве комплектующих.

Проводки:

  • Дт 01.2 Кт 01.1 – проводка на сумму 1 200 000 по отражению переноса начальной стоимости станка для списания.
  • Дт 01.1 Кт 02 – проводка на сумму 800 000 по учету начисленной амортизации.
  • Дт 91.2 Кт 01.2 – проводка на сумму 400 000 по снятию ОС с учета по остаточной стоимости, которая учтена в виде прочих расходов.
  • Дт 10 Кт 91.1 – проводка на сумму 100 000 по оприходованию оставшихся пригодных деталей от станка.
  • Дт 99 Кт 91.9 – проводка на сумму 300 000 по отражению убыточного финансового результата от списания.

Выводы

Если ОС не полностью самортизирован, он может быть списан организацией, если комиссия посчитает его не пригодным к использованию. Причиной тому обычно выступает устаревание или поломка.

Для списания оформляются необходимые приказы и акты, на основании которых бухгалтер вносит в бухгалтерские счета необходимые суммы.

7 разумных способов избавиться от них

Наличие большого количества избыточных товарных остатков входит в число недопустимых вещей в ритейле. К тому же, именно это зачастую является причиной недостатка мест в складских помещениях. К тому же избыточные товарные остатки снижают оборачиваемость капитала и не дают возможности реинвестировать дополнительные средства в бизнес или приобрести новые товары для улучшения ассортимента торговой точки.

Вот почему так важно регулярно проверять и анализировать данные о продажах и товарных остатках. Необходимо тщательно анализировать продажи и товарные остатки и исходя из этих данных принимать решение о дальнейшей закупке новых товаров и при принятии маркетинговых решений по продвижению или скидках.

Существуют разные причины, по которым возникает избыток товара. К примеру, изменение трендов или неоправданные прогнозы касательно спроса на тот или иной товар. Не стоит расстраиваться – всегда есть решение. В данной статье мы собрали различные способы по устранению остатков.

1. Обновляйте, перемещайте или применяйте другую стратегию продвижения

Если товар продается в небольших количествах – это не всегда проблема самого товара. В некоторых случаях причиной низких продаж могут оказаться маркетинговые решения или расположение товара в магазине. Рекомендуем вам поработать над мерчендайзингом и поэкспериментировать с расположением товаров в вашем магазине.

Освежите витрину, экспериментируйте с перемещением вещей в магазине из одной точки в другую, создавайте новые яркие вывески и заменяйте изношенные ценники. Сделайте так, чтобы ваш товар всегда выглядел новым и свежим.

Многие бренды «перепродают» товары, пользующиеся низким спросом в своих магазинах. Обычно они повторно фотографируют продукт, выкладывают его на веб-сайте или же в социальных сетях и рассказывают о его пользе и преимуществах.

Но не стоит забывать о том, что хоть ремаркетинг продукта и может окупиться, он требует вложений. При реализации такой тактики, будьте внимательны и рациональны ведь ремаркетинг может увеличить стоимость продукта и в конечном счете не окупить вложенные в него средства.

Также помните, что не всегда дело в товаре и его качестве. В некоторых случаях вам также стоит поработать над отношением ваших сотрудников к товару, который они продают. Может быть, товар и не плохой – все дело в продавце; может быть вашим сотрудникам не нравится продукт и они не стремятся его продать. Возможно они не знают всех его преимуществ и неправильно объясняют его достоинства клиентам. Всегда следите за этим.

Если вы столкнетесь с подобной ситуацией, поговорите со своими коллегами, переобучите их или найдите иные способы повысить моральный дух и мотивировать их.

2. Установите скидки на некоторые из этих товаров.

Если ремаркетинг или мерчендайзинг не работают, подумайте о снижении цен или распродаже на товарные остатки с избыточным количеством. Начните с чего-то небольшого, скажем, со скидки в 30%, а затем продолжайте увеличивать скидку до тех пор, пока по максимуму не избавитесь от этих товаров.

Вы также можете запустить такую активность на короткий срок. Почему бы не провести мгновенную распродажу, чтобы привить чувство срочности вашим клиентам? Или, если у вас есть куча товаров, от которых вам нужно избавиться, подумайте о скидке на все товары и постарайтесь привлечь толпу в свой магазин.

Если вы успешно проведете мероприятие подобного рода, вы можете привлечь новых клиентов, которые будут способствовать более высокому уровню продаж в будущем. Так что проведение скидок поможет не только с ликвидацией избыточных товаров, но и поможет увеличить клиентскую базу.

Примечание о распродажах:

Будьте уверены в том, чтобы вовремя осуществлять распродажи. Слишком частые распродажи могут привести к потере привлекательности, а также могут приучить клиентов воздерживаться от покупки новых коллекций, дожидаясь скидки на ваш товар.

Кроме того, очень важно собирать информацию о новых клиентах. Добавьте их в свою программу лояльности или просто соберите их имена и номера телефонов, чтобы вы могли связаться с ними и предупредить их, когда у вас появятся новые коллекции в вашем магазине.

Наконец, помните, что, хотя проведение акций и скидок на товары является проверенным способом привлечения клиентов, это не всегда может быть правильной стратегией для вас. Если вы ритейлер, работающий в люксовых сегментах, или если вы пытаетесь сохранить определенный имидж, вам нужно дважды подумать, прежде чем делать огромные скидки, и возможно выбрать другую стратегию ликвидации товаров.

Это еще одна стандартная техника в ритейле. Это второй по популярности метод ценообразования для розничных продавцов (после дисконтирования).

Рассмотрите возможность группировки определенных продуктов и продажи их по более низкой цене, чем если бы они были куплены отдельно. Это позволит вам продавать товары, не нанося большой удар по вашей прибыли.

В зависимости от того, что вы намереваетесь продать, есть несколько способов объединения продуктов. Попробуйте следующие методы:

Объедините несколько единиц одного и того же товара.

Эта тактика работает лучше всего, если вы пытаетесь перемещать мелкие и средние предметы. Сгруппируйте несколько единиц одного и того же продукта и продавайте их как упаковку. Например, если вы хотите продать товары разных цветов, свяжите их вместе и посмотрите, продаются ли они быстрее.

Связывайте взаимодополняющие продукты

Вы можете повысить ценность обоих продуктов (и, возможно, продать их быстрее), связав их вместе.

Если у вас есть, например, носки для ботинок, которые продаются недостаточно быстро, проведите акцию, где вы подарите бесплатную пару носков для ботинок при покупке любой пары обуви.

Объедините свои медленно продаваемые товары с более быстрыми. Если товар продается не так быстро, как вы рассчитывали, посмотрите, возможно ли его объединить с продуктом, который имеет более высокую скорость продажи.

4. Предложите их в качестве подарка или поощрения

Эта тактика работает лучше всего для недорогих предметов. Если продукт сложно продать, используйте его как подарок или поощрение за покупку. Например, вы можете предложить его в качестве инвестиции, чтобы попросить людей либо подписаться на вашу Instagram страницу или Telegram канал, либо увеличить сумму покупок в вашем магазине. Например, «Потратьте 100,000 сум или больше и получите сумку в подарок».

5. Проверьте, можете ли вы вернуть или обменять их

По возможности, верните товар вашему поставщику в обмен на финансовый эквивалент или новый товар.

Здесь важно правильно обговорить условия поставок, обмена и возврата товара, а также, выстроить отношения с вашими поставщиками таким образом, чтоб вы могли смело обращаться к ним с просьбами обмена и возврата товаров, пользующихся низким спросом в вашем магазине.

6. Продавайте их на торговых площадках онлайн или компаниям, занимающимся ликвидацией товаров.

Вы можете ликвидировать товар просто продав свои излишки организациям, которые специализируются на вывозе товара из рук торговцев. Поступив так, вы по крайней мере сможете освободить место и капитал для своего бизнеса.

7. Пожертвуйте

Еще один вариант – пожертвовать свои излишки на благотворительность

Вы можете пожертвовать остатки своих товаров в пользу малоимущих или детдомов.

Бонусные советы: как избежать излишка товарных запасов?

Лучший способ справиться с избыточными запасами – попытаться вообще избежать этой проблемы. Вот несколько простых советов для этого:

Улучшите порядок складских запасов, наблюдая, как клиенты взаимодействуют с вашими товарами. Собирайте обратную связь от продавцов.

Убедитесь, что вы заказываете нужные продукты, учитывая потребности ваших клиентов. Поговорите с ними и понаблюдайте за их поведением, чтобы вы могли понять, какие товары будут пользоваться спросом.

Когда покупатели приходят в ваш магазин, ваш торговый персонал должен слышать, как они комментируют продукт клиенты и выявить причины по которым они не приобретают тот или иной продукт.

Прогноз спроса

Говард Форман, доцент маркетинга в Калифорнийском государственном университете, Фуллертон отметил: «Компании должны сотрудничать с клиентами и поставщиками, чтобы более точно прогнозировать спрос. Использование данных с историей продаж является важным элементом прогнозирования спроса».

Он так же добавил: «Им также следует уделять как можно больше внимания управлению своими запасами, сосредоточив внимание на продуктах, которые продаются быстрее всего и представляют большую часть выручки и прибыли. Это значительно сократит избыточные запасы».

Будьте внимательны при закупке товаров

Не рекомендуем закупать товар в слишком большом количестве. Зачастую важно не количество и объем ассортимента, а качество продукции и то, как данная продукция отвечает тенденциям спроса ваших покупателей бизнеса.

Также вам будет полезно узнать: Как использовать данные для повышения лояльности и понимания ваших клиентов?

Учет товаров стал простым! — Эльба

У нас есть отличная новость для всех, кто занимается торговлей: в минувшую пятницу мы выпустили обновление, которое позволит вам вести учет товаров в привычном интерфейсе Бухгалтерии.Контур! Если вы ежедневно используете такие термины как «отгрузка», «инвентаризация» и «складские остатки», новые возможности Легкой версии наверняка помогут избавиться от нудных рутинных задач. Читайте подробности, смотрите видеокаст и приступайте к работе. Уверены, вам понравится!

Как это работает?

Вам больше не придется настраивать макросы в Excel, устанавливать неудобный учетный софт или переносить всё содержимое вашего склада в расчерченную тетрадку. Наш сервис будет автоматически отслеживать количество тех или иных позиций на вашем складе на основании первичных документов. Всё, что от вас потребуется — единожды указать количество товаров, оставшихся у вас в закромах.

Каждая отгрузка товара сопровождается накладной. В этом документе уже содержится информация о количестве, наименовании и стоимости проданного товара. В тот момент, когда вы переведете накладную в статус «Товар отгружен», все изменения автоматически отразятся в списке ваших товаров. С закупками все так же просто — как только вы загрузите входящую накладную от вашего поставщика, система поймет, что вы пополнили запасы и внесет необходимые изменения.

Мы постарались предусмотреть все сценарии. Например, если вы закупаете яблоки вагонами, а продаете килограммами, Бухгалтерия.Контур попросит рассказать, сколько килограмм в одном вагоне и будет в дальнейшем самостоятельно пересчитывать количество товаров в нужные единицы. Помимо этого, вы сможете группировать товары по категориям, чтобы не запутаться в их многообразии. Объедините яблоки и бананы в категорию «Фрукты», а картофель и морковь — в «Овощи», и вы никогда не заблудитесь на своем складе.

Ваши товары уже на складе!

Еще одна хорошая новость: если раньше вы уже создавали накладные в Бухгалтерии.Контур, список товаров уже сформирован и готов к работе! В первый раз придется провести виртуальную инвентаризацию, указав остатки, дополнительные единицы измерения и объединив одинаковые товары с чуть разными названиями (если таковые попали в список из созданных ранее накладных). Зато потом вы сможете не отвлекаться на учет, а вся информация будет у вас под рукой в любой момент.

Чтобы вам было проще начать работу с новым разделом «Товары», наш замечательный аналитик Ольга Аввакумова записала для вас небольшое обучающее видео.

 

 

Мы будем активно развивать учет товаров, и в этом нам понадобится ваша помощь! Оставляйте отзывы и делитесь пожеланиями, чтобы мы могли сделать сервис еще более удобным, понятным и полезным именно для вас.

Инвентаризация, хранение и удаление записей

A. Общие .

А-1. Установлено рекордов . Записи определяются как записанная информация в любой форме, включая данные в компьютерных системах, созданная или полученная и поддерживаемая организацией или лицом во время или в момент совершения деловой операции или ведения дел и хранящаяся как свидетельство такой деятельности.

а. Конфиденциальные записи. Информация, раскрытие которой ограничено законодательными, нормативными или иными требованиями законодательства.Примеры включают медицинскую информацию, кредитную информацию или информацию о студентах. Конфиденциальные записи четко определены Законом о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (FERPA) и законами штата Айдахо о публичных записях. [доп. 5-15]

г. Незарегистрированные документы . Дубликаты окончательных отчетов, распечатки или копии постоянных файлов, сделанные для справки, распространяемые копии публикации или маршрутные копии служебной записки или письма, не считаются записями.Материалы, полученные исключительно в справочных целях, то есть копии каталога курсов других учебных заведений, программ собраний и т. Д., Также не являются записями и должны быть надлежащим образом утилизированы, когда они больше не являются полезными и / или не подлежат учету. дата уничтожения копии.

г. Записать копии . Поскольку многие записи имеют несколько форматов или хранятся в дубликатах в другом месте, периоды хранения [см. E-1] должны толковаться как относящиеся только к «копии записи», то есть той копии, которая обозначена единицей происхождения (исходным ведомством) как «копия записи».Все остальные копии являются просто рабочими документами и должны быть надлежащим образом утилизированы, если они больше не являются полезными и / или после даты уничтожения копии записи.

г. Чувствительные записи. Информация, выпуск которой ограничен в связи с политикой или процедурами организации или отраслевой практикой. Ни один закон, постановление или другое правовое положение не обязательно запрещает разглашение конфиденциальной информации. Однако несанкционированный выпуск конфиденциальной информации может нанести ущерб репутации или статусу человека или организации и может привести к потере дохода или возможностей.Примеры включают в себя личную информацию, интеллектуальную собственность и проприетарные материалы, такие как материалы классных тестов, маркетинговые планы, бюджетные данные, обычную переписку или незащищенную личную информацию. [Добавить. 5-15]

А-2. Сфера. Политика и процедуры управления записями относятся к университетским записям независимо от носителя. Эти записи могут представлять собой информацию, хранящуюся в электронном виде, бумажные записи или записи на микрофильмах, магнитные ленты или другие носители (см. Также FSH 1470).

А-3. Ответственность . За записи, создаваемые подразделением в ходе хозяйственной деятельности, отвечает подразделение-источник. В управленческой документации единицы должны:

  • Сохранять записи в соответствии с графиком хранения записей пользовательского интерфейса (см. C-1).
  • Вести активные и неактивные записи в соответствующих местах.
  • Идентифицировать и защитить жизненно важные записи (те записи, которые необходимы для выполнения нашей миссии).
  • Обеспечить конфиденциальность защищенных записей
  • Удалите записи, которые больше не используются и не требуют сохранения в соответствии с политикой хранения, юридическими запретами или другими коммерческими причинами. [изд. 5-15]
  • Сохранять инвентарь записей, которые они создали или находятся на хранении, и иметь возможность предоставить полную инвентаризацию этих записей главному юрисконсульту в течение 10 рабочих дней после получения запроса на инвентаризацию.

B. Процесс .

Б-1. Записи хранятся в соответствии с их официальными графиками хранения [см. C-1].

Б-2. Активные записи ведутся в исходной единице.

Б-3. После того, как записи больше не используются активно в офисах, в которых они были созданы, координаторы документации несут ответственность за передачу записей в Финансово-административный центр документации, где они хранятся до конца срока их хранения. Записи, необходимые только на короткий срок, должны быть уничтожены или переработаны офисом в соответствии с утвержденными графиками. К записям, которые были переданы в Центр документации, может получить доступ подразделение происхождения или другие лица, уполномоченные этим подразделением.Записи, срок хранения которых истек и которые не имеют юридического удержания, должны быть уничтожены в соответствии с политикой Университета Айдахо [см. C-6]. [изд. 5-15]

C. Процедуры .

С-1. График хранения документации . График удержания студентов в Университете Айдахо основан на Графике удержания студентов в высших учебных заведениях, принятом Государственным советом по образованию штата Айдахо (график удержания SBOE) и Попечительским советом Университета Айдахо.График удержания сотрудников Университета Айдахо поддерживается Управлением делопроизводства Университета Айдахо. График удержания студентов Университета Айдахо доступен на веб-сайте Управления записями.

С-2. Руководство по хранению документации . В этом разделе представлены инструкции по хранению записей по общему типу записей для серий записей, которые еще не были включены в График хранения документации Университета Айдахо (см. C-1). Это общее руководство, которое будет использоваться в ожидании идентификации конкретной серии записей и установления срока хранения.Инструкции по хранению определенных серий записей см. В расписании хранения Университета Айдахо, доступном на веб-сайте управления записями.

Если вы считаете, что записи, которые вы ведете, должны храниться дольше, чем периоды хранения, указанные ниже, по разным причинам (например, требования внешнего аудита, федеральные постановления и т. Д.), Пожалуйста, свяжитесь с Управлением записями, чтобы задокументировать типы ваших записей и сроки хранения в пользовательском интерфейсе. График хранения документации (см. C-3). Примечание: эти инструкции применимы только к копиям записей (см. A-1 a) различных типов записей. Рабочие и незарегистрированные копии (см. A-1 b) следует утилизировать, как только они перестанут быть полезными, но не позднее срока хранения регистрационной копии.

а. Финансовые отчеты:

  • Обычные транзакции:
    • Разрешения на командировки, запросы на возмещение расходов, а также записи о закупках и работе с денежными средствами имеют один и тот же срок хранения: Temporary .Держать до конца финансового года создания + 3 года.
  • Файлы бюджета:
    • Расчеты, эскизы и копии окончательной версии. Временный . Держать до конца финансового года (30 июня, -е, ) + 3 года, затем уничтожить.
  • контрактов:
    • Записи для контрактных услуг и программ (например: приглашенные докладчики). Временный . Держать до конца контракта + 3 года, затем уничтожить.
  • Грантовая документация:
    • Финансовый и кадровый учет. Временный . Удерживать до конца периода гранта или последнего контакта, связанного с грантом + 3 года, затем уничтожить. [ред. 5-15]
    • Итоговый проект и периодические отчеты, а также первоначальные предложения (при наличии). Навсегда . Хранить в офисе происхождения до тех пор, пока нечастое использование гарантирует долгосрочное хранение, а затем передать в архив университета.

б. Подразделение / административные записи:

  • Переписка, включая электронную почту:
    • Неформальный / рутинный — уведомления о встречах, наличие ресурса, когда коллега вернется, общие объявления — Временный .Уничтожить через 3 года после закрытия финансового года создания.
    • Формальный — обычно подписывается администратором подразделения, включает письма, памятки и электронные письма, связанные с аккредитацией, учебным планом, программными изменениями, переоценкой кредитов курса, петициями и т. Д. Также включает письма с описанием работы подразделения и ее крайних сроков. и результаты. Навсегда . Передайте копию в архив университета.
  • Протокол встречи:
    • Те, которые исходят из блока — применяются ко всем исходным протоколам (см. FSH 1470 C-7). Навсегда . Организуйте по году, дате и порядку. Перенести в архив университета, если нечастое использование требует длительного хранения.
  • Публикации:
    • Брошюры, флаеры и др., Рекламирующие услуги подразделения. Информационные бюллетени. Некоторые презентации, в зависимости от мероприятия или использования. Отчеты, статистический анализ, учебные программы и т. Д. Постоянно . Перенести два экземпляра в архив университета.

г. Персонал:

  • Табели учета рабочего времени:
    • Преподаватели / сотрудники / временные и обычные студенты — Временные .Хранить в течение 3 лет после окончания финансового года создания, затем уничтожить конфиденциально. Примечание. Информация о заработной плате, введенная в Banner, рассматривается как копия записи, подтверждающая отработанное время, и подлежит хранению в течение 50 лет. Документация информации, введенной в Баннер (т.е. табели учета рабочего времени), является подтверждающими документами и должна храниться только в течение периода, указанного выше. Обратите внимание, что табели учета рабочего времени, отработанные до внедрения Banner (июль 1994 г.), должны храниться в течение полных 50 лет. Исключение : Когда позиция полностью или частично оплачивается из средств гранта — тогда ведите эти табели учета рабочего времени в течение того же периода, что и файлы гранта .
  • Оценка производительности:
    • Персонал, временные и обычные студенты — [ Постоянный ]. Отправьте оригиналы в отдел кадров, который будет хранить их постоянно. Любые копии, хранящиеся в отделении, являются рабочими копиями и должны быть уничтожены в конфиденциальном порядке, когда они больше не нужны.
    • Контактная информация для экстренных случаев, копия свидетельства, встречи в комитетах, информация о расписании. Временный. Конфиденциально уничтожить через 5 лет после последнего приема на работу.

г. Студенческие записи:

  • Файлы студентов включают в себя, помимо прочего, список контактов на случай чрезвычайной ситуации, форму утверждения политики подразделения с использованием компьютера, форму справочника студента, предварительные формы (каждый семестр), неофициальные стенограммы. Временный. Храните все указанные выше записи об учащихся в течение 5 лет после даты выпуска или даты последнего зачисления, а затем уничтожьте их конфиденциально.
  • Согласие на разглашение информации — Постоянное. Передать в ЗАГС для сопоставления в постоянное дело студента. Удалите из файла перед уничтожением других документов в файле ученика.
  • Файл интервью — студенты, встречающиеся с корпоративными рекрутерами — может включать резюме, время приема и т. Д. Временно. Держать не более одного года с даты собеседования. Уничтожить конфиденциально.
  • Credentialing Materials — записи, используемые для подтверждения того, что студент выполнил свои программные требования к удовлетворению соответствующей аккредитующей организации или лицензирующего агентства.Эти записи, хотя и временные, должны храниться до конца средней трудовой жизни учащихся. Университет штата Айдахо в настоящее время считает, что ему исполнилось 50 лет. Подразделения, которые создают учетные записи, могут откладывать эти материалы при очистке файлов студентов. Управление записями пользовательского интерфейса и Центр записей могут помочь с хранением. Расчет основан на среднем пенсионном возрасте 68 лет по переписи населения США или до тех пор, пока соответствующие надзорные органы не установят другой статус. ПРИМЕЧАНИЕ. Эти записи защищены от выпуска в соответствии с FERPA и должны иметь одобрение учащихся.50 лет

С-3. Установление определенной серии записей в графике хранения Университета Айдахо.

а. Определение сроков хранения новых записей серии . Если для конкретной серии записей нет определенного срока хранения:

1) Управление записями исследует текущий график хранения пользовательского интерфейса, применимые государственные и федеральные законы, требования внутреннего и внешнего аудита, а также руководства по политике Регентов и университетов (также см. FSH 1470), чтобы определить период хранения, требуемый законом, правилом, нормативным актом. или политика. [ren. 5-15]

2) Управление записями консультируется с администратором подразделения и / или координатором документации подразделения, чтобы определить административное обоснование для ведения записей, выходящих за рамки любых внешних юридических или аудиторских требований. [ren. & rev. 5-15]

3) Управление записями консультируется с архивистом университета, чтобы определить, имеет ли запись долгосрочную доказательную или информационную ценность для лиц, принимающих решения, или исследователей. [ren. 5-15]

4) Управление документации обновляет график хранения в Университете Айдахо, включая новую серию, ее срок хранения, а также важные и архивные характеристики, и отправляет ее на проверку и признание Управляющему документами штата. [ren. & rev. 5-15]

г. Изменение сроков хранения для серии . Подразделения могут потребовать, чтобы их серия записей сохранялась на более длительный период, чем указано в графике хранения SBOE, но не на более короткий период. Такие запросы будут рассмотрены Управлением документации, и, если они будут одобрены, изменение срока хранения для этой серии будет внесено в график хранения Университета Айдахо.

С-4. Юридические средства . Главный юрисконсульт может по своему усмотрению заблокировать любые документы Университета.В этом случае график хранения этих записей приостанавливается, и их удаление не будет происходить до тех пор, пока юридическое удержание не будет снято главным юрисконсультом.

С-5. Уничтожение записей неизвестной серии . График хранения Университета Айдахо содержит категории (группы серий), которые применяются к большинству записей Университета Айдахо, включая те серии, которые не были идентифицированы Управлением записями и, следовательно, не включены конкретно в График хранения Университета Айдахо.Прежде чем уничтожать записи, сроки хранения которых вы не уверены, проконсультируйтесь с отделом управления записями, Центр Питмана (Центр Брюса М. Питмана), комната 53, (208) 885-2580, электронная почта записей.

С-6. Распоряжение записями по истечении срока хранения .

а. Методы утилизации. Существует два широких механизма удаления записей после их хранения и истечения срока хранения: удаление их (в случае деликатных или конфиденциальных записей, безвозвратное уничтожение) или передача права собственности на них архиву университета.

1) Удаление записей. Записи неконфиденциального, неконфиденциального характера могут быть уничтожены любым способом, который сочтут подходящим. По возможности, переработка предпочтительна, хотя утилизация, удаление или переработка — все это приемлемо.

2) Уничтожение конфиденциальных или секретных записей . Физические, бумажные записи и хранящиеся в электронном виде записи конфиденциального или конфиденциального характера на отдельных жестких дисках или других носителях, которые можно измельчать и / или сжигать, должны быть уничтожены путем измельчения или сжигания поставщиком, утвержденным для этой задачи.Управление записями несет ответственность за поддержание контракта и координацию услуг этого поставщика университетскому сообществу. Управление записями ищет поставщиков, способных измельчать бумажные документы в соответствии с преобладающими отраслевыми стандартами в отношении конфиденциальных материалов и уничтожать электронные носители в такой степени, которая исключает их использование по назначению и извлечение данных из остатков носителей. Электронные записи конфиденциального или конфиденциального характера, хранящиеся иным образом, должны быть уничтожены / удалены таким образом, чтобы их нельзя было восстановить или восстановить разумными способами. [изм. 5-15]

3) Передача права собственности на архив университета . Право собственности на записи должно быть передано университетским архивам и специальным коллекциям, если серия записей была определена как содержащая записи, представляющие исторический или особый интерес, и срок хранения записей для этих записей истек. Единица происхождения передает право собственности на записи университетским архивам с помощью формы передачи записей. После передачи права собственности в Архив университета эти записи будут обрабатываться в соответствии с политиками и процедурами Университетских архивов, специальных коллекций и пользовательского интерфейса (см. FSH 1470).

4) Метод утилизации . В момент, когда записи готовы к удалению, используемый метод определяется характеристиками серии записей и оценкой исторической, архивной и потенциальной исследовательской ценности серии архивистом университета. Серии записей, которые были определены как представляющие архивный, исторический или исследовательский интерес, должны быть переданы в архив университета. Все остальные должны быть утилизированы или уничтожены.

Д.Информация . Для получения дополнительной информации или консультации, а также для получения форм управления записями обращайтесь в отдел управления записями, Центр Питмана (Центр Брюса М. Питмана), комната 53, Москва, Айдахо 83844-4247, (208) 885-2580 или (208) 885-9255 ( факс). См. Также веб-сайт: Веб-сайт управления записями

Е-1. График хранения записей.

COVID-19: Рекомендации по тестированию инвентаризационного аудита

Вспышка COVID-19 привела к введению исключительных мер, включая обязательное закрытие многих предприятий и ограничение передвижения в странах по всему миру, включая Великобританию.

COVID-19 мог сделать посещение инвентаризации непрактичным или затруднительным для аудиторов во многих юрисдикциях, включая Великобританию, из-за правительственных ограничений и опасений по поводу безопасности персонала. Некоторые инвентаризационные подсчеты были отложены или отменены. В 2021 году некоторым аудиторам может грозить второй год альтернативных аудиторских процедур.

ISA 501 требует, чтобы аудиторы посещали инвентаризационные подсчеты, когда запасы являются существенными, если они не являются непрактичными, для предоставления аудиторских доказательств, относящихся к существованию и состоянию.В противном случае требуются альтернативные процедуры, и если подсчет проводится не на конец года, требуются дополнительные процедуры для покрытия промежуточного периода.

FRC выпустил специальный бюллетень COVID-19 для аудиторов за декабрь 2020 года, в котором обсуждаются альтернативные процедуры, такие как сбор доказательств с помощью удаленных средств. В нем отмечается, что в некоторых случаях может потребоваться проверка другими средствами, помимо физической проверки, хотя следует учитывать существенность.

Даже если инвентаризация проводится руководством, аудиторы могут не иметь возможности, желания или разрешения присутствовать. В таких ситуациях аудиторам следует стремиться к выполнению альтернативных аудиторских процедур. Если это невозможно, не может быть альтернативы ограничению объема в аудиторском заключении.

В некоторых случаях может потребоваться отказ от аудиторского заключения, если влияние является как существенным, так и всеобъемлющим. Мы ожидаем, что оговорки, вытекающие из ограничения объема аудита, будут более вероятны, чем отказы от выражения мнения, которые выдаются относительно редко.

В этом руководстве эти вопросы исследуются более подробно, а также даны ответы на некоторые общие вопросы, поднятые аудиторами в Великобритании и других странах об альтернативных процедурах аудита для тестирования инвентарных запасов.

Общие вопросы

Руководство отменило инвентаризацию и намеревается вместо этого использовать балансовую стоимость или оценку. Что я должен делать?

Если руководство отменило инвентаризацию, вы должны рассмотреть влияние на вашу оценку рисков, ваш подход к аудиту и баланс процедур по существу и тестов средств контроля.Во многих случаях инвентаризация представляет собой важный элемент контроля. Например, в таких случаях может возрасти риск того, что кража останется незамеченной. В таких случаях могут быть рассмотрены все альтернативные процедуры, изложенные в других частях этого документа. Расширенные базовые процедуры, такие как аналитические процедуры и тестирование после окончания года, также могут быть уместными, но может быть трудно получить достаточные надлежащие аудиторские доказательства, касающиеся наличия и состояния запасов на дату баланса.

Это второй год, когда инвентаризация требует альтернативных процедур, что мне делать?

Некоторым предприятиям пришлось отложить или применить альтернативные процедуры инвентаризационной инвентаризации в 2020 году. Для некоторых 2021 год представляет собой второй год измененных процедур инвентаризационной инвентаризации. В этих случаях может быть полезно рассмотреть следующие вопросы:

  • Какое было ваше аудиторское заключение в прошлом году? Если вы смогли получить достаточные и надлежащие аудиторские доказательства в прошлом году, подумайте, изменились ли какие-либо обстоятельства за последний год, которые могут повлиять на вас в этом году.
  • Если в прошлом году вам не удалось получить достаточные надлежащие аудиторские доказательства, подумайте о влиянии на начальное сальдо и о том, может ли потребоваться пересчет счетов.
  • Если раньше ваше мнение было изменено, что вы сможете сделать по-другому в этом году?
  • Можно ли извлечь какие-либо уроки из других аудитов и / или других процедур, которые можно внедрить? Удалось ли вам выполнять промежуточную работу?
  • Установило ли руководство дополнительные средства управления запасами и / или системы управления запасами и мониторинга?

Там, где это возможно, будет полезно заранее связаться с руководством для обсуждения потенциальных проблемных областей, а также альтернативных процедур.

Может ли руководство изменить дату на конец года, чтобы переместить инвентаризацию?

В принципе нет причин, по которым не следует изменять конец года для облегчения инвентаризации, но изменение конца года часто имеет налоговые, регистрационные и другие последствия, которые следует учитывать руководству. Кроме того, как и в случае задержек с инвентаризацией, возможно, что условия могут ухудшиться или остаться прежними, что может ограничить любую выгоду, хотя более длительная задержка может увеличить вероятность того, что условия могут улучшиться.

Могут быть ограничения на изменение ваших требований к концу года и / или права на участие, которые, возможно, необходимо будет выполнить. В Великобритании вам следует знать об ограничениях на удлинение отчетного периода, если вы делали это раньше в течение последних пяти лет. Компаниям разрешается сокращать отчетные периоды в Великобритании сколько угодно раз.

Мне неудобно отправлять своих сотрудников на инвентаризацию, учитывая риск для их здоровья. Могу ли я предложить руководству отложить инвентаризацию на несколько месяцев?

Аудиторы должны ознакомиться с государственными инструкциями по охране здоровья и любыми ограничениями в применимой юрисдикции до проведения инвентаризационного аудита.Когда применяются руководящие принципы социального дистанцирования и / или ограничения изоляции, вам может потребоваться рассмотреть возможность отмены или отсрочки присутствия на инвентаризации, чтобы защитить благополучие вашего персонала, персонала отчитывающейся организации и других лиц.

Любая аудиторская работа должна учитывать рекомендации по социальному дистанцированию. Если руководство намеревается провести инвентаризацию, будет полезно подумать, будут ли они использовать какие-либо альтернативные процедуры, исходя из местных требований или по выбору, и будут ли эти процедуры эффективными.

Условия могут быстро меняться и быстро менялись во всем мире, при этом вспышки часто происходят волнообразно. Соответственно изменились и ограничения. Если условия ухудшаются или ограничения остаются в силе, задержка инвентаризации может не улучшить способность руководства или аудиторов выполнять соответствующие процедуры. В любом случае вам может потребоваться окончательно ограничить объем своего аудиторского заключения.

Если руководство все же решит провести подсчет после окончания года, и вы можете, желаете и имеете право присутствовать, вы можете провести процедуры откатного тестирования после окончания года.Это потребует проверки руководством выверки инвентарных запасов, подсчитанных, с инвентарными запасами на конец года. Длительная задержка может предоставить возможность для улучшения условий, но чем дольше задержка, тем меньше вероятность того, что примирение станет возможным. Однако это будет зависеть от степени движения запасов, которая может быть ограничена из-за ограничений или сокращения торговли в определенных отраслях.

Вам следует подумать о том, будут ли запасы доступны в течение промежуточного периода, т.е.е. будут ли склады и другие соответствующие помещения оставаться открытыми. Вам следует спланировать, как вы будете согласовывать движения с учетом системы бухгалтерского учета, типа запасов и объема операций, а также как вы будете оценивать состояние запасов в конце года, которое будет зависеть от типичного срока службы запасов. Возможно, вам придется учитывать, как часто оборачиваются запасы — большой объем транзакций может затруднить откат, а выверка может быть более сложной для производителей с сырьем и незавершенными работами, а также с готовой продукцией.

Число случаев заражения Covid-19 в моей стране в настоящее время довольно низкое. Могу ли я предложить руководству провести инвентаризацию до конца года, чтобы избежать ограничений в будущем?

В юрисдикциях, где распространение вируса в настоящее время более ограничено и нет значительных ограничений на перемещение, руководство может организовать подсчет до конца года. После этого вы сможете выполнить процедуры тестирования и провести аудит промежуточного периода, сверяя инвентаризацию, подсчитанную с инвентаризацией на конец года (т.е. накат).

Как и при откате, вам нужно будет рассмотреть, как система бухгалтерского учета регистрирует движение запасов, согласование руководством промежуточного периода, скорость оборачиваемости запасов и то, как вы будете оценивать состояние запасов в конце года.

Вам также следует подумать о том, безопасно ли присутствие вашего персонала, несмотря на отсутствие официальных ограничений на передвижение. Подумайте, можно ли провести визит таким образом, чтобы защитить ваш персонал и сотрудников компании.

Менеджмент закрыл свой склад в конце года; какие вопросы мне следует рассмотреть, когда он снова откроется?

Если склад был закрыт до конца года и оставался закрытым в течение этого года, руководство может решить провести инвентаризацию перед началом торгов.

Степень, в которой это обеспечивает достаточные надлежащие аудиторские доказательства, относящиеся к запасам, хранящимся на конец года, зависит от того, существуют ли, например, доказательства того, что запасы не были удалены или добавлены за период.Это будет включать физические средства контроля, такие как системы безопасности для предотвращения кражи инвентаря и записи видеонаблюдения.

Как и в случае с откатом или откатом вперед, потребуются доказательства, относящиеся к состоянию запасов на конец года.

Как и в случае с откатом или откатом вперед, в этих случаях может оказаться невозможным получить достаточные надлежащие аудиторские доказательства.

Руководство проводит инвентаризацию только один раз в год, но попросило меня не приходить из соображений безопасности для их сотрудников.Что я должен делать?

Если руководство не желает, чтобы вы присутствовали, вам не следует настаивать на его посещении, и руководство может в таких случаях рассмотреть возможность пересчета на более поздний срок и выполнения отката.

Организация посещения объекта для проведения ваших тестов, когда соответствующие помещения закрыты и персонал отсутствует, не будет предоставлять аудиторские доказательства, относящиеся к процедурам инвентаризационного подсчета, и существенные доказательства, основанные на процедурах выборки, которые он предоставит в отношении наличия и состояния инвентарь был бы очень ограничен.В таких случаях вам может потребоваться ограничить объем своего аудиторского заключения.

Могу ли я использовать такие технологии, как видеоконференцсвязь или использование робототехники, для удаленного участия в инвентаризации?

Новые технологии, такие как дроны или дистанционно управляемая робототехника, могут помочь в тестировании инвентаря в некоторых случаях, но вам следует учитывать законодательные ограничения на использование такой технологии в непосредственной близости от людей. Если вы все же решите использовать такую ​​технологию, вам следует учитывать следующие ограничения:

  • Кто будет управлять устройством (ами), и как и куда направлены камеры? Если вы не контролируете ситуацию, есть риск манипулирования видеозаписью.
  • Как вы получите подтверждение полноты? Позволяют ли камеры видеть весь инвентарь в любой момент времени? Существует риск того, что предметы будут скрыты за рамкой или что предметы будут перемещаться в рамку и за ее пределы.
  • Можно ли оценить состояние инвентаря? Если у видео отсутствует разрешение, возможно, вы не увидите признаков повреждения. Видеозаписи могут не подходить для оценки состояния всего инвентаря.
  • Как вы будете отбирать образцы для тестирования и увеличиваете ли вы их размер, чтобы отразить повышенный риск? Если сообщить об этом до подсчета, это может позволить манипулировать.Непредсказуемость и выбор только тех элементов вызова, которые необходимо подсчитать, как с этажа на лист, так и с листа на этаж, помогут снизить этот риск.
  • Вам нужно скорректировать размеры выборки с учетом этих проблем?
  • Насколько опытны ваши сотрудники, которые занимаются подсчетом? Учитывая технологические ограничения, вы, вероятно, захотите использовать персонал с опытом инвентаризации. Вам также может быть полезно привлечь более одного сотрудника или сделать записи, которые могут быть просмотрены несколькими членами команды.

В зависимости от характера инвентаризации виртуальные обзоры могут быть неуместными или ненадежными. Если альтернативные процедуры не могут быть выполнены, возможно, вам придется ограничить объем своего мнения.

Если некоторые типы запасов легче проверять — например, готовая продукция, а не сырье или незавершенное производство, — в некоторых случаях может быть достигнута уверенность в части баланса запасов, с другими процедурами, предпринятыми для проверки оставшихся предметов.

Само по себе это вряд ли будет достаточным надлежащим аудиторским доказательством и, следовательно, скорее всего, будет частью пакета альтернативных процедур.Вы должны сообщить руководству, что удаленного просмотра может быть недостаточно. Если возможно, подумайте о том, чтобы провести подсчет позже.

Вы должны понимать и оценивать риски проведения инвентаризационных тестов удаленно. Процессы должны быть четко задокументированы в файле аудита.

Руководство ограничивает посещения своих сайтов лицами, не являющимися сотрудниками. Могу ли я попросить внутренних аудиторов присутствовать от моего имени?

ISA 610 Использование работы внутренних аудиторов устанавливает требования и рекомендации для внешних аудиторов в тех случаях, когда местные законы или нормативные акты позволяют им использовать работу внутренних аудиторов.Аудиторам Великобритании следует учитывать, что FRC запрещает использование внешних аудиторов внутренних аудиторов для аудитов, проводимых в соответствии с Международными стандартами аудита Великобритании. Однако это может быть разрешено в другом месте. Прежде чем продолжить, вам следует ознакомиться с местными требованиями.

Рассматривая возможность полагаться на внутренних аудиторов, вы должны учитывать:

  • Существуют ли какие-либо угрозы независимости внутренних аудиторов, фактические или предполагаемые?
  • Компетентны ли внутренние аудиторы для выполнения этой работы? Возможно ли, что отсутствие сотрудников сократит их ресурсы?
  • Насколько систематичной и дисциплинированной была их работа в прошлом? В некоторых случаях может быть нецелесообразно полагаться на внутренних аудиторов.

Вам также следует позаботиться о безопасности тех, кого вы просите работать от вашего имени. Если руководство еще не планирует отправлять сотрудников службы внутреннего аудита для участия в заседании, было бы нецелесообразно просить их явиться в ваше отсутствие.

Запасы предприятия хранятся у третьей стороны, которая отправляет подтверждения. Мне нужно что-то еще делать по этому поводу?

Вам следует подумать о том, остаются ли подтверждения третьих лиц надежными. Закрытие COVID-19 может повлиять на надежность контроля в таких организациях из-за отсутствия персонала или других проблем.Если средства контроля менее надежны, вам может потребоваться рассмотреть, подходят ли какие-либо из дополнительных альтернативных процедур, упомянутых ранее, для подтверждения третьей стороной.

Предприятие имеет систему постоянного учета запасов — что это означает для моего тестирования?

Некоторые предприятия подсчитывают свои запасы на постоянной основе в течение года. Вся инвентаризация проводится не реже одного раза в год, и записи постоянно обновляются («бессрочные системы подсчета и записи»).Там, где такие системы существуют, они представляют собой важные средства контроля над инвентарными и инвентарными записями. Подсчет на конец года может или не может выполняться в сочетании с системой этого типа. Другие предприятия могут подсчитывать все или часть своих запасов на периодической или циклической основе, но не ведут постоянный учет.

Если вы и руководство проверили работу систем бессрочного счета и регистрации в течение года, средства контроля оказались эффективными, а также были проведены существенные тесты, то в конце года может потребоваться только ограниченный уровень тестирования.Невозможность присутствовать на полном или частичном подсчете результатов на конец года будет меньшим препятствием для получения достаточных надлежащих аудиторских доказательств, чем в случае отсутствия такой системы. Однако вам следует подумать о том, эффективно ли работают средства контроля и уместно ли полагаться на них. Не исключено, что отсутствие персонала или закрытие складов повлияет на работу средств контроля, что сделает неприемлемым использование средств контроля.

Оценка результатов альтернативных процедур

Могут быть и другие важные соображения.Каждое отдельное задание необходимо будет оценивать в индивидуальном порядке, чтобы определить, что еще может быть целесообразным.

Вам следует подумать, соответствовали ли альтернативные процедуры требованиям ISA 501 и, в частности, были ли получены достаточные соответствующие доказательства. Если, несмотря на использование альтернативных процедур, требования ISA 501 не выполняются, вам необходимо изменить аудиторское заключение в соответствии с ISA 705.

Читателям также следует обратиться к статье ICAEW за дальнейшими указаниями, в том числе по применению соответствующих Международных стандартов аудита.Эта статья и данное руководство также могут иметь отношение к аудиторам за пределами Великобритании, проводящим аудит в соответствии с местными вариантами МСА.

Если у вас есть дополнительные вопросы или проблемы, не охваченные текущими инструкциями ICAEW, сообщите нам об этом по электронной почте факультету аудита и обеспечения уверенности по адресу [email protected] Мы продолжим просматривать и обновлять эти часто задаваемые вопросы по мере развития ситуации.

Факультет аудита и подтверждения достоверности информации подготовил руководства, которые содержат рекомендации при подготовке модифицированного аудиторского заключения, которое может помочь.В случае сомнений членам ICAEW следует связаться с Технической консультационной службой по телефону +44 (0) 1908 248 250 или через веб-чат.

Мы думаем обо всех, кого затронули это непростое время. Мы призываем все стороны быть в курсе последних рекомендаций в области общественного здравоохранения в своей стране.

Это руководство опубликовано факультетом аудита и обеспечения уверенности ICAEW, который признан на международном уровне ведущим авторитетом и источником экспертных знаний и ноу-хау по вопросам аудита и обеспечения уверенности.Факультет насчитывает более 7500 членов из практикующих фирм и организаций любого размера в частном и государственном секторах. Чтобы связаться с единомышленниками в этом сообществе и получить доступ к полному набору эксклюзивных ресурсов, посетите icaew.com/joinaaf

Десять способов избавиться от лишних запасов

Десять способов избавиться от лишних запасов

12.04.16

Независимо от того, насколько экономична ваша деятельность, в какой-то момент у вашей компании, скорее всего, возникнут избыточные запасы.

Виновником может быть покупка слишком большого количества или чрезмерно оптимистичного прогноза. Но непредвиденные сдвиги на рынке или в технологиях также могут привести к затовариванию запасов.

В большинстве случаев вы не сможете возместить все свои расходы. Но, по крайней мере, вы можете остановить утечку из-за затрат на хранение и остановить неизбежное снижение стоимости, с которым сталкиваются стареющие запасы.

Методы утилизации могут быть многоуровневыми в зависимости от процента от первоначальной стоимости, которую вы сможете получить. Некоторые методы не работают со всем избытком, который может произойти на любом этапе от сырья до готовой продукции.Тип инвентаря также ограничивает доступные варианты.

Вот 10 способов, которые могут помочь вам уменьшить избыточные запасы.

  1. Возврат за возмещение или кредит . Если ваш поставщик разрешает это и предоставит вам полный возврат средств или разумную скидку, то это может быть лучшим вариантом. Вы, вероятно, пострадаете от доставки и обработки, но, по крайней мере, вы сможете обменять мертвые излишки на что-то, что можно использовать.
  2. Перевести запасы на новые продукты .Возможно, сырье или компоненты можно использовать на других линиях или на других заводах. Инвентарь может нуждаться в доработке, поэтому следует учитывать стоимость этого. Некоторые компании создали совершенно новые продукты на основе брака и излишков от других.
  3. Торговля с отраслевыми партнерами. Конкуренты могут быть вашими друзьями, когда дело доходит до обмена инвентарём и расходными материалами. Товары, занимающие место на вашем складе, могут быть именно тем, что прямо сейчас нужно другой компании.Взамен у них может быть то, что вы можете использовать. Этот тип взаимодействия не только помогает управлять запасами, но и выстраивает отношения, которые всегда ценны.
  4. Продам покупателям. Путь для этого зависит от того, являются ли ваши клиенты предприятиями или потребителями. Если вы продаете напрямую дистрибьюторам или предприятиям, то подход к ним с другой или специальной сделкой по готовой продукции может сработать. Вы можете попробовать упаковать свой продукт по сниженной цене.Что касается конечных пользователей, многие из них не заботятся о последней марке или модели и с радостью купят ваши устаревшие запасы.
  5. Отправьте свой продукт. Независимые дистрибьюторы позволят вам сохранить право собственности при сокращении продаж, часто в соотношении 75/25. Партия может быть виртуальной, что означает, что вы сохраняете товар и несете ответственность за его отправку после совершения продажи. Вы должны быть готовы быстро реагировать на продажи. Физическая консигнация означает, что дистрибьютор хранит товары и занимается доставкой.
  6. Ликвидируйте избыточные запасы. В этом случае вы просто хотите от него избавиться. Ликвидатор скупит то, что у вас есть, по договорной цене. Это все, что вы увидите в сделке.
  7. Аукцион сам. Благодаря наличию онлайн-магазинов, таких как eBay, вы можете продавать инвентарь напрямую тем, кому он нужен. Это требует времени персонала и может быть медленным и утомительным процессом. Не все тоже будет продаваться.
  8. Сдать на металлолом. Совершенно устаревшие запасы часто можно продать за содержащиеся в них материалы, например, металл или ткань. Торговцы металлоломом придут и заберут его, и если он имеет какую-то ценность, они заплатят небольшую плату. В худшем случае за его утилизацию придется заплатить.
  9. Утилизируйте его. Когда ничего не помогает, а не на свалке, которую вы совершенно не можете утилизировать другим способом, посмотрите, можно ли ее переработать. У большинства муниципалитетов есть программы утилизации. Также есть службы, которые заберут вторсырье.
  10. Пожертвовать. Сотрудничество между корпорациями и некоммерческими организациями может быть выгодным для всех заинтересованных сторон. В статье следующего номера будут обсуждаться возможные налоговые преимущества дарения избыточного инвентаря.

Утилизация избыточных запасов — это баланс между максимизацией того, что вы можете получить, и любыми дальнейшими вложениями рабочего времени персонала или других ресурсов. Чтобы проблема не превратилась в огромную головную боль, отслеживайте и утилизируйте излишки инвентаря круглый год.Один раз в год после вашей инвентаризации может означать, что большая часть ее уже снизилась в цене.

Надлежащая утилизация рецептурных препаратов

Правильная утилизация ненужных лекарств

Коробки для хранения лекарств


Выбросьте лекарства в бытовой мусор
, выполнив следующие действия:

  • Храните лекарство в оригинальной упаковке. Используйте перманентный маркер или утиную ленту, чтобы вычеркнуть личную информацию, или удалите этикетку.
  • Сделайте лекарства менее привлекательными. Смешайте лекарства (жидкость или таблетки) с горячей водой, чтобы они растворились. Добавьте нежелательные вещества, например соль, золу, опилки, использованную кофейную гущу или наполнитель для кошачьего туалета.
  • Контейнер и пломба. Поместите его в емкость, например, в пустую ванну из-под йогурта или маргарина, чтобы содержимое не было видно, и заклейте ее липкой лентой.
  • Выбросьте контейнер в мусорное ведро. Не выбрасывайте контейнер в мусорную корзину.

Посмотрите наш видеоролик о том, как избавиться от ненужных лекарств на английском и испанском языках.


Местные мероприятия по возврату лекарств

  • Свяжитесь с программой мониторинга рецептов по телефону (860) 713-6073 или посетите веб-страницу программы возврата лекарств в дом, чтобы узнать, не происходит ли рядом с вами какое-либо мероприятие. В ожидании сбора храните все лекарства в надежном и безопасном месте дома, недоступном для детей.


Почему не промывать?

  • Смытые лекарства могут попасть в наши озера, реки и ручьи. Исследования показали, что постоянное воздействие медикаментов в низких дозах изменило поведение и физиологию рыб и водных организмов.
  • Фармацевтические препараты попадают в наши сточные воды из различных источников, включая смыв неиспользованных лекарств. Общенациональное исследование, проведенное в 1999 и 2000 годах Геологической службой США (USGS), обнаружило низкие уровни лекарств, таких как антибиотики, гормоны, противозачаточные средства и стероиды, в 80% протестированных рек и ручьев.


Объявления для общественных служб (телевидение и радио)


Дополнительные ресурсы

Влияние расхождений в товарно-материальных ценностях в бухгалтерском учете

Когда количество запасов, записанное в записях вашей компании, не совпадает с вашим физическим количеством подсчитанных запасов, это приводит к расхождениям в запасах. Это одна из основных причин, по которой инвентаризация так важна, поскольку она показывает, существуют ли такие несоответствия.

Несоответствия, если их не предотвратить или не обнаружить, могут привести к серьезным разрушительным последствиям, поэтому выверка запасов является чрезвычайно важной частью инвентаризации. Например, складской персонал использует подсчет запасов, чтобы постоянно обновлять точность своих инвентарных записей. Точность инвентарного учета необходима для обеспечения своевременного заказа заменяемых предметов, правильной оценки запасов и наличия запасных частей для продажи или производства, когда это необходимо. Однако, что не менее важно, выверка инвентарных запасов также необходима, чтобы гарантировать, что фактические и зарегистрированные суммы инвентарных запасов совпадают в конце года, чтобы не возникало проблем при аудите инвентарных запасов.

Стоимость товарно-материальных запасов должна быть рассчитана точно, поскольку она составляет значительную долю текущих активов предприятия и определяет величину прибыли или убытков. Могут возникнуть расхождения в запасах, и хотя корректировки запасов используются для исправления этих различий, чтобы избежать завышения или занижения отчета о прибылях и убытках компании, дело в том, что выверка запасов не так проста, как корректировка балансового баланса для соответствия физическому количеству. Могут быть и другие причины, по которым существует разница между двумя числами, которую нельзя исправить с помощью такой корректировки, особенно в качестве долгосрочного решения.

Завышенные запасы

Завышенные инвентаризационные записи показывают, что в магазинах больше товаров, чем фактическая инвентаризация. Данные инвентаризации могут быть завышены по многим причинам, например, в случае кражи, повреждения, преднамеренного мошенничества или непреднамеренных ошибок вычислений. Например, если сотрудник дает клиенту образец продукта, который по ошибке не был вычтен из общей инвентаризации, этот дефицит может остаться незамеченным до тех пор, пока не будет проведен подсчет запасов. Заниженная инвентаризация показывает, что в магазине зарегистрировано меньше товаров, чем фактическое количество.

Завышенный запас снижает стоимость проданных товаров. Наличие избыточных запасов в бухгалтерских записях в конечном итоге приводит к увеличению конечных запасов или конечных запасов и снижению себестоимости. Следовательно, когда вводится корректировочная запись для удаления лишнего запаса запасов, это уменьшает количество конечных запасов и увеличивает себестоимость.

Пониженная инвентаризация

Заниженные запасы увеличивают себестоимость. Учет меньших запасов в бухгалтерских записях сокращает конечные запасы, эффективно увеличивая себестоимость.Когда выполняется корректировка для добавления пропущенного запаса запасов, это увеличивает количество конечных запасов и снижает себестоимость.

Последствия для отчета о прибылях и убытках

Колебания COGS напрямую влияют на отчет о прибылях и убытках. Например, чтобы получить валовую прибыль, нужно вычесть COGS из продаж. Если вы занижаете конечные запасы, ваши COGS будут завышены на сумму ошибки, а чистая прибыль и валовая прибыль будут занижены. Если вы завысили начальные запасы, тогда COGS будет завышена, а валовая прибыль и чистая прибыль занижены.

Увеличение себестоимости из-за корректировки завышенных запасов в сторону понижения снижает валовую прибыль. И наоборот, снижение себестоимости в результате корректировки заниженных запасов в сторону увеличения увеличивает валовую прибыль. Аналогичные последствия влияют и применяются к чистой прибыли, которая рассчитывается путем вычитания операционных расходов из валовой прибыли.

Хотя расхождения в запасах могут быть скорректированы в балансе, необходимо обязательно раскрыть основные причины любых таких расхождений — таким образом можно внедрить процессы для их смягчения.Это не только избавит от головной боли, когда дело доходит до выверки счетов в конце года, но и не приведет к серьезным неприятным сюрпризам в виде неточных данных инвентаризации, влияющих на баланс и отчет о прибылях и убытках.

Учет запасов — Brightpearl

Основы инвентаризационного учета

Точно так же, как наличные в банке или текущие неоплаченные счета клиентов, запасы являются активом. Активы отображаются в вашем балансе, который показывает, сколько стоит ваш бизнес, и отражает общую стоимость ваших запасов.Когда вы покупаете товары у продавца, вы:

  1. Увеличьте свои активы на сумму, указанную в счете-фактуре

  2. Увеличьте свои обязательства на ту же сумму, которая должна быть перед вашим поставщиком

Бывают случаи, когда себестоимость изменяется значительно и регулярно (например, на нефть), что позволяет использовать разные способы оценки запасов. Но для целей розничной и оптовой торговли ваша товарная стоимость — это чистая себестоимость.

Стоимость доставки и налогов будет отображаться как убыток в вашем отчете о доходах или отчете о прибылях и убытках.Если вы находитесь в Великобритании, вы платите НДС, но можете вернуть его позже. Покупка предметов для перепродажи в США освобождается от налога с продаж. Для обеспечения точности и эффективности обработка заказов на продажу, отслеживание прибылей и убытков и управление активами должны функционировать на единой программной платформе.

Себестоимость / Себестоимость проданных товаров

Ключевым элементом для получения информации о вашей прибыльности и денежных потоках в реальном времени является отслеживание себестоимости или себестоимости проданных товаров (COGS). Это стоимость проданного вами инвентаря.Чистая сумма продажи за вычетом стоимости продажи дает вам валовую прибыль.

Давайте посмотрим на пример этого в действии:

Продажи: 100 $

Стоимость проданных товаров: 70 долларов США

Таким образом, ваша валовая прибыль составит:

100 — 70 долларов = 30

Когда вы совершаете продажу, вы уменьшаете свой актив и увеличиваете стоимость продажи, что переносит стоимость запасов из баланса в отчет о прибылях и убытках или отчет о прибылях и убытках.Будет ли это сделано во время продажи или в конце месяца, когда вы проводите инвентаризацию, зависит от того, какой метод учета запасов вы используете, который мы рассмотрим в следующей главе.

Некоторые компании предпочитают признавать себестоимость продажи одновременно с датой выставления счета, что упрощает отчетность по относительной прибыли, поскольку стоимость продажи и выручка появляются в одном периоде. Другие компании предпочитают признавать себестоимость продажи в момент отгрузки товаров, то есть в момент доставки.

Ваш бухгалтер сможет посоветовать вам, какой метод лучше всего подходит для вашего бизнеса.

Методы учета запасов

Два способа учета запасов имеют разные названия в разных частях мира, поэтому для единообразия мы будем называть их «Периодический» и «Себестоимость продаж».

Метод 1: Периодический учет запасов

При использовании периодического метода учет запасов не производится, когда происходит продажа. При продаже хранятся данные о доходах и налоговых операциях, а в отчете о прибылях и убытках отражается 100% -ная прибыль.В конце месяца (или года) запускается обновление запасов, назначается значение, которое затем сравнивается со стоимостью запасов в предыдущем месяце.

«Начальная стоимость запасов» и «Конечная стоимость запасов» присваиваются счетам, которые с учетом любых покупок, которые вы могли совершить в течение периода, дают вам стоимость продажи, которая вычитается из выручки, чтобы получить вашу валовую прибыль. .

Давайте посмотрим на пример этого в действии:

Товарно-материальные запасы на начало месяца: 100 долларов США

Покупок за месяц: 50 $

Товарно-материальные запасы на конец месяца: 25 долларов США

Даже если вы купили акции на 50 долларов, в конце месяца вы на 75 долларов меньше, чем в предыдущем месяце (начальный баланс 100 долларов — конечный баланс 25 долларов).Это означает, что общие затраты на продукты, способствующие продажам в месяц, составляют 125 долларов США (50 долларов США на покупку + 75 долларов США на поставку инвентаря).

При периодическом учете стоимость покупки добавляется непосредственно в отчет о прибылях и убытках или отчет о прибылях и убытках, когда вы покупаете акции, а корректировка запасов добавляется в конце месяца. Вы можете получить точный отчет о прибыли только один раз в месяц, после того, как будут произведены все расчеты.

Оценка запасов должна проводиться после полной инвентаризации, чтобы учесть любые продажи подарков, бесплатные образцы, повреждение или кражу.Любая потеря инвентаря из-за повреждения или кражи не будет обнаружена до тех пор, пока не будет проведен подсчет, и к тому времени будет нелегко определить, где и когда это произошло. Однако, поскольку вам не нужно учитывать стоимость запасов для каждой продажи, метод периодического учета проще и удобнее использовать, если вы используете отдельные программные системы для учета и управления запасами.

Метод 2: Учет себестоимости запасов

При использовании метода учета «Себестоимость продаж» в отчете о прибылях и убытках или отчете о прибылях и убытках (P&L) делается запись для каждой отдельной продажи, содержащей запасы.Стоимость ваших активов в балансе уменьшается, а ваши затраты на продажу в прибылях и убытках увеличиваются на основе фактической стоимости отгруженных товаров. Когда вы покупаете дополнительные запасы, покупная стоимость добавляется в ваши активы (баланс), а не в отчет о прибылях и убытках, как это было бы при периодическом учете.

Давайте посмотрим, как это работает:

Начальная стоимость запасов: 100 долларов США

Сделано покупок: 50 долларов (без изменений в прибылях и убытках)

Продажа № 1: $ 40

Стоимость продажи № 1: 25 $

Сразу видим валовую прибыль от продажи: 40 — 25 долларов = 15 долларов.

Выручка от продаж за месяц: 200 $

Общая стоимость продажи: 125 $

Валовая прибыль: 75 долларов США

Если мы продолжим совершать 5 аналогичных продаж в месяц, мы получим выручку от продаж в размере 200 долларов и себестоимость продажи в 125 долларов, что даст ту же валовую прибыль, что и при периодическом методе учета, но без необходимости в оценке запасов.

Мы также можем видеть рентабельность в режиме реального времени. Но как насчет конечной стоимости запасов?

В этом примере мы открываем со 100 долларами, добавляем 50 долларов непосредственно к активам с заказом на покупку, а затем вычитаем 25 долларов за каждую из 5 сделанных продаж, оставляя 25 долларов в конце периода.

Товарно-материальные запасы на начало месяца: 100 долларов США

Приобретенный инвентарь: 50 долларов США

Продано инвентаря: $ 125

Товарно-материальные запасы на конец месяца: 25 долларов США

Стоимость запасов на конец периода: 100 долларов США + 50 долларов США — (5 x 25 долларов США) = 25 долларов США

Когда вы получаете товары на склад, важно, чтобы вы вводили наиболее точную доступную стоимость. Программная платформа должна учитывать любые незначительные несоответствия, если фактическая стоимость указана в счете-фактуре.Получение инвентаря позже отличается. Извлекать выгоду из учета себестоимости продаж; процессы закупок, инвентаризации и бухгалтерского учета должны быть тесно интегрированы, и в идеале все они должны работать в рамках одной программной платформы. С помощью единой конфигурации можно получить доступ к точным данным в режиме реального времени, поскольку транзакции автоматизированы и вероятность ошибки снижается.

Учет себестоимости

Стоимость проданных товаров с использованием метода учета себестоимости определяется одним из нескольких «допущений в отношении потока затрат», в том числе:

  • Если цена продукта всегда одинакова, то все эти методы дадут одинаковые результаты.

  • Если ваши себестоимость изменяются, то какую цену вы используете для расчета стоимости операции продажи, когда вы что-то продаете?

Есть несколько различных методов, которые вы можете использовать.

Первый пришел — первый ушел (FIFO)

Этот метод использует стоимость самого старого инвентаря при продаже. Даже если фактический товар, отправленный клиенту, может не совпадать с физическим товаром, который был доставлен первым, значение, присвоенное ему, должно быть правильным.Метод FIFO требует, чтобы каждая поставка продукта регистрировалась отдельно с указанием даты и цены.

Последний пришел — первый ушел (LIFO)

Метод LIFO использует самую последнюю инвентарную стоимость для транзакции затрат на продажу при совершении продажи. Если себестоимость продукта со временем увеличивается, то LIFO приведет к самой низкой прибыли (и самому низкому налогу), поскольку самые последние затраты будут выше, чем самые старые затраты.

Средняя себестоимость

Если ваша система не отслеживает каждую поставку запасов по отдельности, вам необходимо применить единую стоимость к каждой позиции при оценке запасов (либо для затрат на транзакции продажи, либо для периодической оценки запасов на конец месяца).Эта единичная стоимость представляет собой среднюю цену, уплаченную за товары, имеющиеся в настоящее время на складе.

Оригинальное производство

Как мы видели, стоимость товарно-материальных запасов — это цена, которую вы платите своему поставщику без учета налогов и стоимости доставки. Но что, если вы производите собственные продукты? Если вы собираете готовые изделия из компонентов, то в процессе сборки возникнут затраты. Вы должны убедиться, что не учитываете это дважды в своей бухгалтерии!

Если стоимость сборки одного элемента значительна, рассмотрите возможность включения стоимости производства в себестоимость продукта, как показано в этом примере:

Компонент A: 10

долларов США

Компонент B: 13

долларов США

Сборка: 1 час по цене 20 долларов в час

Общая стоимость: 33 $

Затем он появится в вашем отчете о доходах, когда товар будет продан, что даст более точные отчеты о прибыльности.Если сборка выполняется штатными сотрудниками, получающими заработную плату, вам нужно будет удалить их ставку в 20 долларов в час из кода накладных расходов «Заработная плата» в вашем отчете о доходах и добавлять ее в «Инвентарь / Активы» каждый раз, когда вы строите. один из этих предметов. Вы по-прежнему будете регистрировать выплату заработной платы во время строительства, поэтому ваша кассовая отчетность также будет правильной. Точно так же, если вы передаете производство на аутсорсинг, вам нужно будет перевести правильную сумму из кода «Производство» в отчете о прибылях и убытках в код «Запасы / активы».

Обратите внимание, что сокращение накладных расходов увеличит вашу краткосрочную прибыль, поскольку вы увеличиваете стоимость своих активов и откладываете стоимость сборки на более позднюю транзакцию стоимости продажи.

Посадочная стоимость

Когда вы тратите значительную сумму денег на фрахт и пошлину по доставке товаров, эффективная стоимость продуктов выше, чем себестоимость, которую вы платите своему поставщику. «Посадочная стоимость» включает в себя дополнительные расходы, но как вы это учитываете? Если вы получаете несколько товаров в одной отгрузке, то расчет эффективной стоимости доставки для каждого товара может быть затруднен: вы разделяете стоимость доставки по вашим товарам по весу, по объему или по себестоимости товара?

Иногда у вас есть один счет-фактура за фрахт или пошлину, который охватывает несколько отправлений, которые были отправлены вместе.Поскольку это сложно, не так много программных платформ, которые справляются с этим хорошо, если вообще справляются. Это означает, что вам лучше создать собственную электронную таблицу, если вы не используете систему, полностью поддерживающую дополнительные расходы. Используйте свою электронную таблицу, чтобы рассчитать стоимость «фрахта и пошлины» для каждого товара в каждой поставке, по мере поступления, а затем добавьте это к чистой себестоимости товара, чтобы получить вашу конечную стоимость.

Поскольку вы уже учитываете фрахт и пошлину через счет-фактуру транспортной компании, вам не следует изменять стоимость инвентаря в вашем бухгалтерском программном обеспечении, если вы также не вносите поправки в бухгалтерские записи для счетов-фактур фрахта и пошлины.Обычно это сложнее, чем стоит того. Чтобы рассчитать маржу прибыли с использованием полной цены товара, сравните чистую продажную цену с полной отпускной ценой в Excel или создайте дополнительный прайс-лист для «полной стоимости товара» в своей системе управления продуктами и используйте там отчеты о марже.

В качестве альтернативы, самый простой способ учета дополнительных расходов — это использовать систему, такую ​​как Brightpearl, которая поддерживает это, предоставляя вам доступ к вашей истинной стоимости по продуктам и покупкам. Ваша система должна позволять разделять затраты по весу, объему и стоимости товара и одновременно обновлять все необходимые бухгалтерские операции.

Учет товарных запасов для покупателей

Как розничный торговец, вы забираете товарные запасы «на консигнацию» у дистрибьютора, что означает, что вам не нужно платить за них, пока вы не продадите их. Вам все равно нужно показать его «в наличии», но он не будет отображаться в вашем балансе как актив.

Если вы используете полностью интегрированную систему инвентаризации и учета, то есть два способа ведения бухгалтерского учета:

1. Показать стоимость активов для консигнационных запасов с учетом себестоимости продаж

  • Получите инвентарь в вашу систему по цене, которую вы ожидаете заплатить, и убедитесь, что все бухгалтерские операции выполняются с использованием специального кода счета.

  • Вы можете увидеть это в следующем примере сценария:

  • Ваши обычные запасы поступают в «1001 — Запасы» (при условии, что вы используете метод учета себестоимости продаж).

  • Когда вы получите товарную накладную, внесите ее в «1002 — Товарная ведомость».

  • В конце отчетного периода вы исключаете эту цифру из управленческих отчетов.

  • Балансирующая сторона транзакции с двойной записью будет связана с кодом счета «2050 — Товарно-материальные запасы получены, но не выставлены счета-фактуры».

  • Поскольку продажи осуществляются из консигнационных запасов, транзакции учета затрат по продажам будут выполняться с использованием цены, которую вы ожидаете заплатить, с удалением стоимости (кредита) из «Консигнационного запаса» и добавлением его в «Себестоимость продаж» (дебет) .

  • Оттуда дистрибьютору отправляется отчет с подробным описанием всего проданного. Взамен они выставят вам счет.

  • Чтобы сбалансировать эти транзакции, счет-фактура записывается по исходному коду счета: «2050 — Запасы получены, но не выставлены счета».

2. Отсутствие стоимости активов для товарно-транспортных запасов с учетом себестоимости проданной продукции и периодического учета

При использовании этого метода вы по-прежнему получаете инвентарь, чтобы он отражался в ваших каналах продаж, но вы задаете ему нулевое значение, чтобы предотвратить выполнение бухгалтерских операций. Когда вы проводите инвентаризацию, товары отображаются в наличии, но это не влияет на ваш баланс. Точно так же, когда вы совершаете продажу, бухгалтерские операции не выполняются, поскольку актив не имеет ценности. Если вы используете периодический учет, не включайте товарные запасы в оценку запасов на конец периода.

Когда вы получаете счет-фактуру на покупку проданных товаров, вам необходимо присвоить его непосредственно коду COGS (в разделе «Расходы / покупки» вашего плана счетов), даже если вы используете учет себестоимости.

Второй процесс проще — вы не видите затратную составляющую продажи (для отчета о прибыли), пока не получите счет на покупку. В первом методе вы видите предварительную стоимость продажи каждый раз, когда товар отгружается, но фактическая стоимость не известна, пока не будет получен счет-фактура покупки от поставщика.

Для любого метода удобно получить инвентарь в специальном «месте». Это может быть виртуальный проход или виртуальный склад, если у вас есть система с несколькими складами. Это упрощает фильтрацию отчетов для отделения собственных запасов от консигнационных.

3. Доставка и выставление счетов в разное время

Когда вы продаете товары покупателю и выставляете счет, он может быть немедленно введен в вашу систему бухгалтерского учета, но товары могут быть отправлены только на следующий день или позже.Если это так, вам необходимо решить, хотите ли вы, чтобы стоимость транзакции продажи была датирована датой счета-фактуры или датой отгрузки. Если вы решите, что дата выставления счета-фактуры и дата отгрузки должны совпадать, ваши отчеты о прибыли будет легче понять, поскольку затраты и выручка относятся к одному и тому же периоду. Даже если актив будет удален из баланса, в отчете о запасах на эту дату будут показаны товары на складе, поскольку их отгрузка еще не завершена.

Стоимость запасов по результатам инвентаризации должна согласовываться со стоимостью ваших активов в балансе, поэтому, если вы решите задним числом отгрузок, вам нужно будет внести поправки на «запасы на складе по продажам, по которым выставлены счета-фактуры».

Учет товарных запасов для поставщиков

Для дистрибьюторов, которые отправляют товарные запасы розничному продавцу, выставление счетов-фактур не происходит до тех пор, пока этот розничный торговец не продал указанные товарные запасы. Пока товар находится в магазине розничного продавца, он по-прежнему принадлежит вам, и это должно быть отражено в вашем балансе.

Если вы используете учет себестоимости продаж, вам понадобится система, позволяющая осуществлять физическую отгрузку товаров без создания «отгруженной» стоимости транзакций учета продаж.Здесь может пригодиться размещение инвентаря. Вам просто нужно создать заказ на продажу для продавца и пометить запасы как распределенные. Это предотвращает его продажу другим клиентам и по-прежнему отображается как «в наличии» в ваших бухгалтерских отчетах.

В периодическом учете операции не выполняются при отгрузке и учете товаров, как это было бы при обычной продаже. Если ваша система обработки заказов не позволяет получать товары обратно с продажи, необходимо выставить счет для этой продажи.Когда отчет о продажах отправляется обратно от продавца в конце месяца, вносятся корректировки запасов. Скорее всего, это будет сложно, поэтому рекомендуется использовать метод распределения запасов.

Сроки отгрузки, доставки и бухгалтерский учет

Счет-фактура на покупку поступает в вашу систему в тот же день, когда поступает инвентарь. Точно так же вы не всегда отправляете товары покупателю в тот же день, когда выставляете ему счет. Эти временные различия вызовут расхождения в вашем бухгалтерском учете, если вы не примените методы их учета.

Получение товаров и счетов в разное время

Если вы используете учет себестоимости продаж, то момент, когда вы получаете запасы, — это момент, когда вы увеличиваете стоимость своих активов. Если счет за покупку еще не получен, вам необходимо учесть ответственность другим способом. У вас есть запасы, по которым вам еще не выставлен счет (или не оплачен), поэтому следует использовать пассивный счет. Это отображается в вашем отчете о доходах — возможно, с кодом: «2050 — Товарно-материальные запасы получены, но не выставлены счета».

Ваш бухгалтерский журнал должен выглядеть примерно так:

Дебетовая кредитная инвентаризация / актив: 100 долларов США

Товарно-материальные запасы получены без выставления счета: 100 долларов США

Когда приходит счет-фактура, вы присваиваете ему этот код, и ответственность передается вашим кредиторам (счета к оплате), как показано здесь:

Дебетовая кредитная инвентаризация получена без выставления счета: 100 долларов США

Счета к оплате: 100 долларов США

Если вы используете периодический учет, проводка запасов не обрабатывается при поступлении товаров, поскольку запасы учитываются в конце периода, а не при каждой продаже.Когда счет на покупку получен, его стоимость записывается в код прибылей и убытков «Покупки», как показано ниже:

Дебетовые покупки в кредит: 100 долларов США

Счета к оплате: 100 долларов США

Продажа товаров до того, как вы узнаете истинную стоимость

При использовании метода учета себестоимости, если вы продаете товары покупателю до получения счета-фактуры на покупку, который отражает фактическую стоимость, как вы рассчитываете стоимость транзакции продажи? Используйте предварительную стоимость, зарегистрированную на момент получения товаров.

Когда позже счет-фактура на закупку сверяется с заказом на закупку, внесите любые исправления. Если ваша бухгалтерская система не интегрирована с вашей системой управления запасами, вы потеряете эту деталь. В зависимости от платформы управления запасами, которую вы используете, вы можете получить предварительную стоимость продажи или скорректированную стоимость продажи.

Однако, как правило, это не серьезная проблема, если только ваши себестоимость не меняется значительно и регулярно. Важно убедиться, что ваш товарный склад учитывает запасы по наиболее реалистичной возможной себестоимости.

Заключение

Отрасль розничной торговли переживает беспрецедентные изменения. Важно знать свою прибыльность и уровень денежных потоков в режиме реального времени, чтобы расширяться и опережать конкурентов. Запуск вашей работы на единой платформе управления розничной торговлей, такой как Brightpearl, обеспечит большую точность и эффективность с меньшими трудностями, позволяя вам сосредоточиться на росте и улучшении вашего розничного бизнеса.

Годовые остатки на складе, 1812-1817 гг. — Библиотека

Заявление на доступ к материалам с ограниченным доступом

Запрошенный вами материал подпадает под действие Общего регламента по защите данных (GDPR) и Закона о защите данных (DPA) 2018.Вы должны подать заявку на доступ к материалам с ограниченным доступом, указанным ниже, прежде чем мы сможем обработать ваш запрос.

Ваша заявка на доступ к материалам с ограниченным доступом будет рассмотрена, и мы свяжемся с вами, чтобы сообщить о своем решении. Мы рассмотрим ваш запрос в соответствии с Руководством по архивированию личных данных Национального архива. Это может занять некоторое время, в зависимости от размера и характера материала. Не рассчитывайте, что в день запроса вы получите доступ к материалам с ограниченным доступом.

Некоторые материалы будут недоступны вообще. Другие материалы будут доступны частично или с некоторыми ограничениями. Доступ к особо чувствительным материалам может потребоваться обсудить с руководителем отдела специальных коллекций и будет зависеть от цели использования.

Как исследователь, вы несете ответственность за любые личные данные о живых людях, которые вы забираете из Специальных коллекций (включая любые заметки, цифровые изображения и / или фотокопии).

?

Это означает, что у вас есть определенные обязанности:

1. Вы не должны причинять существенный ущерб или причинять неудобства субъектам данных.

2. Вы не должны использовать данные для поддержки мер или решений, касающихся отдельных лиц.

3. Вы должны анонимизировать личность при ведении заметок, в результатах исследований и статистических данных. Если это невозможно, вы должны получить согласие идентифицируемых лиц до публикации вашего исследования.

4. Вы должны надежно хранить любые личные данные, извлеченные из архива, и безопасно избавляться от них, когда они вам больше не нужны.

5. Вы должны соблюдать конфиденциальность любых документов и информации, не связанных с вашим исследованием, но которые вы видели в ходе его.

GDPR требует, чтобы субъекты данных уведомлялись, если их персональные данные обрабатываются. Исследователи, обрабатывающие персональные данные для исторических, научных или статистических исследований, освобождаются от этого требования только в том случае, если результаты исследования / любые полученные статистические данные не доступны в форме, идентифицирующей субъектов данных.

Я прошу разрешения ознакомиться с указанными выше записями и согласен использовать любые содержащиеся в них личные данные в соответствии с Общими правилами защиты данных (GDPR) и Законом о защите данных (DPA) 2018.

Мои исследования не будут использоваться для поддержки мер или решений в отношении конкретных лиц и не причинят или не могут причинить существенный ущерб или существенные страдания любому лицу, являющемуся объектом этих данных, пока он или она жив или могут быть живым (при условии, что продолжительность жизни составляет 100 лет).

Я не буду публиковать результаты своего исследования в форме, идентифицирующей любого субъекта данных, без письменного согласия субъекта данных.

Я понимаю, что я буду нести ответственность за соблюдение GDPR и DPA в качестве контроллера данных в отношении любой обработки мной личных данных, полученных из вышеуказанных записей, и обязуюсь утилизировать эти данные надлежащим образом, когда они больше не требуется для моего исследования.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *