Исправления в трудовой книжке
Обновление: 19 декабря 2016 г.
Отечественные организации и предприниматели имеют право трудоустраивать к себе работников. Необходимыми условиями таких действий являются обязательные составление и ведение соответствующих документов, оформление которых регламентируется законом. Учитывая, что трудовую книжку заполняют люди, возможны ошибки при внесении в нее записей. Для их устранения необходимо правильно оформлять исправления в трудовой книжке.
Оформление работников
Нормами Трудового кодекса России предусмотрен порядок оформления трудоустройства работников, который является обязательным и для граждан, и для работодателей (компаний и предпринимателей).
Статьей 16 ТК РФ прямо предусмотрено, что работник считается состоящим в трудовых отношениях с организацией или ИП после подписания соответствующего договора. Требования к форме и содержанию такого документа предусмотрены положениями законодательства Российской Федерации в сфере труда.
Трудоустраивающийся гражданин должен предоставить при оформлении на работу документы, перечисленные в статье 65 ТК России:
- паспорт. Вместо него может быть предоставлен любой иной документ, удостоверяющий личность будущего работника;
- трудовую книжку. Если ранее физическое лицо не работало, то этот документ предоставлять не надо, он оформляется работодателем;
- СНИЛС;
- документы воинского учета, если трудоустраивающийся гражданин является военнообязанным или может быть призван на военную службу;
- документы в подтверждение образования, навыков и квалификации;
- в некоторых случаях работодателю могут передаваться документы об отсутствии судимости, состоянии здоровья, а также документы, обязательные для трудоустройства иностранцев и лиц, не имеющих гражданства.
Ведение трудовой книжки
Положениями отечественного законодательства особое значение отведено трудовой книжке. Данный документ используется для подтверждения стажа работы и при назначении и расчете пенсий.
Учитывая его важность, недопустимо наличие в трудовой книжке неправильных записей.
Для того, чтобы избежать ошибок, лицо, осуществляющее заполнение соответствующих бланков, обязано неукоснительно соблюдать требования статьи 66 Трудового кодекса России.
Названный документ ведется в отношении всех лиц, работающих в соответствующей организации или у предпринимателя более 5 дней.
ТК РФ содержит лишь общие требования к оформлению трудовых книжек. Детальный перечень предписаний приведен в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
Важно помнить, что основной нормой права, определяющей порядок внесения записей в названные документы, является Инструкция по заполнению трудовых книжек, которая утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.
Указанные нормативные акты Российской Федерации содержат порядок заполнения документов, подтверждающих стаж работника, и дают ответ на вопрос, можно ли делать исправления в трудовой книжке.
Непременным требованием при внесении записей в трудовые книжки является их строгое соответствие приказам работодателя и Трудовому кодексу России. Вся информация, отражаемая в этом документе, должна быть заверена личной подписью работника.
Без исполнения указанных предписаний невозможно обеспечить правильное ведение трудовых книжек, оригиналы которых должны храниться на предприятии и выдаваться работникам только в случае их увольнения.
Если при заполнении допущены ошибки, то исправление записи в трудовой книжке должно производиться по нормам главы 3 Правил.
Изменения в записи в трудовой книжке, внесенные при ее оформлении
В каждой трудовой книжке обязательно должны быть указаны фамилия, имя, отчество и дата рождения соответствующего работника, а также информация о его профессии.
Названные записи должны вноситься согласно официальным документам, предоставленным работником при его трудоустройстве.
Если по каким-либо причинам вышеназванная информация подверглась изменениям, то корректировать сведения необходимо в порядке, определенном пунктом 26 Правил.
Соответствующие действия выполняет организация или предприниматель по последнему месту работы гражданина. Для изменения сведений о себе физическое лицо должно представить официальный документ, содержащий измененные данные. В качестве такового может выступать паспорт, свидетельство о рождении физического лица или же решение суда.
В аналогичном порядке происходит внесение изменений в трудовую книжку в случае, если иные данные работника, указанные выше, со временем изменились. Важным обстоятельством является отсутствие ошибок в записях.
Указанные изменения вносятся в соответствии с пунктом 2.3 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. Данный нормативный документ предусматривает порядок внесения изменений в сведения о работнике, но не содержит, например, образца исправления даты рождения в трудовой книжке.
По общему правилу все изменения в записи о работнике отражаются на титульном листе и совершаются путем зачеркивания сведений, в которые вносятся изменения. Указанное действие оформляется одной чертой, а рядом пишутся новые данные.
Ссылки на документы, явившиеся основанием для корректировки сведений, отражаются на внутренней стороне обложки. Названные данные заверяются подписью и печатью работодателя.
Необходимо подчеркнуть, что Трудовой кодекс России, как и прочие нормативные акты Российской Федерации, содержит лишь описание порядка внесения тех или иных записей в документы, связанные с трудом граждан. Какие-либо официальные примеры их оформления в действие не введены, как и не утвержден образец исправления в трудовой книжке сведений, изменившихся в последующем.
Важно помнить, что дополнения в записи трудовой книжки в части образования, профессии, специальности вносятся путем заполнения пустых граф. Зачеркивание или аннулирование каких-либо записей в данном случае не требуется.
Исправление ошибок в сведениях о работе
В отличие от порядка корректировки данных, являющихся общими и изменившихся со временем, редактирование ошибочно внесенной информации осуществляется в ином порядке.
В соответствии с пунктом 27 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ N 225, все неточные или неправильные данные корректируются путем внесения исправлений в трудовую книжку той организацией или предпринимателем, который допустил соответствующую ошибку.
Текущий работодатель также может откорректировать неверные записи в трудовой книжке, но только при условии получения соответствующего официального документа с того места работы, на котором была допущена ошибка.
Следует отметить, что в обязанности работодателей входит оказание содействия работникам в случае необходимости внесения изменений в трудовую книжку при ошибке.
Если же соответствующая компания ликвидирована, то все исправления должны вноситься текущим работодателем.
При исправлении любых сведений в трудовых книжках необходимо руководствоваться исключительно данными, содержащимися в официальных документах. Свидетельские показания не могут быть основанием для какой-либо корректировки информации в трудовой книжке.
В пункте 30 Правил содержится порядок исправления записи в трудовой книжке, но образец такого оформления отсутствует.
Не допускается корректировать сведения в трудовой книжке путем их зачеркивания. Все записи, содержащие ошибки или неточности, должны быть признаны недействительными. Вместо них следует вносить правильные записи, соответствующие фактическим обстоятельствам и официальным документам.
Данный порядок применяется к исправлениям всех ошибок в сведениях о работе, в том числе и в случае восстановления работника по решению суда, признавшего увольнение незаконным.
При корректировке информации в 2016 году можно воспользоваться примерами исправления ошибок в трудовой книжке, содержащимися в пункте 1.2 Инструкции, которая утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.
Образцы вариантов исправления ошибок
Как было указано ранее, существующие официальные документы Российской Федерации не содержат образцов или примеров внесения записей в трудовые книжки. При этом действующие нормативные акты России не допускают и произвольного внесения сведений в вышеназванные документы.
Из указанного следует вывод, что для ответа на вопрос, как исправить запись в трудовой книжке, недостаточно только изучить существующее законодательство, но необходимо ознакомиться и с возможными вариантами внесения тех или иных изменений.
Более того, в целях исключения потенциальных недостатков при устранении ошибок в трудовых книжках целесообразно воспользоваться соответствующими примерами, прилагаемыми к настоящей статье.
Указанным примером можно воспользоваться и при исправлении иных ошибок, допущенных в сведениях о работе, работодателе, увольнении и прочих.
Если же ошибка была допущена в сведениях о работнике и касалась его Ф.И.О., даты рождения, образования, профессии или специальности, то для того, чтобы правильно ее исправить, работнику следует обратиться в суд или оформить дубликат трудовой книжки. Исправление ошибки иными способами не может гарантировать отсутствие претензий к работнику при последующем подтверждении стажа.
Для исправления отчества в трудовой книжке как образец можно использовать прилагаемый пример.
Также читайте:
glavkniga.ru
Как производится исправление ошибок в трудовой книжке | Статьи
Кадровым работникам нередко приходится делать исправление ошибок в трудовой книжке. И поскольку трудовая книжка по-прежнему остается основным документом о трудовой деятельности работника, вносить исправляющие записи надо с особой внимательностью, чтобы не усложнить себе и работнику жизнь. О том, как правильно делать исправление ошибок в трудовой книжке, читайте в статье.
Из этой статьи вы узнаете:
- чем руководствоваться при исправлении ошибок в трудовой книжке;
- как производить исправление ошибок в трудовой книжке;
- каков порядок внесения исправительной записи;
- можно ли вносить исправления в записи на титульном листе трудовой книжки.
Чем руководствоваться при исправлении ошибок в трудовой книжке
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта практика
«Уволен» или «договор расторгнут»: что писать в трудовой книжке. 6 спорных ситуаций.
Читать статью
При исправлении записи в трудовой книжке кадровик должен руководствоваться:
- пунктами 26–30 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;
- пунктом 1.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Читайте подробнее о записях в трудовой книжке в статье >>>
Как правило, исправляет неверную запись тот работодатель, который допустил ошибку при заполнении трудовой книжки. Вместе с тем исправления может сделать и текущий работодатель. Для этого работник должен представить ему официальный документ от работодателя, допустившего ошибку. В случае ликвидации бывшего работодателя, исправления могут быть внесены на основании справки из архива или решения суда.
Читайте по теме в электронном журнале
При внесении исправлений в записи в трудовой книжке руководствуйтесь следующими правилами.
Читайте в электронном журнале статью «Трудовые книжки: как исправить ошибки прежних работодателей?».
Исправление ошибок в трудовой книжке на титульном листе
Кроме того, определен порядок внесения изменений в записи на титульном листе трудовой книжки. Иными словами, Порядок и Инструкция определяют, как внести исправления в данные работника. Если они изначально были записаны правильно, но впоследствии поменялись.
Как правило, не возникает проблем с исправлением неточной записи на титульном листе трудовой книжки, если документ оформляется работнику впервые. В этом случае надо оформить новый бланк трудовой книжки. Испорченный при заполнении бланк трудовой книжки должен быть уничтожен, о чем составляется соответствующий акт (п.42 Правил ведения трудовых книжек).
Но не исключена ситуация, когда ошибка может быть обнаружена не сразу, а значительно позднее, когда сотрудник уже сменит место работы. В этом случае, ситуация значительно осложняется. Дело в том, что действующие правила не допускают исправлений на титульном листе трудовой книжки.
Читайте подробнее о записях в трудовой книжке в статье >>>
На практике применяются следующие варианты внесения исправлений в такой ситуации.
1. Исправления вносятся по аналогии с внесением изменений в данные на титульном листе трудовой книжки. То есть нужно одной чертой зачеркнуть ошибочно внесенные данные, например, фамилию сотрудника. Затем заново внести новые данные и заверить это внесение новой заверяющей записью на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Правомерность таких действий подтверждают и специалисты Минтруда России в частных разъяснениях.
Между тем, предупреждаем, что данный порядок внесения исправлений не предусмотрен действующими правилами.
2. Работнику можно оформить дубликат трудовой книжки. Однако, в данном случае проблема заключается в том, что дубликат, как правило, оформляется в том случае, если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность.
Оба эти варианта внесения исправления в титульный лист трудовой книжки не идеальны, но имеют право на существование.
Читайте в электронном журнале статью «Трудовая книжка от А до Я. Часть 1».
Образец записи в трудовой книжке – исправления
Практически все кадровики знают, что зачеркивать неточные записи в разделах «сведения о работе» и «cведения о награждениях» запрещено. Все исправления вносятся путем признания неточной записи недействительной.
Образец исправления неточной записи и приеме на работу по месту работы
Читайте в электронном журнале статью «Трудовые книжки: когда некорректную запись лучше оставить как есть?
Образец исправления неточной записи, которую допустил прежний работодатель
www.kdelo.ru
Кто имеет право исправлять трудовую, и когда она недействительна – самые распространенные ошибки в трудовой книжке, правила исправлений
Ошибки, недочеты, неверность в трудовых книжках россиян редкость, но не каждый работодатель, бухгалтер и специалист кадровой службы знает, как правильно их исправлять. Любые изменения в трудовой документации должны быть обоснованными.
Расскажем, когда трудовая признается недействительной, кто может внести изменения в документ, а также определим, какие ошибки бывают и как их исправляют.
Содержание статьи:
- Когда трудовая книжка недействительна – порядок признания таковой
- Кто вносит исправления – общие правила внесения изменений
- Распространенные ошибки в трудовой – примеры и их исправления
- Исправление трудовой книжки по постановлению суда
При каких ошибках трудовая книжка становится недействительной – порядок признания её недействительной
В 2018 году порядок признания трудового документа такого типа недействительным с юридической точки зрения остается прежним.
Законом предусмотрено несколько условий, при которых этот документ теряет свою силу.
Перечислим их:
- Инициалы сотрудника прописаны неверно. Вопрос может подняться, даже если кадровик записал неправильно одну букву, например, вместо «ё» написана «е».
- На титульной странице-листе отсутствует печать компании/организации.
- Отсутствует подпись ответственного, должностного лица, заполняющего трудовую книжку.
- Дата заполнения документа прописана не та, каковой была на самом деле. Вписать другое число могут, чтобы увеличить трудовой стаж гражданина. Этого делать не стоит, ведь кадровика могут привлечь к ответственности и наложить штраф.
Как правило, признать недействительность документа может лицо, ответственное за его оформление. И это может быть даже специалист новой организации, в которую устраивается гражданин.
Напомним, что работодатель не имеет права отказать в трудоустройстве, если у соискателя была замечена недействительная трудовая.
При выявлении ошибок и для дальнейшего их исправления специалист должен опираться на разработанные инструкции и утвержденные требования.
|
Наименование нормативно-правового документа |
Комментарий |
|
Постановление Министерства труда и соцразвития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» № 69, от 10 октября 2003 года |
Указан порядок заполнения трудовых книжек, требования к каждому разделу. |
|
Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225, от 16 апреля 2003 года |
Устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек. Приведены примеры новых образцов трудовых книжек. Определен порядок ведения и хранения документации. |
Если просмотреть данные документы, можно понять, какие требования к трудовой выставлены и какие документы будут признаваться недействительными.
Кто правомочен вносить исправления в трудовую книжку – общие правила внесения изменений
Изменять записи в трудовой документации могут не все специалисты.
Обычно должностное лицо назначает руководство организации. Оно должно заниматься всеми трудовыми, кадровыми вопросами компании.
Это может быть:
- Сам руководитель. Но, заметьте, если он является физическим лицом, то он не имеет прав на исправление книжки.
- Директор. Например, в крупных организациях имеется не только непосредственный начальник, руководитель, но и директор, занимающийся всеми правовыми вопросами.
- Бухгалтер. Этот специалист занимается вопросами ведения и хранения трудовых книжек на малых предприятиях.
- Специалист кадровой службы. Как правило, такая служба организована в крупных предприятиях.
- Юрист. У компании может быть свой собственный юрист, решающий все правовые вопросы.
Запомните: любое изменение в трудовой книжке должно быть обоснованным. Для того, чтобы исправить запись, каждый из вышеперечисленных специалистов должен ознакомиться с документацией, подтверждающей неверность записи и наличие ошибки.
Общие правила внесения изменений в трудовой книжке в 2018 году:
- Чернила, которыми будет сделана запись, должны быть световодостойкими.
- Запись может быть сделана черной, синей или фиолетовой пастой.
- Можно использовать гелевую ручку, либо ручку-роллер, либо шариковую.
- Даты прописываются в документе арабскими цифрами. Число и месяц указываются двузначными, год – четырехзначными.
- Применять корректирующие средства в исправлениях нельзя.
- Старая запись не должна быть зачеркнута, заштрихована.
- Для исправления ошибки следует внести новую запись, где будет указана ошибка на старую запись и прописана верная информация.
- При исправлении новой трудовой, бланк можно уничтожить и оформить новую книжку.
- Каждая запись должна быть пронумерована, поэтому если ошибка была сделана в 5 записи, а специалист оформляет 8 запись, то в ней просто указывается этот момент.
- Ошибки могут быть сделаны не только в самой трудовой, но и на титульнике, вкладыше. При исправлении их действует такая же схема.
В том случае, если трудовой документ был признан недействительным полностью, то гражданину выдают его дубликат. Например, при увольнении, или переводе на другую работу.
Получить новую, исправленную трудовую можно по заявлению.
Заметьте, обязательно на первой странице документа делается пометка «дубликат».
Самые распространенные ошибки в трудовой – примеры ошибок и их исправлений
Рассмотрим самые распространенные ошибки, которые делают в трудовой кадровые специалисты, укажем, по каким правилам вносить изменения, и приведем примеры правильно оформленных документов.
1. Ошибки в титульном листе книжки или в сведениях о работнике
Титульный лист содержит основные сведения о работнике.
Опирайтесь на такие правила при исправлении ошибок:
- Замазывать инициалы запрещено. Исключение – еле заметная, тонкая линия.
- Справа в верхнем углу, на свободном месте указываем основания для изменения. Если фамилия меняется впервые, то изменения могут быть зафиксированы так: «Фамилия изменена на фамилию «Сидорова» на основании…». В том случае, когда фамилия меняется или «Фамилия «Петрова» изменена на фамилию «Сидорова» на основании…».
- Новые инициалы прописываются рядом со старыми.
- Обязательно указывается документация, подтверждающая изменение данных.
- Надпись должна быть подкреплена печатью компании/организации и подписью специалиста.
- Чтобы изменить сведения в дате рождения, следует зачеркнуть их и написать правильную дату рядом.
- Изменять данные об образовании, профессии, специальности не надо. Достаточно дополнить нужными сведениями, прописать их рядом, через запятую.
Примеры правильно исправленных инициалов:
Пример 1. Изменение фамилии впервые
Пример 2. Изменение фамилии не впервые
Пример 3. Изменение имени
Пример 4. Изменение даты рождения
Пример 5. Дополнение информации об образовании, профессии, специальности
2. Ошибки в указании дат
Все даты в книжке должны быть прописаны верно, иначе могут быть проблемы с начислением пенсии.
Проверяйте даты, а если заметили ошибку — обращайтесь к специалисту.
Он должен исправить ошибку, согласно таким правилам:
- Прежде всего, следует оформить заявление на имя руководителя компании, где указать, какую дату следует изменить и по какой причине.
- Руководитель в свою очередь оформляет приказ.
- Кадровик создает новую запись в книжке, ссылаясь на новый приказ и указывая номер документа, верную дату.
- Зафиксировать запись нужно подписью кадровика/бухгалтера с расшифровкой и печатью предприятия/компании.
Пример правильного исправления даты:
3. Ошибки в разделе о работе
Внесение новых сведений должно проходить по таким же правилам, как при изменении дат, чисел.
Кадровик должен написать заявление, в соответствии с которым руководитель оформит приказ. Далее, на основании этого документа, будут вноситься сведения в книжку.
Информация должна быть прописана четко, аккуратно, без сокращений.
Приведем примеры:
Важно: все записи должны подкрепляться подписью специалиста и печатью организации!
4. Ошибки, выявленные после увольнения
Исправлять внесенные данные может работник новой компании, куда устроился гражданин.
Конечно же, исправления должны подкрепляться документацией – приказом руководства.
Если же россиянин не успел оформиться в новой организации, то вносить изменения должен предыдущий работодатель.
Записи могут касаться перевода на другую работу, приема на работу, неправильного увольнения, неверных дат, неправильно вписанных должностей и т.п.
Приведем примеры:
5. Неверные реквизитные данные
Ошибка связаны со сведениями сопутствующих документов.
Вариантов ошибок может быть несколько:
- Когда ошибку допустил специалист, внеся не те данные или нарушая последовательность (наименование документа, дата, номер). В этом случае делают повторную запись ниже, но только пишут ее безошибочно.
- Когда ошибка была сделана в сопутствующем документе, например, в приказе поставили не верный номер или дату. В этом случае следует оформить новый документ, который будет отменять действие указанного приказа. Запись фиксируется так же, как и в примерах выше. Пишется, что пункт является недействительным.
6. Неверность в сведениях о награждениях
Внести изменения в этот раздел можно так же, без зачеркиваний, формируя новую запись.
Не забывайте, что она должна содержать информацию о подтверждающем документе, а также его реквизитах.
Пример:
7. Аннулирование сведений из любого раздела книжки
Чтобы отменить запись, указанную в любом разделе случайно, следует оформить новый пункт.
Прописывается номер записи — и то, что она считается недействительной. Ставится подпись и печать.
Пример:
8. Неверные данные во вкладыше
Сведения, которые вносятся во вкладыше, тоже можно изменять.
Сам вкладыш является продолжением книжки, поэтому требования к его оформлению — такие же.
Для внесения новых данных следует оформлять новые записи, подкрепляя их приказами с реквизитами, а также подписью кадрового специалиста и печатью.
9. Ошибочные записи, идущие подряд
В этом случае, нужно признать обе записи неверными — то есть, указывают вначале одну, затем – другую запись. Подкрепляются новые сведения документами.
Ставится обязательно фамилия кадровика, его подпись и печать предприятия.
Обобщенная запись к обеим предыдущим будет считаться неверной.
10. Забыли вписать информацию о реорганизации компании
При увольнении сотрудника может возникнуть неточность – название компании будет отличать от той, что на печати. Это возможно, если информацию о реорганизации забыли внести.
В случае такой неточности, кадровый агент должен:
- Утвердить запись об увольнении недействительной.
- Внести информацию о реорганизации.
- Вписать запись об увольнении сотрудника.
Другой вариант – внести запись о реорганизации в конце, сразу же после записи об увольнении.
Исправления могут быть такими:
Лучше не допускать подобных ошибок, ведь за них может быть вынесен штраф.
Исправление трудовой книжки по постановлению суда – порядок внесения изменений
В случае вынесенного решения судебной инстанции, россиянин может отстоять свои права — и, например, добиться восстановления в должности, признать соответствующую запись недействительной.
Кадровому специалисту следует:
- Вписать новую запись. Обязательно следует указать, что предыдущая или под определенным номером запись является недействительной.
- Написать, что гражданин восстановлен в должности или переведен и т.п.
- Сослаться на приказ руководства.
Гражданин может сам предоставить в компанию решение судебных органов. Руководитель, в свою очередь, на его основании должен оформить приказ.
Остались вопросы? Просто позвоните нам:Санкт-Петербург
8 (812) 627-14-02;
Москва
8 (499) 350-44-31
pravo812.ru
Исправления в трудовых книжках: ошибки и образцы исправлений
Есть несколько самых распространенных ошибок при заполнении трудовых книжек. В статье мы расскажем о правилах исправления в трудовых книжках и приведем наглядные образцы.
В трудовых книжках коллеги часто находят типичные ошибки. Но правила исправления общие и не всегда понятно, как их применять в конкретных ситуациях. Поэтому вместе со специалистами Роструда мы подготовили наглядные образцы для исправления самых распространенных ошибок.
Типичные ошибки и исправления в трудовых книжках
Образование. Инструкция по заполнению книжек определяет только порядок дополнения сведений об образовании (п. 2.4 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Например, если работник закончил техникум, а потом вуз. Но ничего не сказано, как исправить неверную запись об образовании, когда кадровик по ошибке записал вместо высшего образования среднее. В такой ситуации исправить ошибку в трудовой книжке можно в порядке, установленном для изменения сведений о фамилии работника.
Для исправления на титульном листе следует аккуратно зачеркнуть запись «Высшее профессиональное». А на внутренней стороне обложки книжки записать, в какой строке допущена ошибка, заполнить правильные данные и основание для исправления — номер диплома. Заверить исправления нужно подписью кадровика и печатью компании или кадровой службы (см. образец 1).
Образец 1. Исправление ошибки в трудовой книжке об образовании
Служба в армии. При приеме военнообязанного кадровик должен выяснить, служил ли работник. И если да, есть ли у него запись в трудовой о службе в армии. Эти сведения надо вносить по месту работы (подп. «а» п. 21 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Некоторые компании делают запись о приеме, но забывают внести сведения о службе в армии. Тот работодатель, который обнаружил ошибку в трудовой книжке, и должен исправить ее (п. 27 Правил № 225). Для этого надо внести запись о службе в раздел о работе. Запись необходимо пронумеровать в графе 1, в графе 2 поставить дату внесения, а в графе 4 записать основание — военный билет и его номер (см. образец 2).
Образец 2. Как добавить в книжку записи о службе в армии
Советская инструкция требовала вносить такие записи до сведений о приеме на работу (п. 2.17 Инструкции, утв. постановлением Госкомтруда России от 20.06.74 № 162). Но действующие Правила № 225 не определяют четкую последовательность записей. Поэтому сведения можно заполнить в любой момент — как до, так и после записей о приеме.
Наименование компании. При приеме нового сотрудника сначала надо записать полное и (если есть) сокращенное название компании. Эти данные вносят в виде заголовка в графу 3 раздела «Сведения о работе» и не нумеруют. А уже под заголовком ставят порядковый номер записи, дату приема, вносят сами сведения о приеме и реквизиты приказа (п. 3.1 Инструкции № 69). Если кадровик сделал запись о приеме, а название компании забыл указать, то ошибку надо исправить.
В правилах и инструкции четко не сказано, в какой последовательности делать исправления в трудовых книжках. Мы считаем, что сначала надо записать название компании. В следующей строке признать предыдущую запись о приеме недействительной. А затем повторить запись о приеме со следующим порядковым номером (см. образец 3).
Образец 3. Исправление ошибки в трудовой книжке, если компания забыла написать название
Реорганизация. Запись о реорганизации компании надо внести в книжку в течение недели со дня изменения в ЕГРЮЛ (п. 10 Правил № 225). Но многие забывают это сделать. Поэтому название компании при приеме не совпадает с названием в печати при увольнении работника. Трудинспекторы на местах предлагают такой алгоритм исправления: признать недействительной запись об увольнении, затем в графу 3 внести сведения о преобразовании и далее снова внести запись об увольнении. Мы считаем, что можно использовать другой способ. Запись о реорганизации не нумеруют, поэтому хронология не важна. Главное, чтобы прослеживалась связь с другими сведениями. Запись об увольнении внесена верно, и компания не обязана исправлять ее. Запись о реорганизации можно внести в конце, после увольнения, и заново заверить сведения подписью и печатью работодателя и подписью работника (см. образец 4).
Образец 4. Исправление ошибки в трудовой книжке, если в книжке нет сведений о реорганизации
Путаница в разделах. Некоторые компании по ошибке заполняют сведения о работе в разделе о вознаграждениях. Это происходит потому, что графы раздела «Сведения о работе» заканчиваются, и кадровики вносят новые записи на чистые страницы. Такие записи ошибочны, поэтому их надо исправить. Для этого в разделе о награждениях пишут о том, что предыдущая запись недействительна. Нумеруют запись по порядку. Затем надо оформить вкладыш в трудовую книжку (п. 38 Правил № 225). И в нем уже сделать записи о приеме на работу. Нумерация сквозная. То есть во вкладыше нужно делать записи начиная не с единицы, а со следующего порядкового номера (см. образец 5).
Образец 5. Исправление ошибки в трудовой книжке о работе в разделе о поощрениях
При выдаче вкладыша в трудовой необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и записать серию и номер вкладыша (п. 39 Правил № 225). Правила не определяют, где ставить штамп и куда вшивать вкладыш. Но на практике кадровики ставят штамп на титульном листе книжки в правом верхнем углу. А вкладыш вшивают в конце книжки между последней страницей и обложкой.
Кстати, если сотрудник уже уволился, то внести исправления вправе новый работодатель. Правда, только на основании официальных документов (п. 28 Правил № 225). Например, приказ об увольнении можно запросить у прежней компании.
Правила исправления ошибок в трудовых книжках
Ошибки на титульном листе надо зачеркивать. А неверные сведения о приеме и увольнении необходимо исправлять, для этого ошибочные записи признают недействительными.
Любой работодатель вправе исправить ошибки в трудовой книжке. И тот, кто их допустил, или тот, кто обнаружил. Но чтобы исправить чужие ошибки, необходимы документы с прежней работы.
Забытые записи надо внести в трудовую книжку. Например, нужно заполнить сведения о службе в армии, переподготовке и повышении квалификации, о реорганизации компании и т. п.
Ошибки о приеме и увольнении надо исправить, даже если книжка закончилась. Если в трудовой не осталось места, то надо завести вкладыш к ней. И уже во вкладыше исправить сведения.
Внесение изменений в трудовую книжку в различных ситуациях
Если работника перевели на выборную должность. При переводе работника на выборную должность, например, директора, в разделе 3 трудовой нужно написать «переведен на должность директора». В разделе 4 указываются реквизиты решения собрания учредителей или приказа о переводе (п. 3.1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).
Если компания сменила название. Нужно сделать запись о переименовании компании в графе «Сведения о работе» трудовых книжек. В графе 3 отдельной строкой пишется, например, что ОАО «Спектр» с 1 ноября переименовано в АО «Спектр 2». А в графе 4 указывается основание переименования — приказ или иное решение работодателя, его дата и номер. Эту запись нумеровать не следует. В раздел о поощрениях запись о смене названия компании вносить не нужно.
Если нужно исправить ошибку в сведениях о работе. Кадровый работник может сделать ошибку при заполнении трудовой книжки. Например, пронумеровать (№1) запись или штамп с названием компании и указать дату этой записи. А затем под следующим номером (№ 2) сделать запись о приеме на работу. Такую ошибку нужно исправить. Ведь запись или штамп с названием компании необходимо вносить в виде заголовка в графе 3 раздела «Сведения о работе». Эту запись не нумеруют (п. 3.1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Поэтому обе записи надо признать недействительными. Это можно сделать так: поставить следующий порядковый номер — № 3, дату, а потом записать «Записи за № 1 и № 2 недействительны». Затем в графу 3 нужно внести название компании в виде заголовка без номера. Уже под заголовком поставить следующий порядковый номер — № 4 и сделать правильную запись о приеме на работу. Даже исправляя ошибки, кадровик может ошибиться: сначала сделать верную запись, а потом написать, что другая запись недействительна. Тогда надо признать недействительными обе записи и под тем же номером сделать верную запись. Для этого в графе 1 ставят следующий порядковый номер, дату, а в графе 3 запишите «Запись за № 1 и № 2 недействительна. Принят на должность экономиста».
Если нужно исправить ошибку в имени работника в трудовой книжке. Даже в имени работника в трудовой книжке может быть ошибка. Например, в паспорте, СНИЛС, дипломе, ИНН и других документах указано имя «Наталия». А в трудовой – «Наталья». В этом случае следует зачеркнуть в трудовой книжке имя «Наталья» одной чертой. Рядом или сверху разборчиво пишут правильное имя «Наталия». На внутренней стороне обложки трудовой книжки делают запись «исправленному на Наталия верить на основании паспорта». Далее там же надо записать серию и номер паспорта сотрудницы.
www.gazeta-unp.ru
Исправления в трудовой книжке
Трудовая книжка является очень важным документом для любого работника. Необходимо, чтобы она была правильно заполнена. Однако многие кадровые и бухгалтерские работники не знают, как правильно вносить исправления в трудовую книжку.
В каких случаях делаются исправления в трудовой книжке
Исправления делаются в соответствии со следующими общими правилами:
Если неверная информация внесена касательно сведений о награждениях и работе, зачеркивать, поправлять и подчищать записи нельзя. Можно (и нужно) записать, что информация, внесенная под определенным номером, является неверной. После этого, под новым номером, нужно записать верные сведения.- Если ошибка была допущена на титульном листе, зачеркивание допустимо. Необходимо тонкой аккуратной линией перечеркнуть неверные сведения и дописать рядом верные. На обложке следует сделать ссылку на документы, в которых содержится правильная информация.
- Исправления можно вносить шариковой ручкой темного цвета (синего или черного), чернила которой стойки к влаге и свету.
- Слова необходимо писать без сокращений.
Если неверная информация внесена касательно сведений о награждениях и работе, зачеркивать, поправлять и подчищать записи нельзя. Можно (и нужно) записать, что информация, внесенная под определенным номером, является неверной. После этого, под новым номером, нужно записать верные сведения.Действия владельца книжки при обнаружении ошибки
Если владелец обнаружил, что на титульном листе содержатся неверные сведения о нем, он должен поступить следующим образом:
- Собрать документы, в которых содержится правильная информация (к примеру, диплом, паспорт и другие).
- Подать заявление на имя управляющего компании с просьбой исправить недостоверные сведения.
- Если предыдущий наниматель неправильно записал фамилию или инициалы, нужно подать заявление в суд.
Если владелец заметил ошибки в разделах о работе и о награждениях, он должен поступить так:
- Написать заявление на имя директора той организации, в которой была допущена ошибка, с просьбой ее справить.
- Если работник уже трудоустроен в другую компанию, трудовую книжку для исправлений ему не отдадут. Поэтому, нужно обратиться к директору компании, где была сделана ошибка, с просьбой предоставить копии необходимых документов, на основании которых новый наниматель сможет сделать исправления в трудовой книжке.
- Если прежняя организация была ликвидирована, запрос на необходимые документы можно сделать в городском архиве.
Как правильно исправить ошибку (образец)
Внесение изменений в трудовую книжку при ошибке осуществляется в следующем порядке:
- В первом столбике проставляют номер записи.
- Во втором – дату внесения исправляющей записи.
- В третьем столбце прописывают, что запись за таким-то номером считается недействительной. Также, в ней указывают верный вариант записи.
- В четвертом столбике делают ссылку на приказ, в котором содержатся правильные сведения. Если ошибка содержится в самом номере приказа – на номер приказа, который аннулирует ошибочный.
Образец исправления в трудовой книжке выглядит следующим образом:
Исправления на титульном листе
Если ошибка была допущена на титульном листе, на котором содержатся сведения о владельце трудовой книжки, исправления осуществляются в следующем порядке:
- Неверная запись перечеркивается одной аккуратной линией.
- Рядом аккуратно записывают достоверную информацию.
- С внутренней стороны обложки делают ссылку на документы, которые подтверждают, что исправление является верным.
- Ссылка на документы должна быть заверена фирменным штампом компании, а также подписью работника, отвечающего за ведение книжек.
Исправления ошибок на вкладыше
Если сотрудник очень часто меняет места работы, листы трудовой книжки могут закончиться. В таких случаях к книжке прикладывают вкладыш, чтобы была возможность и дальше вносить в нее сведения о работе.
Ошибки в нем исправляются в следующем порядке:
- Если ошибка была допущена при оформлении вкладыша, никаких исправлений не делают, его просто уничтожают. О факте уничтожения составляют акт.
- Если сотрудник уже успел проставить в самой трудовой книжке серию и номер вкладыша, который был испорчен, серия и номер нового вкладыша также проставляются.
- Если ошибка была допущена в одной из записей, сделанной на вкладыше, она исправляется по общему правилу. То есть, указывается номер записи, ее дата и текст с правильными сведениями.
- Исправленную информацию нужно подтвердить приказом.
Аннулирование ошибочной записи
Бывают ситуации, когда запись в книжку была внесена по ошибке, и ее необходимо аннулировать. Делается это следующим образом.
После того, как был проставлен номер и дата записи, кадровик пишет, что запись за определенным номером признается недействительной. Номер и дату приказа можно не указывать, так как его может вообще и не быть.
okbuh.ru
Внесение исправлений в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки
Комментарий по исправлению
Ситуация. При переводе юрисконсульта из сектора в отдел специалист по кадрам внесла неправильную запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки — неверно указала наименование должности. Затем оказалось, что дата перевода была изменена.
Решение. Неправильные, неточные, неполные записи, которые внесены в трудовую книжку работника, как правило, исправляет наниматель, допустивший неточность, указавший неправильные сведения <1>.
Исходя из общего требования, касающегося внесения исправлений в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, такие исправления необходимо производить на основании приказа (распоряжения) нанимателя. И в точном соответствии с его формулировкой <2>.
| На заметку Приведенное положение на практике трактуют по-разному. Согласно мнению некоторых специалистов, основанием для внесения в трудовую книжку исправлений должен быть первоначальный приказ нанимателя. Другие же считают, что для внесения исправлений должен быть издан новый приказ — о внесении изменений в трудовую книжку. По нашему мнению, в случае обнаружения ошибки либо неточности в записи в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки новый приказ издавать не нужно. Исправления следует вносить на основании первоначального приказа. Новый же приказ понадобится в том случае, если в первоначальном приказе допущена ошибка или неточность либо он изменяется, отменяется. Только тогда новый приказ будет основанием для внесения изменений в трудовую книжку |
Исправление записей в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки происходит следующим образом. После имеющихся записей <3>:
— в графе 1 указывается порядковый номер вносимой записи. Независимо от того, какая именно запись подлежит исправлению, указывать нужно номер, следующий за номером предыдущей (последней на данный момент) записи;
| Пример Исправляется запись номер 8. Номер предыдущей (последней) записи — 10. Соответственно, номер следующей записи, которой вносятся исправления, будет 11 |
— в графе 2 ставится дата внесения записи;
— в графе 3 следует написать: «Запись номер такой-то недействительна».
| Пример «Запись N 8 недействительна» |
Далее приводится правильный вариант записи;
— в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная (изменяющая) запись.
| Обратите внимание! Зачеркивать неправильные или неточные записи нельзя. Также не допускается исправлять их с указанием «Исправленному верить» или «Исправленное верно» <4> |
Образец внесения исправлений
Звесткi аб працы Сведения о работе | |||||
Нумар запiсу Номер записи | Дата | Звесткi аб прыеме на працу, пераводзе на iншую працу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт заканадаўчага акта) Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт законодательного акта) | На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар) На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер) | ||
чысло число | месяц месяц | год год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с дополнительной | |||||
| ответственностью «Край» | |||||
| 12 | 15 | 09 | 2014 | Принята в сектор договорной | Приказ от |
| работы на должность | 15.09.2014 | ||||
| юрисконсульта I категории | N 125-к | ||||
| 13 | 10 | 04 | 2017 | Переведена в отдел правовой | Приказ от |
| аналитики на должность | 10.04.2017 | ||||
| юрисконсульта II категории | N 56-к | ||||
| 14 | 17 | 04 | 2017 | Запись N 13 недействительна | Приказ от |
| 17.04.2017. Переведена в отдел | 17.04.2017 | ||||
| правовой аналитики на должность | N 58-к | ||||
| юрисконсульта I категории | |||||
ilex.by
Исправляем ошибки прежних работодателей в трудовой книжке
Если в трудовой книжке работника обнаружены ошибки, которые допустил его прежний работодатель, их нужно исправить. Делается это на основании документов и их копий, представленных с прошлого места работы человека.Статья опубликована в рамках сотрудничества HRMaximum с журналом «Актуальная бухгалтерия».
Ошибки в трудовой книжке, допущенные на предыдущих местах работы человека, нужно исправить. Есть два варианта внесения исправлений. Либо работник самостоятельно обращается к прежнему работодателю, и там ошибку исправляют в установленном порядке. Либо компания, в которой сотрудник работает сейчас, посылает на его старое место работы запрос и исправляет ошибку на основании официального ответа.
Делать корректирующие записи в трудовой книжке, опираясь на слова сотрудника, нельзя. Чтобы исправить ошибки, нужно получить от предыдущего работодателя необходимые документы (п. 27 Правил, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила)). Это могут быть копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. д.).
Напомним, что в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» не допускается зачеркивание или исправление записей с помощью корректирующих средств. Неверные записи нужно признать недействительными (п. 30 Правил). Исправлению подлежат все обнаруженные ошибки (в т. ч. грамматические). Порядок исправления ошибок см. в схеме «Порядок исправления ошибочной записи». Так нужно исправлять все неверные или неточные записи в трудовой книжке: о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях сотрудника.
Пример:
Сотрудница работает в ООО «Актив» бухгалтером с 23.12.2011. В ее трудовой книжке обнаружена неверная запись в разделе «Сведения о работе», которая была сделана предыдущим работодателем — ЗАО «Пассив». При приеме на работу ошибочно была указана должность «офис-менеджер», что не соответствует Классификатору профессий. Вместо нее нужно написать «секретарь руководителя».
Менеджер по кадрам ООО «Актив» направил в ЗАО «Пассив» запрос с просьбой представить документы, подтверждающие прием сотрудницы на работу. Кадровая служба ЗАО «Пассив» прислала копию приказа о приеме на работу, на основании которой 18.01.2012 в трудовую книжку было внесено исправление (см. рис. 1).
Если компания, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник (или текущий работодатель направляет правопреемнику запрос на документы, чтобы внести исправления) (п. 28 Правил). Если предыдущий работодатель ликвидирован, исправления должны быть сделаны по новому месту работы сотрудника на основании официального документа (например, выписки из ЕГРЮЛ).
Пример:
Петров А.К. в 2009 г. работал в ЗАО «Актив» курьером, откуда уволился по собственному желанию в январе 2010 г. После этого работал еще в двух местах.
В январе 2012 г. он устроился на работу в ООО «Пассив» на должность менеджера по продажам. Специалист кадровой службы ООО «Пассив» обнаружил ошибку в старой записи об увольнении из ЗАО «Актив»: неверно указана статья Трудового кодекса (вместо п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ указана ст. 78 Кодекса).
В 2011 г. ЗАО «Актив» было реорганизовано (присоединено к ОАО «Альфа»). Специалист кадровой службы ООО «Пассив» обратился с запросом к правопреемнику — ОАО «Альфа» для получения подтверждающих документов об увольнении.
ОАО «Альфа» направило по запросу копии приказа об увольнении и личной карточки сотрудника.
В раздел «Сведения о работе» 01.02.2012 внесено исправление (см. рис. 2).
——-
Мнение 1:
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
Выдавать трудовую книжку на руки нельзя
Выдача работнику трудовой книжки предусмотрена лишь в случае его увольнения. Если в период работы сотруднику понадобится трудовая книжка, он может получить только заверенную копию или выписку из трудовой книжки.
Дело в том, что ответственность за организацию работы по ведению и хранению трудовых книжек возлагается на компанию-работодателя, а не на сотрудника. Даже если работник напишет заявление или расписку о том, что взял трудовую книжку для определенных целей, при утере документа виновным будет признан работодатель или ответственное за ведение и хранение трудовых книжек лицо.
Если человек не устроился на новую работу, а трудовая книжка, в которой обнаружена ошибка, находится у него на руках, он может самостоятельно обратиться на прежнее место работы и там ошибочную запись исправят. Если же трудовая книжка отдана в кадровую службу по новому месту работы, сотрудник может обратиться к бывшему работодателю с заявлением о выдаче ему документа, свидетельствующего об неверной записи, представить его своему текущему работодателю, который и внесет исправления.
Исправление нужно вносить в порядке, предусмотренном пунктом 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Мнение 2:
Ирина Щербинина, ведущий юрисконсульт общеправового отдела Юридического управления «ГазпромНефтехим Салават»
Если прежний работодатель ликвидирован
В случае ликвидации компании, которая допустила ошибки в записях трудовой книжки, исправления придется вносить кадровикам фирмы, в которой человек трудится в настоящее время. При этом новому работодателю лучше заручиться заявлением работника. В заявлении нужно указать, что прежний работодатель ликвидирован, поэтому сотрудник просит настоящего работодателя внести в его трудовую книжку исправления.
Текст заявления может быть, например, таким: «Прошу внести исправления в запись № в моей трудовой книжке, указав правильной запись . ООО «Ромашка» ликвидировано с г.». При этом работник прикладывает к нему выписку из ЕГРЮЛ (она подтвердит ликвидацию прежнего работодателя), а также документы, доказывающие ошибочность внесенных записей (если они имеются). Выписку из государственного реестра сотрудник может получить сам, обратившись в налоговую инспекцию, в которой состоял на учете прежний работодатель.
Данное заявление работника и выписка из ЕГРЮЛ будут основанием для издания текущим работодателем соответствующего приказа, реквизиты которого в последующем кадровик укажет в трудовой книжке работника при исправлении ошибочных сведений и внесении правильных записей.
Автор: Екатерина Степина, эксперт по финансовому законодательству
www.hrmaximum.ru