Формирование личного дела сотрудника: Порядок формирования личного дела работника в 2021 году

Личные дела сотрудников — какие документы необходимы в 2021 году

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2021 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2021 году установлен только для госслужащих (Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ, Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):

• заявление о приеме на работу;
• анкета;
• копия паспорта;
• копии актов гражданского состояния;
• копии документов воинского учета;
• копия ИНН и т.д.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:

• страницы паспортов;
• свидетельства о присвоении ИНН;
• карточки СНИЛС;
• свидетельства о браке и рождении детей;
• военные билеты.

Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.

За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Материалы по теме

Что допускается, но с согласия работника

Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

• об образовании;
• о повышении квалификации;
• об отсутствии судимости;
• аттестационных листов;
• характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Сколько хранить

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):

• на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
• каждый лист нумеруется;
• документы подшиваются в хронологическом порядке;
• сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
• максимальное количество листов в одном томе — 250;
• каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

---

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Правовые документы

Формирование личных дел: порядок

Компании формируют личные дела сотрудников по своему усмотрению. Конкретного порядка для этой процедуры не установлено. Организации самостоятельно определяют ее, закрепив в своих локальных актах. Однако, проводя формирование личного дела работника, необходимо обратить внимание на некоторые существенные для обеспечения сохранности информации моменты. Итак, разбираем порядок формирования личных дел.

Основные этапы формирования личного дела

Под личным делом сотрудника понимаю комплекс сгруппированных и подшитых в папку документов о нем и его работе. Как правило, дело оформляют в хронологической последовательности – по мере появления документов.

Законодательно закрепленной процедуры, по которой проводят формирование дел по личному составу, нет. Организации

самостоятельно разрабатывают внутреннюю политику в данной сфере и закрепляют ее во внутренних документах. При этом обязательно устанавливают перечень должностных лиц, ответственных за ведение дел.

По сути, формирование личных дел работников сводится к сбору, группировке, сортировке и подшивке документов, содержащих:

• личную информацию, необходимую для оформления и поддержания трудовых отношений;
• данные о результатах работы сотрудника в компании.

Подробнее о том, что подшивать личное дело, читайте в статье «Состав документов в личном деле сотрудника».

Ответственный сотрудник кадровой службы при оформлении работника заводит папку, в которую складывает все документы по приему сотрудника с его личными данными. Он оформляет титульный лист, определяет номер дела и место его хранения.

При появлении иных документов о работе трудящегося их складывают в дело в обратной хронологической последовательности. То есть так, как поступают. Сначала в папке лежит последний по времени создания документ, а в конце – первые и оформленные в связи с приемом.

Ведение личного дела начинается с приемом работника и заканчивается его увольнением. После оформления документов об увольнении содержание папки перекладывают в прямой хронологической последовательности. То есть, первыми идут документы о приеме, а последующие складывают по дате их издания. Проверяют соответствие состава дела внутренней описи. Все листы нумеруют простым карандашом.

Дело сшивают в книгу толщиной не более 4 см с количеством листов, не превышающим 250 шт. Если объем дела по сотруднику получается больше, его делят на несколько томов. После окончательного формирования личного дела его передают в архив.

О том, как положено хранить личные дела и готовить их для хранения в архиве, узнайте из статьи «Как хранить личные дела сотрудников».

Что подшивают при приеме работника

На первом шаге собирают анкетные данные сотрудника, его личные документы. Также необходимо собрать его заявление о приеме на работу и распоряжение руководителя о зачислении в штат организации. Вот примерный перечень документов на первом этапе:

• личная анкета или резюме, автобиография;
• копии рекомендательных писем;
• копии документов об образовании;
• заявление о приеме на работу;
• приказ о приеме на работу;
• трудовой договор;
• согласие на обработку персональных данных;
• сведения о проведенном медосмотре.

СОВЕТ

Такие документы, как паспорт, ИНН, СНИЛС, свидетельство о браке и рождении ребенка, копию военного билета лучше не хранить в личном деле, а только выписать из них необходимую для заключения трудового договора информацию и вернуть работнику.

Лист с данными, зафиксированными на основании приведенных документов, тоже подшивают в личное дело. В это же время заводят внутреннюю опись, в которой регистрируют все документы, подшиваемые в дело. Обязательно заполняют титульный лист.

Как оформить опись в личное дело, узнайте из материала «Как составить опись документов в личном деле: образец».

Как заполнять титульный лист личного дела – смотрите «Как оформить личное дело работника: правила и образец».

Наполнение личного дела в ходе трудовой детальности сотрудника

В дальнейшем работник, ответственный за ведение дел, должен отслеживать изменения в личных данных работников, а также в их служебном положении и документально фиксировать их в деле. По мере изменения статуса трудящегося, папка может пополняться следующими документами:

• акты проведенных аттестаций;
• документы о повышении квалификации или получении дополнительного образования;
• заявления сотрудника о переводах;
• приказы о переводе, замещении, назначении на должность, наложении дисциплинарных взысканий или поощрении;
• документы, фиксирующие допущенные недочеты, служащие основанием для наказания;
• служебные записки и ходатайства о поощрении работника;
• приказы по отпускам и командировкам.

Что делать при увольнении работника

При увольнении сотрудника в личное дело подшивают документы о расторжении трудовых отношений – заявление, приказ об увольнении.

До того, как сформировать личное дело сотрудника окончательно, необходимо:

• перепроверить все содержащиеся в нем документы;
• сверить их с внутренней описью;
• при необходимости – добавить недостающую информацию.

Листы нумеруют простым карандашом, из папки извлекают все скрепки или скобы. Может быть составлен итоговый лист-заверитель.

Как составить итоговый лист-заверитель, мы рассказали в материале «Как хранить личные дела сотрудников».

После всего этого личное дело по акту приемки-передачи сдают в архив.

Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела

Личное дело (совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже) формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Ситуация: обязана ли организация вести личные дела сотрудников?

Нет, не обязана.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской и муниципальной службы (ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (см., например, Положение, утвержденное приказом МВД России от 28 апреля 2014 г. № 381).

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной Инструкции.

Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

• автобиография;

• заявление о приеме на работу;

• копия документа, удостоверяющего личность;

• копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

• должностная инструкция;

• копии документов об образовании;

• характеристики и рекомендательные письма;

• личные заявления работника;

• трудовой договор;

• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

• аттестационные листы;

• отзывы должностных лиц о работнике;

• справки о состоянии здоровья;

• лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления. Такой порядок следует из пунктов 4.19–4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Пример оформления личного дела сотрудника

Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С. Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядели так:

Внутренняя опись документов дела

Ситуация: когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела?

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения пунктов 4.30 и 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

Личный листок

Ситуация: что такое личный листок по учету кадров, и чем он отличается от анкеты?

В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов.

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике.

Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации. Личный листок заполняет сам сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка. Как правило, в личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4 × 6.

Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, составьте дополнение к личному листку по учету кадров.

Совет: чтобы сотрудник не забывал сообщать сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Хранение личных дел

Личные дела работающих сотрудников храните в отделе кадров. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Срок хранения личных дел, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Ревизия личных дел

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

III. Порядок ведения личного дела сотрудника / КонсультантПлюс

17. Личное дело сотрудника (рекомендуемый образец — приложение N 5 к настоящему Положению) является основной формой учета персональных данных сотрудника, в том числе сведений, связанных с поступлением его на службу в органы внутренних дел, ее прохождением и увольнением со службы в органах внутренних дел, необходимых для обеспечения деятельности органа, организации, подразделения МВД России, в котором проходит службу сотрудник.

———————————

<2> Далее — «личное дело».

 

18. Сведения, содержащиеся в личном деле, являются конфиденциальной информацией (служебной тайной) и (или) сведениями, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну <3>. Если в личном деле содержатся документы разной степени секретности, этому личному делу присваивается гриф секретности, соответствующий высшей степени секретности сведений, содержащихся в нем. При отсутствии секретных документов на обложку личного дела проставляется пометка «Для служебного пользования».

———————————

 

19. Гриф ограничения доступа к личному делу в каждом конкретном случае определяется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

20. Ведение личных дел сотрудников, замещающих должности руководителей (начальников) и заместителей руководителей (начальников) подразделений центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России на окружном и региональном уровнях, оперативных бюро МВД России, Центра специального назначения в области обеспечения безопасности дорожного движения МВД России, Восточно-Сибирского и Забайкальского линейных управлений МВД России на транспорте, образовательных и научных организаций системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел (за исключением подчиненных территориальным органам МВД России), сотрудников, прикомандированных из подразделений центрального аппарата МВД России к федеральным органам государственной власти, иным государственным органам (органам) или к организациям (за исключением Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации), сотрудников, прикомандированных к Бюро по координации борьбы с организованной преступностью и иными опасными видами преступлений на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, к Антитеррористическому центру государств — участников Содружества Независимых Государств, к совместным информационно-координационным центрам органов внутренних дел на территориях Республики Абхазия и Республики Южная Осетия, осуществляется ДГСК МВД России.

21. Ведение личных дел сотрудников, прикомандированных к общественно-государственному объединению «Всероссийское физкультурно-спортивное общество «Динамо», Федеральной службе безопасности Российской Федерации из территориальных органов МВД России, осуществляется кадровыми подразделениями по месту прохождения службы до прикомандирования.

22. Ведение личных дел сотрудников органов, организаций, подразделений МВД России, за исключением сотрудников, указанных в пункте 20 настоящего Положения, осуществляется кадровыми подразделениями.

23. Ведение личных дел сотрудников, замещающих должности в представительствах МВД России за рубежом, представителей МВД России за рубежом и их заместителей осуществляется кадровым подразделением Управления международного сотрудничества МВД России.

24. Личные дела сотрудников, прикомандированных к Государственной фельдъегерской службе Российской Федерации, хранятся в порядке, определяемом Президентом Российской Федерации <1>.

———————————

<1> Указ Президента Российской Федерации от 7 июня 2013 г. N 547 «О порядке прикомандирования сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации к федеральным органам государственной власти, иным государственным органам или к организациям и обеспечения их денежным довольствием».

 

25. Учет личных дел производится по инвентарной книге (рекомендуемый образец — приложение N 6 к настоящему Положению). Учетные номера в инвентарной книге должны соответствовать учетным номерам личных дел, находящихся на хранении. Номер, за которым в инвентарной книге зарегистрировано личное дело, проставляется на лицевой части и на корешке обложки личного дела. Личные дела хранятся по порядку номеров.

26. Личные дела подлежат регистрации в инвентарной книге не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность в органах внутренних дел.

27. Запрещается регистрировать вновь поступающие личные дела под номерами личных дел, не сданных на архивное хранение.

28. При наличии на хранении более 500 личных дел должностными лицами кадровых подразделений кроме инвентарной книги ведется картотека по алфавитным карточкам личных дел (рекомендуемый образец — приложение N 7 к настоящему Положению).

29. Личное дело подразделяется на шесть частей, в которых хранятся:

29.1. В первой части: послужной список (рекомендуемый образец — приложение N 8 к настоящему Положению), документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды, документы, подтверждающие льготную выслугу лет, за исключением определяемой по замещаемой должности либо прохождением службы в отдаленных местностях, районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и других местностях с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями, справка-объективка, соответствующая последним данным, внесенным в личное дело (рекомендуемый образец — приложение N 9 к настоящему Положению). В личные дела штатных негласных сотрудников справка-объективка не вкладывается.

29.2. Во второй части:

29.2.1. Согласие, выраженное в письменной форме, на проведение мероприятий, связанных с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, и проверкой достоверности сообщенных гражданином сведений.

29.2.2. Экземпляр контракта о прохождении службы в органах внутренних дел, а также экземпляры дополнительных письменных соглашений, которыми вносятся изменения в контракт о прохождении службы в органах внутренних дел.

29.2.3. Договор о полной материальной ответственности (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации) <1>.

———————————

Статья 244 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; 2006, N 27, ст. 2878).

 

29.2.4. Выписки из приказов о назначении на должность в органах внутренних дел, о временном исполнении сотрудником обязанностей по вакантной (не замещаемой другим сотрудником органов внутренних дел) вышестоящей должности в органах внутренних дел, о совмещении обязанностей на службе в органах внутренних дел, о временном отстранении сотрудника от выполнения служебных обязанностей, о зачислении сотрудника в распоряжение, о привлечении к выполнению служебных обязанностей в особых условиях, о прикомандировании сотрудника к федеральному органу государственной власти, иному государственному органу (органу) или к организации, о присвоении (подтверждении, снижении, лишении) квалификационных званий, о предоставлении отпуска по личным обстоятельствам, предусмотренного статьей 63 Закона о службе, о приостановлении службы в органах внутренних дел, об увольнении со службы.

29.2.5. Представления к присвоению специальных званий.

29.2.6. Наградные листы с отметками о вручении сотруднику государственных или ведомственных наград.

29.2.7. Мотивированные отзывы о выполнении сотрудником своих служебных обязанностей и аттестационные листы.

29.2.8. Копия свидетельства о должности служащего и заключение о прохождении профессиональной подготовки.

29.2.9. Иные документы, связанные с прохождением службы в органах внутренних дел.

29.3. В третьей части:

29.3.1. Заявление с просьбой о поступлении на службу в органы внутренних дел (на обучение в образовательную организацию высшего образования МВД России).

29.3.2. Личное поручительство <2>.

———————————

Пункт 44 Порядка организации прохождения службы в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденного приказом МВД России от 1 февраля 2018 года N 50, зарегистрирован Минюстом России 22 марта 2018 года, регистрационный N 50460. Далее — «Порядок организации прохождения службы».

 

29.3.3. Согласие, выраженное в письменной форме, на обработку персональных данных гражданина в целях изучения возможности приема его на службу в органы внутренних дел.

29.3.4. Собственноручно заполненная и подписанная анкета.

29.3.5. Собственноручно написанная автобиография.

29.3.6. Иные документы, связанные с изучением данных о гражданине, поступающем на службу (кроме документов, которые хранятся в пятой части личного дела).

29.3.7. Заключение военно-врачебной комиссии.

29.3.8. Подписанный сотрудником бланк с текстом Присяги <1>.

———————————

Пункт 108 Порядка организации прохождения службы.

 

29.3.9. Копии паспорта, свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, документов об образовании и (или) о квалификации, наличии ученой степени или ученого звания, об участии в конкурсе на замещение вакантной должности в органах внутренних дел (если гражданин (сотрудник) назначался на должность по результатам конкурса) и документы о прохождении испытания (если оно устанавливалось при поступлении на службу).

29.3.10. Копия уведомления или свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.

29.3.11. Справка о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации <2>.

———————————

<2> Приложение N 3 к Инструкции о порядке получения, учета, хранения дактилоскопической информации и формирования, ведения, использования банка данных дактилоскопической информации в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 28 сентября 2018 г. N 639дсп (зарегистрирован Минюстом России 13 марта 2019 года, регистрационный N 54023).

 

29.3.12. Копия уведомления о результатах рассмотрения документов, представленных кандидатом для поступления на службу в органы внутренних дел Российской Федерации.

29.4. В четвертой части:

29.4.1. Архивные материалы, связанные с прохождением службы в органах внутренних дел.

29.4.2. Документы медицинских организаций, подтверждающие сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных сотрудником при выполнении им служебных обязанностей.

29.4.3. Копии заключений по результатам служебных проверок.

29.4.4. Копии удостоверений к государственным и ведомственным наградам.

29.4.5. Копия послужного списка личного дела военнослужащего, проходившего военную службу по контракту.

29.4.6. Документы, подтверждающие прохождение государственной службы иных видов.

29.5. В пятой части:

29.5.1. Материалы проверки достоверности сообщенных гражданином сведений.

29.5.2. Заключение по результатам проверки сведений, сообщенных гражданином <3>.

———————————

Пункт 38 Порядка организации прохождения службы.

 

29.5.3. Акт по результатам рассмотрения документов, представленных гражданином <4>.

———————————

Пункт 40 Порядка организации прохождения службы.

 

29.5.4. Рекомендации подразделений собственной безопасности по вопросам назначения граждан Российской Федерации, принимаемых на службу в органы внутренних дел Российской Федерации.

29.5.5. Результаты психологических и психофизиологических исследований (обследований), тестирования, направленных на выявление потребления без назначения врача наркотических средств или психотропных веществ и злоупотребления алкоголем или токсическими веществами, заключение о профессиональной психологической пригодности.

29.6. В шестой части: сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера сотрудника, а также о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, представленные по форме справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 23 июня 2014 г. N 460 .

———————————

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2014, N 26, ст. 3520; 2020, N 3, ст. 243.

 

30. Послужной список является документом, отражающим прохождение службы сотрудником, состоит из девятнадцати разделов и составляется должностным лицом кадрового подразделения органа, организации, подразделения МВД России на основании документов, хранящихся в личном деле.

31. Записи в послужном списке производятся чернилами или шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) в именительном падеже разборчиво, аккуратно, без сокращений и исправлений. Для внесения записей в послужной список допускается использовать штампы. Отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым.

32. Внесение в послужной список записей, содержащих сведения, не предусмотренные его формой, не допускается.

33. Сотрудник ознакомляется с составленным послужным списком под расписку, подтверждая правильность внесенных в него записей. После ознакомления сотрудника послужной список подписывается руководителем (начальником) кадрового подразделения и заверяется гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД России.

34. Последующее ознакомление сотрудника с послужным списком осуществляется не реже одного раза в 5 лет (за исключением штатных негласных сотрудников), а также перед отправкой личного дела в другой орган, организацию, подразделение МВД России при переводе сотрудника на новое место службы либо перед ознакомлением с представлением к увольнению со службы в органах внутренних дел.

35. Послужной список должен отвечать следующим требованиям:

35.1. В раздел 9 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о трудовой деятельности (исключая службу в органах внутренних дел, в федеральных органах исполнительной власти и иных государственных органах на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, а также в аналогичных государственных структурах СССР и стран СНГ), сведения об обучении по очной форме в профессиональных образовательных организациях и образовательных организациях высшего образования (за исключением очного обучения в образовательных организациях системы МВД России на должностях курсантов, слушателей, адъюнктов и докторантов). Основанием для внесения указанных сведений являются трудовая книжка (сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством порядке ) и документ об образовании и (или) о квалификации. Подтверждение отдельных этапов трудовой деятельности может производиться на основании выданных справок организаций и учреждений.

———————————

Статья 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; 2019, N 51, ст. 7491). Далее — «сведения о трудовой деятельности».

 

35.2. В раздел 10 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о прохождении службы в органах внутренних дел, в федеральных органах исполнительной власти и иных федеральных государственных органах на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, в аналогичных государственных структурах бывшего СССР и стран Содружества Независимых Государств, а также сведения о присвоении (снижении, лишении) квалификационного звания, о прикомандировании сотрудника к федеральному органу государственной власти, иному государственному органу (органу) или к организации, о заключении нового контракта с сотрудником, достигшим предельного возраста пребывания на службе.35.3. Основанием для внесения сведений в раздел 10 послужного списка являются соответствующие приказы, документы воинского учета, указы и распоряжения Президента Российской Федерации. Номер, дата правового акта и наименование органа, организации или подразделения, его издавшего, записываются напротив каждого периода службы, подтвержденного этим правовым актом. Сведения, внесенные в раздел 10 послужного списка, заверяются подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД России в случае увольнения сотрудника со службы в органах внутренних дел.35.4. В раздел 11 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения об аттестации сотрудника. Рекомендации аттестационной комиссии и решение руководителя (начальника) органа, организации, подразделения МВД России записываются в строгом соответствии с текстом аттестационного листа.35.5. В раздел 12 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о периодах, в течение которых сотрудник проходил службу в особых условиях.

35.6. Наименование государства, субъекта Российской Федерации, в котором сотрудник проходил службу в особых условиях, указывается в соответствии с действующим на тот момент административно-территориальным делением. Сведения о времени, в течение которого сотрудник привлекался к прохождению службы в особых условиях, вносятся на основании приказа о привлечении к прохождению службы в особых условиях, указываются номер и дата соответствующего приказа руководителя (начальника) органа организации, подразделения МВД России, издавшего его.

35.7. Записи, внесенные в раздел 12 послужного списка, заверяются подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД России.35.8. В раздел 13 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных при выполнении служебных обязанностей, кратко излагаются обстоятельства, при которых они были получены. Учитываются увечья и иные повреждения здоровья (заболевания), в результате которых произошла временная или стойкая утрата трудоспособности. Характер ранений и травм указывается на основании документов, выданных медицинскими организациями.35.9. В раздел 14 послужного списка на основании документов, содержащих решение органа, произведшего награждение (поощрение), вносятся сведения о награждении орденами и медалями Российской Федерации, бывшего СССР и иностранных государств, ведомственными наградами МВД России, а также иными наградами (поощрениями), о присвоении почетных званий.35.10. В разделе 18 послужного списка указываются сведения о семейном положении сотрудника, фамилия, имя, отчество (при наличии) супруга (супруги), детей, лиц, находящихся на иждивении сотрудника. Сведения о семейном положении (о рождении детей, заключении и расторжении брака, смерти членов семьи) вносятся на основании соответствующих свидетельств, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния.

36. Послужной список ведется на протяжении всей службы сотрудника в органах внутренних дел. Переоформление послужного списка допускается только с разрешения руководителя (начальника) органа, организации, подразделения МВД России, если он пришел в негодность.

37. Справка-объективка заполняется кадровыми подразделениями в электронном виде с внесением цифровой фотографии сотрудника в формате JPEG или TIFF.

38. К личному делу подклеивается конверт, в котором хранятся трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые либо если трудовая книжка утрачена, или копия трудовой книжки, если гражданин на момент изучения его документов работает по трудовому договору и за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранено право на ведение работодателем трудовой книжки, и копии документов воинского учета — для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу. Конверт снабжается бланком описи для регистрации хранящихся в нем документов.

39. На оборотной стороне обложки личного дела помещается цветная фотография сотрудника (анфас) размером 9 x 12 см. Сотрудники фотографируются в повседневной форме одежды (без верхней одежды и головного убора). На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника, которые заверяются подписью должностного лица кадрового подразделения или непосредственного руководителя (начальника). Новая фотография помещается при изменении специального звания сотрудника.

40. Документы в личном деле подшиваются или скрепляются специальным устройством, обеспечивающим их надежное крепление.

41. Четвертая, пятая и шестая части личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела.

42. Документы, приобщаемые к шестой части личного дела, могут храниться отдельно от личного дела с присвоением номера, аналогичного номеру личного дела.

43. Во второй и третьей частях личного дела документы располагаются в хронологическом порядке.

44. Документы, хранящиеся в личном деле и конверте, нумеруются и вносятся в соответствующие описи. Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к материалам личного дела сотрудника.

45. Отметки о наличии в личном деле четвертой, пятой и шестой частей личного дела вносятся в специальный бланк, который подклеивается под конвертом.

46. Проверка правильности оформления документов и сведений, содержащихся в личном деле, а также своевременного дополнения его необходимыми документами возлагается на должностных лиц кадровых подразделений.

47. Сотрудник должен быть ознакомлен со следующими документами до их приобщения к личному делу:

47.1. Копиями или выписками из приказов, отражающими прохождение службы в органах внутренних дел.

47.2. Документами об участии в конкурсе на замещение вакантной должности в органах внутренних дел (если гражданин (сотрудник) назначен на должность по результатам конкурса), испытании (если оно устанавливалось при поступлении на службу).

47.3. Мотивированным отзывом о выполнении сотрудником своих служебных обязанностей и аттестационным листом.

48. В случае изменения сведений, указанных в анкете, сотрудник сообщает об этом рапортом в течение 3 рабочих дней в кадровое подразделение с представлением документов, подтверждающих изменение сведений. Рапорт и копии указанных документов приобщаются к третьей части личного дела.

49. Выдача (высылка) личных дел с места постоянного хранения в иной орган, организацию, подразделение МВД России производится по контрольной карточке личного дела (рекомендуемый образец — приложение N 10 к настоящему Положению), находящейся в каждом личном деле. В контрольной карточке личного дела расписывается получатель или указывается орган, организация, подразделение МВД России, в которое выслано личное дело.50. При рассмотрении вопроса о переводе сотрудника на иную должность в органах внутренних дел личное дело выдается (высылается) в течение 10 рабочих дней со дня получения запроса органа, организации, подразделения МВД России либо направляется мотивированный отказ в высылке личного дела (за исключением случаев, указанных в пункте 88 Порядка организации прохождения службы). Личные дела курсантов, слушателей, адъюнктов, докторантов высылаются образовательной или научной организацией системы МВД России только по согласованию с комплектующим органом.

51. Личные дела выдаются (высылаются) на срок не более 3 месяцев, по истечении которого они должны быть возвращены к месту постоянного хранения, за исключением случаев назначения сотрудника на должность по новому месту службы.

52. По возвращении личного дела к месту постоянного хранения в него вкладывается контрольная карточка личного дела с указанием в ней даты возвращения.

53. Личные дела сотрудников, назначаемых на должности в порядке перевода, высылаются к новому месту службы в течение 5 рабочих дней со дня получения приказа о назначении на должность. В алфавитной карточке личного дела и служебной карточке делается соответствующая запись с указанием даты и номера исходящего письма, органа, организации, подразделения МВД России, в которое выслано личное дело, а в инвентарной книге делается запись с указанием даты высылки личного дела в соответствующий орган, организацию, подразделение МВД России.

54. Не реже 1 раза в год специально создаваемой комиссией в составе не менее 3 представителей органа, организации, подразделения МВД России производится инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге).

55. В состав комиссии в обязательном порядке включаются представители кадрового подразделения и режимно-секретного подразделения органа, организации, подразделения МВД России.

56. Результаты инвентаризации личных дел оформляются актом, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем (начальником) органа, организации, подразделения МВД России.

57. Личные дела сотрудников, уволенных со службы в органах внутренних дел, сдаются на архивное хранение по описи не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 5 лет после их увольнения.

58. Личные дела сотрудников, замещающих (замещавших) должности, указанные в пункте 20 настоящего Положения, и увольняемых со службы в органах внутренних дел, не позднее 5 рабочих дней с даты издания правового акта об освобождении от замещаемой должности (увольнении со службы в органах внутренних дел) направляются ДГСК МВД России в соответствующий орган, организацию, подразделение МВД России по последнему месту прохождения службы.

 

 

 

 

Наличие и формирование личных дел сотрудников

Вопрос:

Является ли обязательным наличие и формирование личных дел работников в учреждении?

При их наличии, необходим ли внутренний приказ или иной локальный нормативный акт, регламентирующий порядок ведения и хранения личных дел?

Ответ:

Личное дело — это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

В настоящее время отсутствует правовая база по ведению личных дел. Руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также — на каких работников их заводить. Необходимость ведения личных дел может быть зафиксирована в правилах внутреннего трудового распорядка или в инструкциях по кадровому делопроизводству, а также в приказе руководителя.

Есть фирмы, где вообще не ведут личные дела. Так как личное дело необходимо руководству и специалистам кадровой службы, копии всех документов работника помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого работника. Состав документов, которые помещаются в личные дела, носит рекомендательный характер. Есть правило о порядке расположения документов в личном деле: «документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления» (пункт 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, 2002 год).

Правилами делового оборота и практикой выработаны основные требования к личным делам работников.

Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения. Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы.

Документы следует располагать следующим образом:

• внутренняя опись документов дела
• дополнение к личному листку по учету кадров
• личный листок по учету кадров
• автобиография
• копии документов об образовании
• характеристика
• копия документа об утверждении в должности
• трудовой договор
• копия приказа о приеме на работу
• копии приказов о переводе, поощрениях.

Петросян Э.С.,

эксперт Линии профессиональной поддержки в области гражданского и трудового правасистем «Кодекс»/»Техэксперт»

Образец и нюансы оформления личного дела сотрудника

Личное дело – это сгруппированный комплекс информации и документации о работнике предприятия и рабочем стаже. Обязанность по ведению кадрового учета возлагается на работников кадров после подписания распоряжения о начале работы.

Общие правила систематизации документов и формирование дел

Для достижения оперативной и эффективной работы кадрового отдела, и последующей обработки, хранения, используется номенклатура дел:

1. Регистр систематизации заголовков личных дел, открытых отделом кадров, с указанием периода их хранения.
2. Обязательный справочник по классификации полного реестра заведенных дел служащих работников.
3. Основной регистр учета делопроизводства, который после истечения нормативных сроков хранения личных дел, сдается с томами дел в ведомственный архив, и продолжает служить учетным документом хранения.
4. Основа для составления информационно-поисковых картотек и справочников.

Выделяют 2 вида номенклатуры:

1. Типовая номенклатура – это утвержденный состав личных дел определенного предприятия, а также индексации дел в этой отрасли.
2. Примерная номенклатура – рекомендованный вариант номенклатуры и устанавливает примерный состав и индексы дел.

Для этих двух видов номенклатуры существуют несколько этапов формирования:

1. Изучение документальной базы учреждения: уставные документы организации, плановой и отчетной документации, должностные инструкции работников, применяемые классификаторы, ведомственные реестры документов номенклатуры прошлых лет, документации, с указанием основных видов деятельности предприятия.
2. Включает базу документов, подтверждающие полномочия предприятия.
3. Ведение незаконченных личных дел, переданных для дальнейшего ведения из смежных структурных подразделений при переводе сотрудника.
4. Систематизация документов служебного пользования составляет в отдельную номенклатуру.

На следующий год номенклатура дел формируется заранее, во второй половине текущего годового периода.

Формирование номенклатуры дел начинается с квалификации отделов организации: к примеру, плановый отдел – 01, бухгалтерия – 02, канцелярия – 03 и т. д.

В 1 столбце документа отражается индексация, составляет которую индексированное подразделение и текущий номер по порядку структурного ведомства.

Во 2 графе отражается последовательность названия дел:

1. Организационная база документации.
2. Документация с отражением плановых показателей.
3. Документация отчетного периода.
4. Документы об основной деятельности учреждения.
5. Информационная база для ревизии исполнения целевого направления учреждения.

В 3 графе отражается число страниц кадрового дела, информация этой части документа проставляется при закрытии отчетного года и размером не больше 250 страниц.

Временной период хранения отражается в столбце 4.

Столбец 5 служит для внесения различного рода примечаний.

Основные требования к формированию дел

К формированию дела предъявляют следующие аспекты:

1. Необходимо группировать документы в рамках одного календарного года.
2. Группировка информации из документов постоянного и временного пользования ведется раздельно.
3. В томе используется подлинный экземпляр либо его заверенная копия.
4. Все документальные элементы, входящие в состав дела, должны удовлетворять государственным требованиям и стандартам.
5. Личное дело служащего сотрудника должно быть объемом не превышающим 250 страниц, и толщиной не более 4 сантиметров.
6. Распределение экземпляров производится в хронологическом порядке.

Состав личного дела сотрудника

Составляющие документы личного дела можно подразделить на 3 формальные группы:

1. Документы при оформлении на работу: анкета, резюме на должность; заявление о приеме на работу; копия документации об образовании; письма с указанием трудовых отзывов; данные о прохождении комиссии в медицинском учреждении; трудовой контракт; приказ о приеме на работу, о назначении на должность, материалы о проведении назначения на конкурсной основе.
2. Личное дело может дополняться: копиями распоряжений о премировании и поощрениях, переводах и перемещениях и т.д.; копиями материалов, отражающих факт смены анкетной метрики; копиями диплома, полученного в течение работы, прохождения тренингов и повышений квалификационных навыков; различного рода заявлениями и записками; сертификаты аттестации.
3. Документальные элементы, отражающие увольнение либо окончание трудового контракта.

Все ксерокопии подлежат заверению служащим отдела кадров.

Особенности формирования личного дела сотрудника

Создание дела подразумевает несколько операций:

1. Расположение проработанной информации, основываясь на применяемую номенклатуру.
2. Распределение документации внутри личной папки в соответствующем порядке.
3. Составление титульного листа на лицевую сторону папки.

[box type=»download»] Существует самостоятельная папка делопроизводства для каждого служащего, с указанием названия предприятия, ведомственного структурного подразделения.[/box]

Ниже ставится индекс и точный заголовок, прописанный в номенклатуре дел. Прописывают дату начала ведения и период сохранения папки.

Этапы формирования личного дела

Процесс формирования личного дела происходит в 2 делопроизводственных этапа:

1 этап

Происходит в процессе приема на работу после подписи трудового контракта и приказа о приеме. На этом этапе документы распределяются в соответствующем порядке:

1. Внутренний регистр документации.
2. Копия документов об образовании.
3. Трудовой контракт (договор).
4. Выписка (копия) изданного приказа о приеме на должность.

2 этап

Заключает в себя распределение поступающей документации в период всей рабочей деятельности.

Все поступающие документы подлежат проверке и заверке копий сотрудником кадрового отдела.

Вся документация должна подкрепляться в хронологической последовательности.

После прекращения трудовой деятельности, личное дело, заполненное в соответствии с этими этапами, служит первоисточником по восстановлению утраченной трудовой книжки служащего.

Образец обложки личного дела

[box type=»info»]

Фонд №

Опись №

Индекс дела 02.07 Дело №

Общество с ограниченной ответственностью «Ростпром»

Бухгалтерия

(наименование организации и структурного подразделения)

ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 07

Зюзькова Юлия Александровна бухгалтер – расчетчик

(заголовок дела)

Дата начала 01.12.2014

Фонд № Дата окончания

Опись № на 24 листах

Дело № хранить 75 лет

[/box]

Личное дело необходимо заводить отдельно для каждого работника. Составленное дело лучше всего прошить либо сброшюровать.

Оформление личного дела

На титульном листе необходимо отразить нужную информацию:

1. Фамилии и инициалов сотрудника в именительном падеже.
2. В случае смены фамилии, этот факт необходимо отразить в заголовке.
3. Общая картотека дополняется заглавными буквами начала фамилии рабочего, под которыми оно далее будет храниться.
4. Необходимо занести даты составления распоряжения о начале работы либо увольнении рабочего.
5. Нормативный срок сохранности 75 лет, что касаемо руководящего состава, то срок хранения таких дел неограничен.
6. Обязательное условие при оформлении личного дела является нумерация его страниц.

Образец титульного листа:

[box type=»info»]

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«Ростпром»
*******************************************************************

ЛИЧНОЕ ДЕЛО

Зюзькова
(Фамилия)

Юлия Александровна
(Имя, Отчество)

Начато « 01 » декабря 20 14 г.
Окончено « » 20 г.

№ п/п Опись документов, находящихся в деле

Отметка о наличии:

1. Личная карточка работника — Есть.
2. Анкета — Есть.
3. Заявление о приеме на работу — Есть.
4. Трудовой договор — Есть.
5. Соглашение о сохранении информации,
   содержащей коммерческую тайну — Нет.
6. Копии документов: паспорт — Есть, об образовании — Есть, военный билет или удостоверение офицера запаса — Нет, свидетельство о присвоении ИНН — Есть, свидетельство государственного пенсионного страхования — Есть.
7. Договор о материальной ответственности — Есть.
8. Аттестационные материалы — Нет

ТРУДОВАЯ КНИЖКА: СЕРИЯ ТК № 1503196

ЛИЧНАЯ МЕДИЦИНСКАЯ КНИЖКА № 158686

[/box]

Регистрация и хранение личных дел работников

Для упрощения работы кадровой службы применяется система регистрации и хранения дел. Это обеспечивает сохранность и информационную конфиденциальность.

Личные дела работников регистрируются в инвентарные книги учета кадровой информации.

В рекомендательном составе, журнал может включать графы:

1. Номер регистрируемого дела.
2. Фамилия и инициалы регистрируемого работника.
3. Дата принятия личного дела на регистрационный учет.
4. Работник, ответственный за ведение дела.

[box type=»download»] Для сохранности личных дел, хранение необходимо организовать в надежном помещении, оборудованном металлическими закрывающимися шкафами либо сейфами. Ежедневно, после окончания рабочего дня, кадровый работник, ответственный за сохранность личных дел, обязан проверить полное наличие томов, закрыть и опечатать хранилище.[/box]

Проверка и ознакомление с личным делом сотрудника

При каждой организации ежегодно создается ревизионная комиссия по проверке наличия и правового состояния личных дел сотрудников. Результаты проверки подробно отражаются в каждом деле работника. При обнаружении факта утраты личного дела либо несоответствующего уровня его состояния формируется акт проверки и осуществляется служебное выяснения обстоятельства пропажи.

В установленном порядке в соответствии с действующим законодательством, проверку и беспрепятственное нахождение на территории предприятия имеют право контролирующие, надзорные и правоохранительные органы, а именно:

• Прокуратура РФ;
• Министерство внутренних дел РФ;
• Государственная трудовая инспекция;
• Работники архивов;
• Работники ГИБДД.

Любая проверка должна проводиться на основании распоряжения, и запротоколирована.

Перед проведением подобных процедур, на имя руководителя организации должно поступить официальное письмо.

В ежегодном порядке, работник организации должен быть ознакомлен со своим личным делом. Также, каждый работник может в любой момент потребовать ознакомления с его кадровыми материалами, и внести дополнения и изменения основываясь на документальные материалы, подтверждающие информацию.

Многие руководители организаций нередко задумываются над необходимостью организации картотеки сотрудников. Но как можно понять из данной статьи, это не только весьма целесообразно, но и поможет руководителю организовать более эффективную кадровую политику.

Личное дело работника — как вести, образец дела

Работники организации представляют собой трудовые ресурсы фирмы, благодаря которым она может функционировать в пределах своих возможностей. Наравне с этим, каждый сотрудник представляет собой трудовую единицу штата, о котором работодателю необходимо иметь максимально возможное представление, например, для повышения по службе или определения размера больничных, либо в случае каких-либо проблем с кадрами.

Предполагается, что источником информации о каждом конкретном работнике служат личные дела, которые заводятся в отношении каждого трудящегося, если такая обязанность закреплена в локальных нормативных актах предприятия. В личных делах указывается специфика трудовой деятельности работника на предприятии, а также информация о предыдущем трудовом опыте, документы, в частности бумаги, подтверждающие наличие образования, повышения квалификации или периодов работы в иной организации, а также другие сведения, которые могут повлиять на трудовую деятельность сотрудника.

Личное дело оформляется при трудоустройстве нового сотрудника на предприятии и заполняется в соответствии с положениями локальных нормативных актов. В него вносятся всевозможные документы и трудовые обстоятельства, возникающие в процессе деятельности, в том числе информация о дисциплинарных взысканиях, их причинах и способе погашения.

Под личным делом работника понимается своеобразная папка документов, которая содержит всю исчерпывающую информацию о каждой единице штата предприятия.

Часть предприятий могут заводить дела только на руководящий состав, игнорируя простых работников, дабы уменьшить трудовую нагрузку на отдел кадров или лиц, уполномоченных на формирование личных дел сотрудников. Небольшие организации чаще и вовсе отказываются от оформления личных дел, так как малое количество сотрудников делает такую процедуру просто невыгодной.

Работодатель может оформить личные дела, например, только на часть более ответственных работников, к которым относятся:

• руководитель организации, который исполняет обязанности директора и отчитывается перед учредителями;
• руководители структурных подразделений, которые отчитываются перед директором организации и несут ответственность за деятельность своих отделов;
• заместители руководителей, вне зависимости от их статуса по отношению друг к другу, так как в случае отсутствия директора именно они исполняют его обязанности;
• ведущие специалисты организации, на основании работы которых предприятие осуществляет свою деятельность и держится на финансовом рынке;
• материально ответственные лица, которые напрямую отвечают за сохранность денежных средств фирмы либо участвуют в распределении бюджета организации, – главный бухгалтер, работники бухгалтерии, кассиры, работники складов и т.д.;
• работники, имеющие стабильный или постоянно повышающийся уровень исполнения трудовых обязанностей, на основании которых работодатель может принять решение о повышении, и прочее.

Ведение личных дел –обязанность для одной категории работодателей и право для других. Некоторая часть организаций может позволить себе отказаться от ведения архива и сбора информации о сотрудниках, так как законодательство не обязывает каждого работодателя создавать архив личных дел работников.

Но, как показала практика, – создание единой базы работников, в которой хранятся дела на всех сотрудников организации, позволяет систематизировать данные и улучшить процесс осуществления трудовой деятельности каждой штатной единицей для увеличения показателей предприятия.

Как вести дело в частных компаниях

Для руководителей частных компаний законодатель дает возможность выбора при создании общей информационной базы личных дел работников, так как утверждение таких положений внутри организации может происходить только в случае желания учредителей организации, а также директора. Обязательства по формированию такого рода архива для компаний частного сектора не предусмотрено.

Принятие решения о ведении личных дел работников частных организаций обязывает руководство организации соблюдать ряд условий и положений по оформлению такого рода документов.

Личное дело работника должно быть оформлено в соответствии с данными положениями:

• досье на каждого должно располагаться в отдельно стоящей папке либо в отдельном файле, если предприятие небольшое и сотрудников мало, для систематизации документации;
• документы временного и постоянного хранения определяются в различные главы личного дела, совместное хранение таких бумаг недопустимо;
• постоянные документы должны быть представлены в виде копий, в крайнем случае допускается временное хранение оригиналов до момента изготовления копий;
• все бумаги должны быть в единичном экземпляре, а приложения к документам должны находиться в том отделе, где и основной документ;
• максимально допустимый размер дела устанавливается локальными актами предприятия, но не может превышать 4 см.

Федеральным законодательством запрещено использование данных о религиозных убеждениях работника, а также о составе его семьи, если сотрудник не предоставил письменное разрешение на подобную обработку информации. Вся информация может быть использована для трудоустройства или принятия решения о повышении либо для обеспечения сохранности такой информации, а также сохранности собственности и другого имущества работника. В иных случаях использование полученной информации запрещается.

Как вести дело в государственных организациях

Личное дело на сотрудника госучреждения должно заводиться в обязательном порядке при трудоустройстве лица, в соответствии с положениями ФЗ № 79-ФЗ 2004 года, а также в рамках Указа Президента №609. Условия и порядок составления личных дел кадров не регламентированы законодательно, поэтому каждое учреждение самостоятельно разрабатывает структуру и особенности формирования подобного рода документов.

Личное дело государственного служащего представляет собой совокупность документов, которые отражают трудовую характеристику работника за весь период осуществления трудовой деятельности. В папку дела складываются все документы, которые устанавливают, регламентируют и определяют трудовые отношения между работником и работодателем, а также отражают все трудовые успехи служащего.

Чаще всего локальные акты учреждения, которые устанавливают нормы формирования личных дел работников, указывают на необходимость:

• сбора информации по работникам, а также возможном делении базы данных по отраслям в зависимости от особенности трудовой деятельности каждого служащего;
• отражения состава личных дел как в общем, так и в частном порядке, в зависимости от звания или особенностей труда;
• создания собственной модели формирования личных дел по каждой кадровой единице, вне зависимости от ее должности;
• установления четкого режима хранения дел и особенности передачи их в архив;
• регламентации в возможностях допуска к личным делам сотрудника, в том числе определения категории лиц, которые имеют к ним перманентный допуск и т.д.
•  

Создание базы данных личных дел и ее ведение в государственных учреждениях практически не отличается от аналогичной процедуры с частными организациями, за исключением возложенных на такие учреждения обязательств по формированию общего перечня информации по каждому служащему. Также в госкорпорациях может применяться система «общего» формата составления дел, например, при образовании различных филиалов или иных подконтрольных организаций.

Документы в личном деле

При формировании личного дела каждого работника, работодатель сталкивается с трудностями оформления такого пакета документов, так как некоторые не знают какие именно документы могут помещаться в такую базу, а какие запрещены.

В личное дело подшиваются в обязательном порядке оригиналы следующих документов:

• заявление о приеме на работу, подписанное сотрудником;
• приказ о назначении работника на должность;
• различные заявления о предоставлении налоговых льгот;
• личная карточка по форме Т-2, а равно и аналогичный документ, разработанный организацией;
• все документы, связанные с образованием и квалификацией работника;
• трудовой договор между работником и работодателем;
• приложение к договору о материальной ответственности, если сотрудник устраивается на такую должность;
• соглашение о неразглашении информации, в том числе коммерческой или деловой;
• справка о сумме доходов с предыдущих мест работы;
• справка или справки о состоянии здоровья работника при необходимости и т.д.

Помимо оригинальных версий документов, часто прикладываются копии различных бумаг, которые прямо или косвенно отображают трудовые правоотношения работника и работодателя.

В личное дело вносятся копии:

• паспорта сотрудника;
• ИНН работника;
• СНИЛС трудоустраивающегося лица;
• военного билета, если сотрудник является военнообязанным лицом;
• приказов о повышении, дисциплинарном взыскании, перемещении, совмещении должностей и т.д.;
• свидетельства о рождении ребенка;
• заявлений на отпуск, в том числе на ежегодный оплачиваемый, неоплачиваемый и по семейным обстоятельствам, дополнительный и т.д., а также заявлений на компенсацию части оплачиваемого отпуска, если он составляет более установленного законом минимума отдыха;
• приказов на отпуска, вне зависимости от их назначения;
• трудовой книжки;
• справки и иные документы, которые свидетельствуют об изменении персональной информации работника.

Все копии документов должны быть удостоверены уполномоченными сотрудниками, которые исполняют функции отдела кадров, печатью, подписью и расшифровкой подписи.

Порядок оформления

Оформление документов в соответствии с принятыми в организации стандартами позволит избежать потерь важных бумаг, а также систематизировать все личные дела.

Формирование личных дел сотрудников должно отвечать следующим правилам:

1. На титульном листе документа указывается вся персональная информация работника, в том числе его ФИО и должность, а также дата составления дела.
2. В одной папке хранится вся информация на одного сотрудника, все папки располагаются в систематической последовательности, в зависимости от принятой структуры.
3. Общая толщина личного дела не может превышать 4 см или 250 страниц.

Помимо систематизации личных дел, уполномоченными сотрудниками или руководителем организации создается Журнал личных дел, в который вносится информация обо всех личных делах, которые когда-либо заводились на предприятии.

Журнал должен содержать:

1. Номер дела, которые ему присваивается в процессе формирования.
2. Персональные данные сотрудника, в отношении которого было создано личное дело.
3. Дату составления документа.
4. Иные данные, которые могут показаться необходимыми.

В случае окончания трудовой деятельности в организации в Журнал вносится отметка о том, что дело подлежит закрытию, с указанием даты закрытия и причины принятия такого решения. После этого дело передается в архив для дальнейшего хранения.

Хранение личного дела

Хранение личных дел сотрудников происходит в соответствии с принятыми на предприятии нормами, которые устанавливаются различными локальными актами.

Обычно процесс хранения и распределения дел происходит по принципу:

1. Алфавита, т.е. дела хранятся в алфавитном порядке по фамилии каждого работника.
2. Нумерации – каждое дело имеет свой уникальный номер.
3. Распределения документов в зависимости от структурного подразделения.

Например, многоструктурная компания может позволить себе установить все три вида распределения дел на хранении – на каждое подразделение предоставляется конкретное место, где определяются дела в алфавитном порядке с указанием порядкового номера личного дела.

Личные дела уволенных сотрудников передаются в архив организации или специального государственного органа, где они могут храниться на протяжении многих лет, в зависимости от позиции компании.

Копия личного дела работника

При увольнении работнику можно выдать копию личного дела, так как он все равно сможет запросить всю интересующую его информацию, например, для дальнейшего трудоустройства. Также копии могут быть предоставлены родственникам и наследникам работника, если он по каким-либо причинам умер или признан таковым на основании решения суда. Выдача документов родственникам осуществляется на основании ст. 62 ГК РФ, а также с учетом положений ст. 84.1 и ст. 141 ТК РФ. Согласие на выдачу документов дают наследники работника либо он в случае, если до момента смерти гражданин успел дать соответствующее распоряжение.

Образец личного дела

Личное дело сотрудника должно быть оформлено в соответствии с нормами, установленными в организации, однако должно отражать всю суть подобного документа.

Личное дело должно содержать:

1. Титульный лист.
2. Опись документов.
3. Документы, необходимые для формирования папки, перечисленные выше.

Не существует какой-либо унифицированной формы для создания личных дел работников, работодатель должен самостоятельно разработать и принять такого рода правки.

Выдача личного дела работникам

Выдача личного дела осуществляется по письменному обращению работника. Оно может быть выдано во временное пользование, например для того, чтобы снять копии документов, находящихся там, либо на постоянное. В случае полной выдачи дела, со всех страниц папки снимаются копии, и они передаются работнику. В соответствии с нормами ГК РФ, наследники работника могут получить выписку или копии материалов личного дела после смерти работника. В ином случае выдача персональной информации не допускается.

Скачать

Скачать образец Описи документов личного дела в формате .doc вы можете
по этой ссылке

Скачать

Скачать образец Титульного листа личного дела в формате .doc вы можете
по этой ссылке

2.1.3 Файлы и данные персонала

Файлы персонала являются конфиденциальными, и доступ ограничен для защиты конфиденциальности сотрудников. См .:
Справочная записка 1.1.1: Кодекс поведения университета, раздел 3 Справочная записка
1.5.2: Политика персонала в отношении конфликта обязательств и интересов, разделы 2.b и 2.e Справочная записка
6.1.1: Административные вычислительные системы , раздел 3.c Памятка руководства
6.2.1: Политика использования компьютеров и сети Памятка руководства
6.4.1: Системы идентификации и аутентификации, раздел 5

а.Доступ сотрудника или представителя
Каждый сотрудник или его уполномоченный представитель может просматривать личные дела сотрудника по местному персоналу, запрашивая встречу с местным отделом кадров в обычные рабочие часы и в нерабочее время. Сотрудник или его уполномоченный представитель может проверить собственную заработную плату сотрудника и соответствующие формы, записавшись на прием и предъявив соответствующее удостоверение личности в отдел расчета заработной платы. Уполномоченный представитель должен предоставить письменное разрешение, подписанное сотрудником, позволяющее представителю проводить такую ​​проверку.Такие назначения обычно происходят, если не согласовано в письменной форме, в течение 30 дней после подачи письменного запроса о проверке.

Сотрудник отдела кадров или начисления заработной платы будет присутствовать на время проверки файла, что дает достаточно времени для проверки, соизмеримого с объемом файла. Сотруднику или уполномоченному представителю разрешается делать записи во время проверки.

Сотрудник или его уполномоченный представитель также могут запросить копию личного дела.Уполномоченный представитель должен предоставить письменное доказательство, подписанное сотрудником, о том, что представитель уполномочен получать копию личного дела. Такая копия будет предоставлена ​​за счет сотрудника в течение 30 дней после получения письменного запроса от сотрудника или его уполномоченного представителя. Однако запросы на копию ведомости заработной платы должны быть предоставлены в течение 21 дня с момента получения запроса сотрудника. Текущие сотрудники также могут получить доступ к своим учетным записям заработной платы, включая W-2 и записи о времени и отпусках, в любое время по https: // axess.sahr.stanford.edu/.

г. Доступ бывшего сотрудника
Бывший сотрудник Университета или его уполномоченный представитель может запросить копию своего личного дела на срок до трех лет после увольнения. Запрос должен быть в письменной форме, и представитель должен предоставить письменное доказательство, подписанное сотрудником, уполномочивающее представителя запросить и получить копию личного дела. Как правило, такие запросы будут удовлетворяться один раз в год, а копия предоставляется в течение 30 дней после получения письменного запроса, если Университет и сотрудник (или уполномоченный представитель) не договорятся об ином.Копия файла может быть предоставлена ​​за счет бывшего сотрудника. Запросы бывшего сотрудника на получение копии его ведомости заработной платы должны быть предоставлены в течение 21 дня с момента получения запроса бывшего сотрудника.

г. Доступ сотрудников университета
Должностные лица университетов, менеджеры, деканы, руководители отделов, специалисты по персоналу, представители офиса главного юрисконсульта и другие должностные лица университета, которым это необходимо для бизнеса, могут просматривать отдельные файлы.Этот доступ также распространяется на сотрудников по найму в Университете, когда сотрудник является финалистом для продвижения по службе или перевода.

г. Доступ по повестке / повестке
Серверы обработки с повестками или повестками для документов, содержащихся в личном деле отдельного сотрудника, должны быть направлены в Отдел расчета заработной платы или менеджеру по работе с сотрудниками и трудовыми отношениями в SLAC. Департаменты не имеют права принимать вызовы или повестки в суд.

эл.Запросы на подтверждение работы по совместительству (бывшие и нынешние сотрудники)
Стэнфорд не отвечает напрямую на запросы о подтверждении занятости. Стэнфорд заключает договор со сторонним поставщиком услуг на предоставление услуг по проверке занятости, заработной платы и иммиграционной службы. Сотрудники должны следовать инструкциям Stanford’s Gateway to Financial Activity для подтверждения занятости. Запросы на информацию о сотрудниках SLAC следует направлять в отдел кадров SLAC.

ф. Доступ агентов университета
По контракту агенты Университета обязаны подтвердить, что данные персонала Университета будут обрабатываться конфиденциально и использоваться только для целей, указанных в контракте.

г. Запросы о приеме на работу (бывшие и нынешние сотрудники)
Запросы о приеме на работу извне университета следует направлять в местный отдел кадров.Запросы на информацию о сотрудниках SLAC следует направлять в отдел кадров SLAC. Информация, отличная от дат трудоустройства и классификации должностей, требует письменного согласия сотрудника до разглашения информации.

Настройка записей сотрудников и файлов персонала

Федеральные законы регулируют продолжительность хранения определенных записей о сотрудниках, но не продолжительность хранения всего личного дела. Законы некоторых штатов требуют, чтобы личные дела хранились в течение определенного периода времени после увольнения сотрудника.Сроки хранения варьируются от 60 дней до трех лет после прекращения действия договора.

Умный труд

Лучшей практикой было бы хранить необходимые записи и личное дело в течение семи лет после увольнения любого сотрудника. Среди причин этой рекомендации — то, что вашему бизнесу может быть предложено предоставить рекомендацию о приеме на работу для сотрудника в будущем или может быть втянут в спор о причине увольнения.

Другие записи о занятости, которые обычно ведутся работодателями, но не указаны конкретно в федеральных требованиях, включают:

• История работы
• оценки производительности
• Дисциплинарные записи
• личные благодарности
• больничных
• отпускных дня
• зачисления на льготы
• Обозначения получателя
• Выписки из заработной платы
• акты рекомендательных проверок
• Информация о компенсации работникам
• медицинская карта
• Информация о тестировании на детекторе лжи

Кому разрешено просматривать личные дела?

Так же, как нет федерального закона о хранении личного дела, нет и федеральных законов о том, кто имеет к нему доступ, хотя информация, которую вы собираете о сотрудниках, является конфиденциальной, и немногие люди должны иметь возможность ее просматривать.

Однако ряд штатов принял законы, которые ограничивают или иным образом регулируют доступ сотрудников к личному делу. Следовательно, ограничения, которые вы можете наложить на доступ, вполне могут регулироваться законодательством штата.

Наконечник

Однако имейте в виду, что, несмотря на технические проблемы с правом собственности, личное дело содержит информацию о сотруднике, которая может повлиять на его или ее будущее. Этот сотрудник часто хочет знать информацию, содержащуюся в файле, правильность информации и кому она будет показана.Мы рекомендуем, независимо от того, находится ли ваш бизнес в юрисдикции, требующей доступа сотрудников, вы разрешили разумный доступ к файлам персонала в рамках политики справедливого отношения к сотрудникам.

Обратитесь к нашей карте штата для получения информации о доступе вашего штата к файлам персонала.

Если вы решите разрешить доступ к файлам персонала, вы можете рассмотреть следующие ограничения:

• Ограничьте частоту доступа указанным числом раз в год или «разумной» частотой доступа.
• Требовать предварительный запрос на доступ, чтобы у вас было время просмотреть файл или перенести файл из компьютерного файла в бумажный.
• Укажите время или место просмотра файла, чтобы он как можно меньше влиял на рабочее время как сотрудника, так и работодателя.
• Требовать, чтобы личное дело просматривалось только в вашем присутствии или в присутствии кого-то, кого вы назначили, в целях защиты целостности и содержимого файла.

Можете ли вы ограничить информацию, которую могут видеть сотрудники? Закон штата может разрешить вашей компании ограничить информацию, к которой сотрудник должен иметь доступ. Однако вы можете предоставить доступ к большему количеству информации, чем того требует штат. Как правило, сотрудникам должен быть предоставлен доступ к информации, используемой вами для определения квалификации сотрудников для приема на работу, продвижения по службе и дополнительной компенсации, а также информации о дисциплине и увольнениях.

В некоторых штатах разрешено скрывать определенные типы информации от доступа сотрудников, включая определенные медицинские записи и информацию о других сотрудниках. Если в вашем штате проблема не решена, вы можете решить ее так, как считаете, что лучше всего послужит интересам вашего бизнеса.

Может ли сотрудник скопировать файл? Как правило, сотрудник может сделать копию или запросить копию всей или части информации, содержащейся в личном деле сотрудника.В некоторых штатах разрешается взимать с сотрудника плату за изготовление копий. Вы также можете указать, может ли сотрудник делать копии или он может запрашивать копию только у вас.

Что делать, если сотрудник не согласен с информацией в файле? Законы нескольких штатов регулируют вопрос о процедуре, которой вы должны следовать. В каком бы состоянии ни находилась ваша компания, вы должны установить политику, которой следует следовать в таком случае.

Обычно, когда сотрудник не согласен с информацией, содержащейся в его личном деле, удаление или исправление информации может быть согласовано вами и сотрудником.Если вы не можете договориться об удалении или исправлении, сотруднику должно быть разрешено подать письменное заявление, объясняющее его или ее позицию. Заявление становится постоянной частью личного дела сотрудника и должно сопровождать любую передачу или раскрытие из этого файла любому другому лицу, которому разрешено его просмотреть.

Кто еще может просмотреть файл? Как правило, только другим руководителям или менеджерам, если таковые имеются, в бизнесе может быть разрешен доступ к файлам только по служебной необходимости.

Если против вашего бизнеса подан иск, у вас есть возможность защитить интересы других сотрудников в отношении конфиденциальности, отказавшись передать информацию о персонале, запрошенную в иске, до тех пор, пока это не будет вызвано повесткой в ​​суд. Даже в этом случае вы должны настаивать на том, чтобы порядок был как можно более узким и чтобы любая запрашиваемая информация относилась непосредственно к обвинениям в иске.

Если правительство проверяет вас на предмет соблюдения определенных требований к ведению документации, и записи находятся в личных делах, то они получают весь файл, если только вы не уберете те части, которые им нужны индивидуально.

Что включать в кадровый файл [+ Бесплатный контрольный список]

Кадровый файл — это бумажная или электронная папка для хранения кадровых и расчетных документов, относящихся к новым, существующим или бывшим сотрудникам. Он должен включать основную информацию о сотрудниках и компенсациях в соответствии с федеральным законодательством и законодательством штата о труде. Понимание того, какие трудовые книжки хранить в защищенном личном деле, поможет вам избежать возможных ошибок и штрафов. Позже мы предоставим загружаемый контрольный список для папки с файлами сотрудников и контрольный список для файлов персонала.

Для защиты личных дел и других рабочих документов компаниям следует использовать платформу управления служащими, такую ​​как Rippling. С его помощью все операции с людьми выполняются в одном месте — от приема до отъезда, включая управление документами. Вы можете легко управлять данными и операциями сотрудников и автоматизировать их, чтобы обеспечить соблюдение федерального, государственного и местного трудового законодательства. Подпишитесь на бесплатную демонстрацию.

Посетите Rippling

Документы, которые работодатель должен включать в кадровое дело

Документы в личном деле сотрудника должны охватывать весь жизненный цикл его занятости, от писем с предложениями и форм W-4 до обзоров результатов работы и документов о увольнении, включая документацию по собеседованию каждого сотрудника при увольнении.Файл персонала может представлять собой физическую папку с распечатанными документами или храниться в электронном виде с помощью программного обеспечения для управления персоналом, такого как Rippling.

Список того, что входит в полное личное дело, длинный; поэтому мы разделим его на три более коротких списка: требуемые по закону, передовые практики и необязательные элементы. Прежде чем приступить к делу, загрузите бесплатный контрольный список папки с файлами сотрудников и контрольный список аудита кадровых файлов ниже, чтобы вы могли следить за ними:

• Загрузить контрольный список папки с файлами сотрудника в виде файла DOC или PDF
• Скачать контрольный список аудита кадрового файла в формате XLS или PDF

Законодательные документы для хранения в личном деле

Существует восемь кадровых документов, связанных с сотрудниками, которые должны содержаться в каждом кадровом деле, которые включают юридические записи о занятости, такие как формы налога на заработную плату и соглашения между сотрудником и работодателем.

Восемь документов, которые должны содержаться в каждом личном деле сотрудника:

1. Основная информация о сотруднике (: имя, адрес и номер телефона) и контактные данные для экстренных случаев
2. Формы удержания налогов IRS : W-4s и / или W-9s
3. Информация о заработной плате и компенсациях : Любые данные о зарплате или платежных картах
4. Контракты или соглашения: Обычно между работником и работодателем, такие как соглашение об отказе от конкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся предоставленного компанией автомобиля или бизнес-кредитной карты
5. Формы вознаграждений работникам : Формы зачисления и соглашения с бенефициарами
6. Алименты: Любые юридические или судебные документы
7. Компенсация рабочим: Поданная документация по претензиям
8. Документы об увольнении : Документированные причины увольнения работника, документы о безработице, формы продолжения страхования и т. Д.

Дополнительные документы для включения в досье сотрудников в качестве передовой практики

Эти следующие 10 документов не требуются, но часто включаются в личное дело сотрудника, чтобы к ним мог легко получить доступ менеджер сотрудника, ведомость заработной платы или сотрудник, если это необходимо. Они включают файлы, относящиеся к работе и работодателю, такие как заявление о приеме на работу, обзоры производительности и записи об отпусках сотрудников.

10 документов, которые полезно иметь в личном деле каждого сотрудника:

* В некоторых штатах работодатели обязаны вести учет отпусков по болезни.Если они не хранятся в электронном виде в вашей системе расчета заработной платы, рекомендуется хранить их в папке с персоналом сотрудника.

Необязательные элементы для включения в файлы персонала

Общество управления человеческими ресурсами (SHRM) дополняет эти списки, предлагая дополнительные документы, которые могут быть включены в папку персонала сотрудника. Во многих случаях эти документы хранятся у работодателя, но могут не храниться в самом личном деле. Где хранить эти документы, зависит от работодателя.

• Выписки из учебных материалов: Например, если вы используете систему управления обучением (LMS) или онлайн-портал обучения, обучение и сертификаты ваших сотрудников, скорее всего, будут храниться в электронном виде.
• Записи о постановке целей: Если вы используете программное обеспечение для управления производительностью, документы о постановке целей ваших сотрудников, скорее всего, будут храниться в электронном виде.

Если все это усложняется по мере роста вашего бизнеса, вы можете передать расчет заработной платы на аутсорсинг или использовать универсальное программное обеспечение для управления персоналом, льготами, расчетом заработной платы и документооборота, такое как Rippling, чтобы отслеживать документы и управлять оплачиваемым отпуском (PTO) и преимущества.Rippling обеспечивает онлайн-хранилище документов, включая копии трудовых договоров, политик и копию вашего справочника. Подпишитесь на бесплатную пробную версию сегодня.

Посетите Rippling

Чего не хранить в личном деле

Поскольку есть документы, которые должны быть в ваших файлах персонала, есть также документы, которые вы не должны включать в папку персонала сотрудника. К ним относятся следующие:

• Предварительные записи о приеме на работу, кроме заявления
• Ежемесячный учет посещаемости
• Медицинская информация
• Все, что связано с правом на участие работников, например формы I-9, копии водительских прав или записи о равных возможностях трудоустройства (EEO)
• Частные документы, защищенные Законом о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA), также называемом конфиденциальностью медицинской информации
• Данные частных сотрудников, такие как банковские счета, номера социального страхования или иммиграционные документы, лучше всего хранить отдельно от папки персонала

Чтобы навести порядок, вот несколько советов о том, как хранить документы, которые не должны храниться в папке с персоналом сотрудника.

Проверка права на трудоустройство: Рассмотрите возможность помещения всех форм I-9 и связанных с ними документов, подтверждающих право сотрудника на работу в США, в отдельную папку. Представители иммиграционной службы, а также уполномоченный персонал Министерства внутренней безопасности (DHS) имеют право проверять I-9. Вы можете ограничить то, что агенты могут просматривать, храня I-9 отдельно от информации о персонале.

Равные возможности трудоустройства (EEO) Информация: EEOC предоставляет кандидатам на работу добровольную возможность самостоятельно идентифицировать свою инвалидность или статус ветерана (ведение записей, связанных с этими документами, требуется, если у вас 100 или более сотрудников).Мы рекомендуем вам хранить эту документацию отдельно от папки сотрудников; менеджеры не должны иметь доступа для просмотра этих данных из-за риска дискриминации сотрудника из защищенного класса.

Онлайн-системы отслеживания кандидатов (ATS) обычно хранят информацию EEOC отдельно от каждого нового заявления о приеме на работу и резюме; HR это видят, а интервьюеры и менеджеры — нет.

Медицинская информация: Законы HIPAA о конфиденциальности медицинской информации требуют, чтобы вы обеспечивали конфиденциальность медицинских записей вашего сотрудника.Если у вас есть сотрудники, которые предоставили вам записи врача или другую документацию, например, для отпуска по болезни, храните эти связанные со здоровьем документы отдельно.

Например, если сотрудник запрашивает отпуск по беременности и родам, используя формы запроса FMLA, вы должны сохранить запрос в отдельном защищенном файле FMLA, к которому никто не имеет доступа, кроме вас и вашего менеджера по персоналу, который отвечает за администрирование отпускных пособий. Руководителю сотрудника не должно быть разрешено видеть конфиденциальную медицинскую информацию в файле сотрудника.

Если вам нужна помощь в настройке процесса найма, следуйте нашему руководству по найму новых сотрудников.

Как создать файлы персонала

Владельцы бизнеса не всегда осознают важность создания кадровых досье до тех пор, пока они не пройдут аудит или не подадут иск. Если вы оглядываетесь назад и нервничаете по поводу того, чтобы настроить все для уже существующих сотрудников, не переживайте. Воспользуйтесь двумя шаблонами, которые мы предоставили выше, а также инструкциями по настройке и упорядочению папок с файлами сотрудников.

Для организации и хранения кадровой документации в целях обеспечения соответствия и безопасности необходимо выполнить следующие действия:

Инвентаризация

Во-первых, вам нужно провести инвентаризацию того, что у вас уже есть для каждого сотрудника. Используйте контрольный список аудита кадрового досье, чтобы отслеживать, что вы получили. В идеале вы должны создать личное дело для каждого сотрудника на дату приема на работу. Однако, если вы забудете это сделать, вы можете проверить свою старую электронную почту и посмотреть, можете ли вы найти в своем почтовом ящике документы — например, резюме сотрудников, обзоры эффективности и налоговые формы.Убедитесь, что у вас также есть I-9 для каждого сотрудника.

Определите, чего не хватает в каждом личном деле

Обязательно примите во внимание те документы, которые у вас уже есть и что вам нужно от каждого сотрудника. Используйте контрольный список папок с файлами сотрудников, чтобы убедиться, что все в порядке, поскольку он включает наш список форм, приведенный выше. Каждому человеку может потребоваться свой собственный список. Для этой цели вы можете настроить приведенный выше контрольный список папки с файлами сотрудника. Также было бы лучше, если бы вы начали периодически проверять файлы, чтобы убедиться, что каждая часть информации актуальна и точна.

Сообщите своим сотрудникам об их личных делах

Сообщите всем своим сотрудникам, проведя общекорпоративное собрание и объяснив, почему вы создаете файлы персонала. Объясните, что для бизнеса лучше иметь надежную документацию о трудоустройстве. Сообщите сотрудникам, что вам может потребоваться их помощь для сбора недостающей информации, например их контактные данные для экстренных случаев или копии их резюме.

Элементы запроса, необходимые для заполнения каждого кадрового файла

Дайте каждому сотруднику индивидуальный контрольный список, чтобы показать, что им нужно отправить для обновления своего кадрового файла.Установите срок сдачи в одну неделю, чтобы все документы сотрудников были заполнены. Обязательно просмотрите список каждого сотрудника с их присутствием, чтобы, если что-то не было отправлено, вы могли сразу решить его.

Последующие действия и защита файлов в течение одной недели

Обратитесь к каждому сотруднику, у которого вы запросили дополнительные документы до истечения крайнего срока, чтобы у всех было время отправить недостающие документы. Затем храните документы в Интернете, в компьютерной сети или в запертом картотеке.

Ограничить доступ к файлам персонала

Убедитесь, что у вас есть ограниченный доступ к файлам сотрудников для уполномоченного лица или отдела, разрешение которого необходимо для просмотра файлов. Мы также рекомендуем хранить файлы в запираемом огнеупорном шкафу для хранения документов. Это сделано для защиты конфиденциальной информации о сотрудниках от неуполномоченного персонала.

Создание регулярного аудита кадрового досье

Запланируйте периодическую проверку личного дела каждого сотрудника.Вы можете сделать это, когда будете проводить их ежегодную оценку. Убедитесь, что файлы точны, актуальны и полны. Если нет, вы можете попросить сотрудника предоставить вам обновленные файлы или информацию. Ваш бизнес должен проверить, что файлы в порядке, прежде чем проводить какие-либо проверки, такие как платежная ведомость или труд.

Обратите внимание, что личные дела можно просмотреть во время государственного аудита или вызвать в суд в случае судебного иска о неправомерном увольнении. Сохранение точных и актуальных файлов поможет вам избежать ответственности.Следуйте нашему руководству по адаптации, чтобы узнать, как некоторые документы из личного дела будут использоваться при приеме на работу.

Федеральные и государственные законы о кадровом деле

Соответствие федеральным законам и законам штата — важный аспект работы работодателем, поскольку от вас требуется вести данные о сотрудниках и файлы персонала. Вот лучшие практики, а также то, что требуется на федеральном уровне и уровне штата.

Федеральный закон и кадровое дело

Трудовое законодательство применяется ко всем работодателям, подпадающим под действие федеральных антидискриминационных законов, как правило, к любому работодателю с 15 или более штатными сотрудниками.Однако следующие законы применяются ко всем предприятиям, и каждое агентство имеет свои собственные требования и / или правила хранения документов.

• Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) требует, чтобы работодатели вели весь личный или трудовой учет в течение одного года. В случае увольнения сотрудника его кадровые записи должны храниться в течение одного года с даты увольнения.
• В соответствии с Законом о возрастной дискриминации в сфере занятости (ADEA) работодатели должны вести учет заработной платы в течение трех лет.Кроме того, работодатели должны хранить в досье любой план вознаграждений работникам (например, пенсионные и страховые планы) и любую письменную систему трудового стажа или заслуг в течение всего периода действия плана или системы и в течение как минимум одного года после прекращения ее действия.
• Согласно Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA) работодатели должны вести учет заработной платы не менее трех лет. Кроме того, работодатели должны хранить все записи в течение как минимум двух лет (включая ставки заработной платы, оценки результатов работы, системы трудового стажа и заслуг, а также коллективные договоры), объясняющие основы выплаты разной заработной платы работникам всех полов в одном и том же учреждении.

Дополнительную информацию о необходимой документации можно найти в нашей статье о платежных ведомостях.

Государственное законодательство и кадровое дело

Законы штата о кадровых файлах вращаются вокруг того, имеет ли служащий право просматривать свое личное дело. Во многих штатах есть положение, позволяющее сотрудникам запрашивать копии документов в своих файлах. В других штатах сотрудникам, возможно, придется подать иск, чтобы просмотреть свое личное дело.

Право на просмотр состояний

Следующие состояния позволяют сотрудникам видеть некоторые или все документы в своей папке персонала; во многих штатах четко указано, что именно сотрудники могут просматривать.Другие позволяют работодателю взимать разумную плату за копии документов. Например, в Аризоне записи о заработной плате можно только просматривать.

Для получения более подробной информации посетите веб-сайт Министерства труда (DOL) вашего штата.

Государственным служащим разрешено просматривать документы о трудоустройстве в большинстве штатов, кроме Миссисипи, Миссури, Нью-Джерси, Нью-Мексико и Западной Вирджинии. На момент публикации «право на просмотр личных дел» включает: Аляска, Аризона, Калифорния, Колорадо, Коннектикут, Делавэр, Флорида, Иллинойс, Айова, Луизиана, Мэн, Массачусетс, Мичиган, Миннесота, Невада, Нью-Гэмпшир, Север. Каролина, Огайо, Оклахома, Орегон, Пенсильвания, Род-Айленд, Южная Каролина, Вашингтон и Висконсин.

Итог

Ведение кадровых досье — важная часть работы работодателя и защита себя от ответственности. Это отличный способ систематизировать данные о сотрудниках и помогает принимать решения в отношении кадровых ресурсов. Вы можете управлять файлами в электронном или бумажном виде; В любом случае важно включать основные отчеты сотрудников и соблюдать соответствующие федеральные законы и законы штата.

Если вам сложно вести учет персонала на бумажных носителях, подумайте об использовании облачной HR-платформы, такой как Rippling.Вы можете хранить все документы сотрудников в онлайн-базе данных и с легкостью собирать электронные подписи. Файлы хранятся на защищенном сервере и доступны даже после ухода сотрудника из компании. Подпишитесь на бесплатную демонстрацию сегодня.

Посетите Rippling

Зения Лазаро внесла свой вклад в эту статью.

Кадровая политика

Назначение

Чтобы иметь полную, точную и актуальную запись истории занятости сотрудника в Университете штата Мичиган, университет ведет кадровые записи, которые составляют личное дело каждого сотрудника.В этой политике изложены ожидания университета в отношении создания, использования и ведения личного дела сотрудника.

Определение

Личное дело сотрудника состоит из кадровых записей, которые могут представлять собой смесь бумажных и электронных записей и могут храниться в центральном отделе кадров, в подразделении или в цифровом виде. Основной закон штата Мичиган, регулирующий учет персонала, Закон о праве сотрудника Булларда-Плавеки на информацию, определяет «кадровый учет», включающий в себя любые «записи, которые ведет работодатель в той степени, в которой запись используется или использовалась, или может влиять или использоваться в отношении квалификации этого сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер.«Университет использует это определение при определении кадрового учета. Коллективные договоры университета могут также содержать положения, касающиеся содержания и ведения личного дела. Для получения дополнительной информации о конкретных документах, составляющих личное дело, см. Таблицы в разделе «Содержание» ниже.

Применимость

Требования данной политики распространяются на всех сотрудников университета, включая руководителей высшего звена, преподавателей и академический персонал, вспомогательный персонал, временных и дежурных сотрудников, аспирантов, студентов-сотрудников, оплачиваемых стажеров и оплачиваемых резидентов.Неоплачиваемые лица и волонтеры не являются сотрудниками университета; поэтому университет не ведет кадровые дела таких лиц.

Содержание

Элементы, включенные в личное дело

Кадровое дело будет включать, помимо прочего, записи в таблице ниже, если они применимы к сотруднику.

Досье персонала
Материалы для приема на работу.
Обезличенные рекомендательные письма.
Письмо-предложение и акцепт.
Трудовой договор.
Формы и подтверждающая документация, относящаяся к найму сотрудника или изменениям в статусе занятости и / или должностных обязанностях.
Формы подтверждения или согласия сотрудника, связанные с приемом на работу, ориентацией или трудоустройством.
Текущая заработная плата и история окладов.
Специальные или дополнительные формы оплаты.
Копии сертификата / лицензии / диплома об образовании.
Любой требуемый сертификат об обучении в университете или подразделении, если он используется в связи с квалификацией этого сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер.
Конфликт интересов при приеме на работу.
Оценка эффективности, постановка целей и план профессионального развития, а также любой связанный план повышения эффективности и / или промежуточная или испытательная оценка.
Награды или иное официальное признание, полученное Университетом.
Записи консультирования по производительности.
Дисциплинарные меры, включая любой письменный выговор, отстранение от должности или увольнение, а также любую прилагаемую документацию. Удержание может регулироваться коллективным договором для определенных категорий сотрудников.
Соглашения для сотрудников по коллективному договору.
Краткое изложение окончательных отчетов о расследовании и заключений по Разделу IX, в которых сотрудник является респондентом, должно быть включено в личное дело. [1]
Любая запись, не указанная выше, которая использовалась, может повлиять или использоваться в отношении квалификации сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер.

Досье, не относящиеся к персоналу / Материалы, подлежащие отдельному хранению

Пункты, перечисленные в таблице ниже, как правило, не считаются кадровыми записями и не являются частью кадрового дела и должны храниться отдельно от кадрового дела.

Материалы досье, не относящиеся к персоналу
Данные EEO / Affirmative Action.
Рекомендательные письма, если не анонимно.
Материалы по кадровому планированию, которые относятся к нескольким сотрудникам, включая повышение заработной платы, планы вознаграждения руководству, продвижение по службе и назначения на работу.
Информация о человеке, не являющемся сотрудником, если раскрытие информации будет представлять собой необоснованное вторжение в частную жизнь другого лица.
Проверка биографических данных
Форма I-9s
Записи, которые ведет исполнительный, административный или профессиональный служащий, находятся в исключительном владении создателя записи, недоступны и недоступны другим лицам.Однако запись о происшествии или факте, касающемся работника, может быть внесена в личный учет, если она внесена не позднее, чем через 6 месяцев после даты происшествия или даты, когда факт стал известен.
Медицинская информация. [2]
Документы об отпуске, связанные с Законом о семейных и медицинских отпусках, отпуском по инвалидности или компенсационным отпуском или действием. [3]
Разумные запросы на размещение и соответствующая документация в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями. [4]
Выбор страхового плана и / или плана льгот и информация о получателе.

Дополнения или исключения к личному делу

Запрос сотрудника на добавление или удаление информации из кадрового файла должен быть направлен руководителю отдела кадров MSU, Academic HR или назначенному представителю отдела кадров MSU. По взаимному согласованию между отделом кадров MSU или Academic HR и сотрудником информация, содержащаяся в личном деле, может быть удалена или исправлена.Если соглашение не достигнуто, сотрудник может подать в MSU HR письменное заявление с объяснением позиции сотрудника. Размер выписки не должен превышать 5 листов размером 8½ дюйма на 11 дюймов и должен быть помещен в личное дело.

Доступ к личному делу

1. Доступ сотрудника
   Не реже двух раз в год сотрудник может проверять и просматривать личное дело сотрудника.Сотрудник должен подать письменный запрос на просмотр файла в отдел кадров MSU [email protected]. Отдел кадров MSU обработает все запросы кадровых файлов и соберет все записи кадровых файлов, в том числе те, которые находятся вне отдела кадров MSU, для просмотра сотрудником. Как только запрос будет обработан, отдел кадров MSU свяжется с сотрудником, чтобы назначить проверку. Во всех случаях лиц, просматривающих документы, будет сопровождать уполномоченный представитель университета. Проверка проводится в отделе кадров МГУ в обычное рабочее время.Если проверка в обычное рабочее время потребует от сотрудника перерыва в работе, сотруднику должно быть предоставлено другое разумное время или возможность для проверки. После проверки сотрудник может получить копию некоторой или всей документации по персоналу, и в этом случае могут быть списаны только фактические расходы.
2. Доступ сотрудников университета
   Должностные лица университета, исполнительные менеджеры, деканы, главы отделов, супервайзеры, специалисты по кадрам, следователи, представители офиса главного юрисконсульта или другие сотрудники университета, которым это необходимо для бизнеса, могут проверять персонал отдельного лица файл по запросу и демонстрации бизнес-необходимости.
3. Доступ третьих лиц
   1. Закон о свободе информации штата Мичиган
      Запрос Закона о свободе информации о личном деле должен быть направлен в Управление Закона о свободе информации MSU для рассмотрения и ответа. Подразделения не уполномочены напрямую отвечать на запросы Закона о свободе информации.
   2. Повестка / повестка
      Повестка или повестка для личного дела должна быть направлена ​​в офис главного юрисконсульта для рассмотрения и ответа.Подразделения не уполномочены принимать услуги по вызову или повестке в суд.
   3. Дисциплинарные меры
      В большинстве случаев письменное уведомление будет направлено сотруднику перед разглашением дисциплинарных мер, содержащихся в личном деле, третьей стороне ^[5] .Письменное уведомление должно быть отправлено обычной почтой на последний известный адрес сотрудника и должно быть отправлено по почте в день или до того дня, когда информация будет разглашена из кадрового учета. Любые дисциплинарные взыскания старше четырех лет не будут переданы третьей стороне, за исключением случаев, когда они предписаны в судебном иске к стороне в этом судебном иске и других ограниченных обстоятельствах, описанных в Законе о праве на информацию Булларда Плавецкого, MCL 423.507.

Ведение и хранение кадрового дела Отдел кадров

MSU отвечает за составление всех кадровых файлов сотрудников, включая сбор документации из подразделений и электронных систем или других областей по мере необходимости.Ожидается, что подразделения будут выполнять все запросы кадровых ресурсов МГУ. Личное дело и его составляющие кадровые записи должны храниться в соответствии с законом, Графиком хранения кадровой документации MSU и применимыми коллективными договорами.

Нарушения

Любой, кто нарушает эту политику, может быть подвергнут дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения.

История

Выдано: 01.01.20

---

Часто задаваемые вопросы о кадровой политике

Сноски:

[1] Резюме будет описывать характер расследования достаточно подробно, чтобы разумный рецензент мог определить потенциальные модели поведения; сообщит, было ли обнаружено нарушение; и если да, то наложенные санкции.

[2] Обратите внимание, что медицинская информация должна храниться отдельно от личного дела и рассматриваться как конфиденциальная, раскрываемая только по служебной необходимости в соответствии с 29 CFR 1630.14.

[3] См. Сноску 2.

[4] См. Сноску 3.

[5] Третья сторона, как используется в этой политике, не включает трудовую организацию, которая представляет работника, правительственное учреждение, запрашивающее информацию, или суд, предписывающий производство информации .

Что входит в досье сотрудников?

Личное дело сотрудника — это основной файл сотрудника, который содержит историю трудовых отношений, начиная с заявления о приеме на работу и заканчивая собеседованием при увольнении и документацией об увольнении.

Доступ к личному делу сотрудников

Только персонал отдела кадров и непосредственный начальник или менеджер сотрудника могут иметь доступ к информации в личном деле сотрудника, и она никогда не покидает офис отдела кадров.

В некоторых компаниях доступ к файлу имеют только сотрудники отдела кадров. В этих организациях руководители или менеджеры хранят свой собственный файл управления, который включает документы, к которым им может потребоваться доступ, например, копии предыдущих служебных аттестаций.

Требования варьируются от штата к штату, не говоря уже о международном, в отношении того, кто имеет доступ к личному делу сотрудника. В некоторых штатах сотрудники имеют право на доступ и даже на получение копий информации в личном деле.В других доступ более узкий. Требования также различаются в зависимости от того, что сотрудник может получить доступ. Знайте правила юрисдикции, в которой вы нанимаете людей, чтобы соответствовать вашим юридическим требованиям.

Как правило, вы не хотите хранить документы в личном деле сотрудников, к которым у сотрудника нет разумных прав доступа. Вы можете рассмотреть возможность хранения всех документов, связанных с проверкой биографических данных, рекомендациями, контрольными списками собеседований и рейтингами, в отдельном файле, который создается для хранения всех документов, связанных с конкретным мероприятием по набору и найму.

Личное дело сотрудников обычно хранится в запертом огнестойком картотеке в закрытом месте, доступном для персонала отдела кадров. Конфиденциальность информации о сотрудниках в личном деле имеет первостепенное значение.

Из всех файлов сотрудников, хранящихся в компании, к кадровому файлу чаще всего обращаются изо дня в день работодатель, руководитель или персонал отдела кадров.

Соображения относительно содержимого файла персонала

Кадровые файлы обычно содержат документы, которые сотрудник уже просмотрел, и поэтому он или она знакомы с их содержанием.Сюда входят такие документы, как заявления о приеме на работу, оценки результатов работы, письма о признании, записи об обучении и формы, относящиеся к переводам и продвижению по службе.

Вот основные принципы и вопросы, которые следует учитывать при хранении любого документа в личном деле сотрудника.

• Потребуется ли работодателю конкретный документ для обоснования решений, если на него был подан иск? Нужен ли этот документ работодателю в суде?
• Знает ли и понимает ли сотрудник, что документ будет помещен в его или ее личное дело? В большинстве случаев работодатели должны попросить сотрудника подписать документ не для того, чтобы выразить согласие с содержанием документа, а для того, чтобы подтвердить, что они ознакомились с документом и прочитали его.
• Никаких сюрпризов, мнений или личных заметок о сотруднике никогда не следует помещать в личное дело сотрудника. В личном деле сотрудников должны быть только факты, а не спекулятивные мысли.

Содержание личного дела сотрудника

Ниже приведены рекомендации по документации, которую работодатель должен хранить в личном деле сотрудника.

История занятости

• Заявление о приеме на работу
• Резюме
• Сопроводительное письмо к резюме
• Проверка образования
• Проверка занятости
• Отказное письмо
• Должность Описание должности
• Записи анализа работы
• Письмо с предложением о работе или трудовой договор
• Агентство по трудоустройству или временное агентство, если используется
• Контактная информация для экстренных случаев
• Подписанный бланк подтверждения справки сотрудника, подтверждающий получение справки сотрудника
• Контрольный список из ориентации новых сотрудников с указанием тем, охваченных и кем
• Любые соглашения и документация о переселении
• Любой договор, письменное соглашение, квитанция или подтверждение между работником и работодателем (например, соглашение об отказе от конкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся автомобиля, предоставленного компанией)
• Официальные формы занятости, включая запросы о переводе, продвижении по службе, внутренние заявления о приеме на работу и т. Д.
• Прочая документация, связанная с трудоустройством

Повышение эффективности сотрудников, планы развития и улучшения

• Копии использованной служебной аттестации или планов развития сотрудников
• Самооценка сотрудников
• Записи любых официальных консультаций
• Заметки о явке или опоздании
• Документация по плану повышения эффективности
• Протокол о дисциплинарных взысканиях
• Признание сотрудников, представленное, например сертификаты, письма о признании и т. Д.
• Официальные предложения и рекомендации сотрудников, ответы организаций
• Учебные записи
• Запросы на обучение
• Оценка компетенций
• Учебные классы или уведомления о занятиях или расписания
• Требуются оценки подписаны
• Отчеты о расходах на обучение
• Жалобы клиентов или коллег, которые обсуждались с сотрудником

Записи об увольнении

• Заявление об увольнении сотрудника
• Документация для выездного собеседования
• Уведомление Cobra
• Контрольный список окончания работы
• Окончательный отчет по всем аспектам занятости сотрудника, таким как окончательная зарплата, отпускные, возврат имущества компании и т. Д.

Итог

В личном деле сотрудника следует помещать только те документы, с которыми он знаком.Если просмотр содержимого их файла вызывает удивление у сотрудников, значит, вы не смогли эффективно управлять содержимым файла.

Персональное дело | UpCounsel 2021

Личное дело

Личное дело — очень важная часть документации работодателя. Наличие кадрового досье на сотрудника позволит работодателю вести определенные записи, которые могут быть полезны в ходе работы, например, в отношении льгот и компенсаций, а также могут быть полезны в случае будущих споров с сотрудником.

Поэтому для работодателя очень важно иметь личное дело каждого сотрудника.

Содержание файла персонала

Личное дело сотрудника будет основным местом хранения важных документов, связанных с его работой у работодателя. Эти документы обычно варьируются от их исходного заявления о приеме на работу до их результатов работы и истории компенсаций до их выхода из компании.

Файл часто хранится в безопасном месте и будет доступен только их руководителям, руководству и отделу кадров.Документы о трудоустройстве и кадровые файлы содержат очень конфиденциальную информацию и поэтому обычно хранятся под строгой защитой. Важно позаботиться о том, чтобы конфиденциальная информация была защищена, но оставалась доступной для тех, кто может в ней нуждаться, например, руководителя и персонала.

Соображения относительно содержимого файла персонала

Не каждый документ нужно хранить в файле. Слишком много файлов может вызвать путаницу и неэффективность ведения записей.Основным определяющим фактором для включения документа в личное дело сотрудника является то, будет ли он полезен для будущих споров, например, если против работодателя будет предъявлен иск в будущем или возникнут другие юридические вопросы, расследования и конфликты.

Часто бывает полезно, если сотрудник сам подписывает документ, в котором говорится, что он понимает, что определенные документы могут храниться в файле для будущего использования.

Важно, чтобы файл сотрудника не содержал сомнительной или личной информации, а содержал только фактические данные, касающиеся занятости сотрудника.Эти данные должны включать их трудовые документы и любые задокументированные случаи или соответствующие события.

Содержание личного дела сотрудника

Ниже приведены примеры некоторых элементов, которые могут храниться в досье сотрудника. Файл сотрудника может содержать:

• Статьи, касающиеся стажа работы сотрудника в компании
• Свои достижения и развитие в качестве сотрудника
• Документы, касающиеся того, почему и как они были отделены от компании и при каких обстоятельствах

История занятости

Существует множество документов, связанных с историей работы сотрудника в компании, которые, возможно, стоит хранить как часть их трудовых книжек.Сюда входят такие предметы, как:

• Оригиналы документов о вакансии
• Резюме
• Сопроводительное письмо
• Заявление о приеме на работу
• Подтверждение документов об образовании и трудовом стаже
• Заметки относительно собеседования и процесса принятия решения о приеме на работу
• Письмо-предложение
• Выполнен трудовой договор
• Контактная информация сотрудника
• Посадочные документы
• Документы о переезде и льготах,
• Любые подписанные документы о неразглашении или отсутствии конкуренции.
• Внутренние запросы и сообщения
• Рекламные документы
• Дисциплинарные документы

Любой другой документ, который может объективно документировать важный аспект их работы в компании

Другими возможными документами для включения могут быть обзоры эффективности и история программ обучения, а также оценочные тесты, которые они прошли для себя.Документы о посещаемости и дисциплинарные документы обязательно должны быть сохранены. Любые документы, относящиеся к их работе и внутренней переписке, а также реакции на дисциплину и улучшения после этого, должны быть сохранены.

Если есть задокументированные заявления других лиц, относящиеся к сотруднику, их тоже стоит включить. Они могут включать отзывы коллег, руководителей и клиентов. Полезно хранить эту информацию, потому что в противном случае ее будет сложно организовать и извлечь, если впоследствии потребуется использовать личное дело сотрудника.

Записи о достижениях, обучении и дисциплинах сотрудника должны храниться под рукой в ​​файле.

Записи об увольнении

Даже после увольнения сотрудника очень важно сохранить определенные документы, относящиеся к процессу увольнения. Они будут включать их официальное уведомление об увольнении, а также собеседование при увольнении, если таковое имеется, а также документы, касающиеся приостановления их льгот и последней выплаченной компенсации. Здесь же должны храниться документы, связанные с возвратом имущества предприятия.

Что следует хранить в личном деле сотрудников

Кадровое дело важно не только для ведения учета во время работы сотрудника, но и в случае, если после того, как сотрудник уволился из компании, возникнет судебный процесс или другой спор. Поэтому личное дело очень важно обновлять, а также не содержать необъективной документации.

Включить все, что касается эффективности сотрудников, в файлы персонала

Рекомендуется регулярно проверять личные дела сотрудников, систематизировать и очищать их.При просмотре кадрового досье сотрудника подумайте, есть ли там все соответствующие документы, а также есть ли документы, которые либо не имеют отношения к делу, либо их следует удалить, например, если в компании есть политика об отказе от отчетов о дисциплинарных мерах по истечении установленного времени.

Другие вопросы, которые следует задать, могут включать, содержит ли файл недавние соответствующие документы от сотрудника, такие как недавние отчеты о производительности и дисциплине, а также подписанные подтверждения. Со всеми этими файлами легко дезорганизоваться, поэтому важно регулярно проверять файлы персонала, чтобы убедиться, что они правильные и актуальные.Также важно убедиться, что в личном деле нет ненадлежащих документов.

Другие элементы для хранения в личном деле

При организации кадрового досье очень важно, чтобы там были хотя бы ключевые документы, которые актуальны почти для каждого сотрудника.

Эти документы будут включать оригиналы их заявления о приеме на работу, а также документы, связанные с их приемом на работу и процессом приема на работу. Документы, относящиеся к их компенсации, особенно юридические документы и разрешения, также важны.

Документы, относящиеся к их производительности, истории работы, улучшениям и дисциплине, также имеют значение для сохранения в файле.

Также могут быть полезны документы, касающиеся их посещения программ обучения и завершения ими указанных программ.

Наконец, особенно важны документы, связанные с их прекращением членства в компании, поскольку зачастую именно они могут быть причиной будущих споров.

Вам следует позаботиться о том, чтобы хотя бы эти документы были включены в личное дело.

Чего не следует хранить в личном деле

Есть много документов, которые не нужно хранить в личном деле сотрудника, или даже их не стоит там хранить. Это будут документы, которые могут быть очень конфиденциальными и не иметь прямого отношения к занятости сотрудника, например, медицинские записи.

Получите бесплатную юридическую оценку потребностей вашего малого бизнеса в кадрах

Если вы хотите узнать, каковы требования и передовой опыт вашей компании, лучше всего обратиться за юридическими услугами.Многие юристы бесплатно сделают первоначальный обзор.

Содержание официального личного дела

Обычно предметы, которые должны быть включены в личное дело, включают документы, относящиеся к компенсации, найму, увольнению, работе и обучению.

Занятость

Важная информация о приеме на работу будет включать оригинальное заявление о приеме на работу, записи об интервью, их резюме и другие материалы для подачи заявления, подтверждающие документы, контактные данные для экстренных случаев и другую информацию, которая была частью их приема на работу.

Информация, связанная с их приемом на работу, также должна быть сохранена, например, их ориентация и подписанные подтверждения.

Заработная плата

Полезно хранить соответствующую информацию, связанную с их компенсацией, такую ​​как платежные ведомости и табели учета рабочего времени. Будьте осторожны с законами о конфиденциальности и разрешениями в этом отношении.

Управление эффективностью

Также должна быть сохранена информация, касающаяся их фактической работы. Это может включать в себя историю их работы и дисциплины, а также действия по обучению и коррекции.

Обучение и развитие

Важные учебные документы, которые следует включить в файл, — это документы, связанные с подачей заявки на учебные программы, сами заявки, оценки и завершение обучения, награды, документы, связанные с расходами или комиссионными, а также записи о посещаемости.

Разделение (немедицинское)

Наконец, очень важной категорией для включения в файл являются разделительные документы. Сюда будут входить такие вопросы, как собеседование при увольнении, окончательный отчет о работе и процесс увольнения.

Кадровое дело — что в нем должно содержаться с примерами

Личное дело в целом — это место, где хранится основная часть документов, связанных с пребыванием сотрудника в компании. Темы, затронутые в файле, широки, от их начала работы в компании до их работы и их разделения.

Что такое кадровое дело и зачем оно вам

Личное дело важно как для отслеживания сотрудников в компании, так и для будущих возможных споров или расследований.

Что вам нужно в вашем кадровом деле

Полезно хранить в досье важные юридические документы, касающиеся оплаты труда сотрудника. Кроме того, там также должны храниться официальные документы, подписанные о трудоустройстве сотрудника, в частности, документы о неразглашении и недопущении конкуренции.

Документы, которые не являются явными контрактами, также должны храниться в файле, например, обзоры производительности и записи об обучении.

В зависимости от размера вашей компании от вас могут потребоваться также некоторые другие записи, например, касающиеся статуса ветерана.Вам следует ознакомиться с федеральными законами, законами штата и местными законами, чтобы узнать, какие требования к ведению документации действуют в вашем регионе и в вашем бизнесе.

Чего НЕ следует хранить в личном деле

Есть много документов, которые вам не следует хранить в деле, особенно если они являются самоуверенными, а не формальными. Наличие неподходящей документации может нарушить конфиденциальность сотрудников, а также усложнить вам будущие споры.

Зачем нужны кадровые дела

Если правительство расследует или проверит вас, они будут ожидать строгих официальных отчетов о ваших сотрудниках.Поэтому важно вести актуальные, полные и согласованные записи.

Как настроить файлы персонала для существующих сотрудников

При проверке своих кадровых файлов и обнаружении, что вам могут потребоваться дополнительные документы от сотрудников, вы должны проинформировать своих сотрудников и попросить их незамедлительно предоставить вам необходимые документы.

Может быть полезно изучить системы резервного копирования ваших файлов, например, через облачные системы хранения. Обязательно инвестируйте в безопасность этих систем, поскольку информация очень конфиденциальна.

Федеральное законодательство и кадровое дело

Федеральное правительство требует, чтобы записи о сотрудниках хранились не менее года после увольнения сотрудника из компании. Федеральный закон также требует, чтобы компенсационные документы хранились не менее трех лет, а любые записи, касающиеся различий в компенсациях, а также отчеты о результатах работы, сохранялись не менее двух лет. Существует ряд требований к ведению документации на федеральном уровне и уровне штата, которым важно следовать.

Государственное законодательство и кадровое дело

Законы многих штатов различаются в зависимости от того, может ли сотрудник проверять свое личное дело. Некоторые государства предоставляют право автоматически, в то время как другие требуют, чтобы сотрудник инициировал действие для просмотра файла.

Право на просмотр состояний

Примерно 18 состояний известны как состояния «права просмотра», когда сотрудник может свободно просматривать свое личное дело. Эти штаты простираются от Калифорнии до Мэна и Висконсина.

Хотя кадровые файлы, особенно бумажная документация, могут показаться устаревшими во многих отношениях, тем не менее, они являются важной частью управления человеческими ресурсами вашей компании. Файлы могут оказаться полезными как в будущих спорах и расследованиях, так и в повседневном процессе управления вашими сотрудниками и бизнесом.

Если вам нужна помощь в изучении того, как создавать файлы персонала для ваших сотрудников, вы можете опубликовать свои юридические потребности на торговой площадке UpCounsel.UpCounsel принимает на свой сайт только 5% лучших юристов. Юристы UpCounsel являются выпускниками юридических школ, таких как Harvard Law и Yale Law, и имеют в среднем 14 лет юридического опыта, включая работу с такими компаниями, как Google, Menlo Ventures и Airbnb, или от их имени.

Что сотрудники должны знать о кадровых файлах

Личное дело сотрудника обычно содержит информацию, касающуюся его работы, заработной платы и любых расследований неправомерных действий или медицинских проблем.В результате эти записи обычно считаются конфиденциальными, и доступ к ним имеют только работодатель и сотрудник. Однако некоторые типы сотрудников могут получить доступ к файлам других сотрудников, например, когда руководителю необходимо просмотреть оценки производительности или когда отдел найма должен сравнить зарплаты сотрудников.

Закон о конфиденциальности ограничивает объем информации, которую федеральные агентства, государственные работодатели и военные могут хранить о своих сотрудниках.

Ваша компания может принять политику, в которой конкретно указывается, кто может просматривать ваше личное дело. Сотрудники, нарушающие эту политику, могут быть подвергнуты дисциплинарному взысканию. В то время как бумажные версии файла должны храниться запертыми в картотеке, электронные версии в базе данных вашего работодателя должны быть закрыты для общего доступа других сотрудников и храниться за паролем или другой системой аутентификации.

Медицинские записи

Любая информация о состоянии здоровья сотрудника должна соответствовать требованиям Закона об американцах с ограниченными возможностями (ADA).Эта информация должна храниться отдельно от основного личного дела. Люди, которые могут получить доступ к этой информации, должны быть ограничены руководителем сотрудника, страховыми компаниями и людьми, которым необходимо оказать сотруднику медицинскую помощь, а также государственными служащими, если это необходимо. Сотрудники, которые участвуют в групповых планах медицинского обслуживания через своих работодателей, имеют дополнительные права на конфиденциальность в соответствии с Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA).

Ваше право на просмотр вашего файла

Если вы хотите, чтобы такая информация, как ваш адрес и номер телефона в вашем личном деле, оставалась конфиденциальной, отправьте письменный запрос своему работодателю.

Вероятно, вы имеете право просматривать часть или все свое личное дело, хотя при его просмотре может потребоваться присутствие руководителя или другого представителя вашего работодателя. (Бывшие сотрудники иногда также имеют это право, как обсуждается ниже.) Вы, вероятно, не имеете права просматривать информацию в своем файле, которая относится к личной информации другого сотрудника или информацию о внутренних расследованиях вашего предполагаемого неправомерного поведения.Вы можете сделать копии некоторых документов из своего личного дела, хотя у вас меньше шансов скопировать информацию, относящуюся к проверкам эффективности, чем информацию, относящуюся к объективным данным, таким как ваша зарплата.

Даже если в законодательстве вашего штата прямо не предусмотрено, что вы имеете право просматривать свое личное дело, вы можете иметь это право, если ваша компания предусматривает это во внутренней политике. Многие компании делают это, чтобы укрепить трудовые отношения.

Бывшие сотрудники просматривают личные дела

В то время как в некоторых штатах только нынешним сотрудникам разрешается просматривать свои личные дела, в других штатах это право распространяется на бывших сотрудников.Иногда бывший сотрудник, которому разрешено просматривать свое дело, обнаруживает, что в нем есть документы, которых не было, когда он последний раз видел его перед увольнением. Вы можете с подозрением относиться к этой ситуации и задаться вопросом, был ли документ создан после вашего расторжения, чтобы оправдать это. Это может быть так, а может и не быть. Если вы были уволены и рассматриваете возможность судебного иска, вы можете попросить просмотреть свой файл в той мере, в какой это разрешено политикой компании. Это даст вам четкое представление о том, что содержалось в файле на момент вашего прекращения.

Законодательство штата регулируется:

• Как и если вы можете получить доступ к своему файлу
• Если вы имеете право на копию вашего личного дела
• Процесс исправления или оспаривания информации в вашем файле

Последнее обновление: сентябрь 2018 г.