Форма протокола собрания: Образец протокола общего собрания 2021 (по самой новой форме) скачать

Зачем нужен протокол собрания учредителей

Уже начиная с самого открытия Общества, собрание учредителей устанавливает некоторые правила и порядок его работы, утверждает формы документов, назначает ответственных лиц и т.д. и все это подробнейшим образом фиксируется в данном документе. В процессе дальнейшей деятельности протокол также периодически бывает необходим.

Следует отметить то, что документ применяется в двух типах ситуаций:

1. первые четко определены законом (открытие-закрытие Общества, утверждение Устава, выход участников, назначение директора, распределение доходов и убытков и т.п.),
2. вторые – факультативные или говоря иначе добровольные (рассмотрение и прием нормативных актов, согласование сделок и т.д.).

Что делать если кто-то из участников собрания учредителей голосует «против»

Обычно учредители компаний сходятся во мнениях, но, как в любом правиле, здесь есть свои исключения, и иногда кто-то бывает против большинства. В этом случае, мнение участника следует занести в документ с обоснованием и приложением документов (если таковые были предоставлены). В дальнейшем данный учредитель в течение двух месяцев может обжаловать решение собрания в судебном порядке.

Если же в суд надумает обратиться участник собрания, проголосовавший «за» решение какого-либо вопроса в установленном общим собранием порядке, и это было зафиксировано в протоколе должным образом, то его шансы на успешное завершение судебного разбирательства будет крайне невелики, поэтому в таких случаях, лучше попытаться договориться с соучредителями мирным путем.

Порядок проведения собрания учредителей

Как было сказано выше, поводом для собрания учредителей могут послужить самые разные обстоятельства. Порядок действия здесь такой:

1. сначала общим голосованием назначается председатель собрания и секретарь (правда, данная процедура не носит обязательный характер, поскольку довольно часто в составе учредителей Общества всего два участника).

При этом, если председателем собрания должен являться обязательно один из учредителей организации, то секретарем может быть абсолютно любой сотрудник предприятия.

Функция секретаря – протоколирование действий собравшихся и внесение всех необходимых записей в документ, а также обеспечения участников нужным количеством копий.

В некоторых случаях собрание утверждает схему голосования, которое может проходить путем простого поднятия рук или же протоколированием мнений.

2. Затем, на повестку дня выносятся проблемы и задачи, по которым требуется принять какое-то решение.

На собрании может обсуждаться как один вопрос, так и сразу несколько. Все они обязательно должны быть вписаны в протокол.

3. После того, как участники вынесут вердикт, он также заносится в документ.
4. В завершение протокол подписывается всеми собравшимися, включая секретаря, которые таким образом удостоверяют факт того, что все сведения в него внесены верно.

Правила написания и оформления документа

Протокол собрания учредителей не имеет строго установленного, унифицированного образца, писать его можно в свободном виде. Как правило, на предприятиях имеется шаблон документа, по которому он и оформляется. Основное условие: протокол должен содержать сведения

• о компании,
• дате составления,
• участниках собрания,
• теме (если их несколько, они указываются отдельными пунктами)
• и решении.

Документ можно писать как от руки, так и печатать на компьютер, большой разницы здесь нет, главное, чтобы он обязательно содержал оригинальные подписи всех собравшихся учредителей. Заверять печатью его не нужно – во-первых, он относится к внутренним документам предприятия, во-вторых, с 2016 года юридические лица на законном основании освобождены от обязательства удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов.

Писать протокол можно как на фирменном бланке организации, так и на стандартном листе А4 формата в том количестве экземплярах, в котором это необходимо.

После проведения собрания, в течение десяти дней каждого его участника следует обеспечить своим экземпляром протокола, а одну копию, заверенную по всем правилам, передать на хранение в архив организации, где она должна содержаться ровно столько, сколько полагается по закону для подобного рода документов.

Пример составления протокола

Здесь представлен самый простой вариант протокола собрания учредителей, на основе которого легко можно понять, как составлять более сложные документы.

Вначале бланка пишется

• наименование компании (в полном соответствии с учредительными документами),
• населенный пункт, в котором осуществляет деятельность предприятие
• и дата собрания.

Строкой ниже вписывается номер протокола (по внутреннему документообороту организации).

Далее идет описательная часть:

1. по порядку перечисляются участники (вписывается фамилия, имя, отчество полностью и размер доли в уставном капитале),
2. назначается председатель и секретарь (при необходимости),
3. указываются вопросы, стоящие на повестке дня (отдельными пунктами),
4. вписывается решение (также отдельными пунктами по каждому вопросу).

Если собранию были представлены какие-либо документы, которые сыграли свою роль при обсуждении вопросов, их нужно обязательно указать в приложении. В завершение протокол обязательно должен быть подписан всеми участниками собрания, включая секретаря (если таковой имел место быть).

Новый образец протокола собрания жильцов 2019г

В России заработали новые правила в сфере ЖКХ

Они касаются всех собственников жилья:

Приказ Минстроя России от 28.01.2019 N 44.

Минстрой России ужесточил требования к протоколам собственников жильцов. Вступили в силу новые правила оформления общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах. Также изменился порядок направления подлинников решений и протоколов общих собраний собственников в органы госжилнадзора.

В новых требованиях прописано, что протокол общего собрания составляется в письменной форме. Сроки устанавливает общее собрание. Но протокол должен быть составлен не позднее чем через десять календарных дней с даты проведения собрания. Протокол оформляет секретарь, который избирается решением общего собрания. В нем должны быть следующие сведения: наименование документа; дата и номер протокола; дата и место проведения общего собрания; заголовок к содержательной части протокола; содержательная часть протокола общего собрания; информация о месте (адресе) хранения протоколов общих собраний и решений собственников помещений в многоквартирном доме.

Страницы протокола и каждого приложения к нему должны быть пронумерованы и перечислены на первом листе документа секретарем общего собрания и им же сшиты. Последняя страница протокола должна быть подписана председателем общего собрания.

Изменились и требования к оформлению реквизитов протокола общего собрания, порядок направления подлинников решений и протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, которые осуществляют государственный жилищный надзор.

Приказ Минстроя России от 28.01.2019 N 44/пр “Об утверждении Требований к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах и Порядка направления подлинников решений и протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие государственный жилищный надзор” .

Скачать образец бланка собрания жильцов:

Новый образец протокола собрания жильцов 2019г

Образец протокола собрания СНТ — порядок его составления

Для того, чтобы протокол собрания СНТ не был признан недействительным, необходимо ознакомиться с правильным его оформлением, а так же просмотреть образец, по которому он составляется. В данной статье речь пойдет именно об этом.

Общее собрание СНТ

В первую очередь для незнающих следует отметить, что СНТ – это садовое некоммерческое товарищество. Согласно Федеральному закону «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» №66-ФЗ от 15.04.1998 года в СНТ должно проводиться общее собрание. Оно может иметь несколько форм:

1. очное/заочное общее собрание членов;
2. очное/заочное собрание уполномоченных;
3. очное/заочное внеочередное общее собрание.

Каждая из форм имеет свои особенности, которые будут представлены в следующей таблице.

Важно! При проведении общего собрания имеют значение не только вопросы, предложенные для обсуждения на повестке дня, но и регламент проведения такого собрания.

 

Так же следует отметить, что немаловажную роль играют и мероприятия, предшествующие проведению собрания. Далее эти мероприятия будут подробно рассмотрены.

Читайте также статью ⇒ Что такое дачная амнистия и какие изменения были внесены в 2018 году.

Процедура созыва общего собрания СНТ и уведомление его членов

Как было отмечено ранее, проведение общего собрания СНТ зависит и от такого фактора как процедура его созыва. При этом следует учитывать определенное правило, согласно которому общее собрание СНТ может созвать только правление СНТ.

При этом причины созыва общего собрания СНТ могут быть следующими:

• члены СНТ призывают к принятию какого-либо решение;
• ревизионная комиссия затребовала проведение собрания;
• орган местного самоуправления вынес предложение по созыву собрания;

Регистрация членов СНТ на собрании

Важнейшей составляющей любого собрании СНТ является наличие кворума.

Важно! Для незнающих так же следует пояснить, что такое кворум. Это число членов собрания, при котором собрание будет считаться правомерным.

 

Итак, в данном случае кворум считается состоявшимся, если в собрании участвует не менее 50% членов СНТ и еще плюс 1человек. Если собралось меньшее количество членов СНТ, то кворум отсутствует, а проведение собрания бессмысленно, поскольку не имеет права принимать решения.

Процесс регистрации явившихся на собрание членов СНТ подразумевает составление списка членов СНТ с указанием их ФИО, номеров участка и наличии графы для подписи при личном присутствии, так же должна присутствовать графа для подписи и ФИО, если на собрание  по доверенности пришел представитель члена СНТ.

Такая доверенность составляется в простой письменной форме. Она должна быть заверена председателем СНТ. При этом оригинал доверенности передается регистратору при проведении собрания, то есть члену СНТ, который ведет процесс регистрации членов собрания.

В доверенности должна быть отражена информация о её доверителе и поверенном лице, о праве поверенного принимать участие в общем собрании членов СНТ от имени доверителя и голосовать по вопросам повестки дня.

Следует отметить, что на количество доверенностей, выдаваемое одному лицу разными членами СНТ, никаких ограничений не возлагается.

Порядок проведения собрания

Во время открытия собрания решается вопрос того, кто будет председателем собрания и его секретарем, то есть членами СНТ выдвигаются кандидатуры. Председатель собрания это необязательно тот же человек, что и председатель правления СНТ – как председателем собрания, так и секретарем собрания может быть любой член СНТ. Зачастую, председательствующим выбирают кого-то из членов правления, но это совсем не обязательно, так как вести собрание и оглашать уже подготовленные вопросы ничего не мешает и другим членам.

Следующий этап – избрание счетной комиссии. Данный орган функционирует на протяжении всего собрания: подсчитывает количество голосов и фиксирует их в протоколе собрания.

Далее председатель собрания оглашает повестку дня и в случае, если члены СНТ вынесли новые пожелания и предложения, то он так же выносит их на обсуждение, после рассмотрения ранее утвержденных на повестку дня вопросов. Новые вопросы конечно же обсуждаются на собрании, но решения по ним, как правило, не принимается – для принятия новых решений необходимо снова созывать собрание СНТ.

Важно! В случае, если имеются несогласные с решением, вынесенным собранием по повестке дня, они могут оспорить это решение в судебном порядке.

 

После того, как повестка дня была утверждена, начинается этап обсуждения вопросов данной повестки. Докладчик оглашается вопрос и его суть, после чего происходит голосование. Счетная комиссия ведет подсчет голосов, а секретарь фиксирует результаты в протоколе.

После того как все вопросы обсуждены и все решения по ним приняты, председатель собрания  либо секретарь оглашает перечень решений, принятых собранием. После этого собрание объявляется закрытым, но на этом процедура не заканчивается, поскольку далее оформляется протокол заседания.

Читайте также статью ⇒ Найти участок по номеру кадастра.

Протокол собрания СНТ — образец

Образец протокола собрания СНТ

Протокол общего собрания членов СНТ представляет собой реестр принятых решений и оформляется документально. После чего протокол доводятся правлением до сведения всех участников в семидневный срок. Скачать образец протокола общего собрания СНТ вы сможете здесь. В протоколе собрания СНТ в обязательном порядке должны быть включены следующие сведения:

• дата, место и время мероприятия;
• все присутствующие;
• данные председателя и секретаря;
• порядок проведения заседания;
• повестка дня;
• голосование по каждому вопросу повестки дня;
• принятые или непринятые решения по каждому вопросу повестки дня.

Порядок оформления протокола собрания членов СНТ

Протокол общего собрания СНТ изготавливается секретарем, подписывается им же и председателем собрания. После этого протокол вывешивается на информационных досках на территории СНТ, а также на официальном сайте.

Образец протокола собрания СНТ — порядок его составления

Управление деятельностью садоводческих товариществ осуществляется его участниками. Для того чтобы документально оформить любое принятое решение членами товарищества, составляется протокол собрания, в котором указываются основные обсуждаемые темы и принятые решения.

Протокол собрания

Законодательством России не установлен конкретный бланк такого протокола. Но федеральным законом, который регулирует деятельность СНТ, предусмотрены обязательные требования, предъявляемые к товариществу.

Среди общих требований к документу предъявляется следующее:

1. Заполнение документа осуществляется секретарем собрания, который назначается уставными документами либо дополнительным принятым решением управления товарищества.
2. Заполнение протокола осуществляется в стандартной письменной форме. Возможно применение рукописного варианта либо набор текста с помощью компьютера.
3. Этот документ обязательно должен быть заверен председателем и секретарем. Для заверения достаточно подписи обоих участников и печати товарищества.

Протокол считается определенной формой документооборота для конкретной формы юридического лица. Полномочия по правильному заполнению и ведению данной документации возлагаются на секретаря. А хранение и архивация возложены на председателя.

Обязательные пункты

Структура документа может быть различной, в зависимости от количества обсуждаемых тем и принятых решений. Однако законодательством определены основные пункты, которые должны присутствовать в протоколе:

1. Обязательно должно быть указано название документа, название СНТ и дата проведения заседания.
2. После этого перечисляются все участники, присутствовавшие при этом заседании. Если участвуют в заседании не только члены товарищества, а иные лица, то об этом делается индивидуальная запись.
3. Далее прописываются вынесенные на повестку дня вопросы, которые подлежат обязательному обсуждению и принятию по ним определенных решений.
4. Процесс обсуждения и все выдвинутые предложения фиксируются секретарем в протоколе.
5. После обсуждения всех вопросов записываются принятые по ним решения.
6. Ниже указывается количество голосов «за» и «против» по каждому вопросу.
7. Если к протоколу прилагались документы для обсуждения, то их перечень также указывается.
8. Далее ставятся подписи секретаря и председателя, а также юридическая печать товарищества.

В таком формате обязательно заполняется этот документ. Секретарь может печатать его сразу на компьютере во время заседания либо записывать в распечатанном пустом бланке с обязательными графами.

Как заполняется

Перечисленные обязательные пункты не изменяются, поэтому в ходе заседания удобно использовать готовый бланк документа. Секретарь обязательно должен внимательно заполнять данный документ и не пропускать основных моментов. Также не допускается составление протокола с ошибками.

Секретарь должен уметь быстро и правильно формулировать предложения. Важно, чтобы написанный текст нельзя было трактовать в различных вариантах. Протокол должен иметь четкую конкретную суть.

Секретарь должен быстро и желательно дословно записывать все обсуждения участников. Тогда, изучив протокол, легко будет восстановить ход мыслей участников и их обсуждение. При этом участникам собрания в этом случае сложнее будет оспорить протокол, если там записана дословная речь каждого.

После подписания протокола секретарь должен пронумеровать каждый его лист. Сверху на первый лист прикладывается и вшивается вместе со всеми листами титульный лист, где указывается общее количество страниц. Там же ставят свои подписи секретарь и председатель.

Желательно не оставлять в документе пустых пробелов и свободных мест, чтобы в дальнейшем туда невозможно было что-либо вписать. Вместо них разрешается ставить приписки.

В случае несоблюдения установленных требований по оформлению или составлению протокола он может быть признан недействительным. Что, в свою очередь, повлечет за собой отмену принятых решений.

Выписка

Сам протокол может иметь достаточно много страниц, так как во время обсуждения секретарь должен фиксировать все сказанные участниками слова. Для облегчения изучения данного протокола из него делается краткая выписка, которая содержит только краткую информацию о заседании.

В него не входят те пункты, где фиксировалось обсуждение. К этой бумаге законодательством также установлены строгие требования, которые должны обязательно соблюдаться. Обязательными пунктами являются:

• название документа с указанием номера самого протокола, места его составления и датой;
• указывается количество человек, которые присутствовали на заседании;
• вопросы повестки дня;
• принятые решения по каждому вопросу;
• персональные данные председателя и секретаря и их подписи;
• печать организации.

С помощью этого документа можно быстро получить необходимую информацию. Изучая его, не придется листать большое количество страниц в поисках принятого решения данным заседанием.

Обжалование

Как и большинство соглашений, протокол является таким документом, который можно обжаловать при желании. Важно только знать, в каких случаях это допускается. Существует 2 типа оспаривания:

• признание ничтожным;
• оспаривание в суде.

В первом случае он изначально считается не вступившим в действие. Во втором случае договор считается заключенным, но с определенными нарушениями, которые и привели его к признанию в качестве оспоренного.

Существуют следующие обстоятельства, когда протокол может быть оспорен:

1. Принятое собранием решение противоречит нормам законодательства.
2. Решение принято недостаточным числом голосов.
3. Принятие такого решения находится не в компетенции данного собрания.
4. Вопрос не был обозначен повесткой дня. Но в этом случае допускается принятие решения, если на собрании присутствовали все члены товарищества.

По данным основаниям протокол будет считаться ничтожным. Оспорить в суде его можно в следующих случаях:

• был нарушен порядок организации собрания;
• участники находились не в равных правах при обсуждении вопросов повестки;
• лицо, которое выступало от имени товарищества, не имело данных полномочий;
• составление самого протокола было с нарушениями установленных правил и норм законодательства.

Российскими законами устанавливается исковой срок для оспаривания любых документов. Для протокола собрания предусмотрены следующие сроки:

• полгода, если обращается в суд человек, чьи права были ущемлены;
• 2 года для всех участников товарищества.

Данные сроки исчисляются с момента, когда правление товарищества официально представило свое решение членам СНТ либо другим заинтересованным лицам стало о нем известно.

Поэтому важно соблюдать установленные требования при составлении протокола собрания и выписки из него.

Образец протокола общего собрания жильцов

Протокол №1
Общего собрания собственников дома по адресу ________________________________

                                                                                                                   от  «___»______ 200_г.

Присутствовали: ____ человека (собственника), согласно Приложения 1 к протоколу.
Приглашенные:
 Представитель Администрации района (Районного жилищного агентства, управляющей компании)

Повестка дня:
1. О выборе собственниками формы управления многоквартирным домом по адресу:
2. Утверждение Устава ТСЖ
3. Выборы Правления ТСЖ и Ревизионной комиссии.
4. О регистрации кондоминиума

1. С информацией о выборе собственниками формы управления многоквартирным домом выступил представитель Администрации района (Районного жилищного агентства, управляющей компании)
В соответствии со ст.20. Федерального закона РФ «О товариществах собственников жилья» от 15.06.1996 № 72-ФЗ, для обеспечения эксплуатации многоквартирного дома, пользования квартирами и общим имуществом жилого дома домовладельцы вправе самостоятельно выбрать способ управления недвижимым имуществом.
Закон определяет следующие способы управления кондоминиумом:
— путем передачи домовладельцами функций по управлению кондоминиумом уполномоченной государством или органами местного самоуправления службе заказчика на жилищно — коммунальные услуги;
— путем образования домовладельцами товарищества собственников жилья для самостоятельного управления кондоминиумом либо для последующей передачи по договору части или всех функций по управлению уполномоченному физическому лицу — индивидуальному предпринимателю либо уполномоченной организации любой формы собственности (управляющему), а также иным способом, установленным федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации.  
Способ управления кондоминиумом может быть изменен в любое время по решению домовладельцев.

Решили:
1. Избрать в качестве формы управления кондоминиумом товарищество собственников жилья.
2. Избрать в качестве обслуживающей дом организации по договору «. . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .» (Управляющая компания)

Голосовали: «За» — единогласно (количество голосов и общая площадь см. приложение)
                      «Против» — нет.
                      «Воздержались» — нет

2. С информацией о проекте Устава ТСЖ выступил  . . . . . . . . .
Предлагается принять за основу проект Устава ТСЖ утвержденный КУГИ Санкт-Петербурга.

Обсуждение изменений и дополнений, выбор названия ТСЖ.

Голосовали: «За» —                 (количество голосов и общая площадь см. приложение)
                      «Против» —           нет
                      «Воздержались» —      нет

3. С информацией о порядке избрания органов управления ТСЖ выступил  . . . . . . . . . . . . .

В соответствии со ст. 36 Закона «О ТСЖ» Правление избирается для руководства текущей деятельностью товарищества. Правление товарищества вправе принимать решения по всем вопросам деятельности товарищества, за исключением вопросов, отнесенных к исключительной компетенции общего собрания членов товарищества. Правление товарищества избирается из числа членов товарищества общим собранием на срок, установленный уставом товарищества, но не более чем на два года.
В соответствии со ст. 51 Закона РФ «О ТСЖ» право голоса застройщика в товариществе имеет следующие ограничения:
после передачи прав собственности на 30 процентов помещений в кондоминиуме другим домовладельцам, кроме застройщика, как минимум 30 процентов членов правления должны быть избраны путем голосования этих домовладельцев;
после передачи прав собственности на 40 процентов помещений в кондоминиуме другим домовладельцам, кроме застройщика, как минимум 40 процентов членов правления должны быть избраны путем голосования этих домовладельцев;
после передачи прав собственности на более чем 50 процентов помещений в кондоминиуме другим домовладельцам, кроме застройщика, или через два года с момента регистрации товарищества все члены правления должны быть избраны путем голосования домовладельцев без участия застройщика.
 Выборы членов правления должны проводиться на общем собрании товарищества не позднее 60 дней после события, обусловившего необходимость таких выборов.

Поскольку в настоящее время права собственности на помещения переданы уже более чем половине собственников (см. Приложение 1), кроме застройщика, домовладельцы должны избрать Правление, Председателя Правления  и Ревизионную комиссию.

Решили:
1. Избрать Правление ТСЖ в составе  __  человек (по одному представителю от парадной )

Голосовали: «За» — единогласно (количество голосов и общая площадь см. приложение)
                      «Против» — нет.
                      «Воздержались» — нет

2. По предложениям (на основе голосования собственников от  каждой парадной) избрать правление в составе, согласно Приложению 2.
   
Голосовали: «За» — единогласно (количество голосов и общая площадь см. приложение)
                      «Против» — нет.
                      «Воздержались» — нет

3.  Избрать Ревизионную комиссию в составе 3 (трех) человек, с учетом следующих требований: юрист — 1, финансист (экономист) – 1, бухгалтер – 1.
На основании предложений собственников в состав Ревизионной комиссии избрать домовладельцев согласно Приложения 3.
 
Голосовали: «За» — единогласно (количество голосов и общая площадь см. приложение)
                      «Против» — нет.
                      «Воздержались» — нет

4. Слушали: информацию депутата Муниципального Совета Муниципального образования
№__   __________________ о предметах ведения органов МСУ.

Решили:
1. Обратиться к Муниципальному Совету Муниципального образования №__ с просьбой о включении дома в Программу благоустройства на 200_ год – оказать помощь в установке оборудования детской и спортивной площадки.
2. Поручить Правлению ТСЖ направить соответствующее письменное обращение на имя Главы Муниципального Совета в срок до  __ _______________ 200__г.

Голосовали: «За» — единогласно (количество голосов и общая площадь см. приложение)
                      «Против» — нет.
                      «Воздержались» — нет

4  Слушали: О порядке регистрации кондоминиумов в Санкт-Петербурге (в соответствии с постановлением Правительства Санкт-Петербурга №69-рп от 07.07.2004 г.)

Решили:
1. Зарегистрировать кондоминиум по адресу:
2. Поручить регистрацию кондоминиума и оформление всех необходимых документов собственнику кв.__  ________________________________
3. Регистрацию земельного участка осуществить в нормативном размере
4. Расходы по регистрации кондоминиума распределить между собственниками помещений дома пропорционально общей полезной площади помещений.

Голосовали: «За» — _____                                 (                        м2)
                      «Против» —  ___                               (        м2).
                      «Воздержались» — нет

Приложения:

1. Список участников общего собрания домовладельцев (с указанием №№квартир, общей площади помещений, находящихся в собственности и подписями собственников).
2. Список членов Правления ТСЖ, избранных в соответствии с п.1, 2, 3 вопроса 3 общего собрания.
3. Список членов Ревизионной комиссии, избранных в соответствии с п.4 вопроса 3 общего собрания.

(Все приложения прошиваются с протоколом и скрепляются печатью ТСЖ, подписями председателя и секретаря собрания)

| Совет директоров Best Practices

Каким бы обычным ни было занятие секретарями совета директоров протоколами собрания, вы можете удивиться, узнав, что по закону советы директоров вообще не обязаны вести протоколы. Протоколы заседаний совета директоров стали лучшей практикой по многим причинам, связанным с надлежащим корпоративным управлением.

Образец протокола заседания Совета директоров

Члены организаций имеют право получать определенные корпоративные записи, такие как финансовые отчеты и протоколы собраний.Что еще более важно, на советов директоров возложены юридические и фидуциарные обязанности, поэтому важно вести записи о действиях, предпринятых советом во время заседаний.

Кроме того, протоколы заседаний совета директоров служат руководством для совета директоров при планировании и принятии стратегических решений. Ведение протокола заседаний совета директоров с использованием указанного формата и шаблона также служит правовой защитой для совета директоров и организации.

Загрузите наш шаблон протокола заседания Совета директоров!

Загрузите копию здесь

Какую информацию должны регистрировать секретари совета директоров?

Лучшим источником, который секретари совета директоров могут использовать в качестве руководства для записи протоколов заседаний, являются Правила Роберта.

Протокол правления должен включать обзор того, что происходило на собрании, но не быть излишне многословным. Секретарь совета директоров должен задокументировать дату, время и место проведения собрания, а также то, было ли оно регулярным или специальным.

Протокол также должен включать список председательствующего, директоров, сотрудников, гостей и любых других участников. Нет необходимости указывать процент присутствующих членов, составляющих кворум. Секретарю нужно только задокументировать, существует ли кворум или нет.

В протоколе должно быть указано, был ли прочитан и утвержден протокол предыдущего собрания. Самая важная часть протокола — это точное изложение любых действий, которые члены совета директоров предприняли во время собрания.

Протокол заседания Совета директоров: что не записывать

Секретарям совета директоров важно понимать, что ведение протокола — это не эквивалент дословной записи обсуждений. Мало того, что это усложняет работу секретаря, большинство юридических представителей советуют этого не делать.

Протокол заседания Совета директоров не следует читать как рукопись. Вместо этого они должны служить точным и общим документом о действиях совета директоров. Протокол правления должен отражать имена членов, которые вносят и поддерживают ходатайство. Что касается последующих обсуждений, протокол должен включать основные аргументы за или против предложения, без указания имен. Включение слишком большого количества информации в протоколы правления может привести к тому, что члены правления будут воздерживаться от свободно распространяемых идей во время обсуждений в правлении.

Включая слишком много информации в протоколы заседаний, существует юридический риск.Секретарям советов следует знать, что протоколы заседаний являются юридическим документом и могут использоваться в суде. Обсуждения и прямые цитаты членов совета директоров могли быть неверно истолкованы судами через много лет, когда члены совета могли забыть контекст, в котором они говорили. Юристы изучают протоколы заседаний, чтобы выявить слабые стороны противоположной стороны. Заявления в протоколе могут быть вырваны из контекста, что может нанести вред репутации организации или повлечь за собой необоснованную юридическую ответственность.

Некоммерческим организациям следует принять во внимание §29-406.24 Кодекса округа Колумбия, в котором говорится, что предполагается, что все члены совета директоров соглашаются с действиями, предпринимаемыми их советами. По этой причине секретари правления должны отметить в протоколе, что член или члены возражали против действия, предпринятого голосованием всего правления.

Каковы оптимальные методы ведения протокола заседаний совета директоров?

Точный формат протокола заседаний совета директоров варьируется в зависимости от организации, хотя передовая практика управления указывает, что все протоколы заседаний должны содержать некоторую основную информацию.Передовой опыт также побуждает советы директоров придерживаться последовательных методов отчетности, чтобы информация была достоверной.

Протокол правления должен тщательно документировать все решения, принятые правлением, а также любые последующие шаги. Протокол также служит официальным документом для определения и отслеживания действий.

Заявления должны быть краткими и емкими. Как минимум, протокол должен включать следующую информацию:

1. Дата, время и место
2. Время открытия и закрытия собрания
3. Имена участников и отсутствующих
4. Исправления и дополнения к протоколу предыдущего собрания
5. Дополнения к повестке дня
6. Статус кворума
7. Ходатайства приняты или отклонены
8. Голосование по поводу предложения и второго с указанием результата голосования
9. Действия, которые необходимо предпринять
10. Новый бизнес
11. Открытое обсуждение и участие
12. Дата и время следующей встречи

Секретарь правления играет решающую роль в ведении протокола правления.По этой причине секретарям совета директоров важно не просто приходить на встречу с бумагой и ручкой. Небольшое планирование со стороны секретаря, в том числе использование шаблона для протоколов заседаний совета, значительно упростит работу.

Подготовка секретарей совета директоров: использование шаблона заседания совета директоров

Секретарь правления и президент правления должны прийти к соглашению о том, что необходимо включить в протокол правления. Они также должны прийти к соглашению о том, что не следует регистрировать, чтобы защитить совет и его директоров от юридической ответственности.

могут подготовиться к собраниям, просмотрев форматы протоколов прошлых собраний и используя шаблоны для образцов протоколов заседаний правления. В шаблонах будут области для заполнения соответствующей информации, такой как дата, время и обычные пункты повестки дня, с возможностью добавления новых пунктов. Это помогает просматривать форматы протоколов заседаний совета директоров, которые успешно использовали другие организации.

Перед каждым заседанием секретарю совета директоров необходимо будет получить от президента совета информацию о посетителях, гостях, выступающих или специальных презентациях.Секретарь также захочет просмотреть протокол прошедшего собрания и собрать все документы для собрания. Наконец, секретарь вместе с президентом совета директоров определит и утвердит повестку дня.

Несколько заключительных слов о протоколе заседаний

Шаблоны и форматы — важные инструменты для секретарей правления. Почему бы не использовать их, чтобы убрать большую часть работы с протоколами на доске? Хорошее практическое правило для тех, кто следит за протоколом, — записывать заявление для каждого действия на доске, чтобы не быть излишне многословным.

Надеюсь, ваши протоколы никогда не будут представлены в суде в качестве доказательства. Однако если они используют эти инструменты, ваше правление может быть уверено, что протоколы точно отражают дела правления.

15 лучших шаблонов минут встречи для экономии времени

Встречи — важная часть рабочего процесса каждой компании. Они дают возможность поднимать и обсуждать вопросы и решать внутренние проблемы. Однако иногда встречи могут показаться пустой тратой времени.Особенно, когда они тянутся и тянутся без общего направления или цели.

Независимо от того, проводите ли вы онлайн-встречу или собираете всех лично, существует ряд инструментов, которые помогут вам сэкономить время и сделать встречи более эффективными. Одним из таких инструментов является готовый к загрузке (или распечатке) шаблон протокола собрания. Это поможет вам держать всех в курсе того, что произошло на последней встрече и на чем вы остановились.

Не бойтесь добровольно выделить несколько минут на следующее собрание вашей компании.Даже если вы никогда раньше этого не делали. Это не самая простая задача, но вы справитесь, если заранее выберете правильный шаблон протокола встречи.

Google Docs — отличная платформа для поиска шаблонов для любых целей. Чтобы найти шаблоны протоколов встреч, вам необходимо войти в свою учетную запись Google Docs и перейти в галерею шаблонов .

В разделе Work вы найдете несколько различных шаблонов.Все три необходимых шаблона имеют название Заметки о встрече . Однако, открыв их, вы увидите, что они больше подходят для записи минут, чем для личных заметок о встречах.

Все три шаблона довольно похожи, с такими разделами, как участники собрания, повестка дня, пункты действий и место для дополнительных заметок. Основное различие между ними — дизайн. Выберите цветовую схему и стиль, которые вам нравятся, и все готово.

Для тех, кто предпочитает использовать Word вместо Google Docs для заметок, обратите внимание на шаблоны Microsoft Word.Вы можете найти их в приложении.

Когда вы открываете новый документ, введите минут встречи в строке поиска, чтобы найти их. В зависимости от того, какую версию Word вы используете, вы получите разные варианты выбора.

Elegant Протокол встречи шаблон, вероятно, самый универсальный из всех. Он представлен в виде аккуратной таблицы с множеством различных разделов, в которых можно добавить подробности и дополнительную информацию о вашей встрече.Кроме того, он добавляет ему немного цвета.

Другой вариант — шаблон под названием Официальный протокол собрания. Он поставляется с аналогичным набором разделов и местом для добавления дополнительных заметок о вашей встрече.

Word также предлагает шаблон под названием «Протокол неформальных встреч». Как видно из названия, он имеет более неформальный стиль и больше подходит для небольших команд и встреч.

Из этих трех шаблонов вы можете выбрать тот, который вам больше всего подходит, а также соответствует вашим целям.

Вы также можете найти шаблоны для Word на сторонних сайтах. Например, загрузите один из двух основных бесплатных шаблонов с Vertex42. Первый — это базовый вариант (слева на рисунке ниже), состоящий всего из нескольких разделов. Наверное, лучше для небольших командных встреч.

Vertex42 также предлагает подробный шаблон протокола встречи. Он поставляется с дополнительными сегментами для заполнения, такими как имя человека, вызывающего собрание, хронометрист, тип собрания и т. Д.

Если вы предпочитаете бесплатную версию Microsoft Word Online, на сайте вы найдете еще больше шаблонов протоколов встреч.

Вы найдете их под минут при просмотре раздела «Шаблоны».

Мы рекомендуем использовать шаблон Classic минут встречи . В него включены почти все возможные детали, поэтому вам не придется ничего добавлять вручную. Просто скачайте его и заполняйте информацию по ходу встречи.

Тем не менее, он определенно больше подходит для официальных и официальных встреч, поскольку в нем даже есть место, где секретарь собрания может подписывать ваш протокол.

Если вы ищете что-то более простое или неформальное, выберите более понятный вариант под названием «Заметки о встрече».

Если вы устали от простого и понятного, сайт предлагает несколько различных шаблонов, которые кажутся более креативными с точки зрения цвета и стиля. Один из наиболее креативных — шаблон протокола заседаний с двойной полосой. Есть даже специальный слот для размещения логотипа вашей компании.

Эти шаблоны более настраиваемы, но, вероятно, не подходят для тех случаев, когда вы просто хотите загрузить готовую форму, которую можно будет заполнять по ходу дела.

Если вы используете Microsoft OneNote, вы можете использовать шаблоны протоколов встреч, которые предлагает приложение. Вы можете выбрать вариант, который лучше всего соответствует вашим целям, или вариант с более привлекательным дизайном.

Чтобы найти эти шаблоны, щелкните Вставить в верхнем левом меню навигации. Затем выберите Шаблоны страниц справа.

Если вам не нужен абсолютный базовый шаблон с минимальным количеством разделов (простые заметки 1 и 2), обратите внимание на шаблон под названием «Неформальные заметки».Он довольно простой и понятный, но в нем есть все необходимые разделы для проведения встречи в небольшой или средней команде.

Если вы работаете в более крупной компании, выберите вместо этого официальные заметки о встрече.

Добавленные здесь разделы включают объявления, действия и другие сведения о встрече.

Официальные заметки о собрании также содержат разделы, в которых можно подвести итоги открытия и закрытия собрания, нерешенных вопросов и утверждений.Делаем этот шаблон более подходящим для официальных встреч на высшем уровне.

Возможно, вы уже используете Evernote в качестве приложения для управления задачами. Но он также отлично подходит для заметок и записи минут. И он поставляется с собственными шаблонами протоколов встреч.

В отличие от OneNote, шаблоны здесь не встроены, и вам нужно будет загрузить их с веб-сайта поддержки Evernote.Первый шаблон, заслуживающий вашего внимания, называется Стандарт повестки дня встреч.

Этот отлично подходит как для минут, так и для составления повестки дня вашей будущей встречи.

Стандартный шаблон очень простой и включает только три раздела для повестки дня, заметок и действий. Подходит для быстрой встречи или сбора небольшого коллектива.

Повестка дня собрания расширена более подробно.В нем есть практически все разделы, необходимые для записи протокола собрания, включая детали собрания, цель и результат, а также пункты повестки дня. Оба шаблона имеют простой вид и легко настраиваются.

Независимо от того, какое приложение для создания заметок вы используете, все они поставляются с рядом удобных шаблонов, которые помогут вам сэкономить время и сделать встречи более эффективными.

Если вы не можете найти нужный шаблон в приложении, всегда есть множество сторонних вариантов, из которых вы можете выбрать.

10 простых шаблонов протоколов заседаний для Word, Excel, Google Docs

Протоколы заседаний — это важные записи, в которых хранится необходимая информация, например, пункты повестки дня, обсуждаемые во время встречи. Фактически, план или формат протокола собрания может варьироваться в зависимости от типа информации, которую вы хотите записать. В связи с этим мы создали различные примеры и шаблоны протоколов заседаний, чтобы помочь вам легко расшифровать протоколы. Есть также некоторые основные данные, которые должна содержать протокол встречи, которые мы обсудим ниже.

Шаблоны и примеры простых протоколов

Что должен включать протокол собрания?

Вести протокол собрания можно разными способами в зависимости от предпочтений определенной группы или типа информации, которую вы записываете. Хотя некоторые группы придерживаются определенного формата, назначенное лицо обычно включает эту информацию в образец протокола собрания:

• Дата и время проведения собрания

• Имена присутствующих и отсутствующих участников

• Охваченные пункты повестки дня во время собрания

• Действия, предпринятые после предыдущего собрания

• Принятые решения последующие действия

Шаблон протокола собрания для Word

Протокол собрания не должен быть сложным, поэтому вам не нужна специальная программа чтобы это сделать.Вы можете создать понятное, используя доступные инструменты на вашем компьютере. Одним из наиболее доступных инструментов, которые вы можете использовать, является Word.

Пример для Word # 1

Этот шаблон предоставляет необходимую информацию, необходимую для протоколов встречи. В верхнем левом углу представлена ​​дата, включая месяц, день и год. Вместе с тем, как раз и состоялась встреча. Вы также увидите здесь имена участников, пункты повестки дня или темы, время, отведенное на каждую повестку дня, и кто их представил.Если вы проводите только простую встречу, этот пример протокола встречи должен быть большим подспорьем.

Пример для Word # 2

При проведении простой встречи этот шаблон — хорошее место для начала. Специального форматирования, такого как таблицы или иллюстрации, не требуется. Также следует отметить, что все элементы, которые необходимо заполнить, написаны в линейной форме, что позволяет легко записывать или настраивать протоколы собрания в соответствии с вашими потребностями.

Шаблон протокола собрания для Excel

Вы также можете записать протокол с помощью таблицы в Excel.Эта версия позволяет легко отслеживать детали, особенно если встреча включает в себя множество информации и разные категории. Еще одно преимущество состоит в том, что пользователи могут использовать цветовую кодировку, чтобы было легко разобраться. Взгляните на примеры шаблонов протокола собрания, созданные с помощью Excel.

Пример для Excel № 1

В эту версию шаблона включены пять разделов. Первый раздел содержит основную информацию, такую ​​как дата встречи, время, кто подготовил протокол и т. Д.Под разделами находятся цели встречи, участники, администратор и старый бизнес.

Пример для Excel № 2

Вот еще одна версия шаблона протокола собрания, созданная с помощью Excel. Прежде чем перейти к пунктам повестки дня, делающий заметку должен будет сначала определить название проекта, дату встречи, место и другие основные детали. Вы также можете использовать этот подход, при котором основные категории расположены в строке и ниже, а элементы организованы в виде столбца.

Шаблон протокола собрания для Документов Google

Документы Google — еще один инструмент, который можно использовать для создания подробных протоколов собрания.Он работает как MS Word и предлагает некоторые базовые функции как Word. С его помощью вы можете настроить шрифт, цвет, выравнивание текста и многое другое. Вы можете обратиться к простому шаблону протокола собрания для Документов Google ниже.

Пример для Google Docs # 1

Хотя инструмент предлагает простые функции, вы все равно можете создавать подробные протоколы встреч всего за несколько простых шагов. Используя эту версию протокола собрания версии Документов Google, вы можете включить всю необходимую информацию и показать категорию деталей в виде таблицы.

Пример для Google Docs # 2

Если вы привыкли писать заметки, используя маркированную форму, этот пример протокола собрания может оказаться полезным. В этой версии используются как нумерация, так и маркированный подход к перечислению информации. Единственным недостатком является то, что он занимает слишком много места на странице. Чем больше информации введено, тем больше страниц потребуется.

Шаблон протокола собрания для PDF

Для тех из вас, кто ищет редактируемые протоколы в формате PDF, вы можете использовать приведенные ниже примеры шаблонов протокола собрания.Что хорошо в PDF, так это то, что вы можете защитить файл или документ с помощью кода, особенно если он содержит конфиденциальную информацию или вы хотите сохранить конфиденциальность.

Пример для PDF № 1

Другой пример — протокол деловой встречи, в котором дата и время заседания совета директоров представлены во фразе вместо создания другого раздела для времени и даты. В нем также перечислены присутствующие и отсутствующие участники, протоколы утверждения, отчеты и время закрытия собрания во второй части примера протокола собрания.

Пример для PDF № 2

Хотите больше систематизированных протоколов встречи? вы можете использовать метод компоновки таблиц, как в примере ниже. Каждая таблица представляет определенную категорию. Фактически, вы можете комбинировать как таблицы, так и маркеры в соответствии с вашими потребностями.

Простой шаблон протокола собрания (GitMind)

Для более интерактивной и творческой минуты вы можете использовать подход сопоставления разума. GitMind — безусловно, лучшая бесплатная интеллект-карта, которую вы можете найти в Интернете. Он побуждает вас проявлять творческий подход, интегрируя различные макеты отображения разума, делая его легким для понимания читателями.Кроме того, если вы хотите создать пример протокола первой встречи с использованием карты разума, см. Примеры ниже.

Пример от GitMind # 1

Используя GitMind, вы можете создать простую, но творческую минуту. С помощью этого шаблона вы можете хорошо представить, какими были действия в определенное время. Как показано на иллюстрации, имело место пять повесток дня или действий. Интересно, что инструмент позволяет добавлять плавающие узлы, в которые можно вставлять дополнительную информацию.Таким образом, вам не нужно втискивать всю информацию на карту или в одну ветку.

Пример от GitMind # 2

Чтобы получить более подробный пример минуты встречи, вы можете загрузить и отредактировать этот шаблон с GitMind. В шаблоне есть изображения, связанные с выполненными действиями или действиями. Они упрощают понимание ваших минут благодаря интеграции вложений, делая их привлекательными для просмотра.

Заключение

Нет никаких правил или стандартов для ведения минут.Если вы смогли собрать и систематизировать всю необходимую обсуждаемую информацию, у вас не должно возникнуть проблем. Между тем, если вы не делали этого раньше, вы можете использовать эти примеры шаблонов протокола встречи для записи любого типа минут.

Рейтинг: 4.3 / 5 (на основе 15 оценок) Спасибо за вашу оценку!

бесплатных шаблонов протоколов встреч — настройка, загрузка и печать PDF

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это тип письменной документации, которая используется для записи того, что произошло на встрече, и для определения процедур, которые необходимо выполнить после мероприятия.Документ обычно содержит информацию о том, где и когда проводилось собрание, а также список его участников. Шаблон протокола собрания можно использовать для всех типов собраний, которые требуют формальной записи.

Приведенные ниже шаблоны можно использовать для создания корпоративных протоколов, применимых к любому типу собрания. Наиболее распространенные типы собраний, для которых требуется письменный протокол, — это заседания Совета директоров, собрания акционеров и собрания ТСЖ. Готовые формы работают лучше всего: они идеально структурированы для любого типа встреч и групп, включая некорпоративные группы или ассоциации.

Как работает протокол собрания?

Самым важным аспектом, включенным в документ, является информация о том, что произошло во время встречи. В текст документа обычно входят «Резолюции» — часть, которая описывает то, что обсуждалось и было принято решение на собрании. Иногда документ может включать «Примечания» вместо «Резолюции». Разница между ними в том, что темы и вопросы, перечисленные в «Примечаниях», не обязательно были решены в ходе обсуждения.

Документ подписывают два человека: тот, кто представил документ, и тот, кто утверждал протокол (обычно — председатель собрания). Все документы, рассмотренные в ходе собрания, также должны быть приложены к протоколу.

Как вести протокол собрания?

Этот документ служит письменным документом, который предоставляет работникам информацию о том, что было принято решение и какие действия необходимо предпринять. Более того, этот протокол — это то, к чему вы можете обратиться, если возникнут какие-либо проблемы.Иногда эти протоколы могут пригодиться и по юридическим причинам.

Как правило, все протоколы собрания должны содержать следующую информацию:

1. Дата, время, место и тип встречи.
2. Имя, должность и отдел лица, ответственного за ведение протокола.
3. Имена и титулы всех участников.
4. Обсуждены все пункты повестки дня и темы.
5. Предписанные действия и лица, ответственные за выполнение этих действий.

После того, как информация будет заполнена, форма должна быть распечатана, скопирована и храниться у лица, ответственного за организацию протокола собрания. Обычно это секретарь или администратор группы. Не существует федерального закона с требованиями к протоколу собрания, однако закон штата может определять, что должно быть включено и какой тип уведомления требуется. В уставе корпорации также могут содержаться особые правила относительно того, что должно быть включено в документ.

Связанные теги и темы:

≡ Заполните онлайн-формы в формате PDF для печати

Аккуратно хранимый протокол минут может сэкономить время и деньги в будущих ситуациях, если возникнут какие-либо вопросы.При правильном оформлении и признании протоколы полезны для организаций и корпораций и даже могут оказать необходимую поддержку в решении юридических вопросов.

Но что такое протокол заседания совета директоров и как он работает? Следите за нашим обзором, чтобы узнать основные аспекты протокола собрания, где взять правильные шаблоны и советы по заполнению документов.

Что такое протокол заседания совета директоров?

Протокол заседаний совета директоров не только записывает обсуждения собрания, но и, по всей видимости, является юридически значимой записью.Они используются некоммерческими организациями, чтобы доказать, что совет директоров соблюдал требования и устав всех процедур, соблюдая миссию организации и законы штата. Кроме того, протоколы заседаний совета директоров могут предоставить потенциальным спонсорам и инвесторам необходимые данные, которые повлияют на их решение об увеличении взносов.

Протокол заседания Совета директоров может быть полезен для освещения следующих аспектов:

• Выборы должностных лиц
• Планы переговоров и бизнес-стратегии
• Учет хода заседания и отражение любых решений и постановлений
• Запись голосования
• Корректировки и поправки к текущим и предыдущим решениям и собраниям
• Поддержанные или отклоненные ходатайства

Почему протоколы заседаний совета директоров являются неотъемлемыми?

Протокол заседаний Совета директоров — это законно значимые записи, которые в случае необходимости могут быть использованы в качестве доказательства.Поскольку директора совета директоров отвечают за любые процессы в организации и, следовательно, несут ответственность за любые принятые или отклоненные решения, секретарь не должен использовать сложный язык при ведении записей, чтобы избежать судебных недоразумений, которые могут поставить под угрозу репутацию организации.

Как успешно вести протокол?

Процедура учета минут при неправильном составлении и ведении может превратиться в кошмар. Следуйте этим простым шагам, чтобы обеспечить выдающийся результат и уменьшить усилия и стресс:

1. Готовьтесь к встрече заранее.Поскольку у каждой организации есть свои предпочтения в отношении ведения протокола, секретарю предлагается обсудить обычный порядок проведения заседаний совета директоров в данной организации и запросить план собрания. Повестка дня встречи содержит важную информацию, такую ​​как имена и титулы участников и докладчиков, участники, гости, темы для обсуждения. Обратитесь за советом к президенту или предыдущему председателю совета директоров.
2. Вести записи в соответствии с планом и повесткой дня.
3. Используйте объективную манеру и не усложняйте язык, чтобы избежать юридических сложностей.
4. Укажите детали собрания, включая его тип, дату, время, место, присутствие директоров (имена и должности), председателя, ходатайства и резолюции, перенос заседания, любые другие соответствующие данные.
5. Утвердите и раздайте документы всем присутствующим и директорам, которые тоже отсутствовали. Документы должны быть одобрены советом директоров и подписаны секретарем, чтобы зарегистрировать их действительность и законность.

Следите за нашим обзором, чтобы узнать подробности о том, что конкретно должно быть включено в документы протокола заседания совета директоров и где получить действующий шаблон PDF.

Как заполнять шаблоны протоколов заседаний совета директоров

Как мы уже упоминали в предыдущих частях этого обзора, ведение протокола заседаний Совета директоров является сложным, но полезным занятием. Следуйте нашему подробному пошаговому руководству, чтобы узнать, как оформить документы эффективно и с минимальными усилиями. Мы вдохновляем вас загрузить необходимый шаблон PDF с помощью нашей программы для создания форм и сразу приступить к его заполнению.

Заполните товарную позицию

Для начала вам нужно определить, собираетесь ли вы как секретарь записывать обычную встречу или особую.Выберите подходящий вариант и отметьте свой выбор.

Здесь следует руководствоваться шаблоном: печатать в нужном варианте или строчить через неприменимый.

Также необходимо указать название корпорации (организации или учреждения).

Укажите время, место и подробности встречи

Начните запись собрания, определив следующее:

• Название организации (еще раз)
• Тип собрания: еще раз укажите, проводит ли правление обычное или специальное мероприятие.
• Дата
• Время
• Место: введите адрес, где проводится собрание.

Список присутствующих директоров

Здесь секретарь должен указать имена всех участников правления.

Список отсутствующих лучших команд

Если некоторые директора или уполномоченные высокопоставленные лица отсутствуют, секретарь должен предоставить соответствующую запись, включая имена.Если присутствуют все участники-лидеры, запишите «Нет» и переходите к следующему пункту.

Представьте других приглашенных лиц

Если на собрание совета приглашены другие лица, кроме директоров, укажите имена и должности гостей.

Определить председателя

Введите имя директора, избранного председателем уважаемого собрания в указанную дату. Председатель также должен объявить, что собрание проводится согласно письменному уведомлению.

Однако, если не было уведомления о собрании, секретарь должен зафиксировать этот факт, а председатель должен объявить специальное объявление.

Подтвердить протокол собрания

По окончании вводной части собрания секретарь входит после записи заседания. К концу всех процедур протоколы собрания читаются, подтверждаются и раздаются всем директорам.

Укажите выборы должностных лиц (при необходимости)

Председатель объявляет о начале процедуры выдвижения должностных лиц. После того, как правление одобрило кандидатов, секретарь перечисляет имена прикомандированных лиц и описывает их отделы в соответствующих пустых строках.

Укажите, были ли другие кандидаты в избрание

Если не было других кандидатов для избрания и заседание совета директоров предшествовало должным образом или анонимно (нужное подчеркнуть или отметить отметкой), убедитесь, что вы сделали соответствующие записи.

Перечислить повестку дня, согласованную на заседании Совета директоров

Определите и зафиксируйте другие темы повестки дня, которые члены совета директоров обсуждали в дальнейшем. При необходимости используйте прилагаемые листы для включения всех связанных утверждений. Здесь вы как секретарь можете перечислить такие аспекты, как:

• Акты купли-продажи акций
• Трудовые договоры
• Хозяйственные операции
• Другие применимые темы

Опишите принятые решения (если таковые имеются)

Если есть какие-либо утвержденные решения для записи, перечислите каждый аспект, используя свободное место в шаблоне протокола собрания совета директоров, или приложите дополнительные листы.

Заявить о переносе собрания

После обсуждения всех необходимых аспектов и согласования соответствующих резолюций и решений секретарь должен объявить закрытие заседания совета директоров и указать текущую календарную дату.

Подписать протокол заседания Правления Оформление документов

Секретарь должен идентифицировать себя, поставив имя и подпись. Если секретарь использовал дополнительные листы бумаги, пусть они прикрепят и споют эти приложения.Следует сделать соответствующие пометки.

Протокол собрания — определение, как записывать, шаблон

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это заметки, которые записываются во время собрания. В них выделяются ключевые обсуждаемые вопросы, предложения или голосование, а также действия, которые необходимо предпринять. Протокол собрания обычно ведется назначенным членом группы. Их задача — обеспечить точную запись того, что произошло во время встречи.

Этапы записи протокола собрания

Запись протокола собрания включает пять основных этапов. Это:

• Предварительное планирование
• Ведение записей
• Запись или расшифровка протоколов
• Обмен протоколами собрания
• Хранение или хранение протоколов для использования в будущем

Предварительное планирование

Если Встреча хорошо спланирована заранее, взять минуты будет намного проще.При этом председатель CEOA CEO, сокращенно от «Главный исполнительный директор», является высокопоставленным лицом в компании или организации. Генеральный директор отвечает за общий успех организации и за принятие управленческих решений на высшем уровне. Прочтите описание должности, и секретарь или протоколист должен работать вместе, чтобы заранее определить повестку дня собрания. Например, человек, который ведет протокол, может вместе с председателем составить проект документа, который будет служить повесткой дня и предоставит формат для собрания.

Повестка дня собрания

Если председатель и секретарь не могут встретиться и предложить проект, то секретарь должен получить копию повестки дня до начала собрания. Повестка дня собрания послужит руководством к тому, как делать заметки и составлять протокол. Кроме того, повестка дня также включает другие детали, которые необходимо внести в протокол. В их число входят:

• Имена всех присутствующих членов — включая гостей и докладчиков
• Документы, которые могут выдаваться по ходу собрания, например, копии списка предложений, по которым будет проводиться голосование

Ожидания

Когда человек выбран в качестве регистратора минут, для него важно знать, что от него ожидается.Таким образом, человек должен подойти к председателю комитета и спросить, какова будет его роль на собрании. Например, если собрание будет включать предложение предложений Голосование по доверенности Голосование по доверенности — это делегирование права голоса представителю от имени первоначального обладателя голоса. Сторона, которая получает право голоса, называется доверенным лицом, а первоначальный обладатель голоса известен как принципал. Эта концепция важна на финансовых рынках, и особенно в публичных компаниях, назначенный член должен узнать, следует ли ему включать имена тех, кто предлагает предложения, и тех, кто поддерживает.

Что включать в протокол собрания

Перед тем, как записывать какие-либо подробности, назначенный регистратор протоколов должен ознакомиться с типом информации, которую они должны записывать. Группа может использовать определенный формат для записи заметок, но в целом протокол собрания обычно включает следующие сведения:

• Дата и время встречи
• Имена участников, а также отсутствующие участники
• Принятие или поправки, внесенные в протокол предыдущего собрания
• Решения, принятые по каждому пункту повестки дня, например:
  • Предпринятые или согласованные действия
  • Следующие шаги
  • Результаты выборов Прямое голосование Прямое голосование, широко известное как обязательное голосование, корпоративная система голосования, которая может использоваться для избрания директоров или голосования по важным вопросам
  • Предложения приняты или отклонены
  • Новый бизнес
  • Дата и время следующего собрания

Процесс написания протокола собрания

По окончании встречи человек, которому поручено составить протокол, должен получить все необходимые ему ресурсы. вести протокол в ясной и презентабельной форме.Вот несколько советов, на которые следует обратить внимание:

• По окончании встречи не занимайте много времени, чтобы написать протокол. Таким образом, все, что происходило на встрече, еще свежо в вашей памяти.
• Просмотрите схему, которая была создана ранее, и при необходимости внесите изменения. Это может включать добавление дополнительной информации или разъяснение некоторых поднятых вопросов. Также проверьте, чтобы все приговоры, действия и ходатайства были четко записаны.
• Пересмотрите протокол и убедитесь, что он краткий, но ясный.

Распространение протокола собрания

Как только секретарь завершит написание протокола, он должен поделиться им с членами группы. Они могут быть опубликованы в Интернете или в облаке. Учитывая, что протоколы и другие типы документов могут повлечь за собой много бумажной работы, может быть предпочтительнее использовать безбумажный подход к совместному использованию.

Например, если регистратор минут документировал протоколы с помощью Microsoft Word, который не предлагает онлайн-обмен, то они могут рассмотреть возможность использования Google docs, который предлагает способ обмена документами онлайн с другими пользователями.

Регистратор также должен сохранять копию протокола собрания для дальнейшего использования. Большинство компаний хранят свои минуты в Интернете — либо в Документах Google, либо в OneDrive.

Ключевые выводы

Протоколы собрания важны, потому что они используются для документирования ключевых вопросов, поднятых во время собрания. Например, эффективные минуты могут указывать подходы, которые были предложены для решения конкретной проблемы, и основную причину, по которой участники предпочитают один метод другому.

Протокол встречи можно вести вручную или на электронном устройстве, например, ноутбуке или iPad. После собрания диктофон просматривает протокол и при необходимости вносит правки. Затем протокол собрания передается участникам группы. Помимо распределения, протоколы также сохраняются для использования в будущем.

Шаблон

Дополнительные ресурсы

CFI является официальным поставщиком аналитики финансового моделирования и оценки (FMVA) ™. Стать сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Финансовое моделирование и оценка CFI Сертификация аналитика (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере.Запишитесь сегодня! программа сертификации, призванная превратить любого в финансового аналитика мирового уровня.

Для продолжения обучения и развития ваших знаний в области финансового анализа мы настоятельно рекомендуем дополнительные ресурсы CFI, указанные ниже:

• Action LearningAction LearningАктивное обучение — это процесс разработки творческих решений для решения сложных проблем отдельных лиц, групп людей и корпораций
• Корпоративная стратегия Корпоративная стратегия Корпоративная стратегия фокусируется на том, как управлять ресурсами, рисками и доходностью в рамках всей фирмы, а не на поиске конкурентных преимуществ в бизнес-стратегии для выполнения конкретных задач в публичных выступлениях
• Public Speaking (публичные выступления) Public Speaking (публичные выступления) публичные выступления, также называемые ораторским искусством или речью, представляют собой процесс передачи информации живой аудитории.Тип передаваемой информации намеренно структурирован так, чтобы информировать, убеждать и развлекать. Хорошее публичное выступление состоит из трех компонентов: Стиль: мастерски построенный с использованием слов для создания

Как найти полезные минуты встречи + шаблоны и примеры

Никто не любит встречи в Slite. Вот почему мы составили простое, действенное, пошаговое руководство по составлению эффективных протоколов встреч.

Встречи — это популярные инструменты, используемые для продвижения вперед в организациях.Однако они также печально известны своей неэффективностью. Согласно отчету Doodle за 2019 год, только в США стоимость плохо организованных встреч в том году достигла 399 миллиардов долларов.

Именно поэтому умение составлять эффективные протоколы собраний жизненно важно, чтобы максимально эффективно использовать время и усилия, затрачиваемые на собрания, и способствовать процветанию вашей компании.

Продолжайте читать, чтобы открыть для себя пошаговое руководство, которое мы составили для вас, чтобы улучшить свои навыки ведения заметок и проводить более продуктивные встречи.

‍

‍

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания является официальным протоколом собрания для его участников. Они также являются источниками информации для товарищей по команде, которые не смогли присутствовать. Протоколы заседаний служат в качестве постоянных письменных отчетов о работе, которые используются в качестве справочных материалов для принятия решений в будущем. Ни одно собрание не должно заканчиваться без заметок, это правило Slite.

Несмотря на название, протоколы собрания не обязательно должны записывать каждую минуту.Напротив, очень важно научиться избегать шума и включать в документ только самую важную информацию.

‍

‍

Почему важны протоколы собрания?

Протокол встречи — невероятно удобный инструмент, который может предложить вашей команде множество преимуществ. Включив их в свой обычный рабочий процесс, вы больше никогда не вернетесь.

‍

Меньше разговоров, больше действий

Мы все были жертвами встреч, которые продолжаются и продолжаются, но в конечном итоге никуда не денутся.Они становятся форумом для бесконечных дискуссий и дискуссий, но планы никогда не претворяются в жизнь.

Протоколы встреч могут помочь избежать такой лени, потому что они делают работу более эффективной. Если у вас есть протоколы предыдущего собрания для размышления или предстоящие пункты повестки дня в шаблоне протокола собрания, на которые можно сослаться, вы будете точно знать, что нужно обсудить на собрании. Вы избежите жужжания и бормотания, потому что прямо перед вами будет список того, что нужно обсудить и привести в действие.

Структура протокола собрания также помогает в этом, поскольку пункты повестки дня часто помещаются в таблицы, в которых назначаются контактные лица, планы действий и т. Д.

‍

Лучшая структура встреч

Как упоминалось выше, плохо организованные встречи обычно не очень эффективны. Как правило, руководитель собрания никогда не должен идти на собрание без точного плана, в котором указывается, что необходимо обсудить. Однако люди заняты, и многие руководители встреч забывают сделать это заранее.

Если вы составляете обычный протокол собрания, у вас появится привычка заранее определять пункты повестки дня. Это добавит структурированности вашим собраниям и гарантирует, что все будет обсуждаться тщательно, но эффективно.

‍

Держите всех в курсе

Одним из лучших преимуществ протоколов собрания является тот факт, что их можно раздать людям, которые не смогли присутствовать на собрании. Вместо того, чтобы тратить время на ответы на одни и те же вопросы и объяснение того, что обсуждалось, вы можете просто отправить им копию соответствующего протокола собрания, и они сразу же приведут себя в порядок.

Это преимущество особенно удобно, если вы используете такое программное обеспечение, как Slite, где все сохраняется и легко доступно из единого центрального рабочего пространства.

‍

Не забывайте о важных темах

Еще одна ловушка неорганизованных встреч — это забыть затронуть важные темы. Вы, вероятно, испытали тоску, которая возникает, когда вы выходите за дверь собрания и понимаете, что не обсуждали ключевой вопрос, о котором вы думали.

Протокол собрания гарантирует, что на ваших собраниях ничто не будет забыто.Вы сможете ссылаться на пункты повестки дня, уже отмеченные в черновике, и даже проверять протоколы прошлых встреч. Протоколы собрания также являются удобными документами, которые можно просмотреть до завершения собрания, просто чтобы убедиться, что все было покрыто.

‍

Повышенная подотчетность

Наконец, протоколы собраний добавляют степень ответственности как к тому, что обсуждается на собраниях, так и к самим собраниям.

Когда тема обсуждается на собрании, человек, ведущий протокол собрания, обычно записывает команду, контактное лицо или лидера, которые связаны с этим пунктом собрания.Это дает конкретному лицу (лицам) ответственность за эту тему, и в будущем на них можно будет ссылаться как на ресурс. Это также позволяет избежать путаницы в отношении того, кто «отвечает» за ту или иную задачу.

Протоколы встреч также могут быть отличным инструментом отчетности для клиентов. Если когда-либо возникают какие-либо сомнения относительно того, обсуждался ли какой-либо вопрос на собрании (или оно вообще проводилось), протокол собрания — это удобный документ, который можно вернуть, чтобы внести ясность и избежать разочарования.

‍

Что нужно включить при составлении протокола собрания?

Содержание вашего протокола собрания будет зависеть от потребностей вашей компании и типа встреч, которые вы обычно проводите. Однако в большинство протоколов встречи обычно включаются следующие элементы:

‍

. Документ протокола собрания.Это гарантирует, что все будет организовано и ваше собрание будет легко идентифицировано.

Затем вам нужно включить список всех, кто присутствовал на вашей встрече. Это идентифицирует всех, кто работает или участвует в данном проекте или теме, а также отмечает, какие сотрудники о чем информированы.

Этот список также удобен, поскольку он помогает определить, какие сотрудники не смогли присутствовать на собрании, и им нужно будет отправить копию протокола собрания для проверки.

‍

Каждое собрание должно преследовать одну главную цель. Вы можете обсуждать самые разные темы, но в повестке дня должна быть одна главная цель. Это важно записать, потому что это помогает определить направление встречи и прояснить ее направленность.

‍

Большой протокол собрания должен включать все пункты повестки дня, которые были рассмотрены на собрании. Если возможно, рекомендуется поговорить с руководителем собрания и записать эти пункты повестки дня до начала собрания для максимальной эффективности ведения заметок.

Удобный способ стилизации пунктов повестки дня в протоколе собрания — это табличный формат. Таким образом, вы можете включать столбцы для таких вещей, как принятые решения, элементы действий, следующие шаги, контактные лица, дополнительные комментарии и т. Д.

В конце встречи ваша группа должна определить, сколько времени пройдет до следующей встречи. Обязательно запишите дату и время в протоколе встречи.

‍

У вас могут быть дополнительные документы о собрании, которые вы захотите приложить к своему отчету и вернуться к ним в будущем. Это могут быть отчеты, презентации, документация и т. Д. Нет предела.

‍

‍

• Набирайте прямо на своем ноутбуке , чтобы вам не приходилось набирать все заново позже.
• Если что-то неясно, позвоните и сразу же попросите разъяснений, чтобы вам не пришлось ковыряться после встречи. Не допускайте двусмысленности.
• Снимайте только важные точки. Кратко запишите основные решения и действия, не пропустите ни одного. У вас всегда будет время вернуться к своим заметкам по завершении встречи, если вы захотите добавить некоторые подробности.
• 8 советов по организации эффективных встреч команды: Если вам нужны дополнительные советы о проведении отличных встреч, мы написали специальное руководство, которое поможет вам.

‍

‍

‍

Как мне подготовиться к встрече?

Хорошая встреча начинается задолго до того, как вы начнете писать свои протоколы.

Чтобы обеспечить максимальную эффективность, вы всегда должны разъяснять, что ожидается от вас как от ведущего, особенно если это новая роль для вас.

Также важно уточнить у владельца собрания, что повестка собрания установлена ​​заранее.Это не только важный шаг для проведения эффективного собрания команды, но и отличный способ быть более эффективным:

• Используйте свои пункты повестки дня, чтобы подготовить план для протокола собрания, а заполнить список участники собрания
• При необходимости включите ссылки на элементы предыдущих собраний, о которых участники должны знать
• И последнее, но не менее важное: если вы используете программное обеспечение для создания заметок (например, Slite), вы можете настроить встречу шаблоны протоколов для различных встреч и предварительно приложить соответствующие документы (презентации встреч, отчеты для обсуждения…)

Таким образом, когда вы действительно попадете на встречу, вы будете готовы к работе и не пропустите ни одной важной вещи.

‍

‍

‍

Пример шаблона протокола собрания

Вы захотите структурировать протоколы собрания в соответствии с типом встречи. фиксируем. Ниже приведен пример протоколов неформальной встречи. Вы также можете найти полностью настраиваемые шаблоны заметок о собраниях.

‍

‍

Завершение протокола встречи

Вы должны завершить свои записи сразу после завершения встречи, пока все еще свежо в вашей памяти:

• Заполните свои записи встречи и проясните моменты при необходимости
• Double -проверьте, чтобы решения и действия были точно отмечены.
• Делайте вещи как можно более краткими и удобоваримыми.
• Корректируйте с осторожностью. В настоящее время вы можете использовать автоматизированные средства проверки грамматики, такие как Grammarly, чтобы помочь вам в этом.
• При необходимости отправьте свой черновик руководителю собрания, прежде чем делиться им с другими участниками.Это особенно важно для более официальных встреч, таких как заседания Совета директоров или комитетов.

‍

‍

Поделитесь протоколом встречи

Вы сделали это! Этот последний шаг имеет решающее значение: обязательно поделитесь протоколом встречи со всеми участниками встречи и соответствующими заинтересованными сторонами.
Кроме того, вы можете сохранить протоколы собрания в таком средстве для совместной работы, как Slite, чтобы у всех был легкий доступ к нему.

‍

Узнайте больше о том, как Slite может помочь вам проводить отличные встречи с вашей командой, или

‍

‍

Проведение продуктивных встреч команды с помощью Slite

Продуктивные и эффективные встречи команды — это не только хорошие минуты встречи: вам нужно убедиться, что нужные люди имеют доступ к нужным знаниям до, во время и после вашего встреч и может легко сотрудничать на нем.

Slite поможет вам улучшить ваши командные встречи:

• Сэкономьте время на подготовке командных встреч. Подготовьте собственные шаблоны встреч и начните делать красивые заметки за секунды.
• Совместная работа в режиме реального времени. Каждый член вашей команды или внешние участники могут редактировать или комментировать один и тот же документ, который автоматически синхронизируется в реальном времени.