Форма официального письма: Официальное письмо. Образец написания

Образец официального письма на примере письма с просьбой согласования изменений проектного решения. Порядок согласования изменений

Про необходимость деловой переписки

       Одних слов недостаточно. Информация, которую сообщают друг другу организации оформляется перепиской в виде делового письма. Переписка регистрируется, хранится. Бывают письма просьбы, согласования, гарантийные письма, информационные письма, письма запросы, сопроводительные письма и др.

       Письма пишутся на официальных бланках, принятых в организации. Подписанному письму присваивается исходящий номер, а при получении в организации получателя входящий. По этим датам легко отследить ход строительства объекта, как оперативно реагировали участники строительства, какие решения принимались, что было изменено (согласования изменений), о чем просили и какие ответы получили. Письма пригодятся при проверках стройки органами надзора, могут пригодится в суде.

       По времени ответов на письма всё просто – чем быстрее ответили, тем быстрее построили объект. Максимальный срок ответа для юридических лиц может быть указан в договоре, обычно это 30 дней. Государственные организации обязаны ответить в 30-дневный срок.

Согласование изменений проектных решений официальным письмом

       В строительстве часто возникает необходимость согласовывать отступления от проекта. Например, для применения материала (оборудования), который не соответствует действующей проектной документации, но применение которого необходимо. Причины бывают разные. Бывает подрядная организация просит согласовать материал на более дешевый без изменения сметной стоимости строительства чтобы сэкономить, бывает материал (оборудование) снят с производства или приходится отказаться от применения ввиду импортозамещения, или хотят заменить на более качественный современный и надежный. Бывает нужно согласовать изменение проектного решения по прокладке какой-либо инженерной сети. Бывает проектировщики просто упустили что-то при проектировании и это нужно добавить. Иногда согласовывают изменение технологии производства работ.

       Заказчику не стоит забывать о том, что при согласовании и внесении изменений технических решений, которые затрагивают конструктивные и другие характеристики безопасности объекта капитального строительства в проектную документацию получившую ранее положительное заключение экспертизы придется повторно проходить экспертизу. В некоторых случаях изменения, повлекшие изменение сметной стоимости тоже повлекут повторное прохождение экспертизы. Подробнее про необходимость экспертизы читайте в ГрК РФ Статья 49.

       Заказчик самостоятельно направляет исполнителю работ откорректированную рабочую документацию.

       По поводу ведения журнала авторского надзора: всё зависит от конкретной организации. В журнал они обычно вписывают только то, что замечают при непосредственном посещении объекта. А согласования по письмам в журнал не вписываются. Их собирают и передают потом в составе исполнительной документации.

       Однажды был такой случай: строился объект. Рабочий проект был давно разработан одной организацией. Договор с этой организацией на авторский надзор прекратил срок своего действия. В итоге авторский надзор осуществляла по договору другая организация (корректировки в проект вносила и согласовывала изменения). СРО на проектирование было в порядке. Но в итоге проверки появился такой пункт: «Строительство осуществляется с отклонениями от рабочей документации. Не предоставлены согласования изменения проектных решений.» Проверяющий объяснил: «авторский надзор не может осуществлять организация, не являющаяся автором проекта. Нарушение авторских прав и интеллектуальной собственности. Кто попало не может вносить изменения. Только автор.» Решение было такое: попросили разработчика проекта написать письмо, о том, что они делегируют право ведения авторского надзора по объекту такому организации такой-то.

Деловая переписка, когда инициатором внесения изменений проекта является подрядчик и делается это без изменения стоимости строительства.

1. Образец письма просьбы подрядчика заказчику.

       Подрядчик направляет официальное письмо с просьбой согласовать изменение материала Заказчику.

       В письме указывается название объекта, раздел проектной документации и номер листа, причина ввиду которой необходимо внести изменение. Если есть что приложить к письму желательно это конечно сделать. Это может быть схема предлагаемого технического решения, документ о качестве на материал, который хочет применить подрядчик.

Скачать письмо просьба от Подрядчика Заказчику согласование материалов

2. Письмо проектировщику.

       Заказчик рассматривает обращение и принимает решение либо отказать, либо направить предложение далее в Проектную организацию для принятия технического решения возможности применения данного решения. Направляется письмо Проектировщику с просьбой согласовать с приложением письма Подрядной организации.

Скачать письмо просьба от Заказчика Проектировщику согласование

3. Образец ответа на письмо заказчика.

       Проектная организация проверяет не противоречит ли оно строительным нормам и другой нормативно-технической документации и направляет положительный либо отрицательный ответ Заказчику. Перед этим при необходимости могут выехать на объект, чтобы убедиться своими глазами, сделать замеры и фото. В ответе проектировщики вставляют фразу, что экономическая целесообразность данного изменения не проводилась и окончательное решение принимает Заказчик.

Скачать письмо ответ от Проектировщика Заказчику согласование материала

4. Пример положительного ответа заказчика подрядчику.

       Заказчик направляет окончательный ответ Подрядчику с приложением письма Проектировщика.

       Если реализация изменения не может быть согласована без изменения стоимости строительства, то в зависимости от договора на СМР возможно применить такую фразу «Для реализации проектного решения поьребуются дополнительные расходы с оформлением актов о необходимости производства работ с оплатой в счет непредвиденных затрат.»

Скачать письмо ответ от Заказчика Подрядчику Согласование

5. Пример письма ответа подрядчику с вариантом отказа

Скачать пример официального письма отказа в согласовании

Структура делового письма

Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Хорошо структурированное письмо позволяет сэкономить время

на написание и прочтение письма, правильно донести и понять суть письма, получить вразумительный, четкий ответ.

Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

1. Реквизиты отправителя (адресанта) включают в себя информацию об отправителе. Чаще всего эта информация располагается на бланке организации-отправителя.

2. Реквизиты получателя (адресата) – указывается должность адресата, название компании, Ф.И.О. и адрес.

3. Дата написания и отправления письма. Позволяет различать письма между собой. Часто этот реквизит включен в фирменный бланк.

4. Заголовок – кратко о теме письма. Эта часть позволяет определить тематику письма и степень его важности для адресата. Важно правильно подобрать заголовок. При этом он должен быть строгий и лаконичный.

5. Обращение. Располагается посередине, и пишут с большой буквы. Обращение должно содержать указание должности, фамилии или имени и отчества. Традиционным считается обращение «Уважаемый».

Правила написания обращения	Пример
Уважаемый (-ая) + Имя Отчество (в именительном падеже)!	Уважаемый Иван Васильевич!
Уважаемый (-ая) + господин (-жа) Фамилия (в именительном падеже)!	Уважаемый господин Грозный!
Уважаемый + должность органа власти!	Уважаемый генерал-майор!
Уважаемые + господа!	Уважаемые дамы и господа!
Уважаемый + Имя Отчество!	Уважаемый Иван Васильевич!

6. Преамбула или вводная часть. В этой части поясняют причины и цели написания письма именно данному адресату. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев).

7. Основная часть текста письма варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма, излагаются аргументы и факты.

8. Заключение чаще всего представляет собой формулы вежливости.

9. Подпись. Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

10. Постскриптум. Это необязательный вспомогательный элемент. Служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

11. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

	-	Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт business-letter.ru и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше! Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом. business-letter.ru	-	-
	-

Оформление делового письма \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Оформление делового письма (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Оформление делового письма

Судебная практика: Оформление делового письма Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2019 год: Статья 252 «Расходы. Группировка расходов» главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ
(Юридическая компания «TAXOLOGY»)Общество в 2013 — 2015 годах направляло своих сотрудников в командировки в Республику Венесуэла, оплачивая за них сотовую связь. По мнению налогового органа, общество необоснованно не включило в налогооблагаемый доход работников оплату командировочных расходов на связь и неправомерно учло такие затраты в составе косвенных расходов при исчислении налога на прибыль. Общество ссылалось на обычаи делового оборота Венесуэлы, не предполагающие оформления чеков при продаже телефонных карт, а также на письмо Минфина России от 31.05.2007 N 03-03-06/1/348, полагало, что, если налогоплательщик может документально подтвердить произведенные расходы по оплате услуг связи посредством телефонных и интернет-карт, а также экономическую обоснованность этих расходов, такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Суд поддержал налоговый орган, указав, что обязанность подтверждать расходы лежит на налогоплательщике, который обязан в обоснование их факта представить соответствующие документы, затраты на покупку карт оплаты будут являться расходами общества только при подтверждении им приобретения, активации, использования зачисленных на его счет сумм, для подтверждения того, что данные расходы связаны с производственным процессом, общество должно иметь документальное подтверждение их производственного характера, которым может являться: счет телефонной станции, расшифровка АТС (детализированный счет) с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры, иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом. По мнению суда, сам по себе факт нахождения сотрудников в командировке не доказывает, что содержащиеся в авансовых отчетах суммы расходов по оплате сотовой связи связаны с выполнением служебных обязанностей.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Оформление делового письма

Нормативные акты: Оформление делового письма

Деловое письмо на английском языке: особенности написания

В дело­вом мире пере­пис­ка игра­ет огром­ную роль. Начи­ная от ком­мер­че­ских пред­ло­же­ний и закан­чи­вая пере­сыл­кой наклад­ных и сче­тов-фак­тур. В насто­я­щее вре­мя прак­ти­че­ски вся дело­вая пере­пис­ка ведет­ся в элек­трон­ном виде, одна­ко это не отме­ня­ет обще­при­ня­тых пра­вил дело­вых писем, даже если они элек­трон­ные. Раз­бе­рем­ся как пра­виль­но напи­сать дело­вое пись­мо на англий­ском языке.

Business letter – дело­вое письмо

Основные типы деловых писем

• Поздрав­ле­ние – Congratulation Letter
• Пред­ло­же­ние – Commercial Offer – отправ­ля­ет­ся ваше­му потен­ци­аль­но­му дело­во­му парт­нё­ру с ваши­ми усло­ви­я­ми и пред­ло­же­ни­я­ми о сотрудничестве.
• О при­ё­ме на рабо­ту — Acceptance–уведомляет вас, что вы при­ня­ты на работу.
• Заяв­ле­ние – Application– содер­жит ваше резю­ме и пред­ло­же­ние себя в каче­стве работника.
• Отказ- Refusal letter – дело­вой «от-ворот-пово­рот» на ваше заяв­ле­ние или предложение.
• Жало­ба –Complaint Letter – содер­жит жало­бу или пре­тен­зии на каче­ство при­об­ре­тен­но­го това­ра или ока­зан­ных услуг.
• Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
• Пись­мо-запрос– Enquiry Letter –отправ­ля­ют, когда необ­хо­ди­мо полу­чить инфор­ма­цию об услу­ге или товаре.
• Пись­мо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, соб­ствен­но и содер­жит­ся запра­ши­ва­е­мая информация.
• Пись­мо-бла­го­дар­ность — Thank-you letter – тут, кажет­ся, всё понятно.

Суще­ству­ет ещё огром­ное коли­че­ство видов и под­ви­дов биз­нес-посла­ний (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.) , и потре­бу­ет­ся не одна ста­тья, что­бы боль­шин­ству уде­лить внимание.

Правила составления делового письма

Пра­вил на самом деле не так уж и мно­го. Чело­ве­ку со сред­ни­ми зна­ни­я­ми в англий­ском я зыке не соста­вит тру­да его соста­вить, как бы труд­но это ни каза­лось. Самое глав­ное, что пись­мо состо­ит из бло­ков. Эта струк­тур­ность поз­во­ля­ет быст­ро счи­ты­вать инфор­ма­цию. И здесь эко­но­мят вре­мя все и полу­ча­тель, и отпра­ви­тель. Отпра­ви­тель соби­ра­ет бло­ки воеди­но: адрес отпра­ви­те­ля, дата, адрес полу­ча­те­ля, обра­ще­ние, вве­де­ние и т. д. А полу­ча­тель уже зна­ет где нахо­дит­ся основ­ная инфор­ма­ция и зна­ко­мит­ся с ней.

Так­же блоч­ная струк­ту­ра под­ра­зу­ме­ва­ет ряд особенностей:

• тело пись­ма стро­ит­ся из абза­цев с оди­нар­ным отступом;
• крас­ная стро­ка отсутствует;
• весь текст вырав­ни­ва­ет­ся по лево­му краю.

Вто­рая осо­бен­ность состо­ит в том, что не нуж­но писать слиш­ком вити­е­ва­ты­ми фра­за­ми. Пред­ло­же­ния стро­ят­ся про­сто и лаконично.

Составные части делового письма

А сей­час мы раз­бе­рём, так назы­ва­е­мый, ске­лет дело­во­го пись­ма, его струк­ту­ру и рас­по­ло­же­ние элементов:

• Заго­ло­вок (шап­ка):

1. Адрес отпра­ви­те­ля — в верх­нем левом углу. Если бланк фир­мен­ный, то адрес уже проставлен.
2. Адрес полу­ча­те­ля — сле­ва, ниже адре­са отпра­ви­те­ля. Фор­мат: от мень­ше­го к боль­ше­му (Имя, №дома, ули­ца, город, индекс, страна).
3. Дата — три стро­ки ниже адре­са полу­ча­те­ля или в пра­вом верх­нем углу. Формат:день/месяц/год. Запя­тые не используются.

• Приветствие(обращение), или как начать письмо.
• Глав­ная мысль(основной текст посла­ния) – в цен­траль­ной части письма.
• Заклю­чи­тель­ная фраза(выражение бла­го­дар­но­сти и даль­ней­ших наме­ре­ний). Заклю­чи­тель­ная фор­му­ла веж­ли­во­сти; Под­пись; Имя, Фами­лия и долж­ность отправителя.
• Вло­же­ние – гово­рит о том, что в пись­мо вло­же­ны допол­ни­тель­ные мате­ри­а­лы (реклам­ный бук­лет или брошюра).
• Может содер­жать пост­скрип­тум, ини­ци­а­лы исполнителя.

Образец письма

Matryoshka Ltd.
34 Tverskaya street
Moscow, 121121

6th April, 2012

. Diana Ross
World Treasures Inc.
100 East 24th Street
Washington, 20024
USA

Dear Mrs. Ross:

I received your address from “The Moscow Times” and would like to propose you cooperation with our company. We produce Russian nesting dolls called “Matryoshka” that are famous among tourists visiting Russia. Our dolls are made ofsound wood and are colored with natural paint. The catalogue numbers about 500 types of matryoshkas of various sizes. Weoffer considerable discounts for our regular customers. You will find enclosed our latest catalogue. We would be happy to have an opportunity to do business with your company.

Sincerely yours,

Mikhail Smirnov
Senior Manager

Enclosure: catalogue

Пере­вод письма

Ува­жа­е­мая мис­сис Росс,

Я уви­дел адрес Вашей ком­па­нии в «The Moscow Times» и хотел бы пред­ло­жить сотруд­ни­че­ство с нашей фирмой.
Мы про­из­во­дим рус­ских наци­о­наль­ных кукол «мат­ре­шек», извест­ных сре­ди тури­стов, посе­ща­ю­щих Рос­сию. Наши кук­лы сде­ла­ны из цель­ных пород дре­ве­си­ны и выкра­ше­ны нату­раль­ной крас­кой. В ката­ло­ге пред­став­ле­но око­ло 500 моде­лей мат­ре­шек раз­ных раз­ме­ров. Посто­ян­ным кли­ен­там мы предо­став­ля­ем зна­чи­тель­ные скидки.
К пись­му при­ла­гаю наш послед­ний ката­лог. Будем рады сотруд­ни­че­ству с Вашей компанией.

С ува­же­ни­ем,
Миха­ил Смирнов
Стар­ший менеджер

При­ло­же­ние: каталог

Обра­зец дело­во­го пись­ма на англий­ском языке

Стандартные Выражения в деловой переписке

Обра­ще­ние к парт­не­ру по переписке

Обра­ще­ние, кото­рое сле­ду­ет исполь­зо­вать, зави­сит от бли­зо­сти ваше­го зна­ком­ства с полу­ча­те­лем письма.

• Если вы вооб­ще не зна­ко­мы, или же обра­ща­е­тесь к груп­пе лиц (к при­ме­ру, ваше пись­мо адре­со­ва­но отде­лу ком­па­нии), то сле­ду­ет исполь­зо­вать вариант:
  Dear Sir/Madam, или Dear Sirs,
• Если вы зна­ко­мы или точ­но зна­е­те, кто будет полу­ча­те­лем пись­ма, напишите:
  Dear Mr./Ms. [фами­лия],
  (Рань­ше при обра­ще­нии к жен­щине исполь­зо­ва­ли сокра­ще­ние Mrs. (от Missis) или Ms. (Miss). Сей­час их обыч­но объ­еди­ня­ют в один вари­ант – Ms.).
• При близ­ком обще­нии или обра­ще­нии к хоро­шо зна­ко­мым сотруд­ни­кам мож­но ска­зать просто:
  Dear [имя],

Тело дело­во­го письма

В теле пись­ма пере­да­ет­ся суть ваше­го посла­ния. Для точ­ной пере­да­чи при­чи­ны, побу­див­шей вас напи­сать это пись­мо, мож­но исполь­зо­вать сле­ду­ю­щие выражения:

• I am writing to inquire about… – Я хочу запросить/спросить…
• I want to apologize for… – Я хочу изви­нить­ся за…
• I am writing to confirm… – Я хочу подтвердить…
• I want to comment on… – Я хочу прокомментировать…
• After having received your address from…, I… – Полу­чив ваш адрес от/из…, я…
• With reference to your letter of [дата]… – Ссы­ла­ясь на Ваше пись­мо от [дата]…
• I recently wrote to you about… – Недав­но я писал вам о…
• Thank you for your letter of [дата]… – Спа­си­бо за Ваше пись­мо от [дата]…
• Thank you for your letter regarding… – Спа­си­бо за Ваше пись­мо, кото­рое касалось…
• In reply to your letter of [дата]…, we are glad to inform you that… – В ответ на Ваше пись­мо от [дата]…, мы рады сооб­щить Вам, что…
• Thank you for contacting us. – Спа­си­бо, что свя­за­лись с нами.
• In reply to your request, … – В ответ на Ваш запрос, …
• Could you possibly… – Не мог­ли бы Вы…
• I would be grateful if you could… – Я был бы бла­го­да­рен, если бы Вы…
• With reference to our telephone conversation… – По резуль­та­там наше­го теле­фон­но­го разговора…

Что­бы попро­сить о чём-то парт­нё­ра по пере­пис­ке, исполь­зуй­те такие фразы:

• Could you please send/tell us/let us know… – Не мог­ли бы Вы, пожа­луй­ста, переслать/cообщить нам/дать нам знать…
• I would be grateful if you could… / I would appreciate it if you would… – Я был бы при­зна­те­лен, если бы Вы…
• I am interested in receiving/obtaining… – Я заин­те­ре­со­ван в получении…

Если вы хоти­те сооб­щить о каком-либо поло­жи­тель­ном резуль­та­те, подой­дут такие выражения:

• I am pleased to announce you that… / I am delighted to inform you that… – Рад сооб­щить Вам, что…
• You will be pleased to learn that… – Вы буде­те рады узнать, что…
• We have some good news for you: … – У нас для Вас хоро­шие новости: …

Если же резуль­тат не слиш­ком хорош, ска­зать об этом помо­гут такие фразы:

• Unfortunately, … – К сожалению, …
• We regret to inform you that… – С сожа­ле­ни­ем сооб­ща­ем Вам, что…
• I’m afraid it is not possible to… – Боюсь, ока­за­лось невозможным…

Сра­зу после это­го может ока­зать­ся умест­ным пред­ло­же­ние помощи:

• Would you like me to… ? – Если Вы хоти­те, я мог бы…
• I would be happy to… – Я с радостью…
• I could help you to… – Я мог бы помочь Вам…

Заклю­чи­тель­ные фра­зы дело­во­го письма

• Thank you for your help. – Спа­си­бо за Вашу помощь.
• Please contact us if we can help. – Пожа­луй­ста, обра­щай­тесь, если потре­бу­ет­ся наша помощь.
• Feel free to contact us if there are any problems. – Не стес­няй­тесь обра­щать­ся к нам, если воз­ник­нут трудности.
• I look forward to hear from you. – С нетер­пе­ни­ем ожи­даю от Вас известий.
• Hope to hear from you soon. – Наде­юсь на ско­рей­ший ответ.

Если вы при­кла­ды­ва­е­те какие-либо доку­мен­ты, обра­ти­те на это вни­ма­ние получателя:

• I am enclosing… – Я прикладываю…
• Please find enclosed… – Пожа­луй­ста, посмот­ри­те в приложении…
• Enclosed you will find… – В при­ло­же­нии вы найдёте…

Окон­ча­ние дело­во­го письма

Для про­ща­ния в дело­вом пись­ме суще­ству­ют устой­чи­вые фор­мы, за кото­ры­ми долж­но сле­до­вать ваше имя. Жела­тель­но ука­зы­вать имя и фами­лию в пол­ном вари­ан­те, либо первую бук­ву име­ни и фами­лию. Так­же мож­но доба­вить вашу должность.

• Yours faithfully, [имя]
• Yours sincerely, [имя]
• Best wishes, [имя]
• Best regards, [имя].

Аббревиатуры при написании писем

В англий­ском язы­ке суще­ству­ет мно­го , дело­вой стиль не стал исключением.

• asap = as soon as possible – как мож­но скорее
• enc. = enclosure – вло­же­ние, при­ло­же­ние (когда вы при­ла­га­е­те доку­мен­ты к письм)
• ps = postscript – поскрип­тум – (это выра­же­ние зна­ко­мо всем, исполь­зу­ем, когда хотим доба­вить что-то уже после того, как пись­мо закон­че­но и подписано)
• pto (informal) = please turn over – пожа­луй­ста, пере­вер­ни (убе­дить­ся, что чело­век, чита­ю­щий пись­мо най­дет инфор­ма­цию на сле­ду­ю­щей странице)
• RSVP = от фран­цуз­ско­го. Répondez s’il vous plaît, пожа­луй­ста, ответь.

Наде­ем­ся, что дан­ный обра­зец дело­во­го пись­ма на англий­ском помо­жет най­ти вам новую рабо­ту или создать дело­вые свя­зи в бли­жай­шее вре­мя. А если сей­час в этом нет необ­хо­ди­мо­сти, тогда напи­ши­те , ему будет приятно.

Видео – Дело­вое пись­мо на английском.

Письмо на английском языке. Пример делового письма на английском

Нет ничего сложного в том, чтобы написать грамотное деловое письмо на английском, нужно лишь знать некоторые условности, принятые в официальной переписке. Вот пример стандартного письма с сайта savvy-business-correspondence.com:

Рассмотрим подробно каждый из элементов письма:

1. Адрес отправителя

В данном случае отправителем является организация, поэтому в самом начале указано её название — Imperial Stationery Ltd. Адрес всегда начинается с номера дома, который идёт перед названием улицы – 258 North Hampton Road. Далее указывается город, сокращённое название штата (в данном случае – штат Нью-Йорк) и почтовый индекс (zip code) – Manhasset, NY 10847. Там же указывается телефон.

2. Дата

Даты могут писаться по-разному, но наиболее употребительной в английской переписке является именно такая форма, как в данном примере: January 4, 2007

3. Адрес получателя

Перед именем получателя следует поставить соответствующую его полу и семейному положению форму обращения – Mr. (мистер), Mrs (миссис) или Miss (мисс). В данном случае употреблена достаточно новая форма обращения – Ms, являющееся сокращением как от «миссис», так и от «мисс». Произносится как [mis]. Появившись как дань политкорректности, такое обращение быстро набрало популярность, поскольку позволяет избежать трудностей в случае, когда вы не знаете, замужем ли на данный момент ваш адресат. В устной речи обычно используются старые добрые «miss» и «missis».

Строка адреса здесь выглядит так:

28 Green St., Suite 11

Слово suite здесь означает квартиру или номер в отеле. Другой вариант слова «квартира»– Apt (apartment). Таким образом, эту строка следует понимать как «Грин Стрит, д. 28, кв. 11».

4. Обращение

Слово dear в письмах может означать не только «дорогой», но и «уважаемый», как в данном случае. Это зависит от того, является ли письмо официальным или личным. В личных письмах пишут Dear Mike, My dear Mike или просто Mike, а также Dearest или My darling, что переводится как «Дорогой!».

В деловой переписке чаще всего используется такое же обращение, как в приведённом примере: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] .

В официальных письмах людям, фамилии которых вы не знаете, можно написать так:

My dear Sir/ Madam или Sir/Madam (менее официально) или Dear Sir or Madam (когда неизвестен даже пол получателя).

После слова “dear” может стоять не имя, а должность получателя или качество, в котором он выступает, например Dear visa officer или Dear reader.

5. Введение

В начале текста делового письма можно сказать о предмете переписки, сослаться на предыдущие письма или причину обращения, поблагодарить, если есть за что (за заказ, за ответ или за внимание).

Thank you for your letter concerning…
I received your letter…
I appreciate your…
I am writing you because…
Congratulations on…
Please forgive me for troubling you…

6. Основная часть письма

Наконец-то пишете то, что хотели сказать.

7. Заключительная фраза

Говорите о том, что ждёте ответа, чего-нибудь желаете или добавляете ещё вежливостей.

Please write soon.
I would appreciate an early reply.
I hope you will have a very nice holiday.
Let me know what you decide.

8. Фраза перед подписью

Вариантов много, но чаще всего в деловых письмах пишется Sincerely, Sincerely yours («Искренне Ваш»), Truly yours.

В личных письмах хорошим знакомым можно использовать формулировки Yours as always, Yours ever, As ever («Всегда Ваш»).

9. Отметка о приложениях

Если письмо содержит дополнительные вложения, то о них следует сообщить в тексте письма. Обычно это делается фразой See enclosed… или Find enclosed…. В конце письма ставится пометка, в данном случае «2 enclosures».

Все статьи

Деловое письмо на немецком языке

Уровень A2-B2

 

Время чтения: 9 мин

 
Как написать официальное письмо на немецком языке? Есть ли обязательная структура? Какие правила деловой переписки нужно знать? Мы подготовили для вас образец делового письма на немецком с переводом, а также несколько советов для его написания.

Независимо от того, отправляете ли вы письмо-благодарность, предложение или напоминание, ваши деловые письма всегда являются визитной карточкой для вашего бизнеса. С их помощью можно продемонстрировать, насколько профессиональна и клиентоориентирована ваша компания. При этом решающую роль играет как содержание, так и форма письма.

Виды деловых писем

В соответствии с немецким законодательством, любое письменное сообщение, направленное извне, с помощью которого можно установить переписку между двумя деловыми партнерами, считается деловым письмом, если сообщение адресовано определенному получателю или кругу получателей. Таким образом, требования к деловым письмам в немецком языке применяются, в частности, к:

• предложениям (Angebote)
• подтверждениям заказа и запроса (Auftrags- und Anfragebestätigungen)
• подтверждениям получения (Empfangsbestätigungen)
• счетам-фактурам (Rechnungen)
• квитанциям (Quittungen)
• прайс-листам (Preislisten)
• заказам (Bestellscheine)
• рекламным письмам (Werbeschreiben an namentlich im Anschriftenfeld genannte Empfänger)
• благодарностям (Bedanken)

Нужен немецкий для общения с деловыми партнерами? Хотите подтянуть немецкую грамматику с преподавателем, но никогда не пробовали заниматься онлайн? Тогда наш День бесплатных онлайн-уроков для начинающих и для продолжающих — то, что вам нужно! Принять участие можно из любой точки мира, нужен только компьютер, планшет или телефон. Запишитесь прямо сейчас! Это абсолютно бесплатно, а присоединиться можно всего в несколько кликов.

Требования к деловому письму на немецком

В Германия любят стандартизировать и регулировать, это пристрастие немцев не обошло стороной и деловые письма. DIN 5008 регулирует структуру и дизайн вашего письма.

Поля страницы

Как правило деловые письма составляются на формате листа А4. К ним применяются следующие требования:

• отступ сверху: 4.5 см
• отступ слева: 2,5 см
• отступ справа: 2 см
• отступ снизу: 2,5 см

Шрифт и размер шрифта

Размер шрифта в деловом письме составляет 12 пунктов. При особенно большом количестве текста вы также можете уменьшить буквы до 11 пунктов, чтобы письмо поместилось на одной странице, но меньше этого ни в коем случае не должно быть, чтобы ваше письмо оставалось читаемым без проблем – и никому не понадобилась лупа для его прочтения.

Определенный шрифт не предписан в DIN 5008, но Arial или Times New Roman предпочтительнее. Выбранный вами шрифт также может повлиять на размер шрифта.
 

✏ Совет: распечатайте образец официального письма на немецком языке, чтобы узнать, как выглядит шрифт в заданном размере.

 

Шапка письма

Взгляд читателя сразу падает на оформление письма и его структуру.

Адрес отправителя по умолчанию находится в левом верхнем углу, выровнен по правому краю или по центру. При этом первые три строки предназначены для имени, адреса и номера телефона. Здесь же вы можете указать адрес электронной почты.

Тремя строками ниже следует адрес получателя. Место и дата обычно выровнены по правому краю и с пробелом строки под полем адреса. Однако некоторые компании также указывают дату в другом месте. Но место упоминается при этом только в том случае, если оно отличается от места жительства (что редко бывает).

Тема письма

После шапки письма мы переходим к теме письма. Здесь в своих деловых письмах вы должны особенно лаконично указать, какое содержание имеет письмо. Тем не менее, здесь также есть определенные принципы, которых вы должны придерживаться:

• тема официального письма начинается на две строки ниже даты,
• строка темы может использовать полужирный шрифт, но необязательно (можно выделить большим шрифтом — от 13 до 14),
• тема может превышать более одной строки, но не должна превышать двух строк.

Обращение

Теперь начинается фактическое содержание вашего делового письма, и уже обращение может повлиять на то, как оно подействует на читателя. Хотя существует бесчисленное множество способов обратиться к клиенту, деловому партнеру или даже сотруднику, следует также учитывать некоторые формальные моменты.

Между темой и обращением ровно две пустые строки. Между обращением и сопроводительным письмом, в свою очередь, есть только одна пустая строка.

Нейтральное обращение может выглядеть так: sehr geehrte Damen und Herren (дорогие дамы и господа). Однако рекомендуется также лично назвать фамилию получателя. Этим вы подчеркиваете свое уважение. Даже в отношениях с клиентами имя обязательно входит в обращение, чтобы показать признательность.

Кстати об обращениях: сколько вы знаете способов сказать «Привет!» на немецком? Мы сделали для вас подборку немецких приветствий, чтобы вы могли разнообразить свою речь.

Основная часть

Конечно, для содержания вашего официального письма не может быть конкретных требований, которыми вы должны руководствоваться. Как правило, они вклиниваются в шаблон письма. Некоторые клише для написания деловых писем на немецком вы можете найти по ссылке.
 

✏ Совет: рекомендуем не просто писать сплошной текст, а разбивать его на абзацы. Это не только облегчает понимание сути письма, но и обеспечивает приятное зрительное восприятие.

 

Форма прощания

После того, как вы пожелали всего наилучшего или отметили, что будете рады обратной связи, ваше деловое письмо заканчивается несколькими короткими словами.

Классика: Mit freundlichen Grüßen (с уважением), но это может быть что-то личное в зависимости от случая.

Внимание, соблюдайте отступы:

• между основной частью и прощанием одна пустая строка,
• между прощанием и подписью три строки – место для вашей подписи,
• после этого упоминаются возможные вложения.

Деловое письмо на немецком языке — образец с переводом

Чтобы показать вам, как может выглядеть деловое письмо, мы подготовили два примера. Они разработаны по-разному и показывают только некоторые возможности оформления официального письма на немецком языке. Важно, однако, сохранить (или отразить) при этом стиль и образ вашей компании.

Образец письма-благодарности

(кликните на картинку для увеличения)

Перевод

Уважаемая госпожа ХХХ,

я хочу сердечно поблагодарить Вас за поддержку нашего совместного проекта, за Вашу активность, критические замечания и ценный опыт, которым вы вдохновлялись и благодаря которому довели проект до успешного завершения.

В ближайшем месяце мы планируем второй проект и были бы очень рады пригласить Вас в нашу команду. Я сообщу Вам об этом еще раз лично.

Еще раз спасибо за Вашу профессиональную работу, которую Вы проделали.

С уважением,
Александр Петров

Образец письма-предложения  

(кликните на картинку для увеличения)

Перевод

Уважаемый господин Смит,

Вы ищете самостоятельного сотрудника с обширным опытом работы в автомобильной отрасли. Это описание сразу привлекло мое внимание, оно отлично сочетается с моим профилем и опытом работы. В последние годы я не только разрабатывал и проектировал модули управления у двух известных поставщиков автомобилей, но и успешно руководил командами и проектами.

Мои самые важные проекты:

• разработка нового блока управления от стадии прототипа до серийного выпуска,
• оптимизация существующих блоков управления и повышение эффективности производственного процесса,
• участие в проектировании и разработке концепции инновационных моделей и блоков управления для следующего поколения автомобилей.

Ваша компания — шанс для моего развития.

Я хотел бы привнести в вашу компанию свой многолетний опыт работы и обширную компетенцию. Не только вакансия, которую вы рекламируете, но и вся ваша компания открывает мне отличные профессиональные перспективы, благодаря большому количеству сфер и областей работы.

В моем лице вы получите сотрудника, который очень мотивирован, самостоятельно и творчески ищет новые решения, быстро идентифицирует проблемы и решает их, ориентирован на работу в команде. Я с удовольствием отвечу на ваши вопросы в личной беседе и с нетерпением жду приглашения на собеседование. Поскольку мой предыдущий контракт заканчивается 01.02.2021, я в Вашем распоряжении с 02.02.2021.

С наилучшими пожеланиями,
Tim Schneider
 

Список сокращений, принятых в деловой переписке

Распечатайте список основных немецких аббревиатур и держите их на видном месте.

Больше немецких сокращений вы можете найти по ссылке.

Советы по написанию делового письма

После такого количества информации все еще остается вопрос: как написать хорошее официальное письмо на немецком языке, которое передает наиболее важное содержание, не кажется скучным и, в самом лучшем случае, приводит к быстрому ответу или реакции адресата? Мы собрали десять советов, которые помогут вам написать не только профессиональное, но и успешное деловое письмо.

✏ Выражайтесь кратко (помните: внимание вашего читателя не безгранично).

✏ Четко отразите цель вашего письма (тема отображает краткое содержание вашего письма).

✏ Сначала сформулируйте самое главное в вашем послании (уже в первом или втором предложении адресату должно стать ясно, почему вы обращаетесь к нему).

✏ Обратите внимание на личное обращение (Sehr geehrte Damen und Herren – это стандартное обращение, и чисто формально оно не сделает с письмом ничего плохого. Однако такое обращение также выглядит безличным, холодным и отстраненным: кто же эти дамы и господа? Короче говоря, в таком обращение не хватает души. Чтобы узнать, какое обращение подходит для вашего письма, вы должны задать себе два вопроса: известно ли имя получателя? Насколько хорошо знаком автор и получатель? Если ваши ответы „нет“ и „нет“, ваш выбор автоматически падает на „Уважаемые дамы и господа“. Если вы знаете имя получателя, но случай вашего письма является официальным, рекомендуется прибегнуть к Sehr geehrte/r Frau/Herr X. Если ваша связь более близкая, то можно использовать Guten Tag или Liebe/r).

✏ Поместите вашего адресата в центр внимания (перед составлением письма спросите себя: кто адресат? Что его интересует? Какую ценность вы можете предложить ему? При написании чаще используйте слово „вы“ вместо „мы“. Лучше напишите „вы получите нашу бесплатную консультацию“ вместо „мы предлагаем вам бесплатную консультацию“).

✏ Откажитесь от устаревших формулировок (Werte/r Frau/Herr X или Verehrte/r Frau/Herr X, Hochachtungsvoll — с глубоким уважением — такие обращения сегодня уже не используются).

✏ Формулируйте позитивные высказывания (вместо Leider können wir Ihnen das Produkt nicht liefern (сожалению, мы не можем предоставить вам продукт) лучше сформулировать ответ так: „мы позаботимся о максимально быстрой поставке желаемого вами продукта и сообщим вам, как только товар окажется на складе“. Со второй формулировкой ваше деловое письмо будет выглядеть значительно более профессиональным, позитивным и ориентированным на клиента).

✏ Оставить возможность обратной связи (в конце вашего письма вы должны дать получателю возможность связаться с вами по любым вопросам).

✏ Выберите современный вариант прощания (существует множество хороших альтернатив обычному Mit freundlichen Grüßen — с наилучшими пожеланиями. Более неформальный вариант — написать, например, Mit besten Grüßen — всего хорошего. Или выберите оригинальную формулу приветствия, адаптированную к вашей компании, например, Mit kulinarischen Grüßen — с кулинарными приветствиями — для гастрономии или Mit sportlichen Grüßen — со спортивными приветствиями — для спортивных товаров и фитнес-центра. Формулировка прощания обычно хорошо запоминается и поэтому должна быть выбрана с умом).

✏ Используйте постскриптум (P.S. дает вам возможность включить дополнение в конце письма. Например, здесь вы можете ссылаться на текущее предложение или ваше присутствие в сети – и быть уверенным, что каждый читатель обратит на это внимание, потому что P.S. всегда бросается в глаза).

 

Материал готовила
Анастасия Бекетова, команда Deutsch Online

 

Как писать официальное письмо на немецком — образец делового письма

Все наслышаны о любви немцев к чистоте и порядку. Деловая переписка не является исключением. Умение вести её грамотно – 50% успеха практически в любой сфере. Чтобы грамотно написать официальное письмо на немецком, необходимо знать его структуру и правила его написания, иначе можно проявить неуважение к партнёру по официальной переписке и попасть в неловкое положение.

Как писать официальное письмо на немецком — обязательные пункты:

1. Полный адрес отправителя
2. Полный адрес получателя
3. Дата 
4. Тема письма
5. Приветствие и обращение
6. Текст письма
7. Завершающие слов и прощание
8. Подпись и имя.

Это все пункты, которым нужно придерживаться при написании официального письма на немецком языке, причём никак нельзя пропустить ни один из них. Ниже мы рассмотрим все пункты на примере.

В деловом письме на немецком нужно использовать только официально-деловую, литературную лексику. Фамильярность, бытовая лексика недопустима. Кроме того, не нужно писать много «воды», писать нужно строго, и, по существу. Если Вам интересно, как писать письма на экзамене уровня В1 — Вы можете узнать здесь.

Клише для написания официального письма на немецком языке 

Для обращения в немецкой деловой переписке существует не так много вариантов клише, поэтому их достаточно легко запомнить:

1. Sehr geehrter Herr… (Уважаемый господин…) – употребляем в обращении к мужчине.
2. Sehr geehrte Frau… (Уважаемая госпожа…) – употребляем в обращении к женщине.
3. Sehr geehrte Damen und Herren («Уважаемые дамы и господа) – используется в обращении к фирме или организации.

Вот, собственно говоря, и всё. То же касается и завершения письма. Прощаемся с адресатом следующим образом:

1. Mit freundlichen Grüßen.
2. Freundliche Grüße.
3. Mit freundlichem Gruß.

Можно использовать любое из этих клише, первое из них используется чаще всего и является наиболее популярным.

Тема письма в официальной переписке на немецком языке 

Что же писать в теме официального письма на немецком языке? Вы должны выделить основную мысль Вашего письма и записать её одним словом или предложением. Если же Ваше письмо – это ответ на какой-либо прошлый запрос Вашего адресата, то Вы можете так и написать: «Ihr Schreiben vom… (Ваше письмо от…)» и, указать дату письма, на которое Вы отвечаете. Тут конкретных указаний нет, главное, чтобы тема давала ясно понять, о чём будет идти речь в письме. Давайте разберём первый пример.

Официальное письмо на немецком — образец

Katharina Müller

Schwarzer Bär, 3

30449 Hannover

Hochschule für Musik und Theater Hannover

Neues Haus, 1

30175, Hannover

11.06.2017

Eignungsprüfung

Sehr geehrte Damen und Herren, 

Mein Name ist Katharina Müller, ich bin Bewerberin an der HMT Hannover für den Wintersemester 2017, Fach – Pop Gesang. Da ich mich auch an der anderen Hochschule in Mannheim bewerbe, muss ich am 17.06 in Mannheim für die Hauptfachprüfung sein. Am diesen Tag findet aber auch Musiktheorietest an Ihrer Hochschule statt. Ist es möglich, den Musiktheorietest an einen anderen Tag mit einer anderen Gruppe zu schreiben? Ich würde Ihnen für solche Angelegenheit sehr dankbar sein. 

Mit freundlichen Grüßen,

(Unterschrift)

Katharina Müller.

Перевод образца официального письма:

Катарина Мюллер,

Шварцер Бэр, 3

30449, Ганновер

Высшая школа музыки и театра Ганновер

Нойес Хаус, 1

30175, Ганновер

Вступительный квалификационный экзамен

Уважаемые дамы и господа,

Меня зовут Катарина Мюллер, я – абитуриентка на зимний семестр 2017 в HMT Ганновера по специальности «Эстрадный вокал». Так как я также поступаю в другую высшую школу в Мангейме, я должна 17.06. быть в Мангейме для сдачи экзамена по специальности. Однако в этот день проходит экзамен по музыкальной теории в Вашем вузе. Возможно ли написать тест по музыкальной теории в другой день с другой группой? Я была бы Вам очень признательна за такую возможность.

С наилучшими пожеланиями,

(Подпись)

Катарина Мюллер.

Чтобы научиться писать письма на немецком языке, предлагаем Вам посмотреть небольшой урок от руководителя онлайн-школы немецкого языка, канд. пед. наук Инны Левенчук:

Официальное письмо на немецком — как представиться 

Если до этого Вы не вели с адресатом никакую переписку, то в начале официального письма на немецком обязательно нужно представиться. Кроме того, в официальном письме не допускается использование смайликов и разноцветных шрифтов. Орфографические ошибки также недопустимы. 

Давайте рассмотрим ещё один вариант официального письма. Пусть это будет ответ на уже ранее полученное сообщение.

Деловое письмо на немецком — пример полученного ответа

Zeitverlag Gerd Bucerius GmbH & Co. KG

Helmut-Schmidt-Haus

Buceriusstraße, Eingang Speersort 1

20095 Hamburg

Herr Dr. Schneider

Lindenstr., 18

48161 Münster

21.01.2018

Ihr Schreiben vom 19.01.2018

Sehr geehrter Herr Dr. Schneider,

Vielen Dank für Ihnen Anfrage vom 19.01.2018. Hierzu kann ich Ihnen mitteilen, dass wir mit bei Ihnen geschriebenen Artikel sehr beeindruckt sind. Wir würden gerne den Artikel in unserer Zeitung veröffentlichen. Aus diesem Anlass möchte ich Ihnen am 25.01.2018 um 10 Uhr in die Redaktion einladen, um alle Kleinigkeiten zu besprechen. Melden Sie sich bitte zurück, ob die Zeit des Termins Ihnen passt. Ansonsten, informieren Sie uns bitte über andere Terminmöglichkeiten.

Freundliche Grüße,

(Unterschrift)

Stella Weiß, Chefredakteurin

Деловое письмо на немецком с переводом:

Издательство газеты «Die Zeit»

Хельмут-Шмидт –Хаус

Буцериусштрассе, Айнганг Шперзорт, 1

20095 Гамбург

Господин доктор Шнайдер

Линденштрассе, 18

48161 Мюнстер

21.01.2018

Ваше письмо от 19.01.2018

Уважаемый господин доктор Шнайдер,

Большое спасибо за Ваш запрос от 19.01.2018. Могу Вам сообщить, что мы очень впечатлены написанной Вами статьёй. Мы бы хотели опубликовать её в нашей газете. По этому поводу хотела бы Вас пригласить 25.01.2018 в 10:00 в редакцию, чтобы обсудить все детали. Сообщите пожалуйста, подходит ли Вам время встречи. В противном случае, проинформируйте нас пожалуйста о других возможных вариантах.

Всего наилучшего,

(Подпись)

Стелла Вайс, главный редактор.

Деловое письмо на немецком языке — примеры фраз:

Какие фразы будут полезны при написании делового письма на немецком языке? Мы подготовили для Вас подборку выражений, которые зачастую используются в деловой переписке:

• Aus diesem Anlass möchte ich Sie informieren/ einladen / Ihnen gratulieren…. – По этому случаю я хочу Вас проинформировать/ пригласить / поздравить….
• Vielen Dank für Ihren Brief…. – Большое спасибо за Ваше письмо.
• Ich beeile mich Ihnen zu melden…. – Я спешу Вам сообщить.
• Alle nötige Information finden Sie im Anhang. – Всю нужную информацию Вы найдёте в приложении.
• Falls Sie weitere Fragen haben…. – В случае Ваших дальнейших вопросов…
• Melden Sie sich bitte. – Дайте, пожалуйста, о себе знать.
• Warte auf Ihre Antwort. – В ожидании Вашего ответа.
• Bezüglich Ihrer Anfrage… — На Ваш запрос…
• Bezüglich der betroffenen Frage… — По данному вопросу…
• Wir möchten uns erkundigen, ob…. – Мы хотели бы осведомиться, …

Конечно, нет определённого шаблона, по которому ведётся официальная переписка на немецком языке, и не обязательно использовать именно эти фразы. Но, из всего вышеперечисленного мы можем вывести следующий ряд правил ведения деловой переписки.

При написании официального письма на немецком, нужно соблюдать следующие правила:

1. Грамотность
2. Официально-деловой стиль письма
3. Отсутствие смайлов и разноцветных шрифтов
4. Краткость и ясность
5. Вежливое обращение
6. Соблюдение дистанции с адресатом
7. Использование специальных клише и лексических оборотов.

Надеемся, теперь у Вас не возникнет трудностей в написании официально-деловых писем. Если Вас интересует более углублённое изучение немецкого языка с репетитором, приглашаем Вас на обучение в онлайн-школу канд. пед. наук Инны Левенчук — выбирайте свой курс Вы здесь.  

Статья подготовлена школой немецкого языка канд. пед. наук Инны Левенчук.

Официальный формат письма 2021 года — PDF-файлы и формы для заполнения и печати

Неформальные письма, возможно, были более легким вопросом во время экзамена, но люди могут согласиться с тем, что официальные или официальные письма имеют большее значение в нашей жизни. Все официальные письма имеют стандартный формат, независимо от их тематики. Официальные письма не следует путать с деловыми письмами. Чтобы понять разницу, поищите в Интернете образец официального письма.Для вашей выгоды есть несколько вариантов!

Что такое официальное письмо?

Письма, написанные с целью рассмотрения жалоб, запросов; заявления о приеме на работу, отпуск, разрешение или официальным лицам для выполнения определенных обязательств, государственных целей или простая переписка между двумя учреждениями представляют собой официальные письма. Они написаны с очень конкретным намерением и целями, отвечая на необходимые вопросы и запросы.

Важность официальных писем

Очень важно знать, как написать официальный формат письма, поскольку именно на нем рассматриваются основные аспекты.Возникает множество ситуаций, в которых человеку может потребоваться решить различные вопросы с учреждением или при подаче заявления о приеме на первую работу. Хорошо написанное письмо имеет больший вес, чем можно себе представить; это определенно влияет на вашу способность получить желаемую работу. Важность официального письма нельзя недооценивать. Чтобы ваше письмо было оценено и замечено, оно должно быть написано исключительно хорошо. Овладение искусством написания хороших писем для официальных целей окажется чрезвычайно полезным в долгосрочной перспективе.

Какова цель официального письма?

• Они служат средством связи между двумя учреждениями, физическим лицом и учреждением, руководителями отделов и т. Д.
• С помощью этих писем можно делать деловые предложения, приглашения и запросы. В профессиональный шаблон официального письма легко помещаются фирменные бланки и логотипы, что делает их идеальными для деловой переписки.
• Используется для запросов и оценки различных услуг.
• Важно для рекомендательных писем, сопроводительных писем и т. Д.
• Служит источником доказательств и документальных доказательств для судебных разбирательств или просто для устранения любых недоразумений.
• Предоставляет информацию об официальных разговорах и транзакциях, которые произошли между двумя сторонами, согласившимися.
• Развивает и поддерживает чувство доброй воли.
• Устанавливает средства связи и связи между участниками переписки.
• Хороший формат привлекает читателя и приближает его к важному.
• Что касается резюме и сопроводительных писем, он устанавливает ваши коммуникативные навыки.
• Он демонстрирует ваш профессионализм и закладывает основу для любого общения.
• Может предоставить превентивную меру или решение проблемы, которая ранее не решалась. Таким образом, выявляются многие проблемы, которые, возможно, не были замечены.

Формат остается неизменным, хотя используется для различных целей.Официальный шаблон письма легко доступен для загрузки в Интернете. Используя этот шаблон, вы наверняка сможете создать письмо, которое поможет решить определенные важные вопросы. Эти шаблоны представляют собой идеальную основу для определения того, как именно обрабатывать такие письма и писать лучшие из них. Они созданы экспертами, которые стремятся улучшить возможности форматирования и формулирования писем. Профессиональные шаблоны доступны в различных удобных для пользователя форматах, таких как MS Word, MS Excel и PDF.

Как написать официальный формат письма

Независимо от причин вашего письма, существует стандартный формат, которому вы должны следовать на всем протяжении.Формат должен быть аккуратным, информативным, простым и понятным. Просто поищите в Интернете официальный пример письма, чтобы получить более подробное представление. Ниже приведены шаги, которые необходимо выполнить при написании официального письма:

• В верхнем левом углу страницы разместите имя, адрес и номер телефона отправителя.
• Сразу под этим напишите дату полностью. Например, напишите 26 сентября 2016 года вместо 26-08-2016 или 26.08.2016.
• Когда вы закончите, напишите имя, должность и адрес получателя.
• Все вышеперечисленное должно быть выполнено в левой части страницы заглавными буквами.
• В следующей строке должна быть указана причина письма; будь то приложение для запроса или решение проблемы, с которой вы столкнулись.
• Уважаемый господин / госпожа, это разумное приветствие, прежде чем вы переходите к телу или содержанию.
• При написании содержания первый абзац должен быть теплым и кратко описывать причину письма. Во втором абзаце должна быть указана ваша цель с различными деталями и фактами.А третий абзац должен завершать вашу цель письма, требуя должного рассмотрения.
• Завершите свое письмо простым «Благодарю вас», «Искренне» или любым другим подходящим приветствием, за которым следует ваше имя.
• Помимо этого, вы можете упомянуть любые вложения, которые вы разместили вместе с ним.
• Оставьте достаточно места, чтобы вы могли подписать письмо, чтобы оно не выглядело тесным или неопрятным.
• Если вы не знаете, как написать официальный формат письма, обратитесь к профессиональным шаблонам для получения дополнительных рекомендаций.

Написание официального письма государственному служащему

Официальный формат письма в правительство немного отличается от любого другого официального письма, предназначенного для подачи заявления о приеме на работу или подачи жалобы. Ниже приведены несколько советов, на которые следует обратить внимание при написании письма, связанного с правительством:

• Вы должны знать имя должностного лица или, по крайней мере, его назначение, чтобы правильно адресовать письмо.
• Поищите на государственных веб-сайтах информацию о человеке, которому вы хотите написать письмо.Эти сайты обычно имеют адрес, привязанный к человеку.
• Если вы пишете не какому-то конкретному лицу, а в отдел, обратитесь в ваш Департамент внутренней безопасности для получения дополнительной информации о том, как получить письмо.
• Письма могут быть отфильтрованы через множество людей, прежде чем они попадут к заинтересованному лицу. Чтобы ваше письмо получило одобрение, убедитесь, что оно краткое, вежливое, хорошо написанное, продуманное и адресовано должным образом.
• Из-за системы фильтрации сделайте письмо кратким и ясным.Сделайте вашу цель известной. Это привлечет внимание тех, кто ее читает, и с большей вероятностью передаст ее вышестоящему авторитету.

Просмотрите образец официального формата письма, прежде чем решите написать его. Убедитесь, что вы охватили все аспекты форматирования. Если вы не уверены, вы можете скачать их и просто заполнить данные. Таким образом будет сэкономлено время и энергия. При написании для такой конкретной цели вы можете захотеть персонализировать официальный шаблон в соответствии со своими потребностями.Профессиональные шаблоны гибки и предназначены для безупречной адаптации к многочисленным настройкам, форматы универсальны и могут использоваться в различных целях, например, в официальном формате письма для запроса или в официальном формате письма в правительство, поэтому выберите нужный вам формат.

Написание официального письма по запросу

Официальный формат письма-запроса довольно прост. Вы можете воспользоваться официальным шаблоном письма, чтобы получить более четкое представление о том, как оно написано. Эти несколько шагов гарантируют, что вы охватите все свои базы.

• Во-первых, в зависимости от вашего запроса, вы должны выяснить, кто сможет его удовлетворить. Это легко доступные знания, которые вы можете получить от секретаря компании. У вас должно быть полное имя, адрес и должность заинтересованного лица.
• Как и любое другое официальное письмо, тело письма остается прежним. Адреса, приветствия и т. Д. Остаются на прежнем месте.
• Помните, что обработка запросов требует времени, потому что у человека, к которому вы обращаетесь, вероятно, есть другие задачи, требующие его внимания.Обычно обработка запроса занимает две недели.
• Если ваш запрос зависит от времени, укажите его, не требуя.
• Представьтесь в пару строк, чтобы заинтересованное лицо точно знало, чью просьбу они удовлетворяют.
• Каждый раз, когда вы делаете запрос, очень важно быть вежливым и терпеливым, но утвердительным, четким и прямым.
• Как вы заметите в любом официальном примере письма, который можно найти в Интернете, вокруг текста письма должно быть поле шириной 1 дюйм и отдельные пробелы между словами.
• Шрифт должен быть четким и четким, около 12 пунктов. Необычный шрифт будет трудночитаемым и будет пустой тратой времени.

Важные моменты, о которых следует помнить

• Пусть ваше письмо будет простым. Нет необходимости в причудливом шрифте, разных цветах или чем-то еще. В лучшем случае разместите логотип вашей компании в качестве заголовка бланка.
• Не отвлекайтесь от темы, которую вы пытаетесь сказать, или от причин написания письма.
• Будьте вежливы, но тверды в заявлениях и просьбах.
• Обращайтесь к кому бы то ни было надлежащим образом и с надлежащими приветствиями.
• Поместите письмо в простой белый конверт.
• Аккуратно поместите имя и адрес отправителя в левый верхний угол конверта.
• Имя и адрес получателя должны быть четко написаны по центру.
• Должна быть четкая структура. Каждая точка должна следовать за другой, чтобы не казаться случайной.

С легкостью воспользуйтесь образцом официального письма в Интернете, который можно использовать в качестве руководства по написанию писем.Некоторые буквы написаны с небольшими вариациями в том, где размещены адреса или как используются приветствия. Загрузите любое количество шаблонов и используйте тот, который соответствует вашим требованиям. Профессиональное обслуживание экономично, без проблем и экономит ваше время и силы. Просто распечатайте шаблон, заполните свои данные, подпишите и отправьте. Вы даже можете заказать шаблоны оптом, чтобы всегда иметь их под рукой.

Доступный образец официального формата письма

Поскольку люди живут в эпоху технологий и Интернета, можно легко найти что-то столь же простое, как образец официального формата письма.Вы можете выбирать из множества шаблонов. Каждый шаблон можно загрузить и сохранить на свой компьютер или ноутбук для дальнейшего использования. Они также доступны в нескольких форматах, таких как MS Word или формат электронной почты. Ваш выбор формата или шаблона полностью зависит от ваших потребностей и от того, как вы собираетесь их использовать. Это простой фактор, который необходимо учитывать при выборе типа формата, который вы хотите, перед загрузкой шаблона.

Официальное письмо PDF

Официальный формат PDF для писем на сегодняшний день является самым популярным из-за простоты настройки.Также проще послать письмо в этом формате по электронной почте, не беспокоясь о том, что кто-либо будет им манипулировать. Это определенно предпочтительнее букв в формате слова, которые, как правило, более просты и просты по сравнению. PDF-форматы писем также намного компактнее. Благодаря легкости доступа в наши дни получение официального письма в формате PDF стало намного проще. Прежде чем остановиться на одном шаблоне, вы можете просмотреть и попробовать те, которые вам нравятся. Настройте шрифты, текст, заголовки, границы и все остальные аспекты вашего шаблона перед его покупкой.Чего ждете? Получите свой шаблон прямо сейчас!

Как написать официальное деловое письмо (с форматом и примером) — Zippia

Хотя написание писем для некоторых может показаться немного старомодным, оно все еще находит множество применений в профессиональном мире. Написание официального письма — один из самых простых способов передать важную информацию или выразить точку зрения. Официальные письма профессионально разъясняют суть, не отнимая у читателя слишком много времени.

Существует множество разных букв, которые вы могли бы написать, которые принимают этот формат. Сопроводительные письма — отличный пример, так как любой соискатель знает, что он должен следовать надлежащему форматированию и правилам написания писем, чтобы только начать.

На противоположном конце спектра вы можете написать заявление об увольнении или официальную жалобу, оба из которых также будут иметь это официальное форматирование. В таких случаях необходимо написать официальное письмо, чтобы все заинтересованные стороны были осведомлены о важных деталях и подчеркнули серьезность ситуации (вежливо).

И есть еще множество примеров роли писем в профессиональном мире — от рекомендательных писем или рекомендательных писем до профессиональных благодарственных писем и писем с заинтересованностью — все они требуют одного и того же базового формата.

В этой статье вы узнаете, как написать официальное письмо, с некоторыми правилами и советами. Затем с помощью нашего шаблона и примера ниже мы покажем вам, как эти советы выглядят в действии.

Разделы официального письма

Профессиональное письмо всегда начинается с выбора подходящего формата и стиля.Вы захотите, чтобы макет был очень простым и понятным, чтобы улучшить читаемость и обеспечить понимание содержания вашего письма.

Используйте стандартные поля размером один дюйм со всех сторон и выберите простой шрифт, например Arial или Times New Roman. Что касается того, какие разделы вам понадобятся, включите все следующее по порядку:

1. Заголовок. В заголовке вашего письма должно быть указано, кто вы, кому вы собираетесь отправить письмо, и дату, когда письмо было отправлено.Это служит для краткого ознакомления с вами и защиты от возможной путаницы при отправке письма (например, оно приходит поздно, его открывает не тот человек и т. Д.)

   Ваш заголовок должен быть примерно следующим образом структурирован. В самом верху вы поместите свое полное имя, адрес и дополнительную контактную информацию, например номер телефона и / или адрес электронной почты.

   Под этим вы поместите дату, когда письмо было отправлено. Затем вы укажете контактную информацию человека, получившего письмо.Это включает их полное имя, должность, компанию и адрес компании.

2. Приветствие. После заголовка вам нужно будет добавить приветствие или приветствие, чтобы открыть письмо. Хотя электронные письма иногда могут отличаться от других, в рамках этикета написания писем считается невежливым приступать к содержанию письма без официального приветствия.

   Ваше приветствие почти всегда начинается с «Уважаемый» и заканчивается именем получателя и запятой.

   Если у вас есть официальные отношения с получателем или нет с ним ранее отношений, используйте почетное обращение, например «Ms./Mr./Mx./Dr.» а затем их фамилия. Если у вас менее официальные отношения с этим человеком, вы можете использовать его имя.

   Избегайте адресовать свое письмо «тем, кого оно может касаться», поскольку оно выглядит немного небрежным (если вы действительно не знаете, кому вы пишете это письмо, может быть довольно сложно убедить получателя заботиться о содержание).

3. Основные абзацы. Ваши основные абзацы составят содержание вашего письма. В то время как другие разделы важны для официальных целей, именно в этом разделе важна причина написания письма.

   В официальном письме у вас будет около трех абзацев, но в некоторых случаях может быть уместным иметь два абзаца или четыре меньших абзаца.

   Первый абзац будет вашим вступлением, где вы четко заявите о своих намерениях по написанию.В следующем абзаце будет более подробно рассказано о том, что вы сказали в первом абзаце. Последний заключительный абзац завершит переписку и, возможно, расскажет о следующих шагах.

4. Закрытие и подпись. После того, как вы написали текст письма, вы должны приложить короткое выражение признательности получателю. Обычно это короткое предложение с благодарностью читателю за потраченное время и, возможно, с призывом к действию, если вы делаете запрос или спрашиваете о чем-то.

   Закончите письмо подходящим заключительным приветствием. Что-то вроде «С уважением», «С уважением» или «С уважением» должно помочь. Наконец, напишите свое полное имя внизу письма.

Если вы прилагаете к этому письму другие документы, обязательно приложите заявление о вложении после вашей подписи. Просто введите «корпус» или «корпус». сопровождаемый прилагаемыми документами.

Как только вы поймете основы, написать отличный бизнес станет несложной задачей.

Как писать основные абзацы письма (что включать)

Основные абзацы — это основные моменты вашего письма, и они имеют нечеткую структуру, которой следует придерживаться.

Начальный абзац должен быть кратким и по существу. Четко и кратко укажите, почему вы пишете в первом предложении. Не забудьте также дать краткое представление о себе в первом абзаце, и если вы никогда раньше не встречались и не разговаривали с этим человеком, вы также можете указать, кто предоставил вам свою информацию или как вы ее нашли.

В следующем абзаце или абзацах углубитесь в основную мысль первого абзаца. Помогите читателю понять вашу цель и / или приведите примеры, подтверждающие вашу точку зрения. Излагайте столько деталей, сколько считаете нужным, но максимально кратко, чтобы не утомлять читателя.

Если ваша цель написания письма состоит в том, чтобы каким-то образом убедить читателя или побудить его к действию, обязательно используйте абзацы в основной части текста, чтобы создать убедительные аргументы.

Ваш заключительный абзац должен резюмировать вашу главную мысль в последний раз и, при необходимости, включать призыв к действию или указание на следующие шаги.

Советы по написанию профессионального письма

Вот несколько рекомендаций по написанию профессионального письма:

• Вычитайте свое письмо. Убедитесь, что ваша мысль ясна и нет орфографических или грамматических ошибок.

• Будьте лаконичны. Уважайте время вашего читателя, добавляя только релевантную и необходимую информацию.

• Используйте отдельные строки с пробелом после каждого абзаца. Это стандартный формат букв, который, как правило, наиболее удобен для чтения.

• Печать черными чернилами на белой бумаге. Напечатайте письмо на стандартной белой высокосортной бумаге, а не на цветной бумаге или канцелярских принадлежностях.

Что не следует включать в профессиональное письмо

Официальные письма должны иметь профессиональный тон, иначе их не воспримут всерьез или не поймут.По этим причинам вам следует избегать всего следующего:

• Неполные или повторяющиеся предложения.

• Слишком подробные или слишком сжатые абзацы.

• «Мисс» как почетный знак.

• Рисунки или графика (кроме логотипов)

• Смайликов.

• Неформальный язык.

• Слишком формальный язык, кажущийся скованным.

• Неформальные канцелярские товары (например, открытки).

• Все, что вы не хотели бы записывать в официальном документе.

Шаблон делового письма

Вот примерный шаблон для заполнения пробелов, в котором используются все эти советы и требования:

[Ваше полное имя]
[Ваш адрес]
[Ваш город, штат и почтовый индекс]
[ваш номер телефона]
[ваш адрес электронной почты]

[Сегодняшняя дата]

[полное имя получателя]
[должность получателя]
[компания получателя]
[адрес компании]
[город, штат и почтовый индекс компании]

Уважаемая госпожа/ Г-н / Мисс / Д-р. [Имя получателя],

[Абзац первый — представьтесь и укажите цель написания]

[Абзац второй — более подробно рассмотрим вашу точку зрения с указанием причин или примеров]

[Последний абзац — завершите письмо, выразите благодарность и укажите, что делать дальше]

[Заключительное приветствие],
[Ваше полное имя]

Приложение: [документы, которые вы прикрепили]

Пример делового письма

Вот пример, следующий за шаблоном выше:

Джейн Смит
8761 Canal Drive
Колумбус, Огайо 43034
(777) -765-4321
janesmith89 @ gmail.com

23 сентября 2020

Лиза Мерфи
Менеджер
Программное обеспечение XYZ
1234 Cedar Street
Колумбус, Огайо 43035

Уважаемая мисс Мерфи,

Я пишу, чтобы официально уведомить вас о моем решении оставить должность старшего графического дизайнера в XYZ Software. Последний день моей работы будет 7 октября 2020 года.

Я ценю возможность поработать с такой невероятной командой в XYZ Software. Было очень приятно создавать инновационную графику и помогать укреплять эстетику визуального дизайна XYZ Software.Я так много узнал о профессиональном дизайне и глубоко благодарен за личный рост, который способствовала эта должность.

Сообщите мне в ближайшие недели, как я могу лучше всего помочь в этот переходный период. Я приложил график завершения моих текущих проектов, и я рад обучить всех членов команды брать на себя мои обязанности, если это необходимо. Я желаю вам и команде XYZ Software всего наилучшего и надеюсь, что мы продолжим оставаться на связи.

Спасибо за уделенное время.

С уважением,
Джейн Смит

Приложено:
График завершения проекта

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать

форматов деловых писем — Университет Галлодета

Большинство деловых писем должны включать обратный адрес (бланк или ваше имя и адрес), дату, внутренний адрес (имя и адрес получателя), приветствие, основные абзацы и закрытие.Однако есть несколько способов отформатировать эту информацию. Например, адреса возврата могут быть центрированы или начинаться с левого поля или начинаться с центра по горизонтали.

Существует четыре основных формата деловых писем.

Features Образец полного блока письма Все части букв начинаются с левого поля. Полный блок Измененный блок Абзацы с отступом Дата, подпись и закрытие начинаются в центре страницы по горизонтали. Все абзацы основного текста имеют отступ. Абзацы с отступом Заблокированные абзацы Дата, подпись и закрытие начинаются в центре страницы по горизонтали.Все основные абзацы начинаются с левого поля. Упрощение заблокированных абзацев Все части букв начинаются с левого поля. Этот формат включает строку темы, но опускает приветствие и подпись. Упрощенное

Формат для написания профессиональных писем

Существует несколько форматов написания профессиональных писем. Существует два основных стиля букв: блочная форма и с отступом . Приведенные ниже образцы помогут вам определить, какой стиль вы предпочитаете.

Проверьте написание букв для получения дополнительных сведений о печатных буквах, буквах с отступом и упрощенных буквах.

Форма полного блока

Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма с использованием формы блока отступы отсутствуют. Укажите свое имя, адрес и номер телефона, по которому с вами можно связаться, а также дату.Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В новых абзацах просто пропустите строку вместо отступа.

Добавьте свой номер телефона, по которому с вами можно связаться, в последнем абзаце. Если получателю необходимо использовать службу ретрансляции, чтобы позвонить вам, кратко объясните, что вы глухой / слабослышащий и что он / она может позвонить вам через ретранслятор. Сообщите получателю его / ее номер государственного реле и объясните, что ему / ей нужно будет сообщить оператору ваш номер.Затем дайте ему / ей свой номер.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя
Ваше имя

Форма абзацев с отступом

Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма в форме с отступом делайте отступ в каждом абзаце.Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна быть расположена вверху страницы, по центру или с отступом на правой стороне листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В конце письма поставьте свою подпись в правой части страницы. Не забудьте при необходимости предоставить любую информацию о реле.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя

Ваш титул

Форма заблокированных абзацев

Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма с использованием заблокированной формы делайте отступ в каждом абзаце.Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна быть расположена вверху страницы, по центру или с отступом на правой стороне листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В конце письма поставьте свою подпись в правой части страницы. Не забудьте при необходимости предоставить любую информацию о реле.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя
Ваше имя

Форма упрощенного стиля

Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

СТРОКА ТЕМА (используйте заглавные буквы)

При написании письма с использованием упрощенной формы указывайте дату слева.Затем введите имя получателя, его / ее должность, название компании и адрес.

Напишите тему сообщения вместо приветствия. Строка темы должна быть написана заглавными буквами.

В конце письма укажите свое имя и титул заглавными буквами.

ВАШЕ ИМЯ
ВАШЕ НАЗВАНИЕ

ДРУГИЕ ОПЦИИ

• Если вы используете формат блока , вы можете разместить свой адрес в любом месте письма.Вы можете разместить его вверху страницы (вверху по центру или вверху справа) или вы можете указать свой адрес в конце письма после вашей подписи и имени, независимо от того, какой формат вы используете.

• Если вы используете форму блока , вы можете разместить дату слева, в центре или справа. Однако, если вы используете форму с отступом , обычно лучше разместить дату справа или слева. Не кладите его в центр.

• В форме с отступом вы можете поставить свою подпись справа или слева на странице.

• Если вы хотите, чтобы ваше письмо выделялось, смело набирайте свое имя крупным шрифтом в верхней части буквы и введите свой адрес чуть ниже его меньшим шрифтом. Пример:

  Missy Gold
  1345 Main Street
  Anytown, VA 22879

• В текстовом редакторе на вашем компьютере могут быть стандартные шаблоны писем, которые могут вам помочь.Эти программы обычно имеют много разных стилей и форматов. Обратитесь к функции шаблона или в справочной службе вашего текстового редактора, чтобы узнать о возможных вариантах. Вот несколько ключевых слов, которые вы можете попробовать:

  • буквы

  • создать письмо

  • написать письмо

  • , резюме

  Список литературы

  Источник: Janel Muyesseroglu

  Gallaudet Interpreting Services (июнь 1999 года).GIS Web. [Онлайн]. Доступно: http://www.gallaudet.edu/~gisweb/ [23 июня 1999 г.].

  Maggio, R. (1990). Как это сказать. Энглвуд Клиффс, Нью-Джерси: Прентис Холл.

  Справочник профессионала Webster’s New World Office. (5-е изд.). (1996). Нью-Йорк: Макмиллан.

  Йейт, М. (1997). Сопроводительные письма, которые убивают их. Холбрук, Массачусетс: Adams Media Corporation

  Разработано Патриком Петерсом
  и Кун Вей Хо

бесплатных шаблонов писем | Adobe Spark

Выберите любой из множества дизайнов букв.

Создание оригинальных писем, передающих ваше сообщение, — это увлекательный и простой процесс с Adobe Spark. Начните с шаблона, который дает вам все основные моменты письма. Используйте контент как вдохновение для своего собственного творчества. Или просто измените имена и ключевые фразы там, где это уместно. Вы можете освоить основы Adobe Spark за считанные минуты. Несмотря на то, что доступно краткое руководство, метод проб и ошибок должен рассказать вам все, что вам нужно знать. Вся платформа основана на кликах.Нажмите на элемент, который вы хотите изменить, удалить или добавить, и сразу увидите результаты своей работы на панели предварительного просмотра. Вам не нужны навыки программирования или графического дизайна, чтобы создать эффективное письмо с помощью Adobe Spark.

Как сделать письмо в Adobe Spark.

Начните с вдохновения.

Мы предлагаем вам тысячи профессионально разработанных шаблонов, чтобы вы никогда не начинали с чистого листа. Ищите по платформе, задаче, эстетике, настроению или цвету, чтобы вдохновение всегда было у вас под рукой.Как только вы найдете графику, с которой можно начать, просто коснитесь или щелкните, чтобы открыть документ в редакторе.

Сделайте ремикс, чтобы сделать его своим.

Есть много способов персонализировать шаблоны писем. Измените копию и шрифт. Добавляйте изображения к своим фотографиям или просматривайте тысячи бесплатных изображений прямо в Adobe Spark. Уделите столько времени, сколько хотите, чтобы изображение было вашим собственным. С премиальным планом вы даже можете автоматически применять логотип, цвета и шрифты вашего бренда, так что вы всегда будете #onbrand.

Поднимите чутье.

С помощью эксклюзивных ресурсов дизайна Adobe Spark легко придать своим проектам изюминку и индивидуальность. Добавляйте анимированные стикеры от GIPHY или применяйте текстовую анимацию для коротких графических видеороликов одним касанием. Мы позаботились обо всех скучных технических вещах, чтобы вы могли сосредоточиться на своем сообщении и стиле. Вы также можете добавить соавторов в свой проект, чтобы у вас было больше практических навыков, чтобы воплотить свой дизайн в жизнь.

Измените размер, чтобы расширить содержимое.

Прошли те времена, когда приходилось запоминать размеры изображений для каждой отдельной платформы. Выбрав понравившийся дизайн, вы можете легко изменить его для любых печатных нужд или социальных сетей с помощью удобной функции автоматического магического изменения размера Adobe Spark. Просто продублируйте проект, нажмите «Изменить размер» и выберите платформу, для которой вы хотите его адаптировать, а наш ИИ позаботится обо всем остальном. Бум. Контент для всех ваших каналов в кратчайшие сроки.

Сохраните свое письмо и поделитесь им.

Когда ваш дизайн будет завершен, нажмите эту кнопку публикации и поделитесь своим дизайном с другими. Adobe Spark сохраняет ваши дизайны, поэтому вы всегда можете вернуться к своему проекту, если вам понадобится обновить его в будущем.

Настройте дизайн письма с помощью ряда опций.

Шаблон официального письма — отличная отправная точка для деловой переписки. Но, вероятно, это будет не идеально. И есть шанс, что другие люди уже будут им пользоваться. Adobe Spark позволяет создавать выделяющиеся буквы.Настройте свой документ в соответствии с вашим брендом или индивидуальностью. Сделайте это по-своему с почти бесконечным набором опций настройки.

Adobe Spark дает вам всю мощь дизайна. Если вам не нравится изображение, использованное в шаблоне письма, загрузите что-нибудь со своего устройства. Не волнуйтесь, если вам не нравится цветовая схема, вы можете изменить ее всего несколькими щелчками мыши. Вы можете изменить все, от макета до внешнего вида текста.

Почему стоит выбрать Adobe Spark для создания букв?

Adobe Spark проделал за вас большую часть тяжелой работы.Есть десятки готовых шаблонов писем, готовых к работе. Просто вложите в них немного своего творчества, чтобы сделать их уникальными. И даже если вы создаете документ впервые, вы найдете этот процесс исключительно простым и полезным.

Adobe Spark — это бесплатная облачная платформа для проектирования, способная обеспечивать профессиональные результаты. Это означает, что вы можете сократить расходы на ведение бизнеса. И вы можете создавать свои письма из любой точки мира. Просто войдите в свою учетную запись, чтобы что-то создать, отредактировать существующий дизайн букв или просмотреть свои прошлые творения.
Если вы пишете приветственное письмо или благодарственное сообщение, Adobe Spark поможет вам.

Как адресовать письмо

Как адресовать письмо?

Несмотря на растущее предпочтение служб коротких сообщений (SMS) и электронной почты в настоящее время, по-прежнему важно знать, как адресовать письмо. Официальные письма все еще используются в современном мире, особенно в формальном общении и при отправке заявлений о приеме на работу.Загрузите резюме и шаблоны сопроводительных писем, которые будут подготовлены для вашего заявления о приеме на работу. Эти резюме предназначены для того, чтобы дать вам лучший шанс быть выбранным для собеседования. Рекрутеры заинтересованы в приеме на работу кандидатов, которые продемонстрируют свои способности с первого контакта, которым является сопроводительное письмо. Используйте этот шаблон сопроводительного письма, чтобы пройти собеседование! Сопроводительное письмо может повлиять на заявку о приеме на работу, поэтому очень важно правильно его составить. Независимо от того, читает ли ваше письмо HR или менеджер по найму напрямую, вы должны отметить несколько важных полей.Это руководство содержит бесплатный шаблон сопроводительного письма и объяснение того, что вам нужно знать.

Следовательно, письмо должно соответствовать всем правилам профессионального написания писем, включая контактную информацию отправителя. Свяжитесь с нами Свяжитесь с нами напрямую, если мы можем вам помочь. У нас есть поддержка по телефону, электронной почте и в чате. Мы здесь, чтобы помочь вам продвинуться в вашей финансовой карьере., Дата, приветствия и адрес получателя. Умение правильно адресовать письмо помогает отправителю выделиться среди остальных и произвести положительное впечатление на получателя.

Что нужно включить при обращении к официальному письму

При написании профессионального или делового письма отправитель должен включить в письмо некоторые вещи, если он / она хочет произвести впечатление на получателя и ожидать ответа. Чтобы узнать, как адресовать письмо, вот некоторые из вещей, которые необходимо включить:

1. Контактная информация вверху

При написании письма вы хотите, чтобы человек, к которому вы обращаетесь, знал, кто вы, ваше имя , откуда вы пришли, и адрес, который они будут использовать при ответе на ваше письмо.Контактная информация отправителя должна быть следующей:

• Первая строка: Полное имя
• Вторая строка: Название компании
• Третья строка: Почтовый адрес
• Четвертая строка: Город, за которым следует название штата и почтовый индекс. Название штата может быть сокращено до его официальной почтовой двухбуквенной аббревиатуры.
• Адрес должен появиться под именем отправителя и выровнен по левому краю.
• Если вы пишете кому-то из другой страны, укажите название страны в четвертой строке.
• Включите адрес электронной почты и номер телефона для облегчения общения.

2. Дата

Следующий шаг — указать дату отправки письма и выровнять ее по левому или правому полю. Напишите месяц, используя буквы, а также числа, обозначающие день и год. Например, дату можно записать как 15 ноября 2020 г.

3. Имя и адрес получателя

Эта информация отображается на левом поле под адресом отправителя.Он включает имя и почтовый адрес предполагаемого получателя. По сути, он говорит получателю, что вы его знаете, помогая создать индивидуальную связь. Вы также должны указать звание или степени получателя.

Например, если вы пишете профессору английского языка, вы должны написать: «Джон Джонс, доктор философии». Под названием укажите название компании во второй строке. Напишите почтовый адрес получателя, начиная с улицы и города в третьей строке, а штат и почтовый индекс в четвертой строке.Если получатель находится в другой стране, укажите название страны в четвертой строке.

4. Приветствие

После адреса получателя пропустите одну строку и напишите приветствие. Выбор приветствия зависит от того, знаете ли вы получателя письма. Наиболее широко используемое приветствие — « Уважаемый, » — рекомендуется, если вы никогда не встречали предполагаемого получателя. После приветствия следует имя человека, разделенное двоеточием или запятой.

Если вы не знаете, является ли получатель мужчиной или женщиной, можно безопасно использовать « Уважаемый господин или госпожа » после двоеточия. Используйте в приветствии « г-жа », если получателем является женщина, и вы не знаете ее семейное положение. То же самое касается профессиональных званий, таких как доктор, профессор и почетный. Примеры приветствий:

• Уважаемый мистер Джонс
• Уважаемая мисс Джонс
• Уважаемый доктор Джон
• Уважаемый профессор Маркл

Как найти контактное лицо

Еще одна вещь, на которую следует обратить внимание при изучении того, как Адрес письма заключается в том, чтобы узнать имя предполагаемого получателя.Хотя имя получателя не обязательно знать, обращение к получателю с использованием его имени демонстрирует личную инициативу со стороны отправителя.

Это особенно важно при отправке письма рекрутеру в ответ на объявление о вакансии. Если вы потратите дополнительное время на поиск правильного имени получателя, это хорошо скажется на отправителе и поможет ему выделиться среди конкурентов.

1. Спросите около

Один из способов, который вы можете использовать, — это поспрашивать.Начните с того, что спросите коллег и близких друзей, с кем лучше всего поговорить, особенно при приеме на работу. Попробуйте узнать номер телефона и почтовый адрес конкретного человека.

Кроме того, вы можете позвонить в приемную компании или в службу поддержки клиентов, чтобы узнать имя и контактную информацию менеджера по найму или лица, проводящего набор на рекламируемые должности.

2. Найдите контактную информацию в Интернете

Если вы все еще не можете получить правильную контактную информацию о нанимателе, проведите дополнительное исследование в Интернете, чтобы узнать персонал компании и их контактную информацию.Начните с посещения раздела «О нас» на веб-сайте компании, чтобы узнать, включили ли они имя менеджера по персоналу в список руководства компании. Корпоративная структура. Корпоративная структура — это организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании. В зависимости от целей компании и отрасли. Другой вариант — посетить профиль компании в LinkedIn, чтобы получить контактную информацию менеджера по персоналу или связаться с человеком, которого вы ищете.

Ссылки по теме

Спасибо за то, что прочитали руководство CFI по написанию письма.CFI предлагает специалиста по финансовому моделированию и оценке (FMVA) ® Стать сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификат CFI «Финансовый аналитик по моделированию и оценке» (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере. Запишитесь сегодня! программа сертификации для тех, кто хочет вывести свою карьеру на новый уровень. Чтобы продолжить обучение и продвигаться по карьерной лестнице, вам будут полезны следующие ресурсы:

• Формат делового письма Формат делового письма Деловое письмо всегда должно иметь определенный формат и структуру, чтобы гарантировать, что оно будет принято как профессиональное и отвечающее стандартам.Хотя существует множество
• лучших шрифтов для резюме Лучший шрифт для резюме Как жизненно важный визуальный аспект резюме, выбранный шрифт может сыграть важную роль в получении столь желанной работы. Лучший шрифт для резюме — разборчивый и приятный для просмотра читателем. Узнайте, почему Times New Roman, Arial, Calibri — лучшие шрифты для использования ура и многое другое.Это руководство
• Сопроводительное письмо инвестиционного банкаСопроводительное письмо инвестиционного банка Шаблон сопроводительного письма инвестиционного банка. Узнайте, как написать сопроводительное письмо для инвестиционного банка (аналитику или сотруднику) с помощью нашего бесплатного руководства и шаблона. Чтобы помочь вам пройти процесс отбора, мы создали это руководство по написанию вашего письма о вакансии в инвестиционном банке.

Форматы для различных типов деловых писем

Этот отчет сам по себе защищает от риска быть прочитанным.

— Сэр Уинстон Черчилль

Деловое письмо — это нечто большее, чем мы думаем; это не только меморандумы и предложения, но и человеческие эмоции и отношения. Если мы оторвемся от черно-белого делового письма, мы обнаружим, что диапазон и формы делового письма захватывающие и разнообразные, в отличие от клинического ощущения, с которым оно часто ассоциируется. Деловые письма — это письма, которые создаются кем-то в компании и обычно отправляются другому бизнесу или клиенту, в отличие от личных писем, которые являются более неформальными и, как правило, отправляются от человека к человеку.

Деловые письма: Если бы мы определяли деловые письма, мы могли бы сказать, что деловых писем — это просто деловые письма . Это может быть внешняя почта, отправляемая одной компанией другой, или внутренняя переписка сотрудникам компании. Деловые письма должны иметь определенный формат, независимо от их типа.

Часто деловые письма являются первым контактом с потенциальным клиентом или работодателем; Следовательно, становится критически важным, чтобы вы правильно понимали тон и смысл письма, чтобы произвести хорошее впечатление.Несмотря на то, что документ достаточно простой в изготовлении, написание эффективных деловых писем может оказаться довольно сложной задачей.

Вот краткий список отзывов, которые нужно знать при написании деловых писем.

• Будьте краткими и простыми. Используйте простые и сжатые слова вместо длинных. Деловые письма должны быть содержательными; этого можно достичь, используя ясные и краткие слова, короткие предложения и четкие абзацы.

  • Говорите прямо: ваш читатель — занятой профессионал, поэтому переходите прямо к сути письма, не теряя времени.
    
  • Лучший способ начать письмо — это указать цель в самом начале. Это называется прямым подходом, и он задает тон тому, чему следует следовать в теле письма. Это привлекает внимание читателя.
    
  • Если ваше письмо содержит плохие новости, прямой подход не рекомендуется. Вместо этого используйте косвенный подход, при котором вы указываете плохие новости во втором или третьем абзаце письма.
    
  • Всегда держите преимущества читателей перед своими.Вместо того, чтобы говорить, что вы ожидаете от них сделать для вас, упомяните, что вы можете им предложить.
    
  • Будьте внимательны, чтобы правильно указать имя и титул получателя.
    
  • Сделайте свой тон разговорным, но в то же время профессиональным; не будьте слишком формальными.
    
  • Держитесь подальше от жаргона, если вы не уверены, что читатель его поймет.
    
  • Используйте в письме активную речь и личные местоимения.
    
  • Всегда заканчивайте письмо просьбой к действию.
    
  • Будьте осторожны с тоном письма; не производите впечатление самонадеянного, высокомерного или хвастливого.

Что касается форматирования письма, ниже приведен стандартный формат любого делового письма:

• Фирменный бланк: У большинства компаний есть специальный бланк, на котором вам нужно будет печатать буквы. Это может привести к необходимости отрегулировать поля, чтобы слова не печатались на бланке.
  
• Имя и адрес: Всегда старайтесь назвать имя человека, которому должно быть отправлено письмо, даже если вам нужно позвонить, чтобы узнать это.
  
• Дата: Это дата написания письма. Следует выписать, например, 15 января 2018 года.
  
• Артикул: Здесь дается краткое описание цели письма. Например, можно написать «потерянный счет» или «номер счета 23654» или что-то в этом роде.
  
• Приветствие: Если вы не знаете этого человека, используйте более формальное слово, например доктора Брайана Лоудена.
  
• Тема / текст: Одинарный пробел и выравнивание по левому краю для измененных блочных букв и букв блочного стиля. Между абзацами должна быть одна пустая строка. Первый абзац должен иметь дружеское начало и указывать цель письма. Последующие абзацы должны поддерживать цель, которую вы указали в первом абзаце.
  
• Закрытие: Это должно быть «спасибо», «искренне» или что-то подобное.
  
• Подпись: Это настоящая подпись человека, от которого написано письмо, которое может отличаться от подписи человека, написавшего письмо.
  
• Инициалы машиниста: Это инициалы человека, напечатавшего письмо. Это не инициалы человека, от которого оно принадлежит. Если они оба одно и то же лицо. тогда эта строка не нужна. Обычно первые инициалы — это инициалы писателя, а вторые инициалы машинистки в нижнем регистре.Например: JW / sc.
  
• Приложения: Перечислите здесь все, что вы можете отправить, например брошюры, образцы и т. Д.

У каждой из этих областей есть подходящее место, в зависимости от того, какой тип письма вы создаете. То, что происходит в каждой области, также может отличаться в зависимости от того, кому отправляется письмо и кто его пишет. Существует три основных стиля делового письма: блок , модифицированный блок и полублочные стили .Каждый из них написан примерно одинаково, включая ту же информацию, но макет для каждого из них немного отличается.

Образец письма в стиле модифицированного блока 9034 Имя отправителя Адрес отправителя (1 пробел) Сегодняшняя дата (четыре раскрывающиеся строки) Фирменное наименование получателя Внимание: человек идет на Адрес получателя (две выпадающие строки) Уважаемое имя: В этом типе измененной печатной буквы все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Вам ведь не нужно делать отступы для . Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при расчете поля, на котором он будет размещен на странице. Вам нужно только одинарный пробел между предложениями. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. С уважением, (раскрывающиеся четыре строки) Подпись здесь Добавьте название, Добавить заголовок [Идентификационные инициалы] Корпусов: куб.см: Имя Имя

Образец модифицированного письма в стиле полублока Сегодняшняя дата (четыре раскрывающиеся строки) Фирменное наименование получателя Внимание: человек идет на Адрес получателя (1 строчный интервал) Уважаемое имя: (1 строчный интервал) В этом типе полумодифицированной печатной буквы все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Однако первое слово в каждом абзаце имеет отступ. Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей длине страницы. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при вычислении поля, на котором он будет размещен на странице. (1 строчный интервал) Вам нужно только разделять предложения одним пробелом. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. Имейте в виду, что эти образцы писем являются ориентировочными. Люди часто подстраиваются под свой предпочтительный стиль. С уважением, (через четыре строки вниз) Подпись здесь [Идентификационные инициалы] Корпусов: куб.см: Имя Имя

При наборе делового письма следует обратить особое внимание на шрифт .Даже если вы сделаете всю форму правильно и выберете неправильный шрифт, это все равно может сделать документ очень непрофессиональным и даже трудным для чтения. У некоторых компаний есть предпочтения, которые они хотели бы, чтобы вы использовали. В большинстве случаев рекомендуется использовать Times New Roman или Ariel с размером шрифта 12. Важно помнить, что если вы работаете на кого-то и пишете буквы на фирменном бланке компании, вы представляете эту компанию. Поэтому лучше не допускать личных намеков, глупостей и глупостей.

Образец письма о стиле блока Адрес отправителя Телефон отправителя Сегодняшняя дата RE: что это за буква (раскрывающиеся 4 строки) Имя получателя Фирменное наименование получателя Адрес получателя (1 пробел) Внимание: человек идет на (1 пробел) Уважаемое имя: (1 пробел) В этом типе печатной буквы все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Отступов абзацев нет. Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей длине страницы. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при расчете поля, на котором он будет размещен на странице. (1 строчный интервал) Вам нужно только разделять предложения одним пробелом. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. Имейте в виду, что эти образцы писем являются ориентировочными. Люди часто настраиваются в соответствии с их предпочтительным стилем. (1 строка) Некоторые люди предпочитают центрировать указанную выше информацию об отправителе. (1 строчный интервал) С уважением, (пробел на четыре строки ниже) Подпись здесь [Идентификационные инициалы] Корпусов: куб.см: Название Имя

Если мы проанализируем типы деловых писем дальше, их в основном будет шесть.

Письма с подтверждением — это профессиональная вежливость, предназначенная для подтверждения получения чего-либо или подтверждения факта или ошибки.Обычно это краткая информация о дне, когда что-то было доставлено, и благодарственное письмо.

Письма с жалобами предназначены для уведомления об ошибке или дефекте. Они могут быть применимы к компании или частному лицу, и обычно они требуют возмещения или корректировки. Как правило, они описательны с формальным тоном, который должен выражать неудовольствие, но не должен быть откровенно злым. Вы должны решить проблему и попытаться предложить решение, чтобы исправить ситуацию.См. Пример письма с жалобой ниже.

Образец письма-жалобы Адрес отправителя Ваш номер телефона (1 строчный интервал) Сегодняшняя дата (1 строчный интервал) Бумажная компания Big C Внимание: Лиза Лупи Адрес получателя (1 строчный интервал) Уважаемая мисс Лупи: (1 строчный интервал) Я хотел написать вам письмо, чтобы решить проблему, с которой мы столкнулись с вашим отделом заказов в последние два раза, когда мы покупали у вас.Оба наших последних двух заказа для вашей компании не были выполнены в полном объеме. У них обоих не хватало одной пачки бумаги, всего 1000 листов. Хотя одна оплошность приемлема, я надеюсь, что это не станет закономерностью. (1 строчный интервал) Я хотел бы, чтобы эта ситуация была любезно исправлена, если две пачки бумаги были заменены и отправлены моему вниманию. Нам нравится вести дела с вашей компанией на протяжении многих лет, и мы надеемся, что эта ситуация будет исправлена, чтобы мы могли двигаться вперед и продолжать делать это.Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть какие-либо вопросы по этому поводу. (1 строчный интервал) С уважением, (пробел на четыре строки ниже) Подпись здесь Патти Пейпер Чейзер, Руководитель отдела контроля качества Корпуса: копии последних упаковочных листов и заказов cc: Бухгалтерия Отделение толкателя бумаги

Письма о корректировке: они следуют за письмом с жалобой и включают ответ компании или отдельного лица на жалобу.Тон должен быть скромным, так как это упражнение по укреплению доброй воли. Заявителю причинены неудобства; это письмо должно признать ошибку и перечислить конкретные решения для решения проблем.

Письма-запросы: Это письма-запросы или ответ на отправленный кем-то запрос. Целью письма является получение запрошенной информации или объекта.

Письма для заказа: Эти письма, также известные как заказы на поставку, используются для заказа или покупки материалов.По сути, это юридический документ, подтверждающий сделку между покупателем и продавцом.

Ответные письма: Это ответ на полученное письмо. Обычно они перечисляют выполнение запроса или подробно описывают шаги, предпринятые для выполнения запроса, сделанного кем-либо.

Поздравительные письма: Это письма «хороших новостей», и их довольно легко написать. Такие письма используются для поощрения или вознаграждения сотрудника, делового партнера или потребителя. Такие письма являются проявлением доброй воли и написаны для построения или укрепления любых деловых отношений.Когда вы пишете поздравительное письмо, делайте это как можно скорее после того, как произошло хорошее событие. Вначале упомяните, какое событие побудило вас написать письмо; последуйте за ним с одобрением или похвалой за достижение; и, наконец, сделайте его кратким и честным. Поздравительное письмо должно быть одностраничным документом и не должно звучать фальшиво или издевательски.

Письма с плохими новостями: В отличие от письма с хорошими новостями, с письмами с плохими новостями, такими как письма об увольнении и отказе, нужно обращаться осторожно.В деловом письме необходимо сохранять лаконичный и профессиональный тон, но при этом необходимо учитывать чувства читателя. В письме с плохой новостью вместо того, чтобы прямо сообщить читателю плохую новость, вам нужно поместить ее в середину текста.

Вот несколько рекомендаций, которые вы можете помнить при написании письма с плохой новостью:

• Письмо нужно открывать вежливо. Всегда придавайте важность усилиям и чувствам читателя.
• После вскрытия необходимо указать подробности проблемы.
• Укажите новости или решение.
• Проинформируйте читателя о причинах принятого решения.
• Закройте профессионально и вежливо.

Письмо с плохими новостями должно представлять плохие новости в положительном свете. Это должно убедить читателя в том, что все необходимые аспекты того или иного вопроса были приняты во внимание перед принятием решения. Письмо с плохими новостями не должно оставлять у читателя неприятный привкус во рту; вместо этого у человека должно остаться ощущение, что решение было справедливым и справедливым.

Письма-запросы: Как следует из названия, это письма, отправленные компании или профессионалу с просьбой о помощи. Можно просить время, деньги, услуги или продукты; Дело в том, что когда вы просите кого-то о помощи, вы на подсознательном уровне потенциально ставите себя ниже, чем другой человек. Независимо от того, чувствуете ли вы это лично, это чувство должно проявляться через ваши слова, не звучая при этом надобно. Вот несколько вещей, о которых следует помнить:

• Письмо с просьбой должно быть скромным, но не звучать так, как будто вы унижаетесь.
• Язык письма не должен быть эмоциональным и нейтральным. Например, вместо того, чтобы сказать: «Нам действительно это нужно срочно», скажите: «Это нам очень поможет».
• Избегайте использования слишком большого количества прилагательных, так как это может сделать язык эмоциональным.
• В письме-запросе должно быть четко указано, что вам что-то нужно, и должна быть выражена признательность за помощь, которую вы надеетесь получить.

Заметки: Другой наиболее распространенной формой делового общения являются меморандумы или служебные записки.Хотя они предоставляют информацию, похожую на письмо, они сильно различаются по своему формату. Вот основные отличия:

• Они почти всегда предназначены для обращения внутри организации.
• Они прямые по стилю и очень по делу.
• У них нет приветствий.
• У них нет бесплатного закрытия.
• Они используются для передачи нечувствительных сообщений.
• У них формат отличный от письма.

При форматировании заметки следует помнить о строгом формате, которого придерживаются заметки. Записки всегда начинаются с итогового заявления или изложения точной цели. Заметки очень четкие, по делу и в деловом тоне. Записки обычно представляют собой короткие фрагменты информации, которые быстро переходят к сути и информируют, объявляют или запрашивают что-то. Термины «меморандум» и «меморандум» могут использоваться как синонимы. Нет необходимости в строке для подписи или каких-либо других официальных окончаний или закрытий, которые требуются для писем.Иногда человек, от которого написана записка, ставит инициалы рядом с именем на записке, чтобы указать, что он или она прочитал и одобрил ее, прежде чем она будет распространена или опубликована. Думайте о записке как о том, что объявление компании через громкоговоритель для тех, кто находится в вашем офисе. Вы будете прямо и по делу и дадите людям информацию, которой вам нужно поделиться.

Образец меморандума МЕМОРАНДУМ Кому: Все сотрудники От кого: Номер Лизы, бухгалтерия Дата: 15 апреля 2018 г. Re: Обновления налоговой формы Налоговое время снова настало.Важно, чтобы каждый сотрудник приходил в бухгалтерию в течение следующих 10 дней, чтобы подписать новые формы удержания. Каждый сотрудник должен обновить имеющуюся у нас форму, поэтому это необходимо сделать. Чтобы обновить форму, вам необходимо иметь с собой следующее: · Водительское удостоверение · Карточка социального страхования · Значок сотрудника

Краткое изложение: Как следует из названия, краткое изложение является более короткой и сжатой версией более длинного документа.Резюме предназначены для быстрого чтения. Читатель резюме не обязательно должен быть экспертом по определенной теме; но при чтении резюме он или она должны получить достаточно информации, чтобы иметь общее представление о более крупном документе. Ниже перечислены основные черты резюме:

• Краткое содержание не должно превышать одной страницы.
  
• Это сжатая форма всех основных моментов, описанных в полном объеме документа.
  
• Он должен указать проблему, предоставить справочную информацию, перечислить альтернативы и сделать выводы по данной проблеме.
  
• Стоит в начале каждого документа.

Описав особенности резюме, давайте посмотрим, как его написать.

• Резюме должны быть написаны после составления основного отчета. Чтобы написать резюме, нужно просмотреть весь отчет и отметить важные моменты.
  
• Основные моменты, перечисленные в вашем резюме, должны отображаться в том же порядке, что и в основном документе.
  
• Укажите каждую точку в простой, декларативной и прямой формулировке.
  
• Если вам нужно уточнить точку зрения, сделайте ее краткой и лаконичной; держитесь подальше от жаргона и слишком большого количества технических терминов.
  
• По завершении проверьте документ на наличие ошибок и попросите непрофессионала просмотреть его. Если человек теряет интерес, другие читатели, не разбирающиеся в технике, могут отреагировать таким же образом.

Суть резюме заключается в его краткости и ясности. Избегайте ненужной информации и сокращайте технические термины. Простой и понятный подход лучше всего подходит для написания резюме.

Написание для международной аудитории: В сегодняшней меняющейся деловой среде любой профессионал в любой момент времени пишет для международной или глобальной аудитории. Деловой писатель должен знать читателя и его конкретные потребности.В некоторых случаях читателю, незнакомому с английским языком, может потребоваться перевод документа. Все эти факторы необходимо учитывать при написании статей для международной аудитории. Ниже приведены несколько полезных советов, как хорошо писать для глобальной аудитории:

• Пишите короткие предложения, не более 25 слов.
  
• Выбирайте слова, которые легко произносятся и не имеют разного значения.
  
• Не используйте жаргон, терминологию, сарказм или сленг при написании статей для международной аудитории.
  
• По возможности старайтесь использовать активный голос и настоящее время.
  
• Избегайте двусмысленности.
  
• Не используйте латинские сокращения.
  
• Предоставьте глоссарий определений специальных слов, используемых в документе.

Ключ к написанию для международной аудитории — сделать его простым, но эффективным. При написании для международной аудитории писатель должен осознавать культурные факторы, чтобы не оскорблять чувства читателей.

Вот несколько советов писателю:

• Знайте целевую аудиторию, для которой вы пишете, и изучите, что можно и что нельзя делать для этой аудитории.
  
• Если можете, найдите носителя языка, который вычитает культурные аспекты в вашем документе.
  
• Помните о политических и культурных факторах, к которым может быть чувствительна ваша аудитория.

Есть и другие типы писем, которые вам могут понадобиться, в том числе о увольнении и рекомендациях.Они очень похожи на те примеры, которые вы уже видели. Для этих типов писем вы должны выбрать стиль письма, которому вы хотите следовать, а затем обратиться к предмету.

Рекомендательные письма иногда запрашиваются от бывших коллег, которым требуется письмо к новому или потенциально новому работодателю. Их также можно отправить в школы или другие подобные учреждения. Обычно это ссылки на вакансии, ссылки на персонажей или академические ссылки.Для целей делового письма они обычно попадают в категорию справочных материалов о трудоустройстве. В рекомендательном письме должно быть сказано, почему человек, о котором идет речь, является подходящим человеком для найма. Основная цель — описание их сильных сторон и способностей.

Образец рекомендательного письма Адрес отправителя Ваш номер телефона (1 строчный интервал) Сегодняшняя дата Имя получателя Адрес получателя (1 строчный интервал) Уважаемый господин.Сильфоны: (1 строчный интервал) Я пишу, чтобы порекомендовать кандидата на собеседование на должность фотографа в вашей компании. Лиза Фототакер подала заявку на вакансию в вашей компании, и у меня есть опыт работы с ней. (1 строчный интервал) Лиза — очень творческий человек, с тонким чувством стиля и вниманием к деталям. Она является активом для любой команды, принося с собой чувство художественного дизайна и талантов, которые так часто востребованы.Я без колебаний рекомендую нанять ее на эту должность. Она отвечала за фотографирование и всю работу по макету и дизайну нашего последнего календаря, чему мы очень рады. (1 строчный интервал) Если я могу ответить на вопросы относительно этой рекомендации, не стесняйтесь обращаться ко мне. (1 строчный интервал) С уважением, (четыре раскрывающиеся строки) Подпись здесь Линда видоискатель Владелец

Когда дело доходит до написания деловых писем, они в основном пишутся одинаково.Тема или ракурс могут измениться, но тот факт, что вы пишете профессионально, сохраняя чистоту и точность, остается неизменным. Будь то рекомендация, письмо сочувствия или заявление об увольнении, приведенные выше формулы можно применить практически к любым обстоятельствам.

Полное руководство для студентов и преподавателей

НАПИСАНИЕ БОЛЬШИХ БУКВ: РУКОВОДСТВО ДЛЯ УЧИТЕЛЕЙ И СТУДЕНТОВ

В наш век цифровых коммуникаций написание писем становится чем-то вроде утраченного искусства.Электронные и текстовые сообщения можно отправлять мгновенно и за небольшую часть стоимости, которую может предложить старая добрая обычная почта. Так зачем вообще учить писать письма? Что ж, хотя электронные «письма» часто более свободны с точки зрения форматирования и языка, чем физические буквы, мы также можем применить правила написания писем и к электронным носителям. Тем не менее, физические письма обладают и некоторыми собственными преимуществами.

ХОРОШО НАПИСАННОЕ ПИСЬМО МОЖЕТ ИЗМЕНИТЬ МИР.

Хотя мы здесь гордимся тем, как написать отличное эссе, информационный отчет или другой тип текста, который в основном используется в образовательной среде, способность составить мощное письмо или электронное письмо буквально изменила жизни людей, изменила ход истории и в некоторых случаях была разница между жизнью и смертью.

Это может быть единственная возможность, которая у нас есть, чтобы убрать весь шум и путаницу в любой предметной области и искренне рассказать кому-нибудь о своих чувствах. Перо на бумагу.

По какой бы то ни было причине тысяча электронных писем, твитов, лайков никогда не будет иметь такого же воздействия, как хорошо написанное от руки письмо. Само его создание и существование покажут вашему читателю, насколько искренне и искренне он относится к тому, что он содержит.

Письма подпадают под категорию транзакционного письма, и если вы хотите узнать больше о транзакционных текстах, обязательно ознакомьтесь с нашей подробной статьей здесь.

3 ПРИЧИНЫ НАУЧИТЬ ПИСЬМО

1. Индивидуальный подход: НАПИСАННОЕ В 1939 ГОДУ ПИСЬМО ЭЙНШТЕЙНА СИЛАРДА ИЗМЕНИЛО ХОД ИСТОРИИ.

Те из нас, кто вырос в эпоху до того, как Интернет действительно заработал, хорошо помнят волнение ожидания и получения письма. У многих из нас в детстве были друзья по переписке, которых мы никогда не встречали, или они получали любовные письма от наших возлюбленных-подростков. Может быть, некоторые из этих ценных писем до сих пор надежно хранятся в прикроватном ящике.В письме есть что-то очень личное и интимное, которое электронная почта не может перехватить. Буквы — это физическая вещь, и их возрастающая редкость делает их сегодня еще более интимными.

2. Удар

Получение лично написанного письма в наши дни — это что-то единорог в плане общения. Студенты, которые знают, как написать хорошо написанное письмо, могут использовать это в своих интересах. Например, любой бизнес-менеджер по найму, несомненно, будет ошеломлен постоянным потоком электронных писем, наводняющих его почтовые ящики Gmail или Hotmail.Это отправленное по почте резюме, сопровождаемое рукописным письмом, которое ждет их на столе утром, обязательно выделится и обеспечит внимательное прочтение. Письмо в его различных формах гарантированно выделится и окажет влияние в эпоху, когда подавляющее большинство коммуникаций является цифровым.

3. Почерк

Подобно тому, как популярность письма снизилась, упор стал на хорошо развитые навыки письма. При желании вы можете воспользоваться возможностью, чтобы студенты поработали над своими навыками письма.Хотя студенты могут возразить, что они могут выполнить задачу намного быстрее с помощью текстового редактора, еще одним преимуществом написания письма от руки является то, что скорость становится почти медитативной. Это позволяет учащимся тщательно сосредоточиться на грамматике и пунктуации, не прибегая всегда к средствам проверки орфографии и программному обеспечению для исправления грамматики.

ФОРМАЛЬНОЕ И НЕОФИЦИАЛЬНОЕ НАПИСАНИЕ ПИСЕМ: В ЧЕМ РАЗНИЦА?

В таблице ниже указано, должно ли ваше письмо быть написано формальным или неформальным образом, с некоторыми предлагаемыми подсказками.Несмотря на то, что есть много общего, официальное письмо всегда следует рассматривать как документ с реальной целью и разветвлениями.

ФОРМАЛЬНОЕ ПИСЬМО ХАРАКТЕРИСТИКИ

ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ДЛЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ КОММУНИКАЦИИ ЭТИ ДОКУМЕНТЫ СОБЛЮДАЮТ ПРЕДПИСАННЫЙ ФОРМАТ. ОНИ НАПИСАНЫ ПАССИВНЫМ ГОЛОСОМ ДЛЯ КОНКРЕТНОЙ ЦЕЛИ И ВО МНОГИХ СЛУЧАЯХ ЯВЛЯЮТСЯ ОБЯЗАТЕЛЬНЫМИ ЮРИДИЧЕСКИМИ СЛУЧАЯМИ. НЕКОТОРЫЕ ПРИМЕРЫ.

ПРИГЛАШЕНИЕ Заставьте кого-нибудь почувствовать себя особенным в предстоящем мероприятии.

ЗАЯВЛЕНИЕ Напишите профессиональное письмо с заявлением о приеме на работу или группу, к которой вы хотите присоединиться.

СУДЬЯ / СПРАВОЧНИК Поручается за навыки, личность или авторитет другого человека.

ПРИНЯТИЕ И ОТКАЗ Утвердить или отклонить заявителя на профессиональном уровне.

СДЕЛАЙТЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ Сделайте официальное и имеющее обязательную силу предложение в письменной форме.

ВЫХОД / ОТСТАВКА Официально уйти или уйти в отставку профессионально и достойно.

НЕОФИЦИАЛЬНЫЕ ОСОБЕННОСТИ ПИСЬМА

ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ДЛЯ ЛИЧНОЙ СВЯЗИ ЭТИ БУКВЫ НЕ ИМЕЮТ ЗАПИСАННОГО ФОРМАТА И НАПИСАНЫ АКТИВНЫМ ГОЛОСОМ.

СПАСИБО Сообщите кому-нибудь, что вы цените их усилия.

ПОЗДРАВЛЕНИЯ Признавайте чьи-то достижения в жизни.

ЖАЛОБЫ / ПОТЕРЯ Признайте чьи-то личные потери или страдания и дайте им знать, что вам не все равно.

ДРУЖБА И ЛЮБОВЬ Расскажите кому-нибудь, насколько они для вас особенные и почему?

ПИСЬМО РЕДАКТОРУ / МЭРУ И Т.Д. Сообщите кому-нибудь, как их действия негативно влияют на вас и других.

ПИСЬМО К СЕБЕ Дайте своему старшему или младшему «я» несколько советов и мудрых слов.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБНОВЛЕНИЕ Напишите письмо домой и расскажите им, чем вы занимались.

ОБЩИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ФОРМАЛЬНЫХ ПИСЕМ

Официальные письма могут быть написаны для самых разных целей и могут иметь различную форму, включая письмо-жалобу, сопроводительное письмо, сопровождающее заявление о приеме на работу, письмо-приглашение, рекомендательное письмо или письмо-предложение — чтобы указать несколько.Хотя каждый будет придерживаться своих собственных правил форматирования и тона, при написании официальных писем учащиеся должны избегать использования сленга или сокращений. Язык должен быть прямым и вежливым. Поощряйте учащихся избегать всплесков пурпурной прозы в пользу прямого функционального языка. Обычно официальное письмо пишется для достижения определенной цели и должно быть написано с учетом этой цели. Студенты должны избегать путаницы и твердо сосредоточиться на поставленной задаче.

Хотя конкретное содержание всех вышеперечисленных букв будет отличаться, есть ряд общих особенностей, которые применимы к каждому из них:

---

ЗАПИСЬ ПОЛНОГО ПИСЬМА ДЛЯ СТУДЕНТОВ

Более 100 СТРАНИЦ вовлечения, РЕСУРСОВ, , различные письма ОБРАЗЦЫ , ПЛАНЫ УРОКА и ИНТЕРАКТИВНЫЕ ЦИФРОВЫЕ РЕСУРСЫ , чтобы научить ваших учеников писать удивительные ПИСЬМА и ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ .

Обучайте этому жизненному навыку с уверенностью с помощью этого превосходного универсального ресурса . Подготовка не требуется СКАЧАТЬ СЕЙЧАС

Как написать официальное письмо

• Адрес писателя должен быть в верхнем правом углу.
• Дата должна быть указана под адресом автора
• Имя получателя и адрес ниже слева
• Используйте правильное отверстие (Уважаемый господин / госпожа, уважаемая миссис Фергюсон и т. Д.)
• Используйте стандартный английский
• Вступительное предложение должен объяснять цель письма
• Каждый абзац должен содержать одну конкретную точку
• Используйте соответствующий формальный тон и впишите формулировку письма
• Избегайте сокращений, сленга и сокращений
• Заключительный абзац «точка действия» указывает, что вы хотите, чтобы получатель выполнил
• Официальное окончание, например «С уважением» или «С уважением»

Записка о приветствиях

Если ученик знает имя предполагаемого получателя, начните с Уважаемый г-н./ Миссис Фамилия и окончание с С уважением. Если они не знают имени получателя, начните с «Уважаемый господин / госпожа» и закончите «С уважением».

Использование риторических приемов

Как уже упоминалось, формальное написание писем нацелено на попытку убедить кого-то принять тот или иной образ действий. Для этого полезно использовать некоторые риторические приемы, чтобы сделать письмо более убедительным. Вот некоторые полезные методы, которые могут побудить ваших учеников использовать:

Прямой адрес: использование местоимения «вы» в официальном письме заставляет читателя почувствовать, что вы обращаетесь непосредственно к нему.Это помогает заинтересовать читателя и побудить его продолжить чтение письма.

Эмоциональный язык: там, где ученики пытаются убедить читателя принять определенный курс действий, использование эмоционального языка часто может быть мощным инструментом. Учащиеся могут использовать слова позитивного или негативного цвета, чтобы вызвать у читателя желаемый отклик.

Факты и цифры: Еще один способ убедить и убедить — это использовать факты и цифры для подтверждения идей, изложенных в письме.

---

Как написать неформальное письмо

ПРОЦЕСС ЗАПИСИ НАЧИНАЕТСЯ С ПЛАНИРОВАНИЯ

Как и во всех жанрах письма, процесс написания официального письма должен начинаться с планирования. Это должно включать в себя набросок краткого плана, с которым можно работать, а не исчерпывающую детализацию мелких деталей. В план включить:

• Записывайте адреса, имена и т. Д. — кому вы пишете?
• Записать цель письма — что вы хотите сказать?
• Перечислите пункты, которые необходимо сделать (каждое будет составлять абзац) — как вы это скажете?
• Точка действия государства — что вы хотите, чтобы читатель сделал?

ОБЩИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ НЕОФИЦИАЛЬНЫХ ПИСЕМ:

При написании неформального письма нужно следовать гораздо меньшему количеству правил, но все же есть несколько полезных рекомендаций, которым следует следовать, которые окажутся полезными для студентов, которые пишут неформально.

Как и в любом сочинении, в первую очередь важно учитывать аудиторию и причину написания. В частности, это поможет выбрать тон и регистр языка. Чем более близки отношения, тем более неформальным может быть язык.

Хотя письмо будет неформальным, у него все же будет цель. Информация по-прежнему должна быть разбита на абзацы, как это делается в формальном, более «официальном» письме. Студенты иногда борются с этим аспектом, поскольку они часто объединяют «неформальный» с «неорганизованным».Заставив их спланировать свое неформальное письмо до написания, можно обеспечить его достаточную организацию.

КАК НАЧАТЬ НЕОФИЦИАЛЬНОЕ ПИСЬМО

Неформальные письма начинаются с приветствия, соответствующего тому, насколько близки отношения. Для знакомых это может быть «Дорогой Том» (используется имя вместо фамилии) или очень неформальное «Привет, Джейн». Не забывайте ставить запятую после имени!

После приветствия следует общее вступительное предложение. Обычно это будет что-то вроде «Как дела?» Или «Как дела?».Если получатель женат или имеет детей, вы можете спросить, как поживают его супруга или дети. Затем студенты должны указать причину написания. Язык должен быть открытым и дружелюбным по тону, и, в отличие от формального письма, разговорный язык, идиоматические выражения и сокращения вполне допустимы и даже желательны.

Точно так же, как вступительное приветствие к неформальному письму гораздо более расслабленно, так и заключительное приветствие. У студентов есть множество возможностей выбора, и их решение будет зависеть от того, кому они пишут, и их личных предпочтений.Вот некоторые примеры возможных закрытий: «С любовью», «С уважением», «Всего наилучшего» и «Спасибо».

---

ПРАКТИЧЕСКОЕ ПИСЬМО НАПИСАТЬ ДАННЫЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДЛЯ УЧАЩИХСЯ

Самый эффективный способ для студентов усвоить все особенности написания писем, формальных или неформальных, — это набраться опыта, написав самые разные буквы для различных целей. Следующие мероприятия предлагают студентам несколько советов по практике сегодня:

1.ФИКЦИЯ В КАЧЕСТВЕ ПЛАТФОРМЫ

Попросите учащихся написать так, как если бы они были персонажами художественного произведения, которое вы читали в классе. Выбирая драматический момент в сюжете, попросите учащихся представить, что они — один из персонажей, пишущих письмо другому персонажу рассказа. Этот писатель может быть как формальным, так и неформальным, в зависимости от представленного сценария. Это даст студентам реалистичную практику написания писем, а также заставит их тесно взаимодействовать с текстом и творчески реагировать на его темы.

2. АГОНИЧЕСКАЯ ТЕТЯ

Либо предложите ряд возможных жизненных затруднений, либо вырежьте вопросы со страницы «агонии тети» в местной газете. Студенты должны написать в ответ, предлагая совет в ответ на затруднения, выраженные в вопросе или затруднительном положении. Ответ должен быть написан в полном формате письма. Эта деятельность также допускает множество вариаций. Ответ может быть написан, например, близкому другу или написан с точки зрения профессиональной тети, страдающей агонией, с использованием более формального тона и подачи.

3. ЖАЛОБНОЕ ПИСЬМО

Предложите учащимся подумать о своем любимом шоколадном батончике или предмете одежды. Предложите им представить, что они купили этот продукт недавно и обнаружили, что он не соответствует стандартам. Студенты должны написать официальное письмо с жалобой производителю, в котором изложена их жалоба и рекомендован порядок действий для ее удовлетворительного разрешения. Они должны использовать все функции официального письма, как указано выше.

ХОРОШО НАПИСАННОЕ ПИСЬМО МОЖЕТ БЫТЬ ОБЪЕМОМ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСКУССТВА В ВАШЕЙ КЛАССНОЙ КЛАССЕ

КАК СДЕЛАТЬ РУЧНЫЕ ПИСЬМА СТАРЕНЫМИ И АУТЕНТИЧНЫМИ.

• Напишите карандашом или ручкой для каллиграфии.
• Плотно закрутите их, аккуратно разверните и разровняйте.
• Слегка нанесите на бумагу пятна от кофе, чтобы она выглядела состарившейся.
• Осторожно опалите или обожгите края бумаги.
• Добавьте несколько фотографий с фильтром сепии для эффекта

ПОДПИСАНИЕ

По мере того, как учащиеся становятся более уверенными в своем понимании форматов написания писем, поощряйте их обмениваться письмами друг с другом для взаимной оценки.Вы можете предложить им контрольный список функций, на которые следует обратить внимание при чтении работы их партнера.

Написание писем также может быть отличным способом наладить партнерские отношения со школами за границей. Часто дети, изучающие английский как второй язык, будут рады получать письма от учеников (и писать им) из англоязычных стран. И хотя электронная почта все больше вторгается на традиционную территорию письма, многие навыки, приобретенные в практике написания писем, можно перенести в современное воплощение.Здесь есть широкие возможности связать обучение написанию писем с подходами к написанию электронных писем.

Написание писем может помочь в решении широкого круга задач обучения, а также обучить учащихся ценным практическим навыкам, которые пригодятся им после учебы в школе как в личной, так и в профессиональной жизни. И кто знает, возможно, через несколько лет одно из писем, которые ваш ученик напишет в вашем классе, может стать драгоценным подарком на память в чьем-то ящике у кровати.

Инструменты и ресурсы

Используйте ресурсы и инструменты ниже со своими учениками, чтобы улучшить их письменные навыки с помощью проверенных стратегий обучения.

ШАБЛОНЫ НАПИСАНИЯ ПИСЕМ И ГРАФИЧЕСКИЕ ОРГАНИЗАТОРЫ

---

---

Примеры написания писем (образцы письма учащегося)

Ниже представлены образцы писем студентов (неформальные и формальные). Щелкните изображение, чтобы увеличить и изучить его подробнее. Пожалуйста, найдите время, чтобы прочитать письмо подробно, а также руководства для учителей и учеников, которые выделяют некоторые ключевые элементы написания писем, которые следует учитывать перед тем, как приступить к написанию черновика.

Пожалуйста, поймите, что эти образцы письменных работ учащихся не предназначены для использования в качестве идеальных примеров для каждого возраста или уровня обучения, а представляют собой образец письменного текста для учащихся и учителей, который они могут вместе изучить и критически проанализировать, чтобы улучшить навыки письма учащимися и углубить их понимание написания писем.

Мы бы порекомендовали прочитать пример на год выше и ниже, а также оценку, с которой вы в настоящее время работаете, чтобы получить более широкое представление об этом типе текста.

ПРИМЕРЫ НЕОФИЦИАЛЬНОГО ПИСЬМА

ПРИМЕРЫ ФОРМАЛЬНОГО ПИСЬМА

КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК И РУБРИЧНЫЙ НАБОР ДЛЯ ВСЕХ ТИПОВ ТЕКСТА

КАК НАПИСАТЬ ОФИЦИАЛЬНОЕ ПИСЬМО ОБУЧАЮЩЕЕ ВИДЕО

---

Контент для этой страницы был написан Shane Mac Donnchaidh.