Образцы делового письма. Как написать деловое письмо :: BusinessMan.ru
Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.
Бланк
Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:
- Наименование.
- Адрес.
- Контактные телефоны.
- Сайт.
- Электронную почту.
- Логотип.
- Другие контактные данные.
Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.
Как правильно писать деловые письма? Подготовка
Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:
- Изучение вопроса.
- Написание проекта письма.
- Его согласование.
- Подписание.
- Регистрация.
- Отправка адресату.
Структура деловых писем
При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.
Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.
Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.
В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.
В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.
Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.
Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.
Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:
- Позицию адресата.
- Характер отношений.
- Официальность.
- Этикет.
В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «…Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)…». После этих фраз следует подпись автора.
Стиль
Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:
- Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
- Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
- Предметом общения является деятельность компании.
- Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
- Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.
В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:
- Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
- Адресной, предназначенной конкретному адресату.
- Актуальной в момент написания письма.
- Достоверной и беспристрастной.
- Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
- Полной для возможности принятия решения.
Требования
Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:
- Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
- Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
- Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
- Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
- Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
- Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
- Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
- Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
- Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
- Использование простых распространенных предложений.
Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.
Виды деловых писем
Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.
Деловые письма могут быть по своему содержанию:
- Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)
- Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
- Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
- Информационными.
- Инструктивными.
- Поздравительными.
- Рекламными.
Также бывают письма:
- Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.
- Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
- Запросы.
- Извещения.
- Просьбы и многие другие.
Как написать ответ на письмо. Пример
Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:
- Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
- Одинаковые языковые средства.
- Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
- Соблюдение определенной последовательности.
Оформление
Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.
Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.
Деловое письмо. Образцы деловых писем
Деловое письмо – один из основных способов коммуникации между представителями бизнеса. От обычной личной переписки оно отличается сдержанным стилем, использованием устоявшихся штампов и клише. Существуют различные виды этого документа, например письма-просьбы, претензии, обращения и другие. Каждый из них преследует собственные цели и имеет свои правила оформления. Грамотно написанные письма помогут укрепить Ваш имидж и подчеркнут профессионализм. Воспользуйтесь нашими рекомендациями, и Вам будет проще наладить отношения с деловыми партнерами. Прочитав эту статью, Вы узнаете правила ведения переписки и сможете ознакомиться с образцом письма.
Виды деловых писем
Официальное письмо позволяет обмениваться сведениями, направлять предложения, обращения, делиться мнением, высказывать претензии. Существует несколько видов деловых писем.
Коммерческие. Они нужны для ведения переговоров перед заключением сделки. Также с помощью этого типа официального письма можно улаживать текущие организационные вопросы. Такие документы могут выступать в качестве доказательной базы при разбирательстве экономического спора, поэтому их составление требует особой тщательности.
Некоммерческие. К этой категории относятся официальные письма, содержащие приглашение, поздравление, просьбу, благодарность, соболезнования, информацию, рекомендации, подтверждение получения заказа, гарантийные обязательства. Они всегда имеют конкретного адресата, но преследуют некоммерческую цель.
Не требующие ответа. К этой категории относят деловое письмо, в котором находится извещение, информация, гарантии, подтверждение, отказ, предупреждение, заявление, напоминание, распоряжение и т. д.
Требующие ответа. Это письма-просьбы, официальные запросы, обращения, требования или предложения. Строгого образца того, как составить письмо-обращение, не существует, но в тексте присутствует четкая структура: изложение фактов, объяснение причины и т. д. Также приводится ссылка на документ, на основании которого просьба будет выполнена.
Регламентированные и нерегламентированные. Для написания регламентированного документа Вам потребуется образец письма. Он составляется по установленному неизменному шаблону. Нерегламентированные варианты допускают простое изложение фактов согласно деловому этикету.
По типу адресата можно выделить циркулярные и обычные варианты. Их отличие в количестве получателей. Циркулярные деловые документы отсылают группе лиц, а обычные – одному.
Чаще всего приходится писать письма-просьбы, образцы и примеры которых Вы найдете ниже. Их используют частные лица, чиновники, директора компаний и простые служащие. Именно этот тип обычно вызывает затруднения. Ниже мы подробно расскажем о составлении письма-просьбы, рассмотрим особенности структуры и приведем образец письма.
Структура
Разбивайте текст на абзацы, используйте подзаголовки и списки, так читателю будет проще понять суть написанного. В зависимости от целей выделяют несколько частей документа.
Заголовок. Каждый образец официального письма начинается с темы. Она должна сразу раскрывать цель, чтобы с первого взгляда было понятно содержание делового документа. Например, просьба, запрос, приглашение и т. д.
Приветствие. Чаще используют обращение «Уважаемый(-ая)», имя и отчество. В конце нужно поставить точку или восклицательный знак. Правильным будет и деловое обращение через должность (директор, руководитель, коллеги). Главное – привлечь внимание и побудить дочитать текст до конца. Обращение по имени носит более личный характер и помогает наладить контакт с читателем. Не используйте сокращений «г-н», «г-жа», они могут быть расценены как неуважение.
Основная часть. Изложите суть и цель обращения, четко объясните, чего хотите от читателя. Это может быть просьба о предоставлении скидки, сотрудничестве, встрече. Выбирайте формулировку, соответствующую теме. Например, в письме-просьбе должна содержаться фраза «Прошу Вас о предоставлении…». Не забывайте, что ходатайство должно быть написано с уважением к адресату. Если текст содержит несколько просьб, перечислите их под разными абзацами. Избегайте жестких требований. В конце своего обращения можно добавить призыв к действию, например о предоставлении чего-либо.
Ваши предложения. Вы можете привести способ решения проблемы или удовлетворения просьбы. Если письмо носит характер жалобы, завершите его возможными вариантами разрешения ситуации. Если это возможно, укажите, почему адресату выгодно прислушаться к Вам.
Итог. Завершить письмо-просьбу или обращение можно кратким выводом. Также здесь может содержаться напоминание, предупреждение. В конце документа поставьте подпись с расшифровкой. Традиционно письма, содержащие просьбы, обращения и другую деловую переписку, завершают фразой «С уважением…», «С наилучшими пожеланиями…» и другими. Выбирайте подходящую в зависимости от контекста.
Советы и рекомендации
Максимальный размер письма-просьбы или обращения не должен превышать 1–2 страниц. В деловом письме Вы должны изъясняться максимально четко и не допускать вариантов толкования. Официальный повод предполагает строгую субординацию. Тон писем – нейтральный, без личностных оценок. Если Вы обращаетесь к получателю с просьбой, допустимо сделать ненавязчивый комплимент. Например, используйте фразу «Вы, как эксперт в этой области…». Так у Вас появится больше шансов достичь цели.
Примеры
Перед Вами образец официального письма, составленный по всем правилам. Вы можете ориентироваться на него при составлении аналогичных деловых документов.
Письмо-обращение приведено ниже.
Каждый человек может столкнуться с необходимостью написания данного документа. Соблюдение наших рекомендаций позволит освоить тонкости переписки с начальством, коллегами и партнерами по бизнесу. Используйте этот инструмент с умом, и он поможет Вам добиться успеха.
Образцы написания деловых писем
В данной статье вы найдете информацию по работе с трудными письмами, которые нередко встречаются в деловом взаимодействии, а также увидите образцы деловых писем. Это письма, необходимость в написании которых возникает в ситуации нарушения деловых интересов: письмо-просьба и письмо-претензия.
Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.
Успешно решить сложности «трудных» писем помогают:
- Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная установка на партнерство
- Выбор уместного стиля письма (официально-делового или доверительно-делового
- Грамотное и логичное оперирование фактами
Образцы деловых писем.
Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами)
Уважаемые коллеги!
С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой: рассмотреть возможность о предоставлении Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) . Присланные вами данные позволят институту собрать необходимую для аналитики информацию, провести мониторинг и будут способствовать более оперативному решению вопросов повышения качества и надежности работы прибора КИП-12.
Просьба сообщить в ответном письме о вашем решении по поводу оказания нам содействия. В случае необходимости дополнительной информации, требующейся вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме.
С уважением,
Коллектив Технического бюро
Институт «Оптика»
Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — доверительно-деловой, убедительное оперирование фактами)
Уважаемые коллеги!
Мы очень заинтересованы в вопросах повышения качества и надежности работы прибора КИП-12, который мы выпускаем с 1992 года и который с 1995 года нашел прочное применение в работе вашей компании. Поэтому обращаемся к вам с данной просьбой.
Для повышения качества и надежности работы прибора КИП-12 нам необходимы подробные данные по работе данного прибора в условиях эксплуатации. В реализации этой задачи мы очень рассчитываем на вашу помощь и прямое участие. Учитывая долгосрочное и позитивное сотрудничество наших компаний, обращаемся к вам с просьбой – предложением: помочь нам в сборе и предоставлении статистической информации по работе прибора. Мы будем признательны, если вы найдете возможность собрать для нас статистику по заданным параметрам (подробности в приложении). Это позволит нам провести мониторинг эффективности работы прибора и оперативно принять меры по повышению качества и надежности его работы.
Пожалуйста, сообщите, готовы ли вы принципиально оказать нам содействие. Если для принятия решения вам необходимы дополнительные комментарии или у вас появились вопросы – мы готовы на них ответить.
Будем признательны вам за ответ.
С уважением,
Иван Иванов
Руководитель Технического бюро
Институт «Оптика»
Деловое письмо. Образец письма-просьбы и образец письма-претензии.
Письмо – просьба (установка – партнерство; стиль — доверительно-деловой; убедительное оперирование фактами) | Письмо – претензия (установка – партнерство; стиль — официально-деловой; убедительное оперирование фактами) |
Уважаемый Андрей Иванович! Обращаемся к Вам с просьбой решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС.
Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60 дней до начала плановой поставки продукции ООО «Стар» должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку контрольных образцов продукции, уведомив ОАО «Росстанс» о факте отправки. Согласно графику (Допсоглашение № 1 от 11.03. 2010. к Контракту № А-122 от 07.02.2010.), дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010. Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010. Сегодня – 04.08.2010. На настоящий момент нами не получено информации об отправке контрольных образцов.
До настоящего момента у нас не было проблем во взаимодействии с вашей компанией, все прописанные в Контракте договоренности соблюдались. Мы уверены, что возникшую ситуацию еще можно скорректировать. Успешность проекта АБС крайне важна для нашей компании. Поэтому просим вас до 06.08.2010. сообщить информацию по отправке контрольных образцов.
Надеемся, что ваш ответ прояснит возникшую ситуацию и снимет нашу обеспокоенность относительно успешности реализации проекта.
С уважением,
| Уважаемый Андрей Иванович! От лица руководства ОАО «Росстанс» обращаюсь к Вам в связи с необходимостью решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС. Вынужден сообщить, что эта ситуация вызывает у нас крайнюю обеспокоенность. Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60 дней до начала плановой поставки продукции ООО «Стар» должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку контрольных образцов продукции, уведомив ОАО «Росстанс» о факте отправки. Согласно графику (Допсоглашение № 1 от 11.03. 2010. к Контракту № А-122 от 07.02.2010.), дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010. Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010. Сегодня – 04.08.2010. На настоящий момент нами не получено информации об отправке контрольных образцов. В этой ситуации способность ООО «Стар» выполнить взятые на себя обязательства вызывает у ОАО «Росстанс» серьезные опасения и вынуждает задуматься о применении штрафных санкций, предусмотренных п. 7.2. Контракта № А-122 от 07.08.2010.
Для предотвращения этого предлагаем Вам в срок до 06.08.2010. проинформировать нас о ситуации с отправкой контрольных образцов продукции.
С уважением, |
Возьмите на заметку нашу информацию и мы уверены, что вопрос написания «трудных писем» для вас будет значительно менее трудозатратным.
Тамара Воротынцева
Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:
E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями
Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)
Деловая переписка. Имидж и деловые интересы
Поделиться в соц. сетях
Деловое письмо: что это такое, как его составить и написать
В наше время деловые письма, напечатанные на бумаге и оформленные на фирменном бланке, почти не используют. Большая часть переписки перекочевала на электронную почту, в социальные сети и мессенджеры. Но это не значит, что деловое письмо изжило себя.
В любой переписке нужно придерживаться определенных правил. Причем, нормы различаются в зависимости от того, где происходит общение и кто адресат. Мы подготовили материал, в котором разберем основные виды деловых писем и правила, которые стоит соблюдать при деловой переписке.
Получайте до 18% от расходов на контекстную и таргетированную рекламу!Рекомендуем: Click.ru – маркетплейс рекламных платформ:
- Более 2000 рекламных агентств и фрилансеров уже работают с сервисом.
- Подключиться можно самому за 1 день.
- Зарабатывайте с первого потраченного рубля, без начальных ограничений, без входного барьера.
- Выплаты на WebMoney, на карту физическому лицу, реинвестирование в рекламу.
- У вас остаются прямые доступы в рекламные кабинеты, рай для бухгалтерии по документообороту и оплатам.
Читайте также: Как определять цели и задачи текстов
Что такое деловое письмо
В настоящее время к этой категории можно отнести все письма и сообщения, касающиеся коммерческой деятельности, организационных и текущих вопросов компании. Если раньше при написании делового письма придерживались строгих правил, то сейчас нужно адаптировать стиль по ситуации и учитывать специфику канала общения.
Соблюдайте общие правила деловой переписки:
- Нейтральный тон общения. Никакой фамильярности, грубости или излишней учтивости.
- Краткость и четкость информации. Длинные вступления или туманные формулировки не нужны. Опирайтесь на факты, излагайте суть сообщения без воды и избыточной информации. Рекомендуемый объем – не больше одной страницы, остальную информацию лучше перенести в приложение и прикрепить файлом.
- Точное определение адресата, если сообщение направлено определенному человеку.
- Четкая структура. Сплошная простыня текста воспринимается плохо.
- Размер текста адаптируется под канал общения. Не стоит слать несколько сообщений в мессенджере или делать электронное письмо длиной в несколько экранов.
- Избегайте сокращений, аббревиатур и сленга, особенно если письмо отправляется впервые. Исключение – узкоспециализированная переписка.
- Не начинайте общение в нерабочее время. Это считается признаком дурного тона.
- Четко указывайте отправителя, а также все доступные каналы связи.
В зависимости от адресата и цели, для которой сделано деловое письмо, можно выделить следующие виды:
- Предложения о сотрудничестве. Чаще всего это документ установленного образца. Он может быть одинаковым для всех адресатов (циркуляр) либо персонифицированным. В этом случае указывается конкретный человек или же должность (например, «Начальнику отдела снабжения»).
- Деловая переписка с партнерами. С ее помощью решаются все текущие вопросы, делаются запросы и решаются возникающие в процессе работы проблемы.
- Письма клиентам. Можно сообщать им о новых поступлениях товара, акциях и т. д. Чаще всего формируется клиентская база, по которой и производится рассылка.
- Переписка с органами власти, предсудебные предупреждения, решение правовых вопросов.
Письма могут быть адресованы конкретному сотруднику или руководителю либо носить общий характер. Также их делят на те, которые требуют ответа, и те, на которые отвечать не нужно.
Как использовать в современном мире
В наше время деловое письмо используют для разных целей. В зависимости от канала общения меняются особенности документа, его структура адаптируется. Основные варианты:
- Коммерческие предложения. Чаще всего рассылаются по холодной аудитории и предлагают товары или услуги. Тут важно четко указать сферу деятельности, сформулировать преимущества компании и плюсы сотрудничества.
- Email-рассылка. Предполагает периодическую отправку писем по определенной базе. Через нее можно сообщать новости, рассказывать о новых товарах и услугах, анонсировать акции и т. д.
- Пресс-релизы. Чаще всего их высылают в средства массовой информации, на интернет-порталы. В них рассказывается о текущих или будущих событиях, сообщается важная информация о компании, а также другие новости, которые могут вызвать интерес у аудитории.
- Поиск работы. Грамотно составленное резюме изначально выделяет соискателя из общего ряда и четко рассказывает о профессиональных качествах человека.
- Публикация статей. Автор или компания делают качественные обзоры и аналитические статьи.
- Сообщения об акциях и выгодных предложениях в мессенджерах и социальных сетях. Чаще всего рассылаются по базе клиентов, имеют небольшие размеры и адаптированы под канал общения.
- Поздравления и благодарности. Для повышения лояльности клиентов можно поздравлять их с праздниками. Также хотя бы раз в год благодарить за взаимовыгодное сотрудничество и подчеркивать важность партнера или клиента для компании.
Рекомендуется выдерживать деловой стиль общения и придерживаться описанных ниже норм при любом общении с клиентами или партнерами.
Примеры деловых писем
Письмо с коммерческим предложением. Из плюсов можно выделить краткость изложения и четкую формулировку предложения.
Email-рассылка. В данном примере, акцент сделан на более неформальную форму общения. Создаётся впечатление, что тебе пишет старый друг или партнёр, и это вызывает доверие.
Пресс-релиз. Кратко раскрыта основная новость, к письму прикреплены документы с более подробной информацией.
Сообщения об акциях.
Как правильно составить и написать деловое письмо
Разберем по шагам процесс написания делового письма. Инструкцию можно адаптировать в зависимости от канала общения. Чаще всего используют электронную почту, так как сообщения в ней проще найти при необходимости и можно оформить письмо по всем правилам.
- В первую очередь определите цель послания. Подумайте, какие факторы увеличивают вероятность принятия положительного решения. Чем конкретнее формулировка – тем лучше.
- Имя отправителя должно быть четким и понятным, без цифр и непонятных названий, иначе шансы попадания письма в спам сильно увеличатся. Название компании или имя и фамилия — лучший вариант.
- Заголовок или тема письма. Если вы проработали первый пункт, то с этим этапом вопросов не возникнет. Главное, чтобы заглавие не было слишком длинным и сумбурным.
- Приветствие, лучше всего использовать стандартный вариант «Добрый день!». Кратко представьтесь, когда в этом есть необходимость, или укажите название фирмы и сферу ее деятельности. Если сообщение направлено по рекомендации либо в результате переговоров на какой-либо встрече или выставке, обязательно укажите и это.
- Текст предложения. Старайтесь излагать информацию кратко и по существу. В идеале уместиться в несколько абзацев. Используйте нейтральный стиль изложения, избегайте канцеляризмов и тяжелых словесных конструкций, сложных для восприятия. Обязательно перечитывайте и упрощайте сложные формулировки.
- Соблюдайте общепринятые правила оформления. Используйте один шрифт, важные моменты можно выделить жирным, но это нежелательно. Разбивайте текст на небольшие абзацы, используйте списки, если это упростит восприятие. Если в компании есть шаблон оформления, используйте его для всей деловой переписки. Обязательно проверяйте текст на орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки, любые недочеты плохо влияют на репутацию отправителя.
- Прикрепляйте файлы только при необходимости. Размещать прайс-лист или описание услуг в письме не нужно. Обязательно укажите, что находится в приложении.
- Правильно оформите подпись. Пишите не только название компании, но и имя отправителя, а также контакты для связи. Укажите несколько вариантов: почту, номер телефона и мессенджера, чтобы адресат мог быстро связаться с вами.
Лучше всего сделать шаблон, чтобы менять только тему и текст письма, так вы упростите себе работу, а все письма приобретут единый стиль.
Заключение
Умение вести деловую переписку – обязательный навык для всех, кто работает с клиентами и занимается продажами. Нужно придерживаться основных правил и общепринятых норм, особенно на первых этапах сотрудничества. Важно соблюдать нейтральный стиль и излагать информацию четко и по существу.
Полезные ссылки:
Деловое письмо на английском – образец
В английском языке имеется немало устойчивых выражений для делового общения. Их рекомендуется применять, если вы пишете деловое письмо на английском языке. Здесь приведены некоторые устойчивые выражения и фразы, а в конце представлен образец, который можно использовать как пример при составлении письма.
Обращение к партнеру по переписке
Обращение, которое следует использовать, зависит от близости вашего знакомства с получателем письма.
– Если вы вообще не знакомы, или же обращаетесь к группе лиц (к примеру, ваше письмо адресовано отделу компании), то следует использовать вариант:
Dear Sir/Madam, или Dear Sirs,
– Если вы знакомы или точно знаете, кто будет получателем письма, напишите:
Dear Mr./Ms. [фамилия],
(Раньше при обращении к женщине использовали сокращение Mrs. (от Missis) или Ms. (Miss). Сейчас их обычно объединяют в один вариант — Ms.).
– При близком общении или обращении к хорошо знакомым сотрудникам можно сказать просто:
Dear [имя],
Тело делового письма
В теле письма передается суть вашего послания. Для точной передачи причины, побудившей вас написать это письмо, можно использовать следующие выражения:
- I am writing to inquire about… — Я хочу запросить/спросить…
- I want to apologize for… — Я хочу извиниться за…
- I am writing to confirm… — Я хочу подтвердить…
- I want to comment on… — Я хочу прокомментировать…
- After having received your address from…, I… — Получив ваш адрес от/из…, я…
- With reference to your letter of [дата]… — Ссылаясь на Ваше письмо от [дата]…
- I recently wrote to you about… — Недавно я писал вам о…
- Thank you for your letter of [дата]… — Спасибо за Ваше письмо от [дата]…
- Thank you for your letter regarding… — Спасибо за Ваше письмо, которое касалось…
- In reply to your letter of [дата]…, we are glad to inform you that… — В ответ на Ваше письмо от [дата]…, мы рады сообщить Вам, что…
- Thank you for contacting us. — Спасибо, что связались с нами.
- In reply to your request, … — В ответ на Ваш запрос, …
- Could you possibly… — Не могли бы Вы…
- I would be grateful if you could… — Я был бы благодарен, если бы Вы…
- With reference to our telephone conversation… — По результатам нашего телефонного разговора…
Чтобы попросить о чём-то партнёра по переписке, используйте такие фразы:
- Could you please send/tell us/let us know… — Не могли бы Вы, пожалуйста, переслать/cообщить нам/дать нам знать…
- I would be grateful if you could… / I would appreciate it if you would… — Я был бы признателен, если бы Вы…
- I am interested in receiving/obtaining… — Я заинтересован в получении…
Если вы хотите сообщить о каком-либо положительном результате, подойдут такие выражения:
- I am pleased to announce you that… / I am delighted to inform you that… — Рад сообщить Вам, что…
- You will be pleased to learn that… — Вы будете рады узнать, что…
- We have some good news for you: … — У нас для Вас хорошие новости: …
Если же результат не слишком хорош, сказать об этом помогут такие фразы:
- Unfortunately, … — К сожалению, …
- We regret to inform you that… — С сожалением сообщаем Вам, что…
- I’m afraid it is not possible to… — Боюсь, оказалось невозможным…
Сразу после этого может оказаться уместным предложение помощи:
- Would you like me to… ? — Если Вы хотите, я мог бы…
- I would be happy to… — Я с радостью…
- I could help you to… — Я мог бы помочь Вам…
Заключительные фразы делового письма
- Thank you for your help. — Спасибо за Вашу помощь.
- Please contact us if we can help. — Пожалуйста, обращайтесь, если потребуется наша помощь.
- Feel free to contact us if there are any problems. — Не стесняйтесь обращаться к нам, если возникнут трудности.
- I look forward to hear from you. — С нетерпением ожидаю от Вас известий.
- Hope to hear from you soon. — Надеюсь на скорейший ответ.
Если вы прикладываете какие-либо документы, обратите на это внимание получателя:
- I am enclosing… — Я прикладываю…
- Please find enclosed… — Пожалуйста, посмотрите в приложении…
- Enclosed you will find… — В приложении вы найдёте…
Окончание делового письма
Для прощания в деловом письме существуют устойчивые формы, за которыми должно следовать ваше имя. Желательно указывать имя и фамилию в полном варианте, либо первую букву имени и фамилию. Также можно добавить вашу должность.
- Yours faithfully, [имя]
- Yours sincerely, [имя]
- Best wishes, [имя]
- Best regards, [имя].
Образец делового письма на английском
Готовое письмо может выглядеть следующим образом:
Dear Mr. Smith,
After having received your address from Ms. Davis, I decided to write you myself. I am pleased to announce you that your order is being processed and can be shipped to you soon. Unfortunately, not all positions were available. I’m afraid it is not possible to ship them. Would you like me to replace them with similar products?
I am enclosing a list of products that are missing. Hope to hear from you soon.
Best regards,
Simon Woods, Managing Director
Деловое письмо на французском языке: образец
Деловое письмо на французском языке – важный навык для бизнесменов и не только. Если у вас есть французские деловые партнеры, то обратите внимание на особенности написания делового письма, с которыми мы вас познакомим.
Если вы собрались писать деловое письмо на французском языке, то обратите внимание на то, что во Франции в настоящее время все чаще используют «американскую» модель составления делового письма. Эта модель наиболее удобна, она облегчает понимание содержания письма и позволяет сэкономить время.
Правильный план письма
Так как французы предпочитают «американскую» модель делового письма, то у нее есть свои особенности, главной из которых является строгая упорядоченность пунктов письма.
Вот, что нужно соблюдать при оформлении делового письма на французском языке:
- L’objet de la lettre – Заголовок письма
- L’aide ou le lien – Справка или ссылка
- Le nom du destinataire, sa fonction, le nom de l’entreprise, l’index du destinataire – Имя получателя, его должность, название предприятия, почтовый адрес с индексом
- La date complète: jour, mois, année – Полная дата: день, месяц, год
- L’appel au destinataire – Обращение к получателю
- Le sujet de la lettre – Основная тема письма
- Le texte principal de la lettre – Основной текст письма
- Formule de politesse – Формула вежливости
- La signature du destinateur et sa fonction – Подпись отправителя и его должность.
- Les copies des documents – Копии документов или важных бумаг
- Les applications ou le marquage – Приложения или пометки
Соблюдая эти пункты, вы напишете правильное письмо.
Какие фразы использовать в деловом письме
Любое деловое письмо, в том числе и на французском языке, предполагает багаж фраз-клише, которые желательно использовать в начале письма и в его конце. Эти фразы помогут вам сохранять деловой тон в течение всего текста письма. Не забывайте про вежливость, а также лаконичность и краткость. Ведь у деловых людей не так много времени, чтобы читать длинные послания.
Приветствие и обращение к адресату:
- Monsieur – Господин
- Madame – Госпожа
- Mademoiselle – Барышня (мадемуазель)
- Cher Monsieur … – Дорогой господин (имя)
- Chère Madame… – Дорогая госпожа (имя)
- Mesdames / Messieurs / Madame / Monsieur – Дамы / Господа / Госпожа / Господин (обращение к неизвестным лицам в администрацию или коммерческую организацию и т.д.)
- Maître… – обращение к адвокату, нотариусу (независимо от пола)
- Docteur… обращение к доктору (независимо от пола)
- Monsieur (Madame) le Député – Господин (Госпожа) депутат
- Monsieur (Madame) le Juge – Господин (Госпожа) судья
- Monsieur (Madame) le Maire – Господин (Госпожа) мэр
- Monsieur (Madame) le Conseiller général – Господин (Госпожа) советник
- Monsieur (Madame) le Préfet – Господин (Госпожа) префект
- Monsieur (Madame) le Ministre – Господин (Госпожа) министр
- Monsieur (Madame) le Président – Господин (Госпожа) президент
Если же у получателя несколько должностей, выбирайте высшую из них.
Пишите деловое письмо как письменно, так и в электронном видеТеперь обратите внимание на то, как завершить письмо:
- Je vous prie de croire à l’assurance de ma considération distinguée – Прошу вас принять уверения в моем наивысшем уважении.
- Veuillez agréer l’expression de ma parfaite considération. – Примите уверение в моем уважении.
- Dans l’attente de votre réponse favorable, je vous prie d’agréer l’expression de ma très haute considération. – В ожидании вашего ответа, примите выражение моего уважения.
- Je vous prie d’agréer l’expression de mon profond respect аvec toute ma gratitude
- Veuillez agréer l’expression de mes sentiments respectueux. – Прошу вас принять мои заверения в глубоком уважении со всей признательностью.
- Dans l’attente de votre accord, je vous prie d’agréer mes salutations distinguées. – В ожидании вашего согласия, пожалуйста, примите мои наилучшие пожелания.
- Je vous prie de recevoir mes salutations respectueuses. – Прошу вас принять мои наилучшие пожелания.
- Je vous prie d’agréer l’assurance de ma sincère considération. – Прошу принять уверения в моем искреннем уважении.
- Je vous prie d’agréer mes meilleures salutations. – Прошу принять мои наилучшие пожелания.
- Avec mes remerciements, je vous prie de trouver ici l’expression de mes sentiments distingués. – С благодарностью, прошу принять мои заверения в самом высоком уважении.
Если вы пишете электронное письмо или письмо в более дружеской форме, то в таких случаях закончить письмо можно используя следующие выражения:
- Cordialement (bien cordialement, cordialement vôtre) – Сердечно, сердечно ваш
- Sincèrement (bien sincèrement; sincèrement vôtre) – Искренне, искренне ваш
- Sincères salutations – Искренние пожелания
- Amitiés – С дружеским приветом
- Amicalement – Дружески
- Bien à toi – С уважением
Деловое письмо на французском языке: образец
Итак, друзья, с основными этапами и фразами делового письма мы познакомились, теперь перейдем непосредственно к написанию самого письма в деловом стиле.
Помните о том, что получатель деловой человек, а значит, ему некогда читать послания из трех-четырех листов. Будьте кратки.
Так как это деловое письмо, то можно сразу приступить к теме: у вас какая-нибудь просьба или приглашение и т.д. Помните о вежливости и не допускайте фамильярности.
Вот, какое письмо получилось у нас:
Monsieur Jean-Pierre Dubois Durecteur général Cabinet Dubois 17, rue d’Ulmes 17000 Paris |
10 mai 2014
Monsieur Dubois,
Pardon d’avoir tardé à répondre à votre message mais j’étais en mission en Italie pendant la première quinzaine d’avril (atelier multimédia pour les collaborateurs français) et le travail s’est beaucoup accumulé pendant mon absence. Pour le moment il y a quelques problèmes dans notre entreprise. Nous n’avons pas assez d’ouvriers pour finir notre plan jusqu’au septembre. C’est pourquoi je vous prie d’envoyer vingt ou vingt-cinq ouvriers chez nous. Les salaires, les conditions de travail et de la nourriture sont fournis pour eux.
Dans l’attente de votre accord, je vous prie d’agréer mes salutations distinguées.
Louis Leroy
А вот и перевод данного письма на русский язык:
Господин Дюбуа,
Прошу прощения за то, что я опоздал с ответом на ваше сообщение, но я был в Италии с поручением первые две недели (семинар мультимедиа для французских сотрудников) и много работы накопилось за время моего отсутствия. В настоящий момент появились некоторые проблемы на нашем предприятии. У нас нет достаточного количества рабочих, чтобы завершить наш план до сентября. Поэтому я прошу вас прислать двадцать или двадцать пять рабочих к нам. Зарплата, условия труда и питания им обеспечены.
В ожидании вашего согласия прошу принять мои самые искренние пожелания.
Луи Леруа
Что ж, друзья, теперь вы имеете представление о том, как писать деловое письмо на французском языке и какие критерии соблюдать при этом. Мы желаем вам успехов!
правила составления, образец написания :: SYL.ru
Сегодня практически все активно пользуются интернетом. Но деловая переписка не перестала быть актуальной и важной. Ее просто перенесли на другие носители. Как правильно составлять и оформлять деловое письмо, расскажет публикация.
Что может содержать деловое послание?
Прежде всего, деловая переписка предоставляет возможность обменяться какими-либо мнениями или предложениями с сотрудниками и партнерами по бизнесу. В письме можно излагать просьбы, претензии и прочие мысли для устранения недопонимания между компаниями. В целом деловая переписка представляет собой разновидность официальной корреспонденции.
Отличия от других писем
Основные различия можно свести к следующему.
- Стилистика изложения.
- Наличие служебной субординации.
- Лексика без сильного выражения эмоций.
- Как правило, письмо занимает не больше одной страницы.
- Шрифт по всему тексту одинаковый (не мелкий и не крупный).
- Обычно составляется на официальном бланке организации.
Виды деловых писем
Содержание текста будет зависеть от того, какой вид письма необходимо составить. Их условно можно разделить на несколько групп.
Письма, на которые нужно дать ответ:
- Запрос.
- Прошение.
- Требование.
- Предложение.
- Обращение.
Письма, на которые ответ давать не нужно:
- Информационное.
- Уведомительное.
- Сопроводительное.
- Гарантийное.
- Предупреждение.
- Напоминание.
Письма коммерческого характера. Они обычно нужны в период действия договора или для заключения соглашения:
- Просьба.
- Ответ на запрос.
- Напоминание.
- Претензия.
- Оферта. Это предложение заключить договор или совершить сделку.
- Предупреждение о необходимости выполнения обязанностей, о прекращении договоренностей и так далее.
Некоммерческие письма:
- Приглашение.
- Информирование о чем-либо.
- Выражение благодарности.
- Рекомендации.
- Просьба.
- Инструкции.
- Сопроводительное письмо.
- Выражение соболезнования.
- Поздравление по какому-либо поводу.
- Гарантийное письмо.
- Подтверждение о получении товара, оказании услуги и так далее.
Классификация деловых писем по структуре:
- Составленное по строгому образцу.
- Написанное в свободной форме.
Виды в зависимости от адресата:
- Обычное. Направляется одному адресату.
- Коллективное. Отправляется одному человеку, но от нескольких лиц.
- Циркуляр. Посылается нескольким адресатам.
По форме письма бывают следующие:
- Отправленные в обычных почтовых конвертах.
- Врученные лично.
- Отосланные в виде факса.
- Направленные по электронной почте.
Как видно, деловое сообщение может быть оформлено по-разному и с различными намерениями. Но стоит отметить, что в некоторых случаях по этическим соображениям его необходимо писать от руки, а не печатать на компьютере. Это касается поздравлений и соболезнований.
Части письма
Правильное деловое письмо всегда поделено на несколько частей. Это вводная, основная и заключительная. Причем они связаны друг с другом логически.
Как правило, вводная часть содержит в себе информацию о тех обстоятельствах, которые привели к написанию письма. Основной текст – это непосредственно само содержание, суть сообщения. В заключительной части подводят итоги, которые могут выражать отказ, согласие, просьбу и так далее.
Принципы написания
Любое деловое сообщение должно быть написано следующим образом.
- Беспристрастно.
- Адресно (то есть предназначено конкретному лицу).
- Аргументировано.
- Достоверно.
- Максимально полно.
- Вся информация в тексте должна быть актуальной на момент написания.
Особенности стилистики
Правила оформления делового письма гласят, что необходимо придерживаться строгой стилистики. Нужно использовать только те средства речи, которые характерны для служебных документов. То есть, уместен будет официально-деловой стиль. Язык должен отличаться следующими чертами.
- Официальностью.
- Точностью подачи информации.
- Объективностью.
- Структурированностью.
- Содержательным, но кратким изложением.
Суть дела следует излагать простыми короткими предложениями, делая упор на глаголы. Не нужно перегружать текст прилагательными, применять малоизвестные и узкоспециализированные термины, которые может не понять адресат. Это вызовет только негатив и отторжение. Лучше постараться объяснить простыми, понятными словами, побольше фактов и конкретики. Наличие малоинформативных и «водянистых» текстов деловой стиль не допускает.
К заключительной части не стоит подводить ненужными и длинными речевыми оборотами. Также не подойдут нелогичные и несогласованные предложения. Поэтому деепричастные и причастные обороты лучше исключить. В каждом абзаце должна быть отражена только одна определенная мысль. После завершения текста лучше несколько раз проверить его на ошибки, прочитав письмо вслух.
Требования к бланку
Согласно правилам делового письма, его лучше оформлять на фирменном бланке компании. К нему выдвигаются следующие основные требования.
- Посередине бланка нужно вставить Герб РФ, если предприятие является государственным.
- Письмо размещать на листе формата А4.
- Слева оставлять поле пустым (хотя бы 3 сантиметра). Это необходимо, потому что через какое-то время материалы будут подшиты к остальным документам.
- Самым оптимальным шрифтом считается стандартный «Таймс Нью Роман», размера 12 и с междустрочным интервалом 1,5-2. Он лучше всего воспринимается при чтении.
- В шапке письма нужно указать название организации, ее фактический и юридический адрес, телефон и электронную почту.
Особенности оформления
Если на оформление делового письма потребовалось несколько страниц, то нумеровать нужно, начиная со второй. Для этого рекомендуется использовать арабские цифры. Точки рядом с номерами ставить не нужно.
Письмо обязательно следует делить на абзацы и при необходимости на подзаголовки. Текст не должен иметь вид сплошного потока, поскольку будет плохо восприниматься. Абзацы покажут, где заканчиваются и начинаются другие мысли.
Важно отметить, что для деловой переписки неприемлемы опечатки, подчистки и какие-либо исправления. Они будут свидетельствовать о неграмотности и несерьезности оппонента.
Используемые реквизиты
В письме, как правило, указывают следующую информацию.
- Полное название компании, а не только аббревиатуру.
- Номер телефона, факса, банковского счета и электронную почту.
- Адресата. Причем название компании стоит употреблять в дательном падеже. Если нужно указать фамилию и должность, то рекомендуется использовать дательный падеж. Если у получателя имеется звание или ученая степень, то это нужно указывать перед именем человека.
Важно заметить, что каждый реквизит следует писать с заглавной буквы и с новой строки.
Обращения в деловом письме
Официальное сообщение всегда должно оформляться в нейтральном тоне. Такой же вид должны иметь и обращения к адресату. Фразы по типу «Добрый день» будут неуместны. Если хочется поприветствовать, то лучше использовать формальное «Здравствуйте». Но самым грамотным вариантом считается обращение по имени-отчеству. Причем неважно, сколько длится знакомство с адресатом. В письме нельзя применять короткую форму имени (например, Петя, Аня и так далее).
Сохранить межличностную дистанцию, проявить уважение к человеку старше по возрасту или выше по должности поможет обращение на «вы». Однако стоит отметить, что в некоторых компаниях, наоборот, принято употребление «ты» при общении даже в письме.
Стоит заметить, что обращение «Уважаемый господин» нельзя использовать без последующего указания имени этого человека. Также нужно избегать сокращений «г-н», «г-жа». Если нужно обратиться к группе лиц, то допускается не указывать имена. Тогда можно коротко написать: «Уважаемые господа!» По правилам после обращения по имени нужно всегда ставить восклицательный знак. Например, подобная фраза в деловом письме будет иметь следующий вид. «Уважаемый Александр Сергеевич!»
В заключительной части можно использовать различные варианты. «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «С надеждой на сотрудничество» и прочее. Здесь обращения должны носить официальный, но дружелюбный тон.
Оформление заключительной части
Правильно закончить письмо тоже очень важно. В заключительной части нужно подвести итог того, о чем говорилось ранее. Однако не стоит растягивать умозаключения на 10 предложений. Следует помнить, что в деловом стиле ценится лаконичность и краткость. Лучше ограничиться простыми фразами. Для примера будет приведено несколько конструкций, уместных в заключительной части деловой переписки. Деловые письма нужно завершать максимально корректно и вежливо.
- Благодарность за помощь или внимание. «Позвольте выразить признательность за…». «Благодарим Вас!»
- Уверение адресата в чем-либо. «Были бы рады сотрудничать с Вами».
- Выражение надежд на будущее. «Надеемся получить от Вас ответ в ближайшее время».
- Просьба о чем-либо. «Будем признательны, если сообщите о результатах».
- Извинения за причиненные неудобства. «Просим прощения за задержку оплаты».
Как попрощаться с адресатом
Несмотря на то что переписка деловая, в деловом письме можно попрощаться по-разному. Для этого следует использовать так называемые закрывающие фразы.
В качестве примера можно привести следующие варианты:
- Искренне Ваш.
- С уважением.
- С наилучшими пожеланиями.
- Желаю успехов в работе.
- Надеемся продолжить сотрудничество.
- Рады были оказать услугу.
Могут быть и другие варианты. Здесь выбор завершающей фразы – это исключительно дело вкуса.
Проставление подписи
В самом низу листа отправитель должен поставить свою подпись. Но чрезвычайно важно сделать это правильно, чтобы документ имел официальный вид.
Нужно указать должность, инициалы, фамилию, а напротив поставить подпись. Дополнительно можно указать контактные данные (личный электронный адрес или телефон). Это продемонстрирует получателю готовность общаться и сотрудничать.
Особенности отказа
Также важно знать, как составить деловое письмо, если нужно дать отказ в чем-либо. Ведь даже завуалированный негатив или отказ не останется незамеченным и повлечет за собой неприятные последствия. После такого нельзя будет рассчитывать на положительное или хотя бы нейтральное к себе отношение. При составлении письма не нужно поддаваться эмоциям. Лучше держать себя в рамках, если даже адресат очень раздражает. Письма-отказы всегда следует перечитывать несколько раз, особое внимание обращая на тон послания.
Сообщение не следует начинать с категорического «нет», в какой бы форме оно не выражалось. В противном случае у адресата создастся впечатление, что он неинтересен и не имеет никакого значения. Сначала лучше изложить ненадуманные убедительные объяснения. Когда причины отказа будут кратко перечислены, можно плавно перейти к констатации факта. При этом, согласно этикету делового письма, рекомендуется использовать формулировки следующего типа.
- К сожалению, у нас нет возможности исполнить вашу просьбу.
- Нам искренне жаль, но мы вынуждены отказаться от вашего предложения.
- Глубоко сожалеем, но мы не можем удовлетворить вашу просьбу по следующим причинам.
В идеале в начале письма стоит вкратце изложить просьбу адресата. Так он поймет, что с его предложением действительно ознакомились, и наверняка это оценит.
Особенности составления электронного письма
Сегодня люди все чаще интересуются, как пишется деловое письмо, если его нужно отправить по электронной почте. Для такой корреспонденции действуют все те же правила, о которых говорилось ранее. Однако у электронных деловых сообщений есть свои особенности.
- Логин должен быть солидным и адекватным. Например, [email protected] – плохой вариант, а [email protected] – хороший.
- Поле «тема» всегда важно заполнять. Оно даст понять, о чем пойдет речь в сообщении. Если письмо предназначено незнакомому лицу, то заголовок должен быть интересным. Но важно не переусердствовать. Темы в духе «Уникальное предложение только сейчас», «Срочно» только вызовут отторжение. Заголовок нужно составить из 3-5 слов, вложив в них суть послания.
- Если переписка ведется с незнакомым человеком, то сначала нужно ему рассказать, как о нем узнали и чем занимается компания. Без такого вступления сообщение могут посчитать спамом и сразу же удалить.
- Важные моменты в тексте лучше выделить полужирным шрифтом. При этом недопустимо использовать разные цвета.
- В электронном деловом письме нельзя применять «капс». Даже в подзаголовках и названии темы не должно быть сплошных заглавных букв. То же касается дублированных знаков препинания.
- Текст лучше разделять на абзацы, оставив между ними пустую строку.
- Чем короче будет сообщение, тем быстрее на него отреагируют.
- Подпись ставить нужно обязательно. Она в электронных письмах обычно состоит из нескольких строк, включает в себя имя и должность отправителя, название компании, телефон и адрес сайта.
- К письму можно приложить текстовые файлы и изображения. Это очень удобно, ведь дополнительные материалы, комментарии, разъяснения и развернутые описания отвлекают от сути. Поэтому их лучше размещать не в тексте письма, а во вложенных файлах.
- Если деловая переписка идет давно и установились теплые доверительные отношения, то в электронном письме допускается использование смайликов. Они помогут немного «оживить» и разрядить общение. Но злоупотреблять ими не стоит, а в бумажных письмах они вообще недопустимы.
Инструкция по написанию письма
Составление делового письма можно разделить на несколько этапов.
1. Сначала нужно указать адресата. Для этого в верхнем правом углу бланка нужно написать инициалы, фамилию и должность получателя. Если адресат – это организация, то следует указать ее юридический адрес.
2. Обращение к получателю. Его следует размещать ниже посередине бланка. Ранее уже говорилось, какие фразы можно использовать. Обычно обращение имеет вид: «Уважаемый Игорь Петрович!»
3. Изложение цели. Ниже с новой строки нужно написать главные мысли, всю суть, упоминая причины обращения. Если речь идет о каких-то проблемах, то стоит предложить варианты ее решения. Если это предложение о сотрудничестве, то нужно объяснить, как оно будет происходить. Если же в письме отражена жалоба, то стоит попросить о принятии конкретных мер. Словом, получатель из текста должен понять, что конкретно от него хотят.
4. Заключительная часть. И, наконец, с новой строки нужно вставить завершающую фразу и подпись.
Далее будет рассмотрено несколько образцов деловых писем, чтобы стало еще понятнее, как именно их составлять.
Благодарственное письмо
Этот образец демонстрирует, какой вид может иметь письмо-благодарность. Однако в данном примере есть один недочет. Вместо строчки «В компанию «Флагман»» можно было вставить приветственную фразу и имена тех, кому письмо предназначалось.
Письмо-запрос
Это образец делового письма-запроса. В нем никаких недочетов нет. Были соблюдены все правила составления официального письма. Из текста становится все понятно, какая проблема возникла и что необходимо сделать для ее решения. Также в сообщении содержатся все контактные данные, приветственное обращение, завершающая фраза и подпись.
Итак, публикация продемонстрировала, как нужно составлять письма, предназначенные для деловых партнеров. Это следует делать правильно и грамотно, чтобы не ударить в грязь лицом. Ведь от этого зависит будущее компании. Также важно вовремя ответить на деловое сообщение. Это допускается сделать в течение трех-семи дней с момента получения письма.
Формат делового письма (Как писать)
Вы можете подумать, что составление делового письма от руки и его доставка по почте — устаревший способ общения. В конце концов, в наши дни у нас есть электронные средства связи. Электронные методы общения достаточно надежны, так что действительно ли нам нужно учиться составлять деловое письмо? Ответ: да. Деловые письма передают более личное сообщение и с большей вероятностью укрепят отношения с получателем, чем электронное письмо.
Составление делового письма может быть более сложной задачей, чем многие думают. Вот почему мы составили это полезное, подробное и простое в использовании руководство по составлению идеальных деловых писем в различных форматах . Не стесняйтесь использовать эти форматы деловых писем для составления писем об увольнении, продаж, сопроводительных писем к резюме, писем-запросов и многого другого.
Как написать (отформатировать) деловое письмо?
Деловое письмо должно быть составлено на фирменном бланке компании с полями 1 к 1.5 дюймов по всей странице с учетом стиля фирменного бланка.
Официальный формат делового письма состоит из следующих элементов:
- Имя и адрес получателя
- Дата
- Ссылка
- Приветствие
- Тело
- Закрытие
- Подпись
- Инициалы машиниста
- Приложения
Имя и адрес получателя
Здесь указывается рабочее и / или личное имя получателя.Ни одно официальное деловое письмо не должно оставаться без этой информации. Включите имя, должность, название компании и адрес получателя.
Дата
Дата относится к фактической дате написания письма. Дата всегда должна быть записана в формате месяца, дня и года, например 18 января 2018 г.
Номер ссылки
При необходимости используйте этот раздел, чтобы дать простое описание содержания письма. Например, если письмо касается жалобы на счет-фактуру, оно будет читать RE: Жалоба на номер счета-фактуры 12345
.Приветствие
Приветствия варьируются от бизнеса к бизнесу.Примеры приветствий: Уважаемый сэр или мадам, Уважаемый доктор Хемпстед. Приветствие должно заканчиваться двоеточием: Уважаемая мисс Коннер:
Кузов
Тело письма имеет одинарный интервал, с двойным интервалом между абзацами. Первый абзац касается цели письма. Следующие параграфы описывают цель более подробно. Последний абзац должен усилить цель вашего письма, сделать запрос на общение и поблагодарить получателя за рассмотрение письма.Всегда помните, что это деловое письмо, поэтому предложения должны быть краткими и по существу. Любой ценой не отклоняйтесь от темы. В бизнесе время — деньги, поэтому все тело должно быть коротким и приятным.
Закрытие
Есть несколько способов закрыть деловое письмо. Один из наиболее часто используемых — «С уважением». Другие заключения включают: С уважением, Искренне Ваш, Искренне Ваш. Сделайте первое слово в закрытии заглавными, а второе — строчными.
Подпись
Подпись того, от кого письмо, а не того, кто его напечатал.
Инициалы машинистки
Поместите сюда инициалы того, кто напечатал письмо. При желании можно поставить инициалы композитора и машинистки вместе. Человек, составивший письмо, идет первым заглавными буквами, а машинистка — вторым и в нижнем регистре: PT / jc.
Корпуса
Это относится ко всем приложениям, которые вы прилагаете к своему письму. Сюда могут входить контракты, объявления, брошюры и т. Д. Это более важно, чем кажется, , поскольку вы предупреждаете получателя о том, что письмо должно содержать дополнительное содержание, которое может иметь решающее значение для переписки.
Три типа деловых писем в формате
В этом последнем разделе мы представляем вам подробных примеров форматирования делового письма, , включая размещение, и , как разместить деловое письмо . Однако всегда помните, что люди могут настроить каждый стиль в соответствии со своим личным вкусом и стилем деловой переписки.
Деловые письма будут иметь один из трех форматов:
- Блок
- Модифицированный блок
- Полублок
Блок Деловой формат письма
Форматирование блока обычно используется для наиболее официальных деловых писем .В формате блока все написанные слова, начиная с адресов, приветствия, тела и закрытия, выровнены по левому краю и с одинарным интервалом. Каждый блок разделен двойным пробелом.
Адрес отправителя
Телефон отправителя
Дата
RE: (При необходимости)
(на 4 строки вниз)
Имя получателя
Название компании получателя
Адрес получателя
(на 1 строку вниз)
Внимание: лицо, которому письмо направлено на номер
(на 1 строку вниз)
Уважаемое имя:
(на 1 строку вниз)
Тело письма: Все абзацы должны быть выровнены по левому краю, набираются с одинарным интервалом с двойными пробелами между абзацами.
(на 1 строку вниз)
С уважением,
(на 4 строки вниз)
Подпись
Имя
Заголовок
Оболочки:
Копия: Имя
Имя
Формат модифицированного блочного делового письма
Измененное форматирование блока аналогично формату блока, за исключением того, что дата, обратный адрес, закрытие и подпись начинаются с центральной линии письма.
Имя отправителя
Адрес отправителя
(на 1 строку вниз)
Дата
(на 4 строки вниз)
Место нахождения получателя
Внимание: индивидуальное письмо направлено на
Служебный адрес получателя
(на 2 строки вниз)
Уважаемое имя
(на 2 строки вниз)
Тело письма: Все абзацы должны быть выровнены по левому краю, набираются с одинарным интервалом с двойными пробелами между абзацами.
(на 2 строки вниз)
С уважением,
(на 4 строки вниз)
Подпись
Имя
Название
Корпуса (если есть)
куб.см: Название
Имя
Полублочный формат делового письма
Полублочный формат аналогичен модифицированному блочному формату. Все элементы выровнены по левому краю. Единственное отличие состоит в том, что начало каждого абзаца имеет отступ в пять пробелов с двойным пробелом между каждым разделом.Полублочный формат известен как наименее формальный стиль из всех трех форматов и не должен использоваться для важной корреспонденции.
Дата
(на 4 строки вниз)
Название компании получателя
Внимание: физическое лицо направлено на
адрес получателя
(1 строка вниз)
Уважаемое имя:
(на 1 строку вниз)
Тело письма: Сделайте отступ в первой строке каждого абзаца на 5 пробелов. Абзацы имеют одинарный интервал, с двойным интервалом между абзацами.
(на 1 строку вниз)
С уважением,
(на 4 строки вниз)
Подпись
Корпуса:
куб.см: Наименование
Damaris,
Supermax Jewelers,
Block 7, La Salette,
40F Manhattan,
New York
USA
20 августа 2018
Кому:
Райан Пол,
Генеральный директор,
SQL Tech Industries
18 Red Blvd,
Нью-Джерси 66898
США
Уважаемый г-н.Пол,
Мы рады сообщить вам, что на заседании совета директоров, состоявшемся 18 сентября, было выбрано ваше предложение по предоставлению интернет-услуг этой компании в наступающем финансовом году. Все остались довольны деталями, упомянутыми в предложении. Предлагаем вам этот контракт сроком на один год.
Мы отправим к вам представителя нашей компании для оформления документов, когда вы получите сумму токена для начала.Как вы упомянули, мы решили придерживаться цены, указанной в вашем предложении. Вся сумма будет выплачена тремя частями. Первый взнос будет предоставлен в дату заключения контракта, а остальные два в течение двух месяцев в разное время.
Мы будем полагаться на ваши услуги, так как ваша компания известна своим качественным обслуживанием. Мы надеемся на теплые отношения с вашей компанией.
С уважением,
Damaris.
Мир бизнеса наполнен излишне формальными стилями общения и замысловатыми принципами поведения. Деловое письмо может позволить многим людям обмениваться важной информацией на профессиональном уровне. Это также может оказать большее влияние на читателя, чем чтение электронной почты, из-за формализованного содержания, структуры и тона, используемых в деловом письме.
Образцы коммерческого коммерческого письма
Деловое коммерческое письмо похоже на посыльный о продуктах и услугах, которые предлагает конкретная компания.Он помогает повысить осведомленность о любом новом запуске продукта или услуги на рынке с целью выявления недостатков, присущих бренду конкурентов. Это влияет на преимущества, которые любой покупатель может получить от использования продукта или от любой из предлагаемых услуг. Однако при написании деловых писем необходимо соблюдать деловую этику. В письме не предполагается называть конкурентов или даже их бренды. Если вы хотите подчеркнуть, что то, что вы предлагаете, намного лучше, вы можете легко заявить, что аналогичные услуги или продукты отсутствуют на рынке, и так далее.Другими словами, письмо должно завоевать доверие как можно большего числа клиентов и в конечном итоге убедить их в том, что в их интересах вести с вами дела. Деловое коммерческое письмо — это полезный и сильный инструмент, используемый для продвижения бизнеса с целью улавливания эмоций и чувств клиентов.
Шаблон рекламного письма
Дата: (Дата выдачи письма)
Кому,
(наименование компании)
(наименование получателя)
(наименование)
Уважаемый господин / госпожа,
Мы очень рады (теперь представляем услугу / товар).Это (упомяните важные преимущества и особенности). Этот (название продукта) находится на рынке уже более трех месяцев, и мы уже получили положительные отзывы от большинства наших клиентов. Мы действительно будем рады (теперь представьте вашу цель).
Я буду очень горд (вы можете повторно представить функции этого продукта). Я хочу, чтобы вы провели практическую демонстрацию. Мы надеемся на установление хороших деловых отношений, и вы обязательно воспользуетесь их преимуществами.
От,
(название фирмы)
(ваше имя)
(обозначение)
Образец коммерческого коммерческого письма
20 сентября 2018 г.
Райан Бак
Менеджер по закупкам,
ABC Co. Ltd.
Вирджиния, США
Уважаемый господин / госпожа,
Мы рады представить вам наше новое программное обеспечение. Это удобное программное обеспечение с большими возможностями. Это в значительной степени снизит ваши рабочие нагрузки. Это программное обеспечение находится на рынке более трех месяцев, и мы получили положительные отзывы от большинства наших клиентов.Мы также будем рады помочь вам упростить задачи и снизить эксплуатационные расходы.
Я буду очень горд познакомить вас с функциями программного обеспечения, а также предоставить вам практическую демонстрацию. Этот инструмент будет важен, чтобы помочь вам эффективно и результативно выполнять свою работу. Мы надеемся на партнерство с Вами.
С уважением и уважением,
XYZ Software Developers,
Texas, USA.
Образцы бизнес-сопроводительных писем
Сопроводительное письмо — это вводный документ для работодателя, в котором резюмируются ключевые моменты резюме. Он показывает, как навыки и опыт соискателя соотносятся с работой, на которую он претендует. Он должен произвести первое впечатление и продемонстрировать работодателю коммуникативные навыки соискателя. Поэтому хорошо написанное и отформатированное сопроводительное письмо так же важно, как и его содержание. В сопроводительном письме должны быть указаны адрес Отправителя и Получателя, дата, текст и надлежащее формальное закрытие.Кандидат должен указать должность, на которую он претендует, почему он лучше всего подходит для этой должности и, наконец, как они будут действовать.
Шаблон сопроводительного письма
[Адрес отправителя]
[Дата]
[Адрес получателя]
Уважаемый, [фамилия получателя]
Меня интересует позиция [должность], которую вы рекламировали в [источник объявления].
Я целеустремленный, очень организованный и целеустремленный профессионал. У меня 4 года опыта работы [ваша текущая квалификация].Я проработал в [компании A] 1 год в качестве менеджера первого уровня, затем перешел в [компанию B] в качестве менеджера второго уровня, эту должность я занимал последние 3 года.
Меня устраивают различные аспекты [должности, на которую вы претендуете], включая такие концепции, как [перечислить концепции, которые конкретно относятся к должности]. Я хорошо разбираюсь в этих концепциях и навыках, которые очень важны для реализации заявленной позиции.
У меня есть степень бакалавра [ваша квалификация], а также опыт работы в [других квалификациях], следовательно, я полностью квалифицирован для этой должности.
Кроме того, я обладаю отличными коммуникативными и презентационными способностями. Мои хорошие навыки межличностного общения позволят мне создать очень сплоченную команду, в которой сотрудники будут свободно обсуждать свои проблемы. Я верю, что внесу большую ценность в эту роль.
Также прилагаю мое резюме. Я с нетерпением жду возможности личного интервью.
С уважением,
[Подпись]
[Имя, фамилия]
Образец сопроводительного письма к резюме
Майкл Файн
67 Jacksonville Street,
Jacksonville, FL 00567
555-557-7566
21 августа, 2018
John Brake,
Jacksonville Elementary School,
Gates Street,
Jacksonville, FL 87506
Уважаемый мистер Тормоз,
Меня интересует должность учителя естественных наук, которую вы недавно рекламировали в Daily Post.Я опытный учитель средней школы с большим опытом в развитии навыков и коммуникативных навыков.
Я закончил обучение в 2014 году со степенью бакалавра педагогических наук, и у меня есть 3 года обучения как в городских, так и в сельских школах. В настоящее время я учусь на степень магистра в области управления образованием. Мой опыт преподавания и моя страсть к вовлечению сообществ в сельскую местность делают меня идеальным учителем для вашей школы.
В настоящее время я преподаю естественные науки в сельской школе Флориды, а также являюсь представителем координационного комитета по образованию в моей школе.Я очень хочу объединить работу в классе с проектами общественных работ, что дает мне прекрасную возможность использовать эту силу как учителя в вашей школе.
Я с нетерпением жду вашего ответа.
С уважением,
Майкл Файн
Образцы бизнес-благодарственных писем
Письмо-подтверждение — это официальное письмо, подтверждающее получение документов, товаров или услуг.В ситуациях, когда произошла встреча или телефонный разговор, письмо-подтверждение подтверждает моменты обсуждения и любые будущие действия, которые были согласованы. По сути, это профессиональная квитанция о получении. Его можно использовать для подтверждения получения файла заявления о приеме на работу, письма об увольнении, получения товаров или подтверждающего письма-документа. Письмо должно быть коротким и в основном служить для подтверждения получения товаров или документов. Как правило, подтверждение должно иметь следующие ключевые области:
- Адрес получателя.
- Дата отправки письма.
- Субъект должен четко указать товары или документы, которые были получены, и указать, в каком они были получены. Также укажите точную дату получения товара.
- Наконец, проинформируйте получателя о согласованных действиях, таких как оплата, дата собеседования и другие.
- Завершите, используя надлежащие официальные приветствия.
Шаблон письма-благодарности
[Адрес отправителя]
[Дата]
[Адрес получателя]
Уважаемый [Фамилия Получателя],
Я подтверждаю получение 23 475 фунтов стерлингов [дата]; является оплатой за дом, который вы купили у [Компания-получатель].К письму прилагается выписка из [название банка-получателя], в которой отражена сумма вашего перевода.
Мы рассмотрим ваш запрос на выплату остатка в размере 34 475 фунтов стерлингов тремя ежемесячными платежами, начиная с января 2019 года. Первоначальное соглашение заключалось в том, чтобы вы начали выплачивать остаток в октябре 2018 года. Вы получите ответ в течение 7 рабочих дней о том, действительно ли это был одобрен советом или нет.
[Имя отправителя]
[Должность]
[Название компании]
Образец письма-благодарности
Джеймс Форд,
754 Parkways,
Лондон
21 августа, 2018
Деннис Янг,
Директор по персоналу,
Trademark Solutions,
5th Avenue,
London.
Уважаемый г-н Деннис Янг,
Настоящим подтверждаем, что 19 августа 2018 г. я получил письмо об увольнении от Trademark Solutions. Я полностью согласен с причинами увольнения, указанными в письме, но я не принимаю увольнение.
Я хотел бы подать апелляцию на увольнение на основании того факта, что на мои результаты в 1 и 2 кварталах повлияла личная проблема, которую я объяснил своему тогдашнему непосредственному руководителю г-ну Джону Беллсу.Я выполнил процедуру, четко изложенную в СОП Организации. Я хотел бы назначить встречу с вами, чтобы обсудить это подробнее.
Жду встречи с вами в ближайшее время.
С уважением,
Джеймс Форд,
менеджер по производству,
Trademark Solutions.
Образцы писем-запросов
Деловое письмо-запрос — это письмо, отправленное в коммерческую организацию с просьбой предоставить более конкретную информацию о продуктах, услугах или работе.В основном они написаны для получения дополнительных разъяснений в ответ на рекламу. Два основных типа писем-запросов — это письма с запросами о работе и письма с запросами о продукте. Письмо должно быть кратким, точным и конкретным по требуемой информации.
Шаблон письма с запросом на продукт [Адрес отправителя]
[Дата]
[Адрес получателя]
Уважаемый [конкретное имя получателя],
Меня зовут доктор [ваше имя], и я заведую хирургическим отделением [название больницы].Я выбрал брошюру с подробным описанием одного из ваших новых антибиотиков, [название продукта], во время конференции хирургов на прошлой неделе в [место проведения конференции]. Поскольку это новый антибиотик, хотелось бы узнать о нем больше. Буду очень признателен, если вы пришлете мне полную информацию о назначении антибиотиков на [название продукта].
Я также хотел бы спросить, можете ли вы прийти и провести презентацию продукта в хирургическом отделении во время нашего ежемесячного завтрака [дата].
Жду вашего ответа.
С уважением,
[подпись отправителя]
[наименование и наименование отправителя]
Образец письма-запроса
Дэвид Грей
4th Kings Street
Лондон
20 августа 2018
Geomark Limited
34 Даунинг-стрит
Лондон
Уважаемый Кевин,
Меня зовут Дэвид Грей, менеджер по продажам с 7-летним опытом.Я хотел бы узнать, есть ли у вас возможность трудоустройства, соответствующая моей квалификации. Я руководитель группы с отличными коммуникативными навыками. Я подхожу к трудным задачам с энергией и стойкостью, тем самым мотивируя команду на достижение поставленных целей, придерживаясь кодекса поведения организации.
Если есть возможность, я готов обсудить свои возможности на собеседовании, чтобы объяснить, как я могу возглавить успешную команду продаж. Прилагаю мое резюме.
Жду встречи с вами в ближайшее время.
С уважением,
Дэвид Грей.
Образцы писем о назначении на работу
Письмо о назначении на работу служит двум основным целям: официальное информирование кандидата о своем согласии на замещение вакантной должности, а также приглашение его в компанию или организацию.
Он должен содержать поздравительное сообщение, должность, причины их выбора и дату отчета среди прочего.
Ниже приведены образец и шаблон официального письма о назначении на работу.
Образец письма о назначении на работу
Thomas Weiner,
45 Runner Street,
65074 Liveoak, FL
24 января 2018
Philip Baxter,
56 Franklin avenue,
65074 Liveoak, FL
Уважаемый Бакстер,
Я хочу поздравить вас с избранием на должность управляющего строительством в компании ABC. Вы были выбраны на основании вашей выдающейся академической квалификации и предыдущего опыта работы. Мы уверены в ваших навыках и способностях, которые помогут вывести нашу компанию на новый уровень.
Вы должны явиться на работу в нашу штаб-квартиру в Нью-Йорке в понедельник 2 сентября в 8.00. По прибытии, пожалуйста, свяжитесь с секретарем, который направит вас в назначенный вам офис. Согласно нашему соглашению, ваше годовое вознаграждение будет составлять 200 000 долларов плюс другие дополнительные льготы. Кроме того, вам будет предоставлен автомобиль и личный водитель, который будет в вашем распоряжении.
Вы будете нести ответственность за надзор за всеми нашими проектами в соответствии с сайтом, над которым мы будем работать.Это должно включать планирование, составление графиков, наем персонала и надзор за строительными работами.
И снова добро пожаловать в нашу компанию, мы рады видеть вас на борту. Дополнительная информация в отношении условий вашего контракта будет передана после того, как вы официально примете эту позицию в письменной форме. Будем рады сотрудничеству с вами.
С уважением,
Томас Вайнер,
Менеджер по персоналу
Компания ABC.
Шаблон письма о приеме на работу
{Ваше имя}
{Адрес}
{Город, штат}
{Дата}
{Имя получателя}
{Адрес получателя}
{Город, штат}
Уважаемый {Имя}
Мы рады сообщить вам о вашем успехе на собеседовании.Компания XYZ предлагает вам должность {Название должности}
Ожидается, что вы начнете {date} в {time} в {place}. Рабочие дни должны быть от {days}. Ожидаемый износ — это {форма подходящей и ожидаемой одежды}. По прибытии сообщите об этом {заинтересованному лицу}
.Ваша ежемесячная зарплата будет составлять {amount}. Кроме того, вы также получите выгоду от {Включите преимущества, если таковые имеются}.
Вы несете ответственность за {роли и обязанности}
После того, как вы официально примете эту должность в официальном письме, мы сделаем объявление для всей компании и представим вас.
Мы очень рады, что вы присоединились к нашей команде, и с нетерпением ждем вашего вклада. В случае возникновения вопросов, вы можете связаться со мной.
С уважением,
{Подпись}
{Имя}
{Должность}
{Компания}
{Контакт}
{Электронная почта}
Образцы писем-заявлений
Письмо с заявлением о приеме на работу обычно отправляется вместе с резюме, чтобы выделить ключевые навыки и квалификацию, связанные с вакансией, на которую претендуют.Следует четко указать, почему кандидат является идеальным кандидатом на эту должность. Письмо-заявление должно быть отформатировано правильно и не должно содержать ошибок. Ошибки могут быть простой причиной для полной дисквалификации. В письме с заявлением о приеме на работу должны быть указаны контактная информация отправителя и получателя, дата, текст, профессиональные приветствия и закрытие. Орган должен располагать конкретной информацией о компании и вакансии, на которую претендует. Следует также подчеркнуть, почему кандидат является идеальным кандидатом на эту роль.Письмо должно быть коротким — не более 4 абзацев — простым шрифтом, например Arial или Times New Roman. Он должен быть через один интервал с пробелом между каждым абзацем и между контактной информацией.
Шаблон письма-заявления о приеме на работу
[Контактная информация заявителя]
[Дата]
[Контактная информация получателя]
Уважаемый [имя получателя],
Я хочу подать заявку на должность [должность], которая была объявлена в Daily Mail [дата объявления].Учитывая мое образование, опыт и навыки, я считаю себя подходящим кандидатом на эту должность.
Я — самостоятельный профессионал с огромным энтузиазмом развивать свою карьеру в [вашей области знаний]. У меня есть степень по специальности [квалификация] с дальнейшей специализацией по [специализации], которая усиливает мое стремление занять эту должность.
У меня 6-летний опыт работы в 3-х разных компаниях. Это позволило мне применить свои навыки в разнообразной рабочей среде, тем самым получив обширное понимание в области [вашей области знаний].В частности, мои ключевые компетенции включают [перечислите ключевые компетенции в вашей области знаний].
Я очень заинтересован в этой должности, потому что она даст мне возможность работать в сложной, но полезной среде. Прилагаю мое резюме. Ваше внимание будет высоко оценено.
С уважением,
[Ваше имя]
Образец письма-заявления о приеме на работу
Джанет Браун,
6-я авеню,
Гринвилл, Огайо 01706
555-756-7465
21 августа, 2018
Джексон Хилл,
Менеджер по персоналу,
Dewmark Dairy, Inc.
760 Университетские пути
Гарденс, Огайо 05443
Уважаемый мистер Хилл,
Я хочу подать заявку на должность менеджера молочной фермы, в связи с рекламой на вашем сайте на прошлой неделе. У меня степень бакалавра молочных наук и степень магистра молочного производства. Имею 11-летний опыт управления фермерским хозяйством; 7 лет в должности младшего менеджера отдела животноводства и 4 года в качестве генерального директора фермы.
Я обладаю обширным опытом в реализации инициатив в области ветеринарии, практики на фермах и производственных систем.Мой опыт в молочной науке и общие знания в молочной промышленности позволят мне успешно управлять Dewmark Dairy, Inc, добиваясь наилучшего уровня производительности.
Прилагаю мое резюме, в котором более подробно рассказывается о моей квалификации и опыте управления молочной фермой. Я с нетерпением жду возможности обсудить мою пригодность для этой должности на собеседовании.
Спасибо, что нашли время рассмотреть мою заявку.
С уважением,
Джанет Браун
Образцы заявлений об увольнении
Заявление об увольнении должно быть на месте.Не стоит перебирать много слов; держать его простым, ясным и прямым к делу — вот лучший способ.
Вот хороший образец и шаблон заявления об увольнении.
Образец заявления об отставке
Маргарет Симпсонс,99 Roane Avenue,
Rockville, MD 9845, 35 июля 2018 г. Аннетт Хадсон, операционный менеджер
,
XYZ Company,
54 Park Avenue,
Rockville, MD 98453
Дорогая Аннет,
Пожалуйста, примите это письмо как официальное сообщение о моем уходе с должности офисного помощника в компании Bridge Way Limited.Мой последний отчетный день будет 6 октября 2018 года.
Спасибо, что доверили мне эту должность последние 8 лет. У меня огромный опыт, и я уверен, что то, что я узнал, окажется бесценным в моей будущей карьере.
С настоящего момента и до моего последнего дня я обязательно закончу всю свою работу и, если необходимо, обучу человека, который займет эту должность. Я также готов выполнить любую другую задачу, которая обеспечит мягкую посадку для вас и компании.
Я желаю компании только самого лучшего в ее будущих начинаниях.
С уважением,
Маргарет Симпсоны.
Шаблон заявления об увольнении
{ваше имя}
{адрес}
{город, штат}
{Дата}
Г-н / г-жа / мисс / г-жа {полное имя}
XYZ Company,
{Address}
{City, State}
Уважаемый, {имя заинтересованного лица}
Пожалуйста, получите это письмо в качестве официального сообщения о моем уходе с должности {должность} в компании XYZ с {даты вступления в силу}.
Мне было приятно работать с вами для этой организации. Я с удовольствием провел здесь время и приобрел жизненно важные навыки и знания, которые окажутся незаменимыми в моем будущем карьерном росте.
Я использую оставшееся время, чтобы закончить свою работу, а также справлюсь с любыми другими задачами, которые вы назначите для обеспечения бесперебойной работы, когда меня не будет.
Я желаю компании всего наилучшего в ее постоянном росте.
С уважением,
{Подпись}
{Имя}
Образцы рекомендательных писем
Рекомендательное письмо — это профессиональная записка, написанная о ком-либо потенциальному работодателю, колледжу или спонсору стипендии.Это помогает вам поручиться за то, что этот человек получит то, что он намеревается сделать; следовательно, он должен излучать только положительную атмосферу.
Ниже приведены образец и шаблон хорошо написанного рекомендательного письма.
Образец рекомендательного письма сотрудника — (
потенциальному работодателю )Кому это может касаться,
Я рад лично рекомендовать г-на Бернара как большой актив для любой компании. Он работал с нами помощником по работе с клиентами более 2 лет.За это время он был не чем иным, как умным, трудолюбивым и преданным делу сотрудником.
Сначала он начал работать с нами агентом колл-центра, и мы быстро заметили его трудолюбие в работе. Это привело к тому, что его повысили до руководителя. Полученная должность предполагала ответственность за наставничество новых сотрудников, надзор за агентами по работе с клиентами и обеспечение удовлетворенности клиентов. Он всегда представлял свою работу и отчеты точно и точно так, как требовалось.
Он отличный командный игрок, что побудило меня предложить его имя для следующего повышения во время наших только что завершившихся ежегодных обзоров.
Г-н Бернар был очень ценным для нашей компании, и хотя нам грустно его отпускать, мы желаем ему всего наилучшего в его будущих начинаниях.
Если вам может потребоваться более подробная информация о нем, свяжитесь со мной по телефону + 5555-89707.
С уважением,
Питер Кайл,
руководитель службы поддержки клиентов,
ABC Company.
Рекомендательное письмо для шаблона сотрудника
{Дата}
Кому это может касаться,
Мне очень приятно рекомендовать {Имя} как прилежного и очень надежного сотрудника.Он / она работал со мной в качестве {должности} в течение {количество лет}. Его / ее обязанности включали {упоминать конкретные обязанности}. {Имя соискателя} продемонстрировал невероятные навыки и знания в решении всех своих задач.
В качестве {должности} он / она {приведите пример того, что сделало его / ее особенным}. В дополнение {второй пример} не забыть {третий пример}
Более того, выдающиеся {имя} {упомянуть впечатляющие черты характера} способствовали тому, что он / она был исключительным командным игроком.Это помогло ему / ей достичь {упомянуть достижение}
Я настоятельно рекомендую {Имя} и буду рад предоставить любую дополнительную информацию, которая может вам понадобиться.
С уважением,
{Подпись}
{Имя}
{Должность}
{Название компании}
{Номер телефона}
{Адрес электронной почты}
Образцы последующих бизнес-писем
Вы произвели хорошее первое впечатление на своего интервьюера или потенциального делового партнера, что дальше?
Есть два варианта: вы можете либо сесть и дождаться ответа, либо написать дополнительное письмо, из которых последнее является гораздо лучшим выбором.
Почему?
- Дополнительное письмо создает профессиональный имидж о вас.
- Подчеркнет ваш интерес.
- Он сделает вас незабываемым.
- Это еще больше укрепляет отношения между вами и другой стороной.
- Вы обязательно получите более быстрый ответ.
Однако вы должны быть осторожны, чтобы не выглядеть раздражающим или отчаявшимся. Вот как написать профессиональное и эффективное последующее письмо.
Образец бизнес-письма
Sophia Clays,
ABC Company,
122 Midway Road,
65574 Rogers, AR
Дата
Дорогие глины,
На прошлой неделе я присутствовал на собеседовании на должность ИТ-специалиста.Я еще не получил никакого ответа с вашей стороны. Я хотел бы знать ваше решение и свою позицию в процессе отбора.
Меня очень впечатлило то, что вы рассказали мне о своей компании, и я хотел бы работать с вами. Я твердо верю в свои навыки и способности в веб-хостинге; облачный хостинг и настройка отлично подходят для этой позиции. Кроме того, мое внимание к деталям окажется неоценимым для вашей компании.
Будем признательны за ваш ответ.Заранее спасибо.
С уважением,
Подпись (подпись)
Софиевские глины
Шаблон бизнес-письма
{Имя интервьюера}
{Компания}
{Адрес}
Дата
Уважаемые, {их фамилия}
Я присутствовал на собеседовании в {место и день} на должность {назовите должность). Я хотел бы еще раз поблагодарить вас за ваше внимание. Когда я узнал о {назовите то, что вам понравилось} вашей компании, я был взволнован и очень хотел работать с вами.Я считаю, что я лучший выбор на эту должность, потому что {Подчеркните свою квалификацию и то, что отличает вас от других}.
Если вам что-то еще может потребоваться от меня, не стесняйтесь обращаться ко мне. С нетерпением ждем от вас в ближайшее время.
С уважением,
{Подпись} — на бумажном носителе
{Имя}
Письма о корректировке деловой активности
Корректирующее письмо написано компанией в ответ на жалобу клиента. Для бизнеса очень важно разработать план, который обеспечит рассмотрение жалоб клиентов в связи с увеличением доли рынка.Корректирующее письмо используется продавцом для подтверждения ошибки и внесения исправлений. Корректирующие письма используются для разрешения споров между покупателем и продавцом на рынке. В письме предполагается предоставить клиенту подробную информацию о существенных претензиях со стороны бизнеса.
Образец письма о корректировке
Splendid Enterprises
P.O. Box 234,
Austin
(355) 45678765
21 августа 2018г.
Ref: Товар поврежден в процессе доставки
Уважаемый г-н.Иоанна,
Получил Ваше письмо от 17 августа 2018 г. о поврежденном товаре, который Вы купили в нашей компании. Splendid Enterprises сосредоточена на обеспечении надлежащего предоставления услуг потребителям. Мы сожалеем, что отправленные товары были повреждены в процессе доставки.
Менеджер по закупкам отправит инспектора для оценки ущерба, который будет оплачен нашей компанией. Приносим извинения за неудобства, вызванные повреждением продукции, и позаботимся о том, чтобы процесс проверки прошел быстро.А пока мы отправим 150 долларов на основе вашей оценки ущерба. Однако мы отправим инспектора для дальнейшей оценки ущерба.
Приносим свои извинения за поврежденные продукты, приобретенные у нас. Splendid Enterprises ориентирована на потребителя и сосредоточится на устранении таких проблем в будущем.
С уважением,
(Подпись)
Г-н Джозеф Браунс
Представитель службы поддержки клиентов
Образцы писем-заказов
Number 401, King Street
Luhag, Manchester City
UK
15 марта 2018
Келли Джонсон
Менеджер
Bensha enterprise
Mandaue, Manchester
United Kingdom
Уважаемый господин /
Пишу это письмо, чтобы разместить заказ на товары или наш продолжающийся проект.В прошлом месяце я заказал немного товаров и думал, что их хватит, но вроде меньше. Найдите в прилагаемом списке все, что нам нужно. Нам нужны товары как можно скорее, чтобы проект мог продолжаться гладко. Я произведу оплату при доставке.
Благодарю вас
С уважением
Келли Джонсон
KJ
Заказное письмо Образец 2
Тема: заказ
Уважаемый господин / госпожа
Я пишу это письмо, чтобы разместить заказ на то, что нам нужно для завершения нашего текущего проекта.Через несколько недель мы заказали достаточно товаров, но количество вроде бы меньше. Следовательно, нам требуется больше товаров. найдите прилагаемый список наших требований.
Надеюсь, вы скоро отправите товар, чтобы работа продолжилась быстро.
Спасибо,
С уважением,
Имя
Подпись
Образцы писем с жалобами на бизнес
Письмо с жалобой — это официальное письмо в компанию, в котором описывается негативный опыт, который у вас был, и содержится запрос на более серьезные меры.Это письмо должно быть четким, кратким, по существу и относительно формальным. Хотя письма с жалобами имеют негативный тон, они не должны быть чрезмерно эмоциональными или агрессивными.
Шаблон письма-жалобы
Уважаемый [вставьте сюда имя адресата]:
Я пишу, чтобы подать официальную жалобу на [вставить имя здесь]. Я нанял их для [вставьте здесь предоставленные услуги], но не получил профессиональных услуг, на которые я рассчитывал. [опишите проблемы здесь] Это продолжало оказывать на меня негативное влияние, потому что [укажите причины здесь].Я с полным основанием ожидаю, что вы [вставьте здесь действие], чтобы решить эту проблему. Я с нетерпением жду вашего ответа и обращусь за помощью в агентство по защите прав потребителей или к юристу, если я не получу ответа в течение [укажите время здесь].
С уважением,
[вставить сюда имя]
Образец письма с жалобой на обслуживание
Уважаемый мистер Смит,
Я пишу, чтобы официально пожаловаться на вашего сотрудника, мистера Брауна. Я нанял их, чтобы починить мою стиральную машину несколько недель назад, 10 августа, и мне оказали очень плохое обслуживание.Мистер Браун не явился вовремя, а когда он, наконец, прибыл, ему потребовалось очень много времени, чтобы починить машину, и он устроил огромный беспорядок в моем доме. Он также был очень непрофессионален в своем внешнем виде и поведении. Как только он ушел, я понял, что моя стиральная машина все еще не сливает воду должным образом. Это очень расстраивает меня и мою семью, потому что мы не только не можем постирать одежду, но и мне приходилось выделять время в свой день, чтобы присмотреть за ним, пока он был здесь, и мне пришлось убирать беспорядок, который он сделал.На мой взгляд, вам следует предложить возмещение за эту услугу и пересмотреть свое трудоустройство с мистером Брауном. Я с нетерпением жду вашего ответа и подожду месяц, прежде чем предпринимать дальнейшие действия.
С уважением,
Брэд Джонс
Шаблоны и примеры деловых писем
Корректура Корректура (3 раза!)
После того, как вы составите и отформатируете письмо, пора проверить его на предмет опечаток и возможных ошибок пунктуации и грамматики.Независимо от того, насколько хорошо оформлено ваше письмо, получатель немедленно отклонит письмо и его содержимое, если будут обнаружены ошибки. Если вам неудобно проверять его самостоятельно, вы можете передать его кому-нибудь другому или воспользоваться одним из множества онлайн-сервисов корректуры, например Paperrater.
Мы надеемся, что наше подробное руководство по форматированию официального делового письма оказалось для вас полезным. Хотя это основные форматы, отдельные лица и компании могут вносить изменения в правила в соответствии со своими потребностями.Однако, следуя этим основным правилам, вы сможете быстро и легко составить, напечатать и распечатать профессиональное официальное деловое письмо. Не стесняйтесь использовать приведенные ниже образцы деловых писем в качестве удобных шаблонов для подражания, просто вставьте свою информацию и следите за межстрочным интервалом.
11,5 письма — Деловое письмо для успеха
Цели обучения
- Опишите пятнадцать частей стандартного делового письма.
- Получите доступ к образцам деловых писем и напишите образец делового письма.
Письма
Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации (Bovee, C., & Thill, J., 2010). Они часто печатаются на фирменных бланках и представляют бизнес или организацию на одной или двух страницах. Более короткие сообщения могут включать электронные письма или памятки, бумажные или электронные, в то время как отчеты, как правило, состоят из трех или более страниц.
В то время как электронная почта и текстовые сообщения могут использоваться сегодня более часто, эффективное деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для знакомства с потенциальным работодателем, объявления о продукте или услуге или даже для передачи чувств и эмоций. Мы рассмотрим основной план письма, а затем сосредоточимся на конкретных продуктах или письменных заданиях.
Все письменные задания связаны с языком и форматом. Аудитория или читатель могут иметь собственное представление о том, что представляет собой конкретный тип письма, и ваша организация может иметь свой собственный формат и требования. В этой главе описаны общие элементы букв, и следует обратить внимание на ожидания, связанные с вашим конкретным письменным заданием.Есть много типов букв и множество вариантов их формы и содержания, но в этой главе мы обсудим пятнадцать элементов традиционного блочного письма.
Письмамогут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до пятнадцати элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае или контексте, они перечислены в таблице 9.1 «Элементы делового письма».
Таблица 9.1 Элементы делового письма
Содержимое | Руководящие принципы |
---|---|
1. Обратный адрес | Это ваш адрес, по которому кто-нибудь может отправить ответ. Если ваше письмо включает бланк с этой информацией, либо в верхнем колонтитуле (вверху страницы), либо в нижнем колонтитуле (внизу страницы), вам не нужно включать его до даты. |
2.Дата | Дата должна быть размещена вверху с выравниванием по правому или левому краю, в пяти строках от верха страницы или логотипа фирменного бланка. |
3. Ссылка (Re 🙂 | Как и в строке темы электронного письма, здесь вы указываете, на что ссылается письмо, на тему или цель документа. |
4. Поставка (опция) | Иногда нужно указать на самом письме, как оно было доставлено. Это может дать понять третьей стороне, что письмо было доставлено определенным способом, например заказным письмом (юридическое требование для некоторых типов документов). |
5. Примечание получателя (необязательно) | Здесь вы можете указать, является ли письмо личным или конфиденциальным. |
Содержимое | Руководящие принципы |
---|---|
6. Приветствие | Обычным приветствием может быть «Уважаемый господин (полное имя)». Но если вы не уверены в названиях (например, миссис, мисс, доктор), вы можете просто написать имя получателя (например, «Уважаемый Кэмерон Рай») с последующим двоеточием.Запятая после приветствия подходит для личных писем, но в бизнесе следует использовать двоеточие. Приветствие «Для кого это может касаться» подходит для рекомендательных писем или других писем, которые предназначены для чтения любым и всеми людьми. Если это не относится к вашему письму, но вы не знаете, как обратиться к получателю, приложите все усилия, чтобы выяснить, кому конкретно следует адресовать письмо. Для многих нет более сладкого звука, чем их имя, и неправильное написание этого слова чревато риском оттолкнуть читателя еще до того, как ваше письмо будет прочитано.Избегайте использования безличных приветствий, таких как «Уважаемый потенциальный клиент», поскольку отсутствие персонализации может оттолкнуть будущего клиента. |
7. Введение | Это ваш вводный абзац, и он может включать в себя заявление о внимании, ссылку на цель документа или введение человека или темы в зависимости от типа письма. Эмфатическое начало предполагает использование наиболее значимого или важного элемента письма во введении. Читатели склонны обращать внимание на вступления, и имеет смысл заранее изложить ожидания читателя.Так же, как вы предварительно просматриваете свою тему в речи, четкое вступление во вступление устанавливает контекст и облегчает понимание. |
8. Корпус | Если у вас есть список моментов, ряд фактов или ряд вопросов, они должны быть включены в текст вашего письма. Вы можете выбрать организационные устройства, чтобы привлечь внимание, например маркированный список, или просто пронумеровать их. Читатели могут пропустить информацию в тексте вашего письма, поэтому убедитесь, что вы четко подчеркнули ключевые моменты.Это ваш основной контент, в котором вы можете выделить и поддержать несколько ключевых моментов. Краткость важна, но не менее важна и явная поддержка основных моментов. Конкретная значимая информация должна быть ясной, краткой и точной. |
9. Заключение | Решительное завершение отражает ваше вступление с добавленным элементом, объединяющим основные моменты вместе, ясно демонстрируя их взаимосвязь. Заключение может служить напоминанием читателю, но не должно вводить новую информацию.Четкое итоговое предложение укрепит ваше письмо и повысит вашу эффективность. Если ваше письмо требует или подразумевает действие, в заключении должно быть четко указано, чего вы ожидаете. Обычно вежливо в заключение поблагодарить получателя за внимание и предложить ему связаться с вами, если вы можете помочь или у него есть вопросы. В этом абзаце повторяются основные моменты и их взаимосвязь друг с другом, усиливая основную мысль или цель. |
10.Закрыть | «С уважением» или «Сердечно» — это стандартные заявления о завершении бизнеса. («С любовью», «Искренне Ваш» и «Лучшая подруга» — это заключительные утверждения, подходящие для личной переписки, но не для бизнеса.) Заключительные заявления обычно помещаются на одну или две строки под заключением и включают в себя запятую, как в выражении «С уважением, |
11. Подпись | Через пять строк после закрытия вы должны ввести свое имя (обязательно) и в строке под ним ваш заголовок (необязательно). |
12. Подготовительная линия | Если письмо было подготовлено или обработано кем-то другим, кроме подписавшего (вы), то обычно используются инициалы, например MJD или abc. |
13. Корпуса и принадлежности | Подобно электронному письму с вложением, письмо иногда содержит дополнительные документы, которые доставляются вместе с ним. Эта строка указывает, что читатель может искать в документах, включенных в письмо, таких как брошюры, отчеты или связанные бизнес-документы. |
14. Любезно предоставленные копии или «CC» | Аббревиатура «CC» когда-то обозначала точные копии, но теперь относится к любезно предоставленным копиям. Так же, как опция «Копия» в электронном письме, она указывает соответствующие стороны, которые также получат копию документа. |
15. Логотип / контактная информация | Официальное деловое письмо обычно включает логотип или контактную информацию организации в заголовке (вверху страницы) или нижнем колонтитуле (внизу страницы). |
Стратегии эффективных писем
Помните, что у буквы есть пять основных областей:
- Заголовок, определяющий отправителя, часто включающий адрес и дату
- Введение, устанавливающее цель
- Тело, в котором формулируется сообщение
- Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
- Строка подписи, иногда включающая контактную информацию
Образец письма показан на рисунке 9.5 «Образец делового письма».
Рисунок 9.5 Образец делового письма
Всегда помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Для эффективного общения и создания положительного имиджа,
- быть ясным, кратким, конкретным и уважительным;
- каждое слово должно способствовать достижению вашей цели;
- каждый абзац должен фокусироваться на одной идее;
- части письма должны образовывать законченное сообщение;
- письмо не должно содержать ошибок.
Основные выводы
- Письма — это короткие печатные сообщения, которые часто используются извне для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
- Письмо состоит из пятнадцати частей, каждая из которых выполняет определенную функцию.
Упражнения
- Создайте черновик письма, представляющего продукт или услугу новому клиенту. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
- Найдите деловое письмо (например, предложение, которое вы получили от компании, выпускающей кредитную карту, или просьбу о пожертвовании), и поделитесь им со своими одноклассниками.Ищите общие элементы и отличия.
- Теперь, когда вы просмотрели образец письма и узнали о пяти областях и пятнадцати основных частях любого делового письма, напишите деловое письмо, которое информирует потенциального клиента или покупателя о новом продукте или услуге.
Дополнительные ресурсы
Как написать деловое письмо, 8 частей. Автор : HelenWilkie. Расположен по адресу : http://www.youtube.com / watch? v = AxFs5zeRBn0. Лицензия : Все права защищены . Условия лицензии : Стандартная лицензия YouTube
Saylor.org BUS210: Меморандумы и деловые письма. Автор : Академия Сэйлора. Предоставлено : http://www.youtube.com/watch?v=B3Vih5v57QE. Лицензия : Все права защищены . Условия лицензии : Стандартная лицензия YouTube
Образцы
Список литературы
Бови, К., & Тилль, Дж. (2010). Основы делового общения: основанный на навыках подход к жизненно важному деловому английскому (4-е изд.). Река Аппер Сэдл, штат Нью-Джерси: Prentice Hall.
Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу закупить продукцию на 1000 фунтов стерлингов. Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece.
Как написать деловое письмо | Карьера
Когда дело доходит до профессионального общения, текстовые сообщения и обмен сообщениями удобны, но они не могут конкурировать с хорошо составленным деловым письмом.
(Getty Images)
«В цифровую эпоху мы стали гораздо более небрежно писать в целом, — говорит Марсия Лейтон Тернер, основатель и исполнительный директор Association of Ghostwriters. Однако использование формального формата письма выглядит более профессиональным и с большей вероятностью получит положительный ответ.
Чтобы написать эффективное деловое письмо, которое произведет хорошее впечатление и принесет результаты, вам необходимо следовать некоторым основным рекомендациям. К ним относятся использование профессионального формата письма, отказ от общих приветствий, четкое указание цели написания и завершение призыва к действию.Вы также должны стремиться к странице или меньше текста и вычитывать перед отправкой.
Продолжайте читать, чтобы узнать больше о создании изысканного делового письма.
Правильный формат письма для традиционной корреспонденции
Когда дело доходит до деловых писем, которые будут отправляться по почте, форматирование имеет решающее значение. Чтобы документ выглядел профессионально, он должен быть хорошо организован и иметь стандартную структуру.
Деловое письмо должно включать следующие компоненты:
- Ваша контактная информация.
- Дата.
- Имя и адрес получателя.
- Приветствие.
- Кузов.
- Закрытие.
Ваша контактная информация
«На самом верху у вас действительно должен быть собственный бланк», — говорит специалист по карьере Венди Вайнер. Однако, если у вас нет бланков, вы можете импровизировать, указав свой адрес вверху страницы. Здесь нет необходимости указывать свое имя или титул. Достаточно указать почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс.
Дата
Пропустите строку и запишите дату, включая полное название месяца. В зависимости от ваших предпочтений поместите дату по центру или используйте параметр выравнивания по левому краю.
Имя и адрес получателя
Пропустите следующую строку и введите имя, должность и адрес получателя. Используйте вариант выравнивания по левому краю и напишите адрес так же, как если бы вы писали его на конверте.
Приветствие
Пропустите следующую строку и напишите «Уважаемый», а затем имя и фамилию получателя.«Вы действительно не хотите использовать« Кого это может касаться »,« Уважаемый господин »или« Уважаемая мадам », — говорит Вайнер. Вместо этого поищите в LinkedIn или позвоните в компанию напрямую, чтобы определить, кто будет наиболее подходящим получателем. В конце приветствия можно использовать запятую или двоеточие.
Мистер и мисс — стандартные титулы, которые следует использовать в приветствии, согласно Тернеру. Если пол человека неочевиден, позвоните в компанию, чтобы узнать, какое название вам подойдет. В качестве альтернативы вы можете использовать полное имя человека в приветствии без заголовка, хотя это не лучший способ адресовать письмо.
Body
Стиль тела письма может различаться, но обычно используется блочный формат. Этот формат требует одинарного интервала и выравнивания текста по левому краю. Пропускайте строку между абзацами и не делайте отступы.
Постарайтесь ограничить буквы не более чем четырьмя абзацами, — предлагает Тернер. Используйте следующую формулу для текста:
- Первый абзац: укажите цель письма.
- Второй и третий абзацы: при необходимости укажите подробности, относящиеся к цели письма.
- Четвертый абзац: укажите конкретное действие, которое вы хотите предпринять получателем.
Закрытие
Самый распространенный способ закрыть деловое письмо — это сказать «С уважением», хотя некоторые люди предпочитают альтернативное слово, например «С уважением». Однако, по словам Тернера, использование слов «тепло» или «нежно» выглядит непрофессионально. Пропустите пробел после последнего абзаца, добавьте закрытие, а затем пропустите еще один пробел, прежде чем вводить свое полное имя.
Если письмо будет напечатано и подписано, пропустите три или четыре пробела между закрытием и вашим именем, чтобы оставить достаточно места для подписи.Закрытие может быть выровнено по тексту с помощью выравнивания по левому краю или по центру даты. Если вы центрируете дату, убедитесь, что первая буква вашего имени совпадает с первой буквой закрытия.
Правильный формат письма для электронной почты
Деловые письма обычно отправляются по почте, но вы также можете отправлять корреспонденцию по электронной почте. На самом деле, если вы пишете о своевременном вопросе, например о вакансии, предпочтительнее электронная почта.
В электронном письме не нужны контактная информация и дата вверху, но для него нужна четкая тема.
«Хуже всего, когда я получаю случайное электронное письмо, которое является двусмысленным или вводящим в заблуждение», — говорит Максвелл К. Поллок, президент Crothers Consulting, агентства, которое помогает цифровым брендам укреплять доверие. В своей профессиональной роли Поллок получает и отправляет значительное количество деловых писем и говорит, что люди вряд ли откроют сообщения, если тема неясна.
Если вы хотите, чтобы ваше письмо было просмотрено как можно быстрее, Weiner рекомендует размещать текст письма непосредственно в электронном письме, а не использовать вложение.Это не только упростит для получателя чтение вашего сообщения, но и устранит любые проблемы безопасности, которые могут возникнуть у людей при открытии вложения.
Как и в случае с традиционными деловыми письмами, электронная переписка должна быть краткой и содержательной. Поллок предлагает от одного до трех абзацев идеально. Если вы продолжите, получатель может потерять интерес и перейти к другой переписке. «Люди на другом конце провода получают много писем», — отмечает Поллок.
Советы по написанию профессионального делового письма
Хотя использование официального формата письма важно, его содержание заслуживает не менее пристального внимания.
«Заранее подумайте, чего вы хотите достичь или какова ваша цель при написании письма», — говорит Кэтлин Э. Затем используйте ясный и лаконичный язык, чтобы передать это сообщение.
Начните с краткого представления о себе или о своей цели написания, а затем переходите к информации, которой вы хотите поделиться. «Перепроверьте все факты, которые вы включили в свое письмо, — предостерегает Мерфи. Неправильная информация может поставить под угрозу ваше доверие.
Завершите письмо призывом к действию для достижения желаемого результата. Например, попросите получателя ответить на приглашение на мероприятие, если письмо является приглашением, или порекомендуйте назначить встречу, если вы планируете деловое партнерство. Несмотря на то, что ваша контактная информация находится в верхней части письма, в заключительном абзаце укажите лучший способ связаться с вами. Сделайте так, чтобы получатель мог легко выполнить ваш запрос.
Что касается длины, Вайнер предлагает 250 слов или меньше. «Поскольку люди читают что-то на своих смартфонах.Лучше иметь что-нибудь краткое и по существу «, — объясняет она.
Как сделать ваш запрос ясным и кратким
Знание того, когда и как сформулировать ваш запрос, может помочь гарантировать получение желаемого ответа.
Начните с того, что сразу же укажите цель письма в первом абзаце. Например, вы можете сказать, что следуете за встречей, подаете заявление о приеме на работу или подаете жалобу. Если вы пишете жалобу, держите язык за фактом. и нейтральный.«Лучше не использовать агрессивный тон с электронными письмами с жалобами», — говорит Поллок.
Используйте один или два абзаца для объяснения любой относящейся к делу информации, связанной с целью вашего письма, например, краткое объяснение ваших профессиональных навыков или событий, связанных с причиной вашей жалобы. Предоставляйте ровно столько информации, сколько необходимо, и избегайте длинных абзацев или страниц переписки.
«Когда люди эмоциональны, они склонны продолжать и продолжать», — говорит Тернер. Это еще одна причина придерживаться фактов при написании.
В последнем абзаце четко укажите, что вы хотели бы видеть дальше. В случае жалобы это может происходить, когда вы запрашиваете возмещение или предлагаете другое решение проблемы. Если вы просите работу или предлагаете деловое сотрудничество, вы можете попросить о встрече здесь.
Это ошибка — пытаться охватить несколько тем в одном письме. По словам Мерфи, если вы придерживаетесь одного пункта, это сделает ваше письмо более эффективным.
ошибок, которых следует избегать при написании делового письма
Серьезные оплошности могут отвлекать от сообщения вашего письма, независимо от того, используете ли вы профессиональный формат делового письма.
Плохая грамматика и орфография могут стать препятствием для некоторых людей. К счастью, большинство текстовых редакторов проверяют орфографические и грамматические ошибки. Другой вариант — попросить доверенного лица вычитать письмо перед отправкой по почте.
Попытка произвести впечатление на получателя своим словарным запасом также является ошибкой. Это может затруднить понимание получателем того, что запрашивается. «Лучше использовать простой и понятный язык», — говорит Поллок.
Тщательно подумайте, кто должен получить письмо.По словам Тернера, отправка копий письма всем сотрудникам организации может иметь неприятные последствия. Более того, будьте осторожны с языком, который вы используете.
«Есть что-нибудь, что могло бы вас смутить?» она спрашивает. Если вы не хотите, чтобы содержание было обнародовано, подумайте о том, как вы оформляете свое письмо. Тернер говорит, что хорошо спросить себя: «Говорю ли я это как можно лучше и профессиональнее?»
Обзор шаблонов деловых писем
Вместо того, чтобы создавать деловое письмо с нуля, вы можете использовать шаблон.Многие текстовые редакторы, такие как Microsoft Word, предлагают бесплатные шаблоны. Ряд бесплатных опций также доступен на сайте Vertex42.
При выборе шаблона ищите тот, в котором используется стандартное форматирование и профессиональный шрифт. Шрифт Times New Roman размером 12 пунктов является обычным явлением, и следует избегать сильно стилизованного или цветного шрифта.
Образец делового письма для продолжения встречи
123 Elm Street
Anytown, NY 54321
14 июня 2021 года
Mr.Дэвид Смит, генеральный директор
Успешная стартап-компания
1 Corporate Way
Anytown, NY 54321
Уважаемый мистер Смит:
Было приятно встретиться с вами на отраслевой конференции на прошлой неделе. Мне понравилась наша беседа, и я продолжаю нашу дискуссию.
Как я уже упоминал, учитывая, что мы предлагаем бесплатные услуги и выполняем аналогичные задачи, для нас было бы взаимовыгодно упаковывать наши предложения и продавать их вместе. Моя команда собрала некоторые предварительные предложения о том, как мы могли бы сотрудничать, и они прилагаются для вашего рассмотрения.
Я хотел бы обсудить это с вами дальше. У вас есть в календаре время для встречи на следующей неделе? Мои сотрудники свяжутся с вашим офисом в ближайшие несколько дней, чтобы узнать, возможна ли встреча.
Еще раз спасибо за то, что нашли время поговорить со мной на прошлой неделе. Я признателен за рассмотрение моего предложения и просьбы.
С уважением,
Будущий деловой партнер
Образец делового письма по электронной почте для открытия вакансии
Тема: Заявление на должность администратора в компании ABC
Уважаемая госпожа.Джонс:
Насколько я понимаю, компания ABC в настоящее время ищет секретаря, и я пишу, чтобы подать заявку на эту должность.
Раньше я семь лет работал административным помощником в Acme Corporation. Там я отвечал за соблюдение графика и переписки генерального директора, а также отвечал на звонки и регистрировал гостей. Хотя мне нравится проводить время в компании, меня радует перспектива работы в компании ABC.
Мое резюме прилагается, я также вырезал и вставил его ниже для вашего удобства.Я хотел бы иметь возможность обсудить с вами эту позицию и ответить на любые ваши вопросы. Если у вас есть возможность для короткого телефонного звонка или встречи, пожалуйста, дайте мне знать. Мой номер внизу.
А пока благодарим вас за рассмотрение моего резюме.
С уважением,
Подающий надежды кандидат
222-555-1212
Образец делового письма для подачи жалобы
123 Elm Street
Anytown, NY 54321
14 июня 2021 г.
Mr.Джон Доу, директор
Amazing Restaurant Network
1 Corporate Way
Anytown, NY 54321
Дорогой мистер Доу:
Я пишу о разочаровывающем опыте, который пережила моя семья в одном из ваших ресторанов на этой неделе.
Моя семья пошла к вам на Мэйпл-стрит в 19:00. в пятницу вечером. Пока были доступны столики, нам пришлось ждать не менее 15 минут, чтобы сесть. Похоже, хозяин лично звонил на свой телефон, и два сервера прошли, не приветствуя нас.
Когда мы, наконец, сели, прошло еще пять минут, прежде чем официант подошел к нашему столу. Она быстро приняла наши заказы на еду, но потом забыла добавить закуску. Когда мы подали еду, одно блюдо было неправильным, а мой стейк был пережарен. В конце концов, мы получили правильное блюдо, но официант не предложил ничего, кроме извинений за мой стейк.
Я хотел рассказать вам о ситуации. Кроме того, я хотел бы запросить возврат денег за стейк-ужин. Он не был приготовлен должным образом, и сервер не смог предложить никакого решения, когда я сказал ей об этом.К этому письму прилагается копия моей квитанции.
Если у вас есть вопросы, звоните мне по телефону (222) 555-1212. Спасибо за рассмотрение этого запроса.
С уважением,
Недовольный клиент
Как оформить деловое письмо
Как часто вы садитесь писать письмо? Как часто вы садитесь писать деловое письмо? Наверное, не так часто. Тем не менее, вы, вероятно, почувствуете, что должны уметь писать деловое письмо, но каждый раз, когда вы начинаете его набирать, вы обнаруживаете, что гуглите разные форматы и типы деловых писем, включая рекомендательное письмо или отпуск в связи с тяжелой утратой. письмо.
Стоит ли придерживаться определенного количества абзацев? Какую информацию вы обязательно должны включить и насколько личным должно быть ваше письмо? Как лучше всего обратиться к своей заметке и закрыть ее?
Если вы не знаете, как ответить на эти вопросы, когда садитесь писать официальное деловое письмо, мы не осуждаем вас. Фактически, мы были на вашем месте столько раз, что решили составить руководство, чтобы написание деловых писем больше не было загадкой.
Прежде чем мы поговорим о том, как оформить деловое письмо, давайте посмотрим, в каких ситуациях они требуются.
Во-первых, помните, что деловое предложение или письмо всегда следует набирать, и убедитесь, что вы понимаете , когда вам нужно написать деловое письмо и использовать официальный формат делового письма для деловой переписки. Эти официальные письма обычно используются — и должны быть отформатированы соответствующим образом — когда вы пишете рекомендательное письмо, письмо об увольнении или сопроводительное письмо, особенно если вы составляете бумажную копию, а не электронное письмо.
Например, если вы отправляете благодарственное письмо после собеседования, вы можете просто отправить короткое профессиональное письмо, а не писать формальное деловое письмо.
Но если вы пишете рекомендательное письмо для кого-то, кто раньше приходил к вам на работу, или если вы отправляете официальное заявление об увольнении, вам нужно составить законное и профессиональное письмо, чтобы и вы, и Читатель может вести запись сообщения с подробной контактной информацией. Как отправитель письма, который пишет с определенным намерением, вы также должны правильно адресовать и закрывать свое письмо — даже если вы ведете переговоры по имени с человеком, которому вы пишете, — чтобы произвести хорошее впечатление.
Как оформить деловое письмо?
Вкратце, следующий общий формат:
- Ваша контактная информация.
- Дата.
- Их контактная информация.
- Приветствие.
- Закрытие.
- Подпись.
См. Ниже более подробный шаблон.
Что входит в деловое письмо?
Деловое письмо состоит из шести элементов:
- Заголовок.
- Внутренний адрес.
- Приветствие.
- Кузов.
- Закрытие.
- Линия подписи.
Шаблоны деловых писем
Ниже приводится образец делового письма, которое поможет вам разобраться в формальном формате делового письма, в том числе о том, какие сведения необходимо включить. Вы также найдете правильный формат для каждого раздела вашего письма, включая контактную информацию, ваше приветствие или приветствие (где вы обращаетесь к получателю) и ваше заключение.Формат блока не обязательно красив, но он подходит для профессиональных задач! (#ProTip: не забудьте отформатировать все в своем письме на левом поле, от адреса отправителя до вашего бесплатного закрытия.)
Пример 1: Формат блочного делового письма (стандартный формат)
Ваше имя
Ваш адрес
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты
( включите одну дополнительную строку здесь )
Дата (введите дату полностью: «1 января 2019 г.» вместо «1/1 / 19 ”)
(, здесь должна быть одна дополнительная строка )
Имя получателя
Название получателя
Название компании получателя
Адрес получателя (или адрес компании)
(, здесь должна быть одна дополнительная строка пробела )
Уважаемая госпожаСмит: ( используйте формальное приветствие или приветствие, если у вас нет близких, основанных на имени, отношений с человеком, которому вы пишете. Обязательно ставьте двоеточие, а не запятую после имени получателя, так как это тем более формальная пунктуация приветствия.)
Когда вы пишете официальное письмо, будь то деловое предложение, рекомендательное письмо или какой-либо другой тип профессионального письма, используйте этот формат (с выравниванием по левому краю) и выберите простой шрифт (Times New Roman или Arial) хорошие примеры простых стилей шрифта) размером 10 или 12 пунктов.Во вступительном абзаце сразу переходите к сути, объясняя цель вашего письма.
Ваше письмо должно быть одинарным интервалом, но убедитесь, что вы оставляете лишнюю строку между абзацами. Ваше письмо должно быть как можно более кратким и лаконичным. Каждый последующий абзац должен подробно описывать цель вашего письма, будь то объяснение, просьба или и то, и другое.
Ваш последний абзац должен прояснить суть вашего письма, и если вы чего-то просите, убедитесь, что ваш запрос ясен, когда вы завершаете свое сообщение.Вы также должны быть здесь любезны: поблагодарите получателя за то, что он нашел время, чтобы прочитать вашу заметку и рассмотреть ваш запрос.
( Оставьте две строки между нижней частью последнего абзаца и концом.)
С уважением,
(Оставьте здесь лишнее черное пространство — четыре строки, в идеале — чтобы вы могли добавить собственноручную подпись над напечатанным имя и должность)
Ваше имя (напечатано)
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты
Ваша должность (если применимо)
Название вашей компании (если применимо)
Не влюблен в блок стиль? У вас есть два других варианта.
Пример 2: измененный формат блока
В отличие от блочного макета делового письма, в котором все тело письма стилизовано на левом поле, измененное печатное письмо включает в себя отступ от адреса отправителя и даты на фирменном бланке до правое поле и отступ первого предложения каждого абзаца.
Ваше имя
Ваш адрес
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты
( дополнительная строка здесь )
Дата (вводится полностью)
( одна дополнительная строка пробел )
Имя получателя
Название получателя
Название компании получателя
Адрес получателя (или адрес компании)
Уважаемая г-жа.Человек:
При использовании измененной печатной буквы необходимо делать отступ в первом предложении каждого абзаца. Если ваша клавиша табуляции не работает, стандартный отступ — это пять нажатий клавиши пробела. Тело письма разделяется одинарным интервалом между строками и одним пробелом после каждой точки.
Оставляйте один пробел между абзацами, как в стандартном (блочном) формате делового письма. Строки закрытия и подписи вашего письма такие же, как и в первом формате.
( Оставьте две строки между концом последнего абзаца и концом.)
( Tab к центру страницы для блока закрытия и подписи, обычно 3 дюйма или 3,25 дюйма) С уважением,
(Оставьте здесь лишнее черное пространство — четыре строки, в идеале — чтобы вы могли добавить собственноручная подпись над введенным вами именем и должностью. Если вы не подписываете свое имя, вам понадобится только один пробел под словом «С уважением»)
Ваше имя (напечатано)
Ваша должность (если применимо)
Название вашей компании (если применимо)
Пример 3: полублочный формат 9004 1
Мы знаем, о чем вы думаете — еще один вариант форматирования ? Какой формат вы выберете, зависит от стандартов вашей организации.Если вы пишете не для своей компании, вы можете выбрать тот формат, который вам больше нравится. Формат полублока включает в себя все те же элементы, что и другие стили, но требует другого стиля:
—
Ваше имя
Ваш адрес
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты
( дополнительная строка здесь )
Дата (набрана полностью)
(здесь дополнительная строка пробела )
Имя получателя
Название получателя
Название компании получателя
Адрес получателя (или адрес компании)
Уважаемая Ms.Смит:
Остальная часть вашего письма и подпись будут соответствовать формату первого образца письма.
—
Это правильно — вместо выравнивания начала бланка по левому или правому краю, опция полублочного формата позволяет вам (* задыхаться *) по центру . Возможности безграничны!
Примечание об этом приветствии и приветственном завершении:
Обратите внимание, что вам не обязательно закрывать свою заметку словом «С уважением.Дополнительные подходящие фразы включают «С уважением», «Искренне Ваш» или «Искренне Ваш».
Более того, если вы не знаете, как открыть письмо, обратите внимание, что это идеальный вариант для обращения к кому-то конкретному — но если вы не можете найти имя контакта, вы можете использовать что-нибудь общее (например, вы можете написать «Уважаемый менеджер по найму:» в сопроводительном письме, если вы не уверены, кто будет открывать и читать вашу записку).
Если у вас и есть имя получателя, но вы не уверены в его или ее поле, есть способы обойтись написанием «Mr.или мисс или миссис » Вместо того, чтобы угадывать и рисковать неправильно обратиться к вашему читателю, вы можете просто написать полное имя (например, вы можете набрать «Дорогой Тейлор Джонс:»).
Несколько заключительных деталей — и слова предостережения!
Как вы понимаете, деловое письмо — не место для небрежности. Как отправитель письма подумайте о том, что вы бы увидели в качестве красных флажков, если бы читали письмо на другой стороне. Вам следует трижды проверить наличие опечаток или грамматических ошибок, так как многие читатели могут менее серьезно отнестись к вашему сообщению, если оно плохо написано или сформулировано.Кроме того, не забудьте проверить написание имени получателя (если вы неправильно написали его или ее имя, вы увеличиваете вероятность того, что ваше письмо попадет в корзину!).
Есть несколько способов сделать ваше письмо максимально чистым. Помимо чтения несколько раз на экране, попробуйте распечатать и прочитать бумажную копию. Вам также следует прочитать письмо вслух и, в идеале, попросить кого-нибудь (с хорошими навыками редактирования) подтвердить вашу заметку за вас.
Вы также должны убедиться, что вы добавили свою письменную подпись (для этого используйте синие или черные чернила) и дважды проверьте, что ваше форматирование выглядит чистым и последовательным (например, у вас должно быть одинаковое количество места между каждым абзацем) .
Теперь, когда вы знаете, что делаете, надеюсь, вы больше не боитесь писать такую деловую переписку. Как следует из приведенного выше шаблона, написать деловое письмо на самом деле намного проще, чем вы можете себе представить. Да, оно должно быть формальным и отформатировано определенным образом, но как только вы просмотрите и последуете примеру, вы освоитесь и поймете, что такое написание писем на самом деле не такая уж и неприятная проблема (на самом деле, это иногда легче следовать формату, чем писать что-то более открытое, особенно когда вы не уверены, насколько формальным или причинным быть).
Овладение искусством делового письма — отличное вложение, не требующее особых затрат времени, и это навык, который будет иметь большое значение на протяжении всей вашей карьеры.
Fairygodboss стремится улучшать условия труда и жизнь женщин.
Присоединяйтесь к нам, оставив отзыв о своем работодателе!
Деловое письмо Формат и образец
С этими рекомендациями звучит умно и четко выглядит.
Наш формат делового письма состоит из пяти простых шагов.
Точно так же, как каждый должен уметь писать надежное сопроводительное письмо, стоит знать, какой формат делового письма следует использовать при обращении к коллегам и другим профессионалам. Эти заметки можно использовать практически для чего угодно — от заказа расходных материалов до предложения партнерства.
Что касается профессиональных форматов писем, деловое письмо довольно простое, но вам все равно нужно уделять внимание тону и ясности.
Помните, что это формальное общение, а не обычные электронные письма, вроде тех, которые вы пишете коллеге. Когда вы пишете деловое письмо, вы выступаете в качестве представителя своего работодателя, и вам нужно трижды проверить, нет ли в нем опечаток, грамматических ошибок или неточной лексики.
Следуйте приведенным ниже инструкциям и узнайте, как написать деловое письмо, которое звучит профессионально и четко заявляет о ваших намерениях.
Общий формат делового письмаДеловое письмо должно быть выровнено по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением строчного пробела до и после даты.
1. Контактная информация и датаПеред текстом письма необходимо указать как свою, так и контактную информацию получателя. Начните с вашего на самом верху, по одному элементу в строке:
- наименование
- работа
- компания
- полный адрес
- телефон
- электронная почта
Ниже укажите дату.Если вы работали над этим деловым письмом несколько дней, укажите дату, когда оно было написано.
Затем вам нужно будет указать контактную информацию человека, которому вы пишете. Это может потребовать небольшого исследования, если вы знаете основные сведения о компании, но не знаете конкретного человека, с которым вам нужно связаться. Не беспокойтесь об отслеживании их номера телефона или электронной почты. В стандартный формат делового письма включены следующие данные:
- наименование
- название
- компания
- служебный адрес
Продолжайте использовать форматирование по левому краю и строки с одинарным интервалом для оставшейся части буквы. Для приветствия в деловом письме используйте то же имя, которое указано в разделе контактов. Уважаемый г-н _____, Уважаемая г-жа _____ и так далее. Ограничьте его фамилией, если у вас уже нет неформальных отношений с получателем и вы не чувствуете себя комфортно, написав, например, «Дорогой Боб» или «Дорогая Джанет».
Не знаете пол своего читателя? Просто напишите «Уважаемый [Имя] [Фамилия].Вы также можете использовать «тех, кого это может касаться», если вы не можете отследить контактную информацию нужного человека и пишете в общий отдел или компанию.
3. Основной экземплярОтсюда вы можете начать писать основной текст или фактическое содержание вашей заметки. Что касается формата вашего делового письма, оставляйте дополнительный пробел между каждым абзацем (так же, как эта статья отформатирована).
В тональном плане стремитесь к лаконичному языку, который как можно яснее передает вашу точку зрения.В начале и конце вашего письма могут быть повторены ваши намерения, с вспомогательными деталями в середине.
4. Заключительное приветствиеПосле заключительного абзаца (который должен состоять только из одного или двух предложений) оставьте лишнюю строку и напишите заключительное приветствие. Здесь есть некоторая гибкость в зависимости от того, насколько формальным является ваше деловое письмо; такие слова, как «С уважением» или «Искренне», как правило, подходят для менее формальной переписки. В более формальном плане вы можете рассчитывать на завершающие приветствия, такие как «С уважением» или «С уважением».Каким бы способом вы ни пошли, убедитесь, что первая буква написана с большой буквы, а строка заканчивается запятой.
5. Подпись Форматы деловых писемочень незначительно меняются, если вы распечатываете свое и отправляете его по почте, или если вы отправляете его по электронной почте.
Если ваше письмо будет распечатано и отправлено физически, оставьте достаточно места под заключительным приветствием, чтобы написать свою подпись от руки. Затем, ниже, введите свое полное имя и заголовок еще раз (возможно, вам придется немного поиграть с интервалом, чтобы все было правильно).
Чтобы отформатировать деловое письмо, отправленное как электронное письмо, просто введите свое полное имя в конце заметки, затем заголовок и ту же основную контактную информацию, что и в верхнем разделе.
Пример делового письма Джейн Доу
Основатель и владелец
New Soap
123 4th Street
Sometown, MA 01234
555-678-1234
[email protected]
[Дата]
Ли Смит
Директор по обслуживанию
XYZ Hotels
789 10th Street
Othertown, MA 12345
Дорогой Ли Смит,
Как занятой путешественник, в прошлом году я много раз останавливался во многих ваших отелях, и я могу засвидетельствовать ваше стремление предоставлять гостям исключительный сервис.Однако есть одна область, в которой, как мне кажется, вы могли бы сделать еще лучше: ваши туалетные принадлежности.
Вот где я и пришел. Я основал New Soap в 2015 году, и наши продукты получили восторженные отзывы в прессе и от покупателей в Интернете. Все продукты New Soap изготовлены из местных органических ингредиентов, биоразлагаемы и поставляются в упаковке из переработанной бумаги.
Я знаю, что отели XYZ стремятся к сохранению природных ресурсов, использованию возобновляемых источников энергии и сокращению отходов.Я считаю, что партнерство будет взаимовыгодным. Я хотел бы отправить вам дополнительную информацию о наших продуктах и выборке образцов, а также назначить время для разговора.
Со мной можно связаться по телефону 555-678-1234 или по электронной почте [email protected]. Большое спасибо за ваше время и внимание.
Ваш,
[подпись]
Джейн Доу
Владелец и основатель New Soap
Этот проверенный временем формат делового письма поможет проявить себя в профессиональном плане, и это ценится всеми компаниями (и потенциальными будущими работодателями).Ищете другие способы связаться с людьми из вашей отрасли? Монстр может вас подставить. Рекрутеры ищут Monster каждый день в поисках первоклассных талантов. Помогите им найти вас, загрузив до пяти версий вашего резюме бесплатно сегодня. Кроме того, вы получите информацию о рабочем месте, советы по карьере и советы по поиску работы, которые будут отправлены прямо на ваш почтовый ящик.
Что такое деловое письмо и как его написать?
Написать профессиональное, безупречное деловое письмо или деловую электронную почту станет легко, если вы знаете основы.Большинство деловых писем написано в простом формате, который легко адаптируется к потребностям любой компании, и деловая электронная почта имеет такой же простой формат. Читайте дальше, чтобы узнать больше о том, как сделать вашу деловую переписку лучше.
Как написать деловое письмо: основы
Деловое письмо всегда содержит несколько стандартных частей:
- Дата
- Информация об отправителе и получателе
- Приветствие
- Основная часть, состоящая из нескольких кратких абзацев
- Закрытие
- Подпись отправителя
- Введите имя, должность и контактную информацию отправителя
- Перечень вложений, при необходимости
Адрес компании:
Если у вашей компании есть фирменный бланк, вы можете использовать его вместо того, чтобы печатать информацию.В противном случае адрес вашей компании должен быть выровнен по правому или левому краю вверху страницы. Выпишите каждое слово в адресе вместо сокращений. Например:
ABC, Inc.
400 Leafy Lane
Лос-Анджелес, Калифорния
Дата:
Напишите дату, а не сокращайте ее числами. Например, «1 марта 2015 г.» или «1 марта 2015 г.». Дата должна быть выровнена по левому краю и размещена на две или три строки над адресом получателя.
Имя и адрес получателя:
Добавьте имя получателя, его титул, если он известен, и его адрес. Запишите каждое слово в адресе получателя. Эту информацию следует оставить по ширине на несколько строк над приветствием. Например:
Г-н Джек Ричер
Менеджер по продажам
Craft Supply Provider, Inc.
602 Spinner’s Road
Los Angeles, California
Приветствие:
Выберите свое приветствие, основываясь на том, знаете ли вы человека, которому пишете, насколько хорошо вы его знаете, если да, и степень формальности ваших отношений.Приветствие — это больше, чем простое приветствие; это показатель уважения. В зависимости от ситуации можно использовать несколько вариантов:
- Кому это может быть интересно: Используйте это стандартное приветствие только в том случае, если вы не знаете, к кому конкретно обращаетесь.
- Уважаемый господин / госпожа: Это еще одно общее приветствие, которое следует использовать только в том случае, если вы не знаете, кто будет читать ваше письмо.
- Название и фамилия получателя: Это широко распространенный метод включения приветствия в деловую переписку.Примеры включают: «Уважаемый доктор Джеймисон» или «Уважаемый профессор Уильямс». Приветствия «Дорогой мистер Смит», «Дорогая мисс Кеннеди» и «Дорогая миссис Роллинз» являются дополнительными примерами такого рода приветствия.
- Имя получателя: Используйте это, только если вы и получатель уже поддерживаете неформальные отношения. Пример: «Дорогая Мария».
- Полное имя получателя: Если у получателя нет титула и вы не уверены в его поле, вам следует приветствовать его, используя его полное имя.Например: «Дорогой Пэт Браун».
Всегда добавляйте запятую после приветствия, если вы не используете «Для кого это может касаться», и в этом случае двоеточие уместно.
Кузов:
Тело вашего делового письма должно содержать несколько кратких абзацев, ясно передающих ваше сообщение. Подберите правильный тон, избегая длинных, извилистых предложений и переходя сразу к делу. Если вы не знаете, с чего начать, подумайте о том, чтобы использовать фразу «Я пишу вам по поводу…» в качестве вступительной фразы.
Ваш читатель получит лучшее впечатление, когда ваш смысл будет кристально ясен. Вы должны объяснить свою позицию, используя как можно меньше слов. В то же время не стесняйтесь разговаривать, если это уместно. Деловая переписка должна быть по возможности дружеской и полезной.
Четко изложите свои мысли в последнем абзаце и опишите свои ожидания или планируемый курс действий. Это подходящее место для упоминания о том, что получатель может связаться с вами с вопросами или проблемами.Обязательно поблагодарите получателя за внимание к письму или делу.
Закрытие:
Как и приветствие, завершение делового письма является показателем уважения, которое должно отражать формальность ваших отношений.
- Официальное закрытие: Закрытие, такое как «С уважением», «С уважением», «С уважением», «С уважением», «С уважением» и «Сердечно», подходят для всех видов деловой переписки.
- Неофициальное закрытие: Менее формальное закрытие, такое как «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего», «Спасибо» и «Всего наилучшего», по-прежнему профессионально, но лучше всего подходит для писем людям с с которыми вы поддерживаете постоянные дружеские деловые отношения.
Используйте запятую после закрытия, независимо от того, что вы выберете. По левому краю выровняйте закрытие.
Подпись:
Оставьте около четырех строк текста пустыми, чтобы у вас было место для подписи. Используйте синие или черные чернила, чтобы получить чистый профессиональный вид.
Имя и контактная информация отправителя:
Введите свое имя, затем добавьте заголовок в следующую строку. Пропустите строку, затем введите свой номер телефона. В следующей строке введите свой адрес электронной почты. Например:
Терри Браун
Вице-президент ABC, Inc.
223-555-1212
[адрес электронной почты защищен]
Эту информацию следует оставить по ширине.
Корпуса (если есть):
Если вы планируете приложить что-либо к своему деловому письму, введите слово «Приложения» с двоеточием и сделайте пометку, в которой получателю сообщается, что еще искать в конверте. Например:
Корпуса (2): брошюра, флаер
Корпуса: две брошюры
Эта информация должна быть выровнена по левому краю и размещена на несколько строк ниже вашей контактной информации.
Как написать деловое письмо — с образцами
Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса, общающимся с клиентами или сотрудниками, сотрудником, общающимся от имени компании, или клиентом, пишущим бизнесу, важно соблюдать некоторые базовые правила форматирования и правила стиля при написании делового письма. В этой статье мы опишем, как написать деловое письмо, различные части делового письма, дадим вам несколько советов по написанию успешного письма и предоставим короткий образец письма.
Части делового письма
Адрес отправителя: укажите свой почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс. Поскольку ваше имя, должность и название компании (если применимо) будут включены в заключительную часть, вам не нужно указывать ее здесь. Примечание. Если вы используете заранее напечатанный бланк, содержащий эту информацию, повторять ее не нужно.
Дата
Укажите месяц, день и год, когда будет отправлено ваше письмо.
Внутренний адрес
Укажите имя, название компании, почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс человека, которому вы отправляете письмо.Хотя по возможности лучше адресовать письмо конкретному человеку, если у вас нет имени конкретного человека, вы можете просто указать название и адрес компании.
Приветствие
Большинство приветствий начинаются со слова «Дорогой», за которым следует имя человека, которому вы пишете. Если вы пишете официальное письмо, вы должны использовать почетное имя человека (например, мисс, миссис, мистер или доктор) и его фамилию. Если вы не знаете пол человека, просто укажите его имя и фамилию.Если вы знаете, что это женщина, но не знаете, замужем ли она, используйте мисс вместо миссис. Если вы пишете группе людей (например, комитету по найму), используйте приветствие, например: «Уважаемый отборочный комитет. Члены ».
Тело
В теле письма сначала кратко укажите, почему вы пишете. Затем используйте простые, ясные утверждения, чтобы передать свои идеи, описать проблему, с которой вы столкнулись, или представьте любую другую информацию, которую необходимо знать вашему читателю. Если вы пишете о проблеме, может быть хорошей идеей поделиться своими идеями или предложениями относительно возможных решений.Не забудьте использовать профессиональный формальный тон вместо неформального, болтливого тона. Убедитесь, что ваш текст ясен, краток и вежлив. Кроме того, не забудьте сгруппировать связанные идеи в абзацы и обеспечить логический поток информации.
Закрытие
Сообщите читателю, какое действие (я) вы предпримете дальше, и кратко опишите все действия, которые вы ожидаете от него или нее. В отдельной строке используйте официальное завершение, например «С уважением» или «С уважением», за которым следует запятая. Оставьте три или четыре строки пустыми, затем введите свое имя, должность и название компании, если применимо.
Форматирование делового письма
В большинстве деловых писем используется блочный формат, что означает, что все абзацы и другие элементы письма выравниваются по левому краю, а не с отступом. Обычно для делового письма можно использовать обычные поля страницы. За исключением пробела между формальным закрытием и вашим именем, вставьте одну пустую строку между всеми буквенными элементами и между каждым абзацем в теле. Между официальным закрытием и вашим именем вставьте примерно 3 строки, чтобы у вас было место для вашей подписи (обратите внимание, что если вы отправляете цифровую версию, не требующую подписи, вы можете вставить одну или две строки).Перед отправкой письма не забудьте вычитать его, чтобы выявить ошибки.
Образец письма
123 Main St.
Майами, Флорида 33101
США
11 мая 2016 г.
Г-н Джон К. Смит
Mega-Retailer
456 Park Ave.
New York, NY 10001
США
Уважаемый г-н Смит,
Я пишу, чтобы выразить мою озабоченность по поводу вашей политики возврата. Я купил тостер 1 апреля 2016 года в вашем магазине в Майами, Флорида, но он не работал.Я попытался вернуть его в магазин, но так как у меня не было квитанции, мне не удалось получить возмещение.