Деловая переписка напоминание – Письмо-напоминание. Образец написания 2019 года

Содержание

Письмо-напоминание, ТИПОВЫЕ оборот — Деловая речь для государственных служащих Библиотека русских учебников

Это служебное письмо, в котором говорится о приближении или окончания срока выполнения определенных задач, обязательств, проведения мероприятий

Напоминание непременно должен быть доброжелательным, ненавязчивым: ни в коем случае не следует обвинять адресата, так как причиной задержки оплаты или неоплаты, например, может быть очень затруднительна финансовая си итуация, в которой он оказался.

Содержание письма-напоминания прежде всего зависит от того, впервые, во второй или третий раз вы напоминаете партнеру о выполнении его обязательств, несоблюдение срока оплаты счетов тошо. Если клиент не реагирует н на ваши напоминания, то, конечно же, вы вынуждены будете сообщить ему о своем намерении обратиться в суд и расторгнуть контракт. Однако даже в этом случае стиль письма должен быть вежливым, сдержаннымим.

Например:

. Уважаемый!

. Пользуясь случаем, позвольте напомнить. Вам, что срок оплаты счетов за. Ваш заказ № от (дата) истек

. Будем. Вам благодарны, если к (дата). Вы пришлете перевод. Вашей задолженности на сумму

извинения за то, что вынуждены побеспокоить. Вас по этому поводу

. Остаемся с уважением

. Глубокоуважаемый господин!

. Идя. Вам навстречу, мы продолжаем срок оплаты до (дата) / выполняем при этом. Ваши новые заказы. Если вы не оплатите задолженность до (дата) и не пришлете чек, покажет оплату, мы вынуждены будем временно приостановить исполнение всех. Ваших зам вещанияовлень.

. Ждем. Вашего ответа

. С искренним уважением

. Уважаемые господа!

. Извините, что опять вынуждены побеспокоить. Вас, но, к сожалению, мы не получили никакого ответа на наши предыдущие напоминания огорчен, что. Ваша фирма так небрежно отнеслась к нашим просьбам, хотя м мы со своей стороны всегда четко придерживались условий контракта и качественно выполняли все ваши заказыя.

. Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры,. Ваш долг не только остается непогашенным, но и продолжает расти, поэтому считаем необходимым сообщить. Вам о своем намерении расторгнуть и контрактом.

. Очень жаль, но мы не видим другого выхода из этой досадной ситуации

. С.

. Уважаемые господа!

. Извините, пожалуйста, но мы вынуждены снова напомнить. Вали о большой задолженности нашей фирме, которая продолжает расти. Мы всегда пытались понять. Ваши финансовые трудности, однако на этот раз задолженность ность превышает все предыдущие, а срок оплаты давно минув.

. Надеемся,. Вы понимаете, что мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы, а потому вынуждены подать иск в суд

. Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным

. С.

ТИПОВЫЕ оборот
Первое упоминание

1 позволит. Вам напомнить о

2. Пользуясь случаем, позвольте напомнить, что. Вы имеете задолженность

3. Просим. Вас обратить особое внимание на то, что у. Вас есть задолженность на сумму

4. Хотели бы напомнить. Вам о

5. Напоминаем. Вам, что срок подачи отчетов истек (дата)

6. Считаем нужным напомнить. Вам, что согласно контракту комиссионное вознаграждение должно выплачиваться до (дата)

7. Вынуждены напомнить. Вам, что срок оплаты счетов за печать заказанной. Вами полиграфической продукции проходит (дата)

8. В. Кстати, напоминаем. Вам, что отгрузка. Вами товаров со склада было закончиться еще (дата)

9. Уместно будет напомнить, что

10. Полагаем, что эта неуплата является лишь упущением, и надеемся, что. Вы устраните ее в течение

11. Чтобы. Вы смогли быстрее сориентироваться в ситуации, посылаем. Вам копии счетов, срок оплаты которых уже истек

12. Наша бухгалтерия сообщила, что. Вы вовремя не оплатили несколько счетов

13. Надеемся, что эта неуплата — лишь досадная ошибка, которая будет исправлена ??в ближайшее время

14. Извините (нам обидно), что вынуждены побеспокоить. Вас по этому поводу

Повторные напоминания

1. Нам очень неудобно, что вынуждены снова напомнить. Вам о

2. На сожалению, вынуждены снова напомнить. Вам, что до сих пор не получили от. Вас оплаченных счетов

3 нам очень обидно, что вынуждены вновь напоминать о наличии нескольких сих пор не оплаченных счетов

4. Задержка. Вами оплаты противоречит нашим предыдущим договоренностям об условиях торговли. Мы сохраняем за собой право дальнейших действий

5. Ваше нежелание четко придерживаться сроков оплаты является нарушением условий контракта

6. Жаль, но вынуждены сообщить. Вам об изменениях в системе оплаты заказов, которые вызваны тем, что. Вы вовремя не оплатили предыдущих

7. Мы никогда не беспокоили бы. Вас такими напоминаниями, если. Вы вовремя выполняли свои платежные обязательства

8. Напоминаем. Вам, что. Вы согласились на оплату в определенный нами термин. Задержка оплаты заставляет нас ежемесячно снимать с. Вашего счета% неуплаченной суммы

9. Извините, но мы уже раз вынуждены напоминать. Вам, что задолженность есть очень большой (значительной)

10 считают своим долгом (считаем нужным) еще раз напомнить. Вам о долге, срок уплаты которого истек еще (дата)

11 протяжении последних недель. Вам было послано три официальных напоминание о значительной задолженности нашей компании. К сожалению, мы не получили от. Вас никакого ответа

12. Нам неприятно снова обращаться к. Вам. По этому поводу, однако все наши напоминания о необходимости отгрузить нашей компании товар сих пор остались без ответа

13. Мы раз продолжаем. Вам срок для оплаты счета-фактуры

14. Просим оплатить задолженность в течение дней

15. Мы ждем оплаты наших счетов уже месяцами. Просим перевести надлежащую сумму на наш счет в банке до конца этой недели

16. Наше сотрудничество было довольно плодотворным, и ее продолжение будет возможным только при условии погашения долга до (дата)

17 мы уже несколько раз (неоднократно) письменно обращались к. Вам с просьбой объяснить, почему. Вы не оппачуете счетов, но, к сожалению, так и не получили ответа

18. Вы уже на месяцы задерживаете представления годового отчета, поэтому мы вынуждены

19. Ваше пренебрежительное отношение к нашим просьбам наносит вред нашему сотрудничеству, которое когда-то было плодотворным

Последнее напоминание и предупреждение о следующие юридические действия

В случае, если деликатные напоминания и требования не дали желаемых результатов, вы вынуждены будете обратиться в суд или расторгнуть контракт. Следует сообщить об этом адресата, но сделайте все возможное, чтобы тон и с стиль письма окончательно убедили его в том, что для вас это крайне неприятный, однако единственно возможный выход из ситуацииї

34:

1. Ваша задержка с оплатой счетов является серьезным нарушением условий контракта, поэтому мы вынуждены передать это дело в нашего юридического отдела

2. Поскольку. Вы не отреагировали на наши неоднократные напоминания, мы передали дело нашему адвокату

3 нам очень обидно сообщать, что в связи с большой задолженностью. Ваш кредит временно закрыт

4. На сожалению, длительная неуплата. Вами счетов заставила нас передать это дело адвокату

5. В связи с тем, что. Вы, несмотря на наше настоятельной просьбе погасить долг, до сих пор не прислали чек, удостоверяющий уплату, мы вынуждены приостановить исполнение всех. Ваших заказов

63 учитывая ситуацию вынуждены принять решительные меры

7. Ваша задолженность превысила все предыдущие и составляет а срок уплаты истек еще (дата). Мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы и вынуждены подать иск в суд

8. Учитывая ситуацию, сложившуюся на данный момент, вынуждены сообщить о своем намерении расторгнуть с. Вами контракт

9. Задержка. Вами оплаты счетов заставила нас обратиться в суд. Мы расстроились. Вашим небрежным отношением к нашим просьбам

10. Мы не имеем возможности больше ждать оплаты. Вами счетов конце недели вынуждены попросить наш юридический отдел организовать погашения долга

11. Через систематические и длительные задержки с поставкой товаров мы вынуждены расторгнуть с. Вами контракт

12. Предупреждаем. Вас о своем намерении расторгнуть контракт

13. Все наши просьбы о погашении. Вами задолженности были напрасными, поэтому мы вынуждены подать иск в суд. Поверьте, нам очень обидно, но сейчас мы не видим другого выхода из этой ситуации

14. Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным

uchebnikirus.com

Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

Письмо-напоминание — это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

Как написать письмо-напоминание

Письмо-напоминание имеет следующую структуру:

  • ссылки на пункты договора или другого документа, в которых прописаны основные обязательства сторон сделки;
  • просьба выполнить условия контракта;
  • основные действия, которые будут приняты к стороне в случае невыполнения обязательств (указываются по мере необходимости).

Основная цель написания данного вида делового письма – напомнить о выполнении взятых на себя обязательств стороной сделки либо информировать получателя повторно, если не последовало ответа.

Примеры фраз письма-напоминания:

  • Напоминаем Вам…
  • Ставим Вас в известность …
  • Обращаем Ваше внимание…
  • Считаем необходимым уведомить Вас…
  • Убедительно/настоятельно просим…
  • Требуем от Вас …
  • Мы настаиваем…

Письмо-напоминание желательно оформлять на фирменном бланке организации.

Если сторона сделки не реагирует на письмо-напоминание, ей отправляется письмо-предупреждение, где в более жесткой форме указываются санкции в случае невыполнения обязательств.

Образец письма-напоминания об условиях акции

Уважаемые клиенты!

Напоминаем Вам, что 26 ноября закончилась акция по продвижению автомобилей «Peugeot», главным призом которой является путевка на двоих в Париж. Просьба предоставить информацию об участниках акции до 10 декабря. Розыгрыш призов будет проведен 15 декабря 2012 года. Всем желаю удачи!

С уважением,
Генеральный директор
ООО «Моторс»
КлюевИ. В. Клюев

Образец письма-напоминания о выполнении условий договора

ООО «Лагуна»
Россия, г. Москва,
ул. Некрасовская, 111
Тел. (095) 111 11 00
Тел. (095) 222 22 00
Директору
ООО «Спорт»
Д.В.Ярошенко

28.11.2012 № 111

О выполнении условий договора

Уважаемый Дмитрий Викторович!

В соответствии с договором поставки от 01.05.2012 № 5/12 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес туристическое снаряжение различного ассортимента в течение года ежемесячно, начиная с мая 2012 года, однако партия снаряжения, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2012.

 

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку снаряжения, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,02% от общей стоимости договора за каждый день задержки.

 
С уважением,
Директор
ООО «Лагуна»
КондратенкоВ.С. Кондратенко

working-papers.ru

Примеры фраз делового письма. Деловой словарик

В этой статье представлены примеры фраз делового письма для его быстрого составления. Или деловой словарик с полезными фразами поможет вам  освоить навыки составления письма.

Общая особенность языка деловых писем — это соблюдение не только этики общения. Но и употребление в письме клишированных слов и оборотов. Каждый вид деловых писем идентичен по способу составления текста и содержит стандартные речевые обороты.
В зависимости от того, какой вид письма необходимо написать используются однотипные повторяющиеся слова и фразы. Чтобы написать письмо надо всего лишь знать часто используемые слова и обороты, подходящие для конкретной цели письма. Например, в письме просьбе часто используются слова «просим», «прошу Вас сообщить». Если это сопроводительное письмо, то употребляются слова «направляем Вам пакет оригиналов счет-фактур», «прилагаем к письму опись имущества». Читайте также статьи Особенности языка деловых писем  , а также вышла новая полезная статья ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА: ТОП 4 ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ УСЛОВИЯ, КАСАЮЩИЕСЯ ЯЗЫКА ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ПОЧЕМУ В ДЕЛОВЫХ ПИСЬМАХ ВАЖНО СОБЛЮДАТЬ ЯЗЫК ДЕЛОВОГО ПИСЬМА?
Вот примеры фраз делового письма, которые рекомендуется запомнить. Или деловой словарик, чтобы легче и быстрее составить деловое письмо:

Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-ответах:

«В ответ на Ваше письмо …», «Согласно Вашему запросу …», «Исходя из Вашего письма …», «В соответствии с постановлением …», «Благодарим Вас за предложение о …», » Благодарим Вас за многолетнее сотрудничество с нами. Вы были правы …», «Приношу свои извинения, если наше обслуживание (наши услуги) не оправдало(-ли) Ваших ожиданий …», «Товар прибыл в хорошем состоянии …», «Приносим извинения за ….», «Позвольте нам извиниться за …», «Мы получили …», «Подтверждаем», «Основываясь на событиях, которые Вы описываете …», «Мы делаем всё возможное (всё, что в наших силах), чтобы убедиться, что данная проблема устранена» и так далее.

Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-напоминаниях:

Напоминаем Вам, что …
… в соответствии с … Вы должны…
… срок предоставления отчётности истекает …
Ваш филиал до сих пор не представил …
Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-подтверждениях:

Подтверждаем …

Завод «Эталон» подтверждает …
… подтверждаем получение документов …
Принимаем Ваши условия по сотрудничеству …
… получение Вашего письма от …
… свой запрос о месте работы …
… условия перевода …
Претензий нет.

delovoe-pismo.com

Этикет делового письма: правила ведения деловой переписки

Деловой этикет распространяется не только на поведение человека в обществе при личном общении людей друг с другом, но и устанавливает правила, которые необходимо соблюдать при письменном общении. Как правильно и в соответствии с требованиями вести деловую переписку, интересует всех, кто вовлечен в профессиональную деятельность или активно взаимодействует с различными инстанциями, решая свои вопросы, например, в качестве потребителя услуги.

Преимущества деловой переписки над другими видами передачи информации

Несмотря на то, что подготовка деловых писем требует времени для их написания, у этой формы передачи информации есть неоспоримые преимущества.

  • С их помощью можно передавать важную официальную и конфиденциальную информацию, если она не может быть сообщена устно.
  • Созданные сообщения могут долго сохраняться, к ним можно вернуться и повторно изучить содержание.
  • Письмо может быть направлено одновременно нескольким адресатам с одинаковым текстом, что позволяет значительно сэкономить время на подготовку и рассылку писем по одной и той же теме.

Виды деловой переписки

Деловая переписка – вид деловой коммуникации, осуществляемой в письменной форме, для обмена информацией официально-делового характера.

Само понятие официальности переписки означает наличие в ней служебной или иной деловой информации, которая по каким-либо причинам не может передаваться адресату устно или неофициально. Направляя официальное сообщение, его автор подчеркивает свое деловое отношение к теме. При этом он обязательно либо представляет организацию, указывая все соответствующие реквизиты, либо выступает от своего имени, подписываясь реальными фамилией,  именем и отчеством, и предоставляя данные своего местонахождения или контакты для дальнейшего обмена информацией.

Классификация деловой переписки

 

Деловые сообщения можно классифицировать по разным основаниям.

В зависимости от того, выходит ли письмо за пределы одной организации, выделяют два ее вида:

  1. Внешняя, направляемая стороннему адресату.
  2. Внутренняя, используемая в пределах одной  организации.

По цели делового сообщения, переписка подразделяется на следующие виды.

  1. Информационное письмо.
  2. Письмо-сообщение.
  3. Письмо-заявка.
  4. Письмо-запрос.
  5. Письмо-предложение.
  6. Письмо-приглашение.
  7. Рекламное письмо.
  8. Письмо-напоминание.
  9. Письмо-претензия.
  10. Гарантийное письмо.
  11. Рекомендательное письмо.
  12. Этикетные письма.

По инициативности все деловые сообщения подразделяются на:

  • Инициативные письма.
  • Письма – ответы.

И, наконец, по способу передачи информации:

  • Печатные, бланковые письма, передаваемые курьерами или направляемые по почте или с использованием факсимильной связи.
  • Электронные письма.

Информационное письмо

Основная цель этого сообщения – донести официальную информацию, например, о каком-либо изменении в деятельности организации, которая должна быть учтена получателем: смена места расположения, реквизитов, должностного лица, курирующего решение какого-либо вопроса. Письмо может разъяснять применение правил, требований законодательства, регламентов организации.  Помимо собственно информационной части, к нему могут быть добавлены приложения с документами.

Письмо-сообщение

Содержание этого вида письма – любая информация, которая необходима адресату для того, чтобы выполнять какие-либо задачи или функции в рамках общего дела.  Особенность направляемой  информации в том, что она в одинаковой мере востребована и отправителем и получателем. Такое сообщение так же может быть отправлено в ответ на запрос партнера по деловой коммуникации. В отличие от информационного письма, оно всегда короче по своему объему.

Письмо-заявка

Вид деловой переписки, предполагающий отправку запроса на получение какой-либо услуги или информации, например, о возможности участвовать в деловом мероприятии: выставке, конференции, семинаре. Как правило, письмо инициирует выполнение получателем действий по предоставлению запрашиваемой информации, например: оформление заказа или официальной заявки, предоставление реквизитов для оформления счета на услуги.

Письмо-запрос

Сообщение, направляемое с целью получить дополнительную информацию или документацию с обязательным обоснованием необходимости в запрашиваемой информации.

Предложение

Вид письма, в котором адресату предлагается рассмотреть возможность сотрудничества, ознакомиться с услугой или товаром. Часто используемая форма для отправки коммерческого предложения. Оно может быть направлено инициативно или в форме ответа на письмо-запрос. Особенность таких сообщений в том, что они могут рассылаться сразу нескольким адресатам. Если письмо направляется потенциальному клиенту первый раз, то, как правило, содержит общую информацию о компании.

Приглашение

Это сообщение приглашает получателя на встречу или мероприятие. Особенность письма в том, что при его оформлении допускается использование менее официальных бланков с дополнительными элементами, украшающими сообщение. Также особенное внимание уделяется детализации адреса, даты, времени и маршрута до места проведения встречи.

Письмо-напоминание

Цель этого сообщения – напомнить об обязательствах, данных получателем в рамках решения какого-либо делового вопроса: погасить задолженность, предоставить отчет, назначить встречу.

Претензия или рекламация

Рекламации составляются в том случае, если одна из сторон, участвующих в коммуникации, либо не выполнила свои обязательства либо допустила ошибки при их выполнении. Отличительная особенность претензии – наличие подробного описания нарушенных условий,  информации об оценке ущерба и требований его возмещения или исправления выявленного нарушения. Часто этот вид письма содержит приложения, например, фотографии испорченного товара, копии документов: договоров, актов приемки.

Гарантийное

Отправитель такого письма гарантирует выполнение условий, данных им при заключении контракта: обещание вернуть товар, доставить его вовремя, оплатить счет или выполнить работы в согласованные сроки. Гарантийное письмо может быть использовано в качестве ответа на рекламацию.

Рекомендательное

Особенная форма делового сообщения, в которой его автор дает рекомендацию третьему лицу или организации, предоставляя тем самым его характеристику. Рекомендательные письма особенно распространены при устройстве на работу или предоставлении рекомендации компании другим клиентам, содержащей описание качества оказываемых ею услуг и особенностей сотрудничества.

Этикетное

Специфический вид деловых сообщений, направляемых при наступлении конкретных событий, имеющих значение для получателя. К этой категории писем относятся письма-поздравления с праздниками и значимыми событиями, благодарственные письма за выполнение работы или участие в проекте, письма-соболезнования. Каким бы ни был повод для написания сообщения, это всегда проявление внимания к получателю.

Общий этикет делового письма

Этикет делового письма определяет несколько основных требований к содержанию сообщений.

  1. Адресность.
  2. Четкая формулировка цели обращения, которая должна быть понятна с самого начала сообщения.
  3. Краткость и лаконичность. Письмо не должно быть пространным, иначе оно не будет прочитано до конца, либо изучено невнимательно, либо не прочитано совсем.
  4.  Структурированность и логичность изложения информации. Не должно быть бессистемности, перескакивания с темы на тему, все части письма должны быть связаны друг с другом.
  5. Конкретность сообщаемой информации, благодаря которой получателю не нужно будет ничего додумывать и у него не должно появляться дополнительных вопросов, проясняющих написанный текст.

Отдельные рекомендации речевого этикета имеют отношение к использованию официально-делового стиля переписки.

  • Уважительное обращение к адресату.
  • Официальность речи, не содержащая просторечий.
  • Нейтральность и отсутствие эмоциональной окрашенности предоставляемой информации.
  • Простой для восприятия текст, не содержащий терминов, непонятных получателю.
  • Запрет на использование смайликов.
  • Отсутствие ошибок и опечаток.

Нюансы деловой переписки

1. При подготовке деловых писем важно учитывать некоторые особенности письменных деловых коммуникаций.

Правила деловой переписки допускают использование стандартных фраз.

Например, можно приветствовать адресата следующим образом:

  • Здравствуйте, уважаемый Петр Семенович!
  • Добрый день, Елена Петровна!
В заключении можно воспользоваться такими формулировками, как
  • С уважением…
  • С благодарностью…
  • С пожеланиями успехов…
При ответе на письмо, начать его можно так:
  • В ответ на полученное сообщение…
  • В соответствии с вашим запросом…
  • Благодарим вас за интерес, проявленный к нашей организации.

2. Не следует активно использовать выделение текста жирным шрифтом или подчеркиванием, для того, чтобы обратить на него особенное внимание, либо использовать этот прием дозированно.

3. Смайлики не используются в письмах адресатам, с которыми не установились доверительные отношения, либо период знакомства непродолжителен. Они исключены в том случае, если письмо носит сугубо официальный характер.

Структура делового письма

Этика написания деловых писем предписывает использовать определенную структуру делового сообщения.

К основным разделам письма относятся:

  1. Приветствие.
  2. Вступление с формулировкой цели обращения.
  3. Основная часть с информацией, которую необходимо донести до адресата.
  4. Заключительная часть с выводом или резюме по тексту письма и информацией о том, какой результат ожидает получить автор сообщения.
  5. Завершающая фраза и подпись.

Правила оформления

Официальная переписка должна быть оформлена в соответствии с требованиями, предъявляемыми к деловым письмам. Сегодня большая редкость —  официальные сообщения, написанные от руки, в большинстве случаев они создаются при помощи компьютера.

Письма должны печататься на официальном бланке организации, который на предприятиях существует в виде готового шаблона.

В верхней части письма указывается информация об организации: название, почтовый адрес местонахождения,  телефон, электронный адрес, реквизиты банковского счета, интернет-адрес сайта, логотип и, при наличии, слоган компании. Разместить эту информацию можно либо в левом углу бланка, либо продольно в самом верху листа.

В левой части бланка  до начала основного текста указывается регистрационный номер и дата регистрации сообщения, а справа — название организации и фамилия, инициалы и название должности лица, которому направляется сообщение.

Пример углового размещения:

Горизонтальное размещение может быть таким:

После основной текстовой части вносится информация о приложениях к письму, если они есть. По окончанию всего текстового блока размещается подпись лица, от которого направляется информация.

Если письмо составлено на нескольких листах, необходимо их пронумеровать.

В итоге заполненный бланк может иметь следующий вид.

Образцы деловых писем

При подготовке деловых писем можно использовать готовые примеры для того, чтобы получить представление о том, как создаются разные виды сообщений, и минимизировать время на их подготовку.

Готовые образцы позволяют получить информацию, как об оформлении, так и о формулировках, используемых при их написании.

Образец письма-благодарности

Образец письма-напоминания

Образец гарантийного письма

Ответ на сообщение

По требованиям этикета на каждое полученное деловое письмо необходимо отвечать. Однако нужно учитывать не только требование предоставить ответ, но и необходимость получить его быстро. Поэтому важно правильно выбирать способ отправки сообщения. Если требуется опертивное получение ответной информации, то наилучшим вариантом будет отправка письма по электронной почте либо с использованием факсимильной связи.

Стандартные сроки ответа на деловое письмо по правилам деловой переписки составляют от одного до трех дней. Если ответ не получен в этот временной промежуток, у отправителя может сложиться впечатление, что либо его сообщение не прочитано адресатом, либо он не готов к переписке. В случае задержки ответа, этикет допускает возможность сделать дополнительный звонок для того, чтобы убедиться в том, что письмо было доставлено.

Деловая переписка внутри организации

Внутренняя переписка в организации имеет свои особенности и зависит от требований к документообороту, установленному в компании.

Часть предприятий ведет служебную внутреннюю переписку, регистрируя все письма в специальных журналах. В других организациях учитываются только внутренние приказы, а остальные сообщения направляются по электронной почте без регистрации.

Относительно внутренней переписки сохраняются все правила, регулирующие обмен сообщениями с внешними адресатами.

К особенностям внутренних коммуникаций относятся:
  • Менее жесткое исполнение правил в сообщениях.
  • Наличие особых форм писем, не применяющихся во внешних коммуникациях, например: электронные докладные или объяснительные записки.

E-mail переписка: на что обратить внимание

В современной действительности большая часть деловых писем отправляется по электронной почте, в связи с чем в правилах делового этикета сформированы требования к ведению электронного делового общения.

  1. Если сообщения направляются не с корпоративных серверов, нужно внимательно относиться к написанию адреса электронной почты. Название электронного ящика должно быть официальным, и все несерьезные варианты, например: «krasotka_mary», «supercar» и тому подобные, лучше не использовать.
  2. Необходимо всегда заполнять поле с темой письма, формулируя ее максимально коротко и емко.
  3. При написании ответа можно цитировать исходное сообщение, чтобы получатель мог просмотреть, на какие вопросы он хотел получить ответы.  Данное правило нестрогое, применяется в зависимости от принятых стандартов деловой переписки на предприятии или сложившихся правил коммуникации с конкретным получателем.
  4. Допустимо использование возможностей почтовых программ запрашивать сообщение о прочтении. Пользоваться этой опцией необходимо не всегда, особенно, если письмо составляется для обращения за пределы организации, поскольку получатель в этом случае обязан отправить такое уведомление, что может его раздражать. Лучше использовать формулировки в тексте сообщения с просьбой уведомить о получении письма: «Просим подтвердить получение».
  5. Подпись в электронном письме имеет свои особенности. Она должна быть более развернута, чем при оформлении на бланке организации. В деловой переписке принято не только подписывать письмо, но и рядом с подписью указывать название организации, должность, контактный телефон и сайт организации. По сути, такой формат подписи заменяет шапку печатного бланка. Возможности почтовых программ позволяют создать шаблон подписи и использовать его с автоматической подстановкой в каждое отправляемое сообщение.
  6. Приложения направляются вложениями в электронное сообщение, при этом в тексте можно перечислить названия вложенных файлов.

Знание правил делового общения и их применение в деловом письме позволяет создать отправителю репутацию делового человека и надежного партнера, внимательно относящегося к информации, направляемой своим адресатам.

etiketo.ru

Письмо-напоминание на английском языке — Reminder letter

Напомнить тому или иному человеку о каком-либо обещании или обязательстве не является дурным тоном, когда это сделано в официальной деловой переписке. Для этих целей существует письмо-напоминание на английском  языке, призванное уведомить вторую сторону о необходимости выполнения какого-либо вида работы или услуги. Для того чтобы лучше ориентироваться в особенностях такой business корреспонденции, стоит обратиться внимание на некоторые типовые примеры таких документов, изучить возможные клише для написания таких писем, а также прочитать образец письма напоминания.

Основные характеристики письма-напоминания

В основе названия reminder letter лежит английский глагол remind, перевод на русский у которого – «напоминать». Отсюда и появилась тенденция называть такого рода документы reminders.

Основная суть этого письма – любезно сообщить человеку или даже целой организации об обязательстве, которое должно быть выполнено. Безусловно, никакие грубые фразы не должны фигурировать в тексте. Напротив, это скорее kind reminder, где автор вежливо и в деловой форме обращаться к получателю, не используя разговорную лексику и жаргонизмы. В этом и заключается главное отличие деловой корреспонденции от обычной, когда переписка ведется официальным и строгим языком (исключение составляют, пожалуй, лишь поздравления и благодарности).

Типов писем-напоминаний на английском языке может быть несколько, и все они находят свое применение на практике:

  • напоминание кредитору о задолженности с целью возврата денег. Довольно часто такое письмо с текстом о текущем долге отправляется банковскими служащими или другими общественными организациями, которые часто используют официальный бланк и другие атрибуты государственной корреспонденции;
  • напоминание об оплате определенных услуг, например, доставки товара или какой-либо покупки в интернет-магазине;
  • продавец или поставщик может напомнить о себе клиенту, часто заказывающему товар определенного наименования. В этом случае автор письма проявляет учтивость и, например, уведомляет покупателя о товаре, который может его заинтересовать.

Конструкции для писем-напоминаний

Напомнить о той или иной услуге помогают различные шаблоны – фразы, с помощью которых может существенно быстрее написать соответствующее письмо, так как они используются очень часто и, по сути, формируют так называемый каркас подобного документа. К ним относятся:

·      May we remind you that… – Можем ли мы вам напомнить, что…
·      At the same time, we would like to remind you that… – В то же время, мы бы хотели вам напомнить, что…
·      We are taking the opportunity to remind you that… – Пользуясь случаем, напоминаем вам, что…
·      You will be pleased to learn that… – Вы будете рады узнать, что…
·      We hasten to inform you that… – Спешим уведомить вас, что…

Образцы reminder letter

На примере письма напоминания можно увидеть, как реализуются такие ситуации на английском языке.

1)  О выплате долга по кредиту:

Dear Mrs. …,

We hasten to inform you that in accordance with the contract under the number …, your payments on the loan taken on the … end on the …. . It means that the last payment is to be made before this date.

Thank you for your attention to this issue, we are looking look forward to a pleasant cooperation.

Faithfully yours,

Signature

2) Напоминание о выплате по контракту:

3) Финальное напоминание о выплате задолженности

Такие документы лучше всего составлять в соответствии с упомянутой структурой для того, чтобы у получателя не возникло серьезных претензий касательно слишком явных обвинений в той или иной ситуации. Правильное составление писем-напоминаний позволит исключить любые просрочки по выплатам и поможет наладить контакт между двумя сторонами.

mcenglish.ru

Как написать письмо-напоминание

Письмо-напоминание – это деловое служебное письмо, цель которого тактично напомнить организации или партнеру по бизнесу о невыполнении взятых на себя обязательств. Это может касаться создавшейся задолженности или отсутствия ответа на письмо, которое было раннее отправлено и др. Такая форма деловой переписки используется в разных ситуациях и чаще всего, когда  переговоры не приносят положительных результатов, возникает необходимость принимать какие-то меры и побудить получателя выполнить свои взятые обязательства. Такое напоминание одновременно является и просьбой к получателю.

Как правильно составить письмо уведомление

Письмо-напоминание и структура его написания:

  1. Необходимо сделать ссылку на документ или на пункты договора, где прописаны сторонами сделки основные обязательства
  2. Просьба выполнения прописанных условий контракта
  3. Принятие мер по отношению к стороне, не выполняющей своих взятых обязательств (данные действия прописываются в случае необходимости)

Целью написания данного письма уведомления является напоминание стороне договора о взятых на себя обязательствах или повторно проинформировать получателя, если на ваш запрос не было ответа.

Образец примерных фраз письма-напоминания:

  1. Напоминаем Вам о необходимости…
  2. Считаем необходимым поставить Вас в известность…
  3. Хотим обратить Ваше внимание…
  4. Считаем необходимым уведомить Вас…
  5. Обращаемся к Вам с убедительной/настоятельной просьбой…
  6. Требуем от Вас ответа…
  7. Мы настоятельно требуем дать объяснения…

При оформлении такого письма лучше всего его заполнять на фирменном бланке организации.

В случае, когда на ваше письмо уведомление не последовало ответа со стороны получателя, то тогда отправляется ему письмо-предупреждение. В нем вы можете в более жесткой форме указать на возможные санкции на его отказ выполнять взятые на себя договорные обязательства.

Скачать пример письма-напоминания об условиях акции.

Скачать образец письма-напоминания о выполнении условий договора.

jobresource.ru

Как написать письмо-напоминание? | Pro-Документ

Автор: admin

 Несмотря на превалирование в XXI веке электронной почты, практически не одна организация не отказалась полностью от бумажной переписки с партнерами и клиентами. Рассылаемая традиционным способом корреспонденция имеет самое разное содержание – это могут быть счета, поздравления, объявления, а также напоминания.

Письма-напоминания относят к информационным документам. Их основная цель заключается в том, чтобы напомнить адресату о необходимости выполнения тех или иных обязательств. Как правило, такие письма посылаются, если:

  • Вторая сторона не соблюдает условия договоренности, нарушает законодательные нормы, при этом нельзя обсудить данный момент и прийти к общему знаменателю по телефону, либо посредством личного общения.
  • Также подобное письмо нередко отправляют, чтобы напомнить о приближении срока поставки либо оплаты товара и пр. Особенно если есть подозрения, что партнер может не выполнить договорные условия.
  • Письмо-напоминание может носить предупредительный характер и содержать в себе информацию о тех мерах, которые будут предприняты в случае невыполнения взятых на себя обязательств. Еще такого рода документы могут являться просьбой.
  • В отдельных ситуациях взаимоотношения между организациями могут строиться исключительно с помощью письменного общения, тогда все вопросы решаются через переписку, без личных и телефонных переговоров. В таком случае письма-напоминания – это обычный способ взаимодействия сторон.

Особенности письма-напоминания

Нередко в письмах-напоминаниях содержится ссылка на другой документ, где изложены права и обязанности обеих сторон. Подобное письмо может содержать сведения, которые до настоящего момента не были известны адресату. Если напоминание содержит предупреждение, то оно не должно звучать как угроза. Однако упомянуть о возможных санкциях допускается.

Что касается стиля изложения, письма-напоминания, как и другая деловая переписка, должны быть тактичными, написанными в официально-деловом стиле. Печатаются такие письма на обычной бумаге формата А4 или фирменных бланках организации. В них, как и в другой подобной документации, помимо непосредственно текста указывается дата составления, регистрационный номер, информация о получателе и отправителе.

Обычно письмо-напоминание включает в себя 2 раздела:

  1. В первом разделе кратко описываются те причины, по которым составитель решил отправить данный документ. В этой части используются такие выражения, как «Напоминаем о сроках …», «Обращаем ваше внимание …», «Настоящее письмо имеет целью …», «Вынуждены Вас предупредить …», «Считаем необходимым Вас уведомить …» и пр. Здесь же может быть указана сумма задолженности адресата, сроки оплаты/поставки товара и пр.
  2. Во втором разделе письма излагаются требования отправителя и обязательства адресата, а также возможные санкции, которые будут применены в случае невыполнения указанных обязательств. Допускается использование следующих выражений: «Убедительно/настоятельно просим Вас выполнить взятые на себя обязательства …», «Настаиваем на получении …», «Требуем немедленно принять меры до … числа …» и пр.

Повторное письмо-напоминание

Предполагается, что на письмо-напоминание должен прийти официальный ответ. Если отправитель такого не получил, и никакие меры по урегулированию ситуации со стороны фирмы-партнера предприняты не были, допускается отправка вторичного письма с соответствующей пометкой. Повторное письмо-напоминание содержит ссылку на ранее отосланный документ, начальный договор, пожелания или же требования отправителя и информацию о возможных санкциях. Если же и на этот раз никаких действий не последует, пишется новое сообщение, но уже предупредительного характера, информирующее о намерении автора применить указанные в письмах-напоминаниях санкции.

Образец документа: Письмо-напоминание

Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.

Рубрика: Письма, Статьи.

Навигация по записям
Предыдущий пост:     ← Как составить протокол заседания?
Следующий пост:     Как написать письмо-требование? →

pro-document.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *