Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов 2021
Приходные и расходные ордера — это главные первичные документы в кассе любой организации. Каким образом следует вести учет и контроль этих важных бумаг, и как заполнять кассовый журнал без ошибок? Читайте в этой статье.
Заполнять кассовые документы по приходу и расходу наличных денежных средств обязаны абсолютно все организации, у которых есть касса и операции по ней. Таких подавляющее большинство, ведь несмотря на распространение электронных средств для безналичных расчетов, наличность на мелкие хозяйственные нужды обычно бывает нужна. А значит, большинству организаций необходим и журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Поэтому познакомимся с ним подробнее.
Форма журнала
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов представляет собой учетную книгу, в которую необходимо вносить информацию и реквизиты всех выданных кассиром документов. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88. Она называется № КО-3, но при желании организации могут ее не использовать и разработать собственный вариант. Ведь с 2013 года применение таких унифицированных форм первичных учетных документов является рекомендованным. Хотя остальные кассовые бумаги, в частности те же кассовые одера, в соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012, являются обязательными именно в утвержденной форме.
Журнал регистрации является обычным регистром сводного учета, поэтому его можно разработать самостоятельно. В силу статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждение учетных регистров является прерогативой руководителя организации по представлению главного бухгалтера. Главное, указать используемый вариант в учетной политике. Но при желании можно применять и унифицированную форму (об этом также надо упомянуть в учетной политике). Однако это всегда книга, которая обязательно должна быть пронумерована сквозным способом и прошита. Обычно внутри бланк журнала регистрации приходных и расходных ордеров состоит из двух одинаковых по объему половин:
- Для приходных ордеров.
- Для расходных ордеров.
Ведутся они одновременно. Информацию о приходе принято располагать справа листа, а о расходе — слева. Вести регистр законодательство разрешает не только на бумаге, но и в электронной форме. В этом случае должна существовать возможность распечатать заполненный бланк и сформировать его за определенный период времени. Кроме того, можно не применять бумажные копии, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он сможет заверять записи.
На титульной обложке, вне зависимости от того, применяется самостоятельно разработанный или рекомендованный бланк журнала регистрации приходных и расходных документов, должно быть наименование организации, ее структурного подразделения, где расположена касса, и название самой формы. Кроме того, нужно написать дату, когда начато ведение бланка, и данные ответственного за него лица (должность и ФИО). Выглядеть это будет так:
Внутри бланка необходимо предусмотреть графы для указания следующей информации по каждому кассовому ордеру:
- номер ордера и дата его составления;
- сумма расхода или прихода;
- примечания, в котором будет указано краткое назначение выданной или полученной денежной суммы.
Номера приходным и расходным ордерам необходимо присваивать отдельно по каждому из этих видов кассовых бумаг. Сквозная нумерация прихода и расхода не допускается.
Онлайн-кассы
На вопрос, нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс, ответ однозначен — нет. Фиксация операций и присвоение номеров чеков осуществляет в автоматическом режиме фискальный накопитель устройства. Поэтому никаких дополнительных учетных регистров в этой ситуации не предусмотрено. До внедрения контрольно-кассовой техники с функцией передачи данных онлайн кассиры-операционисты вели журналы регистрации приходных и расходных ордеров, в которых записывали данные о выручке, теперь эта обязанность для них отменена. Соответствующие разъяснения по этому поводу давал Минфин России в письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.
Ответственность
Хотя данный учетный регистр и является обязательным для всех организаций, за его отсутствие никакая отдельная административная ответственность для руководителей или бухгалтеров законодательством не предусмотрена. Но если он не ведется, это можно считать нарушением порядка ведения бухучета в организации.
Унифицированная форма журнала (заполненная)
Правовые документы
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
Движение наличных денежных средств в компании, а именно каждый факт хозяйственной деятельности, связанный с получением или расходованием наличных денег из кассы предприятия, отражается соответствующим приходным или расходным кассовым ордером. Кассовые ордера в свою очередь должны подлежать определенному регистрационному учету, который бы обеспечил возможность отслеживание входящих и исходящих документов во времени, и в случае необходимости, демонстрацию правильности ведения кассовых операций в ходе проверки в ИФНС. Одним из таких реестров может выступать журнал приходных и расходных кассовых ордеров.
Обязанность ведения журнала ПКО и РКО
В то же время в ходе налоговых проверок инспекторы часто требуют предоставить наряду с другими кассовыми документами в том числе и журнал приходных и расходных кассовых ордеров. Поэтому, если в компании проходит значительное количество операций с наличными деньгами, то такой реестр также целесообразно вести.
Форма журнала приходных и расходных кассовых ордеров
Унифицированная форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров носит кодировку № КО-3 (ОКУД 0310003). Данный бланк утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года № 88.
Типовой бланк журнала приходных и расходных кассовых ордеров состоит, условно говоря, из двух частей. В левой части фиксируется информация о приходных кассовых ордерах, в правой – данные по расходным ордерам. Сами ПКО и РКО отражаются в журнале в соответствии с присвоенными им номерами, их датами, суммами, а также с указанием примечания, в котором раскрывается суть приходной или расходной операции.
В то же время данная форма не является единственно возможной для применения. Фактически этот документ является лишь регистром сводного учета, поэтому компания вправе использовать, как утвержденную форму, так и разработать на ее основе свой собственный журнал. Подобная возможность самостоятельной разработки собственного бланка для применения внутри организации прописана в части 5 статьи 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно представленным в ней тезисам, разрабатывать подобные учтенные формы сводных регистров вправе главный бухгалтер либо иное лицо, уполномоченное на ведение бухучета, а утвердить их для применения в подобном случае должен будет руководитель компании.
Нужно отметить, что типовая форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров довольно элементарна, и в принципе в ней предусмотрены все необходимые для ведения регистра данные. Разработка альтернативной формы возможно будет иметь смысл, если компании по каким-то причинам требуется более подробное отражение деталей операций, подтверждаемых кассовыми ордерами. Хотя и в этом случае, вероятнее всего, разработанный самостоятельно бланк не будет сильно отличаться от типового.
Как типовой, так и самостоятельно разработанный журнал регистрации ПКО и РКО может вестись на бумажном носителе или в электронном виде. Однако ведение электронной формы допускается только при условии подписания документа электронной подписью.
Журнал кассовых документов (КО-3). Кассовая книга.
Журнал кассовых документов (КО-3). Кассовая книга.
По учету кассовых операций предприятию необходимо вести журнал регистрации кассовых документов (журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров) и кассовую книгу (отчет кассира).
Журнал регистрации кассовых документов
Составление журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится с помощью отчета Журнал кассовых документов. Путь: Банк и касса — Отчеты —Журнал кассовых документов (КО-3). (Рис. 1)
Рис. 1
Для составления рабочих листов журнала, на которых указывается перечень приходных и расходных кассовых ордеров необходимо выбрать рабочий период, организацию к которой относятся кассовые документы, поставить указатель «Раздел журнала» в положение «Страницы» и нажать кнопку «Сформировать отчет». Форма страницы Журнала кассовых докумнтов представлена на рис. 2.
Рис. 2 Журнал регистрации кассовых документов
В случае ведения кассовых операций в автоматизированном режиме журнал регистрации кассовых документов можно составлять один раз за прошедший год, но возможно его ведение поквартально или помесячно. Журнал регистрации кассовых документов предназначен для регистрации проведенных предприятием кассовых операций и подтвержденных первичными кассовыми документами (приходным и расходным кассовыми ордерами). Для оформления Журнала регистрации кассовых документов в печатном виде необходимо распечатать все листы журнала, на которых указан перечень приходных и расходных кассовых ордеров, а также распечатать первый (заглавный) лист Журнала. Для печати заглавного листа необходимо указатель «Раздел журнала» поставить в режим «Обложка». (Рис.3).
Вывод журнала и обложки на печать производится по кнопке «Печать».
Рис. 3
Кассовая книга
Главным отчетным документом по учету кассовых операций на предприятии является кассовая книга. Кассовая книга — это отчет кассира, который составляется в конце каждого кассового дня в двух экземплярах. Один экземпляр с подшитыми к нему первичными кассовыми документами – приходными и расходными кассовыми ордерами и приложениями к ним передается главному бухгалтеру, а второй (с подписью главного бухгалтера) остается у кассира. Собранные за год отчеты кассира прошиваются в установленном порядке.
Кассовую книгу можно составить как из журнала «Кассовые документы» так и используя режим: Банк и касса — Отчеты — Кассовая книга (КО-4). Рассмотрим создание отчета кассира — Кассовой книги из журнала «Кассовые документы» (Рис.4)
Рис. 4
Кассовая книга имеет следующий вид. (Рис. 5)
Рис. 5
Кассовая книга распечатывается за каждый день, в которых осуществлялось движение по кассе. Но для собственных нужд предприятие может формировать Кассовую книгу и за любой другой период. Указание периода осуществляется в разделе «Период». На печать выводится сразу два экземпляра кассовой книги (один экземпляр для бухгалтерии, второй остается у кассира). Перед печатью данного листа кассовой книги можно воспользоваться командой «Показать настройки» (Рис. 6)
Рис. 6
В этой форме настроек можно отредактировать данные кассира, бухгалтера, задать программе вывести на печать обложку, завершающий лист кассовой книги и вывести на печать основания кассовых ордеров. Возврат к листу кассовой книги осуществляется путем выбора кнопки «Скрыть настройки» или «Сформировать».
Перед архивированием кассовую книгу необходимо правильно оформить. Для этого выводится на печать обложка Кассовой книги и завершающий лист (где указывается сколько листов имеющихся в книге подлежит прошивке) (Рис.7).
Рис. 7
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
Ведение журнала ПКО и РКО
Для ведения счета 50 «Касса» требуется отражать каждый факт поступления или выдачи денег. Специально для этого в организации может вестись журнал приходных и расходных кассовых ордеров, в котором фиксируются все кассовые документы. Ведь несмотря на развитие безналичных расчетов и онлайн-банкинга, операции с наличными деньгами все равно необходимы. Среди самых распространенных — выдача заработной платы, командировочных и других подотчетных средств, материальной помощи, платежи мелким розничным поставщикам, расчеты по займам и прочее.
Как отражать займы в учете, мы писали в здесь и здесь
В указании Центробанка «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У нет информации о том, что журнал регистрации ПКО и РКО является обязательным к применению. Поэтому необходимость ведения такого журнала устанавливается хозсубъектом самостоятельно.
Как нумеровать ПКО и РКО, мы писали в статье
Журнал представляет собой регистр с основной информацией обо всех операциях по кассе. Его главное отличие от кассовой книги — он предназначен для регистрации и присвоения реквизитов первичным документам.
Для ведения журнала существует утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 форма КО-3. Она была обязательной, но с 01.01.2013 утратила такой статус — на сегодняшний день ее использование является добровольным. Организация сама может разработать наиболее подходящую форму и утвердить ее в рамках своей учетной политики. В то же время сами ПКО и РКО не подлежат изменению и используются только в утвержденном виде.
Если в организации есть должность кассира, то функции по ведению журнала регистрации ПКО и РКО обычно возлагаются на него.
Необходимо помнить, что все РКО регистрируются в журнале до их исполнения, кроме тех, что оформляются к ведомостям по заработной плате. В этом случае их учитывают лишь после выплаты зарплаты.
Как вести кассовые операции ИП, описано в готовом решении КонсультантПлюс. Еще больше актуальных материалов вы получите, если оформите пробный бесплатный доступ к К+
Подпишитесь на рассылку
Образец заполнения журнала регистрации ПКО и РКО
Есть несколько обязательных требований, которые предъявляются к оформлению журнала. Он должен быть прошит и пронумерован. На последней странице ответственный за ведение журнала проставляет общее количество страниц и заверяет его своей подписью и печатью организации (при наличии).
Действующими нормативами не определен конкретный срок, на который заводится журнал. Поэтому такой период определяется налогоплательщиком самостоятельно исходя из количества проводимых операций.
Независимо от формы, которую использует организация в своей работе, титульный лист должен содержать следующую информацию: наименование компании, структурное подразделение, где установлена касса, наименование формы. Кроме того, нужно указать дату начала ведения журнала, должность и Ф. И. О. ответственного лица.
Страницы книги разделены на колонки «Приход» и «Расход». Каждый вид ордеров нумеруется отдельно. Сквозная нумерация строго запрещена. Помимо номера каждый ордер должен содержать информацию о дате выдачи/получения, сумме и основании выдачи/прихода денежных средств. Заполнение журнала не вызовет никаких сложностей, структура страниц проста и интуитивно понятна.
Ниже представлен образец заполнения журнала регистрации ПКО и РКО.
Журнал регистрации ПКО и РКО
посмотреть
скачать
***
Журнал регистрации ПКО и РКО используется бизнесменами, которые применяют расчеты наличными, по желанию. Можно пользоваться типовой формой или же разработать ее самостоятельно, если деятельность организации предполагает более детальный учет первичных документов. Также журнал можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Ведение электронного журнала допускается при заверении его цифровой подписью.
***
Еще больше материалов в рубрике «Банк, касса, ККТ, платежи»
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Журнал регистрации кассовых документов: правила оформления
Одним из моментов кассовой дисциплины видится ведение учёта приходных и расходных кассовых документов. Это говорит о том, что все документы, которые проходят через кассу, нуждаются в регистрации в спецжурнале.
Зачем нужен журнал?
Учётная книга нужна для того, что бы упорядочить документы. Именно поэтому все бумаги должны учитываться сразу же, по факту создания. Исключительно после регистрации в журнале, документы можно передавать кассиру.
Важно! Для того, что бы избежать использования платёжных документов в мошеннических целях, необходимо ежедневно сверять записи в учётной книге с приходными и расходными чеками.
Какие документы подлежат регистрации в журнале?
- Документы, которые доказывают поступление и расход денег. При этом абсолютно не имеет значения, откуда поступили средства, и на что они были потрачены.
- Данные о выплатах заработной платы. Эта информация заносится в журнал только после того, как оплата зарплаты будет осуществлена.
- Документы, содержащие информацию о плате за обязательные счета.
- Заявления на выдачу денег.
Можно ли не использовать журнал?
Использование учётной книги, при манипуляциях с кассовыми документами, регламентировано на законодательном уровне. Если документы не учитываются в журнале надлежащим образом, это будет выявлено пи налоговой поверке. За такое нарушение будут применены штрафные санкции.
Кто занимается регистрацией документации в журнале?
Регистрацией документов в учётной книге, как правило, занимается трудящийся бухгалтерии или кассир. Контролирует данную процедуру главный бухгалтер.
Когда журнал подлежит замене?
Законом не регламентированы сроки, на протяжении которых актуален журнал. Эти сроки устанавливаются внутри предприятия.
Допускаются ли ошибки в журнале?
В учётной книге не должно быть ни ошибок, ни помарок. Если всё же случилось так, что была допущена ошибка, она исправляется согласно регламентированным правилам.
- Ошибка зачёркивается.
- Сверху над ошибочной информацией вписывается правильная.
- Указывается дата, согласно которой было размещено исправление.
- Исправление подтверждается автографом главного бухгалтера.
Правила формирования журнала
Организация вправе вести учёт в произвольной форме. Какая информация должна находиться в учётной книге?
- Название организации.
- Код предприятия согласно ОKПО.
- Промежуток времени, за который формируется учётная книга.
- Должность и ФИО работника, который занимается ведением книги.
Таблица внутри журнала состоит из двух блоков, которые делятся на несколько колонок. В первый блок размещается информация о приходных кассовых документах, а во второй- о расходных. Колонки содержат информацию о:
- Дате поступления документа.
- Номере бумаги.
- Сумме средств, которая значится в бумаге.
- Примечаниях, которые содержат кратное описание бумаги.
Все столбцы обязательно должны быть заполнены.
Правила оформления
Ведение учётной книги допускается не только в бумажном, но и в электронном формате. Если в организации придерживаются бумажного формата, следует соблюдать некоторые правила пи ведении книги:
- Все страницы должны быть пронумерованы.
- Все странички должны быть скреплены спецнитью.
- Все странички должны быть подтверждены автографом главбуха.
Доступ к учётной книге должен быть ограничен. После того, как актуальность книги будет исчерпана, она отдаётся в архив, где и сохраняется, отведённый законом промежуток времени.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО и РКО) применяется для фиксации сумм денежных средств и реквизитов ордеров при обороте наличных денег через кассу организации или предприятия. Ниже мы расскажем, что представляет собой этот документ и каким образом его необходимо оформлять.
Назначение журнала
В соответствии с требованиями ст. 34 ФЗ № 86-ФЗ от 10.07.02, регулирующего правила обращения наличных денежных средств, для их оборота устанавливаются единые нормы, обязательные к исполнению всеми субъектами хозяйствования и банками.
Так, при ведении расчетов наличными деньгами организация, которая принимает деньги, обязана использовать контрольно-кассовые устройства, предназначенные для регистрации полученной наличности. Эти операции подтверждаются приходным кассовым ордером. Кроме того, этот документ необходимо оформлять и в таких случаях, когда из банка получаются наличные для выплаты заработной платы работникам, оплаты командировочных, компенсаций по подотчетным суммам.
Организация, принимающая деньги, должна использовать ККУ для регистрации наличных средств.
Если после получения денег их общая сумма в кассе превысит установленный лимит, то лишняя сумма должна сдаваться в банк. Данная операция подтверждается оформлением расходного ордера.
Общие правила осуществления кассовых операций установлены Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.14. В соответствии с ним, все операции должны отражаться в первичной документации (ПКО и РКО), а после этого данные должны вноситься в журнал регистрации ПКО и РКО (форма КО-3). Все эти формы утверждены Госкомстатом (Постановление от 18.08.98 № 88). Бланк-образец данного документа в формате Excel можно скачать по этой ссылке.
Правила заполнения
Книга учета ПКО и РКО может заполняться вручную или с использованием специального программного обеспечения на компьютере. Если оформление осуществляется в электронном виде, то на страницу данного журнала вводится информация по целевому назначению и движению наличных денег за день.
Форма № КО-3 включает в себя обложку и вкладной лист, который поделен на 2 части.
На титульном листе указываются:
- Название компании.
- ОКПО организации или предприятия (при отсутствии ОКПО в соответствующей графе проставляется прочерк).
- Срок, на который заведена данная кассовая книга.
- Реквизиты лица, ответственного за ведение и заполнение журнала.
Первая часть вкладного листа (графы 1-4) предназначена для фиксации данных приходных ордеров, а вторая (графы 5-8) – расходных. Образец заполнения вкладных листов можно посмотреть здесь.
Ведение учета ПКО и РКО обязательно для каждой организации, имеющей кассу. Заполнение журнала учета возлагается на кассира. Для данного документа установлен срок хранения 5 лет (если за это период проводилась его проверка).
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
Вопрос: Обязана ли организация в настоящее время вести журнал регистрации приходных (расходных) кассовых ордеров в иностранной валюте, белорусских рублях?Ответ: Не обязана.
Необходимость регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в журналах до передачи их в кассу определяется решением руководителя юридического лица (лица, им уполномоченного). Данное решение должно быть оформлено в письменном виде.
В случае если принято решение вести указанный журнал, следует обратить внимание на то, что и форма ведения журнала определяется руководителем, главным бухгалтером юридического лица, подразделения (лицами, ими уполномоченными).
Одна форма журнала предполагает общий учет приходных и расходных кассовых ордеров, другая форма — отдельный учет приходных и расходных кассовых ордеров.
Вышеизложенное определено п. 45 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 N 185 (далее — Инструкция N 185), и п. 49 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107 (далее — Инструкция N 107).
Справочно. В приложении 2 к Инструкции N 185 и приложениях 1 и 2 к
Инструкции N 107 содержатся 2 формы журнала регистрации приходных
(расходных) кассовых ордеров.
В первой форме журнала ведется отдельный учет приходных кассовых
ордеров и отдельный учет расходных кассовых ордеров, во второй — единый
учет всех приходных и расходных кассовых ордеров.
Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров может
осуществляться посредством программно-технических средств. Выходная форма
«Вкладной лист журнала регистрации приходных (расходных) кассовых ордеров в
иностранной валюте» («Вкладной лист журнала регистрации приходных
(расходных) кассовых ордеров») составляется за соответствующий день и
содержит данные учета движения наличной иностранной валюты (наличных денег)
по целевому назначению.
И.Л.ПРОКОПОВИЧ,
начальник управления
регулирования денежного обращения
Национального банка Республики Беларусь
23.07.2015
Что такое чековый регистр и как он лучше всего подходит для меня?
Реестр чеков предлагает важные преимущества как для физических лиц, так и для коммерческих клиентов, особенно в плане отслеживания того, куда идут деньги владельца банковского счета в течение определенного периода времени.
Одним словом, чековый регистр, также известный в кругах финансового учета как журнал выплат денежных средств, представляет собой бухгалтерский инструмент бухгалтерского типа, в котором регистрируются любые подлежащие оплате документы (например, чеки, наличные и электронные переводы), входящие и исходящие банковский счет пользователя.
Подобно бухгалтерской электронной таблице, чековая книга использует столбцы для перечисления дат, номера чека, плательщика или получателя платежа, имен, перечисленных на любых счетах (которые могут быть физическими или юридическими лицами, в зависимости от типа чекового регистра), и любые возникающие дебеты или кредиты, которые необходимо записать после финансовой транзакции.
Происхождение и использование чековых регистров
Фактическое значение термина «чековый регистр» восходит к столетиям, когда бухгалтер с зеленым козырьком использовал гусиное перо для записи поступающих и исходящих денег. Главная бухгалтерская книга (представьте, что отец Крошечного Тима трудился над финансовыми документами для Эбенизера Скруджа в «Рождественской песне» Чарльза Диккенса.»)
В наши дни чековый регистр может работать с различными структурами и функциями:
- Он может быть бумажным, с вводом дебетов и кредитов в главную бухгалтерскую книгу с помощью ручки или карандаша.
- Это может быть в чековой книжке человека, снова введите ручкой или карандашом.
- Это может быть компьютерный документ, обычно бухгалтерская электронная таблица или онлайн-файл в формате Excel.
- Это может быть из программного пакета онлайн-бухгалтерской книги, такого как Quickbooks Online , Freshbooks или Sage Intacct.
- Это может быть мобильное приложение, такое как «Баланс моей чековой книжки» или «Мой чековый регистр».
Преимущества чекового регистра
Есть много преимуществ использования чекового регистра, как для оперативного, так и для автономного учета:
- Быстрое получение информации о финансовых транзакциях. Независимо от того, в какой форме вы его используете, регистр чеков предлагает конечному пользователю фактор «выдоха», позволяющий узнать, что чек попал на счет, в качестве плательщика или получателя. Здесь нет никаких сомнений или ожидания, платеж производится и фиксируется в чековой книжке, не оставляя сомнений в том, что транзакция будет проведена.
- Включает в себя все виды платежных механизмов. В чековой книге регистрируются все типы платежей, включая наличные, чеки, банковские переводы, дебетовые карты, кредитные карты, онлайн-платежные сервисы, такие как PayPal и Venmo, а также транзакции через банкоматы.
- Это поможет вам улучшить бюджет. Независимо от того, являетесь ли вы главой семьи или владельцем бизнеса, чековая книга действует как финансовая книга, фиксируя все деньги, поступающие и исходящие из банка или другого финансового счета. Эти знания позволяют вам принимать более дальновидные бюджетные решения, поскольку у вас есть хорошее правило относительно того, что регулярно находится на ваших кредитных и дебетовых счетах.
- У вас есть запись о платеже. Наличие официального документа или платежа — еще один полезный инструмент, который поможет понять ваше финансовое положение. Он записывает всю историю платежных транзакций — кто совершил или получил платеж, в какую дату он был произведен, в какой сумме и (обычно) в какой форме платежа была сделана транзакция. Эта история платежей дает вам еще лучшее представление о вашем финансовом положении и снова приводит к принятию более эффективных финансовых решений, основанных на надежных кредитных и дебетовых историях.
Хорошая касса может не только регулярно регистрировать входящую и исходящую наличность, но и решать другие важные задачи.
Например, реестр чеков может выявлять ошибки банка или кредитной карты, помогать искоренить кражу личных данных и избежать возможности возврата чеков, которые могут увеличить обременительные банковские сборы и повредить ваш кредитный рейтинг.
Как получить чековые регистры
Физические лица могут получить инструменты чековых регистров несколькими способами.
Вы можете попросить чековую книгу в своем банке.Обычно они приходят с вашей чековой книжкой (внутри, в задней части чековой книжки). Ваш банк также может подключить вас к их онлайн-реестру чеков, обычно включенному в пакет онлайн-банкинга финансового учреждения.
Вы можете получить один в Интернете — Google предлагает очень полезную регистрацию чеков через Google Docs.
Из старой чековой книжки. Вы можете использовать любую физическую чековую книжку, старую или новую, которую снова можно найти на обратной стороне чековой книжки.
Через электронную таблицу. Вы можете создать свой собственный регистр чековой книжки онлайн, используя любой подходящий инструмент для ведения бухгалтерских таблиц.
Регистры чеков для частных лиц
Для обычных американцев с Мэйн-стрит чековая книга — отличный способ отслеживать доходы и расходы, причем очень доступным способом.
Контрольный реестр, который контролирует регулярный текущий баланс через банковскую чековую книжку, является хорошим примером того, насколько простым может быть этот процесс для физических лиц. В общем, у вас есть два варианта — старая школа и новая школа:
- Старая школа: когда вы используете традиционную чековую книжку, вы не занимаетесь цифровыми технологиями, но у вас есть полный контроль над информацией, которую вы записываете в своем проверить регистр.
- Новая школа: если вы решите выбрать пакет программного обеспечения для онлайн-банкинга или мобильное приложение, у вас все еще есть необходимый контроль, но с технологическим элементом, который позволяет автоматически вводить кредиты и дебеты в ваш чековый регистр.
Чековые регистры для малых предприятий
Учитывая сложности современной торговли, малые предприятия еще больше нуждаются в чистой главной бухгалтерской книге, в которой кредиты и дебеты учитываются с точностью до копейки и в режиме реального времени.
Реестр чеков может сделать все это и даже больше для владельцев малого бизнеса, которым нужна вся помощь, которую они могут получить, отслеживая финансы своей компании в актуальном состоянии.
Владельцы бизнеса могут использовать чековый регистр для правильной регистрации всех своих финансовых операций (наличные деньги, чек, кредитная или дебетовая карта и банковские переводы), поддерживать постоянный и точный текущий баланс счета и помогать лицам, принимающим решения, решить, где их бизнес-бюджет требует наибольшей работы и внимания.
Если вы являетесь владельцем малого бизнеса и хотите купить хороший чековый реестр, убедитесь, что в полученном вами есть место для следующих элементов чекового реестра:
Номер чека и банковская категория.
Дата выполненной транзакции.
Краткое описание транзакции.
Является ли транзакция платежом по кредиту или по дебету.
Был ли внесен кредит или депозит на имя компании.
Общий баланс главной книги после записи транзакции.
Лучшим средством использования чекового регистра для бизнеса является расчетный счет в банке.
Ваш текущий банк, вероятно, захочет иметь ваш бизнес, даже если вы только начинаете на этапе развертывания бизнеса, и поможет вам открыть счет и проведет вас через процесс открытия чековой книги для вашей компании.
Ваше финансовое учреждение также может помочь вам открыть цифровой реестр чеков, чтобы вы могли отслеживать все финансовые операции вашей компании одним нажатием клавиши.
Он также может помочь вам согласовать ваши банковские выписки и дать вам кристально ясное представление о финансовом ритме вашей компании по мере того, как вы строите свой бизнес в будущем, по одной транзакции за раз.
Никогда не поздно — или рано — планировать и вкладывать средства для выхода на пенсию, которого вы заслуживаете. Получите дополнительную информацию и бесплатную пробную подписку на номер TheStreet’s Retirement Daily , чтобы узнать больше о накоплении и жизни на пенсии. Есть вопросы о деньгах, пенсиях и / или инвестициях? У нас есть ответы.
Определение отчета о движении денежных средств
Что такое отчет о движении денежных средств?
Отчет о движении денежных средств — это финансовый отчет, который предоставляет агрегированные данные обо всех денежных поступлениях, которые компания получает от своей текущей деятельности и внешних источников инвестиций. Он также включает все оттоки денежных средств, которые используются для оплаты коммерческой деятельности и инвестиций в течение определенного периода.
Финансовые отчеты компании предлагают инвесторам и аналитикам портрет всех транзакций, которые проходят через бизнес, где каждая транзакция способствует его успеху.Отчет о движении денежных средств считается наиболее интуитивно понятным из всех финансовых отчетов, поскольку он следует за денежными средствами, полученными бизнесом, по трем основным направлениям — через операции, инвестиции и финансирование. Сумма этих трех сегментов называется чистым денежным потоком.
Эти три разных раздела отчета о движении денежных средств могут помочь инвесторам определить стоимость акций компании или компании в целом.
Ключевые выводы
- Отчет о движении денежных средств содержит данные обо всех поступлениях денежных средств, которые компания получает от своей текущей деятельности и внешних источников инвестиций.
- Отчет о движении денежных средств включает денежные средства, полученные бизнесом от операций, инвестиций и финансирования, сумма которых называется чистым денежным потоком.
- Первый раздел отчета о движении денежных средств — это поток денежных средств от операций, который включает операции от всех видов операционной деятельности.
- Денежный поток от инвестиций — это второй раздел отчета о движении денежных средств, который является результатом прибылей и убытков от инвестиций.
- Денежный поток от финансирования — это последний раздел, в котором дается обзор денежных средств, использованных из заемных средств и капитала.
Как работают отчеты о движении денежных средств
Каждая компания, которая продает и предлагает свои акции населению, должна подавать финансовые отчеты и отчеты в Комиссию по ценным бумагам и биржам (SEC). Три основных финансовых отчета — это баланс и отчет о прибылях и убытках. Отчет о движении денежных средств является важным документом, который помогает заинтересованным сторонам лучше понять все транзакции, которые проходят через компанию.
Есть два разных направления бухгалтерского учета — расчетный и кассовый.Большинство публичных компаний используют учет по методу начисления, что означает, что отчет о прибылях и убытках не совпадает с положением денежных средств компании. Отчет о движении денежных средств, однако, сосредоточен на учете денежных средств.
Прибыльные компании могут не справляться с адекватным управлением денежным потоком, поэтому отчет о движении денежных средств является важным инструментом для компаний, аналитиков и инвесторов. Отчет о движении денежных средств разбит на три различных вида деятельности: операции, инвестирование и финансирование.
Давайте рассмотрим компанию, которая продает продукт и предоставляет кредит на продажу своему покупателю.Несмотря на то, что Компания признает эту продажу выручкой, компания может получить денежные средства только позднее. Компания получает прибыль по отчету о прибылях и убытках и платит по нему налог на прибыль, но бизнес может приносить больше или меньше денежных средств, чем указано в данных о продажах или доходах.
Инвесторы и аналитики должны использовать здравый смысл при оценке изменений в оборотном капитале, поскольку некоторые компании могут попытаться увеличить свои денежные потоки до отчетных периодов.
Денежные потоки от операционной деятельности
Это первый раздел отчета о движении денежных средств, охватывающий денежные потоки от операционной деятельности (CFO) и включает операции от всех операционных операций.Раздел «Денежные потоки от операций» начинается с чистой прибыли, затем все неденежные статьи сопоставляются с денежными статьями, связанными с операционной деятельностью. То есть, другими словами, это чистая прибыль компании, но в кассовой версии.
В этом разделе указываются денежные потоки и оттоки, которые напрямую связаны с основной деятельностью компании. Эта деятельность может включать покупку и продажу инвентаря и материалов, а также выплату зарплаты сотрудникам. Любые другие формы притока и оттока, такие как инвестиции, долги и дивиденды, не включаются.
Компании могут генерировать достаточный положительный денежный поток для операционного роста. Если генерируется недостаточно, им, возможно, потребуется обеспечить финансирование для внешнего роста для расширения.
Например, дебиторская задолженность — это безналичный счет. Если дебиторская задолженность увеличивается в течение периода, это означает, что продажи увеличиваются, но на момент продажи денежных средств получено не было. В отчете о движении денежных средств дебиторская задолженность вычитается из чистой прибыли, поскольку она не является денежной. Денежные потоки из раздела операций также могут включать в себя кредиторскую задолженность, износ, амортизацию и многочисленные предоплаченные статьи, учитываемые как выручка или расходы, но без соответствующего денежного потока.
Денежные потоки от инвестиций
Во втором разделе отчета о движении денежных средств рассматриваются денежные потоки от инвестирования (CFI), которые являются результатом прибылей и убытков от инвестиций. Этот раздел также включает денежные средства, потраченные на основные средства. В этом разделе аналитики ищут изменения в капитальных затратах (капвложениях).
Увеличение капвложений обычно означает сокращение денежного потока. Но это не всегда плохо, поскольку это может указывать на то, что компания вкладывает средства в свою будущую деятельность.Компании с высокими капитальными затратами, как правило, растут.
Хотя положительные денежные потоки в этом разделе можно считать хорошими, инвесторы предпочли бы компании, которые генерируют денежный поток от бизнес-операций, а не посредством инвестирования и финансовой деятельности. Компании могут генерировать денежный поток в этом разделе, продавая оборудование или имущество.
Денежные потоки от финансирования
Денежные потоки от финансирования (CFF) — это последний раздел отчета о движении денежных средств.В разделе представлен обзор денежных средств, используемых для финансирования бизнеса. Он измеряет денежный поток между компанией и ее владельцами и кредиторами, и его источником обычно является заемный или собственный капитал. Эти цифры обычно ежегодно сообщаются акционерам в отчете компании «10K».
Аналитики используют денежные потоки из раздела финансирования, чтобы определить, сколько денег компания выплатила в виде дивидендов или обратного выкупа акций. Также полезно определить, как компания привлекает денежные средства для операционного роста.
Здесь перечислены денежные средства, полученные или возвращенные в результате усилий по сбору капитала, такие как акции или заемные средства, а также взятые или выплаченные ссуды.
Когда денежный поток от финансирования является положительным числом, это означает, что в компанию поступает больше денег, чем выводится. Если число отрицательное, это может означать, что компания выплачивает задолженность или производит выплату дивидендов и / или обратный выкуп акций.
Определение исходных документов — AccountingTools
Что такое исходные документы?
Исходные документы — это физическая основа, на которой регистрируются бизнес-операции.Исходные документы обычно сохраняются для использования в качестве доказательства, когда аудиторы позже проверят финансовую отчетность компании и должны подтвердить, что транзакции действительно имели место. Обычно они содержат следующую информацию:
Описание бизнес-операции
Дата операции
Определенная сумма денег
Разрешающая подпись
Многие исходные документы также проштампован для обозначения утверждения или для записи текущей даты или счетов, которые будут использоваться для записи базовой транзакции.
Исходный документ не обязательно должен быть бумажным. Он также может быть электронным, например, электронная запись часов, отработанных сотрудником, которая вводится в систему хронометража компании через смартфон.
Примеры исходных документов
Примерами исходных документов и связанных с ними бизнес-операций, которые появляются в финансовых записях, являются:
Выписка по счету . Он содержит ряд корректировок балансового остатка денежных средств компании, на которые компания должна ссылаться, чтобы привести свои записи в соответствие с данными банка.
Кассовая лента . Это может быть использовано как свидетельство продаж за наличные, которое поддерживает запись сделки продажи.
Квитанция по кредитной карте . Это может быть использовано в качестве доказательства выплаты денежных средств из мелкой наличности.
Сейф чековые изображения . Эти изображения поддерживают регистрацию денежных поступлений от клиентов.
Упаковочный лист . Он описывает товары, отправленные покупателю, и, таким образом, поддерживает запись транзакции продажи.
Заказ клиента . Этот документ, вместе с транспортной накладной и / или упаковочным листом, может использоваться для выставления счета покупателю, который, в свою очередь, генерирует транзакцию продажи.
Счет-фактура поставщика . Это исходный документ, подтверждающий выдачу поставщику наличных, чеков или электронных платежей. Счет-фактура поставщика также поддерживает запись расхода, товарно-материальных ценностей или основных средств.
Временная карта .Это поддерживает выдачу сотруднику зарплаты или электронного платежа. Если клиенту выставляются счета за часы работы, он также поддерживает создание счетов-фактур клиентов.
Например, компания занимается консалтинговым бизнесом. он накапливает информацию об отработанном времени из расписаний сотрудников, которая затем включается в счета-фактуры клиентов, что, в свою очередь, приводит к созданию транзакции продажи и дебиторской задолженности. Таким образом, в этой ситуации расписание является исходным документом для транзакции продажи.
Контроль над исходными документами
Существует ряд возможных средств контроля, которые можно использовать для снижения риска того, что исходные документы не будут должным образом зарегистрированы в системе бухгалтерского учета. Одним из наиболее распространенных элементов управления является предварительная нумерация документов, чтобы упростить отслеживание отсутствующих документов. Другой элемент контроля заключается в согласовании остатков на счетах с подтверждающими первичными документами, чтобы увидеть, не были ли какие-то документы зарегистрированы, или если некоторые транзакции, зарегистрированные в счетах, не имеют никаких подтверждающих первичных документов.
Как долго хранить исходные документы
Согласно различным нормативным актам, некоторые исходные документы должны храниться в течение нескольких лет. Также может быть разумным сохранить эти документы независимо от правил, хотя бы для предоставления доказательств в случае судебного процесса или для улучшения обслуживания клиентов. По этим причинам компания должна принять политику уничтожения документов, которая строго контролирует уничтожение или другие формы уничтожения исходных документов до тех пор, пока не пройдет определенное количество лет.
Сопутствующие курсы
Справочник бухгалтеров
Учебный комплект для бухгалтеров
Справочник по бухгалтерскому учету
Как проводить аудит
Управление записями
Учет кассовых операций | Вольтерс Клувер
Ведение книги дебиторской задолженности
Вы должны вести счет ГК дебиторской задолженности для каждого клиента, которому вы предоставляете кредит. Разносите расходы по счетам-фактурам из журнала продаж и денежных поступлений в бухгалтерские книги клиентов в конце каждого дня.Кроме того, независимо от того, используете ли вы кассовый аппарат или отдельную книгу кассовых чеков, обязательно проводите кассовые чеки по счету в соответствующие бухгалтерские книги в конце дня. Конечно, ваше программное обеспечение должно уметь заботиться об этом автоматически.
Если вам нравится бумажный след, храните все бухгалтерские книги дебиторской задолженности в одном подшивке, а копии бухгалтерских книг дебиторской задолженности также служат в качестве выписок, которые вы отправляете своим клиентам по почте с просьбой об оплате. Если вы рассылаете их по почте в виде выписок, каждый месяц начинайте составлять новый лист бухгалтерской книги.
Ежемесячный лист бухгалтерской книги должен начинаться с форвардного сальдо, которое является конечным сальдо за предыдущий месяц. Если ваши бухгалтерские листы не будут дублироваться, как ваши клиентские отчеты, вам не нужно начинать новый лист каждый месяц. Просто ведите постоянную бухгалтерскую книгу для каждого клиента, которая поддерживает текущую сумму баланса клиента.
Для большинства предприятий выписки следует отправлять раз в месяц всем клиентам, имеющим остаток на счете, и включать:
- начальное сальдо (конечное сальдо предыдущего месяца)
- все счета, выставленные в течение месяца
- платежей на счету в течение месяца
- любые дебетовые или кредитовые авизо
- конечное сальдо
- срок оплаты
Отслеживание вашего контрольного счета
Когда вы ежемесячно отправляете выписки своим клиентам по почте, вы должны сверять бухгалтерские книги дебиторской задолженности с контрольным счетом дебиторской задолженности.Контрольный счет — это общий остаток дебиторской задолженности из вашей главной книги.
Начальная сумма дебиторской задолженности плюс начисленные продажи за месяц минус платежи по счету за месяц должны равняться конечной сумме дебиторской задолженности. Сравните эту сумму с суммой регистров дебиторской задолженности отдельных клиентов. Это поможет вам обнаружить любые ошибки в выписках клиентов, прежде чем отправлять их по почте. Ваша бухгалтерская программа должна автоматически уведомлять вас о расхождениях.
Работа с кредиторской задолженностью
Дебиторская задолженность может быть немного забавной — в конце концов, все дело в том, чтобы загребать с трудом заработанные деньги. С другой стороны, кредиторская задолженность (часто называемая A / P) сосредоточена на неоплаченных счетах бизнеса, то есть деньгах, которые вы должны своим поставщикам и другим кредиторам. Сумма вашей задолженности перед поставщиками указана в качестве текущего обязательства в вашем балансе.
Подготовка документов о кредиторской задолженности
Если вы используете метод начисления, как мы рекомендуем, расходы регистрируются в журнале денежных выплат в момент оплаты товаров или услуг или в журнале покупок, если вы покупаете в кредит.Если вы имеете дело с определенным поставщиком много раз в течение месяца, вам не нужно регистрировать каждую покупку. Вы можете накапливать все счета за месяц от этого поставщика, а затем записывать одну транзакцию в журнал покупок в конце месяца.
Вы должны вести бухгалтерский учет кредиторской задолженности для каждого поставщика. Расходы из журнала выплат денежных средств в конце каждого дня проводятся в соответствующий регистр кредиторской задолженности. Книга счетов к оплате — это запись того, что вы должны каждому поставщику.Убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение автоматически ведет отдельные бухгалтерские книги, а также главную книгу.
Главная книга содержит счет кредиторской задолженности, который является вашим контрольным счетом кредиторской задолженности. Журнал выплат денежных средств содержит столбцы кредиторской и дебетовой задолженности. Покупки в кредит и платежи по счету вводятся в эти два столбца соответственно. В конце месяца они суммируются и проводятся на контрольный счет в главной книге.
Условия бухгалтерского учета | Вся карьера в области бухгалтерского учета
Поначалу ввод в поле бухгалтерского учета может немного сбить с толку из-за всей новой терминологии, которую нужно усвоить.Не чувствуйте себя обделенным в разговоре и не отставайте, потому что вы не знаете, о чем кто-то говорит. Ознакомьтесь с условиями бухгалтерского учета ниже и узнайте, о чем был тот последний разговор. Изучите эти условия, прежде чем приступить к своей первой большой работе, и вы поразите своего работодателя. Изучите эти термины до того, как начнутся занятия по бухгалтерскому учету, и вы определенно будете на шаг впереди всех остальных в своих классах.
Условия бухгалтерского учета
Уравнение бухгалтерского учета — Уравнение бухгалтерского учета: Активы = Обязательства + Собственный капитал.С точными финансовыми записями уравнение уравновешивается.
Бухгалтерский учет — Бухгалтерский учет отслеживает финансовые отчеты предприятия. Помимо регистрации финансовых операций, он включает в себя отчетность, анализ и обобщение информации.
Счета к оплате — Счета к оплате — это обязательства компании и представляют собой деньги, причитающиеся другим лицам.
Дебиторская задолженность — Активы предприятия и представляют собой деньги, причитающиеся предприятию другими лицами.
Учет по методу начисления — Финансовые операции регистрируются тогда, когда они происходят, а не при переходе денежных средств из рук в руки. Например, при получении товаров без оплаты регистрируется кредиторская задолженность.
Начисления — Начисления признают выручку, когда она получена, и расходы, когда они понесены, даже если кассовая операция может не быть задействована.
Амортизация — Уменьшает задолженность за счет равных платежей, включая проценты.
Актив — Ценные предметы, находящиеся в собственности.
Контрольный журнал — позволяет отслеживать финансовые транзакции до их источника.
Аудиторы — Изучить финансовые счета и записи, чтобы оценить их точность и финансовое состояние предприятия.
Балансовый отчет — Предоставляет моментальный снимок активов, обязательств и капитала компании на заданную дату.
Бухгалтерский учет — Учет финансовых операций в системе бухгалтерского учета.
Составление бюджета — Составление бюджета включает ведение финансового плана для управления денежными потоками.
Акционерный капитал — Общее количество обыкновенных и привилегированных акций, выпущенных компанией.
Прирост капитала — Сумма, превышающая номинальную стоимость обыкновенных акций.
Капитализированные расходы — Накопленные расходы, относящиеся к расходам с течением времени.
Денежный поток — Разница в поступающих и исходящих деньгах. Отрицательный поток означает, что выходит больше денег, чем поступает. Положительный поток показывает, что денег поступает больше, чем выходит.
Бухгалтерский учет по кассовому методу — Регистрирует, когда денежные средства получены через доходы и выплачены на расходы.
План счетов — список счетов организации, используемых для записи финансовых операций.
Закрытие книг / Закрытие в конце года — Закрытие книг происходит в конце годового периода и позволяет начать с чистой книги в начале следующего года.
Учет затрат — Используется внутри компании для определения стоимости операций и создания бюджета для увеличения прибыльности.
Кредит — Входит в правую колонку счетов. Повышение ответственности, капитала и доходов с кредитной стороны.
Дебет — Входит в левую колонку счетов. Активы и расходы увеличиваются по дебету.
Ведомственная бухгалтерия — Показывает доходы, расходы и чистую прибыль отдельных отделов.
Амортизация — Уменьшение стоимости актива с течением времени.
Дивиденды — Прибыль, возвращенная акционерам корпорации.
Двойная бухгалтерия — Требуются записи дебетов и кредитов для каждой финансовой операции.
Капитал — представляет стоимость владения компанией.
Финансовый учет — Отдел бухгалтерского учета, который готовит финансовую отчетность в основном для внешних пользователей.
Финансовый отчет — Финансовый отчет подробно описывает финансовую деятельность предприятия.
Основные средства — Используется в течение длительного периода времени, e.г. — оборудование или постройки.
Главная книга — Где записываются операции по дебету и кредиту.
Деловая репутация — Нематериальный актив, которым пользуется бизнес, например его репутация или популярность бренда.
Отчет о прибылях и убытках — Финансовый отчет документирует разницу в доходах и расходах, приводящую к получению дохода.
Оценка запасов — метод оценки, измененный для использования при оценке недвижимости и бизнеса.
Запасы — Запасы включают сырье, незавершенное производство и готовую продукцию.
Счет-фактура — Счет-фактура показывает сумму денег, причитающуюся за полученные товары или услуги.
In The Black — Ссылается на прибыль по бухгалтерским книгам; противоположно «в красном». Распродажи в «черную пятницу» известны тем, что розничные торговцы добавляют в свои книги прибыль.
В красном цвете — Указывает на потерю в бухгалтерских книгах; противоположность «в черном». Во времена рукописного учета записи в бухгалтерской книге, написанные черным цветом, означали прибыль, а красные — убытки.
Job Costing — Job Costing отслеживает затраты на конкретную работу по сравнению с ее доходами.
Журнал — вводятся финансовые транзакции на первом месте. Они вводятся в хронологическом порядке.
Обязательства — Обязательства — это обязательства организации, обычно финансовые по своему характеру.
Ликвидные активы — Состоят из денежных средств и других активов, которые можно легко конвертировать в наличные.
Ссуда — Денежный аванс от кредитора заемщику.
Основная учетная запись — Основная учетная запись имеет дочерние счета. Дебиторская задолженность может быть основным счетом для различных индивидуальных счетов дебиторской задолженности.
Чистая прибыль — Чистая прибыль равна выручке за вычетом расходов, налогов, износа и процентов.
Безналичные расходы — Не требует денежных затрат, например — амортизация.
Внереализационный доход — Доход, не полученный от бизнеса. Примером может служить продажа неиспользуемого оборудования.
Примечание — Примечание — это документ, обещающий выплатить долг.
Операционная прибыль — Определяется путем вычитания операционных расходов из операционных доходов. Расходы по процентам и налогу на прибыль не включены.
Прочие доходы — Единовременные доходы, например — интерес.
Заработная плата — Счет со списком сотрудников и причитающейся им заработной платы.
Проводка — Относится к записи записей в бухгалтерской книге.
Прибыль — Прибыль — это выручка за вычетом расходов. Включены скидки на налоги, проценты и амортизацию.
Отчет о прибылях и убытках — Финансовый отчет, выпускаемый компанией на регулярной основе, который раскрывает доходы, расходы и чистую прибыль за определенный период времени.
Сверка — Акт подтверждения остатков на счете; дебеты и кредиты равны. Примером выверки счета является проверка того, что выписка из банка соответствует остатку в чековой книжке, с учетом непогашенных чеков и депозитов.
Нераспределенная прибыль — Деньги, оставшиеся после оплаты всех счетов и распределения всех дивидендов акционеров; часто реинвестируют в бизнес.
Выручка — Фактическая сумма денег, которую компания приносит в течение определенного периода времени; налог.
Акционерный капитал — Общие активы компании за вычетом ее общих обязательств; собственный капитал; чистая стоимость. Акционерный капитал складывается из стартового капитала компании и нераспределенной прибыли, накопленной с течением времени.
Единая бухгалтерия — Процесс бухгалтерского учета, использующий одну запись вместо дебетовых и кредитовых проводок. Малые предприятия, использующие систему учета наличных денег, выигрывают от простоты этой системы, которая очень похожа на ведение чековой книжки.
Выписка со счета — Письменный документ, в котором указаны все начисления и платежи; выписка о дебиторской задолженности; выписка из кредиторской задолженности. Как правило, ежемесячный отчет о дебиторской задолженности отправляется заказчику списания; и согласовывается клерком по кредиторской задолженности для оплаты.
Дочерние счета — Счета, находящиеся под контрольным счетом; они должны быть равны сальдо основного счета. Примерами дополнительных учетных записей могут быть «Канцелярские товары» или «Средства для уборки» под контрольной учетной записью «Принадлежности».
Расходные материалы — Расходные материалы, используемые в бизнесе и пополняемые по мере необходимости. Поставки — это не запасы для продажи; скорее они используются для ведения бизнеса.
Казначейские акции — Акции, которые компания сохраняет или выкупает после того, как они предлагаются публике для покупки.
Списание / списание — Учетная операция, уменьшающая стоимость актива.
Что такое бухгалтерия и почему это важно? | Методы бухгалтерского учета
Время чтения: 7 минутЧто такое бухгалтерский учет и почему он важен?
Бухгалтерия — это процесс ежедневной регистрации финансовых операций вашей компании на организованных счетах. Это также может относиться к различным методам записи, которые могут использовать предприятия. Бухгалтерский учет является важной частью вашего бухгалтерского процесса по нескольким причинам.Обновляя записи транзакций, вы можете создавать точные финансовые отчеты, которые помогают измерять эффективность бизнеса. Подробные записи также пригодятся в случае налоговой проверки.
Это руководство расскажет вам о различных методах ведения бухгалтерского учета, способах записи проводок и основных финансовых отчетах.
Методы бухгалтерского учета
Прежде чем вы начнете вести бухгалтерский учет, ваша компания должна решить, какой метод вы собираетесь использовать. При выборе учитывайте объем ежедневных транзакций вашего бизнеса и размер получаемого дохода.Если вы занимаетесь малым бизнесом, сложный метод бухгалтерского учета, разработанный для предприятий, может вызвать ненужные сложности. И наоборот, менее надежные методы бухгалтерского учета не подходят для крупных корпораций.
Имея это в виду, давайте разберем эти методы, чтобы вы могли найти наиболее подходящий для своего бизнеса.
Разовая бухгалтерия
Бухгалтерский учет по одной записи — это простой метод, при котором для каждой транзакции в ваших книгах делается одна запись. Эти транзакции обычно хранятся в кассовой книге для отслеживания входящих доходов и исходящих расходов.Вам не нужно формальное обучение бухгалтерскому учету для единой записи. Метод однократной записи подойдет небольшим частным компаниям и индивидуальным предпринимателям, которые не покупают и не продают в кредит, не владеют физическими активами или имеют небольшие запасы.
Бухгалтерия двойная
Бухгалтерия с двойной записью более надежна. Он следует принципу, что каждая транзакция затрагивает как минимум два счета, и они записываются как дебет и кредит. Например, если вы совершаете продажу за 10 долларов, с вашего денежного счета будет списана сумма в размере 10 долларов, а на ваш торговый счет будет зачислена такая же сумма.В системе с двойной записью общие кредиты всегда должны равняться общему дебету. Когда это происходит, ваши книги «сбалансированы».
Использование метода двойной записи для бухгалтерского учета имеет больше смысла, если ваш бизнес крупный, публичный или покупает и продает в кредит. Предприятия часто выбирают систему двойной записи, потому что она оставляет меньше места для ошибки. В каком-то смысле он «перепроверяет» ваши книги, потому что каждая транзакция регистрируется как два совпадающих, но компенсирующих счета.
Кассовым методом или начислением
Следующим шагом будет выбор между кассовым методом или методом начисления для бухгалтерского учета.Это решение будет зависеть от того, когда ваш бизнес признает свои доходы и расходы.
При расчетах по кассовым операциям выручка признается при поступлении денежных средств в свой бизнес. Расходы признаются в момент их оплаты. Другими словами, каждый раз, когда наличные деньги поступают на ваши счета или выходят из них, они регистрируются в бухгалтерских книгах. Это означает, что покупки или продажи в кредит не будут отражаться в ваших книгах до тех пор, пока не будет произведен обмен наличными.
При использовании метода начисления выручка признается по мере получения.Аналогичным образом расходы регистрируются по мере их возникновения, обычно вместе с соответствующими доходами. Фактические наличные деньги не должны поступать или выходить, чтобы транзакция была записана. Вы можете сразу отметить свои продажи и покупки в кредит.
Как кассовый метод, так и метод начисления могут работать с одно- или двукратной бухгалтерией. Однако в целом метод однократной записи является основой кассового учета. Транзакции регистрируются как отдельные записи, которые либо поступают, либо уходят.Метод начисления лучше работает с системой двойной записи.
Как делать записи в бухгалтерии
Создание финансовых отчетов, таких как балансы, отчеты о прибылях и убытках и отчеты о движении денежных средств, поможет вам понять, на каком этапе находится ваш бизнес, и оценить его эффективность. Чтобы эти отчеты точно отражали ваш бизнес, вы должны иметь надлежащим образом задокументированные записи о ваших транзакциях. Сохранение этих записей как можно более актуальным также полезно при сверке счетов.
Запись транзакций начинается с исходных документов, таких как заказы на покупку и продажу, счета, счета-фактуры и кассеты для кассовых аппаратов. Собрав эти документы, вы можете записывать транзакции, используя журналы, бухгалтерские книги и пробный баланс. Если вы очень маленькая компания, вам может понадобиться только кассовый аппарат. Затем информацию можно консолидировать и превратить в финансовую отчетность.
Кассовые аппараты
Кассовый аппарат — это электронная машина, которая используется для расчета и регистрации транзакций.Обычно кассовые аппараты используются для учета движения денежных средств в магазинах. Кассир собирает наличные для продажи и возвращает покупателю остаток. Как собранные денежные средства, так и возвращенный остаток регистрируются в регистре как одноразовые денежные счета. Кассовые аппараты также хранят квитанции об операциях, поэтому вы можете легко записывать их в свой журнал продаж.
Кассовые аппараты обычно используются на предприятиях любого размера. Однако они обычно не являются основным методом регистрации транзакций, поскольку в них используется однократная кассовая система бухгалтерского учета.Это делает их удобными для очень малого бизнеса, но слишком упрощенными для предприятий.
Журнал
Журнал называется книгой оригинальной записи. Это место, где компания впервые в хронологическом порядке регистрирует свои транзакции. Журнал может быть как физическим (в виде книги или дневника), так и цифровым (хранящимся в виде электронных таблиц или данных в бухгалтерском программном обеспечении). В нем указывается дата каждой транзакции, кредитные или дебетовые счета и соответствующая сумма.Хотя в конце финансового года журнал обычно не проверяется на предмет сальдо, каждая запись в журнале влияет на бухгалтерскую книгу. Как мы узнаем, крайне важно, чтобы бухгалтерская книга была сбалансированной, поэтому ведение точного журнала — хорошая привычка. Эта форма полезна для двойной бухгалтерии.
Гроссбух
Главная книга — это книга или свод счетов. Ее еще называют книгой второй записи. После ввода проводок в журнал они классифицируются по отдельным счетам, а затем переносятся в бухгалтерскую книгу.Эти записи расшифровываются счетами в следующем порядке: активы, обязательства, капитал, доходы и расходы. Как и журнал, бухгалтерская книга может быть в виде физических или электронных таблиц.
Главная книга содержит план счетов, который представляет собой список всех имен и количества счетов в книге. Схема обычно располагается в том же порядке счетов, что и расшифрованные записи.
В отличие от журнала, бухгалтерские книги исследуются аудиторами, поэтому они всегда должны быть сбалансированы в конце финансового года.Если общий дебет больше, чем общий кредит, это называется дебетовым сальдо. Если общая сумма кредитов превышает общую сумму дебетов, имеется кредитовый баланс. Главная книга важна в бухгалтерском учете с двойной записью, когда каждая транзакция изменяет как минимум два счета вспомогательной книги.
Оборотный баланс
Пробный баланс составляется из скомпилированных и обобщенных записей бухгалтерской книги. Пробный баланс похож на тест, чтобы увидеть, сбалансированы ли ваши книги. Он перечисляет счета точно в следующем порядке: активы, обязательства, капитал, доходы и расходы с конечным балансом счета.
Бухгалтер обычно составляет пробный баланс, чтобы увидеть, где находится ваш бизнес и насколько хорошо сбалансированы ваши бухгалтерские книги. Затем это можно сравнить с бухгалтерскими книгами и журналами. На пробном балансе легко обнаружить дисбаланс между дебетом и кредитом. Однако это не всегда безошибочно. Любая неверно рассчитанная или неправильно расшифрованная запись журнала в бухгалтерской книге может привести к неправильному пробному сальдо. Лучше выявлять ошибки заранее и исправлять их в бухгалтерской книге, а не ждать пробного баланса в конце финансового года.
Финансовая отчетность
Следующим и, вероятно, самым важным шагом в бухгалтерском учете является составление финансовой отчетности. Эти отчеты готовятся путем консолидации информации из записей, которые вы делали на ежедневной основе. Они дают представление об эффективности вашей компании с течением времени, выявляя области, в которых вам необходимо улучшить. Каждый бизнес должен знать и понимать три основных финансовых отчета: отчет о движении денежных средств, баланс и отчет о прибылях и убытках.
Отчет о движении денежных средств
Отчет о движении денежных средств — это именно то, что следует из его названия. Это финансовый отчет, в котором отслеживаются входящие и исходящие денежные средства в вашем бизнесе. Это позволяет вам (и инвесторам) понять, насколько хорошо ваша компания справляется с долгами и расходами. Обобщая эти данные, вы можете увидеть, достаточно ли вы зарабатываете денег для ведения устойчивого и прибыльного бизнеса.
Бухгалтерский баланс
Баланс показывает активы, обязательства и собственный капитал компании на определенный момент времени.Проще говоря, он сообщает вам, чем ваш бизнес владеет, что должен, и какую сумму инвестируют акционеры. Однако баланс — это всего лишь снимок финансового положения бизнеса на определенную дату. Его нужно сравнивать и с балансами других периодов. Баланс позволяет вам понять ликвидность и финансовую структуру вашего бизнеса с помощью аналитики, такой как коэффициент текущей ликвидности, коэффициент оборачиваемости активов, коэффициент оборачиваемости запасов и отношение долга к собственному капиталу.
Отчет о прибылях и убытках
Отчет о прибылях и убытках, также называемый отчетом о прибылях и убытках, фокусируется на полученных доходах и расходах, понесенных предприятием с течением времени.Типичный отчет о прибылях и убытках состоит из двух частей. В верхней половине перечислены операционные доходы, а в нижней — расходы. В заявлении они отслеживаются за период, например последний квартал финансового года. Он показывает, как чистая прибыль вашего бизнеса конвертируется в чистую прибыль, которая приводит либо к прибыли, либо к убытку. В отчете о прибылях и убытках нет акцента на квитанциях или денежных подробностях.
Банковская сверка
Выверка банковского счета — это процесс установления соответствия между транзакциями на вашем банковском счете и транзакциями в ваших бухгалтерских записях.Сверка ваших банковских счетов — это обязательный шаг в бухгалтерском учете, потому что после того, как все остальное зарегистрировано, это последний шаг к обнаружению расхождений в ваших книгах. Банковская выверка помогает убедиться, что с вашими деньгами все в порядке.
Почему это обязательно?
Банковская выверка необходима, потому что это:
- Предоставляет точное финансовое положение вашей компании
- Точно отслеживает денежный поток
- Помогает обнаруживать мошенничество или банковские ошибки
Будьте в курсе своей бухгалтерии
Правильный бухгалтерский учет ведет вашу компанию к успеху.Это основополагающий бухгалтерский процесс, и без него разработка стратегий по улучшению основных областей вашего бизнеса была бы практически невозможна. Тем не менее, как бы важен ни был бухгалтерский учет, внедрение неправильной системы для вашей компании может вызвать проблемы. Некоторые компании все еще могут использовать ручные методы с физическими дневниками и бумажными журналами. Однако по мере того, как технологии становятся все более и более продвинутыми, даже небольшие компании могут получить выгоду от перехода на цифровые технологии. Здесь на помощь приходит такое облачное решение для бухгалтерского учета, как Zoho Books.
Zoho Books поможет вам вести точный учет финансов вашего бизнеса. Он предоставляет более быстрые и простые решения для управления денежными средствами, кредиторской / дебиторской задолженностью, выверкой банковских счетов и составлением финансовой отчетности. Кроме того, встроенная автоматизация выполняет рутинные бухгалтерские задачи и помогает вам больше сосредоточиться на своем бизнесе. Попробуйте наше программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета бесплатно и посмотрите, как оно может помочь вашему бизнесу поддерживать безупречный бухгалтерский учет.
Справочник по работе с наличными деньгами | Финансы и администрация
Введение
Целью данного справочника является определение и документирование движения денежных средств и денежных поступлений, а также рекомендации по надлежащему управлению денежными средствами для тех сотрудников, которые отвечают за получение, обработку и сохранность денежных средств и их эквивалентов.
Хранитель каждого денежного фонда несет ответственность за целостность денежного фонда. Сотрудники должны понимать свою ответственность за все денежные средства, являющиеся собственностью государства.
Эти правила и инструкции предназначены для защиты не только государственных денег, но и тех сотрудников, которым поручена работа с наличными деньгами.
Определение: «Деньги» — деньги в любой форме, включая валюту (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплату кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы денежных средств и т. Д.Также называется наличными или кассовыми поступлениями.
Содержание
Общая политика в отношении кассовых операций
Цель: дать указания отделам университетского городка по сбору, хранению и отчетности о денежных средствах, а также наметить конкретные процедуры обработки наличности для использования отделом.
Затронутые лица / районы: все отделы университетского городка получают денежные выплаты и выплаты в их эквиваленте.
Политика:
- Все поступающие денежные средства должны быть подтверждены квитанцией при приеме или получении по почте и отправлены в кассу OSU для обработки в течение одного рабочего дня с использованием формы регистрации денежных поступлений OSU, чтобы указать, куда следует депонировать средства.
- Деньги нельзя оставлять без присмотра. Это касается кассовых аппаратов, столешниц и денежных ящиков. Если сотрудник покидает свое рабочее место по какой-либо причине, независимо от того, насколько быстро, наличные деньги должны быть надлежащим образом защищены в запертом месте.
- Посторонние лица не должны допускаться в зоны обработки наличных денег.
- Двери всегда должны быть заперты в местах, где обрабатываются наличные деньги.
- Большие суммы наличных денег следует считать и хранить вне поля зрения широкой публики.
- Физические лица должны постоянно сводить оборотные денежные средства к минимуму. Излишки средств должны быть на заблокированном устройстве или депонированы в кассе.
- Полученные денежные средства нельзя использовать для внесения сдачи, получения мелкой наличности и т. Д. Расходы или возмещение не могут быть произведены из кассовых чеков.
- Для хранения на ночь и в другие периоды, когда наличные деньги не используются, их следует хранить в специальном устройстве хранения — в сейфе или запертом контейнере.
- Ни при каких обстоятельствах физическое лицо не должно хранить наличные деньги Университета в своих личных средствах, размещать средства Университета на личном банковском счете или брать средства Университета на хранение домой.
Ответственность отделов кампуса:
- Обеспечить надлежащее использование государственных средств.
- Защитите сотрудников от рисков, следуя политикам и процедурам.
- Обеспечивает сохранность и своевременное, точное внесение денежных средств.
Артикул:
- Руководство по бухгалтерскому учету штата Орегон См. «Внутренний контроль» и «Денежные средства»
- Стандарт финансового учета Операционное руководство, раздел 100, касающийся депонирования и регистрации
- Пересмотренный закон штата Орегон (ORS)
- Руководство по управлению денежными средствами казначейства штата Орегон
Депозиты Общая политика
Цель: Давать указания отделам университетского городка по пересылке денег в кассу для записи в баннере и намечать конкретные процедуры для использования отделом.
Затронутые лица / районы: все отделы университетского городка получают депозиты и выплаты наличными.
Политика:
- Департаменты должны внести денежные средства в течение одного рабочего дня после сбора или получения таких денежных средств.
- Своевременное внесение полученных денежных средств обеспечивает улучшенный контроль над средствами, что снижает риск потери из-за ошибок, небрежности или кражи.
- Деньги, хранящиеся на ночь, должны быть защищены каким-либо запорным устройством, например, сейфом или запирающимся шкафом для документов.
- Все чеки должны быть надлежащим образом подтверждены при получении.
- Расходы или возврат не могут быть произведены с помощью кассовых чеков.
- Департаменты, депонирующие подарки, должны следовать изложенным процедурам бухгалтерского учета и не смешивать деньги с общими деньгами или деньгами на самообеспечение.
Обязанности: Ответственность за получение любых денежных средств возлагается на:
- Выполните требования по внесению депозита на следующий рабочий день.
- Предоставьте соответствующую и точную информацию при представлении депозитов.
- Защитные вклады.
Артикул:
- Бухгалтерское руководство штата Орегон
- Пересмотренный закон штата Орегон (ORS)
Общая информация
- Политика Университета штата Орегон состоит в том, что департаменты, работающие с наличными деньгами, должны соответствовать стандартам, установленным в Руководстве по бухгалтерскому учету штата, Руководстве по работе со стандартами финансового учета (FASOM) и пересмотренном законодательстве штата Орегон (ORS).
- Денежные средства включают валюту, монеты, чеки, отчеты о расчетах по кредитным картам и электронные переводы.Все поступающие денежные средства должны быть подтверждены, когда они приняты, и отправлены в кассу OSU для обработки с использованием формы записи денежных поступлений OSU. Чтобы получить справку по заполнению формы записи о кассовых поступлениях, обратитесь к разделу «Подготовка кассового чека» на веб-сайте кассы OSU.
- Денежные средства могут представлять собой оплату различных сборов, скидок или возмещений. Полный список типов доходов см. В разделах 100 и 200 FIS (Руководство по политике и процедурам фискальных операций) FASOM.
- Департаменты, проводящие семинары, конференции или выставляющие счета, которые не регистрируются как часть дебиторской задолженности, должны уведомлять кассу, чтобы входящие чеки и переводы можно было легко идентифицировать для внесения в соответствующий фонд / индекс / счет.
Прием денежных средств и платежей
Валютные платежи
Вся валюта, полученная от постоянных клиентов, должна быть получена немедленно на последовательно пронумерованных кассовых чеках или через кассовый аппарат. Валюту следует пересчитывать в присутствии лица, предъявляющего ее к оплате. Копия квитанции должна быть предоставлена посетителю без посещения магазина. Никакая иностранная валюта не принимается.
Платежные чеки
Чеки всех типов, полученные лично или по почте, должны быть одобрены немедленно.Постоянным посетителям необходимо получить заранее пронумерованную письменную или кассовую квитанцию. Документы, прилагаемые к почтовым платежам, должны быть проставлены печатью сотрудника, открывающего почту. Все чеки, выписанные в OSU, должны быть депонированы в OSU. Информацию о чеках, выписанных в OSU, но предназначенных в качестве подарков или пожертвований, см. В разделе «Денежные средства в качестве подарка или пожертвования» ниже.
Каждый чек или денежный перевод должен проверяться на полноту следующим образом:
- Убедитесь, что имя, адрес и номер телефона владельца счета указаны в чеке.Дневной телефонный номер предпочтительнее.
- Убедитесь, что на чеке указано название банка и что маршрутный номер, номер банковского счета клиента и номер чека закодированы на нижнем крае чека.
- Обратите внимание на дату. Не принимайте почтовый чек с датой (чек с датой в будущем) и не соглашайтесь удерживать чек для будущего депозита.
- Убедитесь, что сумма, записанная цифрами, соответствует сумме, написанной словами. Если другое, сделайте особую отметку на кассовом чеке, чтобы касса могла обработать его надлежащим образом.Как правило, банки уважают записанную сумму, а не числовую.
Условия приема чеков
Есть несколько различных категорий чеков. Все они должны рассматриваться как чеки.
- Кассовый чек: чек, купленный в банке на любую сумму; банк дополняет всю информацию на лицевой стороне чека сотрудником банка, подписывающимся в качестве векселя.
- Сертифицированный чек: персональный чек, который выписывается владельцем счета, а затем проштампован и подписан служащим банка на лицевой стороне чека.
- Денежный перевод: товар, приобретенный в банке, почтовом отделении или другом коммерческом учреждении на любую сумму до 1000 долларов США. Банк заполняет только информацию о сумме.
- Дорожный чек: специальный чек, предоставляемый банками или другими компаниями для использования путешественниками; эти чеки уже имеют подпись покупателя и должны быть подписаны и датированы в присутствии кассира.
- Персональный чек: письменное поручение, подлежащее оплате по требованию, выписанное в банк вкладчиком; личный чек выписывается против текущего счета физического лица, в отличие от кассового чека, сертифицированного чека, денежного перевода или дорожного чека, которые выписываются против банковских средств.
- Стартовый чек: неперсонализированный закодированный чек, который человек получает от банка при открытии текущего счета. Они предназначены для использования лицом до получения кодированных чеков из банка. Однако они должны приниматься только в том случае, если банк закодировал номер маршрута и номер счета в нижней части чека.
- Иностранный чек: Чек, выписанный в иностранном банке. Даже если после суммы чека написано «USD», он не может быть оплачен в U.S. валюта, если на лицевой стороне чека не указано, что он подлежит оплате через банк США. Если иностранный чек принимается, сделайте специальную отметку на кассовом чеке, чтобы касса могла обработать его надлежащим образом. (См. Также Иностранная валюта и чеки)
Иностранная валюта и чеки
Принимается только валюта США (монеты и купюры). Чеки, выписанные в иностранных банках или выпущенные в иностранной валюте, требуют специальной обработки в кассе OSU и Государственном казначействе.На получение средств по таким чекам может уйти несколько дней или недель. Первоначальный депозит в фонд отдела будет суммой, отраженной в чеке, даже если он находится в иностранной валюте. Казначейство обработает товар и обсудит обменный курс. Любые курсовые разницы будут взиматься в депозитарном отделе как уменьшение депозита (дебет на счет доходов, указанный в оригинальном кассовом чеке).
Внесение вкладов
Сохранение денег
Департаменты, получающие денежные средства, несут ответственность за сохранность и своевременность депозита.Департаменты должны сделать следующее:
- Незамедлительно индоссировать чеки с ограничительным индоссаментом.
- Внесите все деньги в кассу в течение одного рабочего дня.
- Депозиты следует делать чаще, если в отделе отсутствует надежное хранение средств.
- Все деньги, хранящиеся на ночь, должны находиться в безопасном месте.
- Если отдел обнаруживает отдельные события, при которых он не может выполнить требование о внесении депозита на следующий рабочий день из-за необычных обстоятельств, не зависящих от него, рекомендуется, чтобы отдел задокументировал причины возникновения и сохранил документацию в файлах отдела, поскольку это может оказаться полезным для отдела в случае аудита.
Денежные средства с депозитами
Правила отправки валюты и монет в кассу для депозита:
- Купюры должны быть «лицевой стороной» (все лицевой стороной вверх и лицевой стороной вверх). Это позволяет производить более точный пересчет.
- Купюры следует отсортировать по номиналу, и, если количества номинала достаточно, вырезать или разделить на следующие суммы:
- Единицы = 25 или 25 долларов
- Пятерок = 20 или 100 долларов
- Десятки = 20 или 200 $
- Двадцатые годы = 25 или 500 долларов
- Пятидесятые = 20 или 1000 долларов
- сот = 10 или 1000 долларов
- Монета может быть принята свернутой, если в роликах типа «дробовик», обеспечивающих точный счет монеты.Рулоны, зажатые вручную, должны быть пересчитаны в кассу. Если вы отправляете в одном пакете с монетой, пожалуйста, плотно свяжите его или конвертом.
- При отправке нескольких мешков в качестве одного депозита в Журнале денежных поступлений должны быть указаны мешки отдельно и сумма в долларах, включенная в каждую сумку. Если вы используете пронумерованную сумку, обратите внимание на номер в Журнале кассовых чеков. Это гарантирует, что все наличные деньги могут быть учтены при каждом депозите.
Депонирование пакетов кредитных карт
Платежи по кредитной карте завершаются, когда передается пакетный расчет.Все платежи по кредитной карте должны производиться и вноситься на депозит ежедневно. Отчет о расчетах должен сопровождать заполненную запись о кассовых поступлениях. Отчет о расчетах (имеет разные названия в зависимости от устройства для чтения кредитных карт или машины, используемой для обработки), представляет собой сводку транзакций за определенную дату или диапазон дат, а также перечисляет общее количество транзакций и общую сумму в долларах. Большинство отчетов о расчетах содержат промежуточные итоги по типам используемых кредитных карт, а также по расходам и кредитам / возмещениям.
Депозиты, сделанные непосредственно в отделении банка
Есть несколько отделов, которым разрешено вносить депозиты напрямую в указанный банк. Эти отделы используют заранее закодированные депозитные квитанции. Копия депозитной квитанции (желтая, розовая или настоящая) отправляется в качестве резервной копии с заполненной отчетом о кассовых поступлениях в кассу для обработки и ввода в Banner.
Инструкция по заполнению банковского депозита:
- Укажите дату депозита.
- Отметьте отдел или индекс на депозитной квитанции.
- Перечислите монеты и валюту отдельно в отведенном для этого месте.
- Перечислить проверки и включить ленту счетной машины.
- Отсортируйте все наличные деньги перед чеками, в открытую и в порядке номинала.
- Подтвердить все чеки.
- Включите дорожные чеки с чеками.
Учет по форме учета денежных поступлений
Денежные средства как доход
Деньги можно перевести на:
- Операционный фонд с использованием индекса и кода счета
- Учетный код должен быть выбран из серии 0xxxxx
- Фонд главной бухгалтерской книги
- Код счета главной книги должен быть выбран из серии Axxxx (Актив) или Bxxxx (Ответственность).
- См. Стандартное руководство по эксплуатации финансового управления.
Денежные средства в виде подарков или пожертвований
Дар определяется как пожертвование, отличное от пожертвования, без возмещения ущерба со стороны дарителя, т. Е. Даритель ничего не ожидает взамен подарка. Депозиты на подарочные счета отдела должны состоять из благотворительных пожертвований, сделанных отделу. Пожертвования, сделанные в пользу отдела, даже если они предназначены для общего пользования, считаются ограниченными фондами.Эти деньги не следует смешивать с общими фондами или фондами самоподдержки. Эти средства расходуются в соответствии с правилами университета, и их нельзя перерасходовать.
Фонд ОГУ (OSUF) и Фонд сельскохозяйственных исследований (ARF)
- Чеки, выданные OSUF в OSU, должны регистрироваться в указанных фондах (FSxxxx, FExxxx, 438xxx, 8xxxxx или 9xxxxx).
- Only Research Accounting переводит средства в FAxxxx.
- Депозиты из ARF в OSU должны регистрироваться в фондах FAxxxx.
- Проверки, оформленные в OSU, предназначенные для OSUF или ARF
- Депозиты в OSUF и ARF ограничиваются настоящими подарками или доходами от мероприятий по сбору средств, в которых донор намеревается передать дар фонду (фондам).
- Подарки, переданные в фонды, должны подлежать оплате в фонды. Если чеки подлежат оплате в OSU, они должны быть депонированы непосредственно в OSU. Если есть доказательства от донора, что он намеревался передать деньги OSUF или ARF, пожалуйста, свяжитесь с этими фондами для получения инструкций.
- Для получения дополнительной информации см. Руководство по политике и процедурам учета грантов, контрактов и подарков.
Деньги как уменьшение расходов
Денежные поступления, которые могут быть депонированы для уменьшения расходов, очень ограничены. Возврат средств продавцу может быть результатом переплаты, возврата предоплаты, возврата бракованного товара, кредита для досрочной оплаты и т. Д.
Депозиты, которые приводят к кредитам на коды счетов, начинающиеся с 2xxxx до 4xxxx, должны:
- Зачислить в фонд и код счета, на который была списана первоначальная покупка.
- Покажите номер счета-фактуры и / или номер чека первоначального платежа или утверждения счета к оплате для возврата, скидки или переплаты.
- Если возмещение получено до того, как первоначальный платеж был записан в баннере, код счета должен быть 08001 или 08008.
- Укажите в описании причину (возврат денег, переплата).
- Возврат средств за регистрацию на семинар / конференцию:
- Должен быть записан с использованием учетного кода 2xxxxx.
- Приложите копию оригинальной платежной документации, как указано выше.
Возвращенные товары
Чеки о недостаточности денежных средств (NSF) — это чеки, которые возвращаются из банка в отдел управления бизнесом из-за отсутствия средств на индивидуальном счете для покрытия позиции. Отдел отдела бизнеса направит чек обратно в банк во второй раз, чтобы попытаться вернуть сумму, как написано. Если чек возвращается в отдел по делам бизнеса во второй раз, чтобы зафиксировать нехватку средств для депозита отдела, будет обработано СП для отмены платежа (дебет на счет доходов отдела).Затем товар будет отправлен в депозитарный отдел, чтобы они могли продолжить работу по своему усмотрению.
Определения
- Советы
- уведомление о банковских переводах, переводах ACH и банковских исправлениях.
- Автоматизированная клиринговая палата (АКП)
- перевод ACH — это электронный элемент, который обрабатывается через Автоматическую клиринговую палату, созданную в качестве клирингового и расчетного механизма для финансовых учреждений. Переводы ACH достигают места назначения от 2 до 4 рабочих дней и могут быть отозваны или возвращены по разным причинам.
- Наличные
- валюта; монеты и купюры. Также используется для всех эквивалентов денежных средств, таких как чеки. Часто используется во множественном числе: денежные поступления или деньги.
- Квитанции (используются в данном справочнике)
- деньги в любой форме: валюта (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплата кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы денежных средств и т. Д.
- Электронный перевод денежных средств (EFT)
- общий термин для любого движения средств не бумажными средствами; может быть автоматизированной клиринговой палатой (ACH) или банковским переводом.Все входящие электронные платежи для системы Университета Орегона обрабатываются через Отдел управления денежными средствами Казначейства штата Орегон.
- Подтверждение / одобрение
- акт написания или печати, обычно на оборотной стороне, а иногда и на лицевой стороне чека или другого оборотного инструмента, посредством которого переуступаются и передаются находящиеся в нем денежные средства или имущество.
- Денежные средства (используются в данном справочнике)
- деньги в любой форме: валюта (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплата кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы денежных средств и т. Д.
- Квитанция
- существительное: Письменное подтверждение получения денежной суммы или указанного предмета; документ, который обеспечивает контрольный след денежных средств. Форма записи кассовых чеков ОГУ.
- глагол: Чтобы отдать или выписать квитанцию об уплаченных деньгах или доставленных товарах или услугах; для учета перевода наличных денег.
- Банковский перевод
- средств, отправленных через электронную сеть Федеральной резервной системы из одного финансового учреждения в другое.Их можно отозвать только с разрешения получателя. Электронные переводы обычно используются, когда требуются большие суммы вместе с возможностью подтверждения получения, а также при совершении международных платежей.