Запрос на поставку коммерческого предложения на: Коммерческие предложения по 44-ФЗ — образец 2021

Процесс простого запроса предложения (RFQ) для закупок

Большинство деловых людей знакомы с сокращениями RFP и RFQ, но в чем разница и как они используются?

Выбор того, какой тип документа использовать, зависит от требуемого продукта или услуги и желаемого результата — требуется ли это предложение или подробное ценовое предложение?

Запрос предложений (RFP) — это формальный метод получения подробных и сопоставимых предложений от разных поставщиков по определенному продукту или услуге.Это всеобъемлющий документ, который должен содержать всю необходимую информацию, необходимую для принятия обоснованного решения о стратегических закупках. Процесс запроса предложения может занять от нескольких недель до шести месяцев.

Запрос ценового предложения (RFQ) — это документ конкурсного предложения, используемый при приглашении поставщиков или подрядчиков представить ценовое предложение на продукты или услуги, где требования стандартизированы или производятся в повторяющихся количествах. Запрос предложений часто используется для товаров большого объема / низкой стоимости и должен быть заполнен быстрее, чем запрос предложения.Покупатель должен предоставить техническую спецификацию, а также свои коммерческие требования. Документ иногда может называться Приглашением к участию в торгах или Приглашением к участию в торгах.

Хорошо составленный запрос предложений должен открываться знакомством с компанией и ее бизнесом, а также заявлением о необходимости. Затем это позволяет поставщикам четко выражать свои предложения, чтобы удовлетворить эту потребность, и предоставляет покупателю справедливый способ выбора наилучшего решения.Эффективный способ сделать это — предоставить участникам торгов шаблон, предназначенный для получения полной информации, необходимой в формате, позволяющем легко сравнивать. Время, потраченное на подготовку, сэкономит время и сэкономит разочарование в будущем.

Хотя запросы на расценки бывают всех форм и размеров, они обычно выполняются в шесть основных шагов. Давайте рассмотрим процесс с точки зрения игры в змей и лестниц.

1. Оформление документа

Начните свой запрос предложений с подготовки соответствующей документации.Определите четкие требования с участием внутренних заинтересованных сторон, чтобы убедиться, что вы включили все необходимые требования, которые, по крайней мере, следующие:

• Определение необходимых продуктов или услуг с подробными спецификациями
• Требования к доставке
• Кол-во
• Условия оплаты
• Предлагаемая методика оценки
• График принятия решения и процесс рассмотрения
• Условия договора
• Требования к подаче

Шаблон в формате, который можно легко сравнить, например в Excel, должен включать количество, разбивку затрат, если применимо, цены, оптовые скидки и общую цену (до налогов).

2. Определить список поставщиков

Запрос предложений может быть открыт для всех возможных участников торгов. Мировой рынок динамичен, и постоянно появляются новые участники. Чтобы упростить процесс, может потребоваться запустить мероприятие предварительного отбора перед отправкой вашего запроса предложения в закрытый список утвержденных участников торгов. Это момент, когда вам необходимо оценить как финансовые, так и операционные риски.

3. Отправить запрос предложений

Запрос предложений должен включать четкие инструкции по его заполнению и сроку подачи заявок. Важно дать участнику торгов достаточно времени, чтобы сформулировать свой ответ. Запрос предложения должен включать в качестве приложения условия покупателя. В период подготовки тендерного предложения должен существовать метод, с помощью которого любой потенциальный поставщик может задавать уточняющие вопросы и получать ответы. Всем участникам торгов должна быть предоставлена ​​одинаковая информация.

Есть много поставщиков услуг с размещенными решениями и программным обеспечением для электронного поиска, которые могут автоматизировать некоторые части процесса, включая вопросы и ответы и обмен ответами. Участники торгов могут загружать свои предложения с необходимыми подтверждающими документами и получать уведомления.

4. Получать ответы и анализировать результаты

Конкурсные предложения, полученные из автоматизированной системы или вручную, должны быть конфиденциальными для обеспечения справедливого результата.

Лучшая практика: закрыть торги в установленный срок и сразу после этого открыть все предложения.

5. Выберите успешного поставщика

Процесс оценки становится проще и быстрее, если используется эффективный, хорошо продуманный шаблон. Победителем торгов будет тот, кто предложит самую низкую цену на указанные товары или услуги при соблюдении всех критериев отбора. Может потребоваться процесс разъяснения и незначительные переговоры для достижения правильного результата.Сделка завершается только при подписании контракта.

Передовой опыт : Задокументируйте все действия, предпринятые в процессе запроса предложений, включая количество разосланных предложений, количество полученных предложений, критерии оценки, членов комитета по оценке предложений и окончательное решение.

6. Консультации неудачных поставщиков

Уведомить других участников торгов о присуждении контракта. Поблагодарите их за участие; они могут понадобиться вам снова в будущем.

Перечисленные выше шаги 1–6 — это те, которые традиционно выполняются в коммерческом секторе экономики. Правительственные ведомства и другие государственные органы могут иметь более строгие правила для процесса запроса предложений.

В процессе запроса предложений могут возникать нарушения, если список участников торгов манипулируется или неестественно ограничивается с целью ограничения конкуренции. Этот процесс также может быть нарушен, поскольку требования могут быть разбиты на более мелкие посылки, чтобы избежать более длительного и сложного процесса запроса предложений.Не позволяйте этому случиться с вами.

Фотография предоставлена: Smabs Sputzer (1956-2017)

Запрос предложений (RFP) — AcqNotes

Ads

Запрос предложений (RFP) — это приглашение, используемое при согласованном приобретении, чтобы довести государственные требования до потенциальных подрядчиков и запросить предложения. Как минимум, приглашения должны описывать требования правительства, предполагаемые условия, которые будут применяться к контракту, информацию, требуемую в предложении оферента, и (для конкурентных приобретений) критерии, которые будут использоваться для оценки предложения, и их относительную важность.Подраздел 15.2 FAR «Сбор и получение предложений и информации» является основным руководством для государственных запросов и запросов предложений.

Рекламные объявления

Основными целями и задачами запроса предложений (RFP) являются:

• Сообщите поставщикам о намерениях относительно бизнес-возможностей.
• Подробное описание требований, которые необходимы для удовлетворения потребностей клиента.
• Сообщите поставщикам, что он конкурентоспособен.
• Открывает рынок для многих участников торгов.
• Указывает ясный и подробный путь вперед как для клиента, так и для потенциального поставщика.
• Позволяет проводить структурированный процесс оценки и выбора, который является справедливым и беспристрастным.
• Соответствует законам и положениям о конкуренции

Определение запроса предложений (RFP)

RFP — это приглашение, используемое организацией при получении предложений или заявок в поисках найма потенциальных поставщиков для удовлетворения ряда требований. требования заказчика.

• Запрос информации (RFI) : стандартный бизнес-процесс, целью которого является сбор письменной информации о возможностях различных поставщиков.
• Запрос ценовых предложений (RFQ): — это метод запроса предложений от поставщиков для удовлетворения требований клиентов к поставщикам или услугам, которые соответствуют долларовой сумме поставок или услуг; > 3000 долларов.
• Запрос технических предложений (RFT) : это тендерный документ, используемый в двухэтапной запечатанной заявке. Обычно в форме письма запрашивается только техническая информация; разбивка по цене и стоимости запрещена.

Как написать запрос предложений (RFP)

Кто разрабатывает запрос предложений (RFP)

RFP написан организацией-заказчиком, в оборонных закупках Офис управления государственными программами.Заинтересованные стороны в правительстве обычно несут ответственность за разработку запроса предложений и определение всех связанных требований в запросе предложений. Для разработки запроса предложений требуется много квалифицированных специалистов. Ниже приводится краткий список ключевых игроков, обычно участвующих в разработке запроса предложений.

Объявления

Запрос предложений (RFP) Процесс заключения контракта

Процесс заключения контракта включает в себя все действия, связанные с определением и обоснованием потребности миссии, формулированием стратегии закупок и плана закупок (с менеджером программы (PM)) для удовлетворения этой потребности , и реализация стратегии посредством контракта с частным сектором.Процесс заключения контракта состоит из пяти этапов: [1]

Этап 1: Разработка запроса предложений (RFP)

Разработка запроса предложений может быть очень длительным процессом, требующим большого количества шагов и работы. Ниже приведен краткий обзор основных этапов.

Рекламные объявления

Шаг 1: Проведите исследование рынка

Перед тем, как приступить к закупке, программный офис должен провести комплексную проверку того, какие продукты или услуги уже существуют.Цель исследования рынка — убедиться, что «лучшая ценность» определена для закупок на сумму более 100 000 долларов на протяжении всего процесса приобретения, от разработки на протяжении всего жизненного цикла системы.

Рекламные объявления

Шаг 2: Определите требования к запросу предложений (RFP)

Ads

Есть множество требований, которые входят в RFP. Основные требования разрабатываются таким образом, чтобы при выполнении они могли удовлетворить потребности предполагаемого пользователя.Посетите, чтобы узнать больше о разработке требований.

Шаг 3: Как написать запрос предложений (RFP)

Ключ к написанию хорошего запроса предложений — это начать со всей необходимой информации. Перед началом убедитесь, что цели и задачи согласованы с ключевыми заинтересованными сторонами. Затем убедитесь, что все требования определены. Как только оба эти действия будут выполнены, вы можете начать писать.

Рекламные объявления

• Шаг 1: Сформируйте свою команду: Самым важным шагом является сбор наиболее знающих и эффективных членов команды для написания предложения.К ключевым игрокам относятся менеджер программы (PM), который руководит фактическим проектом в случае его награждения, и менеджер по запросу предложений, который отвечает за выполнение процесса разработки.
• Шаг 2: Разработка плана: В плане следует указать, как следует разрабатывать содержание запроса предложений (см. Ниже содержание запроса предложений правительства) и основные требования, которые необходимо выполнить. План должен перечислить эти требования предложения в матрице соответствия. Эффективный план с указанием сроков выполнения работ, а также ролей и обязанностей всех членов команды предложения.
• Шаг 3: Разработка схемы: Руководитель группы каждого раздела отвечает за разработку схемы предложения для назначенного объема предложения. Эта схема добавляет подробности в схему высокого уровня, такие как требования клиентов, конкретные описания, иерархическая структура работ (WBS) и административный подход к каждому тому и разделу.
• Шаг 4: Подготовьте первый черновик: Первый черновик готовится членами группы и просматривается каждым менеджером секции.
• Шаг 5: Подготовка второго черновика: Второй черновик готовится членами команды и просматривается менеджером проекта.
• Шаг 6: Обзор заинтересованных сторон: Менеджер проекта RFP должен организовать, чтобы заинтересованные стороны рассмотрели проект RFP. Эту проверку следует запланировать ближе к концу написания, но при этом должно быть достаточно времени для оценки комментариев и рекомендаций Красной группы и их включения в окончательный проект RFP.

Что содержится в правительственном запросе предложений (RFP)?

Правительственный запрос предложений должен содержать следующие разделы:

Другие элементы, включенные в правительственный запрос предложений (RFP), включают:

Другая информация, которая должна быть включена в правительственный запрос предложений (RFP)

• Требования безопасности: Федеральное постановление о закупках (FAR) требует, чтобы форма 254 Министерства обороны (DD) была включена в каждый секретный контракт, а Национальное руководство по промышленной безопасности (NISPOM) (4-103a) требует, чтобы DD 254 был выдается правительством с каждым Приглашением к участию в торгах, Запросом предложений (RFP) или Запросом ценовых предложений (ROQ).Форма DD 254 предоставляет подрядчику (или субподрядчику) требования к безопасности и рекомендации по классификации, которые потребуются для выполнения по секретному контракту.
• Содержимое программного обеспечения: Программное обеспечение рассматривается в запросе предложений (RFP), чтобы запрашивать предложения, которые предоставляют информацию для поддержки эффективной правительственной оценки и определения сильных сторон, недостатков, неопределенностей, слабых сторон и рисков, связанных с программным обеспечением. См. Содержание запроса предложений на программное обеспечение
• Обеспечение информации: Каждая программа приобретения должна включать в свой запрос предложений язык, отвечающий требованиям обеспечения информации (IA) для подрядчика.Эти требования должны быть четко и недвусмысленно сформулированы для потенциальных оферентов и того, что от них ожидается с точки зрения соблюдения и исполнения.

Посещение: Содержание кибербезопасности в запросе предложений (RFP)

Шаг 4: Отправка на рассмотрение (государственная и / или отраслевая проверка)

После утверждения проекта RFP заинтересованной стороной. Существует возможность отправить этот проект RFP на рассмотрение правительства и отрасли. Это хороший способ понять, правильно ли сообщается в RFP о потребностях отрасли.Это поможет избежать путаницы при публикации окончательного варианта запроса предложения.

Шаг 5: Завершение запроса предложений (RFP)

После того, как отрасль прокомментировала RFP, пришло время доработать RFP и опубликовать его для запроса предложений.

Этап 6: Публикация для запроса предложений

Этап 2: Запрос предложений

Как подается запрос предложений (RFP) для предложения

RFP обычно публикуется для предложения через заранее установленную систему торгов через организацию.При приобретении оборонных услуг обычно правительство подает все RFP по адресу:

Этап 3: Оценка предложений

Как оцениваются предложения

Когда предложения возвращаются в правительство или организацию, они проходят через источник процесс выбора.

Этап 4: Присуждение контракта

Именно здесь контракт официально присуждается подрядчику. Большая часть ответственности на этом этапе лежит на сотруднике по контрактам программы (PCO) и представителе сотрудника по контрактам (COR).Важно, чтобы офис управления программой (PMO) и менеджер программы (PM) понимали все компоненты присуждения контракта, чтобы они могли продолжать работать в соответствии с реалистичным графиком после завершения этапа 3: этап оценки.

Этап 5: Управление после присуждения контракта

Это этап, на котором вы управляете контрактом.

Передовые методы разработки запроса предложений (RFP)

Есть ряд передовых методов, которым должен следовать любой, кто разрабатывает RFP.Эти передовые методы обеспечат разработку лучшего запроса предложений, чтобы гарантировать получение лучших предложений и выбор лучшего подрядчика. Вот некоторые из этих передовых практик:

• Убедитесь, что все заинтересованные стороны вовлечены в процесс
• Используйте заранее установленный шаблон, согласованный с
• Убедитесь, что все подписались на окончательном RFP
• Убедитесь, что сообщество подрядчиков увидело черновик для комментариев
• Не будьте чрезмерно сложными (Простой — лучший подход)
• Создайте библиотеку участников торгов, в которой будут собраны все полученные и отвеченные комментарии
• Держите всех в курсе прогресса

AcqLinks and References:

Обновлено: 23.07.2021

Рейтинг: G14

Окончательное руководство по запросу предложений: шаги, рекомендации и шаблон для запросов предложений — BMC Software

Независимо от того, в какой отрасли вы работаете, придет время, когда вы должны будете отправить запрос предложений, известный просто как RFP.

Подача запроса предложений — это процесс, через который организация проходит, чтобы сообщить о потребности в услугах. RFP предлагает соответствующим поставщикам подать предложение для удовлетворения желаемой потребности. В частности, RFP — это документ, который объясняет потребности проекта и запрашивает предлагаемые решения у потенциальных поставщиков.

Хотя запросы предложений являются распространенным стандартом в деловом мире, они по-прежнему вызывают у многих путаницу. Вот почему мы составили это руководство по запросам предложений, в которое входит:

Что такое RFP?

В какой-то момент вашей компании потребуется приобрести продукт или услугу у стороннего поставщика.Запрос предложений — это приглашение: вы спрашиваете поставщиков, могут ли они решить вашу проблему и поддержать ваш проект и как они это сделают.

Запрос предложений — это документ, который будет составлять ваша компания, в котором излагаются требования для вашего конкретного проекта или потребности. Хороший запрос предложений позволяет вам:

• Соберите предложения от разных поставщиков , чтобы вы могли сравнить их навыки и расценки и выбрать поставщика, который лучше всего соответствует вашим критериям.
• Обозначьте желаемый объем и цену , чтобы потенциальные поставщики знали, как и на что делать ставки, чтобы выиграть работу.
• Быстро оценивайте сильные и слабые стороны продавцов , участвующих в торгах, без необходимости тратить много времени на самостоятельное исследование каждой компании.

Подача запроса предложений — это многоэтапный процесс, который может занять много времени и быть сложным. Однако, поскольку RFP определяет, как ваша организация представляется многим компаниям и профессионалам, важно, чтобы он был хорошо составлен и чтобы процесс проводился профессионально, точно и справедливо — на кону стоит ваша репутация.

Когда оформлять RFP

Когда подавать RFP — решать вам. Чаще всего вы отправляете запрос предложений, когда у вас возникает новая потребность, но у вас нет внутренних ресурсов для ее удовлетворения. Запрос предложений может быть эффективным способом связи с поставщиками, партнерами, консультантами или организациями, у которых есть ресурсы, навыки и опыт для удовлетворения этой потребности.

Однако, чтобы запросить предложение, нужно время и ресурсы. Очень важно сначала определить, когда необходимо подавать запрос предложения. Другой метод — например, запрос коммерческого предложения — может быть лучшим вариантом.

Вот эмпирическое правило для запросов предложений:

• Для простых и понятных проектов RFP может не требоваться (при условии, что нет никаких организационных политик или правил, требующих этого).
Запрос предложений
• часто бывает полезен и необходим для сложных специализированных проектов.

Преимущества выдачи запросов предложений

Вот некоторые преимущества, которые могут иметь RFP, которые полезно учитывать при принятии решения о его выпуске.

Если в вашей организации нет политик или правил, требующих запроса предложения, и вы изо всех сил пытаетесь определить, нужен ли он, примите во внимание эти факторы в своем анализе.Кроме того, сопоставьте эти преимущества со временем и ресурсами, необходимыми для этого процесса. Проведение этого анализа должно помочь вам определить, нужно ли или целесообразно подавать запрос предложения. Вы можете определить, что запрос предложения не является полезным использованием ресурсов.

RFP помогают удовлетворить организационные потребности

Одна из основных и распространенных причин, по которым компании решают направить запрос предложений, заключается просто в том, что им нужно найти поставщика для удовлетворения организационных потребностей. Иногда это делается потому, что этого требует политика организации или постановления правительства; в других случаях это просто потому, что лидеры считают, что запрос предложений — лучший способ найти ресурсы или опыт для удовлетворения насущных потребностей.

Запрос предложений может быть невероятно эффективным для поиска подходящего поставщика, поскольку в этот процесс обычно включаются предложения как от компаний, знакомых организации, так и от тех, которые ей неизвестны. Такое широкое распространение часто помогает вам найти правильное соответствие, помогая обеспечить успех проекта.

RFP обеспечивают прозрачность и подотчетность

Другая причина, по которой организации решают направить запрос предложений, связана с подотчетностью и прозрачностью, которые предлагает этот процесс.

Если все сделано правильно, RFP поощряет справедливость в процессе выбора поставщиков, обеспечивая при этом важную прозрачность в отношении того, какой поставщик был выбран и почему. Это может быть эффективным способом уменьшить проблемы, связанные с фаворитизмом и коррупцией. Наконец, он по своей сути предлагает необходимую подотчетность тем лицам, которым поручено выбирать поставщиков при установлении практики надлежащего управления.

RFP помогают обеспечить успех проекта

Менее распространенная, но не менее важная причина для выдачи RFP: процесс составления и выпуска запроса может помочь вам лучше понять ваш собственный проект, включая компоненты для его успешного завершения.

Простой процесс составления RFP приводит к лучшему пониманию ваших конкретных потребностей. Это помогает обеспечить удовлетворение этих потребностей и успех проекта.

Этапы процесса запроса предложения

После того, как ваша организация решила подать запрос предложений, самое время начать многоэтапный процесс запроса предложений. Собирая запрос предложений или участвуя в торгах по запросу предложений другой организации, вы много услышите о «процессе запроса предложений».

Хотя в каждой организации есть свои собственные методы работы, обычно можно ожидать, что процесс запроса предложения будет включать следующие четыре этапа:

Давайте посмотрим на каждый шаг.

1. Открытие

Перед составлением запроса важно провести тщательное внутреннее планирование, чтобы сделать процесс эффективным и действенным. Первым шагом процесса RFP является прохождение фазы раскрытия информации с ключевыми заинтересованными сторонами. Вы пытаетесь открыть три ключевых вещи:

• Что нужно для создания запроса предложений. Установите границы проекта, разработайте реалистичный график и включите предполагаемый бюджет.
• Кто будет управлять процессом запроса предложений и выполнять его. Эти люди должны обладать как организационными знаниями, так и знаниями по конкретному проекту, необходимыми для составления подробного запроса предложений и адекватной оценки представленных предложений.
• На что может повлиять решение о покупке. Это более открытый вариант, но подумайте, как это решение может повлиять на текущие проекты, бюджет вашей организации и даже на ваши отношения с внутренними командами и другими сторонними поставщиками.

На этой встрече обсудите общие бизнес-цели, которые могут быть достигнуты с помощью этого проекта, и ваш предполагаемый бюджет.Вам также необходимо будет решить, как вы будете оценивать различных участников торгов и какие категории являются наиболее важными для ваших нужд, например, безопасность, скорость реализации, функциональность проекта и т. Д.

2. Составить и оформить запрос предложений

Далее идет фактическая подготовка запроса предложений. Составление RFP — самая важная часть процесса, так как хорошо составленный RFP необходим для точного описания проблем, которые необходимо решить. Чем более подробным будет документ, тем лучше, поскольку это позволит потенциальным поставщикам более полно понять проблему и более эффективно предлагать решения.

Посмотрите на различные образцы запросов предложений, чтобы убедиться, что все понимают, как будет выглядеть готовый продукт. Затем поищите идеи шаблонов, которые помогут вам приступить к черчению. Самый простой способ завести сильный сквозняк? Выберите основу шаблона, которая включает большинство или все категории, которые вы хотите охватить в своем документе.

Эксперты утверждают, что хорошо составленный RFP должен включать:

• Цель запроса предложений
• Четкое описание целей и результатов проекта
• Рубрика или критерии, которые будут использоваться для оценки представленных предложений
• Список желаний.Некоторые эксперты утверждают, что помимо включения не подлежащих обсуждению аспектов проекта, полезно включить список вещей, которые ваша организация хотела бы видеть включенными в предложение или на протяжении всего проекта.
• График проекта, включая крайний срок предложения, окно оценки, дату выбора, дату уведомления поставщиков, которые не были выбраны, и дату завершения для всего проекта.

Чтобы помочь вашей организации в этом процессе, обеспечивая включение всех основных компонентов, может быть полезно начать с шаблона запроса предложений.Кроме того, существует ряд ресурсов, которые помогут максимально упростить этот процесс, включая советы и рекомендации о том, как написать эффективный запрос предложений и способы более эффективной подготовки запроса предложений.

Определив шаблон и проект, разработайте критерии оценки, которые могут быть рубрикой или матрицей оценок. Простой способ сделать это — использовать диапазон взвешенных чисел от 1 до 10, который поможет вам количественно оценить категории в зависимости от важности. Например, эта матрица может состоять из трех столбцов:

1. Перечисленные требования
2. Очки
3. Вес требования

Используя выбранный вами шаблон, сначала введите фактическую информацию, например историю бизнеса или проекта, бюджет и т. Д.Затем добавляйте другие более сложные разделы по мере их решения. Поручите нескольким членам команды работать и редактировать черновик вместе, следя за тем, чтобы формулировка имела смысл и была изложена максимально ясно.

Установите четкие сроки и инструкции по подаче, а затем опубликовайте запрос предложений. Обдумайте и продумайте, где поделиться RFP, в зависимости от поставщиков, с которыми вы хотите связаться. После определения того, к какому типу поставщиков вы хотите обратиться — в зависимости от отрасли, местоположения, типа организации и других соответствующих факторов — существует ряд ресурсов, которые могут помочь гарантировать, что вы поделитесь своим запросом предложений таким образом, чтобы вы могли связаться с правильные поставщики.(В большинстве отраслей есть одно или несколько стандартных мест для размещения запроса предложений.)

3. Оценка и окончательный список предложений

По мере получения ответов используйте матрицу оценок, чтобы начать оценивать поставщиков, исключая тех, которые не соответствуют вашим требованиям. Начните определять сильные стороны поставщиков и составлять список тех, у кого самые высокие оценки.

Обязательно уточните все вопросы, которые могут возникнуть от поставщиков во время окна отправки. Однако после закрытия окна отправки вам не нужно отвечать поставщикам, пока вы не примете решение.

4. Выберите победителя и отправьте договор

Как только окно ответа закроется, сравните поставщиков, включенных в короткий список, чтобы принять решение. Проверьте все их контактные ссылки и отзывы, чтобы убедиться, что вы видите соответствие между тем, чем они поделились, и тем, что говорят их другие клиенты. Обратитесь к поставщикам, если считаете, что дополнительные встречи или материалы помогут в выборе.

Как только вы сузите круг до двух или более ведущих участников торгов, проведите между ними переговоры, зафиксируйте цену и заключите контракт с вашим окончательным выбором.

В конце концов, найдите время, чтобы уведомить не победителей и сообщить им, почему вы решили не предлагать их продукт или услугу.

Что следует включить в запрос предложения?

Большинство шаблонов запросов предложений включают аналогичные категории информации, но некоторые из них могут изменяться в зависимости от целей проекта или потребностей вашей компании. Вот некоторые типичные категории для включения в RFP:

1. Справочная информация
2. Подробное описание проекта
3. Особые требования к предпочтительным системам, инструментам, материалам или продуктам
4. Срок выполнения проекта с указанием точных дат и этапов
5. Любые вопросы, на которые вы хотели бы получить ответы от потенциальных поставщиков, или отправку материалов
6. Критерии оценки
7. Возможные препятствия
8. Руководство по подаче предложения

1.Справочная информация

Во вступлении укажите любую справочную информацию о вашей компании и ее истории, которая, по вашему мнению, может быть важна для понимания потенциальными подрядчиками, в том числе:

• Когда и кем была основана организация
• Расположение
• Какие виды услуг или продуктов вы предлагаете
• Чем вы отличаетесь от конкурентов

Лучше всего, чтобы он был кратким и понятным, чтобы дать поставщикам общее представление о том, кто ваша компания и кого вы обслуживаете.

2. Обзор и цели проекта

Одна из самых важных частей написания RFP — это фактическое описание самого проекта. Сделайте этот раздел очень подробным, чтобы поставщики точно знали, что вы ищете, и могут ли они удовлетворить эти потребности. Помните: чем конкретнее вы можете быть, тем лучше будут ваши ставки.

Вы должны включить:

• Все бизнес-цели, которые вы ожидаете от проекта
• Краткое описание любых индивидуальных критериев или задач, которые могут быть необходимы

Будьте заранее с вашим бюджетом, чтобы подрядчики могли получить представление о том, что вы ищете, и обрисовать в общих чертах, какие услуги вы считаете выгодными по контракту.

3. Объем работ

Если вы ищете чрезвычайно специфические системы, инструменты, материалы или продукты, вы должны включить какой-либо тип контрольного списка, чтобы поставщики знали, что вы надеетесь и ожидаете получить.

Запрос предложений — это ваш документ , поэтому вы можете поместить в него именно то, что вам нужно.

4. Сроки и этапы

Включая подробные временные рамки в свой запрос предложений, вы можете автоматически исключать любого поставщика, который не может уложиться в эти сроки, избавляя вас (и их) от некоторых серьезных проблем на этом пути.Если у вас есть некоторая гибкость в своем проекте, вы можете указать это в предложении, заявив, что вы открыты для переговоров с правильным кандидатом.

Наличие намеченного графика крайнего срока проекта и любых необходимых этапов гарантирует, что проект будет продвигаться в том темпе, который вы намереваетесь. Это также снижает вероятность того, что работа не будет завершена. Поставщикам необходимо быстро узнать ваши требования, чтобы они могли определить, есть ли у них пропускная способность и ресурсы для своевременного завершения проекта.

5. Вопросы или материалы

Это отличный раздел для включения. Составьте список материалов, которые вы хотели бы предоставить потенциальному поставщику, включая такие вещи, как:

• Предлагаемая ими стоимость услуг
• Образцы прошлых работ
• Подтверждение технических навыков для выполнения вашего проекта
• Доказанный успех с другими аналогичными компаниями или проектами.

Вы также можете использовать этот раздел, чтобы задать конкретные вопросы, на которые, как вы ожидаете, поставщики ответят в представленных документах RFP.

6. Критерии оценки

На собрании группы по фазе открытия вы решили, какие критерии наиболее важны для ваших целей и проекта. Поделившись этим со своими участниками торгов, они смогут точно понять, как они оцениваются, и заранее знать, как их ждут.

Если вы решили использовать взвешенную оценку, это также будет иметь решающее значение. Например, ваша взвешенная оценка может быть:

• 30% вашего решения основано на смете расходов
• 35% по ТУ
• 10% при подходе
• 15% на управление
• 10% на инновации

7.Возможные препятствия

Точно так же, как вы ожидаете, что подрядчики будут заранее сообщать вам о своих ценах и возможностях, вы также должны предупредить их, если возникнут какие-либо препятствия, которые потенциально могут задержать выполнение работ или даже помешать определенным поставщикам завершить проект. Это позволяет исключить участников торгов, которые не могут работать, и помогает определить, какие поставщики обладают необходимым опытом для решения потенциальных проблем.

Хотя эти препятствия будут сильно различаться в зависимости от отрасли и компании, такие вещи, как устаревшие формы планов, настраиваемое кодирование и ограниченные ресурсы, — это лишь несколько примеров того, с чем вам и вашему поставщику по контракту, возможно, придется иметь дело.

8. Правила подачи предложения

Этот последний раздел расскажет кандидатам много важных деталей, например:

• Где они могут получить доступ к RFP
• Когда можно будет получить доступ к RFP или загрузить его, можно будет получить доступ
• Сколько копий в них должно быть
• Кому они должны подавать
• Как следует маркировать
• Окончательный срок приема запросов предложений

Шаблон для запроса предложений

Поиск шаблона для вашего запроса предложения не должен быть сложным, как и ваш фактический запрос предложения.Это, безусловно, будет зависеть от того, какой тип продукта или услуг вам нужен.

Это хорошая основа для общего шаблона запроса предложения:

Поставщики, подающие запросы предложений

Рекомендации для поставщиков, отправляющих запросы предложений, включают:

• Определите руководителя группы, ответственного за процесс подачи запроса предложений
• Как можно точнее следуйте инструкциям
• Используйте уроки, извлеченные из прошлых запросов предложений — как успешных, так и не получивших результатов.
• Включите примеры вашей предыдущей работы, например, резюме или резюме для вашей компании
• Используйте свои знания о конкуренции, прогнозируя предложения других поставщиков с точки зрения затрат, сроков, потенциальных проблем и т. Д.
• Подчеркните свои прошлые успехи с помощью историй и отзывов клиентов
• Разработайте внутренний стандарт запроса предложений, особенно если вы часто отвечаете на запросы предложений
• Не ждите до последней минуты, так как отправка запросов предложений усложняется по мере работы над ними.

Запрос предложений для предприятий

Хотя подготовка запроса предложений может показаться утомительным процессом, хорошая новость заключается в том, что существует множество ресурсов, которые помогут вам в этом.Используйте эти ресурсы, чтобы максимально упростить процесс и обеспечить успех проекта.

Дополнительные ресурсы

Дополнительные сведения о передовых методах ведения бизнеса можно найти в блоге BMC Business of IT и статьях:

Город Чикаго :: Возможности текущих ставок

УВЕДОМЛЕНИЕ: Согласно Правительственному указу 2021-2 подрядчики, имеющие соглашения с городом (включая соглашения о перепланировке), должны представлять годовые отчеты о своей программе делового разнообразия (BDP) и использовании различных фирм. Годовые отчеты должны быть представлены каждый 1 июля за предыдущий период подачи . Для получения дополнительной информации посетите: www.chicago.gov/bdp

СКАЧАТЬ СПИСОК ВОЗМОЖНОСТЕЙ ДЛЯ ПРЕДЛОЖЕНИЙ (PDF)

Эти запросы требуют онлайн-ответа, доступны только онлайн и не доступны для получения в нашей комнате для ставок и облигаций.Поставщики / продавцы, которые хотели бы ответить на предложение о проведении электронных закупок / торговую возможность, должны быть зарегистрированы в городе Чикаго, пожалуйста, посетите страницу регистрации электронных закупок. Страница . Уведомления о дополнениях автоматически отправляются респондентам на запросы электронных закупок.

Вы можете просматривать запросы на электронные закупки и отвечать на них на странице Возможности электронных закупок на странице .

DPS перевел все документы торгов / предложений на электронные закупки.Все заявки и предложения DPS доступны по адресу https://Chicago.gov/eProcurement , и ответы должны быть отправлены в электронном виде через систему электронных закупок.

На этой странице по-прежнему будет отображаться следующее:

• Уведомления вежливости для запросов, не связанных с DPS, выпущенные отделами, имеющими собственный заказчик, которые не используют электронные закупки.
• DPS-запросы, планы или другие подтверждающие документы которых слишком велики для загрузки через систему электронных закупок.

АИС

Запрос на квалификацию (RFQ) Операция концессий на торговой площадке Chicago Riverwalk Community Marketplace для Spec. # 1232778

Дата объявления: 4 октября 2021 г.
Дата открытия тендера: 8 ноября 2021 г.
Дата предварительного предложения: 13 октября 2021 г.
Тендерная документация для Спец. # 1232778: Request for Qualification (RFQ) Operation of Concessions on the Chicago Riverwalk Community Marketplace

Запрос на квалификацию (RFQ) для Службы поставки природного газа города Чикаго

Дата объявления: 11 августа 2021 г.
Дата открытия торгов: 13 сентября 2021 г.
Дата предварительного предложения: не запрашивается
Тендерная документация для Спец.№ 1229555: Запрос на квалификацию (RFQ) для Службы поставки природного газа города Чикаго
Дополнение № 1 для Спец. # 1229555

Архитектура и инженерия

Пожалуйста, проверьте наличие предложений на странице eProcurement Bid Opportunities, стр. .

Авиация

Пожалуйста, проверьте наличие предложений на странице eProcurement Bid Opportunities, стр. .

Товары

Пожалуйста, проверьте наличие предложений на странице eProcurement Bid Opportunities, стр. .

Строительство

Пожалуйста, проверьте наличие предложений на странице eProcurement Bid Opportunities, стр. .

Джексон Парк Улучшения мобильности

Это приглашение на электронные закупки. Предложение № 8264. Претенденты, у которых есть учетная запись iSupplier, могут и поощряются к просмотру и загрузке файлов с iSupplier. Эти файлы иногда слишком велики для загрузки одного PDF-файла, поэтому мы разместили их на странице «Возможности ставок» для загрузки по отдельности.

Спецификация 1116719 / Запрос предложений 8264

Дата объявления ставки: 06.08.21

Проект строительства по замене услуг по привлечению капитала в 2021 г. для спец. # 1216757 / Запрос предложений 8198,1

Это приглашение на электронные закупки. Заявление № 8198,1. Претенденты, у которых есть учетная запись iSupplier, могут просматривать и загружать файлы с iSupplier. Эти файлы иногда слишком велики для загрузки одного PDF-файла, поэтому мы разместили их на странице «Возможности ставок» для загрузки по отдельности.

Профессиональные услуги

Пожалуйста, проверьте наличие предложений на странице eProcurement Bid Opportunities, стр. .

Рабочие услуги

Пожалуйста, проверьте наличие предложений на странице eProcurement Bid Opportunities, стр. .

Транспортные средства

Пожалуйста, проверьте наличие предложений на странице eProcurement Bid Opportunities, стр. .

RFP Значение RFI Значение RFI Значение

Что означают запросы RFQ, RFI, RFP и RFT? Выпускники курсов по ведению переговоров по контрактам часто просят нас объяснить четыре ключевых термина, которые составляют процессы « RFx » (т.е.е. RFI , RFQ , RFT, and RFP) . Эти процессы стали популярными в сфере закупок и закупок. Это особенно актуально в крупных организациях, где есть профессиональные покупатели, менеджеры по закупкам, менеджеры по закупкам и менеджеры по закупкам.

Лучшие учебные классы по ведению переговоров учат, как выбирать и использовать каждый процесс RFx. В этом посте кратко описаны основные различия.

Шанс для потенциальных поставщиков по конкурентоспособной цене окончательно выбранное решение (я).

Иногда, основанный на предыдущем RFI, запрос на конкретные решения проблемы с поставщиками , основанный на потребностях бизнеса.

Открытый запрос, охватывающий весь рынок, требующий обширных данных и знаний.

Возможность для потенциальных поставщиков подать предложение о поставке товаров или услуг в рамках развернутого тендера.

Вызов

На практике вы можете обнаружить, что люди неправильно используют эти фразы для обозначения одного и того же. Это потому, что многие организации недостаточно хорошо знают различия. Отсутствие надлежащего обучения может привести к тому, что покупатели упустят преимущества на переговорах.

На нашем тренинге по закупкам по контрактам для покупателей клиенты рассказывают нам, как их отделы используют эти процессы закупок для «написания правил» покупательской игры, чтобы избежать побочных переговоров.Поставщики могут многое сделать для улучшения своего положения. В качестве отправной точки мы помогаем студентам на наших учебных курсах по ведению переговоров о закупках разобраться в различиях между этими процессами.

Запрос цен (RFQ)

лучше всего подходит для продуктов и услуг, которые максимально стандартизированы и коммерциализированы. Почему? Служба закупок хочет сопоставить расценки поставщиков до начала переговоров по контракту.

Запрос предложений — это приглашение, отправляемое потенциальным поставщикам.Он содержит подробный список всех необходимых параметров предполагаемой покупки. К ним относятся:

• Навыки персонала, уровень подготовки или компетенции.
• Описание / характеристики или номера деталей.
• Кол-во / об.
• Описания или рисунки.
• Уровни качества.
• Доставка потребности.
• Срок действия договора.
• Положения и условия.
• Прочие потребности или условия, связанные с добавленной стоимостью.
• Проект контракта.

Цена за единицу или за единицу услуги — это нижняя строка с запросами предложений. Другие аспекты сделки по переговорам по контракту влияют на процесс анализа, как это определено покупателем. Решения поставщика обычно принимаются хорошо обученным отделом закупок. Это происходит после сравнения и анализа ответов на запросы предложений для получения преимущества сравнительного анализа при переговорах.

RFQ обычно предназначены для подтверждающей документации для закрытых заявок (одноразовых или многократных). Запрос предложений может быть логическим предшественником электронного реверсивного аукциона.

Запрос предложений (RFP)

Запрос предложений — это приглашение на закупку, отправляемое потенциальным поставщикам, с которыми необходимо установить отношения creative или партнерство . Как правило, в запросе предложений все или часть точной структуры и формата ответа оставляется на усмотрение поставщиков. Фактически, творческий подход и новаторство, которые поставщики используют в своих предложениях, могут отличать одного обученного поставщика от другого. Более поздние переговоры по контракту, как правило, занимают больше времени и имеют более широкое влияние на бизнес покупателя.

Эффективные RFP обычно отражают стратегию переговоров. Они также отражают краткосрочные и долгосрочные бизнес-цели и предоставляют подробные сведения, с которыми поставщики могут выиграть контракт. Если в ответе на запрос предложения есть определенные проблемы, они описываются вместе с любой доступной оценкой первопричин.

При лучшем обучении переговорам на месте ваш RFP и RFT должны искать:

• Особые данные
• Предложения
• Предложения

В вашем RFP и RTF также должны быть ответы на следующие вопросы, чтобы облегчить ваши дальнейшие деловые переговоры:

• Конкретные позиции, по которым поставщики предлагают
• Потребности бизнеса
• Показатели эффективности
• Информация
• Идеи
• Инструкции как ответить
• Срок оплаты
• Техническое и другое обучение
• Как мы будем оценивать, как будет работать обратная связь
• Опишите процесс выбора
• Запрос на разбивку стоимости (иногда)
• Связь: сопроводительное письмо (готовит почву), звонки заранее
• К кому обращаться с вопросами
• Адресат⁠ — тщательно выбран

Запрос информации (RFI)

Как следует из названия, служба закупок использует RFI для сбора информации .В свою очередь, это помогает принять решение о следующем шаге до начала переговоров по контракту. Это означает, что RFI обычно не являются финальной стадией. Вместо этого отдел закупок часто использует RFI вместе с тремя вышеуказанными запросами.

RFI — это приглашение, которое служба закупок рассылает широкому кругу потенциальных поставщиков. Его цель — подготовка, сбор информации, подготовка к RFP или RFQ, формирование стратегии или создание базы данных. Эти аспекты будут полезны при дальнейших переговорах с поставщиками о:

• Возможности, финансы, отношение и мотивация поставщика.
• Состояние рынка предложения.
• Динамика рынка предложения.
• Тенденции и факторы, способствующие изменениям.
• Альтернативные стратегии ценообразования.
• Конкурс поставщиков.
• Широта и широта предложения продуктов / услуг от поставщика.
• Стратегическая направленность поставщика, бизнес-планы и планы по выпуску продукции.

Отдел закупок может использовать RFI для включения подробного списка продуктов / услуг в запросы ценообразования. Цену следует использовать в целях сравнения для дальнейших переговоров.Участники переговоров не должны использовать ценообразование в качестве основы для своих решений о покупке. Анализируя ответы на ЗПИ, вы можете найти стратегические варианты и более дешевые альтернативы. Вы также можете найти возможности для снижения затрат.

Запрос на тендер (RFT)

RFT — это открытое предложение поставщикам от закупок ответить на определенную потребность — в противоположность неопределенному запросу. RFT обычно запрашивает информацию, аналогичную RFI, плюс конкретные показатели. RFT обычно включают предложения продуктов и услуг, а также информацию о пригодности бизнеса.

Как часто советуют курсы переговоров, не является необычным для покупателя, если он изложил неясные или неопределенные бизнес-потребности в своем RFT. Из-за отсутствия ясности поставщику будет сложнее предложить решение, и это не лучший вариант использования RFT. Вместо этого RFT следует использовать только тогда, когда покупатель четко понимает их потребности. В идеале покупатель также должен иметь четкое представление о диапазоне закупочных решений, которые могут удовлетворить потребности покупателя. Это дает обученному покупателю преимущество при заключении контракта.

Однако без надлежащего обучения закупкам слишком много покупателей выпускают запросы предложений, которые на самом деле являются запросами предложений.

Совет

Покупатели: Для правильного внедрения этих процессов требуется:

В противном случае эти процессы могут быть использованы как символическое упражнение, чтобы сделать ваш отдел довольным, но на практике их избегают. В то время как The Negotiation Experts действительно предлагают клиентам консультации в области внедрения процессов закупок, мы уделяем особое внимание обучению продажам, закупкам и переговорам по контрактам, а также другим индивидуальным курсам переговоров.

Продавцы: Мы советуем нашим выпускникам Sales Training NYC , как и особенно «следует ли» им участвовать в этих процессах, — это первый вопрос, на который они должны ответить. Если у вас есть политика компании, не забудьте сначала проверить свой конкурентный стиль переговоров, позицию и возможности покупателя. Если вы этого не сделаете, это может привести к потере вашего времени, потере бизнеса или, что еще хуже: вы можете выиграть убыточный бизнес.

См. Также: определение согласования.