Сроки хранения документов по номенклатуре дел в 2019 году
Задать вопрос эксперту
ClubTK Вход/регистрация
рубрики- Актуально
- Архивное хранение
- Больничные
- Бухгалтерия в кадрах
- Военнослужащие
- Воинский учет
- Гарантии и компенсации
- Госслужба
- Делопроизводство
- Договоры
- Документооборот
- Должностные инструкции
- Законодательство
- Иностранные работники
- Инструкции по охране труда
- Кадровики советуют
clubtk.ru
➤ Сроки хранения документов
В статье расскажем, как определить длительность хранения деловых бумаг в компании. Скачайте таблицу, по которой определите сроки хранения основных бухгалтерских, финансовых и кадровых документов.
★Вся информация об условиях хранения документов
Скачайте полезные документы:
Какими нормативными документами регулируют сроки хранения документов в организации
То, как долго нужно хранить документ, зависит от его типа и вида. Порядок и сроки хранения на государственном уровне установлены:
- законом «О бухгалтерском учете»;
- законом «Об архивном деле»;
- Налоговым кодексом РФ;
- иными законодательными нормативными актами.
Сроки хранения документов в делопроизводстве, в том числе кадровом, устанавливают в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 558. Актуальные корректировки в этот документ вносили в 2016 году.
В 2017 году внесли изменения в Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ. Закон дополнили статьей, которая скорректировала сроки хранения документов по личному составу. Теперь бумаги, которые закрыли до 1 января 2003 года нужно хранить 75 лет, а остальные — 50 лет.
Коммерческие предприятия могут следовать «Основным правилам работы архивов и организаций», одобренными решением Росархива от 06.02.2002.
Компания может изменять установленные на федеральном уровне сроки хранения документов, но только в сторону увеличения. Такая потребность может возникнуть, если документ имеет особую важность. Поэтому работодатели могут сами решить, как долго хранить документы. Локальные нормы нужно закрепить отдельным актом — Положением или Инструкцией по делопроизводству.
★ Узнайте, как правильно составить инструкцию по делопроизводству
Учитывайте организационно-правовую форму компании, когда определяете порядок и срок хранения деловых бумаг. Срок хранения документов ООО устанавливают в соответствии с перечисленными выше регламентами. Для акционерных обществ, деятельность которых связана с ценными бумагами, установлены отдельные требования. Их регламентирует Постановление ФКЦБ №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ».
Памятка: сроки хранения архивных документов
Скачать памятку полностью
От чего зависят сроки хранения документов
Сроки хранения документов устанавливают с учетом их важности, независимо от регламентов. Например, если локальный нормативный акт, штатное расписание или должностную инструкцию разработали в самой компании, сроки их хранения устанавливают как постоянные. Документы, которые разработали на другом предприятии, хранят только три года. Это касается и личных дел. Так личное дело руководителя компания обязана хранить постоянно, а личные дела работников — 75 лет.
Еще один пример — табели учета рабочего времени. В общем случае сроки хранения типовых документов устанавливаются 5 лет. Но на производствах с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда, табели и журналы, в которых ведут учет рабочего времени, хранят 75 лет.
Сроки хранения документов в организации зависят от того, на каком этапе обработки находятся документы. Их нужно оставить на текущем хранении в подразделениях, если эти документы еще используют в справочно-информационном обслуживании исполнителей и руководства. Сроки текущего хранения ограничены. После того, как работу с документом полностью завершат, его передадут на архивное хранение.
Шпаргалка от экспертов «Системы Кадры»: сроки хранения кадровых документов в компании
Скачать шпаргалку полностью
Сроки хранения документов в подразделениях организации
Организация вправе сама устанавливать сроки хранения документов, нормативный документы, которым оно регламентируется — Инструкция или Положение о делопроизводстве
Когда календарный год заканчивается, документы, которые находятся на текущем хранении в подразделениях, формируют и подшивают в дела, согласно с утвержденной на предприятии номенклатурой. Каждое дело — это папка, в которой хранятся документы одного типа или относящиеся к одному вопросу, направлению деятельности компании. Каждая такая папка содержит опись дела — перечень документов, подшитых в нее.
Группы дел по срокам хранения и что с ними делать: подсказка от экспертов журнала «Справочник секретаря»
Скачать таблицу
Дела формируют и с учетом сроков хранения документов. В отдельные папки подшивают бумаги кратковременного срока хранения, до пяти лет, и те, которые хранят долго и постоянно.
Текущее хранение осуществляется до того момента, пока дело не будет завершено производством. В некоторых случаях оно может находиться на исполнении в подразделении дольше, чем это установлено инструкцией. Например, когда бумаги касаются длительной судебной тяжбы, которую ведет компания. Если хранение документов, сроки хранения дел нарушены по причине не завершения, их передают в архив в следующих раз, в соответствии с установленным графиком.
Сроки хранения архивных документов в организации
Завершенные дела, которые находятся на текущем хранении, передают в архив в соответствии с графиком. Как правило, это делают один раз в начале календарного года. Сроки хранения документов в архиве указывают в номенклатуре дел и определяют в соответствии с архивным законодательством и Положением о делопроизводстве предприятия. Срок хранения документов в архиве организации относится к обязательным реквизитам, которые указывают на обложке каждого дела.
Образец от экспертов журнала «Справочник секретаря»: обложка дела, переданного на архивное хранение
Скачать образец
Коммерческие предприятия обязаны до момента ликвидации держать в архивах документы с постоянным сроком хранения. Те бумаги, в отношении которых установлен конечный срок хранения, утилизируют по акту об уничтожении после того, как специальная комиссия проведет экспертизу их ценности.
|
Итог Участвующие в документообороте предприятия деловые бумаги имеют разные сроки хранения. Длительность хранения зависит от важности содержимого и определяется в соответствии с архивным законодательством |
www.sekretariat.ru
Хранение документов: правила, сроки и способы
В любой организации ведется сразу множество важных бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих документов. И все эти бумаги нужно определенным образом хранить. Помимо того, что документы имеют разную степень важности, у каждого из них есть свой срок хранения. Если организация будет соблюдать все соответствующие правила и сроки, то сможет избежать многих проблем.
Первыми документами, которые получает любая организация, являются ее учредительные документы. Как свидетельство рождения для человека, так и устав и свидетельство о регистрации для организации — очень важны и необходимы в самых различных ситуациях. При утере такие документы легко восстанавливаются, после уплаты государственной пошлины. Хотя лучше ничего, конечно же, не терять — а для этого нужно четко знать, как, при каких условиях и сколько нужно хранить ту или иную документацию.Хранение правоустанавливающих документов
В соответствии с требованиями статьи 52 Гражданского кодекса РФ, любое юридическое лицо создается на основании учредительных документов. Состав и количество этих документов прямо зависит от организационно-правовой формы предприятия. В большинстве случаев это только Устав. Также у всех организаций есть свидетельство о регистрации. Кроме того, все налогоплательщики получают свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН/КПП). У хозяйственных обществ обязательно есть в наличии учредительный договор, а у акционерных обществ существует еще реестр ценных бумаг и их владельцев. Правоустанавливающими документами организации всегда считались документы, которые имеют юридическое значение для деятельности организации в целом, и написаны на бумаге. Но с появлением полноценного электронного документооборота в России электронные документы получили равное действие с бумажными. Более того, они даже начали вытеснять бумажные документы из оборота.Материалы по теме
Например, для получения различных госуслуг и совершения юридически значимых действий организации получили право не предоставлять чиновникам бумажные правоустанавливающие документы. Такое изменение основано на том обстоятельстве, что все необходимые сведения об этих документах уже содержатся в едином реестре государственной регистрации юридических лиц. Любой чиновник или нотариус, имеющий доступ к ЕГРЮЛ, может получить из него всю нужную информацию в любой момент. А, скажем, общества с ограниченной ответственностью теперь могут обходиться вообще без бумажного Устава и использовать типовой электронный Устав. Хранение таких документов должно происходить в отдельном месте. Как правило, это отдельная папка, помещенная в сейф. Хранить этот сейф с документацией обязан директор или главный бухгалтер организации, в качестве ее первых лиц. Если в компании есть юридический отдел, то доверить хранение могут и юристам, однако нести ответственность по закону, в случае порчи или утраты документов, будет все равно руководитель организации.Материалы по теме
Особые требования к порядку и срокам хранения правоустанавливающих документов установлены для акционерных обществ. 16 июля 2003 года было принято . Для юридических организаций других организационно-правовых форм, в частности для ООО, сроки и порядок хранения таких документов не регламентированы специальными нормативными актами. Это связано с тем, что акционерные общества имеют дело с ценными бумагами, к обороту и хранению которых традиционно предъявляются особые требования. Так как организация ведет хозяйственную деятельность и взаимодействует с другими организациями, то правоустанавливающие документы регулярно приходится кому-нибудь предъявлять. Поэтому должен вестись специальный реестр их выдачи и возврата. На основании этого реестра всегда можно будет найти того, кто не вернул или потерял тот или иной документ. Если действовать совсем по требованиям буквы закона, то, вместо изъятого из папки документа, в нее необходимо положить лист, который будет его заменять. На этом листе должно быть указано название и реквизиты документа, а также его краткое содержание. Заверен должен быть такой «документозаменитель» двумя подписями — лица, которое выдало документ, и лица, которое его получило. Но на практике так делают очень редко. Но вернемся к срокам хранения правоустанавливающих документов. На самом деле, все достаточно просто — эти документы должны храниться постоянно, пока организация существует. И даже после того, как ее не станет. Хранение документации регулирует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года. В соответствии с его разделом 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» предусматривается получение заключения государственного/муниципального архива о составе переданных документов приватизируемой или ликвидируемой организации о том, что они подлежат постоянному хранению. Но есть документы, для которых установлены определенные сроки хранения — это различные письма, извещения и уведомления об изменениях в статусе организации и других переменах. Такие документы должны будут храниться в архиве 5 лет с момента их передачи. Коммерческие организации не нуждаются в экспертизе ценности архивных документов и могут самостоятельно уничтожать документы, по истечении временных сроков хранения, определенных для них в перечнях и других нормативных актах. А вот за уничтожение документов, имеющих постоянные сроки хранения, предусмотрена административная ответственность, регламентированная статьей 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.Хранение бухгалтерских и налоговых документов
Кроме правоустанавливающих документов, любой хозяйствующий субъект ведет бухгалтерский и налоговый учет. Даже те организации, которые избавлены от такой необходимости соблюдения требований , все равно ведут учетные документы своей финансовой деятельности. Все эти документы, конечно же, имеют свои особенности и сроки хранения. Всю бухгалтерию можно условно разделить на две большие группы:- Первичные документы.
- Учетные документы.
Хранение документов по кадрам
Кадровые документы практически всегда являются документами строгой отчетности. Более того, они содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть обеспечены особые условия хранения. Ответственность за сохранность как самих документов, так и содержащихся в них данных несет специально уполномоченный человек — инспектор по кадрам. Если такая должность в организации не предусмотрена, то отвечать за кадровые документы будет главный бухгалтер или руководитель. В ведении такого инспектора находятся все приказы по кадрам, учетные карточки сотрудников, их заявления, а также трудовые книжки. При формировании первичных документов кадровых документов и документов по оплате труда, следует руководствоваться нормами Федерального закона «О бухгалтерском учете». Как следует из этого закона, первичные учетные документы могут быть приняты к учету только при условии, что они составлены по форме из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации. При оформлении трудовых отношений с работниками необходимо применять строго определенные унифицированные формы, утвержденные . Такие документы, как приказы о приеме на работу и увольнении, личные карточки и заявления сотрудников, приказы о награждении, премировании и отпусках, а также лицевые счета работников должны хранится в течение 75 лет. Табели учета рабочего времени, штатное расписание, служебные записки и документы по командировкам необходимо хранить не менее 5 лет. Графики отпусков работников и приказы об отпусках можно сохранять только в течение следующего года.Сдача документов в архив
Хранить бухгалтерские документы, в соответствии с положением, утвержденным еще письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 положено в специальных шкафах и сейфах, установленных в отдельном помещении, именуемом «архив». Рекомендации к обустройству архивов в организациях определены в Правилах, утвержденных коллегия Росархива 6 февраля 2002 года. Эти требования являются желательными, но не обязательными для исполнения. Наказывать за их нарушение никто никого не будет. А вот документы и бланки строгой отчетности обязательно нужно хранить в сейфах или специальных отдельных помещениях, оборудованных для обеспечения сохранности. Такие требования определены в постановлении Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Аналогичные условия хранения необходимо обеспечить для документов, имеющих гриф «коммерческая тайна». Все остальные документы можно хранить просто в шкафах или на стеллажах. Можно даже прямо в кабинете главного бухгалтера или руководителя. При этом, такие документы, как выписки банка, кассовые ордера, авансовые отчеты, акты и прочие, желательно хранить в хронологическом порядке в переплетенном виде. Если в организации уже прошли проверки ФНС и других служб, либо если у нее недостаточно места для хранения документов, она может передать их в архив муниципального образования. Туда документы принимают по описи, в прошитом и пронумерованном виде. После окончания срока хранения документы можно (а иногда и необходимо) уничтожить. Для этого создается специальная комиссия, которая проверяет документы, фиксирует факт их уничтожения и составляет об этом акт. Соблюдая установленные законом правила, порядок и сроки хранения документов, любой бизнесмен не только страхует себя от неприятностей с проверяющими органами, но и создает документальную доказательную базу, которая рано или поздно может потребоваться ему самому, или же его сотрудникам, для отстаивания своих законных прав и интересов.ppt.ru
Хранение документов в организации. Сроки хранения документов организаций :: BusinessMan.ru
Жизнедеятельность ни одной организации, фирмы, предприятия, и даже государства невозможна без налаженного документооборота. Документы, как и необходимость их перемещения, создания или получения до возврата, окончания срока действия или прикрепления к делу, прочно вошли в жизнь человека с момента появления письменности. Сохранившиеся еще с древнейших времен, они подтверждают документирование разных сфер жизни отдельных личностей или государственных дел.
История делопроизводства в России
Первыми документами, которые фиксировали жизнь древнерусского государства, были летописи. Они повествовали о договорах, которые заключались между Русью и Византией, отражали исторические события. Также дипломатические отношения отмечались в грамотах. Помимо этого в них же говорилось о разных соглашениях, преимущественно между купцами. Грамоты в зависимости от цели могли быть судными и указными.
Все документы писались на пергаменте, который в то время считался очень дорогим материалом. Вплоть до окончания периода феодальной раздробленности Руси о понятии делопроизводства как системе было рано говорить.
История делопроизводства в Российском государстве состоит из периодов: дореволюционного, советского и постсоветского.
Дореволюционное
Дореволюционное делопроизводство сложилось в XVI — начале XX веков. Данный этап в свою очередь разделяется на несколько периодов:
- Приказное делопроизводство начало складываться после формирования централизованного Русского государства. Оно велось в избах (приказной, губной, земской) дьяками. Сама система же сложилась в приказах — центральных учреждениях. Отсюда и идет название периода. Отличительной особенностью приказного делопроизводства считается появление отдельного “штата” людей, которые занимались подготовкой проектов, наведением справок, организацией хранения бумаг, переписыванием черновиков набело.
- Коллежское делопроизводство сложилось после реформы центрального управления. В коллегиях стали применять регистрационные книги и организованные архивы. Хранение документов в установленном порядке впервые было организовано именно в период коллежского делопроизводства.
- Исполнительное (в XIX — начале XX в.) получило развитие во времена реформ. В основу новой административной системы легли принципы единоначалия — точное исполнения приказов руководящих лиц, а также иерархии — строгое распределение обязанностей между чиновниками различных рангов и должностей.
Советское делопроизводство
Советское делопроизводство начало складываться с октября 1917 и продолжалось до 1991 г. В этот период власти стремились сделать эту систему как можно более рациональной. Были предприняты попытки внедрения норм в работе с официальными документами. Сформирован перечень типовых документов по управлению на предприятии, который устанавливал сроки хранения подобной документации. В семидесятые была специально создана единая госсистема делопроизводства, которая устанавливала единые формы и методы работы с документами.
Постсоветское
Делопроизводство постсоветского периода сложилось, начиная с 1991 года, и развивается по настоящее время. В 90-х годах ХХ века в Российской Федерации начала совершенствоваться законодательно-нормативная правовая основа, устанавливающая требования к документации.
Хранение документов на предприятии
В процессе деятельности фирм, учреждений, предприятий проходит огромный поток документов, бумаги получают и создают. Когда нужда их использования в ежедневной деятельности для разрешения текущих проблем и вопросов пропадает, возникает необходимость в накоплении и сохранении информации. Кроме того, предельно важно обеспечить легкий и быстрый доступ к необходимым данным в любое время, даже по прошествии нескольких дней, месяцев или лет после выхода бумаги из оборота. При неправильной организации архивов и несоблюдении сроков в дальнейшем могут возникнуть проблемы с поиском нужной бумаги. Быстрый поиск и применение документов по назначению возможно лишь при четком их распределении по группам, сегрегации, например, в дела.
Специальным систематизирующим справочником, который определяет порядок распределения бумаг в дела, служит номенклатура дел.
Понятия “номенклатура дел” и “дело”
Номенклатурой дел называют самый простой классификатор наименований дел, который позволяет быстро рассортировать бумаги для быстрого их поиска в случае необходимости, с указанием сроков хранения в установленной форме. Такой классификатор отличается большой значимостью в организации бесперебойной работы компании или муниципального учреждения.
Дело — это помещенные под одну обложку документ или их совокупность, которые относятся к определенному вопросу или виду деятельности. В делах запрещается дублирование черновых вариантов бумаг, повторяющихся или утративших важность, с закончившимся нормативным сроком хранения.
Номенклатура дел — документ многоцелевой, который:
- Является основой для размещения документов по папкам, поиска необходимых бумаг.
- Указывает индексацию документов и дел.
- Определяет сроки хранения документов.
- Является своеобразным пособием по первому этапу экспертизы.
- Является документом, который учитывает дела временного (до десяти лет) хранения.
- Является основой для формирования описей документов, которые будут храниться постоянно и временно.
- Является местом хранения актов на уничтожение дел предприятия с окончившимися сроками хранения (уничтожение бумаг).
Виды номенклатур на предприятиях
Выделяют три вида номенклатур. Типовой номенклатурой называют нормативный документ, устанавливающий состав дел, которые заводятся в делопроизводстве организаций одного типа.
Примерная номенклатура имеет рекомендательный характер, устанавливает определенный состав дел (с указанием их индексов), заводимых в процессе функционирования организаций, на которые номенклатура распространяется.
Отдельная номенклатура дел определенного предприятия формируется сотрудниками документационного обеспечения и документооборота организации. В процесс привлекаются руководители структурных подразделений, так как те имеют представление о планируемом развитии предприятия, что позволяет эффективно предусмотреть виды бумаг, которые могут в ближайшем будущем появиться в организации.
Основные нормы хранения документации
Огромное количество бумаг, различных по представляемой ценности и значимости, образуется в процессе деятельности любого предприятия. Виды бумаг, для которых должно быть организовано хранение документов в организации, порядок и сроки хранения отражены в различных нормативно-правовых актах, которые могут относиться, как к корпоративному законодательству отдельной организации, к законодательству об архивном деле, так и к законам о бухгалтерском учете. Законы о бухгалтерском учете и архивном деле имеют равную силу с нормативными актами, выпущенными учредительным советом или руководством конкретной организации.
Базовым законодательным актом в этой сфере является закон «Об архивном деле в РФ», вступившим в силу с момента опубликования — 25 октября 2004 г. Именно этим законодательным актом регулируются различного рода отношения в сфере управления архивным делом в интересах гражданского населения страны, социума и государственной власти, а также отношения в вопросах организации хранения бумаг, вне зависимости от форм собственности предприятий.
На основании ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ, предприниматели, частные и государственные организации обязаны беречь архивные документы в течение сроков их хранения, в том числе бумаги по личному составу. В зависимости от статуса коммерческого предприятия установлен порядок исполнения обязанности по хранению бумаг, и срок хранения документов в организации. Коммерческие учреждения имеют право прекратить хранение документов по истечению сроков.
Бухгалтерские документы
В статье 17 Закона № 129-ФЗ установлены общие сроки хранения документов, бумаг бухгалтерского учета и бухгалтерских отчетов. Согласно акту, предприятие обязано обеспечить хранение бухгалтерских документов в течение не менее пяти календарных лет с первого января года, последующего тому, которым датируется бумага.
Для определения сроков для конкретных видов документов нужно обратиться к такому акту, как типовой перечень сроков хранения документов, утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года. Что важно, сроки, указанные в перечне, отсчитывают не от даты составления чистового варианта бумаги или официальной публикации документа, а с первого января последующего календарного года. Однако если руководитель компании оформил распоряжение с учетом специфики деятельности, то срок хранения бумаг по сравнению с тем периодом, который устанавливает перечень, может быть увеличен.
Налоговые декларации и другие бумаги для расчета налогов
Временной период, в течение которого предприятие или муниципальное учреждение обязано сохранять отчетность по налоговым отчислениям, устанавливаются в пункте 170 упомянутого перечня. Так, срок хранения документов в организации, если речь идет о налоговых декларациях за последний календарный год, составляет не менее десятилетия, поквартальные хранят не менее пяти последующих календарных лет, месячные подлежат хранению не менее одного календарного года — такую информацию указывает перечень сроков хранения документов. При отсутствии отчетности за календарный год, другие виды деклараций хранят не менее десяти лет. Так, другие виды отчетности следует беречь не менее пяти календарных лет. Отчеты за календарный месяц при отсутствии квартальных, хранятся по тем же принципам.
Документы, благодаря которым исчисляются налоги и сборы, в законе не определены. Однако в подпункте восьмого пункта первой статьи 23 Налогового кодекса РФ стоит указание на то, что в течение четырех лет налогоплательщикам необходимо хранить документы: бухгалтерского и налогового учета, любые другие, доказывающие получение прибыли, осуществление трат, уплату и удержание налоговых и других сборов. То же самое устанавливает перечень документов с указанием сроков хранения. Он размещается на официальных сайтах правительства РФ и Росархива.
Сроки хранения документации на предприятии
Срок хранения документов – это временные рамки, определенные законодательством РФ и отобранные экспертизой ценности, в течение которых они должны храниться до своего уничтожения.
В результате деятельности предприятия и учреждения создаются бумаги, имеющие разное значение. Типовой перечень хранения документов разрешает уничтожать ту документацию, которая уже выполнила поставленную задачу. А есть такие, которые не теряют свою важность в течение ряда лет. И третий вид, это содержащие научно или практически значимую информацию. Подобный тип имеет постоянный срок хранения.
Итак, типовые сроки хранения документов могут быть:
- временными до десяти лет;
- временными свыше десяти лет;
- постоянными.
В подразделениях, которые занимаются справочной работой, дела остаются в течение двух лет, вне зависимости от статуса, который имеет дело: постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения. В архив организации они сдаются по прошествии этого времени.
Вне зависимости от формы, в которой выполнена документация (бумажной или электронной), сроки хранения документов не меняются. Определяющее значение длительности использования их зависит от заключенной в них информации. Этим вопросом занимается экспертиза ценности.
Экспертиза ценности документов – это установление значимости, от которой зависит определение периода их сбережения. Для определения того, какие конкретно бумаги наилучшим образом могут обеспечить государство, социум, науку и отдельных лиц необходимыми данными, проводится экспертиза. Для документов, которые были отобраны на временное хранение, следует определить, в течение какого периода в будущем они могут понадобиться. Важной задачей экспертизы бумаг считается также определение периода хранения документации.
Таким образом, выделились следующие задачи экспертизы ценности:
- Передача на постоянное хранение в госархивы РФ документации, имеющей важное значение для политики, экономики, хозяйства, науки, культуры страны, предварительный отбор для этого.
- Документы, сохраняющие практическое значение, но не представляющие научно-исторической ценности отбирают на временное хранение.
- Утратившие значение и не имеющие научной ценности отбирают для уничтожения.
- Установление сроков хранения документов, изменение их.
Во время экспертизы проверяются также качество организации номенклатуры дел, архивов и установления сроков хранения документов.
Способы организации хранения бумаг на предприятии
С появлением электронных технологий отпадает необходимость под архив использовать целое здание, достаточно будет и нескольких комнат, если речь идет о большой организации с десятилетней историей. Но в любом случае возникает необходимость организовать хранение документов в организации.
Можно выделить несколько вариантов того, как можно организовать электронный архив:
- Локальный — доступный способ хранения, заключающийся в сборе документов в одной папке на компьютере или, при наличии у компании локальной сети, создании специальной сетевой папки и настройки прав доступа к ней. Недостатками подобного метода хранения являются отсутствие гарантии безопасности, необходимость самостоятельно контролировать время хранения, обеспечивать средства просмотра (речь идет о программах просмотра документов, изображений, видео, чертежей и других бумаг) и проверки электронной подписи.
- Специальный электронный архив — специализированные системы документооборота в электронном виде или электронные архивы. Такие системы хранения информации не повторяют упомянутые выше минусы локального архива. То есть, СЭД обеспечивает просмотр, контролирует сроки сохранения бумаг, позволяет получить информацию об электронной подписи. Минус – услуга платная.
- В облаке — перспективный способ хранения документов, они могут храниться прямо в онлайн-сервисе и не занимать места на компьютерах организации. Сотрудники всегда имеют возможность обратиться к необходимой документации, сервис обеспечит просмотр соответствующими инструментами и предоставит данные о сертификате безопасности – был бы только доступ в сеть.
Законодательство не регламентирует, какой способ хранения должен быть использован, Перечень документов с указанием сроков говорит лишь о нормативных временных рамках. Важно лишь соблюдение регламента передачи документов, правильная форма исполнения и сертификат для подписи.
businessman.ru
Документ | Срок | Статья |
Организация системы управления | ||
Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы | 5 | |
а) коллегиального исполнительного органа организации | Постоянно | |
б) контрольных (ревизионных) органов организации | Постоянно | |
в) научных, экспертных, методических, | Постоянно | |
г) совещаний у руководителя организации | Постоянно | |
д) собраний трудовых коллективов организации | Постоянно | |
е) собраний структурных подразделений организации | 5 лет, ЭПК | |
ж) общих собраний акционеров, пайщиков | Постоянно | |
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, | 6 | |
а) по основной деятельности | Постоянно | |
б) по личному составу | 75 лет, ЭПК | |
— о предоставлении очередных и учебных отпусков, | 5 лет | |
в) по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | |
Проекты приказов, распоряжений | 1 год | 7 |
Правила, инструкции, регламенты, методические указания | 10 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | 3 года | |
Уставы положения организации (типовые и индивидуальные): | 13 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | 3 года | |
Учредительные договоры, изменения и дополнения | Постоянно | 14 |
Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, | Постоянно | 15 |
Положения о структурных подразделениях организации; | Постоянно | 16 |
Договоры правах и обязанностях | 23 | |
а) с руководителем организации | Постоянно | |
б) с членами коллегиальных исполнительных и др. | 5 лет, ЭПК | |
в) с другой организацией | 5 лет, ЭПК | |
Реестры акционеров | Постоянно | 24 |
Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право | Постоянно | 26 |
Штатные расписания организации, изменения к ним: | 32 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | 3 года | |
Проекты штатных расписаний, документы (справки, | 3 года, ЭПК | 33 |
Штатные расстановки | 75 лет | 34 |
Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц | 35 | |
а) типовые (примерные): | ||
— по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
— в прочих организациях | 3 года | |
б) индивидуальные (персональные) | 75 лет, ЭПК | |
Приемо-сдаточные акты; приложения к ним (за исключением | 36 | |
а) руководителя организации | Постоянно | |
б) должностных ответственных и материально | 5 лет | |
Документы (доклады, обзоры, сводки, справки), | 5 лет, ЭПК | 43 |
Документы (программы, задания, отчеты, доклады, | 5 лет, ЭПК | 45 |
Документы (исторические и тематические справки, | Постоянно | 47 |
Документы (доклады, справки, отчеты, акты, | Постоянно | 48 |
Заключения ревизионной комиссии, аудитора | Постоянно | 50 |
Журналы, книги учета ревизий проверок и контроля за | 5 лет, ЭПК | 52 |
Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, | 5 лет | 59 |
Договоры, соглашения об оказании юридических услуг | 5 лет, ЭПК | 60 |
Типовые и примерные номенклатуры дел: | 66 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и | 67 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Проекты документов (номенклатур, перечней, | 3 года | 68 |
Документы (акты, заключения, справки, переписка) о | 5 лет, ЭПК | 70 |
Договоры о проектировании, разработке, внедрении | 5 лет, ЭПК | 71 |
Дело фонда (исторические и тематические справки, | Постоянно | 73 |
Описи дел: | 74 | |
а) постоянного хранения | Постоянно | |
б) временного хранения | 3 года | |
Договоры, соглашения с архивными учреждениями, | 5 лет, ЭПК | 81 |
Прогнозы (перспективные планы) развития организации | Постоянно | 84 |
Концепции развития организации | Постоянно | 85 |
Учет и отчетность | ||
Утвержденные лимиты, фонды заработной платы: | 149 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До минования | |
Лицевые счета работников | 75 лет, ЭПК | 153 |
Положения о премировании работников | 5 лет, ЭПК | 154 |
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) | 5 лет | 155 |
Сведения, справки о совокупном доходе работников | 5 лет | 157 |
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы | 5 лет | 159 |
Документы (копии отчетов, заявления, списки | 5 лет | 161 |
Исполнительные листы | До минования | 162 |
Документы (заявления, решения, справки, переписка) | До минования | 165 |
Документы (акты, справки, счета) о приеме | 5 лет (при | 188 |
Договоры о материальной ответственности | 5 лет | 189 |
Образцы подписей материально ответственных лиц | До минования | 190 |
Трудовые отношения | ||
Документы (информации, справки, сведения, ведомости, | 5 лет, ЭПК | 262 |
Документы (справки, сведения, списки) о | 5 лет, ЭПК | 263 |
Переписка по вопросам трудоустройства | 5 лет | 264 |
Направления на трудоустройство работников | До минования | 265 |
Договоры об оказании финансовой помощи на | 5 лет | 266 |
Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о | 5 лет, ЭПК | 268 |
Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) | 271 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Документы (акты, протоколы, справки, докладные | Постоянно | 272 |
Журналы учета работников, совмещающих профессии | До минования | 273 |
Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, | 5 лет, ЭПК | 274 |
Коллективный договор | Постоянно | 275 |
Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о | Постоянно | 276 |
Документы (отчеты, справки, информации) о | 5 лет, ЭПК | 277 |
Документы (заявления, докладные записки, справки, | 5 лет, ЭПК | 278 |
Документы (требования, справки, сведения, | 5 лет, ЭПК | 279 |
Документы (сводки, сведения, докладные записки, | 3 года | 280 |
Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 1 год | 281 |
Документы (акты, сообщения, информации, | 3 года | 282 |
Типовые нормативы по труду: | 283 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Нормы выработки и расценок <10>: | 284 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Документы (справки, расчеты, докладные записки, | 5 лет, ЭПК | 285 |
Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки: | 286 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До минования | |
Тарификационные ведомости | 25 лет | 288 |
Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре | 5 лет, ЭПК | 289 |
Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, | 5 лет, ЭПК | 290 |
Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников: | 292 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании | 5 лет | 293 |
Переписка об образовании и использовании фондов | 5 лет | 294 |
Акты, предписания по технике безопасности; | 5 лет, ЭПК | 295 |
Комплексные планы улучшения условий, охраны труда и | Постоянно | 296 |
Документы (справки, предложения, обоснования, | Постоянно | 298 |
Планы мероприятий (двусторонние соглашения) по | 5 лет, ЭПК | 300 |
Документы (акты, справки, информации) | 5 лет, ЭПК | 301 |
Документы (докладные записки, справки, доклады, | 5 лет, ЭПК | 302 |
Перечень работ с вредными или опасными условиями, при выполнении | 303 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Списки работающих на производстве с вредными | 75 лет | 305 |
Табели и наряды работников вредных профессий | 75 лет | 306 |
Правила по охране труда работающих инвалидов: | 307 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Документы (акты, отчеты об авариях, аварийные | 10 лет | 311 |
Акты расследования профессиональных отравлений и | 45 лет, ЭПК | 312 |
Договоры страхования работников от несчастных | 5 лет | 313 |
Документы (программы, списки, переписка) | 5 лет | 314 |
Протоколы аттестации по технике безопасности | 5 лет | 315 |
Журналы, книги учета: | 316 | |
а) профилактических работ по технике безопасности | 10 лет | |
б) инструктажа по технике безопасности | 10 лет | |
в) проведения аттестации по технике безопасности | 5 лет | |
Извещения медпункта о пострадавших в результате | 5 лет | 318 |
Сведения об авариях и несчастных случаях | 5 лет | 319 |
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета | Постоянно | 320 |
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о | 322 | |
а) по месту происшествия | 45 лет, ЭПК | |
б) в других организациях | 5 лет | |
Документы (доклады, протоколы, справки, заключения, | 10 лет, ЭПК | 323 |
Документы (акты, докладные записки, заключения, | 5 лет, ЭПК | 325 |
Документы (списки, перечни, переписка) о проведении | 5 лет | 330 |
Анкеты обследования условий труда работников | 5 лет | 331 |
Документы (протоколы, ведомости, карты аттестации | 5 лет, ЭПК | 332 |
Кадровое обеспечение | ||
Документы (доклады, сводки, справки, сведения) | Постоянно | 333 |
Документы (заявки, сведения, переписка) о | 5 лет | 335 |
Записки, заменяющие приказы по личному составу | 75 лет, ЭПК | 336 |
— о предоставлении очередных и учебных отпусков, | 5 лет | |
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки | 337 | |
а) руководителя организации; членов руководящих, | Постоянно | |
б) работников | 75 лет, ЭПК | |
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, | 75 лет, ЭПК | 338 |
Личные карточки работников (в том числе временных | 75 лет, ЭПК | 339 |
Характеристики работников, не имеющих личных дел | 75 лет, ЭПК | 340 |
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету | 1 год | 341 |
Подлинные личные документы (трудовые книжки, | До востребо- | 342 |
Документы (справки, докладные и объяснительные | 5 лет | 343 |
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению | Постоянно | 344 |
Документы (выписки из протоколов, списки трудов, | 75 лет, ЭПК | 345 |
Заявления об участии в конкурсе на замещение | 3 года | 347 |
Протоколы заседаний комиссий по установлению | 15 лет (при | 348 |
Список (штатно-списочный состав) работников | Постоянно | 349 |
Списки: | 350 | |
а) членов руководящих и исполнительных органов | Постоянно | |
б) работников | 75 лет | |
в) прошедших аттестацию | 5 лет | |
г) военнообязанных | 3 года | |
д) кандидатов на выдвижение по должности | 5 лет | |
е) получающих персональные ставки, оклады | 10 лет (при | |
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых | 3 года | 351 |
Переписка об оформлении командировок | 5 лет (для | 352 |
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) | 5 лет (при | 354 |
Графики предоставления отпусков | 1 год | 356 |
Карточки, указатели к приказам по личному составу | 75 лет | 357 |
Книги, журналы, карточки учета: | 358 | |
а) приема, перемещения (перевода), увольнения | 75 лет | |
б) работников, направленных в командировки | 5 лет | |
в) военнообязанных | 3 года | |
г) отпусков | 3 года | |
д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров | 75 лет | |
е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 лет | |
ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте | 3 года | |
з) выдачи командировочных удостоверений | 5 лет | |
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, | 15 лет, ЭПК | 359 |
Заявления о несогласии с постановлениями | 5 лет | 361 |
Квалификационные требования: | 362 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Документы (тесты) но определению (оценке) | До замены | 363 |
Списки членов аттестационных, квалификационных | 5 лет | 364 |
Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении | 5 лет | 365 |
Графики проведения аттестации, установления | 1 год | 367 |
Документы (доклады, справки, расчеты, докладные | 5 лет, ЭПК | 368 |
Договоры об обучении | 5 лет (после | 375 |
Документы (представления, списки, характеристики, | 5 лет | 381 |
Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации | 5 лет | 383 |
Документы (представления, ходатайства, характеристики, | 384 | |
а) в награждающих организациях | Постоянно | |
б) в других организациях | 75 лет, ЭПК | |
Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении | 387 | |
а) по месту разработки и утверждения | ||
б) в других организациях | ||
Административно-хозяйственные вопросы | ||
Правила внутреннего распорядка | 1 год (после | 407 |
Документы (акты, докладные и служебные записки, | 1 год | 408 |
Документы (акты, докладные и объяснительные записки, | 1 год | 413 |
Книги регистрации удостоверений и пропусков | 3 года | 414 |
Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные | 1 год | 416 |
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные | 1 год | 417 |
Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода | 1 год | 418 |
Документы (планы, отчеты, докладные записки, акты, | 5 лет, ЭПК | 459 |
Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, | 3 года | 460 |
Документы (акты, справки, докладные и служебные | 5 лет | 469 |
Книги, журналы учета опечатывания помещений, | 1 год | 471 |
Социально-бытовые вопросы | ||
Листки нетрудоспособности | 5 лет | 475 |
Книги, журналы регистрации листков | 5 лет | 476 |
Документы (описи документов, листок исправлений, | 5 лет | 477 |
Рекомендации по подготовке документов к назначению пенсий | 478 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Списки работников, уходящих на льготную пенсию | 50 лет | 479 |
Переписка о назначении государственных пенсий и | 5 лет | 480 |
Сведения о выполнении установленных квот на рабочие | 5 лет | 481 |
Документы (заявления, докладные записки, списки, | 5 лет (после | 485 |
Документы (акты, сведения, заключения) | 5 лет (после | 486 |
Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью, | 5 лет, ЭПК | 487 |
Договоры купли-продажи, дарения жилых помещений | Постоянно | 489 |
Документы (сведения, справки, переписка) об аренде, | 5 лет, ЭПК | 490 |
Переписка о выселении граждан из служебных, | 5 лет (после | 491 |
Договоры о медицинском и санаторно-курортном | 5 лет (после | 495 |
Документы (списки, справки, заявления, переписка) | 3 года | 496 |
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки | 3 года | 497 |
Документы (заявки, требования, накладные, ведомости) | 3 года | 498 |
Документы (заявления, медицинские справки, списки, | 3 года | 499 |
Списки детей, направленных в детские | 1 год | 501 |
Документы (акты, справки, докладные записки, | 3 года | 503 |
Документы (справки, сведения, отчеты, переписка, | 5 лет, ЭПК | 505 |
Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений) | ||
Документы (бюллетени голосования, списки | В течение | 511 |
Планы реализации критических замечаний | Постоянно | 512 |
Документы (заявления, заявки, списки, акты, | 3 года | 513 |
Документы (акты, докладные записки, программы, | 5 лет, ЭПК | 517 |
Документы (акты, докладные записки, справки) об | 5 лет, ЭПК | 519 |
hr-portal.ru
особенности и правила :: BusinessMan.ru
Существуют разные сроки хранения в делопроизводстве документов определенного вида. Некоторые из них относятся к имеющим бессрочную информативную ценность, другие же теряют актуальность достаточно быстро. Так какие документы и как долго необходимо хранить? Каким способом они должны быть утилизированы? Все это предельно четко прописано в законодательстве.
Три типа сроков хранения
Перечень сроков хранения документов в делопроизводстве: временный (до 10 лет), долгосрочный (свыше 10 лет) и постоянный. Если говорить о делах долгосрочного и постоянного хранения, то они после своего завершения передаются в специальные отделы сроком на 2 года, а затем поступают в архив.
Влияет ли вид носителя на время хранения?
Тип носителя информации (бумажный или электронный) не влияет на период хранения. Важна та информация, которую он содержит. Дальнейшее использование того или иного дела определяет специальная экспертиза. Она классифицирует все документы, обозначает, могут ли они быть использованы в интересах (либо против) науки, государства, общества, отдельных лиц и т. д.
Зачем проводится экспертиза по определению ценности документов?
Без этой процедуры невозможно обойтись в сфере делопроизводства, будь это госархив, организация или предприятие.
Цели экспертизы — определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением. Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. д.
За информацией об укомплектовании, учете, хранении и дальнейшем назначении дел следует обратиться к Закону об архивном деле.
Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний. Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях. Слегка коснемся медицинских документов.
Медицинская документация
Бумаги медицинского назначения, как и другие информативно важные, имеют свои определенные сроки хранения документов в делопроизводстве медицинской организации. Этот период регламентирован нормативно-правовыми актами РФ и по разным категориям документов составляет от 1 года до 50 лет.
Бухгалтерская документация
Для документации, производимой бухгалтерскими отделами, применяются отдельные условия и сроки хранения документов в делопроизводстве. Первичной документации, балансам, данным учетных регистров, отчетов после обработки предписано храниться либо в специальном помещении, либо в закрытом шкафу — до того момента, как они будут переведены в архив организации. Бланки строгой отчетности должны находиться в металлических шкафах или сейфах. Главный бухгалтер назначает лицо, уполномоченное следить за этими вопросами.
Если данного типа документы утеряны, испорчены, нелегально переданы третьим лицам, то руководство организации должно в обязательном порядке сообщить об этом факте в правоохранительные органы. Уничтожение или изъятие документации должно происходить исключительно по требованиям, прописанным законодательством.
Период хранения бухгалтерских документов
Существующие нормы сроков хранения бухгалтерских дел:
- первичная документация, бланки — 3 года;
- кассовые документы, информация, касающаяся финансовых операций, — 5 лет;
- платежные и расчетные ведомости (если не имеется лицевого счета) — 75 лет.
Изымать дела по окончании периода хранения запрещено без проверки со стороны налоговых органов, а решение об уничтожении документов в делопроизводстве с истекшим сроком хранения должна принимать специально назначенная комиссия.
Кадровое делопроизводство
Кадровая документация обладает большой социальной значимостью (в первую очередь это касается наличия персональных данных), поэтому их хранение определяется особыми правилами. Значительная их часть служит фактическим подтверждением прав работников на соцобеспечение (по старости, инвалидности и проч.), содержит информацию об их трудовом стаже и т. д. В связи с этим большинство кадровых документов относится к имеющим длительный или постоянный период хранения, используется в архивах, куда обращаются граждане за справочной информацией. Также они обладают археографической и биографической ценностью, служат источниками для статистических обзоров или исторических и социальных исследований.
Главное условие для хранения документации из отдела кадров — ограничение нелегального доступа к персональной информации о работниках, а также возможность быстрого поиска нужных дел.
В организации делопроизводства и сроков хранения документов кадровиков можно выделить два типа хранения: текущее и последующее. Первый тип делится на два подтипа: хранение документации в процессе исполнения и хранение исполненной документации.
Дела в период их исполнения находятся у того, кто ими занимается, в специальных папках с названиями (например, «Срочно», «На подпись»). Здесь же должны быть указаны телефон, фамилия, инициалы исполнителя. После они подшиваются и хранятся в соответствии с номенклатурой.
Приказы
Все приказы должны храниться в подлинниках, а их копии (по поощрениям, взысканиям, приему на работу, увольнении и т. д.) заносятся в личное дело работника. Оно помещается в пронумерованную папку, а его страницы должны быть прошиты. Обложка личного дела имеет свой порядковый номер. Текущее сроки хранения документов кадрового делопроизводства распространяется только на работающих в настоящее время сотрудников. После увольнения дело надо извлечь из папки и оформить на передачу в архив.
Условия хранения трудовых книжек работников, так же как и печатей, штампов, бланков документов, ключей от шкафов с документацией, подразумевают содержание их в сейфе начальника отдела кадров. Помимо этого, работнику кадрового отдела рекомендуется, выходя из своего кабинета, убирать все записи и документы в шкаф и выключать компьютер. По окончании рабочего дня необходимо поместить всю документацию в шкаф из металла и опечатать его. Ключ сдается начальнику отдела с росписью в соответствующем журнале. Все черновики и забракованные бланки уничтожаются, компьютеры отключаются от сети. Если работник получил на руки копию или выписку из документа, он должен оставить роспись об этом в журнале.
В архивный фонд попадают только те документы, чей срок хранения выше 10 лет. Они имеют социальную, экономическую, политическую, историческую и иную ценность. График, по которому происходит сдача документов в архив, утверждается руководителем или работодателем. Документы должны поступать сюда в виде подлинников. Если это невозможно, то заверяется и сдается их копия.
Регулирует срок и порядок хранения кадровой документации «Перечень типовых управленческих документов», утвержденный Росархивом. Сроки хранения документов в делопроизводстве и порядок хранения трудовых книжек утвержден в специальном нормативном акте — Постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках».
Сроки хранения кадровой документации
Итак, в течение 5 лет хранятся:
- Документы (справки, информация, ведомости и т. д.), касающиеся наличия, комплектования или движения работников.
- Документы (списки, сведения, справки), касающиеся высвобождения или потребности в рабочем составе, создании рабочих мест, пола, возраста, профессиональной квалификации сотрудников.
- Переписка, касающаяся вопросов трудоустройства.
- Документы о переводе сотрудников на сокращенный рабочий день или неделю.
- Документы, касающиеся трудовых споров.
- Отчеты, касающиеся состояния и проверки работы с сотрудниками, хранятся на постоянной основе, а заявки (справки) о высвобождении и потребности работников — также в течение пяти лет.
На протяжении 3 лет хранятся:
- Документы (сведения, балансы рабочего времени, сведения, докладные записки), касающиеся учета рабочего времени.
- Акты (информации, характеристики, сообщения, справки и т. д.), в которых содержится информация о трудовой дисциплине.
- Акты (отчеты и иные сведения), касающиеся учета трудовых вкладышей и книжек.
Хранение сроком в один год касается табелей и журналов учета рабочего времени, а также графиков предоставления отпусков.
Личное дело и личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, а если речь идет о данной документации на руководителей, работников с государственными наградами или званиями, членов исполнительных, руководящих или контрольных структур организации, то постоянно.
Штатное расписание организации и изменения к ним хранятся на постоянной основе, а штатные расстановки — в течение 75 лет.
Типовая должностная инструкция по месту утверждения и разработки хранится постоянно, персональная (в составе личных дел) — в течение 75 лет.
Остающийся у работодателя экземпляр трудового договора, подшивающийся в личное дело сотрудника, должен храниться в течение 75 лет, а потом сдаваться в архив. Если же личные дела не ведутся, то такие договора должны быть сформированы в отдельное дело на тех же условиях хранения.
Карточки учета, книги, журналы также имеют свои сроки сроки хранения документов в делопроизводстве:
- Прием, перемещение, увольнение сотрудников — 75 лет.
- Учет командировочных работников — 5 лет со дня увольнения.
- Учет военнообязанных — 3 года.
- Сведения об отпусках — 3 года.
- Личные дела, карточки, трудовые договора и соглашения — 75 лет.
- Выдача трудовых вкладышей и книжек — 50 лет.
- Выдача справок о зарплате (месте или стаже работы) — 3 года.
- выдача командировочных удостоверений — 5 лет.
Подытожив все вышесказанное, можно для удобства лицам, которым нужна информация в собранном виде, самостоятельно представить сроки хранения документов в делопроизводстве в таблице.
Что делать, если документ испорчен?
Такие документы подлежат восстановлению. К примеру, если испорчен табель рабочего времени (срок его хранения — семьдесят пять лет), то информацию о нем можно найти на компьютере бухгалтерского отдела. Выбрасывать испорченный табель нельзя, так как это будет самовольным уменьшением предписанных нормами сроков хранения, что может привести к наказанию руководства организации. Таким образом, любой документ, который пришел в негодность раньше истечения срока, должен быть восстановлен. Сейчас все организации пользуются программным обеспечением, в котором содержится необходимая для этого информация.
В заключение
Итак, сроки хранения в делопроизводстве зависят от типа и ценности документов. Значительная часть кадровой документации имеет повышенный срок хранения. Со стороны законодательства РФ имеются строгие предписанные нормы для этого. Также законом регулируется порядок и сроки хранения отдельных видов документов, а также утилизации документов: она должна происходить только после экспертизы и соответствующим образом.
businessman.ru
Сроки хранения документов в организации. Сколько нужно хранить бумаги, чтобы не нарушать закон?
ФЗ №125 от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ №125) устанавливает обязанность организаций и индивидуальных предпринимателей хранить документы о своей деятельности (включая и бумаги по личному составу) в течение сроков, установленных законами и другими нормативными актами России. Также ФЗ №125 предусматривает возможность привлечения к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле. Для того чтобы избежать проблем в ходе ведения делопроизводства, нужно изучить установленные законом сроки хранения документов на предприятии.
Обеспечение условий сохранности
Статья 18 ФЗ №125 устанавливает, что архивные документы, находящиеся в частной собственности и принадлежащие организациям и индивидуальным предпринимателям, могут храниться ими самостоятельно или передаваться на хранение в специализированные учреждения, которые внесены в перечень учреждений осуществляющих функции по сохранности документации (архивы, библиотеки и другие).
Согласно ФЗ №14 от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью», все документы общества, предусмотренные законами и иными нормативными актами, а также уставом общества, решениями общих собраний и исполнительного органа предприятия должны храниться по месту нахождения единоличного исполнительного органа общества или в другом известном и доступном его участникам месте.
Общество по требованию участника или участников обязано обеспечивать доступ к данным документам. Бумаги должны быть представлены для ознакомления в помещении, где расположен исполнительный орган (директор) в течение трех дней с момента получения обществом требования об ознакомлении с документацией.
Наиболее частым вариантом обеспечения сохранности бумаг в организации является создание собственного архива. Оформляется решение об этом специальным положением, в котором указываются условия и порядок создания архивного отдела, ответственные за сохранность бумаг лица, порядок доступа к архивным бумагам, сроки хранения отдельных документов и многие другие организационные моменты.
Индивидуальный предприниматель чащ всего хранит документацию о своей коммерческой деятельности по месту своего жительства.
Сколько нужно хранить бумаги?
Сроки хранения документов определены Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Согласно данному нормативному акту сроки хранения документов могут быть обозначены следующим образом:
- Постоянно.
- До минования надобности.
- До замены новыми.
- До ликвидации организации.
- Конкретным количеством лет.
Постоянный срок хранения имеет очень большое количество документов. Наиболее распространенным среди них являются:
- Корпоративные документы (устав, протоколы общих собраний, решения единственного участника ООО, документы о правах на имущество организации (которое состоит на балансе), учредительный договор и другие документы).
- Коллективные договоры
- Годовая бухгалтерская отчетность.
- Книги доходов и расходов организаций и ИП применяющих упрощенную систему налогообложения.
- Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц.
- Некоторые гражданско-правовые договоры (по лизингу организации, сдачи в аренду или купли-продажи земли, зданий, строений или сооружений, доверительного управления имуществом и другие).
- Локальные нормативные акты организации.
До минования надобности коммерческие компании и ИП хранят:
- Законы и иные нормативные акты.
- Книги и журналы учета копирования баз данных, а также электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера.
- Исполнительные листы работников.
- Образцы подписей материально ответственных лиц.
- Журналы учета работников совмещающих профессии.
- Другие документы.
Важно!
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года (уточнение Приказа Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года).
До замены новыми в организации хранятся:
- Профильные Кодексы профессиональной этики.
- Базы данных по законодательным актам.
- Типовые и примерные номенклатуры дел.
- Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию.
- Формы (альбомы форм) первичных документов и регистров бухгалтерского учета.
- Бланки форм статистической отчетности.
- Типовые нормативы по труду.
- Перечни профессий с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда.
- Планы эвакуации людей и ценностей в случае аварии.
- Списки детей работников организации.
Вообще при ликвидации предприятия основная часть его документов передается на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы. Однако, Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года предусмотрено, что некоторые бумаги ликвидируемых организаций, которые не являются источниками формирования архивов, могут передаваться в архивы на основании проведенной архивным учреждением выборки организаций и документов.
Конкретное количество лет (от одного года до 75 лет) хранения имеет подавляющее большинство документации организации:
- 75 лет хранятся все бумаги по персоналу (приказы и распоряжения по личному составу, штатно-списочный состав, индивидуальные должностные регламенты, распорядительные документы по персоналу, лицевые карточки и счета работников и другие документы).
- 45 лет хранятся документы (положения, протоколы) об аттестации рабочих мест работников не занятых на опасных и вредных производствах.
- 15 лет хранятся бумаги, относящиеся к электронно-цифровой подписи (заявление на получение ключа ЭЦП, уведомление о его приостановлении и аннулировании, договоры с удостоверяющим центром, переписка о сертификатах ключа ЭЦП и другие), документы о востребовании имущества из чужого незаконного владения (иски, предписания, решения суда), переписка с зарубежными организациями по внешнеэкономической деятельности.
- 10 лет хранится технико-экономический паспорт организации, переписка о передаче имущества в доверительное управление, хозяйственное ведение или оперативное управление, документация о состоянии защиты информации в организации, документы по продаже движимого имущества и залогу имущества организации.
- 5 лет хранится большинство гражданско-правовых договоров (поручения, мены, проката, подряда между юридическими лицами) и многие другие документы.
Важно!
Законодательство об архивном деле устанавливает возможность изменения срока хранения, определяемого конкретным количеством лет, на постоянный при условии, если необходимость такого изменения будет установлена эксперно-проверочной комиссией.
Приказ Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года – объемный нормативный акт, в который внесены сроки хранения самых различных документов, касающихся не только предпринимательской деятельности юридических лиц и ИП, но и государственной власти и муниципального управления. Мы привели лишь наиболее распространенные примеры сроков, в течение которых нужно хранить те или иные бумаги предприятий и ИП. Точные сроки лучше уточнять непосредственно в самом приказе.
Будем благодарны вам за комментарии к данному материалу. Если вы не нашли ответ на свой вопрос или у вас есть замечания, пожелания, — напишите нам. Для нас очень важно ваше мнение!
Полезный материал? Поделись ссылкой! |
www.eregistrator.ru