Ведение календаря руководителя пример: Как вести единый календарь в компании: советы Глеба Архангельского

Как вести единый календарь в компании: советы Глеба Архангельского

Принципы ведения корпоративного календаря

Например:

• Все руководители и сотрудники планируют свое время (встречи и крупные «бюджетируемые» задачи) исключительно в календарях Outlook (либо Lotus Notes, либо в другом аналогичном решении, используемом в компании). Приглашение на встречу осуществляется только через Outlook, без телефонных звонков и электронных писем.
• Все записи в календарях, за исключением встреч, помеченных галочкой «частная», доступны коллегам в соответствии с корпоративной политикой, регулирующей, кто и чьи календари может видеть, редактировать, назначать встречи в них напрямую и т.п.
• При ведении календарей используется единый стандарт внесения информации: цветовая разметка встреч, ключевые слова в названиях, использование вложений (повестка совещания, схема проезда на внешнюю встречу).
• Зафиксированы правила и принципы планирования дня (сколько времени остается в качестве резервов, как выделяется время на «важное, но не срочное». ..), принципы резервирования чужого времени (критерии приоритетности различных встреч, правила их переноса и т.п.)

Лайфхак от Глеба Архангельского:

Избегайте тотального контроля. В соответствии с принципами тайм-менеджмента до 30–40% рабочего дня (эта цифра может варьироваться для разных должностей) остается нераспланированным: его отводят на отработку неожиданно возникающих обстоятельств.

Мнение руководителя

Однажды, через год после завершения проекта, мы задали вопрос руководителю проекта со стороны клиента, директору по развитию сибирской производственно-торговой компании: «Теперь, через год, когда акты сдачи-приемки и благодарственные письма давно подписаны, каков реальный сухой остаток?»

Ответ руководителя:

«Я вспоминаю времена, когда мы жили без мобильных телефонов. Нужно было сообразить, что Коля сейчас в гостях у Феди, а поскольку у Феди нет городского телефона, нужно позвонить его соседу и попросить позвать к телефону Колю…

Нашу жизнь без единого корпоративного стандарта ведения общих календарей, прозрачных и понятных, я вспоминаю как раз как жизнь без мобильного телефона.

Все эти ежедневники, бумажки, бесконечные созвоны, чтобы назначить встречу, еще больше созвонов, чтобы перенести встречу, накладки и нестыковки в совещаниях… Теоретически так жить возможно, практически — крайне неудобно и неэффективно».

Дополнительные опции

1. Связка планирования в календарях с мобильными устройствами — смартфонами, коммуникаторами и т.п.

Находясь на выездной встрече, вы вносите эту встречу в смартфон — и через пару минут она уже в вашем серверном календаре, все сотрудники видят самую свежую и актуальную версию вашего расписания. И наоборот, если кто-то из офиса запланировал вам встречу — через пару минут вы видите ее в своем смартфоне;

1. Связка планирования с отчетностью.

Благодаря экспорту встреч календаря в Word или Excel можно формировать недельные или ежемесячные отчеты, отчеты по проекту одним-двумя кликами мышки. Вся прелесть в том, что создание отчетов не требует писанины, затрат времени и сил сотрудников. В компании «Организация Времени», например, ежемесячные отчеты консультантов по проектам создаются именно так — а это совершенно официальные документы, от которых зависит оплата труда.

Оцените эффективность

Внедрение корпоративного стандарта планирования и бюджетирования времени высвобождает в графике руководителя, в зависимости от должности, порядка 3-6 часов в неделю, уходящих на непроизводительные расходы при планировании и организации встреч. В среднем, это эквивалентно 10% фонда оплаты труда. При этом рост эффективности управления за счет прозрачности времени и трудозатрат составляет от 10 до 25%.

Планирование и распределение рабочего времени руководителя

В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль.

Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, должны быть:

• реалистичными и конкретными;
• ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;
• измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.

Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние на рост эффективности работы руководителя.

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени.

Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время в недостаточной связи с желанием достичь поставленных целей.

Готовность руководителя к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени.

Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю принять правильное решение, как наиболее целесообразно использовать рабочее время.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода.

Главное преимущество планирования работы состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. У руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы:

• Какова основная цель данного периода?
• Каким количеством времени он располагает?
• В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?
• Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Чтобы правильно выполнять свои обязанности и достичь поставленных целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего периода представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:

• правило основного соотношения (правило 60 : 40). Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя; она носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый. Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название период непредвиденной активности. Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность — это период спонтанной активности;
• анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени прошлых периодов;
• регулярность и системность планирования;
• реалистичность планирования;
• письменная форма формируемого плана;
• перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;
• установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия;
• установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план;
• делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и те работы, которые делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т. д.

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем.

План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

• Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.
• Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.
• Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60 : 40.
• Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.
• Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

Важнейшим звеном месячного (годового) планирования является определение ключевых направлений деятельности. На основе данных направлений руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий месяц (год). При этом имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это возможно на месяц (год) вперед.

Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетоврешаемых задач и проблем.

В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

В практике повседневной работы руководителю не рекомендуется первоначально браться за решение самых простых и легких задач, которые требуют минимальных затрат рабочего времени. Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью.

Это положение подтверждается известным принципом Парето или принципом 80 : 20. В общем виде данный принцип свидетельствует о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

Перенесение содержания принципа на рабочую ситуацию означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата. Остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога работы. Следовательно, руководителю рекомендуется первоначально решать немногочисленные «жизненно важные» проблемы, а затем — многочисленные «второстепенные».

Принцип Парето лежит в основе так называемого анализа АБВ, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются в целом неизменными. Это положение позволяет условно разделить весь объем работы руководителя на три группы задач: А, Б и В — в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленных целей.

• Группа задач А составляет приблизительно 15% общего количества задач и дел, намеченных руководителем к выполнению. Значимость задач данной группы в достижении поставленных целей составляет, в свою очередь, 65%. Таким образом, в эту группу должны входить только важнейшие задачи и мероприятия руководителя.
• Группа задач Б составляет 20% общего количествами также 20% составляет их итоговая значимость. В данную группу входят, как правило, задачи важные.
• Группа задач В составляет 65% общего числа задач, но они имеют незначительную долю — 15% в общей значимости дел руководителя. В данную группу входят задачи менее важные и несущественные.

Согласно практике применения анализа АБВ руководителю рекомендуется группу задач А, приносящую наибольший итоговый результат, решать самостоятельно в первую очередь.

На следующем этапе работы внимание руководителя должно быть сосредоточено на группе задач Б, решение которых также обеспечивает существенную часть совокупного итога. По данной группе руководителю рекомендуется определить возможность частичного делегирования задач другим исполнителям. В этом случае руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества решения делегируемых задач.

Делегируя решение задач данной группы, руководитель разгружает свое рабочее время, освобождая его для решения более важных дел. С другой стороны, он способствует повышению мотивации в работе своих подчиненных и росту их квалификации, доверяя им ответственные дела. Если задача не может быть делегирована другому исполнителю, то руководитель должен взяться за ее решение сам.

Основная опасность задач группы Б для руководителя состоит в том, что рано или поздно они переходят в состав задач группы А и должны решаться им лично в кратчайшие сроки.

Задачи группы В должны быть делегированы другим исполнителям. Необходимость их делегирования объясняется тем, что успешное решение задач группы В не требует наличия у исполнителей специальных знаний и особых качеств. Руководитель при этом оставляет за собой только контроль сроков решения задач данной группы.

Принятие руководителем правильного решения по приоритетности выполнения намеченных мероприятий обеспечивает:

• работу только над действительно важными и необходимыми задачами;
• решение задач в соответствии с их неотложностью;
• достижение поставленных целей наилучшим образом (с наименьшими ресурсными потерями) с учетом складывающихся обстоятельств;
• исключение работ, которые могут быть выполнены другими исполнителями.

Своевременно принять руководителю правильное решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение, могут помочь предложенные американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правила. Согласно этим правилам приоритетность выполнения намеченных к исполнению работ определяется с учетом таких критериев, как их важность и срочность. В зависимости от степени важности и срочности все задачи могут быть подразделены на четыре группы:

• Группа задач А — срочные/важные;
• Группа задач Б — срочные/менее важные;
• Группа задач В — менее срочные/важные;
• Группа задач Г — менее срочные/менее важные.

Задачи группы А руководитель должен решать сам в первую очередь.

Задачи группы Б должны быть делегированы другим исполнителям. Основная опасность задач данной группы для руководителя состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководитель рискует попасть под «тиранию» их срочности. Необходимость делегирования этих задач вытекает и из того, что для их успешного решения не требуется наличия у исполнителя специальных знаний. За руководителем остается только контроль сроков решения задач данной группы.

Задачи группы В следует делегировать другим исполнителям, разгружая свое рабочее время и заботясь о повышении мотивации труда сотрудников. Однако следует помнить о том, что руководитель обязан проконтролировать сроки и качество решения делегированных задач. При невозможности делегирования руководитель должен сам взяться за решение задач данной группы.

Задачи группы Г представляют собой задачи несущественные и несрочные. От их решения в текущий момент времени должны воздерживаться как руководитель, так и другие сотрудники.

Последовательно применяя в практике работы метод АБВ и принцип Эйзенхауэра, руководитель может значительно повысить производительность, продуктивность и результативность своей повседневной деятельности.

Три способа создания календаря проектов

Если вы пытаетесь составить календарь проектов на следующий месяц или год, возможно, вам стоит задуматься о поиске наилучшего метода. Поскольку вы уже переросли классический (но неэффективный) подход, предусматривающий использование ручки, линейки и бумаги, предлагаем три способа составить календарь проекта (в Excel, Google календаре и Wrike), которые могут рассматривать ваши сотрудники на совещании, посвященном планированию проекта. Какой же из этих трех способов подходит для вашей команды?

1. Электронная таблица Excel: самый привычный инструмент, самый неэффективный календарь проектов

Microsoft Office — один из первых пакетов программ, с которым знакомятся начинающие пользователи компьютеров. Именно поэтому Excel используется везде, где можно представить данные в виде таблицы, в том числе при создании календарных графиков. В Excel даже есть готовый шаблон календаря, так что вам не придется тратить время на подготовку, и вы сможете сразу приступить к планированию. (Изображенный выше календарь — это один из примеров готового шаблона Excel.) Если вы используете электронную таблицу Excel для составления календаря проектов, у участников вашей команды, скорее всего, не возникнет проблем с открытием и редактированием этого документа.  

Но хоть Excel и является «родным» офисным инструментом, совместная работа над календарем проекта с его помощью оказывается наименее эффективной. После того, как вы введете вехи, вам придется искать лучший способ открыть общий доступ к файлу и совместно его редактировать. Если вы перешлете этот документ по электронной почте, он может очень легко затеряться в бездонной папке «Входящие» вашего коллеги. Платформы обмена файлами, такие как Google Drive, Dropbox или Box, позволят вашим сотрудникам загружать обновленные версии календаря независимо друг от друга, и это значит, что все эти версии впоследствии нужно будет объединять. Это очень утомительная обязанность для руководителя группы. 

Excel прекрасно подходит для создания финальных версий календаря, но не может служить эффективной платформой для совместного планирования проектов.

2. Google Календарь: знакомый инструмент, относительно удобный метод

Решением для команд, желающих совместно планировать проекты и делать это в режиме реального времени, может стать такой онлайн-инструмент, как Google Календарь. В статье на сайте Betteri.ru описано, как управлять графиками проектов с помощью Google Календаря.

Воспользовавшись возможностью Google Календаря создавать множество календарей и выбирать любой из них для просмотра, вы можете организовать свои календари одним из двух способов:

1. По исполнителю. Создайте по отдельному календарю для каждого участника команды и вносите их вехи-задачи в их персональные календари. Руководитель группы сможет следить за рабочей загрузкой каждого участника или нескольких участников команды, чтобы видеть приближающиеся сроки.

2. По проекту. Создайте отдельный календарь для каждого крупного проекта, над которым работает ваша команда, и вводите в него сроки выполнения задач и вехи. Вы сможете сравнивать графики различных проектов, чтобы видеть, когда необходимо перераспределить работу для оптимизации загрузки по другим проектам.

 

Google Календарь — гораздо более эффективный метод для совместного планирования проектов, но по-прежнему не идеальный. В отличие от электронных таблиц Excel, Google Календарь позволяет всем участникам команды одновременно получать доступ к задачам и редактировать их, и вам не придется беспокоиться об управлении версиями. Ограничения Google Календаря проявляются, когда вам приходится углубляться в детали планирования проектов — отмечать, какие задачи зависят от других задач, и искать места и причины возникновения затруднений при работе над проектом.

3. Диаграмма Ганта: самый непривычный инструмент, самый эффективный метод

 

Диаграммы Ганта — необходимый инструмент для руководителей и команд, желающих получать подробную информацию о своих проектах. Самые эффективные диаграммы Ганта — это онлайн-инструменты со встроенными возможностями автоматизации. Они позволяют настраивать все задачи и вехи проекта в режиме реального времени, что помогает совместно планировать график проекта. Диаграмма Ганта также позволяет отображать продолжительность задач, устанавливать зависимости, отмечать исполнителей и сравнивать ход выполнения проекта с критическим путем проекта, чтобы видеть’ отставания от графика. Также вы можете следить за несколькими проектами на одной и той же диаграмме Ганта, чтобы видеть, как они согласуются.

Поскольку этот инструмент мало знаком сотрудникам, которые не являются менеджерами проектов, участникам вашей команды может понадобиться некоторое время, чтобы привыкнуть к нему. Но такие диаграммы специально предназначены для планирования проектов и поэтому представляют собой наиболее эффективный способ составления календаря проектов. Ограничения, с которыми сталкиваются многие команды при использовании Excel и Google Календаря, не свойственны диаграммам Ганта. Как только вы научитесь ими пользоваться, вы поймете, что это самый эффективный способ составления календаря проектов.

А как планирует проекты ваша команда?

Диаграмма Ганта — это лучший способ составить календарь на 2018 год, но используют ее довольно редко. Если вы хотите больше узнать об использовании диаграмм Ганта для упрощения планирования проектов, поработайте с интерактивными диаграммами Ганта в бесплатной пробной версии Wrike.

Хотите отслеживать ход работы с помощью лучшего инструмента для управления проектами? Попробуйте бесплатную версию Wrike!

Связанные статьи:
• Подробное руководство по созданию диаграмм Ганта в Wrike
• Диаграмма Ганта — важнейший инструмент для управления проектами (инфографика)

Как использовать Google Calendar для планирования своей деятельности — Сервисы на vc.ru

Метод топ-менеджера «Моё дело» Олега Анисимова.

58 975 просмотров

Член совета директоров интернет-бухгалтерии «Моё дело» Олег Анисимов рассказал на своём сайте, как именно он использует Google Calendar для планирования задач. Редакция vc.ru публикует текст с разрешения автора.

Меня часто спрашивают, какие инструменты я использую для планирования своей деятельности. Яотвечаю, что Google Calendar, но без подробностей, между тем как раз подробности и важны.

С помощью Google Calendar я не только планирую события, но и делаю напоминания, ставлю задачи, контролирую их выполнение и даже делаю короткие заметки.

Рассмотрю на примерах.

Напоминания, которые не привязаны к конкретному времени, я обозначаю мероприятиями с началом в 9:00 и окончанием в 9:00 (они образуют в календаре сплошную голубую линию). На одно время они назначаются, чтобы не загромождать календарь визуально. Функция этих «мероприятий» — прийти в электронную почту в виде уведомления с утра. Утром в почте я их разбираю: либо решаю сразу, либо переназначаю на более поздний срок, либо отменяю, если актуальность пропала. Если в почтовой папке есть непрочитанные сообщения, значит, не все пришедшие уведомления были разобраны.

Примеры таких напоминаний: написать письмо, ответить на письмо, позвонить кому-то, поздравить с днём рождения, раскрыть видео в YouTube, залезть в тот или иной сервис, проверить, сделано ли порученное кому-то, купить авиабилеты, оплатить что-то и так далее. То есть это любые дела, которые можно сделать как в девять утра, так и в любое другое время в течение дня.

Уведомление включает ссылку (если она есть), так что можно сразу из почты перейти в нужное место и выполнить задачу.

Дела, которые привязаны к конкретному времени (встреча, выход в Skype, телетрансляция и тому подобное), я отмечаю другим цветом — не голубым, который используется по умолчанию, а зелёным (для личных вопросов) или розовым (для деловых событий).

Таким образом, неделя предстаёт в виде таблицы. Сразу понятно, какое время занято, а какое свободно.

В любое время недели в календаре красной линией показан текущий момент. Прошедшие события отображаются менее ярким цветом.

Задачу, которую в обязательном порядке надо выполнить до даты X, я фиксирую в календаре в виде события в 9:00 в этот день, но с обязательными неоднократными оповещениями по электронной почте (например, за четыре недели, две недели, неделю, три дня, день и в дату X). Это позволяет не забыть о важной задаче и заранее её выполнить.

Уведомления по почте

Все уведомления у меня идут только в виде писем на электронную почту. Такие письма я с одинаковым успехом вижу в Gmail в браузере и в смартфоне в виде оповещений из мобильного почтового ящика. Всплывающие окна использую крайне редко, когда особенно важно что-либо не пропустить.

По умолчанию все уведомления приходят ко мне в почту за десять минут до события. Это задаётся в настройках календаря. Чтобы уведомление пришло в другое время или не приходило, надо указать это при создании или редактировании события. Например, если поставить оповещение для задачи из голубой линии за 14 часов, то письмо придёт накануне в 19:00.

Многие события повторяются с заданным интервалом. Например, раз в неделю по четвергам я залезаю в Google Analytics, чтобы посмотреть аналитику по посещениям этого сайта, а раз в квартал — сюда, чтобы проверить, не назначила ли австралийская группа AC/DC европейский тур. Такого рода напоминания попадают в голубую полосу.

Если пришла какая-то неожиданная идея, открываю Google Calendar в смартфоне и создаю событие на 9:00 следующего утра с кратким описанием идеи (чтоб не забыть). В смартфоне Google Calendar выглядит так.

Буду рад, если кому-то мой метод поможет в планировании. Скоро сделаю обзор остальных сервисов Google, которые реально упрощают работу и жизнь.

Как пользоваться Todoist — Личный опыт на vc.ru

Не смотря на то, что у сервиса Todoist качественный help, но во-первых — кто такие глупости читает, а во-вторых есть какие-то простые приёмы, которые не сразу очевидны. Я вижу как люди используют Todoist, мне становится жутко, поэтому решил написать статью.

8716 просмотров

Откажитесь от сопротивления

Это не только к Todoist относится. Широко известные стадии принятия неизбежного:

• Отрицание
• Гнев
• Торг
• Депрессия
• Принятие

Зачем в них купаться? Если Facebook выкатил новый дизайн, не пытайтесь сторонними приблудами его поправить, Facebook не переиграть, если пришёл огромный счёт за коммунальные услуги — заплатите сразу, платить всё равно придётся, если приняли решение пользоваться сервисом — отбросьте сомнения, мучения, попытки как-то сбоку пристроиться. Не рубите хвост по частям, примите неизбежное и получайте от него удовольствие.

В идеале прохождение этих стадий должно занимать ровно минуту и не отвлекать от другого. Я знаю о чём говорю, было время когда я в этом купался месяцами. Хорошая новость — это можно изменить.

Поэтому: если Вы решили пользоваться Todoist, то поставьте его на телефон, компьютер, настройте оповещения, добавьте в закладки, избранное и т.д. Не сопротивляйтесь.

Поймите зачем

Нет мотивации — не будет результата. Вы должны понимать зачем вам вообще нужен этот сервис и для чего это. Если это «начальник сказал поставить», «хочу быть упорядоченным» — будет сложно. Это не очень чёткие задачи.

Todoist нужен чтобы записывать туда все свои дела и не помнить о них.

Вот именно для этого. Чтобы выкинуть все дела из головы и если вдруг захочется их поделать, то открыть сервис и поделать их. И ключевое слово «все»: там должны быть дела «написать статью», «покормить кошку», «привинтить порожек», «найти бухгалтера», «сменить фильтр у пылесоса». «Все» это буквально все. Например у меня там есть утренний душ и бритьё.

Важный момент — сервисы нужны для упрощения процесса, а не усложнения, если вы тратите на сервис больше времени, чем без него, то он не нужен. Todoist освобождает массу времени и места в голове. Больше ничего не надо помнить. Средний человек может держать в памяти одновременно 5-10 объектов, у меня в Тodoist десятки, а то и сотни дел. И запоминать их не нужно.

У каждого дела должен быть срок и важность

Ключевое правило организации, без него нельзя. Просто запомните — дел без срока не существует и у каждого дела должен быть статус важности.

Сразу исключение: если это не дело, а заметка, то у неё нет срока. Например я записываю в Todoist идеи, им срок не нужен. Или параметры испарителей для электронной сигареты, или размеры постельного белья, или жёсткость воды в квартире, или давление в шинах велосипеда. Информационным записям не нужны сроки. А вот всем остальным — обязательны.

Просто возьмите свой список дел и проставьте сроки всем делам. Всем-всем. А потом когда добавляете дело возьмите за привычку всегда писать ему срок выполнения.

Важность. В Todoist есть четыре приоритета:

Сразу вспоминается вот такая картинка:

Матрица Эйзенхауэра

Удобно вам так расставлять приоритеты — замечательно, пользуйтесь. Если путаетесь во всём этом «срочно, но важно», «не важно и не срочно» и т.д., то простейшая классификация:

• Белый — информация или дело которое можно отложить на месяц.
• Синий — нормальное неспешное дело, можно отложить на неделю.
• Оранжевый — хорошо бы сделать, максимум отложить на 2-3 дня.
• Красный — сделать немедленно, откладывать нельзя.

Большинство дел будут синими, информация белой, оранжевые изредка, а красный это или действительно что-то срочное, или требующее немедленного выполнения, например: «оплатить интернет» (а то его отключат).

Проекты

С некоторых пор я увлёкся трендами минимализма в организации рабочего пространства и мне очень помогает попроектная организация.

В чём смысл: всякое дело должно быть отнесено к какому-то проекту. Это очень удобно, т.к. потом можно эти проекты двигать, перемещать, вкладывать один в другой и т.д.

Todoist позволяет создать огромную помойку из одного проекта и разметить её тегами, но лично я не рекомендую так делать: нет наглядности, нет заранее определённой сегментации, лишние телодвижения по сортировке и выборкам. И, самое важное, дела прекрасно укладываются в древовидную попроектную структуру, проверено многими годами практики. Теги это чудесно когда постоянно нужны произвольные выборки по множеству объектов, но тут не та история, т.к. если дел слишком много, то это значит только что вы их не почистили от мусора. Время жизни и количество рабочих часов ограничены, нельзя запихнуть туда бесконечное количество дел. Выкидывайте лишнее.

Поэтому всё запихиваем в проекты и подпроекты: делаем сайт — создаём проект «Сайт», подпроекты «Дизайн», «Тексты», «SEO», ну вы поняли принцип.

Существуют дела которые не особо хотят в какие-то проекты и кажется, что они к ним не относятся. Поделюсь своим опытом организации таких проектов:

• Текущее — сюда оправляются в основном бытовые дела, которые надо не забыть. Например: «Съездить за посылкой», «Уплотнить крючки на двери», «Заказать кофе с кофеином», «Разобрать счета квартиры», «Купить VPN».
• Идеи — сюда я любовно записываю идеи по сайтам, сервисам, бизнесам. Время от времени заглядываю, сортирую, выкидываю, раскладываю по подпапкам. Всё что я делаю по работе берётся отсюда.
• Информация — то, что нужно запомнить: размеры подушек, марка кроссовок, тип зубных щёток и т.д.
• Регулярное — повторяющиеся задачи. У проекта есть подпроект «Регулярное долгое». В регулярное попадает то, что нужно делать не реже раза в месяц: душ, бритьё, оплата интернет. В регулярное долгое — то, что делается реже: страховка на авто, трата с симки, годовой отчёт.
• Купить — вообще, было время когда я удалил этот проект, зачем он нужен? Надо купить — купи. Но жизнь вносит свои коррективы, ещё и коронавирус… пришлось его возвернуть. Тут всё просто — это список предстоящих покупок.
• Авто — заметки по автомобилю: давление шин, марка масла, размер щёток, следующее обслуживание. Это всё без дат, разумеется. Ну и если что сломалось.
• Административное — т.к. Todoist прекрасно подходит для совместной работы, а не всем хочется делиться, то появился такой раздел. Просто чтобы не задумываться, что я поделился с кем-то чем-то не тем.
• Мерзкие дела — на редкость нужное оказалось местечко, сюда я переношу то, что никак не идёт. В основном бытовые дела связанные с бюрократией. И оно стало двигаться.
• Блог — идеи для статей. Заметил, что этот раздел со временем протухает, если за 2-3 месяца не написал статью, то потом тема кажется скучной, писать на неё не интересно, приоритеты изменились. Стоит писать почти сразу и не тянуть скучные темы годами — вычищать.
• Будущее — планы на будущее.
• Всякое — сюда я записываю… всякое. Не знаю как объяснить, но мне очень понятно, что там должно быть, а чего нет. Например: я поспорил, но событие произойдёт через полгода — пишем сюда, у меня есть вопросы по предмету, а с собеседником я поговорю неизвестно когда — сюда, кто-то написал шокирующий коммент «Биткоин Дойдёт до 344 000. И потом в течении года упадёт на 100 000» и назвал сроки, записываем.

У вас может быть своя система проектов, разумеется. Я просто привёл примеры.

Регулярные дела

Мощнейший инструмент для повторяющихся дел. Обязательно прочитайте справку и используйте. Очень удобно.

Оповещения

Каждое утро мне на телефон приходит список дел на сегодня. И я вижу чем мне надо заняться, что-то могу перенести, настраиваюсь. Существует удобный виджет, можно выделить для него экран в телефоне.

Временная лента

Фактически она мне заменяет календарь, которым я не пользуюсь. Два великолепных раздела «Сегодня» и «Предстоящее» позволяют понять, что нужно делать сегодня, а что в ближайшем будущем.

Работать это будет только если у каждого дела есть дата, поэтому она и необходима.

Если дела нет в разделе «Сегодня», то его и не надо сегодня делать (а если дела нет в Todoist, то его вообще делать не надо. Возьмите это за правило.

Замечание: сюда не попадают дела назначенные другим и ограничены возможности редактирования, поэтому не создавайте дел в этих разделах, они для просмотра, а не для добавления.

Замечание про календари: хотя Todoist с ними отлично интегрируется, но мне кажется, что это масло масляное — если есть временная лента в Todoist, то зачем календарь? А если есть календарь с делами, то зачем Todoist? Но дело вкуса, конечно, кому-то, возможно, нужны оба представления.

Заметки на тему

• Названия дел — ох, сколько раз я писал что-то и потом не мог понять что это. Например: «живые самодельные комиксы» — про что это вообще? Не имею ни малейшего понятия. Записывайте дела понятно, развёрнуто, добавляйте ссылки.
• Мельчение (декомпозиция) — тут советов не даю, каждый подбирает под себя, но я способен выполнять достаточно общие и крупные задачи без тотального дробления. У меня оно только отнимает время и приводит к излишнему записыванию.
• Доска — некоторое время назад Todoist добавил канбан доски, но пока они сильно уступают по функционалу, удобству и интерфейсу тому же Trello. Поэтому можно попробовать, но для меня пока не очень подходящий инструмент.
• Теги — вроде бы прикольная штука, но если всё рассортировано по проектам, то оказываются не особо нужны.
• Комментарии — тут они не очень удобные, к сожалению. Использую для каких-то заметок, но в ограниченном объёме. Например: дело «Доменное имя», а в комментариях список имён. Реально переписываться в них не удобно. Ну мне, во всяком случае.
• Карма — наверное на многих действует, но на меня что-то не очень. Поставил себе цель одно дело в день и закрываю его утренним душем. Так я всегда великолепный красавчик сразу после того как помылся!
• Входящие — задумано, что я сюда буду добавлять несортированные дела, а потом их сортировать по проектам. На практике я сразу при добавлении сортирую, ставлю дату и приоритет и не знаю зачем мне этот раздел.
• Групповые операции — удобная функция, выделяем десяток и дел и меняем им срок выполнения, переносим в другой проект, ставим приоритет.

Друзья, это всё, конечно, не тянет на полноценное руководство, просто хотел поделиться с вами своим подходом к ведению списка дел. Кроме этого текст написан для людей которые со мной работают, чтобы им было легче освоить этот замечательный инструмент.

Всем любви и счастья, не забывайте подписываться на мой блог и нажимать колокольчик.

Планирование и организация рабочего времени руководителя — образец графика, структура

Планирование рабочего дня руководителя

Смысл грамотного планирования рабочего дня руководителя заключается в определении приоритетных направлений деятельности на несколько дней вперед, что позволит освободить время для решения творческих задач.

Грамотное и эффективное руководство — это тот фактор, которые отличает успешные и процветающие предприятия от предприятий, находящих в упадке и стагнации.

Обратите внимание

Характерной особенностью хорошего руководителя является умение рационально использовать рабочее время. Такой подход позволяет освободить время не только для отдыха и досуга, но самое главное — для творческого подхода к исполнению управленческих обязанностей.

Современный успешный руководитель должен уметь управлять не только своим рабочим временем, но временем своей команды и всего предприятия в целом.

Дефицит рабочего времени

Дефицит рабочего времени, его постоянная нехватка на решение всех запланированных задач — проблема с которой сталкиваются многие руководители. Детально проанализировать причины возникновения такой ситуации поможет приведенная ниже таблица:

Причина дефицитаОписание проблемы

Неоправданная спешка	Руководитель постоянно торопится сам и поторапливает подчиненных. В результате важные задачи выполняются поверхностно, «для виду»
Усталость	Постоянная работа в режиме аврала приводит к быстрому переутомлению
Большое скопление неоконченных дел	Отсутствие четкого плана и привычка браться за несколько дел сразу, приводит к нагромождению работы
Суета	Эта черта свойственна излишне эмоциональным и импульсивным руководителям, не склонным к рациональному планированию
Демотивация	Черта, свойственная назначенным директорам с низкой оплатой труда
Отсутствие плана	Неорганизованный и недисциплинированный человек становится руководителем, не представляющим перспектив развития компании
Завершение работы дома	Это симптом серьезной проблемы. Если руководитель берет работу на дом, значит назрела насущная потребность в оптимизации рабочего графика

Организация рабочего дня руководителя

Планирование и организация рабочего времени руководителя — процесс сложный, учитывающий сразу много параметров и факторов.

Результатом правильно завершенного процесса станет не только экономия времени, но и появление в рабочем расписании — пустых клеток, т.е.

, периодов, которые ничем не заняты и которые можно посвятить решению задач, отложенных «на потом», а можно — обдумыванию предстоящих дел и планированию.

Первое, что нужно сделать руководителю, приступая к выполнению своих управленческих обязанностей — определить перечень задач и сопоставить ему ресурс имеющегося в наличии времени. Количество времени в сутках увеличить нельзя, поэтому задачи, на которые явно не будет хватать времени нужно делегировать подчиненным.

В целом, всю совокупность имеющегося в распоряжении руководителя времени можно сегментировать следующим образом:

В идеале, нужно вести хронометраж, т.е., фиксировать, сколько времени было потрачено на выполнение разных задач. По началу это потребует дисциплины, но результат превзойдет ваши ожидания.

Вы увидите, что выполнение действительно важных дел занимает не так много времени, а больше всего времени «съедает» не сама задача, а переход от одного дела к другому: вы закончили одно дело, решили сделать перерыв — пройтись, попить кофе, поговорить с подчиненными и подготовиться к следующей работе. Этот перерыв может растянутся на час, в то время, как само дело потребовало полчаса.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210990-qqq-17-m7-planirovanie-rabochego-dnya-rukovoditelya

3. Планирование рабочего времени руководителя и специалиста

Известный немецкий
специалист в области менеджмента Л.
Зайверт разработал определенные правила
планирования рабочего вре­мени:

1. Планировать рабочий день на 60%, оставляя 20% на решение непредвиденных задач и 20 % на творческую деятельность (например, повышение квалификации).

2. Тщательно документировать и контролировать
расход времени, что позволяет иметь о
нем четкое представление, определяя
будущие потребности в нем и правильное
его распределение.

3.
Дифференцировать задачи предстоящего
периода на долго-, средне- и краткосрочные,
устанавливая приоритет действий по их
ре­шению.

4.
Всегда последовательно до конца доводить
начатое дело.

5.Составлять
гибкие планы.

Важно

6.Планировать
реальный объем задач, рассчитанных в
соответст­вии с возможностями
коллектива.

7. Использовать
для планирования времени специальные
бланки и карточки.

8. Переносить
невыполненные задачи автоматически в
планы сле­дующего периода.

9. Отражать в планах
не только сами действия, но и ожидаемые
ре­зультаты.

10. Задавать точные
временные нормы и предусматривать на
то или иное дело ровно столько времени,
сколько на него действительно требуется.

11.
Реализовать принцип самодисциплины,
устанавливающий точ­ные сроки
выполнения всех видов работ.

12.
Определять приоритеты в делах.

Как показывает
практика, главными причинами потерь
рабочего времени являются: 1) отсутствие
четкости в постановке целей и опре­делении
приоритетов; 2) отсутствие планирования
рабочего времени или его слабая
организация; 3) низкий уровень дисциплины
подчинен­ных; 4) слабое руководство,
неумение работать с подчиненными,
парт­нерами, посетителями.

Планирование
рабочего времени является одной из
главных задач руководителя, так же как
и осуществление планирования деятельности
организации в целом. В нашей стране
менеджеры еще не научились этим заниматься
и уделяют данному процессу в 4 раза
меньше време­ни, чем американские
коллеги.

Как отмечают западные экономисты,
начинать планирование необходимо с
четкой постановки задач. Для этого
составляется перечень дел и возможных
препятствий, которые потребуют отдельного
времени на их преодоление. Анализ этого
пе­речня в дальнейшем позволит
скорректировать план и исключить
не­существенные моменты.

Кроме того,
планирование времени позволяет
руководству критически осмысливать
собственные идеи и находить эф­фективные
способы их решения вовремя, создавая
определенный ре­зерв времени.
Планирование позволяет руководителю
сконцентриро­ваться на главном с
учетом сроков и времени решения основных
задач.

В результате планирования
улучшается структура рабочего дня и
возникает возможность составления
расписания.

Совет

План
предусматривает решение стоящих проблем
в рациональной
очередности.
В
первую очередь планируются работы с
фиксированным сроком исполнения или
наиболее трудоемкие, требующие боль­ших
затрат времени. Нежелательно откладывать
и неприятные дела, лучше их сделать
раньше других.

Далее планируется рутинная
работа и выполнение повседневных
обязанностей. Последними в плане значатся
второстепенные и эпизодические дела,
не требующие много вре­мени (чтение
текущей корреспонденции, обход рабочих
мест). Главное — в процессе планирования
устанавливается точный срок окончания
дел.

Но
случается, что предстоящий запланированный
объем работ не может быть выполнен в
заданное время и тогда требуется
перенесение их на более поздний срок.

Тщательное
документирование времени и контроль
за его использованием служат предпосылкой
планирования. Различают несколько типов
планов использования времени: долгосрочные,
среднесрочные и краткосрочные.

С
помощью долгосрочных
планов
определяется структура времени,
необходимого для реализации крупных
жизненных целей, рассчитанных на многие
годы, порой на десятилетия.

Это может
быть работа, связанная с получением
образования, продвижением по службе и
т. п.

Среднесрочные
планы
— годовые, в которых осуществляется
распределение времени для решения
крупных конкретных задач производственного
характера.

Краткосрочные—
включают разбивку времени для решения
задач, конкретизирующих средне- и
долгосрочные планы. К ним относятся:
квартальные,
месячные, декадные, недельные и дневные.
Начиная
с месячных планов расчет времени идет
уже в часах. Среди краткосрочных планов
важнейшим является дневной.

В него
включается не более десятка проблем,
среди которых треть — главных,
осуществляемых в первую очередь. Эти
дела, а также самые неприятные принято
планировать на первую половину дня (с
утра). Это позволяет к вечеру их завершить.

В дневном плане однородные дела
группируются в блок, что значительно
экономит время и позволяет не перескакивать
с одной задачи на другую.

Обратите внимание

Учитываются в
дневном плане и перерывы. Они определяются
исходя из работоспособности человека
и времени, прошедшего с начала рабочего
дня. Усталость нарастает с увеличением
промежутка времени от начала рабочего
дня, естественно, это снижает
производительность труда менеджера
или специалиста.

В
современном мире при разработке дневных
планов учитываются особенности
индивидуальных
биоритмов.
Необходимо
планировать ра­бочий день так, чтобы
наиболее трудные часы попадали на «пик
рабо­тоспособности». Этот «пик» у
«жаворонков» — утренние часы, «голу­би»
наиболее активны в середине рабочего
дня, а «совы» — к вечеру.

Знание всех приемов
и методов планирования позволяет
правильно рас­пределять задания в
зависимости от их сложности, трудности,
ответственно­сти, напряженности в
рамках рабочего дня и оптимально их
чередовать.

Лучшим вариантом
фиксации дневного плана служит письменное
его изложение. Это не позволяет
игнорировать заложенные в него дела,
разгружает память, дисциплинирует,
делает работу более целенаправ­ленной.
Анализ выполнения плана также легче
провести по записи.

Разработка
(составление) плана происходит накануне
вечером в не­сколько этапов: формулируются
задачи (перенесенные из месячного или
декадного плана, переходящие из плана
предыдущего дня, нерешенные к настоящему
времени), определяются необходимые на
их решение за­траты рабочего времени,
оставляются «окна» на случай необходимости
решить срочные проблемы, планируются
5—10-минутные перерывы по­сле каждого
часа работы, выделяются приоритетные
задачи.

План работы
менеджера уточняется утром совместно
с секретарем, учитывая внезапно возникшие
новые обстоятельства. В целом дневной
план должен быть гибким, одновременно
в нем должен четко выдер­живаться
регламент, связанный с приглашением
людей (посетители, проведение совещаний
и т. д.).

Краткие
выводы по теме

Рабочее время —
это важнейший фактор производства,
бережное использование которого может
дать огромный эффект. Но в основе та­кого
отношения к рабочему времени лежит
глубокое изучение струк­туры его
затрат и выявление неиспользованных
резервов.

Анализ затрат
рабочего времени проводится с помощью
хрономет­ража и фотографии рабочего
времени, которые часто называют
диаг­ностикой времени, позволяющей
выявить его существенные потери и
определить пути улучшения его
использования.

Важно

Большая роль в
улучшении использования рабочего
времени отво­дится его планированию,
что является одной из главных задач
руково­дителя. Именно планирование
рабочего времени позволяет руководи­телю
сконцентрироваться на главном с учетом
сроков и времени реше­ния основных
задач.

Нормирование и
планирование рабочего времени исполнителей
и руководителей значительно повышает
эффективность его использова­ния и
наилучшим образом сказывается на
конечных результатах дея­тельности
подразделений.

Источник: https://StudFiles.net/preview/1099273/page:3/

Планирование и распределение рабочего времени руководителя

Автор: Михаил Григорьевич Лапуста, кандидат экономических наук, профессор; заведующий кафедрой Государственного университета управления, действительный член Академии экономических наук и предпринимательской деятельности России.

В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль.

Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, должны быть:

• реалистичными и конкретными;
• ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;
• измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.

Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние на рост эффективности работы руководителя.

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени.

Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время в недостаточной связи с желанием достичь поставленных целей.

Совет

Готовность руководителя к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени.

Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю принять правильное решение, как наиболее целесообразно использовать рабочее время.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода.

Главное преимущество планирования работы состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени.

У руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени.

Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы:

• Какова основная цель данного периода?
• Каким количеством времени он располагает?
• В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?
• Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Чтобы правильно выполнять свои обязанности и достичь поставленных целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего периода представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:

• правило основного соотношения (правило 60 : 40). Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя; она носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый. Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название период непредвиденной активности. Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность — это период спонтанной активности;
• анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени прошлых периодов;
• регулярность и системность планирования;
• реалистичность планирования;
• письменная форма формируемого плана;
• перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;
• установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия;
• установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план;
• делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и те работы, которые делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т. д.

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день.

Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем.

План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

• Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.
• Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.
• Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60 : 40.
• Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.
• Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Социально-психологический климат в коллективе

Важнейшим звеном месячного (годового) планирования является определение ключевых направлений деятельности.

На основе данных направлений руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий месяц (год).

При этом имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это возможно на месяц (год) вперед.

Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем.

Обратите внимание

В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

В практике повседневной работы руководителю не рекомендуется первоначально браться за решение самых простых и легких задач, которые требуют минимальных затрат рабочего времени. Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью.

Это положение подтверждается известным принципом Парето или принципом 80 : 20. В общем виде данный принцип свидетельствует о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

Перенесение содержания принципа на рабочую ситуацию означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата.

Остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога работы.

Следовательно, руководителю рекомендуется первоначально решать немногочисленные «жизненно важные» проблемы, а затем — многочисленные «второстепенные».

Принцип Парето лежит в основе так называемого анализа АБВ, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются в целом неизменными. Это положение позволяет условно разделить весь объем работы руководителя на три группы задач: А, Б и В — в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленных целей.

• Группа задач А составляет приблизительно 15% общего количества задач и дел, намеченных руководителем к выполнению. Значимость задач данной группы в достижении поставленных целей составляет, в свою очередь, 65%. Таким образом, в эту группу должны входить только важнейшие задачи и мероприятия руководителя.
• Группа задач Б составляет 20% общего количествами также 20% составляет их итоговая значимость. В данную группу входят, как правило, задачи важные.
• Группа задач В составляет 65% общего числа задач, но они имеют незначительную долю — 15% в общей значимости дел руководителя. В данную группу входят задачи менее важные и несущественные.

Согласно практике применения анализа АБВ руководителю рекомендуется группу задач А, приносящую наибольший итоговый результат, решать самостоятельно в первую очередь.

На следующем этапе работы внимание руководителя должно быть сосредоточено на группе задач Б, решение которых также обеспечивает существенную часть совокупного итога. По данной группе руководителю рекомендуется определить возможность частичного делегирования задач другим исполнителям. В этом случае руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества решения делегируемых задач.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Система финансового планирования в бизнесе

Делегируя решение задач данной группы, руководитель разгружает свое рабочее время, освобождая его для решения более важных дел. С другой стороны, он способствует повышению мотивации в работе своих подчиненных и росту их квалификации, доверяя им ответственные дела. Если задача не может быть делегирована другому исполнителю, то руководитель должен взяться за ее решение сам.

Важно

Основная опасность задач группы Б для руководителя состоит в том, что рано или поздно они переходят в состав задач группы А и должны решаться им лично в кратчайшие сроки.

Задачи группы В должны быть делегированы другим исполнителям. Необходимость их делегирования объясняется тем, что успешное решение задач группы В не требует наличия у исполнителей специальных знаний и особых качеств. Руководитель при этом оставляет за собой только контроль сроков решения задач данной группы.

Принятие руководителем правильного решения по приоритетности выполнения намеченных мероприятий обеспечивает:

• работу только над действительно важными и необходимыми задачами;
• решение задач в соответствии с их неотложностью;
• достижение поставленных целей наилучшим образом (с наименьшими ресурсными потерями) с учетом складывающихся обстоятельств;
• исключение работ, которые могут быть выполнены другими исполнителями.

Своевременно принять руководителю правильное решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение, могут помочь предложенные американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правила.

Согласно этим правилам приоритетность выполнения намеченных к исполнению работ определяется с учетом таких критериев, как их важность и срочность.

В зависимости от степени важности и срочности все задачи могут быть подразделены на четыре группы:

• Группа задач А — срочные/важные;
• Группа задач Б — срочные/менее важные;
• Группа задач В — менее срочные/важные;
• Группа задач Г — менее срочные/менее важные.

Задачи группы А руководитель должен решать сам в первую очередь.

Задачи группы Б должны быть делегированы другим исполнителям.

Основная опасность задач данной группы для руководителя состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководитель рискует попасть под «тиранию» их срочности.

Необходимость делегирования этих задач вытекает и из того, что для их успешного решения не требуется наличия у исполнителя специальных знаний. За руководителем остается только контроль сроков решения задач данной группы.

Задачи группы В следует делегировать другим исполнителям, разгружая свое рабочее время и заботясь о повышении мотивации труда сотрудников. Однако следует помнить о том, что руководитель обязан проконтролировать сроки и качество решения делегированных задач. При невозможности делегирования руководитель должен сам взяться за решение задач данной группы.

Задачи группы Г представляют собой задачи несущественные и несрочные. От их решения в текущий момент времени должны воздерживаться как руководитель, так и другие сотрудники.

Последовательно применяя в практике работы метод АБВ и принцип Эйзенхауэра, руководитель может значительно повысить производительность, продуктивность и результативность своей повседневной деятельности.

Изучите все навыки эффективного управления временем в курсе «Самоменеджмент: управление карьерой»:

Самоменеджмент: управление карьерой: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

Источник: http://www.elitarium.ru/planirovanie-vremeni-rukovoditel-princip-jejzenhaujera-delegirovanie-tajm-menedzhment/

Как планировать рабочий день руководителя

Вам понадобится

• — ежедневник;
• — стандартный распорядок дня руководителя;
• — перечень текущих мероприятий с участием руководителя.

Инструкция

Определите свой стандартный распорядок дня. Некоторые мероприятия могут повторяться изо дня в день, другие носят разовый характер. Сформулируйте планы на ближайшую неделю и месяц. Расставьте ожидаемые мероприятия в порядке значимости. В итоге вы должны получить перечень задач, располагающихся в определенной иерархии.

Включите в распорядок дня те мероприятия, которые содержатся в планах работы организации или предприятия на квартал, полугодие и год. Соберите по отделам и структурным подразделениям сведения о контрольных и проверочных мероприятиях, в которых вы должны принять непосредственное участие.

Если запланированные мероприятия назначены на конкретное время, сгруппируйте их и внесите в рабочий ежедневник в порядке очередности проведения.

Совет

Сделайте отметку о степени важности той или иной встречи, совещания или переговоров. Расставляя приоритеты, руководствуйтесь своими главными функциями.

Дайте поручение помощнику или секретарю напоминать вам о наиболее важных мероприятиях заблаговременно, а не в последний момент.

Позаботьтесь о том, чтобы планируемые мероприятия не накладывались по времени друг на друга. Если для участия в совещании или деловой встрече требуется выезд за пределы учреждения или офиса, внесите в планы время, необходимое на дорогу.

Оставьте в графике время на другие виды незапланированной деловой активности. Даже небольшой временной зазор позволит избежать спешки и предотвратит многие недоразумения. Предусмотрите в распорядке дня также время для отдыха и приема пищи.

Доведите свой распорядок дня до своего помощника. Потребуйте от секретаря регулярно оповещать вас об изменениях в планах мероприятий, происходящих по объективным причинам. Получив от помощника значимую информацию, тут же вносите поправки в ежедневный распорядок.

Источники:

• Планирование рабочего дня руководителя

Почему получается, что два работника находятся в офисе одинаковое количество времени, ни один не отвлекается на посторонние вещи, но они успевают сделать разный объем работы? Потому что один из них распыляет свое внимание, а другой сумел структурировать рабочий процесс. Грамотное планирование рабочего времени является одним из залогов успешного и эффективного рабочего дня.

Инструкция

Формируйте рабочие блоки, в которых вы будете выполнять сходные задания. Как известно, работу тяжело начать. Неохотно сев за первое задание, вы втягиваетесь, и дело идет гораздо быстрее.

Поэтому разложите проекты и задания по папкам и начинайте выполнять схожие.

Для приема посетителей или сотрудников, если вы начальник, также лучше отвести свои приемные часы, чтобы вас не отвлекали постоянно от работы с бумагами.

Если работы много, и она требует вашего полного внимания, позволяйте себе устроить неприемные часы. Переведите телефон на коллег или секретаря, отправьте посетителей к вашему заместителю. Не стесняйтесь закрыться в кабинете от всех и полностью уйти в срочный проект.

Зачастую продолжительность выполнения проекта напрямую зависит от времени, выделенного на него. Если начальство не торопит вас с выполнением задания, вы можете самостоятельно регламентировать сроки, в которые проект должен быть сделан. Таким образом, работа у вас пойдет гораздо быстрее, чем, если вы будете неспешно работать день за днем.

Правильно расставьте приоритеты. Существуют дела, которые необходимо срочно выполнить, существуют те, которые могут подождать.

Также существуют вещи, которые выполнять вовсе не обязательно, а также вещи, которые можно перепоручить подчиненным.

Обратите внимание

Для организации эффективной работы целесообразно начинать утро с тех дел, которым присвоен приоритет номер один. Однако если вы трудоголик, не забудьте внести в ваш план еду и сон.

Людям легко работается, когда они сразу же видят результат их деятельности. Так, человек, который колет дрова, может видеть, как уменьшается поленница и увеличиваются его запасы на зиму.

Работая над крупным проектом, вы легко потеряете к нему интерес, так как результат предвидится лишь в отдаленном будущем.

Поэтому уделите такому проекту пару часов своего рабочего времени, а затем перейдите к выполнению небольших проектов, которые принесут вам результат уже сейчас.

Видео по теме

Источник: https://www.kakprosto.ru/kak-808343-kak-planirovat-rabochiy-den-rukovoditelya

Планирование рабочего времени руководителя

Время – очень значимый ресурс для предпринимателя. Если научиться правильно планировать свое время, можно рассчитывать и на хорошую прибыль. В этой статье мы подробнее поговорим о том, что такое планирование рабочего времени руководителя и как его правильно осуществлять.

Если использовать свое рабочее время нерационально и неправильно распределять приоритеты, пытаясь одновременно выполнить несколько задач, можно превратить работу в хаос. Не нужно тратить слишком много сил на выполнение мелких задач, сконцентрируйтесь на ключевых делах.

Почему возникает дефицит времени

Иногда директору может казаться, что ему катастрофически не хватает времени. Дефицит часто возникает из-за психического состояния человека. Он переутомляется, устает, не высыпается или находится в депрессии. Все эти факторы нужно убирать, только в этом случае времени будет хватать.

Существуют определенные правила планирования рабочего времени, но основных всего два:

1. Следует распланировать заранее только шестьдесят процентов своего рабочего времени, а сорок оставить на решение возникающих по мере работы задач. Поэтому нет смысла пытаться расписать свой ежедневник до минуты. Плотность графика негативно сказывается на гибкости выполнения отдельных дел.
2. Все дела нужно разделять на первостепенные, второстепенные и незначительные. В первую очередь сосредоточиться нужно на первостепенных и второстепенных делах, а когда остается время, заниматься малозначительными.

Правила

Тайм-менеджмент – это технология, которая учит умению эффективно управлять своим временем и контролировать его. Выделяют несколько важных правил.

Сегодня – последний день

Представьте, что сегодня последний день. Это позволит вложить все свои силы в накопившиеся дела и быстро их разгрести. Мысль о том, что нужно сделать все дела сегодня, чтобы завтра уехать в отпуск, даст положительный психологический настрой на любую деятельность.

Мысль о том, что нужно сделать все дела сегодня, чтобы завтра уехать в отпуск, даст положительный психологический настрой на любую деятельность.

Задачи планировать лучше не в уме, а в своем ежедневнике. Ведь когда они наносятся на бумагу и визуализируются, то практически материализуются. Когда дело сделано, его нужно вычеркнуть из списка и перейти к следующему. Это очень помогает сосредоточиться.

Отсеивание ненужной информации

Руководителю в свой обычный рабочий день приходится выслушивать много информации, большая часть которой ему не пригодится. Поэтому важно приобрести привычку фильтровать поток данных, оставляя нужные и забывая ненужные.

Убрать факторы, пожирающие время

Случается, руководители тратят много времени впустую на социальные сети, электронную почту и даже игры в рабочее время. Такое расточительство недопустимо. Ведь эти вещи затягивают, и теряется чувство времени, что вредит работе.

Чтобы полностью сосредоточить внимание на ключевых задачах, нужно отключить все гаджеты и приложения, способные отвлечь вас. А для расслабления можно выбрать определенное четко ограниченное время и тогда заняться соцсетями, почтой и прочим.

Не заниматься несколькими делами одновременно

Конечно, иногда каждый сталкивается с необходимостью быть в двух местах одновременно. Но, когда это становится нормой, это рассеивает внимание, и ни одна задача не будет решена как следует. Разумнее выполнять такие задачи по очереди, начиная с первостепенных и заканчивая необязательными.

Самые сложные дела выполняются утром, в начале рабочего дня. Не стоит их переносить на день или вечер, ведь именно утром у человека больше всего сил. Когда утром будет сделано самое сложное, остальное уже покажется нетрудным. Хуже, когда трудоемкое дело висит на душе целый день, мешая заниматься второстепенными вещами.

Порядок на рабочем месте

Когда на столе руководителя порядок и все лежит на своих местах, проще собраться с мыслями. А вот бардак и хаос настраивают на рассеянность и лень.

Да и когда на столе нагромождение бумаг, то много времени тратится на поиски нужного документа или предмета. Кроме того, рабочее место должно быть удобным и нравиться руководителю.

Поэтому не грех заказать себе красивое мягкое кресло и большой стол.

Выходные по необходимости

Отдых нужен каждому, и не обязательно, чтобы он приходился на субботу или воскресенье. Появились незагруженные работой дни – смело берите выходные и, например, проводите время с семьей. Отдых помогает человеку собраться с силами и восстановиться для новых свершений. После полноценного выходного дня происходит естественное повышение эффективности использования рабочего времени.

Отдых нужен каждому, и не обязательно, чтобы он приходился на субботу или воскресенье.

Управление временем в деятельности руководителей – это важный момент, на который стоит обращать внимание как начинающим коммерсантам, так и опытным. Правильная рационализация позволит директору быстрее и продуктивнее решать все рабочие задачи, что пойдет фирме на пользу.

Источник: https://zhazhda.biz/base/planirovanie-rabochego-vremeni-rukovoditelya

Планирование рабочего времени руководителя: миссия выполнима

Вот мы и снова вместе, дорогие друзья! Сегодня обратимся к особенностям организации труда руководителей. Далеко не всегда и не всем «снизу» виден объем задач, что ложатся на плечи наших «боссов», а главное, степень их ответственности.

Нередко ноша становится непосильной из-за прорех в планировании. Почему именно этот момент превращается в камень преткновения? Ищем ответы.

Цейтнот создаем себе сами?

Как часто мы сами загоняем себя «в угол» цейтнота! Проблемы копятся, как мусор в неухоженной комнате, нагромождаются, цепляются одна за другую. Особенно, если ты не просто исполнитель, а руководишь коллективом. То есть, помимо производственных задач приходится держать в голове массу организационных вопросов, решать кадровые проблемы, контролировать персонал и т.д.

Да, получается многовато. Приходится тащить часть работы домой или подолгу задерживаться в кабинете, не высыпаться, нервничать. А в итоге падает работоспособность, и потом дела идут еще медленнее. Накапливается утомление, оно перерастает в постоянный стресс. Итог предсказуем, и он безрадостен.

Но если внимательно проанализировать причины постоянного «неуспевания», то придется признать главное:

планирование рабочего времени руководителя отсутствует или организовано слабо.

Все остальное — следствие этого базового упущения.

Основы науки планирования

План — это базис успешности любого дела. Организованные люди, которые анализируют пройденный день и делают выводы, планируют грядущие задачи, успевают гораздо больше. «Изобретать колесо» не требуется. Основные принципы планирования хорошо известны и давно проверены на практике.

Кратко напомню их.

1. Рассчитывайте силы. Главный просчет тех, кто берется за лист бумаги, чтобы наметить ближайшие и дальние цели, это нереальность «назначаемых» объемов. Будьте реалистами, не взгромождайте на себя и других больше, чем физически и морально способны выполнить.
2. Чтобы выполнить первый пункт, анализируйте, считайте, сколько тратится времени на конкретные дела. Грамотные руководители проводят время от времени хронометраж рабочего дня специалистов, да и свой собственный распорядок «взвешивают в минутах». Очень помогает в дальнейшем мобилизоваться, отсеять лишнюю суету и четко рассчитать срок выполнения очередного задания.
3. Будьте постоянными. Планирование иногда, время от времени ничего не даст. Важна системность подхода. Каждый вечер анализируем пройденный день и планируем следующий. То же самое — с задачами на неделю, месяц, год.
4. Вычленяйте важность вопросов, требующих решения.
5. Все, что не успели, но остается актуальным, не забывайте переносить в следующий временной отрезок.
6. Не взваливайте все на себя. Делегируйте часть полномочий сотрудникам, секретарю. Но контролируйте, проверяйте качество и сроки исполнения.
7. Все учесть нельзя. Практика показывает, что максимально можно расписать заранее не более 60% рабочего дня. Остальные 40% приходятся на спонтанные и незапланированные решения, от которых никуда не деться.

Выстраиваем «рейтинг» приоритетности

В перечисленных правилах главным является умение выявлять приоритетные задачи и сосредотачивать максимум усилий на их выполнении. Иногда все остальное решается как-то само собой, но особенно на это уповать не стоит.

Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют применять градацию предстоящих дел на группы по их важности. Обозначить эти группы можно буквами: А, Б, В либо цифрами: 1, 2, 3. Кто-то использует цветовую гамму задач или музыкальные ноты — это уже дело вкуса, индивидуальных предпочтений. Но суть-то одна.

Первостепенные задачи, в нашем случае, группа А. Их обычно немного по количеству, порядка 15% всего списка поручений самому себе и коллективу. Но важность их условно можно обозначить цифрами 65-70%. Чаще всего, это не перепоручить другим, надо решать самому или совместно с самыми надежными помощниками.

Соответственно, к группе Б отнесем дела средней важности, к категории В — все остальные, с которыми вполне справятся подчиненные. Но контроль нужен и тут, хотя для обязательств по третьей группе в качестве «контролера» вполне подойдут опытные менеджеры, которые затем доложат о ситуации шефу.

О важности четкой работы с документами

Одна из серьезных опасностей — быть «погребенным» под кипой бумаг, с которыми постоянно приходится работать. Входящая, исходящая документация, планы, отчеты, согласования, инструкции, справки.

Чтобы во всем этом не утонуть, не помешает иметь толкового секретаря. Чтобы сортировать приходящую корреспонденцию, регистрировать, а потом раскладывать в разные папки (лучше, чтобы и по цвету отличались в зависимости от тем).

Это станет весомым оказанием помощи руководителю в планировании рабочего времени.

В исходящих бумагах должна быть четкость, аккуратность, лаконичность. Это залог авторитета руководителя и фирмы в целом. Надо иметь заготовки, образцы всех необходимых документов, строго следовать этим шаблонам. Настольный календарь, записная книжка, в том числе, электронная, также помогут в организации этой особой составляющей рабочего дня.

Совещание — это со-вещание

Планерки-пятиминутки, если это требуется, проводятся ежедневно. Пяти минут, может, и не хватит, но на полчаса такие «летучки» затягивать нерационально. Взбодрить сотрудников, задать настрой на день лучше кратко, но весомо и предельно информативно.

Что касается длительных производственных совещаний, то их проводят по мере необходимости. Коллег предупреждают заранее о времени встречи и о том, что потребуется от каждого. Это должно быть действительно со-вещание.

То есть, не только босс вещает, но и слышит людей, их мнение, их предложения и отчеты. Обратная связь чрезвычайно нужна! Без нее эффективная работа невозможна, как и без групповой выработки решений.

Важно

Коллективный разум — именно то, что может реально помочь сэкономить силы, оставить некое пространство для личного времени руководителя.

Долгие дебаты расхолаживают, максимум, нужно час-полтора. В протокол обязательно заносятся итоговые решения, важнейшие предложения и сроки их исполнения.

Приемы официальные и не очень

Встречи с клиентами, партнерами, проверяющими, прием высоких гостей тоже отнимают массу времени. Продумывайте аргументацию. Не отвлекайтесь на мелочи, хотя иногда полезно разбавить разговор уместной шуткой или проявлением личной симпатии. Умение слушать гораздо полезнее, чем ораторское мастерство!

Приходя на беседу, человек должен знать, какова будет продолжительность аудиенции. Оговаривайте это заранее. отступления возможны, ведь жизнь может внести свои коррективы. Но это не должно отменять правила.

Разговоры в неофициальной обстановке порой могут быть полезнее «строгих» приемов. Используйте и этот инструмент, но будьте начеку, не слишком расслабляйтесь. Различайте неофициальные визави с нужными людьми и дружеские вечеринки.

Ценить людей!

Имейте шпаргалки с датами юбилеев сотрудников и иных приятных для них дат. Простое проявление внимания часто дает гораздо больший эффект, чем разносы и оргвыводы. Общие праздники сближают, не скупитесь на такие мероприятия. Да и полноценный отдых, скажем, пикник на природе, добавит сил и поможет в дальнейшей общей битве за результат.

Социальная ответственность — не пустой звук. Там, где руководство заботится о ветеранах, поддерживает семьи, думает о полноценном отдыхе сотрудников, — и отдача от них выше. Соответственно, нагрузка на босса чуть меньше, а психологический комфорт в коллективе — один из мощных двигателей успешности бизнеса.

Статьи в тему:

Основные проблемы профессионально личностного роста

Методики диагностики личностного развития взрослых: инструмент для анализа и коррекции

Как стать повелителем времени?

Общие правила «игры» понятны. Но на деле каждый день встречаются мелкие препятствия, а то и серьезные неполадки. Что-то идет не так, и в каждом конкретном случае требуется грамотно разрулить ситуацию. Говорят, что рецептов на любой шаг не существует.

А может, они как раз есть?

Я могу ответить со 100%-ой уверенностью: «Да, есть!» и это курс Евгения Попова «Хозяин времени».

Евгений — специалист по тайм-менеджменту, то есть человек, который знает все секреты успешного планирования. В деталях, что принципиально важно.

Он сам достиг немалых успехов на поприще интернет-бизнеса и готов поделиться своими открытиями с вами. Горький опыт лучше приобретать заочно!

Воспользуйтесь его рекомендациями, и вам не придется «набивать шишки» на ровном месте.

***

Вот и все на сегодня. Учитесь повелевать временем. Пусть оно работает на вас. Пусть у вас остается свободное пространство для семьи, саморазвития, отдыха, созерцания мира. И все это — параллельно с успешностью в делах.

Удачи всем и до скорых встреч на страницах Blog-bridge.ru!

А как вы планируете свое время? Какие инструменты используете? Давайте обсудим в комментариях!

Не забудьте поделится этим полезным материалом со своими друзьями и подписаться, если еще этого не сделали

Источник: http://blog-bridge.ru/lichnostnyiy-rost/planirovanie-rabochego-vremeni-rukovoditelya.html

План дел на неделю и месяц в excel планировщике. Планирование работы на неделю с диаграммой Ганта. План график рабочей недели

ГлавнаяПланПлан график рабочей недели

Менеджмент 67962 генеральный директор

Планы на год составляй весной, планы на день — утром

Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Запас эффективности вашей компании, или «Секрет Полишинеля»

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Совет

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).

Оглавление статьи

Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Чтобы сотрудники зарабатывали больше и были более эффективны, им нужна как мотивация, так и принуждение

Преимущества ежедневного плана для компании

• Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
• Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
• Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
• Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

• Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

• Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план.

  А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.

• Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!).

В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт.

Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил,  и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

• Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться.

  Возможно, вам будет полезна статья “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск “массовый отток персонала”.

• Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
• Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Систематизация позволяет перейти от хаотических действий к организованной и масштабируемой технологии

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

• Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
• Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач.

  Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

• Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

• Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена  в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).

2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:

Требования к формату занесению задач в план

• Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
• Планируемые в рамках проектов;
• Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.).

  Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.

• Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
• У каждой задачи необходимо указать:
• Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач.

  Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).

• Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
• Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена).

  Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.

• Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий.

  Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.

• Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам.

  Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.

• Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

• План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
• План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
• Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
• для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
• для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
• План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
• Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения. В идеале использовать одну систему для планирования, сквозного учёта времени по задачам и формирования отчётности

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням.

Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Горе и убытки грозят компании, если сотрудники планируют свою неделю, как на этой картинке

Основные преимущества еженедельного планирования:

• больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
• экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

• Как составлять план?
• Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
• Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
• Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
• План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
• Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
• Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
• Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
• ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
• если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним  будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».

Источник: https://legion-development.ru/plan/plan-grafik-rabochej-nedeli.html

Календари для руководителей — обзор на LiveBusiness

2018. Календарь в системе Flowlu синхронизировали с Google Calendar

Разработчики Flowlu расширили функционал календарей и добавили двустороннюю синхронизацию с Google Календарем. События, созданные во Flowlu по сделкам, проектам, клиентам вы сможете просматривать в Google Календаре. И через него же добавлять новые события во Flowlu. Синхронизация автоматическая. Все созданные мероприятия в календаре Flowlu тут же появляются в Google, и наоборот.  Во Flowlu также появилась возможность создавать совместные события. Все участники могут мгновенно принять приглашение или отклонить, даже если они не в офисе.   Любой пользователь системы может делиться своими календарями с коллегами, чтобы все были в курсе занятости друг друга и могли планировать совместные мероприятия.

2017. Google Calendar доступен на iPad

Многие бизнесмены и руководители пользуются Google Calendar и у многих из них есть iPad. Поэтому долгожданное появление приложения Google Calendar для iPad станет для многих хорошей новостью. Приложение позволит работать с календарем в отсутствии интернета, что важно для тех, кто часто ездит на деловые встречи. Кроме того, в новом приложении доступны умные функции, которые раньше работали только на Android. Во-первых, это Find Time — функция, предлагающая оптимальные варианты время-место при организации встречи нескольких сотрудников. Во-вторых, Goals — возможность поставить себе цели и получать напоминания для их достижения.

2015. В Google Calendar появился список to-do напоминаний

Многие деловые люди используют Google Calendar для получения напоминаний (например, о днях рожденья клиентов, о важных встречах и звонках). Однако, после того, как напоминание получено и просмотрено, вы можете через какое-то время о нем забыть. Чтобы этого не происходило, в Google Calendar к обычным событиям добавили ремайндеры (to-do напоминания). Таким образом, получилась комбинация календаря и to-do списка. Ремайндеры остаются в списке, пока вы их не удалите, таким образом, вы не забудете сделать важные дела. Ремайндеры можно добавлять не только из календаря, но и их почты Inbox, блокнота Keep или через голосовой ассистент Google Now. На данный момент новая функция доступна в мобильной версии Google Calendar (для iOS и Android). Скоро она появится и в веб-версии.
2015. Вышел Google Calendar для iPhone
До сих пор пользователи Google Calendar могли лишь синхронизировать свои календари со встроенным календарным приложением iPhone. Теперь Гугл выпустил собственное приложение Google Calendar для iPhone. Кроме обычных функций по просмотру и организации мероприятий и встреч, оно умеет автоматически распознавать и добавлять в календарь даты мероприятий из писем в Gmail, выдавать подсказки для авто-ввода текста при добавлении мероприятий и отображать календарь в формате расписания. Такие же фичи были добавлены в Google Calendar для Android пару месяцев назад.

2013. Agenda — онлайн планировщик бизнес-поездок

Мы всегда советуем бизнесменам и менеджерам меньше ездить и больше пользоваться онлайн сервисами и видеосвязью для общения и совместной работы с удаленными партнерами. Но, надо признать, иногда путешествия все равно необходимы. И в этом деле онлайн-сервисы тоже могут помочь. На западе одним из самых популярных онлайн-приложений для бизнеса уже долгое время является TripIt — сервис планирования путешествий. Теперь и у нас появился подобный сервис — Agenda. В нем вы можете полностью спланировать и оплатить путешествие: заказать билеты (выбрав оптимальный вид транспорта), забронировать отель, оформить страховку и аренду авто. Цены — примерно такие же, как любом другом сервисе бронирования, но зато все собрано в одном месте и в удобном интерфейсе аля Google Calendar. Единственный большой минус (по сравнению с TripIt) — это отсутствие мобильного приложения.

2007. Шпаргалка по онлайновым календарям

Вести электронный календарь — это удобно и особенно актуально в наш век, когда все просто не умещается в голове, а электронных помощников так много, что есть проблемы с синхронизацией вводимых дел. Предлагаем вам очередную подборку от Mashable! в нашей интерпретации с добавлением отечественного ОДНОГО стартапа (больше не нашли), который для «забугорья» просто не заметен.Русское ***

2007. Scrybe — крутой календарь и планировщик

Несколько месяцев назад мне на глаза попалась довольно интересная статья, автор которой рассуждал о перспективах Web20-стартапов. Ссылку к сожалению дать не могу, но основной посыл заключался в том, что начинающим компаниям нужно с большой осторожностью выбирать нишу. Руководствоваться при этом стоит простым правилом — брать те куски рынка, которые вряд ли заинтересуют крупных игроков. В качестве аргумента приводилась судьба интересного онлайнового календаря Kiko, который был продан с молотка на eBuy, после того, как “раскрутился” Google Calendar.Сложно сказать, боятся ли создатели Scrybe конкуренции со стороны Google (а также 30 Boxes и др.), но пока все для них складывается успешно. Разработанный ими онлайновый календарь обладает не только интересными фичами, но и сумел заинтересовать инвесторов. Чем же хорош Scrybe?О Scrybe впервые пользователи узнали в конце 2006 года, однако до сих пор сервис находится в стадии закрытого бета-тестирования. Причем презентация была довольно своеобразной — видео просто выложили на YouTube.Прежде всего, среди многочисленных конкурентов Scrybe выделяет наличие сразу двух режимов работы — как онлайнового, так и оффлайнового. Причем второй является практически полнофункциональным — пользователь может просматривать запланированные события, редактировать их, добавлять новые. А затем, когда появится соединение с Сетью, данные будут синхронизированы. Другие онлайновые календари либо лишены подобной возможности, либо требуют установки стороннего софта (как, например, Calgoo для Google Calendar).Вторая особенность Scrybe заключается в том, что это не просто календарь. В распоряжении пользователя имеется еще и записная книжка и ToDo-список, что делает сервис более привлекательным.Я не знаю, какие использованы технологии при создании сервиса, но работать очень удобно. Поначалу сложилось впечатление, будто весь календарь на Flash, однако присутствует контекстное меню (и оно разное, в зависимости от того, куда щелкает пользователь правой кнопкой мыши).Интерфейс Scrybe очень удобен. Вначале, когда залогинишься, перед тобой представлены месяцы. Щелкаешь по какому-нибудь из них, как автоматически включается зум (увеличение). Дальше щёлкнешь по ячейке с определенным днем, как снова заработает зум — день автоматически будет разделен на часы.Все вносимые события можно перетаскивать по календарю просто “схватив” мышкой. Скажем вы написали длинное задание на 9 утра, но выяснилось, что его выполнение переносится на 9 вечера. Не надо заново вносить данные — оттащите событие на нужное время.Если ваши партнёры живут в разных часовых поясах, можно воспользоваться специальным инструментом. Реализация достаточно необычная для веб-приложений — на карте мира пользователю предлагается перетаскивать вертикальную линию с часами, а сервис отобразит, какие города находятся в этом поясе и какая разница во времени.Scrybe позволяет пользователям заводить сколь угодно календарей, кроме того, можно изменять их вид (меняя раскраску). Но пожалуй одна из самых классных возможностей Scrybe — это распечатка календаря. Здесь предусмотрено несколько вариантов: в Pocket-формате (карманный), в виде буклета и в классическом виде. Разработчиками предусмотрено даже несколько настроек режима печати — например, можно указать нужно ли распечатывать в виде списка. Помочь при подготовке печатной копии должен предварительный просмотр.Резюмирую. Очень интересная разработка, и я не удивлен, что создатели получили инвестиции от Adobe и LMKR. Порадовали отличный интерфейс и возможность работы в оффлайне. Очень надеюсь, что разработчики решат проблемы с кириллицей и тогда его можно смело будет рекомендовать русскоязычным пользователям. Ну а пока ждем выхода из беты.Автор: Владимир Яшников

2006. Scrybe – оригинальный web-органайзер

В предыдущем посте я сказал, что Гугль не оставляет конкурентам много шансов в в освоенных им сервисах. Но вот сегодня наткнулся на новый органайзер Scrybe , основой которого является календарь. Так вот, оказалось, лучше бывает. Инновационное web-приложение Scrybe, по мнению его разработчиков, по удобству и функциональности вполне способно конкурировать с самыми популярными электронными органайзерами и средствами календарного планирования. ***

2006. CalendarHub — еще один онлайн календарь

После выхода приложений Гугла обычно конкурирующие альтернативные сервисы уже не вызывают большого интереса. Видимо, сервис для ведения календарей CalendarHub — тоже не исключение. При схожей с Google Calendar функциональности, он явно проигрывает в дизайне и удобстве использования. Кроме того, пока он работает довольно медленно, что может быть самым слабым местом сервиса. Единственная фича, которой нет в Гугле — возможность публикации календаря на своем сайте.

8 основных навыков управления календарем

Мнения, высказанные предпринимателями. участников являются их собственными.

Вы можете этого не осознавать, но ваши календарные привычки могут сделать или разрушить ваш успех и вашу продуктивность. Это потому, что без надлежащего управления календарем вы не сможете быть настолько сосредоточенными и продуктивными, как должны.

Имея это в виду, вот восемь способов, которыми вы можете управлять своим календарем, как начальник.

1. Объедините

Что касается календарей, у всех нас есть свои предпочтения. Некоторые люди до сих пор полагаются на бумажную повестку дня. Другие используют гигантские настенные календари. А есть те, кто не может жить без онлайн-календаря.

Нет правильного или неправильного календаря, если он помогает вам организовать и продуктивно. Но обычно вы сможете найти тот, который вам понравится.

Проблема в том, что с некоторыми календарями может показаться, что вариантов слишком много.Возможно, у вас есть одна встреча, записанная в вашем расписании, а другая автоматически добавляется в ваш онлайн-календарь. В результате вы легко запутаетесь и начнете делать двойное бронирование.

Чтобы управлять своим календарем на профессиональном уровне, объедините его в один календарь. Таким образом, у вас есть все в одном месте.

То же самое касается всего вашего набора инструментов для повышения производительности. Чем меньше, тем лучше.

Я использую один календарь (Google Calendar), один диспетчер задач (Wunderlist) и один блокнот Moleskine.Однако я начал экспериментировать с журналированием маркеров, чтобы еще больше ограничить мои инструменты повышения производительности. Таким образом, я не переключаюсь между календарем, списками дел и заметками.

Связано: Хаки управления временем, которые очень успешные люди практикуют ежедневно

2. Создайте распорядок дня.

Каждый вечер перед сном я четко представляю себе, каким будет мой день завтра. У меня есть хотя бы общее представление о том, как будет выглядеть следующая неделя, месяц и даже следующий год.Причина? Я использую свой онлайн-календарь, чтобы создавать и придерживаться распорядка дня.

В моем календаре у меня есть определенные периоды времени, отведенные для определенных действий, так что я пытаюсь понять, как проводить свое время. Я уже знаю заранее. Благодаря этому мой календарь будет организован, так как я не пересекаю задачи или встречи. Это также гарантирует, что я останусь продуктивным, потому что, если это не запланировано, я этого не сделаю. Вот несколько книг по тайм-менеджменту, которые помогут в этом.

3.Сгруппируйте похожие действия в блоки.

Сколько раз вы были в процессе работы над проектом только для того, чтобы остановиться, потому что вам нужно присутствовать на собрании или ответить на электронное письмо? Это определенно снижает вашу продуктивность. Это потому, что, когда нас прерывают, на возобновление выполнения текущей задачи уходит около 25 минут.

Чтобы не сбиться с пути, прекратите многозадачность и начните однозадачность:

• Планирование и группирование схожих действий вместе, иначе говоря, группирование.Это помогает вам войти в состояние потока, снижает стресс, экономит время и сохраняет концентрацию и энергию, поскольку вы не переключаетесь между задачами. Например, выделите определенное время в своем календаре, чтобы отвечать на электронные письма, и другое время, чтобы не мешать работе.
• Запланируйте аналогичные встречи в тот же день, чтобы оставаться в этом потоке. Кроме того, информация еще свежа в вашей памяти.
• График блоков свободного времени, а также блоков отдыха и обедов. Это дает вам возможность отдохнуть, перефокусироваться и перезарядиться, чтобы вы могли проработать остаток дня.

4. Оптимизируйте время для различных встреч.

При планировании встречи по умолчанию в вашем онлайн-календаре всегда указывается час. Дело в том, что не всегда нужно выделять столько времени на каждую встречу.

Например, для ознакомительной встречи в вашем расписании десятиминутный телефонный звонок. Таким образом, вы сможете сразу перейти к делу. Что еще более важно, если вы чувствуете, что отношения не приносят пользы, вы тратили только десять минут в день.

Если вы уже знаете этого человека, выделите 45 минут и 15 минут на дорогу, чтобы встретиться с ним в ближайшем кафе.Если вы делились советом, продолжайте разговор до 10–15 минут. Проводите только еженедельные собрания персонала продолжительностью от 20 до 30 минут.

Это время, которое лучше всего подходит для меня.

Идея в том, что не только собрания требуют одинакового количества времени. Прежде чем закрепить встречу на камне, определите, какой идеальный отрезок времени следует выделить. Таким образом, вы планируете только соответствующее количество времени в своем расписании для встречи. Вот еще несколько советов по управлению временем, которые помогут вам на собраниях.

Связано: Предпринимателям нужно более удобное приложение-календарь, чем все 2

5. Избавьтесь от встреч подряд.

Кстати о встречах — хватит планировать эти встречи подряд. Это верный способ гарантировать, что вы опоздаете на вторую встречу. Это потому, что некоторые встречи длятся дольше, чем ожидалось, вам нужно несколько минут на подготовку, иначе вы застрянете в пробке.

Я стараюсь иметь хотя бы 15-минутный буфер между встречами — 30, если я собираюсь в другое место.Это дает мне возможность перевести дух, переориентироваться и убедиться, что я никогда не опаздываю на встречу.

6. Уберите беспорядок.

Хотите потерять полный контроль над своим календарем? Пусть он станет настолько беспорядочным, что трещит по швам.

Это означает, что ваш календарь заполнен:

• Постоянными встречами, такими как «чекины».
• Встречи без повестки дня или цели.
• Повторяющиеся события и обязательства, которые больше не вписываются в ваш график.
• Наполнение календаря минутными задачами.
• Планирование занятий, которые являются вашей второй натурой, например, прогулка с собакой по утрам.
• Научитесь делегировать полномочия.

Потратьте пару минут и уберите этот беспорядок в своем календаре. Он будет стройным, подлым, и им будет намного легче управлять.

Связано: 101 совет по управлению временем для повышения производительности каждый день

7. Просто скажите «нет».

Если вы постоянно говорите «да» на каждый запрос и приглашение, ожидайте, что ваш календарь будет забит чужими задачами и событиями.Другими словами, вместо того, чтобы выделять время для вашей работы, они заняты тем, что помогают другим людям закончить свою работу. Вместо того, чтобы проводить выходные, чтобы отправиться в поход или взять уроки кулинарии, вы собираетесь устроить вечеринку после вечеринки.

Это не значит, что вы никогда не сможете сказать «да». Это означает установку границ, чтобы ваш календарь оставался под вашим контролем.

По теме: Я начал говорить «нет» этим 6 вещам. Моя жизнь и мой бизнес Получил

8. Проводите еженедельный обзор.

Это принцип из книги Дэвида Аллена «Как все делается», и концепция выглядит следующим образом:

«С практической точки зрения, вот упражнение из трех частей, которое [составляет Еженедельный обзор]: получить ясно, будьте в курсе и проявите творческий подход. Очистка гарантирует, что все ваши собранные вещи будут обработаны. Получение обновлений гарантирует, что все ваши ориентировочные «карты» или списки будут проверены и актуальны. Творческая часть происходит до некоторой степени автоматически, когда вы становитесь ясными и актуальными.”

Поэтому, прежде чем заполнять свой календарь постоянными встречами, проведите свой собственный еженедельный обзор, в котором вы:

• Обзор прошлого. Просмотрите календарь на прошлой неделе. Возможно, вы пропустили что-то вроде отправки дополнительного электронного письма.
• Обзор планов на будущее. Это напомнит вам о предстоящих встречах или встречах, чтобы вы были готовы.
• Начните неделю с хорошего настроения. Просмотр календаря в воскресенье вечером или в понедельник утром гарантирует, что вы будете активны и подготовлены к предстоящей неделе.

3 способа создания календаря менеджера проекта

Календари проектов играют важную роль в планировании следующего месяца, квартала и года. Создание календаря управления проектом может занять много времени, и некоторые сроки сдвигаются до того, как вы закончите.

Безумие на этом не заканчивается. Когда у вас есть календарь, как вы согласовываете свои планы с календарями других команд?

Если эта борьба звучит знакомо, пора найти способ побороть хаос и легко обмениваться календарями проектов между командами.

Вот три различных способа создания цифрового календаря менеджера проектов для поддержки ваших усилий по планированию проекта. Вам решать, какой из них подходит для вашей команды.

1. Планирование проекта с помощью Excel

Excel — это инструмент планирования проектов по умолчанию, потому что он знаком многим. Форматировать календари в Excel легко благодаря встроенному табличному представлению.

.

Excel имеет предварительно созданный шаблон календаря проекта, поэтому вы экономите время, создавая его с нуля, и можете легко перейти к планированию.Хорошая новость заключается в том, что если вы используете электронную таблицу Excel для планирования календаря проекта, члены вашей команды, вероятно, уже знают, как открывать и редактировать этот документ.

Вот короткое видео о том, как создать шаблон календаря планирования проекта в Excel:

Однако использование таблиц Excel в качестве календаря управления проектом означает, что каждый должен просматривать и редактировать отдельные файлы. Если несколько человек редактируют календарь, им необходимо отдельно загрузить свою последнюю версию и в конечном итоге объединить все эти версии в одну.Содержание может быть трудоемким и дорогостоящим.

В то время как добавить окончательный календарь или создать график работы в Excel легко, совместная работа по общему календарю менеджера проекта затруднена. Управление задачами в Excel также является сложной задачей. Таблицы являются питательной средой для устаревшей информации и нарушений безопасности, потому что просто невозможно узнать, кто имеет к ним доступ и какие изменения были внесены.

2. Планирование проекта с помощью Календаря Google

Онлайн-календарь, такой как Календарь Google, — хорошее решение для команд, которые хотят совместно работать над планированием проектов в режиме реального времени.Хотите знать, как использовать Календарь Google для управления проектами? Прочтите эту статью на LifeHacker.com, чтобы узнать, как управлять сроками проекта через Календарь Google.

Календарь Google очень гибкий. Это позволяет вам создавать несколько календарей и просматривать их одновременно или по одному. Вы можете организовать свои календари одним из двух способов:

1. По исполнителю: Создайте отдельный календарь для каждого члена команды и укажите крайний срок выполнения их задач в этом личном календаре.Менеджеры команд могут просматривать рабочие нагрузки каждого или нескольких членов команды, чтобы увидеть, какие сроки приближаются.
2. По проектам: Создайте отдельный календарь для каждого крупного командного проекта и введите сроки выполнения задач и контрольные точки проекта. Сравните сроки проекта, чтобы увидеть, нужно ли перемещать какую-либо работу для выполнения высокоприоритетных задач или тяжелых рабочих нагрузок.

Хотя Google Календарь может быть эффективным методом совместного планирования проектов, он в основном используется для планирования встреч.

3. Планирование проекта с помощью календарей Wrike

Если вы ищете способ совместно планировать проекты и связывать даты запуска с основной работой, календари Wrike — лучший способ создать календарь для своей команды.

Чего вы ждете? Начните строить свой календарь планирования проекта здесь.

Wrike Calendars обеспечивает высокоуровневое представление запланированных задач по дням, неделям, месяцам и / или годам. Запланированные задачи содержат всю связанную информацию, файлы и беседы, поэтому из календаря можно легко перейти к работе.Перетащите задачу в календаре, чтобы изменить сроки выполнения, и все зависимые задачи последуют ее примеру.

Наличие общего календаря задач и управления временем позволяет вам просматривать планы проектов не только для вашей собственной команды, но и для других команд. Планируете ли вы публикации в блоге в связи с запуском продукта или планируете кампании по электронной почте в связи с предстоящим мероприятием для клиентов, Wrike Calendars упрощает согласование усилий и предотвращает срыв сроков.

Хотите по-другому визуализировать свой календарь? Попробуйте использовать интерактивные диаграммы Ганта.

Диаграммы Ганта

— это временная шкала всех текущих проектов и сроков. Они показывают длительность задач, связывают зависимости задач, отмечают исполнителей задач и сравнивают прогресс с критическим путем проектов. Вы также можете просмотреть несколько проектов на одной диаграмме Ганта, чтобы увидеть, какие из них пересекаются.

Какой календарь планирования проекта вам подходит?

От таблиц Excel до диаграмм Ганта существует множество различных способов создания календаря проекта. Вы и ваша команда должны решить, какой метод является наиболее эффективным и действенным для ваших нужд.

Пока вы оцениваете, какой метод подходит вам, ознакомьтесь с этими дополнительными ресурсами по созданию календаря планирования проекта:

Как вести календарь босса | Работа

Стив Милано Обновлено 12 ноября 2020 г.

Когда ваша работа связана с поддержкой руководителя, менеджера или руководителя, вам может потребоваться управлять ее календарем. Руководители полагаются на эффективную организацию, чтобы гарантировать, что многие важные задачи, которые перед ними стоят, не проваливаются.Навыки управления календарем для исполнительных помощников невероятно важны. Понимание того, как вы можете лучше удерживать своего начальника в правильном направлении, поддерживая и обновляя его календарь, сделает вас бесценным подчиненным.

Встреча с вашим начальником

Первый шаг в ведении календаря вашего начальника — это встретиться с ней, чтобы узнать, какую систему она хочет использовать. Возможно, у нее есть программа-календарь, которую она использует годами, и она хочет продолжать ее использовать. Она может просто называть вам дату и время устно и ожидать, что вы создадите и будете поддерживать ее календарь.

Спросите ее о проблемах, которые у нее были в прошлом, например о пропущенных встречах или назначенных на неправильную дату или время. Спросите ее, есть ли какие-нибудь практики, которые она рекомендует или дает советы. Изучите передовые методы управления календарем.

Узнайте, хочет ли она, чтобы у других людей было разрешение добавлять, обновлять или удалять даты в ее календаре. В таком случае вам нужно будет настроить для них разрешения и дать им инструкции по использованию приложения. Наконец, просмотрите ее нынешнюю систему и попросите ее объяснить вам все уникальные или личные аспекты ее.

Если кто-то еще вел свой календарь, обсудите процесс с этим человеком, прежде чем идти на встречу со своим начальником.

Выберите программное обеспечение

Возможно, вы захотите использовать программу-календарь, чтобы вести расписание своего начальника. Эти программы не только позволяют вводить в них даты, время, места и задачи, но также предоставляют средства связи.

Например, когда вы вводите собрание в календарь, вы можете отправить приглашение присутствующим, запросив ответ, чтобы вы знали, что они получили приглашение.Вы можете добавить второе уведомление накануне или в день встречи в качестве напоминания.

По данным Statista, примерно 78 процентов деловых людей используют компьютеры с операционной системой Microsoft Windows. Это означает, что использование программы-календаря, такой как MS Outlook Calendar или Google Calendar, к которым имеет доступ большинство людей, является хорошим выбором.

Имейте в виду, что пользователи Mac не могут использовать все программы-календари. Убедитесь, что вы запрашиваете квитанции от людей, которых вы включаете в приглашения календаря.Если вы не слышите людей, свяжитесь с ними и спросите, получили ли они приглашение, а если нет, то какой компьютер они используют. Если проблема носит технический характер, вам нужно будет создать список людей, которых нужно будет пригласить, используя другой, ручной метод.

Изучение программного обеспечения

Независимо от того, используете ли вы новое приложение-календарь или просто поддерживаете текущую программу начальника, изучите все его функции и инструменты управления календарем. В дополнение к планированию событий эти приложения позволяют отправлять приглашения и напоминания, создавать цветовые коды, отображающие важные события, которые вы хотите вызвать, и даже предоставлять маршруты проезда к собраниям за пределами офиса, объясняет The Job Network.

Создание первого календаря

Если вы настраиваете новый календарь, выполните тестовый запуск, пригласив нескольких друзей или коллег на тестовое мероприятие. Если ваш начальник уже использует программное обеспечение для бизнес-календаря, протестируйте его с помощью этого приложения. Не забудьте удалить все введенные вами тестовые мероприятия после того, как отправили приглашения и получили ответы.

Как только вы почувствуете себя уверенно, зная, что программное обеспечение и ваши тесты работают, проведите тест со своим начальником, чтобы вы знали, что он настроен правильно.

Обучение всех заинтересованных сторон

Отправьте электронное письмо или текстовое сообщение всем сотрудникам, которые, как вы знаете, будут регулярно использовать календарь, особенно если у вас больше людей, чем только у вас есть разрешения. Проведите тестовое мероприятие и пригласите всех, заранее предупредив их о приближении вашего теста.

Попросите всех ответить на приглашение в течение определенного периода времени. Попросите одного или двух получателей ответить, что они не могут присутствовать, чтобы вы получили оба типа ответов.

Полное руководство по расписаниям проекта

Что такое расписание проекта?

Расписание проекта — это расписание, в котором упорядочены задачи проекта, продолжительность действий, даты начала и окончания в календаре, а также установлены общие вехи проекта на временной шкале .В расписании проекта также указываются члены команды и ресурсы, необходимые для выполнения задач. Планирование проекта является основополагающим для планирования и контроля в управлении проектами. Вся работа, необходимая для достижения результатов, учтена в графике проекта; он также включает все сопутствующие расходы, указанные в бюджете проекта. Очевидно, что график проекта является важным инструментом для выполнения проекта в срок и в рамках бюджета.

Расписания проектов создаются и отслеживаются с помощью программного обеспечения для планирования проектов, которое имеет ключевые функции, позволяющие менеджерам проектов отслеживать ход выполнения задач, ресурсов и затрат в режиме реального времени.Они также могут назначать работу, связывать зависимые задачи, просматривать информационные панели, распределять ресурсы и многое другое.

Например, на сайте

ProjectManager.com есть онлайн-диаграммы Ганта для планирования задач и ресурсов, а также функции управления командой и инструменты отчетности для комплексной платформы управления проектами.

Составьте график проекта за считанные минуты с помощью ProjectManager.com — узнайте больше.

Что входит в график проекта?

Расписания проекта создаются на этапе планирования проекта и имеют решающее значение для создания плана проекта, в котором определены план графика, базовый план графика, результаты и требования.График проекта разработан, чтобы направлять команду проекта на протяжении всего этапа выполнения проекта.

Затем, на этапе выполнения, базовый план графика сравнивается с фактическим ходом выполнения проекта. В состав графика проекта входят:

1. Отчетность
2. Задачи
3. Даты начала и окончания задачи
4. Зависимости задач
5. Календарь проекта
6. Пакеты работ
7. Срок выполнения задачи и график проекта
8. Бюджеты
9. Доступность ресурсов
10. График анализа рисков

Этапы графика проекта

При создании расписания вы можете использовать шаблон расписания проекта, который предлагает примеры расписания проекта и электронную таблицу расписания проекта бесплатно.Но шаблон может увести вас далеко. График проекта — это не просто стандартное расписание, которое работает для каждого проекта: в процессе планирования задействованы различные методы планирования проектов и инструменты управления проектами. Кроме того, у каждого проекта есть разные ресурсы, расписания, аспекты объема работ и другие уникальные переменные, которые необходимо учитывать в плане управления расписанием.

Использование программного обеспечения для управления проектами позволяет интегрировать расписание в другие инструменты управления проектами, такие как диаграммы Ганта, информационные панели и отчеты для отслеживания прогресса, а также доски канбан для управления рабочими процессами.Какой бы путь вы ни выбрали, это шагов для создания графика проекта :

1. Создайте план расписания для вашего проекта
2. Определите, кто имеет полномочия над графиком
3. Определите даты начала и окончания для деятельности и задач проекта
4. Выявить зависимости задач
5. Последовательность действий и задач в хронологическом порядке для создания календаря проекта
6. Оценить необходимые ресурсы и доступность ресурсов
7. Определить продолжительность деятельности и задач
8. Построить график проекта
9. Мониторинг и контроль на протяжении жизненного цикла проекта

Каковы методы планирования проекта?

Как можно более точная оценка продолжительности задач проекта является ключом к созданию реалистичного расписания.Для этого необходимо использовать различные методы планирования проекта.

Руководители проектов могут опросить свою команду и других заинтересованных лиц, чтобы узнать, сколько времени может занять выполнение определенных задач, и могут обратиться к историческим данным из аналогичных прошлых проектов.

Кроме того, менеджеры проектов могут использовать методы планирования проектов, чтобы повысить точность своих оценок времени и минимизировать риски, связанные с расписанием. Метод критического пути (CPM) — это уравнение, которое показывает максимально возможный срок реализации проекта.Методика оценки и анализа программ (PERT) также визуализирует поток задач для более точной оценки, но также показывает зависимости задач.

Руководители проектов также будут использовать методы сжатия расписания, такие как сбой расписания и быстрое отслеживание, которые могут сократить продолжительность расписания, не влияя на объем проекта. Моделирование, эвристика выравнивания ресурсов, создание списка задач, использование календаря проекта и использование диаграммы Ганта — все это другие инструменты, которые могут помочь с оценкой, сбором и отслеживанием задач проекта.

Иерархическая структура работ (WBS) показывает, сколько задач и результатов необходимо для достижения вашего окончательного результата. Это сетевая диаграмма, на которой цель вашего проекта находится наверху, а под ней — «ветви», которые показывают все шаги, необходимые для ее достижения. Этот инструмент гарантирует, что вы ничего не упустите при составлении расписания. Рабочий график — это еще один метод, который позволяет вам разбить объем проекта и определить все задачи, действия, результаты и этапы.

Независимо от того, какие методы планирования вы предпочитаете, вам нужен инструмент, способный их одинаково приспособить.Диаграммы Ганта ProjectManager позволяют создавать временные рамки, применять иерархическую структуру работ и автоматически рассчитывать критический путь. Хотите сократить белый шум и просмотреть конкретную информацию? Отфильтруйте именно то, что вы хотите видеть, будь то незавершенные задачи, просроченные задачи, задачи, назначенные определенным членам команды, или что-то еще, что вам нравится.

Быстро находите нужную информацию и соблюдайте график с помощью ProjectManager— Попробовать бесплатно.

Как составить график проекта: подробно

Планирование проекта происходит на этапе планирования жизненного цикла проекта.Когда вы начинаете составлять график своего проекта, вы должны задать себе четыре вещи, с которых нужно начать:

1. Что нужно сделать?
2. Когда это будет сделано?
3. Кто это будет делать?
4. Где это будет делать?

Ответы на эти четыре вопроса существенно повлияют на график вашего проекта в дальнейшем, поскольку вы будете использовать эту информацию для планирования дат начала и окончания, связывания действий, установки продолжительности, создания контрольных точек и управления ресурсами.

Выполните следующие действия, чтобы создать собственное расписание проекта!

1. Создайте объем проекта

Описание содержания проекта создается во время первоначального планирования. Это документ, содержащий конкретные цели, результаты, характеристики, бюджет и т. Д. Вашего проекта. Здесь перечислены все задачи, необходимые для успешного завершения проекта (что требует понимания требований заинтересованных сторон).

Будьте внимательны при составлении списка задач, вы не хотите ничего упускать.Используя иерархическую структуру работ (WBS), вы можете организовать эти действия и расположить их в порядке выполнения. Понимание зависимостей задач и их последовательности очень важно для управления расписанием.

2. Установите последовательность задач

Задачи — это небольшие задания, которые приводят к окончательному результату, и очень важно наметить последовательность этих задач, прежде чем углубляться в них. Часто задача будет зависеть от другой, чтобы начать или закончить. Вы же не хотите закончить задачу на полпути, прежде чем поймете, что не можете ее выполнить из-за нависающих целей.

3. Групповые задачи

После того, как вы собрали свои задачи и разместили их в надлежащем порядке, вы должны воспользоваться возможностью разделить задачи по важности. Вам нужно знать, что критично для проекта и должно быть выполнено в первую очередь, а какие менее важные можно сделать, если будет время. Вы можете использовать матрицу приоритетов, чтобы облегчить этот процесс.

Затем разбейте свои задачи на этапы, относящиеся к пяти фазам проекта — запуск, планирование, выполнение, мониторинг и закрытие.Организация задач с помощью контрольных точек упрощает отслеживание прогресса и дает вашим командам чувство выполненного долга, что повышает моральный дух и продуктивность.

4. Связывание зависимостей задач

Некоторые задачи можно выполнять одновременно, но некоторые задачи зависят от начала или завершения других, прежде чем они смогут начаться или закончиться. Эти зависимости задач должны быть указаны в вашем расписании, чтобы вы знали о них, иначе вы рискуете создать узкие места и заблокировать свою команду.

5. Найдите критический путь

Критический путь — это метод планирования задач в проекте для поиска тех, которые имеют решающее значение для успеха проекта.Это позволяет вам делать разумный выбор задач, которые можно игнорировать, если время и затраты станут ограниченными. Этот метод обычно используется для анализа рисков расписания.

6. Назначьте ресурсы

Управление ресурсами и планирование проекта тесно связаны. Каждая задача в вашем расписании должна иметь соответствующие ресурсы и затраты, связанные с ее выполнением. Задачи не выполняются сами по себе, и без сопоставления доступности ресурсов для каждой задачи вы рискуете сильно превысить бюджет.Располагая ресурсами, прикрепленными к задачам, вы можете более точно планировать время своей команды и сбалансировать ее рабочую нагрузку.

Как управлять расписанием проекта во время выполнения

После того, как вы собрали все части своего расписания, последнее, что вам нужно сделать, это вручную вставить его в статический документ, такой как таблицы Google или электронная таблица Microsoft Excel. Программное обеспечение для управления проектами может автоматизировать за вас большую часть процесса.

На рынке есть инструменты планирования проектов, которые отлично подходят для простых задач планирования, но когда вы возглавляете проект, большой или маленький, вам нужен инструмент, который может адаптироваться к разнообразным задачам планирования, которые вам понадобятся. отслеживать.Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как программное обеспечение для планирования может помочь вам привести ваш проект к успешному завершению, или продолжайте читать наше полное пошаговое руководство.

Что такое инструменты планирования проектов?

Инструменты планирования проектов используются, чтобы помочь менеджерам организовать и выполнить задачи и ресурсы своего проекта в рамках заданного бюджета. Предлагаемое программное обеспечение варьируется от элементарного до сложного и предоставляет пользователям широкий спектр функций, облегчающих планирование их проектов.

Программное обеспечение, предназначенное для планирования проекта, может помочь в большей роли планирования и оценки продолжительности каждой задачи. Помимо планирования, программное обеспечение также может включать в себя инструменты для управления затратами, бюджетом, распределением ресурсов, совместной работой, коммуникацией и отчетностью.

В зависимости от ваших потребностей существует множество предложений, одно из которых, безусловно, будет соответствовать целям вашей организации. Microsoft Project — одно из наиболее часто используемых программ для управления проектами, но у него есть серьезные недостатки, которые делают ProjectManager.com — лучший выбор для управления расписанием проекта.

Преимущества инструментов онлайн-планирования

Использование программного обеспечения для онлайн-планирования означает, что менеджеры проектов могут принимать решения по управлению временем и ресурсами на основе данных. Когда они видят, что существует узкое место или какой-то блок, который мешает членам команды продвигаться вперед по своим задачам, они могут быстро перераспределить ресурсы и поддерживать проект в рабочем состоянии.

Менеджеры и команды могут лучше работать вместе с правильным программным обеспечением для онлайн-планирования и управлять ресурсами и бюджетами, чтобы проект работал бесперебойно.Это большие преимущества, но не единственные при использовании программного обеспечения для онлайн-планирования. Вот другие:

• Постройте детальные планы для ваших проектов
• Просматривайте всю свою работу в списках задач и календарях проектов
• Получать обновления статуса для заинтересованных сторон
• Создавайте списки задач для себя и своих команд
• Управляйте датами начала и окончания ваших задач
• Управление рабочей нагрузкой и перераспределение работы
• Мониторинг производительности в реальном времени
• Редактировать с планированием перетаскивания

10 способов создать эффективный командный календарь и управлять им | Пол Комарото

Сегодня, когда 43% американцев тратят хотя бы некоторое время на удаленную работу, наличие хорошо организованного и динамичного графика имеет решающее значение для эффективного управления командой.

Однако сделать так, чтобы календарные программы, которые вы используете, были одинаково эффективны для всех участников, от руководства и сотрудников (как внутренних, так и удаленных) до клиентов, — непростая задача. За информацией и советами по тактике и инструментам для наилучшего управления расписанием мы обратились к предпринимателю, эксперту Google и консультанту Ким Бизли, которая работает с полностью удаленным персоналом и клиентурой с 2012 года.

Вот ее 10 лучших советов по созданию эффективные командные календари:

1) Не пытайтесь использовать универсальный подход; комбинация инструментов может быть вашим лучшим вариантом.

Для большинства предприятий необходимо запланировать несколько типов событий. Есть встречи, как внутренние, так и внешние, а затем есть задачи по управлению проектом, вехи и сроки. Ким использует Glip для обмена сообщениями в команде и управления проектами, а Google Calendar — для планирования встреч, тренингов и других мероприятий, ориентированных на клиента. Наряду с Google Calendar она использует приложение Calendly, которое делает процесс планирования более динамичным, позволяя ей отправлять клиентам ссылку, чтобы они могли выбрать для них лучшую дату и время.Это экономит время и усилия с обеих сторон, поскольку устраняет необходимость в обратных и обратных сообщениях для определения времени.

2) Используйте простые инструменты календаря.

Есть искусство найти баланс между ясными и информативными календарями команды и перегружать систему расписания слишком большим количеством опций и слишком большим объемом информации. Основным критерием Ким является выбор инструментов, которые нужно настраивать «без лишнего шума» и которые легко использовать новым членам команды.

3) Назначьте одного человека хранителем календаря вашей команды.

Назначив одного человека хранителем календаря, становится ясно, кто отвечает за разрешение конфликтов, обеспечение единообразия информации, двойную проверку часовых поясов и т. Д. Эту роль в ее организации играет административный помощник Ким, и она в первую очередь расставляет приоритеты для встреч с клиентами и обучения, а также следит за тем, чтобы служба поддержки была покрыта, запланированы встречи команды и т. Д.

4) Календари с цветовой кодировкой, чтобы их было легко различить.

Ким использует несколько разных календарей Google — например, один для внутренних встреч команды и расписания службы поддержки, другой для встреч с клиентами, а третий ее помощник по административным вопросам использует для определения ориентировочного времени для обучения клиентов. Все они имеют цветовую кодировку, поэтому при просмотре в одном главном календаре легко заметить разницу.

5) Включите временные буферы в свои расписания.

Ким советует установить заранее определенный промежуток времени до и после событий.Например, у нее есть правило, что ничего не планируется на час до или после основного обучения клиента. Таким образом, у нее будет достаточно времени для подготовки, путешествий (при необходимости) и переваривания пищи. Точно так же она блокирует полчаса до и после регулярных встреч.

6) Будьте гибкими.

Это ключевой момент при работе с календарями группы, особенно когда некоторые или все члены команды находятся на удалении. Например, команда Ким знает, что у них обычная встреча по вторникам, но когда что-то всплывает, например, когда клиент просит о встрече в одно и то же время, они все готовы проявить гибкость.Наличие этих встроенных буферов времени также может помочь смягчить влияние смещения расписаний; это может означать отсрочку встречи всего на несколько минут вместо ее полной отмены.

7) Держите свой календарь совместным и инклюзивным.

Всегда получайте разрешение от членов команды перед добавлением или изменением элементов в календаре — ничего не предполагайте. Ким — большой сторонник команды, основанной на разрешении; она рекомендует своим сотрудникам работать по графику, который лучше всего им подходит.Поэтому, хотя она предпочитает рабочие дни, она с радостью размещает членов команды, которые любят работать по вечерам. Если это не важная встреча или временной интервал службы поддержки, она поощряет своих сотрудников работать в удобное для них время, при условии соблюдения сроков, указанных в календаре управления проектами Glip.

8) Используйте уведомления с умом.

Не все собрания одинаковы; для постоянных встреч вам не обязательно нужны постоянные напоминания. Но для важных нерегулярных встреч, особенно с клиентами, которые часто меняют время встреч, вам нужно оставить включенными уведомления.А если вы относитесь к тому типу людей, которые увлечены своей работой, вам следует подумать о настройке нескольких предупреждений для встреч, которые вы абсолютно не можете пропустить. Ким обычно программирует «обратный отсчет» для своих самых важных встреч с клиентами.

9) Следите за часовыми поясами.

Запланировать встречу на 9:00 утра по восточному времени — это простая ошибка, чтобы понять, что ваши коллеги с Западного побережья могут не в восторге от того, чтобы подключиться к видеочату на рассвете. Наличие одного человека, отвечающего за расписание, является хорошей проверкой и балансом, как и использование такого приложения, как Calendly, которое автоматически определяет и записывает точные часовые пояса в календаре каждого человека.

10) Наличие квалифицированных членов команды.

Часть того, как Ким поддерживает гибкий и инклюзивный календарь, заключается в том, чтобы попросить членов своей команды подтвердить свою доступность. Когда они указывают, что собираются стать «мобильными», она знает, что этот человек может работать индивидуально над проектами или работать в службе поддержки, но не сможет встретиться с коллегами или клиентами. Это упрощает управление удаленной командой и помогает контролировать ожидания.

Организованные командные календари с четкими правилами и практиками в отношении расписания могут сделать — или сломать — ваш день.С этими советами экспертов вы сразу же начнете управлять своей организацией, как часы!

Знакомство с календарем Outlook

Календарь — это календарь и компонент планирования Outlook, который полностью интегрирован с электронной почтой, контактами и другими функциями.

Так же, как вы пишете в блокноте, вы можете щелкнуть любой временной интервал в календаре Outlook и начать вводить текст. С помощью календаря вы можете создавать встречи и события, организовывать собрания, просматривать расписания групп и многое другое.

• Создание встреч и мероприятий

  Щелкните любой временной интервал в календаре Outlook и начните вводить текст, чтобы создать встречу или мероприятие. Вы можете выбрать, чтобы звук или сообщение напоминали вам о встречах, встречах и событиях, а также вы можете раскрашивать элементы для быстрой идентификации.

  Для получения дополнительной информации см. Создание или расписание встречи и Создание мероприятия.

• Организация встреч

Выберите время в календаре, создайте приглашение на собрание и выберите людей, которых нужно пригласить.Outlook помогает определить самое раннее время, когда все приглашенные будут свободны. Когда вы отправляете приглашение на собрание по электронной почте, приглашенные получают его в своем почтовом ящике. Когда приглашенные открывают запрос, они могут принять, предварительно принять или отклонить ваше собрание, нажав одну кнопку. Если ваш запрос конфликтует с элементом в календаре приглашенных, Outlook отображает уведомление. Если вы, как организатор встречи, разрешаете это, приглашенные могут предложить альтернативное время встречи. Как организатор, вы можете отслеживать, кто принимает или отклоняет запрос или кто предлагает другое время для встречи, открыв запрос.

Дополнительные сведения см. В разделе Назначение встречи с другими людьми.

• Просмотр расписаний групп

  Вы можете создавать календари, которые отображают расписания группы людей или ресурсов. Например, вы можете просматривать расписания всех сотрудников вашего отдела или всех ресурсов, таких как конференц-залы, в вашем здании. Это поможет вам быстро планировать встречи.

• Просмотр календарей бок о бок

  Вы можете просматривать одновременно несколько календарей, которые вы создали, а также календари, общие для других пользователей Outlook.Например, вы можете создать отдельный календарь для своих личных встреч и одновременно просматривать свой рабочий и личный календари.

  Для получения дополнительной информации см. Просмотр нескольких календарей одновременно.

  Вы также можете копировать или перемещать встречи между отображаемыми календарями. Используйте панель навигации, чтобы быстро поделиться своим календарем и открыть другие общие календари. В зависимости от разрешений, предоставленных владельцем календаря, вы можете создавать встречи или встречи в общих календарях.

  Дополнительные сведения см. В разделах «Совместное использование календаря Outlook с другими людьми» и «Управление почтой и элементами календаря другого человека».

• Просмотр календарей один над другим в режиме наложения

  Вы можете использовать режим наложения для отображения нескольких календарей, которые вы создали, а также календарей, совместно используемых другими пользователями Outlook. Например, вы можете создать отдельный календарь для своих личных встреч и наложить на него свой рабочий и личный календари, чтобы быстро увидеть, где у вас есть конфликты или свободное время.

  Для получения дополнительной информации см. Просмотр нескольких календарей одновременно.

• Ссылка на календари на сайтах Microsoft SharePoint

  Если у вас есть доступ к сайту SharePoint, вы можете просматривать списки событий с этого сайта в своем календаре Outlook. Вы можете изменить список в Outlook, даже если вы работаете в автономном режиме. Изменения автоматически синхронизируются при повторном подключении к Интернету.Кроме того, вы можете просматривать календари SharePoint рядом с другими личными или общими календарями.

• Отправлять календари кому угодно по электронной почте

Вы можете отправить свой календарь получателю почты как Интернет-календарь, но при этом контролировать объем передаваемой информации. Информация о вашем календаре отображается в теле сообщения электронной почты в виде вложения Интернет-календаря, который получатель может открыть в Outlook.

Дополнительные сведения см. В разделе Общие сведения о совместном использовании календаря.

• Подписка на Интернет-календари

  Подписки на Интернет-календарь

  похожи на Интернет-календари, за исключением того, что загруженный календарь регулярно синхронизируется с Интернет-календарем и обновляется.

• Управление календарем другого пользователя

  Благодаря функции делегированного доступа один человек может использовать свою собственную копию Outlook, чтобы легко управлять календарем другого человека.Например, помощник администратора может управлять календарем менеджера. Когда менеджер назначает помощника делегатом, помощник может создавать, перемещать или удалять встречи и может организовывать встречи от имени менеджера.

  Для получения дополнительной информации см. Управление почтой и элементами календаря другого человека.

Пример недельного расписания для менеджеров проектов

Что такое недельное расписание?

Когда дело доходит до управления проектами, планирование проекта — одна из самых важных вещей, которую нужно освоить, потому что все сводится к количеству задач, которые необходимо выполнить, и времени, которое потребуется для выполнения этих задач. Любой тип проекта, независимо от его типа, требует четкого графика проекта, и ключом к успеху этого проекта будет отслеживание прогресса в том, что необходимо сделать.

Еженедельное расписание — это инструмент визуального планирования, который позволяет вам определять задачи, которые необходимо выполнить, с намерением реалистично распределять их в течение недели. Отслеживая задачи и возлагая на них четкую ответственность, вы можете визуализировать ход выполнения этих задач и гарантировать, что они будут выполнены своевременно.

Зачем использовать еженедельное расписание проекта?

Все проекты чувствительны ко времени и должны быть ориентированы на конечный результат, поэтому так важно выделить время, чтобы сосредоточить, организовать и распределить работу по приоритетам на несколько этапов.

Планирование работы имеет решающее значение для успеха этих этапов, и , создав еженедельное расписание , вы можете организовать свое время и управлять им более эффективно. Вы также принесете пользу своей команде, потому что убедитесь, что они знают, над чем им нужно работать, в любой момент времени .Члены вашей команды будут знать, над чем все также работают, и им будет легче сообщать о своей работе и достигнутых вехах. Более того, будет проще предоставить обратную связь, поскольку задачи разбиты на более управляемые разделы, что упрощает анализ и проверку результатов.

Преимущества использования еженедельного расписания проекта

Еженедельное расписание имеет несколько преимуществ, но наиболее важным из них является то, что оно позволяет вашей команде оставаться в курсе событий. Они также помогают задокументировать жизненный цикл проекта, что пойдет на пользу будущим проектам.Также:

• Они улучшают и упрощают процесс общения.
• Они обеспечивают прозрачность в отношении прогресса проекта.
• Они помогают визуализировать вехи.
• Они помогают вести бумажный след, который помогает задокументировать проект.

О чем следует помнить

Еженедельное расписание поможет вам отслеживать ваши задачи и действия на неделю, поэтому цель состоит в том, чтобы включить все, что вам и вашей команде нужно сделать в течение недели.Следовательно, важно знать, сколько времени доступно каждому.

Кроме того, вам нужно будет уточнить информацию, которую вы добавляете в свое недельное расписание , потому что ваша команда будет полагаться на нее в своей работе, и они будут выполнять задачи, которые вы, как руководитель проекта, поручаете им. за неделю. Также очень важно, чтобы каждый в вашей команде имел доступ к этому документу, поскольку централизация информации настолько актуальна.

Прежде чем создавать еженедельное расписание, важно иметь в виду, что:

• Вам необходимо проверить предстоящие праздники и узнать о доступности вашей команды.
• Всегда полезно распределять задачи по неделе, чтобы они не были сконцентрированы в очень загруженных днях. Важно поддерживать баланс.
• Проверьте наличие ранее запланированных встреч или встреч и учитывайте их при создании расписания.
• Убедитесь, что вы оставляете промежутки между задачами.
• Расставляйте задачи по приоритетам от наиболее важных к менее важным, но будьте реалистами с вашей командой и задачами вашей команды.

Держите всех в курсе с помощью идеально выстроенного еженедельного расписания проекта

Еженедельное расписание — отличный способ для руководителей проектов сообщить своей команде членам, что необходимо выполнить в течение недели.Управление еженедельным расписанием вашей команды с помощью Microsoft Word, Excel или PowerPoint вполне может быть обычным подходом, но, честно говоря, эти инструменты не дойдут до этого. При управлении большими проектами и большими командами сложно отслеживать информацию, и еще сложнее отслеживать прогресс каждой задачи с помощью этих инструментов. К счастью, программное обеспечение для управления проектами , такое как Instagantt , действительно может иметь значение и может помочь вам создавать и управлять расписанием вашей команды гораздо более простым и эффективным способом

Instagantt помогает вам управлять расписанием всего проекта , что может также помогают позже создавать отчеты о состоянии проекта.Добавлять задачи и назначать их членам вашей команды невероятно просто, и ваша команда может обновлять ход выполнения каждой задачи одним щелчком мыши.

Кроме того, благодаря опциям Instagantt Export & Share , вы сможете создавать расписания и делиться ими всего за несколько секунд.