Торг 12 образец накладной: Образец заполнения торг 12 в 2021 году

Заполнение образца товарной накладной (ТОРГ-12)

>>

Товарная накладная

Товарная накладная (бланк ТОРГ-12) относится к первичным бухгалтерским документам. Форма используется для фиксации операций по отпуску и приему товаров или иных материальных ценностей от сторонней компании. Товарную накладную можно использовать не только для продажи товара, но и в других случаях, например, при передаче ТМЦ комиссионеру для последующей реализации; при передаче ТМЦ безвозмездно.

Как заполнить бланк товарной накладной (ТОРГ-12)

Бланк товарной накладной имеет унифицированную форму ТОРГ-12, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Однако организациям не запрещено использовать собственный образец этого документа. Главное, чтобы накладная содержала следующие данные: дату составления, наименование товара, его количество, единицу измерения и стоимость, реквизиты передающей и принимающей сторон, должности лиц, ответственных за отпуск и прием товарно-материальных ценностей, подписи этих лиц, печати организаций (при наличии). Но такой документ может не устроить налоговых инспекторов, поэтому лучше придерживаться унифицированной формы.

Существуют определенные правила заполнения товарной накладной по форме ТОРГ-12:

• накладную составляют в момент совершения операции или сразу же после ее окончания, так как налоговая служба требует совпадения даты в бланке товарной накладной с датой отгрузки товаров;
• в поле «организация-грузоотправитель» указывается полное или сокращенное наименование, место нахождения, банковские реквизиты грузоотправителя;
• в качестве адреса грузоотправителя в ТОРГ-12 можно указать его почтовый адрес, в таком случае расхождений между товарной накладной и счетом-фактурой не будет;
• поле «структурное подразделение» содержит информацию о подразделении организации грузоотправителя, которое отгружает товарно-материальные ценности;
• в строке «Грузополучатель» указывается полное или сокращенное наименование, место нахождения, банковские реквизиты и другая контактная информация получателя груза;
• поле «Поставщик» содержит полное или сокращенное наименование поставщика, адрес, указанный в ЕГРЮЛ, банковские реквизиты и другую контактную информацию;
• в поле «Плательщик» товарной накладной ТОРГ-12 указывается полное или сокращенное наименование, адрес по ЕГРЮЛ, банковские реквизиты и другая контактная информация плательщика;
• в строке «Основание» указывается договор, дополнительное соглашение или иной документ, например, счет, который служит основанием для отгрузки товаров;
• дата товарной накладной указывается в ячейке «Дата составления» – это дата отгрузки товара грузоотправителем в адрес грузополучателя;
• табличная часть накладной содержит в себе перечень номенклатуры отгружаемых товаров с указание единицы измерения, количества, массы, цены за единицу, суммы реализации с НДС и без НДС (при наличии), суммы НДС;
• должностные лица, санкционирующие отгрузку товара, подписывают накладную ТОРГ-12 лично. Если у организации имеется печать, то подписи должностных лиц должны быть заверены оттиском печати.

Предлагаем вам скачать товарную накладную ТОРГ-12 в формате Word или PDF.

С этим шаблоном часто используют:

Популярные документы и процедуры:

Товарная накладная ТОРГ-12 | Бланки и образцы

Товарная накладная – официальный документ, являющийся первичным в бухгалтерском учете. Он применяется в случаях, когда необходимо оформить продажу (отпуск) товарно-материальных ценностей организации. Этот документ составляется в двух экземплярах. Первый остается в организации, с которой произошло списание товара, а второй передается другой организации, которая на его основании оприходует товар.

Товарная накладная (форма ТОРГ-12) утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Организация не обязательно должна использовать унифицированную форму ТОРГ-12, а составить свой собственный вариант бланка, удобный для оформления продажи товарно-материальных ценностей. В данном случае товарная накладная обязательно должна содержать следующие реквизиты:

• название документа, а именно «Товарная накладная»
• название организации, которая составляет данный вид документа
• текущая дата составления документа
• наименование товара или его перечень
• количество товара
• стоимость товара
• должность и ФИО лиц, которые являются ответственными за отпуск товарно-материальных ценностей

В строке «Грузополучатель» обязательно должен указываться адрес и наименование организации-грузополучателя, соответствующее учредительным документам. Строка «Поставщик» заполняется подобным образом, с указанием почтового адреса и полного названия организации-поставщика. Обязательным так же является строка «Плательщик», в которой следует указать наименование покупателя, соответствующее учредительным документам.

Составляется товарная накладная уполномоченным на это лицом организации. Следует заполнить строку «Основание», в которой указывается дата подписания договора и его номер, а так же дата и номер транспортной накладной, которая выписывается для организации-перевозчика.

Данные, занесенные в товарную накладную, должны полностью соответствовать данным, отображенным в счете-фактуре.

Товарную накладную подписывают три уполномоченные на это лица: работник организации, который произвел отпуск товара, работник, который разрешил продажу товарно-материальных ценностей и главный бухгалтер. Кроме подписей, документ заверяется оттиском печати организации. Применение факсимиле возможно лишь в случае, оговоренных в договоре о поставке товарно-материальных ценностей.

Заполняем товарную накладную ТОРГ-12 по образцу

Товарная накладная ТОРГ-12 — это документ, которым сопровождается поставка товарно-материальных ценностей. Форма не является обязательной для применения.

Что такое форма ТОРГ-12

Товарная накладная ТОРГ 12 довольно часто применяется организациями для оформления товарно-материальных ценностей (ТМЦ), измеряемых в штуках или весе. Руководитель организации может не использовать данную форму (см. ФЗ-402 «О бухучете»). Товарная накладная (скачать ее можно будет ниже) имеет ряд преимуществ, о которых расскажем в этой статье.

Скачать ТОРГ 12 можно в конце статьи.

Форма товарной накладной ТОРГ 12 входит в альбом унифицированных форм (ОКУД 0330212). С вступлением в силу закона 402-ФЗ первичные документы не обязательно должны быть унифицированной формы. Достаточно того, чтобы документ содержал весь перечень обязательных реквизитов, поименованных в законе.

Однако унифицированная форма ТОРГ 12 (скачать бланк можно ниже) настолько удобна, что многие предприниматели не отказались от использования этой товарной накладной по нескольким причинам:

1. Она привычна и понятна.
2. Отвечает требованиям нормативных актов.
3. В случае необходимости товарная накладная послужит основанием при решении спорных ситуаций, например, претензий к качеству приобретенного товара (Закон № 2300-1).
4. Подтверждает факт получения или отгрузки товара ( ст. 458 ГК РФ).
5. Является обоснованием принятия НДС.
6. Служит подтверждением истечения гарантийного срока ( Закон № 2300-1) и т. д.

Основание для оформления товарной накладной ТОРГ-12

Если предусмотрена продажа товара, то основанием оформления товарной накладной является договор.

Как правило, цена и количество передаваемой продукции указываются в договоре или в приложениях (спецификациях). Возможен вариант, когда по условиям договора цена товара определяется действующим прейскурантом компании, а количество — в заявке от покупателя.

Альтернативой формой является >универсальный передаточный документ (Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Правила заполнения

Обычно товарная накладная ТОРГ 12 составляется продавцом. Форма содержит информацию о продавце, покупателе, наименовании товара, его количестве и стоимости, сведения о материально-ответственных лицах, которые товар отгрузили и получили.

Графа накладной ТОРГ 12	Накладная ТОРГ 12, правила заполнения
Организация-грузоотправитель, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты	Наименование вписывается и полное, и краткое.
Структурное подразделение	Максимально полная информация (наименование, контактные данные).
Поставщик	Полное и краткое наименование, адресные и банковские данные.
Грузополучатель	То же, что для поставщика.
Плательщик	Указывается организация-покупатель (если самостоятельно покупает и оплачивает груз).
Основание	Указываются данные договора или заказа-наряда, на основе которых состоялась сделка.
Коды ОКУД и ОКПО, вид деятельности по ОКДП	Указываются коды, присвоенные организации органом статистики при постановке на учет.
Табличная часть ТОРГ 12	Поставщик перечисляет реализованные товары, их единицы измерения и количество, массу брутто и нетто, цену и ставку НДС. Здесь же указана сумма товара с НДС и без него.
Груз получил грузополучатель	Подпись руководителя или сотрудника, имеющего право подписи (приказ, доверенность).
Груз принял	Подпись материально-ответственного лица, принимающего товар (кладовщик, водитель, менеджер и пр.).
По доверенности №	Данные доверенности сотрудника, получившего груз. Не заполняется в случае, если в строке «Груз получил грузополучатель» расписался руководитель.
Груз получил грузополучатель	Заполняется в случае получения груза руководителем организации.
Место печати со стороны поставщика	Проставляется печать поставщика, при ее наличии.
Место печати со стороны грузополучателя	Проставляется печать грузополучателя. Если груз получен по доверенности, то печать не обязательна.
Показатель даты	Фактическая дата отгрузки должна совпадать с датой в накладной.

Сроки хранения документа

Срок хранения накладной бухгалтер начинает отсчитывать после окончания отчетного года. Для определения срока обратимся к ст. 17 402-ФЗ: для всех первичных документов этот срок составляет пять лет. Необходимо придерживаться его и для накладной ТОРГ 12, но только в том случае, если данным документом организация не подтверждает размер убытка, переносимого на будущее. Если же это происходит, то, в соответствии со ст. 283 НК РФ, документ может храниться дольше.

Ответственность за составление и учет

Сотрудники организаций должны обращать внимание на детали заполнения документа. Зачастую это помогает минимизировать правовые и налоговые риски компаний.

Обратите внимание на печать! Так, например, печать не является обязательным реквизитом (не поименована в списке обязательных реквизитов в 402-ФЗ). Но в товарной накладной ТОРГ 12 печать должна стоять, т. к. она предусмотрена формой. По данному вопросу могут возникнуть разногласия при зачете НДС с налоговой инспекцией. С другой стороны, если грузополучатель получил товар по доверенности, заверенной печатью организации, то в накладной ее ставить не обязательно. В этом случае достаточно прикрепить к накладной доверенность и обеспечить хранение этих двух документов вместе.

Лица, которые подписали накладную со стороны продавца и грузополучателя, несут, в том числе, и уголовную ответственность в случае, например, хищений или краж товара. Поэтому бухгалтерам необходимо обращать особое внимание на наличие всех необходимых подписей в документе при принятии его к учету.

В случае возврата товара поставщику ТОРГ 12 заполняется покупателем: происходит «обратная» реализация. Правила заполнения документа в этом случае остаются неизменными.

ТОРГ-12, образец заполнения 2020

---

Товарная накладная, образец заполнения

Возвратная накладная, ТОРГ 12, образец скачать

Товарная накладная, бланк, скачать в word

Форма ТОРГ 12, бланк xls, скачать

>

Образец заполнения ТОРГ-12 — накладная онлайн, без НДС, инструкция, как сделать, пример в 2020 году

Всякая хозоперация сопровождается оправдательным документом. Это документ первичного характера и на нем основан учет. Товарная накладная удостоверяет факт продажи товаров. Как в 2020 году выглядит форма ТОРГ-12 при заполнении?

К документации, при помощи которой организация оформляет и фиксирует переход прав собственности на продаваемые ТМЦ, относится товарная накладная.

Оформляется она в большинстве случаев по форме ТОРГ-12. Этот документ неотъемлемая часть большинства сделок, касающихся купли-продажи товаров. Как в 2020 году заполняется форма Торг-12?

Законодатель не запрещает организациям самостоятельно разрабатывать бланки первичной документации и применять их после утверждения в процессе деятельности.

После принятия ФЗ №402 «О бухучете», заменившего ФЗ №129, использование большинства унифицированных бланков первичных документов имеет рекомендательный характер.

Это дозволяет хозяйствующим субъектам применять любую форму товарной накладной, при соблюдении некоторых требований.

ФЗ №402, как и ранее ФЗ №129, содержит требование о присутствии обязательных реквизитов в первичных документах. Любая самостоятельно разработанная форма с нужными реквизитами признается действительной.

Однако законодательные нормы не всегда совпадают с требованиями налоговых органов. Последние нередко находят неточности и ошибки в разработанных организациями формах.

Во избежание налоговых недоразумений большинство организаций предпочитает использовать типовую форму торговой накладной – ТОРГ-12.

Что это такое

Торговая накладная по форме ТОРГ-12 это унифицированный документ, применяемый организациями при оформлении реализации ценностей стороннему покупателю. Основной сферой применения формы считается оптовая торговля.

Форма ТОРГ-12 состоит из разделов, где указывается:

• сведения о сторонах сделки;
• реквизиты договора поставки;
• данные о товаре;
• информация о всевозможных прилагаемых документах;
• заверительные подписи ответственных представителей.

При оформлении торговой накладной составляется два экземпляра документа – по одному для сторон. Каждый из документов должен являться оригиналом, замена одного из экземпляров копией недопустима.

Наличие ТОРГ-12 важно для учета, как поставщика, так и покупателя. Но интерес к данной форме проявляет и налоговая инспекция.

Поэтому так важно правильное заполнение документа, указание всех необходимых сведений относительно участников операции и товара.

Бланк товарной накладной ТОРГ-12 ратифицирован Постановлением Госкомстата РФ №132 от 25.12.1998. В этом же нормативе описываются и основные требования к использованию формы.

Назначение документа

Заполнением формы ТОРГ-12 занимается продавец товара. Экземпляр, который остается в его распоряжении, используется в качестве основания списания ценностей в бухгалтерском учете.

Именно товарная накладная удостоверяет факт реализации товаров. Покупателем ТОРГ-12 используется как первичный документ при оприходовании приобретенных ценностей.

Форма содержит все необходимые сведения о видах товара, его количестве и стоимости. Это позволяет достоверно отобразить в учет факт приобретения ТМЦ.

Составляется документ непосредственно по факту сделки или в отдельных случаях сразу по ее окончании. Продавец заполняет форму при отпуске товаров, а покупатель сверяется с документом при приемке ценностей..

Крайне важно чтобы дата создания документа совпадала с датой отпуска товаров. Для отображения характеристик реализуемого товара в форме ТОРГ-12 предопределена сводная таблица.

Указанные в ней сведения должны в точности совпадать с данными, отображенными в счет-фактуре.

Особого внимания заслуживают отдельные нюансы, касающиеся момента получения ТМЦ:

Если в качестве грузополучателя выступает доверенное лицо с печатью организации	То должна отображаться его должность и подпись с расшифровкой
При отсутствии печати у уполномоченного лица должна наличествовать доверенность	Ссылка на которую приводится в накладной

Правовая база

В ФЗ №129 «О бухучете» от 21.11.1996 (прежняя редакция ныне действующего ФЗ №402) установлено, что все проводимые организацией хозяйственные операции должны сопровождаться оформлением оправдательной документации.

Таковая представляет собой первичные документы, становящиеся основой для отображения хозоперации в бухучете.

Первичная учетная документация составляется на основе унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ №132 от 25.12.1998. в утвержденном специальном альбоме форм содержится и ТОРГ-12, позиционируемая законодателем как товарная накладная.

С 2013 года организациям разрешено разрабатывать собственные формы первичных документов, руководствуясь унифицированными бланками.

Главным требованием является наличие в документе обязательных реквизитов. Таковые приведены в ФЗ №129 и продублированы в ФЗ №402. Разработанная форма утверждается в учетной политике или приказом руководителя.

Кроме того ФНС утвердила универсальный передаточный документ, представляющий собой форму «2 в 1» — товарную накладную и счет-фактуру. Тем не менее, большинство организаций приоритет отдает ТОРГ-12.

Прежде всего, потому что так возникнет меньше вопросов со стороны налоговиков. Что касается УПД, то не всем еще понятна суть ее применения и нюансы оформления.

Товарная накладная, по форме ТОРГ-12 или с применением иного бланка, обязательно создается в двух экземплярах. Обусловлено это необходимостью наличия оригинала у каждой из сторон для достоверного отображения хозоперации в учете.

В качестве независимо разработанной формы можно употреблять сокращенный или дополненный шаблон ТОРГ-12. любом случае документ должен содержать:

• номер и дату составления;
• названия и реквизиты участников сделки;
• основание отпуска ТМЦ;
• перечень отпускаемых ценностей с указанием характеристик;
• должности, Ф.И.О. и подписи лиц, разрешивших отгрузку, отпустивших товар и принявших его;
• печати участников.

При оформлении ТОРГ-12 по общепринятой форме можно составлять как бумажный документ, так и его электронную версию. При этом обязательно заверение документа электронной подписью.

Правила составления

При заполнении необходимо соблюдать стандартный порядок заполнения товарной накладной ТОРГ-12. В целом структура документа делится на три раздела:

• основные реквизиты сторон;
• расчетная часть;
• итоговый раздел с подписями ответственных лиц.

Вначале заполняется «шапка» документа:

«Грузоотправителем»	Указывается организация-поставщик с приведением названия ИНН, банковских реквизитов, телефона
В качестве «Структурного подразделения»	Выступает подразделение компании, если им фактически осуществлена отгрузка
Под «Грузополучателем»	Подразумевается организация, получающая ценности. Также прописываются точные реквизиты
«Поставщиком»	Является организация-поставщик. Указываются реквизиты, контакты, юридический адрес
«Плательщиком»	Становится компания, оплачивающая товар. Прописываются реквизиты аналогичного характера
Под «Основанием»	Подразумевается договор поставки, в частности его номер, название, дата составления
Кодовая часть заполняется кодами организаций по ОКПО	Кодами ОКДП соответственно виду товара. Код первичной документации ОКУД уже содержится в форме

Далее можно переходить к оформлению расчетной части. Таковая выглядит в виде таблицы, состоящей из строк. В оных отображаются наименования товаров и их краткие характеристики.

Для каждого вида товара заполняется отдельная строчка. Расчетная таблица заполняется такими данными соответственно нумерации граф:

1	Порядковый номер товара в отпускном перечне
2	Название товара
3	Код товара по номенклатуре
4	Название измерительной единицы
5	Код единиц измерения по ОКЕИ
6	Описание тары
7	Количество позиций в одной упаковке
8	Число упаковок
9	Общий вес товара с тарой
10	Вес товара без упаковки
11	Стоимость одной единицы товара
12	Общая стоимость всего товара без НДС
13	Ставка НДС, применяемая организацией
14	Величина НДС по каждому виду товаров
15	Общая стоимость товаров с учетом НДС

Строчка «Итого» заполняется суммарным значением по каждой из граф на одной странице. Строка «Всего по накладной» содержит общую сумму по каждой графе (7,8,9,12,14,15) по всей накладной.

В завершение заполняется заключительная часть документа:

• указывается количество листов, прилагаемых к основному документу;
• прописывается общий суммарный итог по накладной;
• приводятся данные о должностях ответственных лиц, их Ф.И.О. и подписи;
• при использовании в сделке доверенности указываются ее реквизиты.

В завершение ставятся печати поставщика и получателя, проставляются даты отгрузки товара и его получения.

Как сделать онлайн

В соответствии с ФЗ №402 заполнять первичную документацию можно в электронном виде. Относительно электронной формы ТОРГ-12 Приказом ФНС № ММВ-7-6/172@ от 21.03.2012 утвержден формат для передачи по ТКС.

Используя электронную форму можно оформлять накладную при помощи бухгалтерских программ. Можно заполнить товарную накладную и без специального программного обеспечения, воспользовавшись Интернет-ресурсами.

Существуют сервисы, позволяющие в онлайн-режиме заполнить ТОРГ-12 и затем скачать документ.

Как пример, Интернет-ресурс «Service-Online.su». Использование сервиса бесплатно и доступно любому пользователю после регистрации.

Используя онлайн-сервис, как зарегистрированный пользователь, можно сохранять созданные бланки товарных накладных. Это весьма удобно для последующего автозаполнения.

Образец заполнения

Если техническое заполнение ТОРГ-12 особой сложностью не отличается, то отдельные нюансы заполнения требуют пристального внимания. Так:

Заполняется форма на момент отгрузки или сразу по ее окончании	Налоговая щепетильно относится к совпадению реальных сроков отгрузки и создания накладной
При выставлении покупателю счет-фактуры	Ее данные должны быть аналогичны информации, приведенной в накладной
Реквизиты сторон должны отображаться максимально точно	Для возможности идентификации участника сделки
Обязательно указание документа	Послужившего основанием для осуществления операции
Если товар забирает водитель на основании доверенности	То его данные указывают в графе «Груз принял», получивший товар непосредственный покупатель или его уполномоченный представитель расписывается в графе «Груз получил» после поставки товара на склад или иное место хранения

При заполнении ТОРГ-12 нередко допускаются ошибки в отдельных полях. Основные из них таковы:

В сведениях о «Грузоотправителе»	Пишется адрес отгрузки товаров
В данных о «Грузополучателе»	Отображается адрес доставки
Заполняя поля о «Поставщике» и «Плательщике»	Нужно указывать юридические адреса
Указание «Структурного подразделения»	Необходимо лишь при действительном участии такового
Данные, которые указываются после таблицы (масса товаров, количество мест, число приложений и прочее)	Прописываются прописью. При этом каждое указываемое числовое значение пишется с новой строки с большой буквы. Свободное место в строках перечеркивается
Все подписи в ТОРГ-12	Сопровождаются расшифровкой
При получении товара по доверенности печать не ставится	Ее заменяет подпись с расшифровкой и приложение доверенности
При получении товара без доверенности	Печать справа ставится обязательно

Для физических лиц

Оформлять товарную накладную необходимо при любом отгрузке товарных ценностей на сторону. Может ли отпуск товаров физическим лицам осуществляться без составления накладной?

Физлицам форма ТОРГ-12 не нужна, как впрочем, и иные оправдательные документы. Однако организации-продавцу необходимо как-то списывать реализованные ТМЦ в расход.

Видео: счет, счет-фактура, накладная 

Поэтому документальное оформление любого отпуска товаров должно осуществлять с составлением товарной накладной. Естественно в этом случае не может идти речи о печати получателя, покупатель просто ставит свою подпись с расшифровкой.

В качестве адреса указывается адрес регистрации физлица. Реквизиты заполняются на основании паспортных данных получателя товара.

В каких случаях нужна доверенность на право подписи

Доверенность на право подписи первичных документов необходима, когда груз получает не сам грузополучатель, а его уполномоченный представитель.

Доверенное лицо предоставляет доверенность, оформленную надлежащим образом. При предъявлении доверенности обязательно предоставление доверенным лицом удостоверяющего личность документа.

Доверенность после предъявления сохраняется у продавца. Водитель, осуществляющий доставку, забирает груз на основании доверенности по форме М-2 или М-2а.

Данный вид доверенности позволяет расписаться только в принятии груза. Расписаться в получении груза на основании такой доверенности нельзя.

Если без НДС для ИП

Товарная накладная с незаполненной графой «Ставка» считается ненадлежащее оформленной. Заполнять данную строку необходимо даже при работе ИП без НДС.

Вариант заполнения зависит от применяемого режима налогообложения. Так если ИП работает без НДС с применением режима:

УСН или ЕНВД	То налогоплательщиком НДС он не является, следовательно, ему нет необходимости выставлять счет-фактуру и выделять НДС в любых документах. В товарной накладной проставляется «Без НДС»
ОСНО	Но при этом освобожден от уплаты НДС в соответствии со ст.145 НК, то счет-фактура выставляется с нулевым НДС. Любая отгрузка товара сопровождается выдачей ТОРГ-12, в которой выделяется или не выделяется НДС. При ведении деятельности, облагаемой льготной ставкой в ТОРГ-12 прописывается НДС как «0 %»

Никакие прочерки и пустые строки в тринадцатой графе товарной накладной ТОРГ-12 недопустимы, как не приемлема и путаница со ставками.

Соблюсти требования по заполнению ТОРГ-12 важно, поскольку налоговики отмечают малейшие недочеты при оформлении торговой накладной, признавая их за попытки уклонения от налогов и сокрытия доходов.

Кроме того неправильно оформленный документ не может приниматься к учету, а значит осуществленная хозоперация останется не подтвержденной.

Нарушения при заполнении товарной накладной чреваты для организаций штрафными санкциями и непредвиденными расходами.

48 CFR § 1552.232-70 — Подача счетов. | CFR | Закон США

1552.232-70 Подача счетов.

Подача счетов-фактур (МАЙ 2019)

(a) Электронное выставление счетов и Платформа обработки счетов (IPP) —

(1) Определения. Как используется в этом пункте —

Оплата финансирования контракта и оплата счетов определены в Положении о федеральных закупках (FAR) 32.001.

Электронная форма означает автоматизированную систему, которая в электронном виде передает информацию от инициирующей системы ко всем затронутым системам.Факсимильные сообщения, электронная почта и отсканированные документы не являются приемлемыми электронными формами для подачи запросов на оплату. Однако отсканированные документы приемлемы, если они являются частью запроса на оплату, сделанного с использованием Платформы обработки счетов или другой электронной формы, утвержденной сотрудником по контрактам.

Платежное требование означает любой запрос на оплату финансирования контракта или оплату счета, представленный Подрядчиком в соответствии с настоящим контрактом.

(2)

(i) За исключением случаев, предусмотренных в параграфе (c) настоящего пункта, Подрядчик должен представлять счета с использованием программы электронного выставления счетов Платформа обработки счетов (IPP), которая представляет собой безопасную веб-службу, предоставляемую U.S. Казначейство, которое более эффективно управляет государственным выставлением счетов.

(ii) В соответствии с этим контрактом, следующие документы должны быть представлены в качестве приложения к счету IPP: (Это заполнение приемлемых типов необходимой документации, например SF 1034 и 1035, или счет-фактура / Самостоятельная форма на фирменном бланке компании, содержащая необходимую информацию.)

(iii) Контактное лицо Подрядчика в правительстве (как указано в Системе управления контрактами (SAM)) получит инструкции по регистрации по электронной почте от IPP.Подрядчик должен зарегистрироваться в течение 3-5 дней с момента получения такого электронного письма от IPP.

(iv) Помощь подрядчика в регистрации можно получить, обратившись в службу поддержки IPP Production Helpdesk по электронной почте [email protected] или по телефону (866) 973-3131.

(3) Если Подрядчик не может выполнить требование об использовании IPP для выставления счетов на оплату, Подрядчик должен подать письменный запрос об отказе сотруднику по контрактам. Подрядчик может выставить счет, используя иное, чем IPP, только в том случае, если:

(i) Сотрудник по контрактам, администрирующий контракт на оплату, определил в письменной форме, что электронное представление будет чрезмерно обременительным для Подрядчика; и в таких случаях Сотрудник по контрактам должен изменить контракт, включив в него копию Определения; или

(ii) Когда в качестве метода оплаты используется общегосударственная карта для коммерческих покупок.

(4) Подрядчик должен подавать любые неэлектронные платежные запросы, используя метод или методы, указанные в Разделе G контракта.

(5) В дополнение к требованиям этого пункта, Подрядчик должен выполнить требования соответствующих пунктов платежа в этом контракте при подаче платежных требований.

(6) Счета, представленные через IPP, будут либо отклонены, либо приняты и оплачены полностью и не будут оплачиваться частично.

(б) Подготовка счета. Подрядчик должен подготовить свой счет-фактуру или запрос на оплату финансирования контракта в соответствии с FAR 32.905 на предписанных государственных формах, или Подрядчик может подать самостоятельно разработанные формы, которые содержат требуемую информацию. Стандартная форма 1034 «Государственный ваучер на покупки и услуги, кроме личных» предназначена для использования подрядчиками для отражения суммы, требуемой для возмещения. Стандартная форма 1035 «Государственный ваучер на покупки и услуги, кроме личных — дополнительный лист» предназначена для использования для предоставления необходимых подтверждающих деталей или дополнительной информации, требуемой сотрудником по контрактам.

(c) Содержание счета-фактуры.

(1) Подрядчик должен подготовить счет на уровне контракта или запрос на оплату финансирования контракта в соответствии с инструкциями по составлению счета. Если работа по контракту санкционирована отдельным заказом задачи или заказом на поставку (TO / DO), счет-фактура или запрос на оплату финансирования контракта также должен включать сводку текущих и совокупных сумм, заявленных по видам затрат для каждого TO / DO и для общая сумма контракта, а также любые подтверждающие данные для каждого TO / DO, как указано в инструкциях.

(2) Счет-фактура или запрос на оплату финансирования контракта должны включать текущие и совокупные расходы по основным элементам затрат, таким как прямые затраты на оплату труда, накладные расходы, командировочные расходы, оборудование и другие прямые затраты. Что касается текущих затрат, каждый основной элемент затрат должен включать соответствующий вспомогательный график, указанный в инструкциях по составлению счета. Накопленные затраты представляют собой чистую сумму текущих затрат по видам затрат за период действия договора.

(d) Расходы субподрядчика.

(1) Плата по субподрядам должна быть дополнительно детализирована во вспомогательном графике, показывающем основные элементы затрат для каждого субподряда.

(2) В каждом конкретном случае, когда необходимо проверить разумность затрат субподрядчика, сотрудник по контрактам может потребовать, чтобы подрядчик получил от субподрядчика информацию о затратах в деталях, изложенных в параграфе (c) (2) этого раздела. Эта информация должна быть получена с помощью средств, обеспечивающих конфиденциальность субподрядчика (например, с помощью запечатанных конвертов), если субподрядчик выражает озабоченность по поводу конфиденциальной деловой информации (CBI).

(e) Срок действия индикации. Счета-фактуры или запросы на оплату финансирования контракта должны четко указывать период исполнения, за который запрашивается оплата. Отдельные счета или запросы на оплату финансирования контракта требуются для сборов, применимых к базовому контракту и каждому периоду опциона.

(f) Подача счета-фактуры.

(1) Несмотря на положения пункта настоящего контракта в FAR 52.216-7, допустимые затраты и платежи, счета-фактуры или запросы на оплату финансирования контракта должны представляться один раз в месяц, если не было продемонстрированной необходимости и одобрения сотрудником по контрактам дополнительных частые счета.При представлении на ежемесячной основе период, охватываемый счетами или запросами на платежи подрядчикам по финансированию, должен быть таким же, как период для ежемесячных отчетов о ходе работ, требуемых по настоящему контракту.

(2) Если сотрудник по контрактам разрешает подавать заявки чаще, чем ежемесячно, одна подача каждый месяц должна иметь тот же конечный период исполнения, что и ежемесячный отчет о проделанной работе.

(3) Если совокупные суммы в ежемесячном отчете о проделанной работе отличаются от совокупных сумм, заявленных в счетах-фактурах или запросах на платежи по финансированию контракта за тот же период, подрядчик должен предоставить сверку разницы как часть платежный запрос.

(g) Инструкции EPA по составлению счетов-фактур — SF 1034. Информация, которую подрядчик должен представить в своей Стандартной форме 1034, изложена следующим образом:

(1) Департамент, бюро или учреждение и местонахождение США — укажите названия и адрес финансового офиса, если в контракте специально не предусмотрено иное.

(2) Дата подготовки ваучера — укажите дату подготовки и подачи государственного ваучера.

(3) Номер и дата контракта / заказа на поставку — укажите номер и дату контракта и заказа на выполнение задания или заказа на доставку, если применимо, по которым запрашивается возмещение.

(4) Номер и дата заявки — оставьте поле пустым.

(5) Номер ваучера — введите соответствующий серийный номер ваучера. Для каждого нового контракта подрядчик должен использовать отдельную серию последовательных номеров, начиная с номера 1. Для счета-фактуры на корректировку напишите «[номер счета] #Adj» в номере ваучера. Для окончательного счета введите счет-фактуру номер F. Для счета-фактуры за завершение введите номер счета-фактуры #C.

(6) Регистрационный номер; Оплачивается; Дата получения счета — оставьте поле пустым.

(7) Условия скидки — введите условия скидки, если применимо.

(8) Номер счета получателя платежа — это место может использоваться подрядчиком для записи номера счета или работ, присвоенных контракту, или может быть оставлено пустым.

(9) Имя и адрес получателя платежа — укажите имя подрядчика точно так, как оно указано в контракте, и его правильный адрес, за исключением случаев, когда подрядчик выполняет уступку или право на получение платежа ограничено, как в случай авансового счета.Когда право на получение оплаты ограничено, тип информации, отображаемой в этом поле, должен быть предоставлен сотрудником по контрактам.

(10) Откуда отправлено; К; Вес Номер государственного коносамента — Вставка для контрактов на поставку.

(11) Дата поставки или услуги — укажите месяц, день и год, а также даты начала и окончания понесения затрат, требуемых для возмещения. Корректировки затрат за предыдущие периоды должны определять период, применимый к их возникновению, e.g., пересмотренные предварительные или окончательные ставки косвенных затрат, вознаграждение и т. д.

(12) Товары или услуги — Вставьте следующее: «Подробную информацию см. В Стандартной форме 1035, общая заявленная сумма переведена со страницы Стандартной формы 1035.» Вставьте «ВОЗМЕЩАЕМУЮ СТОИМОСТЬ — ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ОПЛАТА» или «НЕОПРЕДЕЛЕННОЕ КОЛИЧЕСТВО / НЕОПРЕДЕЛЕННАЯ ДОСТАВКА — ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ОПЛАТА» в промежуточные государственные ваучеры. Вставьте «ВОЗМЕЩАЕМУЮ СТОИМОСТЬ — ВАУЧЕР НА ЗАВЕРШЕНИЕ» или «ВАУЧЕР НА НЕОПРЕДЕЛЕННОЕ КОЛИЧЕСТВО / НЕОПРЕДЕЛЕННУЮ ДОСТАВКУ — ЗАВЕРШЕНИЕ» в публичный ваучер на завершение.Вставьте «ВОЗМЕЩАЕМЫЕ РАСХОДЫ — ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ ВАУЧЕР» или «НЕОПРЕДЕЛЕННОЕ КОЛИЧЕСТВО / НЕОПРЕДЕЛЕННАЯ ДОСТАВКА — ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ ВАУЧЕР» в окончательный публичный ваучер. Вставьте следующее свидетельство, подписанное уполномоченным лицом, на лицевую сторону Стандартной формы 1034:

«Я подтверждаю, что все запрошенные платежи предназначены для соответствующих целей и в соответствии с соглашениями, изложенными в контракте».

(ФИО должностного лица)

(Заголовок)

(13) Количество; Цена за единицу — Вставка для контрактов на поставку.

(14) Сумма — укажите требуемую сумму за период, указанный в подпункте (g) (11) настоящего пункта.

(h) Инструкции EPA по составлению счетов-фактур — SF 1035. Информация, которую подрядчик должен представить в своей Стандартной форме 1035, изложена следующим образом:

(1) Департамент, бюро или учреждение США — укажите название и адрес финансового офиса обслуживания.

(2) Номер ваучера — вставьте номер ваучера, как показано в Стандартной форме 1034.

(3) Номер расписания — оставьте пустым.

(4) Номер листа — введите номер листа, если в числовой последовательности используется более одного листа. Используйте столько листов, сколько необходимо для отображения необходимой информации.

(5) Номер и дата заказа — укажите имя и адрес получателя платежа, как в Стандартной форме 1034.

(6) Товары или услуги — укажите номер контракта, как в Стандартной форме 1034.

(7) Сумма — укажите последнюю оценочную стоимость, комиссию (фиксированную, базовую или вознаграждение, если применимо), общую стоимость контракта, а также сумму и тип подлежащего уплате сбора (если применимо).

(8) Краткое изложение заявленных текущих и совокупных затрат и сборов по основным элементам затрат — Включите ставку (ставки), по которой испрашиваются косвенные затраты, и укажите основу для каждой, указав строку затрат, к которой каждый применяется. Ставки, выставляемые в счет-фактурах, должны быть такими, как указано в контракте или в соглашении о ставках, согласованном группой по согласованию затрат и ставок EPA.

(9) Комиссия — Комиссия определяется в соответствии с инструкциями, содержащимися в контракте.

Примечание к пункту (h) — Суммы, заявленные по ваучерам, должны основываться на записях, которые ведет подрядчик, чтобы показать по основным элементам затрат суммы, истребуемые для возмещения по каждому применимому контракту.Записи должны вестись на основе финансового года подрядчика и должны включать сверку любых различий между понесенными затратами и суммами, требуемыми для возмещения. Также следует вести меморандумную запись, в которой сверяются заявленные общие косвенные расходы.

(i) Вспомогательные графики для контрактов на возмещение затрат. Следующая резервная информация требуется в качестве приложения к счету, как показано по категориям затрат:

(1) Непосредственный труд — укажите количество часов (по категориям и общему количеству сотрудников подрядчика) и общее количество загруженных прямых рабочих часов, выставленных в счете за период в счете-фактуре.

(2) Ставки косвенных затрат — укажите место возникновения затрат, ставку косвенных затрат, период и базу затрат, к которой она применяется.

(3) Субподряды — Определите основные элементы затрат для каждого субподряда.

(4) Прочие прямые затраты — Если стоимость отдельных затрат (например, фотокопирование, материалы и расходные материалы, использование телефона) превышает 1000 долларов за период выставления счета, предоставьте подробное объяснение этой категории затрат.

(5) Оборудование, приобретаемое подрядчиком (если это разрешено контрактом) — укажите количество, цену за единицу и общую сумму в долларах по позициям.

(6) Программное обеспечение, приобретенное подрядчиком (если это разрешено контрактом) — укажите количество, цену за единицу и общую сумму в долларах США по позициям.

(7) Путешествие — Когда командировочные расходы превышают 2000 долларов за период выставления счета, укажите по поездке, количеству путешественников, продолжительности поездки, пункту отправления, пункту назначения, цели поездки, транспортировке по цене за единицу, суточным ставкам в день. базовая и общая сумма в долларах. Подробная отчетность не требуется для местных поездок. Способ поломки, e.g., основа заказа задания / заказа на доставку с / без управления отдельной программой, срок контракта будет указан в инструкциях по контракту.

Примечание к пункту (i)

— Любые расходы, требующие предварительного согласия сотрудника по контрактам, будут считаться ненадлежащими и будут отклонены, если заявлены до получения согласия сотрудника по контрактам. Включите общую заявленную стоимость за текущий и совокупный текущие периоды. После общей заявленной суммы укажите сводные суммы в долларах, не разрешенные по контракту на дату выставления счета.Также включите объяснение изменений в совокупных затратах, запрещенных путем рассмотрения каждой корректировки с точки зрения: номера ваучера, даты, суммы в долларах, источника и причины корректировки. Запрещенные затраты должны быть указаны в недопустимых счетах в системе бухгалтерского учета подрядчика.

(j) Вспомогательные графики для контрактов на время и материалы. Следующая резервная информация требуется в качестве приложения к счету, как показано по категориям затрат:

(1) Непосредственный труд — Определите количество часов (по категории и общему количеству сотрудников подрядчика) и общее количество прямых рабочих часов, выставленных в счет за период, указанный в счете.

(2) Субподряды — Определите основные элементы затрат для каждого субподряда.

(3) Прочие прямые затраты — когда стоимость отдельных затрат (например, фотокопирование, материалы и расходные материалы, использование телефона) превышает 1000 долларов за период выставления счета, предоставьте подробное объяснение этой категории затрат.

(4) Ставки косвенных затрат — укажите место возникновения затрат, ставку косвенных затрат, период и базу затрат, к которой она применяется.

(5) Оборудование, приобретенное подрядчиком — укажите количество, цену за единицу и общую сумму в долларах по позициям.

(6) Программное обеспечение, приобретенное подрядчиком — укажите количество, цену за единицу и общую сумму в долларах по позициям.

(7) Путешествие — Когда командировочные расходы превышают 2000 долларов за период выставления счета, укажите по поездке, количеству путешественников, продолжительности поездки, пункту отправления, пункту назначения, цели поездки, транспортировке по цене за единицу, суточным ставкам в день. базовая и общая сумма в долларах. Подробная отчетность не требуется для местных поездок. Способ разбивки, например, порядок задания / порядок доставки с / без отдельного управления программой, период контракта будет указан в инструкциях по контракту.

Примечание к пункту (j)

— Любые расходы, требующие предварительного согласия сотрудника по контрактам, будут считаться ненадлежащими и будут отклонены, если заявлены до получения согласия сотрудника по контрактам. Включите общую заявленную стоимость за текущий и совокупный текущие периоды. После общей заявленной суммы укажите сводные суммы в долларах, не разрешенные по контракту на дату выставления счета. Также включите объяснение изменений в совокупных затратах, запрещенных путем рассмотрения каждой корректировки с точки зрения: номера ваучера, даты, суммы в долларах, источника и причины корректировки.Запрещенные затраты должны быть указаны в недопустимых счетах в системе бухгалтерского учета подрядчика.

(k) Ваучеры на корректировку. Ваучеры на корректировку должны быть представлены, если были получены окончательные косвенные ставки, но ставки не на весь период исполнения. Например, базовый период производительности рассчитан на календарный год, а ваши косвенные ставки — на финансовый год. Следовательно, только часть базового периода может быть скорректирована с учетом применимых окончательных косвенных ставок. Эти счета-фактуры должны быть помечены словом «adj» после номера счета-фактуры.

(l) Заключительные купоны. Окончательные ваучеры должны быть представлены, если окончательные расценки были получены за весь период исполнения. Например, базовый период производительности рассчитан на календарный год, а ваши косвенные ставки — на финансовый год. Вы получили окончательные ставки для всего базового периода, охватывающего оба финансовых года, охватывающих базовый период. В соответствии с FAR 52.216-7, эти счета должны быть представлены в течение 60 дней после расчета окончательных ставок косвенных затрат.Они должны быть помечены словом «Окончательный» или «F» после номера счета-фактуры. Из-за системных ограничений номер счета-фактуры не может содержать более 11 символов, включая пробелы.

(m) Ваучеры на завершение работ. В соответствии с FAR 52.216-7 (d) (5), ваучер на завершение работ должен быть представлен в течение 120 дней (или дольше, если он утвержден в письменной форме сотрудником по контрактам) после расчета окончательных годовых ставок косвенных затрат за все годы физического полный договор. В ваучере должны быть указаны рассчитанные суммы и ставки.Он должен включать расчетные суммы и ставки субподряда. Генеральный подрядчик несет ответственность за расчет сумм и ставок субподрядчика, включенных в счет за завершение работ. Поскольку счета EPA должны выставляться за период выполнения, подрядчик должен иметь счет за выполнение за каждый год периода выполнения. Этот ваучер должен быть представлен сотруднику по контрактам для рассмотрения и утверждения до того, как будет произведена окончательная оплата по контракту. Сотрудник по контрактам может запросить аудит ваучеров на завершение работ до того, как будет произведена окончательная оплата.Кроме того, после утверждения контрактный специалист запросит соответствующие закрывающие документы для контракта. Для контрактов, по которым счет-фактура выставляется отдельно по доставке или заказу задачи, предоставьте график, показывающий окончательные общие затраты, заявленные по доставке или заказу задачи, и в целом по контракту. В дополнение к ваучеру на завершение работ подрядчик должен предоставить разрешение Подрядчика; Освобождение Цессионария, если применимо; Назначение Подрядчиком возмещений, скидок, кредитов и других сумм; Назначение Цессионарием возмещений, скидок, кредитов и других сумм, если применимо; и Аффидевит Подрядчика об отказе от права удержания, если это требуется по контракту.

Альтернатива I (МАЙ 2019 г.) Как предписано в 1532.908, заменить следующие параграфы (c) (1) и (2) на параграфы (c) (1) и (2), если они используются в некоммерческом контракте типа времени и материалов. :

Соблюдение законов Калифорнии о заработной плате и продолжительности рабочего времени

Обзор

Работодателям может быть сложно ориентироваться в широком диапазоне сложных законов Калифорнии. Эта статья предназначена для того, чтобы помочь установить и управлять практикой компенсации в соответствии с законодательством штата Калифорния о выплате заработной платы и продолжительности рабочего времени.В статье обсуждаются основные источники законов и постановлений, экономическое обоснование соблюдения этих законов и постановлений, а также роль специалистов по персоналу в оказании помощи своим организациям в этом.

Кроме того, в статье исследуются отношения работодателя и работника с точки зрения стандартов заработной платы Калифорнии, а также подробно излагаются правила, касающиеся законов о выплате заработной платы, таких как минимальная заработная плата, удержания из заработной платы и правила окончательной оплаты труда, а также законы о рабочем времени в Калифорнии, включая время в пути и перерывы.

Хотя в этой статье основное внимание уделяется соблюдению законодательства Калифорнии, работодатели всегда должны консультироваться с федеральными законами, а также законами штата относительно заработной платы и рабочего времени. См. Отдел заработной платы и часов Министерства труда США

Справочная информация

Выплата заработной платы и рабочего времени сотрудников в Калифорнии регулируется сложным набором законодательных актов, нормативных актов, толкований и прецедентов. Законы штата и правила в отношении заработной платы изложены в различных положениях Трудового кодекса Калифорнии и в приказах о заработной плате Государственной комиссии по благосостоянию в промышленности (IWC).Хотя IWC в настоящее время не работает, приказы штата о заработной плате по-прежнему исполняются Калифорнийским отделом по соблюдению трудовых стандартов (DLSE).

Основной вопрос для работодателей заключается в том, подпадают ли они под действие закона Калифорнии в отношении выплаты заработной платы. Как правило, работодателем в Калифорнии считается бизнес-операция, зарегистрированная в Калифорнии и имеющая хотя бы одного сотрудника, работающего в Калифорнии. Назначение работодателя в Калифорнии применяется, даже если штаб-квартира организации находится в другом месте и имеет только филиал или другое физическое местонахождение в штате — или, в некоторых случаях, даже если у нее нет офисов в штате, но есть хотя бы один сотрудник, работающий в этом штате.Тип бизнеса не имеет значения; это может быть, например, корпорация или индивидуальное предприятие, ООО, товарищество и т. д. См. Ведение бизнеса в Калифорнии.

Работодатели также должны учитывать сотрудников из Калифорнии, работающих за пределами штата. Например, работодатели, расположенные в Калифорнии, могут иметь удаленных сотрудников, которые живут и работают в других штатах; эти сотрудники обычно не подпадают под действие законов Калифорнии о заработной плате и часах, если они не находятся в Калифорнии. Однако Верховный суд Калифорнии постановил, что бизнес со штаб-квартирой в Калифорнии, который нанимает жителей другого штата для временного посещения Калифорнии по работе, может в определенных случаях подпадать под действие Трудового кодекса Калифорнии ( Sullivan v.Oracle Corp. , 51 Cal. 4-й 1191 2011 г.). Остается без ответа, будут ли суды применять трудовой кодекс к компаниям со штаб-квартирой за пределами Калифорнии, которые отправляют сотрудников на работу в Калифорнию. При отправке сотрудников в Калифорнию для краткосрочных заданий настоятельно рекомендуется получить юридические консультации. См. Какие правила сверхурочной работы применяются к сотрудникам, не проживающим в штате Калифорния, но время от времени выполняющим работу в штате Калифорния в калифорнийской компании?

Бизнес-модель

Несмотря на то, что федеральные правила и правила штата во многом совпадают, есть и некоторые важные различия.Соблюдение законов и постановлений Калифорнии о выплате заработной платы и продолжительности рабочего времени может быть пугающим; однако соблюдение требований имеет решающее значение. Работодатели, нарушающие законы о заработной плате и продолжительности рабочего времени, могут понести значительные расходы, включая гражданские убытки, возмещение гонораров адвокатам и другие судебные издержки, денежные штрафы и исполнительные производства, финансируемые правительством штата. Кроме того, руководители, которые разрабатывают или реализуют стратегии обхода закона, могут нести индивидуальную ответственность, которая может не покрываться страховкой ответственности. См. Вы лично находитесь на крючке из-за нарушений заработной платы и рабочего времени? и Калифорния ужесточает законы о воровстве заработной платы.

Роль HR

Специалисты по персоналу помогают своим организациям, обеспечивая соблюдение широкого спектра федеральных и государственных законов и нормативных актов. Помимо понимания федеральных законов о заработной плате, специалисты по персоналу, чьи организации ведут бизнес в Калифорнии, должны знать законы штата о заработной плате и часах.

Роль

HR включает обеспечение соответствия политики и практики работодателя различным законам Калифорнии по этому вопросу.Хотя расчет заработной платы может быть функцией, которая подчиняется другим отделам, помимо HR, или передается на аутсорсинг, тем не менее, это функция, которая тесно связана с человеческими ресурсами. HR часто отвечает за разработку политики, обеспечивающей выплату сотрудникам того, что им причитается и когда это причитается. HR также предоставляет рекомендации по деятельности, связанной с выплатой и регистрацией заработной платы, заработной платы, премий, чистой заработной платы и удержаний сотрудников. Таким образом, специалисты по персоналу должны хорошо знать и понимать законы Калифорнии о заработной плате, применимые к их конкретной организации. См. 10 страшных законов, влияющих на работодателей Калифорнии.

Охват работодателя / сотрудника

Верховный суд Калифорнии в деле Martinez v. Comb, 49 Cal.4th 35 (2010) принял определение работодателя, изложенное IWC. Работодатель — это тот, кто выполняет одно из следующих действий:

• Осуществляет контроль над заработной платой, часами или условиями труда сотрудника.
• Страдает или разрешает сотруднику работать.
• Нанимает сотрудника, тем самым создавая гражданские трудовые отношения.

Независимые подрядчики. При определении того, является ли работник наемным работником или независимым подрядчиком, DLSE в Калифорнии исходит из предположения, что лицо, оказывающее услуги другому, является сотрудником того лица, для которого предоставляются услуги.

Чтобы рассматривать кого-либо в качестве независимого подрядчика, Калифорния применяет трехфакторный «тест ABC» для большинства профессий. См. Раздел Как узнать, считается ли физическое лицо сотрудником или независимым подрядчиком в Калифорнии? и Независимый подрядчик против сотрудника для получения дополнительной информации.

Члены семьи. Супруг (а), родитель или ребенок работодателя, зарегистрированный в качестве индивидуального предпринимателя или партнерства в Калифорнии, обычно исключается из определения наемного работника и, следовательно, не подпадают под действие законов о заработной плате.

Стажеры. Что касается того, можно ли классифицировать человека как неоплачиваемого стажера и, таким образом, не подпадать под действие правил заработной платы и рабочего времени, DLSE занял позицию, согласно которой он будет рассматривать шесть различных факторов, чтобы сделать эту оценку:

• Обучение на месте, аналогичное предоставляется профессионально-техническое училище.
• Обучение проводится в интересах студента или стажера.
• Стажеры не вытесняют штатных сотрудников и работают под строгим контролем.
• Работодатель не получает немедленной выгоды от деятельности стажеров, и в некоторых случаях его деятельность может быть затруднена.
• Стажеры не обязательно имеют право на работу по окончании периода обучения.
• Стажеры и работодатель понимают, что стажеры не имеют права на заработную плату за время, потраченное на обучение.

См. Заключение DLSE: Программа образовательной стажировки

В 2018 году Министерство труда США (DOL) приняло «тест основного бенефициара» для определения того, являются ли стажеры сотрудниками, что отличается от рекомендаций DLSE в соответствии с законодательством штата. Работодатели должны гарантировать, что при отнесении неоплачиваемых стажеров к стажерам учитываются как федеральные законы, так и законы штата. См. Информационный бюллетень № 71: Программы стажировки в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах.

Стандарты заработной платы

Трудовой кодекс Калифорнии определяет стандарты заработной платы, влияющие на работников как в частном, так и в государственном секторах.Эти стандарты могут включать, среди прочего, методы расчета и выплаты заработной платы служащим, удержания из заработной платы, уведомления и ведение записей, установление государственной минимальной ставки заработной платы и определение отработанного времени. В дополнение к различным законам штата, Калифорния имеет приказы о заработной плате, регулирующие заработную плату, часы и условия труда для различных профессий, профессий и отраслей. См. Какой заказ IWC? Работодатели в Калифорнии должны рассматривать приказы о заработной плате и трудовой кодекс вместе и обеспечивать их соблюдение.

Заработная плата определяется в Разделе 200 Трудового кодекса как «все суммы за труд, выполняемый работниками любого профиля, независимо от того, является ли сумма фиксированной или установленной на основе стандарта времени, задания, сдельной, комиссионной основы или другого метода расчета».

Справедливая оплата

Закон Калифорнии о справедливой оплате труда требует от работодателей продемонстрировать, что любые различия в оплате труда между мужчинами и женщинами, выполняющими «практически одинаковую» работу, основаны на ограниченном количестве приемлемых факторов, включая трудовой стаж, образование, и «количество или качество производства» товаров.Закон о заработной плате и равенстве внес дополнительные поправки в трудовой кодекс и запрещает работодателям выплачивать работникам одной расы или этнической принадлежности более низкую заработную плату, чем работникам другой расы или этнической принадлежности. См. Предприятия Калифорнии борются с Законом о справедливой оплате труда год спустя, а Законодательный орган Калифорнии добавляет дополнительные элементы защиты Закона о справедливой оплате труда.

Минимальная заработная плата

Одна из ключевых ролей DLSE — регулирование минимальной заработной платы для почасовых работников в Калифорнии.Хотя есть некоторые исключения, почти все сотрудники в Калифорнии должны получать зарплату не ниже минимальной заработной платы, как того требуют законы штата или конкретной юрисдикции. Начиная с 2017 года, минимальная заработная плата в штате Калифорния для всех отраслей будет ежегодно увеличиваться в зависимости от размера работодателя. Для получения информации о текущих минимальных ставках заработной платы см. DLSE: Minimum Wage. Существуют также местные постановления, которые предусматривают более высокую минимальную заработную плату в определенных городах и округах Калифорнии, и работодатели должны обеспечить соблюдение самой высокой применимой минимальной ставки заработной платы в зависимости от того, где сотрудники работают в Калифорнии. См. Почему научиться считать до 26 стало важным в Калифорнии и Приказ IWC о минимальной заработной плате.

Соблюдение государственного закона о минимальной заработной плате является обязанностью всех работодателей и не может быть отменено никаким соглашением, включая коллективные договоры. Любые правовые акты, разработанные для защиты сотрудников, не могут быть нарушены по соглашению между работодателем и работником.

Есть некоторые исключения из минимальной заработной платы. Следующие сотрудники не подпадают под требования минимальной заработной платы:

• Физические лица, являющиеся родителями, супругами или детьми работодателя.

• Стажеры, регулярно работающие по контрактам в соответствии с Калифорнийским отделом стандартов ученичества.

Более низкая минимальная заработная плата применяется для следующих сотрудников:

• Учащиеся, независимо от возраста, могут получать 85 процентов от государственной минимальной заработной платы, округленной до ближайших 5 центов, в течение первых 160 часов работы. в профессиях, в которых у них нет предыдущего опыта.

• В некоторых особых случаях определенные типы работников с ограниченными возможностями могут получать оплату по ставке ниже минимальной заработной платы с разрешения DLSE.Для этого работодатели должны получить лицензии DLSE. Однако некоммерческая организация, такая как закрытая мастерская или реабилитационный центр, может получить специальную лицензию на оплату субминимальных ставок, не требуя индивидуальных разрешений для сотрудников с ограниченными возможностями.

• Соответствующие критериям сотрудники учащихся, консультанты лагерей и консультанты программ организованных лагерей могут получать субминимальную заработную плату. См. Трудовой кодекс штата Калифорния, раздел 1182.4.

Чаевые

«Чаевые» определены в трудовом кодексе как «чаевые, чаевые или деньги, которые были выплачены, переданы или оставлены сотруднику покровителем бизнеса сверх фактическая сумма, причитающаяся за оказанные услуги или за товары, еду, напитки или предметы, проданные или обслуживаемые покровителями.Сюда также входит любая сумма, выплачиваемая патроном танцовщице напрямую. «Закон Калифорнии» запрещает работодателям и их агентам делиться или удерживать какую-либо часть чаевых, оставленных или переданных одному или нескольким сотрудникам патроном. Кроме того, для работодателей незаконно производить удержания из заработной платы из чаевых или использовать чаевые в качестве прямых или косвенных кредитов в счет заработной платы работника. Закон также гласит, что чаевые являются исключительной собственностью работника или служащих, которым они выплачиваются.»

Работодатель не имеет права делать какие-либо вычеты за плату за обработку кредитной карты или расходы, которые взимаются с работодателя компанией-эмитентом кредитной карты. Работодатель должен выплатить работнику полную сумму чаевых, указанную при оплате кредитной картой. Кроме того, выплата чаевых, сделанная патроном с помощью кредитной карты, должна быть выплачена сотруднику не позднее следующего обычного дня выплаты жалованья, следующего за датой, когда патрон санкционировал платеж по кредитной карте.

Трудовой кодекс Калифорнии допускает принудительные чаевые. объединение.Работодатель может потребовать от сотрудников поделиться советами с другими сотрудниками, обслуживающими ресторан. В связи с этим DLSE сообщает, что, когда действует договоренность об объединении чаевых, чаевые должны распределяться между сотрудниками, которые обеспечивают «прямое обслуживание столов». В число таких сотрудников могут входить не только официанты и официантки, но и официанты, бармены, хозяева и хозяйки, метрдотели. К сотрудникам, которые не обслуживают столик напрямую и которые не входят в пул чаевых, относятся посудомоечные машины, повара и повара; однако в ресторанах, где повара готовят еду за столиками посетителей, повара могут участвовать в накоплении чаевых.Накопление чаевых не может быть использовано для компенсации владельцам, менеджерам или руководителям бизнеса, даже если такие люди предоставляют постоянное обслуживание посетителей. См. Политика еженедельного объединения чаевых не нарушает Трудовой кодекс Калифорнии.

Обязательная плата за обслуживание требует особого внимания. Обязательная плата за обслуживание — это сумма, которую патрон должен заплатить в соответствии с договорным соглашением или определенной требуемой суммой услуги, указанной в меню заведения. Примером обязательной платы за обслуживание, которая является договорным соглашением, является 10-процентная или 15-процентная надбавка, добавляемая к стоимости банкета.Такие платежи считаются суммами, которые патрон причитается заведению, и не являются денежными вознаграждениями, добровольно оставленными для сотрудников. Следовательно, когда работодатель полностью или частично распределяет плату за обслуживание среди своих сотрудников, распределение может производиться по усмотрению работодателя, и плата за обслуживание, которая будет бонусом, будет включена в обычную почасовую ставку оплаты труда, когда расчет сверхурочной оплаты.

См. Советы и чаевые DLSE и Калифорнийские работодатели: плата за обслуживание может привести к дорогостоящим ошибкам.

Сдельная оплата

Сдельная оплата определяется как работа, оплачиваемая по установленной ставке за единицу. Сдельная ставка должна основываться на установленной сумме, уплаченной за выполнение задания или изготовление единицы товара. Сдельная оплата труда должна равняться минимальной заработной плате штата за все отработанные часы или превышать ее. См. Сдельная компенсация — Раздел 226.2 Трудового кодекса (AB 1513).

Поощрительная выплата

Помимо почасовой оплаты труда и оклада работодатели используют методы компенсации, такие как премии, которые основываются на результатах работы отдельного сотрудника, подразделения или всей организации.Когда поощрительная выплата выплачивается не освобожденному от налогов сотруднику и не является дискреционной, она включается в обычную ставку оплаты труда сотрудника для целей оплаты сверхурочных. Бонус считается дискреционным, если работодатель присуждает его по собственному усмотрению, не объявляется заранее и не является ожидаемым для сотрудников. Бонус является недискреционным, если он объявлен заранее, работодатель с самого начала определяет стандарты, необходимые для получения бонуса, на основе соответствия определенным критериям, сотрудники ожидают получить бонус, если они соответствуют критериям, и критерии основаны на по таким вещам, как производительность, посещаемость и эффективность. См. В чем разница между дискреционным и недискреционным бонусом?

Если сотрудник увольняется до выполнения условий бонуса, он, возможно, имеет право на взыскание, по крайней мере, пропорциональной доли обещанной суммы при определенных обстоятельствах. Если сотрудник увольняется до выплаты бонуса, ему может быть отказано в бонусе, если продолжение работы является требованием для получения бонуса. Аналогичным образом, сотруднику, уволенному по причине, связанной с его или ее неправомерным поведением, также может быть отказано в бонусе, если бонусный план работодателя предусматривает отказ в таких обстоятельствах. См. Как в штате Калифорния обрабатываются комиссионные и премиальные выплаты сотрудникам, увольняющимся с работы?

В деле Prachasaisoradej v. Ralphs Grocery Company Inc. , 42 Cal.4th 217 (2007) Верховный суд Калифорнии отклонил аргумент работника о том, что план дополнительных поощрительных бонусов работодателя нарушает трудовое законодательство Калифорнии, поскольку бонусы по плану были рассчитаны после уменьшения прибыли магазина на такие затраты, как компенсация рабочих, нехватка денежных средств и товарные убытки.Верховный суд Калифорнии установил, что сотрудники не ожидали компенсации до тех пор, пока не будет определена прибыльность магазина. Соответственно, начисление дополнительной премии на основе чистой прибыли не было «незаконным возмещением» деловых расходов из заработной платы работника. Суд заявил, что результат мог бы быть другим, если бы это был план комиссионных компенсаций, в котором комиссионные составляли основную часть компенсации, выплачиваемой работнику.

Комиссионное вознаграждение

Комиссионное вознаграждение как форма компенсации узко определяется в Калифорнии.Сотрудники, получающие комиссионные, должны в основном участвовать в продаже (а не в производстве) продукта или услуги, а компенсация должна основываться на определенном проценте от цены проданного продукта или услуги.

Работодатели, использующие структуру вознаграждения на основе комиссионных, должны знать особые правила Калифорнии. Ниже приведены некоторые ключевые части правил:

Все работодатели, ведущие бизнес в Калифорнии, должны составлять письменные контракты для любых соглашений с работниками, которые предусматривают комиссионные в качестве метода оплаты услуг, в соответствии с разделом 2751 Трудового кодекса с поправками, внесенными AB 2675 и AB 1396, относящийся к договорам комиссии за продажу.Работодатели также должны предоставить подписанную копию контракта каждому сотруднику, на которого распространяется соглашение о комиссии; должен получить подписанную квитанцию ​​о заключении контракта от каждого сотрудника; и должен объяснять метод, время и способ оплаты. См. Есть ли в штате Калифорния особые правила в отношении выплаты комиссионных в качестве формы компенсации? и Каковы требования в штате Калифорния к письменным контрактам для сотрудников, получающих комиссионные?

Комиссионные — это форма заработной платы в Калифорнии.Согласно Трудовому кодексу заработная плата должна выплачиваться в течение определенного времени после ее получения. Уволившимся или уволенным сотрудникам, как правило, должна быть выплачена последняя заработная плата в последний день работы, если только сотрудник не подал уведомление об увольнении более чем за 72 часа. Однако есть исключение из правила об окончательной выплате заработной платы: если невозможно рассчитать премию или комиссию по окончании работы человека, работодатель должен выплатить заработанную премию или комиссию, когда это разумно. расчет.

Отчисления и выплаты

Закон штата Калифорния строго запрещает любые удержания из заработной платы сотрудника, которые не разрешены сотрудником в письменной форме или не разрешены законом. См. Каковы правила в Калифорнии относительно удержаний из заработной платы? и DLSE: удержания из заработной платы.

Вычеты

Закон штата Калифорния четко гласит, что работодатель может законно удерживать суммы из заработной платы работника только при следующих условиях:

• Когда это требуется или уполномочено законом штата или федеральным законом.
• Когда вычет прямо разрешен в письменной форме сотрудником для покрытия страховых взносов за медицинское обслуживание, взносов в план вознаграждений или других сумм, которые не являются скидками из заработной платы сотрудника.
• Когда вычет для покрытия медицинских, социальных или пенсионных взносов прямо разрешен соглашением о заработной плате или коллективным договором.

В большинстве других случаев Раздел 221 Трудового кодекса запрещает работодателям «получать» заработную плату, выплачиваемую работникам. Другими словами, работодатели, как правило, не могут удерживать удержания из заработной платы сотрудников.

Возможность работодателя удерживать суммы из заработной платы работника из-за нехватки денежных средств, поломки или потери оборудования или в результате переплаты конкретно регулируется приказами IWC и ограничивается судебными решениями. См. Может ли работодатель в Калифорнии взыскать с сотрудников переплату заработной платы?

Работодатель не может по закону производить удержания из заработной платы работника, если в результате ошибки или несчастного случая возникает нехватка денежных средств, поломка или потеря имущества или оборудования компании.Суды Калифорнии постановили, что убытки, возникшие не по вине работника или по простой небрежности, неизбежны практически в любой деловой операции, и поэтому работодатель должен нести такие убытки, как расходы на ведение бизнеса.

Однако есть исключения в некоторых приказах о заработной плате. Работодатель может делать такие вычеты из заработной платы работника, если он может доказать, что нехватка денежных средств, поломка или потеря оборудования были вызваны нечестным или умышленным действием или грубой халатностью работника.Имейте в виду, что исключением является , а не , признанный трудовым кодексом, и работодатель должен проконсультироваться с юрисконсультом, прежде чем действовать.

Гарнитуры

Организациям разрешается делать вычеты из зарплаты сотрудника в целях выполнения судебных постановлений о банкротстве и наложения на него наложений (обычно для алиментов на ребенка или супруга). В соответствии с разделом 224 Трудового кодекса работодатель не может уволить работника из-за угрозы удержания заработной платы или из-за того, что заработная плата работника подверглась задержанию для выплаты одного судебного решения.

В соответствии с разделом 706.050 Гражданского процессуального кодекса максимальная сумма располагаемого дохода физического лица, на которую распространяется запрет на удержание в течение любой рабочей недели, не может превышать меньшее из следующих значений:

• 25 процентов располагаемого дохода физического лица ( часть заработка, которая остается после вычета всех сумм, удерживаемых по закону) за эту неделю.
• 50 процентов суммы, на которую располагаемый заработок человека за эту неделю превышает 40-кратную минимальную почасовую заработную плату штата, действующую на момент выплаты заработка.Если должник по судебному решению работает в месте, где местная минимальная почасовая оплата превышает минимальную почасовую заработную плату штата, для расчета используется местная минимальная почасовая оплата, действующая на момент выплаты заработной платы.

Освобождение от уплаты налогов

Работодатели могут делать вычеты из заработной платы освобожденного работника за отсутствие на работе только при определенных условиях. Эти условия находятся в прямой зависимости от причины отсутствия работника и времени отпуска, которое работодатель решает предоставить, например, оплачиваемого отпуска по болезни или оплачиваемого отпуска.В то время как штат в целом принимает федеральные руководящие принципы FLSA по удержанию заработной платы освобожденных от уплаты налогов сотрудников, конкретные рекомендации для штата можно найти в Разделе 51.6 Руководства по обеспечению соблюдения DLSE.

Работодатели могут делать вычеты из имеющегося оплачиваемого свободного времени (PTO) освобожденного сотрудника с частичным или полным дневным приращением, когда сотрудник отсутствует по личным причинам или из-за болезни. Однако после того, как весь доступный PTO исчерпан, работодатель не может по закону удерживать заработную плату освобожденного сотрудника за отсутствие на работе менее одного дня. См. Могут ли работодатели Калифорнии требовать, чтобы освобожденные от уплаты налогов сотрудники использовали оплачиваемый отпуск для неполного рабочего дня?

Прекращение работы в праздничные дни

Многие работодатели прекращают свою деятельность в связи с праздниками. Это не проблема заработной платы для сотрудников, не пользующихся льготами, которым просто платят за часы, которые они отработали. Но освобожденным от налогообложения работникам должна выплачиваться заработная плата, которая не может быть уменьшена за счет неиспользованных дней из-за решения работодателя закрыть свои бизнес-операции во время отпуска.

Возможно, если работодатель предоставит уведомление не менее чем за 90 дней, он может обязать использовать любой накопленный, но неиспользованный отпуск, чтобы покрыть дни простоя и гарантировать, что освобожденный работник получит заработную плату за полную неделю без сокращения. Работодатели должны принять к сведению, что существует юридический спор относительно того, является ли уведомление за девять или три месяца достаточным. Если у работника нет достаточного накопленного, но неиспользованного отпуска, работодатель может авансировать отпуск. См. Внутренний меморандум DLSE .

Часы, отработанные в праздничные, субботние и воскресные дни, рассматриваются как часы, отработанные в любой другой день недели. Закон штата Калифорния не требует, чтобы частный работодатель предоставлял своим сотрудникам оплачиваемый отпуск, закрывал свой бизнес в любой праздничный день или чтобы сотрудникам был предоставлен выходной для любого конкретного праздника. См. Какие правила применяются в отношении отключения по праздникам в штате Калифорния?

Кроме того, в законе нет ничего, что обязывало бы работодателя выплачивать работнику специальный страховой взнос за работу, выполняемую в праздничный, субботний или воскресный период, кроме надбавки за сверхурочную работу, необходимой для работы, выполняемой более восьми часов в рабочий день или 40 часов в рабочую неделю или другие правила сверхурочной работы.

Кроме того, ничто в законодательстве штата не требует, чтобы работодатель закрыл свой бизнес в любой конкретный день. Работодатель должен выбрать, в какие дни, если таковые имеются, он решит быть открытым или закрытым для работы.

Сроки и способ оплаты

Большинство сотрудников должны получать зарплату не менее двух раз в течение каждого календарного месяца в дни, заранее обозначенные как обычные дни зарплаты. Работодатели должны установить регулярный день выплаты жалованья и разместить уведомление с указанием дня, времени и места выплаты. См. DLSE: Расчетные дни, периоды выплаты заработной платы и окончательная заработная плата.

Порядок оплаты

Работодатель может платить сотрудникам наличными, чеками, выплачиваемыми по требованию без скидки или комиссии, или, с добровольного согласия сотрудника, путем прямого депозита на счет в финансовом учреждении, принадлежащем сотруднику. выбор.

Кроме того, работодатель может выплачивать заработную плату работнику через программу расчетных карт, если выполняются все следующие требования:

• Работодатель получил добровольное письменное согласие работника на получение заработной платы по расчетной карте.Перед получением согласия работодатель должен предоставить работнику на языке, который работодатель обычно использует для передачи информации о занятости работнику, следующую информацию:
• Описание на понятном языке вариантов получения заработной платы работником. .
• Положения и условия счета платежной карты, включая четкий, заметный и полный подробный список, в форме, которую сотрудник может сохранить для своих записей, любых сборов, которые могут быть списаны со счета платежной карты сотрудника эмитент.
• Список услуг, доступных сотруднику.
• Работодатель не сделал участие в программе зарплатных карт условием приема на работу или продолжения работы.
• Работодатель предложил работнику — а работник отказался — как возможность получения заработной платы прямым переводом на депозитный счет по выбору работника, так и возможность получения оплаты бумажным чеком.
• Работодатель удовлетворяет просьбу работника об изменении метода получения заработной платы со счета платежной карты на другой, разрешенный законом, в течение двух периодов выплаты заработной платы с момента запроса.
• Деньги должны быть доступны сразу в день выплаты жалованья. Сотрудник должен иметь возможность снять всю уплаченную сумму.
• Кроме того, договор по зарплатной карте между работодателем и эмитентом требует, чтобы эмитент предоставил работнику бесплатно для работника следующее:
• Право на как минимум одно снятие средств с банкомата за период оплаты. автомат (банкомат).
• Как минимум один способ вывода всей суммы заработной платы за каждый платежный период.
• Периодическая выписка не реже одного раза в месяц или не реже одного раза в три месяца, если есть остаток на платежной карте, но нет активности на счете зарплатной карты.

Срок действия средств на счете платежной карты не истекает, но счет может быть закрыт из-за бездействия — с разумным уведомлением сотрудника — до тех пор, пока оставшиеся средства на счете возвращаются сотруднику бесплатно. Если срок действия платежной карты истекает, эмитент должен предоставить сотруднику новую карту не позднее, чем за 15 дней до даты истечения срока действия, бесплатно для сотрудника.

Сроки выплаты

Заработная плата, полученная с 1 по 15 число месяца, должна выплачиваться не позднее 26 числа того месяца, в котором работник работал. Заработная плата, полученная с 16-го по последний день месяца, должна быть выплачена до 10-го числа следующего месяца. Коллективный договор, предусматривающий различные периоды и даты выплаты заработной платы, разрешен трудовым кодексом.

Для периодов расчета заработной платы, кроме 1-15-го и с 16-го по последний день месяца — таких периодов, как еженедельный, двухнедельный или полумесячный — заработная плата должна выплачиваться в течение семи календарных дней после окончания расчетного периода, в котором заработная плата была заработана.

Организация, не выплачивающая заработную плату сотруднику, может быть привлечена к гражданской ответственности. За первое нарушение штраф составляет 100 долларов за каждую неуплату каждому сотруднику. Последующие нарушения или любые умышленные нарушения составляют 200 долларов за каждую неуплату каждому сотруднику плюс 25 процентов от суммы, незаконно удержанной.

Окончательная зарплата

Уволенному или уволенному сотруднику должна быть выплачена вся заработанная и невыплаченная заработная плата, включая накопленный, но неиспользованный отпуск или другое оплачиваемое время, сразу после увольнения; местом окончательной выплаты заработной платы является место увольнения.

Работнику, у которого нет письменного трудового договора в течение определенного периода времени и который уведомил не менее чем за 72 часа о своем намерении уволиться — и который увольняется в день, указанный в уведомлении, — должна быть выплачена зарплата. вся заработная плата, включая накопленный, но неиспользованный отпуск или другой оплачиваемый отпуск, на момент увольнения. Сотруднику, не имеющему письменного трудового договора и увольняющемуся без предварительного уведомления за 72 часа, должна быть выплачена вся заработная плата, включая накопленный, но неиспользованный отпуск или другой оплачиваемый отпуск, в течение 72 часов после увольнения.Работник может потребовать, чтобы окончательная выплата заработной платы была отправлена ​​по указанному адресу. Датой отправки считается дата оплаты.

См. :

Каковы правила выплаты последней заработной платы в штате Калифорния?

Трудовой кодекс Калифорнии — Выплата заработной платы

Выходные данные в нерабочее время не начались Сроки окончательной выплаты

Штраф за время ожидания

Штраф за время ожидания применяется к умышленной невыплате заработной платы в конец занятости.Штраф равен дневной ставке заработной платы работника и рассчитывается путем умножения дневной заработной платы на количество дней, в течение которых работнику не платили, максимум до 30 дней. См. DLSE: Штраф за время ожидания

Определение часов и дней работы

Каждый раз, когда сотрудник работает от имени организации, или когда организация знает или имеет основания знать, что работа выполняется сотрудником сотрудника, оплачиваемое время независимо от того, где выполняется работа (с некоторыми ограничениями).Время, потраченное на работу, подлежит компенсации, даже если она сделана без предварительного разрешения. См. Какие правила применяются в Калифорнии при определении количества отработанных часов?

Калифорния приняла федеральные нормативные акты, которые позволяют вычислять рабочее время с округлением до ближайших пяти минут, одной десятой или четверти часа. Такое округление допустимо, если оно применяется как к сотруднику, так и к организации, так что в конечном итоге оно не приведет к отказу сотрудников в выплате надлежащей компенсации за все время, которое они фактически проработали. См. Нейтральная система , которая автоматически округляет время сотрудников в Калифорнии.

Рабочий день и рабочая неделя

Трудовое законодательство Калифорнии определяет рабочий день как любой последовательный 24-часовой период, начинающийся в одно и то же время каждый день. 24-часовой период может начинаться в любой час календарного дня; однако после того, как период был установлен, работодатели не могут произвольно вносить изменения в рабочий день или часы рабочей недели.

Под рабочей неделей понимается любой период из семи последовательных дней, начинающийся в один и тот же календарный день каждую неделю.

Работодатель может вносить изменения в рабочий день или рабочую неделю только в том случае, если это изменение должно быть постоянным.

Калифорнийские работодатели должны будут самостоятельно определить, как будут определяться рабочий день и рабочая неделя; то есть в какой день и время будут начинаться и заканчиваться рабочий день и рабочая неделя. Это важно для определения отработанного времени и заработной платы сотрудников, проживающих в Калифорнии. См. Трудовой кодекс штата Калифорния, раздел 500

Альтернативные графики работы

Раздел 511 Трудового кодекса Калифорнии и большинство текущих приказов IWC предусматривают альтернативные графики работы в неделю.Альтернативный график рабочей недели означает любую регулярную рабочую неделю, требующую от сотрудника работы более восьми часов в сутки. Альтернативный график работы может быть создан для любой легко идентифицируемой единицы работы, такой как подразделение, отдел, классификация должностей, смена или отдельное физическое местонахождение, с одобрения тайным голосованием не менее двух третей затронутых сотрудников в данной единице работы. . К работодателям, стремящимся ввести альтернативный график работы в неделю в Калифорнии, предъявляются многочисленные требования.

Любая организация, желающая принять или отменить альтернативный график рабочего дня / рабочей недели, должна следовать процедурам, изложенным в IWC и Разделе 511 Трудового кодекса. Перед внедрением альтернативного графика работы организация должна выполнить определенные требования с точки зрения предложения графика. группе сотрудников, объясняя последствия альтернативного графика рабочей недели и проводя тайное голосование.

Однако существуют различия внутри заказов и между отраслями, охватываемыми конкретными заказами — как в графиках, которые могут быть приняты, так и в процедурах выборов, которые должны использоваться.Кроме того, у некоторых медицинских работников действуют особые альтернативные правила рабочей недели.

Следовательно, работодатель должен внимательно изучить положения как приказов IWC, так и разделов Трудового кодекса, чтобы понять альтернативные правила рабочей недели. Не все заказы IWC предусматривают альтернативный режим работы в неделю. Альтернативные рабочие недели указаны в Приказах 1-13, 16 и 17.

Единый график или варианты. Регулярно планируемая альтернативная рабочая неделя, предложенная работодателем для принятия сотрудниками, может быть единым графиком работы, который станет стандартным графиком для работников в рабочем подразделении, или меню вариантов графика работы, из которых каждый сотрудник в подразделении может выбирать.В меню опций также может входить обычный восьмичасовой рабочий день. Сотрудники, которые принимают меню вариантов графика работы, могут с согласия работодателя чередовать варианты расписания на еженедельной основе.

Правила сверхурочной работы. Альтернативная рабочая неделя не может требовать более 10 часов работы в день или более 40 часов работы в рабочую неделю, за некоторыми исключениями. Любая сверхурочная работа от 10 до 12 часов сверх альтернативного графика рабочей недели должна оплачиваться в полтора раза выше обычной ставки заработной платы, а любая сверхурочная работа сверх 12 часов должна оплачиваться в два раза превышающей обычную ставку оплаты.Сотрудникам, работающим более восьми часов, но не более 12 часов в день в соответствии с альтернативной рабочей неделей, должна быть выплачена сверхурочная работа, по крайней мере, в полтора раза превышающая их обычную ставку оплаты за любую работу, превышающую регулярные часы, установленные законом. альтернативное соглашение о рабочей неделе и для любой работы, превышающей 40 часов в неделю.

См. Каковы правила альтернативных графиков рабочей недели в Калифорнии? и Как внедрить альтернативные графики рабочей недели в Калифорнии.

Определение отработанного времени

Сумма оплаты, причитающаяся сотруднику, не может быть определена без предварительного знания общего количества часов, фактически отработанных этим сотрудником в каждую рабочую неделю. Работнику необходимо платить за все время, которое считается отработанным, и все отработанные часы должны учитываться при определении отработанных сверхурочных часов. DLSE определяет «отработанные часы» как «время, в течение которого работник находится под контролем работодателя», включая «все время, когда сотруднику разрешается или разрешается работать, независимо от того, требуется ли это делать или нет.» ² См. 9-й округ разъясняет значение времени компенсации и Калифорнии. Высокий суд: Starbucks должен платить работникам за закрытие магазина.

Работа, которую не запрашивают, но разрешено выполнять, должна оплачиваться работодателем. Например, сотрудник может добровольно продолжить работу в конце смены, чтобы завершить поставленную задачу или исправить ошибки. Причина несущественна. Часы представляют собой рабочее время и подлежат компенсации.

Обратный звонок, по вызову и в режиме ожидания time

Организация не должна автоматически платить неплатежеспособному сотруднику за его доступность в нерабочее время.Компенсация времени дежурства по вызову зависит от таких факторов, как степень ограничения свободы сотрудника, необходимость нахождения сотрудника на территории организации и влияние политики дежурства на способность сотрудника выполнять личные обязанности. бизнес. Время по вызову может оплачиваться по ставке, отличной от той, которую сотрудник получил бы за отработанное время.

См. :

Каковы правила оплаты сотрудников за время работы по вызову и в режиме ожидания в Калифорнии?

Как мы должны оплачивать дежурным сотрудникам без освобождения от ответственности за то время, когда они на самом деле не работают во время звонка?

Вопрос о том, считается ли время дежурства или ожидания вне рабочего места компенсируемым, необходимо определить, проанализировав ограничения, наложенные на сотрудника.Среди рассматриваемых факторов:

• Является ли установленный срок для ответа чрезмерно ограничивающим.
• Может ли дежурный сотрудник легко обменяться своими дежурными обязанностями с другим сотрудником.
• Степень, в которой сотрудник участвует в личной деятельности в периоды дежурства.

В периоды, когда работник находится под контролем работодателя, время дежурства или ожидания на рабочем месте считается оплачиваемым рабочим временем, даже если работник ничего не делает.

Периоды отдыха

Все работники, не освобожденные от уплаты налогов, имеют право на минимум 10 минут отдыха за каждые четыре часа работы или большую ее часть. Калифорния определяет основную часть этого как любое количество времени, превышающее два часа. Если общее количество отработанных часов сотрудника в день составляет 3,5 или меньше, период отдыха не требуется. Период отдыха засчитывается как отработанное время и не может вычитаться из заработной платы работника. Работодатели Калифорнии должны планировать перерывы для отдыха в середине каждого четырехчасового рабочего периода, насколько это возможно.Если организация требует, чтобы сотрудники проводили периоды отдыха на месте в определенной зоне, период отдыха не начинается до тех пор, пока сотрудник не прибудет в зону отдыха.

Организации могут потребовать, чтобы сотрудники оставались на рабочем месте во время отдыха. Если организация не предоставляет работнику период отдыха в соответствии с действующим порядком оплаты труда, организация должна выплатить работнику один час заработной платы по обычной ставке компенсации за каждый рабочий день, в течение которого период отдыха не предоставляется. См. DLSE: Периоды отдыха и Каковы требования к перерывам на питание и отдых для сотрудников Калифорнии?

Освобождение от должности, связанной с безопасностью, на нефтяном предприятии. Законопроект о собрании 2605 освобождает некоторых работников, объединенных в профсоюзы, от требования быть освобожденным от всех обязанностей в период отдыха, если выполняются следующие критерии:

1. Сотрудник находится в безопасном положении и должен носить и контролировать устройство связи, такие как радио, пейджер или другая форма мгновенной связи, и для реагирования на чрезвычайные ситуации, или требуется оставаться на территории работодателя для наблюдения за помещениями и реагирования на чрезвычайные ситуации.
2. На работника распространяется Приказ № 1 о заработной плате Комиссии по социальному обеспечению населения.
3. На работника распространяется действующий коллективный договор, который прямо предусматривает заработную плату, рабочее время и условия труда работников, а также прямо предусматривает отдых. периоды для этих сотрудников, окончательное и обязательное арбитражное разбирательство споров, касающихся применения положений о периоде отдыха, ставки надбавки за все сверхурочные часы и регулярная почасовая ставка не менее чем на 30 процентов выше государственной минимальной ставки заработной платы.

Если период отдыха не освобожденного сотрудника прерывается для устранения чрезвычайной ситуации, другой период отдыха должен быть предоставлен незамедлительно после того, как обстоятельства, которые привели к прерыванию, прошли. Если обстоятельства не позволяют работнику использовать такой период отдыха, работодатель должен выплатить работнику один час заработной платы по обычной ставке заработной платы работника за период отдыха, который не был предоставлен. См. Счет Сборка 2605.

Это освобождение действительно с сентября.С 20 января 2018 г. до 1 января 2021 г. с возможностью продления.

Периоды приема пищи

Организации также обязаны обеспечивать сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, продолжительностью не менее 30 минут подряд для любого рабочего периода продолжительностью более пяти часов; однако, если продолжительность работы не превышает шести часов, от обеда можно отказаться по обоюдному согласию как работодателя, так и работника. Работодатели должны письменно оформить любые соглашения об отказе от права на питание.Период приема пищи должен начинаться до окончания пятого отработанного часа; то есть не позднее начала шестого часа работы сотрудника.

Кроме того, работникам, которые работают более 10 часов, должен быть предоставлен второй период приема пищи продолжительностью не менее 30 минут подряд. Период приема пищи должен начинаться до окончания 10-го отработанного часа. Сотрудники, которые не отказались от первого периода приема пищи и которые будут работать более 10, но менее 12 часов в смену, могут отказаться от второго периода приема пищи.Отказ должен быть завершен до второго периода приема пищи, и он рекомендовал работодателям документально оформить такие отказы в письменной форме.

Сотрудники должны быть освобождены от всех обязанностей и не должны выполнять какую-либо работу во время обеда. Работодатели должны предоставить работникам не менее 30 минут подряд без перерыва, и работники должны иметь возможность покинуть территорию работодателя на время неоплачиваемого обеда.

Если организация не может предоставить сотруднику полный 30-минутный перерыв в питании в соответствии с действующим порядком оплаты труда, организация должна выплатить сотруднику один час оплаты по обычной ставке компенсации за каждый рабочий день, в течение которого период приема пищи не предусмотрен.

В 2012 году Верховный суд Калифорнии вынес решение по делу Brinker Restaurant Corporation против S.C. (Hohnbaum) , 2012 Cal., В котором разрешено несколько вопросов об обязательствах работодателя в отношении периодов питания и отдыха. Самое главное, суд постановил, что работодатели должны просто «предоставлять» время для еды и отдыха. Работодатели не обязаны «обеспечивать» их прием сотрудниками. Соответственно, работодатели не обязаны заставлять сотрудников делать перерывы для еды или отдыха, если они разумно «предоставляются» работникам.

Дежурное питание. Закон Калифорнии четко определяет периоды приема пищи при исполнении служебных обязанностей. Прием пищи при исполнении служебных обязанностей допускается только в том случае, если характер работы не позволяет освободить сотрудника от всех обязанностей и когда существует письменное взаимное соглашение между организацией и сотрудником. В письменном соглашении должно быть указано, что работник может в письменной форме отозвать соглашение в любое время. Кроме того, если организация требует, чтобы сотрудник оставался на рабочем месте в течение периода приема пищи, период питания должен быть оплачен.Это верно даже тогда, когда работник освобождается от всех рабочих обязанностей во время обеда. Если сотрудник не освобожден от всех обязанностей и отсутствует договоренность о продолжительности приема пищи при исполнении служебных обязанностей, это будет рассматриваться как пропущенный период приема пищи.

Отказы в сфере здравоохранения. Сотрудники в сфере здравоохранения, которые работают посменно более восьми часов в рабочий день, могут добровольно отказаться от права на один из двух периодов приема пищи, как подтверждено SB 327 в 2015 году. Чтобы быть действительными, все отказы должны быть в письменном соглашении, которое добровольно подписывается как организацией, так и сотрудником.Сотрудник может отозвать отказ в любое время, направив письменное уведомление организации по крайней мере за один день. Работнику должна быть предоставлена ​​полная компенсация за все рабочее время, включая любой период питания на рабочем месте, пока действует отказ.

Исключения по коллективному договору. Строительные рабочие, водители коммерческих автомобилей, сотрудники службы безопасности, работники газовых и электрических компаний, а также работники государственных местных электроэнергетических компаний освобождаются от положений о периоде приема пищи в Калифорнии, если на этих работников распространяется действующий коллективный договор, содержащий конкретные положения, касающиеся периодов приема пищи, согласно в соответствии с разделами 512 (e) — (f) Трудового кодекса Калифорнии.Чтобы быть освобожденным, коллективный договор должен включать следующее:

• Положение о заработной плате, продолжительности рабочего времени и условиях труда сотрудников.
• Положение, прямо предусматривающее периоды приема пищи.
• Окончательное и обязательное арбитражное разбирательство споров, касающихся применения положений о периоде приема пищи.
• Надбавки к заработной плате за сверхурочную работу.
• Обычная почасовая оплата, по крайней мере, на 30 процентов больше, чем установленная в штате минимальная ставка оплаты труда.

Если существует коллективный договор, работодатели должны следить за тем, чтобы каждое из вышеперечисленных требований соблюдалось. В противном случае работодатель может нести существенную ответственность.

Исключение для коммерческих водителей лицензированных производителей коммерческих кормов. Действующий с 1 января 2019 года Закон о сборке 2610 разрешает коммерческому водителю, нанятому автомобильным перевозчиком, перевозить питательные вещества и побочные продукты от лицензированного производителя коммерческих кормов покупателю, находящемуся в отдаленной сельской местности, чтобы начать период приема пищи после 6 часов работы. если обычная ставка оплаты труда водителя не менее чем в полтора раза превышает размер минимальной заработной платы, установленной государством, и водитель получает компенсацию за сверхурочную работу в соответствии с конкретными положениями действующего законодательства. См. Законопроект о сборке № 2610 .

См. Раздел 6 часто задаваемых вопросов о правилах перерыва на питание и отдых в Калифорнии и о том, что работодатель должен платить работникам без документов за нарушение заработной платы и рабочего времени.

Время на замену

Закон штата Калифорния позволяет сотруднику запрашивать возможность компенсировать время, не отработанное в определенных ситуациях. См. Разрешено ли в Калифорнии время на макияж без сверхурочных, если в это время у сотрудника превышает 8 часов в день?

Если сотрудник пропускает время из-за личных ситуаций, этот сотрудник может запросить возможность работать более продолжительное время в другой день, чтобы компенсировать пропущенное время.Если организация решает предоставить время для макияжа, она должна соблюдать следующие правила:

• Отгул должен быть восполнен в ту же рабочую неделю.
• Организация не может поощрять или предлагать сотруднику время для макияжа; Опция должна быть выбрана сотрудником по своему усмотрению.
• В каждом случае, когда служащий просит у организации разрешения компенсировать время, запрос должен быть написан и подписан служащим.
• При пополнении рабочего времени работник не должен работать более 11 часов в другой рабочий день в течение этой недели и не должен работать более 40 часов в рабочую неделю.Организации не нужно оплачивать сверхурочные более восьми часов в день со временем макияжа, если сотрудник не работает более 11 часов. Время восстановления, которое приводит к тому, что общее количество отработанного времени превышает 11 часов в день или 40 часов в неделю, должно засчитываться в общее количество часов, отработанных сотрудником, для целей сверхурочной работы.
• Организации необходимо вести подробный учет запросов на время макияжа и фактические часы работы на время макияжа.

Время в пути

Должен ли работодатель оплачивать неплатежеспособному сотруднику время в пути, зависит от многих обстоятельств.Вот несколько примеров того, когда время в пути считается или не считается рабочим временем.

Поездка на работу — поездка из дома на указанное место работы — не оплачивается. Если организация предоставляет сотруднику служебный автомобиль, время в пути до места работы сотрудника, как правило, не оплачивается, хотя при этом будут приниматься во внимание конкретные обстоятельства. См. DLSE — Заработная плата.

Большая часть другого времени в пути считается оплачиваемым рабочим временем, включая следующее:

• Поездки на необычное рабочее место на временной основе или когда организация не позволяет сотруднику использовать свой собственный транспорт.
• Время в пути, когда работодатель требует, чтобы его сотрудники встречались в указанном месте и использовали транспорт работодателя к месту работы и обратно, а также запрещает сотрудникам использовать свой собственный транспорт.
• Время в пути больше, чем обычно доставляется сотрудником на работу и обратно. Сотрудникам, которые должны явиться на временное рабочее место, должна быть выплачена компенсация за любое время, потраченное на поездку, которое превышает время, обычно требуемое для явки на свое обычное рабочее место.
• Время, проведенное за рулем или в качестве пассажира в самолете, поезде, автобусе, такси или автомобиле или другом виде транспорта для деловой поездки за город, и время, потраченное на ожидание, чтобы купить билет, зарегистрированный багаж или посадка на борт — считается временем, проведенным под контролем работодателя, и поэтому подлежит компенсации как отработанное время независимо от того, попадает ли поездка в нормальные часы работы сотрудника.

Ставка оплаты времени в пути. Работникам, не освобожденным от налогов, могут оплачиваться время в пути по ставке ниже, чем обычная ставка оплаты труда.Эта ставка может быть ниже минимальной заработной платы. Размер компенсации за поездку зависит от характера соглашения о компенсации. Если работник согласился на фиксированную почасовую ставку оплаты за любую выполненную работу, то время в пути должно оплачиваться по этой обычной почасовой ставке или, если применимо, по требуемой сверхурочной ставке. Работодатель может установить отдельную ставку оплаты проезда до того, как работа будет выполняться почасовыми работниками, при условии, что ставка не опускается ниже установленной законом минимальной заработной платы.Наемным работникам без освобождения от уплаты налогов должна быть выплачена соответствующая ставка сверхурочной работы за любые часы, отработанные сверх восьми в день или 40 часов в неделю, рассчитываемые путем преобразования еженедельной заработной платы в почасовую ставку.

Время в пути должно учитываться как рабочее время при расчете сверхурочной работы для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов.

Оплата за несколько смен

В Калифорнии раздельная смена происходит, когда рабочий график сотрудника прерывается неоплачиваемым нерабочее время продолжительностью более 60 минут.Если между сменами больше одного часа, работник имеет право на один дополнительный час заработной платы не ниже минимальной заработной платы. Примером этого является работа сотрудника с 7:00 до 9:00, а затем с 16:00. до 18:00 в тот же рабочий день.

Уникальная ситуация возникает, когда рабочий день сотрудника, определенный работодателем, пересекает рабочие дни. Сотрудник ночной смены, который работает с 12.01 до 4.00, а затем снова с 22.00. до 4:00 утра имеет право на заработную плату за несколько смен, учитывая рабочий день 12:01 a.м. до 12:00 утра. В подобных ситуациях работодатели могут изменить рабочий день для группы сотрудников, если это не временная основа, чтобы избежать сверхурочной работы. Установленный рабочий день — 21.01. до 21:00 в примере с ночной сменой не позволит работодателю использовать раздельную смену.

In Aleman v. Airtouch Cellular , 209 Cal. Приложение. 4-го числа 556 (2012 г.) апелляционный суд Калифорнии постановил, что надбавка за разделенную смену не требуется, если заработная плата работника значительно превышает минимальную заработную плату. См. DLSE Разделенная смена

Независимо от того, как определяется рабочий день, оплата за разделенную смену обычно не включается в расчет сверхурочной работы, потому что это не оплата за отработанное время.

См. Политику оплаты раздельной смены CA

Оплата за отчетное время

Когда сотрудник отчитывается о работе в его или ее обычное запланированное время, но работодатель отправляет сотрудника домой из-за отсутствия работы, сотруднику должна быть предоставлена ​​оплата не менее чем за половину запланированного рабочего времени, но ни в коем случае не менее 2 часов и не более 4 часов по обычной ставке оплаты труда сотрудника. См. Каковы правила в отношении времени отчетности или оплаты «явки» в Калифорнии?

Уведомления и ведение учета

В соответствии с разделом 226 Трудового кодекса Калифорнии работодатели обязаны вести и вести точный учет заработной платы каждого сотрудника в течение как минимум трех лет, и такие записи должны быть легкодоступными. для проверки работником по обоснованному запросу. Копия ведомостей заработной платы и записи удержаний должны храниться работодателем в течение не менее трех лет по месту работы или в центральном офисе в штате Калифорния.

Требования к разноске

Раздел 207 Трудового кодекса Калифорнии требует, чтобы все работодатели в Калифорнии размещали и постоянно размещали уведомление с указанием обычных дней выплаты заработной платы, а также времени и места выплаты. Уведомление должно быть вывешено на видном месте по месту работы, если это возможно, или в другом месте, где сотрудники могут видеть его, когда они идут на работу или выходят с места работы, или в офисе или ближайшем агентстве за плату, хранящуюся у работодателя. .

Действующие приказы IWC о заработной плате должны быть вывешены всеми работодателями в районе, часто посещаемом служащими, где приказы можно легко прочитать в течение рабочего дня.Копии приказов о заработной плате доступны на странице сообщений о рабочих местах Департамента производственных отношений.

Уведомления для сотрудников

В соответствии с Законом Калифорнии о защите от кражи заработной платы работодатели должны предоставить каждому сотруднику, не освобожденному от налогов, при приеме на работу уведомление, содержащее следующее: оплата производится по часам, сменам, дням, неделям, заработной плате, сдельно, комиссионным или иным образом, включая любые ставки за сверхурочную работу, если применимо.

Пособия, если таковые имеются, заявленные как часть минимальной заработной платы, включая пособия на питание или проживание.

Обычный день выплаты жалованья, установленный работодателем.

Название работодателя, включая любые названия, которые использует работодатель для ведения бизнеса.

Адрес местонахождения главного офиса или основного места деятельности работодателя и почтовый адрес, если он отличается от адреса местонахождения.

Телефон работодателя.

Название, адрес и номер телефона компании-работодателя, занимающейся страхованием компенсаций работникам.

Информация о законе Калифорнии об оплачиваемых отпусках по болезни (Закон о здоровых рабочих местах, здоровых семьях 2014 г.).

Любая другая информация, которую уполномоченный по трудовым вопросам считает важной.

Для работодателей, которые являются нанимателями временных услуг, уведомление должно также включать название и физический адрес главного офиса, номер телефона юридического лица, на которое будет работать сотрудник, и любые другие материалы, указанные уполномоченным по труду.

Однако это требование не распространяется на сотрудников следующих категорий:

• освобожденных сотрудников.
• Сотрудники, непосредственно нанятые государством или любым политическим подразделением штата.
• Сотрудники, охваченные действующим коллективным договором, который прямо предусматривает заработную плату, часы работы и условия труда сотрудника и предусматривает надбавки к заработной плате за все сверхурочные часы, а также регулярную почасовую ставку оплаты труда для тех сотрудников, численность которых не ниже На 30 процентов больше государственной минимальной заработной платы.

Закон также требует, чтобы работодатель уведомлял сотрудников, не освобожденных от ответственности, в письменной форме о любых изменениях информации в первоначальном уведомлении сотруднику, как правило, в течение семи календарных дней с момента внесения изменений.Изменения, отраженные в своевременной ведомости заработной платы, могут удовлетворить это требование. См., Сколько уведомлений работодатель в Калифорнии должен предоставить сотрудникам, прежде чем вносить изменения в дату выплаты или период выплаты?

Заявления о заработной плате

Каждая организация обязана предоставлять всем сотрудникам во время выплаты заработной платы точную детализированную ведомость в письменной форме. Выписки должны быть записаны чернилами или другой нестираемой формой и должны содержать месяц, день и год.Кроме того, организация должна хранить копию заявления в деле не менее трех лет по месту работы.

В выписке должны быть указаны следующие данные:

• Название и адрес юридического лица.
• Имя сотрудника и только последние четыре цифры номера социального страхования сотрудника.
• Все применимые почасовые ставки, действующие в течение периода оплаты, и соответствующее количество часов, отработанных сотрудником по каждой почасовой ставке.
• Включая даты периода, за который оплачивается работник.
• Заработная плата брутто.
• Общее количество часов, отработанных сотрудниками, не освобожденными от уплаты налогов, которые не получают компенсацию в виде заработной платы.
• Количество заработанных сдельных единиц и сдельная оплата, если применимо.
• Любые без исключения вычеты.
• Чистая заработная плата.
• Работодатели, которые являются работодателями, предоставляющими временные услуги, должны включать ставку заработной платы и общее количество отработанных часов для каждого назначения временных услуг, отработанного работником.

См .:

Пример отчета о заработной плате — почасовая оплата

Пример отчета о заработной плате для сдельного сотрудника

Что работодатели Калифорнии должны знать об отчетах о заработной плате?

Заявление о заработной плате PAGA не требует подтверждения травмы

Хронометраж

Каждая организация должна вести точный учет времени с подробным описанием того, когда неуплаченные (почасовые) сотрудники начинают и заканчивают каждый рабочий период время приема пищи, а также интервалы между сменами и общее количество отработанных часов за день.Закон штата не позволяет полагаться на заранее опубликованные графики работы. Кроме того, организации должны вести учет применимых ставок оплаты труда, общего количества часов, отработанных в период оплаты на одного работника, не освобожденного от налогов, и общей суммы заработной платы, выплачиваемой за каждый расчетный период. Организации должны хранить эту информацию в течение как минимум трех лет для каждого сотрудника, но юрисконсульт может порекомендовать вести учет в течение более длительного периода.

Эти записи должны храниться в центральном офисе в штате или на заводах или учреждениях, на которых работают сотрудники, и должны быть доступны сотруднику для проверки по обоснованному запросу.Записи должны вестись на английском языке и должным образом идентифицироваться по дате, месяцу и году. Организация также должна вести записи с указанием имен, адресов, профессий / должностей и номеров социального страхования всех сотрудников, а также даты рождения всех несовершеннолетних сотрудников. Организация также должна вести ведомость заработной платы, показывающую количество отработанных часов и заработную плату, выплаченную каждому сотруднику, а также количество сдельных единиц заработной платы и любую применимую сдельную ставку, выплачиваемую работникам, работающим на соответствующих заводах или учреждениях.

В раздел 206.5 Трудового кодекса были внесены поправки, чтобы помочь предотвратить использование работодателями фальшивых учетных записей рабочего времени как средства избежания судебных разбирательств по поводу заработной платы. Согласно поправке, от сотрудников нельзя требовать подтверждения рабочего времени в качестве условия получения заработной платы, если работодатель знает, что указание часов является ложным.

Сноски

¹ Штат Калифорния, Департамент производственных отношений. Независимый подрядчик против служащего.Получено с http://www.dir.ca.gov/dlse/faq_independentcontractor.htm

² Штат Калифорния, Департамент производственных отношений, штат Калифорния, Отдел по соблюдению трудовых стандартов. (2017). Обновление 2002 года руководства по политике и интерпретациям DLSE (rev.). Получено с http://www.dir.ca.gov/dlse/DLSEManual/dlse_enfcmanual.pdf

Каким образом счет-проформа вписывается в процесс экспорта?

Итак, вы хотите произвести отличное первое впечатление? У вас есть семь секунд.Исследования показывают, что положительные (или отрицательные) впечатления от бизнеса производятся практически сразу — лично.

Можно ли то же самое сказать о первых впечатлениях, когда вы не работаете лицом к лицу с потенциальным клиентом? Я думаю так.

В мире экспорта один из лучших способов произвести положительное и длительное первое впечатление — это предоставить вашим потенциальным покупателям счет-проформу. Когда дело доходит до этого, счет-проформа — это действительно первое впечатление, которое вы произведете на своих покупателей, поэтому оно имеет решающее значение, чтобы сделать впечатления вашего покупателя приятным.

Первый созданный вами экспортный документ

В большинстве случаев счет-проформа будет первым экспортным документом, который вы создаете. Когда потенциальный покупатель проявляет интерес к вашему продукту, он отправляет письмо-запрос с изложением условий его интереса вместе с запросом неофициального или официального предложения. Этот запрос — ваш сигнал для создания счета-проформы.

Счет-проформа действует как предложение и выглядит как коммерческий счет. Его можно использовать для оформления аккредитива для оплаты товаров или, при необходимости, для организации финансирования покупки.Если счет-проформа составлен правильно и в результате получен заказ, окончательный коммерческий счет-фактура будет очень похож на счет-проформу. Это означает, что все расходы, включенные в коммерческое предложение, являются твердыми и не могут изменяться больше, чем позволяет аккредитив, если так устроен платеж.

Некоторые страны могут потребовать счет-проформу, если они жестко контролируют обменный курс своей валюты, требуют разрешения на импорт или защищают местную промышленность, устанавливая импортные квоты на определенные типы товаров.

Особенности и преимущества счета-проформы

• Он служит инструментом переговоров между вами и вашим международным клиентом. В идеале, вы хотите, чтобы счет-проформа была как можно ближе к коммерческому счету.
• Это добровольный документ, и это предпочтительный метод в экспортном бизнесе. Рекомендуется включать счет-проформу независимо от того, запрошен он или нет.
• Это план всего процесса экспорта. Когда он будет правильно заполнен, он будет содержать несколько ключевых элементов информации, которые будут использоваться во многих формах экспорта, включая окончательный счет-фактуру на экспорт, который вам нужно будет создать позже.
• Все счета-проформы должны быть действительны в течение определенного периода времени. При заполнении счета-проформы имейте в виду, что цены на материалы и производство могут вырасти, сборы за внутренние и международные перевозки могут измениться, а курсы валют могут колебаться. В зависимости от условий международной торговли (обычно это одно из условий Инкотермс 2020), которые вы и ваш покупатель соглашаетесь использовать, вы, как экспортер, можете нести ответственность за эти и другие колеблющиеся расходы.

Что включено в счет-проформу

Типичный счет-проформа будет включать как минимум следующее:

• Цена на вашу продукцию.
• Описание товаров, включая правильный шестизначный номер в Гармонизированной системе или Приложении B, которое покупатель будет использовать для определения любых пошлин и налогов.
• Условия поставки обычно выражаются как одно из условий Инкотермс 2020.
• Условия оплаты.
• Сведения о доставке, в том числе о том, откуда будут отправляться товары и куда они будут доставлены.
• Срок годности.

Международный счет-проформа будет более подробным, чем внутреннее предложение, и должен включать следующие 12 позиций:

1. Имена и адреса продавца и покупателя.
2. Ссылочный номер покупателя и дата запроса.
3. Список запрашиваемых товаров и краткое описание.
4. Цена каждой позиции (в долларах США).
5. Пункт выдачи.
6. Условия продажи.
7. Условия оплаты.
8. Страхование и транспортные расходы.
9. Срок действия предложения.
10. Общая сумма расходов, подлежащих оплате заказчиком.
11. Ориентировочная дата доставки из порта или аэропорта США.
12. Валюта продажи.

Кроме того, документ должен быть четко помечен как счет-проформа и включать две выписки:

• Тот, который удостоверяет, что счет-проформа является верным и правильным.
• Еще один, в котором указывается страна происхождения товара.

Чего ожидать после отправки

После того, как вы отправите потенциальному покупателю счет-проформу, начнется остальная часть процесса продажи. У покупателя будет возможность купить, обсудить условия или отказаться от продажи. Поскольку счет-проформа для экспорта не используется для целей оплаты, если потенциальный клиент решит приобрести ваши товары на основе предоставленного предложения, он обеспечит оплату, открыв аккредитив или иным образом, и начнет процесс оплаты вам за ваши товары.

Счет-проформа — это ваш первый и самый важный шанс произвести неизгладимое впечатление, поэтому здесь нет места для ошибки. Загрузите бесплатную PDF-версию нашей проформы счета-фактуры, и вы можете быть уверены, что включаете всю необходимую информацию.

---

Эта статья была впервые опубликована в апреле 2015 года и была обновлена, чтобы включить текущую информацию, ссылки и форматирование.

Все, что вам нужно знать

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура, также известная как счет-фактура продажи, представляет собой документ которые компании или владельцы бизнеса выдают клиентам для запроса оплаты товаров или услуг.Хороший шаблон счета-фактуры должен включать место для отображения четкой суммы и указывать время, в течение которого покупатель должен оплатить счет.

Разница между счетом-фактурой и счетом

Слово «счет-фактура» обычно используется в бизнес-среде для обозначения платежного запроса, который они отправляют своим клиентам. Когда покупатель получает этот счет, он часто называет его причитающимся. Эти два термина обычно используются как синонимы, поскольку оба относятся к детализированным заявлениям, которые продавец дает покупателю.

Самые популярные типы счетов-фактур

Компания может отправлять счета-фактуры нескольких типов:

• Стандартный счет: Стандартный счет-фактура является наиболее распространенным типом и включает всю основную информацию, включая контактную информацию компании и покупателя, номер счета-фактуры, дату его отправки, подробный список покупок, которые совершил продавец, и четкий итого по цене всех товаров и услуг.
• Повторяющийся счет : Этот тип счета-фактуры отправляется каждый месяц на регулярной основе. Он часто содержит фиксированную цену на товары и услуги, которые покупатель регулярно использует. Примеры этого типа счета включают в себя сотовый телефон, аренду недвижимости или программное обеспечение для бизнеса.
• Счет за доставку : Счет-фактура доставки включает стоимость и количество отправленных товаров. Он также включает стоимость доставки и налогов и промежуточную сумму этих сборов вместе со стоимостью товаров.Как и все счета-фактуры, счет-фактура отгрузки включает в себя контактную информацию покупателя и продавца, дату счета-фактуры и номер счета-фактуры.
• Счет-фактура: Этот тип счета-фактуры используется при пересылке товаров через международные границы. В нем есть все элементы, которые вы увидите в стандартном счете-фактуре, а также другую информацию, необходимую для таможни, такую ​​как страна, где были произведены товары, для чего предназначены товары, коды Гармонизированной системы, если продавец их знает, общий вес товаров, количество упаковок и причина их экспорта.
• Счет-проформа: Этот тип счета-фактуры отличается от других тем, что на самом деле это не запрос на оплату, а оценка или расценка на то, сколько, по мнению продавца, будет стоить продукт или услуга. Отправка проформы счета-фактуры часто является первым шагом для заключения соглашения об оплате. Однако на самом деле это не настоящий счет, поскольку оплата не запрашивается.

Как отправить счет

У компаний есть несколько различных вариантов отправки счетов клиентам, в том числе:

• В электронном виде: Когда клиенты отправляют счета в электронном виде, они могут отправлять их через веб-сайт или по электронной почте.Многие компании используют бухгалтерское программное обеспечение, которое позволяет бизнесу быстро создавать счет и отправлять его прямо на адрес электронной почты клиента. Часто это предпочтительный метод отправки счетов, поскольку он доставляет их клиентам в режиме реального времени. Этот метод отправки счетов часто позволяет клиентам также оплачивать счета в электронном виде.
• Почтовая служба: Это более медленный метод отправки счета-фактуры, хотя некоторые компании все еще используют его, чтобы учесть предпочтения своих клиентов.Важно помнить о времени, которое потребуется, чтобы счет был доставлен клиентам, и времени, которое потребуется, чтобы счет был возвращен вам, когда вы укажете срок платежа.

Что такое шаблон счета-фактуры?

Шаблон счета-фактуры — это макет документа, который позволяет легко заменить информацию по умолчанию конкретными данными для вашей компании. Он также содержит необходимые поля, которые позволяют легко заполнить подробную информацию о товарах и услугах, включая цену, количество, доставку и налоги.

Преимущества использования шаблона счета-фактуры

Использование шаблона счета-фактуры выгодно, потому что он обеспечивает следующее:

• Дает вам возможность сэкономить время, имея базовый счет-фактуру, который уже настроен с учетом вашей бизнес-информации.
• Гарантирует, что вы не пропустите информацию, которую следует включать или обновлять в каждом счете.
• Создает стандартный фирменный вид, который можно использовать для каждого счета-фактуры, что делает их мгновенно узнаваемыми для клиентов.
• Демонстрирует уровень профессионализма и подчеркивает, что документ — это запись, которую следует вести
• Упрощает подсчет промежуточной и общей суммы по предоставленным товарам или услугам.
• Позволяет легко добавлять сообщения, рекламирующие другие продукты и услуги, или благодарить клиентов за их поддержку.

Что входит в счет-фактуру?

Хотя счета-фактуры могут быть индивидуальный с добавлением дополнительной информации есть несколько разделов, которые всегда должны быть включены в счет:

• Заголовок: Каждый счет-фактура должен быть четко помечен словом «счет-фактура», чтобы получатель сразу понял, что это за документ.
• Номер счета: Этот номер уникален для каждого счета и должен изменяться последовательно для каждого отправляемого вами счета.
• Дата: Это дата создания счета. Это то, на что будут ссылаться бизнес и клиент, когда они отслеживают дату платежа.
• Контактная информация: Счет-фактура всегда должна включать имя и адрес как для счета-фактуры, так и для клиента.Хотя адрес может быть необходим не во всех случаях, особенно если счета-фактуры и платежи отправляются и принимаются в электронном виде, для вашего бизнеса может быть полезно иметь эту информацию для целей ведения учета.
• Имена контактов: Счет-фактура должен включать имена контактных лиц в компании, которая продает товары или услуги, и имя контактного лица компании или физического лица, совершающих покупку.
• Описание товаров и услуг: Должно быть описание услуги товара, который покупает покупатель.
• Количество и цена: Должна быть указана цена за единицу, а также общее количество продаваемых услуг или товаров.
• Промежуточный итог: В счете-фактуре должна быть четко указана промежуточная сумма товаров и услуг до добавления налогов.
• Всего: Должна быть указана общая сумма задолженности компании, которая обычно указывается внизу или под налогами и расходами на доставку.

Что такое номер счета?

Номер счета-фактуры — это уникальный номер, который присваивается каждому создаваемому счету-фактуре. Эти номера используются для отслеживания отправляемых вами счетов и обычно регистрируются в системе бухгалтерского учета компании. Номер счета-фактуры следует присваивать в последовательном порядке.

Шаблоны счетов для загрузки

Вот список шаблонов, которые вы можете скачать для себя:

Шаблоны счетов профессионально отформатированы, удобны для печати и полностью настраиваются.Это позволяет предприятиям быстро обновлять их и своевременно предоставлять клиентам. Шаблоны счетов-фактур также могут быть разработаны специально для вашей компании, что позволит вам выделить фирменный стиль вашей компании, включая ее собственные личные верхние и нижние колонтитулы, цвета и логотип.

Вы даже можете добавлять к своим счетам сообщения, ориентированные на клиентов, с благодарностью за их бизнес, предлагая дополнительные услуги или продукты, которые они могут быть заинтересованы в покупке, или добавляя другую соответствующую информацию.

В конечном счете, шаблон счета-фактуры предоставляет вам простой и профессиональный способ запрашивать платежи у ваших клиентов. Если вам нужна помощь в создании шаблона счета-фактуры для вашего собственного бизнеса, обратитесь к консультанту по контрактам сегодня. Наши проверенные юристы работают более чем в 30 отраслях и будут рады помочь вам. создать шаблон счета это адаптировано для вашего бизнеса.

советов и инструментов для ведения переговоров по ставкам заработной платы подрядчиков

Согласование ставок вознаграждения подрядчика может быть одной из самых сложных частей размещения кандидата на контракт, когда вы только начинаете работу.Это также одно из самых важных. Ставка оплаты подрядчика жизненно важна для определения того, как рассчитать ставку счета, выставляемую клиенту. Но с чего начать?

Отправная точка для переговоров по ставкам заработной платы подрядчиков

При обсуждении ставки заработной платы кандидата на контракт может показаться, что вы находитесь между камнем и наковальней. В конце концов, и клиент, и кандидат — ваши клиенты. Вы должны сделать своего клиента счастливым, если надеетесь получить заказы на работу в будущем. И довольный кандидат, скорее всего, обратится к вам с просьбой о найме персонала по контракту и может даже порекомендовать друзей, ищущих работу по контракту.

К счастью, согласовать размер оплаты труда подрядчика не так сложно, как может показаться. Если у вас есть опыт прямого найма на рассматриваемую должность, существует общее практическое правило для согласования ставки контракта.

Обычно вы можете взять обычную годовую зарплату для прямого найма и разделить ее на 2080. Почему 2080? Это среднее количество рабочих часов в год.

В Интернете есть несколько инструментов, которые могут дать вам отправную точку для переговоров о зарплате по контракту:

• Бюро статистики труда (BLS) Статистика профессиональной занятости — этот сайт предоставляет национальные оценки почасовой оплаты труда и заработной платы для около 800 профессий, основанные на полугодовых почтовых опросах.Это также позволяет сузить круг данных по отрасли или географическому положению.
• www.salary.com — бесплатный «Мастер заработной платы» сайта позволяет выполнять поиск в базе данных по должности и местонахождению, предоставляя диапазон заработной платы, а также среднюю заработную плату по выбранным критериям.

Как вести переговоры о зарплате по контракту: что нужно учитывать

Что делать, если клиент не устанавливает никаких ограничений на почасовую ставку счета для размещения контракта? Хотя это может показаться большой проблемой, это может расстраивать, потому что вы не имеете ни малейшего представления о том, какую оценку клиент считает приемлемой — вы должны угадывать.

Если вы сохраните свою почасовую оплату (также известную как «доля рекрутера») на низком уровне и попросите более низкую ставку счета, чем ожидает клиент, он будет доволен. Но, возможно, вы закоротите себя. С другой стороны, выберите слишком высокую ставку, и вы можете потерять контракт и нанести ущерб своей репутации.

Не существует единственного правильного способа установить ставку счета. Важно проявлять творческий подход к каждому клиенту и придумать структуру ставок, которая сделает вас обоих счастливыми. Вот три фактора, которые следует учитывать при обсуждении ставок заработной платы подрядчика.

Рассмотреть уникальные возможности-кандидаты

Так же, как каждый кандидат имеет уникальный набор навыков и уровень опыта, ставки подрядчика, о которых вы договариваетесь, могут отличаться от клиента к клиенту. Прежде чем определить окончательную ставку заработной платы, подумайте, что предлагает кандидат, которого вы размещаете. Отрегулируйте почасовую ставку оплаты на основе уникальных деталей размещения контракта.

Некоторые факторы приводят к повышению ставки заработной платы:

• Краткосрочные контракты иногда требуют более высоких ставок заработной платы, потому что трудно найти кандидатов на эти должности.
• Кандидат обладает особенно ценными или редкими навыками.
• Должность требует переезда или переезда.

С другой стороны, некоторые факторы могут снизить ставку заработной платы:

• Кандидат был безработным, особенно длительное время.
• Льготы будут включены в компенсацию кандидата.

Факторы, влияющие на заработную плату при прямом найме, также имеют значение при переговорах о зарплате по договору найма. Помните об этих деталях при обсуждении ставки заработной платы:

• Долгосрочные контракты больше похожи на должности с прямым наймом.Чем дольше контракт, тем ближе ставка заработной платы к сопоставимой заработной плате при прямом найме.
• Ставка заработной платы может быть ближе к прямой зарплате, если есть вероятность преобразования должности в прямую.
• Близость к дому кандидата влияет на уровень заработной платы. Чем дальше живет кандидат, тем больше ему обходится работа.

Ваш кандидат может дать рекомендации по ставкам заработной платы, если он является опытным подрядчиком. Они могут сказать вам, что они хотят зарабатывать в час, а затем вы сможете решить, подходит ли эта ставка, исходя из их образования, опыта, набора навыков и т. Д.

Предлагаем различные почасовые ставки

Согласование ставок заработной платы — не простой процесс. Итак, что делать рекрутеру? Идеальный подход — попросить клиентов предложить хотя бы диапазон почасовой оплаты. Пока ставка вашего контракта находится в этом диапазоне, клиент не может утверждать, что это неразумно.

Получение от клиента различных ставок по счетам может помочь сделать все переговоры более гладкими и менее болезненными. Убедитесь, что вы не обещаете кандидату высокую зарплату, если не знаете, сколько клиент готов платить.Лучше меньше обещаний и больше.

Попробуйте другие стратегии переговоров

Есть много способов рассчитать ставку счета. Вот еще несколько стратегий, которые сработали для других рекрутеров по контракту:

• Используйте стандартный множитель выставления счетов — Множители обычно находятся в диапазоне от 1,5 до 1,8, но они могут быть намного выше для медицинских работников и труднодоступных должностей. Просто выберите множитель ставки выставления счетов и умножьте ее на ставку оплаты подрядчика, чтобы определить ставку счета.
• Основывайте ставку на вашем целевом доходе — Определите, сколько вы хотите зарабатывать в час, а затем обсудите ставку заработной платы подрядчика, чтобы определить размер счета.
• Сбор на основе комиссии за прямое размещение — Подсчитайте, сколько вы обычно зарабатываете при прямом найме, и разделите полученную сумму на продолжительность контракта. Например, если контракт составляет 12 месяцев, и вы могли бы заработать 20 000 долларов, разместив кандидата напрямую, разделите это на 2 080 часов (приблизительное количество часов, которое подрядчик, работающий полный рабочий день, будет работать в год).Вам нужно будет зарабатывать 9,62 доллара в час, чтобы заработать всю плату за двенадцать месяцев.

Хотите избежать административных деталей и стресса при размещении по контракту? Используйте решения FoxHire для бэк-офиса, и мы ляжем на работодателя за вас!

Шаблон контракта

и образец контракта

В течение почти четырех десятилетий художники и дизайнеры обращались в Artist’s & Graphic Designer’s Market за первоклассными советами по ведению бизнеса. Рынок художников и графических дизайнеров 2013 года включает более 1700 контактов с арт-рынками, а также статьи об успехе в бизнесе и интервью с ведущими творческими профессионалами.Продолжайте читать статью AGDM 2013 года, написанную наставником по маркетингу Илизой Бенун. Найдите более полезную информацию на ArtistsMarketOnline.com.

«Мы видим вещи черным по белому:« Они либо хотят меня, либо нет. Я либо получу, либо нет. Они заплатят эту цену или не будут ». Но между этими двумя полюсами есть много других возможностей, если только вы найдете время, чтобы поговорить о них, обратиться к ним, предложить их».

—Микеланн Вальтерра, сертифицированный тренер по финансовому оздоровлению и автор

В каждой деловой книге, которую вы читаете, будет сказано, что вам нужен контракт для каждого клиента и каждого проекта.Но в реальном мире ведения бизнеса легко упустить эту деталь из виду, особенно если вам это не совсем удобно. Это потому, что у вас нет хорошего контракта? (Если вы прочтете эту статью, вы больше не сможете использовать это оправдание.) Или потому, что это дополнительный шаг в процессе получения информации в письменном виде? Или потому, что работа в спешке и просто нет времени на подписание контракта? (Сколько на самом деле времени?)

Если вам пришлось столкнуться с трудностями или вам пришлось взять на себя расходы, которые вы не могли себе позволить из-за отсутствия контракта, вы, надеюсь, извлекли уроки из этого опыта.Если вам еще не посчастливилось пережить неприятный опыт, читайте дальше. . . .

Что такое контракт и зачем он мне нужен?

Вам нужен контракт, потому что человеческие отношения запутаны, воспоминания несовершенны, а общение часто неоднозначно. Контракт не может защитить вас от всего этого, но он может внести некоторую ясность и консенсус.

Ясность, потому что он записывает то, что было сказано (а иногда и не сказано), чтобы все стороны могли ознакомиться с этим, прежде чем приступить к совместному проекту.Консенсус, потому что каждая сторона должна согласиться с тем, что написано, прежде чем продолжить. Если после этого возникнут какие-либо проблемы, контракт станет объективным документом, к которому можно прибегнуть.

Проще говоря, контракт — это документ, который может защитить все стороны, избегая недоразумений и служа бумажным следом, если что-то пойдет не так. В нем изложены условия, на которых вы будете выполнять свою работу, что вы предоставите клиенту и что они предоставят взамен. Его цель также состоит в том, чтобы предвидеть проблемы и уточнить обязанности обеих сторон в случае возникновения проблем.

Контракт — это не обязательно толстый документ с большим количеством юридических текстов. Контракт может быть простой схемой условий, по которым вы и ваш клиент соглашаетесь работать. Или это может быть сложный документ из нескольких страниц, в зависимости от сложности проекта или количества задействованных элементов. Его цель — установить условия работы — сроки, объем работ и ограничения, непредвиденные обстоятельства в случае неожиданных изменений и возможных недоразумений. Прежде всего, письменное изложение этих вопросов предотвращает недопонимание и снижает уровень стресса каждого.

Многие творческие профессионалы считают, что контракты необходимы только для больших работ с большими гонорарами для крупных клиентов. Они часто пропускают бумажную работу по небольшим проектам. Но на самом деле именно мелочь может вызвать длительные и дорогостоящие проблемы.

Контракты особенно важны для творческих профессионалов, потому что, когда вы продаете свою работу, вы, по сути, продаете право на свою собственность — в данном случае вашу интеллектуальную собственность, которая нематериальна.А поскольку он нематериален, процесс может быть менее ясным, чем если бы рассматриваемый объект был материальным, например, автомобилем или домом.

Однако договор хорош настолько, насколько хороши люди, подписывающие его. Деловые отношения строятся на доверии. Фактически, многие соглашения заключаются путем рукопожатия, и этого достаточно, если обе стороны заслуживают доверия. Итак, нужно жить по следующему правилу: если вы чувствуете, что ваш партнер ведет переговоры недобросовестно, уходите. Ничто из того, что вы заключили в контракте, не защитит вас.

А как насчет способности контракта предвидеть то, что может произойти? В реальной жизни невозможно предсказать все, что может произойти, поэтому не тратьте слишком много времени на размышления о каждом «а что, если». Если вы имеете дело с достойными людьми, вы найдете приемлемое решение непредвиденной проблемы, даже если это не оговорено в контракте.

Тем не менее, ваш собственный контракт должен составить поверенный, который понимает творческие услуги и ваши интересы. Вы можете настроить его для каждой ситуации.Если это вам не по средствам, есть много доступных ресурсов.

Образец договора

Джерри Сухи из Арлингтона, штат Вирджиния, GMS Designs щедро поделился своим стандартным контрактом, созданным его внутренней командой юристов (его жена, которая работает юристом). «Клиенты любят его за простоту, — говорит Сухи, — и моя жена первая скажет вам, что почти все юридические документы представляют собой смесь предшествующих документов. Правило юридической фирмы — не тратить время на изобретение колеса, если есть документ, который можно вырезать и вставить.”

Этот контракт явно создан для небольшого дизайнерского предприятия, но концепции и язык достаточно общие, чтобы их можно было адаптировать для других творческих профессий. Так что не стесняйтесь изменять этот образец контракта для своих целей.

1. Информация для клиентов

Имя:
Организация:
Адрес:
Адрес электронной почты:
Телефон:

2. Информация о проекте

Работа будет разработана таким образом, чтобы улучшить основной текст, предоставленный клиентом, и выложить его для брошюры 8½ × 11, двусторонней, полноцветной, складываемой втрое.Все иллюстрации будут выполнены в соответствии со спецификациями клиента и с использованием предоставленной клиентом графики. GMS Designs может дополнять другие графические изображения с согласия клиента. Любая нестандартная графика, полученная от имиджевых домов, будет оплачена клиентом. Проект будет разработан с использованием некоторой комбинации Adobe Illustrator, Adobe Photoshop и Adobe InDesign. Окончательное оформление будет выведено в формате файла, подходящем для производства промышленной печатной машины. Если у клиента нет коммерческого принтера, GMS Designs даст три (3) рекомендации.

Расскажите как можно подробнее о том, что вы будете делать и как вы будете предоставлять результаты.

3. Стоимость проекта и условия оплаты

Цена проекта основана на согласованной цене пакета для всего проекта в размере ____ долларов США.
Ценовое предложение не включает комбинированный (государственный) налог с продаж в размере 8,0%. Налог с продаж не будет применяться к нерезидентам Вирджинии. Кроме того, если вы выберете PayPal в качестве формы оплаты, взимается плата за обслуживание, которая будет рассчитываться на основе общей суммы платежа.Это будет детализировано и добавлено к окончательному счету.

Обязательно запишите все подробности, касающиеся государственных налогов, которые применяются (или не применяются), а также любых сервисных сборов, которые вы планируете добавить, если вы используете какие-либо услуги, такие как Paypal или другие коммерческие услуги, которые взимают комиссию. Вам решать, передавать ли вы эту плату своему клиенту или покрывать ее как расходы на ведение бизнеса. В любом случае это должно быть заявлено заранее и согласовано. Возможность предлагать оплату кредитной картой помогает, потому что небольшие проекты могут потребовать очень быстрой обработки.

4. Окончательные условия оплаты

Подробный счет будет предоставлен клиенту в течение трех (3) дней после завершения проекта, прежде чем окончательные рабочие файлы будут переданы клиенту. Для начала работы необходимо внести залог в размере 50%. Окончательная оплата требуется после завершения работ. В дополнение к PayPal я также принимаю корпоративные или бизнес-чеки. Перед отправкой окончательных файлов необходимо будет очистить чеки.

Нет «правильных» терминов. Важно четко изложить свои условия.Всегда указывайте, сколько и когда вам будут платить, а также правила в отношении штрафов за просрочку платежа. Традиционно клиенты, с которыми вы поддерживаете длительные отношения, должны платить «чистые тридцать», то есть у них есть стандартные тридцать дней на оплату. Для небольших проектов и для новых клиентов принято запрашивать аванс в размере 50 процентов, а остаток — при доставке.

Для крупных проектов рассмотрите возможность запроса «текущих платежей», которые представляют собой платежи, которые не привязаны напрямую к этапам проекта, а вместо этого привязаны к календарю.Например, для проекта, который, по вашим оценкам, займет у вас четыре месяца, предложите четыре равных ежемесячных платежа (за вычетом депозита) первого числа каждого месяца. Таким образом, если проект займет больше времени или у клиента возникнет узкое место, ваш денежный поток не пострадает. К тому же это стимул завершить проект, поскольку они уже заплатили за него.

5. Редакции

Указанная цена проекта не включает неограниченное количество изменений. Я, конечно, хочу, чтобы вы остались довольны окончательным оформлением проекта, и я уверен, что вы чувствуете то же самое.По моему опыту, хорошее общение между дизайнером и клиентом может ограничить исправления лишь незначительными изменениями, а не полной переделкой. Незначительные изменения и корректировки — часть процесса. Переделки — это симптом плохого общения. Сказав это, позвольте мне предложить, чтобы в предлагаемую стоимость этого проекта я включил два раунда корректировок. Помимо этого, стоимость дальнейших корректировок может быть предметом переговоров. Этот способ ведения бизнеса работает как вам, так и мне, поскольку ваш проект будет завершен своевременно и в рамках вашего бюджета.

Здесь важно обратиться к вопросу исправлений и уточнить, что именно такое исправление. Не рекомендуется предоставлять неограниченное количество изменений по фиксированной цене, особенно с новым клиентом.

6. Право собственности на произведения искусства / файлы

До тех пор, пока не будет произведена полная оплата, GMS Designs сохраняет право собственности на все оригинальные изображения / файлы или части, содержащиеся в них, как предварительные, так и окончательные. После полной оплаты клиент получает право собственности на окончательные изображения / файлы для использования и распространения по своему усмотрению.GMS Designs оставляет за собой право использовать завершенный проект и любые предварительные разработки для конкурсов дизайна, будущих публикаций по дизайну, в образовательных целях, маркетинговых материалов и портфолио. Там, где это применимо, клиенту будет предоставлен любой необходимый кредит для использования элементов проекта. Любая коммерческая информация, такая как цены на продукцию или данные о клиентах, должна быть отредактирована дизайнером перед использованием.

Сохраните ли вы право собственности на файлы или передадите это право своему клиенту — решать вам.Это следует решать в индивидуальном порядке. Здесь Сухи передает все права в обмен на полную оплату, сохраняя при этом право использовать материалы в рекламных целях. Если вы хотите сохранить права и собственные файлы, вы должны четко заявить об этом, потому что большинство клиентов не понимают, что это не то, на что они заключают контракты.

7. Производственный график / сдача по проекту

Заказчик берет на себя все расходы по доставке или страхованию, связанные с проектом.Любые изменения или отклонения от вышеуказанных спецификаций, связанные с дополнительными расходами, будут выполнены только после согласования с клиентом. Дизайнер не несет никакой ответственности или штрафов за задержки в завершении проекта из-за действий или небрежности клиента, необычных задержек транспортировки, непредвиденных болезней или внешних сил, не зависящих от дизайнера. Если такое событие (события) происходит, это дает проектировщику право продлить дату завершения / поставки на время, эквивалентное периоду такой задержки.

Этот пункт разработан, чтобы избежать слишком распространенной ситуации, когда клиент задерживается в получении своего отзыва к вам, и, следовательно, у вас меньше времени для реализации изменений. В нем заранее указано, что вы продляете свои временные рамки в соответствии с продолжительностью их задержки. В реальной ситуации это может быть невозможно или ваш выбор, но, по крайней мере, вы предусмотрели это как вариант.

8. Доставка сторонним поставщикам

В случае если любые материалы, необходимые для производства проекта, должны быть отправлены третьей стороне для дополнительной обработки, набора, фотографических работ, цветоделения, печати или переплета, дизайнер не несет ответственности за убытки, понесенные при транспортировке, или из-за задержки отправителя третьей стороны.

9. Срок рассмотрения претензий

Претензии по поводу дефектов, повреждений и / или недостачи должны быть предъявлены клиентом в письменной форме в течение десяти (10) дней после доставки всего или любой части заказа. Неспособность предъявить такую ​​претензию в течение указанного периода означает безотзывное принятие и признание того, что они полностью соответствуют условиям и спецификациям.

10. Подтверждение финального проекта

Разработчик должен приложить все усилия, чтобы конечный продукт не содержал грамматических и орфографических ошибок, прежде чем передать конечный продукт клиенту.Принято считать, что ответственность за то, чтобы конечный продукт не содержал орфографических или грамматических ошибок, лежит на клиенте. Согласовано, что дизайнер не несет ответственности за любые ошибки, содержащиеся в конечном продукте после того, как он был передан в печать или размещен на виду у общественности.

Эти пункты пытаются защитить вас от ошибок и минимизировать вашу ответственность. Мы надеемся, что эти ошибки будут происходить не часто, но когда они будут происходить, они могут иметь катастрофические последствия, если вы не защитите себя.

11. Аннулирование

В случае отмены проекта право собственности на все авторские права, оригинальные изображения и диски останутся за GMS Designs (Джерри Сучи), а гонорар за выполненную работу, основанный на цене контракта и уже понесенных расходах, будет оплачивается клиентом.

Было бы неплохо иметь пункт, в котором излагалось бы, что произойдет и какие расходы будут понесены в случае отмены проекта. Если отмена происходит по причинам, не зависящим от вас, следует взимать плату за уничтожение в соответствии с процентом, отражающим этап выполненной работы.В Справочнике Гильдии художников-графиков говорится: «Типичная плата за оказанные услуги может составлять 25–50 процентов, если работа прекращается на начальной стадии эскиза, 50 процентов — если прекращается после завершения стадии эскиза, и 100 процентов — если прекращается после завершения окончательного проекта. завершенный.» Вы также должны разрешить оплату в том случае, если работа будет отклонена из-за неудовлетворенности клиента, что также зависит от того, где находится проект. GAG также заявляет: «Общие сборы за аннулирование составляют одну треть от общей суммы, если аннулирование происходит до завершения окончательной работы, и 50–100 процентов после завершения последней работы.«Это предмет переговоров, но должно быть предусмотрено.

12. Конфиденциальность

Вся корреспонденция и предоставленные документы будут рассматриваться как конфиденциальные между клиентом и проектировщиком, если не будет дано согласие обеих вовлеченных сторон.

13. Акцепт договора

Настоящим принимаются указанные выше цены, спецификации и условия. Проектировщик уполномочен выполнять проект, как указано в этом соглашении. Оплата будет произведена, как было предложено выше.Это соглашение не действует до тех пор, пока клиент не подписал его и не вернул дизайнеру.
Подпись:
Дата:
Пожалуйста, напечатайте здесь свое имя:

Илиз Бенун , основатель Marketing Mentor и сопродюсер Creative Freelancer Conference, работает с творческими фрилансерами, которые серьезно относятся к созданию здорового бизнеса. Подпишитесь на ее быстрые советы на www.marketing-mentortips.com.

Из «Руководства по деньгам для творческих профессионалов» © 2011 Илиз Бенун.Используется с любезного разрешения HOW Books, оттиска F + W Media Inc. Посетите mydesignshop.com или позвоните (855)840-5126, чтобы получить копию.

Что такое счет-фактура? Назначение, виды, элементы и советы

Счет-фактура — это документ, который продавец выставляет покупателю для получения оплаты. В нее входит стоимость приобретенных товаров или оказанных покупателю услуг. Счета-фактуры также могут служить в качестве юридических записей, если они содержат имена продавца и клиента, описание и цену товаров или услуг, а также условия оплаты.

Развитие счетов-фактур

Каменные накладные

Счета-фактуры и записи транзакций были сделаны еще в 5000 году до нашей эры в Месопотамии. Торговцы вырезали детали операций на глиняных или каменных табличках, используя самую раннюю форму математики.

Рукописные счета-фактуры

Выставление счетов позже превратилось в счета-фактуры, написанные от руки на коже животных, пергаменте или бумаге.Эти счета-фактуры содержали большинство элементов современного счета-фактуры и использовали подписи или печати.

Электронные счета

Изобретение компьютеров привело к следующему значительному изменению в выставлении счетов. Эта революция была вызвана желанием сократить традиционные затраты и рабочую силу. С электронными счетами выставление счетов стало дешевле, проще и быстрее.

Онлайн-счета

Появление Интернета привело к появлению более совершенных, безопасных и экологически чистых способов общения с клиентами.Счета-фактуры онлайн являются безбумажными, поскольку счета-фактуры отправляются по электронной почте, а платежи производятся онлайн.

Мобильные счета

Выставление счетов в современном мире стало мобильным. Специализированные компании SaaS (программное обеспечение как услуга) обеспечивают автоматическое, безопасное и мгновенное выставление счетов, так что вы можете выставлять счета на ходу.

Функции счетов-фактур

Компаниям необходимо выставлять счета, чтобы требовать оплаты.Счет-фактура — это юридически обязывающее соглашение, показывающее согласие обеих сторон с заявленной ценой и условиями оплаты. Однако есть и другие преимущества использования счетов-фактур.

• Ведение записей

  Самым важным преимуществом счета-фактуры является возможность вести юридический учет продажи. Это позволяет узнать, когда товар был продан, кто его купил и кто продал.

• Отслеживание платежей

  Счет-фактура — бесценный инструмент бухгалтерского учета.Это помогает как продавцу, так и покупателю отслеживать свои платежи и суммы задолженности.

• Правовая защита

  Правильный счет-фактура является юридическим доказательством договоренности между покупателем и продавцом по установленной цене. Он защищает продавца от мошеннических исков.

• Простая подача налоговой декларации

  Регистрация и ведение всех счетов-фактур продаж помогает компании отчитываться о своих доходах и обеспечивать уплату надлежащей суммы налогов.

• Бизнес-аналитика

  Анализ счетов-фактур может помочь предприятиям собирать информацию о покупательских моделях своих клиентов и определять тенденции, популярные продукты, пиковые периоды покупок и многое другое. Это помогает разрабатывать эффективные маркетинговые стратегии.

Есть несколько разных типов счетов-фактур

Счет-проформа — это документ, подтверждающий обязательство продавца поставить товары и услуги покупателю по согласованной цене.

Коммерческий счет-фактура — это документ, используемый для таможенного декларирования при продаже товаров, экспортируемых через международные границы.

Кредит-нота — это документ, выдаваемый покупателю в случае возврата товара из-за повреждения или ошибки.

Счет-фактура из расписания отправляется клиенту, чтобы выставить счет за выполненную работу или оказанные услуги на почасовой основе.

Счет-фактура отправляется клиенту, если он вносит предоплату за продукт или услугу. Затем эта сумма вычитается из окончательного платежа заказчика при доставке или завершении работы.

Периодические счета-фактуры создаются и отправляются клиентам через регулярные промежутки времени для повторения транзакций, таких как плата за подписку.

Элементы накладной

Хороший, юридически обоснованный счет-фактура должен содержать всю информацию, которая потребуется клиенту для осуществления платежей, и давать возможность ответить на любые вопросы.Давайте взглянем на различные элементы счета-фактуры:

• 3

  Дата оказания услуги

• 5

  Контактное лицо и название организации / продавца

• 6

  Имя и контактные данные покупателя

• 8

  Строка с подробным описанием каждого продукта или услуги

• 9

  Стоимость единицы продукции

• 11

  Общая сумма задолженности в валюте

1

×

Слово «СЧЕТ-ФАКТУРА»

Слово «Счет-фактура» и логотип компании должны быть видны в документе, чтобы их можно было легко идентифицировать.2

×

Номер счета-фактуры

Каждый счет-фактура должен иметь уникальный идентификатор, например номер счета-фактуры, номер заказа на покупку или ссылочный номер, чтобы отличать его от остальных счетов-фактур продавца. 3

×

Дата оказания услуги

Запись даты оказания услуги или даты продажи может помочь упростить каталогизацию. 4

×

Дата отправки счета-фактуры

Необходимо указать дату отправки счета, чтобы платежи производились вовремя.5

×

Контактное лицо и название организации / продавца

В счете-фактуре должно быть четко указано имя продавца и контактная информация, чтобы клиент мог связаться с вами по любым вопросам. 6

×

Имя и контактные данные покупателя

Контактная информация клиента также должна быть указана для обеспечения законности документа. 7

×

Положения и условия

Все положения и условия компании, включая сроки и штрафы за неуплату или частичную оплату, должны быть четко указаны в счете.8

×

Строка с подробным описанием каждого продукта или услуги

Счет-фактура должен описывать каждый продукт или тип предоставленной услуги. 9

×

Стоимость единицы продукта

Необходимо включить стоимость каждой отдельной позиции или услуги. 10

×

Ставки налога

Необходимо включить налогооблагаемую сумму продуктов или услуг.11

×

Общая сумма задолженности в валюте

Общая сумма, подлежащая оплате, должна быть четко указана в счете. 12

×

Персонализированная записка

Счета-фактуры можно персонализировать, добавив индивидуализированную благодарственную записку.

• Слово «Счет-фактура» и логотип компании должны быть на видном месте в документе, чтобы их можно было легко идентифицировать.

• Каждый счет-фактура должен иметь уникальный идентификатор, например номер счета-фактуры, номер заказа на поставку или ссылочный номер, чтобы отличать его от остальных счетов-фактур продавца.

• 3

  Дата оказания услуги

  Запись даты оказания услуги или даты продажи может помочь упростить каталогизацию.

• Необходимо указать дату отправки счета, чтобы платежи производились вовремя.

• 5

  Контактное лицо и название организации / продавца

  В счете-фактуре должно быть четко указано имя продавца и контактная информация, чтобы клиент мог связаться с вами по любым вопросам.

• 6

  Имя и контактные данные покупателя

  Контактная информация клиента также должна быть указана для обеспечения законности документа.

• Все условия компании, включая сроки и штрафы за неуплату или частичную оплату, должны быть четко указаны в счете.

• 8

  Строка с подробным описанием каждого продукта или услуги

  В счете-фактуре должен быть описан каждый продукт или тип оказанной услуги.

• 9

  Стоимость единицы продукции

  Стоимость каждого отдельного товара или услуги должна быть включена.

• Необходимо указать налогооблагаемую сумму продуктов или услуг.

• 11

  Общая сумма задолженности в валюте

  Общая сумма к оплате должна быть четко указана в счете.

• Счета-фактуры можно персонализировать, добавив индивидуализированные благодарственные письма.

Советы по выставлению счетов

Вот несколько советов, которые помогут вам максимально эффективно использовать ваши счета и обеспечить своевременную оплату:

• Стимулирование своевременной или досрочной оплаты счетов

• Сделайте процесс выставления счетов и оплаты более удобным для клиентов

• Использовать периодическое выставление счетов, если применимо

• Обсудить и установить условия платежа в письменной форме

• Получите предоплату

• Автоматическое выставление счетов

• Работа над установлением более тесных отношений с клиентами

• Приостановить работу или остановить проекты, если клиент не заплатит вовремя

Хотите узнать больше о том, как убедить клиента оплатить счет вовремя? У Forbes есть для вас несколько рекомендаций.

Современное программное обеспечение для выставления счетов

Современные программные продукты для выставления счетов от SaaS-компаний позволяют автоматизировать, ускорять и управлять процессом выставления счетов, чтобы своевременно получать оплату.

Что можно делать с помощью программы для выставления счетов:

Создание индивидуальных счетов-фактур

Наслаждайтесь полной свободой оформления счетов. Выберите готовый шаблон из галереи и адаптируйте его, чтобы вы могли построить свой бренд так, как хотите.

Автоматизируйте рабочие процессы

Устройтесь поудобнее и позвольте вашему программному обеспечению позаботиться о ваших счетах, автоматизируя утомительные повторяющиеся задачи от рабочих процессов выставления счетов до напоминаний об оплате.

Делайте платежи легко и безопасно

Программа для выставления счетов

гарантирует абсолютную безопасность платежей в соответствии с требованиями PCI DSS. Вы даже можете автоматически собирать платежи на регулярной основе.

Улучшение отношений с клиентами

Программа для выставления счетов

помогает вашим отношениям с клиентами выйти на новый уровень.Хорошее программное обеспечение для выставления счетов включает поддержку CRM и клиентский портал, где клиенты могут отслеживать свои транзакции или совершать платежи в Интернете.

Преимущества использования программного обеспечения для выставления счетов

Программное обеспечение

Invoice помогает оптимизировать бухгалтерские и финансовые процессы за счет автоматизации важных задач. Таким образом вы сможете:

• Сократите расходы за счет сокращения персонала в отделе выставления счетов и выставления счетов

• Сэкономьте время на отслеживании просроченных платежей и поиске просроченных платежей

• Увеличьте свой денежный поток за счет более быстрой оплаты счетов

• Сокращение мошенничества и повышение безопасности

• Улучшите отношения с клиентами, предложив более быстрое разрешение ошибок

Узнайте, как лучше всего использовать программное обеспечение для выставления счетов в своей сфере деятельности

Хороший счет — это не просто товарный чек, а юридический документ, защищающий ваш бизнес от ошибок и рисков.