Порядок работы с кассой онлайн – Как работать с онлайн-кассой после 1 июля чтобы точно без штрафов: пошаговая инструкция для кассира

Инструкция: Как пользоваться онлайн-кассой

После введения в эксплуатацию онлайн-касс у предпринимателей возникает необходимость обучать сотрудников работе с новой ККТ.

Кто может работать с кассовым аппаратом

Для работы с онлайн-кассой, сотрудник должен соответствовать определенным критериям. К работе с онлайн-кассой допускаются сотрудники, которые:

  • Ознакомились и подробно изучили правила эксплуатации кассового оборудования. Правила не являются обязательными с точки зрения законодательства, однако кассир сможет руководствоваться этими документами в случае возникновения ситуаций, не предусмотренных новым законодательством. А изучение типовых правил работы с ККТ будет полезно сотрудникам, не имеющим опыта работы с кассовым оборудованием.
  • Подписали договор полной материальной ответственности. Данный договор должен подписаться до момента вступления в должность, иначе у сотрудника будут все основания для того, чтобы его не подписывать. Работодатель может указать пункт о необходимости подписания договора полной материальной ответственности в трудовом договоре. Но при отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель в некоторых случаях может привлечь работника к полной материальной ответственности. Например, если работник нанес ущерб компании, находясь в алкогольном или наркотическом опьянении.
  • Подробно изучили инструкции ко всему кассовому оборудованию. Онлайн-кассы это совершенно новое техническое решение для бизнеса, каждому сотруднику, приступающему к работе с новой ККТ, необходимо понимать, как пользоваться онлайн-кассой. Помимо рисков, связанных с поломкой дорогостоящей кассы из-за некомпетентности сотрудника, кассир может некорректно оформлять операции, что повлечет за собой вопросы налоговой службы.

Кроме предоставления работникам информации о том, как пользоваться онлайн-кассой, работодатель может разработать внутренние правила эксплуатации кассового оборудования, например:

  • Запрет на нарушение целостности корпуса ККТ
  • Запрет на допуск третьих лиц к ремонту кассового оборудования
  • Запрет на самостоятельную чистку ККТ, в том числе химическими препаратами
  • Запрет на любое вмешательство в работу ККТ и пр.

Для удобства работодателя факт ознакомления со всеми правилами должен быть подтвержден подписью сотрудника.

Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены

Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассиру необходимо:

  • Получить у ответственного лица ключи от денежного ящика
  • Получить «размен» для возможности выдавать покупателям сдачу
  • Проверить наличие в печатающем устройстве чековой ленты
  • Проверить работоспособность дополнительного оборудования (сканер штрих-кодов, весы и т.д.)

Открытие смены на онлайн-кассе

Отчет об открытии смены содержит данные кассира, состояние счетчиков на начало дня и т.д. Как и все последующие операции, данный отчет будет отправлен ОФД, и далее в налоговую службу.

Если кассовый работник получил «размен», то необходимо сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, отвечающий за выдачу размена из основной кассы должен оформить операцию при помощи формирования расходного кассового ордера. Обычно указывается количество купюр по номиналу.

Как выдавать чек покупателю

Чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:

  • Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек
  • Покупатель передает кассовому работнику оплату
  • После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек

Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.

Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.

Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.

К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:

  • Продажа. Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента.
  • Возврат. Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара.
  • Проведение корректировок. Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости или без применения онлайн-ККТ (например, когда произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции.
  • Внесение аванса. Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа.
  • Внесение предоплаты. Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата).
  • Отпуск товара в кредит/рассрочка. Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.

Признак расчета

Признак расчета — это реквизит кассового чека, указывающий на причину поступления/выдачи денежных средств в кассу/из кассы организации.

Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:

  • «Приход» — будет содержать чек продажи. Например, когда покупатель приобретает в магазине бытовую технику.
  • «Возврат прихода» — будет указан в чеке возврата. Например, в случае, если бытовая техника оказалась ненадлежащего качества, и покупатель решил вернуть товар.
  • «Расход» — будет указан в чеке, при получении товара на платной основе. Например, пункт принятия металлолома — выдача денег при принятии металла;
  • «Возврат расхода» — будет присутствовать в чеке в том случае, если операция подразумевает возврат товара клиенту. Например, клиент возвращает деньги, чтобы забрать товар.

С 01.01.2019 вступают в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появится такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.

Признак способа расчетов

Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата.

Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:

  • Код ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1 в цифровом варианте) — указывает на получение продавцом предоплаты за товар в размере 100%;
  • Код ПРЕДОПЛАТА (или 2)
    — покупатель внес предоплату за товар частично;
  • Код АВАНС (или 3) — получение аванса за товар, который не был определен. Например, в случае, если покупатель приобретает подарочный сертификат, продавец не может заранее выяснить, какой именно товар будет приобретен, в этом случае признак способа расчетов и указывается как «аванс»;
  • Код ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) — указывается когда покупатель полностью вносит оплату и сразу же получает весь свой товар;
  • Код ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) — сюда можно отнести ситуацию, когда покупатель приобретает товар в кредит, выплачивая при этом первоначальный взнос, т.е. частично товар будет оплачен, а оставшаяся сумма будет оформлена как кредит;
  • ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 6) — здесь способом расчета будет покупка товара в кредит полностью без первоначального взноса, а товар в данном случае передается покупателю сразу;
  • ОПЛАТА КРЕДИТА (или 7) — указывается при внесении покупателем оплаты в счет погашения кредита, и значения не имеет вносится ли очередной платеж или же оплата полностью.

Применение чека коррекции

Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:

  • Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой
  • Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии
  • Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира

В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:

  1. Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены.
  2. Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:
  • «приход» при обнаружении излишков
  • «расход» при обнаружении недостачи

К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.

Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.

Закрытие смены и инкассации

Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.

Например, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа.

Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено.

В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.

Инкассация

Выручка должна сдаваться в основную кассу после закрытия кассовой смены. После приема наличных денежных средств в основную кассу сотрудник оформляет ПКО. По прибытии инкассаторов им передается сумка с деньгами, препроводительная ведомость к сумке и формируется РКО с операцией инкассация.

Пример работы с онлайн-кассой

Как работать с онлайн-кассой? Рассмотрим на примере одного рабочего дня.

  • Сотрудник уже ознакомился (под подпись) со всеми внутренними документами регламентирующими эксплуатацию кассовой техники и подробно изучил инструкцию.
  • Перед началом рабочего дня, необходимо подготовить рабочее место, для этого необходимо получить ключи от кассы, «размен», расходники (например, рулон чековой ленты).
  • Далее необходимо сформировать отчет о начале новой смены. В документе, который по умолчанию передается в ОФД будет содержаться информация о кассовом аппарате и сотруднике открывшем смену. На некоторых ККТ можно открыть смену просто отсканировав штрих-код товара. Такой способ открытия имеет один существенный недостаток — работник может по ошибке открыть смену под учетной записью другого пользователя (если при закрытии выход из учетной записи осуществлен не был).
  • Далее, кассир совершает операции, к которым относятся продажа, возврат, снятие отчетов.
  • Если речь идет о круглосуточном магазине, по истечении астрономических суток с момента открытия смены, она должна быть закрыта и сразу же открывается новая. Если кассир проигнорирует необходимость закрытия по истечении 24 часов, ККТ перестанет формировать кассовые чеки.
  • После закрытия смены кассовый работник формирует ПКО и оформляет передачу денежных средств в основную кассу предприятия (сейф).
  • Далее ключи от кассы сдаются ответственному лицу.
  • К концу смены работник кассы должен перепроверить наличие всех необходимых документов по кассовой смене, например, заявлений на возврат, пояснительных записок к чекам коррекции в случае их наличия и т.д.

Что нельзя делать кассиру во время работы

Работа с онлайн-кассой связана с сохранностью ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и оборудования, поэтому список лиц, которые могут иметь доступ в кассовую зону, строго ограничен.

Кассиру запрещается:

  • Допускать к ККТ посторонних.
  • Оставлять кассовую зону без присутствия сотрудников.
  • Отлучаться с рабочего места без пересчета наличных денег в кассе. Данная процедура должна проходить в присутствии замещающего лица. Информация о сумме наличных денег в кассе заносится в журналы, ведущиеся для учета движения денежных средств. После внесения информации в журнал, кассир, как и замещающий его сотрудник, ставят свои подписи под итоговой суммой. Это правило должно строго соблюдаться даже при замещении кассира другим сотрудником всего на несколько минут.
  • Оставлять кассовую зону без оповещения руководителя.
  • Допускать к ремонту кассового оборудования не установленных лиц.

Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста является регистрационным журналом, в который вносится информация о состоянии счетчиков ККТ и сумме выручки с указанием способа оплаты.

До ввода в работу кассовой техники нового поколения журнал кассира-операциониста являлся обязательным к заполнению. С введением касс нового поколения у предпринимателей появилась возможность избавить своих сотрудников от заполнения журнала. Однако единого мнения о необходимости на сегодняшний день нет.

Согласно письма Минфина от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 журнал не является обязательным к заполнению, так как данные, вносимые в него, присутствуют в отчетах, передаваемых ОФД.

Однако, согласно п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н представители налоговой службы обязаны заверять журналы кассира-операциониста при возникновении подобной необходимости.

Кроме того, наличие подобного вида учета денежных средств рекомендовано п. 6 Методических рекомендаций от 18.08.1993 года.

Исходя из информации, указанной выше применение журнала кассира-операциониста (при условии работы с онлайн-ККТ) не установлено законодательно. Однако, также не запрещает ведение журнала предпринимателями в целях контроля выручки.

Применять ли кассовую книгу и ордера?

Согласно Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У кассовая книга, как и ордера (ПКО, РКО) обязательны для предприятий, в которых осуществляются кассовые операции. Формат ККТ значения не имеет. Бизнесмены, работающие с онлайн-кассовой техникой от использования кассовой книги и ордеров, не освобождаются.

Однако существует категория предпринимателей, которые освобождены от необходимости ведения данных отчетных форм, к ним относятся ИП. На подобных предприятиях учет движения денег ведется при помощи заполнения Книги учета доходов и расходов.

Если ИП работает с использованием ККТ, данные вносятся в Книгу один раз в конце кассовой смены. Если же кассовая техника на предприятии отсутствует, информация должна вноситься по каждому факту получения или выдачи денег.

Особенности применения РКО и ПКО при обороте разменных денежных средств

ПКО, как и РКО обязательны к заполнению в случае выдачи размена из кассы организации.

В этом случае в начале смены создается РКО с отражением суммы выданных денег. Основание выдачи будет указано как «Для размена».

Действия кассира при возникновении проблем в работе онлайн-кассы

В течение рабочей смены могут возникать различные ситуации, в том числе и препятствующие работе кассовой техники.

  • Отсутствует сеть интернет. Отсутствие интернета не принесет серьезных проблем. Операции, несмотря на отключение интернета, будут записываться на фискальный накопитель. ОФД получит информацию после восстановления работоспособности сети. Проблема с доступом к сети интернет должна быть решена не позднее чем через 30 суток, в противном случае онлайн-ККТ автоматически заблокируется.
  • Отключение электроэнергии. Ситуация предполагает невозможность проведения операций по онлайн-кассе, соответственно в случае обесточивания магазина продажи следует прекратить. Проводить продажи можно только в крайнем случае. Например, прохожему стало плохо, и срочно нужна вода. В этом случае не стоит, ссылаясь на 54-ФЗ, закрывать двери магазина перед бледным покупателем, лучше все же совершить продажу, а после восстановления работы электросети оформить чек коррекции.
  • Обрыв чековой ленты. Для устранения данной проблемы кассовому работнику необходимо заменить ленту самостоятельно, если это входит в его зону ответственности.
  • Отсутствие связи между компьютером и онлайн-кассой. В случае возникновения подобной проблемы необходимо разобраться в её причине, т.е. визуально оценить обстановку и попробовать найти причину поломки. Например, причиной может служить отошедший кабель, в этом случае кассир в силах исправить ситуацию самостоятельно. Если же на первый взгляд проблема не видна, кассовому работнику не стоит самостоятельно искать проблему, лучше вызвать специалиста, ответственного за техническую исправность оборудования.

Памятка для кассира

Чтобы понять как работать с онлайн-кассой и допускать в эксплуатации кассового оборудования минимум ошибок, кассир может воспользоваться следующей памяткой:

  • Ознакомиться с правила пользования онлайн-кассой.
  • Перед тем, как приступить к работе, ознакомиться с договором полной материальной ответственности и обозначить свое согласие с правилами, поставив под ними подпись.
  • Если наличие покупателей под вопросом, смену можно открыть непосредственно перед продажей, открытие кассовой смены совместно с открытием магазина не обязательно.
  • Не путайте возврат с чеком коррекции. Возврат производится в случае, если покупатель изъявил желание вернуть приобретенный ранее товар. Чек коррекции нужен в случае, если продажа была проведена с некорректной суммой или без использования кассовой техники.
  • Не оставляйте кассовую зону без присмотра.
  • Запрещается допускать к кассе третьих лиц.
  • Не допускайте промежутка более двадцати четырех часов между отчетами об открытии и закрытии смены во избежание блокировки ККТ.
  • При отключении электроэнергии, приостановите проведение продаж.
  • Если продажа все же была проведена без онлайн-кассы, нужен чек коррекции.
  • Работа ККТ не допускается при отсутствии чековой ленты.
  • Даже в конце смены нельзя оставлять без присмотра включенную ККТ.
  • Закрытие кассовой смены и сдача наличных денег полностью находится в зоне ответственности кассового работника.
  • В случае пересменки в рамках одной кассовой смены обязателен пересчет денежных средств со сверкой итогов. В момент пересчета обязательно присутствие как сдающей, так и принимающей стороны. В случае расхождений обязательно составление акта и взятие объяснительной у сдающей смены.

5cms.ru

схема и принцип действия, как работает

Федеральный закон 54-ФЗ в новой редакции действует с 2016 года. Согласно ему, все торгующие организации, будь то ИП, или ООО, обязаны пользоваться онлайн-кассой. Сегодня Такая касса отличается от техники старого образца устройством, функционалом и порядком использования. Подробнее о принципе работы онлайн-кассы вы узнаете в этой статье

Все, кто работает в розничной торговле, общепите или сфере услуг, должны понимать принцип действия кассы нового образца, чтобы понимать, как правильно подключить, настроить и зарегистрировать кассу. Важно учитывать как технические отличия старой ККТ от новой, так и изменения в порядке взаимодействия с налоговыми органами. Зная эту информацию, вы избежите ошибок в работе с кассой и возможных штрафных санкций.

Принцип работы онлайн касс, пошагово

Новый закон принес большое число изменений в порядок работы с кассовой техники. Теперь касса должна быть постоянно подключена к интернету, чтобы передавать данные в налоговую службу в режиме онлайн, и записывать информацию о транзакциях в фискальном накопителе. Данные передаются в ФНС через посредника — оператора фискальных данных. Покупатель может любое время запросить информацию о покупке с помощью электронного сервиса налоговой службы.

Принцип работы онлайн-кассы пошагово выглядит следующим образом:

  1. Когда клиент делает оплату за покупку, данные о транзакции заносятся автоматически в накопитель кассового аппарата
  2. Фискальный накопитель шифрует информацию и по установленному интернет-соединению отправляет ее на главный сервер ОФД
  3. Оператор должен проверить фискальные данные, корректность технической информации в них, и сформировать фискальный признак — уникальный номер кассового чека
  4. Фискальный признак направляется в кассу, после чего она формирует чек с этим признаком и выдает его покупателю В это же время сведения об операции отсылаются в налоговую службу
  5. Чеки формируются в электронном или бумажном виде, и имеют равную юридическую силу. При этом электронные чеки могут быть отправлены в СМС или на электронную почту
  6. Покупатель сможет по данным из чека найти его на сайте ФНС или ОФД, чтобы сопоставить данные и, если обнаружатся расхождения, отправить претензию

Все операции проводятся в течение нескольких секунд в режиме онлайн.

Определенные условия устанавливаются для оператора фискальных данных. Среди них можно выделить следующие:

  • ОФД отвечает только за технический процесс, и не имеет права вести надзор или контроль
  • Он сохраняет все данные о сделках, совершенных за последние 5 лет
  • Он отвечает за бесперебойность доступа к электронным чекам для всех покупателей
  • Оператор должен иметь все необходимое оборудование и ПО, отвечающее современным требованиям безопасности, и пройти аттестацию у ФСБ
  • Оператор предоставляет свои услуги собственнику кассы за абонентскую плату, которая должна выплачиваться раз в год
  • Чтобы зарегистрировать кассу в Федеральной налоговой службе, необходимо оформить договор с ОФД
  • При просрочке оплаты услуг оператора регистрация кассовой техники аннулируется

Фискальный накопитель в онлайн кассах

Фискальный накопитель заменяет в конструкции кассы старое устройство для хранения данных о транзакциях — электронную контрольную ленту защищенную. Основные отличия накопителя от ЭКЛЗ следующие:

ФН ЭКЛЗ
Память – 256 Мб Память – 4 Мб
Подписывает чек электронной подписью
Шифрует информацию перед отправкой оператору
Расшифровывает сообщение от оператора
Хранит чеки, данные о кассирах, сменах и списки проданных товаров Хранит чеки, данные о кассирах, сменах. Не сохраняет список проданных товаров
Нужно покупать новый раз в 13, 15 или 36 месяцев, в зависимости от модели Обязательно менять раз в 13 месяцев
Бизнесмен меняет его самостоятельно, или обращается в ЦТО Меняет специалист ЦТО
Вся информация передается сразу в ФНС через интернет Раз в 13 месяцев нужно снимать показания и относить в ЦТО

Схема работы онлайн-кассы, по большей части, будет отличаться от техники старого образца только наличие постоянного интернет-соединения и ФН. Тип подключения, в зависимости от модели, может быть как проводным, так и беспроводным (Wi-Fi, 3G и другие). Онлайн-касса может выпускаться в различных форматах — это может быть автономное кнопочное устройство, смарт-терминал на базе сенсорного планшета или фискальный регистратор, который подключается к компьютеру. К кассе можно подключить дополнительное оборудование — например, сканер штрих-кодов или эквайринговый терминал.

Как работает онлайн-касса для индивидуальных предпринимателей

Существенное значение имеет правильная регистрация касса. Многие спрашивают: как работает онлайн-касса для индивидуальных предпринимателей, и как правильно оформить регистрацию?

Вначале необходимо купить новую кассу или, если такое предусматривает производитель, обновить кассу. Зарегистрировать ее можно в режиме онлайн — для этого также потребуется электронная подпись. Порядок регистрации следующий:

  1. Заключите договор с оператором фискальных данных
  2. Заполните заявку на регистрацию кассу в ФНС или через сервис ОФД
  3. Дождитесь ответа налоговой службы
  4. Получите регистрационные данные кассы
  5. Введите данные в настройках кассового ПО

Важно помнить, что, если в налоговую инспекцию в течение месяца не поступят сведения о сделках, инспектирующий орган имеет право наложить штрафные санкции на предпринимателя. Поэтому, важно поддерживать стабильное соединение с интернетом и вовремя менять фискальный накопитель.

Что должно быть в чеке онлайн кассы

Также закон изменил требования к содержанию бумажных и электронных чеков. Теперь в них должны быть указаны:

  • Наименование, форма собственности и система налогообложения торгующей организации
  • Информация об ОФД
  • Дата и время транзакции
  • Перечень наименований проданного товара, либо оказанных услуг
  • Сумма к оплате с учетом НДС
  • Форма оплаты — наличная или электронная (безналичная)
  • Место совершения покупки — адрес торговой точки или сайт магазина
  • Регистрационный номер кассы
  • Номер фискального накопителя
  • Фискальный признак
  • Номер смены
  • QR-код, по которому чек можно найти в базе налоговой службы

Работа с онлайн-кассами

Общий порядок работы с онлайн-кассой остается прежним. Перед началом работы необходимо заполнить по инструкции или загрузить товарную базу. Чтобы начать работу, кассиру нужно открыть смену, а после окончания — закрыть ее. Оплата покупки, в зависимости от характеристик и дополнительных устройств кассы, может быть как наличной, так и безналичной. Если вы продаете спиртные напитки, то кассу следует также подключить к ЕГАИС. Многие современные кассы также поддерживают системы товарного учета, в том числе от 1С, и могут обмениваться данными с ними в режиме реального времени.

Все взаимодействие кассы с ОФД и налоговой автоматизировано, операции производятся не дольше двух секунд. За это время касса успевает передать на сайт посредника, с которым заключен договор, все данные. Туда входит наименование товара и сумма операции. Оператор, приняв все данные, дает подтверждение, присваивает каждому чеку уникальный номер. Кассир в это время пробивает чек со всеми необходимыми обработанными системой данными, и отдает его покупателю. Во время всех этих манипуляций происходит передача оператором всей информации в единую базу налогового органа, где был зарегистрирован бизнесмен.

При проведении операций обязательно нужно соблюдать все требования к чекам, и реквизитам, которые должны присутствовать в нем. При несоблюдении правил могут быть наложены штрафные санкции в виде дисквалификации на 1-2 года, приостановки деятельности на три месяца либо штрафов. Все зависит от вида нарушения — отсутствие кассы нового образца, невыдачи чека или непередачи данных в ФНС.

Вопрос-ответ

Нужно ли заключать договор с центром технического обслуживания?

С 2016 года заключать договор с ЦТО теперь не обязательно. Вы можете сделать это, если вам требуется техническая поддержка кассы.

Сколько времени нужно хранить фискальный накопитель?

Все отработанные ФН предприниматели и ООО обязаны сохранять в течение пяти лет после срока действия.

Можно ли отсрочить или вообще отменить переход на онлайн-кассу?

Закон устанавливает несколько отсрочек для разных категорий предпринимателей. ИП и ООО на ЕНВД и патенте, а также те, кто использует торговые автоматы, имеют право не подключать онлайн-кассы до 1 июля 2018 года. Предприниматели на ЕНВД и патенте, которые работают в сфере общепита или имеют торговые автоматы, но не используют наемный труд, получают отсрочку до 1 июля 2019 года.

Отдельные категории предпринимателей освобождаются от применения онлайн-касс вовсе. К ним относятся общественный транспорт, газетные киоски, продавцы безалкогольных напитков на розлив, фруктовые и овощные развалы, люди, занимающиеся продажей товаров без помещений и в разнос, няни, сиделки, носильщики на вокзалах и аэропортах, и некоторые другие.

cmbank.ru

принцип действия и особенности эксплуатации

Главные отличия онлайн-касс от оборудования старого образца — возможность моментальной передачи данных обо всех транзакциях в налоговые органы через оператора фискальных данных и наличие фискального накопителя (ФН). Так как он работает автономно, при установке его необходимо правильно настроить и подключить к существующей системе, а в процессе эксплуатации — следить за сроком действия и объемом свободной памяти.

Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдет под ваш бизнес.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Основные функции ККТ и как работает онлайн-касса

Новая ККТ имеет ряд основных функций, которыми и обусловливаются особенности ее работы:

  • моментальная передача информации о товарообороте (продажах и возвратах) в ФНС через аккредитованного оператора ФД;
  • запись, хранение и шифрование данных о кассовых операциях;
  • формирование и печать фискальных чеков, а также их отправка клиенту по электронной почте и через СМС;
  • автоматизация продаж и освобождение рабочего времени персонала.

При этом вся информация должна передаваться по зашифрованным каналам связи.

Фискальный накопитель — неотъемлемая часть ККТ

Одна из основных характеристик нового оборудования — совместимость с ФН, который хранит информацию о проведенных платежах и поддерживает работу онлайн-кассы при проблемах с интернет-соединением. Эксплуатация кассового аппарата без ФН приравнивается к отсутствию онлайн-кассы. Максимальное время работы современной ККТ без доступа к сети составляет 30 календарных дней. В течение этого времени данные о транзакциях, совершенных без подключения к интернету, сохраняются в памяти ФН.

Нужна онлайн-касса? Подберем ККТ для вашего бизнеса за 5 минут.

Оставьте заявку и получите консультацию.

online-kassa.ru

Порядок работы с онлайн кассой — алгоритм действий, инкассация и закрытие смены

Порядок работы с онлайн-кассой прописан в Федеральном законе № 54-ФЗ. Рассмотрим типовые правила и разберем стандарты оформления фискальных документов.

Кассиру необходимо ознакомиться с условиями пользования техникой, расписаться в журнале и заключить договор о материальной ответственности.

Потом сотруднику нужно выдать следующие инструменты:

  • ключи от ККТ, привода и денежного ящика; 
  • разменные деньги;
  • кассовую ленту.

Прием и сдача разменных денег отражается в книге учета (форма № КО-5). Чек выбивать не надо.

Пошаговый алгоритм действий кассира зависит от конкретной модели техники, он прописан в инструкции к аппарату. Мы рассмотрим общие правила пользования, которые подходят к любой машине.

Сначала формируется отчет об открытии смены. Информация автоматически отправляется оператору фискальных данных (ОФД). После подтверждения можно приступать к расчету с клиентами.

Порядок расчета с покупателями прописан в ФЗ № 54-ФЗ:

  • озвучить сумму покупки;
  • принять оплату, пересчитать, сказать сумму;
  • Провести платеж через ККТ;
  • Выдать сдачу, чек и бланк строгой отчетности (БСО).

С 01.07.2018 г. БСО нужно формировать только через онлайн-кассу

Клиент может запросить квиток в бумажном или электронном вариантах. Чтобы отправить электронную копию квитанции, необходимо передать ОФД контакты покупателя (см.инструкцию к кассовому аппарату). Информация будет отправлена на e-mail, либо в виде ссылки на мобильный номер. Клиент может предоставить QR-код на мобильном приложении ФНС.

Рассмотрим рабочие моменты с ККТ:

  • квитанция с ошибкой – исправить с помощью «коррекции»;
  • внесена предоплата – выдается квиток с реквизитом «аванс», после полного расчета – «зачет аванса»; 
  • Возврат – проходит через функцию «Возврат прихода».
  • Отключили интернет – пробивать квитанции нужно, но отправлять в ОФД нельзя. Сеть надо восстановить в течение 30 дней, иначе кассу заблокируют;
  • Нет света – работать запрещено до устранения неполадок.

Выписка о состоянии счетчиков (Z) уже не нужна, вместо нее делается отчет о закрытии смены. Кассовая техника перестает печатать чеки через 24 часа, поэтому сформировать отчетность необходимо раньше.

Вести журнал и справку отчета не обязательно, вся информация есть в последнем документе.

Когда сотрудник сдаст выручку, технику надо отключить от сети и закрыть крышкой. Ключи от ККТ хранятся под расписку у руководителя организации.

hashdesk.ru

пошаговый алгоритм — СКБ Контур

Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ от 22.05.2003 в ред. от 03.07.2016 у контрольно-кассовой техники (ККТ) расширяется набор функций. Кассы будут передавать сведения обо всех расчетах в ФНС по интернету через операторов фискальных данных (ОФД).

Кассы «научатся» печатать расширенный перечень обязательных реквизитов в чеке. Среди них — наименование товаров, услуг и выполненных работ, система налогообложения, которая используется при расчете, ставка НДС. Помимо печати бумажного чека, кассы смогут направлять клиенту электронный чек на e-mail или в SMS-сообщении.

Отправить электронный чек кассир обязан, если покупатель предоставит свои контактные данные. На фискальном документе будет печататься QR-код, после считывания которого смартфоном покупатель сможет проверить корректность отбитого чека.

Все вышеперечисленное обязаны выполнять кассы, которые будут зарегистрированы и перерегистрированы с 1 февраля 2017 года. А уже с 1 июля 2017 года эти изменения коснутся абсолютно всей ККТ, с помощью которой будут осуществляться расчеты. 

Как подготовиться к новым требованиям

До 1 февраля 2017 года для организаций, применяющих ККТ, действует добровольный период, когда они могут по своему желанию выполнить требования 54-ФЗ. Используйте это время, чтобы основательно подготовиться к изменениям до наступления ответственности за непередачу данных в ФНС через интернет.

Чтобы избежать ажиотажа и успеть воспользоваться более выгодными предложениями от ОФД и сэкономить на обслуживании ККТ, рекомендуем уже сейчас определить, сколько касс вам предстоит снимать с учета, чем заменить их на время модернизации, и запланировать посещение инспекции.

Вы можете выбрать оператора фискальных данных и оговорить с ним условия заключения договора. Таким образом вы сделаете первый из обязательных шагов для перехода на онлайн-кассы и сможете сконцентрироваться на других действиях. Так вы избежите ажиотажа, когда подключаться к ОФД начнут организации, чьи кассы подлежат регистрации или перерегистрации с 1 февраля 2017 года, успеете воспользоваться более выгодными предложениями от ОФД и сэкономите на обслуживании ККТ.

Позднее, как только фискальные накопители и комплекты модернизации для большинства касс появятся в продаже, вы сможете обновить кассовую технику и оценить, нужно ли что-то доработать в инфраструктуре вашей компании. Если к тому моменту у вас уже будет заключен договор с ОФД, вы сможете сразу же зарегистрировать ККТ через интернет и начать передавать данные в ФНС.

Пошаговый алгоритм перехода на онлайн-кассы

1. Заключение договора с ОФД

Обязательным участником электронного взаимодействия между кассами и ФНС становится оператор фискальных данных. Он будет принимать, обрабатывать, хранить и передавать в ведомство информацию о расчетах, обеспечивать ее конфиденциальность и безопасность. Согласно 54-ФЗ все ОФД должны гарантированно работать с любыми моделями кассовой техники, а также соответствовать единым требованиям: иметь лицензии ФСТЭК и Роскомнадзора, обладать необходимой технической инфраструктурой и т.д.

1.1. Выбор ОФД

При выборе ОФД стоит ориентироваться на то, какие возможности будут входить в стоимость обслуживания по договору. Будет ли это только обязательный функционал или вы сможете воспользоваться дополнительными преимуществами за те же деньги. Например, проводить регистрацию, перерегистрацию и снимать с учета кассы в режиме онлайн. А также иметь доступ ко всем фискальным данным компании, анализировать их в нужном разрезе (за период времени, по торговым точкам, кассирам и т.д.), сравнивать показатели, выгружать xls-таблицы и строить наглядные графики.

Стоит обратить внимание и на то, какой опыт за спиной у конкретного оператора. Хорошо, когда ОФД одновременно является оператором электронного документооборота. Это значит, что у него уже есть проверенная техническая база, чтобы бесперебойно обрабатывать большой объем данных, а также налажен диалог с контролирующими органами, наконец, есть понимание, какие трудности могут возникнуть у клиента и как их решать.

Большим плюсом станет круглосуточная техническая поддержка. Это особенно важно в начале использования онлайн-касс, когда в любое время может возникнуть вопрос по передаче сведений и необходимо будет уточнить требования законодательства. Читайте подробнее о том, по каким параметрам нужно выбирать ОФД.

1.2. Подключение к ОФД

Чтобы подключиться к выбранному оператору, проще всего оставить заявку на сайте ОФД, например здесь. После этого с вами свяжется менеджер, чтобы заключить стандартный лицензионный договор. Также организация может просто присоединиться к договору-оферте, опубликованному на сайте оператора.

В дальнейшем сведения об ОФД, с которым вы начали сотрудничество, нужно будет прописать в настройках кассы и указать при ее регистрации. Стоит отметить, что после подключения онлайн-кассы вам не придется совершать каких-либо действий для передачи фискальных данных. Это будет происходить автоматически.

Еще не перешли на онлайн-кассы? Подключитесь к Контур.ОФД сейчас и 3 месяца бесплатно передавайте данные в ФНС.

Узнать подробнее

2. Обновление кассы

Часть кассовой техники, которая используется сейчас, можно будет модернизировать с учетом требований 54-ФЗ. Информация о том, какие именно модели подлежат доработке, публикуется на сайтах производителей, а также на нашем портале. Посмотрите, есть ли модель вашей кассы в этом списке.

  • Если у вас модернизируемая касса, переходите к шагу 2.1.
  • Если вашу кассу нельзя обновить, придется заменить ее на другую. При выборе новой ККТ проверьте на сайте ФНС, внесена ли она в Реестр контрольно-кассовой техники. После приобретения новой техники переходите сразу к шагам 2.3 и 3.
2.1. Снятие с учета

Старую кассу нужно снять с учета. Для этого вам нужно будет заполнить заявление на бумаге и посетить инспекцию. Все остальные процедуры с ККТ можно будет осуществлять в онлайн-режиме: на сайте ФНС или в личном кабинете на сайте ОФД, если ваш оператор предоставит такую услугу. Старый регламент тоже будет действовать, ведь кассы применяются и в местностях, отдаленных от сетей связи.

Рекомендуем уже к ноябрю определить, сколько касс вам предстоит снимать с учета, чем заменить их на время модернизации, и запланировать посещение инспекции. С приближением срока обязательного перехода на онлайн-кассы в ИФНС будет все больше желающих снять с учета ККТ.

2.2. Модернизация

Чтобы касса соответствовала новым требованиям, на нее устанавливается комплект модернизации, а ЭКЛЗ меняется на фискальный накопитель (ФН). ФН будет собирать данные обо всех операциях на кассе, а также шифровать их и формировать сообщения для ОФД. Малому бизнесу нужно будет менять ФН каждые 36 месяцев, а всем остальным — ежегодно.

Комплект модернизации может включать как изменения аппаратной части, так и обновление прошивки кассового ПО. Например, кассам необходимы специальные разъемы для подключения к интернету, а также ПО для корректной работы с ФН и передачи сведений ОФД.

Для модернизации ККТ лучше обратиться в центр технического обслуживания, специалисты которого прошли необходимое обучение.

2.3. Учет расходов

Расходы на новую кассу компании на ОСНО смогут списать, а организации на УСН должны учесть их как материальные расходы (пп. 5 п. 1 ст. 346.16, пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Для предпринимателей на ПСН и ЕНВД, которые будут обязаны использовать ККТ с 2018 года, планируется налоговый вычет на покупку новой кассы. Разработкой законопроекта о вычете занимается Минфин.

3. Подключение к интернету

В 54-ФЗ не установлен способ подключения кассы к интернету. Поэтому в зависимости от ваших предпочтений и модели ККТ вы можете выбрать подключение по кабелю, 3G, wi-fi или мобильному интернету.

4. Регистрация новой или обновленной ККТ

В соответствии с 54-ФЗ зарегистрировать ККТ можно через интернет без посещения ФНС. Для этого заполните необходимые документы на сайте ФНС или в личном кабинете на сайте ОФД, подпишите их сертификатом электронной подписи и отправьте в ФНС. Ведомство проверит полученные сведения, присвоит кассе регистрационный номер и вышлет его вам. Вы внесете номер в фискальный накопитель, сформируете отчет о фискализации и передадите его параметры в налоговую. ФНС проверит корректность работы ФН и пришлет в ответ электронную регистрационную карточку. После этого касса считается зарегистрированной и готова к работе! 

kontur.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *