Секреты планирования — Как составить план на неделю
В конце каждой недели нам понадобится План на следующую. Для того чтобы его составить, нужно заглянуть в свой Ежемесячный план и выбрать задачи, которые необходимо выполнить в течение предстоящей недели. Помимо них туда войдут незавершенные задачи текущей недели, разные мероприятия и внезапно возникшие дела.
Зачем, зачем же так усложнять себе жизнь и составлять столько планов? А вы попробуйте. Уделяя планированию всего 10-20 минут вечером в воскресенье, вы удивитесь, сколько всего можно будет успеть сделать за неделю, если грамотно составить план и следовать ему. Это здорово облегчит вашу жизнь. Просто попробуйте.
Сегодня я хочу поделиться с вами своими секретами, которые помогают мне эффективно планировать неделю.
168 вместо 24/7
Мы привыкли стандартно воспринимать неделю как 7 дней по 24 часа. И все дела распределять исходя из этого. Например, решили заниматься спортом каждый день — значит вписываем в планировщик: спорт — по 1,5 часа каждый день. Или готовим ужин — час после работы каждый день. Однако такой способ совсем не учитывает, что понедельник — самый загруженный и напряженный день на работе, в среду у ребенка нужно проверить домашнее задание перед контрольной, а в пятницу вечером хочется встретиться с подругой.
В результате мы нервничаем, что ничего не успеваем, в какие-то дни просто нет сил, а если не выполняем что-то по этим причинам — виним себя за отсутствие силы воли.
Стоп. А что если представить неделю не как 24/7, а как 168 часов, которые есть в нашем распоряжении? И действовать, исходя из этого. Я нашла эту гениальную мысль и другие интересные советы в
Именно эта идея про 168 часов позволила посмотреть мне на вопрос распределения своих дел под другим углом. Теперь вырисовывались достаточно большие блоки времени, в которые можно вписать и работу, и полноценный сон, и уделить внимание достижению целей, и общению с семьей, и отдыху. При этом все спокойно успевать и не загонять себя.
Теперь 10,5 часов на спорт можно распределить не по 1,5 час в день, а в какие-то дни уделить этому 30 минут, в другие — 2 часа. И так в зависимости от загруженности каждого дня. С готовкой аналогично. Можно вообще один день уделить закупке продуктов и заготовке «домашних полуфабрикатов», заморозить их, а в другие дни доставать и доводить до готовности, уделяя этому минимум времени.
Фокус на главной задаче
Мы хотим не только эффективно распределить на неделю свои текущие дела, но и успешно продвигаться к достижению своих целей, поэтому следует на каждую неделю месяца ставить актуальные задачи, касающиеся движения к поставленным целям.
Затем выбрать одну Главную задачу недели. Пусть это будет задача, касающаяся самой важной для вас цели этого года. Цели, которая после ее достижения окажет самое существенное влияние на вашу жизнь.
Здесь я рекомендую не просто определить конкретное количество часов в неделю, которые вы готовы потратить на Главную задачу. А выделять время на ее выполнение каждый день. Или хотя бы 5 раз в неделю. В какие-то дни больше, в какие-то меньше. Распределите ее на более мелкие задания и выполняйте их день за днем.
Такой каждодневный фокус позволит испытывать душевный подъем, когда вы понимаете, что сегодня сделали что-то для своей цели, а значит и еще один шаг к изменению своей жизни.
В каждом из нас живет «стремление к завершенности». И когда мы доводим дело до конца, пусть даже небольшое, в организме вырабатываются эндорфины, повышается самооценка. Возникает радостное ощущение неуклонного движения вперед, нас наполняет энтузиазм и энергия, и завтра мы готовы с особым рвением приступить к следующему шагу.
Поэтому так важно уделять выполнению Главной задачи время каждый день, пусть в какие-то дни всего 10-15 минут. Заряд на весь день вам обеспечен. А теперь представьте, как он зашкалит, когда вы в конце года выполните все свои цели и станете буквально другим человеком!
Чтобы вам всегда хватало времени на работу с Главной задачей, важно научиться отказываться или сокращать до минимума мелкие малозначительные дела, которые можно поручить другим, которые на данный момент не актуальны и их можно отложить на потом или вовсе вычеркнуть из списка.
На меня периодически нападает маниакальное желание порядка в доме. Тщательная уборка с проверкой каждой щели в квартире не раз-два в неделю, а в любое свободное время чуть ли не каждый день. Раньше я так поступала и при этом злилась, что день прошел, а ничего действительно важного сделано не было. Сейчас я пресекаю подобные позывы, главное — уделять каждый день время тому, что повлияет на мою будущую жизнь, и уже потом — все остальное.
Старайтесь при планировании всегда правильно расставлять приоритеты. Потому что, к сожалению или счастью, наша жизнь не резиновая.
Чтобы в полный автобус мог войти человек, кто-то должен выйти.
Максимум энергии
Залог нашей работоспособности, а значит и продуктивности — хорошее самочувствие и достаточный уровень энергии
- У каждого в течение дня свои периоды активности и спадов. Важно определить для себя, в какие промежутки дня ваша производительность наиболее высока. И именно это время использовать под самые сложные и важные задачи.
- Выработайте привычку выделять на сон не менее 7-8 часов в день. Человеку, подобно батарейке, нужна полная «зарядка» для работы.
- Хотя бы раз в неделю устраивайте себе полный выходной. От работы, дел по дому, огороду и т.п. От всего, что не приносит удовольствия и нагружает мозг. Запланируйте на этот день только одно занятие, которое позволит вам отдохнуть, будет приятным и полезным. Например, прогулка с семьей, поход в гости, кино, занятие спортом, шоппинг, спа-процедуры. Остальное время пусть будет полностью свободным. После таких релакс-дней вы будете полны сил на новые свершения.
- Сделайте свой рацион максимально здоровым. Продумайте меню на неделю. Включите в список покупок полезные продукты. Кстати, когда я перешла на простое, правильное питание, была приятно удивлена, что время на готовку сократилось почти вдвое.
- Выделите время на спорт или другую физическую активность
- Загляните в ваш Дневник наблюдений и определите, какие привычки отнимают энергию и «пожирают» время. Откажитесь от них или для начала сократите до минимума. Сюда относятся слишком частые поводы употреблять алкоголь, просмотр «пустых» телевизионных программ и мыльных опер, бесцельный серфинг в Интернете, особенно в социальных сетях. Лучше запланируйте и потратьте это время на чтение полезной литературы, спорт, общение с семьей и другие занятия, которые будут обогащать вашу жизнь.
Итак, это были основные приемчики, позволяющие мне рационального использовать свое время и получать удовлетворение от собственного труда.
В качестве бонуса прикрепляю для скачивания подборку бланков Плана на неделю на любой вкус, которые можно распечатывать и использовать постоянно:
Скачать бланки Плана на неделю
Верю в Вас,
Ксения
Лучшие материалы по теме:
mychanges.ru
Как составить план на неделю, чтобы она была продуктивной
Выходные — это время для отдыха и восстановления сил. Однако это ещё и хороший период для планирования будущей недели.
Эта четырёхшаговая система поможет составить эффективный план.
1. Проанализируйте прошедшую неделю
Чтобы двигаться вперёд, нужно знать, чего вы уже достигли. Поэтому рассматривайте этот шаг как самоанализ.
Подумайте, завершили ли вы до конца начатое, со всем ли вы справились. Если вы не достигли своих целей, почему так получилось?
Вспомните, как вы чувствовали себя на прошедшей неделе, чем вы занимались, чем питались. Если вы съели много фастфуда, что на вас повлияло? Возможно, какие-то стрессовые ситуации, работа, нехватка времени или что-то ещё.
Когда вы поймёте причины своих действий, вы сможете подготовиться и не повторять прошлых ошибок.
2. Запишите все свои идеи
Это могут быть абсолютно любые личные и рабочие идеи. После того как вы их запишете, просмотрите список и определите, какие из целей наиболее важные.
Выполнение первостепенных задач обеспечит вам личностный и карьерный рост. Помните: вы можете достигнуть всего, но всему своё время.
3. Занесите все мероприятия и встречи в календарь
Начните с указания в календаре ваших рабочих часов. Это наверняка займёт основную часть недели. Затем распишите часы сна и занятий спортом. В конце укажите важные общественные мероприятия и встречи, которые вы хотите посетить.
После этого шага вы заметите, что у вас ещё достаточно свободного времени, которое можно без зазрения совести потратить на хобби или развлечения.
4. Распишите каждый день предстоящей недели
Каждый день должен приближать вас к намеченной цели.
Если вы хотите заниматься спортом четыре раза в неделю, заранее определите, когда и как вы будете это делать. Продумайте и запишите всё до мелочей. Учитывайте то, в какое время дня вы наиболее продуктивны. Важные дела планируйте на это время.
План на день должен быть сугубо индивидуален. Разумно рассчитывайте свои силы и время.
lifehacker.ru
на год, на месяц, на неделю, на день – ДеньгоДел.com
«Человек, который осмелился потратить час времени впустую, еще не осознал ценность жизни» — слова Чарльза Дарвина. Сегодня с ним невозможно не согласиться, ведь каждая минута на счету. Умение управлять своим временем – это не просто важная вещь. Это нужно людям, которые хотят успевать всё – и эффективно работать, и отдыхать, и уделять внимание своему саморазвитию.
Вопрос времени и планирования для многих сейчас является острой проблемой: каждый день мы должны выполнять множество задач, которые перетекают одна в другую. Довольно сложно понять, которая из них является более приоритетной, а какая может подождать; которой нужно посвятить много времени, а с какой вы справитесь очень быстро. Если научитесь всем этим управлять, то сможете жить так, как вы хотите – в плане карьеры и личной жизни.
Книг о планировании и тайм-менеджменте много. И, если быть до конца честными, большинство из них бесполезны, так как не дают практических советов. Недавно мы наткнулись на книгу Эрика Бертрана Ларссена «На пределе». Эта книга замечательна тем, что действительно дает понимание того, как использовать свои возможности на максимум. Планированию своего времени в этой книге посвящено несколько разделов. Мы выделили лишь несколько основных принципов.
Почему планирование так важно
Управлять временем – значит, научиться правильно распределять свои задачи. Если хотите стать успешным в том деле, которым вы занимаетесь – вы должны планировать. Вы можете просто хорошо делать свою работу, выкладываться на полную и демонстрировать отличные результаты своего труда. Но если вы хотите прогрессировать, быть лучше с каждым днем – нужно серьезно относиться к планированию.
Правильно спланировав свои действия и поставив перед собой ясные цели, вы почувствуете внутреннее спокойствие, так как будете знать: вы верно расставили приоритеты и готовы к продуктивной работе. Каждый вычеркнутый пункт из списка дел будет приносить удовлетворение, а уровень стресса стремительно пойдет на спад.
Планировать свои задачи и цели нужно на год, на месяц, на неделю и на день.
Планирование на год
Каждый декабрь составляйте свой план на будущий год. Раньше это делать бессмысленно, а если будете составлять годичный план в январе, то потеряете время, так как год уже начнется. Планирование на год – это фиксация наиболее значимых целей и событий на этот период времени. Запишите в свой план те виды деятельности, которыми вы уже занимаетесь и только собираетесь заняться. Обозначьте важные для вас даты, и не только в карьере и работе, но и личной жизни.
Зафиксируйте также все большие события, которые будут играть для вас важную роль – путешествие по Европе, 5-летие вашего ребенка, запуск нового проекта. Обозначьте даты начала и окончания всех подобных событий. Свои мечты и ценности тоже внесите в годичный план. Вовсе не значит, что после составления планов на год, вы не должны их менять, когда год уже начнется. Как минимум один раз в месяц нужно просматривать список, который вы составили, чтобы дополнять его или корректировать. А может просто напоминать себе о чем-то, что могло быть упущено из виду.
Планы на месяц
Их нужно писать в один из последних дней предыдущего месяца. Обычно это занимает не более 2 часов. Используйте тот же подход, что и в годичном планировании, однако, планы на месяц должны быть уже более четкими.
О тех ваших планах, которые каким-либо образом касаются других людей, нужно сообщать им примерно за неделю до события. Чтобы ничего и никого не забыть, используйте календарь – верного помощника в любом планировании.
При составлении ежемесячного плана нужно учитывать время для планирования на следующий месяц. Кажется, что это совсем не долго и вы в любом случае найдете время, но это только кажется. Вас поглотят другие задачи и планирование будет откладываться, так как время на него не было изначально заложено в план.
планировании на месяц обозначьте свои основные задачи, распределите, чем будете заниматься на выходных. Возможно, одни выходные вы хотите посвятить творческой работе над своим проектом, в другие – поехать с семьей за город. Распланируйте, на какой неделе месяца чем хотите заниматься. Очень эффективный прием – каждую неделю концентрироваться на разных сферах своей жизни. Например, первая неделя – семья, вторая – работа, третья – спорт, четвертая – творчество. Нужно именно концентрироваться на какой-то одной сфере, а не исключать все остальные полностью. Не нужно на неделе, посвященной спорту, забывать, что у вас есть семья и дети. Всё хорошо в меру.
Не держите свои планы только в голове. Даже если у вас отличная память, записывайте все планы в календарь. Вероятность решения задач, зафиксированных в календаре, намного выше по сравнению с незафиксированными – и это факт.
Планы на неделю
Составляются в воскресенье вечером. Если вам комфортнее планировать утром, то делайте это в понедельник перед началом рабочего дня.
То, что записано в вашем еженедельнике, должно приближать вас к глобальным целям – тем, которые вы описали в годичном плане. Поэтому смело вычеркивайте из недельного плана все то, что не принесет вам никакой пользы. Особенно важно записывать в недельный план то, что вы никак не решаетесь сделать или ленитесь. Хотите три раза в неделю бегать по утрам? Запишите в план конкретные дни и время, когда вы будете это делать. Боитесь серьезного разговора с коллегой, провести который всё же придется? Обозначьте дату, когда вы наконец это сделаете. Вносите в свой недельный план любые задачи, которые отнимут у вас время (даже небольшое) и затратят ваши внутренние ресурсы.
Планирование на день
Планировать свой день лучше всего вечером предыдущего дня. Засыпать зная, что у вас всё под контролем, намного приятнее.
Планирование на день – самое сложное из всех четырех типов планирования. Здесь нет места каким-то абстрактным или не до конца определенным задачам. Поэтому большинство людей терпят поражение в планировании на день.
Список ваших дел на день должен всегда быть у вас под рукой. Неважно, будете ли вы писать их ручкой в блокнот или записывать в приложение на смартфоне, главное, чтобы вы могли заглянуть туда в любой момент.
Задачи в списке располагайте в порядке приоритетности и делайте сначала то, что нужно в первую очередь. Этот простейший, но гениальный подход к планированию использовал писатель Джек Кенфилд. Еще он советует разделять задачи на рабочие и личные. Все контакты с людьми, которые вам предстоят в течение дня, тоже следует группировать. Можно это делать по разным критериям – по срочности, по приоритетности, по сложности, по продолжительности.
Эффективный прием – выделять пять самых важных и сложных задач, которые вы должны сделать в течение дня. Помещайте их в начало списка и выполняйте в первую очередь. Откладывание сложных дел на конец дня будет заставлять вас погружаться в состояние стресса. Поэтому, чем быстрее вы их выполните, тем скорее вы выдохните и проведете остаток дня более легко.
Старайтесь не делать несколько дел сразу. Фокусируйтесь только на чем-то одном. Многозадачность – это подход тех, кто хочет сделать много, но не заботится о качестве выполненного. Только выполняя одно дело за раз, вы сможете быть эффективны.
После выполнения каждой задачи из вашего списка, она должна быть вычеркнута. Если в конце дня все пункты из списка оказались вычеркнутыми, значит, вы провели день наиболее продуктивно.
Еще больше о тайм-менеджменте, планировании, росте продуктивности и улучшении своих возможностей читайте в книге Эрика Бертрана Ларссена «На пределе».
dengodel.com
Простая система планирования для тех, кому надоели тайм-менеджмент, цели и списки дел
Чтобы заниматься важным для себя делом, нужно сознательное намерение. Но намерения и планы ограничивают нашу свободу. С другой стороны, когда свободы слишком много, сложно заставить себя что-то делать. Вдохновение посещает редко. Его недостаточно, чтобы добиться существенных результатов.
Поэтому крайне важно структурировать свой день. Но многие не могут работать в рамках строгой навязанной системы. Блогер, автор книги «MINI-привычки — MAXI-результаты» Стивен Гайз советует создавать правила самому. Его подход к планированию соединяет в себе простоту, свободу, продуктивность и гибкость.
В чём суть системы
Большинство систем планирования жёсткие, скучные и трудоёмкие. Даже крайне популярная стратегия Дэвида Аллена Getting Things Done на практике слишком давящая и затратная. На управление системой уходит больше времени, чем на выполнение самих дел. Подход Гайза проще и гибче. Его система планирования состоит из двух компонентов: большого календаря и маркерной доски.
С помощью календаря отслеживаем прогресс в привычках. Например, вы хотите каждый день прочитывать по две страницы в книге и медитировать. Сделав это, ставьте в календаре галочку.
Простая система планирования для тех, кому надоели тайм-менеджмент, цели и списки делНа доске записываем всё остальное, от разовых дел до повторяющихся задач. Гайз предлагает разбить их на четыре категории.
- Часто повторяющиеся задачи. Полезные дела, которые стоит выполнять часто, но не обязательно каждый день. Например: позаниматься спортом, убраться, ответить на письма.
- Дела на сегодня. Разовые задачи, которые необходимо выполнить за день. Например: отправить посылку, позвонить кому-то. Гайз не относит к ним дела с конкретным временем исполнения вроде встреч и приёмов у врача. Их он фиксирует в календаре на телефоне.
- Сделать скоро. Дела на ближайший месяц, не требующие вашего немедленного внимания. Например: обновить дизайн сайта, сфотографироваться на паспорт.
- Сделать когда-нибудь. То, что вы хотите сделать в следующие 5 лет. Например, посетить какую-то страну.
Ваш список может выглядеть примерно так:
| Часто | Сегодня | Скоро | Когда-нибудь |
| Тренировка | Написать текст рассылки | Обновить дизайн сайта | Греция |
| Уборка | Созвониться с Машей | Сфотографироваться на паспорт | Китай |
| Ответить на письма | Забрать посылку на почте | Новая Зеландия |
Что нужно делать каждый день
- Две-три мини-привычки. Они должны быть простыми. Тогда вы не отложите их, даже если устали или у вас мало времени.
- Два пункта из списка повторяющихся задач. Например, поработать за компьютером и позаниматься спортом. В дополнение к ним или вместо них в любой день можно поработать над делами из списков «Скоро» и «Когда-нибудь». Такой подход учитывает ваши основные цели, но даёт свободу поменять планы.
- Обязательные разовые дела, если они есть.
- Оценивание себя в конце дня.
В любой день можно пропустить дела из списков на доске. Гайз называет это «побаловать себя». Каждый день не может быть одинаково продуктивным. Жизнь не должна быть жёстко структурированной и предсказуемой. Она динамична, если только её не загоняют в рамки искусственным путём.
Что даёт такая система
Намерение
Каждый день начинается c намеренного определения целей. Без этого масса времени уходит впустую, пока вы решаете, какой из множества идей сегодня заняться. Когда всё записано на доске, определиться проще.
Направление
Любой может один раз добиться крутого результата. Но успех приходит, только если делать крутые вещи последовательно. Воспринимайте каждый день как очередной шаг. Подумайте, направлены ли ваши шаги в одну сторону или вы ходите кругами. Четыре списка на доске и мини-привычки помогут увидеть, куда вы движетесь.
Возможность выбирать
Обычные системы планирования превращают в рабов. Когда дело каждый день назначено на одно и то же время, вы лишены свободы выбора. Такой подход полезен при развитии новых привычек, но утомляет, если распространить его на несколько сфер сразу. Список идей, из которых можно выбирать, не даст почувствовать себя заложником.
Контроль
С этой системой вы превратитесь в генерала, который утром перед сражением осматривает поле битвы и определяет следующие шаги. Конечно, форс-мажоров исключить нельзя, но свобода выбора даст вам ощущение контроля.
Визуализация процесса
С утра вы определяете дела на день и сразу представляете, как их сделать. Например, сегодня вам нужно написать статью, сходить на тренировку и отправить посылки. Зная свои намерения, вы эффективно распределите время и силы.
В чём секрет успеха системы
В её гибкости. В любой день можно побаловать себя и взять выходной. То есть не делать дела из списков на доске, а выполнить только мини-привычки. Кому-то столько свободы покажется проблематичным. Но Гайз считает это необходимым.
Вряд ли я возьму 20 выходных подряд. Только если на путешествие. Когда я дома и чувствую себя хорошо, я хочу заниматься чем-то продуктивным. Я хочу сам контролировать свою жизнь и отдыхать не один раз в неделю, а тогда, когда мне это необходимо.
Стивен Гайз, блогер, автор книги «MINI-привычки — MAXI-результаты»
Представьте, что у вас крутой начальник, который разрешает вам брать столько выходных, сколько вы хотите. Вы, конечно, станете делать это часто. Но разве вам не захочется работать продуктивнее в остальное время? С этой системой вы и есть такой начальник для самого себя.
Никакая другая система не даёт таких возможностей. Большинство нацелены на максимум результатов за минимум времени и не учитывают ваше самочувствие.
Почему важно оценивать себя
Это самый надёжный способ мотивации. Одновременно вы отчитываетесь перед собой и вдохновляетесь. В конце дня просто ставьте себе оценку от 1 до 5. Сложные математические системы оценки только создадут путаницу. А так вы скажете: «Я сегодня плохо спал, но всё же сделал X и Y. Поставлю себе 4+» или «Я немного поработал, но знаю, что мог бы сделать больше. Сегодня ставлю 3».
Это наглядная демонстрация ваших успехов. Честно посмотрите на прошедший день. Если вы довольны тем, как потратили время и силы, значит, вы на правильном пути. Если нет, вы знаете, что и как изменить.
Читайте также 🧐
lifehacker.ru
План на неделю и на месяц для работы и личной жизни
План на неделю и план на месяц в системе планирования являются центральным элементом планирования. Чтобы скачать шаблон плана дел на неделю и месяц просто кликните по ссылке рядом с красной стрелкой на этой странице, а как в нем планировать ваши дела мы пдробно разберем в этой статье.
В системе планирования центральное место занимает планирование недели и месяца. План на неделю и план дел на месяц удобнее всего записывать в специально подготовленную ексель таблицу. Планирование недели и месяца — чтобы скачать шаблон план на неделю и месяц, кликните по ссылке ниже рядом с красной стрелочкой. На самом деле существует много способов планирования недели и месяца, начиная от простого выписывания плана на лист бумаги, и заканчивая разными онлайн сервисами планирования каких сейчас великое множиство, ссылку на обзор одного из таких сервисов вы найдете внизу этой статьи. Таблицей эксель на мой взгляд пользоваться проще и удобнее всего, убедитель в этом сами.
План дел на неделю и месяц в этом файле эксель вести просто и удобно.
В файле шаблона план работы и дел на неделю и месяц есть напоминали по наиболее важным моментам в планировании, отредактируйте их под ваши потребности.
План дел на неделю и месяц — Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта, которая сама собой рисуется из отмеченных вами задач — закрашенных ячеек екселевской таблицы в вашем плане дел на неделю и месяц, наглядно показывает какие из проектов и задач у вас запараллелены и их надо делать одновременно именно сегодня или на следующей неделе, а какие из дел нужно сделать до начала других задач.
План на неделю и месяц — разные проекты
Планирование недели и месяца это разные дела и проекты из разных сфер вашей жизни в одном плане. Эти проекты могут относится как к планированию рабочего дня и рабочих проектов, а так же задач по учебе, бытовым делам, отдыху и развлечениям и еще много разных планов и проектов. В excel файле планировщике задач разные проекты со списком дел для каждого проекта разделены по цветам, так нагляднее и удобнее работать с проектами.
Выделяйте разные проекты со своими списками дел на неделю и месяц разными цветами для наглядности (если вам яркие цвета не нравятся, просто закрасьте в любой другой более спокойный цвет).
Чтобы вам было удобнее выписывать задачи на завтра в блокнот план дел на день, наведите мышку на завтрашнюю дату в файле вашей таблицы недельного плана (первая строка с датами — самый верх таблицы файла) и наступите левой кнопкой мыши. Дела завтрашнего дня выделятся активной областью столбца. Попробовали? Получилось? Отлично! Если не получилось или что-то непонятно — пишите в комментарии внизу страницы.
Если нужно посмотреть, когда нужно будет сделать ту или иную задачу, наведите мышку на ячейку с номером задачи (слева самый край области ексель планирования работы на неделю и месяц). Наступите левой кнопкой мышки, выделится нужная задача и вся область по датам этой задачи.
Разные цвета ячеек показывают вам — вы запланировали задачу, или уже сделали ее, или у вас завтра важная встреча, или вы перенесли или отменили задачу.
Перерывы и отдых
Важным моментом в поддержании высокой работоспособности в течении дня являются перерывы. В каждом часе тратьте 25-50 минут на задачу, потом 20 секунд смотрите в окно на далекий объект (глаза отдыхают) и потом 5-10 минут на перерыв, в этом режиме ваша работоспособность будет выше, чем если бы вы сидели за компьютером несколько часов подряд.
Таймер на компьютер
Во время перерыва только физическая двигательная активность поможет вам восстановить ваши силы. Зазвенел таймер — встали из-за стола, посмотрели в окно, потянулись, прошлись по офису или по лестнице вниз-вверх, восстановили мышечный тонус, можно продолжить работу за компьютером.
В скачиваемом только что файле есть ссылка на один из бесплатных таймеров, которые устанавливаются на компьютер. Воспользуйтесь этим или любым другим, их в интернете огромное количество, а тут подробнее зачем нужен таймер для компьютера в тайм менеджменте и что он дает лично вам.
Вот несколько важных моментов, чтобы ваше планирование недели и месяца помогало вам достигать невероятной продуктивности и результативности в вашей работе.
Планирование на основе недели и месяца это гибкое планирование
План дел на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать — переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерб плану и нужным результатам в горизонте планирования неделя и месяц. Неделя является ключевым элементом в планировании вашего времени.
Составь план завтрашнего дня накануне вечером
Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать. С утра все уже расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром, в результате к вечеру весь день скомкан и ничего толком не сделано.
Выпишите из вашей таблицы плана на неделю на лист бумаги ваш план на завтра
Выписывать вечером на предстоящий день задачи из файла примера план на неделю на лист бумаги свои планы на завтрашний день очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела из блокнота-планировщика дня очень приятно.
Используйте таймер
Таймер на компьютере помогает оттащить себя от монитора, прерваться и восстановить высокую работоспособность. Без таймера в реальной жизни оторваться от монитора не позволит постоянный огромный входящий поток информации: звонки, почта, дела, которые вы делаете прямо сейчас.
Лягушки, слоны и кайросы
В вашем плане работы на неделю обязательно есть много лягушек и слонов. Начинайте день с «лягушки». Лягушка это дело, которое по каким-то причинам вам делать не хочется. Каждый день в вашем плане на неделю находите эту жертву-лягушку и пришпиливайте ее с самого утра. Через какое-то количество дней вы поймете, что у вас катастрофически заканчиваются лягушки, поэтому не надо в один день их всех сразу пришпиливать, экономьте, завтра тоже нужна будет жертва.
При составлении плана работы на неделю помните так же и о слонах. Большого слона ешьте по кусочкам так как слона за раз съесть нельзя, потому что он очень большой. Ешьте его кусочками. Т.е. большое дело разделите на маленькие кусочки и начинайте это дело с любого кусочка. Размер самого кусочка (т.е. элементарной маленькой задачки) здоровенного слона (т.е. большой задачи-проекта) определяете Вы сами, в зависимости от ваших возможностей на данный момент времени. Размер этого кусочка должен приближать вас к рузультату.
План на день должен быть реальным
Выписывая из плана на неделю задачи в план дня, помните о том, что ваш план на день должен быть реальным. Определяйте сколько можете сделать за день и не больше. Абсолютно не важно, какая у вас накопилась гора дел. Жизнь одна, работа это марафон на длинную дистанцию, завтра вам тоже понадобятся и здоровье и силы.
Зарезервируйте время под ресурсные задачи
Составляя планы на неделю и планы на день зарезервируйте время для ёмких по времени задач, продолжительностью от 30 минут или от 1 часа, определитись, как вам удобнее. Например: встреча с клиентом — 3 часа, подготовка коммерческого предложения — 1,5 часа, читать книгу — 1 час, тренировка — 1 час, и т.д. Тогда ваши планы на день и на неделю будут реально выполнимыми, ведь в сутках ограниченное кол-во часов.
Используйте кайросы
Мелкие задачи, которые можно сделать в любой день недели, раскидывайте по дням недели с учетом Кайроса (Кайрос — это благоприятный момент для выполнения дела) и объединяйте их друг с другом. Пример: надо оплатить телефон, ЖКХ, съездить купить продуктов, зайти в концтовары купить фломастеры. Все эти дела при планировании недели (в файле Планировщик рабочей недели) ставьте в один день и сделайте всё «по дороге в магазин» это как раз благоприятный момент т.е. как говорится «между делом». Таким образом у вас экономится время, вы это все сделаете «за раз»). Выписывая дела на завтра в блокнот-планировщик дня просто соедините все эти дела линией или нарисуйте звездочки напротив каждого из них, чтобы вам было понятно, что они все «заодно».
Правило Парето в планировании
Делайте только, что нужно, а остальное — нет. Делайте только то, что ведет вас к результату, остальное «вешайте на три гвоздя». Правило Парето гласит: 80% результата дает выполнение всего лишь 20% дел, то есть чтобы достичь цели 100%-го результата надо сделать 30-35% дел(ключевые частности для победы) из того, что «предписано» некими общими правилами, при этом не снижая качества результата, своих интересов и безопасности.
Поэтому делайте только то, что и правда ведет вас к намеченному результату, а остальные дела и задачи
- А) делегируйте другим или
- Б)применяйте «правило трех гвоздей»
- или сразу В) выкидывайте без сожаления в корзину.
Доделывать, то что вы начали делать, но в процессе выполнения поняли что делать не надо — это лишняя в вашем плане задача, доделывать ее не надо. Например, начали читать книгу, на середине книги поняли, что полезных идей нет, книга не интересная — выкидывайте такую книгу, зачем ее дочитывать и тратить время, найдите и начните читать другую полезную.
Поглатители времени и достижение результатов
Составляя план работы на неделю и месяц необходимо следить за поглотителями времени. Снизьте или уберите совсем отвлекающие факторы: почта, соц. сети, перекуры и т.д. что именно Вам виднее.
Почту, если позволяет ваш режим работы, можно проверять только два раза в день в определенные часы, например с 12.00 до 12.30 и с 16.00 до 16.00 (предупредите об этом ваших клиентов и коллег заранее, чтобы они знали что Вы отвечаете на почту в 12 и в 16 часов)
Соц. сети исключите из своего рабочего графика совсем, а СМИ сильно уменьшите.
Чтобы помочь себе с этим нелегким для многих решением, в браузер вашего ПК можно установить специальный плагин, например у браузера Firefox это один из Add-ons-ов и он называется «Block Site», который блокирует выбранные Вами сайты, и Вы просто не сможете зайти на ФБ или ВКонтакте.
Делайте на «хорошо» с первого раза
Старайтесь сделать ХОРОШО с первого раза (хорошо это на 4, на пятерку делать не надо). Можно сделать «быстро-быстро» и потом «быстро-быстро» переделать уже на хорошо, а можно сделать медленно и сразу хорошо то есть с первого раза. Как показывает практика «медленно ХОРОШО с первого раза» получается как правило быстрее, чем «быстро-быстро хорошо» со второго или с третьего раза. Чтобы делать хорошо сразу, то есть с первого раза и потом не переделывать, используйте при планировании своих дел принцип как широко шагать.
wintobe.ru
Как за 5 минут спланировать дела на неделю — Wonderzine
эффективное планирование давно стало устойчивым выражением и считается залогом успешной работы. Погоня за каждой галочкой в списке вряд ли прибавит собранности, но расписать основные задачи на пару дней или неделю вперед не помешает никому. Рассказываем, как сделать это быстро и без паники.
В руководствах по тайм-менеджменту рекомендуется планировать задачи на неделю самое раннее с воскресенья, а то и с пятницы-субботы. Не тяните с распределением дел — и утро понедельника не придётся встречать в суматохе.
Если любите, чтобы приложения делали всё за вас, найдите подходящее по структуре. Есть масса планировщиков на основе знаменитой техники Pomodoro, есть серьёзные виртуальные менеджеры вроде Wrike. Вариант попроще — любое базовое приложение для заметок.
На телефонный календарь при планировании задач на всю неделю полагаться не советуем: люди, как правило, редко туда заглядывают и вспоминают о встрече, только когда приходит уведомление, а слышать звон каждые полчаса мало кому приятно.
Любителям бумажных списков напоминаем о чеклистах #365done: можно выбрать список на неделю для разных целей. Старый добрый ежедневник тоже не подведёт.
Планирование по Эйзенхауэру «важно — не важно, срочно — не срочно» — довольно условный метод: невозможность заранее определить статус каждого пункта плана скорее выведет из себя, чем ускорит его выполнение. Для начала просто составьте список задач на неделю: отдельно выпишите регулярные и единоразовые, бытовые и рабочие. Затем распределите их по дням и, если возможно, по времени.
Отмечайте другим цветом или символами (звёздочками, восклицательными знаками, да хоть эмодзи) специальные задачи: планы с высоким приоритетом, встречи и так далее. Также можно помечать или выносить в отдельный список вещи, которые вы делегировали другим людям.
www.wonderzine.com
5 СФЕР — блог-платформа о личностном развитии
Вы ежедневно несёте ответственность за совещания, встречи и рабочие проекты, а в награду получаете зарплату и свободу от страха последствий. Чтобы сохранить ответственность и не остаться без наград, научитесь планированию. Такой совет даёт Стив Макклетчи в книге «От срочного к важному».
Мозговой штурм
Единственная практика, которую он предлагает, — мозговой штурм. Прежде выделите пять минут и запишите цели. Подумайте о работе, семье, здоровье, финансах. Чем длиннее выйдет список, тем лучше. Затем выберите первую цель и разбейте на шаги. Рассчитать все шаги сразу не получится — они прояснятся уже в ходе выполнения цели. Поэтому начните с базовых.
Спросите себя:
- Что сделать сначала?
- Где и у кого узнать, как это делается?
- Какие ресурсы понадобятся?
Проштурмуйте остальные цели и приступайте к плану.
Три уровня планирования
Макклетчи советует составлять план на месяц, неделю и день.
- План на месяц.
- План на неделю.
- План на день.
Откройте следующий месяц в календаре и добавьте в него шаги, которые вывели из мозгового штурма. Впоследствии план на месяц покажет, как вы продвинулись.
Учтите, что командировка, отпуск или поход к врачу планируются заранее. Также заранее вносите в план загруженные сезоны на работе, когда требуются все свободные руки.
Каждую неделю определяйте, какие задачи на неё намечаются и когда их надо закончить. Так вы поймёте, выполнить задачу сразу или в течение недели, и понадобится ли вам помощь людей, к которым, опять же, стоит обратиться заранее.
Планируйте ежедневные дела вечером, утром или с приходом на работу. Главное — до проверки электронной почты. Иначе вы потратите своё время на то, что важно другим.
Что, если вы составите план на день, но после проверки почты обнаружите срочные дела? Или не срочные, но важнее, чем запланированные? В таких случаях план укажет лучшее решение — без него вы сравниваете сообщения ни с чем.
Польза плана
Планирование требует усилий и самодисциплины. Легче взяться за первое же дело, чем составить план. Но с ним день пройдёт с пользой.
- Вы ничего не забудете.
- Вы успеете больше за короткий срок.
- Вы станете действовать проактивно.
- Вы примете лучшее решение.
- Вы быстрее восстановитесь после прерывания.
Мозгу свойственно напоминать о забытых задачах. Но когда он напомнит — зачастую бывает уже поздно. К тому же за раз мозг удерживает одну-две мысли — как только добавляется новая задача, стирается старая.
С планом проще — достаточно помнить, что ему надо следовать. Так вы сосредоточитесь на одной задаче и не упустите детали.
Покупатель со списком продуктов выйдет из супермаркета быстрее, чем покупатель без списка. Потому что такой список или план задаёт направление. Благодаря плану вы не потеряете время на размышление, что делать дальше. Списки продуктов составляют потому, что идти в магазин каждый раз, когда чего-то не хватает, — растрата времени. Действовать так — значит действовать реактивно, быть заложником обстоятельств.
Заранее составлять план — активный способ действия
С его помощью вы сгруппируете схожие задачи и сэкономите время. И таким образом подчините обстоятельства.
Сидя на совещании, вы говорите «нет» другим делам, которыми могли заняться в это время: ответить на письмо, закончить проект или устроить выходной.
План даст понять, чего стоит время и как его использовать. Вы не научитесь говорить «нет», вы научитесь говорить «да» правильным делам. Если вы работаете по плану и вас отвлекли, достаточно свериться с планом и возобновить работу. Иначе на восстановление уйдёт больше времени, чем на само прерывание.
Выработайте привычку
Последний совет Макклетчи: превратите планирование в привычку. Так вы оградитесь от прокрастинации и станете записывать задачи в календарь без усилий.
5sfer.com