Образец протокола собрания учредителей: Образец протокола собрания учредителей ООО

Протокол или решение?

Решение об изменении юридического адреса может быть обжаловано в суде, по заявлению члена ООО, в случае нарушения предписаний закона, Устава ООО или иных правовых актов, а так же если оно нарушает права и интересы одного из участников общества с ограниченной ответственностью. Тогда суд признает его недействительным. Во избежание таких казусов Протокол рекомендуется подписывать всем членам компании, имеющим право голоса.

Протокол заполняется секретарем общего собрания ООО либо председателем ООО и содержит следующие сведения:

• Полное наименование ООО и его местонахождение (юридический адрес),
• Вид общего собрания участников (очередное/внеочередное),
• Форма проведения мероприятия (очное собрание или заочное голосование),
• Дата и место проведения собрания, а также время его начала и окончания,
• Перечень вопросов, обсуждаемых на собрании (повестка дня),
• Общее число голосов, принадлежащих голосующим участникам общества,
• Число голосов по каждому вопросу повестки дня, кворум,
• Количество голосов, отданных за каждый вариант голосования («за», «против», «воздержался») по каждому из вопросов повестки дня, по которым имелся кворум,
• Перечень принятых решений по каждому обсуждаемому вопросу,
• Подписи председательствующего на общем собрании и секретаря общего собрания, а также подписи остальных участников мероприятия.

Возможные ошибки при составлении протокола при смене юр.адреса

На сегодня все изменения в деятельности компаний РФ (изменения юр.адреса, наименования, вида деятельности, уставного капитала и т.п.) фиксируются документационно, и эта информация подается в налоговую инспекцию. В уставе ООО, как правило, имеется обобщенная формулировка о видах деятельности, не запрещенных законодательством.
При смене участников ООО, изменении сумм взносов в уставной капитал, или при продаже доли одним из участников эти решения не только вносятся в протокол, но еще и заверяются нотариально. Однако решение о смене юридического адреса нотариального заверения не требует.
Основными ошибками при заполнении протокола остаются ошибки технические.
Хотя, как было сказано выше, четкого регламента по заполнению протокола нет, чиновники из налоговой могут придраться к отсутствию паспортных данных участников собрания, отсутствию адреса его проведения, отсутствию подписей действующих лиц. Поэтому нужно, как обычно, проверять каждый знак и не упускать важные детали.

Образец протокола собрания о смене юридического адреса в 2017 году

ПРОТОКОЛ № __

Город Москва 23 августа 2017 года

Время проведения собрания: 10:50 – 12:30
Место проведения собрания: 117535, Город Москва, ул.Газопровод, дом 11, квартира 35

Присутствовали учредители общества:

Учредитель 1: Иванов Андрей Михайлович, паспорт гражданина РФ серия: 45 07, номер: ____, выдан: ОУФМС ГОРОДА МОСКВЫ 10.11.2007, код подразделения: 500-100, зарегистрирован по адресу: 117535, Город Москва, ул.Газопровод, дом 11, квартира 35
Учредитель 2: Петросян Ашот Хачатурович, паспорт гражданина РФ серия: 45 01, номер:____, выдан: ОУФМС ГОРОДА МОСКВЫ 20.10.2001, код подразделения: 500-100, зарегистрирован по адресу: 117535, Город Москва, ул.Газопровод, дом 11, квартира 12

Единогласно Председателем собрания учредителей был избран Петросян Ашот Хачатурович.
Единогласно Секретарем собрания учредителей был избран Иванов Андрей Михайлович.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Изменить юридический адрес ООО «Мастерская комодов» на новый в связи со сменой местоположения офиса компании.
2. Внести изменения в уставные документы Общества с ограниченной ответственностью «Мастерская комодов».
3. Уведомить территориальную налоговую инспекцию о внесенных изменениях.

РЕШИЛИ:

Новый адрес нахождения исполнительного органа юр.лица ООО «Мастерская комодов»: 117556 г. Москва, Чонгарский бульвар, д.5, 2 подъезд, 1 этаж, офис 22.

Голосовали: «За» – 2 голоса (А.М.Иванов,А.Х.Петросян), «против» – 0 голосов, «воздержался» – 0 голосов.
Решение принято единогласно. Голоса считал А.М.Иванов.

Председатель собрания

Петросян Ашот Хачатурович ___________________ (подпись)

Секретарь собрания

Иванов Андрей Михайлович ___________________ (подпись)

Подписи Учредителей:

Своей подписью подтверждаю факт участия в общем собрании учредителей, голосовал по всем вопросам повестки дня, с содержанием протокола и принятыми решениями ознакомлен, возражений не имею:

Петросян Ашот Хачатурович ___________________ (подпись)

Иванов Андрей Михайлович ___________________ (подпись)

Назад в раздел

Протокол собрания учредителей ООО — образец 2021

Собрания участников в обществах с ограниченной ответственностью необходимо фиксировать на бумаге в виде протокола. Протокол собрания учредителей ООО составляется только в одном случае — при создании ООО, в остальных случаях это протокол собрания участников.

Значение протокола при учреждении ООО

Протокол, по сути является первым документом, который составляют учредители вновь образованного общества. Именно им учреждается само общество, формируется уставный капитал, указываются способы его оплаты, выбирается адрес и место нахождения общества, а также с его же помощью фиксируется утверждение таких документов, как устав и договор об учреждении, назначается единоличный исполнительный орган, и т. д.

Иными словами, протокол собрания учредителей — это самый важный документ при создании ООО, по сути, в нем и закрепляются самые общие положения.

Как составить, требования к содержанию протокола

В протоколе собрания, не важно каком, для учредителей или участников, согласно ст. 181.2 ГК РФ должны быть в обязательном порядке отражены следующие параметры:

• дата, время и место проведения собрания;
• сведения о лицах, принявших участие в собрании;
• результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
• сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
• сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.

В протоколе о результатах заочного голосования должны быть указаны:

• дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества;
• сведения о лицах, принявших участие в голосовании;
• результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
• сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
• сведения о лицах, подписавших протокол.

В соответствии с п. 2 ст. 37 ФЗ об ООО перед проведением собрания также необходимо составить лист регистрации, на котором фиксируются лица, принимающие участие в собрании.

Протокол собрания учредителей не обязательно удостоверять нотариально (ст. 67.1 ГК РФ), однако в некоторых случаях это делается во избежание вопросов в будущем.

Образец протокола общего собрания учредителей ООО

 
Скачать образец протокола учредительного собрания Общества с ограниченной ответственностью.
 

Образец протокола общего собрания учредителей (участников) хозяйственного общества об освобождении от занимаемой должности заместителя директора

Протокол собрания учредителей о создании ООО

Протокол общего собрания учредителей ООО необходим для того, чтобы зафиксировать решение нескольких лиц о намерении создать фирму. Помимо того, что протокол облачает волю учредителей на регистрацию ООО в письменную форму, в нем отражаются и иные важные для работы будущей организации вопросы: об утверждении устава, о выборе директора, и т.д. В публикации подробно рассмотрена процедура составления протокола собрания учредителей фирмы.

СОДЕРЖАНИЕ СТАТЬИ:

Перед освещением вопроса необходимо разобраться с терминологией. Законом разграничены понятия: участник и учредитель фирмы. Учредителями называются лица, которые учреждают организацию, которая будет зарегистрирована в будущем. Статус участников бывшие учредители получают после регистрации ООО.

Протокол общего собрания учредителей входит в перечень документов, обязательных для регистрации фирмы несколькими лицами. Порядок составления протокола регламентирован ст. 181.2 ГК РФ, ст. 11, 15 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ. В то же время законом не предусмотрен порядок проведения общего собрания учредителей до регистрации ООО. На практике, процедура, предусмотренная для участников ООО, применяется и учредителями фирмы, которые проводят общее собрание с целью принятия решения об учреждении организации.

Перед собранием подготавливается повестка дня, в которую вносятся различные вопросы, имеющие значение при создании фирмы и требующие разрешения путем голосования учредителей.

В частности, учредители должны проголосовать по вопросам:

• учреждения фирмы;
• принятия ее устава;
• назначения директора;
• другим важным вопросам.

Повестка заранее направляется учредителям фирмы для ознакомления ответственным лицом. Целесообразно также направить учредителям уведомление о времени и месте проведения собрания.

Перед обсуждением вопросов из числа учредителей избираются председатель собрания и секретарь. Председатель выполняет роль арбитра, ведет собрание, а секретарь фиксирует его ход. Вопросы повестки дня поэтапно обсуждаются на собрании, и разрешаются путем голосования учредителей. О том, как процесс протоколируется, какие сведения заносятся в протокол, поговорим подробнее далее.

Для учреждения фирмы несколькими учредителями, «за» должны проголосовать все 100 % из них (п. 3 ст. 11 ФЗ № 14). Аналогичное правило действует в отношении вопроса об утверждении устава.

Протокол составляется в письменном виде (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ). Закон не содержит положений относительно того, в течение какого времени после проведения собрания протокол должен быть составлен, соответственно этот вопрос разрешается участниками, или остается на усмотрение секретаря собрания, который может быть избран из их числа.

Нет правовой регламентации того, каким образом должен выглядеть протокол. Не утверждена и его форма. Соответственно, можно составлять документ в произвольном виде, однако не следует забывать о требованиях к содержанию протокола, предусмотренных ст. 181.2 ГК РФ.

В протоколе должны найти отражение:

1. Дата и время проведения собрания.
2. Информация об участниках обсуждения (достаточно указания Ф.И.О.).
3. Результаты голосования (по каждому вопросу повестки дня отдельно).
4. Информацию о лицах, которые занимались подсчетом голосов.
5. Информацию о лицах, голосовавших «против» принятия решения собрания.

Протокол должен подписать как председатель, так и секретарь собрания.

В силу п. 3 ст. 67.1 ГК РФ протокол требует нотариального заверения, либо должен составляться при ведении видео- или аудиозаписи. Сведения о том, каким образом будет фиксироваться факт составления протокола должны быть отражены в нем.

Часто звучит вопрос о том, нужно ли прошивать протокол общего собрания учредителей? Ответ положительный, если в нем более одного листа. В противном случае, его прошивка не обязательна. После прошивки, с задней части протокола наклеивается заверительная надпись, на которой написано: «прошито», проставляются дата прошивки, Ф.И.О. председателя или секретаря собрания, подпись.

Скачать образец протокола общего собрания организации можно по ссылке.

Одному учредителю нет необходимости проводить собрание, а также составлять его протокол. Это связано с тем, что он принимает решение о создании фирмы единолично, соответственно, нужды в голосовании по поставленным вопросам нет. Поскольку нет голосования, то и фиксация его результатов в протоколе не нужна.

Единственный учредитель принимает решение об учреждении организации, которое сам и подписывает. Решение юридически подменяет собой протокол общего собрания при регистрации фирмы.

Ознакомьтесь с подробной пошаговой инструкцией по регистрации ООО

Таким образом, составление протокола общего собрания учредителей ООО – важный этап при создании фирмы несколькими лицами, а порядок проведения собрания учредителей регламентируется теми же нормами, что и порядок собраний участников уже действующей организации (ст. 181.2 ГК РФ).

Образец протокола заседания совета директоров для стартапов

Примечание. Эта статья является частью серии статей о Советах директоров. Чтобы узнать больше об их ролях и обязанностях, загрузите эту бесплатную электронную книгу сегодня Руководство для директора: Как стать эффективным директором совета директоров в компаниях на раннем этапе развития или купите наши книги на Amazon.com.

Каждый, кто участвовал в городском собрании, благотворительном совете или корпоративном совете (или смотрел телевизионную драму с участием такого собрания), был свидетелем ритуала утверждения протокола в начале собрания.Большинство из нас даже не может вспомнить, когда впервые столкнулись с этой концепцией. Все, что мы знаем, это то, что это универсальная практика, и так было всегда. Работа с протоколами досок может быть довольно утомительной, но они должны быть важными, учитывая, сколько им уделяется внимания. О чем они все? Если мы собираемся участвовать в советах по стартапам, нам нужно знать основы.

Скачать образец протокола заседания Совета >>

Что такое протокол заседания совета директоров?

Протокол — это не что иное, как официальные записи собрания (в отличие от личных записей, которые человек может вести для себя).В протоколе указываются дата и время встречи, а также кто присутствовал. Они записывают, какие вопросы обсуждались, и были ли приняты какие-либо решения (или, говоря более техническим языком, были ли приняты какие-либо голоса или «резолюции»). И, что немаловажно, они фиксируют соблюденные формальности и требования, например, соответствует ли количество присутствующих участников кворуму или минимально необходимому количеству людей для голосования.

Почему компании на ранней стадии нужно составлять протоколы заседаний совета директоров?

Минуты служат двум целям: практической и теоретической.На практическом уровне протоколы служат официальным документом о том, что произошло, и могут быть полезны для записи и напоминания людям об истории событий, любых соглашениях, любых поручениях или делегациях и любых согласованных сроках. Протоколы — это, по сути, официальная история корпорации. В этом отношении они также могут быть очень полезны в качестве ориентационных материалов для новых директоров. Кроме того, они требуются согласно законам большинства штатов (включая Делавэр) и могут требоваться в соответствии с уставом компании.Они обязательно потребуются аудиторам и любым потенциальным покупателям компании.

Но реальность такова, что люди обычно могут запоминать то, что они обсуждали, от одной встречи к другой, и поэтому редко бывает необходимо просматривать протокол, чтобы помнить о том, что было согласовано. Так почему же непоколебимая и универсальная настойчивость в соблюдении минут? Потому что на теоретическом уровне они обеспечивают огромную защиту от потенциальных исков о нарушениях. В качестве краткого освежения темы, которую мы ранее затрагивали в статье о юридических обязанностях директоров, директора и должностные лица компании не несут ответственности за ошибочные суждения.Они несут ответственность за небрежность, поспешность, небрежность, противоречивость, безрассудство или неподготовленность. Закон долгое время защищал право директоров на вынесение своего делового суждения, не опасаясь ошибиться, ОБЕСПЕЧИВАЯ применяемый ими процесс надлежащим. Ваши протоколы, как в их существовании, так и в их содержании, являются вашим доказательством того, что использованный вами процесс был уместным.

Подписаться. Получайте статьи Seraf Compass еженедельно »

Кто пишет протоколы заседаний совета директоров компании на ранней стадии?

В существующих организациях протокол обычно ведется лицом, имеющим должность корпоративного секретаря.Но на самом деле это может сделать каждый, при условии, что результат их усилий будет одобрен остальной частью правления. Во многих стартапах протоколы ведут сторонние корпоративные юристы, которые часто добровольно посещают заседания совета директоров, чтобы быть в курсе событий клиентов и быть под рукой для консультирования по юридическим вопросам. В некоторых случаях они могут выполняться председателем совета директоров или ведущим директором. Когда компания становится больше, штатный юрист, выступающий в качестве главного юрисконсульта, обычно будет иметь должность секретаря и вести протокол.(Только в крупнейших корпорациях будет отдельный специальный секретарь — необходимость в этом является проблемой, о которой большинство стартапов могут только мечтать.)

Как выглядят протоколы заседаний совета директоров для компании на ранней стадии?

Протоколы имеют относительно единообразный и формальный вид, с блоком заголовка и даты вверху и абзацем преамбулы, охватывающим участников в начале. Обычно за этим следует примечание о созыве собрания, официальная резолюция, утверждающая официальный протокол последнего собрания, а затем перечисление различных обсуждаемых вопросов, включая результаты проведенного голосования.Затем они часто заканчиваются записью о том, что у директоров было исполнительное заседание без присутствия членов менеджмента, и записывают официальное голосование о переносе.

В конце концов, точный формат не имеет большого значения, пока присутствуют эти элементы:

Подробнее о языке и практике написания хороших минут см. В нашей отдельной статье Seraf Toolbox: Writing Good Board Minutes — Top 10 Dos and Tips.

Что происходит с протоколами заседаний совета директоров после их написания?

Минуты обычно создаются вскоре после встречи, пока воспоминания остаются свежими.Стандартная практика заключается в том, чтобы разослать их в виде проекта участникам собрания для комментариев. После включения любых комментариев протоколы рассылаются в связи со следующим собранием, официально утверждаются в качестве официального отчета собрания, к которому они относятся, и заносятся в официальный корпоративный журнал для хранения.

Как вы понимаете, простое написание минут не слишком сложно, и это хорошо, учитывая, насколько они важны. Однако есть много искусства, чтобы максимизировать их защитную ценность и минимизировать любую ответственность, которую они могут создать.Если возможно, вы захотите обратиться к эксперту или стать немного более экспертом в написании мельчайших деталей, прежде чем браться за это самостоятельно. Несколько советов по их правильному выполнению и ловушек, которых следует избегать, см. В разделе «Набор инструментов Seraf: написание хороших протоколов на доске — десять основных правил, которые нельзя делать и ловушки».

Скачать образец протокола заседания совета >>

Для более глубокого обсуждения вопросов совета директоров компании на ранней стадии скачайте нашу сопутствующую электронную книгу «Руководство директора: как стать эффективным директором совета директоров в компаниях на ранней стадии» или купите наши книги на Amazon.com.

Чтобы получить доступ к дополнительным ресурсам и загрузить больше шаблонов, просмотрите всю нашу серию руководств для директоров и серию Startup Board Dynamics.

корпоративных минут: что нужно знать [и шаблон]

Размещено: 08.04.2021

Корпоративные протоколы — это официальный и юридический отчет об основных обсуждениях, действиях и решениях, принятых компанией во время встреч. Секретарь обычно записывает эти протоколы во время официальных встреч и затем рассылает их всем приглашенным, но эту ответственность можно делегировать практически любому способному участнику.

В то время как разные компании и штаты предъявляют разные требования к протоколам корпоративных собраний, основная причина записи этих документов во многом одинакова: это способ привлечь корпорацию к ответственности за надлежащую и этичную работу в соответствии с уставом вашей организации. Кроме того, ведение корпоративных протоколов доказывает, что корпорация регулярно проводит заседания совета директоров. Несоблюдение требований на постоянной основе может поставить под угрозу защиту ответственности компании, налоговые преимущества и другие преимущества.

Чтобы укрепить ваш подход и упростить эту ответственность, мы собираемся глубоко погрузиться в корпоративные протоколы. Вот что мы расскажем:

В Boardable мы разбираемся в протоколах и понимаем важность этого документа для предприятий любого размера. Если вы никогда не задумывались дважды о том, какую информацию записываете и как вы ее систематизируете, пора задуматься над стратегией вашей организации. То, что способствует ведению корпоративных протоколов, не обязательно должно быть чуждым для вашей корпорации.Все, что вам нужно сделать, это ознакомиться с лучшими отраслевыми практиками, и к концу этого поста у вас будет все необходимое для записи информативных и юридически обоснованных протоколов.

Требуются ли минуты для корпорации?

В большинстве штатов ведение протоколов корпоративных собраний является обязательным требованием для всех официальных встреч в корпорациях S и C. Сюда входят и заседания совета директоров. Тем не менее, эти протоколы не обязательно должны храниться в государстве, их можно просто хранить в ваших корпоративных записях.Согласно Rocket Lawyer, в Делавэре, Канзасе, Неваде, Северной Дакоте и Оклахоме протоколы , а не вообще не требуются.

штата не требуют от LLC проводить ежегодные собрания или вести протоколы. Однако операционное соглашение LLC может сделать их обязательными для компании. Если первоначально это было частью их операционного контракта, участники LLC могут внести поправки в соглашение, чтобы исключить такое положение, если годовые собрания и корпоративные протоколы не нужны или не поддаются управлению по иным причинам.

Зачем вести протокол корпоративного собрания?

Как вы теперь знаете, протоколы компании требуются по закону в большинстве штатов и служат доказательством того, что встреча состоялась.Но помимо юридических положений, корпоративные протоколы имеют значение по нескольким причинам. Более того, есть много причин, по которым хорошо сохраненных корпоративных минут имеют значение. Например, если вы потратите время на вдумчивые заметки, это откроет вам дверь к следующим преимуществам:

1. Служит ориентиром для отсутствующих приглашенных и принятия решений в будущем. Это неизбежно — в какой-то момент кто-то обязательно пропустит встречу. Обмен протоколами вашей компании позволяет отсутствующим узнать, что было рассмотрено, какие решения были приняты и кто несет ответственность за следующие шаги по итогам встречи.Не говоря уже о том, что тщательно хранимые протоколы компании будут служить надежной точкой отсчета в будущем, когда вашей команде нужно будет оглянуться на прошлые решения и обсуждения.
2. Акционеры, спонсоры и потенциальные инвесторы обычно ссылаются на публичные протоколы. Они используют записи ваших обсуждений, чтобы показать, ответственно ли вы используете вложенные ими средства. Другими словами, это может помочь или сломать, продолжат ли они поддерживать вашу компанию.
3. Корпоративный протокол государственной собственности на решения. Когда отдельные имена указываются рядом с каждым голосом, это говорит остальным членам правления и другим лидерам организации, кто за что голосовал. Это дает членам совета директоров некоторую защиту в случае возникновения проблем с законом.

Эти основные преимущества — то, что побуждает большинство секретарей составлять эффективные и аккуратные служебные протоколы. Независимо от вашего вдохновения, использование этих преимуществ означает, что вам нужно сделать свои минуты максимально эффективными, и мы рассмотрим некоторые простые стратегии, которые вы можете опробовать в следующем разделе.

Как составлять протокол корпоративной встречи?

Эффективное ведение корпоративных протоколов на заседаниях совета директоров и других собраниях компании — важная и важная роль. Понимание процесса и того, как его оптимизировать, является ключом к документированию каждой важной детали и решения, не замедляя встречу.

Учитывая разные приоритеты и цели, которые преследуют разные корпорации, идеальный процесс ведения протокола для каждой компании выглядит по-разному.Однако есть несколько основных стратегий, которые любая компания может использовать, чтобы убедиться, что все работает на должном уровне. Чтобы сохранить прилежный протокол компании, попробуйте эти лучшие практики:

1. Назначьте ответственного за протокол. Хотя обычно это входит в обязанности секретаря, практически любой участник собрания (за исключением председателя) может вести протокол, если он является активным слушателем и делает отличные записи. Ведущий должен полностью понимать, какую информацию записывать, а какую исключать (о чем мы поговорим позже).Они также должны быть готовы высказаться и при необходимости прервать обсуждение для получения разъяснений.
2. Используйте повестку дня как шаблон. Вместо того, чтобы начинать с нуля, используйте повестку дня собрания, чтобы записать протокол корпоративного собрания. Это обеспечивает организованный макет, позволяющий составителю протокола сосредоточиться на написании заметок, которые являются достаточными и точными по каждой теме.
3. Храните и распространяйте их своевременно. Во-первых, отправьте копию протокола своей компании вместе с другими важными корпоративными документами, такими как устав и учредительные документы.После хранения корпоративных документов раздайте копии всем, кто был приглашен на собрание, включая всех, кто не смог приехать. В идеале это должно быть сделано в течение 24–48 часов после встречи, пока все еще свежи в памяти. Вам также может потребоваться распространить протоколы среди членов корпорации, которые имеют право просматривать их по «разумному запросу».

Имея эти стратегии в вашем заднем кармане, правление вашей компании будет хорошо оснащено для работы с повесткой дня с полной уверенностью в том, что все важные решения, обсуждения и действия будут точно задокументированы.Им не нужно отвлекаться на собственные записи, если они могут рассчитывать на то, что ваши протоколы будут полными и точными.

Что следует включать в корпоративный протокол, а что исключать?

Включение правильной информации в протокол вашей компании является обязательным, поскольку недостаточная (или, наоборот, слишком подробная) информация может привести к юридической ответственности группы. В этом разделе мы рассмотрим, какую информацию следует записывать, а какие — опускать.

Что должно включать в себя корпоративный протокол?

Вообще говоря, тот, кто ведет протоколы компании, должен задокументировать принятые решения, дискуссии, вращающиеся вокруг стратегического направления компании, и любые пункты действий, вытекающие из встречи.

Вам не нужно записывать каждую деталь, но идея здесь в том, что у вас достаточно информации, чтобы определить, что обсуждалось, кто что предлагал и кто отвечает за последующие задачи.

Вот ключевые компоненты, которые должен включать протокол каждой компании:

• Дата, время и место встречи

• Кто присутствовал (обратите внимание, пришел ли кто-нибудь поздно или рано ушел)

• Кто председательствовал на собрании

• При наличии кворума

• Цель собрания

• Пункты повестки дня

• Подробный отчет о том, кто и как голосовал

• После закрытия собрания

Несколько конкретных примеров типов обсуждений и решений, которые должны быть записаны в протоколах заседаний, включают объявления о новых членах совета директоров, прием на работу новых сотрудников, решения, касающиеся изменений вознаграждения персонала, финансовые операции (например, новые банковские счета или ссуды), и выпуск новых акций.

Что следует исключать из корпоративных протоколов?

Хотя знание того, какую информацию включать в протокол, имеет жизненно важное значение, не менее важно знать, какие номера , а не , включать в протоколы корпоративных собраний. Устранение пушистых, не относящихся к делу деталей предотвратит чрезмерное увеличение ваших минут или открытие доски до юридических сложностей.

Помните, как только они будут завершены, ваши протоколы станут официальным и юридическим документом о решениях, действиях и обоснованиях совета директоров.Обязательно исключите вещи, которые могут привести к внутренним или внешним неприятностям. Помните об этих типичных сценариях:

• Если произошел аргумент , просто скажите, что они согласны / не согласны с точкой и почему.

• Поскольку корпоративные советы директоров несут юридическую ответственность, избегайте любого отраслевого жаргона , который может быть неправильно истолкован.

• Протокол не должен включать подстрекательских замечаний или личных наблюдений .Все должно быть объективно зафиксировано.

То, как вы детализируете разговоры и решения, принятые во время встречи, так же важно, как включение и исключение правильных деталей. Ответственность, связанная с ведением протоколов, означает, что здесь нет места для ошибок, поэтому еще раз проверьте, чтобы ваши записи были объективными и придерживались фактов.

Шаблон протокола бесплатного корпоративного собрания

Использование шаблона может ускорить процесс создания заметок.Предопределенная структура шаблона позволяет легко записывать все быстро, вместо того, чтобы пытаться писать и систематизировать заметки на лету. Как мы уже упоминали, вы можете использовать свою повестку дня в качестве шаблона или полностью создать новый шаблон.

Для тех из вас, кто хочет полностью переосмыслить структуру своей встречи или вообще хочет иметь возможность записывать заметки в более организованной форме, вот бесплатный шаблон протокола корпоративной встречи, который соответствует общей структуре официального собрания компании:

Разбор шаблона протокола корпоративного собрания

Если вы не можете прочитать приведенный выше шаблон, мы включили его ниже.Таким образом, вы также можете легко скопировать и вставить его, чтобы сделать его своим:

Протокол корпоративного собрания для [Название компании]
[Название собрания]

I. ПРОИСХОЖДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ
Председатель: [имя председателя]
Секретарь: [имя секретаря]

Очередное собрание группы [название команды] из [название компании] было объявлено в [время] , [место] [дата] , [имя председателя] .

II. ПРИСУТСТВИЕ
Присутствует:
[Список присутствующих]

Отсутствуют:
[Список отсутствующих членов команды]

III. УТВЕРЖДЕНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ И ПРОТОКОЛА
Повестка дня собрания распространена и утверждена.

IV. УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОТОКОЛА ПРЕДЫДУЩЕГО СОБРАНИЯ
Протокол предыдущего собрания рассмотрен и утвержден.

IV. ПОРЯДОК ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
A. Старый бизнес
[Запишите все нерешенные вопросы с предыдущего собрания совета директоров.Это включает (1) любые пункты повестки дня, которые не были рассмотрены на момент закрытия предыдущего собрания, (2) любые вопросы, которые не были рассмотрены, и (3) любые пункты, которые были перенесены на текущее собрание.]

B. Новое дело
[Запишите все новые вопросы, перечисленные в вашей повестке дня, включая детали голосования, заметки о важных обсуждениях и назначенные последующие задачи.]

V. ЗАКРЫТИЕ
Заседание закрыто в [время переноса] [дата] .

Протокол предоставил: [имя секретаря]
Утвердил: [имя председателя]

Как Boardable может упростить работу с протоколами

Эксперты Boardable понимают, что протоколы имеют решающее значение для устойчивости любой организации, между документированием важных обсуждений и анализом обоснования эффективных решений. За прошедшие годы у нас было время доработать наш Minutes Maker с учетом меняющихся потребностей и предложений профессионалов отрасли.Мы знаем, что нужно, чтобы защитить вашу доску от ответственности и неэффективности.

Когда дело доходит до записи корпоративных минут, вот что вы можете сделать с помощью наших надежных (но невероятно удобных в использовании инструментов и по доступной цене):

• Используйте план, который вы уже создали, чтобы не упустить ни одной детали. Все, что вам нужно сделать, это открыть повестку дня встречи и ввести свои заметки в соответствующие разделы. Это позволяет невероятно легко следовать ритму встречи, не прыгая и не начиная с нуля.

• Назначьте элементы действий. Любая продуктивная встреча, естественно, приводит к дальнейшим действиям. Убедитесь, что они сделали это, назначив их пользователям во время встречи в Minutes Maker. Они будут спасены вместе со всем остальным.

• Свяжите протоколы, повестку дня и задачи с конкретными собраниями. Это дает вашей команде единое место, где можно сослаться на то, что было запланировано и что фактически обсуждалось во время встречи.

• Используйте электронные подписи. Нужен стул, чтобы подписать протокол? Без проблем! Воспользуйтесь нашей удобной функцией электронных подписей и избавьтесь от хлопот, связанных с традиционными бумажными подписями.

• Публикуйте их мгновенно. Завершив протокол, поделитесь динамическими PDF-файлами со всеми, кому они нужны. Кроме того, вы полностью контролируете, какие пользователи имеют доступ к протоколам вашей компании.

Boardable разработан для упрощения утомительных задач, поэтому вы можете вернуться к тому, что действительно важно: возглавляет вашу компанию, а не только управляет ею.

Благодаря инструментам, разработанным специально для таких современных организаций, как ваша, запись эффективных корпоративных минут никогда не была такой простой. Не позволяйте разрозненным решениям и неэффективности снижать вашу продуктивность. Начните работу с Boardable и посмотрите, каким будет будущее документации для вашей компании.

Заключение

В сегодняшнем быстро меняющемся мире вы не можете позволить себе тратить ни одной минуты на запись плохо хранимых минут на собраниях вашей компании.Хотя запись минут не требуется во всех штатах, это всегда разумный ход. Это просто требует понимания того, что записывать, что записывать , а не , и как записать это кратко, но полно.

Имея эти действенные стратегии в вашем заднем кармане, вы будете на правильном пути к оптимизации последующей встречи, чтобы вы могли снова сосредоточиться на достижении своих целей. Так чего же ты ждешь? Поделитесь этой информацией со своей командой и начните повышать производительность сейчас .

Хотите узнать больше об улучшении правления и управления компанией? Ознакомьтесь с этими ресурсами, чтобы повысить эффективность и улучшить свое рабочее место:

Шаблон протокола заседания Совета директоров + 7 основных ошибок, которых следует избегать

Протокол заседаний совета директоров может показаться обыденной бумажной работой, но он является важной частью надлежащего управления советом директоров с потенциально далеко идущими последствиями. Хотя протоколы служат одновременно исторической записью и маркером для отслеживания прогресса совета директоров корпорации, они также имеют более серьезное применение.Точность протокола собрания может иметь бюрократическое, финансовое и юридическое значение на долгие годы.

Утвержденный протокол заседания совета директоров представляет собой официальный отчет обо всем, что произошло во время заседания совета директоров. Они составляют юридически обязывающий документ — высший источник достоверной информации о деятельности совета директоров. Протокол может быть вызван в суд в случае судебного иска или в IRS, и члены совета потенциально могут нести ответственность за то, как они голосовали по ключевым решениям. Если важные обсуждения отсутствуют или голоса записываются неправильно, результаты могут быть плачевными для компании или для отдельных членов совета директоров.

Создание точных, полезных и законных протоколов правления означает избежание следующих распространенных ошибок, которые приводят к неэффективному ведению записей.

Поскольку протоколы заседаний совета директоров являются юридическими документами, секретари совета директоров должны быть знакомы с правилами, регулирующими протоколы заседаний, и правилами самого заседания совета директоров. Если корпорация участвует в судебном процессе, эти протоколы будут иметь решающее значение для понимания того, что произошло, и для определения ответственности.

В большинстве штатов требуется, чтобы корпорации вели протоколы заседаний совета директоров, но точный формат остается на усмотрение компании. Протоколы не нужно подавать в штат, но они должны храниться не менее семи лет.

Одно из наиболее важных юридических требований, которое действительно варьируется от штата к штату, включает правила достижения кворума — количество акционеров, которые должны присутствовать для принятия решения. Наличие кворума должно быть записано в протоколе заседания.Многие штаты требуют, чтобы для формирования кворума присутствовало большинство членов совета директоров, но Делавэр, например, разрешает кворум только с одной третью голосующих акционеров. В других штатах нет требований о том, сколько членов должно присутствовать.

Помимо базовой информации о посещаемости, необходимо подробно записывать любое обсуждение конкретных юридических вопросов. Отметьте конфликты интересов и действия, которые члены правления предприняли для их разрешения. Также укажите имена членов совета директоров, которые не согласились с решениями совета директоров, поскольку это сводит на нет личную ответственность этих членов в случае судебного иска.

Прежде чем приступить к ведению корпоративных протоколов, проконсультируйтесь с корпоративным юристом о том, как это лучше всего сделать. Подумайте о том, чтобы пригласить адвоката присутствовать на важных собраниях или голосованиях, чтобы они могли посоветовать информацию, которую необходимо записать.

Зайти в зал заседаний и просто записать, что происходит, — неэффективный способ делать заметки. Генеральный директор и секретарь могут обеспечить успешное ведение минут при тщательной подготовке.

В идеале, генеральный директор или председатель совета директоров должны подготовить и распространить повестку дня собрания за несколько дней до собрания. Просмотрите повестку дня, чтобы понять ход собрания, а также основные вопросы, голоса и другие вопросы для обсуждения. Если возможно, постарайтесь заранее встретиться с генеральным директором, чтобы обсудить план встречи.

Затем, используя повестку дня в качестве справочника, создайте предварительный план для заметок о собрании. Дайте каждому элементу собственный заголовок и оставьте место для заметок, которые вы будете делать.Во время встречи вы просто заполните пробелы, вместо того чтобы пытаться создать структуру для информации, которую вы записываете.

Протокол собрания служит официальным документом — не только о том, что произошло во время собрания, но также и о том, где оно было, кто присутствовал, а также о других мелких, но важных деталях.

Хотя не существует юридических правил, касающихся того, что должно включать в себя протокол, большинство советов основывают свои передовые методы на Правилах порядка работы Роберта.Правила гласят, что протокол заседания совета директоров должен включать

• вид собрания (регулярное, внеочередное, годовое)
• наименование сборки
• дата, время и место встречи
• заявление о том, присутствовали ли постоянный председатель и секретарь, и если нет, то кто заполнил
• время начала и окончания собрания

Также важно вести точный учет посещаемости. Запишите имена директоров, которые присутствовали, и отметьте участников, не имеющих права голоса, а также их имена, должности и причины присутствия.

Протокол заседания совета директоров не является стенограммой заседания. Это было бы утомительно как для записи, так и для чтения. Вместо этого документ должен представлять собой легко усваиваемое резюме наиболее важных действий, решений и моментов, высказанных во время встречи.

Составляя протокол, сосредоточьтесь на результатах обсуждений, а не на том, кто что сказал. Запишите продолжительность обсуждений и подведите итоги, но не вдавайтесь в подробности.

Также важно, чтобы секретарь был нейтральным. Избегайте личных наблюдений или замечаний. Самый простой способ сохранить нейтральный характер письма — избегать использования прилагательных или наречий в описаниях.

Например, этот отрывок слишком подробный и слишком эмоциональный:

Правление приступило к 15-минутному обсуждению улучшения маркетинговых усилий. Член Правления X предложил нам удвоить маркетинговый бюджет, чтобы нанять больше сотрудников, но член Правления Y с гневом не согласился и предложил оставить бюджет без изменений до конца года, заявив, что «маркетинговая команда уже тратит слишком много денег.Затем член Правления X утверждал…

Тогда как эта версия более подходящая:

15-минутное обсуждение того, как лучше поддерживать маркетинговые усилия. Предложение члена Правления X об увеличении маркетингового бюджета до 4 миллионов долларов. Предложение поддержано и одобрено, член Совета Y не согласен.

В то же время важно, чтобы протокол был достаточно конкретным, чтобы любой, кто его читает, мог точно понять, что произошло, даже если он не присутствовал на встрече.Простая запись движений и результатов, хотя и точная, не создает полезной учетной записи для использования в будущем.

Записывая все движения, решения, следующие шаги и многое другое, используйте полный и недвусмысленный язык. В голосах, которые не являются единодушными, всегда указывайте несогласных и воздержавшихся (а также любые конфликты интересов, которые у них были). Точный учет защищает членов совета директоров от потенциальной юридической вины.

Например, этот отрывок слишком расплывчатый:

Несмотря на некоторые возражения, правление проголосовало за то, чтобы отложить обсуждение потолка заработной платы до следующего собрания.

Принимая во внимание, что эта версия включает всю необходимую информацию:

После 10-минутного обсуждения потолка заработной платы член Правления Z предложил отложить это обсуждение до следующего собрания, когда будут доступны дополнительные данные. Предложение поддержано и одобрено, члены Правления А и Б не согласны.

Обсуждения могут проходить быстро, и очень легко случайно упустить информацию или неправильно записать слова и действия людей.Но поскольку протоколы заседаний совета директоров являются официальными историческими записями, точность имеет решающее значение.

Одним из способов обеспечения точности протоколов является запись заседаний совета директоров, а затем их расшифровка. Хотя эти расшифровки не могут заменить настоящие протоколы собраний, вы можете обратиться к ним за точными формулировками резолюций и ключевых моментов. Письменная стенограмма также полезна для просмотра быстро меняющихся дискуссий или для интерпретации трудных для понимания акцентов.

Если вы все же решите записывать собрания, убедитесь, что вы получили разрешение всех участников заранее. Вам также нужно будет составить план уничтожения или безопасного хранения записей и расшифровок после их использования.

Если у вас нет полномочий на ведение записи, обратитесь к пакету Правления, включая повестку дня, краткое изложение и любые презентации, когда вы будете составлять окончательный протокол собрания. Они могут помочь заполнить пробелы конкретными цифрами или фактами, которые могли возникнуть во время разговора.

После того, как вы тщательно составили протокол собрания, поделитесь им с советом директоров до следующего собрания, чтобы они могли его просмотреть. Обычно участники голосуют за утверждение протокола последнего собрания в начале каждого нового собрания. Это действие ратифицирует протокол и превращает его из «проекта» в официальный юридический документ.

Часто руководители включают протокол последнего собрания в пакет правления, распространяемый перед собранием.Эти материалы часто содержат конфиденциальную информацию, поэтому генеральные директора и секретари должны гарантировать, что информация будет передана правильным сторонам. Безопасно делитесь материалами собрания совета директоров, используя ссылки вместо вложений электронной почты.

После ратификации протокол становится частью корпоративного учета и должен храниться в нем. Чтобы безопасно хранить протоколы собраний совета директоров, используйте DocSend Spaces для создания онлайн-библиотеки материалов прошлых собраний. Таким образом, документы будут доступны заинтересованным сторонам и никому другому.

Быть секретарем правления — важная, но зачастую неблагодарная роль, требующая большой подготовки и внимания к деталям. Чтобы немного упростить работу, загрузите этот шаблон протокола собрания совета директоров, чтобы создать собственный корпоративный протокол и настроить себя на успех с момента начала собрания.

5 простых шагов для выполнения

Что такое письменный протокол собрания?

Во время ежегодного собрания корпорации требуется, чтобы кто-то из присутствующих, обычно секретарь Совета, делал заметки и записывал, какие события имели место на собрании.Эти заметки называются протокол заседаний , и они являются важной частью корпоративного управления.

Корпус C а также S Корпус обязаны соблюдать определенные законы о ведении бизнеса для поддержания своего корпоративного статуса. Проведение ежегодных собраний и ведение протоколов собраний (иногда сокращенно «MoM») — два требования, которые должны выполняться в большинстве штатов.

Даже если в вашем штате не требуется записывать протоколы собраний, предприятиям все равно рекомендуется записывать протоколы.Протоколы собраний полезны для компании, потому что они подробно описывают:

• Кто присутствовал на встрече
• Все вопросы, которые обсуждались
• Решения, принятые на основе предложений или голосований
• Планы дальнейших шагов по этим решениям

Это может обеспечить вашей компании правовую защиту, потому что это запись всех действий, предпринятых участниками. В некоторых случаях IRS будет запрашивать протоколы во время аудита. Кроме того, если член совета директоров пропустил собрание, он может обратиться к протоколу, чтобы узнать, что произошло.

Протоколы заседаний должны храниться не менее семи лет и должны быть доступны всем членам совета директоров по запросу. Эти записи полезны совету директоров, когда они принимают решения о том, как продвигаться вперед с решениями или новыми проектами.

кликните сюда чтобы узнать больше о протоколах собраний и их цели.

Как писать протокол встречи

Протоколы собраний можно записывать разными способами, и есть несколько форматов, которые можно использовать при составлении протоколов собрания.Важно, чтобы структура была профессиональной, и в нее была включена вся основная информация, полученная на встрече.

Выполните следующие действия, чтобы узнать, как правильно и профессионально составлять протоколы собрания во время корпоративной встречи.

Шаг 1. Планируйте заранее

Если вам поручили записывать протокол во время корпоративной встречи, предварительное планирование и создание плана — хороший первый шаг. Перед собранием встретитесь с председателем, чтобы обсудить повестку дня собрания.Используя повестку дня, вы можете подготовить план с уже отмеченными пунктами повестки дня. Поскольку каждая тема обсуждается во время встречи, вы сможете делать организованные и точные записи.

Шаг 2: Делайте заметки во время встречи

Во время встречи вы будете делать заметки и записывать все важные действия и решения. Ваши записи должны быть как можно более подробными, чтобы вы ничего не пропустили при составлении официального протокола собрания.

Примечания, которые вы должны сделать, включают:

• Обсуждаемые пункты повестки дня
• Решения, принятые во время встречи
• Любые предпринятые действия
• Планируемые действия
• Обсуждаемые будущие шаги
• Кто сделал движения
• Результаты голосования по каждому предложению
• Как каждый участник проголосовал за предложение
• Предложения, которые могли быть отклонены
• Обсуждена информация о новом бизнесе
• Дата и время следующей встречи

Если вы делаете заметки и что-то упускаете в любой момент, не стесняйтесь попросить разъяснений или попросить кого-нибудь повторить то, что они сказали.Некоторые люди, которые делают заметки для протоколов собрания, идут дальше и записывают собрание, чтобы сослаться на запись при составлении официального документа.

Познакомьтесь с юристами на нашей платформе

Шаг 3: Составление официального протокола собрания

После собрания, используя подробные записи, вы можете написать окончательный вариант протокола собрания. Вы захотите написать протокол встречи как можно скорее, когда встреча еще свежа в вашей памяти.

Обычно вы будете следовать профессиональному шаблону или формату, который ваша корпорация выбрала для протокола собрания.

Шаг 4: Подача и утверждение протокола собрания

После того, как протокол собрания будет заполнен, вы должны указать свое имя в качестве лица, отправившего протокол, и утвердить протокол. В большинстве корпораций председатель рассматривает и утверждает протокол собрания для распространения.

Шаг 5: Распространение протокола собрания

Распределение протокола собрания может происходить несколькими способами.Многие корпорации перешли на использование облачной платформы, к которой все члены правления могут получить доступ для получения протоколов заседаний.

Дополнительные ресурсы о том, как писать протоколы собраний, проверьте эту статью .

Что входит в протокол собрания?

Вы обнаружите, что протоколы собраний могут быть написаны во многих форматах, но обычно они включают схожую ключевую информацию.

Протокол собрания должен включать следующую информацию:

• Дата и время встречи
• Какие члены совета директоров присутствовали на заседании, а кто не присутствовал
• Принятие и / или исправление протокола предыдущего собрания
• Каждый пункт повестки дня, который был обсужден с принятыми решениями или дальнейшими шагами, которые необходимо предпринять.

Как лицо, ответственное за ведение протокола собрания, вы познакомитесь с ключевыми терминами, которые часто используются на протяжении собрания.Вы должны понимать эти термины, поскольку вам, вероятно, придется использовать их в официальном протоколе собрания.

Ключевые термины, часто используемые на корпоративных встречах, включают:

• Повестка дня: План встречи, обычно представляемый в виде списка обсуждаемых вопросов.
• Поправка: Модификация движения, которая не заменяет движение, а добавляет к нему.
• Извинения: Уведомление об отсутствии участника
• Возникновение бизнеса: Записанные обсуждения в протоколе предыдущей встречи
• Председатель: Иногда просто «Председатель» — это человек, который руководит заседанием совета директоров.
• Консенсус: Согласование решения без голосования
• Конституция: Управляющий документ корпорации
• Общий бизнес: Основные задачи, о которых пойдет речь
• Минуты: Письменный протокол собрания
• Движение: Предлагаемое действие, вынесенное на собрание для обсуждения и голосования по
• Движитель: Член, предлагающий движение
• Другой бизнес: Это возможность для участников поднять дополнительные вопросы, не включенные в повестку дня.
• Вопрос по порядку ведения заседания: Жалоба на выступающего во время встречи
• Процедурное ходатайство: Подано предложение об изменении сроков проведения мероприятий на собрании
• Кворум: Минимальное количество участников, необходимое для присутствия на собрании
• Регламент: Правила, определяющие порядок проведения собрания

Каков профессиональный формат протоколов заседаний?

Многие корпорации используют стандартный шаблон протокола собрания для форматирования своих протоколов.Шаблоны могут быть разными, но важная часть состоит в том, что они являются профессиональными, включают всю необходимую информацию и организованы.

Большинство встреч проводится в следующем профессиональном формате:

1. Открытие: Включает название встречи и место встречи, время и дату.
2. Присутствующие участники: В списке присутствующих участников должны быть указаны полные имена и должность этого человека в компании.
3. Отсутствующие участники: Также должно быть указано полное имя и титул.
4. Утверждение повестки дня: Этот раздел подтверждает, что повестка дня была утверждена и распространена среди участников.
5. Утверждение предыдущих протоколов: Одна из первых задач — утверждение протокола предыдущего собрания.
6. Дело с предыдущей встречи: После утверждения протокола последнего собрания будет сделано краткое изложение дела, которое обсуждалось на последнем собрании.
7. Новый бизнес: Раздел «Новый бизнес» будет самым длинным и подробным.В нем должен быть перечислен каждый пункт повестки дня с кратким изложением того, что было обсуждено. Вы должны включить описание действия, какое решение было принято и почему, а также основные аргументы за или против ходатайства.
8. Дополнения к повестке дня: Если кто-либо из участников поднимает новый бизнес, это необходимо включить в протокол собрания.
9. Повестка дня следующей встречи: Составьте список тем, которые будут обсуждены на следующей встрече
10. Перенос: Завершите документ с протоколом собрания, указав время окончания собрания, дату и время следующего собрания.

Кто обычно составляет протокол собрания?

В большинстве корпораций секретарю правления обычно поручается делать записи и составлять официальный протокол собрания.Однако эту работу может выполнить любой из членов правления. Человека, который ведет протокол собрания, иногда называют писцом, диктофоном или записным делом.

Получите помощь с написанием протокола встречи

У вас есть вопросы о составлении протокола встречи и вы хотите поговорить с экспертом? Опубликовать проект todayonContractsCounseland получает предложения от корпоративных юристов, специализирующихся на составлении протоколов собраний и корпоративном управлении.

Полное руководство по собраниям совета директоров

Одна из основных обязанностей генерального директора — проведение заседаний совета директоров компании.При плохом управлении или отсутствии согласованной цели эти встречи могут быть стрессовыми для учредителей и утомительными для членов совета директоров.

Однако, независимо от стадии (или раунда финансирования), на которой находится ваша компания, заседания совета директоров стартапов не должны быть стрессовыми или утомительными для любой заинтересованной стороны.

Существует распространенное мнение, что типичное собрание совета директоров стартапов посвящено отчетам о показателях и получению суждений.

Что на самом деле?

Хорошая и эффективная встреча с советом директоров — это гораздо больше, чем просто показатели.На самом деле, некоторые из самых значительных собраний структурированы таким образом, что большая часть отчетов и соответствующих отзывов завершается за пределами собраний. На самом деле заседания совета директоров стартапов намного продуктивнее, когда основное внимание уделяется не анализу прошлого компании, а построению графика ее будущего.

При такой организации такие встречи могут стать бесценным механизмом для принятия обоснованных решений для роста компании.

При этом важны метрики.Фактически, сообщение в блоге под названием «5 лучших практик отчетности совета директоров» показывает, что отчетность о показателях (в форме книг, колод и отчетов) продолжает служить в качестве основных отчетов совета директоров. Это важное ожидание вашего совета директоров от вас.

Совершенно верно, что в пути каждого бизнеса есть моменты, которые настолько сложны (читай: непонятны), что у вас не будет другого выбора, кроме как настаивать на принятии жестких решений, которые не понравятся всем заинтересованным сторонам.В такие моменты нет ничего, что вам нужно больше, чем заручиться поддержкой максимального числа членов совета директоров, стоящих за тем жестким вызовом, который вы собираетесь сделать.

Но вот сделка:

Люди больше заинтересованы, когда они решают проблемы с вами: потому что это делает их неотъемлемой частью решения. Не ждите, что их купят на трудные решения, если они когда-либо получали только обновления.

Успешные основатели понимают, что компетентный совет директоров — действительно очень полезный ресурс.Но правление может быть столь же эффективным, как собрание правления . Следовательно, становится критически важным извлечь выгоду из этого факта с помощью оптимизации заседаний совета директоров для повышения производительности — и великие основатели делают именно это.

То, что перечислено ниже, не является описанием каждого отдельного совета или каждого заседания совета директоров, а является справедливой характеристикой большинства заседаний совета директоров.

1. Планируется заседание совета директоров.
2. Не многие люди воспринимают это всерьез за неделю или две до встречи.
3. Руководство в последнюю минуту спешит собрать все воедино.
4. Руководство сосредоточено на своих повседневных задачах: развитие бизнеса, привлечение клиентов, отгрузка продукции; так что эта подготовка является последней «пожарной тренировкой» и рассматривается как отвлечение.
5. Из тех, кто приходит, очень немногие мысленно готовы опереться на ценный, продуктивный разговор или иметь четкое представление о том, «что мы должны делать».
6. Предварительные чтения обычно откладываются и отправляются с опозданием, поэтому у членов совета директоров остается мало времени для проверки и понимания результатов деятельности за последний квартал.
7. На самом собрании юридическая фирма готовит протоколы заседаний совета директоров, запросы опционов на акции и оценки 409A. Они поступают в одно и то же время, поэтому, если у вас есть выбор читать финансовые отчеты и колоду или что-то еще, есть небольшая схватка.
8. Никто не знает, сколько акций у компании в обращении, поэтому никто не знает, какому проценту равны 20 000 акций.Время администратора тратится на то, чтобы понять это.
9. Генеральный директор заложил в бюджет по 20 минут для каждого раздела, но мы уже отстаем, потому что первые три занимают по 35 минут. Скорее всего, не будет каких-либо структурированных сплоченных дебатов по наиболее важным вопросам в компании, если только член совета директоров с опытом не поднимет их на более высокий уровень или если вы не поставите их перед людьми.
10. Встреча начинается с перерыва. Члены правления выбегают, потому что все должны быть на своем следующем собрании. Даже если лот был обсуждался , не много было согласовано советом .Если дела у компании идут хорошо, все уезжают в хорошем настроении. Однако в случае неудач они начинают сомневаться — но никто не говорит ничего слишком существенного, потому что, ну, ну, не было выделено времени на то, как действительно улучшить ситуацию.

Это должно быть вашим руководством к тому, чего следует избегать. Мы могли бы назвать это «заседанием совета директоров по инерции», потому что вы вряд ли будете удовлетворены той ценностью, которую получаете в день собрания, если заранее не приложите необходимые усилия к заседанию.

# 1: Создайте набор KPI для того, как вы управляете бизнесом

Многие управленческие команды недостаточно дисциплинированы в отношении того, как они измеряют успех, кроме стандартной финансовой отчетности. Начните с надежного набора ключевых показателей эффективности (KPI) для того, как вы ведете свой бизнес, который используется вашей исполнительной командой — независимо от связи с советом директоров.

Отличные KPI соответствуют критериям SMART: это означает, что они являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными ко времени.В этом руководстве подробно рассказывается о том, как разрабатывать ключевые показатели эффективности и обо всех хороших вещах, которые правильные ключевые показатели эффективности могут сделать для вас.

Конечно, после того, как вы определились с тем, как измерить эффективность бизнеса, не забудьте запустить KPI членами совета директоров. Это отличный канал для совета директоров, который сообщает вам, если вы упускаете что-то важное, что неизбежно ведет к улучшению измерения производительности. Это даже помогает наладить отношения с советом директоров, основанные на доверии и общении.

Ни один компетентный член правления никогда не попросит вас создать какие-либо рабочие материалы или показатели для анализа бизнеса, который вы еще не создаете, для использования вашим собственным руководством.Это потому, что ни один хороший совет директоров не хочет, чтобы вы отвлекались на выполнение целого ряда финансовых анализов, которые строго предназначены для использования советом директоров.

Для подготовки пакета ежеквартальных показателей совета директоров не потребуется, если вы разработаете надежный набор ключевых показателей эффективности для управления своим бизнесом, а затем разработаете обычный набор, который совет директоров привык видеть.

Хотите знать, какие показатели продукта передать на доску? Этот пост может вас заинтересовать.

# 2: Определите, какие у вас наиболее стратегические проблемы

Познакомьтесь с исполнительной командой, которая посещает или готовится к заседаниям совета директоров.

И договориться с ними по наиболее значимым направлениям, над которыми работает компания.

Я уже говорил об этом за 6 недель до этого? Я сделал? Хороший.

Существенные проблемы могут включать: выбор разработки продукта, сбор средств, продажи, конкуренцию, развитие бизнеса, эффективность маркетинга и слияния и поглощения, среди прочего.

Вашим первым шагом должно быть описание ключевых проблем, с которыми сталкивается руководство. Это может быть 3-5 ключевых пунктов.

После того, как вы их определили, синхронизируйтесь с исполнительной командой (и всеми, кто, по вашему мнению, имеет отношение к делу), чтобы сузить список до тех вопросов, которые актуальны для правления в данный момент.

Как на самом деле это можно сделать?

Итак, есть 3 критерия, чтобы определить, актуальна ли проблема для вашего следующего заседания совета директоров. Любой соответствующий элемент соответствует хотя бы одному из следующих критериев:

1. Об этой проблеме необходимо сообщить правлению, чтобы они не удивились позже.
2. Это проблема, которая набирает обороты, и вы хотели бы получить информацию от платы, чтобы убедиться, что вы думаете об этом правильно — в качестве альтернативы (если «правильно» — слишком сильное слово), тогда вам может потребоваться подтверждение того, что вы Подходим к вопросам оптимально .
3. Эта проблема требует одобрения совета директоров.

# 3: Создайте краткую стратегию / презентацию для обсуждения

Используйте свое любимое программное обеспечение для презентаций, чтобы создать презентацию (примерно из 5-10 слайдов) по ключевым вопросам, с которыми вы сталкиваетесь.

Это должно служить «учебным пособием» для совета директоров и высокоэффективным способом сформулировать ключевые проблемы, которые вы хотите решить. Если у вас есть финансовые показатели или ключевые показатели, которые согласуются с предварительным чтением, то это даже лучше.

У Sequoia Capital есть отличный пост, в котором обсуждается, как подготовить колоду на доске.

Вот кое-что интересное, что Sequoia может сказать о колодах:

Самое лучшее?

Положительное влияние (такой презентации) на доску начинается даже с до визуального опыта прохождения первого слайда.Фактически, эффект проявляется с того момента, когда члены правления узнают, что вы работали, чтобы собрать что-то вместе (независимо от того, насколько просто). Это явное усилие добавляет серьезности рассматриваемым вопросам. Это указывает на то, что вы желаете искренне обсудить очень конкретные вопросы, и служит для пробуждения такой же искренности у членов совета директоров — и именно такая искренняя серьезность лежит в основе самых продуктивных собраний совета директоров стартапов, которые когда-либо проводились.

В конце концов, игровое поле состоит из людей.И люди невольно отражают поведение, которое они воспринимают. Ведь не зря зевота заразительна.

Так что не зевай. Приложите некоторые усилия к стратегии или колоде для обсуждения — и совет директоров рефлекторно будет уделять больше внимания во время собраний, приближаясь к столу в зале заседаний с явным уважением к его святости .

# 4: Создайте повестку дня совета директоров

Создайте повестку дня совета директоров заранее, уделяя особое внимание темам и распределению времени.Будьте конкретны и откровенны в отношении того, сколько времени вы планируете посвятить каждой области.

Вот в чем дело:

Большинство советов прискорбно неэффективны, когда дело доходит до управления временем. В конечном итоге они уделяют больше времени менее важным темам и зацикливаются на относительных мелочах, в конечном итоге спешат по темам, которые действительно важны.

Повестка дня заседания совета директоров стартапа должна быть целенаправленной . Глубоко подумайте о том, что для вас важно и сколько времени вы хотите посвятить этому.Подумайте о целях дня. Если вы начнете с администратора (распределение небольших опционов на акции, оценка 409A, протоколы заседаний совета директоров) и потратите на это около 30 минут, не ожидайте продуктивного и ценного результата.

Сохраните повестку дня для самых важных для вас и вашей компании вещей.

# 5: Получите свою финансовую колоду за 72 часа.

Более 90% финансовых пакетов выходят за 1-2 дня до заседания совета директоров, а около 65% прибывают за день до этого.

Достаточно сказать, что это ограниченное время для членов совета директоров, чтобы прочитать пакеты, сравнить их с последним собранием совета директоров, правильно их усвоить и записать ценные мысли, наблюдения и вопросы. Неудивительно, что слишком часто заседания совета директоров стартапов превращаются в собрания по финансовым отчетам.

Если вы установите постоянный график, по крайней мере, за три дня (72 часа), то вы получите двойную выгоду:

• Никому не останется никаких оправданий, если он не ознакомится с финансовой колодой.
• У вас есть веские основания для того, чтобы , а не , углублялись в финансовые данные во время встречи, освобождая время и возможности для обсуждения вопросов, которые, как вы знаете, имеют гораздо большее значение.

# 6: Отправьте всем свою повестку дня или договоритесь о звонках заранее.

Заранее отправьте повестку дня каждому члену совета директоров и запросите предварительные звонки, чтобы узнать, считают ли они, что повестка дня собрания включает лучшие темы, или хотят ли они добавить (или убрать) из нее пункты.

Также стоит прислать вашу стратегию / колоду для обсуждения, если вам удалось найти время, чтобы сделать это пораньше.

Когда дело доходит до совета директоров с наилучшим управлением, генеральный директор обычно проводит 30-45 минут разговоров с каждым неисполнительным членом совета директоров до начала фактического заседания совета директоров. В это время генеральный директор проводит индивидуальный обход информации, содержащейся в стратегии и повестке дня. При этом генеральный директор и директор вместе анализируют финансовые показатели.

Похоже, слишком много работы?

Вот почему это окупается:

• Вы убедитесь, что каждый член совета директоров, который появляется в день собрания, действительно понимает вашу работу и, следовательно, имеет все необходимое для участия в продуктивном обсуждении.
• Вы узнаете, что на самом деле думает каждый член о важных решениях, которые вы хотите и должны принять. Вы можете заранее определить их позицию, если хотите, чтобы они поддержали трудное решение.
• Предварительные звонки также помогут вам наладить контакт один на один. Когда эти звонки делаются хорошо (и последовательно) со всеми участниками перед всеми собраниями, то последующее взаимопонимание и построенная репутация приводят к эффекту домино, который дает вам больший контроль над залом заседаний, когда вы все вместе.
• Исчерпание финансовых вопросов перед собранием позволяет вам тратить меньше времени на распространение информации и освобождает место для обсуждения важных вопросов, выбранных из повестки дня, что в конечном итоге затрагивает все заинтересованные стороны.

Именно эти ценные обсуждения неизменно лежат в основе каждого продуктивного и успешного заседания совета директоров стартапов.

Дополнительная литература

Как провести собрание совета стартапов — Forbes

Что нужно знать о досках стартапов — TechCrunch

Сессия мастер-класса Founder Institute — Лучшие практики эксплуатации

Sequoia — Подготовка доски

Мы склонны начинать работу с компаниями на стадии Seed или Series A — до того, как начнутся заседания совета директоров.Но в жизненном цикле каждого стартапа бывает время, когда заседания совета директоров становятся формальными. Часто это происходит в результате следующего инвестиционного раунда или добавления независимого члена совета директоров. Это положение, в котором мы бывали несколько раз. Ниже приводится краткое изложение наших мыслей о структурировании нескольких первых заседаний совета директоров на ранних стадиях стартапов. Хотя мы сосредоточены на «колодах», важно отметить:

Board decks на самом деле не обязательно должны быть колодами. Qualtrics, Domino и Thumbtack используют «памятки» в стиле Amazon, которые передают ту же информацию через текст.Это действительно сводится к наиболее действенному и действенному способу общения для управленческой команды.

Достаточно приготовить

Целью собрания совета директоров должно быть максимальное повышение ценности, которую вы получаете как учредитель, при минимизации времени, которое вы тратите на подготовку. Конечно, если вы вообще не будете готовиться, вам будет сложно удерживать свою доску целенаправленной.

Вот почему так важна хорошая колода на доске. Может показаться странным, что презентация может так много способствовать успеху заседания совета директоров.Но учтите следующее: работа совета директоров — давать советы, помогать решать проблемы, закреплять передовой опыт и так далее. Когда все это по теме, это может помочь вам в процессе создания компании. Когда членам правления остается исследовать те темы, которые они выберут … будьте осторожны.

В центре внимания калибровка

Основное различие между собраниями компании и заседаниями совета директоров заключается в том, что ваши сотрудники проводят каждый день в вашей компании, чего не могут делать даже самые преданные члены совета директоров.Это означает, что вам нужно будет эффективно откалибровать доску каждый раз, когда вы встречаетесь.

Надеюсь, вы пригласили этих людей в свой совет, потому что они имеют соответствующий опыт в тех областях, где вам нужна помощь. Калибровка будет стоить затраченных усилий, если она позволит вам использовать навыки и опыт, имеющиеся в комнате, чтобы помочь вам осмыслить проблемы по-другому.

Сделайте шаг назад

Подготовка колоды досок — это также возможность для вас, основателей, сделать большой шаг назад.Это невероятно важно. А если вы этого не сделаете, никто не сделает этого.

Воспринимайте подготовку к заседанию совета директоров как возможность отвлечься от повседневных дел и взглянуть на свою компанию так, как если бы вы сидели на Луне и смотрели на Землю: выполняете ли вы? Вы вводите новшества? Вы наняты? Вы строите управленческую команду? Вы увеличиваете клиентскую базу? Вы делаете это в соответствии с последним планом, который вы разработали? И достаточно ли этого плана, чтобы победить, или вам нужен новый план и новые цели?

Не переусердствуйте

Это может показаться серьезным мероприятием для трехчасовой встречи, которая проводится четыре-шесть раз в год — и это определенно будет, если вы каждый раз будете строить презентацию с нуля.Напротив, важно сообщать совету директоров об использовании материалов, которые вы используете для управления компанией. Священный Грааль — это набор досок, который собирается вашим помощником, который просто распечатывает титульный лист (ы) из еженедельных отчетов управленческой команды и скрепляет их вместе. Тогда у вас не будет накладных расходов и, что еще лучше, идеального согласования между советом директоров и командой менеджеров.

Раздельные материалы ранние

Раздайте материалы для совета за один-два дня и попросите членов совета заранее изучить материалы, чтобы вы могли провести собрание, обсуждая, а не представляя.

Структура собрания

Ниже приводится общая структура раннего заседания совета директоров / колоды. Мы видели, как наши основатели высказывались по этому поводу, и вы можете увидеть некоторые отзывы от этих руководителей ниже. Фактически, Dropbox, с которым мы сотрудничали еще на начальном этапе, использует этот базовый формат с тех пор, даже будучи публичной компанией сегодня.

Большое изображение: 15 минут

• Обновление генерального директора.
  
• Основные моменты со времени последней встречи.
  
• Основные моменты / проблемы со времени последней встречи.
  
• Где компании нужна помощь (например, найм, клиенты, партнерство, продукт и маркетинг).

Калибровка: от 45 минут до 60 минут
Здесь вы «рассказываете историю» компании. Добавить график за графиком очень просто. Гораздо сложнее выбрать наименьшее количество из правильных показателей / диаграмм, чтобы правильно определить текущий статус компании для членов совета директоров.К сожалению, мы были на многих заседаниях совета директоров, на которых все выглядело хорошо, но на самом деле не так. Эти компании делились неправильными диаграммами и, следовательно, неправильно рассказывали историю и оставляли правление плохо подготовленным, чтобы помочь. Вот несколько примеров экспонатов, которые стоит рассмотреть, в том числе:

• Финансовые показатели и обновленный прогноз (ежеквартально)
  
• Эффективность маркетинга в сравнении с целями осведомленности и привлечения потенциальных клиентов
  
• Показатели выручки / продаж vs.цели
  
• Показатели взаимодействия с продуктом (подписки, загрузки, активации, вовлеченность, удержание)
  
• Поставка / запуск продукции
  
• Качество обслуживания клиентов: у каждой компании должен быть простой способ его измерения (NPS обычно используется, но часто неверно интерпретируется и требует контекстуализации)
  Примечание: все это должно быть сложно создать в первый раз, но потом просто обновление движется вперед.

Здание компании: 30 минут

• Перспективная организационная диаграмма: показывает текущую команду и должности, которые необходимо заполнить в течение следующих шести месяцев.
  
• Дорожная карта продукта: включает основные запуски и достижения с момента последней встречи; дайте представление о том, куда движется компания.
  
• Инженерно-техническое обновление: включает основные запуски и достижения с момента последней встречи; поверхностные проблемы и там, где нужна помощь.
  
• Обновление команды роста: эффективность по сравнению с ключевыми показателями эффективности группы роста.
  
• Обновление корпоративного маркетинга: исполнение по позиционированию, бренду, мессенджерам и PR.
  
• Развитие бизнеса: список 10 лучших партнеров по перемещению игл, которых хочет компания (vs.входящий интерес партнера) и прогресс по каждому из них.
  
• Операции (если применимо): производительность по КПЭ; поверхностные проблемы и там, где нужна помощь.
  
• ежемесячных водопада для каждого из: доходов, расходов, остатка денежных средств, численности персонала.

Рабочее заседание: 30 минут по теме

• Тема 1: глубокое погружение в конкретную функциональную область, глубокое погружение в возможность крупного партнерства, глубокое погружение в бизнес-задачу и т. Д.
  
• Тема 2: подробное описание квартальных целей компании, проблем с продуктами и т. Д.

Закрытое заседание: 15 минут

• Обратная связь с учредителями, формальности, предоставление опционов на акции и т. Д.

Совет директоров · Правовые концепции для учредителей

Совет директоров (часто называемый советом ) является руководящим органом корпорации Делавэра.Совет директоров имеет определенное количество мест. Нет минимального количества мест; частные учредители часто являются единственным директором при создании компании. Большинство стартапов настроены так, что размер платы можно легко изменить в любое время. ¹ Количество директоров не может превышать размер совета.

Правление принимает решения либо на заседаниях правления, либо в письменной форме ( письменное согласие ). По умолчанию совет директоров может принимать решения большинством голосов директоров, присутствующих на собрании. ² Или, если совет директоров принимает решение с письменного согласия, требуется единодушное согласие всех директоров. На практике большинство решений совета директоров для стартапов на ранней стадии принимаются с письменного согласия из-за простоты. ³

Кворум необходим для принятия любых решений советом директоров. Кворум — это минимальное количество директоров, которое должно присутствовать на заседании совета директоров для принятия решений. ⁴ Обычно это большинство от общего числа директоров.Правление не может принимать решения на собрании, если для кворума не присутствует достаточное количество директоров. Точно так же совет не может принимать какие-либо решения с единодушного письменного согласия, если общее количество директоров не соответствует кворуму.

Как упоминалось ранее, первоначальный совет директоров избирается учредителем. Когда корпорация выпускает акции, акционеры контролируют, кто входит в совет директоров. Для большинства стартапов совет директоров состоит исключительно из основателей до тех пор, пока стартап не получит финансирование серии A.Венчурные капиталисты обычно присоединяются к совету директоров в связи с финансированием серии А.

Терминология

Может возникнуть некоторая путаница из-за того, что некоторые названия должностей содержат слово Директор (например, Технический директор ). Несмотря на внешнюю видимость, присвоение кому-либо такого названия должности не означает, что он попал в совет директоров.