Образец приказ на уничтожение документов: Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов. Бланк и образец 2021 года

Содержание

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов. Бланк и образец 2021 года

Документооборот любой большой компании предполагает скопление бумаг. Часть из них должна храниться в организации в течение определенного времени. Другая часть утрачивает свое юридическое значение. Из-за этого возникает потребность в уничтожении документов. Однако просто уничтожить бумаги нельзя. Это специальная процедура, в которой участвует комиссия.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о формировании комиссии по уничтожению документов .docСкачать образец приказа о формировании комиссии по уничтожению документов .doc

Способы избавления от бумаг

Уничтожение бумаг может проводиться различными способами:

  • Сжигание.
  • Сдача в пункт приема макулатуры.
  • Уничтожение посредством шредера.

Иногда бумаги просто разрывают вручную. Если документы отправляются на макулатуру, требуется создать или накладную, или акт приема-передачи.

Создание комиссии

Первый шаг – отбор бумаг. Процедура осуществляется на основании главы 4 Постановления 03-33/пс. Она предполагает обязательное формирование комиссии. Она нужна для определения того, какие документы больше не требуются. Представители комиссии проверяют срок действия той или иной бумаги.

Комиссия может функционировать на постоянной основе. Актуально это для компаний с большим документооборотом, где уничтожение бумаг – это постоянная процедура. Однако, в большинстве случаев, комиссия действует на временной основе. Участниками комиссии назначаются квалифицированные сотрудники, которые могут решать, понадобится ли та или иная бумага в дальнейшем.

Издание приказа

Для формирования комиссии необходимо издать приказ. Он будет иметь следующий вид:

ООО «Япония»

4.11.2017
г. Москва

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

С целью осуществления экспертизы ценности документов, поиска бумаг, срок хранения которых истек, с их последующим уничтожением,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Сформировать комиссию со следующим составом участников:

Руководитель: Петров А.С. (гендиректор)
Участники: Ларина Т.А. (главбух), Никольцев П.В. (руководитель отдела кадров), Зайцева П.П. (начальник юридического отдела), Сифонов О.О. (начальник службы ДОУ)

2. Председателю комиссии выполнить инвентаризацию документов.
3. Организовать уничтожение в срок с 5 ноября 2017 года по 1 декабря 2017 года.
4. Контроль над выполнением этого приказа оставляю за собой.

Гендиректор: (подпись) А.С. Петров

Это лишь примерная форма приказа. Он может иметь другой вид. К примеру, перечень участников комиссии можно вынести в приложение к приказу.

ВАЖНО! С приказом нужно обязательно ознакомить всех лиц, которые назначены участниками комиссии.

Работа комиссии

Главная функция комиссии – отбор бумаг, предназначающихся для уничтожения. Рассмотрим все ее функции:

  • Отбор бумаг, предназначающихся для передачи в архив.
  • Отбор бумаг с временным хранением, которые нужно хранить далее.
  • Поиск бумаг с повреждениями, которые невозможно исправить.
  • Полная экспертиза документации.

Срок хранения бумаг можно посмотреть в номенклатуре.

ВАЖНО! Уничтожаются только те бумаги, срок хранения которых завершился на начало года, в котором запланировано уничтожение.

Документальное оформление

После окончания процедуры по рассмотрению создается акт об их выделении к уничтожению. В этот акт нужно внести сведения об уничтожаемых бумагах: наименование папки с делом, срок хранения, число листов. В завершении акта председатель должен проставить свою визу. После того, как акт оформлен, можно поместить все документы в отдельный шкаф. В любое время возможно их уничтожить.

Второй документ, который требуется заполнить – приказ о назначении процедуры. В нем должна содержаться эта информация:

  • Дата.
  • Основание для уничтожения (ранее составленный акт).
  • Распоряжение.
  • Способ избавления от бумаг.

Приказ требуется визировать. После этого производится уничтожение.

Акт об уничтожении

Последний документ, завершающий процедуру – акт об уничтожении. Утвержденной формы его нет. Документ составляется в свободной форме. Однако в нем должны присутствовать эти сведения:

  • Способ избавления от документов.
  • Исполнитель, ответственный за мероприятие.
  • Опись бумаг, которые были уничтожены.

Если документы направлены на макулатуру, соответствующую запись требуется внести в акт. Кроме того, к нему нужно приложить копию акта передачи.

Срок хранения

Акты об уничтожении хранятся на постоянной основе. Под них рекомендуется создать отдельное дело. Если это дело создано, в номенклатуру требуется внести положение о нем. Если компания будет реорганизована, дело передается преемнику. Если же компания ликвидируется, оно направляется в городской архив.

Образец приказа о создании экспертной комиссии

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона».

Какая скорость шредирования документов?
Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов?
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов. 

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу — Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Акт на уничтожение документов | Образец — бланк — форма

Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества. 

В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение.

Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало – при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек. Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе. Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов. Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение.

Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д. По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков. Зачастую позиции исчисляются десятками. При том, что чем больше документов – тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов. Общее количество позиций может достигать сотни и более. Количество позиций, как правило, показывает насколько тщательно и профессионально был произведен отбор документов к уничтожению.

Оформляется акт на уничтожение в соответствии с приложением N 4 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года. Если в акте на уничтожение указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.  

Акт на уничтожение утверждается руководителем предприятия – владелицы перечисленных в нем документов. Он в обязательном порядке согласовывается с экспертной комиссией организации. Если организация входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива, акт на уничтожения согласовывается с ним.  

В заключении акта на уничтожение документов и дел должна быть запись об утверждении описей дел по личному составу организации за все указанные в акте годы.  К акту на уничтожение требуется приложить акт о проведенном уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса. Без завершающего документа акт на уничтожение не действителен, т.к. факт уничтожения не подтвержден.

Образец акта об уничтожении документов

Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно. Поэтому очень удобно иметь перед глазами образец акта об уничтожении документов для оформления результата проведенной работы. В предыдущей статье на эту тему приведены пошаговые действия. Ниже дается образец акта, который можно будет скачать в формате doc.

Что вам надо еще знать, чтобы правильно составить акт.

Типовой перечень документов 2000 года, на основании которого установлены сроки хранения дел в примере, на настоящий момент отменен в связи с введением в действие нового в конце 2010 года. Но, тем не менее, применяют именно его, чтобы определить сроки хранения документов, образовавшихся до выхода указанного нового типового перечня (документы за 2000—2010 годы включительно).

Новый типовой перечень является основанием для работы с документами, образующихся с 2011 года (составление номенклатуры дел, актов на уничтожение документов и т.п.).

Это обещанный пример акта:
 

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ                                                           УТВЕРЖДАЮ
 ОБЩЕСТВО «КИКИМОРА»                                                           Генеральный директор
  (ОАО «Кикимора»)                                                                    ___________ И.О. Фамилия
                                                                                                 22.10.2010
        АКТ
18.10.2010    № 2
  г. Ярославль

Отдел кадров
12 Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии 2004 05-03 1 ДМН
ст. 6 а
13 Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных отпусков 2004 05-05 3 5 лет
ст. 6 б
14 Переписка о работе с кадрами 2004 05-16 1 5 лет ЭПК
ст. 264, 334
15 Переписка об оформлении командировок 2004 05-17 1 5 лет
ст. 352
16 Графики отпусков 2000—2004 05-25 1 1 год
ст. 356
Юридический отдел
17 Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии 2004 06-03 1 ДМН
ст. 6 а
18 Справки, заключения, разъяснения отдела по применению законодательства 2004 06-15 2 5 лет ЭПК
ст. 61
19 Переписка по правовым вопросам 2004 06-18 1 3 года
ст. 62
20 Заявления и жалобы физических лиц и документы по их рассмотрению 2004 06-19 2 5 лет
ст. 56 б

Итого 285 (двести восемьдесят пять) ед. хр. за 2000—2004 годы.

Заведующая канцелярией                                                                           Л.А. Квочкина
18.10.2010

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 20.10.2010 № 2

Заведующая канцелярией                                                                          Л.А. Квочкина
28.10.2010
 

 

*Если организация не передает документы на государственное хранение, то согласования с ЭПК не требуется. Тогда замените фразу из примера на «Документы по личному составу упорядочены за 2000—2004 годы».

Скачать образец акта об уничтожении документов в формате doc.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 113 комментария

Образец акта об уничтожении документов

Уничтожение документов должно регулярно проводиться каждым предприятием. Именно поэтому в каждой организации будет полезно завести образец акта об уничтожении документов, чтобы он всегда находился перед глазами в качестве примера при оформлении результата проделанной работы. В предыдущей публикации мы привели пошаговые действия, которые необходимо будет для этого выполнить. Далее вы сможете найти образец акта, доступный для скачивания в формате doc.

Что еще необходимо знать для правильного составления акта.

Сроки хранения дел из нашего примера основываются на рекомендациях типового перечня документов 2000 года, и в настоящее время данный перечень прекратил свое действие в связи с появлением нового в конце 2010 года. Однако для определения сроков хранения документов, которые были сформированы до выхода нового перечня, используется информация из старого перечня. То есть, мы имеем в виду документы, которые были заведены с 2000 по 2010 годы включительно.

Новый типовой перечень представляет собой основание для работы с документацией, которая была заведена начиная с 2011 года, также он используется для того чтобы провести составление номенклатуры дел, актов на уничтожение документов и т.п.).

Предлагаем вашему вниманию пример акта на уничтожение документа:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ УТВЕРЖДАЮ
«ВОДЯНОЙ» Генеральный директор
(ООО «Водяной») ___________ И.О. Фамилия
27.11.2010

АКТ

24.11.2010 № 3

г. Петропавловск-Камчатский

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению.

На основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения», утвержденного 06.10.2000 руководителем Федеральной архивной службы России, отобраны к уничтожению как не имеющие фактической ценности и утратившие практическое значение документы ООО «Водяной».

№ п/п Заголовок дела или групповой заголовок документов Крайние даты Номера описей Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи Кол-во ед. хр. Сроки хранения и номера статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5 6 7 8

Отдел кадров

17

Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии

2006

04-02

1

ДМН

ст. 6 а

18

Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных отпусков

2006

07-07

3

5 лет

ст. 6 б

19

Переписка о работе с кадрами

2007

06-11

1

5 лет ЭПК

ст. 264, 334

20

Переписка об оформлении командировок

2007

03-24

1

5 лет

ст. 352

21

Графики отпусков

2002—2008

06-19

1

1 год

ст. 356

Юридический отдел

22

Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии

2008

05-08

1

ДМН

ст. 6 а

23

Справки, заключения, разъяснения отдела по применению законодательства

2008

04-13

2

5 лет ЭПК

ст. 61

24

Переписка по правовым вопросам

2008

08-16

1

3 года

ст. 62

25

Заявления и жалобы физических лиц и документы по их рассмотрению

2008

05-21

2

5 лет

ст. 56 б

Описи дел постоянного хранения за 2002-2008 годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК* соответствующего архивного учреждения.

Итого 216 (двести шестнадцать) ед. хр. за 2002—2008 годы.

Заведующая канцелярией М.И. Селиверстова

Заведующая канцелярией М.И. Селиверстова

24.11.2010

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 26.11.2010 № 2

Заведующая канцелярией М.И. Селиверстова

29.11.2010

Если предприятие не осуществляет передачу документов на государственное хранение, то необходимость в согласовании с ЭПК отпадает. В таком случае фразу из нашего примера «Документы по личному составу упорядочены за 2002-2008 годы» мы заменяем.

Здесь вы можете скачать образец акта об уничтожении документов в формате doc.

Консультация юриста

Форма n 14. акт на уничтожение дел приказ министра обороны РФ от 31-08-2005 200 (ред от 30-05-2009) об утверждении наставления по архивному делу в вооруженных силах РФ (2021). Актуально в 2019 году

размер шрифта

ПРИКАЗ Министра обороны РФ от 31-08-2005 200 (ред от 30-05-2009) ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НАСТАВЛЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ… Актуально в 2018 году

РАЗРЕШАЮ УНИЧТОЖИТЬ ___________________________________ (начальник штаба воинской части, организации) ___________________________________ (воинское звание, подпись, фамилия) "__" __________ 200_ г. АКТ "__" _____________ 200_ г. г. ___________________ Комиссия в составе председателя _____________________________, членов комиссии _________________________________________________, действуя на основании приказа от _______________ N _______, произвела отбор следующих несекретных дел для уничтожения, которым согласно приказу Министра обороны Российской Федерации от __________ N _______ истекли сроки хранения:

 N 
п/п
 Инвентарный номер
(номер дела)
 Наименование дел
(книг, журналов)
  За 
какой
год
 Количество
листов
в деле
  1 
         2 
         3 
   4 
     5 
 
 
 
 
 
 Количество приложений
и листов в деле
 Количество
листов
внутренней
описи дела
  Основание к уничтожению 
(номера статей по перечню)
           6 
      7 
            8 
 
 
 

Внесено в акт и подлежит уничтожению _________________________ несекретных дел. Записи акта с учетными данными сверены. Все дела, отобранные для уничтожения, комиссией просмотрены полистно, и документов, представляющих военное, экономическое, научное, социально-культурное и практическое значение, в них не имеется. Председатель комиссии ________________________________________ (воинское звание, подпись, фамилия) Члены комиссии: ______________________________________________ (воинские звания, подписи, фамилии) После утверждения акта перечисленные дела, приложения к ним ивнутренние описи перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем__________________________________________________________________ (переработаны на фабрике __________________________________________________________________ или уничтожены путем сожжения) Председатель комиссии _______________________________ (воинское звание, подпись, фамилия) Члены комиссии: _____________________________________ (воинские звания, подписи, фамилии) "__" ____________ 200_ г. Пояснения к форме 1. В графе 2 указывается делопроизводственный номер (числителем) и инвентарный номер (знаменателем). 2. В графе 6 указывается количество приложений, а в скобках - количество листов в них. 3. Графа 7 заполняется только при уничтожении дел, в которых предусмотрено ведение внутренней описи. 4. Дела в акт вносятся в хронологической последовательности (погодам) и в порядке возрастания номеров дел. 5. Дела, состоящие из нескольких томов, в акт вносятся в порядке возрастания номеров томов. В этом случае в графе 3 акта пишется только наименование первого тома, а вместо наименований остальных томов пишется "То же". 6. Самостоятельные акты составляются: на сов. секретные и секретные дела; на несекретные дела. Примечание. Графы бланка формы N 14 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 10 мм, графы 2, 4, 5, 6, 7, 8 - по 15 мм и графа 3 - 90 мм.

Форма N 15
(п. 137)

Уничтожаем документы с истекшим сроком хранения. Налоги & бухучет, № 68-69, Август, 2017

На основании представленных структурными подразделениями перечней (списков) дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве предприятия составляют акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ (далее — Акт). Его форма приведена в приложении 15 к Правилам № 1000.

Такой Акт составляют в 2 экземплярах, как правило, на дела всего предприятия. При этом, если в Акте указаны дела нескольких структурных подразделений, их наименования указывают перед группой заголовков дел этого подразделения. Названия однородных дел, отобранных к уничтожению, вносят в Акт под общим заголовком с указанием количества дел, включенных в каждую группу.

Акты об изъятии документов для уничтожения имеют сплошную нумерацию, начиная с № 1

Обратите внимание: дела включают в Акт, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составлен Акт. Например, дела с 3-летним сроком хранения, законченные в 2016 году, могут включаться в Акт, который будет составлен не ранее 1 января 2020 года с учетом примечаний, указанных в соответствующих перечнях документов со сроками хранения.

Одобренные ЭК предприятия акты подают на рассмотрение ЭПК (ЭК) государственного архивного учреждения, ЭК архивного отдела горсовета, в зоне комплектования которого находится предприятие. При этом вместе с актами следует подать описи дел по кадровым вопросам (личному составу), а если в деятельности предприятия образуются документы НАФ, то еще и описи дел постоянного хранения.

Имейте в виду: в случае внесения в Акт первичной финансовой и бухгалтерской документации к нему необходимо приложить справку о проведении проверки органами ГФСУ по вопросам соблюдения налогового законодательства (п. 5 гл. 3 разд. V Правил № 1000). Такую справку подписывают руководитель и бухгалтер предприятия.

Учтите также:

запрещен отбор документов для дальнейшего уничтожения на основании заголовков дел в описи или номенклатуре дел

Должен быть проведен постраничный пересмотр каждого дела (п. 5 гл. 2 разд. V Правил № 1000).

Приведем пример составления Акта.

Согласованные (одобренные) акты утверждает руководитель предприятия, после чего документы могут быть уничтожены.

Дела, отобранные для уничтожения, передают организациям по заготовке вторсырья. Дату сдачи документов, их вес и номер накладной указывают в актах.

Если в Акт включены документы с грифом «Для служебного пользования» и другими грифами ограниченного доступа, применяемыми на предприятии, эти документы уничтожают путем измельчения до состояния, исключающего возможность их прочтения и восстановления. При этом в конце Акта дополнительно делают запись об уничтожении соответствующих документов с указанием фамилий и инициалов членов ЭК предприятия (п. 8 гл. 3 разд. V Правил № 1000).

На этом мы заканчиваем рассмотрение основных требований к хранению документов на предприятиях и правил их передачи в архивные учреждения.

Если соблюдение описанных норм покажется вам слишком сложным, вы можете обратиться за помощью в архивные учреждения. За определенную плату вам могут предоставить услуги по систематизации документов и дел, проведению экспертизы ценности документов, составлению номенклатур дел, описей дел, актов об изъятии документов для уничтожения и т. п. Перечень платных услуг, которые могут предоставляться архивными учреждениями, содержащимися за счет бюджетных средств, утвержден постановлением КМУ от 07.05.98 г. № 639.

выводы

  • Документы, по которым истек срок хранения, предусмотренный Перечнем № 578, могут быть уничтожены.
  • На основании представленных структурными подразделениями перечней (списков) дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве предприятия составляют акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ.
  • Дела включают в Акт, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором он составлен.

Первый запрос в США о предоставлении документов | ATR


В ОКРУЖНОМ СУДЕ СОЕДИНЕННЫХ ШТАТОВ
ДЛЯ ОКРУГА ДЕЛАВЭР


СОЕДИНЕННЫЕ ШТАТЫ АМЕРИКИ,

Истец,

против

DENTSPLY INTERNATIONAL, INC.,

Ответчик.


|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Гражданский иск №99-005 (MMS)

ПЕРВЫЙ ЗАПРОС ПЛЭНТИФА НА ИЗГОТОВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

В соответствии с Фед. R. Civ. П. 34, Истец просит Ответчика предоставить и разрешить проверку и копирование документов, перечисленных в этом запросе. Проверка и выполнение соответствующих действий должны производиться на месте, согласованном сторонами, в течение 30 дней с момента вручения этого запроса.

I.

ОПРЕДЕЛЕНИЯ

1. «Соглашение» означает договор, договоренность или договоренность, формальные или неформальные, устные или письменные, между двумя или более лицами.

2. «Любой» означает один или несколько.

3. «Основные материалы» означают акрил или любое подобное вещество, используемое в готовых искусственных зубах для изготовления зубных протезов.

4. «Коммуникация» означает любое раскрытие, передачу или обмен информацией или мнением, как бы то ни было.

5. «Дилер» означает любое лицо, которое распространяет любые продукты любого другого лица или покупает или приобретает любой такой продукт для перепродажи любому другому лицу, например, зуботехнической лаборатории, стоматологу, стоматологической школе или государственному учреждению.

6. «Стоматологическая лаборатория» означает любое лицо, которое подготавливает, конструирует, собирает или иным образом выполняет заказ или рецепт от стоматолога на зубные протезы или любое другое съемное или фиксированное стоматологическое протезное устройство, и включает любую группу, цепочку или организацию стоматологических лабораторий. .

7. «Dentsply» означает Dentsply International, Inc., каждого из ее предшественников (включая Gendex Corporation), правопреемников, подразделений, дочерних компаний и аффилированных лиц, расположенных как в США, так и в любой другой стране, каждое другое лицо напрямую или косвенно, полностью или частично, принадлежащие или контролируемые им, и каждое совместное предприятие, участником которого является любой из них, а также все нынешние и бывшие директора, должностные лица, сотрудники, агенты, консультанты или другие лица, действующие в интересах или от имени любой из них.

8. «Протез» означает искусственные зубы, закрепленные в основном материале, используемые для замены некоторых или всех естественных зубов пациента.

9. «Документ» означает любой письменный, записанный или графический материал любого рода, подготовленный вами или любым другим лицом, который находится в вашем владении, хранении или контроле. Срок включает соглашения; контракты; письма; телеграммы; межофисная связь; меморандумы; отчеты; записи; инструкции; технические характеристики; Примечания; записные книжки; альбомы для вырезок; дневники; планы; чертежи; эскизы; чертежи; диаграммы; фотографии; ксерокопии; графики; графики; описания; проекты, независимо от того, привели ли они к окончательному документу; протоколы собраний, конференций, телефонных или иных разговоров или сообщений; счета-фактуры; заказы; товарно-транспортная накладная, документы на груз; записи; опубликованные или неопубликованные выступления или статьи; публикации; стенограммы телефонных разговоров; телефонная почта; электронная почта; бухгалтерские книги; финансовые отчеты; микрофильм; микрофиша; магнитофонные или дисковые записи; и компьютерные распечатки.

Термин «документ» также включает в себя хранящиеся в электронном виде данные, информацию из которых можно получить либо напрямую, либо путем перевода с помощью устройств обнаружения или считывателей; любой такой документ должен быть представлен в разумно разборчивой и удобной для использования форме. Термин «документ» включает все черновики документа и все копии, которые в любом отношении отличаются от оригинала, включая любые пометки, подчеркивания, отметки или информацию, отличные от оригинала. Термин также включает информацию, хранящуюся или доступную через компьютерные или другие системы поиска информации (включая любые компьютерные архивы или системы резервного копирования), вместе с инструкциями и всеми другими материалами, необходимыми для использования или интерпретации таких сборников данных.

Без ограничения термина «контроль», используемого в предыдущем абзаце, документ считается находящимся под вашим контролем, если вы имеете право защитить документ или его копию от другого лица.

10. «Исключительное соглашение с дилером» означает любое предлагаемое или фактическое соглашение, договоренность, политику, программу, практику, условия или положения вашей компании, которые:

a. требует от любого дилера ограничить объем или интенсивность усилий или воздержаться от обслуживания в качестве дилера продукции любого другого лица; или

б.имеет целью или следствием побудить любого дилера ограничить объем или интенсивность усилий или воздержаться от обслуживания в качестве дилера продукции любого другого лица.

11. «Исключительное соглашение со зуботехнической лабораторией или стоматологом» означает любое предлагаемое или фактическое соглашение, договоренность, политику, программу, практику, условия или положения вашей компании, которые:

a. требует, чтобы любая зуботехническая лаборатория или стоматолог ограничивали использование или воздерживались от использования продуктов любого другого лица; или

б.имеет целью или следствием поощрение любой зуботехнической лаборатории или стоматолога к ограничению использования или воздержанию от использования продукции любого другого лица.

12. «Идентифицировать» или «идентичность» означает указать или констатировать:

a. в случае лица, не являющегося физическим лицом, его имя, адрес его основного места деятельности (включая почтовый индекс), его номер телефона и имя его главного исполнительного директора, а также, если у него есть лицо кроме физического лица, которое в конечном итоге контролирует его, имя этого другого лица, адрес основного места деятельности этого лица (включая почтовый индекс), номер телефона этого лица и имя главного исполнительного директора этого другого лица;

г.в случае физического лица — его или ее имя, юридический адрес и номер телефона, работодатель, а также титул или должность;

г. в случае сообщения, его дата, тип (, например, , телефонный разговор или обсуждение), место, где оно произошло, личность человека, который сделал сообщение, личность человека, который получил сообщение, личность друг друга, когда это было сделано, и обсуждаемый предмет;

г. в случае документа — название документа, автор, название или должность автора, адресат, каждый получатель, тип документа, тема, дата подготовки и количество страниц в нем; и

e.в случае соглашения — его дата, место, где оно было заключено, личность всех лиц, которые были сторонами соглашения, личность каждого человека, которому было известно о соглашении, и всех других лиц, присутствовавших при его заключении, и предмет договора.

13. «Включая» означает включая, но не ограничиваясь этим.

14. «Лицо» означает любое физическое лицо, корпорацию, компанию, партнерство, совместное предприятие, фирму, ассоциацию, частную собственность, агентство, правление, орган, комиссию, офис или другое коммерческое или юридическое лицо, будь то частное или государственное.

15. «Готовые искусственные зубы» или «зубы» означают любой готовый (в отличие от зуботехнической лаборатории или стоматолога) продукт, используемый в зубном протезе или в качестве имплантата для замены одного или нескольких естественных зубов.

16. «Связанный с» означает содержащий, составляющий, рассматривающий, содержащий, касающийся, обсуждающий, касающийся, описывающий, отражающий, изучение, комментирующий или сообщающий о, упоминание, анализ или отсылку, намекающий или относящийся к целому или частично.

17.«Соответствующий период времени» означает период времени, указанный в пункте 1 Инструкций.

18. «Расцветка» означает любое устройство, используемое для сопоставления цвета или оттенка готовых искусственных зубов с естественными зубами пациента в соответствии со спецификациями, содержащимися в рецепте стоматолога на зубные протезы или любое другое съемное или несъемное зубное протезное устройство.

19. «Год» означает календарный год или двенадцатимесячный период, на котором основаны ваши деловые записи; если последний используется при ответе на запрос документа, укажите используемый период в двенадцать месяцев.

20. «Вы», «ваша» или «ваша компания» означает Dentsply.

21. Считается, что форма единственного числа существительного или местоимения включает в своем значении форму множественного числа существительного или местоимения, и наоборот; и прошедшее время должно включать настоящее время, если ясное значение не искажено. Термин «или» означает «и», и наоборот, если необходимо, чтобы включить в сферу применения следующего документа, запрашиваемую всю информацию или документы, которые были бы исключены при отсутствии этого определения.

II.

ИНСТРУКЦИИ

1. Если не указано иное, документы, требуемые в этих запросах документов, являются документами, находящимися в вашем распоряжении, хранении или под вашим контролем, которые были применимы, действовали, подготовлены, написаны, сформированы, отправлены, датированы или получены в любое время. с 1 января 1985 года. Документы, которые ранее были представлены Dentsply в ответ на гражданское следственное требование (CID) № 13009 или 16446, больше не предъявляются.

2. Если не указано иное, объем документов, запрашиваемых в этих запросах документов, ограничен соответствующими документами, относящимися к поставке, производству, распространению, продаже или рекламе или продвижению продуктов в Соединенных Штатах.Для любого параграфа, в котором запрашиваются документы, относящиеся к поставке, производству, распространению, продаже или рекламе или продвижению продукции в любой стране, кроме Соединенных Штатов, запрашиваемые документы включают все документы, находящиеся в вашем распоряжении, хранении или контроле, поддерживаемые как в Соединенных Штатах. или в любой другой стране.

3. Согласно Фед. R. Civ. P. 26 (e), вы обязаны своевременно дополнять любой ответ на этот запрос о производстве, по которому вы узнали, что ответ в некотором существенном отношении является неполным или неверным, и если дополнительная или корректирующая информация не была передана иным образом нам в процессе обнаружения или в письменной форме.

4. Все документы, которые отвечают, полностью или частично, на любую часть или пункт любого параграфа этого запроса документа, должны быть представлены полностью, включая все приложения и приложения. Необходимо предоставить только одну копию документов, которые соответствуют более чем одному абзацу или идентичны, за исключением лица, которому они адресованы, если вы укажете лиц или группу лиц, которым были распространены такие документы. Документы, которые в исходном состоянии были скреплены скобами или скреплены иным способом, должны быть представлены в такой форме.Поместите документы, требуемые в каждом абзаце, в отдельную папку с файлами или другое приложение, помеченное именем Dentsply и абзацем, на который эти документы отвечают, и, если какой-либо документ отвечает более чем на один запрос, укажите каждый запрос, на который он отвечает.

5. При создании документов, состоящих из данных, хранящихся в электронном виде, в машиночитаемой форме в ответ на любой запрос документа, предоставляйте такие данные в форме, не требующей специального или проприетарного оборудования или программного обеспечения.Файлы данных должны быть в последовательном формате, также известном как файлы ASCII или плоские файлы, с полями данных в позициях фиксированных столбцов. Для каждого предоставленного файла данных должна быть включена следующая информация: макет записи, краткое повествовательное описание содержимого файла, перевод любых закодированных полей, количество записей в файле и распечатка первых 100 записей. в формате отчета. Макет записи должен содержать следующую информацию: имя поля, начальную и конечную позицию в записи, длину поля и характеристики поля ( e.г. , запакованное десятичное, зональное десятичное, буквенно-цифровое).

Магнитные носители должны быть 9-дорожечными лентами или компьютерными дискетами 5-1 / 4 или 3-1 / 2 дюйма. Данные могут приниматься в формате ASCII или EBCDIC. Не конвертируйте данные между форматами ASCII и EBCDIC. Ленты с 9 дорожками не должны иметь маркировки. Необходимо указать длину записи, размер блока и плотность ленты. Ленты должны быть записаны с помощью общих утилит копирования, а не программ резервного копирования из конкретной операционной системы. Если файлы ПК слишком велики для одной дискеты, можно использовать наборы дисков DOS BACKUP, если они сопровождаются списками резервных копий.Списки резервных копий могут быть в виде бумажных копий или файлов ASCII на дискетах, не являющихся резервными. В списке резервных копий должен быть указан путь, необходимый для индивидуального восстановления каждого файла в резервной копии. Утилиты сжатия приемлемы, если они предоставляются, и такое положение не нарушает законы о лицензировании или авторских правах.

6. Для любого документа, в отношении которого было отказано в предоставлении привилегии, предоставьте под присягой или заверенное заявление от вашего адвоката или одного из ваших сотрудников, в котором вы указываете документ по автору, адресату, дате, количеству страниц и предмету; указать характер и основание заявленной привилегии и параграфа этого требования для документов, на которые распространяется этот документ; и идентифицировать каждого человека, которому был раскрыт этот документ или его содержание, или любая его часть.

7. Для любого документа, отвечающего на эти запросы документов, который, как известно, был уничтожен, утерян или недоступен по иным причинам, укажите каждый такой документ по автору, адресату, дате, количеству страниц и предмету; и подробно объясните события, приведшие к уничтожению или потере, или причину недоступности такого документа, включая местонахождение такого документа, когда он последний раз находился в вашем владении, хранении или контроле, а также дату и способ его распоряжения.

8. Отвечая на любой запрос документов, требующий документов, относящихся к «любому лицу» или «каждому человеку», включите информацию или документы, относящиеся к вашей компании, если применимо.

9. Каждый документ, который полностью или частично написан на любом языке, кроме английского, или который содержит какие-либо обозначения на полях на таком языке, должен сопровождаться заверенным дословным переводом на английский язык и всеми существующими версиями на английском языке всех такие записи и записи.

10. Никакое соглашение, понимание или положение Министерства юстиции или любого из его представителей с целью изменить, ограничить или иным образом изменить эти запросы документов не будут действительными или обязательными для Министерства юстиции, если они не подтверждены или не подтверждены в письменной форме ( или внесено в протокол в открытом судебном заседании) его надлежащим образом уполномоченным представителем.

III.

ТРЕБУЕМЫЕ ДОКУМЕНТЫ

1. Свидетельство о регистрации вашей компании, подзаконные акты, правила, положения, процедуры и любые предлагаемые поправки к ним, если какой-либо из этих документов был изменен, исправлен или каким-либо образом отличается от документов, представленных в ответ к CID No.13009.

2. По одной копии каждого из ваших последних списков сотрудников и организационных диаграмм.

3. Один экземпляр каждого годового или другого периодического отчета вашей компании, отдельно для вашей компании и каждого из ее подразделений или дочерних компаний.

4. Все протоколы, записи, сводки или отчеты о заседаниях, официальных или неофициальных, членов каждого совета директоров вашей компании и каждого комитета или подгруппы каждого совета.

5. Все протоколы, записи, сводки или отчеты собраний, официальных или неофициальных, членов каждого комитета, группы или подгруппы управленческих сотрудников вашей компании, отдельно для вашей компании и каждого из ее подразделений или дочерних компаний.

6. Все документы, которые сообщают, описывают, резюмируют, анализируют, обсуждают или комментируют конкуренцию со стороны, маркетинговые стратегии или стратегии продаж, рыночные доли прогнозируемых долей рынка, рыночные условия или прибыльность любой компании, включая вашу компанию, при поставке, производстве, распределении или продаже сборных искусственных зубов или зубных протезов, включая все стратегические планы, долгосрочные планы и бизнес-планы любой такой компании.

7. Все документы, которые сообщают, описывают, резюмируют, анализируют, обсуждают или комментируют качество (включая оттенок, цвет, эстетику, форму, износостойкость или простоту установки) сборных конструкций любой компании, включая вашу компанию искусственные зубы, включая любое сравнение качества двух или более зубов любой компании.

8. Все документы, которые сообщают, описывают, резюмируют, анализируют, обсуждают или комментируют цены на искусственные зубы или зубные протезы вашей компании, включая, помимо прочего, прайс-листы, прейскуранты, изменения цен, объявления о ценах, ценовые предложения, предложения или тендерные предложения, предложения или программы скидок, или листы скидок (этот параграф специально исключает счета, счета-фактуры и любой другой документ, отражающий только определенные транзакции).

9. Все документы, которые сообщают, описывают, резюмируют, анализируют, обсуждают или комментируют цены любой другой компании на сборные искусственные зубы или зубные протезы, а также любые предложения, предложения, скидки или скидки вашей компании в связи с продажей. сборных искусственных зубов, который отвечает, учитывает, оценивает или ссылается на такие цены другой компании, включая, помимо прочего, каждую версию Формы отклонения конкурентной цены вашей компании и каждую частично или полностью заполненную Форму отклонения конкурентной цены.

10. Все документы, которые сообщают, описывают, резюмируют, анализируют, обсуждают или комментируют распространение, продажу или дар вашей компании сборных искусственных зубов, основных материалов или цветовых справочников стоматологическим школам или государственным учреждениям.

11. Все документы, которые излагают, сообщают, описывают, резюмируют, анализируют, обсуждают или комментируют:

a. методы, каналы, стратегии, средства или политики распространения продукции дилерам, зуботехническим лабораториям или стоматологам;

г.выбор, удержание, мониторинг, надзор или прекращение деятельности дилеров или зуботехнических лабораторий в целом или любого конкретного дилера или зуботехнической лаборатории;

г. эксклюзивные договоренности с дилерами или зуботехническими лабораториями; или

д. полезность, преимущества или недостатки распространения зубов через дилеров, включая различные услуги, которые дилеры предоставляют зуботехническим лабораториям или их поставщикам стоматологической продукции, включая вашу компанию;

e. способность и доступность дилеров, которые продают и распространяют стоматологическую продукцию исключительно или в первую очередь стоматологам, или которые сосредоточены на продаже и распространении стоматологической продукции среди стоматологов, продавать или распространять готовые искусственные зубы в стоматологические лаборатории, или вероятность того, что такие дилеры будут начинают или наращивают свои усилия по продаже или распространению сборных искусственных зубов среди зуботехнических лабораторий;

ф.способность, доступность или вероятность того, что какая-либо зуботехническая лаборатория будет продавать или распространять готовые искусственные зубы среди других зуботехнических лабораторий;

г. осуществимость, затраты, преимущества, недостатки или любые другие соображения, связанные с прямой продажей или распределением стоматологических продуктов в зуботехнических лабораториях любой компанией, включая вашу компанию;

ч. возврат полных или неполных комплектов сборных искусственных зубов дилерами вашей компании;

i.любые политики или методы, связанные с кредитованием, обменными счетами или другими суммами, поддерживаемыми любой компанией, включая вашу компанию, для любого дилера, который вернул полные или неполные комплекты сборных искусственных зубов; или

j. покупка вашей компанией сборных искусственных зубов или расцветок любой другой компании или обмен всего или части инвентаря любого дилера или зуботехнической лаборатории или запаса сборных искусственных зубов или расцветок любой другой компании на любой из продуктов вашей компании.

12. Все документы, относящиеся к любому текущему или ранее предполагаемому плану или стратегии вашей компании по продаже или распространению сборных искусственных зубов непосредственно в зуботехнические лаборатории, включая информацию о том, были ли реализованы план или стратегия и причины, по которым это было или не было. .

13. Все документы, относящиеся к критериям дилеров Dentsply / York Division (см. , например, , DS 040148, полученный в ответ на CID № 13009), а также любые ранее существовавшие соответствующие политики или практики, воплощенные в критериях дилера, без с учетом срока давности, указанного в Инструкции №1.

14. Все соглашения между вашей компанией и любым дилером или зуботехнической лабораторией (если такие соглашения идентичны, за исключением информации о дилере или зуботехнической лаборатории и срока действия соглашения, вы можете предоставить одну копию соглашение и укажите каждого дилера или зуботехническую лабораторию, являющуюся стороной соглашения и условий этой версии соглашения), а также все программы дилеров или зуботехнических лабораторий.

15. Все документы, относящиеся к приобретению любого дилера другим дилером, или слиянию или объединению двух или более дилеров.

16. Все документы, относящиеся к любому общению с дилером или зуботехнической лабораторией относительно условий приобретения, распространения, приобретения для перепродажи или использования ваших продуктов этим дилером или зуботехнической лабораторией, или относящиеся к любым скидкам, скидкам и прочим особые условия, предлагаемые дилеру или зуботехнической лаборатории в связи с конкретным предложением, предложением или сделкой (этот параграф специально исключает счета и счета-фактуры).

17. Все документы, в которых сообщается, описывается, резюмируется, анализируется, обсуждается или комментируется подготовка или обучение дилеров, зуботехнических лабораторий или стоматологов в отношении продажи, маркетинга, распространения, рекламы, продвижения или использования сборных искусственных материалов. зубы или другие продукты вашей компании.

18. Все документы, касающиеся количества посещений (ежегодно, ежемесячно или еженедельно) вашими торговыми представителями каждого дилера, которому вы продаете готовые искусственные зубы, включая совместные поездки ваших торговых представителей с торговыми представителями каждого такого дилера.

19. Все документы, которые перечисляют, сообщают, описывают, резюмируют, анализируют, обсуждают или комментируют любых клиентов зуботехнических лабораторий, которых вы указали для своих дилеров или предоставили им.

20.Все документы, относящиеся к любому судебному разбирательству или потенциальному судебному разбирательству с любым дилером или зуботехнической лабораторией (в той мере, в какой требуется такая информация, вы можете отложить производство продуктов открытия).

21. Все документы, в которых сообщается, описывается, резюмируется, анализируется, обсуждается, перечисляется или комментируется деятельность любого дилера, который не занимается распространением сборных искусственных зубов, основных материалов или цветовых справочников вашей компании.

22. Все документы, которые сообщают, описывают, резюмируют, анализируют, обсуждают или комментируют конкуренцию со стороны, маркетинговые стратегии или стратегии продаж, рыночные доли прогнозируемых долей рынка, рыночные условия или прибыльность любой компании, включая вашу компанию, при поставке, производстве, распределении или продаже сборных искусственных зубов или зубных протезов в любой стране, кроме США, включая все стратегические планы, долгосрочные планы и бизнес-планы любой такой компании.

23. Все документы, которые сообщают, описывают, резюмируют, анализируют, обсуждают или комментируют следующее для любой страны за пределами США:

a. методы, каналы, стратегии, средства или правила распространения готовых искусственных зубов;

г. выбор, удержание, мониторинг, надзор или прекращение деятельности дилеров или зуботехнических лабораторий в целом или любого конкретного дилера или зуботехнической лаборатории;

г. эксклюзивные договоренности с дилерами, стоматологическими лабораториями или стоматологами; или

д.полезность, преимущества или недостатки распространения зубов через дилеров, включая различные услуги, которые дилеры предоставляют зуботехническим лабораториям или их поставщикам стоматологической продукции, включая вашу компанию.

24. Все документы, относящиеся к любым коммуникациям между вашей компанией и следующими лицами или стоматологическими лабораториями, указанными в Fed ответчика Dentsply International, Inc. R. Civ. P. 26 (a) (1) Раскрытие информации или отчет, описание, обобщение, анализ, обсуждение или комментарии в отношении таких лиц или зуботехнических лабораторий:

a.Ренни Чаллонер, Lords Dental Studio

b. Доктор Л. Армстронг, Стоматологическая лаборатория Армстронга

c. Джерри Мариашер, National Dentex

d. Джордж Обст, Dental Services Corp.

e. Джим Бошовен, Стоматологическая лаборатория Дэвиса

f. Дэнни Вонг, Americus Dental Laboratories

г. Грег Тайер, Стоматологическая лаборатория Тайера

h. Филип Майер, Ассоциированная стоматологическая лаборатория

i. Брюс Колгин, Лаборатория стоматологического искусства

j.Боб и Фред Фокс, Стоматологическая лаборатория Fox

k. Рик Пиплз, Стоматологическая лаборатория Peoples

л. Ральф Лангер, Стоматологическая лаборатория Лангера

м. Джон Кирдахи, Aim Dental Laboratory

25. Все документы, которые сообщают, описывают, резюмируют, анализируют, обсуждают или комментируют «прямое распределение стоматологических продуктов и материалов в зуботехнические лаборатории», как указано в Defendant Dentsply International, Inc. s Fed. R. Civ. P. 26 (a) (1) Раскрытие информации любым подразделением вашей компании, включая Ceramco, Inc., или любой другой компанией.

26. Все документы, содержащиеся в файлах каждого сотрудника Ceramco, Inc., указанного в Федеральной резервной системе ответчика Dentsply International, Inc. R. Civ. P. 26 (a) (1) Раскрытие, относящееся к «прямому распределению стоматологической продукции и принадлежностей в зуботехнические лаборатории».

27. Все документы, содержащиеся в файлах каждого действующего и бывшего сотрудника Dentsply, указанного в Управлении Федеральной резервной системы ответчика Dentsply International, Inc. R. Civ. P. 26 (a) (1) Раскрытие информации, относящейся к «производству, маркетингу и продаже искусственных зубов Dentsply.«

28. Все документы, относящиеся к« методам распространения продукции Dentsply для искусственных зубов марки Trubyte », о которых говорится в разделе« Раскрытие информации ответчика Dentsply International, Inc. »Fed. R. Civ. P. 26 (a) (1)».

29. Все документы, относящиеся к «усилиям Dentsply по маркетингу, рекламе и продвижению продукции искусственных зубов Trubyte», как указано в Федеральном правовом представительстве ответчика Dentsply International, Inc., стр. 26 (a) (1) Disclosure.

30. Все документы, относящиеся к «[s] данным о продуктах искусственных зубов Dentsply Trubyte, включая затраты, цены, льготы, скидки, скидки и обменные счета», как указано в Defendant Dentsply International, Inc.Фед. R. Civ. С. 26 (а) (1) Раскрытие информации.

31. Все документы, относящиеся к «трагическим документам планирования, включая маркетинговые планы, бизнес-планы, долгосрочные планы и прогнозы», как указано в Федеральном резерве ответчика Dentsply International, Inc. R. Civ. С. 26 (а) (1) Раскрытие информации.

32. Документы, хранящиеся в электронном или машиночитаемом формате, достаточные для отображения отдельно для каждого дилера, которому ваша компания продала или доставила готовые искусственные зубы или другие продукты, и отдельно для каждого года соответствующего периода:

a.общий объем продаж всех продуктов в долларах;

г. долларовые продажи отдельно для каждого подразделения или дочерней компании вашей компании;

г. долларовые и штучные продажи готовых искусственных зубов;

г. сумма кредита в долларах на конец года, которую ваша компания должна выплатить каждому дилеру, который вернул вашей компании полные или неполные комплекты сборных искусственных зубов; или

эл. сумма в долларах на конец года инвентаря зубов вашей компании, принадлежащая дилеру или любой зуботехнической лаборатории, которой дилер поставляет зубы, или переданная дилеру или любой такой зуботехнической лаборатории по консигнации от вашей компании или дилера.

33. Хранящиеся в электронном виде или машиночитаемые документы, относящиеся к дилерским продажам продукции вашей компании по почтовому индексу с 1 января 1997 года, о которых вам сообщили ваши дилеры в соответствии с критерием номер 9 для дилеров Dentsply / York Division (см. , например, , DS 040148 произведен в ответ на CID № 13009).

34. Все документы, относящиеся к политике или процедурам вашей компании по соблюдению любого федерального или государственного антимонопольного законодательства США в связи с поставкой, производством, распределением, продажей, рекламой или продвижением продажи сборных искусственных зубов и базовых материалов. , зубные протезы или расцветки, или любые руководящие принципы или стандарты поведения вашей компании, касающиеся соблюдения таких законов в связи с такой деятельностью.

35. Все документы, относящиеся к политике вашей компании в отношении хранения, хранения или уничтожения любого документа.

36. Все документы, подготовленные любым лицом в связи с ответом вашей компании на эти запросы документов.

37. Каждый индекс документов, который ваша компания готовит в ответ на эти запросы документов.

С уважением,

2 марта 1999 г.

FOR PLAINTIFF
СОЕДИНЕННЫЕ ШТАТЫ АМЕРИКИ:

Ричард Г.Andrews
ПРОКУРОР США
ДЛЯ ОКРУГА ДЕЛАВЭР

Автор: _______________ / s / ________________
Джудит М. Кинни
Помощник прокурора США
Офис прокурора США
1201 Market Street, Suite 1100

, Wilmington, 1980 ) 573-6277
Бар штата Делавэр № 3643

Марк Дж. Ботти
Уильям Э. Берлин
Майкл С.Spector
Майкл Д. Фарбер
Целевая группа по здравоохранению
Антимонопольное управление
Вашингтон, округ Колумбия 20004
Министерство юстиции США
325 7 th Street, NW, Suite 400
Вашингтон, округ Колумбия 20530
(202) 307-0827

Что такое сертификат об уничтожении?

Сертификат об уничтожении (COD) — это важный документ, который включает в себя все необходимые детали, касающиеся ваших услуг по измельчению.После каждой услуги по измельчению бумаги или уничтожению носителя вы получите Сертификат об уничтожении, подтверждающий, что ваш материал был надежно уничтожен. Ваш Сертификат об уничтожении не только обеспечивает спокойствие, но и является доказательством того, что ваша информация больше не подвергается риску и что ваш бизнес соблюдает соответствующие законы о конфиденциальности.

Когда требуется свидетельство об уничтожении?

Если ваша организация обрабатывает документы, содержащие конфиденциальную и конфиденциальную информацию, вам необходимо надежно уничтожить их в соответствии с надлежащими инструкциями по хранению документов.В разных отраслях существуют разные риски информационной безопасности в отношении конфиденциальной информации. Однако вот общий список типов информации, которые могут содержать конфиденциальные документы:
  • Личная информация (PII)
  • Информация защищена законами о конфиденциальности
  • Корпоративная коммерческая тайна
  • Финансовые реквизиты
  • Информация, которую можно легко упустить из виду (например, посадочные талоны, отгрузочные этикетки, фотографии и т. Д.))
  • Цифровая информация (например, жесткие диски)
Чтобы соответствовать законам о конфиденциальности и безопасности в случае аудита, ваша организация должна получать Сертификат об уничтожении после каждой услуги, подтверждающий, что ваши документы, жесткие диски и носители были надежно уничтожены. Сертификат об уничтожении предоставляет доказательство того, что ваш материал был безопасно и надежно уничтожен. Это помогает гарантировать, что ваша организация соблюдает все необходимые законы о безопасности, и может быть весьма полезно в случае аудита.

Служба безопасного уничтожения должна предоставить вам Сертификат об уничтожении, в котором подробно документируется тип полученной вами услуги по уничтожению, когда она произошла, место, где произошло уничтожение документа, номер заказа и любые другие важные детали.

Как получить справку об уничтожении

Сертификаты об уничтожении отправляются по электронной почте вскоре после завершения обслуживания; не нужно ждать подтверждения соответствия. Однако для вашего спокойствия мы также можем предоставить бумажную документацию.

Образец свидетельства об уничтожении Shred-it

Сертификат об уничтожении содержит всю важную информацию, относящуюся к вашим услугам по измельчению.
  • реквизиты счета (имя, адрес и т. Д.)
  • номер для заказа
  • тип обслуживания
  • срок службы
  • техники б / у
  • количество обслуживаемого оборудования, местонахождение оборудования и время
  • количество собранных лишних предметов
  • грузовик и время
В нашем Сертификате об уничтожении также указано количество деревьев, сохраненных вашей организацией в течение года в результате надежного уничтожения и повторного использования вашей информации.

Сертификаты об уничтожении бумаги и жестких дисков

Shred-it предоставляет сертификаты об уничтожении для уничтожения бумаги и жестких дисков. Независимо от ваших услуг, мы вас обеспечим.

Свяжитесь с нами сейчас, чтобы получить бесплатное ценовое предложение.

Хранение и удаление записей (ранее G-070): 1.12.01.00 (ранее G-070)

Отпечатано 18 августа 2021 г., 15:41.

Управление, организация и общие политики

Применимые подразделения

TCAT, общественные колледжи, системный офис, члены правления

Цель

Настоящая политика устанавливает график хранения документации и процедуры удаления записей для системного офиса и всех учреждений, находящихся под управлением Попечительского совета штата Теннесси.

Определения

Правило Комиссии государственных архивов штата Теннесси Правила Комиссии государственных архивов, 1210-01-.02 Определения, средства контроля.

Определения, элементы управления. Щелкните файл PDF выше, чтобы просмотреть полный список определений.

  • «Государственный архив» или «Государственный архив» означает все документы, бумаги, письма, карты, книги, фотографии, микрофильмы, файлы электронной обработки данных и выходные документы, фильмы, звукозаписи или другие материалы, независимо от физической формы или характеристик, сделанных или полученных. в соответствии с законом или постановлением, или в связи с ведением дел, совершаемым любым государственным учреждением.
  • Non-Record — Любой предмет, который не отражает официальную деятельность агентства. Это включает, помимо прочего, справочные материалы, дополнительные копии, черновики, бюллетени, отраслевые журналы, руководства, личные электронные письма и тексты, электронные письма с вложениями.
  1. Удаление документации
    1. Удаление записей должно быть одобрено Государственной комиссией публичных архивов (PRC). Никакие записи, бумажные, электронные или другие носители не могут быть уничтожены до тех пор, пока не будут соответствовать критериям данной политики и правил PRC.
    2. Если не указано иное или иное не требуется законом, записи могут быть отображены, микрофильмированы или воспроизведены в электронном виде, а бумажная копия уничтожена после проверки архивного качественного воспроизведения. Микрофильм, изображение или электронная запись будут храниться в течение указанного срока хранения.
    3. Никакая запись не может быть уничтожена, если она относится к какому-либо незавершенному судебному делу, иску или иску; или любому федеральному или государственному аудиту до тех пор, пока такие действия не будут завершены.
      1. Государственный архив утвержден для захоронения государственными методами:
        1. Измельчение
        2. Переработка
        3. Очистка (бумажная и электронная)
      2. Любая запись, обозначенная как «конфиденциальная», должна рассматриваться агентствами таким образом при ведении, хранении и утилизации таких конфиденциальных записей. Эти записи должны быть уничтожены таким образом, чтобы их нельзя было прочитать, интерпретировать или восстановить.
    4. Если иное специально не одобрено системным офисом или сотрудником по документации учреждения, любые записи, которые отражают «постоянное» хранение, должны храниться не на бумаге, а после проверки электронного воспроизведения архивного качества.После проверки бумажные копии будут уничтожены.
    5. Действия Государственной комиссии должны быть доведены до сведения всех сотрудников отдела документации кампуса через Системный офис.
  2. Офицеры делопроизводства
    1. Ответственные за записи имеют полномочия и несут ответственность за хранение и удаление записей в соответствии с утвержденными разрешениями на удаление записей.
    2. Перед уничтожением каких-либо записей сотрудник по документации должен определить, следует ли отложить действие из-за требований аудита или судебного разбирательства.
    3. Конкретные записи, относящиеся к текущему или ожидающемуся судебному разбирательству или расследованию, должны храниться до тех пор, пока все вопросы не будут решены. Эти конкретные записи могут быть сохранены в файле приостановки, в то время как все другие записи, не находящиеся в стадии расследования, должны быть уничтожены в соответствии с установленными разрешениями на удаление записей (RDA) в масштабе штата и TBR.
    4. Должностные лица по документации должны установить и применять графики хранения для записей, находящихся на их хранении, которые могут не быть конкретно рассмотрены в этой политике.
  3. Свидетельство об уничтожении
    1. Отдел управления записями санкционировал внедрение и использование формы свидетельства об уничтожении, чтобы лучше отслеживать объем уничтоженных записей и гарантировать, что записи соответствуют критериям, необходимым для уничтожения.
    2. Формы сертификата об уничтожении
    3. должны использоваться при уничтожении общедоступных или конфиденциальных записей, которые не уничтожаются во время ежегодной кампании Operation Roundfile — инициатива, указанная в Исполнительном Указе 38, для ежегодного удаления устаревших документов и / или записей.(Приложение 1)
      1. Сертификаты должны храниться в учреждении.
  4. График хранения документации
    1. Попечительский совет штата Теннесси придерживается классификации штата, колледжа / университета и других агентств (при необходимости), а также разрешений на уничтожение записей TBR (RDA).
    2. Независимо от срока хранения, указанного в настоящем документе, если такие периоды противоречат федеральным законам или законам штата или штата, применяется более длительный срок хранения.
    3. Каждый RDA, перечисленный ниже, содержит краткое описание типа записи, срока хранения и конечного действия.
    4. Щелкните следующую ссылку, чтобы перейти на общедоступную страницу RDA отдела записи, чтобы увидеть фактическую RDA, которая включает даты окончания и другую относящуюся к делу информацию. Используйте функцию полнотекстового поиска, чтобы найти RDA для просмотра. Пример: SW-U02. http://www.tnsos.net/rmd/rda/index.php
  5. RDA рекордов высшего образования
    1. SW-U01: Правления колледжей / университетов, комиссии и исполнительные документы колледжей / систем — записи включают, но не ограничиваются: документы или записи, относящиеся к собраниям советов, комиссий, советов и комитетов.Документы, относящиеся к исполнительному директору системы / колледжа при ведении официальных дел. Примеры: официальная корреспонденция, меморандумы, заключительные отчеты, официальная политика, текущие и устаревшие директивы, протоколы / отчеты о заседаниях, повестка дня, копии отчетов и объявления.
      1. Для целей настоящего RDA записи включают официальные дела канцлера и всех президентов учреждений или любого лица, назначенного «временным» на эти должности. Сохранение: навсегда, не уничтожать
    2. SW-U02: Отчет об образовании учащихся (колледж / университет в масштабе штата) — Эти файлы содержат официальные сведения об успеваемости студентов, посещающих государственные учреждения.Они включают, но не ограничиваются этим, академические записи (включая описательные оценки, оценки компетенций), изменение оценок; Стенограммы финансовой помощи (если применимо), списки классов (оригинальные оценочные листы или карточки), списки выпускников, табели, постоянные студенческие карточки, статистические данные (зачисление, оценки, расовая / этническая принадлежность, степень), программа поступления (1 копия), дисциплинарные взыскания студентов Файлы, приведшие к высылке. Удержание: навсегда, не уничтожать
      1. Права учащихся FERPA и определение документов об образовании содержатся в 20 USC 1232g: FERPA Rights
    3. SW-U03: Файлы развития выпускников / Пожертвования и пожертвования доноров / Соглашения о пожертвованиях и доверительном управлении (Колледж / Университет в масштабе штата) — Текущие и исторические данные, включая (1) Файлы развития выпускников: информация о выпускниках, данные о предложениях, обещаниях и взносах, и все такое соответствующие документы.(2) Подарки и пожертвования доноров: Комитет по признанию доноров, Директор по благотворительным пожертвованиям, Отчет о сборе средств, Премии за благотворительность и все связанные документы. (3) Договоры о пожертвовании и доверительном управлении и все связанные с ними документы. Сохранение: навсегда, не уничтожать
    4. SW-U04: Студенческая национальная студенческая спортивная ассоциация (NCAA) и отчеты о второй академической возможности (колледж / университет в масштабе штата) — Эти записи включают, помимо прочего, спортивные файлы, включая права на участие в NCAA и связанные файлы, а также заявки на получение второй возможности для учебы.
      1. Для целей данного RDA NCAA также включает записи, относящиеся к Национальной спортивной ассоциации колледжей младших возрастов (NJCAA). Срок хранения: 10 лет; Конец действия: уничтожить
    5. SW-U05: товарный знак, авторское право, патентные записи, печатные материалы и публикации (колледж / университет в масштабе штата) — Эти записи включают, помимо прочего, записи о товарных знаках, авторских правах и патентах, включая переписку, формы, документы и материалы, относящиеся к заявке. для и предоставления того же.Печатные материалы и публикации, которые имеют постоянную административную, физическую, историческую или юридическую ценность, например: расписания занятий (учебные заведения), каталоги учебных заведений, брошюры и т. д. Хранение: постоянное, не уничтожать
    6. SW-U06: Записи с информацией о студентах (колледж / университет в масштабе штата) — Записи, которые не защищены как часть данных об образовании учащихся (RDA SW-U02 в масштабе штата). Эти записи включают, помимо прочего, файлы отдельных офисов или отделов, разрешения на выпускные экзамены, принятые заявления о приеме или реадмиссии, кредиты по экзаменационным формам, записи о размещении, карточки студенческих книг / квитанции системы регистрации, плату за обучение и сборы, файлы спортивных отделов, записи поликлиники на кампусе. Удержание: 5 лет .; Конец действия: уничтожить
    7. SW-U07: Отчет об исследованиях университетского колледжа (колледж / университет в масштабе штата) — Записи, относящиеся к исследованиям, проведенным в академическом учреждении, включая записи, созданные в ходе исследовательского проекта, предпринятые шаги и результаты. Эта серия включает, но не ограничивается: корреспонденцией, описанием проектов, заключительными отчетами или результатами, данными и соответствующей документацией и корреспонденцией. Удержание: 10 лет .; Конец действия: уничтожить
    8. SW-U08: Файлы недвижимости колледжа / университета — файлы объектов, которые включают в себя: акты, договоры аренды, соглашения о капитале и другие документы исторической собственности. Сохранение: навсегда, не уничтожать
    9. SW-U09: Кадровая документация колледжа / университета — Кадровая документация сотрудников колледжа. Файлы состоят из официальных кадровых файлов каждого сотрудника. Как минимум, эти файлы содержат документацию по истории заработной платы сотрудника в отделе. Удержание: 65 лет; Конец действия: уничтожить
    10. SW-U10: Заявки на зачисление студентов — отклонено, отменено, допущено, не зачислено — Эта серия записей состоит из записей заявок на поступление в университет / колледж по программе бакалавриата или магистратуры.Записи включают, но не ограничиваются: документы или записи, относящиеся к заявлению студента о приеме. Примеры: заявление, стандартные результаты тестов, рекомендательные письма, личные заявления, медицинские записи, выписки из средней школы и колледжа, апелляции и другая подтверждающая документация. Заявки на поступление студентов должны храниться в течение 5 лет как часть SW-U06: Информация о студентах. Удержание: 1 год; Конец действия: уничтожить
    11. SW-U11: Заявки на получение стипендий — Не выбрано — Эта серия записей регулирует невыбранные заявки студентов на академические стипендии или стипендии, основанные на заслугах.Серия записей включает, помимо прочего: заявку и подтверждающую документацию, письмо с уведомлением, тип запрашиваемой стипендии, сумму, апелляции и другие особые требования, определенные агентом по финансированию стипендий. Этот RDA распространяется только на невыбранные приложения. Удержание: 1 год; Конец действия: уничтожить
    12. SW-U12: Заявки на получение стипендий — Выбранные — Эта серия записей регулирует отобранные заявки студентов на академические стипендии и / или стипендии, основанные на заслугах.Серия записей включает, помимо прочего: заявку и подтверждающую документацию, письмо с уведомлением, тип присужденной стипендии, сумму, апелляции и другие особые требования, определенные агентом по финансированию стипендий. Этот RDA распространяется только на избранные приложения. Хранение: 5 лет: Конец Действие: Уничтожить
    13. SW-U13: Медицинская карта студента (колледж / университет в масштабе штата) — документы, относящиеся к медицинской документации студента, медицинская форма студента, история иммунизации, форма менингита, форма гепатита, форма инъекции аллергии, раскрытие информации о состоянии здоровья и т. Д. Срок хранения: 10 лет; Конец действия: уничтожить
    14. SW-U14: Записи учреждения по уходу за детьми — Записи, документирующие учреждение по уходу за детьми. Записи включают, помимо прочего: отчеты о посещениях, документы о продлении лицензии, сертификаты лицензий, отчеты об инспекциях, отчеты о проверках иммунизации, отчеты о пожарной безопасности, отчеты о питании, планы улучшения программ, планы надзора за игровыми площадками и питанием, отчеты о наблюдениях и т. Д. Сохранение: 5 годы; Конец действия: уничтожить
    15. SW-U15: Записи клиники колледжа / университета — Записи, документирующие записи клиники, включая, помимо прочего: записи пациентов, информацию о выставлении счетов пациентов, записи клиник, историю болезни, оценки, записи о вакцинации.Удержание 10 лет, конец действия: уничтожить
    16. SW-U16: Учетные записи колледжей / университетов по уходу за животными — Учетные записи по уходу за животными, включая, помимо прочего: закупку животных, записи о вакцинации, медицинские записи, форму запроса на домашний скот. Удержание: 5 лет, Конечное действие: Уничтожить
    17. SW-U17: Файлы капитального проекта колледжа / университета без закрытия — Записи, документирующие файлы капитальных проектов без закрытия. Серия записей включает, но не ограничивается: поправки, дополнения, заявки на изменение, дополнение, тендерные документы, сертификаты о существенном завершении, свидетельство о страховании, графики, платежные заявки, проекты контрактов на выполнение работ, согласие на поручительство, запросы предложений, уведомление Рабочие письма, полевые отчеты / отчеты о наблюдениях, фотографии, заметки о встречах, письма и пересылка.Файлы закрытия проекта Capital должны постоянно храниться в файлах SW-U08 Real Property Files. Срок хранения: 10 лет, конец действия Уничтожить
    18. Студенческие записи
      1. Закон о семейных правах на образование и неприкосновенность частной жизни 1974 года с поправками (FERPA) (см. Раздел VI.B.1.) Прямо требует от учреждений вести учет запросов и раскрытия личной информации, за исключением определенной «справочной информации» и запросов. от студентов, чтобы просмотреть свои собственные записи.
        1. Записи о раскрытии информации и просьбы о раскрытии информации считаются частью документов об образовании учащихся; следовательно, эти записи должны храниться до тех пор, пока учебные документы, к которым они относятся, хранятся в учебном заведении.
        2. FERPA требует, чтобы ни одна запись, для которой имеется ожидающий запрос на проверку, не была уничтожена.
  6. RDA по всему штату
    1. SW01: Ваучеры и депозитные листы бухгалтерского журнала — документы, относящиеся к дебиторской задолженности и депозитам, с подтверждающей документацией.ПРИМЕРЫ: AG — журналы утверждения только агентства, AL — процесс распределения, AM — управление активами, AP — кредиторская задолженность, AR — дебиторская задолженность, BA — остатки от STARS, BI — выставление счетов, CL — процесс закрытия, CM — управление денежными средствами, CN — Контракты, DA — Утверждение счетов, EX — Внешнее приложение, FM — Управление парком, GM — Гранты, IN — Инвентаризация, IU — Транзакция между подразделениями, JV — Ваучер онлайн-журнала, KK — Журналы контроля обязательств, LA — Начисленные Обязательства, LM — Enterprise Learning Management, MU — Multi-Unit Transactions, PM — Plant Management, PR — Закрытие проекта, PY — Расчет заработной платы, Начисленная выручка RA, RV — PS exp to STARS, TR — Транзакции от STARS, TV — Путешествие ( Расходы), YA — Корректировки на конец года Этот RDA не применяется к Отделу счетов, Dept.финансов и управления. Удержание: 5 лет; Конец действия: уничтожить
    2. SW02: Бухгалтерские отчеты — Документы, относящиеся к ежемесячным бухгалтерским отчетам. Эта серия также включает бухгалтерские отчеты от Edison, Banner или системы STARS. Удержание: 5 лет .; Конец действия: уничтожить
    3. SW03: Документация неактивного сотрудника отдела кадров — документы, подтверждающие право на работу. В эту серию записей входит кадровая документация, хранящаяся в агентстве.Примеры: карточки или листы с указанием имени, адреса, номера телефона и аналогичных данных для каждого сотрудника офиса; распечатки. Записи, указанные в SW-U09 University Staff Records, не подлежат уничтожению в соответствии с этим RDA. Удержание: 5 лет .; Конец действия: уничтожить
    4. SW04: Медицинские карты сотрудников — Документы, относящиеся к конфиденциальным медицинским записям сотрудников. Примеры: документация о физическом состоянии и состоянии здоровья, справка о лечении от анонимных алкоголиков, лечение, связанное с наркотиками, травмы при исполнении служебных обязанностей и требования компенсации работникам. Удержание: 30 лет .; Конец действия: уничтожить
    5. SW07: Файлы разрешений на поездки — Документы, относящиеся к запросам и разрешениям на поездки в штат и за пределы штата и соответствующая корреспонденция, включая смету расходов на поездку. Удержание: 5 лет .; Конец действия: уничтожить
    6. SW09: Записи о посещаемости и отпусках — Документы, относящиеся к посещаемости и отпускам, включая корреспонденцию, такую ​​как уведомление о праздниках и отработанных часах. Срок хранения: 5 лет.; Конец действия: уничтожить
    7. SW10: Файлы аренды недвижимого имущества — Документы, относящиеся к арендуемой площади, в которой размещаются различные государственные учреждения и ведомства. Примеры: форма запроса Space Action (FA-0006), запрос предложения (RFP) и связанная корреспонденция. Удержание: 5 лет .; Конец действия: уничтожить
    8. SW11: Отчеты и рабочие документы внутреннего аудита — Документы, относящиеся к отчетам внутреннего аудита и рабочие документы, созданные внутренними аудиторами для документирования расследований и / или аудиторских отчетов, проведенных внутри организации, которые передаются уполномоченным, контролеру Казначейства и другим сторонам.Этот RDA не распространяется на Контролера Казначейства и его отделений. Удержание: 10 лет .; Конец действия: уничтожить
    9. SW12: Контракты и запросы предложений (RFP) — Документы, относящиеся к контрактам между государственными агентствами и поставщиками. Записи включают в себя копию окончательного контракта, документов запросов предложений (RFP), документов запросов на информацию (RFI), документов оценки предложений, рабочих заданий, документации по поставкам, документации по изменению заказов, корреспонденции и других сопутствующих документов. Удержание: 6 лет; Конец действия: уничтожить
    10. SW14: Файлы расследования случаев дискриминации в отношении домогательств — документы, относящиеся к расследованиям случаев дискриминации и домогательств на рабочем месте. Примеры: прием / направление расследования, служебные записки, обвинения / документы Комиссии по равным возможностям трудоустройства, обвинения / документы Комиссии по правам человека Теннесси. Удержание: 5 лет .; Конец действия: уничтожить
    11. SW15: Annual Report Working Papers — рабочие документы, относящиеся к годовым отчетам, подготовленным всеми агентствами. Удержание: 5 лет .; Конец действия: уничтожить
    12. SW16: Временные записи — «Временные записи» определены в TCA § 10-7-301 (13) как: «материал, который может быть утилизирован в течение короткого периода времени как не имеющий ценности при документировании функции агентства. . Временные записи будут запланированы для уничтожения путем запроса одобрения от комиссии по государственным архивам [PRC] с использованием разрешения на удаление записей [RDA] ». Эти записи считаются записями только в том смысле, что они являются примечаниями и / или средствами связи и могут включать корреспонденцию ниже уровня уполномоченного, если только они не заменены другим RDA.Ни при каких обстоятельствах документы, имеющие фискальную, юридическую или историческую ценность, не будут считаться временными записями. Удержание: 0 лет; Конец действия: уничтожить
    13. SW17: Рабочие документы — «Рабочие документы» определены в T.C.A. § 10-7-301 (14) как: «те записи, созданные для использования в качестве исходных данных для окончательных отчетных документов, включая записи с обработанными электронными данными и / или микрофильмы компьютерного вывода, а также те записи, которые устаревают сразу после использования или публикации агентством. » Рабочие документы используются для создания записи в ее окончательном виде.Для целей RDA рабочими документами являются те записи, которые не имеют доказательной или информационной ценности после завершения действия и не связаны со значительными шагами, предпринятыми при подготовке окончательной записи. Запись, полученная из рабочих документов, затем регулируется его RDA. Рабочие документы не включают записи, которые имеют доказательную или информационную ценность, необходимую для подтверждения окончательной записи. Ни при каких обстоятельствах документы, имеющие фискальную, юридическую или историческую ценность, не могут считаться рабочими документами.Этот RDA не применяется к рабочим документам годового отчета (SA15), бюджета (SW18) или внутреннего аудита (SW11). Этот RDA распространяется на все другие рабочие документы, если он не заменен другим конкретным RDA. Удержание: 1 год .; Конец действия: уничтожить
    14. SW18: Бюджетные документы — Документы, относящиеся к бюджетным рабочим документам и бюджетным запросам. Записи представляют собой документы, используемые для оказания помощи агентству в подготовке бюджетов и для обоснования запросов в Департамент финансов и администрации, а также копии официальных бюджетных запросов, представленных в Департамент финансов и администрации для рекомендаций, которые должны быть представлены для окончательного утверждения.Записи включают корреспонденцию, инструкции, таблицы, отчеты, сметы, формы запроса бюджета, программные цели, стратегии, изменения бюджета и другие связанные документы. Удержание: 5 лет .; Конец действия: уничтожить
    15. SW20: Финансовые административные документы — файлы могут включать в себя документы о бюджетной стоимости, не охваченные другим RDA на уровне штата или RDA конкретного агентства. (Примеры: квитанции, счета-фактуры, заказы на поставку, инвентарные записи, платежная документация, документация по распределению площадей, гарантии, внутренняя бухгалтерская документация и балансы) Хранение: 5 лет.; Конец действия: уничтожить
    16. SW21: Гранты — этот RDA может применяться к любым файлам грантов, не охваченным конкретным RDA. Файлы, включенные в эту серию записей, могут включать любые документы, относящиеся к грантам, такие как заявки, контракты, счета-фактуры, документация по активам, документация по мониторингу, оценки, фотографии, отчеты, закрывающие документы и корреспонденция. Удержание: 5 лет .; Конец действия: уничтожить
    17. SW22: Внутренние политики и процедуры — Официальная копия политик, процедур или правил.Одна копия политики, процедуры или правила будет храниться у выпускающей организации для хранения / справки. Серии отчетов также будут включать временные политики, процедуры и правила. Удержание: 10 лет .; Конец действия: уничтожить
    18. SW23: Документы кредитной карты и карты покупок (p-Card) — документы, относящиеся к выпуску и использованию государственных кредитных карт и карт покупок (p-карты). Серии записей включают в себя: заявку на новую карту, форму соглашения держателя карты, форму соглашения, подписанного утверждающим лицом, формы обслуживания счетов, обучающие тесты, форму безопасности Edison, журналы транзакций, журналы исключений, служебные записки налогового инспектора, выписки со счета и квитанции. Удержание: 5 лет .; Конец действия: уничтожить
    19. SW24: Файлы опасных материалов — Документация по опасным материалам, приобретенным, отправленным, хранящимся или используемым государственными агентствами. Документы могут включать в себя: инвентарные запасы, товаросопроводительные документы, документацию по безопасности, журналы / регистры использования, документацию о соответствии федеральным или государственным требованиям (EPA, OSHA, TDEC и т. Д.), Документацию по утилизации и корреспонденцию. Учебная документация должна храниться вместе с RDA SW-U09. Срок хранения: 5 лет.; Конец действия: уничтожить
    20. SW25: Административные документы — Внутренние политики и процедуры — Документы, относящиеся к повседневному администрированию внутренних политик, процедур и правил. Серия записей включает, но не ограничивается: формы соглашений сотрудников, формы безопасности, базы данных, часто задаваемые вопросы и связанные формы. (Сюда не входит официальная регистрационная копия политик, процедур или правил, охватываемых SW22.) Срок хранения: 5 лет; Конец действия: уничтожить
    21. SW26: Отчеты об инцидентах — отчеты об инцидентах / несчастных случаях, произошедших на территории, контролируемой государством, с участием государственного персонала или представителей общественности или материалов, принадлежащих государству.Копии отчетов об инцидентах, связанных с травмами государственных служащих, должны быть включены в медицинскую карту служащего и включены в медицинскую карту SW04. Удержание: 10 лет .; Конец действия: уничтожить
    22. SW27: Документы для запроса предложений — не выбрано — окончательно поданные тендерные документы, по которым не был заключен контракт. Они подпадают под три (3) категории: Неудачные — заявки соответствуют критериям, но не являются лучшей ставкой; Не отвечающие требованиям — заявки, которые не следовали инструкциям и, таким образом, были дисквалифицированы; и Отклоненные — заявки, которые не были поданы к установленному сроку подачи. Удержание: 5 лет .; Конец действия: уничтожить
    23. SW28: Заявление о приеме на работу — Невыбранные кандидаты — Заявочные документы, информация о приеме на работу, реестры вакансий и резюме кандидатов, которые не были отобраны на эту должность. Записи включают заявки на полную, частичную, временную и неоплачиваемую стажировку, например, на стажировку. Они подпадают под три (3) категории: Неудачный — кандидат соответствовал критериям, но не был принят на работу; Не отвечающие — кандидаты, которые не предоставили требуемый материал или не ответили на попытку связи; и Отклоненные — заявки, которые не были поданы к установленному сроку подачи или не соответствовали минимальным требованиям. Удержание: 5 лет; Конец действия: уничтожить
    24. SW29: Записи о соблюдении позитивных действий — записи Программы позитивных действий и любая подтверждающая документация, относящаяся к набору, отбору и продвижению сотрудников, которые могут использоваться для подтверждения соответствия федеральным правилам и положениям о позитивных действиях. Удержание: 5 лет; Конец действия: уничтожить
    25. SW30: Файлы внутреннего расследования — отчеты о расследовании, возникшем в результате общественной и / или внутренней жалобы на государственного служащего (TBR и его учреждения).Записи включают, помимо прочего: переписку, фотографии, интервью, уголовное дело, медицинские карты, файлы государственных служащих, решения, приказы или дисциплинарные меры, а также любую сопутствующую документацию, полученную для расследования. Удержание: 10 лет; Конец действия: уничтожить
    26. SW31: Коммуникационные базы данных — Базы данных, используемые для сбора информации, чтобы облегчить общение и переписку с общественностью. Включает электронные таблицы / списки в бумажном формате, если агентство использует вместо электронного.Примеры могут включать списки рассылки для подписок на журналы или информационные бюллетени, системы отслеживания сообщений, запросы на публикации и обновления агентств / новостей. Удержание: 5 лет; Конец действия: уничтожить
    27. SW32: Записи об аккредитации — Документирует процесс аккредитации, относящийся к программе или программам агентства, как того требует федеральный закон или закон штата или другой орган. Включает справочные вспомогательные материалы, корреспонденцию аккредитующего агентства, руководящие принципы, отчеты, процедуры, а также отчеты и ответы об аккредитации. Удержание: 10 лет; Конец действия: уничтожить
    28. SW33: Формы волонтеров и записи неоплачиваемых стажеров — документы добровольцев и стажеров и данные проверки биографических данных. Записи включают, но не ограничиваются: Заявления, поданные добровольцами и проходящими стажировку в штате, формы согласия, информация о проверке биографических данных (проверка номера социального страхования, проверка водительских прав, судимости и т. Д.), Формы ответственности, записи об обучении, завершение обучения, дисциплинарные меры, производительность оценка и т. д.Эти записи включают только принятых кандидатов. Удержание: 30 лет; Конец действия: уничтожить
    29. SW34: Записи с мобильных устройств правоохранительных органов — инцидент не идентифицирован — записи, созданные правоохранительным органом с использованием мобильных устройств, о которых неизвестно, зафиксировано ли уникальное или необычное действие, результатом которого, как ожидается, может стать судебный процесс или уголовное преследование . Записи включают, но не ограничиваются, все мобильные записи, независимо от того, где установлено записывающее устройство, например: Bodycam (устройство на груди, плече, голове офицера и т. Д.)), Dashcam (или другое устройство, установленное внутри или снаружи транспортного средства), Animal cam (на теле животного), Drone (беспилотный летательный аппарат или любое другое оборудование с дистанционным управлением). Эти записи предназначены только для записей, в которых не было выявлено никаких происшествий; записи, в которых выявлен инцидент, будут заменены следственным RDA агентства или 30: Файлы внутреннего расследования по всему штату и не будут уничтожены в соответствии с настоящим Соглашением по всему штату. Удержание: 3 года; Конец действия: уничтожить
    30. SW35: Запрос открытых записей — серия записей Состоит из переписки с общественностью относительно запросов на просмотр или получение информации из официальных отчетов.Записи включают, помимо прочего, электронные письма, письма и вложения. Примечание: запрошенные записи не охватываются данным RDA, но должны регулироваться соответствующим исходным RDA для запрошенных записей. Удержание: 5 лет; Конец действия: уничтожить
    31. SW36: Original Captured Media — Готовые продукты из видео, аудио и цифровых изображений, захваченные и произведенные в рамках официальной деятельности агентства, созданные и используемые сотрудниками агентства. Срок хранения: 5 лет.; Конец действия: уничтожить
    32. SW37: Temporary Captured Media — временные записи определены в T.C.A. § 10-7-301 (13) как: материал, который может быть удален за короткий период времени как не имеющий ценности при документировании функции агентства. Временные записи будут запланированы к удалению после запроса разрешения от комиссии по государственным архивам [PRC] с использованием разрешения на удаление записей [RDA]. Видео, аудио и фотоснимки, снятые и произведенные сотрудниками агентства для использования агентством и не отвечающие стандартам качества (размытые, не в фокусе и т. Д.) являются временными и удаляются по усмотрению создателя и / или персонала. Любые носители, которые не утилизируются, подпадают под действие SW36. Удержание: 0 лет; Конец действия: уничтожить
    33. SW39: Раздел VI Годовой отчет — копия годовых отчетов агентства и подтверждающая документация, представленная в Федеральное правительство или Комиссию по правам человека штата Теннесси. Удержание: 5 лет .; Конец действия: уничтожить
    34. SW40: Файл обнародования правил — Записи голосования по принятию политики или правила.Официальные файлы окончательных опубликованных правил: подписанные копии направляются Генеральному прокурору и Государственному секретарю в ответ на общественные комментарии; любые подписанные поименные голоса, подтверждающие правила и т. д. Сохранение: навсегда, не уничтожать
    35. SW41: Файлы расследования мошенничества — Документы расследований, которые проводятся на основании полученных жалоб или направлений, связанных, помимо прочего, с предполагаемым некоммерческим мошенничеством, мошенничеством с лицензиями, медицинским мошенничеством и злоупотреблением финансируемыми государством пособиями.Записи включают, помимо прочего, заметки о расследовании, переписку, файлы, относящиеся к расследованию, и любые соответствующие данные правоохранительных органов. Конфиденциальное расследование должно проводиться в рамках RDA конкретного агентства. Удержание: 10 лет .; Конец действия: уничтожить
    36. SW42: Неудачные заявки на грант — записи предложений, которым было отказано в финансировании или по которым финансирующим государственным агентством не было принято решение о присуждении гранта. Серия включает, помимо прочего, заявку на получение гранта, корреспонденцию, примечания, файлы проекта / планирования, резюме оценки гранта, письма с отказом и другую сопутствующую документацию. Удержание: 5 лет .; Конец действия: уничтожить

Экспонаты

Источники

Органы власти

T.C.A. § 49-8-203; Регламент Государственного секретаря, Отдел делопроизводства, Указ № 38.

История

15 ноября 1983 г. Встреча президентов СБР; Пересмотрено 1 июля 1984 г .; Пересмотрено 1 июля 1985 г .; Пересмотрено 1 сентября 1986 г .; Утвержден 14 мая 1991 г. на Совещании президентов и введен в действие 6 августа 1993 г. после утверждения Государственной архивной комиссией; 5 мая 1998 г., встреча президентов; 21 мая 2002 г. Встреча президентов; 16 мая 2006 г. Встреча президентов; Переименован и отредактирован на встрече президентов 18 августа 2015 г.Утверждение Комиссии по учетным записям RDA, июнь 2016 г. Пересмотр утвержден на собрании президентов 21 февраля 2017 г .; Пересмотрено на встрече президентов 16 мая 2017 г .; Пересмотрено на встрече президентов 14 ноября 2017 г .; Пересмотрено 22 июня 2018 г. Май 2019 г. Изменения в министерстве (внесение RDA SW-U в Раздел V. и RDA SW в Раздел VI. Уточнено хранение для постоянных записей). Министерская ревизия от 11 июня 2019 г .; добавлены записи учреждений по уходу за детьми RDA SW-U14; 22 января 2020 г. министерские поправки обновили гиперссылки на RDA; Пересмотр утвержден на заседании Правления 23 сентября 2020 г. и добавлены записи колледжа / университетской клиники SW-U15, записи по уходу за животными колледжа / университета SW-U17 и файлы капитального проекта колледжа / университета SW-U17 без закрытия.

Уничтожение документов — Уничтожение документов и бумаги

Защитите свой бренд и снизьте информационные риски с помощью Iron Mountain

Существует множество вариантов выбора службы уничтожения документов. Вот почему вам следует выбрать Iron Mountain.
Сертификат AAA Национальной ассоциации уничтожения информации (NAID)

NAID — единственный признанный независимый источник стандартов безопасности и этики в индустрии уничтожения документов.AAA-сертификация NAID гарантирует, что Iron Mountain соответствует самым строгим юридическим нормам и нормативным требованиям, необходимым для безопасного уничтожения информации.

Услуги, соответствующие вашим потребностям

С помощью бесплатного онлайн-портала Iron Mountain Connect вы сможете:

  • Управляйте своими услугами по измельчению, просматривая график посещений и ожидающие заказы на измельчение в удобное время
  • Делайте запросы на услуги измельчения по требованию, добавляйте или закрывайте местоположения и изменяйте частоту услуги измельчения
Отчеты по запросу, которые помогут вам контролировать соответствие и снизить стоимость вашей программы уничтожения

Наш отчет об использовании Shred Usage Report — ценный инструмент, обеспечивающий понимание, необходимое для более эффективного управления вашей программой.Изучив этот отчет и определив ключевые тенденции с течением времени, вы сможете исправить потенциальные проблемы с соблюдением нормативных требований до того, как они повлияют на ваш бизнес, и выявить возможности для снижения затрат. Узнать больше

Проверенные рабочие процессы, обеспечивающие высочайший уровень безопасности

Наши операционные процедуры измельчения и безопасные процессы цепочки поставок подтверждены многолетним опытом. Наша технология InControl собирает ключевую информацию во время уничтожения в вашем регионе, включая сканирование штрих-кода, определение объема контейнера для измельчения, электронную подпись и отметку времени / даты, обеспечивая вам больший контроль и, что более важно, душевное спокойствие, которое исходит от зная, что ваша конфиденциальная информация всегда в безопасности.Узнать больше

Обученный и аттестованный персонал
Персонал

Iron Mountain, занимающийся измельчением, проходит всестороннюю проверку биографических данных и постоянно проходит тщательное обучение по услугам безопасного измельчения. Они являются экспертами в своей области и гордятся тем, что не просто уничтожают документы — они защищают ваш бизнес.

Объекты мирового уровня
Оборудование для измельчения

Iron Mountain предоставляет некоторые из наиболее передовых отраслевых систем для защиты вашей информации, в том числе:

  • строгие правила для посетителей
  • 24×7, камеры видеонаблюдения видеонаблюдения
  • Системы обнаружения вторжений и контроля окружающей среды
Экологическая ответственность

После безопасного измельчения ваших документов мы перерабатываем весь измельченный материал и предоставляем «Экологический отчет», чтобы продемонстрировать ваш вклад в глобальные усилия по обеспечению устойчивости.Узнать больше

Что такое справка об уничтожении документа?

Уничтожение документов — это не только удобство или оцифровка для экономии места. Вам также может понадобиться Сертификат об уничтожении документа в качестве юридического доказательства и защиты.

Сертификат об уничтожении документа, также обычно называемый Сертификатом об уничтожении, — это официальный документ, который вы можете предъявить в случае аудита или судебного процесса, который обеспечивает защиту, доказывая, что рассматриваемый элемент был уничтожен.Это важно для соблюдения правил HIPAA, чтобы доказать, что документ не может быть предоставлен на этапе обнаружения судебного процесса и т. Д. Сертификаты об уничтожении также могут быть предоставлены для уничтожения жестких дисков и подобных носителей.

При найме мобильной шредерной компании или компании, которая занимается удалением за пределами площадки, один из ваших первых вопросов должен заключаться в том, предоставляют ли они сертификат об уничтожении документов. Попросите показать образец, чтобы убедиться, что он достаточно подробный, чтобы соответствовать нужным вам стандартам, а также обеспечить хорошее ведение документации.Например, вы хотите, чтобы цепочка поставок материалов была четко задокументирована.

Что должно быть указано в свидетельстве об уничтожении?

Ищите сертификат об уничтожении документа, который:

  • Документирует передачу материалов на хранение, начиная с даты и места передачи материала клиентом
  • Предоставляет уникальный номер транзакции для контрольного журнала.
  • Показывает дату сбора материала
  • Принимает на себя фидуциарную ответственность за материал, гарантируя, что с ним будут обращаться конфиденциально
  • цитирует процедуры обработки материалов
  • Указывает дату и место уничтожения материала
  • Называет свидетеля разрушения и ставит свою подпись
Если от вас требуется следовать определенным процедурам для определенного типа или категории конфиденциальных материалов, проконсультируйтесь с любыми руководящими органами или организациями, отвечающими за соблюдение требований, чтобы определить, необходимы ли другие требования.Если вы не уверены, обратитесь в Информационный центр по требованиям к информации .

Если вы работаете в области медицины, вы должны соблюдать Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования от 1996 г. (HIPAA) , который регулирует требования к конфиденциальности личной медицинской информации, тогда Американская ассоциация управления медицинской информацией может быть полезным ресурсом в что касается свидетелей, журналов уничтожения и т. д. Как федеральное постановление, HIPAA воспринимается очень серьезно, поэтому вы должны быть уверены, что соблюдаете надлежащую процедуру.

Если ваша компания предоставляет или получает информацию от кредитных агентств, таких как Equifax, вы также можете подпадать под действие определенных правил. На веб-сайте Закона о справедливых и точных кредитных операциях (FACTA) подробно описаны правила предотвращения кражи личных данных и требования к безопасности кредитных карт.

Какая информация требует свидетельства об уничтожении?

Надлежащий сертификат об уничтожении документов необходим для некоторых типов материалов, например, для медицинских записей.Для других это может не потребоваться, но обеспечит вам определенный уровень правовой защиты в случае судебного процесса, ходатайства об обнаружении и т. Д.

При утилизации необходимо получить Свидетельство об уничтожении:

  • Заявления о приеме на работу
  • Финансовая отчетность
  • Медицинская карта
  • Налоговая отчетность
  • Трудовая книжка
  • Просроченные договоры и соглашения
  • Кредитная история и заявки
Не рискуй.Защитите документ или уничтожение носителя с помощью Сертификата об уничтожении, чтобы защитить ваш бизнес от утечки информации, судебных исков и т. Д. Всегда запрашивайте сертификат об уничтожении документов при найме службы измельчения.

Безопасное измельчение с помощью складских помещений

Если у вас есть секретные материалы, которые необходимо уничтожить, поговорите со специалистами по безопасности документов в Складских помещениях. Независимо от того, выберете ли вы уничтожение за пределами предприятия или мобильное уничтожение хранилища , ваши конфиденциальные документы будут уничтожены безопасно, быстро и эффективно, а для вашей защиты вы получите Сертификат об уничтожении.Чтобы получить бесплатную квоту или , закажите наши услуги , свяжитесь со складскими помещениями сегодня.

Сохранение и уничтожение электронных записей

Информация о комитете:

Консультативный комитет по разработке политики хранения, уничтожения и доступа к электронным судебным записям был учрежден административными постановлениями Верховного суда Аризоны 2013-33 и 2013-41 для изучения и вынесения рекомендаций по следующим вопросам: ( 1) Если минимальный срок хранения соблюден в соответствии с существующими графиками хранения, уничтожение электронных документов дела и данных является обязательным или разрешительным, (2) Учитывая, что систематически уничтожать электронные записи легче, адекватны ли текущие сроки хранения записей, (3) Если политика, касающаяся продолжительности времени, в течение которого документы и данные дела становятся общедоступными в Интернете, должна быть единообразной на разных уровнях судов и от суда к суду в пределах одного и того же уровня, и (4) По истечении срока хранения оригиналы или копии документов или данных должны быть сохранены для целей правительственных исследований и анализа, и если да, то должны ли эти записи и дальше публиковаться доступны или освобождены только по решению суда? Комитет представит свои рекомендации Судебному совету Аризоны на заседании Совета в декабре 2013 года.

от 6 декабря 2013 г. от 30 июля 2013 г. от 30 апреля 2013 г.

Заключительный отчет Консультативного комитета по разработке политики хранения, уничтожения и доступа к электронным судебным записям

Дата, время и место

Документы и материалы

6 декабря 2013 г. 1.Повестка дня №
2. Проект протокола заседания №
22 ноября 2013 г. 1. Повестка дня
2. Проект протокола заседания от 31 октября 2013 г.

31 октября 2013 г.

1. Повестка дня
2. Протокол 1 октября 2013 г., заседание

1 октября 2013 г.

Пакет встреч можно получить, щелкнув здесь.
1. Повестка дня
2. Протокол заседания
от 9 сентября 2013 г. 3. Варианты хранения записей гражданского дорожного движения

9 сентября 2013 г.

1. Повестка дня
2. Протокол заседания

30 июля 2013 г.

Пакет встреч можно получить, щелкнув здесь.
1. Повестка дня
2. Протокол заседания
14 июня 2013 г. 3. Правило 29, Регламент Верховного суда Аризоны
4. Руководство по судебной политике
5. Руководство по хранению документации (Колорадо)
Презентации
История графиков хранения документации в суде первой инстанции штата Аризона
Графиков хранения с минимальным и максимальным сроками
Общие жалобы на публичный доступ
Дополнительные элементы стоимости цифрового хранения
Соображения относительно стоимости хранения электронных документов

14 июня 2013 г.

1.Повестка дня
2. Протокол заседания

30 апреля 2013 г.

1. Повестка дня
2. Примеры электронных документов и проблем с данными
3. Электронные письма от членов комитета
4. Тенденция в судах: переход от аналоговых к цифровым записям PowerPoint
5. История разработки политики PowerPoint

Состав комитета:
Список участников
Связующие материалы для членства

График хранения документации штата Техас — 5-е издание

1.1,002

Аудит

Аудиты и проверки, проводимые агентством или от имени агентства, включая рабочие документы, поддерживающие аудит. Также включает аудит, проведенный в агентстве.

ВС + 7

AC = Публикация или выпуск окончательных результатов аудита.

Государственная аудиторская служба (SAO) сохраняет любые копии своих аудиторских проверок, проведенных в агентствах штата Техас.

См. RSIN 5.4.018 и 5.4.019 для записей плана аудита.

1.1.004

Законодательные запросы на выделение средств (LAR)

Включая любую подтверждающую документацию, созданную и / или используемую для обоснования и поддержки запросов на законодательные ассигнования со стороны агентства.

AC + 6

AC = 1 сентября нечетных календарных лет.

АРХИВ ПРИМЕЧАНИЕ: Окончательная версия законодательных запросов на ассигнования должна быть представлена ​​в Депозитарную программу штата Техас согласно 13 TAC 3.3 (a) (3) (A). Рабочие файлы и соответствующая документация, использованные при создании окончательного плана, не подлежат архивному анализу и могут быть уничтожены по истечении срока хранения.

1.1.006

Жалобы и отзывы

Жалобы и другие незапрашиваемые отзывы, полученные агентством от общественности относительно агентства и записей, относящихся к разрешению жалоб.

AC + 2

AC = Дата получения, предпринятых действий или окончательного разрешения жалобы, в зависимости от того, что наступит последним.

ВНИМАНИЕ: Если жалоба становится предметом судебного разбирательства, она должна быть включена в минимальный срок хранения RSIN 1.1.048 и подлежит ему.

1.1.007

Корреспонденция — Административная

Входящая / исходящая и внутренняя руководящая, надзорная, управленческая, исполнительная, административная, основная и другая корреспонденция высокого уровня в любых средствах массовой информации, включая электронную коммуникацию, относящаяся к формулированию, планированию, реализации, интерпретации, модификации или переопределению программ , услуги или проекты агентства, а также регулирующие их административные положения, политики и процедуры.

R

4

АРХИВ ПРИМЕЧАНИЕ: Только административная переписка исполнительного персонала, членов правления или комиссий, директоров подразделений и руководителей программ требует архивного анализа. Свяжитесь с государственным архивом, когда эти записи истекли.

ВНИМАНИЕ: Эта серия записей и RSIN 1.1.008 должны использоваться только для корреспонденции, которая не включена в другую серию записей или напрямую не связана с ней в утвержденном графике агентства.Например, меморандум, в котором документируется запрос на ассигнования, должен храниться в течение минимального срока хранения, установленного RSIN 1.1.004; письмо о проверке, предусмотренной RSIN 1.1.002 и т. д. См. также RSIN 1.1.011.

1.1.008

Переписка — общая

Неадминистративная входящая / исходящая и внутренняя корреспонденция на любых носителях, включая электронные сообщения, относящаяся к рутинным операциям политики, программ, услуг или проектов агентства или возникающая в результате них.

2

См. Комментарий к РСИН 1.1.007. См. Также RSIN 1.1.010.

1.1.010

Директивы

Любой документ, который официально инициирует, отменяет или изменяет общие офисные процедуры.

США + 1

1.1.011

Исполнительные приказы

Любой документ, который инициирует, отменяет или изменяет постановление, политику или процедуру, регулирующую программы, услуги или проекты агентства.

А

США + 3

1.1.013

Календари, записи о встречах и маршрутах

Календари, журналы встреч или программы и расписания, или записи маршрутов, которые ведутся персоналом в рабочее время и которые документируют встречи, маршруты и другие действия должностных лиц или сотрудников агентства.

R

CE + 1

В АРХИВЕ ПРИМЕЧАНИЕ: Только календари, записи о назначениях и маршрутах избранных должностных лиц, исполнительного персонала, членов правления или комиссий, директоров подразделений и руководителей программ требуют проверки в архиве. Свяжитесь с государственным архивом, когда эти записи истекли.

ВНИМАНИЕ: Запись этого типа, приобретенная на личные средства, но используемая государственным должностным лицом или служащим для документирования своей трудовой деятельности, может быть государственной записью и подлежать этому периоду хранения.См. Решение 635 Open Records, изданное в декабре 1995 года Генеральным прокурором.

1.1.014

Юридические заключения и консультации

От юрисконсульта агентства или генерального прокурора, включая любые запросы, связанные с получением заключений.

R

AV

ВНИМАНИЕ: Не включает юридические заключения или рекомендации, предоставленные по вопросу в ходе судебного разбирательства или в отношении незавершенного судебного разбирательства, или заключения, вынесенные по запросам Закона об общественной информации.См. RSIN 1.1.048, 1.1.020 и 1.1.021.

АРХИВ ПРИМЕЧАНИЕ: Мнения и рекомендации, которые создают правовой прецедент или представляют историческую ценность, будут оцениваться Отделом архивов и информационных служб Библиотеки и архивной комиссии штата Техас на предмет сохранения архивов. См. Стр. Ix для получения дополнительных указаний.

1.1.019

Отчеты по связям с общественностью

Новости, пресс-релизы, маркетинговые файлы и сопутствующие материалы или любые файлы по связям с общественностью, поддерживаемые или выпускаемые агентством.Включает печатные, электронные, аудио- и аудиовизуальные записи.

R

2

1.1.020

Запросы на общедоступную информацию — не исключены

Включает всю корреспонденцию и документацию, относящуюся к запросам на записи, которые предоставляются общественности в соответствии с Законом об общественной информации (глава 552 Правительственного кодекса).Также включает отозванные запросы.

ВС + 1

AC = Дата выполнения или отзыва запроса.

1.1.021

Запросы на общедоступную информацию — исключены

Включает всю корреспонденцию и документацию, относящуюся к запросам на записи, которые не подпадают под действие Закона об общественной информации (глава 552 Правительственного кодекса), включая записи, предоставленные законодательным органам в соответствии с разделом 552.008.

AC + 2

AC = Дата уведомления об исключении записей.

1.1.023

Организационная структура

Диаграммы или диаграммы, показывающие структуру агентства, взаимоотношения и относительные ранги его отделов и должностей.

А

США

АРХИВ ПРИМЕЧАНИЕ: Только диаграммы, показывающие общую структуру и административную структуру государственного агентства, необходимо передать в Отдел архивов и информационных служб, Библиотечную и архивную комиссию штата Техас. Организационные диаграммы, показывающие детали уровня подразделения / отдела, не считаются архивными.

1.1.024

Планы и отчеты о планировании

Планы и записи, относящиеся к процессу планирования новых или пересмотренных программ, услуг или проектов агентства, которые не включены и не связаны напрямую с другими сериями записей в этом списке.

R

AC + 3

AC = Принято решение внедрять или не внедрять результат процесса планирования.

АРХИВ ПРИМЕЧАНИЕ: Записи планирования обработки данных не архивируются.

1.1.026

Материалы для регистрации в Техасский регистр

Копии всех предложенных, отозванных, чрезвычайных и принятых правил; уведомления об открытых встречах; или любые другие документы, требуемые по закону для подачи в Техасский регистр.

ВС + 1

AC = Дата публикации в Техасском регистре.

1.1.027

Предлагаемое законодательство

Проекты предлагаемого законодательства и соответствующая переписка.

AV

1.1.038

Опросы клиентов

Опросы с целью получения обратной связи от клиентов или клиентов агентства, а также статистические данные, поддерживающие рейтинг эффективности агентства.

AC

AC = Окончательное решение по итоговому отчету или дата решения не составлять отчет, если применимо.

Сводные отчеты, составленные на основе опросов клиентов, см. В RSIN 1.1.067.

1.1.040

Выступления, доклады и презентации

Заметки или текст выступлений, документов, презентаций или отчетов, сделанных в связи с работой агентства.

R

AC + 2

AC = конец события, пока не будет заменено или устарело.

В АРХИВЕ ПРИМЕЧАНИЕ: Только речи, документы и презентации, сделанные исполнительным персоналом, членами совета или комиссии, директорами подразделений и руководителями программ или от их имени, нуждаются в архивной проверке.

1.1.043

Учебные материалы

Учебные материалы и другие записи, разработанные агентством, связанным с обучением организаций или лиц, не являющихся персоналом, которых оно регулирует или обслуживает, включая, помимо прочего, учебные пособия, регистрацию курсов, списки классов, листы для входа в систему, учебные программы, схемы курсов и аналогичные средства обучения, используемые во внешних программах обучения.

ВС + 1

AC = Завершение тренировки, после замены учебных материалов или прекращения программы обучения, в зависимости от обстоятельств.

Материалы по внутреннему обучению персонала см. В RSIN 3.3.030.

ВНИМАНИЕ: Не включает записи об обучении работе с опасными материалами. См. РСИН 5.4.007.

1.1.048

Файлы для судебных разбирательств

Записи, созданные агентством или от его имени в ожидании судебного разбирательства по иску.

R

ВС + 1

AC = Если применимо, решение агентства не подавать иск или решение о том, что иск не будет подан против него по какому-либо вопросу; отказ в возбуждении уголовного дела или по ходатайству истца; или окончательное решение суда (или апелляционного суда, если применимо) по иску.

АРХИВ ПРИМЕЧАНИЕ. Дела, которые создают юридический прецедент или представляют историческую ценность, будут рассмотрены Отделом архивов и информационных служб Библиотеки и архивной комиссии штата Техас на предмет сохранения архивов.См. Стр. Ix для получения дополнительной информации.

1.1.053

Журналы регистрации

Журналы или аналогичные записи, используемые для регистрации лиц, предстающих перед органами штата в соответствии с требованиями главы 2004 Правительственного кодекса, включая ежеквартальные отчеты, поданные в Комиссию по этике штата Техас (TEC).

AC

AC = Отчет, поданный в Комиссию по этике штата Техас, или дата подачи ежеквартального отчета, если у агентства нет информации для отчета.

1.1.055

Стратегические планы

Оперативные стратегические планы, включающие описания программ информационных ресурсов, подготовленные в соответствии с Правительственным кодексом 2054.095 и 2056.002. Включает рабочие файлы и сопутствующую документацию, использованную при создании окончательного плана.

AC + 6

AC = 1 сентября нечетных календарных лет.

АРХИВ ПРИМЕЧАНИЕ: Окончательная версия стратегических планов должна быть представлена ​​в Депозитарную программу штата Техас согласно 13 TAC 3.3 (a) (2) (C). Рабочие файлы и соответствующая документация, использованные при создании окончательного плана, не подлежат архивному анализу и могут быть уничтожены по истечении срока хранения.

1.1.056

ADA (Закон об американцах с ограниченными возможностями) Документация

Самооценка и планы, подтверждающие соответствие требованиям Закона об американцах с ограниченными возможностями.

3

28 CFR 35.105 (c).

1.1.057

Переходная информация

Записи о временной полезности, которые не являются неотъемлемой частью серии записей агентства, которые не регулярно хранятся в системе ведения документации агентства и которые требуются только в течение ограниченного периода времени для завершения действия должностным лицом или сотрудником агентства, или при подготовке непрерывной серии записей.Временные записи не являются существенными для выполнения установленных законом обязательств или документирования функций агентства. Примеры см. На стр. Xii.

AC

AC = Цель записи выполнена.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ: ОТКЛЮЧЕНИЕ ОТКРЫТИЯ ОФИЦИАЛЬНЫЕ ОТКЛЮЧЕНИЯ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ОТКЛЮЧАТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСИ не являющиеся частью других серийных записей, перечисленных в этом расписании или, для рекордов, уникальных для агентства, не являются частью серии Records, которые документируют выполнение законодательных обязательств агентство или документацию о его функциях.

Удаление временной информации не должно документироваться посредством подтверждения уничтожения (RSIN 1.2.001) или в журналах удаления записей (RSIN 1.2.010), но агентства должны установить процедуры, регулирующие удаление этих записей как часть своего плана управления записями (RSIN 1.2.014).

1.1.058

Встречи, повестки дня и протоколы открытых

Повестки дня и протоколы советов, комитетов, комиссий и советов штата, которые проводят открытые заседания в соответствии с требованиями главы 551 Правительственного кодекса.

А

PM

АРХИВ ПРИМЕЧАНИЕ: Агентство сохраняет постоянную копию записи. Требование архивирования будет выполнено путем отправки копии в Отдел архивов и информационных служб, Библиотеку и архивную комиссию штата Техас.

ВНИМАНИЕ: Эта серия записей и RSIN 1.1.059, 1.1.060, 1.1.061 и 1.1.062 должны использоваться для тех советов, комитетов, комиссий и советов штата, которые в соответствии с законом или Законом о двухлетних ассигнованиях, находятся в ведении другого государственного агентства.Эти и все другие записи, относящиеся к функциям любой из этих зависимых организаций, должны быть включены в график хранения записей управляющего агентства.

1.1.059

Встречи, повестки дня и протоколы или аудиовизуальные записи закрытых

Повестки дня, протоколы или аудиовизуальные записи закрытых заседаний советов, комиссий, комитетов и советов штатов.

AC + 2

AC = Дата встречи или завершения незавершенного действия, связанного с встречей, в зависимости от того, что наступит позже.

См. Осторожный комментарий в RSIN 1.1.058.

Правительственный кодекс, 551.104 (а).

1.1.060

Встречи, аудиовизуальные записи открытых

Аудиовизуальные записи открытых заседаний советов, комиссий, комитетов и советов штатов.

ВС + 90 дней

AC = Утверждение письменного протокола собрания руководящим органом агентства.

ВНИМАНИЕ: Исключением из 90-дневного хранения AC + является то, что, если агентство не готовит письменные протоколы, оно должно постоянно хранить записи открытых собраний, следуя тем же требованиям к хранению, что и RSIN 1.1.058. См. Также предостерегающий комментарий в RSIN 1.1.058.

1.1.061

Встречи — Примечания

Записи, сделанные во время открытых заседаний государственных советов, комиссий, комитетов и советов, на которых составляются письменные протоколы.

ВС + 90 дней

AC = Утверждение письменного протокола руководящим органом.

См. Осторожный комментарий в RSIN 1.1.058.

1.1.062

Встречи — сопроводительная документация

Документы, представленные на собраниях советов, комиссий, комитетов и советов штата, включая экспонаты, документацию по пунктам повестки дня, формы общественного обсуждения и т.д. настоящая встреча.

А

2

См. Осторожный комментарий в RSIN 1.1.058.

1.1.063

Протокол и примечания к собранию персонала

Протокол или заметки, а также подтверждающие документы, сделанные на внутренних собраниях персонала агентства.

1

1.1.064

Документация по показателям деятельности агентства

Любые записи агентства, необходимые для документирования результатов, результатов, эффективности и пояснительных мер в запросе на ассигнования или стратегическом плане агентства, а также для показателей эффективности, используемых для управления агентством.

FE + 3

См. RSIN 1.1.068 для отчетов о показателях деятельности агентства.

ВНИМАНИЕ: Срок хранения FE + 3 имеет приоритет над любым более коротким сроком хранения для серии записей в этом расписании, если серия записей необходима для документирования показателей деятельности агентства.

1.1.065

Отчеты и исследования (нефискальные) — сырые данные

Информация или данные, собранные и скомпилированные с целью составления нефискальных отчетов.

AV

См. RSIN 1.1.067 для отчетов, созданных на основе необработанных данных.

ВНИМАНИЕ: Не включает исходную документацию, используемую для информации или данных, включенных в другую серию записей или непосредственно связанных с ней, в это расписание. См. RSIN 1.1.064.

1.1.066

Отчеты — двухгодичное или годовое агентство (описательная часть)

Двухгодичные описательные отчеты губернатору и законодательному органу, как того требует нормативный акт агентства, включая годовые описательные отчеты, если они требуются по закону.Включает рабочие файлы и сопутствующую документацию, использованные при создании окончательного отчета.

AC + 6

AC = 1 сентября нечетных календарных лет.

АРХИВ ПРИМЕЧАНИЕ: Окончательная версия этих отчетов агентства должна быть представлена ​​в Депозитарную программу штата Техас согласно 13 TAC 3.3. Требование выполняется путем отправки необходимых копий отчетов в Депозитарную программу штата Техас, Библиотеку и архивную комиссию штата Техас.Рабочие файлы и сопутствующая документация, использованные при создании окончательного отчета, могут быть уничтожены по истечении срока хранения.

1.1.067

Отчеты и исследования (нефискальные)

Годовые, субгодовые или специальные отчеты или исследования нефинансовых аспектов программ, услуг или проектов агентства, составленные персоналом агентства, консультативными комитетами или консультантами по контракту с агентством, которые не указаны в других местах настоящего документа. расписание.Включает отчеты, распространяемые внутри компании или другим организациям.

R

3

Необработанные данные, используемые для создания отчетов, см. В RSIN 1.1.065.

АРХИВ ПРИМЕЧАНИЕ: Отчеты архивируются, когда они касаются важных аспектов программ агентства. Для агентств, прошедших архивную оценку, разделите эту серию записей по каждому типу архивного кодирования, A, R или E.См. Стр. Ix для получения дополнительной информации.

1.1.068

Отчеты о мероприятиях

Ежеквартальные и годовые отчеты о показателях деятельности агентства, представляемые в исполнительные и законодательные органы.

AC + 6

AC = 1 сентября нечетных календарных лет.

См. RSIN 1.1.064 для документации, используемой для создания отчетов о показателях деятельности агентства.

1.1.069

Отчеты — Деятельность

Отчеты, составляемые персоналом агентства на ежедневной или иной периодической основе, относящиеся к мониторингу рабочей нагрузки, времени выполнения задач, количеству контактов с общественностью и аналогичной деятельности.

1

ВНИМАНИЕ: Если отчеты используются для документирования показателей эффективности, см. RSIN 1.1.064.

1.1.070

Правила, политика и процедуры агентства

Руководства, руководящие принципы, административные правила или аналогичные записи, распространяемые внутри для использования сотрудниками или извне для общественности или тех лиц или организаций, регулируемых агентством, которое устанавливает правила, политики и процедуры, которые регулируют программы, услуги агентства, или проекты.Включает рабочие файлы и связанную документацию, используемую при создании правил, политик и процедур.

R

AC + 3

AC = До замены или прекращения программы, правил, политик или процедур, в зависимости от того, что применимо.

АРХИВЫ ПРИМЕЧАНИЕ: Рабочие файлы и соответствующая документация, использованные при создании окончательных правил, политик и процедур, не подлежат архивированию и могут быть уничтожены по истечении срока хранения.

1.1.072

Отчеты по общественной информации

Отчеты в Генеральную прокуратуру (OAG) о деятельности агентства в соответствии с Законом об общественной информации в соответствии с Правительственным кодексом, 552.010.

2

1.1,073

Административные слушания

Протоколы и окончательные решения слушаний, проведенных в рамках нормативного процесса, а также слушаний по предлагаемым правилам и изменениям.

R

AC + 3

AC = Последнее действие.

ВНИМАНИЕ: Эти записи могут сопровождаться соответствующей информацией, включая уведомления о собраниях, доказательства публикации и протоколы собраний, и требуют более длительного периода хранения.

1.1.074

Отчет о проверке срока действия и сопутствующая документация

Отчет о пересмотре заката, самообучение агентством и другая корреспонденция и подтверждающая документация, относящаяся к процессу рассмотрения заката для государственных агентств.

R

AC + 3

AC = После последующего просмотра заката.

1.1.075

Альтернативные разрешения споров — Окончательное соглашение

Окончательное соглашение, описанное Правительственным кодексом, 2009.054 (c), связанное с вопросом, проводимым в соответствии с альтернативной процедурой разрешения споров, в которой персонал государственного агентства участвовал в качестве стороны от имени агентства.

AC + 4

AC = Дата окончательного соглашения.

Гражданский кодекс штата Техас и средства правовой защиты, 154.071.

1.1.076

Повестки в суд

Повестки в суд для предъявления доказательств, представленных для судебного разбирательства, в котором государственный орган не является стороной. Включает юридические документы, требующие от получателя явки в суд для дачи показаний или для создания записей, которые будут использоваться в судебном процессе.

AC

AC = Дата выполнения запроса.

Для повесток в суд, связанных с судебным процессом, в котором участвует государственный орган, см. RSIN 1.1.048.

1.1.077

Выпуск документации

Записи, которые документируют выпуск записей или информации с помощью любого метода, кроме запроса или судебной повестки в соответствии с Законом об общественной информации (включая подтверждение занятости).

AC

AC = Дата выпуска записей.

См. RSIN 1.1.020 для записей, опубликованных в соответствии с Законом об общественной информации. См. RSIN 1.1.076 для записей, созданных для повестки в суд. См. RSIN 1.1.048 для записей, подготовленных для судебных разбирательств.

ВНИМАНИЕ: Для некоторых выпусков записей может потребоваться более длительный период хранения. Агентства должны определить, требуется ли более длительный срок хранения, на основании каких-либо федеральных законов или законов штата или постановлений, которые применяются к функциям агентства. Следует проконсультироваться с юридическим персоналом агентства.

1.1,078

Освобождение от ответственности

Освобождение от ответственности, включая заявления, подписанные волонтерами, подтверждающие отсутствие права на получение пособий, согласие соблюдать политику государственного агентства и т. Д.

AC + 3

AC = Дата прекращения деятельности, для которой был подписан отказ.

ВНИМАНИЕ: Если несчастный случай произошел с любым лицом, на которое подписан отказ от ответственности, он должен быть сохранен в течение того же периода, что и отчеты о несчастном случае.См. RSIN 5.4.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *