Образец личного дела: титульный лист, состав, срок хранения, положение

Содержание

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Образец личного дела работника

Законодательство РФ не обязывает ИП, организации заводить на своих работников личные дела. Это не является ни обязанностью, ни рекомендацией. Лишь на госслужащих при их поступлении на работу безоговорочно оформляют личные дела, т. к. этого требует закон. Тем не менее при трудоустройстве граждан на работу ИП, организации на них, как правило, тоже заводят личное дело.

Следует заметить, что организации вправе оформлять дело как на каждого работника, так и выборочно, только на определенные их категории. Чаще всего вне зависимости от того, на какую вакансию, должность трудоустроился соискатель (специалиста, начальника, его зама и т. д.), отдел кадров заводит на него личное дело и ведет до тех пор, пока данный сотрудник числится, трудится в организации.

Понятие «формирование личного дела работника» вполне прозрачно и подразумевает собой, прежде всего, сбор всей документации, которая касается лица, поступившего на работу. Занимается этим вопросом обычно полномочный сотрудник кадрового отдела.

Личные дела обычно регистрируют в журнале, шаблон которого можно скомпилировать самостоятельно.

Собственно оформление и формирование личного дела производится одновременно и по хронологии следующим путем:

  1. К делу прилагаются документы, которые составляются, принимаются при трудоустройстве на работу. Но несколько экземпляров одного документа в одном личном деле не хранят.
  2. Заполняется титул и остальные позиции, далее делу присваивается соответствующий порядковый №.
  3. Оформляется список, внутренняя опись приобщенных документов.

Сформированные должным образом личные дела сотрудников хранятся автономно, отдельно от остальных документов. По необходимости в них делаются записи, заносятся изменения, состав приобщенных документов перепроверяется, а некоторые из них за ненужностью изымают.

За все время трудовой деятельности работника к его личному делу могут приобщаться разные дополнительные документы. Например, распоряжения нанимателя о поощрении, о применении либо снятии дисциплинарного взыскания. Сюда же относят допсоглашения, имеющиеся заявления работника, результаты медобследований, пройденной аттестации и прочие документы.

Всю документацию, которая подшивается к делу, условно можно разделить на три группы. К первой относят те из них, которые составляются при трудоустройстве, ко второй – те, которые связаны непосредственно с самим трудовым процессом. К третьей группе причисляют документы, которые оформляются при увольнении работника.

Законодательство об оформлении личных дел

Закон не содержит четких требований к оформлению личных дел сотрудников, которые не состоят на гражданской госслужбе. Данные вопросы решаются по большей части на усмотрение нанимателя, поскольку оформление и ведение подобных документов для таких структур не является обязательством.

Обычно организация самостоятельно разрабатывает и устанавливает порядок, закрепляя его в соответствующем локальном нормативном акте. Таковым может быть, например, инструкция либо положение по ведению личных дел.

В данном локальном акте, как правило, прописывают правила их формирования, ведения, хранения. Естественно, все нормы, зафиксированные в нем, не должны выходить за рамки действующего законодательства. Посему при подготовке нормативных положений и собственно порядка формирования личных дел рекомендуется взять на вооружение положения следующих законов.

При создании личных дел и их использовании следует помнить, что личные данные каждого работника подлежат защите. Организации обязаны соблюдать общеустановленные требования по их обработке, хранению, и т. п. За не соблюдение данных норм виновных лиц могут привлечь к ответственности вплоть до уголовной.

Структура и содержание личного дела

Определение термина «дело» можно найти в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Применяя данное понятие по отношению к личному делу, следует отметить, что при его формировании, по сути, достаточно приобрести папку, в которую далее можно помещать и подшивать все документы, касающиеся того либо иного работника. Как принято, личное дело включает:

  1. Обложку.
  2. Титульный лист.
  3. Внутреннюю опись документации.

Это стандартные составляющие его структуры, без которых обойтись нельзя. Что касается приобщаемых документов, то среди них следует выделить те, которые обязательно подшиваются в дело. К ним относят, как минимум:

  • фото 3Х4;
  • заявление на имя нанимателя о приеме на работу;
  • личный листок;
  • заполненная работником биография;
  • экземпляр заключенного с соискателем трудового соглашения;
  • ксерокопии документов, свидетельствующие о получении образования;
  • распоряжение о приеме на работу;
  • должностная инструкция и др.

Каждый документ подшивается в папку по хронологии и включается в опись. Подобная папка заводится на каждого работающего человека в одном экземпляре.

Важно! Ксерокопии документов, приобщенных к личному делу, должны заверяться.

Папку заводит кадровик, наделенный соответствующими полномочиями. Доступ к личным делам строго ограничен. Документы, не имеющие отношение к трудовой деятельности, в личные дела не включают.

Обложка (титул) личного дела

Оформление личного дела начинается с его обложки. По сути, обложка – это та же папка, на которой оформляется титул. Разрабатывается он самостоятельно, но обычно много сведений не содержит.

Как правило, на нем записывают: название организации, подразделения, № дела и его заголовок (ФИО работника, на которого оно заводится). Внизу указывают сроки хранения (дату начала, окончания), число листов. Вверху необходимо оставить место для штампа. Оформить титульный лист можно отдельно, на одном листе, а потом наклеить его на папку в нужном месте. На практике такой стандартный шаблон титульного листа используется чаще всего, а выглядит он следующим образом.

Как вариант, при разработке титульного листа, в него, помимо прочего, можно включить опись документов, приобщенных к делу, а также реквизиты трудовой. Рекомендуемый для использования второй шаблон титула с описью приведен дальше. Его можно переделывать, видоизменять, дополнять. Следует заметить, в нем отведено место для фото, и имеется список документов, которые обычно фигурируют при оформлении соискателей на работу.

Как составить, оформить внутреннюю опись к личному делу

Для систематизации, фиксации всех приобщенных документов в личном деле оформляется опись. Она предназначена не только для регистрации поступающих документов, но и всех связанных с ними изменений. Например, для фиксации изъятия конкретного документа либо его возврата.

В общем случае закон не требует обязательно составлять опись, но зачастую ее наличие просто необходимо. Особенно когда личные дела передаются в архив на длительное хранение (больше 10 лет).

Обязательного образца описи не имеется. Поэтому составлять ее следует произвольно, руководствуясь имеющимися образцами. Главное, чтобы она в полной мере выполняла свое предназначение. Место ее расположения может быть разным: чаще всего ее закрепляют на внутренней стороне обложки либо подшивают к последней.

Что касается формы, то чаще всего ее оформляют в виде таблицы, которая предполагает включение стандартных сведений о каждом документе.

 

№ п/п

 

Индекс

 

Дата

 

Заглавие и краткое содержание

 

№ листов

Дата включения документа в дело  

Примечание

             

Помимо этого опись должна иметь индивидуальный номер и включать сведения о работнике (ФИО), число приобщенных документов и листов самой описи. В готовом виде ее должен заверить полномочный сотрудник (инспектор кадрового отдела), проставив подпись и дату в специально отведенном для этого месте. При разработке собственного варианта внутренней описи документов, прилагаемых к личному делу, можно использовать следующий шаблон.

Начертать такую таблицу можно от руки либо на компьютере. При большом количестве приобщаемых документов необходимо оформлять несколько страниц, которые в составе описи должны быть пронумерованы. Для оформления описи можно использовать как обычные чистые листы А 4, так и фирменные бланки (либо то, либо другое на выбор).

Пример 1. Вариант оформления внутренней описи к личному делу редактора ООО «Версия» Петровской Ю. С.

Петровская Юлиана Семеновна устроилась на работу редактором в ООО «Версия» 08.08.2021. На нее завели личное дело, к которому приобщили следующие документы: диплом о высшем профильном образовании, заполненную на 5 листах автобиографию, трудовое соглашение, заключенное на год, а также приказ о принятии на работу и личную карточку.

Перечисленные документы в количестве 5 шт. включили в состав внутренней описи, оформленной на одном листе. Составленная опись датирована 08.08.2021 и подписана инспектором отдела кадров Шубинской С. М.

В период трудовой деятельности редактора Петровской Ю. С. данная опись может дополняться иными документами. Например, заявлением о предоставлении очередного отпуска, которое нужно будет включить в список аналогичным порядком, указав дату его написания, название, число листов, дату включения во внутреннюю опись.

Распространенные ошибки при наполнении и ведении личных дел

Ошибка 1. Трудовые книжки хранят отдельно от личного дела и прочих кадровых документов. Для них выделяют отдельный сейф либо иное место в пределах кадрового отдела. Доступ к ним открыт только для кадровиков.

Ошибка 2. ИП, организации заводят на своих сотрудников личные дела по усмотрению. При этом ограничений по этой части практически не имеется. Они вправе оформить дело на сотрудника, который трудится на постоянной основе либо временно, по совместительству. Время трудоустройства на формирование личных дел тоже никак не влияет.

Исключением являются граждане, заключившие договор ГПХ. На них дела не заводят в принципе. Несколько дел на одного работника тоже не заводят.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Сколько хранится обычное личное дело сотрудника? Могут ли его выдать при увольнении?

Пока сотрудник работает, его дело хранится в специально отведенном для этого месте (сейфе, металлическом шкафе и т. п.). После его увольнения дело закрывают – полностью оформляют, прошивают, записав дату его закрытия, т. е. увольнения сотрудника. На руки его уволенному лицу не выдают.

В подобном виде его хранят еще три года в организации, после чего передают в архив, где оно будет храниться 50 лет, если оно заводилось до 2003 г., а если до этого года, то 70 лет.  Обоснование: ст. 22.1 ФЗ РФ № 125 от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ» (о хранении документов личного состава).

Следует принять во внимание, что личные дела, которые заводят на госслужбе, при смене рабочего места могут передаваться, что не характерно для дел, оформленных ИП либо обычными организациями.

Вопрос №2: Можно ли работнику ознакомиться со своим личным делом?

Как правило, это не возбраняется. Ознакомиться можно в любое время, но выносить его куда-то за пределы кадрового отдела без ведома и разрешения руководства не разрешается.

К сведению, представители правоохранительных и иных органов могут получить необходимые сведения из дел только по официальному запросу.

Внутренняя опись документов личного дела. Образец 2021 года

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк внутренней описи документов личного дела .docСкачать образец заполнения внутренней описи документов личного дела .doc

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

  • те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  • а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

  1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
  2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

  • наименование предприятия,
  • должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
  • список описываемых документов,
  • полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

  • номер документа по порядку,
  • затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
  • дата составления и подписания,
  • заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
  • номера листов,
  • примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Личное дело сотрудника — образец оформления титульного листа, инструкция по заполнению

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, которые отражают деятельность человека, свидетельствуют о его работоспособности. Личное дело часто сравнивают с трудовой книжкой, но это грубая ошибка. Трудовая книжка, в первую очередь, отличается тем, что не содержит никакой дополнительной информации о работнике, кроме места его нынешней и прошлой работы.

При устройстве на работу, на предприятии сразу же формируется личное дело нового сотрудника, которое состоит из ряда необходимых бумаг (набор стандартный и регламентирован законодательством). Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров.

Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам.

Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы. Информация об опозданиях, предупреждения. Если одно из замечаний вноситься в личное дело, то стоит насторожиться, ведь это очень серьезно.

Какие документы входят в состав личного дела?

Рекомендуется размещать документы в личном деле в такой последовательности:

  1. Опись состава личного дела, последовательность всех документов для удобного поиска.
  2. Заявление о приеме на работу.
  3. Анкета работника с фотокарточками.
  4. Трудовой договор.
  5. Копия приказа о приеме на работу.
  6. Копия аттестата и диплома об образовании.
  7. Документы из воинской части, а также подтверждающие отсутствие судимостей.
  8. Прописка по месту жительства.
  9. Характеристики с прошлых мест работы, рекомендательные письма.

Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание. В примечании, как правило, указывается какой документ используется – копия или оригинал.

Как ведется?

Все личные дела предприятия отображаются в специальной тетради или журнале, где им предоставляется специальный номер по месту работы. В таком журнале содержится краткая информация о деле: Ф.И.О. сотрудника, дата передачи в архив, дата начала ведения дела, номер.

Ошибочно мнение, что любой сотрудник отдела кадров имеет доступ к личным делам работников. Это не так, вся власть и возможность внесения изменений производится уполномоченным человеком. Изменения могут быть следующими: документы из ЗАГСа, смене имени и другие. При этом в личное дело вносятся копии документов, подтверждающих факты.

Правильное хранение личных дел очень важно, ведь это конфеденциальная информация, доступ к которой имеет ограниченное количество человек.

Сроки хранения личных дел:

  • личные дела сотрудников хранятся до 75 дней;
  • личные дела руководящих должностей могут храниться неограниченное количество времени;

Срок хранения начинается с того момента, когда дело передается в архив.

Порядок оформления

Так как на любом предприятии из-за большого количества сотрудников уследить за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса.

Грамотное хранение и оформление личных дел всех сотрудников значительно упрощает задачу:

  1. Например, если предприятие достаточно крупное и на нем работает большое количество сотрудников, следует размещать их личные дела по алфавиту. Это упростит поиск нужной папки.
  2. Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250.
  3. Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф.И.О. сотрудника и номер дела на предприятии.

Хранение личных дел можно производить такими способами:

  1. В алфавитном порядке.
  2. По структурным подразделениям компании(отделы).
  3. Нумерация дел по их номерам или присвоение номеров при оформлении.

Образец

Как говорилось выше, только уполномоченные сотрудники имеют доступ к внесению изменений в личные дела.

Заголовком к личному делу служит Ф.И.О. работника. Также могут указываться вариации написания фамилии или девичья фамилия женщины. Например: Хлебная (Калинина) Елена Максимовна.

При оформлении личного дела разрешается принимать документы, которые датируются более ранним сроком, нежели дата принятия на работу сотрудника. Этот вопрос рассматривается в отдельных случаях, но, как правило, разрешается в пользу работника.

Полное оформление дела предусматривает такие пункты:

  1. Оформление и внесение данных на обложку папки (оформление обложки будет рассматриваться далее).
  2. Важно зафиксировать количество листов в деле (не более 250 страниц).
  3. Оформление листа-заверителя.
  4. Внутренняя опись документов в соответствии с наявным количеством собранного количества, проверка данных.
  5. Подшивка, переплет дела.
  6. Внесение необходимой информации в обложку личного дела сотрудника.

Очень важно знать то, какие документы подшиваются, а какие нет. В подшивку дела входят только самые важные и значимые документы, которые могут храниться сроком до 75 лет. Если имеются документы о начале отпуска, заявления об отпуске за свой счет и подобное, то эти документы не входят в подшив папки. Они прикладываются к общему количеству.

[box type=”download”]  Скачать бланк личного дела (пример) в формате .doc (Word)

Скачать бланк внутренней описи документов личного дела работника (пример) в формате .doc (Word) [/box]

Инструкция по заполнению

После заведения личного дела сотрудника необходимо, чтобы он заполнил анкету. Анкета должна давать исчерпывающие ответы на все вопросы. Лаконичные и четкие ответы без лишней воды. После анкеты следует разместить фотокарточку работника.

Это должно быть новое фото, а не то, где ему 18, когда на самом деле перед вами стоит мужчина лет 40. Автобиография должна быть составлена грамотно, отражать все этапы жизни работника. Образовательные учреждения, интересы, места работы и другое.

Копии документов об образовании или о повышении квалификации в отдельных сферах должны быть заверены в первую очередь. Сотрудник при составлении личного дела обязывается своевременно сообщать о любых изменениях(фамилия, имя и другое).

Внешняя характеристика работника подписывается директором предприятия, а внутренняя – руководителем подразделения или отдела фирмы. Все страницы обязательно должны быть пронумерованы.

[box type=”download”]  Скачать обложку для личного дела работника (рекомендуемая форма) в формате .doc (Word) [/box]

Образец оформления титульного листа

ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года регулирует правила оформления личных дел, они следующие:

  1. Вверху титульного листа может находиться информация, которую разрешается заполнять только муниципальным или государственным архивом, это коды, даты сдачи документов в архив и другое.
  2. В центре титульного листа, слегка отступив сверху, необходимо указать название организации. Как правило, в этом месте пишется сокращенное наименование фирмы.
  3. Ниже наименования предприятия указывается отдел, в котором работает новый сотрудник.
  4. Затем указывается номер дела, который берется в скобки. Перед ним обязательно нужно указать индекс, также в круглых скобках.
  5. Затем прописывается заголовок личного дела. В качестве заголовка используется фамилия, имя, отчество работника.
  6. Правый нижний угол титульного листа предназначен для такой информации, как срок принятия на работу сотрудника, день увольнения, срок хранения документации, дата сдачи в архив и другое.

Статья была полезна?

0,00 (оценок: 0)

Личное дело работника — образец документа, порядок учета, формирования и описи

Сотрудники предприятия являются основным его ресурсом, управление которым и применение его потенциала доступно только при наличии полной и достоверной информации.

Что такое личное дело работника

Это пакет документации, содержащей подробную информацию и являющейся основной базой для работы кадровиков. Использовать, формировать и хранить подобные документы работников доступно исключительно в рамках законодательства и установленных правил делопроизводства.

Данный пакет выступает в роли главного инструмента для менеджмента по работе с персоналом.

Несмотря на важность данной информации, которая при умелом использовании является отличным управленческим инструментом, личное дело на коммерческом предприятии не обязательно к формированию, но на каждого госслужащего сотрудника оно заводится в обязательном порядке. Таким же образом и к составлению личного дела не существует особых требований.

Как правильно оформить личное дело работника вы можете посмотреть в этом видео:

https://www.youtube.com/watch?v=_VJFSSXCm_s

Кто ведет документацию и что в нее входит

При отсутствии строгих правил к составу пакета, практикой сформировано включение в него таких документов:

При этом доступны некоторые взаимозаменяемые варианты, к примеру:

  • Автобиография заменяется резюме;
  • Анкета – листом по учету кадров;
  • Рекомендацию – характеристикой. Как написать характеристику на работника – читайте тут.

Что представляет собой личный листок по учету кадров и как его правильно вести на предприятии вы узнаете в этой статье.

Если служба государственная, то перечень бумаг более расширенный:

  • Подтверждение прохождения конкурса на должность;
  • Копия трудовой книжки, военного билета, гражданского состояния;
  • Допсоглашения;
  • Данные о прохождении военной службы;
  • Экзаменационные листы;
  • Документы о награждениях, повышениях по службе;
  • Допуск;
  • Декларация о доходах;
  • Медицинское соглашение;
  • Копии справок о страховом, медицинском и налоговом учете.

Важно: все копии должны удостоверяться подписью. Личные дела госслужащих изучаются ежегодно. Ведет и собирает всю эту документацию работник отдела кадров.

Образец личного дела работника.
Порядок учета и ведения

Еще при принятии на работу сотрудника согласно приказу руководства, формируется папка, в которую попадают первичные документы, по мере ее пополнения документы нумеруются и описываются, а само дело фиксируется в специальном журнале под присвоенным порядковым номером, с указанием даты формирования, ФИО работника.

Важно: данная документация собирается и хранится на протяжении всего сотрудничества организации с данным человеком, при увольнении подобное дело закрывается и сдается на хранение в архив.

В документах недопустимо совершать ошибки и опечатки, указывать следует только достоверную информацию. Допустимо при большом объеме документации формировать разделы.

Работник обязан участвовать в сборе необходимых бумаг и при появлении новой информации указывать на нее и подтверждать документально.

Оформление и хранение

Каждое отдельное дело имеет опись и обложку, которая содержит основные данные:

  • Номер согласно фиксированию в журнале регистрации;
  • Дата начала формирования документа и окончания, которая проставляется согласно приказу увольнения или перевода.

Все документы внутри папки нумеруются и шнуруются. Если предстоит перевод на другую службу, то документ не сдается в архив после его закрытия, а при увольнении оно закрывается, хранится внутри организации 10 лет, а далее сдается в архив.

Важно: в архиве все дела хранятся 75 лет, отсчет которых начинается с даты увольнения, если работник занимал руководящий пост хранение бессрочное.

При хранении на предприятии необходимо соблюдать все рекомендации по данному делу – хранение доступно только в специальных закрытых шкафах, предварительно поместив их согласно алфавиту.

Доступ к делам имеет уполномоченный сотрудник, руководитель предприятия и сам работник. Передача бумаг выполняется согласно приказу.

Опись и формирование

Порядок заполнения и учета личных дел должен подробно описываться в приказе организации по формированию личных дел.

Согласно такому распоряжению директора необходимо все сведения о делах вносить в регистрационный журнал согласно порядковому номеру, который присваивается документу в момент его открытия.

Кроме номера в журнале делается краткое описание дела – ФИО работника, дата формирования, закрытия или сдачи в архив.

Изменения в документы доступно вносить только ответственному работнику, прочие сотрудники исключительно по приказу руководителя.

Изменения необходимо выполнять аналогично изменениям в трудовой книге – горизонтально вычеркивать устаревшие данные, а сверху писать новые.

Титульный лист личного дела.

Порядок заполнения папки личного дела

Вся папка, в том числе и обложка должны заполняться надлежащим образом, указанным законодательством и прописанным внутренними правилами организации для отдела кадров.

Титульный лист

Титульный лист заполняется согласно ГОСТовским требованиям:

  • Вверху документа необходимо оставить место для штампа, чтобы была возможность сделать запись архивным работникам;
  • Немного ниже следует указать полное наименование и реквизиты организации;
  • Под этой записью, также по центру необходимо указать сведения об отделе, данная запись должна иметь несколько пустых строк, для возможности корректировки записи на случай перевода сотрудника;
  • Далее указывается номер дела с обозначением индекса, к примеру, «Дело No07 – 369»;
  • Далее идет наименование папки – ФИО работника;
  • В правом нижнем углу необходимо указывать даты открытия и закрытия дела, а также период хранения, после описи необходимо указать количество листов в документе.

Оформление документов

Всеми делами, касающимися ведения личного дела должен заниматься уполномоченный сотрудник отдела кадров. Важно: он несет ответственность за сохранность конфиденциальной информации.

Относительно оформление документов он обязан:

  • Принять;
  • Пронумеровать;
  • Описать;
  • Подшить;
  • При необходимости внести изменения;
  • Закрыть дело;
  • Сдать в архив.

Также он обязан под роспись ознакомить сотрудника с личным делом, выполнять подобную процедуру необходимо не менее одного раза в год, это необходимо для поддержания актуальности информации.

Для этого необходимо завести ведомость, в которой работник буде ежегодно расписываться о прочтении документации.

Важно: личные дела по требованию выдаются на руки правоохранительным и контролирующим органам.

Внутренняя опись

Внутренняя опись документов составляется согласно унифицированной формы Приложение 10.

В нее входит:

  • Регистрационный номер документа;
  • Присвоенный индекс;
  • Дата фиксирования документа;
  • Заголовок;
  • Номера листов согласно нумерации дела;
  • Примечание.

В папке такой лист указывается на обороте титула или подшивается последним к общей документации. Регистр подписывает его составитель с расшифровкой подписи и указанием даты. Если он состоит из нескольких листов необходима их нумерация.

Заключение

Коммерческие предприятия имеют право выбора вести личные дела сотрудников или нет, однако при положительном решении необходимо все детально продумать, издать указ и инструкцию по правилам ведения документации, назначить ответственное лицо, которое имеет представление, с чем имеет дело и при этом неусыпно контролировать руководителем весь процесс.

Что представляет собой личное дело работника и в чем его особенности – смотрите в этом видео:

Не забудьте добавить «FBM.ru» в источники новостей

Оформление личного дела сотрудника образец по госту

Современное предприятие или учреждение трудно представить без упорядоченного документоведения, касающегося, в частности, сведений о работающих. Безусловно, такие данные предоставляет каждый сотрудник во время оформления на работу. Вопрос в том, как их систематизировать и сохранять, чтобы при потребности «поднять» требуемую информацию, дополнить ее или изменить. Ранее (при СССР) для этого была принята такая форма, как личное дело работающего. За десятилетия практического использования она претерпевала изменения, совершенствовалась. В результате, осталось рациональное зерно, которое многие руководители и кадровики применяют во благо предприятия. Некоторые менеджеры напротив отказались от личных дел. Как лучше?

Требования законодательства

Для госслужбы и муниципалитета

В действующем Трудовом кодексе нет обязательного требования для нанимателя относительно набора определенных документов под грифом «личное (либо персональное) дело» всех своих работников. 

Иное определено для сотрудников государственных, а также муниципальных органов (Федеральный закон, изданный в 2004 году, №79) «О государственной…». В статье 42 определяются сведения, которые включают в персональное дело служащего. 

Для указанной (госслужба) категории сотрудников важно фиксировать все деловые персональные коррективы. Эта база информации – личное дело — позволяет облегчить работу органов по контролю соблюдения правовых норм госслужащими. Это, в частности, относится к информации об их доходах и требований об ограничениях. На этот счет (дело гражданского госслужащего) Президент издал специальный Указ (№609), который датируется 30.05.2005г.
Данный законодательный акт определяет, как именно оформляется и ведется личное дело служащего госструктуры, что из имеющейся информации требуется в него заносить. Также предусмотрен алгоритм защиты от возможной неправомерной передачи личных данных.

Для частных структур и ИП

Законодательно не разработаны правила относительно оформления личных дел работающих на частных предприятиях. Более того, никто не обязывает руководителя таких структур или кадровиков их вести. Это можно объяснить тем, что мелким частникам это экономически нецелесообразно. Крупные — подвержены высокой ротации кадров, что будет непродуктивным тратить время на оформление дела каждого работающего. 

Но нет и законодательного запрета данным юридическим лицам использовать аналогичную систему кадрового учета. Для ее внедрения потребуется сначала издать распоряжение или соответствующий приказ. В данном акте указывается на необходимость и правила такой категории документоведения (личное дело), а также определяется конкретный сотрудник, которому поручено этим заниматься. 

На практике, вводя систему личных дел, зачастую используют уже выработанные положения и образцы, принятые в госструктурах. 

Оформление и структура личного дела

Все дела сотрудников оформляются по общему образцу. Значение придается тому, как выглядит обложка, первый и все последующие листы. Действует ГОСТ от 17.07.1972 года для титульного листа дела (его номер 17914-72). Он обязывает отвести первые строчки листа для заполнения служащим государственного (муниципального) архивного подразделения. Это будут данные о самом архиве и той структуре, которая направляет дело на сбережение. Сейчас в большинстве архивов уже не практикуют заполнение указанных строк от руки – просто ставят идентичный ранее принятым записям штамп. Так что считается целесообразным отделить для него вверху незаполненное место.

Что отображает титульный лист

  1. В центре титула, после выделенного для штампа места, содержится полное наименование (если есть – еще также сокращенное) выдавшей личное дело структуры. 
  2. Далее строчки отводятся для названия подразделения (отдела), где трудится данное лицо. Можно выделить место для внесения возможных корректив, дополнений, например, при смене места трудовой деятельности. Когда заносится такое изменение, предыдущая запись о виде работ заключается в скобки.
  3. Для удобной систематизации имеющихся дел их нумеруют, дополняя также индексом, действующим в этой фирме. Как, например: Дело №08, далее номер индекса – 356.
  4. Крупным шрифтом ставят ФИО того сотрудника, информация о котором заносится в папку.
  5. Период его трудовой деятельности в данной структуре обозначают на листе справа, в углу. Фиксируют поступление, а позже проставляют дату увольнения. Также обозначают количество листов, данные о периоде хранения.

Что содержит папка с делом?

В архивных учреждениях по-прежнему действует положение (ГОСТ 17914-72) о предоставлении личных дел строго в обложках из картона. Нынешнее повсеместное использование пластиковых папок или файлов на хранилища документов не распространяется.

Чем наполняется папка с делом госслужащего, диктует закон. И этот перечень должен быть выполнен неукоснительно. Другие структуры самостоятельно решают способы формирования персонального дела.

Принят следующий стандарт наполнения личного дела:

  • имеющееся заявление работника, поданное при трудоустройстве;
  • автобиография или резюме, состоящие из перечисления необходимых данных для поступления на работу;
  • документальное подтверждение личности – копии страниц паспорта, а также копии СНИЛС, ИНН;
  • подтверждающие документы полученного образования (копии) – сертификаты, дипломы, аттестаты и другие;
  • при наличии – характеристики (отзывы, рекомендации) с предыдущих структур трудовой деятельности;
  • изданные на самом предприятии документы, касающиеся конкретного человека, изменения его статуса: о принятии на указанную должность или переводе на иной вид деятельности, в иное подразделение;
  • документы о материальном поощрении, награждении или, возможно, дисциплинарные или административные наказания; 
  • трудовой договор, при наличии — дополнительные к нему соглашения;
  • документальное свидетельство аттестационной проверки;
  • сертификаты, справки, решения, свидетельства и прочие документальные подтверждения изменения персональной информации члена трудового коллектива;
  • должностные инструкции, с которыми работающий был ознакомлен и им подписанные;
  • отдельный лист с коротким перечнем наполнения личного дела.

Что не нужно подшивать в личное дело?

Папка личного дела наполняется основополагающими документами работника, касающимися его личности, и теми, которые хранятся продолжительный период (а именно – 75 лет). Так что нецелесообразно собирать множество бумаг, содержание которых дублируется практически каждый год. Это относится, например, к заявлениям на отпуск и распоряжениям об их предоставлении. Такие уведомления заносятся в специальный журнал и сохраняются 5 лет.

Перечень (опись документов)

Документы, составляющие личное дело, складываются и подшиваются в него по мере поступления. Вместе с этим их название (короткое описание) заносится в реестр (перечень), который, как и все остальные бумаги, должен иметь свой номер и подшит к ним.

Опись документов располагается либо в начале папки с картонной обложкой или же на последнем листе. На первом помещается ее название – «Личное дело», далее следует ФИО работающего. В перечень заносятся такие графы:

  1. Номер дела, под которым оно зарегистрировано в соответствующем журнале.
  2. Его индекс – устанавливается согласно номенклатуре дел.
  3. Обозначение цифрами даты актуализации документа .
  4. Название имеющегося документа (что именно – характеристика, свидетельство, сертификат).
  5. Нумерация листов по каждому вошедшему документу.
  6. Когда зарегистрирован (включен в личное дело).
  7. Примечание – возможные уточнения, например, обозначается идентичность того или иного акта.

В самом конце словами с дублированием цифрами ставится общее число документов, а также листов перечня. Окончательно опись заверяется подписью и ФИО ответственного за ведение документации, ставится дата.

Общие указания к ведению документации

Как регистрировать и проводить учет

Основополагающие требования к учету личных дел, а также их регистрации должны быть обозначены в приказе, которым предусмотрено оформление таких дел работающих. 

На практике для поддержания порядка в кадровом документообороте заводят специальный журнал (книгу) реестра дел работающих. На таких делах проставляют номер и его же заносят в книгу учета. Вся нумерация персональных дел ведется именно по этой книге. Здесь же содержится короткая информация о каждом таком деле. А именно — ФИО работающего, заданный номер дела, его даты актуализации и окончания, когда передано в архивное учреждение или направлено в другую организацию (если дело на госслужащего). 

Порядок изменений

Если нужно дополнить или скорректировать данные личного дела, то это может осуществить исключительно ответственный за ведение этого документа. Если такой почему-либо отсутствует в данный период, работодатель в своем приказе указывает ФИО и должность сотрудника, который вправе выполнить эти действия. Иные представители кадрового подразделения не должны без распоряжения (письменного) руководителя что-либо предпринимать с личными делами.

Что касается необходимости внесения исправлений или корректив в дела работников, то для них предусмотрены правила, аналогичные такой же процедуре с трудовыми книжками. Недостоверные данные нужно зачеркнуть одной сплошной линией, а над ними написать правильные. Это касается, например, ошибки в написании фамилии. Все новые данные заносятся с подтверждением копиями документов (свидетельство о рождении, документ о регистрации брака или его расторжении, изменении фамилии).

Как сохранять дела сотрудников

Разглашение персональных данных из имеющегося на предприятии дела не допустимо. Руководство структуры обязано обеспечить надежную систему хранения личных дел, чтобы не допустить использование содержащейся в них информации посторонними лицами. Целесообразно поместить кадровую документацию в сейф.

В отделе кадров находятся дела только тех работников, которые ведут свою трудовую деятельность в этой структуре на текущий момент. Персональные дела тех, кто прекратил такую деятельность и уволен, кадровики направляют в свое архивное хранилище. Подшитые документы прекративших госслужбу сотрудников сохраняются по месту службы (последней) в течение 10 лет, а уже после этого направляются в государственный архив.

Для иных структур такой временной лимит не регламентируется, чаще всего они хранят у себя такие дела один год.

Передаваться в архив личные дела должны аккуратно прошитыми и с необходимым документальным наполнением. Информация о состоянии дела отражается в специальном заверительном листе, который прикрепляется последним.
Время сохранения дел в госархиве исчисляется именно со дня поступления в это учреждение, а не с момента увольнения. Такой срок обычно составляет 75 лет для всех сотрудников, за исключением списка руководящей номенклатуры. Документы таких руководителей сохраняют без лимита времени.

Кому выдают личные дела?

В отличие, например, от трудовой книжки, персональные дела после ухода работника с предприятия ему не вручаются. Тем не менее, каждый трудящийся вправе знать, какую информацию и какие именно документы включены в его папку. 

Установлено, что работник может просматривать его совместно с сотрудником, назначенным от кадрового подразделения, предлагать дополнения или исправления неточностей. Желательно для кадровиков иметь специальный бланк и в нем каждый год делать отметку о факте ознакомления.

Личные дела, имеют право запросить правоохранительные либо иные контролирующие органы, что определено законодательно.

Руководители структур (кроме госслужбы) имеют возможность самостоятельно определяться, разрабатывать ли у себя систему формирования личных дел. Когда приходят к такому решению, целесообразно провести подготовительные мероприятия, чтобы избежать ошибок и проколов в их ведении. Для этого разрабатывают по пунктам правила их составления, оформления и хранения. Обучают сотрудников, которые будут выполнять доверенные им обязанности по личным делам, контролируют их деятельность.

 

Эта статья была вам полезна? Поделитесь с друзьями!

Обзор файлов персонала

и образец политики файлов

Кадровый файл — это сохраненная работодателем документация об истории и статусе всех трудовых отношений с отдельным сотрудником. Работодатель хранит эту трудовую документацию в личном деле по трем причинам.

  • Как работодатель, вы хотите иметь точную информацию под рукой и в порядке, когда вам нужен доступ к информации по любой причине. Изменения в контактах для экстренных случаев, адреса сотрудников, отслеживание оценок эффективности, дисциплинарные письма, признание сотрудников и материалы заявления о приеме на работу являются примерами той информации, к которой работодатель захочет иметь быстрый доступ.
  • Работодатель должен хранить документацию по кадровым вопросам, таким как отбор сотрудников, производительность, история работы, обоснование компенсации и внутренние заявки на продвижение по службе, и это лишь некоторые из них. Требование EEOC, судебный процесс или даже необходимость обосновать отсутствие повышения или повышения по службе требуют, чтобы работодатель собирал и хранил документы такого типа.
  • Федеральное правительство или правительство штата требует, чтобы работодатели вели некоторые записи о сотрудниках.Организация информации о сотрудниках в личном деле имеет смысл для доступа, соблюдения правовых норм и готовности.

Типы кадрового дела

Работодатель обычно ведет несколько типов кадровых файлов для использования в бизнесе, для обеспечения конфиденциальности сотрудников, для обеспечения конфиденциальности в медицинских целях и для соблюдения правовых норм. Не существует закона, который бы указывал, сколько файлов должен хранить работодатель — некоторые законы действительно регулируют доступ сотрудников к файлам и другие методы, связанные с личными делами.

Тем не менее, существует множество законов и передовых методов работы с персоналом в отношении конфиденциальности сотрудников, которые регулируют содержание личных дел и тех, кто имеет доступ к этой информации. Это кадровые файлы, которые ведет большинство работодателей в США. (Во всем мире законы и практика могут отличаться.)

  • Файл персонала: Это главный файл сотрудника, который содержит историю трудовых отношений.
  • Файл расчета заработной платы: Вы хотите вести отдельный файл для всех вопросов расчета заработной платы, касающихся заработной платы и льгот.Вы не хотите предоставлять вашим сотрудникам по начислению заработной платы доступ к информации о персонале.
  • Медицинское дело сотрудника: Федеральный закон 1996 года о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) требует, чтобы работодатели защищали медицинские записи сотрудников как конфиденциальные. Многие работодатели хранят эти файлы запертыми в ящике для документов в запертом шкафу.
  • Формы I-9 для сотрудников: Вам необходимо вести отдельный файл для всех форм I-9 для всех сотрудников (не для каждого сотрудника), поскольку вам не нужны государственные служащие, которые имеют право проверять эти формы при различных обстоятельствах, просмотр ваших основных конфиденциальных кадровых файлов сотрудников.

Доступ сотрудников к кадровым файлам

Сотрудникам разрешен доступ к личным файлам своих сотрудников под руководством и контролем персонала отдела кадров. Досье сотрудников считается собственностью работодателя, который несет ответственность за их ведение и защиту.

Образец политики в отношении кадрового файла

Ниже приведен образец политики в отношении кадрового файла для использования в вашей компании. В нем обсуждаются различные файлы, которые рекомендуются, и кто должен иметь доступ к каждому файлу.

Образец политики в отношении кадровых дел

Компания ведет три досье на каждого сотрудника.

Кадровое дело

Файл ersonnel p ведется для каждого сотрудника (Название вашей компании). Эти кадровые файлы содержат конфиденциальные документы, и ими управляют и обслуживают сотрудники отдела кадров.

Доступ к этому файлу ограничен персоналом отдела кадров и предполагает, что руководитель каждого сотрудника ведет свой собственный файл с документами, относящимися к производительности труда сотрудника.

Типичные документы в личном деле включают заявление о приеме на работу, форму для обращения в чрезвычайную семейную ситуацию, документированную историю дисциплинарных мер, резюме, справочник сотрудника и ведомости подписи работодателя по желанию, текущую личную информацию и письменные оценки эффективности.

Не все файлы персонала содержат одинаковые документы, но в каждом файле персонала есть несколько одинаковых документов.

Файлы расчета заработной платы

Также ведутся файлы с данными о заработной плате; Файлы расчета заработной платы содержат историю рабочих мест сотрудника, отделов, изменений в оплате труда и т. д.Доступ к файлу заработной платы ограничен соответствующими сотрудниками бухгалтерского учета и отдела кадров.

Медицинское дело сотрудника

Также ведется медицинская карта сотрудника. Содержимое медицинской карты не доступно никому, кроме назначенного сотрудника отдела кадров и сотрудника, записи которого хранятся в файле. На название вашей компании) медицинские файлы получают максимальную степень безопасности и конфиденциальности.

Просмотр файлов сотрудников

Сотрудник может просмотреть свое личное дело, связавшись с сотрудником отдела кадров в обычное рабочее время.Персонал отдела кадров назначит встречу, во время которой сотрудник сможет просмотреть содержимое своего файла. Ни один сотрудник не может изменять или удалять какие-либо документы из своего личного дела, которые должны быть просмотрены в присутствии сотрудника отдела кадров.

Вопросы или опасения по поводу содержимого и доступа к личным файлам

Если у вас есть вопросы или опасения по поводу содержимого рекомендуемых файлов или вашей возможности получить к ним доступ, пожалуйста, свяжитесь с сотрудником отдела кадров,

Заявление об ограничении ответственности: обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и является достоверной, не гарантирует ее точность и законность.Сайт читают мировая аудитория, а законы и правила в области занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Обратитесь за юридической помощью или помощью в государственные, федеральные или международные правительственные ресурсы, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения верны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.

Пример файловой структуры персонала | HR Record

Хранение всех документов в структурированной записи дает вам легкий доступ и раскопки нужной страницы.

Ведение кадрового учета в структуре — ключевая часть работы отдела кадров в течение длительного периода времени. В этой статье мы покажем вам наиболее распространенный вид кадрового файла.

Цвета кадрового файла для разделения его в соответствии с трудовым договором: файл красного цвета будет использоваться только для постоянных сотрудников, имеющих трудовой договор более 3 лет.

Файл розового цвета предназначен для сотрудников, имеющих долгосрочные контракты на срок не более 2 лет.

Кадровое дело зеленого цвета предназначено для краткосрочных сотрудников, которое может быть продлено по требованию руководителя, а срок контракта должен быть менее одного года. 100 тыс. Страниц

ШАБЛОН ДИЗАЙНА КРЫШКИ ФАЙЛА



Отдел: ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА НАЗНАЧЕНИЕ: ДИРЕКТОР МАРКЕТИНГОВОГО ОТДЕЛЕНИЯ МЕСТО РАЗМЕЩЕНИЯ: ГЛАВНЫЙ ОФИС, ЙОХАННЕСБУРГ, RSA Биоданные

CNIC №_______________

Сотрудник #.0234

Имя отца / мужа: АЛЕКСАНДР ШОУ

Дата рождения: 2 ЯНВАРЯ 1972 г.

Место жительства: LAS VEGAS

Дата присоединения: 10 АВГУСТА 1999

Квалификация: МАСТЕР МАРКЕТИНГА

Отдел: РАЗВИТИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ Сфера Специализация: VALUE CHAIN ​​

Постоянный адрес: УЛИЦА № XYZ СЕКТОР № XYZ ГОРОД ЛАС. VEGAS

Текущий адрес: JOHANNESBURG SOUTH AFRICA

Карьера Общий прогресс страницы в P / F с другой датой

КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК

с.НЕТ

ОПИСАНИЕ

СТРАНИЦА №

1

Спецификация вакансии

1

2

Описание работы

2

3

Раскрой рекламы

3

4

Заявление о приеме на работу + CV

4

5

Лист окончательного списка

5

6

Запрос на письменный тест

6

7

Результат письменного теста

7

8

Обращение к собеседованию

8

9

Лист результатов компиляции

9

10

Письмо-предложение

10

11

Присоединительное письмо

11

12

Обязательство по полису

12

13

Ориентация

13

14

Образовательный Документы

14

15

Назначение письмо

15

16

Размещение Письмо

16

17

Оценка Лист

17

18

Подтверждение письмо

18

19

Преимущества Письмо о праве на участие

19

20

Здоровье Страховое письмо

20

21

EIR Формат

21

22

Национальный Удостоверение личности

22

23

Годовой Письмо об увеличении

23

24

Перенос письмо если есть

24

25

Производительность Оценка

25

26

Выйти Детали

26

27

Политика

Предприятие

27

В дополнение к вышеперечисленному, в личном деле также необходимо хранить следующие документы.Документы ежегодного продления полиса страхования здоровья / жизни в личном деле персонала. Полный зависимый список с ежегодными случаями добавления / удаления.

Отдел кадров должен включить новорожденных детей в политику здравоохранения и удалить имена из списка в случае смерти.

Отдел кадров должен запросить свидетельство о назначении от сотрудника в случае его / ее смерти на службе, который будет юридическим лицом, которое будет собирать все взносы с организации.

  1. Национальное удостоверение личности:
  2. Свидетельство связи
  3. Фотография паспортного размера
  4. Контактный адрес
  5. Контактная ячейка №

Базовое письмо о назначении:

Письма о продлении контракта, формы утверждения командировок, ежемесячные квитанции о заработной плате и записи о вычетах из заработной платы, если таковые имеются.Письмо о предоставлении ежегодного отпуска, заполненные формы отпусков, сведения о выдаче инкассации и запись о накоплении отпусков, если таковая имеется.

Процесс служебной аттестации:

Годовой отчет о производительности, письма о повышении / понижении в должности, отчет о бонусах за производительность, действия ниже производительности, принятые письма и т. Д.

Письмо о дисциплинарных взысканиях сотрудников:

Отчеты о действиях, письма с решениями, письма о наказаниях, если таковые имеются, запись об отпуске по беременности и родам, если сотрудник — женщина, и записи об отпусках по болезни соответствующих сотрудников в их личном деле. 200 тыс. Страниц

Личное дело сотрудника является обязательным документом в любой организации, в котором хранятся все информация, относящаяся к академической, профессиональной, личной компетенции, подробности резюме и полный процесс приема на работу документов, включая список иждивенцев для получать вознаграждения работникам в соответствии с политикой организации.

Хранение кадровой документации: Правила последовательности:
Отдел кадров является ответственным за хранить всю информацию о сотруднике в соответствующем личном деле и убедитесь, что все документы находятся в надежном месте.Персонал отдела кадров несет полную ответственность за сохранять личное дело и время от времени обновлять его ко времени.

Досье сотрудника Управление:

Основная задача отдела кадров — сохранить всех сотрудников файл персонала в восходящем положении, чтобы при необходимости легко его отследить.

Управление файлами сотрудников является главным приоритетом. в электронном виде путем сканирования всех необходимых документов в банке данных или сохранения записи в твердой форме.Эти 2 типа управления файлами распространены в сегодняшняя эпоха.

Кадровый документ Программное обеспечение для управления:

На рынке представлено несколько программ для управления файлами; это полностью зависело от требований организации. Хранение документов в программного обеспечения, организации необходимо приобретать лицензионное ПО с топ-уровнем плагины безопасности. Однако полностью зависеть от софта рискованно, поэтому необходимо хранить все кадровые документы в твердой форме со стандартной система.

Как поддерживать Записи сотрудников?

Управление кадровыми делами / документами — ключевая ответственность сотрудника отдела кадров. Обязательно вести учет всех сотрудников от приема на работу до этапа увольнения с полной конфиденциальностью.

HR человек должен хранить все документы в надлежащем файле и ввести систематическую регистрацию процедуры, позволяющие избежать неправильного обращения с кадровой записью сотрудника.

ключевых документов в личном кабинете сотрудника Кадровое дело: Спецификация вакансии — ключевой документ обосновать позицию и выделить финансовый бюджет на создание позиция.Следующие документы следует хранить в соответствующих документах. личные дела. Объявление о вакансии / вырезка газета: сотрудник отдела кадров, ответственный за хранение всех связанных документов, касающихся надлежащее объявление об открытии вакансии, вырезка из газет и других СМИ источники объявления в соответствующем кадровом деле

Подробное описание работы вакантные должности: HR должен разработать исчерпывающее описание должностных обязанностей указанная должность по согласованию с соответствующим линейным руководителем.

Ключевые требования т.е. квалификация, соответствующий опыт и другие фильтры, которые позволяют HR составьте короткий список подходящего человека на указанную должность. CV ка полная форма Kya Hai Обновите резюме и заявку на указанная позиция: HR должен собирать обновленное резюме вместе с проверенными документами от кандидатов во время собеседования и получите подтверждение справка из соответствующего учреждения. Соответствующий районный дом документы: Если вакансия специально для какого-либо района, то HR следует проверить документы, связанные с местом жительства, чтобы убедиться, что соответствующий район человек, который будет в шорт-листе Фотокопия Computer National Удостоверение личности (CNIC): компьютеризированное национальное удостоверение личности является основным источником определить принадлежность лица к соответствующему району.HR должен проверить это для максимального использования возможностей районного уровня. Допустимое легкое / тяжелое вождение лицензия (соответствующая должность водителя): LTV / HTV применимо только для водителя связывает позиции. HR запрашивает у кандидата действительные документы для проверки его / ее право на участие. Критерии / фильтры короткого списка: Есть несколько ключевых факторов для оценки кандидата в короткий список, т. Е. соответствующая квалификация, опыт, пол, местность, физическая подготовка, возраст, и т.п. Письменная часть интервью результаты: HR выдает всем кандидатам письмо с отъездом на письменную часть собеседование для оценки письменных навыков кандидата.

Письмо-приглашение для устного собеседование: Третий этап отбора — проведение устной части собеседования. письменное собеседование успешных кандидатов.

Устное интервью проводится с углубиться в анализ коммуникативных навыков, уверенности в себе, зрелости и соответствующие знания и т. д.

Формы оценки собеседования с подписи панели: Ключевые документы результатов оценки собеседования с панелью подписи.

HR должен хранить эти документы в личном кабинете соответствующего сотрудника. личное дело для справки.Консолидированный результат с подписи комиссии: HR сохраняет письменную / устную оценку части в соответствующем досье персонала для ежегодных внутренних / внешних аудитов.

Письмо-предложение / прием работы, Обязательство по полису, Отчет о присоединении в установленном формате, Письмо о контракте / назначении, письмо о размещении в соответствующем отделе и, Формы номинаций по страхованию здоровья / жизни.

Другие формы документов, например, перевод, продвижение по службе, повышение квалификации, объяснения, запись об отпуске, служебная аттестация и письмо о продлении контракта, Комплексный план ориентации.

Лист личных данных Армия:

Включая вышеупомянутые документы, отдел кадров должен хранить следующие бумаги бывших сотрудников для ознакомиться с пенсионными делами и т. д.
  • Лист выездного собеседования
  • Формы для расширенных номинаций
  • Документы, связанные с заработной платой и пенсиями
  • Окончательная форма разрешения от всех заинтересованные отделы
Информационный отчет сотрудника т.е. персонал, образование, свидетельства о прошлом опыте работы и опыт справки от последнего работодателя. Полная форма SSC ​​

Документ Требуется для личного дела

  • Работа Заявление со следующими документами
  • Заверено копия SSC, HSC, Graduation, Masters Degree или сертификаты
  • Attested копии свидетельств о прохождении обучения, если таковые имеются
  • Заверено копии свидетельства об опыте работы, если есть
  • Заверено копия национального удостоверения личности
  • Заверено копия свидетельства о постоянном проживании
  • Полная CV
  • Копия карты EOBI (если уже зарегистрирована в EOBI)
  • Три копии фотографий (формат PP)
  • Позвонить письмо для письменного теста
  • Позвонить письмо на собеседование
  • Результат Лист
  • Результат Информационное письмо / письмо с предложением работы
  • Присоединение отчет
  • Договор
  • Здоровье Страховая анкета
  • Здоровье Страховое письмо
  • Форма регистрации пенсии, если она уже не зарегистрирована
  • Сотрудник Информационный отчет со всеми необходимыми документами
  • Прочие сопутствующие документы
  • Все служебные записки
  • Офицер заказы
  • Перевод заказа

Часто Задайте вопросы (FAQ)

Что такое кадровое дело?
  1. Файл персонала может представлять собой бумажную или электронную папку для хранения кадровых и платежных ведомостей. документы, связанные с новыми, существующими или бывшими сотрудниками.
  2. Он должен включать базовый информация о сотрудниках и вознаграждении в соответствии с правилами организации кадровая политика.

Каких документов не должно быть в личном деле?
  1. Записи о приеме на работу (за исключением прибора и резюме)
  2. Ежемесячные документы о посещаемости.
  3. Информатор Записки о жалобах, составленные на основе неформальной жалобы на дискриминацию письма о расследованиях, повышении и понижении в должности.
Как я могу получить доступ к моему Кадровое дело?
  1. Обычно у работодателей есть обычная процедура для предоставления работникам доступа к своим личные дела.
  2. Если есть соглашение о переговорах, процедура также может быть включена в соглашение.
  3. Если этот процесс завершится неудачно, сотрудник может сделать направлено соответствующему должностному лицу с просьбой о доступе к кадровой документации.
Могу я спросить HR для проверки моего кадрового файла?
  1. Имею ли я как сотрудник право проверять свои личные дела? Краткий ответ — да.
  2. У вас есть право в любое время отправить своему работодателю записку с просьбой проверить ваши личные дела.
  3. Ваш работодатель имеет право спросить, почему вы хотите проверить свои файлы, но затем должен предоставить вам все ваши записи.

Как организовать кадровые файлы?

  1. Персонал отдела кадров несет полную ответственность за систематизацию всей кадровой информации сотрудника. Личное дело должно быть организовано в соответствии с правилами управления персоналом i.е. Информация о персонале, документация о процессе приема на работу, образовательные свидетельства, свидетельства о прошлом опыте, документы об аттестации и обычные письма, то есть о повышении, продвижении по службе, переводе, признательности, предупреждениях, отпускных записях и т. Д.

Какая информация является конфиденциальной в HR?

  1. Эти данные, которые могут относиться к возрасту, полу, религии, расе или национальному происхождению, должны оставаться конфиденциальным. Аналогичным образом, номера социального страхования, даты рождения, домашние адреса и семейная информация. также должны оставаться конфиденциальными в личных делах сотрудников.

Что такое управление файлами сотрудников?

  1. Точное хранение всей информации от начала до конца с отслеживаемым номером ссылки на каждой странице — хорошая практика для управления всей документацией. Однако используйте разные цветовые разделители с флагами, чтобы получить легкий доступ к соответствующей части файла.

Что означает личное дело?

  1. Ближайшее значение файла персонала — это ведение делопроизводства сотрудника и работодатель для хранения информации о сотруднике.Кадровое досье является ключевой частью кадровой службы, обеспечивающей соблюдение политики организации в области управления персоналом и соблюдения нормативных требований.

Запросите свой кадровый файл: 50 Руководство штата и образец письма

На протяжении всего обучения в K-12 ваша постоянная репутация является высшей угрозой — «Не ведите себя плохо, иначе это войдет в вашу постоянную запись!» . На серверах школьного округа хранятся записи, которые следят за каждым учеником от школы к школе и от округа к округу. Такая информация, как оценки, результаты тестов, предыдущие дисциплинарные взыскания и примечания к мероприятиям о потенциале учащихся.Вы никогда действительно не знали, что там было, потому что вам не разрешалось это видеть, но вы знали, что это существует.

Когда вы присоединяетесь к рабочей силе, ваша постоянная запись трансформируется в ваше личное дело и таит в себе такую ​​же загадочность. Записи о сотрудниках когда-то были доступны только сотрудникам отдела кадров и по-прежнему являются конфиденциальной информацией, требующей обязательного контроля доступа.

Не существует федерального закона, обязывающего работодателей предоставлять своим сотрудникам доступ к просмотру их кадрового досье, но многие штаты приняли законодательные акты.Только в 7 штатах нет уставов для сотрудников, в то время как В 19 штатах есть законы, обеспечивающие всем сотрудникам доступ к их кадровой документации , остальные 24 штата обеспечивают доступ для сотрудников в государственном секторе (, а также Пуэрто-Рико и округа). Колумбии ) .

Поскольку каждый штат разрабатывает свой собственный подход, требования сильно различаются: сколько времени работодатель должен ответить на запрос (5 ​​дней в Массачусетсе до 45 дней в Орегоне), как подать запрос и если письменный запрос необходим, и какая информация включена / исключена из обзора.Мы исследовали каждый штат, чтобы получить самую свежую информацию со ссылками на применимые законы и ссылки.

Почему вам следует запросить пересмотр своего кадрового дела

Ваше личное дело может иметь большое влияние на вашу карьеру, поэтому важно, чтобы оно было полным и правильным. Как и все, к чему прикасаются люди, содержание может содержать ошибки и упущения.

Это хорошая привычка пересматривать свое кадровое дело каждые несколько лет, особенно по мере приближения к потенциальным возможностям продвижения по службе.Проявите инициативу и проверьте свое личное дело, чтобы убедиться, что нет скрытых сюрпризов, которые могут вас не заметить — гораздо проще исправить проблемы, прежде чем они станут проблемой. Кроме того, просмотрите свое личное дело после того, как на вас повлияло расследование отдела кадров, или если в вашем отделе возникнут другие беспорядки, которые могут быть отклонены.

Почему вы должны быть осторожны при запросе своего кадрового дела

Даже если вы живете в штате, который не гарантирует доступ сотрудников к их кадровым файлам, ваш работодатель может удовлетворить ваш запрос, поэтому вы должны обязательно спросить.Но прежде чем вы это сделаете, помните, что отдел кадров действительно отслеживает запросы как ведущий индикатор перед судебным процессом, поэтому вы не хотите вызывать тревогу.

Мы рекомендуем либо позвонить своему представителю отдела кадров, либо, еще лучше, зайти к его столу и провести дружеский разговор «Эй, Карен, я видел новостную статью, в которой в большинстве штатов сотрудникам разрешен доступ для просмотра своего кадрового файла, и я думаю, что это отличная идея. искать неточности или неполную информацию. Что мне нужно сделать, чтобы просмотреть мой файл? ».

Образец электронного письма для запроса вашего кадрового файла и данных о сотрудниках

Если у вашего работодателя есть стандартная форма для подачи вашего запроса, вам необходимо следовать установленной процедуре. Если нет, всегда лучше начинать с дружеского подхода, а потом переходить к более формальному подходу можно только в случае необходимости.

Re: Запрос на доступ к кадровому файлу

Здравствуйте, [представитель отдела кадров]

Я хотел бы просмотреть личные дела моих сотрудников и записи, касающиеся моей работы и любых жалоб, касающихся меня.Пожалуйста, дайте мне знать время и место, где я смогу просмотреть файлы в течение следующих нескольких недель. Свяжитесь со мной с любыми вопросами.

Спасибо,

[Сотрудник]

Если в вашем штате нет законодательного требования, которое требовало бы от вашего работодателя предоставления файлов на рассмотрение, вы можете проявить настойчивость и продолжить дружелюбный подход. Если вы находитесь в штате со статутом, вы можете дополнить его официальным запросом, который проясняет, что вас ничто не отпугнет:

Re: Запрос на доступ к кадровым файлам

Здравствуйте, [представитель отдела кадров]

Я бы хотел хотел бы просматривать личные дела моих сотрудников и записи, касающиеся моей работы и любых жалоб, касающихся меня.Пожалуйста, сделайте файлы доступными как можно скорее.

Согласно [Закону штата] сотрудники имеют право просматривать и просматривать записи о сотрудниках в течение [xx] дней с момента подачи запроса.

С уважением,

[Сотрудник]

Алабама

Законодательство штата Алабама не предусматривает, что частных служащих могут просматривать записи своих сотрудников или личные дела.

Согласно Кодексу AL, § 16-22-14 , сотрудники округов государственных школ в Алабаме имеют право просматривать и копировать все документы в своих файлах, а также добавлять письменные опровержения в свои личные дела.Работодатели должны предоставить копию любого дисциплинарного документа сотруднику в течение 10 дней с момента его помещения в их личное дело.

Аляска

Согласно AS 23.10.430. , Всем сотрудникам и бывшим сотрудникам разрешается проверять или делать копии своих личных файлов.

Аризона

За исключением ведомостей заработной платы по AZ 23-364 , статуты Аризоны не предусматривают, чтобы частных служащих могли проверять свои личные или кадровые дела.

За AZ R2-5A-105 , государственных служащих штата Аризона гарантировано право просматривать свои личные дела.

Арканзас

Законодательство штата Арканзас не предусматривает, что частных служащих могут просматривать записи своих сотрудников или личные дела.

Государственные служащие имеют доступ к своим кадровым файлам в соответствии с Законом Арканзаса о свободе информации, A.C.A. § 25-19-105 .

Калифорния

Согласно разделу 1198 Трудового кодекса Калифорнии .5 , всем сотрудникам или бывшим сотрудникам (в течение трех лет) разрешается проверять или делать копии своих личных файлов. Простое руководство на английском языке с часто задаваемыми вопросами.

Колорадо

Согласно C.R.S. 8-2-129 , всем сотрудникам разрешается проверять и делать копии своего личного дела не реже одного раза в год по запросу. Бывшие сотрудники имеют право ознакомиться со своим личным делом один раз в течение первого года после увольнения.

Коннектикут

Согласно CT Gen Stat § 31-128b , всем сотрудникам или бывшим сотрудникам разрешается проверять или делать копии своих личных файлов.Бывшие сотрудники могут получить доступ к своим кадровым файлам в течение одного года после увольнения.

Делавэр

Согласно 19 Кодекса Германии § 732 , работодатели должны разрешить всем сотрудникам проверять свои личные дела и делать записи, но они не обязаны разрешать сотруднику делать копии.

Округ Колумбия

Уставы округа Колумбия не предусматривают, что частных служащих могут проверять свои личные дела или личные дела.

Согласно § 1–631.05 Кодекса округа Колумбия , государственным служащим округа Колумбия разрешается проверять свои официальные записи о занятости.

Флорида

Законодательство Флориды не предусматривает, что частных служащих могут проверять свои личные дела или личные дела.

Государственные служащие: Государственные служащие имеют право просматривать свои файлы и делать копии в соответствии с Законом о государственных архивах Флориды, FL Stat § 119 .Работники системы государственных школ подпадают под действие закона FL Stat § 1012.31 .

Грузия

Законодательство Грузии не содержит положений о том, что какие-либо сотрудники могут проверять свои личные дела или личные дела. После увольнения кадровые записи государственных служащих очищаются в соответствии с O.C.G.A. § 45-1-5 .

Гавайи

Уставы Гавайев не предусматривают, что частных служащих могут проверять свои личные дела или личные дела.

Государственным служащим предоставлен доступ к их личным записям в соответствии с Законом о единой информационной практике Гавайев (UIPA), глава 92, часть III . Исключены некоторые записи — записи, относящиеся к предотвращению, контролю или сокращению преступности, записи, которые раскрывают конфиденциальную личность источника, и некоторые другие ограничения, перечисленные в §92F-22 .

После получения письменного запроса агентство должно предоставить доступ и предоставить копию в течение 10 рабочих дней.Сотрудники имеют право исправлять фактические ошибки и оспаривать содержание своих личных данных, и у агентства есть 30 рабочих дней для ответа.

Следуйте этим инструкциям: Запрос на доступ к правительственной записи

Айдахо

Статуты Айдахо не предусматривают, что частных служащих могут просматривать свои записи или файлы персонала.

Государственные служащие в Айдахо или их назначенные представители имеют доступ к своему личному делу по запросу и могут получить копии всех материалов (за исключением рекомендательных писем) в соответствии с §74-106 и §33- 518 статута Айдахо.

Иллинойс

Всем сотрудникам в Иллинойсе предоставлен доступ к своим записям в соответствии с Законом о проверке кадрового учета (820 ILCS 40 /) , включая бывших сотрудников, сроком на один год.

Работодатели должны предоставить сотрудникам или их назначенным представителям доступ к своим кадровым файлам в течение 7 рабочих дней и могут потребовать от сотрудника подать письменный запрос с использованием специальной формы. Сотрудники могут делать копии контента, но работодатель может взимать плату за стоимость копий.

Сотрудники могут потребовать удаления или исправления информации в их личном деле. Если взаимное согласие не может быть достигнуто, работник может подать письменное заявление с объяснением своей позиции, которое работодатель должен приложить к спорной части кадрового учета. Заявление должно быть включено всякий раз, когда спорная часть передается третьей стороне.

Действующим сотрудникам разрешается до 2 запросов на проверку в год через разумные промежутки времени. Некоторые документы исключены Разделом 10, например, рекомендательные письма и подробные результаты испытаний.

Индиана

Закон штата Индиана не предусматривает, что частных служащих могут просматривать записи своих сотрудников или файлы персонала.

Государственные служащие в Индиане имеют доступ к своим кадровым записям в соответствии с IC 5-14-3-4 и могут получить копию бесплатно в соответствии с политикой Государственного отдела кадров .

Айова

Всем сотрудникам в Айове предоставляется доступ к их личным файлам в соответствии с §91B.1 , за исключением справок о приеме на работу, написанных для сотрудника. Сотрудникам разрешается получать копии, но работодатель может взимать плату, эквивалентную сумме, взимаемой за страницу для копий, сделанных коммерческой копировальной компанией.

Канзас

Законодательство Канзаса не предусматривает, что частных сотрудников могут проверять свои личные дела или личные дела.

Государственный служащий Записи должны быть открыты для проверки, но до K.S.A. 45-221 личные записи, рейтинги эффективности или индивидуально идентифицируемые записи не обязательно должны быть открытыми. Следующая информация должна быть раскрыта: имена, должности, заработная плата или фактические трудовые договоры о компенсации, а также стаж работы должностных лиц и сотрудников государственных учреждений.

Кентукки

Статуты Кентукки не предусматривают, что частных сотрудников могут проверять свои личные дела или личные дела.

Государственные служащие из Кентукки получают доступ к просмотру и копированию своих полных записей в соответствии с KRS § 18A.020 после подачи письменного запроса. Государственным служащим разрешается комментировать в письменной форме любой элемент в своем файле, и их комментарии прилагаются к конкретной записи и добавляются в их файл.

Луизиана

Частные сотрудники в Луизиане не имеют права просматривать свое личное дело, если только в справочнике для сотрудников это право не предусмотрено.

Государственным служащим в Луизиане предоставляется доступ к их личному делу и записям сотрудников в соответствии с несколькими законами: сотрудникам правоохранительных органов согласно § 40 RS: 2533 , школьным служащим и любым неклассифицированным служащим согласно RS § 17: 1237 , и пожарные сотрудники в соответствии с RS § 33: 2183 .

Мэн

В соответствии с разделом Раздел 26, §631 всем сотрудникам в штате Мэн (включая бывших сотрудников) предоставляется возможность просматривать и копировать свои личные дела после подачи письменного запроса.

Если работодатель не выполняет требования в течение 10 дней с момента получения письменного запроса, он подвергается штрафу в размере 25 долларов в день (но не более 500 долларов США) и может быть привлечен к суду о возмещении ущерба и гонорарах адвокатам.

По запросу сотрудника работодатель должен бесплатно предоставлять сотруднику одну копию всего своего кадрового дела каждый календарный год.

Мэриленд

Законодательство Мэриленда не предусматривает s для частных служащих для проверки их кадрового учета.

Государственные служащие имеют право проверять личные дела своих сотрудников в соответствии с § 4-311 GP . В соответствии с Законом штата Мэриленд об общественной информации (PIA) и GP § 4-203 у хранителя есть 10 дней, чтобы подготовить запись или ответить на запрос.

Массачусетс

Согласно MGL C.149 §52C , все сотрудники в Массачусетсе имеют право просматривать свои кадровые записи или получать копию в течение 5 рабочих дней после подачи письменного запроса.Работодатели обязаны уведомлять сотрудников в течение 10 дней о размещении отрицательной информации в их кадровой документации.

Работодатели не обязаны разрешать сотруднику проверять свои записи более двух раз в течение календарного года. Однако проверка, вызванная внесением отрицательной информации в их личный кабинет, не засчитывается в счет двух проверок.

Сотрудники могут потребовать удаления или исправления информации в их личном деле.Если взаимное согласие не может быть достигнуто, работник может подать письменное заявление с объяснением своей позиции, которое работодатель должен приложить к спорной части кадрового учета. Заявление должно быть включено всякий раз, когда спорная часть передается третьей стороне.

Мичиган

В Мичигане «Закон о праве сотрудников Булларда-Плавецки знать» ( MCL § 423.501 — 423.512 ) предоставляет всем сотрудникам возможность просматривать свои кадровые записи на разумных собеседованиях, как правило, не более двух раз. в год.После проверки сотруднику разрешается копировать записи.

Если работник демонстрирует, что он не может просмотреть записи лично, работодатель обязан отправить ему копию по почте после получения письменного запроса от работника.

Сотрудники могут потребовать удаления или исправления информации в их личном деле. Если взаимное согласие не может быть достигнуто, работник может подать письменное заявление (не более 5 листов бумаги размером 8,5 × 11 дюймов) с объяснением своей позиции, которое работодатель должен приложить к оспариваемой части кадрового учета.Заявление должно быть включено всякий раз, когда спорная часть передается третьей стороне.

Миннесота

В соответствии с законом Миннесоты § 181.961 , всем сотрудникам разрешается проверять свои кадровые записи один раз в шесть месяцев после подачи письменного запроса. После проверки работники могут подать письменный запрос на копию записи, которую должен предоставить работодатель.

Бывшим сотрудникам разрешается проверять свою учетную запись один раз в год после увольнения, пока ведется учетная запись персонала.В качестве альтернативы бывшие сотрудники могут направить работодателю письменный запрос на предоставление копии их кадровой документации.

Миссисипи

Устав штата Миссисипи не предусматривает, что какие-либо сотрудники могут проверять свои кадровые записи. Кадровая документация освобождена от действия Закона о государственных архивах штата Миссисипи № от 1983 г. № в соответствии с Кодекс штата Миссисипи. § 25-1-100

Миссури

Миссури был одним из первых сторонников закона об открытых записях, подписав в 1973 году главу RSMO 610 .Несмотря на этот факт, статуты штата Миссури не содержат положений , позволяющих сотрудникам проверять свои кадровые записи. Записи, относящиеся к найму, увольнению, дисциплинарному взысканию или продвижению по службе конкретных сотрудников государственным правительственным органом, считаются личной информацией и являются закрытыми записями в соответствии с RSMO § 610.021 .

Монтана

Устав штата Монтана не предусматривает для частных сотрудников доступа к их кадровой документации.

Монтана государственных служащих имеют доступ к своим кадровым документам в соответствии с Правилом 2 .21.6615 . Сотрудникам разрешается подать письменный ответ на информацию, содержащуюся в их кадровом архиве, в течение десяти рабочих дней с даты, когда служащий узнал об этой информации, и их письменный ответ становится постоянной частью кадрового учета.

Небраска

Устав Небраски не предусматривает для частных сотрудников доступа к их кадровым документам.

В соответствии с § 79-8 109 Кодекса штата Небраска штатные сотрудники муниципальных школьных округов должны иметь доступ к своему личному делу, которое ведется округом, и иметь право приложить письменный ответ на любой элемент файла.

Невада

Согласно NRS § 613.075 , всем сотрудникам разрешается проверять и получать копии своих кадровых документов, подав письменный запрос. Сотрудники могут подавать запросы на изменение в письменной форме, чтобы исправить неточную или неполную информацию в своих записях, а также могут предоставить письменное объяснение разумной длины в прямом ответе на любую письменную запись в своих записях о занятости.

При увольнении работодатель должен разрешить работнику проверить его трудовую книжку в течение 60 дней после его или ее увольнения и должен, если этот бывший работник потребует в течение этого периода, предоставить бывшему работнику копию этих записей.

New Hamshire

New Hampshire предоставляет всем сотрудникам право проверять свои личные дела и получать копию согласно RSA § 275: 56 .

Работодатели не обязаны раскрывать информацию в личном деле, если сотрудник является объектом расследования и раскрытие информации нанесет ущерб правоохранительным органам, или если информация относится к расследованию государственной безопасности.

Если сотрудник не согласен с какой-либо информацией, содержащейся в его файле, он может потребовать удаления или исправления информации.Если соглашение не может быть достигнуто, сотрудник может подать письменное заявление с объяснением своей версии информации с подтверждающими доказательствами, которые должны храниться как часть личного дела сотрудника.

Нью-Джерси

В Нью-Джерси нет закона, требующего общего доступа к файлам персонала для любых сотрудников . Однако в связи с расследованиями, проводимыми государственным агентством, работодатели могут быть обязаны предоставить информацию о трудовых книжках сотрудников по N.J.A.C. § 13: 4-4.2 .

Нью-Мексико

Законодательство штата Нью-Мексико не предусматривает для любых сотрудников доступа к своим кадровым записям. NM Stat § 14-2-1 исключает вопросы, связанные с мнениями в личных делах, из раскрытия в соответствии с Законом об инспекции государственных архивов (IRPA) ; Это означает, что раскрытие внутренних оценок, дисциплинарных отчетов, информации о повышении / понижении в должности или увольнении, а также служебных аттестаций не требуется.Однако фактическая информация в файле, такая как зарплата, ежегодный отпуск или конфликт интересов, не защищена аналогичным образом.

Нью-Йорк

В настоящее время только государственных служащих Нью-Йорка имеют доступ к своим кадровым файлам в соответствии с PBO § 89.2. (C) . Государственным служащим разрешается доступ к личным записям после предоставления разумных доказательств их личности.

Законопроект о собраниях A4836 и Законопроект Сената S5044 находятся в активе законодательного собрания Нью-Йорка и предоставят государственным и частным служащим и право просматривать свое личное дело.

Северная Каролина

Законодательство Северной Каролины не предусматривает доступа частных сотрудников к их личным документам.

Все нынешние и бывшие сотрудники имеют доступ к определенным записям, таким как записи, указывающие на их собственное воздействие токсичных материалов или вредных физических агентов в соответствии с § 95-143 G.S. .

Все государственных служащих в Северной Каролине (нынешние и бывшие) имеют доступ к своим личным записям в соответствии с G.С. § 126-24 . , за исключением рекомендательных писем, запрошенных до приема на работу, и информации о медицинской инвалидности, которую разумный врач не разгласит пациенту.

Северная Каролина имеет несколько законодательных актов, которые применяются к различным группам и областям, но все они содержат в основном те же формулировки, что и § 126-24 . .

Северная Дакота

Законодательство Северной Дакоты не предусматривает доступа частных сотрудников к их кадровой документации.

Государственные служащие в Северной Дакоте имеют доступ к своим личным записям в соответствии с § 54-06-21 NDCC . Сотрудники могут получить доступ к своим записям по предварительной записи в обычное рабочее время. Проверка должна проходить под наблюдением, и сотрудники имеют право отвечать на любые поданные материалы, и их ответы должны быть приложены к копии файла. Сотрудники могут получить копию любого документа по запросу, а работодатели могут взимать разумную плату.

Огайо

Закон штата Огайо не предусматривает, что частных служащих могут проверять свои кадровые записи.

Тем не менее, в соответствии с пунктом 3701.74 пересмотренного Кодекса штата Огайо, все сотрудники в Огайо имеют право на доступ к своим собственным медицинским записям, включая любые записи медицинского осмотра, требуемого их работодателем, или осмотра в результате травмы или заболевания. относящиеся к их работе.

Огайо государственных служащих имеют доступ к своим кадровым файлам в соответствии с Законом о государственных архивах штата Огайо, кодифицированным в § 149.43 пересмотренного Кодекса штата Огайо . Ряд организаций разъяснили требования и процедуры в рамках Административного кодекса Огайо ( § 3349-7-5, § 3357: 12-3-20 , § 3364-25-04 , § 5122-26-06 ).Например, некоторые университеты предусматривают, что сотрудники могут получать доступ к своим кадровым записям один раз в год после подачи письменного запроса.

Оклахома

Устав Оклахомы не предусматривает, что частных сотрудников могут проверять свои кадровые записи.

Если иное не оговорено в законе, государственных служащих в Оклахоме имеют доступ к своему личному досье и могут получать копии в соответствии с O.S. § 24A.7 .

Орегон

Согласно ORS § 652.750, Всем сотрудникам в Орегоне разрешается проверять свои кадровые записи в течение 45 дней после подачи запроса и они должны предоставить заверенную копию (работодатели могут взимать плату за фактическую стоимость предоставления услуги).

Кадровое дело включает записи, используемые для определения квалификации сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, дополнительной компенсации, увольнения или других дисциплинарных мер, а также учет рабочего времени и заработной платы сотрудника. Записи, относящиеся к осуждению, аресту или расследованию уголовного дела, или конфиденциальные отчеты предыдущих работодателей раскрывать не требуется.

Работодатели обязаны вести учет уволенных сотрудников в течение 60 дней.

Пенсильвания

Пенсильвания предоставляет всем сотрудникам (но не бывшим сотрудникам) доступ к просмотру своего личного дела в соответствии с 43 P.S. § § 1322-1324 . Сотрудникам и / или их назначенному агенту разрешается проверять свои личные дела не реже одного раза в год. Работодатели могут потребовать письменный запрос, в котором указывается цель проверки или конкретные части записи, которые сотрудник желает проверить.

Копирование файлов остается на усмотрение работодателя, но сотрудникам разрешается делать записи, и работодатель может иметь своего представителя во время проверки.

Записи должны быть доступны на месте в обычные рабочие часы и в том месте, где они обычно хранятся. Работодатели не обязаны разрешать проверку в течение обычного рабочего дня сотрудника, а также предоставлять доступ к файлу в нерабочие часы.

Файлы и записи, касающиеся квалификации сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, дополнительной компенсации, увольнения или дисциплинарных мер, включаются в личное дело.Однако следующие записи не подлежат проверке: записи сотрудника, относящиеся к расследованию возможного уголовного преступления, рекомендательные письма, документы, которые разрабатываются или готовятся для использования в гражданских, уголовных процессах или процедурах рассмотрения жалоб, медицинские записи или материалы. которые используются работодателем для планирования будущих операций или информации, доступной сотруднику в соответствии с Законом о справедливой кредитной отчетности.

Пуэрто-Рико

Статуты Пуэрто-Рико не предусматривают, что частных служащих могут проверять свои кадровые записи.

Государственным служащим в Пуэрто-Рико предоставляется право проверять свое личное дело в соответствии с 21 L.P.R.A. § 4572 .

Род-Айленд

Все сотрудники в Род-Айленде имеют право проверять свои личные дела в соответствии с RI Gen L § 28-6.4-1. После получения письменного запроса работодатели должны предоставить файлы в течение 7 рабочих дней в любое время, отличное от рабочего времени сотрудника.

Работодатели должны иметь представителя, присутствующего при проверке, и не обязаны разрешать работникам делать копии, но если копии предоставлены, работодатель может взимать разумную плату.

Сотруднику разрешается просматривать записи, используемые для определения его квалификации для работы, продвижения по службе, дополнительной компенсации, увольнения или дисциплинарных мер. Следующие записи исключаются из проверки: записи, относящиеся к расследованию возможного уголовного преступления, или записи, подготовленные для использования в любых гражданских, уголовных процессах или разбирательствах по жалобам; любые рекомендательные письма, рекомендации, управленческие записи, которые ведет или использует только работодатель; конфиденциальные отчеты от предыдущих работодателей и записи управленческого планирования.

Сотрудникам разрешается проверять свои записи не менее трех раз в календарный год.

Южная Каролина

Уставы Южной Каролины не предусматривают, что какие-либо сотрудники могут проверять свои кадровые записи. Законопроект 1045 Сената был внесен в 1996 году, чтобы установить права сотрудников на просмотр и получение копий своего личного дела, но он умер в комитете.

Все нынешние и бывшие сотрудники имеют доступ к определенным записям, таким как записи, которые указывают на их собственное воздействие токсичных материалов или вредных физических агентов в соответствии с Кодексом SC § 41-15-100 .

Южная Дакота

Устав Южной Дакоты не предусматривает, что частных сотрудников могут проверять свои кадровые записи.

Согласно SD Codified L § 3-6C-24, все записи, относящиеся к служащим государственного сектора , включая служебные аттестации, должны быть открыты для проверки сотрудником в обычные рабочие часы.

Теннесси

Законодательство штата Теннесси не предусматривает, что частных сотрудников могут проверять свои кадровые записи.

Tenn. Code Ann. В § 8-50-108 говорится, что любой государственный служащий имеет право доступа к личному делу своего служащего и может получить копии после оплаты стоимости размножения.

Техас

Законодательство штата Техас не предусматривает, что частных сотрудников могут проверять свои кадровые записи.

Государственные служащие имеют доступ к личным документам своих сотрудников в соответствии с Законом Texas Public Information Act (Tex.Правительственный Кодекс § 552.023 (а). и Tex. Att’y Gen. ORD-288 (1981).).

Муниципальная лига Техаса поддерживает отличную справочную информацию о Законе об общественной информации с общими сценариями и соответствующими ресурсами.

Юта

Устав штата Юта не предусматривает, что частных сотрудников могут проверять свои кадровые записи.

Согласно кодексу Юта 67-18 , государственные служащие имеют право проверять и делать копии своих личных файлов, причем стоимость копирования оплачивается служащим.

Вермонт

Устав штата Вермонт не предусматривает, что частных сотрудников могут проверять свои кадровые записи.

Менее 1 V.S.A. § 317 , вся информация в личном деле сотрудника любого государственного агентства должна быть доступна этому отдельному сотруднику или его назначенному представителю.

Вирджиния

В соответствии с § 8.01-413.1 Кодекса штата Вирджиния , все сотрудники (как нынешние, так и бывшие) имеют право получить копии записей, которые «отражают» даты трудоустройства, заработной платы или оклада сотрудника во время найма, работы описание и название, а также любые травмы, полученные сотрудником в ходе работы у работодателя.Работодатели должны предоставить записи в течение 30 дней с момента получения запроса и могут взимать разумную плату за копирование.

Вашингтон

Все сотрудники в Вашингтоне имеют право просматривать свои кадровые записи в соответствии с §§ 49.12.240–49.12.260 RCW. Сотрудники имеют право исправлять или опровергать любую информацию, содержащуюся в их личном деле, или справочную информацию, предоставленную лицам за пределами компании.

Работодатели должны разрешать не менее одного обзора в год, а бывший сотрудник сохраняет право на опровержение или исправление в течение двух лет.

Записи, относящиеся к расследованию возможных уголовных преступлений, записи или записи, составленные при подготовке к надвигающемуся судебному процессу, которые не будут доступны другой стороне в соответствии с правилами досудебного раскрытия информации, не подлежат проверке.

Западная Вирджиния

Уставы Западной Вирджинии не предусматривают, что какие-либо сотрудники могут просматривать свои личные дела.

Висконсин

Согласно Висконсин § 103.13 , все сотрудники (и бывшие сотрудники) имеют право просматривать свои личные дела.Работодатель может потребовать письменный запрос, и у него есть 7 дней после получения, чтобы предоставить документы. Сотрудники могут проверять любые кадровые документы, которые использовались или использовались при определении их квалификации для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации, увольнения или других дисциплинарных мер.

Сотрудники могут потребовать исправления удаления информации из их файлов по взаимному согласованию со своим работодателем. Если соглашение не может быть достигнуто, сотрудник может подать письменное заявление с объяснением своей должности, которое должно быть приложено к оспариваемой части его кадровой документации.

Вайоминг

Законодательство штата Вайоминг не предусматривает, что частных сотрудников могут проверять свои кадровые записи.

Вайоминг государственных служащих предоставлен доступ для просмотра своего личного дела в соответствии с Вайоминг, Стат. § 16-4-203 , включая информацию о приложении, оценки успеваемости и учебные достижения.

Как запросить копию вашего личного дела

Имею ли я право просматривать свои личные дела?

Да, при определенных обстоятельствах.В Иллинойсе есть закон штата, называемый Законом о проверке кадрового учета, 820 ILCS 40.

  • Текущий сотрудник? Вы можете проверять свой кадровый учет до двух раз в год.
  • Бывший сотрудник ? Вы можете проверять свое личное дело в течение одного года после увольнения.

Какие типы кадровой документации я могу просматривать?

Вы имеете право ознакомиться с любыми кадровыми документами, которые были, были или предназначены для использования при определении вашей квалификации для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации, увольнения или других дисциплинарных мер.

Исключены ли этим законом какие-либо кадровые записи?

Да, некоторые документы не подпадают под действие этого закона, поэтому вы не имеете права просматривать их. Эти документы включают:

  • Рекомендательные письма или документы внешней экспертной оценки для научных сотрудников высших учебных заведений.
  • Любая часть тестового документа, хотя вы можете увидеть совокупный общий результат теста.
  • Материалы, относящиеся к кадровому планированию вашего работодателя, где материалы относятся к более чем одному сотруднику или влияют на них, за исключением случаев, когда материалы были или предназначены для использования работодателем при определении вашей квалификации для приема на работу, продвижения по службе, перевода или дополнительной компенсации или при определении увольнения или дисциплины отдельного сотрудника.
  • Персональная информация о других сотрудниках.
  • Записи, относящиеся к любым другим нерешенным претензиям между вами и вашим работодателем, которые могут быть обнаружены в ходе судебного разбирательства.
  • Записи расследований или безопасности, которые ведет ваш работодатель для расследования преступного поведения, если только ваш работодатель не предпримет неблагоприятных действий с персоналом на основании информации, содержащейся в таких записях.

Как мне запросить свои кадровые записи?
  • Вам следует запросить свои кадровые записи в письменной форме.Прилагаю шаблон письма, которое вы можете использовать.
  • Ваш работодатель может потребовать от вас отправить запрос через специальную форму. Это допустимо, и вы должны выполнить просьбу работодателя.

Что произойдет после того, как я запрошу свои кадровые записи?

Ваш работодатель должен предоставить вам возможность ознакомиться с документами в течение 7 рабочих дней с момента подачи запроса. Работодатели могут продлить этот срок еще на 7 дней, если они могут обоснованно доказать, что такой срок не может быть соблюден.

Могу ли я скопировать свое личное дело ?

Да, вам разрешено получить копию информации или ее часть, содержащуюся в вашей записи. Ваш работодатель может взимать плату за предоставление копии, но эта плата должна быть ограничена фактической стоимостью копирования информации.

Что мне делать, если мой работодатель отказывает мне в просмотре моего личного дела ?

Если ваш работодатель отказывает, сотрудник может подать жалобу в Департамент труда штата Иллинойс.

Однако перед этим подумайте, можете ли вы связаться с кем-нибудь еще, чтобы сделать запрос. Например, если вы отправили запрос своему непосредственному руководителю, вы можете снова отправить запрос в письменной форме в отдел кадров вашего работодателя. В качестве альтернативы, если у вашего работодателя есть юрисконсульт, вы можете обратить его внимание на этот вопрос, чтобы попытаться получить копию своего личного дела без обращения в суд.

Мой работодатель не ведет личные дела.Является ли это нарушением Закона о проверке кадрового учета ?

Нет. Обзор кадровой документации не требует от вашего работодателя создания кадрового файла, если ваш работодатель еще этого не сделал.

Что делать, если я не согласен с записью в моем личном деле ?

Если вы не согласны с какой-либо информацией, содержащейся в личном деле, вы можете попытаться договориться об удалении или исправлении со своим работодателем. Если вы не можете прийти к соглашению со своим работодателем, вы можете подать письменное заявление с объяснением вашей позиции.Ваш работодатель должен приложить ваше заявление к спорной части кадрового учета, и это заявление должно быть включено всякий раз, когда спорная часть передается третьей стороне. Это не означает, что ваш работодатель согласен с вашим ответом, а скорее предназначен для записи вашей позиции или несогласия.

Где я могу узнать больше о Законе о проверке кадрового учета ?

Министерство труда Иллинойса


ШАБЛОН ПИСЬМА: Запрос вашего личного дела

ДАТА (1 января 2017 г.)

СПОСОБ ДОСТАВКИ (Электронная почта / U.S. Mail / Hand Delivered и т. Д.)
Отдел кадров
Адрес работодателя

Re: Запрос на трудоустройство Джейн Смит

Уважаемый г-н / г-жа. (Связаться с отделом кадров):

Я пишу, чтобы запросить полную копию моих трудовых книжек, которые ведет (имя работодателя), включая мою медицинскую карту, в соответствии с Законом о проверке кадровой документации (820 ILCS 40 / 0.01 et seq.).

Пожалуйста, предоставьте эти документы или письменный ответ в течение семи рабочих дней.Если у вас есть вопросы по моему запросу, вы можете связаться со мной письменно или по телефону.

Спасибо за внимание к этому вопросу.

Искренне Ваш,

Джейн Сотрудник
Ваш номер телефона / адрес электронной почты


Альтернативные форматы

Испанский

ЕСТЬ ВОПРОСЫ?

Свяжитесь с Equip по телефону доверия по вопросам трудовых прав
1-844-RIGHTS-9 (бесплатно) или (844) 744-4879
800-610-2779 (tty)
вакансий @ equipforequality.org
www.equipforequality.org/employment

Этот справочный материал предназначен в качестве руководства для людей с ограниченными возможностями. Ничто из написанного здесь не должно рассматриваться как юридическая консультация. Для получения конкретной юридической консультации следует проконсультироваться с юристом.

Equip for Equality, независимая некоммерческая организация, представляет собой систему защиты и защиты интересов штата Иллинойс, миссия которой заключается в продвижении прав человека и гражданских прав детей и взрослых с ограниченными возможностями. Телефон доверия по вопросам трудовых прав помогает людям с ограниченными возможностями эффективно защищать свои интересы.Эта публикация стала возможной благодаря финансовой поддержке со стороны The Chicago Community Trust, Министерства здравоохранения и социальных служб США, Управления по вопросам интеллектуальных нарушений и нарушений развития и Центра психиатрических услуг Управления служб психического здоровья и злоупотребления психоактивными веществами; Департамент образования США, Управление реабилитационных служб; и Управление социального обеспечения. За содержание данной публикации несет исключительную ответственность Equip for Equality, и она не обязательно отражает официальную точку зрения любого из этих агентств.

© Equip for Equality, 2017 г. (версия 2, 9/2017)

Последнее обновление: 9 октября 2019 г.

кадровое дело в приговоре

Эти примеры взяты из корпусов и из источников в Интернете. Любые мнения в примерах не отражают мнение редакторов Cambridge Dictionary, Cambridge University Press или его лицензиаров.

Информация, относящаяся к предыдущим годам, хранится в личных делах персонала и может быть получена только по непропорционально высокой цене.

750 000 страниц в 35 000 личных дел включают заявления людей, которые не были приняты на работу или наняты, а также служебные записи тех, кто был нанят.

Из

Википедия