Образец заполнения внутренней описи документов личного дела – Внутренняя опись документов личного дела — образец

Внутренняя опись документов дела — образец 2019

На странице представлен образец документа «Внутренняя опись документов дела» с возможностью скачать его в формате xls.

Тип документа: Опись

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 12,0 кб

Внутренняя опись является документом, который необходим каждому предприятию для организации учета документации и правильного ее хранения в своем архиве. Данную опись осуществляют также в случаях, когда документы являются особо ценными или секретными. Если архив по определенным причинам был поврежден, то документацию можно восстановить согласно данной описи.

Благодаря тому, что документы, которые внесены в опись, имеют четкую структуру и информацию, есть возможность воссоздания по ним различных исторических архивов, с которыми по ряду обстоятельств в течение некоторого времени не проводилось никакой работы. К тому же грамотно составленная внутренняя опись поможет оптимизировать архив предприятия при его чрезмерной наполненности.

Правила составления внутренней описи

Данный документ должен быть составлен в соответствии со строго определенными требованиями. Он представляет собой таблицу, в которую нужно внести следующие данные:

  • номер по порядку;
  • индекс документа;
  • дату составления документа;
  • его наименование или заголовок;
  • примечание, в котором можно дать краткое описание документации.

В нижней части таблицы цифрами и прописью фиксируется общее количество внесенных документов, а также число страниц данной внутренней описи. Документ подписывает сотрудник, его составивший. Он указывает название своей должности и обязательно расшифровывает подпись. В самом низу внутренней описи необходимо поставить дату ее составления.

Скачать образец документа

Скачать в .xls

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Скачать в .xls

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

dogovor-obrazets.ru

Внутренняя опись документов личного дела, не завершенного делопроизводством (Образец заполнения) — образец РБ 2019. Белформа

Главная → Бланки → Опись → Внутренняя опись документов личного дела, не завершенного делопроизводством (Образец заполнения)

Файл текстовой версии: 5,3 кб

Открыть документ в галерее:


Текст документа:

---------------------------------------------------------------------------
¦Внутренняя опись документов личного дела N         ¦         45          ¦
----------------------------------------------------+----------------------
                          Голубкина Анна Петровна
---------------------------------------------------------------------------
                        (фамилия, имя, отчество)
---------------------------------------------------------------------------
¦ N ¦     Название и    ¦   Дата   ¦  Индекс ¦Номера¦   Дата   ¦Примечание¦
¦п/п¦заголовок документа¦документа ¦документа¦листов¦ включения¦          ¦
¦   ¦                   ¦          ¦         ¦ дела ¦ документа¦          ¦
¦   ¦                   ¦          ¦         ¦      ¦ в личное ¦          ¦
¦   ¦                   ¦          ¦         ¦      ¦   дело   ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 1 ¦         2         ¦    3     ¦    4    ¦  5   ¦     6    ¦     7    ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 1 ¦Дополнение к       ¦          ¦         ¦  1   ¦06.12.2010¦          ¦
¦   ¦личному листку по  ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
¦   ¦учету кадров       ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 2 ¦Личный листок по   ¦06.12.2010¦         ¦ 2-3  ¦06.12.2010¦          ¦
¦   ¦учету кадров       ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 3 ¦Автобиография      ¦06.12.2010¦         ¦  4   ¦06.12.2010¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 4 ¦Диплом о высшем    ¦22.06.2004¦   А N   ¦  5   ¦06.12.2010¦          ¦
¦   ¦образовании. Копия ¦          ¦ 1234567 ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 5 ¦Свидетельство о    ¦15.10.2010¦N 7654321¦  6   ¦06.12.2010¦          ¦
¦   ¦повышении          ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
¦   ¦квалификации. Копия¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 6 ¦Заявление о приеме ¦06.12.2010¦         ¦  7   ¦06.12.2010¦          ¦
¦   ¦на работу          ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 7 ¦Выписка из приказа ¦06.12.2010¦  105-к  ¦  8   ¦06.12.2010¦Оригинал в¦
¦   ¦о приеме на работу ¦          ¦         ¦      ¦          ¦ деле 2-03¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 8 ¦Анкета             ¦06.12.2010¦         ¦  9   ¦06.12.2010¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦ 9 ¦Свидетельство о    ¦03.12.2012¦N 2567234¦  10  ¦03.12.2012¦          ¦
¦   ¦повышении          ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
¦   ¦квалификации. Копия¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦10 ¦Аттестационная     ¦06.12.2012¦         ¦  11  ¦06.12.2012¦          ¦
¦   ¦характеристика     ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦11 ¦Аттестационный лист¦07.12.2012¦         ¦  12  ¦07.12.2012¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦   ¦                   ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦   ¦                   ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦   ¦                   ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦   ¦                   ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
+---+-------------------+----------+---------+------+----------+----------+
¦   ¦                   ¦          ¦         ¦      ¦          ¦          ¦
----+-------------------+----------+---------+------+----------+-----------
Итого __________________________________________________________ документов
                          (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________
                                           (цифрами и прописью)

Приложения к документу:

Какие документы есть еще:

Что еще скачать по теме «Опись»:

  • Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
    Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
  • Как грамотно составить договор займа
    Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
  • Правила составления и заключения договора аренды
    Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
  • Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
    В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

belforma.net

Внутренняя опись документов личного дела, оформленного для передачи в архив (Образец заполнения) — образец РБ 2019. Белформа

Главная → Бланки → Опись → Внутренняя опись документов личного дела, оформленного для передачи в архив (Образец заполнения)

Файл текстовой версии: 5,1 кб

Открыть документ в галерее:


Текст документа:

          Внутренняя опись документов личного дела   N 45
                                                  --------
                           Голубкина Анна Петровна
                    -------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------
¦ N ¦   Название и    ¦   Дата   ¦ Индекс  ¦ Номера ¦  Дата    ¦Примечание¦
¦п/п¦    заголовок    ¦документа ¦документа¦ листов ¦включения ¦          ¦
¦   ¦    документа    ¦          ¦         ¦  дела  ¦документа ¦          ¦
¦   ¦                 ¦          ¦         ¦        ¦ в личное ¦          ¦
¦   ¦                 ¦          ¦         ¦        ¦   дело   ¦          ¦
+---+-----------------+----------+---------+--------+----------+----------+
¦ 1 ¦        2        ¦     3    ¦    4    ¦   5    ¦     6    ¦    7     ¦
+---+-----------------+----------+---------+--------+----------+----------+
¦ 1 ¦Дополнение к     ¦06.12.2010¦         ¦   1    ¦06.12.2010¦          ¦
¦   ¦личному листку   ¦          ¦         ¦        ¦          ¦          ¦
¦   ¦по учету кадров  ¦          ¦         ¦        ¦          ¦          ¦
+---+-----------------+----------+---------+--------+----------+----------+
¦ 2 ¦Личный листок по ¦          ¦         ¦  2-3   ¦06.12.2010¦          ¦
¦   ¦учету кадров     ¦          ¦         ¦        ¦          ¦          ¦
+---+-----------------+----------+---------+--------+----------+----------+
¦ 3 ¦Автобиография    ¦06.12.2010¦         ¦   4    ¦06.12.2010¦          ¦
+---+-----------------+----------+---------+--------+----------+----------+
¦ 4 ¦Диплом о высшем  ¦22.06.2004¦   А N   ¦   5    ¦06.12.2010¦          ¦
¦   ¦образовании.     ¦          ¦ 1234567 ¦        ¦          ¦          ¦
¦   ¦Копия            ¦          ¦         ¦        ¦          ¦          ¦
+---+-----------------+----------+---------+--------+----------+----------+
¦ 5 ¦Свидетельство о  ¦15.10.2010¦N 7654321¦   6    ¦06.12.2010¦          ¦
¦   ¦повышении        ¦          ¦         ¦        ¦          ¦          ¦
¦   ¦квалификации.    ¦          ¦         ¦        ¦          ¦          ¦
¦   ¦Копия            ¦          ¦         ¦        ¦          ¦          ¦
+---+-----------------+----------+---------+--------+----------+----------+
¦ 6 ¦Заявление о      ¦06.12.2010¦         ¦   7    ¦06.12.2010¦          ¦
¦   ¦приеме на работу ¦          ¦         ¦        ¦          ¦          ¦
+---+-----------------+----------+---------+--------+----------+----------+
¦ 7 ¦Выписка из       ¦06.12.2010¦  105-к  ¦   8    ¦06.12.2010¦          ¦
¦   ¦приказа о приеме ¦          ¦         ¦        ¦          ¦          ¦
¦   ¦на работу        ¦          ¦         ¦        ¦          ¦          ¦
+---+-----------------+----------+---------+--------+----------+----------+
¦ 8 ¦Анкета           ¦06.12.2010¦         ¦   9    ¦06.12.2010¦          ¦
+---+-----------------+----------+---------+--------+----------+----------+
¦ 9 ¦Свидетельство о  ¦03.12.2012¦N 2567234¦   10   ¦03.12.2012¦          ¦
¦   ¦повышении        ¦          ¦         ¦        ¦          ¦          ¦
¦   ¦квалификации.    ¦          ¦         ¦        ¦          ¦          ¦
¦   ¦Копия            ¦          ¦         ¦        ¦          ¦          ¦
+---+-----------------+----------+---------+--------+----------+----------+
¦10 ¦Аттестационная   ¦06.12.2012¦         ¦   11   ¦06.12.2012¦          ¦
¦   ¦характеристика   ¦          ¦         ¦        ¦          ¦          ¦
+---+-----------------+----------+---------+--------+----------+----------+
¦11 ¦Аттестационный   ¦07.12.2012¦         ¦   12   ¦07.12.2012¦          ¦
¦   ¦лист             ¦          ¦         ¦        ¦          ¦          ¦
+---+-----------------+----------+---------+--------+----------+----------+
¦12 ¦Выписка из       ¦05.03.2013¦  32-к   ¦   13   ¦05.03.2013¦          ¦
¦   ¦приказа об       ¦          ¦         ¦        ¦          ¦          ¦
¦   ¦увольнении с     ¦          ¦         ¦        ¦          ¦          ¦
¦   ¦работы           ¦          ¦         ¦        ¦          ¦          ¦
----+-----------------+----------+---------+--------+----------+-----------
Итого 12 (двенадцать) документов
Количество листов внутренней описи       1 (один)
                                    ----------------

Приложения к документу:

Какие документы есть еще:

Что еще скачать по теме «Опись»:

  • Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
    Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
  • Как грамотно составить договор займа
    Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
  • Правила составления и заключения договора аренды
    Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
  • Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
    В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

belforma.net

Опись личных дел (Образец заполнения) — образец РБ 2019. Белформа

Файл текстовой версии: 2,5 кб

Открыть документ в галерее:


Текст документа:

Общество с ограниченной                                  УТВЕРЖДАЮ
ответственностью "Ключ"                                  Директор
                                                        Подпись С.И.Изюмов
Фонд N ____                                              03.01.2013
Опись N 7
личных дел
За 2011 год
---------------------------------------------------------------------------
¦ N ¦Индекс¦  Заголовок   ¦Дата дела ¦ Количество  ¦   Срок    ¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦ дела (тома,  ¦  (тома,  ¦   листов    ¦ хранения  ¦          ¦
¦   ¦(тома,¦    части)    ¦  части)  ¦в деле (томе,¦дела (тома,¦          ¦
¦   ¦части)¦              ¦          ¦   части)    ¦  части)   ¦          ¦
+---+------+--------------+----------+-------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦  2   ¦      3       ¦    4     ¦      5      ¦     6     ¦    7     ¦
+---+------+--------------+----------+-------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦  24  ¦Иванов Иван   ¦20.12.2006¦     22      ¦  75 лет   ¦          ¦
¦   ¦      ¦Иванович      ¦18.05.2011¦             ¦           ¦          ¦
+---+------+--------------+----------+-------------+-----------+----------+
¦ 2 ¦  28  ¦Петров Петр   ¦15.11.2006¦     31      ¦  75 лет   ¦          ¦
¦   ¦      ¦Петрович      ¦05.11.2011¦             ¦           ¦          ¦
+---+------+--------------+----------+-------------+-----------+----------+
¦ 3 ¦  31  ¦Сергеев Сергей¦03.10.2006¦     18      ¦  75 лет   ¦          ¦
¦   ¦      ¦Сергеевич     ¦27.12.2011¦             ¦           ¦          ¦
----+------+--------------+----------+-------------+-----------+-----------
В данную опись внесено 3 (три) личных дела с N 1 по N 3.
Юрисконсульт                           Подпись                  А.В.Копейко
СОГЛАСОВАНО
Специалист по делопроизводству
Подпись А.В.Минина
05.01.2013
Передал ____ личных дела.
                                      Подпись
Принял _____ личных дела.
Заведующий архивом                     Подпись

Приложения к документу:

Какие документы есть еще:

Что еще скачать по теме «Опись»:

  • Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
    Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
  • Как грамотно составить договор займа
    Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
  • Правила составления и заключения договора аренды
    Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
  • Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
    В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

belforma.net

Для чего нужна внутренняя опись личного дела, образец заполнения заявления

Как правило, образец заполнения внутренней описи личного дела необходим в тех случаях, когда планируется архивация. Однако все документы группируются по определенному признаку (ведомственные описи, личный состав дел). Описи до недавнего времени было принято составлять на каждом предприятии, независимо от того, государственное или частное предприятие.

Для чего нужна опись

Опись помогает при оформлении сотрудника на должность зафиксировать все документы, предоставленные сотрудником. При поступлении новых бумаг информация корректируется в архиве. Любое действие фиксируется: возврат или изъятие документов.

В случае утери предоставленных документов ответственным лицом является кадровик, поэтому каждый сотрудник тщательно старается подходить к ведению архива, чтобы избежать штрафных санкций. Специалисты утверждают, что на практике существовали случаи судебного разбирательства в связи с утерей важных документов.

К каким личным делам составляется опись

Действующим законодательством не предполагается обязательное составление описи на предприятиях. Однако существует ряд условий, при которых данное правило становится обязательным для выполнения, что отображено в ряде нормативных актов:

  1. Документация, передающаяся в архив организации для хранения на постоянной основе более 10 лет.
  2. Если есть формулировка «личное дело». Нет четкого представления о том, какой пакет бумаг подлежит хранению.

Вышеперечисленные условия действительны для любого типа предприятия: государственного или муниципального учреждения. Невыполнение несет административную ответственность.

Кто отвечает за составление

Данная функция выполняется кадровиком, работающим на предприятии. В качестве альтернативы данные обязанности могут возлагаться на секретариат, либо руководство предприятия. Заниматься составлением описи может каждый сотрудник, главное, чтобы у него был достаточный опыт для заполнения формы без ошибок и последующих нареканий.

Особой актуальностью пользуется правило в связи с последними поправками в законодательной базе. Теперь каждый сотрудник для составления описи должен опираться на собственный опыт ведения дел.

Как составить документ

После изменений на государственном уровне не существует определенной, стандартной формы с использованием типового образца. Существует несколько вариантов ведения:

  1. Составление в произвольном порядке описи при каждом изменении (что часто вызывает путаницу на предприятии).
  2. Создание единого шаблона в организации для дальнейшего ведения дел (регистрируется на предприятии).

В листе должна быть зафиксирована следующая информация:

  • полное наименование
  • информационные данные о работнике, которые берутся для хранения
  • перечень документов, подлежащих архивации
  • все бумаги, находящиеся на хранении (указание о наличии копий)

В состав описи включаются документы, свидетельствующие о квалификации сотрудника, полученном образовании, почетные награды, копии приказов и распоряжений, фиксация ученой степени при наличии.

Для удобства рекомендуется отображать все данные в табличном виде. Если список документов пополняется, либо некоторые листы изымаются, любое передвижение должно отображаться в листе для описи. Отражается информация, кто использовал документы и для каких целей.

Оформление описи

Допускается составление в ручном формате. Разрешается рисовать таблицы посредством карандаша и обыкновенной ручки, либо использовать ПК. Не играет роли, на каком листе составляется документ: формате А4 или фирменном бланке организации. На практике достаточно одной копии, однако если сотрудник изъявит желание получить копию, руководство организации обязано ее предоставить.

В зависимости от длины перечня, документ может быть оформлен на нескольких страницах или одной. В первом случае каждая страница нумеруется. Важно принять во внимание, что в документе не допускается наличие ошибок, исправлений или неточностей. При указании ложной информации, на предприятие налагается дисциплинарное взыскание в виде административного штрафа.

Документация хранится в отдельной папке или приклеивается к титульной стороне личного дела. Ответственный сотрудник имеет право самостоятельно выбирать вариант хранения.

Образец описи

В первой части документа указывается полное название организации и ФИО работника, чьи документы подлежат хранению. Для удобства вся информация фиксируется в табличном виде и содержит следующую информацию:

  1. Порядковый номер.
  2. Внутренний номер в документообороте или индекс.
  3. Когда составлена опись и где.
  4. Указание типа документа (оригинал или копия), название.
  5. Количество листов.
  6. Приложение, где указывается информация об изъятии или возврате документов, каковы причины и кем было осуществлено.

После таблицы в прописном варианте фиксируется сколько документов находится на хранении. Лист описи визируется ответственным сотрудником за его учет с указанием ФИО и расшифровкой подписи.

Ознакомиться с образцом заполнения документа можно ниже.

Если работник прекращает свою деятельность на предприятии, автоматически дальнейшее фиксирование данных останавливается. Поскольку бывший сотрудник не получает личное дело при увольнении, оно отправляется на хранение в архив предприятия.

Когда остаются незаполненные строки, кадровик обязан их перечеркнуть, чтобы избежать внесения незаконных дополнительных записей. Далее его включают в личное дело и отдают целым пакетом для сохранения.

Оформление листа с перечнем документов является обязательной процедурой не в каждом случае. Нормативная база предусматривает определенные условия (как правило для государственных служащих). Важно принять во внимание, что нет четко установленной формы ведения документа. Главное, чтобы он отображал необходимую информацию и только достоверные данные. В противном случае организация обязана оплатить штрафные санкции, которые также налагаются на ответственное должностное лицо.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

pravodeneg.net

Внутренняя опись личного дела образец

18 августа 2016      Кадровые

Процедура ведения личных дел предусмотрена в обязательном виде в бюджетных и госучреждений. Коммерческие предприятия выполняют это действие на свое усмотрение. Если же личное дело на работника заводится, то в него следует включить опись, поясняющую его содержание.

Опись документов личного дела представляет собой бумагу, составленную в свободной форме и включающую основные данные о каждом бланке, включенном в состав дела. Основное предназначение внутренней описи — это ускорение и упрощение поиска необходимых документов, а также систематизация информации о них.

В личное деле все составляющие расположены последовательно, по мере их подготовке. Как правило, используется хронологический порядок распределения документации. Каждому документу присваивается номер, под которым он будет значиться в описи. Все листы личного дела нумеруются, номера документов проставляются во внутренней описи. Такая информация позволит в кратчайшие сроки найти необходимый бланк.

Основное требование к оформлению описи — наглядность и логичность предоставления информации, она должна помогать в описке необходимой информации, а не запутывать.

Скачать образец описи личного дела работника можно внизу статьи по ссылке.

Образец оформления

Бланк внутренней описи должен включать сведения обо всей документации, включенной в состав личного дела. Данные вписываются в нее по мере поступления. Верхние записи посвящаются наиболее ранним по дате оформления документам. Далее последовательно фиксируются данные о поступающей документации.

Для каждого отдельного бланка заполняется своя строка описи. Число граф и их наименование определяется самим работодателем.

 

Рекомендуем обозначить такие графы для указания информации о каждом вносимом в дело документе:

  • № по порядку;
  • индекс документа, который проставляется на нем в момент его внесения в дело работника;
  • дата выписки, указанная на самом бланке;
  • наименование и заголовок;
  • номера листов личного дела, на которых располагается регистрируемый документ;
  • примечание — оставляется графа для необходимых поясняющих пометок.

При желании таблицу можно дополнить нужными графами.

Так как внутренняя опись относится к конкретному делу работника, то номер этого дела следует поставить в описи, чтобы не произошло утери.

Документы, касающиеся деятельности работника, могут поступать в дело в процессе работы. В некоторых случаях их число может быть значительным. По мере поступления сведения о документе включаются в таблицу внутренней описи. Когда весь лист будет заполнен информацией, внизу пишется общее число порядковых номеров на странице, далее подготавливается еще одна страница для продолжения записей.

По каждой странице описи нужно зафиксировать количество порядковых номеров, а также общее число номеров с начала ведения. Данные сведения нужны для того, чтобы один из документов личного дела не потерялся.

Лицо, ответственное за учет кадров и ведения личных дел, должен подписать составленный документ. Опись должна храниться внутри дела. Возможный пример оформления можно скачать ниже.

Как составить опись

Внутренняя опись личного дела образец — скачать.

rabotnika.ru

Внутренняя опись документов дела — Нормативные акты о делопроизводстве и законы об архивном деле

Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, который содержит перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов дела, индексов, дат, заголовков и нумерации листов дела.

Она является обязательным документом в процессе учета дел с особо ценной для компании информацией. Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе.

Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем. В том случае если дело переплетено или подшито без бланка внутреннее описи, то она приклеивается к внутреннее стороне лицевой обложки дела.

В архиве организации понятие дела и единиц хранения равноценно.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно арабскими цифрами и в листе-заверителе дела указываются через знак «+».

Правила заполнения внутренней описи документов дела


Порядковый номер

Указывается порядковый номер документа в деле.

Индекс документа

Индекс документа – это регистрационный номер документа (если такового нет, то во внутренней описи делается пометка б/н).

Дата документа

В графе проставляется дата регистрации документа или дата подписи документа (если документ не был зарегистрирован).

Заголовок документа

Заголовок документа включает в себя краткое содержание документа.

Номера листов

Нужно указать номера листов документа.

Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.

Итоговая запись

В конце описи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов. Указывается количество листов внутренней описи.

naar.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *