Какие документы должны быть в личном деле: Какие 7 документов должны быть в личном деле сотрудника в 2021 г.

Документы в личном деле сотрудника в 2020 году

Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений. Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от 01.06.1998 № 640

Законодательные требования

Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.

Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу. После ознакомления дела должны вернуться обратно.

Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является. Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.

Какие меры необходимо принять

1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Формирование документации

Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

В личном деле сотрудника хранятся:

• заявление о приеме на вакантную должность;
• резюме;
• ксерокопии индивидуального номера налогоплательщика, паспорта, пенсионного;
• ксерокопии дипломов о высшем или среднеспециальном образовании;
• рекомендации предыдущих работодателей;
• все внутренние документы компании, относящиеся к данному сотруднику;
• трудовой договор и приложения к нему;
• данные аттестации;
• должностные инструкции.

Не стоит вкладывать в папку бумаги с небольшим сроком хранения. Так как личные дела могут храниться в архивах до 75 лет, многие документы просто устареют.

Каждый листок в деле должен быть в хронологическом порядке прошит, а также пронумерован и описан. Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:

• перечень документов в личное дело сотрудника;
• данные конкретного сотрудника;
• нумерацию папок;
• номенклатурные индексы;
• время составления;
• полный перечень бумаг;
• подпись кадрового работника;
• печать.

Образец внутренней описи документов

Скачать

Порядок ведения

Любые данные в документы вносит только официально уполномоченный кадровик. В его распоряжении должна быть специальная книга по учету документов. Без отдельно оформленного приказа руководства никто не имеет права заменять кадрового работника и знакомиться с содержанием дел. Все дополнения и изменения подкрепляются соответствующими бумагами.

Журнал учета личных дел, образец

Скачать

Чтобы обезопасить содержимое личных дел от утечки конфиденциальной информации, папки с документами хранятся в специальных металлических сейфах с надежной системой безопасности.

Как только сотрудника увольняют, его личное дело отправляется в архив. Срок хранения данных бывших работников зависит от статуса предприятия и составляет от года до 10 лет.

Выдача папок с личными данными

Важно знать, что в отличие от трудовой книжки, личное дело никогда не выдается на руки. Примерно раз-два в год сотрудник может ознакомиться с содержимым своего дела в присутствии кадровика, но не больше. После ознакомления работник подписывает лист ознакомления, который затем также подшивается в папку.

Лист ознакомления с материалами личного дела, бланк

Скачать

Состав личного дела работника-2017 | Современный предприниматель

Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.

Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2017. То есть, состав личного дела работника 2017 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен. Запрещается рассказывать не только конкретную информацию, но и то, что входит в личное дело работника предприятия. За нарушение конфиденциальности, кроме увольнения за проступок (ст. 81 ТК), применят административное, материальное, уголовное наказание. Наличие приказа о защите персональных данных, подписанных обязательств о не разглашении, правильности хранения сведений о том, какие документы входят в личное дело сотрудника (в электронном, бумажном виде), проверяет государственная инспекция по труду. Плановый контроль проводится раз в три года.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

Пример

Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха содержит периодические медицинские заключения (вредное производство, контроль профессиональных заболеваний).

Какие документы подшиваются в личное дело работника обязательно при приеме и увольнении:

• Заявление сотрудника о приеме;
• Копия приказа о назначении;
• Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;
• Личная карточка (форма Т-2) или листок;
• Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;
• Трудовой договор;
• Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;
• Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;

Дополнять список документов в личном деле работника могут копии:

• ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета;
• Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании;
• Свидетельств о рождении детей;
• Заявлений и приказов на отпуска всех видов;
• Трудовой книжки;
• Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.

Копии заверяются сотрудником, ответственным за кадровое делопроизводство, надписью: «Копия верна» и указанием должности, фамилии и инициалов.

Из оригиналов в состав документов личного дела работника входят:

• Характеристики с предыдущих мест работы;
• Анкета, заполненная при соискании должности;
• Должностная инструкция;
• Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;
• Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
• Докладные записки, объяснительные.

Порядок расположения документов в личном деле работника

При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.

При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.

Пример

Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.

Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.

Образец

Внутренняя опись личного дела № 4

кассира ООО «Нарва»

Иванушкиной Елены Алексеевны

№ п/п	Дата документа	Номер документа	Наименование документа	Номера листов дела	Примечание
1	21.01.2017	4	Трудовой договор	1-4	Оригинал
2	21.01.2017	4-К	Приказ о приеме на работу	5	Копия
3	21.01.2017	3-М	Соглашение о материальной ответственности	6-7	Оригинал
4	15.05.2017	4-КД	Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу	8	Оригинал
5	25.08.2017	7вх	Заявление о предоставлении очередного отпуска	9	Оригинал

По реестру видно, какие документы хранятся в личном деле работника, в каком виде и в какой последовательности. Форма описи не имеет унифицированного шаблона, разрабатывается и утверждается на предприятии локальным актом. После таблицы на каждом листе указываются сведения о заполнителе.

Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений

Количество документов, касающихся трудовой деятельности персонала, неограниченно и может составлять несколько десятков листов. Для быстрого получения сведений в состав личного дела работника в 2017 г. можно включить личную карточку (Т-2 для коммерческих предприятий) или личный листок по учету кадров.

Форма Т-2 установлена Госкомстатом, но предприятиям предоставлено право самостоятельной разработки документа. По унифицированному формату карточка содержит все сведения, необходимые для полного ознакомления с квалификацией, трудовой деятельностью персонала. Основанием для заполнения граф служит личное дело сотрудника и документы в нем. Со слов записывается только состав семьи.

При приеме на работу указываются паспортные данные, номера ИНН и СНИЛС, сведения о квалификации и образовании, дополнительная информация. Правильность содержимого заверяется подписью работника. В процессе трудового периода карточку формируют на основании того, что входит в личное дело сотрудника – приказы, копии аттестационных свидетельств, справки.

Для контроля за поступлением, выдачей и возвратом личных дел заводится журнал учета. Перемещения сопровождаются обязательной проверкой по описи того, из чего состоит личное дело сотрудника.

перечень документов и персональные данные

Законом состав личного дела сотрудника не установлен, поэтому работодатель сам вправе определять его. Для этого он может исходить из сроков хранения, ценности документов и полезности для нанимателя содержащейся в них информации. При этом установленный организацией порядок необходимо оформить соответствующим локальным актом. Рассказываем про состав личного дела работника 2021: перечень документов и персональные данные.

Требования к составу документации личного дела

Определяя, что должно быть в личном деле работника, работодатель исходит необходимости включать туда документы, связанные непосредственно с трудовыми взаимоотношениями.

В личное дело не следует помещать документы, имеющие незначительные периоды хранения (п. 3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Обычно личное дело включает:

• документацию трудящегося, прямо относящуюся к его трудовой деятельности и предоставляемую самим работником по законодательству РФ;
• оформляемую нанимателем в обязательном порядке в процессе выполнения им должностных функций.

Условно состав личного дела сотрудника можно поделить на 3 части:

1. Документы при приеме на работу.
2. Документы о прохождении сотрудником конкурса в качестве соискателя при приеме на работу (если проводился).
3. Документы с информацией о деятельности сотрудника у работодателя.

В результате, в перечень документов в личном деле включают как сведения, носящие характер персональной информации о сотруднике, так и данные о непосредственном выполнении им трудовых обязанностей.

Все их располагают в хронологическом порядке, а каждый лист дела нумеруют.

Все документы регистрируют во внутренней описи, которую включают в состав папки.

Из чего состоит личное дело сотрудника

Законодательно состав документов личного дела работника не утвержден. Однако в кадровом деле сложилась определенная практика его формирования.

Чаще всего папки личных дел организуют по структуре, пример которой приведен на схеме.

Важно

В личное дело не стоит включать копии документов с личными данными работника: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета.

Считается, что это избыточные данные. Нужную информацию из них записывают, после чего возвращают работнику. Причем делать этого не нужно даже при получении от сотрудника разрешения об обработке персональных данных (см.. например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013).

При приеме работника обычно сохраняют:

• заявление;
• его анкету или данные резюме;
• соглашение о неразглашении коммерческой информации;
• копии дипломов;
• рекомендательные письма, характеристики с прежних мест работы.

В качестве документов, связанных с трудовой деятельностью, чаще всего подшивают:

• трудовой договор и допсоглашения к нему;
• приказы по перемещению, совместительству, совмещению, переводу, увольнению;
• приказы по оплате труда – начисление премий, назначение надбавок;
• приказы об отпусках, о командировках;
• приказы по поощрениям, награждениям;
• приказы об аттестации и копии актов по ее результатам;
• служебные записки о поощрении или о применении дисциплинарных взысканий, объяснительные сотрудника, акты служебных расследований;
• заявления об увольнении или переводе;
• договор о материальной ответственности;
• должностные инструкции.

При начале оформления папки заводят также внутреннюю опись, которая входит в список документов в личном деле работника. В нее добавляют новые строки по мере поступления в дело новых документов. После увольнения работника её тоже подшивают в папку.

Можно без ограничений помещать в личное дело документы по трудовой деятельности сотрудника: их список открыт.

Включение в состав дела персональных сведений о работнике

Под персональными данными понимают любую информацию, относящуюся к определенному или определяемому лицу. Для ее сбора и обработки необходимо получить письменное согласие от работника (п. 1 и п. 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

В части того, что входит в личное дело работника, это требование касается:

• медкнижки работника;
• документов об образовании;
• справки об отсутствии (наличии) судимости;
• характеристики и рекомендательных писем.

При этом важно соблюдать ряд принципов хранения и обработки персональных данных:

• цель их использования – трудоустройство работника, обеспечение его продвижения по службе, контроль качества выполняемой им работы;
• строгое соблюдение норм Конституции и ТК РФ при их обработке;
• сотрудник должен быть под роспись ознакомлен с локальными актами, регламентирующими порядок работы с персональными данными.

Определяя список документов в личном деле работника, в него обязательно нужно добавить письменное согласие на обработку персональных данных. Срок действия такого разрешения можно ограничивать окончанием действия трудового договора или моментом достижения цели использования персональной информации. Оно может быть письменно отозвано работником в любой момент. Однако нужно понимать, что отсутствие согласия на использование персональной информации может сделать фактически невозможным продолжение трудовых отношений.

Письменное разрешение на обработку персональных данных хранят в течение 3-х лет с момента окончания его действия.

Страница не найдена | Крымский университет культуры, искусств и туризма

К сожалению, такой страницы не существует

Найдите что-нибудь другое в меню слева, или почитайте наши новости.

День Государственного герба и Государственного флага Республики

В Крымском университете  культуры, искусств и туризма прошли мероприятия, приуроченные ко Дню Государственного…

О пользе онлайн образования

В  КУКИиТ  совершенствование образовательного потенциала считается одним из важных пунктов обучения…

Фестиваль актёрской песни

Как мы уже сообщали, студенты Театрального колледжа университета  участвуют в цикле интересных творческих…

Международный день студенческого спорта

В спортивных мероприятиях, организованных в рамках Международного дня студенческого спорта, который…

Именные стипендии лучшим студентам

По поручению Главы Республики Крым Сергея Аксёнова,  министр культуры Арина Новосельская вручила…

Всероссийский день трезвости

«Здоровый образ жизни: созидание, творчество и разум» – с таким девизом для студентов Крымского университета…

Мастер-класс от «Балтийского дома»

С 3 по 10 сентября в третий раз в Крыму проходил фестиваль национальных театров России «Крымская театральная…

Встреча на актуальную тему

Студенты-волонтёры Крымского университета культуры, искусств и туризма в рамках пилотного проекта…

Поздравляем с юбилеем любимый театр!

8 сентября Крымский академический русский драматический театр им. М. Горького торжественно отметил…

Праздник в посёлке Айкаван

4 сентября студенты Театрального колледжа Крымского университета культуры, искусств и туризма в составе…

Памяти погибших в Беслане

День солидарности в борьбе с терроризмом – одна из важных памятных дат, которую россияне отмечают…

День воинской славы России

В университете культуры, искусств и туризма состоялись мероприятия, приуроченные ко  Дню воинской…

Документы

Что должно быть в досье сотрудника?

1. Блог
2. Управление персоналом
3. Что должно быть в досье сотрудника?

Досье сотрудника или кадровая запись — это группа документов, которые содержат всю необходимую информацию о времени работы сотрудника в вашем бизнесе, от его заявления о приеме на работу до его заявления об увольнении.

Вы можете быть сбиты с толку относительно того, что должно быть в досье сотрудника, или задаетесь вопросом, как долго вам следует хранить эту информацию.В этом руководстве мы создали контрольный список файлов сотрудников, чтобы помочь вам собрать все нужные документы и ответить на любые общие вопросы, которые могут у вас возникнуть.

Зачем нужны досье сотрудников

Хранение всей важной информации о сотруднике в одном месте означает, что можно легко найти любую важную информацию об их роли и обязанностях.

Это также означает, что вы можете предоставить любые необходимые записи в случае, если сотрудник предъявит вам иск. Вот почему важно постоянно обновлять личное дело сотрудника и регулярно проверять все файлы, чтобы убедиться в наличии всех необходимых документов.

Это поможет защитить вас в случае предъявления иска, поскольку в досье сотрудника будет указано, какую поддержку и лечение получал этот человек в рамках своего бизнеса.

Что хранить в делах сотрудников

Содержимое файлов сотрудников будет варьироваться от человека к человеку, но мы думаем, что есть несколько ключевых аспектов, которые следует включить.

В личное дело сотрудника следует включать:

• Заявление о приеме на работу, резюме и сопроводительное письмо
• Информация об образовании и прошлом трудоустройстве
• Описание роли
• Письмо с предложением о работе и трудовой договор
• Контактная информация для экстренных случаев
• Учебные записи
• Информация о заработной плате и льготах (но не банковские реквизиты)
• Формы служебной аттестации
• Протокол о дисциплинарных взысканиях
• Заявление об увольнении сотрудника
• Документация для выездного собеседования
• Любая другая документация, связанная с трудоустройством

Узнайте, как наше программное обеспечение может помочь

Наше программное обеспечение для управления персоналом поможет вам сэкономить часы на управлении персоналом.

Чего не должно быть в файлах сотрудников?

Любая информация, не имеющая отношения к роли сотрудника, например, его этническая принадлежность или сведения об инвалидности, не должна включаться в его личное дело.

Избегайте включения каких-либо наблюдений или мнений о сотруднике в их личное дело: информация должна быть ограничена только фактами.

Кто имеет право просматривать ваши личные дела?

Поскольку файлы сотрудников содержат личную информацию, такую ​​как домашний адрес или сведения о дисциплинарных мерах, вы должны обеспечить их защиту и ограниченный доступ.Только сам сотрудник, его непосредственный руководитель и сотрудники отдела кадров должны иметь возможность просматривать свои файлы.

Как долго хранить файлы сотрудников

GDPR (Общий регламент по защите данных) вступил в силу в мае 2018 года и установил строгие правила, касающиеся ответственности работодателей за защиту данных своих сотрудников.

Не думайте, что вы сможете избавиться от всей информации сотрудников, когда они увольняются из вашего бизнеса. По закону от вас может потребоваться хранить некоторые данные, например данные о заработной плате, и лучше всего хранить другую информацию на случай, если бывший сотрудник предъявит иск против вас.Если вы удалили записи об аттестациях, дисциплинарных мерах или льготах, вы не сможете представить доказательства того, что вы соблюдали трудовое законодательство.

Для неудачных кандидатов на вакансию рекомендуется хранить информацию в течение как минимум 6 месяцев после подачи заявления. Для бывших сотрудников общие правила:

• Рабочее время (подробности о том, когда сотрудник работал у вас) — 2 года
• Заработная плата и сведения о взятых отпусках по беременности и родам и отцовству — 3 года
• P45 / P60, личные дела и записи об обучении — 6 лет

Согласно GDPR, сотрудники имеют право на получение информации:

• какая информация о них у вас есть и как вы ее используете
• Конфиденциальность записей
• как эти записи могут помочь в их обучении и развитии на работе

Если сотрудник запросит копию имеющихся у вас данных о нем, у вас будет 30 дней, чтобы предоставить ее.

Где хранить досье сотрудников

Дни, когда документы сотрудников хранятся в запертом огнеупорном шкафу, быстро становятся историей для многих предприятий. Безусловно, самый безопасный и надежный метод хранения файлов сотрудников в одном месте — это их хранение в программном обеспечении для управления персоналом.

С программным обеспечением HR вы сможете защитить важные документы и ограничить круг лиц, имеющих к ним доступ. Сотрудники смогут редактировать свои личные данные, когда они будут обновлены, что освободит время администратора для себя.

Поскольку программное обеспечение размещено в облаке, оно будет доступно из любого места. Это будет полезно, поскольку все больше и больше сотрудников начинают работать удаленно или имеют гибкий график работы, который позволяет им работать из дома несколько дней в неделю.

Сотрудники смогут получить ответы на любые вопросы об их роли или обязанностях, просмотрев свой трудовой договор и описание должности в программном обеспечении. Это сократит количество времени, которое вы тратите на ответы на общие вопросы сотрудников, позволяя вам сосредоточиться на своем бизнесе.

Наше программное обеспечение для управления персоналом позволяет хранить все файлы сотрудников в вашей собственной защищенной онлайн-базе данных, обеспечивая вам душевное спокойствие.

Свяжитесь с нами по адресу [email protected] или позвоните нам по телефону 0333 014 3888, чтобы узнать больше о нашем простом в использовании программном обеспечении для персонала.

Или начните бесплатную пробную версию сегодня.

ПОДРОБНЕЕ:

Содержание этого блога предназначено только для общей информации. Пожалуйста, не полагайтесь на это как на юридический или другой профессиональный совет, поскольку это не то, что мы намеревались сделать.Вы можете найти более подробную информацию об этом в наших Условиях использования веб-сайта. Если вам нужна профессиональная консультация, свяжитесь с нами.

Вы также можете прочитать эти статьи

Личное дело сотрудника — важность, контрольный список, процесс

Это уже не просто хорошая идея для работодателя вести личное дело каждого сотрудника, но это также необходимо учитывать, что принятое решение в основном основано на данных, а также нужны доказательства и документация.

Документация трудовая книжка, записи о вкладе и достижениях, дисциплинарные уведомления, рекламные акции, планы развития производительности и многое другое должны быть личное дело.

У работодателя хорошие причины хранить несколько кадровых дел — некоторые из них юридические, а некоторые — для трудоустройства. цели практики. Документация необходима, чтобы у работодателя был точный просмотр трудовой книжки сотрудника. Документация поддерживает работодателя решения и могут защитить работодателя в судебном процессе — сохранены правильно.

Содержимое досье персонала содержит исторический обзор важных событий во время карьера сотрудника. Они поддерживают решения, которые принимаются в отношении сотрудник и его карьера. Они демонстрируют доводы работодателя за наймом, продвижением по службе, переводом, наградами и признанием, а также увольнением решения.

Прошли те времена, когда большинство личных документов и записей были в твердом формате, которые были сложны в обслуживании, обновлении и, кроме того, очень труднодоступны.Также было сложно составить содержательный отчет для сотрудников в целом в организации.

В наши дни большая часть компании хранят данные о сотрудниках в электронном виде и ведут записи в HRMS (Система управления человеческими ресурсами), хотя для небольших компаний это может быть также удалось в Excel.

Оба эти HRMS доступны в Интернете, а также для небольших устройств в формате приложения. Есть некоторые документы, которые необходимо подписать и хранить в твердом формате отдельно от данные, хранящиеся в HRMS, и, следовательно, личные файлы не менее важны.

Личное дело сотрудников является наиболее важным файлом с точки зрения соответствия как как внутри, так и по закону. Также для HR-функции необходимо иметь это документальное свидетельство для аудита отдела. Личный файл обычно подготовлены на момент присоединения сотрудника отделом кадров и имеют все личные записи хранятся для идентификации личности и для руководства цель.

Личное дело сотрудников представляет собой файл, который содержит документы от присоединения до выхода и имеет документы жизненного цикла прямо из его резюме, документов о трудоустройстве, перевода Письмо, письмо об оценке / повышении квалификации, письмо о повышении, другая документация, связанная с трудоустройством вместе с сотрудниками Подтверждение личности, банк связанные доказательства, квалификационные документы и предыдущая работа, связанная с документы.Здесь также есть копии уставных документов, таких как PF ESIC и т. Д.

Что произойдет, если вы не ведете личное дело сотрудников ?

Если вы не ведете личное дело сотрудников, что может привести к потере огромных данных записей сотрудников а также делает вас нарушителем закона. А хорошо задокументированное кадровое досье является ключом к защите работодателя при проверках и иски. Хорошо управляемые кадровые файлы позволяют работодателю должным образом контролировать и проверять производительность сотрудников.

Давайте рассмотрим контрольный список документов, необходимый для поддержки личное дело сотрудника:

сотрудник:

Личное дело — Контрольный список документов: —

Подготовлено : -__________________ Проверено По: —

Контрольный список документов Обзор: —

CV : The первый документ сотрудника, который вы получите во время собеседования.Из что вы можете легко получить все сведения о человеке об их предыдущих опыт, личные и квалификационные детали.

Форма трудоустройства : При присоединении HR попросят сотрудника заполнить Форма трудоустройства. Должным образом заполнены им / ею, а также заверены самими собой, что предоставляет подробную личную информацию о сотруднике. Резюме требуется сотрудника для дальнейшего подсчета информации, предоставленной сотрудником во время собеседование совпадает с выданными сертификатами или нет..

Пан-карта: Пан-карта является обязательным документом для целей налогообложения и PF KYC.

Карта Aadhar: для идентификации, подтверждения адреса и PF KYC.

Удостоверение избирателя: для подтверждения личности и адреса

Знак предприятия: Это форма декларации, которую сотрудник подписывает в случае отсутствия каких-либо документов на момент присоединения.

Существующий номер PF / номер UAN / номер ESIC: Для привязки предыдущего номера UAN и номера ESIC.

Документы об образовании: Вам необходимо собрать документы об образовании в убедитесь, что предоставленные вам сведения об образовании верны.

Документы об опыте работы: Целью сбора документов об опыте работы является для проверки правильности информации, указанной сотрудником. Нравится:

• Письмо-предложение: Вы можете проверить Подтверждение работы сотрудника в предыдущей компании
• Письмо о назначении: Чтобы проверить структуру заработной платы предыдущей компании, обозначение и подтвержденная дата присоединения.
• Заработная плата: Вы можете перекрестно проверить зарплату из их квитанции о заработной плате и письмо с предложением, и его можно перепроверить с общими деталями.
• Разгрузочное письмо: Для обеспечения продолжительности работы сотрудника в последнем организация.

Форма 1 (Декларация ESIC) / Форма Mediclaim: Назначение TIC (Временное удостоверение личности), для семьи, кандидат и настоящий адрес рядом с больницей ESIC в вашем районе. Претензия Med форма помогает в медицинском страховании сотрудника и его семьи, где сотрудник также предоставляет подробную информацию о кандидате.

Форма — 2 (Форма назначения в ПФ): Это форма, которую сотрудник заполняет, чтобы назначить кровь по требованию ПФ в его отсутствие

Форма F (Форма для подачи заявки на получение вознаграждения): Эта форма предназначена для обозначения крови в отношении заявки на получение безвозмездной помощи. в его отсутствие.

Форма декларации по подоходному налогу: Для сбора данных об инвестициях для вычета подоходного налога.

Аннулированный чек / титульная страница сберегательной книжки: для перекрестной проверки реквизиты банка, предоставленные сотрудником, верны.

Приемка на официальные документы : Вам необходимо сохранить прием на всех документах, которые Сообщение отдела кадров в отношении Работник. Как письмо с предложением, письмо о назначении, письмо с подтверждением, увеличение Письмо, переводное письмо и т. Д.

• Прием Письма-предложения вашей компании:
• Получение Письма о назначении в вашу компанию
• Получение Письма-подтверждения вашей компании
• Получение Инкрементного письма вашей компании
• Получение Письма о переводе вашей компании

Кадровое дело: какие документы в нем должны содержаться?

Количество претензий сотрудников к работодателям растет

Одним из результатов пандемии является рост претензий сотрудников к работодателям, в том числе заявлений осведомителей, о дискриминации, незаконном увольнении и нарушениях правительственных приказов и директив, связанных с COVID-19.Ожидается множество жалоб и судебных исков, поскольку пандемия продолжает развиваться.

В исках сотрудников могут утверждаться, что работодатель нарушил федеральные законы и постановления и / или законы и постановления штата. Эти законы обеспечивают защиту работодателей или сотрудников и должны соблюдаться работодателями. Эти законы включают:

• Закон штата Нью-Джерси о борьбе с дискриминацией
• Закон о защите добросовестных сотрудников (CEPA)
• Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA)
• Исполнительные указы и положения / директивы Министерства здравоохранения и / или труда
• Возрастная дискриминация в Закон о занятости
• Закон о справедливых трудовых стандартах
• Закон штата Нью-Джерси о заработной плате и часах

Важность документирования и требования к отчетности

В судебных процессах о нарушении любого из вышеперечисленных законов или постановлений это необходимо что у работодателя есть фактическая документация, которая будет оспаривать претензии сотрудника к организации или ее руководителям.В частности, документы, связанные с производительностью, должны быть зарегистрированы и сохранены, причем доступ обычно ограничивается отделом кадров.

В некоторых ситуациях от работодателя требуется сообщить о проблеме сотрудника в конкретное агентство или регулирующий орган.

Тогда возникает вопрос, в каком типе файла должна храниться информация о сотруднике?

Кадровое дело: что в нем должно содержаться?

Личное дело сотрудника является важным элементом, который служит многим целям.Это хранилище для первоначального заявления и резюме сотрудника, рекомендательных писем и описания должности. Если параметры задания должны измениться, обновленные описания должны быть добавлены в файл персонала. Документы, относящиеся к продвижению по службе, повышениям, переводам, увольнениям, ставкам заработной платы, другим компенсациям, профессиональному развитию и обучению, положительные отзывы и другие типы фактической информации о сотруднике должны находиться в личном деле.

Кроме того, личное дело должно содержать все дисциплинарные уведомления, уведомления о приостановке и записи о прекращении работы.

Судебный процесс или жалоба в EEOC могут повлечь за собой повестку в суд для личного дела. По этой причине, а также поскольку файл персонала обычно доступен для персонала отдела кадров, сотрудника, а иногда и менеджера или руководителя сотрудника, очень важно знать, какой тип информации не должен содержаться в этом файле.

Использование альтернативных файлов для хранения другой информации

Многие типы информации о сотруднике не должны включаться в файл персонала.Для этих документов рекомендуется создавать отдельные файлы, возможно, классифицированные как заметки для надзора или управления. Информация, которой не должно быть в личном деле, вместо этого может быть сохранена в медицинской карте, картотеке заработной платы, файле I-9, файле расследования или другом конфиденциальном файле. В качестве альтернативы некоторые документы вообще не должны храниться у работодателя.

Как правило, работодатели не должны включать в личное дело сотрудника следующую информацию:

• документы, относящиеся к записи собеседования заявителя
• тесты при приеме на работу
• справочные / биографические проверки
• проверка занятости / заработной платы
• тесты на наркотики
• иммиграционные формы
• ведомость заработной платы и пособий
• медицинские / страховые записи
• компенсация работникам
• алименты / удержание заработной платы
• любые судебные документы и записи расследований

Работодатель, который следует этим руководящим принципам и применимым законам и нормативные акты смогут поддерживать соответствующую информацию и файлы о сотрудниках компании.В случае сомнений проконсультируйтесь с отделом кадров и с юрисконсультом.