Как записать запись в трудовой книжке недействительна: Образец недействительной записи в трудовую книжку 2021

Содержание

Как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи?

Содержание статьи

Заполняя трудовую книжку, специалист кадровой службы может допустить неточности или ошибки. В п.30 Правил ведения и хранения трудовых книжек № 225 (далее Правила) прописано, что не допускается зачеркивание ошибочных записей в разделах трудовой книжки о работе и о награждении. Исправление в этих разделах возможно осуществить только таким способом, как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи. Затем необходимо внести правильную запись.

Как правильно написать в трудовой книжке что запись недействительна?

В п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек № 69 (далее Инструкция)  определена последовательность, как именно делается запись в трудовой книжке «Запись недействительна».

После ошибочной записи с соответствующим номером в этом же разделе делается запись в графах:

№1 — последующего порядкового номера,

№2 — даты внесения записи,

№3 — следующего содержания: «Запись за номером таким-то недействительна» и строчкой ниже делается правильная запись,

№ 4 — правильных реквизитов приказа или другого решения работодателя, в соответствии с которым вносится эта запись.

Приведем несколько примеров исправлений неверных записей, которые наиболее часто встречаются в практике кадровиков.

Пример 1. Недействительная запись в трудовой книжке

Когда в трудовую книжку по ошибке была внесена неправильная должность работника, исправление производится следующим образом:

1

2

3

4

Закрытое акционерное общество
«Алвиго-Транс»  (ЗАО «Алвиго-Транс»)
8 10 02 2014 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
экономиста 10.02.2014 № 4-к
9 10 02
2014
Запись за номером 8 недействительна Приказ от
Принят в маркетинговый отдел на должность 10.02.2014 № 4-к
инженера

Пример 2. Внесение записи в трудовую книжку о недействительности даты приема на работу

1 вариант. Когда в трудовую книжку ошибочно вписали неверную дату приема работника, исправление можно оформить следующим образом:

1

2

3

4

Закрытое акционерное общество
«Алвиго-Транс»  (ЗАО «Алвиго-Транс»)
8 10 02 2014 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
инженера 12.02.2014 № 6-к
9 12 02 2014 Запись за номером 8 недействительна Приказ от
Принят в маркетинговый отдел на должность 12.02.2014 № 6-к
инженера

2 вариант. Если была внесена неверная дата приема и реквизиты приказа:

1

2

3

4

Закрытое акционерное общество
«Алвиго-Транс »  (ЗАО «Алвиго-Транс»)
8 10 02 2014
Принят в маркетинговый отдел на должность
Приказ от
инженера 10.02.2014 № 4-к
9 12 02 2014 Запись за номером 8 недействительна
12 02 2014 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
инженера
12.02.2014 № 6-к

Пример 3. Изменение формулировки увольнения

Если после внесения записи об увольнении специалистом по кадрам была замечена ошибка в формулировке увольнения, исправление производится следующим образом:

1

2

3

4

Закрытое акционерное общество
«Алвиго-Транс»  (ЗАО «Алвиго-Транс»)
8 11 02 2013 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
инженера 11.02.2013 № 6-к
9 05 02 2014 Уволен по собственному желанию, пункт 3 Приказ от
статьи 77 Трудового кодекса Российской 05.02.2014 № 8-к
Федерации
Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. Галкина
                                                            Печать
Закрытое акционерное общество
«Алвиго-Транс»  (ЗАО «Алвиго-Транс»)
10 05 02 2014 Запись за номером 9 недействительна, Приказ от
Уволен по соглашению сторон,  пункт 1 05.02.2014 № 8-к
статьи 77 Трудового кодекса Российской
Федерации
Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. Галкина
                                                            Печать

Пример 4. Исправление ошибочной записи, которая была обнаружена после увольнения

Если после внесения записи об увольнении сотрудника была замечена ошибка в записи о приеме, а именно в названии должности, то исправление можно оформить следующим образом:

1

2

3

4

Закрытое акционерное общество
«Алвиго-Транс»  (ЗАО «Алвиго-Транс»)
8 11 02 2013 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
экономиста 11.02.2013 № 6-к
9 05 02 2014 Уволен по собственному желанию, пункт 3 Приказ от
статьи 77 Трудового кодекса Российской 05.02.2014 № 8-к
Федерации
Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. Галкина
                                                            Печать
Закрытое акционерное общество
«Алвиго-Транс»  (ЗАО «Алвиго-Транс»)
10 06 02 2014 Запись за номером 8 недействительна,
11 02 2013 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
инженера 11.02.2013 № 6-к
Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. Галкина
                                                            Печать

Исправление ошибочной записи должна производить та организация, которая внесла ошибочную запись в трудовую книжку своего сотрудника, либо та организация в которой на данный момент работает этот сотрудник, но только в случае предоставления подтверждающего документа из организации, которая допустила эту ошибку.

Образец записи в трудовой книжке Запись недействительна в 2020 году

Трудовая книжка является официальным документом любого сотрудника, в который вносится стаж, длительность опыта, причины увольнения и некоторая другая информация.

Ошибки в нем крайне нежелательны, но все же встречаются по причине безалаберности кадровика или бухгалтера.

При желании подсчитать накопленный стаж или оформить пенсию возникнут проблемы, и чтобы избежать этого, необходимо знать, как можно исправить помарку и признать сделанную запись недействительной.

Общие правила внесения изменений

Законодательство Российской Федерации защищает права трудящихся и оговаривает, как должно строиться взаимодействие разных сторон процесса труда, чтобы ничьи права не были ущемлены.

Трудовой кодекс Российской Федерации оговаривает все нюансы, в том числе и связанные с трудовыми книжками.

Согласно закона, они являются основной бумагой для официально трудоустроенного человека, и заполнять их нужно всякий раз, когда происходит какое-либо изменение в статусе человека или его квалификации, связанное с трудовой деятельностью.

Заполнение и ведение трудовых книжек строго оговорено в соответствующих Правилах и Инструкции, которые были изданы еще в 2003 году.

В них прописывается, кто имеет право заполнять документы, поданы примерные формулировки того, как следует отражать разные события в виде записей, а также исправлять, если в заполнение закралась ошибка.

Последнее следует разобрать, так как даже опытные кадровые специалисты не всегда знают, каким образом это отражать в документации.

Внесенные в трудовую записи может изменять или отменять ограниченный перечень людей, у которых есть соответствующие полномочия, но ни в одном законе не предусмотрено перечисления таких должностей.

Упомянуто только то, что подобные полномочия передаются внутренним приказом, но это обычно делается в отношении кадровиков, а на мелких предприятиях заниматься данной работой может руководитель фирмы или любой другой сотрудник, к примеру бухгалтер, секретарь, администратор и прочие.

Для неверной информации, которая была внесена в трудовую, нельзя применять привычные в других случаях зачеркивания, замазывания, сноски и прочие способы.

Разрешено использовать только тот вариант, связанный с указанием недействительности записи и добавлением правильных данных.

Когда ошибка появилась на первой странице, то допускается зачеркнуть неверную информацию и дописать соответствующую действительности, но на обложке с внутренней стороны указывается, почему произошли изменения и на основании чего они были вписаны в документ.

Записи всегда вносятся шариковой ручкой синего или черного цвета, но вполне допустимы гелевые или перьевые варианты, используя чернила, устойчивые к влиянию света и влаги.

При использовании чернил важно не поставить кляксу или не замарать бумагу, а слова при этом следует вписывать полностью, не используя сокращений.

Если это сделать не так, как оговаривают правила, то придется опять осуществлять коррекцию.

Как выглядит заполненный пример

В том, чтобы правильно внести измененную информацию в трудовую, нет ничего сложного, для этого нужно только взять правильную ручку и подобрать верную формулировку для исправления.

Как уже говорилось, зачеркивать, замазывать, стирать данные нельзя, и остается только использовать отменяющую запись.

Как и при постоянной записи, под неверными данными ставится порядковый номер графы, в которую они попали, а также говорится о том, что ее следует считать недействительной.

Указывается и основание, которое послужило причиной для такого шага, если это банальная невнимательность кадровика, то говорится о том же документе, который использовался и ранее.

Но при изменении фамилии указывается документ, отражающий необходимость таких действий. Правильный алгоритм будет залогом успеха, и о нем можно будет узнать далее.

Образец записи в трудовой книжке “Запись недействительна” может быть таким:

Как правильно исправить

Обычно ошибки находят или владельцы книжек, или ответственные за их заполнение люди, которые получили от непосредственного руководителя такие полномочия.

При нахождении ошибочной информации в разделе сведений о сотруднике, он должен собрать бумаги с правильными данными, это может быть паспорт, диплом об образовании, свидетельство о браке и другие документы.

Далее подается заявление на имя руководителя с просьбой внести исправление. Если помарка была отмечена владельцем слишком поздно, то ему нужно обратиться к предыдущему работодателю, по вине которого и была допущена ошибка, либо же идти в суд.

Ведь только эта инстанция сможет принять решение, согласно которому будет установлена принадлежность документа и скорректирована ошибочная запись.

При обнаружении владельцем книжки ошибки в сведениях о работе или награждениях, он должен действовать немного по другому.

В этой ситуации следует обратиться к тому работодателю, где он работал ранее и заявить о необходимости исправить допущенную ошибку.

Если увольнение произошло, и после него человек трудоустроился на новом месте, то естественно, что на руки книжку не выдадут.

Тогда следует подать предыдущему начальству заявление с просьбой выдать копии документов, которые позволят произвести коррекцию.

Нередко бывает, что организация уже не работает, и тогда все документы можно получить в городском архиве, по месту регистрации компании.

При исправлении вносятся изменения по графам, и следует правильно отразить всю информацию:

1 графа Номер записи
2-я строка Дата, когда вносятся правки
3 Причина внесения “Запись *номер* считать недействительной”, после чего говорится о верных данных;
4-я строчка Реквизиты распоряжения руководства, которое послужило основой для внесения информации

Одна запись может признать недействительными сразу несколько пунктов, поэтому необходимо указать, какие именно ошибки были допущены, и после этого опять-таки прописать нужную формулировку.

Эти действия не сильно отличаются, но некоторые нюансы в разных ситуациях все же существуют.

После увольнения

Неправильные сведения, внесенные работодателем, сотрудник может обнаружить сразу после увольнения, поскольку только тогда ему на руки выдается книжка.

Если человек внимательный, и не успел устроиться на работу, он может обратиться к прошлому руководителю, и тогда он:

Делает запись в графе сведений о работе В виде наименования организации, возобновляя тем самым блок от своего лица
Ставится текущая дата внесения коррекции
Запись признается недействительной И после нее говорится о верной информации
Проставляются реквизиты того приказа На основании которого были внесены новые сведения
Специалист-кадровик Ставит свою подпись вместе с владельцем книжки и заверяется это печатью организации, после чего блок закрывается

Недействительна дата трудоустройства сотрудника

Когда кадровик перепутал даты, ошибся в цифрах или допустил другие ошибки такого рода, ему конечно необходимо срочно исправить помарку, поскольку она может привести к проблемам с Пенсионным Фондом в дальнейшем.

Дата исправляется следующим образом:

На имя директора Пишется заявление с просьбой об исправлении
Делается приказ на правки С определенным внутренним номером
Кадровик Подтверждает недействительность и вносит верную информацию, а также основания для изменений
Специалист, осуществляющий правку Вписывает должность, инициалы и подпись, а также ставится печатка

Видео: как правильно исправить запись

Неправильная формулировка увольнения

Неправильное отражение причины увольнения можно исправить таким же образом, что и предыдущие варианты.

При отсутствии нового места работы обращение направляется предыдущему начальству, а при наличии места труда следует направить обращение от имени текущего руководства.

Правила внесения информации такие же, но если старая фирма отказывается внести правки, то следует оформить официальное письмо новому работодателю, и он по своим каналам получит подтверждающие бумаги.

В противном случае потребуется идти в суд, если никакие варианты больше не сработали.

Ошибки, не подлежащие исправлению

Когда при приеме на работу кадровик обнаруживает ошибку на титульном листе книжки, то она будет недействительной.

Ведь на главный листок можно вносить либо корректировку данных, либо дополнять их, но не исправлять уже имеющуюся информацию.

Отказывать в трудоустройстве при недействительной книжке нельзя по закону, поэтому от человека берется заявление, в котором тот просит оформить ему новый документ в связи с тем, что выданная на предыдущем месте является недействительной.

Также будет неправильно, если на титулке нет печати организации, проводившей оформление трудовой впервые, и это тоже делает книжку недействительной.

Но шанс на исправление есть, для этого следует пойти в фирму, которая выдавала впервые бумагу и поставить там печатку, но если она ликвидирована и не осталось правопреемника, остается только получать новую.

Главной проблемой при получении новой трудовой будет ее пустота, и чтобы подтвердить стаж, следует собрать справки с предыдущих работодателей.

Но полностью записи не вносятся, поскольку будет достаточно лишь указать в верхней части сведений о работе количество накопленного опыта.

В трудовых книжках, как и иных документах, часто возникают ошибки, и исправить их можно только признав недействительными и внеся новые данные в бумагу.

Этим занимаются кадровые специалисты, которые должны провести процедуру правильно, либо выдать новый документ, если старый попросту недействителен.

В любом случае следует ориентироваться на правила ведения и заполнения таких бумаг, чтобы в дальнейшем у сотрудника не возникало сложностей с пенсией или пособиями.

Что делать, если запись в трудовой книжке оказалась недействительна

Какими бы опытными ни были сотрудники отдела кадров, даже они не застрахованы от возможности делать ошибки в своей работе. Поэтому они со временем могут обнаружить, что запись в трудовой книжке недействительна. Причины такой проблемы кроются еще и в том, что некоторые мелкие компании поручают вести трудовые книжки сотрудников бухгалтеру либо этим занимается сам руководитель. Таким образом, делаются попытки сэкономить путем совмещения разных обязанностей.

Основные сведения об исправлениях

Грубые ошибки, а также пропуски в трудовой книжке, вынуждают специалистов из отдела кадров искать решение данной проблемы. Чтобы в дальнейшем не было каких-либо расхождений в понятиях, необходимо определиться с терминологией.

Изменениями и дополнениями являются записи, которые полностью заменяют либо дополняют ранее внесенные данные. Под исправлением подразумевается замена ошибочных записей на правильные. К примеру, запись в трудовой книжке о недействительности записи.

Кроме того, как и в других случаях, связанных с ведением документов, при исправлении недействительных данных необходимо руководствоваться конкретными нормативными актами и правилами. Основными являются:

  • Трудовой кодекс РФ, в частности статьи с 77 по 81 и с 83 по 84.1}
  • Правила о ведении и хранении книжек}
  • Инструкция, утвержденная правительством, по правильному заполнению.

Стоит отметить, что согласно анализу всех документов были сделаны выводы о том, что порядок и правила заполнения и исправления ошибок в трудовой книжке зависит от ее конкретного раздела.

Как поменять сведения о работнике

Эти данные вносят в той организации, куда впервые устроился работник. Они содержат полное имя сотрудника и дату его рождения. Бывают случаи, когда на этом этапе могут в трудовой книжке сделать запись – не действительна она, если, например, при написании имени «Наталья» сделали ошибку, записывая как «Наталия». То же самое бывает и с отчеством, не говоря уже о множестве случаев с неправильным написанием фамилии.

В этом случае возможны такие варианты. Если ошибка в сведениях о работнике обнаружена в самом начале, при его первом устройстве в организацию, то испорченный бланк уничтожается, а затем, без взимания денег с будущего сотрудника, приобретается и заполняется новая трудовая книжка. Но ошибочная информация может быть выявлена и при последующих заполнениях. Тогда остается один выход – обратиться в суд. Именно в суде можно получить признание о том, что данная книжка принадлежит конкретному работнику.

Большинство специалистов утверждают – любые исправления сотрудниками отдела кадров в трудовой книжке запрещены. Но некоторые ссылаются на ряд постановлений Российской Федерации, согласно которым зачеркивание ошибочных данных не разрешается лишь в тех разделах книжки, где есть информация о работе или награждении. Поэтому иногда осуществляются такие действия:

  • ошибку сначала зачеркивают одной сплошной чертой, после чего записывают верную информацию}
  • на внутренней стороне обложки ставят отметку со ссылкой на тот документ, в соответствии с которым внесены исправления}
  • новую запись заверяют подписью уполномоченного лица, а далее ставят печать.

Конечно, признание записи в трудовой книжке недействительной не является желательным ни для кадровиков, ни для сотрудников. Чтобы этого избежать, необходимо всего лишь быть внимательным и последовательным, тщательно сверяясь с паспортными данными.

Дополнительные данные о работнике

При устройстве на работу и предоставлении отделу кадров трудовой книжки может оказаться, что будущий сотрудник имеет незаконченное высшее образование, и окончит университет чрез несколько месяцев или лет. Некоторые кадровики делают грубую ошибку, упуская этот момент, и в дальнейшем оставляют такую запись, совсем не меняя. На самом деле сведения об образовании необходимо изменить, указав в книжке, что работник получил высшее образование.

То же самое можно сказать и об изменениях информации о профессии или специальности. Такие случаи рассмотрены в инструкциях, предусматривающих дополнение уже существующей записи новыми данными без зачеркивания. Нужно сказать, что и оставлять строку об образовании чистой до его окончания – неправильное решение.

Случается, что в отделе кадров руководствуются правилами, которые применяют при исправлении имени, фамилии и отчестве владельца трудовой. Это неправильно, поскольку запись новых сведений об образовании является именно дополнением в бланке, а не исправлением.

Ошибочные сведения о работе

Чаще всего ошибки встречаются именно в сведениях о работе. Поскольку трудовая книжка – это не обычный документ, а доказательство стажа человека, все подобные записи должны быть оформлены согласно требованиям, изложенным в правовых актах и правилах. Заметив ошибку, многие сразу же зададутся вопросом, как признать запись в трудовой книжке недействительной. Это не так сложно сделать, поскольку можно свериться с документацией. Затем специалисты из отдела кадров берутся за решение возникшей проблемы.

Производится исправление ошибки при ее выявлении в одном из двух мест:

  • на новом месте работы, запросив официальные документы у отдела кадров организации, где была допущена ошибка}
  • в той компании, где кадровики сделали неправильную запись.

Также всегда необходимо помнить, что исправления всегда должны в точности соответствовать всем тем документам, которые служат основанием более ранних исправлений. Причем показания свидетеля не служат основанием исправления ошибки. Исключения составляют такие случаи, как массовая утрата трудовых книжек либо их порча по причине чрезвычайной ситуации.

В сведениях о приеме на работу могут сделать ошибку, неправильно написав название должности сотрудника или наименование конкретного структурного подразделения, в которое он входит. Желательно, чтобы запись в трудовой книжке о недействительной записи была сделана еще до внесения следующих сведений. Так намного проще сделать исправление.

Исправления обычно вносят следующим образом. Сразу же под последней записью о работе ставится порядковый номер и дата, а также подается информация о том, что запись под номером (указать, под каким) является недействительной. После этого нужно поставить правильную запись, а затем снова указать номер и дату приказа или другого документа, согласно которому работник был трудоустроен. Это может быть как номер старого приказа, так и нового.

Итак, видно, что в случае немедленного обнаружения ошибки, человек, ответственный за ведение трудовых книжек, самостоятельно внесет все необходимые исправления, и никаких дополнительных проблем не возникнет. После того, как становится ясно, что запись в трудовую книжку недействительна, и вопрос был решен, каждое исправление удостоверяется стандартно – подписью и печатью.

Другие случаи

Может встретиться еще и такая неточность, как внесение информации в одной строке о названии организации-нанимателя и о взятии на рабочее место сотрудника с указанием подразделения и должности. Эта запись сама по себе верна и не требует исправления, но она может свидетельствовать о некомпетентности сотрудника отдела кадров, которые заполнял трудовую книжку, а также о его неосведомленности об определенных правилах. Таким образом, это может повлечь за собой дисциплинарную ответственность.

Если человек успел сменить место работы еще до того, как ошибку заметили, ее необходимо исправить следующим образом. Под последней записью по порядку пишется новый номер записи. Затем дается информация о том, что запись с определенным номером признается недействительной, и вносится правильная информация. В последнюю очередь кадровик ссылается на тот приказ, который дает право внести исправление.

В редких случаях может оказаться, что компания, в которой была сделана ошибочная запись в трудовой книжке, уже давно не существует, либо же она реорганизована. В первом случае новый работодатель дает распоряжение внести исправление на основании таких документов, как копия распоряжения о приеме не работу, об увольнении, об отмене приказа и т. д. Во втором случае ошибка исправляется в отделе кадров компании, которая стала правопреемником.

Перед тем, как запись в трудовой книжке признать недействительной, нужно ее еще заметить. Но обнаружив ее в отметке об увольнении, которая не очень удобна владельцу трудовой, он может не тратить время на исправление, а избавиться от документа и сделать его дубликат. В таком случае он может получить книжку совсем без порочащей его репутацию записи. Иногда запись под конкретным номером могут также признать недействительной, и в итоге работника переведут на прежнее место трудоустройства.

Исправления в трудовой книжке — Правовой

Исправление записи в трудовой книжке — образец 2021

Экономика должна быть экономной, а я – экономист по образованию. Работаю, правда, в торговле. Постоянно имею дело с сорока банками, и собаку съел на их фортелях и зачастую, нелогичных схемах работы. По возможности делюсь опытом.

Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности работника. Довольно часто кадровики допускают ошибки при заполнении трудовых книжек, что в дальнейшем может привести к различным трудностям, в т. ч. при оформлении работником пенсии. Многие специалисты отдела кадров, канцелярии и бухгалтерии, даже имеющие солидный стаж работы, не знают, как внести исправление в трудовую книжку.

В нормативно-законодательной базе не прописан четкий порядок, как фиксировать изменения в трудовой книжке. Ошибки в таком серьезном документе, как трудовая книжка – явление нечастое. Но если получилось так, что запись внесена неправильно, исправить это не просто можно, но и нужно. Другое дело, что не все кадровики (даже опытные) знают, как это сделать. Об этом и поговорим в нашей статье.

Навигация по странице

  • 1 Как исправить ошибку в трудовой книжке?
  • 2 Запись недействительна в трудовой книжке образец 2021
  • 3 Как уст румяных без улыбки, у нас не встретишь без ошибки и пары книжек трудовых. Как исправлять?
  • 4 Как внести изменения в трудовую книжку?
  • 5 Исправление в трудовой книжке даты увольнения
  • 6 Что делать, если запись в вашей трудовой книжке сделана неправильно?
  • 7 Запись в трудовой книжке об изменении фамилии
  • 8 Если пропущена запись в трудовой книжке образец

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Многие специалисты отдела кадров, канцелярии и бухгалтерии, даже имеющие солидный стаж работы, не знают, как внести исправление в трудовую книжку.

Ошибки в этом важном документе встречаются крайне редко, но если неправильная запись внесена, то исправить ее не только можно, но и необходимо в соответствии с законодательством.

Правовые основы

Российским Министерством труда и социального развития в 2003 году была разработана специальная инструкция (№69), регулирующая порядок заполнения трудовых книжек.

Исправления в документ должны вноситься в соответствии с этими требованиями.

При работе с трудовыми книжками следует учитывать и положения 225 Постановления Правительства РФ, регулирующего ведение и хранение этих документов (2003 г.).

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Неверные сведения могут быть обнаружены как на титульном листе трудовой книжке, так и в ее разделах и на вкладыше к ней.

Схема исправления данных практически одинакова, однако в каждом случае будут иметься свои особенности.

Общие правила

К самому оформлению трудовой книжки следует отнестись с особым вниманием, дабы избежать в будущем проблем с расчетом пенсии работника.

Если ошибка выявлена в уже действующем документе, запись не зачеркивается и не заштриховывается. Она исправляется новой записью ниже.

Запись неверна

Текст внесен другой организацией
Даже если ошибка в документе допущена кадровиками другой фирмы, специалисты новой организации производят исправления в трудовой книжке работника.

Для этого он должен представить работодателю документы, подтверждающие факт наличия ошибки и содержащие правильную информацию.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения, примеры

Если работник после увольнения еще официально не числится на новом рабочем месте, исправление выявленной неверной информации может произвести прежний работодатель.

Для этого он:

  • Вписывает в графу «Сведения о работе» название своей организации, тем самым открывая блок записей от лица бывшего работодателя (ведь ранее была поставлена запись об увольнении, и непонятно кто и на каком основании вносит данные).
  • Указывается текущая дата внесения исправлений арабскими цифрами.
  • Запись признается недействительной, указываются верные сведения.
  • Ставятся реквизиты Приказа, подтверждающие истинность новых данных.
  • Свою подпись ставит специалист кадрового отдела и хозяин трудовой книжки, ставится печать организации – блок исправительных записей закрывается.

Пример:

Указаны не те даты

Невнимательность кадровика при написании дат в трудовой книжке может привести к дальнейшим проблемам с Пенсионным фондом, поэтому сам работник должен несколько раз перепроверить написанное в документе.

При ее обнаружении работник:

  • Пишет заявление на имя директора с просьбой исправить ошибку.
  • Издается приказ о необходимости внесения исправлений, ему присваивается номер.
  • Работник кадровой службы письменно подтверждает недействительность ранее указанных данных.
  • Вписывается правильная дата, ставится номер приказа – основания для внесения изменений.
  • Специалист пишет свою должность, фамилию, инициалы и подпись, ставится печать.

При наличии ошибки в дате рождения сотрудника эта дата полностью зачеркивается сплошной линией, а сверху пишется верная информация.

Пример:

Неправильно внесены реквизиты приказа

Важно знать, как исправить ошибку в одной из самых важных граф трудовой книги – сведениях о документе, на основании которого вносятся данные.

В большинстве случаев данные вносятся на основании приказа.

Если в самом приказе была допущена ошибка, в 4 графе должны быть записаны серия и номер отменяющего ее приказа.

Исправление сведений о награждении

В трудовой книжке предусмотрен отдельный раздел для внесения данных о награждении сотрудника за особые заслуги перед предприятием.

Необходимо на текущую дату сделать пометку, что предыдущая запись действительной не является, далее указав правильные сведения.

Пример:

Замена сведений на титульном листе

Основные сведения о работнике содержатся на титульном листе трудовой книжки.

После зачеркивания пишется правильное слово, затем исправление заверяется работодателем и ставится печать.

Пример:

Данные и исправления в трудовую книжку вносятся черной, фиолетовой или темно-синей пастой, обладающей светостойкостью и водостойкостью.

Конкретных правил по исправлению на законодательном уровне не прописано, однако принято использовать следующую схему исправления:

  • Сплошной линией зачеркивается устаревшая или ошибочная информация.
  • Ниже (рядом) пишется действительная фамилия.
  • Изнутри (слева) исправленная информация уточняется и подтверждается вписанием названия, серии и номера документа – основания для исправления.
  • Исправление заверяется работодателем, ставится подпись и печать.

Исправление неточностей во вкладыше

Если работник часто меняет должности и места работы, некоторые разделы трудовой книжки могут закончиться.

Для дальнейшего внесения сведений о работе к трудовой книжке прикладывается специальный вкладыш.

В нем:

  • Если запись сделана неправильно при самом оформлении нового вкладыша, он подлежит уничтожению, о котором и составляется соответствующий акт.
  • Если на первой странице трудовой книжки уже проставлены серия и номер испорченного вкладыша, то серия и номер нового бланка также проставляются.
  • При наличии ошибки в какой-либо из записей, сделанных во вкладыше, порядок исправления стандартен. Сначала ставится порядковый номер новой записи, затем дата внесения исправления и правильный текст.
  • Указанная информация должна быть подтверждена Приказом, его серия и номер должны совпадать с данными Приказа в предыдущей записи.

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

Вопрос о том, как аннулировать ошибочно внесенную запись, также нашел свое отражение в практике кадровых работников.

Реквизиты этого приказа и будут вписаны в четвертую графу.

Пример:

Проверять правильность внесенных данных должен не только кадровик, но и сам работник. Исправление ошибок займет намного дольше времени, чем предотвращение появления таковых.

Источник: //kadriruem.ru/ispravlenija-v-trudovoj-knizhke/

Запись недействительна в трудовой книжке образец 2021

Признание недействительной записи в трудовой книжке или внесение каких-либо дополнений должно быть основано на одном из пунктов вышеуказанного документа.

Изменение, исправление или дополнение? Запись в трудовой книжке «запись недействительна» – что это? Дополнение, исправление или изменение сделанной до этого отметки? Понятия «изменение» и «дополнение» говорят соответственно об изменении или дополнении ранее внесенной верной (это самое главное) записи.

Тем самым исправляются ошибочные и неточные записи: о приеме работника на работу, его переводе или увольнении, сведения о награждении.

По данной схеме также исправляются записи о незаконном увольнении и переводе сотрудника (достаточные для вынесения подобного решения полномочия имеются у суда, КТС, Рострудинспекции, а также самого работодателя).

Если приказ об увольнении сотрудника или его переводе признается недействительным, работник вправе потребовать замены его трудовой книжки путем выдачи дубликата вместо исправления неверной записи.

В таком случае кадровику необходимо оформить дубликат документа с отсутствием неверной записи. Особенности внесения Процедура внесения изменений в трудовые книжки очень проста.

Запись в трудовой книжке считать недействительной — образец

Вы уже знаете, что ошибки в титульном листе недопустимы. А вот записи о работе имеют свои правила исправления, если в них допущена ошибка или неточность. О том, как исправить такие ошибки, как дописать пропущенную запись, мы и поговорим в этой статье. Исправление ошибочно внесенной записи. Никто не застрахован от ошибок.

В суете мы можем внести запись о работе не в ту книжку, совсем другому работнику. Поверьте, это случается не так уж редко. Ни в коем случае не зачеркивайте ошибочную запись. Для трудовых книжек предусмотрен совсем иной способ исправления. Нужно признать запись ошибочной.

  1. В графе 1 ставим следующий порядковый номер.
  2. В графе 2 указываем дату внесения записи.

Порядок действий и образец исправлений записей в трудовой книжке 2021 года

  • При трудоустройстве, увольнении или переводе на другую должность сначала указывается порядковый номер, затем – дата.
  • После даты необходимо заполнить графу «Сведения…». Здесь в случае приема на работу вписывается название организации и отдела, а также должность работника. При увольнении обозначается причина и дается ссылка на соответствующую статью ТК РФ.
  • В конце в графе «Наименование документа…» необходимо указать приказ о приеме на работу или увольнении, а также дату его издания и номер.

В целом, правила заполнения трудовых книжек просты:

  • Все записи нумеруются по порядку.
  • Вписывать информацию можно только черной, синей или фиолетовой пастой.
  • Никакие сокращения не допускаются, кроме указания даты, месяца и года.
  • Любые записи должны быть выполнены на русском языке.

Пропущена запись в трудовой книжке. как исправить?

  • Нормативные акты при написании подобного заявления указывать необязательно.
  • Никто не имеет права запретить уволиться по собственному желанию.

Не подписывают заявление.

Что делать? Довольно распространена практика, когда человек захотел сменить фирму по тем или иным причинам, а ему начинают вставлять палки в колеса: «нет директора на месте», «давайте, я потом подпишу» и т.д.

А через некоторое время отказывают с формулировкой «некому работать», «я не даю согласия на твое увольнение».

Источник: //vtsud.ru/zapis-nedejstvitelna-v-trudovoj-knizhke-obrazets-2021/

Как уст румяных без улыбки, у нас не встретишь без ошибки и пары книжек трудовых. Как исправлять?

Ошибки случаются в любой работе, и это, как правило, не смертельно. Однако ошибки кадровика, допущенные при оформлении записей в трудовых книжках, могут очень дорого обойтись владельцу документа, когда придет время подсчитывать стаж и оформлять пенсию.

Поэтому к ошибкам в трудовых книжках относятся очень щепетильно. Исправлять их следует как можно быстрее и в точном соответствии с требованиями закона.

При изучении вопроса об исправлениях в ТК в первую очередь следует определиться с понятиями «исправить», «изменить» или «дополнить». Это разные действия. Изменяются и дополняются корректные записи, а исправление связано с аннулированием ошибочной записи и созданием корректной.

Нормативно-правовые документы и акты

  1. Трудовой кодекс РФ. Это важнейший документ, на который необходимо опираться при работе с трудовой. Особое внимание нужно обращать на формулировки и правильное указание статей ТК РФ.
  2. Правила ведения и хранения трудовых книжек от 16.04.2003 г.

Источник: //denegnik.com/ispravlenie-zapisi-v-trudovoj-knizhke-obrazets-2021/

Примеры исправления ошибок в трудовой книжке: важные правила и действия

Порой информация, отражающаяся в ТК, должна подвергаться изменениям. Иногда меняются паспортные данные сотрудника, степень образования, профессия. Помимо этого, кадровики порой сами допускают ошибки во время заполнения документа. Разберемся, что делать в таких ситуациях.

Что делать, если допустил ошибку при заполнении трудовой?

При обнаружении в трудовом документе некорректной записи или информации, которая не соответствует действительности, исправлять ее необходимо там, где неточная запись создавалась, или на новом рабочем месте, обязательно имея в наличии официальный документ от работодателя, допустившим неточность.

При исчезновении фирмы, на которой ошиблись при заполнении ТК, исправительная запись должна вписываться на новом рабочем месте. Когда такой компании нет, заниматься исправлением сведений в ТК должно предприятие, где сотрудник служит в данный момент. Основанием для создания исправлений должны служить выписки из необходимых архивных документов.

Внесение изменений в трудовую книжку при совершении ошибки.

Как уже выяснилось, изменения в ТК могут вноситься при обнаружении недостоверной информации. Возникает это еще в случаях изменения личных сведений о рабочем, информации об его профессии, степени образования.

Чтобы изменить запись, стоит придерживаться порядка действий. После самой последней записи в книжке необходима постановка номера записи в первой графе по порядку, во второй графе зафиксировать дату изменения записи, после чего в графе 3 вывести информацию об отражении неверности или неточности предыдущей записи.

Затем пишется достоверная запись. При этом в четвертой графе обязательно нужно указать название документа, на основании чего правильная запись отражается в ТК.

Сходный порядок действий распространяется на многие ситуации по признанию недействительными сведений о:

  1. Переводе на новое служебное место на постоянной основе.
  2. Увольнении.
  3. Незаконном увольнении.

Вся информация вносится на основании выпущенных приказов работодателя.

Внесение данных сведений осуществимо не позднее недели с момента выхода приказа. Здесь исключением будет являться увольнение – данная запись в обязательном порядке пишется в день увольнения.

Записи должны иметь соответствие с теми приказами, по которым они и были прописаны в ТК сотрудника.

Запрещены сокращения в ТК в момент отражения новой информации. Исправления вносятся исключительно на русском языке.

Есть и исключения – трудовая книжка может содержать информацию, зафиксированную на двух языках, и вторым может являться язык той республики, которая входит в состав РФ и установила собственный государственный язык.

Особых правил для ведения трудовой книжки на втором языке нет, но представляется, что сведения данного формата должны вноситься сразу же за первой, которая была написана на русском языке.

Со вносимыми изменениями в ТК работодатель должен проинформировать сотрудника. Гарантом ознакомления также будет являться личная подпись служащего в специальной карточке по форме № Т-2. Там же эта запись в обязательном порядке должна быть продублирована.

Действия при конкретных ошибках

Порядок действий при изменении неверных сведений в трудовой книжке в целом стандартен для большинства ситуаций, но существуют случаи, в которых имеются нюансы оформления изменений в трудовой книжке. Кардинальных отличий от базовой ситуации нет, но необходимо строго придерживаться именно того порядка, который был отведен законом под каждую конкретную ситуацию.

Неверно указанная дата

Исправление записи должно происходить согласно правилам.

При неверно отраженной дате случившегося события – принятия на должность, увольнения – у специалистов кадрового состава есть два варианта развития событий, как внести изменение.

Первый вариант – делается запись о недействительности информации под определенным порядковым номером и сразу же нужно прописывать верную дату тут же. Второй вариант – внести сведения дважды: в первой записи указать неверность данных, во второй же указать правильную дату.

Оба вариант несут одинаковый результат, поэтому. Каждый кадровик выбирает здесь для себя вариант, который более удобен для него.

К примеру:

708.10.2014Открытое акционерное общество «Территория»Принят в следственный отдел на должность помощника.

Источник: //naimtruda.com/rekrut/trudovaja/zapoln/primery-ispravleniya-oshibok-v-trudovoj-knizhke.html

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Многие специалисты отдела кадров, канцелярии и бухгалтерии, даже имеющие солидный стаж работы, не знают, как внести исправление в трудовую книжку.

Ошибки в этом важном документе встречаются крайне редко, но если неправильная запись внесена, то исправить ее не только можно, но и необходимо в соответствии с законодательством.

Текст внесен другой организацией

Даже если ошибка в документе допущена кадровиками другой фирмы, специалисты новой организации производят исправления в трудовой книжке работника.

Для этого он должен представить работодателю документы, подтверждающие факт наличия ошибки и содержащие правильную информацию.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если работник после увольнения еще официально не числится на новом рабочем месте, исправление выявленной неверной информации может произвести прежний работодатель.

Для этого он:

  • Вписывает в графу «Сведения о работе» название своей организации, тем самым открывая блок записей от лица бывшего работодателя (ведь ранее была поставлена запись об увольнении, и непонятно кто и на каком основании вносит данные).
  • Указывается текущая дата внесения исправлений арабскими цифрами.
  • Запись признается недействительной, указываются верные сведения.
  • Ставятся реквизиты Приказа, подтверждающие истинность новых данных.
  • Свою подпись ставит специалист кадрового отдела и хозяин трудовой книжки, ставится печать организации – блок исправительных записей закрывается.

Пример:

Исправления в трудовых книжках: ошибки и образцы исправлений

Есть несколько самых распространенных ошибок при заполнении трудовых книжек. В статье мы расскажем о правилах исправления в трудовых книжках и приведем наглядные образцы.

В трудовых книжках коллеги часто находят типичные ошибки. Но правила исправления общие и не всегда понятно, как их применять в конкретных ситуациях. Поэтому вместе со специалистами Роструда мы подготовили наглядные образцы для исправления самых распространенных ошибок.

Типичные ошибки и исправления в трудовых книжках

Образование. Инструкция по заполнению книжек определяет только порядок дополнения сведений об образовании (п. 2.4 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Например, если работник закончил техникум, а потом вуз.

Но ничего не сказано, как исправить неверную запись об образовании, когда кадровик по ошибке записал вместо высшего образования среднее. В такой ситуации исправить ошибку в трудовой книжке можно в порядке, установленном для изменения сведений о фамилии работника.

Для исправления на титульном листе следует аккуратно зачеркнуть запись «Высшее профессиональное». А на внутренней стороне обложки книжки записать, в какой строке допущена ошибка, заполнить правильные данные и основание для исправления — номер диплома. Заверить исправления нужно подписью кадровика и печатью компании или кадровой службы (см. образец 1).

Образец 1. Исправление ошибки в трудовой книжке об образовании

Служба в армии. При приеме военнообязанного кадровик должен выяснить, служил ли работник. И если да, есть ли у него запись в трудовой о службе в армии. Эти сведения надо вносить по месту работы (подп. «а» п. 21 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Некоторые компании делают запись о приеме, но забывают внести сведения о службе в армии. Тот работодатель, который обнаружил ошибку в трудовой книжке, и должен исправить ее (п. 27 Правил № 225). Для этого надо внести запись о службе в раздел о работе.

Запись необходимо пронумеровать в графе 1, в графе 2 поставить дату внесения, а в графе 4 записать основание — военный билет и его номер (см. образец 2).

Образец 2. Как добавить в книжку записи о службе в армии

Советская инструкция требовала вносить такие записи до сведений о приеме на работу (п. 2.17 Инструкции, утв. постановлением Госкомтруда России от 20.06.74 № 162). Но действующие Правила № 225 не определяют четкую последовательность записей. Поэтому сведения можно заполнить в любой момент — как до, так и после записей о приеме.

Наименование компании. При приеме нового сотрудника сначала надо записать полное и (если есть) сокращенное название компании. Эти данные вносят в виде заголовка в графу 3 раздела «Сведения о работе» и не нумеруют.

А уже под заголовком ставят порядковый номер записи, дату приема, вносят сами сведения о приеме и реквизиты приказа (п. 3.1 Инструкции № 69).

Если кадровик сделал запись о приеме, а название компании забыл указать, то ошибку надо исправить.

В правилах и инструкции четко не сказано, в какой последовательности делать исправления в трудовых книжках. Мы считаем, что сначала надо записать название компании. В следующей строке признать предыдущую запись о приеме недействительной. А затем повторить запись о приеме со следующим порядковым номером (см. образец 3).

Образец 3. Исправление ошибки в трудовой книжке, если компания забыла написать название

Реорганизация. Запись о реорганизации компании надо внести в книжку в течение недели со дня изменения в ЕГРЮЛ (п. 10 Правил № 225). Но многие забывают это сделать. Поэтому название компании при приеме не совпадает с названием в печати при увольнении работника.

Трудинспекторы на местах предлагают такой алгоритм исправления: признать недействительной запись об увольнении, затем в графу 3 внести сведения о преобразовании и далее снова внести запись об увольнении. Мы считаем, что можно использовать другой способ.

Запись о реорганизации не нумеруют, поэтому хронология не важна. Главное, чтобы прослеживалась связь с другими сведениями. Запись об увольнении внесена верно, и компания не обязана исправлять ее.

Запись о реорганизации можно внести в конце, после увольнения, и заново заверить сведения подписью и печатью работодателя и подписью работника (см. образец 4).

Образец 4. Исправление ошибки в трудовой книжке, если в книжке нет сведений о реорганизации

Путаница в разделах. Некоторые компании по ошибке заполняют сведения о работе в разделе о вознаграждениях. Это происходит потому, что графы раздела «Сведения о работе» заканчиваются, и кадровики вносят новые записи на чистые страницы. Такие записи ошибочны, поэтому их надо исправить.

Для этого в разделе о награждениях пишут о том, что предыдущая запись недействительна. Нумеруют запись по порядку. Затем надо оформить вкладыш в трудовую книжку (п. 38 Правил № 225). И в нем уже сделать записи о приеме на работу. Нумерация сквозная.

То есть во вкладыше нужно делать записи начиная не с единицы, а со следующего порядкового номера (см. образец 5).

Образец 5. Исправление ошибки в трудовой книжке о работе в разделе о поощрениях

При выдаче вкладыша в трудовой необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и записать серию и номер вкладыша (п. 39 Правил № 225). Правила не определяют, где ставить штамп и куда вшивать вкладыш. Но на практике кадровики ставят штамп на титульном листе книжки в правом верхнем углу. А вкладыш вшивают в конце книжки между последней страницей и обложкой.

Кстати, если сотрудник уже уволился, то внести исправления вправе новый работодатель. Правда, только на основании официальных документов (п. 28 Правил № 225). Например, приказ об увольнении можно запросить у прежней компании.

Правила исправления ошибок в трудовых книжках

Ошибки на титульном листе надо зачеркивать. А неверные сведения о приеме и увольнении необходимо исправлять, для этого ошибочные записи признают недействительными.

Любой работодатель вправе исправить ошибки в трудовой книжке. И тот, кто их допустил, или тот, кто обнаружил. Но чтобы исправить чужие ошибки, необходимы документы с прежней работы.

Забытые записи надо внести в трудовую книжку. Например, нужно заполнить сведения о службе в армии, переподготовке и повышении квалификации, о реорганизации компании и т. п.

Ошибки о приеме и увольнении надо исправить, даже если книжка закончилась. Если в трудовой не осталось места, то надо завести вкладыш к ней. И уже во вкладыше исправить сведения.

Внесение изменений в трудовую книжку в различных ситуациях

Если работника перевели на выборную должность. При переводе работника на выборную должность, например, директора, в разделе 3 трудовой нужно написать «переведен на должность директора». В разделе 4 указываются реквизиты решения собрания учредителей или приказа о переводе (п. 3.1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Если компания сменила название. Нужно сделать запись о переименовании компании в графе «Сведения о работе» трудовых книжек.

В графе 3 отдельной строкой пишется, например, что ОАО «Спектр» с 1 ноября переименовано в АО «Спектр 2». А в графе 4 указывается основание переименования — приказ или иное решение работодателя, его дата и номер.

Эту запись нумеровать не следует. В раздел о поощрениях запись о смене названия компании вносить не нужно.

Если нужно исправить ошибку в сведениях о работе. Кадровый работник может сделать ошибку при заполнении трудовой книжки. Например, пронумеровать (№1) запись или штамп с названием компании и указать дату этой записи. А затем под следующим номером (№ 2) сделать запись о приеме на работу.

Такую ошибку нужно исправить. Ведь запись или штамп с названием компании необходимо вносить в виде заголовка в графе 3 раздела «Сведения о работе». Эту запись не нумеруют (п. 3.1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Поэтому обе записи надо признать недействительными.

Это можно сделать так: поставить следующий порядковый номер — № 3, дату, а потом записать «Записи за № 1 и № 2 недействительны». Затем в графу 3 нужно внести название компании в виде заголовка без номера. Уже под заголовком поставить следующий порядковый номер — № 4 и сделать правильную запись о приеме на работу.

Даже исправляя ошибки, кадровик может ошибиться: сначала сделать верную запись, а потом написать, что другая запись недействительна. Тогда надо признать недействительными обе записи и под тем же номером сделать верную запись.

Для этого в графе 1 ставят следующий порядковый номер, дату, а в графе 3 запишите «Запись за № 1 и № 2 недействительна. Принят на должность экономиста».

Если нужно исправить ошибку в имени работника в трудовой книжке. Даже в имени работника в трудовой книжке может быть ошибка. Например, в паспорте, СНИЛС, дипломе, ИНН и других документах указано имя «Наталия». А в трудовой – «Наталья».

В этом случае следует зачеркнуть в трудовой книжке имя «Наталья» одной чертой. Рядом или сверху разборчиво пишут правильное имя «Наталия». На внутренней стороне обложки трудовой книжки делают запись «исправленному на Наталия верить на основании паспорта».

Далее там же надо записать серию и номер паспорта сотрудницы. 

Источник: //www.gazeta-unp.ru/articles/49371-ispravleniya-v-trudovyh-knijkah-oshibki-obraztsy-qqe-16-m4

Как правильно оформить исправления, дополнения или другие неточности в трудовой книжке

Трудовая книжка – документ, по которому высчитывается размер пенсии на момент достижения работником определенного законодательством возраста. Чтобы не возникло проблем со стажем, важно, чтобы все записи были внесены корректно. Если все-таки была допущена какая-либо ошибка, то она обязательно должна быть исправлена. Так как правильно оформить исправление в трудовой книжке?

Важно различать такие понятия, как «исправление», «дополнение», «изменение». В зависимости от понятия совершаются разные действия в отношении определенных записей. Дополнение – это не ошибка, а некое преобразование верных записей. В свою очередь, исправление – замена ошибочных и неправильных записей.

Некоторые общие правила

Нормативные акты, которыми надо руководствоваться при внесении изменений и исправлений

  1. Трудовой кодекс Российской Федерации (часть, где говорится о том, какие фразы и формулировки вносятся в трудовые книжки).
  2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены постановлением Правительства РФ.

    В них прописаны условия ведения и хранения книжек, изготовления бланков для них и обеспечения работодателей трудовыми книжками.

  3. Инструкция, в которой прописаны правила по заполнению трудовых книг (утвержденная постановлением Министерства труда РФ). А именно несколько пунктов: 1.2, 2.3 и 2.4.

Любые исправления записей, их дополнения, а также исправления в трудовых книжках, принадлежащих сотрудникам, зависят от раздела, в который они вносятся.

Главные разделы трудовой книжки

Итак, трудовая книжка делится на три части: титульный лист (в него вносятся сведения о самом сотруднике)? сведения о работе? сведения о награждениях. Многие спрашивают, можно ли вносить исправления в трудовую книжку, а если можно, то в каком из разделов нельзя зачеркивать неправильные данные.

Изменения, вносимые на титульном листе

Титульный лист включает в себя сведения о работнике. Заполняя данную графу, важно вносить все записи корректно и в полном объеме.

При изменении имени, отчества, фамилии (например, при вступлении в брак), а также даты рождения проводятся следующие действия:

  • старые данные зачеркиваются только одной чертой}
  • далее записываются новые данные}
  • на обложке, с внутренней стороны, делается ссылка с номером и датой документа (это может быть паспорт, свидетельство о браке и др.) и заверяется это подписью и печатью уполномоченного лица.

Но что делать, если неправильно сделали запись в трудовой книжке, и ошибка была сделана в написании фамилии, имени или других данных? Тогда возможны два решения такой проблемы:

  1. Если ошибка допущена, когда заполнялся титульный лист книжки впервые, то составляется соответствующий акт, а испорченный бланк уничтожается. Обычно за испорченный бланк работодатель не взимает деньги с работника.
  2. Если ошибка была обнаружена гораздо позже, то наиболее правильным выходом из такой ситуации будет обращение в суд, чтобы признать принадлежность этой трудовой книжки.

Такие изменения иногда вносят именно по месту работы, где и была допущена ошибка, или даже по текущему месту работы, но при наличии документа от работодателя, который сделал ошибку. В таком случае изменения вносятся так же, как и при изменении данных.

Но следует помнить, что вариант внесения изменений без обращения в суд является спорным и может быть рассмотрен как несоблюдение норм ведения трудовых книжек.

Также стоит задать вопрос о том, как работодатель определил, что эта трудовая книжка принадлежит человеку, предоставившему паспорт? В мире существуют однофамильцы, у которых могут даже и имя, и дата рождения совпадать.

Новые записи о профессии или специальности, образовании

Очень часто, оформляя трудовую книжку впервые, работник может к тому времени не закончить учебное заведение. Тогда в трудовой книге будет вписано в графе «образование», например, «неоконченное высшее».

В этом случае при получении диплома служащий должен обратиться к работодателю и попросить внести изменения в трудовую книгу по данному факту. То же самое происходит и при получении новой профессии или специальности.

То есть в данном случае делается дополнение, а никак не исправление, и предыдущие данные не зачеркиваются.

Стоить помнить, что в случае внесения дополнений давать ссылку на удостоверения или дипломы на внутренней стороне книжки не нужно.

При обучении в вузе на момент оформления трудовой не стоит оставлять строку «образование» пустой. На основании студенческого билета, зачетной книжки или справки из вуза делается запись о неоконченном высшем образовании.

Что делать, если была неправильно сделана запись в трудовой книжке о приеме на работу

При приеме на работу могут неправильно вписать наименование должности или, например, структурного подразделения. Желательно успеть внести изменения перед тем, как появится следующая запись. В таком случае все исправляется следующим образом:

  • После неправильной записи в разделе «Сведения о работе» сначала указывается следующий порядковый номер, далее – текущая дата записи, а в графе 3 следует вписать фразу «Запись за номером … недействительна».
  • Вносится уже правильная запись, в которую следует внести повторно ссылку на номер и дату приказа, из которого была сделана та самая неправильная запись. Либо указывается номер и дата документа, на основании которого теперь вносятся изменения.

В таком случае все исправляется без особых проблем.

Важно помнить, что в данном разделе нельзя зачеркивать ошибочную запись. Если сотрудник уже устроился на новую работу, и была внесена новая запись (либо несколько), то исправления делаются таким образом:

  • В чистой строке ставится обязательно следующий порядковый номер.
  • Пишется, что запись номер … является недействительной, и тогда вносится правильная запись.
  • Указывается дата исправления.
  • Ссылка на документ (приказ или распоряжение) по данному факту делается в графе 4.

Если предприятие, допустившее ошибку, реорганизовано, то исправление оформляется его правопреемником. Если же организация была полностью ликвидирована, то исправления производятся по новому месту работы работодателем на основании свидетельства, например, копии приказа о приеме на работу, о переводе или увольнении сотрудника и т.п.

Если запись в трудовую книжку была внесена не верно об увольнении или о переводе на другую работу

Если увольнение или просто перевод на другую работу были признаны судом, работодателем или трудовой комиссией незаконными, а также, если меняется формулировка причины увольнения сотрудника, запись является недействительной.

  • Если работника восстанавливают в должности, то под следующим номером прописывается фраза «Запись за номером … недействительна, восстановлен на прежней работе».
  • Если меняется формулировка причины увольнения, то запись звучит так: «Запись за номером … недействительна, уволен (измененная формулировка причины)».

Далее в 4-й графе дается обязательно ссылка на документ о принятии такого решения.

Если в трудовой книге есть запись об увольнении, которая была признана недействительной, сотрудник вправе подать заявление и попросить выдать дубликат трудовой книжки, где будет исключена запись об инциденте.

Перемены в данных компании или сотрудника

При изменении организационно-правовой формы компании или ее названия в разделе «Сведения о работе» всегда вносится запись об этом факте. При этом такая запись не нумеруется.

Если сотрудник переходит на другую должность или переходит в другое отделение этой же компании, то такая запись вносится с новым номером.

Если меняется название в должности, то в разделе о работе запись вносится без номера на основании приказа об этих изменениях, внесенных в штатное расписание организации.

Если в трудовой книжке неправильная запись организации, в этом случае исправления вносятся по месту работы, где была допущена ошибка, либо по текущему месту работы при наличии документа от работодателя, который и допустил эту ошибку. Изменения вносятся таким образом:

  1. Пишется неправильное название, указанное раньше.
  2. Делается запись о том, что наименование организации указано неверно и следует читать «…» (правильное название).

Не верно внесены несколько записей в трудовую книжку

В случае нескольких недействительных записей или записей с ошибками каждая из них должна быть вынесена со следующим порядковым номером, датой признания ошибочной и заверена в отделе кадров или работодателем (если запись с текущего места работы), либо на основании каких-либо подтверждающих документов с тех мест работы, где совершили каждую из ошибок.

Как исправить две неправильные записи в трудовой книжке, если они следуют подряд

В случае, если в трудовую книгу были случайно внесены две неправильные записи подряд, каждая запись должна быть обязательно признана недействительной отдельно. То есть:

  1. Пишется следующий порядковый номер.
  2. Следует фраза «Запись за номером … недействительна».
  3. Ставится дата.
  4. Запись заверяется уполномоченным лицом.
  5. Пишется следующий порядковый номер.
  6. Следует фраза о второй записи, что «Запись за номером … недействительна».
  7. Ставится дата, и запись снова заверяется.

То же самое делается и со следующей неверной записью, если таковая имеется.

Не допускается формулировка «Записи за номерами … и … недействительны». Хотя этот вопрос является спорным, и такие формулировки иногда вносятся. Но чтобы избежать проблем при проверке записей в последующем расчете пенсии, стоит каждую запись исправлять отдельно.

Неправильно записан порядковый номер

Несмотря на то, что сама запись может быть верной, нумерация не по порядку все же является ошибкой, которая должна быть исправлена.

Законодательно вопрос об исправлении ошибки в нумерации не урегулирован, и в правилах не сказано, как это делается.

Однако, следуя всем правилам об исправлениях и изменениях в трудовых книжках, оставлять такую запись без внимания нельзя. В таком случае делается следующее:

  1. Ставится следующий правильный номер по порядку.
  2. Пишется фраза «Считать ошибочно пронумерованную запись номер … недействительной». Но в случае, если нумерация дублировалась, чтобы не перепутать, какая именно запись считается недействительной, внутри этой фразы обязательно нужно цитировать в кавычках недействительную запись.
  3. Ставится дата, и запись заверяется.
  4. Делается запись со следующим правильным номером.
  5. Ставится дата, и запись заверяется уполномоченным лицом.

Другие неточности

Бывают случаи, когда все записи – наименование организации, должность, структурное подразделение – вносятся одной строкой. Такая запись верная, однако был нарушен пункт инструкции по пользованию трудовыми книжками.

Такую запись исправлять необязательно, но все-таки таких ситуаций лучше избегать. Ошибка говорит о том, что внесший запись не знает правил и всех инструкций по ведению трудовых книг.

За такое нарушение этот человек может понести дисциплинарную ответственность.

Пенсионный фонд РФ не признает исправлений и изменений, которые не подтверждаются документально. Исключением может стать только судебное решение.

  • Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Источник: //hr-portal.ru/article/kak-pravilno-oformit-ispravleniya-dopolneniya-ili-drugie-netochnosti-v-trudovoy-knizhke

Необходимо ли признавать запись в трудовой книжке с ошибкой в порядковом номере (например, две записи под номером «18») недействительной или нужно иным способом исправлять такую ошибку?

 

Боитесь совершить ошибку?

 

 

Консультация предоставлена 29.07.2019 г.

  

Необходимо ли признавать запись в трудовой книжке с ошибкой в порядковом номере (например, две записи под номером «18») недействительной или нужно иным способом исправлять такую ошибку?

 

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Все записи в трудовой книжке должны иметь в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Вместе с тем признавать запись с ошибкой в порядковом номере недействительной или иным способом исправлять такую ошибку не нужно. Следующей записи о работе должен быть присвоен правильный порядковый номер (20), определенный с учетом всех записей, уже имеющихся в разделе «Сведения о работе» в трудовой книжке.

 

Обоснование вывода:

Порядок ведения трудовых книжек определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).

В соответствии с п. 11 Правил все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. В рассматриваемой ситуации работодателем была нарушена нумерация записей в разделе «Сведения о работе».

Правилами и Инструкцией предусмотрены три способа изменения внесенных данных: признание записи недействительной, зачеркивание и дополнение записи. Недействительными признаются неточные или неправильные записи, внесенные в разделы трудовой книжки, содержащие сведения о работе или сведения о награждении (п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции). Зачеркивание предусмотрено п. 2.3 Инструкции только для изменения на титульном листе записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения. Путем дополнения имеющихся записей вносятся на титульный лист сведения о полученных новых образовании, профессии, специальности (п. 2.4 Инструкции).

По смыслу Правил и Инструкции запись является неправильной или неточной, если ее содержание не полностью соответствует документально подтвержденным фактическим данным о выполнявшейся работе. Такая запись признается недействительной, одновременно вносится правильная запись и делается ссылка на приказ, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо на приказ, на основании которого вносится правильная запись. Очевидно, что порядковый номер записи в трудовой книжке не является частью зафиксированных в приказе и переносимых в трудовую книжку сведений о работе. Поэтому ошибки в нумерации не приводят к искажению таких сведений, а значит, записи с ошибкой в порядковом номере не нуждаются в признании их недействительными. Кроме того, исправительная запись, согласно п. 1.2 Инструкции, вносится под собственным порядковым номером (следующим за номером последней в данном разделе записи). Поэтому признание записи с неправильным номером недействительной не поможет устранить уже допущенную ошибку нумерации и внести запись под «правильным» номером.

Поскольку нормативные правовые акты не обязывают работодателя совершать какие бы то ни было действия в случае обнаружения ошибок в нумерации записей в трудовых книжках работников и не содержат правил исправления таких ошибок, полагаем, все уже внесенные записи нужно оставить как есть.

Последующие записи следует вносить с правильными порядковыми номерами. С этой целью необходимо подсчитать общее количество записей о работе в трудовой книжке. Соответственно, как это следует из вопроса, нумерация последующих записей в трудовой книжке работника должна быть продолжена начиная с номера «20».

 

 

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Наумчик Иван

Ответ прошел контроль качества

 

Все юридические консультации

 

Как исправить сокращение в трудовой книжкке


автор ответа,

Вопрос 

Каким образом исправить запись в трудовой книжке, внесенную с сокращениями («Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации»), если сотрудник уже устроился на следующую работу и уже внесена запись о приеме на работу? Является ли сокращенная запись недействительной?

Ответ 

Запись, внесенная в трудовую книжку с сокращениями, является некорректной и подлежит исправлению.

В рассматриваемом случае исправление некорректной записи производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись (предыдущим работодателем), либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать сотруднику при его обращении необходимую помощь.

При исправлении записи работодателем по новому месту работы (на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку), необходимо за следующим порядковым номером признать ее недействительной и внести верную запись. В графе 4 вносится ссылка на подтверждающий документ прежнего работодателя.

Обоснование 

Порядок заполнения трудовой книжки и вкладыша в нее установлен Трудовым кодексом РФ, в частности ст. 66, ч. 5 ст. 84.1, Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225), и  Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» ).

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер, в  записях не допускается сокращений (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Пункт 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, в свою очередь, устанавливает, что записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Инструкция уточняет в том же пункте, что не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.

Если кадровик внес в трудовую книжку запись об увольнении, сократив слова «пункт» — «п.» и «статья» — «ст.»: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации», то внесение такой записи в трудовую книжку работника является нарушением действующих правил заполнения трудовой книжки.

Если смысл записи в трудовой книжке в результате применения сокращения не искажен (как в рассматриваемом случае), то, возможно, в этом случае последствий для работника может и не наступить.

Трудовая книжка установленного образца, согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка или (при наличии в трудовой книжке неправильных или неточных записей) иные документы могут потребоваться для подтверждения периодов работы для получения пенсии, если обязательные платежи за работника в какие-то периоды работы не были уплачены работодателем (Постановление Конституционного Суда РФ от 10.07.2007 N 9-П). Нарушение правил заполнения трудовой книжки при неуплате обязательных платежей работодателем может негативно отразиться при подтверждении страхового стажа для установления трудовой пенсии.

Приведенная в вопросе в качестве примера запись не изменила своего смысла и точно отражает факт и основания прекращения трудового договора и может не стать основанием исключения из стажа работника целого периода трудовой деятельности или периода страхового стажа при назначении пенсии. При этом работник вправе обратиться с заявлением к работодателю (внесшему данную запись или новому) о необходимости внесения записи в трудовую книжку в точном соответствии с действующими правилами, а при отказе работодателя — обжаловать его действия в суде.

Согласно п. 27 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

При внесении неправильной записи в разделы «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» зачеркивать запись нельзя. В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Таким образом, запись, внесенная в трудовую книжку с сокращениями, является некорректной и подлежит исправлению.

В рассматриваемом случае исправление некорректной записи производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись (предыдущим работодателем), либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

При исправлении записи работодателем по новому месту работы (на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку), необходимо за следующим порядковым номером признать ее недействительной и внести верную запись. В графе 4 вносится ссылка на подтверждающий документ прежнего работодателя.

На вопрос отвечала:

И.В. Тарасова,

ведущий эксперт ИПЦ «Консультант+Аскон»

Исправление записи в трудовой книжке


Здравствуйте. Помогите новичку) Несколько вопросов по исправлению в ТК:
1. Сделана такая запись:№12. 04.04.2009 Принят в ООО «…» на должность грузчика. Приказ №…. Шапки с названием организации нет, все идет одной строкой. Нужно ли признавать эту запись недействительной?
2. В графе 4 у большинства сотрудников написано «Пр.№…». В соотв-и с Инструкцией сокращения не допускаются. Признавать ли эти записи недействительными?

Комментарии


1. Признать недействительной, если запись была сделана в вашей организации.
2. Оставить все как есть.

И я бы так сделала:)
А если хочется исправлять все записи, то придётся запастись вкладышами, только по-моему вреда получится больше чем пользы:)

Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек порядок приобретения, хранения и выдачи трудовых книжек сотрудникам. Новая Инструкция подходит для работы с трудовыми книжками старого и нового образца.
Все записи в трудовой книжке делаются без сокращений и имеют свой порядковый номер.
Недопустимо, например, в графе 4 указывать «пр.» вместо «приказ». Это касается и ссылок на конкретные статьи ТК РФ. Следует писать: пункт 3 часть первая статья 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Сведения о работнике теперь можно заполнять не только на основании паспорта, но и на основании другого документа, удостоверяющего личность (водительского удостоверения, загранпаспорта, военного билета и т.д.).
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, присвоении квалификации, увольнении, а также о награждении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. При этом записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона

Я тоже думаю оставить все как есть.
Можно сделать исправления, в соответствии с инструкцией… но… изменится ли от этого информация внесенная в трудовую книжку? Номер приказа? дата или другое? А лишняя запись, она всегда лишняя (((
Да, некорректная запись. А Вы сами, как считаете?
По логике, это почти все некорректные записи надо переделывать. Полистайте трудовые книжки.

Antareska


Не приказ №, а приказ от… №. Если так, то лучше внесите культурную запись.

Добрый день!
В первом случае с названием предприятия: если есть штамп, то поставьте его.
Во втором случае сокращения не трогайте, это сейчас уже ничего не изменит.
Удачи!

Проверка данных в Excel: как добавить, использовать и удалить

В руководстве объясняется, как выполнить проверку данных в Excel: создать правило проверки для чисел, дат или текстовых значений, составить списки проверки данных, скопировать проверку данных в другие ячейки, найти недопустимые записи, исправить и удалить проверку данных.

При настройке книги для пользователей часто может потребоваться контролировать ввод информации в определенные ячейки, чтобы убедиться, что все записи данных точны и согласованы.Помимо прочего, вы можете разрешить в ячейке только определенный тип данных, например числа или даты, или ограничить числа определенным диапазоном, а текст — заданной длиной. Возможно, вы даже захотите предоставить заранее определенный список допустимых записей, чтобы исключить возможные ошибки. Проверка данных Excel позволяет делать все это во всех версиях Microsoft Excel 365, 2019, 2016, 20013, 2010 и ниже.

Что такое проверка данных в Excel?

Проверка данных Excel — это функция, которая ограничивает (проверяет) ввод данных пользователем на лист.Технически вы создаете правило проверки, которое определяет, какие данные можно вводить в определенную ячейку.

Вот лишь несколько примеров того, что может делать проверка данных Excel:

  • Разрешить только числовых или текстовых значений в ячейке.
  • Разрешить только числа из указанного диапазона .
  • Разрешить ввод данных определенной длины .
  • Ограничить дату и время за пределами заданного диапазона .
  • Ограничить записи выбором из раскрывающегося списка .
  • Проверить запись на основе другой ячейки .
  • Показать сообщение ввода , когда пользователь выбирает ячейку.
  • Показать предупреждающее сообщение , если были введены неверные данные.
  • Найдите неправильных записей в проверенных ячейках.

Например, вы можете настроить правило, ограничивающее ввод данных 4-значными числами от 1000 до 9999.Если пользователь вводит что-то другое, Excel покажет предупреждение об ошибке, объясняющее, что он сделал не так:

Как выполнить проверку данных в Excel

Чтобы добавить проверку данных в Excel, выполните следующие действия.

1. Откройте диалоговое окно «Проверка данных».

Выберите одну или несколько ячеек для проверки, перейдите на вкладку Data > группу Data Tools и нажмите кнопку Data Validation .

Вы также можете открыть диалоговое окно «Проверка данных», нажав Alt> D> L, при этом каждая клавиша будет нажата отдельно.

2. Создайте правило проверки Excel

На вкладке Настройки определите критерии проверки в соответствии с вашими потребностями. В критериях можно указать любое из следующего:

  • Значения — введите числа в поля критериев, как показано на скриншоте ниже.
  • Ссылки на ячейки — создайте правило на основе значения или формулы в другой ячейке.
  • Формулы — позволяют выражать более сложные условия, как в этом примере.

В качестве примера давайте создадим правило, которое ограничивает пользователей вводом целого числа от 1000 до 9999:

С настроенным правилом проверки либо щелкните OK , чтобы закрыть окно Data Validation , либо переключитесь на другую вкладку, чтобы добавить входное сообщение или / или предупреждение об ошибке.

3. Добавьте входное сообщение (необязательно)

Если вы хотите отобразить сообщение, объясняющее пользователю, какие данные разрешены в данной ячейке, откройте вкладку Входное сообщение и выполните следующие действия:

  • Убедитесь, что в поле Показывать входное сообщение при выборе ячейки установлен флажок.
  • Введите заголовок и текст вашего сообщения в соответствующие поля.
  • Щелкните OK , чтобы закрыть диалоговое окно.

Как только пользователь выберет проверенную ячейку, появится следующее сообщение:

4. Отображение предупреждения об ошибке (необязательно)

В дополнение к входному сообщению вы можете показать одно из следующих предупреждений об ошибках, когда в ячейку введены недопустимые данные.

Тип оповещения Описание
Стоп (по умолчанию)
Самый строгий тип предупреждения, не позволяющий пользователям вводить недопустимые данные.

Щелкните Retry , чтобы ввести другое значение, или Cancel , чтобы удалить запись.

Предупреждение
Предупреждает пользователей о том, что данные недействительны, но не препятствует их вводу.

Нажмите Да, , чтобы ввести недопустимую запись, Нет, , чтобы отредактировать ее, или Отмена, , чтобы удалить запись.

Информация
Самый разрешительный тип предупреждения, который информирует пользователей только о недопустимой записи данных.

Нажмите ОК, , чтобы ввести недопустимое значение, или Отмена, , чтобы удалить его из ячейки.

Чтобы настроить пользовательское сообщение об ошибке, перейдите на вкладку Error Alert и определите следующие параметры:

  • Установите флажок Показывать предупреждение об ошибке после ввода неверных данных. Поле (обычно выбрано по умолчанию).
  • В поле Style выберите нужный тип предупреждения.
  • Введите заголовок и текст сообщения об ошибке в соответствующие поля.
  • Щелкните ОК .

И теперь, если пользователь вводит неверные данные, Excel отобразит специальное предупреждение, объясняющее ошибку (как показано в начале этого руководства).

Примечание. Если вы не наберете собственное сообщение, появится предупреждение Stop по умолчанию со следующим текстом: Это значение не соответствует ограничениям проверки данных, определенным для этой ячейки .

Примеры проверки данных Excel

При добавлении правила проверки данных в Excel вы можете выбрать один из предопределенных параметров или указать настраиваемые критерии на основе вашей собственной формулы проверки.Ниже мы обсудим каждый из встроенных параметров, а на следующей неделе мы более подробно рассмотрим формулы проверки данных Excel в отдельном руководстве.

Как вы уже знаете, критерии проверки определяются на вкладке Настройки диалогового окна Data Validation (вкладка Data > Data Validation ).

Целые и десятичные числа

Чтобы ограничить ввод данных целым числом или десятичным , выберите соответствующий элемент в поле Разрешить .Затем выберите один из следующих критериев в поле Data :

  • Равно или не равно указанное число
  • Больше или меньше указанного числа
  • Между два числа или не между , чтобы исключить этот диапазон чисел

Например, вот как вы создаете правило проверки Excel, которое разрешает любое целое число больше 0:

Проверка даты и времени в Excel

Для проверки дат выберите Дата в поле Разрешить , а затем выберите соответствующий критерий в поле Данные .Есть довольно много предопределенных опций на выбор: разрешить только даты между двумя датами, равными, больше или меньше определенной даты и т. Д.

Аналогичным образом, чтобы проверить время, выберите Время в поле Разрешить , а затем определите необходимые критерии.

Например, чтобы разрешить только даты между Дата начала в B1 и Дата окончания в B2, примените это правило проверки даты Excel:

Для проверки записей на основе сегодняшних данных и текущего времени создайте собственные формулы проверки данных, как показано в следующих примерах:

Длина текста

Чтобы разрешить ввод данных определенной длины, выберите Длина текста в поле Разрешить и выберите критерии проверки в соответствии с вашей бизнес-логикой.

Например, чтобы ограничить ввод до 10 символов, создайте это правило:

Примечание. Параметр Длина текста ограничивает количество символов, но не тип данных, что означает, что указанное выше правило разрешает и текст, и числа длиной менее 10 символов или 10 цифр соответственно.

Список проверки данных Excel (раскрывающийся)

Чтобы добавить раскрывающийся список элементов в ячейку или группу ячеек, выберите целевые ячейки и выполните следующие действия:

  1. Откройте диалоговое окно Data Validation (вкладка Data > Data Validation ).
  2. На вкладке Настройки выберите Список в поле Разрешить .
  3. В поле Источник введите элементы вашего проверочного списка Excel, разделенные запятыми. Например, чтобы ограничить ввод данных пользователем тремя вариантами, введите Да, Нет, Н / Д .
  4. Убедитесь, что в раскрывающемся списке в ячейке выбрано поле , чтобы стрелка раскрывающегося списка появилась рядом с ячейкой.
  5. Щелкните ОК .

Результирующий список проверки данных Excel будет выглядеть примерно так:

Примечание. Будьте осторожны с опцией Игнорировать пустой , которая выбрана по умолчанию. Если вы создаете раскрывающийся список на основе именованного диапазона, в котором есть хотя бы одна пустая ячейка, установка этого флажка позволяет ввести любое значение в проверенную ячейку. Во многих ситуациях это также верно для формул проверки: если ячейка, указанная в формуле, пуста, в проверенной ячейке будет разрешено любое значение.

Другие способы создания списка проверки данных в Excel

Подача списков, разделенных запятыми, непосредственно в поле Source — это самый быстрый способ, который хорошо работает для небольших раскрывающихся списков, которые вряд ли когда-либо изменятся.В других сценариях вы можете действовать одним из следующих способов:

Правила проверки пользовательских данных

В дополнение к встроенным правилам проверки данных Excel, обсуждаемым в этом руководстве, вы можете создать настраиваемых правил со своими собственными формулами проверки данных. Вот лишь несколько примеров:

Дополнительные примеры см. В разделе Правила и формулы проверки пользовательских данных.

Как редактировать данные проверки в Excel

Чтобы изменить правило проверки Excel, выполните следующие действия:

  1. Выберите любую из проверенных ячеек.
  2. Откройте диалоговое окно Data Validation (вкладка Data > Data Validation ).
  3. Внесите необходимые изменения.
  4. Выберите Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с такими же настройками. установите флажок, чтобы скопировать изменения, внесенные вами во все другие ячейки с исходными критериями проверки.
  5. Нажмите ОК , чтобы сохранить изменения.

Например, вы можете отредактировать список проверки данных Excel, добавив или удалив элементы из поля Source , и применить эти изменения ко всем другим ячейкам, содержащим тот же раскрывающийся список:

Как скопировать правило проверки данных Excel в другие ячейки

Если вы настроили проверку данных для одной ячейки и хотите проверять другие ячейки по тем же критериям, вам не нужно заново создавать правило с нуля.

Чтобы скопировать правило проверки в Excel, выполните следующие 4 быстрых шага:

  1. Выберите ячейку, к которой применяется правило проверки, и нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать ее.
  2. Выберите другие ячейки, которые нужно проверить. Чтобы выделить несмежные ячейки, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl при выборе ячеек.
  3. Щелкните выделение правой кнопкой мыши, выберите Специальная вставка , а затем выберите параметр Проверка .

    Или нажмите сочетание клавиш Paste Special > Validation : Ctrl + Alt + V, затем N.

  4. Щелкните ОК .

Наконечник. Вместо копирования данных проверки в другие ячейки вы можете преобразовать свой набор данных в таблицу Excel. По мере добавления новых строк в таблицу Excel автоматически применяет ваше правило проверки к новым строкам.

Как найти ячейки с проверкой данных в Excel

Чтобы быстро найти все проверенные ячейки на текущем листе, перейдите на вкладку Home > Редактирование группы и нажмите Найти и выбрать > Проверка данных :

Это выберет все ячейки, к которым применены какие-либо правила проверки данных:

Как удалить проверку данных в Excel

В целом, есть два способа удалить валидацию в Excel: стандартный подход, разработанный Microsoft, и метод без использования мыши, разработанный гиками Excel, которые никогда не уберут руки с клавиатуры, если только это не будет абсолютно необходимо (например.грамм. взять чашку кофе 🙂

Метод 1. Обычный способ удаления проверки данных

Обычно для удаления проверки данных в таблицах Excel необходимо выполнить следующие действия:

  1. Выберите ячейку (я) с проверкой данных.
  2. На вкладке Data нажмите кнопку Data Validation .
  3. На вкладке Настройки нажмите кнопку Очистить все , а затем нажмите ОК .

Советы:
  1. Чтобы удалить проверку данных из всех ячеек на текущем листе, используйте функцию «Найти и выбрать», чтобы выбрать все проверенные ячейки.
  2. Чтобы удалить определенное правило проверки данных , выберите любую ячейку с этим правилом, откройте диалоговое окно Data Validation , установите флажок Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с теми же настройками , а затем щелкните Очистить Все кнопки .

Как видите, стандартный метод довольно быстр, но требует нескольких щелчков мышью, что, на мой взгляд, не представляет особого труда. Но если вы предпочитаете работать с клавиатурой, а не с мышью, вам может понравиться следующий подход.

Метод 2: Специальная вставка для удаления правил проверки данных

Де-юре программа Excel Paste Special предназначена для вставки определенных элементов скопированных ячеек. Де-факто он может делать гораздо больше полезных вещей. Среди прочего, он может быстро удалить правила проверки данных на листе. Вот как:

  1. Выберите пустую ячейку без проверки данных и нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать ее.
  2. Выберите ячейки, из которых вы хотите удалить проверку данных.
  3. Нажмите Ctrl + Alt + V, затем N, что является ярлыком для Специальная вставка > Проверка данных .
  4. Нажмите Enter. Выполнено!

Советы по проверке данных Excel

Теперь, когда вы знаете основы проверки данных в Excel, позвольте мне поделиться несколькими советами, которые могут сделать ваши правила намного более эффективными.

Проверка данных Excel на основе другой ячейки

Вместо того, чтобы вводить значения непосредственно в поля критериев, вы можете ввести их в некоторые ячейки, а затем обратиться к этим ячейкам. Если вы решите изменить условия проверки позже, вы просто введете новые числа на листе без необходимости редактировать правило.

Чтобы ввести ссылку на ячейку , введите ее в поле со знаком равенства или щелкните стрелку рядом с полем, а затем выберите ячейку с помощью мыши. Вы также можете щелкнуть в любом месте поля, а затем выбрать ячейку на листе.

Например, чтобы разрешить любое целое число, кроме числа в A1, выберите , не равное критерию в поле Data и введите = $ A $ 1 в поле Value :

Чтобы сделать следующий шаг, вы можете ввести формулу в указанную ячейку и заставить Excel проверять ввод на основе этой формулы.

Например, чтобы ограничить пользователей вводом дат после сегодняшней даты, введите формулу = СЕГОДНЯ () в некоторую ячейку, скажем B1, а затем настройте правило проверки даты на основе этой ячейки:

Или вы можете ввести формулу = СЕГОДНЯ () непосредственно в поле Дата начала , что даст тот же эффект.

Правила проверки на основе формул

В ситуациях, когда невозможно определить желаемые критерии проверки на основе значения или ссылки на ячейку, вы можете выразить это с помощью формулы.

Например, чтобы ограничить запись минимальным и максимальным значениями в существующем списке чисел, скажем, A1: A10, используйте следующие формулы:

= МИН (1 австралийский доллар: 10 австралийских долларов)

= МАКС (1 австралийский доллар: 10 австралийских долларов)

Обратите внимание, что мы блокируем диапазон с помощью знака $ (абсолютные ссылки на ячейки), чтобы наше правило проверки Excel работало правильно для всех выбранных ячеек.

Как найти неверные данные на листе

Хотя Microsoft Excel позволяет применять проверку данных к ячейкам, в которых уже есть данные, он не уведомляет вас, если некоторые из существующих значений не соответствуют критериям проверки.

Чтобы найти недопустимые данные, которые попали в ваши рабочие листы до того, как вы добавили проверку данных, перейдите на вкладку Data и щелкните Data Validation > Circle Invalid Data .

Это выделит все ячейки, которые не соответствуют критериям проверки:

Как только вы исправите неверную запись, кружок автоматически исчезнет. Чтобы удалить все круги, перейдите на вкладку Data и щелкните Data Validation > Clear Validation Circles .

Как защитить лист с помощью проверки данных

Если вы хотите защитить лист или книгу паролем, сначала настройте требуемые параметры проверки данных, а затем защитите лист. Важно, чтобы вы разблокировали проверенные ячейки до защиты рабочего листа, иначе ваши пользователи не смогут вводить какие-либо данные в эти ячейки. Подробные инструкции см. В разделе Как разблокировать определенные ячейки на защищенном листе.

Как поделиться книгой с проверкой данных

Чтобы разрешить нескольким пользователям совместно работать над книгой, не забудьте предоставить к ней общий доступ после того, как вы выполнили проверку данных.После предоставления доступа к книге ваши правила проверки данных будут продолжать работать, но вы не сможете ни изменить их, ни добавить новые правила.

Проверка данных Excel не работает

Если проверка данных на ваших листах не работает должным образом, скорее всего, это связано с одной из следующих причин.

Проверка данных не работает для скопированных данных

Проверка данных в Excel разработана, чтобы запретить вводить недопустимые данные непосредственно в ячейку, но она не может помешать пользователям копировать недопустимые данные.Хотя нет никакого способа отключить ярлыки копирования / вставки (кроме использования VBA), вы можете, по крайней мере, предотвратить копирование данных, перетаскивая ячейки. Для этого перейдите в Файл > Параметры > Расширенный > Параметры редактирования и снимите флажок Включить дескриптор заполнения и перетаскивание ячейки .

Проверка данных Excel недоступна в режиме редактирования ячейки

Команда проверки данных недоступна (выделена серым цветом), если вы вводите или изменяете данные в ячейке.Закончив редактирование ячейки, нажмите Enter или Esc, чтобы выйти из режима редактирования, а затем выполните проверку данных.

Проверка данных не может быть применена к защищенной или общей книге

Хотя существующие правила проверки продолжают работать в защищенных и общих книгах, изменить параметры проверки данных или установить новые правила невозможно. Для этого сначала отключите доступ к книге и / или снимите защиту с нее.

Неправильные формулы проверки данных

При проверке данных на основе формул в Excel необходимо проверить три важных момента:

  • Формула проверки не возвращает ошибок.
  • Формула не ссылается на пустые ячейки.
  • Используются соответствующие ссылки на ячейки.

Дополнительные сведения см. В разделе Не работает правило проверки пользовательских данных.

Ручной пересчет включен

Если в Excel включен режим ручного расчета, невычисленные формулы могут помешать правильной проверке данных. Чтобы вернуть автоматический режим расчета в Excel, перейдите на вкладку Формулы > группу Расчет , нажмите кнопку Параметры расчета , а затем нажмите Автоматически .

Для получения дополнительной информации см. Сравнение автоматического расчета и ручного расчета.

Вот как вы добавляете и используете проверку данных в Excel. Благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!

Вас также может заинтересовать

Сообщения о проверке данных Excel для пользователей

Показать сообщение, когда выбрана ячейка с проверкой данных, и показать предупреждение, если введены неверные данные

Сообщения проверки данных

С опциями, доступными при проверке данных, вы можете отображать сообщения, чтобы давать инструкции людям, которые используют ваша таблица.Есть два типа сообщений проверки данных:

  1. Входное сообщение может отображаться при выборе ячейки.

  2. Предупреждение об ошибке может отображаться, если введены неверные данные в камере

Видео: создание ввода или сообщения об ошибке

Чтобы увидеть шаги по созданию входного сообщения и сообщения об ошибке, посмотрите этот короткий видеоурок.Письменные инструкции приведены ниже. видео.

Создание входного сообщения

Чтобы люди знали, какие данные следует вводить в ячейку, вы можете настроить Входное сообщение , которое отображается, когда ячейка выбрано.

Выполните следующие действия, чтобы отобразить короткое сообщение при выборе ячейки.

  1. Выберите ячейки, в которых вы хотите применить проверку данных
  2. На ленте щелкните вкладку Данные и щелкните Проверка данных
  3. (необязательно) На вкладке Настройки выберите данные настройки проверки
  4. Щелкните вкладку Входное сообщение и поставьте галочку напротив Показать входное сообщение когда ячейка выбрана

  5. Введите текст заголовка сообщения в Заголовок коробка.Этот текст будет выделен жирным шрифтом в верхней части сообщения.
  6. Введите короткое сообщение в поле Входное сообщение коробка. Нажмите клавишу Enter, чтобы создать разрывы строк, если они вам нужны.
    ПРИМЕЧАНИЕ: Ограничение — 255 символов

  7. Нажмите ОК или следуйте инструкциям ниже, чтобы добавить предупреждение об ошибке.
  8. Теперь, когда вы щелкнете по ячейке, появится сообщение ввода.

Размер входного сообщения

Хотя в поле «Входное сообщение» разрешено 255 символов, коробка имеет максимальную высоту и ширину, и все символы могут не подходит.

ПРИМЕЧАНИЕ : Размер окна сообщения не может быть изменен — ​​он автоматически устанавливается Excel.

Например, в окне сообщения ниже 254 «i» символы с буквой «X» в конце.

Однако в окне сообщения ниже 254 символа «W», с крестиком в конце. Появляется только 126 персонажей полностью, а остальные символы обрезаны или не видны.

Позиция входного сообщения

В большинстве случаев входное сообщение появляется под ячейкой с левым край сообщения в средней точке ширины ячейки.

Если ячейка находится рядом с правой стороной окна Excel, правая граница входящего сообщения начнется на границе окна Excel.

Если под ячейкой недостаточно места, появляется сообщение о вводе в правой части камеры, если там достаточно места.

Если под камерой или справа недостаточно места, сообщение ввода появляется в левой части ячейки.

Если в ячейке есть комментарий, ниже появится сообщение для ввода. ячейку с правым краем сообщения в средней точке ширина ячейки. Это может вызвать проблемы в столбце A, где слева нет места, и сообщение о проверке данных отключено.

Перемещение входного сообщения

Когда появится входное сообщение, вы можете временно перетащить его на другой расположение на листе.

  • Местоположение только временное — окно сообщения будет вернуться в исходное положение при закрытии и повторном открытии книги.
  • ВСЕ входные сообщения на этом листе появятся в этом расположение, пока книга не будет закрыта и снова открыта.

Создать предупреждение об ошибке

Когда вы добавляете проверку данных в ячейку, появляется функция предупреждения об ошибке. автоматически включается.Он блокирует пользователей от ввода недействительных данные в ячейке.

Вы можете отключить оповещение об ошибке, чтобы люди могли вводить неверные данные. Или измените тип предупреждения об ошибке, следуя инструкциям. ниже.

  1. Выберите ячейки, в которых вы хотите применить проверку данных
  2. На ленте щелкните вкладку Данные и щелкните Проверка данных
  3. На вкладке Настройки выберите данные настройки проверки
  4. Нажмите на вкладку Error Alert и добавьте отметьте галочкой Показывать предупреждение об ошибке после ввода неверных данных .

  5. Выберите предупреждение об ошибке Стиль из раскрывающегося списка.
    • Stop : предотвращает ввод неверных данных.
      Если нажата кнопка Retry , недопустимая запись выделены и могут быть перепечатаны.
      Если нажать кнопку Отмена , будет введена неверная запись. удаляется, и исходное содержимое ячейки восстанавливается.
      Пользователь не может оставить недопустимую запись в ячейке

  • Предупреждение : препятствует вводу неверных данных.
    Если нажать кнопку Да , недопустимая запись будет принята, и выбирается следующая ячейка.
    Если нажать кнопку , недействительная запись будет выделена, и может быть перепечатан.
    Если нажать кнопку Отмена , недействительная запись будет удалена, и восстанавливается исходное содержимое ячейки.
    Пользователь может оставить недопустимую запись в ячейке.

  • Информация : объявляет о вводе неверных данных.
    Если нажать кнопку OK , недопустимая запись будет принята, и выбирается следующая ячейка.
    Если нажать кнопку Отмена , недействительная запись будет удалена, и восстанавливается исходное содержимое ячейки.
    Пользователь может оставить недопустимую запись в ячейке.

  • Введите текст заголовка сообщения в поле Название . Этот текст будет выделен жирным шрифтом в верхней части сообщения.
  • Введите короткое сообщение в поле Сообщение об ошибке .Предел составляет 225 символов
  • Нажмите ОК
  • Размер сообщения об ошибке

    В поле сообщения об ошибке разрешено 225 символов, но размер окна сообщения изменить нельзя — он устанавливается автоматически Excel.

    Для сообщений, состоящих более чем из нескольких слов, нажмите клавишу Enter, для создания разрывов строк. В противном случае окно сообщения может быть слишком широким. читать легко.

    Например, в окне сообщения ниже 225 символов, с разрывом строки после каждой второй группы.

    Вот то же сообщение, без разрывов строк. Это почти полный ширина окна Excel.

    Отключить оповещение об ошибке

    Вы можете отключить оповещение об ошибке, чтобы люди могли вводить неверные данные. Например, если ячейка проверки данных содержит раскрывающийся список, отключите оповещение об ошибке, чтобы пользователи могли вводить элементы, которые не в списке.

    Чтобы отключить оповещение об ошибке:

    1. Выберите ячейки, в которых вы хотите отключить предупреждение об ошибке
    2. На ленте щелкните вкладку Данные и щелкните Проверка данных
    3. Нажмите на вкладка Error Alert и удалите галочка с Показывать предупреждение об ошибке после ввода неверных данных

    Ошибка проверки в таблицах

    Если ячейки проверки данных находятся в именованной таблице Excel, недопустимые данные могут быть помечены правилами проверки ошибок Excel, даже если вы выполнили приведенные выше инструкции, чтобы отключить сообщения об ошибках.

    На приведенном ниже снимке экрана предупреждения об ошибках отключены, чтобы можно было выбрать несколько вариантов из раскрывающегося списка. Однако есть предупреждение о проверке ошибок при ошибке проверки данных, поскольку ячейка находится в таблице.

    Вы можете вручную ответить на каждое сообщение и выбрать «Игнорировать ошибку».

    Или вы можете отключить всю проверку данных для таблиц, выполнив следующие действия. Обратите внимание:

    • Этот параметр повлияет на все книги , которые вы открываете.
    • Другие типы недопустимых данных в таблице также будут игнорироваться, а не только ошибки проверки данных
    Для изменения настройки:
    • Нажмите кнопку «Сообщение об ошибке», когда она появится, затем нажмите «Параметры проверки ошибок».

    • В разделе «Правила проверки ошибок» снимите флажок «Данные, введенные в таблицу, недействительны».
    • Нажмите ОК

    Получить образец файла

    Получите заархивированный файл Excel с данными примеры сообщений проверки.

    Не пропустите наши советы по Excel

    Не пропустите мои последние советы и видео по Excel! Щелкните OK, чтобы получать мой еженедельный информационный бюллетень с советами по Excel и ссылками на другие новости и ресурсы Excel.

    связанные страницы

    Основы проверки данных

    Зависимые раскрывающиеся списки

    Советы по проверке данных

    Советы по проверке данных Excel и устранение неполадок

    Эта страница содержит советы по проверке данных и показывает, как исправить проблемы с проверкой данных Excel, такие как раскрывающийся список не работает, выбрано пустое поле и не отображаются все элементы.Приведенные ниже видеоролики и письменные инструкции помогут вам в устранении неполадок с раскрывающимся списком проверки данных.

    ПРИМЕЧАНИЕ : Если вам нужна помощь с настройкой раскрывающегося списка, перейдите на страницу раскрывающихся списков Excel

    Раскрывающийся список открывается с выбранным пустым

    Когда вы щелкаете стрелку, чтобы открыть раскрывающийся список, выбор может оказаться пустым внизу списка вместо первого элемент в списке.Почему это происходит и как это предотвратить?

    Получите образец файла в разделе загрузок.

    Причина: пустые ячейки в списке источников

    В показанном выше примере раскрывающийся список основан на диапазоне названные продукты. Человек, который составлял список, оставил несколько пустых ячеек. в конце, где можно было добавить новые элементы.

    Если в исходном списке есть пустая ячейка, а ячейка с список проверки данных пуст, список откроется с пустой записью выбрано.

    ПРИМЕЧАНИЕ : Другая проблема может возникнуть, если есть пробелы в исходном списке — недопустимые записи могут быть разрешены в камерах.

    Исправление
    : использование динамического списка источников

    Вместо того, чтобы оставлять пустые ячейки в исходном списке, используйте динамический исходный список, который будет автоматически настраиваться при добавлении или удалении элементов.

    1. Лучшим вариантом является именованная таблица Excel
    2. Другой вариант — динамический именованный диапазон, основанный на формуле
    1.Именованная таблица Excel

    Чтобы увидеть, как создать таблицу Excel, вы можете посмотреть это короткое видео. На странице «Создание таблицы Excel» есть письменные инструкции.

    2. Динамический именованный диапазон с формулой

    Чтобы увидеть шаги по настройке динамического именованного диапазона, вы можете посмотреть это короткое видеоурок. Формула СМЕЩЕНИЯ показана под видео.

    Формула СМЕЩЕНИЯ, используемая в этом примере:

    • = СМЕЩЕНИЕ (Цены! $ B $ 2,0,0, COUNTA (Цены! $ B: $ B) -1,1)

    Отсутствующие элементы в раскрывающемся списке

    Если вы добавляете новые элементы в конец исходного списка, они могут отсутствовать, когда вы откроете раскрывающийся список позже.

    Вот наиболее частая причина этой проблемы и способы ее устранения. Посмотрите, как вы можете предотвратить и эту распространенную проблему!

    Причина: раскрывающийся список на основе статического списка

    Некоторые раскрывающиеся списки основаны на статическом списке с использованием определенного диапазона, например

    .

    Если в ячейку B5 ввести новый элемент, он не появится в раскрывающемся списке

    Исправление
    : изменение источника проверки данных

    Чтобы устранить проблему с отсутствующим элементом, выполните следующие действия:

    • Выберите ячейки проверки данных
    • На вкладке «Данные» ленты Excel щелкните «Проверка данных».
    • На вкладке «Настройки» измените адрес диапазона * в поле «Источник», чтобы включить новые элементы.
    • Щелкните OK, чтобы завершить изменение.

    * Имя в поле «Источник»

    Вместо адреса вы можете увидеть имя в поле «Источник», например:

    Чтобы исправить это:

    • На вкладке «Формулы» ленты Excel щелкните «Диспетчер имен».
    • Выбрать имя в списке
    • В поле «Ссылается на» измените адрес, чтобы включить новые элементы.
    • Щелкните галочку, чтобы завершить изменение, затем закройте Диспетчер имен

    Предотвращение: использование динамических списков источников

    Чтобы избежать проблемы отсутствия элементов в статических списках, используйте вместо них динамические.Их можно настроить двумя способами:

    1. Именованная таблица Excel
    2. Динамический именованный диапазон, основанный на формуле

    Посмотрите видео выше, в которых показаны шаги для обоих вариантов

    Отсутствующие стрелы

    Иногда стрелки раскрывающегося списка проверки данных не видны на лист в ячейках, где вы знаете, что списки проверки данных были созданный.

    В этом видео показаны наиболее частые причины отсутствия стрелок.Письменные инструкции по устранению проблем под видео.

    Вот несколько причин отсутствия стрелки для проверки данных. Щелкните ссылку для подробностей:

    Только активная ячейка

    Только активная ячейка на листе будет отображать раскрывающийся список проверки данных стрелка. Чтобы пометить ячейки, которые содержат списки проверки данных, вы можете раскрасить ячейки или добавьте комментарий.

    Если вам нужны видимые стрелки для всех ячеек, содержащих списки, вы можете используйте поля со списком вместо проверки данных, и эти стрелки будут видны всегда.Чтобы создать поле со списком:

    • Щелкните вкладку Разработчик на ленте и щелкните Вставить
    • Щелкните поле со списком в элементах управления формы
    • На листе перетащите, чтобы добавить поле со списком нужного размера.
    • Щелкните правой кнопкой мыши поле со списком и выберите Управление форматированием
    • В поле Диапазон ввода введите имя или адрес списка
    • Нажмите ОК

    Поиск предметов

    Если объекты скрыты на листе, раскрывающийся список проверки данных стрелки также будут скрыты.

    Чтобы сделать объекты видимыми, используйте сочетание клавиш — Ctrl + 6

    Или выполните следующие действия, чтобы изменить настройки параметра:

    • Щелкните вкладку Файл на ленте и щелкните Параметры
    • Щелкните категорию Advanced
    • Прокрутите вниз примерно наполовину до раздела Параметры отображения для этого Рабочая тетрадь.
    • В настройке «Для объектов показать:» щелкните Все.
    • Нажмите ОК

    Раскрывающийся список

    В диалоговом окне Проверка данных можно отключить параметр для выпадающий список.Чтобы снова включить:

    1. Выберите ячейку, содержащую список проверки данных
    2. На ленте щелкните вкладку Данные
    3. Щелкните в верхней части кнопки «Проверка данных», чтобы открыть диалоговое окно.
    4. На вкладке «Настройки» установите флажок в раскрывающемся списке внутри ячейки.
    5. Нажмите ОК

    Excel 2013 Windows 8

    У вас есть связанное изображение в книге Excel 2013 в окне 8, стрелка проверки данных может не отображаться в активной ячейке, если только вы нажимаете кнопку мыши.

    В качестве обходного пути выполните следующие действия, чтобы появилась стрелка:

    1. Выберите ячейку со списком проверки данных
    2. Щелкните за пределами окна Excel (например, щелкните Рабочий стол или щелкните в окне браузера)
    3. Щелкните окно Excel, появится стрелка, и вы сможете выберите элемент из списка.

    Морозильные панели

    Параметр Freeze Panes может вызвать проблемы со стрелками раскрывающегося списка в все версии Excel.Были дополнительные проблемы в Excel 97 и ранее.

    В любой версии Excel, если выпадающий список находится на закрепленной панели окна Excel, а столбец справа имеет был прокручен за пределы экрана, стрелка раскрывающегося списка не будет видна.

    Спасибо Джону Констеблю за этот совет.

    В Excel 97, если раскрывающийся список проверки данных находится в замороженной области окна, стрелка раскрывающегося списка не отображается когда ячейка выбрана.В качестве обходного пути используйте Window | Split вместо Окно | Стоп-окна

    ПРИМЕЧАНИЕ. Эта проблема была исправлена ​​в более поздних версиях.

    • Без замороженного стекла

    • С замороженными стеклами

    Коррупция

    Если ни одно из вышеперечисленных решений не объясняет отсутствие стрелок раскрывающегося списка, рабочий лист может быть поврежден. Попробуйте скопировать данные на новый лист или книги, и стрелки раскрывающегося списка могут снова появиться.

    Или попробуйте восстановить файл при его открытии:

    1. На ленте щелкните Файл, а затем щелкните Открыть
    2. Щелкните Компьютер, затем щелкните Обзор
    3. Выберите файл с отсутствующими стрелками проверки данных
    4. В нижней части окна «Открыть» щелкните стрелку справа от Кнопка открытия
    5. Нажмите «Открыть и восстановить»
    6. При появлении запроса нажмите «Восстановить».

    Удалено макросом

    Если вы запустите макрос, который удаляет все фигуры на листе, он также может удалить стрелку раскрывающегося списка для проверки данных.Спасибо Эду Хоуленду, который предложил добавить этот совет.

    Например, приведенный ниже макрос удаляет все фигуры на активном листе.

    • Если стрелка проверки данных видна при запуске этого макроса, она также будет удалена вместе с другими фигурами на листе.

    Безопасные макросы : Для безопасного удаления других фигур без удаления стрелок проверки данных см. Макросы для удаления объектов на веб-сайте Рона де Брюина.

     Sub DeleteShapesALL ()
    ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ: удаляет стрелку значения данных.
    'если это видно
    Дим ш как форма
    Dim ws как рабочий лист
    Установить ws = ActiveSheet
    Для каждой ши в ws.Shapes
      ш.Удалить
    Следующий ш
    Конечный переводник 

    Допустимые записи запрещены

    Если вы введете действительную запись в ячейку с раскрывающимся списком, вы все равно может появиться сообщение об ошибке, в котором говорится, что «Введенное вами значение недействительно. «

    Например, этот список позволяет выбрать Да или Нет.

    Однако, если вы наберете no , появится сообщение, что это недопустимо.

    Причина: список с разделителями

    Вы можете увидеть эту ошибку, если список основан на в списке с разделителями, который вводится в диалоговом окне «Проверка данных» коробка.

    Исправление: точная запись

    Списки с разделителями чувствительны к регистру , поэтому для предотвращения проблемы введите данные одним из следующих способов:

    • Выбрать из выпадающего списка
    • Введите запись, которая точно соответствует верхнему и строчные буквы в списке с разделителями

    Например, если вы наберете Нет , запись будет принята без ошибок. сообщение, потому что первая буква в верхнем регистре, а вторая буква это строчные буквы.

    Допускаются недопустимые записи

    Даже если создать раскрывающиеся ячейки проверки данных, пользователи могут иметь возможность вводить недопустимые записи.

    Вот самые распространенные причины для этого. Вы можете получить образец файла в разделе загрузок.

    — Пустые ячейки в списке источников

    — Предупреждение об ошибке отключено

    Пустые ячейки в списке источников

    Если исходный список — именованный диапазон , содержащий пустые ячейки, пользователи могут вводить любые запись без получения сообщения об ошибке.В этом коротком видео показано одно из возможных решений проблемы, а ниже описаны шаги. видео.

    Примечание : Эта проблема с пустыми ячейками не возникает, если исходным списком является адрес диапазона , например 1 австралийский доллар: 10 австралийских долларов

    Причина: пустые ячейки в именованном диапазоне

    На снимке экрана ниже столбец Manager имеет раскрывающийся список с 5 имен.

    Однако, если в этом столбце введено другое имя, ошибки нет. тревога.Имени Билла нет в списке, но он был разрешен в ячейке.

    Это происходит, когда именованный диапазон используется в качестве источника списка, и везде есть пустая ячейка в этом именованном диапазоне. В этом примере в конце именованного диапазона есть пустая ячейка: MgrList

    .
    Исправление: выключить игнорировать пустые

    Чтобы предотвратить недопустимые записи, если в названном диапазоне есть пустые ячейки:

    1. Выберите ячейку, содержащую список проверки данных
    2. Выбрать данные | Проверка
    3. На вкладке Настройки снимите галочку с Игнорировать пустая коробка .
    4. Нажмите ОК

    Предупреждение об ошибке

    Если предупреждение об ошибке отключено, пользователи смогут вводить любую запись, без получения сообщения об ошибке.

    Исправление
    : включение предупреждения об ошибке

    Чтобы включить оповещение:

    1. Выберите ячейку, содержащую список проверки данных
    2. Выбрать данные | Проверка
    3. На вкладке «Предупреждение об ошибке» поставьте галочку напротив Показать ошибку. предупреждение после ввода неверных данных box.
    4. Нажмите ОК

    Проблема с неверными данными круга

    Если вы используете функцию «Круг недопустимые данные» в Excel, вы можете иногда видеть неожиданные результаты.

    В этом коротком видео показаны потенциальные проблемы с зависимыми раскрывающимися списками при игнорировании Пустое поле отключено, и используется функция «Неверные данные в кружке».

    Максимальное количество элементов в раскрывающемся списке

    Есть ограничения на количество элементов, которые будут отображаться в данных выпадающий список проверки:

    • Список может отображаться до 32 767 элементов из списка на рабочий лист.
    • Если вы вводите элементы в диалоговом окне проверки данных (разделенный list) ограничение составляет 256 символов , включая разделители.

    Если вам нужно больше предметов, вы можете создать зависимое перетаскивание список вниз, разбитый по категориям. На этой странице есть образец файла: Зависимый Выпадающий из отсортированного списка

    Размер выпадающего шрифта и длина списка

    Размер шрифта проверки данных и длину списка изменить нельзя.

    Размер шрифта
    • Шрифт в раскрывающемся списке проверки данных — Tahoma, размер 8.
    • Форматирование ячейки не влияет на шрифт в раскрывающемся списке.
    Длина списка
    • В раскрывающемся списке отображается максимум 8 элементов одновременно.
    • Прокрутите вверх или вниз, чтобы увидеть дополнительные элементы

    ПРИМЕЧАНИЕ ; С помощью программирования вы можете временно увеличить рабочий лист, чтобы размер шрифта проверки данных казался больше.См. Раздел для обходных путей, чтобы.

    Список источников на другом листе

    ПРИМЕЧАНИЕ : это влияет только на старые версии Excel

    В старых версиях Excel при попытке создать раскрывающийся список проверки данных Excel и обратитесь к списку источников на другом листе, вы можете увидеть ошибку сообщение:

    « Вы не можете использовать ссылки на другие рабочие листы или книги для критериев проверки данных. «

    Чтобы избежать этой проблемы, воспользуйтесь одним из следующих способов:

    Выпадающий список с символами

    Если в исходном списке есть символы из символьного шрифта, например Wingdings, эти символы не будут правильно отображаться в раскрывающемся списке проверки данных.

    Причина: выпадающий шрифт

    В раскрывающемся списке всегда отображается шрифт Tahoma . Это НЕ , на которое влияет форматирование:

    • Ячейки исходного списка ИЛИ
    • Ячейка с выпадающим списком
    Исправление: использование символов Tahoma

    Если вы хотите отображать символы символов в раскрывающемся списке, используйте символы, доступные в шрифте Tahoma, например стрелки, круги и квадраты.

    Получите образец файла в разделе загрузок.

    В этом видео показаны шаги по отображению символов в раскрывающемся списке, а письменные инструкции находятся под видео.

    Для создания списка символов:

    1. На листе выберите ячейку, с которой вы хотите начать список символов
    2. Нажмите клавишу Alt и на цифровой клавиатуре введите число для символ, который вы хотите вставить.Несколько примеров показаны в список ниже, и вы можете поэкспериментировать, чтобы найти другие символы.
      Примечание. Чтобы увидеть все коды, перейдите к списку альтернативных кодов в Википедии.
    3. Нажмите Enter и введите другие символы в ячейки ниже. в в списке, показанном выше, клавиша Alt использовалась с номерами 30, 29 и 31, для создания списка со стрелками вверх и вниз и двунаправленной стрелкой.

    Для создания раскрывающегося списка с символами:

    1. Выберите ячейку, в которой требуется раскрывающийся список
    2. На вкладке «Данные» ленты щелкните «Проверка данных».
    3. В раскрывающемся списке Разрешить выберите Список
    4. Щелкните поле Источник и на листе выберите ячейки со списком символов, затем нажмите ОК

    Раскрывающийся список можно открыть с помощью мыши или клавиатуры, а прокручивать список можно с помощью мыши или сочетаний клавиш.

    Показать раскрывающийся список
    • Мышь: щелкните стрелку ячейки
    • Клавиатура: нажмите Alt + стрелка вниз
    Прокрутка элементов списка
    Мышь
    • Нажимайте стрелки вверху или внизу полосы прокрутки для непрерывного прокрутка
    • Щелкайте стрелки вверху или внизу полосы прокрутки для прокрутки по одному за раз
    • Перетащите ползунок вверх или вниз
    • Щелкните выше или ниже полосы прокрутки, чтобы перейти на одну страницу вверх или вниз.
    • Нажмите выше или ниже полосы прокрутки для непрерывной прокрутки страницы
    Клавиатура
    • Нажимайте клавиши со стрелками вверх или вниз для непрерывной прокрутки
    • Нажимайте клавиши со стрелками вверх или вниз, чтобы прокручивать по одному элементу за раз.
    • Нажмите кнопку «Домой» или «Завершить», чтобы перейти в начало или конец списка.
    • Нажмите кнопку Page Up или Page Down, чтобы перейти на одну страницу вверх или вниз
    • Нажмите клавишу Page Up или Page Down для непрерывной прокрутки страницы

    Выпадающие списки на защищенном листе

    Ячейки с раскрывающимися списками не могут можно изменить, если:

    • ячейка заблокирована
    • лист защищен

    ПРИМЕЧАНИЕ : В Excel 2000 и более ранних версиях

    • Вы можете изменить выбор в раскрывающемся списке проверки данных, если список источников находится в рабочий лист.
    • Если список разделен (введен в диалоговом окне проверки данных), выбор не может быть изменен.

    Выпадающие списки и события изменений

    В Excel 2000 и более поздних версиях выбор элемента из проверки данных раскрывающийся список вызовет событие изменения. Это означает, что код может автоматически запускается после того, как пользователь выберет элемент из списка.

    Чтобы увидеть пример, перейдите к образцам рабочих листов. страницу, а под заголовком Filters найдите Product List by Category и загрузите ProductsList.zip файл.

    В Excel 97 выбор элемента из раскрывающегося списка Проверка данных не запускает событие изменения, если только элементы списка были введены в диалоговом окне «Проверка данных». В этой версии вы можете добавить кнопку на лист и запустить код, щелкнув кнопка. Чтобы увидеть пример, перейдите к Образцу На странице рабочих листов под заголовком Filters найдите Product Составьте список по категориям и загрузите ProductsList97.застежка-молния файл.

    Другой вариант в Excel 97 — использовать событие Calculate для запуска код. Для этого обратитесь к ячейке с проверкой данных в формуле на листе, например = ПОИСКПОЗ (C3, CategoryList, 0) . Затем добавьте код фильтра для события Calculate рабочего листа. Чтобы увидеть пример, перейдите на страницу Образцов рабочих листов и под заголовком Filters найдите Product List by Category , и загрузите ProductsList97Calc.zip файл.

    Временно расширить раскрывающийся список

    Раскрывающийся список Проверка данных — это ширина ячейки, в которой он находится, минимум до 3/4 «. Вы можете использовать событие SelectionChange временно расширить столбец, когда он активен, а затем сузить его когда вы выбираете ячейку в другом столбце.

    Например, с ячейками проверки данных в столбце A:

     Private Sub Worksheet_SelectionChange (значение ByVal как диапазон)
      Если Target.Счетчик> 1, затем выйти из подпрограммы
       Если Target.Column = 1, то
           Target.Columns.ColumnWidth = 20
       Еще
           Столбцы (1) .ColumnWidth = 5
       Конец, если
    Конец подписки
     

    Чтобы добавить этот код на рабочий лист:

    1. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа и выберите «Просмотреть код».
    2. Скопируйте код и вставьте его в модуль кода.
    3. Измените ссылку на столбец с 4, чтобы она соответствовала вашему листу.

    Увеличить размер раскрывающегося списка

    Шрифт в раскрывающемся списке проверки данных — Tahoma, размер 8. В Excel нет настройки для увеличения этого размера шрифта, чтобы его было легче читать.

    Если вы уменьшите масштаб на листе, проблема станет еще хуже. Например, на этом снимке экрана показан раскрывающийся список с масштабом 80%.

    Есть несколько обходных путей, которые можно использовать для увеличения шрифта проверки данных:

    1) Используйте макрос для отображения поля со списком или списка

    2) Постоянно увеличивайте масштаб листа (вручную)

    3) Временно увеличьте масштаб с помощью макроса

    Использовать поле со списком или поле со списком

    Чтобы упростить чтение элементов проверки данных, вы можете использовать программирование с полем со списком или списком, чтобы показать записи.Шрифт в них может быть любого размера, и вы также можете настроить их так, чтобы одновременно отображалось более 8 элементов по умолчанию.

    Затем при двойном щелчке в ячейке проверки данных появляется поле со списком или список, и вы можете выбрать от него. См. Инструкции по добавлению поле со списком или отображение список (может быть установлен для одиночного или множественного выбора).

    Постоянное изменение настройки масштабирования

    Если вы не хотите использовать макросы для настройки масштаба рабочего листа, этот обходной путь может сделать то, что вам нужно.Спасибо Джону Калли за предложение этого метода.

    Вот снимок экрана с раскрывающимся списком с уровнем масштабирования 100%. В строке 2 ячейки отформатированы шрифтом Cambria, размер 12.

    • Чтобы упростить чтение раскрывающегося списка, настройте масштаб рабочего листа на 120% или другой параметр, который вы предпочитаете.
    • Затем, чтобы остальная часть листа выглядела «без увеличения», уменьшите размер шрифта в ячейках листа и сузьте столбцы.

    Вот тот же лист с масштабом 120%.Шрифт в строке 2 был уменьшен с 12 до 10, поэтому он выглядит примерно того же размера, что и раньше.

    Временное изменение настройки масштабирования

    Чтобы текст казался больше, вы можете использовать процедуру события, чтобы увеличить настройку масштабирования, когда ячейка выбрано. (Примечание: этот метод может быть немного нестабильным)

    Ниже приведены 3 примера макросов:

    — Масштаб при выборе одной конкретной ячейки

    — Масштабирование при выборе одной из определенных ячеек

    — Масштабирование при любой ячейке с проверкой данных список выбран

    Увеличение масштаба при выделении определенной ячейки

    Если в ячейке A2 есть список проверки данных, следующий код будет измените настройку масштабирования на 120%, когда эта ячейка выбрана.

     Private Sub Worksheet_SelectionChange (значение ByVal как диапазон)
      Если Target.Address = "$ A $ 2", то
        ActiveWindow.Zoom = 120
      Еще
        ActiveWindow.Zoom = 100
      Конец, если
    Конечный переводник 

    Чтобы добавить этот код на рабочий лист:

    1. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа и выберите «Просмотреть код».
    2. Скопируйте код и вставьте его в модуль кода.
    3. Измените ссылку на ячейку с $ A $ 2, чтобы она соответствовала вашему листу.

    Увеличение масштаба при выборе определенных ячеек

    Если несколько ячеек имеют список проверки данных, следующий код изменит настройку масштабирования на 120%, когда любая из этих ячеек выбрано. В этом примере в ячейках A1, B3 и D9 есть проверка данных.

     Private Sub Worksheet_SelectionChange (значение ByVal как диапазон)
      Если Target.Cells.Count> 1, то выйдите из Sub
      Если пересечение (Target, Range ("A1, B3, D9")) равно ничто, тогда
        ActiveWindow.Масштаб = 100
      Еще
        ActiveWindow.Zoom = 120
      Конец, если
    Конечный переводник 
    Увеличить масштаб, когда любая ячейка с проверкой данных список выбран

    Следующий код изменит настройку масштабирования на 120% при любом выбирается ячейка со списком проверки данных.

     Private Sub Worksheet_SelectionChange (значение ByVal как диапазон)
      Уменьшить l Масштабировать до тех пор, пока
      Dim lZoomDV как долго
      Dim lDVType As Long
      lZoom = 100
      lZoomDV = 120
      lDVType = 0
    
      Заявка.EnableEvents = False
      При ошибке Возобновить Далее
      lDVType = Target.Validation.Type
      
        При ошибке GoTo errHandler
        Если lDVType <> 3 Тогда
          С ActiveWindow
            Если .Zoom <> lZoom То
              .Zoom = lZoom
            Конец, если
          Конец с
        Еще
          С ActiveWindow
            Если .Zoom <> lZoomDV Тогда
              .Zoom = lZoomDV
            Конец, если
          Конец с
        Конец, если
    
    exitHandler:
      Application.EnableEvents = True
      Выйти из подводной лодки
    errHandler:
      Перейти к exitHandler
    Конечный переводник 

    Получить файлы примеров

    Выбрано пустое поле : В этом образце файла показан пример выбора пустого элемента при открытии раскрывающегося списка: Удалить Пробелы с файлом образца динамического диапазона

    Допустимые недопустимые записи : В этой книге есть пример, в котором недопустимые записи могут быть введены в ячейки с раскрывающимися списками: Данные Образец файла

    для недопустимых записей

    Выпадающие символы : В этой книге есть пример выпадающего списка с символами шрифта Tahoma: Данные Список валидации с символами

    Не пропустите наши советы по Excel

    Не пропустите мои последние советы и видео по Excel! Щелкните OK, чтобы получать мой еженедельный информационный бюллетень с советами по Excel и ссылками на другие новости и ресурсы Excel.

    Дополнительные руководства

    Основы проверки данных

    Создание зависимых раскрывающихся списков

    Заголовки букв в раскрывающемся списке

    Примеры критериев проверки данных

    Советы по проверке данных

    Проверка данных с помощью комбинированного списка

    Как исправить запись в трудовой книжке? «Запись недействительна»: образец патча

    Трудовая книжка — особенно важный документ, который не только учитывает трудовой стаж, но и помогает в дальнейшем при начислении пенсии.Не все сотрудники правильно записываются в трудовую книжку. «Запись недействительна» — что это значит и в каких ситуациях фраза встречается в документе?

    Чем руководствовались?

    Для внесения изменений или исправлений в трудовую книжку необходимо изучить те нормативные акты, которые служат опорой для любого сотрудника отдела кадров. К ним относятся:

    • ТК РФ, а именно те части, в которых это прописано, какие формулировки занимают место в трудовой книжке.
    • Правила ведения и хранения трудовой книжки, утвержденные Правительством Российской Федерации. Здесь написано, как хранить и хранить бланки труда и вкладыши к ним, а также кто имеет право предъявлять и распространять эти документы.
    • Инструкция по заполнению трудовой книжки, утвержденная приказом Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, устанавливающая правила заполнения трудовой книжки. В частности, это пункт 1.2, п. 2.3 и п. 2.4.

    Признание недействительной записи в трудовой книжке или внесение каких-либо дополнений должно производиться на основании одного из абзацев указанного выше документа.

    Изменение, исправление или дополнение?

    Запись в трудовой книжке «запись недействительна» — что это? Добавление, исправление или изменение отметки, сделанной до этого?

    Понятия «изменение» и «дополнение» говорят соответственно об изменении или дополнении ранее введенной правильной (это самое главное) записи.Исправление также предполагает замену неправильно введенного, неправильного ввода.

    Кто может вносить исправления?

    «Запись признана недействительной» — в лабораторную книгу не может быть записано никем и ни по какой причине. Без этих полномочий и без необходимой причины указывать что-либо в документе запрещено. Если вдруг гражданин обнаружил в своем труде ошибки, то их можно исправить либо по месту предыдущей работы, где они были совершены, либо на новой работе, либо в суде.

    Исправьте записи в справочнике специалиста по трудовым вопросам, который на это уполномочен. Такие полномочия даются специальным приказом руководителя о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. В крупных организациях рабочую силу принимают, обслуживают и хранят в отделе кадров. На малых предприятиях это делает либо сам руководитель, либо лицо, которое назначается ответственным. Это может быть бухгалтер, секретарь или любой сотрудник, на которого составлен соответствующий приказ.

    Если работа предоставляется физическим лицом, то проводить и тем более вносить какие-либо изменения в трудовую книжку такой работодатель не имеет права.

    При обнаружении ошибки

    Ошибки в основном обнаруживают те сотрудники, которые ведут труд. Иногда их обнаруживают сами рабочие после увольнения. Также недостатки выявляются при проверке кадровых документов.

    Типичные ошибки:

    1. Неверные данные о сотруднике.Если обнаружена ошибка на титульном листе, где указана основная информация, нужно собрать и подать все необходимые документы: паспорт, диплом об образовании, свидетельство о браке или разводе. Далее подается заявление работодателю с просьбой исправить ошибочную запись. После этого на основании предоставленных данных и заявки в рабочей книге делается запись: «Запись недействительна». Поставьте дату и подпись уполномоченного лица. В случае, если была сделана ошибка в фамилии, имени или отчестве, сотрудник должен будет обратиться в суд, чтобы обосновать право собственности на трудовую книжку и исправить эту запись.
    2. Неверная информация в рабочих разделах. Если работник уже устроился в новую организацию, а ошибка была допущена на предыдущем месте работы, гражданин должен написать заявление бывшему руководителю о предоставлении необходимых документов, на основании которых новый работодатель исправит ошибка и введите правильные данные. Если предприятие, на котором вы допустили ошибку на рабочем месте, было ликвидировано или закрыто, вы можете запросить необходимые документы в архиве города, где была зарегистрирована организация.

    Формулировка «запись недействительна» — в трудовой книжке, образец которой представлен ниже, должна сопровождаться номером записи, подписью работника и датой внесения исправлений в запись.

    Общие правила исправления

    Неверные данные, которые были обнаружены в этих разделах, не могут быть зачеркнуты, удалены или исправлены. Можно только внести в рабочую книгу запись: «Запись недействительна». Под определенным номером с правильными данными.Если необходимо внести исправления на первую страницу, то можно вычеркнуть старую информацию, но на следующей странице вам нужно будет записать актуальную. При этом по корку труда необходимо обращаться к документам, на основании которых производится исправление.

    Исправить можно либо синей, либо черной ручкой, желательно гелевой. Эти чернила устойчивы к свету и влаге. Слова не могут быть сокращены.

    Алгоритм исправления

    Исправление как в трудовой книжке делать? «Запись недействительна» — это только начальный этап исправления записи.Рассмотрим общий алгоритм:

    1. В первом столбце нужно расположить номера по порядку, следуя тому, что был в предыдущей записи.
    2. В следующем столбце фиксируется дата, на момент которой производится корректировка.
    3. В третьем делается запись: «Запись для номера … недействительна». В этот же столбец необходимо записать правильные данные.
    4. Четвертый столбец должен быть заполнен ссылкой на заказ, который содержит правильные данные.

    Как правильно ввести фразу: «Запись считать недействительной»? В рабочей тетради образец представлен ниже.

    Если ошибка сделана на титульном листе, то алгоритм исправления следующий:

    1. Одна особенность — вычеркнуть старую запись.
    2. Напишите последнюю информацию рядом с зачеркнутым.
    3. На корте работы нужно написать ссылку на документ, подтверждающий изменения.
    4. Ссылка должна быть заверена печатью организации и подписью уполномоченного сотрудника.

    Распоряжение суда

    Если в судебном заседании было принято решение о незаконном увольнении, то на работе необходимо признать запись в трудовой книжке недействительной и восстановить работника. Все эти действия должны быть задокументированы. В третьем столбце после фиксации недействительности предыдущей редакции необходимо отправить информацию о восстановлении работника, а в четвертом — ссылку на соответствующий документ (это будет приказ о восстановлении). В этом случае запись об исправлении должна начинаться с названия организации.

    Также работник может получить дубликат работы, где руководитель обязан переписать все записи, кроме той, которая признана судом недействительной. При этом в выданной трудовой книжке нужно сделать отметку о выдаче дубликата, а на развороте указать, что это дубликат. При этом никаких документов сотрудник не предоставляет.

    Индивидуальные случаи

    Если обнаружена ошибка в дате внесения трудовой книжки, то нужно сделать следующее:

    1. В первый столбец впишите порядковый номер.
    2. Во втором — дата исправления.
    3. В третьем столбце написать: «Запись по номеру … недействительна», а под ним та же формулировка, что и в предыдущей записи, но с правильной датой приема.
    4. В четвертой графе реквизиты приказа о приеме.

    А если в нумерации обнаружена ошибка? Причем, например, если сотрудник сменил несколько организаций или был переведен из офиса в офис, а между ошибочной и последней нумерацией большое количество записей.Опытные штатные работники советуют не трогать промежуточные записи, а признавать недействительным только номер в последней записи, чтобы общее количество записей в трудовой книжке совпадало.

    Бывает, что нумерация повторяется, но записи имеют другую дату. Что делать, чтобы не испортить трудовую книжку? «Запись недействительна» — в тексте указаны неверные номер и дата. Если записи имеют одинаковый номер и дату, то вам нужно добавить букву «а» к неправильному номеру записи, а затем сослаться на номер с буквой «а».Если в записи нет номера, то его необходимо поставить, а затем обратиться к исправлению этого номера. Если предыдущая запись была найдена без номера, то в рабочей можно просто написать: «Предыдущая запись недействительна». И поставить все необходимые реквизиты.

    p> Руководство по проверке данных

    Excel | Exceljet

    Введение

    Проверка данных — это функция Excel, используемая для управления тем, что пользователь может вводить в ячейку. Например, вы можете использовать проверку данных, чтобы убедиться, что значение представляет собой число от 1 до 6, убедитесь, что дата наступит в следующие 30 дней, или убедитесь, что текстовая запись содержит менее 25 символов.

    Проверка данных может просто отображать сообщение пользователю о том, что ему разрешено, как показано ниже:

    Проверка данных также может остановить недопустимый ввод данных пользователем. Например, если код продукта не прошел проверку, вы можете отобразить такое сообщение:

    Кроме того, проверка данных может использоваться, чтобы предоставить пользователю предопределенный выбор в раскрывающемся меню:

    Это может быть удобным способом дать пользователю точные значения, соответствующие требованиям.

    Элементы управления проверкой достоверности данных

    Проверка данных осуществляется с помощью правил, определенных в пользовательском интерфейсе Excel на вкладке «Данные» на ленте.

    Важное ограничение

    Важно понимать, что проверку данных легко обойти. Если пользователь копирует данные из ячейки без проверки в ячейку с проверкой данных, проверка уничтожается (или заменяется). Проверка данных — хороший способ сообщить пользователям, что разрешено или ожидается, но это , а не надежный способ гарантировать ввод.

    Определение правил проверки данных

    Проверка данных определяется в окне с 3 вкладками: Настройки, Входное сообщение и Предупреждение об ошибке:

    На вкладке настроек вы вводите критерии проверки. Существует ряд встроенных правил проверки с различными параметрами, или вы можете выбрать Пользовательский и использовать свою собственную формулу для проверки ввода, как показано ниже:

    Вкладка «Входное сообщение» определяет сообщение, отображаемое при выборе ячейки с правилами проверки.Это входное сообщение не является обязательным. Если входное сообщение не задано, сообщение не появляется, когда пользователь выбирает ячейку с примененной проверкой данных. Входное сообщение не влияет на то, что пользователь может ввести — оно просто отображает сообщение, чтобы пользователь знал, что разрешено или ожидается.

    Вкладка «Предупреждение об ошибке» управляет принудительной проверкой. Например, если для стиля установлено значение «Стоп», недопустимые данные запускают окно с сообщением, и ввод не разрешен.

    Пользователь видит такое сообщение:

    Если для стиля задано значение «Информация» или «Предупреждение», отображается другой значок с настраиваемым сообщением, но пользователь может проигнорировать сообщение и ввести значения, не прошедшие проверку.В таблице ниже приводится сводка поведения для каждого варианта предупреждения об ошибке.

    Стиль оповещения Поведение
    Стоп Запрещает пользователям вводить недопустимые данные в ячейку. Пользователи могут повторить попытку, но должны ввести значение, прошедшее проверку данных. В окне «Остановить предупреждение» есть два варианта: «Повторить» и «Отменить».
    Предупреждение Предупреждает пользователей, что данные недействительны. Предупреждение ничего не делает, чтобы остановить недопустимые данные.В окне предупреждения есть три варианта: Да (принять недопустимые данные), Нет (изменить недопустимые данные) и Отменить (удалить недопустимые данные).
    Информация Сообщает пользователям, что данные недействительны. Это сообщение ничего не делает для предотвращения недействительных данных. В окне информационного предупреждения есть 2 варианта: ОК, чтобы принять недопустимые данные, и Отмена, чтобы удалить их.

    Параметры проверки данных

    При создании правила проверки данных доступно восемь опций для проверки введенных пользователем данных:

    Любое значение — проверка не выполняется.Примечание: если проверка данных ранее применялась с заданным входным сообщением, сообщение все равно будет отображаться при выборе ячейки, даже если выбрано любое значение.

    Целое число — разрешены только целые числа. После выбора опции целого числа становятся доступными другие опции для дальнейшего ограничения ввода. Например, вы можете потребовать целое число от 1 до 10.

    Decimal — работает как опция целых чисел, но допускает десятичные значения.Например, если для параметра «Десятичное число» заданы значения от 0 до 3, допустимы все значения вроде 0,5, 2,5 и 3,1.

    Список — разрешены только значения из предопределенного списка. Значения представлены пользователю в виде раскрывающегося меню. Допустимые значения могут быть жестко заданы непосредственно на вкладке «Настройки» или указаны в виде диапазона на листе.

    Дата — разрешены только даты. Например, вы можете указать дату между 1 января 2018 года и 31 декабря 2021 года или дату после 1 июня 2018 года.

    Время — допускается только время. Например, вы можете указать время с 9:00 до 17:00 или разрешить время только после 12:00.

    Длина текста — проверка ввода на основе количества символов или цифр. Например, вам может потребоваться код, содержащий 5 цифр.

    Custom — проверяет ввод данных пользователем с помощью настраиваемой формулы. Другими словами, вы можете написать свою собственную формулу для проверки ввода. Пользовательские формулы значительно расширяют возможности проверки данных.Например, вы можете использовать формулу, чтобы убедиться, что значение написано в верхнем регистре, значение содержит «xyz» или дата является днем ​​недели в следующие 45 дней.

    На вкладке настроек также есть два флажка:

    Игнорировать пустое поле — указывает Excel не проверять ячейки, не содержащие значения. На практике кажется, что этот параметр влияет только на команду «обвести недопустимые данные». Если этот параметр включен, пустые ячейки не обведены кружком, даже если они не прошли проверку.

    Применить эти изменения к другим ячейкам с такими же настройками. — этот параметр обновит проверку, примененную к другим ячейкам, когда она совпадает с (исходной) проверкой редактируемых ячеек.

    Примечание. Вы также можете вручную выбрать все ячейки с проверкой данных с помощью «Перейти к + специальное», как описано ниже.

    Простое раскрывающееся меню

    Вы можете предоставить раскрывающееся меню параметров, жестко закодировав значения в поле настроек или выбрав диапазон на листе. Например, чтобы ограничить ввод действиями «КУПИТЬ», «УДЕРЖАТЬ» или «ПРОДАТЬ», вы можете ввести эти значения через запятую, как показано ниже:

    При применении к ячейке на листе раскрывающееся меню работает следующим образом:

    Другой способ указать значения в раскрывающемся меню — использовать ссылку на лист.Например, для размеров (то есть малых, средних и т. Д.) В диапазоне F3: F6 вы можете указать этот диапазон непосредственно в окне настроек проверки данных:

    Обратите внимание, что диапазон вводится как абсолютный адрес, чтобы предотвратить его изменение, когда проверка данных применяется к другим ячейкам.

    Совет. Щелкните значок маленькой стрелки в дальнем правом углу исходного поля, чтобы сделать выбор прямо на листе, чтобы вам не приходилось вводить диапазон вручную.

    Вы также можете использовать именованные диапазоны для указания значений.Например, с именованным диапазоном, называемым «размеры» для F3: F7, вы можете ввести имя прямо в окне, начиная со знака равенства:

    Именованные диапазоны автоматически являются абсолютными, поэтому они не изменятся, поскольку проверка данных применяется к разным ячейкам. Если именованные диапазоны новы для вас, на этой странице есть хороший обзор и ряд советов по теме.

    Совет — если вы используете таблицу для значений раскрывающегося списка, Excel будет продолжать расширять или сжимать таблицу автоматически при добавлении или удалении значений раскрывающегося списка.Другими словами, Excel будет автоматически синхронизировать раскрывающийся список со значениями в таблице при изменении, добавлении или удалении значений. Если вы новичок в таблицах Excel, вы можете увидеть демонстрацию в этом видео о ярлыках таблиц.

    Проверка данных с помощью настраиваемой формулы

    Формулы проверки данных должны быть логическими формулами, которые возвращают ИСТИНА, если ввод действителен, и ЛОЖЬ, если ввод недействителен. Например, чтобы разрешить ввод любого числа в ячейку A1, вы можете использовать функцию ЕЧИСЛО в такой формуле:

     

    Если пользователь вводит значение, подобное 10, в A1, ISNUMBER возвращает TRUE, и проверка данных завершается успешно.Если они вводят значение типа «яблоко» в A1, ISNUMBER возвращает FALSE, и проверка данных не выполняется.

    Чтобы включить проверку данных с помощью формулы, выберите «Пользовательский» на вкладке настроек, затем введите формулу в строке формул, как обычно, начиная со знака равенства (=).

    Формулы поиска и устранения неисправностей

    Excel игнорирует формулы проверки данных, которые возвращают ошибки. Если формула не работает, и вы не можете понять почему, настройте фиктивные формулы, чтобы убедиться, что формула работает так, как вы ожидаете.Фиктивные формулы — это просто формулы проверки данных, вводимые непосредственно на листе, чтобы вы могли легко увидеть, что они возвращают. На экране ниже показан пример:

    Как только фиктивная формула будет работать так, как вы хотите, просто скопируйте и вставьте ее в область формулы проверки данных.

    Если вас смущает идея фиктивной формулы, посмотрите это видео, в котором показано, как использовать фиктивные формулы для улучшения формул условного форматирования. Концепция точно такая же.

    Примеры формул проверки данных

    Возможности для проверки данных пользовательских формул практически безграничны. Вот несколько примеров, которые вдохновят вас:

    Чтобы разрешить только 5-символьные значения, начинающиеся с «z», вы можете использовать:

     

    Эта формула возвращает ИСТИНА, только если код состоит из 5 цифр и начинается с буквы «z». Два значения в кружке возвращают ЛОЖЬ с этой формулой.

    Чтобы разрешить только дату в течение 30 дней после сегодняшнего дня:

     

    Чтобы разрешить только уникальные значения:

     

    Разрешить только адрес электронной почты

     

    Проверка данных, чтобы обвести недопустимые записи

    После применения проверки данных вы можете попросить Excel обвести ранее введенные недопустимые значения.На вкладке «Данные» на ленте щелкните «Проверка данных» и выберите «Обвести недопустимые данные»:

    .

    Например, на приведенном ниже экране показаны значения, обведенные кружком, которые не прошли проверку с помощью этой настраиваемой формулы:

     

    Найти ячейки с проверкой данных

    Чтобы найти ячейки с примененной проверкой данных, вы можете использовать диалоговое окно «Перейти»> «Специальный». Введите сочетание клавиш Control + G, затем нажмите кнопку Special. Когда появится диалоговое окно, выберите «Проверка данных»:

    .

    Скопировать данные проверки из одной ячейки в другую

    Для копирования проверки из одной ячейки в другие ячейки.Скопируйте ячейки, обычно содержащие нужные данные для проверки, затем используйте Специальная вставка + Проверка. Когда появится диалоговое окно, введите «n», чтобы выбрать проверку, или щелкните «Проверка» с помощью мыши.

    Примечание. Сочетание клавиш Control + Alt + V можно использовать для вызова специальной вставки без мыши.

    Очистить проверку всех данных

    Чтобы отменить все проверки данных для диапазона ячеек, сделайте выбор, затем нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» на ленте.Затем нажмите кнопку «Очистить все»:

    Чтобы удалить всю проверку данных с рабочего листа, выберите весь рабочий лист, затем выполните те же шаги, что и выше.

    11 потрясающих примеров проверки данных

    Это гостевой пост Алана Мюррея из Computergaga.

    Data Validation — очень полезный инструмент Excel. Это часто остается незамеченным, поскольку пользователи Excel стремятся изучить преимущества сводных таблиц, диаграмм и формул.

    Он контролирует, что может быть введено в ячейку, чтобы гарантировать ее точность и согласованность.Очень важная работа при работе с данными.

    В этом сообщении блога мы рассмотрим 11 полезных примеров того, что может делать проверка данных.

    Для применения этих правил проверки данных;

    1. Сначала выберите диапазон ячеек, к которому вы хотите применить проверку.
    2. Щелкните вкладку «Данные», а затем кнопку «Проверка данных» на ленте.
    3. На вкладке «Настройки» выберите критерии правила проверки.

    Разрешить ввод только в верхнем регистре

    Возможно, вам потребуется ввести данные в верхнем регистре, как в этом примере ввода почтовых индексов Великобритании.

    Ячейки должны принимать как текст, так и числа, но текст должен быть в верхнем регистре.

    Для этого мы можем использовать формулу с функциями ВЕРХНИЙ и ТОЧНЫЙ.

    Функция UPPER, вероятно, говорит сама за себя. Он преобразует текст в верхний регистр.

    Функция EXACT используется для сравнения записи ячейки с версией в верхнем регистре, чтобы увидеть, совпадают ли они. Если да, то запись действительна.

    В этом примере проверка была применена к диапазону A2: A6.Выберите «Пользовательский» в списке «Разрешить» и введите следующую формулу в поле «Формула».

    = ТОЧНЫЙ (A2; ВЕРХНИЙ (A2))

    Предотвратить свидания в будущем

    Ввод дат в электронные таблицы очень распространен. К сожалению, пользователи вводят неправильную дату — тоже обычное дело.

    Используя правила проверки, мы можем ограничить количество ошибок, которые может совершить пользователь.

    В этом примере мы предотвращаем ввод даты в будущем. Возможно, пользователи записывают произошедшую транзакцию.Следовательно, это должна быть дата в прошлом или сегодняшняя дата.

    Выберите «Дата» в списке «Разрешить», а затем «Меньше или равно» в списке «Данные».

    В поле Дата окончания введите формулу ниже.

    = СЕГОДНЯ ()

    Функция СЕГОДНЯ возвращает текущую дату с компьютера. Невероятно полезно. Ознакомьтесь с другими замечательными функциями даты в Excel (https://www.howtoexcel.org/category/functions/date-and-time/).

    Создание раскрывающихся списков

    Создание раскрывающихся списков — причина, по которой большинство людей знакомо с функцией проверки данных.Создание списков — простой и эффективный способ контроля ввода данных.

    Выберите Список из списка разрешенных. Затем вы можете ввести элементы списка непосредственно в поле «Источник», разделив их запятыми, или обратиться к диапазону ячеек, содержащих элементы списка.

    Если вам нужен простой список, такой как «Открытые и закрытые» или «Да» и «Нет», то ввод записей имеет смысл.

    Если вам нужен более динамичный список для элементов, которые меняются с течением времени, например, списки продуктов, мест и людей, то ссылка на диапазон имеет смысл.

    Для этого списка щелкните поле «Источник», а затем выберите ячейки, содержащие элементы.

    В этом примере элементы находились в диапазоне A1: A5 листа с именем «Имена».

    Зависимые раскрывающиеся списки

    Давайте продолжим наши раскрывающиеся списки и создадим зависимые списки. Для этих списков элемент, выбранный в одном списке, будет влиять на то, какие параметры появятся в следующем списке.

    В приведенном ниже примере у нас есть список городов в ячейке F2.Выбор из этого списка влияет на то, какие имена появятся в следующем списке в ячейке G2.

    Для этого мы сначала должны назвать каждый список. Например, диапазон A2: A4 называется городом, диапазон B2: B6 называется кардиффом и так далее.

    Выполните следующие действия, чтобы создать именованный диапазон.

    1. Выберите диапазон для имени, например A2: A4.
    2. Щелкните поле имени слева от панели формул.
    3. Введите имя, которое вы хотите применить, и нажмите Enter.

    Список в ячейке F2 создается так же, как в предыдущем примере.В поле Источник вы можете ввести = city, чтобы сослаться на именованный диапазон.

    Для зависимого списка в ячейке G2 выделение в ячейке F2 необходимо преобразовать в ссылку на именованные диапазоны. Это делается с помощью функции ДВССЫЛ (узнайте больше замечательных примеров функции ДВССЫЛ).

    = КОСВЕННО (F2)

    Распространенной проблемой при создании зависимых списков является использование недопустимых символов в именованных диапазонах. Вы не можете начинать именованные диапазоны с числа или использовать пробелы и некоторые другие символы.

    Итак, если элементы в вашем списке используют пробелы или начинаются с цифр, это представляет собой препятствие. Узнайте, как решить эту проблему, из видео ниже.

    Предотвращение повторяющихся значений

    Дублирующиеся значения — очень распространенная проблема в Excel. Существует множество методов выявления и удаления дубликатов, но было бы лучше, если бы вы в первую очередь могли предотвратить их.

    Используя функцию СЧЁТЕСЛИ в настраиваемой формуле, мы можем.

    В приведенной ниже формуле подсчитывается количество появлений введенного значения в диапазоне A2: A8. Если ответ — 0, то значение уникально и разрешено.

    = СЧЁТЕСЛИ ($ A $ 2: $ A $ 8, A2) = 0

    Разрешить только числовые или текстовые записи

    Функцию ЕЧИСЛО можно использовать для создания правила проверки, которое разрешает ввод только числовых значений в ячейку.

    Выберите «Пользовательский» в списке «Разрешить» и воспользуйтесь приведенной ниже формулой. В этом примере ячейка A2 — это верхняя левая ячейка выбранного диапазона ячеек.

    = ЕЧИСЛО (A2)

    Это позволит использовать только числовые значения, включая дату и время.

    Чтобы разрешить только текстовые значения, мы могли бы использовать функцию ISTEXT таким же образом.

    = ISTEXT (A2)

    Проверить запись на основе другой ячейки

    Вы можете создать правила проверки данных, основанные на значении из другой ячейки, написав настраиваемую формулу.

    Например, вы хотите, чтобы раскрывающийся список отображался только в том случае, если другая ячейка не пуста.

    Следующая функция ЕСЛИ проверяет, не пуста ли ячейка A2, и если да, то покажет список из местоположения с именем range.

    = ЕСЛИ (A2 <> ””, расположение)

    Разрешить вход только в будние дни

    При вводе дат может потребоваться ограничить пользователя вводом определенных дней недели. Этого можно добиться с помощью функции WEEKDAY.

    В этом примере мы ограничим ввод дат только с понедельника по пятницу. Для этого можно использовать приведенную ниже формулу.

    = ДЕНЬ НЕДЕЛИ (A2; 2) <= 5

    Функция WEEKDAY возвращает число, представляющее день недели. В функции WEEKDAY значение 2 указывает, что неделя начинается с понедельника как 1 до воскресенья как 7.

    В этом правиле проверки возвращаемое значение должно быть меньше или равно 5. За исключением субботы и воскресенья.

    Ограничить длину текста

    Записи могут иметь определенную длину текста или не более определенного количества символов.В этом нам поможет создание правила проверки.

    В этом примере я хочу ограничить длину текста 9 символами.

    Выберите Длина текста из списка разрешенных, равная из списка данных, а затем введите 9 для длины.

    Записи содержат определенный текст

    Использование формул в правилах проверки позволяет нам тестировать и проверять практически все.

    В этом последнем примере мы гарантируем, что записи содержат определенный текст.

    Функция НАЙТИ используется для поиска определенной строки текста («ENG» в этом примере) и возврата ее положения в ячейке.Если FIND не находит текст, возвращается ошибка.

    Функция ЕЧИСЛО используется для проверки успешности выполнения функции НАЙТИ (если она вернула число). Если да, то ISNUMBER возвращает True, в противном случае возвращает False. На этом наш проверочный тест завершен.

    Вот формула, которую нужно использовать.

    = ЕЧИСЛО (НАЙТИ («ENG»; A2))

    Примечание. Функция НАЙТИ чувствительна к регистру. Вместо этого можно использовать функцию ПОИСК, если вам не нужно учитывать регистр текста.

    Создание значимых сообщений об ошибках

    В этой статье мы рассмотрели 10 примеров проверки данных. Однако в случае ошибки при вводе данных отображается та же проверка, независимо от критериев проверки.

    Хорошая новость заключается в том, что вы можете создавать свои собственные сообщения об ошибках, чтобы эффективно сообщать пользователю о том, что могло пойти не так.

    Щелкните вкладку «Предупреждение об ошибке» в окне «Проверка данных».

    Выберите стиль из списка «Стоп», «Предупреждение» или «Информация».

    • Остановка предотвратит ввод неверных данных.
    • Предупреждение отображает ошибку, но с выбором: разрешить или запретить ввод.
    • Информация отображает ошибку, но не препятствует вводу данных.

    Введите заголовок и сообщение об ошибке для предупреждения об ошибке.

    Давайте возьмем пример, когда в ячейку разрешено вводить только дни недели. Вы можете создать подобное сообщение об ошибке.

    Заключение

    Я считаю, что проверка данных — недооцененный инструмент Excel.Без чистых данных наши сводные таблицы, диаграммы и формулы не будут работать правильно.

    Эта функция обеспечивает метод ограничения ошибок и сбора точных данных при входе.

    Однако проверка данных

    не может помочь при получении данных из других баз данных, книг и веб-сайтов.

    Если это то, что вы делаете, я настоятельно рекомендую вам проверить функцию Power Query в Excel. Мощный инструмент для установления соединений и автоматизации процесса очистки и преобразования данных из внешних источников.

    Об авторе

    Алан является основателем Computergaga и имеет большое количество подписчиков на YouTube, где он делится советами и руководствами по Excel. Он живет в Великобритании с женой и двумя детьми. Его страсть к Excel и данным заставляет его быть занятым, но когда у него есть свободное время, он любит бегать и ходить в походы.

    7 Проблемы с электронными таблицами Excel и способы их решения

    Если вам нужно составить список чего-либо, заманчиво увидеть Excel в качестве хранилища по умолчанию: в конце концов, это всего лишь небольшой список элементов для вас или нескольких близких коллег.

    Возможно, вам нужно что-то более сложное, например формулы для вычислений или макропрограммирование для автоматизации сбора и обработки данных.

    К сожалению, простота, с которой вы можете начать работать в Excel или конкурирующей программе для работы с электронными таблицами, также является одной из самых больших проблем. То, что начинается с небольшого проекта в Excel, перерастает в нечто масштабное, и в этот момент вы также можете столкнуться с проблемами скорости и стабильности или даже с проблемой разработки, которую вы не можете решить.

    Кроме того, задачи управления большими данными часто представляют собой серьезные проблемы, такие как организация, реализация, классификация файлов, управление базами данных, совместная работа пользователей и многое другое.Все, что требуется для разрушения структуры базы данных, — это размещение данных в неправильной области, непоследовательный ввод данных или даже наличие двух человек, работающих над одним листом. Некоторые вещи могут пойти не так, что приведет к задержкам во времени и возможной потере данных.

    В этой статье объясняются наиболее распространенные проблемы, возникающие при использовании таблиц Excel, как их решать и когда лучше сделать решительный шаг и вместо этого переключиться на базу данных.

    Проблема № 1: Многопользовательское редактирование Excel

    Когда системы Excel развиваются органически, вы быстро сталкиваетесь с проблемами, когда один пользователь открывает книгу в любой момент времени, а второму сообщают, что она уже открыта.Второй пользователь может отменить, подождать или просмотреть версию, доступную только для чтения. Обещание Excel сообщить вам, когда другой человек выйдет из книги, является авантюрой, поскольку он не так часто проверяет статус и, возможно, никогда вас не просветит. Даже если это произойдет, кто-то другой может войти в систему и открыть файл перед вами.

    Чтобы избежать эффекта «одиночного пользователя», вы можете использовать Excel Online (урезанную веб-версию Excel) или включить функцию Shared Workbooks . Вот краткое руководство о том, как поделиться таблицей.

    1. Откройте желаемую электронную таблицу и щелкните File вверху.
    2. Затем в меню слева щелкните Поделиться , чтобы открыть новое окно.
    3. Теперь введите информацию о пользователе, с которым вы хотите поделиться таблицей.

    Вы также можете разделить данные на несколько книг, чтобы разные люди работали с разными книгами, не наступая друг другу в ногу.

    Проблема № 2: Общие книги Excel

    Excel Online по умолчанию допускает использование нескольких редакторов, но в нем отсутствует большая часть функциональных возможностей.Сервис не претендует ни на что, кроме самых простых задач. Хотя функция общих рабочих книг выглядит так, как будто она должна работать, она полна ограничений. Вы не можете создать таблицу или удалить блок ячеек, например, если книга является общей.

    Когда системы Excel органично развиваются, вы сталкиваетесь с проблемой, что только один пользователь может открыть книгу одновременно.

    Существуют обходные пути для некоторых ограничений онлайн-Excel. Для других это вопрос изменения структуры книги, а не использования уже созданной книги, но этот сценарий часто мешает.В результате невозможно использовать общую книгу так же, как обычную однопользовательскую книгу.

    Изменения в общих книгах синхронизируются между пользователями при каждом сохранении книги. Это действие помещается в расписание по времени, например, принудительное сохранение каждые пять минут. Однако накладные расходы на регулярное сохранение и отслеживание изменений каждого пользователя довольно велики. Рабочие книги могут быстро увеличиваться в размерах и создавать нагрузку на вашу сеть, замедляя работу других систем.

    Проблема № 3: Связанные книги Excel

    Разделение данных по нескольким книгам может обеспечить временное решение проблемы многопользовательского редактирования. Тем не менее, они, вероятно, должны будут иметь связи между собой, чтобы значения, введенные в одном, использовались в другом. Ссылки между книгами также полезны для хранения отдельных данных в отдельных файлах, а не для хранения отдельных листов в одной книге.

    К сожалению, эти ссылки являются еще одним источником разочарования и нестабильности.Они становятся абсолютными, включая полный путь к исходной книге, или относительными, включая разницу между исходным и конечным путями. Хотя это звучит разумно, Excel использует загадочные правила, чтобы решить, когда использовать каждый тип ссылки и изменить их.

    Правила регулируются несколькими параметрами и тем, были ли книги сохранены перед вставкой ссылок. Ссылки также изменяются, когда вы сохраняете книгу или открываете и используете Сохранить как для создания дубликата, а не копируете файл с помощью File Explorer .Результатом всей этой путаницы и неопределенности является то, что связи между рабочими книгами легко разрываются, а восстановление после неработающих ссылок — процесс, требующий много времени. Никто не получает доступа к затронутым файлам.

    Связанные данные обновляются только при открытии файлов, если вы специально не щелкнете Данные> Запросы и соединения> Редактировать ссылки> Обновить значения. Вот небольшая демонстрация.

    1. Откройте желаемую электронную таблицу и щелкните Data вверху.
    2. Теперь найдите Queries & Connections и щелкните Edit Links .
    3. Затем выберите Обновить значения .

    Если ваши ссылки не между двумя книгами, а охватывают три или более, вам необходимо открыть все книги в правильном порядке, чтобы все обновленные данные обрабатывались в правильном порядке, от первой до второй и третьей. Если вы измените значение в первой книге, а затем откроете третью, она не увидит никаких изменений, потому что вторая книга не обновила свои значения.

    Такое объединение данных логично, но оно увеличивает вероятность того, что информация неверна или вы попытаетесь открыть книгу, которую кто-то уже редактирует.

    Конечно, вы можете попытаться вообще избежать связанных книг, но есть вероятность, что вы в конечном итоге введете одни и те же данные в несколько книг, и это приведет к опасности каждый раз вводить их немного по-разному.

    Проблема № 4: Проверка данных Excel

    Ошибки могут закрасться в данные в любой компьютерной системе: люди неправильно набирают слова или меняют цифры в числах с монотонной регулярностью.Если ваши данные не будут проверены при вводе, у вас возникнут проблемы.

    По умолчанию Excel принимает все типы пользователей. Можно настроить проверку списков поиска, но их сложно поддерживать, в основном, если одно и то же поле используется более чем в одном месте. Если пользователям приходится вводить идентификационные номера документов или ссылочные номера клиентов без каких-либо проверок, легко связать неправильные записи, даже не осознавая этого. Целостность данных в системе оказывается фатально скомпрометированной, и любой анализ данных вызывает подозрения.

    Возможно, вы уже столкнетесь с последствиями проблем с проверкой данных, не осознавая первопричину. Рассмотрим ситуацию, когда у вас есть список счетов в Excel. Пользователь вводит имя клиента в каждом счете по-разному. В результате вы получаете счета в компании «Jones Ltd», «Jones Limited», «Jonse Ltd» и «joness». Возможно, вы знаете, что все они относятся к одной и той же компании, но не в Excel. Любой анализ данных счетов-фактур, например сводная таблица на основе клиентов по месяцам, дает несколько результатов, хотя должен быть только один.

    Проблема № 5: Навигация в Excel

    В больших книгах сложно ориентироваться. Вкладки листов в нижней части окна — ужасный механизм для поиска пути, когда их много. С большим количеством отображаемых вкладок на экране становится трудно найти то, что вам нужно. Вот быстрый способ перемещаться по листам.

    1. В нижней левой части экрана щелкните правой кнопкой мыши кнопки со стрелками слева от имен листов, чтобы открыть диалоговое окно Активировать лист .

    Только первые 20 листов перечислены, прежде чем вам нужно будет прокручивать список. Невозможно сортировать, группировать или искать нужный лист. Окно должно выглядеть примерно так, как показано ниже.

    Проблема № 6: Безопасность Excel

    Вы можете добавить безопасность в книги Excel, но это изобилует проблемами. Защита гораздо больше направлена ​​на защиту структуры книги, а не данных. Вы можете попытаться заблокировать некоторые листы и ячейки, чтобы пользователи не могли изменять структуру и формулу, но если они могут видеть данные, они обычно могут изменить их часть или все (если вы не используете творческое программирование макросов).

    Проблема № 7: Проблемы со скоростью работы Excel

    Excel — не самое быстрое приложение, а его язык программирования VBA работает медленнее по сравнению с более профессиональными языками программирования, такими как C #. Этот сценарий связан с предполагаемым использованием и гибким характером Excel. В конце концов, это машина для работы с электронными таблицами. Да, Excel VBA можно использовать для управления списками данных, но это не значит, что это лучший выбор для такого рода работы. Другие приложения лучше подходят для таких задач — в основном потому, что они специально предназначены для их решения.

    Если вы столкнулись с какой-либо из проблем, описанных в этой статье, не игнорируйте их. Существует профессиональный ответ на вопрос о хранении структурированных данных, известный как база данных. Он не должен быть пугающим или дорогим, и он должен позволить вам логически осмыслить свои данные, как они связаны друг с другом и как вы с ними взаимодействуете.

    Примечание : Если вы переходите от решения для работы с электронными таблицами к базе данных, не копируйте дизайн электронной таблицы рабски, воспользуйтесь возможностью, чтобы улучшить его.

    Доступны универсальные приложения для работы с базами данных, с помощью которых вы можете создать индивидуальное решение. В качестве альтернативы вы можете обнаружить, что специализированное приложение для работы с базами данных — уже разработанное для вашей цели — дешевле, быстрее в реализации и лучше подходит.

    Например, если у вас есть список клиентов и подробности всех ваших взаимодействий с ними, это считается системой управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Несмотря на свое причудливое название, CRM-система — это специализированная база данных.Точно так же пакеты учетных записей, такие как QuickBooks и Sage, являются специализированными базами данных. Если вы не можете найти готовое приложение, которое бы соответствовало вашим конкретным потребностям, вы можете создать его самостоятельно или заказать его в ИТ-отделе или консультанте.

    Самым распространенным типом базы данных является реляционная база данных, которая хранит свои данные в таблицах и состоит из строк и столбцов. Каждая строка содержит данные для отдельного элемента. Например, каждый столбец описывает разные атрибуты темы, такие как имя клиента или кредитный лимит.

    Вам нужно ввести данные клиента только один раз, чтобы создать запись, а затем вы сможете использовать их в любом количестве счетов-фактур.

    Таблицы имеют отношения, определенные между ними, так что, скажем, счет-фактура содержит идентификатор клиента. Этот процесс означает, что вы можете легко найти все счета для конкретного клиента или получить номер телефона клиента из определенного счета. Вам нужно ввести данные клиента только один раз, чтобы создать запись о клиенте, а затем вы сможете использовать их в любом количестве счетов-фактур, не вводя их повторно.Чтобы создать базу данных, вы должны определить эти таблицы и отношения, а затем определить макеты экрана, которые вы хотите использовать для отображения и редактирования данных.

    Существуют десятки приложений баз данных. Некоторые из них просты в использовании и выполняют всю работу, позволяя определять таблицы, экраны ввода данных и отчеты. Другие более полнофункциональны в определенных областях, но для полноценной работы требуются другие инструменты.

    Например, программа может быть надежной при определении таблиц и взаимосвязей, а также при наличии надежных функций анализа и отчетности.Тем не менее, в приложении в конечном итоге отсутствуют какие-либо инструменты для определения экранов ввода данных. Microsoft SQL Server — очевидный пример здесь. Как и в случае с другими большими системами баз данных, SQL Server заботится о серверной части и ожидает, что вы будете использовать другой инструмент, например Visual Studio, для разработки клиентской части.

    Какие параметры базы данных подходят вам?

    Вариант базы данных №1: Microsoft Access

    Access — один из прародителей настольных баз данных. Им легко пользоваться, но им легко злоупотреблять.Вы можете создавать таблицы, экраны и отчеты с нуля или начать с шаблона. Некоторые из шаблонов явно американские и не всегда учит хорошему опыту, но они быстро помогут вам начать работу. Экраны и функции программирования могут быть довольно сложными. Вы можете развернуть готовое приложение для других пользователей через свою интрасеть (НЕ Интернет), а не полагаться на общие файловые ресурсы.

    Вариант базы данных № 2: Microsoft SharePoint

    SharePoint — это база данных, а также механизм хранения документов.Вы можете использовать его для составления простых списков и связывания их вместе. Конструктор форм немного сложен, но настройка все еще возможна. Возможность SharePoint «захватить» список данных, накопленных в Excel, и поместить его в настраиваемый список, очень полезна. Программа делает настраиваемый список доступным для всех в вашей сети и позволяет добавить безопасность, чтобы ограничить круг лиц, которые могут делать с этими данными. Вы можете попросить SharePoint предупреждать вас по электронной почте, когда кто-то добавляет, редактирует или удаляет записи. Если вы храните данные о людях, элементах календаря или задачах, вы можете синхронизировать эти данные с Outlook.

    Вариант базы данных № 3: Zoho Creator

    Zoho Office — это веб-приложение, которое включает в себя базу данных, которая использует функцию перетаскивания для простого и интуитивно понятного распределения форм. Процесс перетаскивания также используется для программирования взаимодействий и рабочих процессов. В качестве веб-службы ваши данные и приложения доступны из любого места с простой защитой, обеспечивающей конфиденциальность ваших данных. Zoho взимает плату за каждого пользователя в месяц, но ограничивает количество записей, которые вы можете хранить по установленной цене.Программа требует дополнительных затрат при хранении большего количества данных или для других функций, таких как интеграция электронной почты.

    Использование таблиц Excel

    Как видите, Excel предлагает множество функций, но в каждой из них отсутствуют некоторые области. Иногда другое приложение справляется с этой задачей лучше, особенно если оно разработано специально для этой задачи.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *