Как правильно заполнить счет на оплату: Образец счета на оплату

Содержание

инструкция по заполнению — ЮKassa

Что такое счёт на оплату товаров и услуг

Счёт — это документ, который уведомляет покупателя о необходимости оплатить товар или услугу. Он не обязателен, но удобен и информативен: там есть реквизиты продавца, перечень товаров и услуг, а также сумма к оплате.

Не стоит путать счёт на оплату со счётом-фактурой. Счёт-фактура — это налоговый документ для расчёта НДС, обязательный для плательщиков этого налога. А счёт на оплату выставлять не обязательно, клиент и без него может перечислить (или не перечислить) деньги за покупку по договору или устному соглашению. Исключение составляют только ситуации, когда выставление счёта прописано в договоре или необходимо ввиду особенностей сделки (например, счета за электричество или услуги связи) — тогда выставление счёта на оплату необходимо. В этой статье речь пойдёт именно о счетах на оплату.

Как выставить счёт на оплату

Воспользуйтесь одним из популярных способов:

Сформируйте счёт в бухгалтерской программе.
Скачайте готовый бланк и внесите туда нужные данные, либо заполните распечатанный бланк от руки. Такой счёт обычно оформляется в двух экземплярах: один отправляют покупателю, а другой хранится у продавца. Несмотря на необязательность этого документа, в случае судебных споров он может иметь юридическую силу.
Воспользуйтесь одним из онлайн-сервисов, которые автоматизируют выставление электронных счетов.
Примите оплату от юрлица без выставления счёта — через B2B-платежи от ЮKassa.
Если вам нужно выставить счёт физическому лицу, сделайте это из личного кабинета ЮKassa.

Как правильно заполнить счёт на оплату

Формат счёта на оплату законом не регламентируется, однако есть некоторые обязательные элементы, которые обычно туда включают:

Дата формирования счёта и его порядковый номер (отсчёт обычно ведётся с начала календарного года).
Наименование продавца, его юридический адрес и банковские реквизиты для оплаты.
Название (ФИО), адрес, ИНН и КПП (при наличии) плательщика.
Информация о товаре или услуге: наименование, единицы измерения, количество, цена и итоговая стоимость.
Номер договора с покупателем (если такой договор имеется).
Данные об НДС.
Срок оплаты счета (опционально).
Подписи директора предприятия (ИП) и главного бухгалтера, печать (при наличии).

Инструкция по заполнению счёта одинакова как для ИП, так и для ООО. Однако, счёт от ИП должен быть подписан только индивидуальным предпринимателем, а счёт от ООО — директором и главным бухгалтером.

Если вы продаёте товары и услуги, облагаемые НДС, то в графах «Цена» (единицы товара/услуги), «Сумма» и «Итого» вы можете указать цифры без учёта налога, а ниже в строке «НДС» указать сумму налога из расчёта полной стоимости товаров. Второй вариант: поля «Цена», «Сумма» и «Итого» уже будут содержать суммы с учётом НДС, тогда вместо поля «НДС» будет поле «В том числе НДС» с указанием в нём суммы налога. Для удобства можно скачать образцы счетов с НДС и без НДС.

Является ли счёт на оплату договором?

Нередко для возникновения договорных отношений сам договор необязателен, и его функцию может выполнять счёт на оплату. Он содержит условия доставки, порядок обмена и возврата, условия доставки и другую информацию, которую продавец считает нужным включить. Формат счёта-договора удобен для сделок с небольшой суммой, с его помощью можно быстро оформить разовую поставку товара, продажу ПО или другого онлайн-продукта, участия в семинаре или вебинаре и так далее.

В таком счёте обязательно должны присутствовать:

наименование товара/услуги;
количество;
единица измерения;
ставка НДС или акциза;
сроки оплаты;
способ передачи (отгрузки) товара;
общая сумма с НДС;
сумма НДС или акциза выделена отдельной строкой;
наименование продавца, его банковские реквизиты;
наименование покупателя, банковские реквизиты;
наименование должностных лиц, ответственных за совершение данных операций;
подписи должностных лиц и их расшифровка с указанием ФИО и др.

Также рекомендуется проставить на счёте печать организации. Тогда факт его оплаты приравнивается к соблюдению письменной формы договора.

Существуют форматы сделок, при которых замена договора счётом законодательно запрещена. К ним относятся, например, продажа недвижимости и предприятий, аренда зданий и сооружений.

Можно ли обойтись без счетов?

Как было сказано выше, обычно счёт на оплату — вещь добровольная. А ввиду затрат времени на заполнение, это ещё и не самый быстрый способ напомнить контрагенту об оплате. Существуют альтернативы выставлению счетов — например, B2B-платежи в ЮKassa. Для вашего клиента они ничем не будут отличаться от покупки в обычном интернет-магазине.

От вас требуется только разместить перечень товаров и услуг на сайте. Если клиент использует Сбербанк Бизнес Онлайн, он просто выберет этот способ оплаты нажатием одной кнопки, а затем подтвердит транзакцию кодом из СМС.

Счета физическим лицам — как это работает?

Счета можно выставлять не только организациям или ИП, но и физическим лицам. Это удобно для бизнесов, работающих без сайта, а также для тех, кто консультирует клиентов в чате перед покупкой. Подобный счёт можно сформировать в личном кабинете ЮKassa, а затем отправить его покупателю в смс, по электронной почте, а также ссылкой в любом чате или мессенджере.

Счёт на оплату — это необязательный документ, который уведомляет покупателя о необходимости оплатить товар.
В ряде случаев счёт может быть приравнен к договору, а также иметь юридическую силу в судебных спорах, поэтому его нужно заполнять без ошибок.
Минимальный набор данных, которые должны быть в счёте на оплату: реквизиты продавца, наименование и количество товара, сумму к оплате.
Счета можно выставлять в бумажной и электронной форме, а также обходиться без них, используя такие сервисы, как B2B-платежи в ЮKassa.
Счета можно выставлять и физическим лицам, через ЮKassa это делается за несколько кликов.

Счёт на оплату: подробности его заполнения

Счёт на оплату необходим для того, чтобы зафиксировать договоренность о продаже товаров или предоставлении услуг. Во время продажи товаров или услуг оформляется данный документ, который отправляется покупателю и при этом является важным документом для обеих сторон сделки. Покупатель сможет подтвердить факт совершения платежа на основании счёта, а продавец использует его как основание для учёта товаров на складе.

Заполнение счёта на оплату

Как правильно заполнить счёт на оплату, чтобы документально зафиксировать продажу товаров (услуг)? Форма счёта никем не регламентирована, поэтому организация вправе самостоятельно сформировать бланк счёта. Единственным правилом является наличие в бланке главных реквизитов, которые нужны для того, чтобы документально отразить совершение фактов хозяйственной деятельности. Чтобы правильно заполнить счёт на оплату, необходимо указать следующие обязательные сведения:

Дата выставления счёта и порядковый номер. Все счёта должны быть уникальны и пронумерованы по порядку, не допускается повтор номеров. Данные сведения указываются в заголовке счёта на оплату.

Платежные реквизиты обеих сторон (наименование, ИНН, КПП, БИК, номер расчётного счёта). Реквизиты поставщика могут быть образцом заполнения платежного поручения.
Информация о товарах (услугах). Указывается наименование, количество, стоимость (прописью) и единицы измерения.
Информация о НДС. От системы налогообложения продавца зависят налоговые последствия сделки. НДС зачитывается на основании счёта-фактуры, но если в счёте на оплату не выделить НДС, то могут быть арифметические ошибки при дальнейшей подготовке счетов-фактур.

Дополнительные реквизиты счёта

Также можно указать дополнительную информацию о сделке:

Дата составления счёта. Это позволит получателю без проблем распознать основание поступивших денежных средств.
Основание счёта. Поясняется, за что выставляется данный счёт.
Адрес, телефон и факс продавца.
Условия оплаты
Сроки поставки товаров
Информация о предоплате и т.п.

В случае указания подробной информации о совершаемой сделке, счёт на оплату приравнивается к договору о сотрудничестве. Если же счёт заполнен некорректно, то заключение договора происходит только после фактической передачи товара и процесса подписания накладной. Тогда покупатель, который уже оплатил товар, не сможет на основании данного счёта требовать от поставщика замену товара, изменение его количества и т.п. При этом покупатель может потребовать возврат уплаченных денежных средств по причине необоснованного обогащения.

Нужно ли заверять печатью счёт на оплату?

Как оформить счёт на оплату, не нарушая правил? Российское законодательство не требует заверять счета на оплату личной подписью и печатью. Несмотря на это, желательно их указать, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений. Разрешается подписывать счета, которые отправляются покупателю по факсу или e-mail, факсимильной копией подписей уполномоченных лиц и оттиска печати организации. Ещё лучше, если бланк счёта на оплату будет украшен логотипом данной организации.

Значение счёта на оплату

Этот документ считается необязательным, так как он ничего не подтверждает. Факт отправления денежных средств продавцу можно увидеть по платежному поручению, оказание услуг и передачу ТМЦ – по актам и накладным. Но если вы хотите избежать неприятных моментов с задержками платежей, необходимо знать, как правильно оформить счёт на оплату и предъявить его клиенту.

Выставить счет на оплату онлайн — Контур.Бухгалтерия

4,3 средняя
из 148 оценок

Формируйте, сохраняйте и выставляйте счета онлайн беcплатно. ИП и ООО могут выставить онлайн-счет на оплату товаров или услуг без ограничений.

Процедура выставления счета очень проста, ниже читайте пошаговую инструкцию по формированию и отправке счетов онлайн с нашего сайта.

Возможность бесплатной отправки счетов через интернет представлена Контур.Бухгалтерией — онлайн-сервисом для ведения учета, расчета зарплаты и отправки отчетности через интернет. Если у вас еще нет бухгалтера, то вы всегда можете обратиться за помощью к проверенным партнерам СКБ Контур. Оставить заявку!

Правила использования сервиса выставления счетов

Шаг 1: Чтобы сформировать счет на оплату онлайн, нужно заполнить реквизиты покупателя и продавца по ИНН или вручную. Поставьте номер счета, выберите сроки выставления.
Шаг 2: Если в вашем счете несколько товаров, вы можете добавить дополнительные строчки с товарами.
Шаг 3: После того, как данные занесены, вы можете либо напечатать счет на оплату, либо отправить по почте.

Чем хорош наш сервис по выставлению счетов?

Удобен в пользовании

Печатайте и отправляйте документы из сервиса. Экономьте время

Надежен

Ваши счета не попадут в чужие руки: после отправки они автоматически удаляются

Прост и понятен

Выставить счет онлайн в сервисе может даже новичок, знания в бухучете не нужны

Быстр и функционален

Заполним реквизиты автоматически по ИНН, мгновенно оценим контрагентов

Экономит ваши деньги

Не нужно тратить бумагу, устанавливать дополнительные платные программы

Доступен

Пользуйтесь сервисом в любой точке мира, где есть интернет

Если у вас еще нет бухгалтера, то вы всегда можете обратиться за помощью к проверенным партнерам СКБ Контур. Оставить заявку!

Скачивайте пример заполненного счета

Отправили счет? Воспользуйтесь другими нашими бесплатными сервисами

Расчет пособия по беременности и по уходу за ребенком

Расчет отпускных по нормам законодательства

Расчет числа рабочих часов
для выплаты отпускных или больничных

Как выставить счет на оплату: бланк, образец заполнения

Счет на оплату – это первичный документ, который можно отнести к необязательным. Он помогает упорядочить взаимоотношения между заказчиком и исполнителем, задокументировать факт оплаты. Также он может потребоваться при оплате услуг или работ через банк: все большее количество предпринимателей интересуются, как сделать счет на оплату онлайн, для этого необходимо изучить пример счета на оплату услуг и научиться правильно его заполнять.

Необходимость выставления этого документа обычно приписывается в договоре. Если этот пункт отсутствует, то и готовить его необязательно. В таких договорах, как правило, указывается фиксированная сумма. Если она варьируется от сроков и объемов, то дополнительно к договору за каждый вид работ выставляется счет.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону

+7 (804) 333-20-57

Это быстро и бесплатно!

Когда выставляется

Законодательством РФ утверждено, что любые сделки должны быть сопровождены соответствующим договором. Он регламентирует отношения между сторонами, устанавливает обязанности, ответственность и сроки выполнения работ. Ряд договоров содержат также информацию о стоимости. Это касается договоров, взаимодействие по которым носит разовый характер.

В случае, если договор заключается на длительное время с последующей пролонгацией, к каждому заказу в рамках этого документа необходимо дополнительно выставлять счет.

Выставление счета на оплату таким способом позволяет избежать необходимости каждый раз заключать новый контракт. Также такая система работы страхует от изменений стоимости работ, объемов, позволяет вести более гибкую политику и корректировать при необходимости затраты.

Скачать бланк выставления счета на оплату.

Как выписать счет на оплату

Законодательно он не является бухгалтерским документом, а потому не существует официального бланка. Каждая организация вправе самостоятельно решать, в каком виде выставлять счета своим партнерам.

При этом документ должен содержать следующую информацию:

Реквизиты каждой стороны.
Дату выставления и номер документа.

Описание выполненных работ.
Подписи и печати сторон и др.

По желанию составителя документ может содержать и другие сведения: например, срок действительности, условия оплаты, сроки выполнения работ и другие пояснения.

С юридической точки зрения физическое лицо не может выставить этот документ. Чтобы работа подрядчика-физического лица была оплачена, ему придется оформить ИП или ООО.

По безналичному расчету

Наиболее востребованный способ оплаты услуг в крупных компаниях, имеющих собственную бухгалтерию – это безналичный расчет. Этот способ ускоряет процесс и делает взаимодействие оперативным.

Чтобы разобраться, как выставить счет на оплату по безналу онлайн и заполнить бланк (образец которого можно взять на бухгалтерском портале или скачать здесь), нужно сначала оформить электронно-цифровую подпись. С ее помощью можно подписывать и зашифровывать любые файлы и работать исключительно с электронными документами. В остальном бланк выглядит так же, как и стандартный документ.

Оплата от ИП и ООО

Организации могут составлять бланки двумя способами:

самостоятельно формировать каждый документ отдельно;
выставлять их с помощью специальных бухгалтерских программ.

Различные CRM-программы позволяют автоматически составлять бланки для каждого контрагента, при этом риск ошибок будет минимальным.

Достаточно один раз вбить информацию по заказчику, и программа будет выставлять корректные, унифицированные документы без сбоев. Это также поможет отслеживать счета, проверять их оплату и ускорить рабочие процессы внутри собственной фирмы.

Вне зависимости от формы ведения бизнеса (ИП или ООО), бланк счета на оплату покупателю должен содержать следующие сведения:

Реквизиты ИП или ООО (ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и пр.).
Данные банка организации (расчетный счет, БИК и пр.).
ОКПО и ОКОНХ.
Описание услуг.
Подписи сторон.
Даты и пр.

После указания всех сведений, в нижней части документа ставятся подписи, фамилии и инициалы руководителя фирмы или главного бухгалтера. Соблюдение этих формальных правил поможет узнать, как правильно выставить счет на оплату от ИП. Образец, если фирма не использует профильное программное обеспечение, можно самостоятельно составить в офисных программах.

Все изменения должны быть заверены директором или руководителем, а также уполномоченным представителем бухгалтерии.

Оформление с НДС и без НДС

НДС – форма налогообложения, которую организация может выбрать при необходимости. Однако, вне зависимости от того, платит компания НДС или использует другую систему уплаты налогов, счет должен содержать информацию об этом.

Размер НДС должен быть указан отдельно, оплачивающая сторона должна видеть размер налога и итоговую общую сумму. Образец-счет с НДС отличается только в части выставления итоговой суммы.

Кроме него необходимо отдельно выставлять счет-фактуру. Она не подписывается оплачивающей стороной, однако необходима для отчетности.

Счет на оплату от физического лица

Выставление счета, помимо всего прочего, способствует также выполнению обязательств предпринимателями перед Налоговым кодексом. При получении любого дохода гражданин обязан уплатить налог.

Физические лица не платят налогов за свою работу в качестве подрядчиков, а потому большинство фирм не соглашается брать обязательства по уплате налогов на себя. С юридической точки зрения физическое лицо не может выставить этот документ. Чтобы работа подрядчика-физического лица была оплачена, ему придется оформить ИП или ООО.

Распространенные ошибки при составлении

Наиболее распространенными ошибками являются проблемы, связанные с датами. Многие фирмы не соблюдают пятидневный срок, установленный НК РФ. В этот срок с момента выставления счета должна быть произведена отгрузка товара, в противном случае документ считается некорректным.

Важно также отслеживать, чтобы на всех экземплярах были проставлены верные даты, проверять реквизиты компаний и наличие подписи.

Все изменения, которые вносятся в этот документ, должны быть впоследствии заверены директором или руководителем, а также уполномоченным представителем бухгалтерии.

Для работы оптимальнее всего использовать унифицированный бланк и подгонять его под каждого клиента. К примеру, счет на оплату от ИП без НДС: образец легко можно переделать под счет от ИП с НДС. Главное – соблюдать и проверять достоверность сведений.

Как выставить счет на оплату от ИП: образец выставления

Получая оплату за проданные товары и предоставленные услуги по безналичному расчёту, необходимо выписать клиенту счёт. Требуется знать, как выставить счёт на оплату от ИП образец заполнения документов должен быть под рукой для правильного оформления.

Индивидуальный предприниматель часто сталкивается с необходимостью выставлять счёт клиенту на оплату товаров и услуг. Способ оформления и пункты, присутствующие в содержании, на законодательном уровне не регулируются. За длительный период использования такого вида документации сложились некоторые стандарты, ставшие едиными.

Назначение счёта

Придерживаясь общих правил, появилась возможность оформить счёт как для ИП, так и для ООО. Отличительной особенностью двух регистрационных форм является то, что в первом варианте указывается для подписи только сам предприниматель, а во втором – собственник бизнеса и главный бухгалтер.

Нужно правильно оформить счёт от ИП образец документа, выставляемый продавцом клиенту.

Сотрудничество между сторонами происходит по следующему алгоритму:

Потенциальный потребитель связывается с бизнесменом и доводит до его сведения необходимость в приобретении товара или услуги.
Предприниматель выставляет клиенту счёт и направляет его любым удобным для второй стороны способом: на электронную почту, через почту России, лично в руки.
Покупатель осуществляет перевод денежных средств на расчётный счёт собственника бизнеса.
После получения оплаты бизнесмен приступает к выполнению обязательств перед потребителем.

В выставленном счёте обязательно указываются контактные данные продавца, информация о покупателе, список товаров и услуг с точным количеством, стоимостью за единицы, общую сумму, банковские данные для перевода денежных средств.

При необходимости шаблон для правильного заполнения можно скачать из сети-интернет.

Когда требуется выставлять

Для того чтобы осуществилось сотрудничество между двумя сторонами требуется заключить договор, в котором прописывают все обязательства, временные рамки поставки товара или оказания услуг, а также стоимость. В момент, когда клиент делает заказы с определённой периодичностью, то предприниматель должен выставлять ему счёт, по которому производится платёж.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Выставление счёта требуется на каждую покупку с указанием цены. При этом договор заключается также, в нём указывают общую информацию о сотрудничестве.

Выставление платёжных документов происходит в следующих моментах:

Между сторонами в определённое время не был заключён договор, а поставка товара должна произойти в короткий срок. В таком случае поставщик может выставить счёт, а подписать документацию о сотрудничестве немного позднее.
Товар заказывается один раз, смысла в подписании долгосрочного договора нет.

При отражении в документации подробных условий работы, договор может сыграть роль оферты. Таким образом, при оплате выставленного счёта договор считается заключённым, при необходимости его можно использовать для решения спорных вопросов в суде.

Индивидуальные предприниматели выставляют счета на оплату потенциальным и действующим клиентам независимо от выбранной во время регистрации системы налогообложения.

Счёт на оплату на ИП – это образец документации, которую не относят к бухгалтерии. С его помощью нельзя подтвердить расходы и доходы, вести бухгалтерскую отчётность. Тем самым это даёт возможность оформления в произвольной форме, которая на законодательном уровне не регулируется.

Реквизиты

Когда индивидуальному предпринимателю требуется составить и выписать счёт на оплату, то он должен включить все необходимые реквизиты.

В бланке содержится:

присвоенный счёту номер и дата его выставления клиенту;
наименование организации, как продавца, так и покупателя, с учётом правовой формы;
указание юридических адресов для обеих сторон. У ИП указывают тот адрес, по которому ведётся деятельность;
номер ИНН и КПП;
реквизиты банковского учреждения, где обслуживается бизнесмен;
наименование предоставляемой услуги, продаваемого товара или ценных бумаг;
указать количество приобретаемого товара, если имеется возможность произвести подсчёт;
стоимость одного товара и общая сумма к оплате;
общая стоимость указывается прописными буквами;
подпись руководителя и печать.

Расписаться за собственника бизнеса предоставляется возможность доверенному лицу. В этом случае необходимо указывать информацию о доверенности, что подтверждает полномочия. Не стоит забывать про включение в документацию должности физического лица, его сокращённые инициалы и расшифровку.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

После того, как покупатель произвёл оплату и получил товар, предприниматель выписывает счёт-фактуру, которая в дальнейшем используется в бухгалтерской отчётности. Является обязательным документом при НДС.

Счёт без НДС

Многие предприниматели выставляют счёт на оплату (ищут образец документа) от ИП без НДС. Подобный документ необходим самому поставщику. Многие, производя оплату за приобретаемый товар или услугу только по договору, допускают ошибки и при совершении платежа указывают размер суммы с учётом НДС. Подобные ситуации встречаются довольно часто. Таким образом, если содержится дополнительная информация, когда образец счёта на оплату необходим без НДС для ИП, то это служит своеобразным напоминанием о том, чтобы указать наименование перевода правильно.

Если покупатель совершает перевод денежных средств с учётом НДС, то это может вызвать интерес со стороны Федеральной налоговой службы, которая обязывает предпринимателя выплачивать дополнительный налог в государственный бюджет.

Тонкости и сложности в оформлении документации отсутствуют, реквизиты указываются такие же, как и при выставлении счетов с НДС:

наименование организации продавца;
ИНН;
юридический адрес;
реквизиты банковского учреждения;
номер, присвоенный счёту, дата выставления;
наименование потребителя;
при подписании договора указывается его номер;
полная информация о приобретаемом товаре или услуге;
инициалы, должность и подписи руководителя организации и бухгалтера.

Счёт на оплату представляет таблицу, состоящую из нескольких граф.

Каждая из них содержит определённую информацию:

Указание порядкового номера, количество зависит от приобретаемого товара или услуг.
Единица для измерения.
Количество приобретаемого товара каждого наименования.
Стоимость за единицу.
Общая сумма.

Каждую графу завершает пункт «Итого». Под таблицей прописными буквами указывают общую сумму и добавляют информацию, что цена указана без учёта НДС.

Для предотвращения возможных ошибок, которые совершаются покупателями при оплате, рекомендуется приводить пример заполнения банковских реквизитов и назначения платежа.

Правильное выставление счетов для оплаты

Документация создаётся через систему 1С Бухгалтерия либо в любой офисной программе на персональном компьютере, с указанием всех реквизитов, перечисленных выше. Так же стоит учитывать, что существуют программы, благодаря которым подготавливаются счета в режиме онлайн, без установки дополнительных программ.

Подготавливая счёт необходимо придерживаться определённых требований, используемых для оформления деловых документов:

В шапке документа указывают общую информацию о собственнике бизнеса: инициалы, название организации, юридический адрес, ИНН, контактные данные для связи.
Реквизиты банковского учреждения. При необходимости указываются банковские данные и покупателя.
Составляемому документу присваивается порядковый номер. Предприниматель по собственному усмотрению включает счета в общую документацию для дальнейшего учёта.
Указывается список приобретаемых товаров, оказываемых услуг либо выполненных работ в таблице. Тут же содержится цена, стоимость, общая сумма, при необходимости размер НДС.
Если требуется, то указываются дополнительные сведения. Например, отведённый срок для произведения оплаты либо период, на протяжении которого поставщик обязуется доставить товар.
Когда счёт выставляется в бумажном виде, то он должен быть заверен подписью руководителя и печатью. Для электронных вариантов это не требуется.

Таким образом, счёт на оплату выставляется как в электронном, так и в бумажном варианте. На законодательном уровне отсутствуют нормы и требования, предъявляемые к форме документации. Следовательно, индивидуальный предприниматель самостоятельно решает, каким образом оформляется документ и какая программа используется для его составления.

Выставить счет на оплату от ООО онлайн

Сегодня в интернете существует достаточно много сервисов, позволяющих заполнить и выслать адресату или распечатать такой важный документ, как счет на оплату. Следует отметить, что счет от ООО и индивидуального предпринимателя оформляется схожим образом, так как большинство реквизитов у обоих вариантов документа совпадают. Важным преимуществом использования онлайн программ для составления счетов выступает то, что практически все они бесплатные и находятся в свободном доступе.

Для пользования функционалом сервисов требуется только регистрация на соответствующем сайте.

Как правильно заполнить счет на оплату

Несмотря на серьезные различия в программном обеспечении интернет-сервисов, общая схема оформления счета на оплату примерно одинакова для всех сайтов, как и образец итогового документа. Она состоит из последовательного выполнения нескольких операций:

сначала создается документ, которому присваивается название, а также проставляется дата составления и порядковый номер счета;
затем заполняются реквизиты компании, от имени которой составляется документ. Они включают:
- наименование предприятия;
- ИНН и КПП организации;
- реквизиты банковского счета ООО;
при желании составителя в счет может включаться информация о клиенте услуги или покупателе товара;
в программу вводится информация о товаре или услуге, включая название, единицы измерения, количество, цену за единицу и общую сумму. При необходимости включается несколько позиций товаров или услуг, а итоговая сумма по счету выводится в нижней части бланка;
отдельно указывается НДС, если ООО является его плательщиком;
в конце документа цифрами и прописью проставляется общая сумма по счету.

В большинстве случаев составителю счета не нужно самостоятельно производить расчеты, так как сервис выполняет их в автоматическом режиме.

Главное для правильного оформления документа – занести в программу верные исходные данные. Обычно этим занимается бухгалтер, отвечающий за данное направление работы компании. По окончании составления заполненный бланк счета сохраняется, а затем либо распечатывается, либо отправляется адресату в электронном виде.

Может ли ИП выписать счет на оплату

Индивидуальные предприниматели применяют в своей деятельности счета на оплату не менее часто, чем юридические лица. Это не удивительно, учитывая повсеместное и частое использование этого документа. Порядок и форма заполнения аналогичны описанному выше способу, единственным различием выступает использование реквизитов ИП вместо данных об ООО. В остальном документы ничем не отличаются друг от друга.

Выставить счет на оплату | Первичная документация

Счет на оплату, счет на оплату образец Казахстан, выставить счет на оплату, скачать счет на оплату

Мы онлайн сервис Mybuh.kz, в данном сервисе вы автоматически можете выставлять счета, накладные, акты, счет фактуры и много другое.

Для корректного выставления счета необходимо правильно заполнить реквизиты вашей компании и контрагента кому выставляете счет.

Ниже показана инструкция для выставления счета, так же на сайте имеется видео- инструкция которую можно посмотреть здесь

Для регистрации в личном кабинете нажмите на картинку ниже , для ознакомления и тестирования программы, мы предоставляем 3 дня бесплатно.

После регистрации и заполнения раздела Мои реквизиты

выберите раздел личного кабинета «Документы» в категории «Продажи» найдите пункт «Cчета«; кликните на кнопку «Добавить счет«.

Выбор типа выставления счетов в Казахстане

В открывшейся форме выберете тип будущего счета и выделите закладку «Заполнение«

Заполните обязательные поля формы счета:

Номер и дата документа; Код назначения платежа, его можно получить из раскрывающегося списка, щелкнув на меню, немного левее основного поля; Клиент, его так же можно выбрать из списка, если вы ранее добавляли контрагента; Расчетный счет и т.д. Заполните поля наименования, кол-ва и цены товаров, либо услуг, по завершению, нажмите кнопку «Сохранить«.

Сохранение счетов

В результате произведенных действий, счет добавиться в основную базу созданных Вами Счетов.

В данном окне, Вы можете отредактировать созданные счета, скачать и распечатать, а так же, выслать счет на email контрагенту, либо выслать ссылку на оплату данного счета.

Выставить счет на оплату — готовый бланк

Бланк для выставления счета готов к применению. Для просмотра готового бланка, нажмите на номер счета в списке созданных счетов.

Счет на оплату с печатью и подписью

Для формирования документов с печатью и подписью, вам необходимо добавить печать и подпись. Перейдите в раздел Мои реквизиты — документы

Здесь вы можете добавить логотип компании, печать и подпись ниже пример.

.
Для создания электронной печати и подписи, необходим образец штампа с четко пропечатанными краями с прозрачным фоном и формате PNG .

Образец счета, логотипа подписи и печати.

при формировании счета, не забудьте активировать кнопку — печать и подпись

так же при необходимости, можно отправить счет с кабинета mybuh.kz напрямую на email. Для этого нажмите кнопку отправить и заполните адрес электронной почты.

Счет на оплату, АВР, ЭСФ — как выписывать документы при продаже и получения товаров или услуг.

Информацию по ЭСФ (электронным счет фактурам) можно посмотреть здесь

Проголосовать

Как написать счет: пошаговое руководство

Независимо от того, отправляли ли вы много счетов раньше или вы работаете над написанием первого, важно знать, как правильно составить счет. При составлении счета есть много разных разделов, и отсутствие одного может сделать вас непрофессиональным.

Имейте в виду, что мы использовали Invoice Simple в качестве руководства по выставлению счетов, но шаги должны оставаться последовательными независимо от того, какое программное обеспечение для выставления счетов вы используете.Если вам сначала нужно уточнить, что такое счет, прочтите это. Если вы предпочитаете работать с файлом шаблона, а не с нашим онлайн-генератором счетов, посетите нашу страницу бесплатных шаблонов.

Хотя написание счета — хороший знак для вашего бизнеса, это, безусловно, может показаться немного утомительным. Через некоторое время вы можете почувствовать, что тратите больше времени на заполнение счетов, чем на фактическую работу, за которую вам платят.

Вот почему так важно иметь сверхпростое программное обеспечение для выставления счетов, такое как Invoice Simple, которое позволяет вам тратить меньше времени на бухгалтерскую работу и больше на выполнение любимой работы.Вот как можно проще всего составить счет — с помощью программного обеспечения для онлайн-выставления счетов.

Как выписать счет

Это пять шагов к эффективному и профессиональному составлению счета.

1. Персонализируйте и сделайте свой счет профессиональным

Для начала выберите цвет, который лучше всего представляет ваш бренд, и загрузите логотип своего бренда. Это придаст вашему счету профессиональный и индивидуальный вид. Наконец, вы можете изменить содержимое поля «счет-фактура».Если вы называете свои счета чем-то еще (например, счетом, формой, квитанцией), в противном случае оставьте все как есть.

2. Заполните соответствующую контактную информацию в счете-фактуре

Этот шаг довольно прост, но его часто упускают из виду при составлении счета. Включите контактную информацию о том, кому идет счет, а также от кого он исходит. Это включает имя, адрес электронной почты, адрес и телефон. Если у вас есть служебный номер, укажите его тоже. Это еще один способ помочь вам писать счета, которые выглядят и выглядят профессионально.

3. Выберите срок оплаты в счете-фактуре

Invoice Simple гордится тем, что упрощает для вас процесс выставления счетов. Итак, в этом разделе все, что вам нужно сделать, это установить флажок рядом с «Срок». Затем выберите дату, когда вы хотите оплатить счет. Оттуда условия будут автоматически заполнены. Кроме того, счет-фактура «Номер» и «Дата» позаботятся о себе сами.

Если вы уже отправляли счета раньше (например, с помощью одного из наших шаблонов счетов), измените номер счета здесь, чтобы он соответствовал вашей текущей последовательности.

Что такое номер счета?

Номер счета-фактуры — это простой способ отслеживать ваши счета, а ваши клиенты могут отслеживать вас. Присваивая уникальный номер каждому отправляемому вами счету, вы упрощаете себе отслеживание статуса платежа. Сохраняя последовательность номеров, вы упрощаете клиентам понимание того, как и когда им нужно платить.

4. Заполните проекты / задачи, которые вы выставляете клиенту на .

Хотя мы почти закончили показывать вам, как составлять счет-фактуру, не забудьте уделить особое внимание этому разделу, потому что он, возможно, самый важный. Клиенты хотят точно знать, за что вы выставляете им счет … поэтому больше подробностей здесь лучше, чем меньше. Дайте четкое и ясное описание услуги или задачи. Например: «Управление маркетингом в социальных сетях в июле». Затем введите описание из 1–3 предложений, напоминающее клиенту, в чем заключалась ваша работа.

Затем введите цену и количество — . Количество будет варьироваться в зависимости от того, взимаете ли вы почасовую оплату или по проекту . Вы также можете установить или снять флажок в поле «налог», в зависимости от того, включаете ли вы налоги или нет.

И, наконец, вы можете заполнить некоторые дополнительные комментарии внизу для более подробной информации — это отличное место, чтобы поблагодарить вашего клиента за возможность работать с ним .

5.Добавить информацию об оплате

Для беспрепятственной оплаты добавьте в счет реквизиты платежа (включая условия и способы оплаты).

Если вы решили добавить к услугам налоги или скидки, вы можете сделать это в этом разделе. Хотя это, конечно, необязательно.

Отсюда выберите разделение счета. Вы можете поделиться URL-адресом, загрузить его в формате PDF, распечатать или просто отправить по электронной почте своему клиенту.

У вас есть еще вопросы о том, как выписывать счет или как выставлять счета клиентам? Если да, то отправьте нам письмо по адресу [email protected].Если нет, начните создавать счет здесь.

Что включать в счет-фактуру

В дополнение к пяти шагам, описанным выше, вам необходимо обязательно включить в счет наиболее важную информацию. Большинство из этих элементов покрываются пятью шагами для написания счета-фактуры: условия оплаты, номер счета-фактуры и так далее.

Но вы также можете захотеть включить в счет более подробный список. Дважды убедитесь, что вы включаете каждый из этих элементов в каждый счет, который вы отправляете:

Слово «счет-фактура» — , чтобы выделяться из цитат или оценок.
Уникальный номер счета
Ваша полная информация — имя, адрес и номер телефона
Полная информация о клиенте — имя, адрес и номер телефона
Дата выставления счета
Перечень предоставляемых товаров или услуг, включая стоимость
Общая сумма счета
Налоги
Условия оплаты и информация
Платежные инструкции

Как заполнить счет-фактуру

5 мин. Читать

Ступица
Выставление счетов
Как заполнить счет-фактуру | Контрольный список для профессионального выставления счетов

Чтобы правильно заполнить счет, малые предприятия должны убедиться, что они включают всю информацию, которая потребуется клиенту для оплаты их услуг.Эта информация включает:

Название и контактные данные вашего предприятия
Контактная информация клиента
Уникальный номер счета
Подробное описание предоставленных услуг
Особые условия оплаты
Срок оплаты счета
общая сумма задолженности по счету.

Чтобы получить оплату как можно скорее и чтобы информация, указанная в счете, была как можно более точной, предприятиям следует заполнять детали счета, как только они завершают работу над проектом, когда информация все еще важна. .

FreshBooks, от выставления счетов до платежей и всего, что между ними. Попробуйте бесплатно

Вот несколько советов, которые научат вас заполнять счет:

Как заполнить счет: Контрольный список для малого бизнеса

Как включить скидки в счет

Как заполнить счет : Контрольный список для малого бизнеса

1. Создавайте единообразный вид

Деловые счета-фактуры должны иметь единый шаблон, которому вы следуете каждый раз при заполнении счета, чтобы обеспечить единообразный внешний вид ваших счетов.Таким образом, ваши клиенты смогут сразу определить, что счет выставлен вашей компанией. Это также сделает ваш бизнес безупречным и профессиональным для клиентов. Чтобы создать шаблон счета-фактуры, вы можете загрузить эти бесплатные шаблоны бизнес-счетов FreshBooks в форматах Word, PDF и Excel. Или вы можете создать свой собственный дизайн счета-фактуры, следуя этим рекомендациям по оформлению счета-фактуры.

2. Создайте свой бренд

Не думайте о счете как о скучном бухгалтерском документе. Вместо этого думайте об этом как о возможности произвести впечатление на клиентов и построить свой бренд.Убедитесь, что ваш счет отражает индивидуальность вашего бизнеса. Если у вас уже есть бизнес-сайт, вы можете позаимствовать оттуда элементы дизайна для шаблона счета-фактуры, включая логотипы, цвета и шрифты. Максимально используйте свой счет и позвольте ему стать еще одним маркетинговым инструментом, который поможет вам в развитии вашего бизнеса.

3. Основы заполнения счета-фактуры

Чтобы заполнить счет-фактуру, начните с основных деталей, которые вам нужно будет указать, чтобы ваши клиенты могли заплатить вам правильную сумму вовремя. Вот что вам нужно будет указать при заполнении счета:

Контактная информация вашей компании , включая ее название, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.
Контактные данные вашего клиента ; убедитесь, что вы указали правильное контактное лицо для выставления счетов в компании вашего клиента. Это может быть не тот человек, с которым вы ежедневно имеете дело по делам.
Уникальный номер счета , чтобы вы могли легко ссылаться на конкретные счета при общении с клиентами или когда вы ведете учет для своего бизнеса.
Подробный список предоставленных услуг , включая все соответствующие детали, такие как количество отработанных часов, почасовая оплата и промежуточный итог по каждой позиции.Может помочь отображение этой информации в виде сетки или таблицы.
Условия оплаты , включая способы оплаты, которые принимает ваша компания, и любые штрафы за просрочку платежа, которые будут взиматься с клиентов за пропущенные платежи.
Срок оплаты счета , который четко отображается и выделяется на странице.
Общая сумма долга жирным шрифтом, который выделяется на странице.
Краткое «спасибо» внизу не обязательно, но это хорошее дополнение, которое может помочь вам поддерживать хорошие отношения с клиентами.

4. Создание системы нумерации счетов-фактур

Создайте систему нумерации счетов-фактур, которая будет работать для вас при заполнении счетов-фактур. Самый простой способ — это просто последовательно пронумеровать ваши счета, например, счет № 001, счет № 002, счет № 003. При желании вы также можете пронумеровать их по дате выставления счета или по идентификатору клиента, если вы назначите уникальный номер каждому из своих клиентов. Если вы используете облачное программное обеспечение для выставления счетов, программа автоматически назначит уникальные номера счетов для каждого нового счета, который вы заполняете, в зависимости от выбранной вами системы нумерации.

5. Установите четкие временные рамки

При заполнении счета для вашего бизнеса обязательно установите четкие и конкретные сроки. Вместо использования расплывчатых формулировок для описания срока оплаты счета, например «Оплата при получении» или даже «Оплата через 30 дней», вы должны указать конкретную дату оплаты, например: «Оплата должна быть произведена 1 октября 2018 года». Указание конкретных сроков оплаты при заполнении счетов может помочь устранить путаницу для ваших клиентов и даже помочь вам быстрее получать оплату, согласно исследованию FreshBooks по выставлению счетов.

6. Предлагайте гибкие варианты оплаты

Если вы обдумываете, какие варианты оплаты предлагать при заполнении счетов, постарайтесь предоставить своим клиентам как можно больше способов оплаты. Мало того, что клиенты оценят гибкость оплаты наиболее удобным для них способом, гибкость в выборе вариантов оплаты также может помочь вам быстрее получать деньги. Заполните счет-фактуру с четкими инструкциями о том, как клиенты могут платить вам, будь то чеком, кредитной картой, прямым банковским переводом, онлайн-платежами или наличными.

Вот пример того, как заполнить профессиональный счет из шаблона счета FreshBooks:

Как включить скидки в счет-фактуру

Если вы хотите включить скидку при заполнении бизнес-счета, сначала определите какую скидку вы предлагаете, будь то процентная скидка на ваши услуги или установленная сумма в долларах, которую вы дисконтируете из промежуточной суммы счета.

Включите скидку в конце счета-фактуры под промежуточным итогом счета-фактуры.Перечислите название скидки и сумму скидки, а затем включите окончательную сумму счета в следующую строку.

Исключите выставление счетов и бухгалтерский учет из своего списка дел с FreshBooks. Попробуйте бесплатно

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Как заполнить счет: пошаговое руководство для предприятий

Бухгалтерия Академия Продажи Руководство для малого бизнеса Управляйте своим бизнесом Deskera

Рекомендовано для вас

В то время как предприятия, расположенные в США, облагаются налогом с розничных продаж, во многих других странах по всему миру…

Читать 10 мин 28 февраля 2021 г.

Люди часто путают заказ на покупку со счетом-фактурой и используют эти термины как синонимы.Хотя заказы на покупку и счета-фактуры содержат…

Читать 6 мин 20 февраля 2021 г.

Хотя и счет-фактура, и квитанция являются коммерческими документами, счета-фактуры выставляются для запроса платежа, а квитанции служат в качестве…

Читать 8 мин 31 янв.2021 г.

Подпишитесь на информационный бюллетень, чтобы получать последние обновления.

Как заполнить счет за работу для клиента | Small Business

Один из ключей к успеху любого бизнеса — это доход, который означает, что клиенты будут платить вам регулярно и вовремя. Хотя вы можете чувствовать себя совершенно беспомощным и зависеть от платежа со стороны клиента, на самом деле некоторые вещи находятся под вашим контролем. Основным является счет-фактура; ясный и понятный счет-фактура может помочь ускорить процесс оплаты.Клиент должен иметь возможность просмотреть счет-фактуру и точно увидеть, за что взимается плата, сумма и когда она должна быть оплачена.

1

Обеспечьте единообразие своих счетов-фактур, чтобы их легко узнавал клиент при получении. Внешний вид каждого счета-фактуры должен быть одинаковым. Вы можете скачать бесплатный шаблон счета от таких компаний, как Microsoft или Google, или вы можете создать свой собственный. Включите название вашей компании, адрес и контактную информацию вверху всех ваших счетов.

2

Пронумеруйте счета для удобства. Запишите число где-нибудь в верхней части счета. Номера счетов могут помочь упростить вашу систему бухгалтерского учета, а также упростить идентификацию в случае возникновения вопросов по счету.

3

Напишите дату создания счета и дату выплаты денег вверху страницы. Если вы регулярно оказываете услуги клиенту, он может захотеть оплачивать счета в том порядке, в котором они были получены.Кроме того, срок платежа позволяет клиенту узнать крайний срок платежа.

4

Задокументируйте подробную информацию о предоставляемых вами услугах. Если клиент не понимает, за что с него взимается плата, платеж может быть отложен до тех пор, пока он не успеет позвонить вам или выяснить это. Сделайте информацию понятной, чтобы он понимал, какие задачи вы выполняли, и сколько времени потребовалось для выполнения работы. Для ясности напишите описание, используя термины непрофессионала, а не вашу собственную внутреннюю систему кодирования.Запишите стоимость каждой задачи рядом с конкретным описанием.

5

Сложите расходы и поместите окончательную сумму в конце счета-фактуры. Напишите условия счета под общей суммой, например 15 дней или 30 дней, чтобы еще раз указать, когда должен быть произведен платеж.

Ссылки

Ресурсы

Биография писателя

Бет Рифкин пишет статьи о здоровье и фитнесе с 2005 года. Ее подписи включают «Tennis Life», «Ms.Фитнес »,« Triathlon Magazine »,« Inside Tennis »и др. Она имеет степень бакалавра делового администрирования Университета Темпл.

Требования к счетам в США

Когда вы отправляете счет, который соответствует всем требованиям к счетам в США, он делает ваш бизнес похожим на американский бизнес для ваших клиентов из США. Это также поможет вашему клиенту быстро обработать его, потому что у него будет вся необходимая информация. Для вас это означает небольшую переписку или ее отсутствие и своевременную оплату.

При выставлении счетов в США необходимо учитывать ряд факторов, которые обеспечивают безопасность процесса. С быстрым ростом глобальной цифровой экономики новые бизнес-рынки расширяются примерно такими же темпами, и цифровая тенденция оказалась полезной для пользователей, налоговых сборов и даже правительства в целом.

Электронное выставление счетов помогло государственным органам более эффективно обеспечивать соблюдение требований и отслеживать мошенничество.

По мере роста вашего бизнеса, на всех этапах цепочки поставок неизбежно возникнет волна таможенных правил, а также косвенных налогов, таких как НДС (налог на добавленную стоимость) и GST (налог на товары и услуги).

Это косвенные налоги, которые взимаются на субнациональном уровне, поскольку в Соединенных Штатах нет национальной системы налога с продаж, каждый американский штат имеет право вводить свой собственный налог с продаж и использования с учетом конституционных ограничений в США. За несвоевременную подачу декларации и уплату налогов налагаются штрафы. Некоторые штаты предлагают особые правила косвенного налогообложения, которые являются своего рода освобождением от нерегулярных или оптовых продаж.

Прочтите, чтобы узнать о минимальных требованиях при выставлении счетов клиентам из США.

Требования к счетам в США
Формат счета-фактуры США
Часто задаваемые вопросы

Требования к счетам в США

Счет-фактура может использоваться для декларирования стоимости товаров или услуг , а также для определения таможенных пошлин при отгрузке. Следовательно, предоставляемая вами информация должна быть точной и поддающейся проверке.

W9 Форма с вашим первым счетом

Вам необходимо отправить свой первый счет с формой W9, если вы являетесь иностранным подрядчиком или юридическим лицом.Его не нужно прикреплять к последующим счетам.

Некоторые компании могут потребовать, чтобы вы заполнили и отправили им форму W-9, прежде чем они обработают ваш счет.

Вашему клиенту из США нужна форма W9 для подачи налоговой декларации, и вам необходимо предоставить ее.

Название вашей компании и юридический адрес

В вашем счете-фактуре должно быть указано название вашей компании, а также юридический адрес. Название и адрес вашей компании должны совпадать с данными в форме W9.В противном случае ваш клиент может попросить вас пересмотреть счет.

Имя и юридический адрес вашего клиента

В счете-фактуре необходимо указать название компании и адрес вашего клиента. Это имя должно быть тем, которое будет в налоговой форме 1099, которая отправляется в IRS, а копия вам.

Адрес проекта

Если вы предлагали свои услуги по адресу, который отличается от вашего служебного адреса, вы должны указать этот адрес в своем счете. Этот адрес может быть указан в качестве альтернативного адреса при подаче налоговой декларации.

Адрес проекта не требуется, если вы доставляете только продукты. Вместо этого вы предоставите адрес доставки вашего клиента. Адрес доставки должен совпадать с тем, который клиент отправил вам в своем заказе на покупку.

Дата, номер счета-фактуры и условия платежа

Ваш счет-фактура должен иметь дату, когда вы его создали, уникальный номер и условия оплаты, которых вы ожидаете от клиента. Условия оплаты важны, потому что они могут определить, как быстро они будут платить вам.

Дата и номера счетов-фактур важны для сопоставления счета-фактуры с заказом на покупку, регистрацией и будущей ссылкой.

Срок оплаты счета-фактуры

Клиент может выбрать оплату раньше установленного срока или заплатить позже, если установленные вами условия позволяют ему это сделать.

Описание

Вы можете описать оказанную услугу или указать в описании ссылочный номер продукта, который вы отправили клиенту.

Кол. Акций

Вы можете указать количество часов и минут, в течение которых вы работали, или указать размеры доставленного вами продукта.Дата должна быть в формате мм / дд / гггг, а измерения должны быть в единицах США, а не в метрической системе.

Сумма в долларах

В случае оказанных услуг в счете-фактуре должна быть указана сумма по направлению оказания услуг, а также общая сумма к оплате.

Если в счете-фактуре указаны поставленные продукты, он должен включать общую сумму за продукт, общую сумму налога с продаж, налог с продаж, использованный в расчете, и общую сумму в долларах США.

Информация о платеже

Ваш счет-фактура должен содержать правильную платежную информацию, которую ваш клиент из США будет использовать для оплаты вам.

Кредитная карта

— предоставьте отдельную форму и, желательно, ссылку на вашу платежную систему.

Банковский перевод и перевод через ACH — укажите название банка, ваш адрес, номер счета и маршрутный номер.

Чеки — укажите почтовый адрес и заказ.

Формат счета в США

Это основной формат счета-фактуры в США для выставления счетов клиентам из США. Если вы собираетесь регулярно выставлять счета своим клиентам, вам не нужно все запоминать.

Также важно знать, что требования к счетам-фактурам обычно различаются от штата к штату, а на налоговые обязательства в значительной степени влияет присутствие вашей компании в штате. Стандартный счет всегда должен включать налоговый идентификатор компании, регистрационные номера и т. Д. информация о покупателе и продавце.

Номер счета-фактуры необходим для ссылки в системе ERP. Цена за единицу товаров и услуг, EIN (идентификационный номер сотрудника), а также правильное описание товаров или услуг также должны быть включены.

Крайне важно использовать точность, поскольку счет-фактура содержит неверную информацию, например, выставление счетов выше оговоренной в контракте ставки, выставление счетов за услуги, которые не были предоставлены, обычно считается мошенничеством. Перед проведением любой транзакции необходимо принять во внимание законность счета, и ваш счет должен отражать точную причитающуюся сумму.

Для электронных счетов-фактур важно также включать уровень детализации, представленный в бумажных записях, чтобы быть эквивалентным. Поскольку в США нет налога с продаж, стандартной ставки нет. На государственном уровне он колеблется от 2,9% до 7,5%. Органы местного самоуправления 35 штатов взимают дополнительный налог с продаж в размере от 1% до 5%.

Каждое юридическое лицо, занимающееся продажей фактического личного имущества при розничном налогообложении, должно зарегистрироваться для уплаты НДС / GST и других косвенных налогов в государстве, чтобы получить лицензию по налогу с продаж перед продажей или предоставлением какой-либо услуги.

Налоги с продаж и использования необходимо подавать ежегодно, раз в полгода, ежеквартально, ежемесячно или раз в полмесяца в зависимости от требований штата. Его частота в основном зависит от объема продаж налогоплательщика и суммы налога, который налогоплательщик периодически собирает, обменные курсы также различаются в зависимости от юрисдикции.

Налоговая администрация США требует, чтобы клиенты собирали информацию от поставщиков ежегодно, поэтому форма W9 выдается как требование. Важно учитывать передовые методы выставления счетов, поскольку они будут соответствовать стандартам вашей компании.

Часто задаваемые вопросы — выставление счетов в США

Вот некоторые из вопросов, которые отвечают на возможные вопросы, которые могут возникнуть у вас при создании счета. Они могут помочь вам выбрать между созданием шаблона счета и использованием программного обеспечения для выставления счетов.

Как выставлять счета своим клиентам?

Вы выставляете счет своим клиентам, создавая документ счета и отправляя его им. Счет-фактура будет содержать слово «Счет-фактура» в качестве фирменного бланка, уникальный номер счета-фактуры, ваши контактные данные, их контактные данные, краткое описание того, что вы выставляете, и дату поставки товаров или услуг.

Другими важными деталями являются дата счета (обычно дата его создания), идентификационные номера налогоплательщиков, количество товаров или тип услуги, подлежащая оплате сумма, условия оплаты, номер заказа на покупку (ЗП), который соответствует этому счету. , и средства платежа.

Как сделать мой счет профессиональным?

Вы можете выставить счет, чтобы он выглядел профессионально, используя программное обеспечение для выставления счетов. У них есть специальные шаблоны, адаптированные для разных отраслей. Однако, если вы хотите сделать это самостоятельно, отформатируйте его в цветах вашего бренда и включите необходимые данные счета-фактуры.

Как вы нумеруете свои счета?

Счета-фактуры можно нумеровать последовательно или в хронологическом порядке, а также указать проект, продукт или идентификатор клиента, дату и порядковый номер. Это позволяет вам легко найти или найти этот счет-фактуру, а также обратиться к нему в случае спора. Кроме того, где-нибудь в счете вы должны указать номер заказа на поставку.

С какого номера счета мне начать?

Вы можете начать с любого произвольного числа, но после этого вы должны поддерживать последовательность.Например, если вы хотите отправить свой счет на PDF.co 25 августа 2020 года, и это будет первый счет для вашей компании, тогда в вашем счете должна быть часть этой информации.

Таким образом, вы можете пронумеровать этот счет следующим образом: PDFCO 08252020 00001, и если в тот же день есть еще один счет для нас, вы пронумеруете его как PDFCO 08252020 00002.

В этом формате PDFCO — это идентификатор клиента, 08252020 — дата, а 0000X — порядковый номер.

Номер счета совпадает с номером счета?

Нет, номер счета отличается от номера счета.Номер счета-фактуры идентифицирует документ счета-фактуры, а номер счета определяет номер банковского счета.

Совпадают ли номер счета-фактуры и номер заказа?

Номер счета отличается от номера заказа. Номер заказа относится к Заказу на покупку, который клиент отправил вам при заказе товаров или услуг, которые вы предоставили.

Свяжитесь с нами, и мы поможем вам создать решение для выставления счетов клиентам из США и всего мира.

Как написать счет: пошаговое руководство

Вы, вероятно, получали их периодически на протяжении всей своей жизни, практически не обращая внимания на сам документ. Но если вы являетесь владельцем бизнеса, фрилансером или индивидуальным предпринимателем, вам нужно будет иметь возможность выставить счет, если вы хотите получить оплату.

Хорошая новость заключается в том, что составить счет-фактуру с помощью программного обеспечения легко, и многие из лучших бухгалтерских программных приложений сделали это еще проще с помощью шаблонов счетов-фактур и настроек, включенных в их продукты.

Есть пять простых шагов для создания счета, но важно, чтобы каждый шаг был выполнен правильно. Пропуск такого шага, как указание срока платежа, может привести к задержке платежа, а ввод неверной информации о переводе может привести к тому, что платеж будет отправлен на неправильный адрес или зачислен на неправильный банковский счет.

Кратко: как написать и отправить свой первый счет

Шаг 1: Персонализируйте счет, чтобы он отражал ваш бизнес.
Шаг 2: Введите всю необходимую информацию о клиенте.
Шаг 3: Назначьте условия и укажите дату оплаты.
Шаг 4: Объясните, для чего предназначен счет.
Шаг 5: Включите информацию о денежном переводе или ссылку для онлайн-оплаты.

Основы выставления счетов: что вам нужно знать

Поздравляем с открытием собственного дела! Это большой шаг, и ваши дни, вероятно, будут наполнены как испытаниями, так и наградами.

Хорошая новость в том, что вам как владельцу бизнеса доступно огромное количество ресурсов. Скорее всего, вы уже определились с названием и юридической структурой для своего бизнеса. Итак, что вам следует делать дальше?

Если вы хотите получать деньги (а кто этого не делает?), Вам нужно научиться составлять счет. Если вы уже знакомы с процессом создания счета, это прекрасно. Но если вы ничего не знаете о создании счета или просто хотите освежить в памяти информацию, продолжайте читать.

Для тех, кто не знает, что такое счет-фактура, это просто способ взыскать деньги, причитающиеся вашей компании. Каждый раз, когда вы продаете товар, будь то бейсболка или пара серег, и вы не собираете оплату за эти товары во время продажи, вам нужно будет выставить счет-фактуру.

То же самое касается предоставления услуги, будь то ремонт сломанной трубы или подготовка профессионального отчета для клиента. Чем бы вы ни занимались, продаете ли вы товары или услуги, если вы хотите принять оплату за эти товары или услуги позднее, вам нужно будет создать счет.

Как правильно написать и отправить счет

Ваше бухгалтерское программное обеспечение — наиболее вероятное место, из которого вы будете создавать счет. Если вы в настоящее время не пользуетесь бухгалтерским программным обеспечением, я настоятельно рекомендую вам это сделать.

Однако, в крайнем случае, есть также множество шаблонов счетов, которые вы можете загрузить из Интернета или из приложения, такого как Microsoft Word, которые помогут вам начать выставлять счета своим клиентам. В любом случае одна и та же информация потребуется для создания надлежащего счета.

Вот то, что вам нужно, за пять простых шагов.

Шаг 1. Персонализируйте счет-фактуру

Если вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета или хотите приобрести такое программное обеспечение для своего бизнеса, вы, вероятно, будете готовить счета с его помощью. Большинство приложений для бухгалтерского учета, представленных сегодня на рынке, предоставляют отличные возможности для выставления счетов с возможностью настройки счета по своему усмотрению.

В большинстве случаев бизнес-информация, которую вы вводите в свое программное обеспечение, например название компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты, будет автоматически заполнять любой счет-фактуру, который вы создаете.

Но многие бухгалтерские приложения идут дальше, предоставляя вам возможность настроить счет, добавив логотип вашей компании, строку слогана или цветовую схему. Хотя это не обязательно, настройка счета-фактуры так, чтобы она лучше отражала ваш бизнес, сделает его более узнаваемым для ваших клиентов и может помочь вам получать оплату немного быстрее.

Шаг 2: Введите данные о клиенте

Одна из самых важных вещей, которую вы хотите сделать, — это правильно управлять своими клиентами или клиентами.Если у вас небольшой сувенирный магазин, правильно управлять покупателями означает иметь возможность общаться с ними о распродажах и других рекламных акциях или кампаниях.

То же самое и с предприятиями сферы услуг: в конечном итоге, если вы предоставляете кредит своим клиентам, вы должны убедиться, что у вас есть соответствующая информация для этих клиентов, включая точный почтовый адрес, адрес электронной почты и контактное лицо. .

Наличие неполного почтового адреса или неправильного адреса электронной почты может задержать обработку платежа на несколько недель.Вы также захотите присвоить индивидуальный номер каждому счету, который вы создаете, но обычно это автоматически выполняется вашим бухгалтерским программным обеспечением.

Шаг 3. Назначьте условия и срок оплаты счета

Назначение условий вашим клиентам просто означает, что вы принимаете решение о том, сколько времени они должны заплатить. Во многих случаях Net 30 является термином по умолчанию, что означает, что у вашего клиента или клиента есть 30 дней с даты выставления счета для оплаты вам.

Счет-фактура выше отражает фактурирование количества, которое используется при выставлении счетов-фактур на продукты.Источник: программное обеспечение волнового учета.

Если они не заплатят до истечения 30 дней, вы можете применить штрафы за просрочку к просроченной сумме. Для новых клиентов вы можете использовать К оплате по получении в качестве условия оплаты, что означает, что счет подлежит оплате, как только он будет получен. Net 10 Термины также являются общими, но вам, как владельцу бизнеса, остается решать, какие термины должны применяться к каким клиентам.

Шаг 4. Объясните, что такое счет-фактура

Если вы продаете товар, вы должны добавить его описание, а также количество и цену за товар.

Счет-фактура выше отражает фактурирование количества, которое используется при выставлении счетов-фактур на продукты. Источник: программное обеспечение волнового учета.

Если вы продаете услуги, вы, вероятно, захотите включить подробное описание оказанных услуг и того, что клиент получил взамен. Если, как и в счет-фактуре выше, вы создали настраиваемый отчет, эта информация должна быть правильно отображена в счете-фактуре.

Если вы выставляете счет за отработанные часы, вы, вероятно, захотите использовать стиль счета, который отражает эту информацию.

Шаг 5: Добавьте информацию о переводе или ссылку для онлайн-платежа

После того, как ваш счет будет заполнен, вы можете распечатать его и отправить его клиенту или отправить счет напрямую по электронной почте. Большинство бухгалтерских программных приложений также предлагают возможность онлайн-оплаты, которая позволяет вашим клиентам быстро и легко производить оплату кредитной картой или переводом через ACH прямо из счета.

Хотя вам придется платить за услуги, если вы решите принимать онлайн-платежи, очень реальным преимуществом является то, что вам, вероятно, будут платить намного быстрее.

Однако, если вы выберете более традиционный способ оплаты, убедитесь, что информация о переводе указана в счете правильно, чтобы ваши клиенты знали, куда отправлять свои платежи.

Нужен шаблон для выставления счета?

Несмотря на то, что существует множество шаблонов счетов-фактур, которые можно использовать для выставления счетов вашим клиентам, вы сможете лучше управлять всем своим бизнесом с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета.

Доступно множество приложений. Некоторые из наших фаворитов, Wave Accounting, Xero и QuickBooks Online, предлагают потрясающие возможности выставления счетов, а также возможность настраивать ваши счета.

Выставляйте счета лучше, получайте оплату быстрее

Выставление счетов остается ключевым компонентом управления вашим бизнесом. Владельцы малого бизнеса, в частности, захотят быть уверены, что они выставляют счета своевременно и правильно, потому что чем быстрее вы отправите счет, тем быстрее вам будут платить.

Что такое счет-фактура? Руководство, примеры и что включить

Счета-фактуры иногда путают с заказами на поставку, но эти документы служат для разных целей.

Как правило, продавцы выставляют счета, а покупатели оформляют заказы на покупку (ЗП).Заказ на покупку — это договор купли-продажи между покупателем и продавцом.

Например, местная кофейня хочет купить пять ящиков эспрессо у своего любимого дистрибьютора. Владелец кофейни может подписать заказ на покупку при покупке продукта. Дистрибьютор выставит счет при получении кофе.

3. Предлагайте варианты оплаты через Интернет

Чтобы упростить процесс выставления счетов, упростите процесс оплаты. Предоставьте клиентам простой способ оплаты вашего счета, чтобы стимулировать своевременные платежи и улучшить их взаимодействие с вашей компанией.Используя QuickBooks, вы можете создавать электронные счета и принимать платежи из одного места, улучшая общую транзакцию для вашей команды и ваших клиентов.

Когда следует выставлять счета?

Создайте и отправьте счет, как только вы выполните заказ или услугу. Неспособность быстро выставить счета клиентам может привести к задержкам платежей, а своевременное выставление счетов может помочь вам улучшить денежный поток. Использование таких показателей, как количество дней непогашенных продаж (DSO) и коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности, может помочь вам отслеживать скорость платежей и эффективность вашей дебиторской задолженности.

Как долго вы должны дать кому-то оплатить счет?

Определите четкие условия оплаты, определяющие, как долго клиенты должны оплачивать свои счета в процессе продажи. Чистые 30 или 30 дней — это обычное время, которое отводится на оплату счетов, но выбирайте условия оплаты, которые имеют смысл для вашего бизнеса, вашего клиента и транзакции. Варианты варьируются от требования предоплаты до условий чистых 90, которые дают клиентам 90 дней на оплату неоплаченных счетов. Стоимость и сложность проекта могут повлиять на выбранные вами условия оплаты.

Являются ли счета-фактуры юридическими документами?

Нет, счета-фактуры сами по себе не являются юридически обязательными документами. Счета-фактуры не содержат доказательств того, что компания и ее клиент согласовали условия оплаты, указанные в счете-фактуре. Чтобы снизить вероятность оспаривания счета-фактуры, предприятия могут заключать контракты, в которых излагаются детали транзакции. Контракты, подписанные обеими сторонами, могут выступать в качестве юридических документов, уменьшать вероятность недопонимания относительно транзакций и могут помочь ускорить процесс оплаты.

Что происходит, когда покупатель отказывается оплачивать счет?

Иногда клиенты могут не согласиться с выставленным им счетом. Когда это произойдет, вам нужно будет начать процесс разрешения спора по счету. Это начинается с разговора между вами и клиентом, чтобы определить, с какими элементами счета-фактуры клиент не согласен. Некоторые споры можно разрешить путем обсуждения, но вам может потребоваться перейти к возбуждению судебного иска для сбора платежей, если вы и ваш клиент не можете прийти к соглашению по оспариваемым элементам счета.

В других случаях у клиентов может не быть проблем со счетом, а скорее всего, они просто не оплатили счет в соответствии с согласованными условиями оплаты. В этой ситуации как можно скорее свяжитесь со своим клиентом по поводу неоплаченного счета. Если ваши попытки получить платеж не увенчались успехом, у вас есть несколько вариантов, например факторинг счетов или обращение в суд. Уведомление клиентов о том, что вы предлагаете скидки за досрочные платежи или взимаете штрафы за просроченные счета, может побудить их совершать своевременные платежи.

Использование бухгалтерского программного обеспечения для автоматизации выставления счетов и приема платежей

QuickBooks Payments позволяет легко создавать профессиональные счета и принимать платежи в одном месте, улучшая общий процесс транзакций для вашей команды и ваших клиентов.