Как правильно о встрече или о встречи: «О встрече» или «о встречи»: как пишется?

Создан 02 июн.

Ваша конфиденциальность

Нажимая «Принять все файлы cookie», вы соглашаетесь с тем, что Stack Exchange может хранить файлы cookie на вашем устройстве и раскрывать информацию в соответствии с нашей Политикой в ​​отношении файлов cookie.

Принимать все файлы cookie Настроить параметры

английских фраз для встреч — Espresso English

Обзор

В этой статье мы обсудим, как присоединиться к мгновенной встрече с помощью приглашения по электронной почте, приглашения для обмена мгновенными сообщениями, из браузера, из настольного и мобильного приложения Zoom, со стационарного или мобильного телефона и с помощью H.323 или SIP-устройство.

Перед тем, как присоединиться к конференции Zoom на компьютере или мобильном устройстве, вы можете загрузить приложение Zoom из нашего Центра загрузок. В противном случае вам будет предложено загрузить и установить Zoom, когда вы нажмете ссылку для присоединения.

Вы также можете присоединиться к тестовой встрече, чтобы ознакомиться с Zoom.

Предварительные требования

• Каждое собрание имеет уникальный 9, 10 или 11-значный номер, называемый идентификатором собрания, который потребуется для присоединения к собранию Zoom
• Если вы присоединяетесь по телефону, вам понадобится номер для телеконференции, указанный в приглашении.

1. Откройте настольный клиент Zoom.
2. Присоединяйтесь к собранию одним из следующих способов:
   • Щелкните Присоединиться к собранию , если вы хотите присоединиться без входа в систему.
     
   • Войдите, чтобы увеличить, затем нажмите Присоединиться.
     
3. Введите идентификационный номер встречи и свое отображаемое имя.
   • Если вы вошли в систему, измените свое имя, если не хотите, чтобы имя отображалось по умолчанию.
   • Если вы не вошли в систему, введите отображаемое имя.
     
4. Выберите, хотите ли вы подключить аудио и / или видео, и нажмите Присоединиться к .

1. Откройте настольный клиент Zoom.
2. Присоединяйтесь к собранию одним из следующих способов:
   • Щелкните Присоединиться к собранию , если вы хотите присоединиться без входа в систему.
   • Войдите, чтобы увеличить, затем нажмите Присоединиться.
     
3. Введите идентификационный номер встречи и имя.
   • Если вы вошли в систему, измените свое имя, если не хотите, чтобы имя отображалось по умолчанию.
   • Если вы не вошли в систему, введите отображаемое имя.
4. Выберите, хотите ли вы подключить аудио и / или видео, и нажмите Присоединиться к .
   

1. Откройте мобильное приложение Zoom. Если вы еще не загрузили мобильное приложение Zoom, вы можете загрузить его в магазине Google Play.
2. Присоединяйтесь к собранию одним из следующих способов:
   • Коснитесь Присоединиться к собранию , если вы хотите присоединиться без входа в систему.
   • Войдите в систему, чтобы увеличить, затем нажмите Присоединиться.
     
3. Введите идентификационный номер встречи и свое отображаемое имя.
   • Если вы вошли в систему, измените свое имя, если не хотите, чтобы имя отображалось по умолчанию.
   • Если вы не вошли в систему, введите отображаемое имя.
4. Выберите, хотите ли вы подключить аудио и / или видео, и коснитесь Присоединиться к собранию .
   

1. Откройте мобильное приложение Zoom. Если вы еще не загрузили мобильное приложение Zoom, вы можете загрузить его в App Store.
2. Присоединяйтесь к собранию одним из следующих способов:
   • Коснитесь Присоединиться к собранию , если вы хотите присоединиться без входа в систему.
   • Войдите в систему, чтобы увеличить, затем нажмите Присоединиться.
     
3. Введите идентификационный номер встречи и свое отображаемое имя.
   • Если вы вошли в систему, измените свое имя, если не хотите, чтобы имя отображалось по умолчанию.
   • Если вы не вошли в систему, введите отображаемое имя.
4. Выберите, хотите ли вы подключить аудио и / или видео, и выберите Присоединиться.

Щелкните ссылку присоединения в электронном письме или приглашении в календаре.

В зависимости от вашего веб-браузера по умолчанию вам может быть предложено открыть Zoom.

Если вы подключены к сети, используя настольный клиент или мобильное приложение Zoom, другие пользователи смогут отправить вам приглашение на собрание через мгновенное сообщение. Вы получите уведомление о входящем сообщении, в котором будет отображаться, кто звонит, а также мелодия звонка. Выберите Принять , чтобы присоединиться к встрече с человеком, который вам звонит.

1. Наберите на телефоне номер для телеконференции, указанный в приглашении.
2. Введите идентификационный номер собрания, когда будет предложено с помощью панели набора номера.

Примечание : Если вы уже присоединились к совещанию через компьютер, у вас будет возможность ввести свой двухзначный идентификатор участника, который будет связан с вашим компьютером. Если вы не присоединились на своем компьютере, просто нажмите # еще раз, когда будет предложено ввести свой идентификатор участника.

1. Наберите IP-адрес, указанный в приглашении на собрание (требуется надстройка порта Room Connector).
2. Введите идентификатор встречи с помощью тональных сигналов (DTMF), а затем нажмите #. Или вы можете использовать строки набора, например 192.168.10.55 ## 000111000, чтобы присоединиться непосредственно к собранию. Дополнительные сведения см. В разделе «Начало работы с Cloud Room Connector».
   

— Назначение встречи Cisco Webex

29 апреля 2021 г. | просмотр (а) | люди думали, что это было полезно

Вы можете запланировать встречи с вариантами, адаптированными к вашим потребностям.Запланируйте встречу быстро или назначьте серию встреч с расширенными возможностями для своей команды.

После того, как вы запланировали встречу, система автоматически отправит электронное письмо людям, которых вы пригласили, чтобы они знали. если ты измените приглашение или отмените его, система автоматически отправит всем новое электронное письмо, чтобы они были в курсе.

Продукт: Webex Meetings

Действия: видеоконференцсвязь

Операционная система: Mac, настольный компьютер Windows

Версия: WBS40, WBS41

В чем разница между разовым совещанием и совещанием в комнатах?

GoToMeeting предлагает два типа встреч.Организаторы могут выбрать тот тип, который лучше всего соответствует их потребностям.

Выберите «Разовая встреча», если …

Вы хотите провести одно собрание в определенный день / время. Одноразовые собрания имеют установленную дату и время, а также уникальный идентификатор собрания и звуковую информацию. Срок действия идентификатора собрания истекает через 30 дней после установленной даты начала.

Выберите «онлайн-конференц-зал», если…

Вы хотите использовать один и тот же идентификатор встречи снова и снова. Конференц-залы доступны для использования в любое время и столько раз, сколько захотите. Уникальный идентификатор собрания никогда не истекает и никогда не меняется, поэтому вы можете запустить его в любое время, когда вам нужно. Набор в телефонных номерах может меняться, но это случается очень редко.

Конференц-залы не имеют связанных с ними даты или времени, потому что они не предназначены для использования в определенную дату или время.Поскольку они повторяются, их можно использовать несколько раз, и вы можете персонализировать их! Например, если у вас еженедельное собрание группы, вы можете использовать Microsoft Outlook или другой инструмент планирования, чтобы установить дату / время, а затем включить URL-адрес присоединения для вашего повторяющегося собрания. Каждый раз, когда ваша встреча будет готова к началу, просто запустите ту же самую сессию!

Как выбрать тип встречи

1. Войдите в свою учетную запись со страницы https: // global.gotomeeting.com.

2. На вкладке «Собрания» нажмите Создать собрание .
3. Выберите желаемый тип встречи:
   • Разовая встреча
   • Онлайн-переговорная
4. Добавьте остальные сведения о встрече и нажмите Сохранить .
   

ИЛИ

1. Щелкните правой кнопкой мыши значок ромашки на панели задач компьютера.
2. Щелкните Запланировать встречу .
3. Выберите желаемый тип встречи.
   • Происходит один раз
   • Встречается несколько раз
4. Добавьте остальные сведения о встрече и нажмите Сохранить .
   

Подробнее о типах встреч

GoToMeeting предоставляет несколько различных типов сеансов, что позволяет вам выбрать тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

• Одноразовые встречи — Эти встречи имеют установленную дату и время, а также уникальный идентификатор встречи и звуковую информацию. Хотя вы можете запускать одно и то же собрание несколько раз (что особенно полезно для отработки ваших собраний), срок действия идентификатора собрания истечет через 30 дней после запланированного времени окончания. Чтобы создать сеанс этого типа, вы можете выбрать «Происходит один раз» при планировании встречи.
• Повторяющиеся или интерактивные собрания в зале заседаний — Эти собрания также имеют уникальный идентификатор собрания и звуковую информацию, но не имеют установленной даты или времени.Это означает, что срок их действия никогда не истекает, и их можно использовать снова и снова! Эти собрания «в любое время» отлично подходят для повторяющихся сессий, таких как еженедельная синхронизация или командные собрания. Чтобы создать сеанс этого типа, вы можете выбрать «Повторяется несколько раз» при планировании встречи.
• Мгновенные встречи («Встречи сейчас») — Вы можете использовать наши сеансы «Встречи сейчас», чтобы начать встречу на лету. Эти сеансы не планируются заранее — они просто запускаются мгновенно одним нажатием кнопки! Если вам нужно настроить быстрое собрание, вы можете начать сеанс «встретиться сейчас» и просто отправить другим URL-адрес присоединения после его запуска.В отличие от запланированных одноразовых собраний (которые на самом деле можно запускать несколько раз), сеансы «встретиться сейчас» могут быть запущены только один раз, а затем истекает срок действия идентификатора собрания. Учить больше.
• Персональная страница встречи (GoToMeet.Me) — Вы можете создать свою персональную страницу встречи с вашим именем, фотографией, местонахождением и т. Д.! Персональные комнаты для встреч работают с повторяющимися собраниями, но вместо того, чтобы отправлять вашим участникам URL-адрес присоединения, вы можете поделиться своим личным URL-адресом собрания (например,, «www.gotomeet.me/DemoPage»). Учить больше.

Что можно и чего нельзя делать в отношении протокола заседания

Протокол не является подробным отчетом о заседании совета директоров или комитета. Вот что нужно добавить, а что оставить.

Для многих вещей в жизни и бизнесе лучше меньше, да лучше. В мире ассоциаций это особенно актуально для протоколов собраний.

Протокол — это официальный протокол действий, предпринятых правлением или комитетом на заседании, а не запись всего сказанного.Они служат исторической цели, но, что не менее важно, они служат и юридической цели, документируя соблюдение группой надлежащих процедур и устава ассоциации. А протоколы и записи, сделанные во время встречи, могут быть обнаружены в судебном процессе, поэтому крайне важно быть осторожным в том, что вы включаете.

Что в

Протокол должен включать название группы, на которой проводится собрание; дата, время и место проведения; имена присутствующих (включая персонал) и человека, который ведет протокол; и повестка дня.Протоколы должны соответствовать порядку, указанному в повестке дня, с одним или двумя основными, почти расплывчатыми итоговыми предложениями по каждому пункту, а также с именем человека, который его представил.

Поднятые голоса должны быть указаны в повестке дня в порядке их следования. Как правило, не включайте имена. Вместо этого запишите, что произошло: «Действие: предложение сделано, поддержано и выполнено». Есть одно исключение: когда правление утверждает вознаграждение руководящего состава или сделку с членом правления, это действие должно быть зарегистрировано вместе с именами тех, кто голосовал за и против, предоставленной информацией, на которой они основали свое решение, и результатом.

Как правильно назначать встречи

Зачем встречаться с клиентами лично

Чтобы продавать товары или услуги, личные встречи сейчас необязательны. Оформить продажу можно по телефону или через интернет. Но личные встречи в некоторых случаях все равно остаются лучшим способом продать товары.

Многие менеджеры не пользуются этой возможностью и не назначают личные встречи с покупателями. Кажется, что это экономит время, но на самом деле это не всегда так. Иногда разговор с глазу на глаз — лучшее решение для продажника. Потому что при личном общении можно уловить мимику, эмоции и жесты человека. А значит лучше понять его потребности, проблемы и мотивы покупки. Да и во время личного разговора обычно возникает меньше возражений, соответственно увеличивается число успешно закрытых сделок.

Во время переписки или разговора по телефону часть важной информации может потеряться. К тому же так сложнее подобрать индивидуальный подход к клиенту. Он не видит вас, вы не видите его. А при личной встрече влияние менеджера увеличивается — этому способствуют даже мелочи: внешний вид и одежда менеджера, его манеры и уверенность в себе, личное обаяние и коммуникабельность.

Зачем встречаться с клиентами лично

В каких случаях стоит назначать встречу с клиентом, а не продавать по телефону

Если продаете недорогие товары штучно, в личных встречах нет необходимости — все можно перенести в онлайн. Но при продаже дорогих товаров, а также в некоторых случаях и в оптовых закупках лучше встречаться с клиентом лично. Хотя бы потому что продажа онлайн или по телефону до сих пор не вызывает доверия у некоторых покупателей. В таком случае увидеться с продавцом лично — необходимость. Это многократно увеличит степень доверия и лояльности клиента.

Если назначите личную встречу, исход сделки в большинстве случаев будет положительным. Скорее всего, клиент оценит тот факт, что менеджер потратил на него время. Да и к тому же ему и самому придется потратить свое время и приложить кое-какие усилия. Это также положительно повлияет на исход дела — давно известно, что люди больше ценят то, что достается с трудом.

Однако и здесь есть подводные камни — не все личные встречи заканчиваются успешно закрытыми сделками. В некоторых случаях клиенты уходят, а менеджер остается в минусе, ведь он потратил время и деньги на организацию встречи.

Поэтому назначать встречу стоит только клиентам, которые действительно заинтересованы в покупке. Некоторые продавцы давят на покупателей и те могут согласиться на личную встречу только для того, чтобы менеджер наконец отстал от них. Если чувствуете, что клиенту не нужен ваш товар, не стоит слишком уж давить на него. Попробуйте отработать его возражения, но не настаивайте на встрече, если человек не готов к ней.

В каких случаях стоит назначать встречу с клиентом, а не продавать по телефону

Как правильно назначить встречу по телефону 

Давайте разберём варианты для холодных и горячих звонков.

Как назначить встречу при холодном звонке

Это довольно сложно, но возможно. Всего пять шагов и вы у цели:

Привлечь внимание человека

Желательно заранее узнать, как зовут собеседника. Если сразу обратитесь к нему по имени, человек больше заинтересуется разговором и даже будет лояльнее относиться к вам. Всем известно, что обращение по имени любому приятно.

Представиться и кратко рассказать о компании

Собеседник должен понимать, с кем он разговаривает. Да и продолжать разговор, не сказав, кто вы, просто не вежливо. Назовите свое имя и компанию, которую представляете, кратко поясните, чем занимается фирма. Если звоните человеку не в первый раз, последний пункт можно пропустить. 

Объяснить, с какой целью звоните

Не затягивайте с предложением о встрече. Сразу говорите, что хотите встретиться с человеком и объясняйте зачем. Если отложите предложение о встрече, человек может подумать, что сейчас вы начнете впаривать ему какие-то товары по телефону и, скорее всего, просто бросит трубку.

Рассказать о выгоде

Чтобы предложение о встрече практически в начале разговора не выглядело наглым и неуместным, обязательно будьте вежливы и расскажите, почему личная встреча и покупка товаров вашей компании будет выгодна клиенту. 

Отработать возражения

Если у покупателя есть вопросы или его что-то не устраивает, обсудите это и постарайтесь его переубедить.

Обговорить детали встречи

Если клиент согласился, назначьте конкретную дату и время встречи. Сначала предложите свое время, а если уж оно не устроит клиента, спросите, какое будет удобно ему. Желательно и в этом случае предложить несколько своих вариантов. Менеджер должен управлять разговором, не позволяя собеседнику перетягивать одеяло на себя. Но при этом всегда помните о вежливости и тактичности. Перебивать и грубить нельзя.

Получился небольшой и довольно простой план. 

Как назначить встречу с клиентом при горячем звонке

Если клиент уже знает о вашей компании, лояльно к ней относится и, возможно, даже готов к покупке, действуйте по следующей схеме. Она же подходит и в случаях, когда покупатель звонит вам сам.

В этих ситуациях, человек, скорее всего, уже готов ко встрече и вряд ли откажет вам. Поэтому ничего сложного здесь нет.

Если клиент позвонил сам, то первым делом нужно выяснить, серьезно ли он настроен на покупку или же просто прощупывает почву — возможно, он обзванивает несколько компаний, желая сравнить стоимость и условия. 

В разговоре с теплым клиентом нужно выяснить его потребности, ожидания и проблемы. 

Когда вы поймете, чего от вас хочет покупатель, выполните последние два шага, о которых мы говорили в предыдущем пункте про назначение встречи при холодном звонке. То есть нужно рассказать о выгодах от встречи и договориться о времени и дате встречи.

Как правильно назначить встречу по телефону

Как назначить встречу по e-mail

Эффективность письма может быть более низкой, чем эффективность назначения встречи по телефону. Однако, если клиент лояльно относится к компании или уже заинтересован в покупке товаров, то тогда эффективность письма будет такой же, как и разговор по телефону.

Если рассылаете письма по холодной базе, будьте готовы к тому, что большинство воспримет их как спам. В этом случае вообще лучше предложить сначала не встречу, а разговор по телефону. И если человек согласится, предложить встречу, придерживаясь алгоритма, который описан выше.

Вот как нужно составлять письмо с предложением о встрече:

• Поздоровайтесь и обратитесь к клиенту. Например: «Здравствуйте, Виктор Александрович!».

• Представьтесь. Клиент должен понимать, кто ему пишет. Пример: «Меня зовут Василий, я менеджер компании «Юта».

• Укажите причину письма. Примеры: «Вчера мы обсуждали условия сотрудничества и договорились назначить время встречи» или «Мы хотим предложить вам ознакомиться с каталогом наших средств по уходу за собой» или «Мы хотим предложить вам сотрудничество на выгодных условиях, все подробности ищите ниже в прикрепленном файле».

• Назначьте место, дату и время. Если вам уже известно, что клиенту интересно ваше предложение, предложите сами место встречи, дату и время.

• Укажите дополнительную информацию, если она есть. Например, кто ещё будет присутствовать на встрече, порядок действий при опоздании и т.д.

• Поблагодарите человека за уделенное время. 

Как назначить встречу по e-mail

Несколько секретов подготовки правильного письма

Вот ещё несколько рекомендаций, которые улучшат ваше письмо клиенту:

• Обязательно указывайте сведения об организации, оставляйте номер телефона и другие контактные данные. Это можно указать не в основной части письма, а в конце или где-нибудь с краю. У клиента должна быть возможность связаться с вами удобным ему способом.

• Используйте уважительное обращение по имени. Это повысит лояльность к вам.

• Не используйте в письме вычурные, необычные или плохо читаемые шрифты. Если у компании есть собственный шрифт, примените его. Если нет, то вот варианты, которые принято использовать в деловых переписках: Courier New, Cambria, Arial, Verdana, Calibri и Times New Roman. Кегль должен быть примерно 10-14.

• Не пишите длинные письма. Уберите все ненужное и постарайтесь писать максимально лаконично. Если информации очень много, уместите ее на одной странице — больше быть не должно, вашу простынь никто читать не станет.

• Следите за логикой изложения и структурой текста. Если предложения невнятные и запутанные, клиент не станет разбираться в них — просто закроет ваше письмо.

• Не только рассказывайте, но и задавайте вопросы. Во-первых, так больше шансов, что клиент ответит вам. Во-вторых, это показывает вашу заинтересованность.

• Не допускайте ошибок, они производят плохое впечатление на человека. В деловых письмах их быть не должно. Поэтому несколько раз проверьте текст перед отправкой. Если есть возможность — отнесите на вычитку корректору, который найдет и уберет любые ошибки.

Несколько секретов подготовки правильного письма

Ошибки при назначении встречи с клиентом

Если хотите, чтобы покупатель точно прибыл на встречу, запомните следующее:

• Не пишите письмо капсом. Иногда менеджеры таким образом пытаются привлечь внимание к письму. И это действительно работает — капс привлекает внимание, но только не такое, какое хотелось бы. Многие люди воспринимают такой текст так, будто на них кричат. Поэтому писать капсом невежливо.

• Не используйте чёрный юмор, мат, слишком много смайлов и просторечные слова. Клиент вряд ли оценит это, скорее всего, он примет вас за несерьезного человека или обманщика — такие вещи портят мнение о продавце и компании в целом.

• Не надоедайте человеку. Не нужно звонить по несколько раз в день и отправлять десятки писем, добиваясь ответа от клиента. Назойливость разозлит любого. Уважайте чужое время и личное пространство, такое поведение попросту невежливо.

• Не ставьте на письме метку «срочно» или «важно». В общении с клиентами это не принято.

• Не упрекайте человека, если он не хочет разговаривать с вами. Возможно, это просто не ваш клиент. Вежливо попрощайтесь и не отнимайте ни свое, ни его время лишними спорами.

• Не давите на клиента. Если он категорически против личной встречи, не настаивайте. Излишняя упертость испортит впечатление о вас и тогда человек точно не захочет сотрудничать.

Ошибки при назначении встречи с клиентом

Что делать, если клиент отказывается от встречи

Если в ответ на приглашение вы услышали отказ, не спешите прощаться с этим клиентом. Сначала постарайтесь закрыть его возражения. 

В первую очередь обязательно уточните у собеседника, почему он не хочет встретиться и поговорить лично. Чаще всего можно услышать такие ответы:

• У меня нет времени с вами встречаться, я занят. Вариант ответа: Прекрасно понимаю вас, поэтому и звоню заранее. Давайте обсудим, в какое время я могу подъехать к вам. Встреча не займет много времени. Возможно, на этих выходных вам будет удобно?

• Не могу встретиться с вами, напишите лучше на почту. Вариант ответа: Хорошо, я отправлю информацию о нашей компании, а также условия покупки (заказа). Но, чтобы подобрать оптимальный для вас вариант сделки, нам стоит встретиться лично. Разговор не займет у вас больше 20 минут.

• Давайте лучше поговорим по телефону. Вариант ответа: К сожалению, этого недостаточно, чтобы обсудить все условия сделки и подобрать для вас оптимальные товары. На личной встрече вы сможете убедиться, что наша продукция соответствует заявленному качеству.

• Мы сотрудничаем с другой компанией / покупаем у другого продавца. Вариант ответа: Мы не предлагаем вам прямо сейчас прекращать сотрудничество с другим поставщиком. Но, возможно, наше предложение будет более выгодно для вас по цене и качеству. Встреча не отнимет у вас больше 20 минут.

• Расскажите мне о товарах по телефону. Вариант ответа: У нас очень большой выбор продуктов. К сожалению, подробно рассказать о каждом и продемонстрировать их не получится по телефону. Давайте встретимся лично — это не отнимет у вас много времени.

Если вы услышали от клиента другие возражения, которые не относятся только к личной встрече, но говорят о нежелании покупать товары вообще, прочитайте о них подробнее в статье «Работа с возражениями клиентов».

Что делать, если клиент отказывается от встречи

Выводы

Уговорить клиента на личную встречу бывает непросто. Но в некоторых ситуациях это лучший вариант для обсуждения условий покупки и заключения сделки. При продаже дорогостоящих товаров личные встречи просто необходимы, т.к. по телефону или онлайн сложно обговорить все важные моменты.

Старайтесь следовать инструкциям из этой статьи и всё получится! Если остались вопросы по теме, задавайте их в комментариях. Удачи!

Как провести эффективную групповую встречу. Часть 1

Встречи, групповые работы, планерки, встречи команды — все это в бизнес-среде часто называют “митингами” (от англ. meeting — встреча). И многие их ненавидят. Почему? Очень часто встреча оставляет ощущение неэффективно потраченного времени. Как часто вы думали: “Да я бы за это время столько всего успел”?

Как часто вы жалели, что потратили ради встречи пару часов на дорогу, а по факту могли бы гораздо эффективнее решить все вопросы по телефону, в почте или по скайпу?

Если у вас есть такая же боль под названием “неэффективные встречи”, то этот пост для вас.

Для организатора события работа с командой практически всегда состоит из регулярных встреч. Особенно, если вы делаете большую конференцию и в команде организаторов больше пяти человек, если вы проводите встречи со спикерами, с подрядчиками, с волонтерами.

В этом посте я не буду затрагивать бизнес-встречи, в цели которых входят продажи и переговоры. Сосредоточимся на групповых рабочих встречах, основная цель которых — обсудить какой-либо вопрос или принять решения.

Почему мы не любим встречи?

Когда я спросила своих сопельменников из Improve, они за каких-то 5-7 минут накидали аж 12 пунктов:

• Долго обсуждаем время встречи, еле как назначаем его
• Только в 10% случаев заводим встречу в календарь, многие из-за этого забывают о встрече
• ФЛУДИМ! Очень много. Неэффективно общаемся на встречах
• Не можем начать, долго разгоняемся
• Нужно приложить огромные усилия, чтобы что-то поменять по ходу встречи (например, если ты понял, что тебе там быть не обязательно, или когда обсуждение идет неэффективно, нужно убедить всех-всех участников, как что сделать по-другому)
• Часто встречи собираются без реальной цели: есть другие способы решить задачу
• Редко результаты обсуждений записываются на самой встрече
• А если и записываются, то потом некуда их деть — разве что выслать участникам, но найти через какое-то время в почте это нереально
• Очень много встреч проходит в формате мозгового штурма, даже когда это явно неподходящий формат
• Мы вообще не очень понимаем, какие бывают разные типы встреч по структуре, по форматам
• Иногда участники встречи несерьезно относятся к ней
• Для любых встреч занимается переговорка, хотя иногда проще подойти к рабочему месту человека, сразу все обсудить и решить.

Звучит знакомо? И ведь это не предел. Я уверена, каждый из нас добавил бы еще парочку своих личных пунктов. Давайте разбираться, как от всего этого избавиться.

Эффективные встречи — это такие, которые мы воспринимаем как продуктивные, удовлетворяющие и короткие.

Даже если встреча длилась 2 часа, но за это время все продуктивно поработали и достигли удовлетворяющего всех результата, то она будет восприниматься как короткая, “пролетевшая незаметно”.

Ключ к эффективности лежит не только в самой встрече, но и в том, что происходит до нее и после нее.

В этом посте мы сосредоточимся на том, как эффективность встречи повысить еще ДО самой встречи.

Как подготовить эффективную встречу

Три простых пункта решают всё:

1. Ясная адженда (агенда, повестка встречи)
2. Правильно назначенная встреча
3. Один канал коммуникаций с участниками

1. Ясная адженда (агенда, повестка)

У меня в закромах есть 7 принципов составления адженды групповой встречи, которые помогают мне уже на протяжении десяти лет в разных проектах, командах и культурах.

Заголовков мало, нужна конкретика

Составляя адженду митинга, расшифруйте каждый ее пункт. Это поможет участникам понять, что именно будет обсуждаться, и заранее подготовиться.

Что есть что: обсуждения или решения

Отметьте, какие пункты адженды предполагают обсуждение вопроса, а какие требуют принятия решения. Участники будут заранее настроены, подготовят свое мнение по каждому вопросу, и решение пройдет быстрее. Опять же, если в повестку встречи не входит решение какого-то вопроса, а только обсуждение, но вы никак не предупредили об этом участников, то многие из них могут уйти разочарованными с мыслью “ну вот, опять обмусолили тему, а что дальше делать — непонятно”.

Какая информация нужна и кто ответственный

Если какие-то данные нужны на самой встрече, предупредите об этом участников. Часто на встрече мы тратим время на то, чтоб отыскать нужный файл или письмо в почтовом ящике, выудить оттуда нужную информацию, необходимую для продолжения обсуждения. Это неэффективно. Оповестите людей о предварительной подготовке и назначьте ответственных.

Время на каждый пункт

Даже примерное, это время рядом с каждым пунктом адженды даст участникам уверенность, что встреча действительно нужна, что вы к ней готовы, что их время не уйдет впустую.

Частая ошибка — написать побольше времени на те пункты, которые кажутся более срочными. На самом деле надо уделять время каждому вопросу согласно их важности, формату работы над ними.

Логический порядок

Желательно, чтоб он был 🙂 Участникам будет проще ориентироваться в повестке встречи, если пункты в ней логически вытекают один из другого.

Отвести время на Check in и Check out

Всегда нужно закладывать время на «разгон» и на «остывание». Сначала дайте 3-5 минут участникам встречи войти в ритм встречи, настроиться. Кому-то надо открыть блокнот для заметок, кому-то — налить себе чаю. Это время можно использовать и для вводного вопроса. Например, спросить участников, как они себя чувствуют, какое настроение, все ли готовы.

Точно так же в конце надо оставить время для подведения итогов встречи.

Любая встреча — это ограниченное по времени, месту и составу участников событие.

Нужно дать людям возможность как войти в это особое пространство-время, так и выйти из него комфортно, перестроиться, сфокусироваться. На эту тему можно написать отдельную серию постов: любопытный опыт регламентирования процесса «входа» и «выхода» описали в своих книгах Джим и Мишель Маккарти. Сегодня мы на этом останавливаться не будем, просто отметим, что в идеальной адженде встречи нужно отвести время на «вход» и на «выход».

Пункт «разное»

Во время встречи часто возникают какие-то вопросы, которые не были изначально запланированы для обсуждения. Оставьте для них небольшой буфер, чтобы из-за накопившихся мелких вопросов окончание встречи не сдвинулось целиком.

Структура правильной адженды для меня выглядит вот так (пример):

2. Правильно назначенная встреча

У нас в Improve Group процесс назначения встречи — это прям большая “попаболь”. Мы тратим много времени на то, чтоб в письмах или в скайпе договориться о том, когда кому будет удобно встретиться. Если количество участников встречи переваливает за 3, то этот процесс совершенно невозможно контролировать. Иногда важная встреча откладывается только из-за того, что мы три дня согласовывали ее время. С этим надо было что-то делать, и пока мы нашли 2 более-менее удобных способа.

> 3 участников — выбрать время через Doodle

Лично для меня спасением оказался сайт Doodle.com. Это очень простой способ назначить встречу, где вы заранее можете прописать и время, и место встречи, пригласить в дудл участников, чтобы они отметили, когда они свободны, а когда заняты.

Пара кликов — и у вас перед глазами расклад на всю толпу, которую вы решили собрать.

Завести встречу в Google календарь и пригласить участников

Другая незаменимая вещь в планировании встреч — это Google календарь. Завести в нем встречу и отправить приглашения участникам проще простого, но мы почему-то часто забываем это сделать.

Я теперь, после того как согласую время участия в дудле, завожу встречу на утвержденное время в календаре. В карточке встречи можно продублировать адженду, отправить приглашения участникам в их гугловские календари. Удобно, если вся команда пользуется гугловскими сервисами для работы.

Некоторые мои коллеги сразу заводят встречу в календаре, не пользуясь дудлом, однако мне это кажется не очень удобным. Наверное, это зависит от того, насколько у вас в команде вообще принято пользоваться гугловскими сервисами. В AIESEC мы почти 100% пользовались только ими, и это было просто. А вот в Improve мы используем несколько разных сервисов (Jira, Trello и гугловские продукты), поэтому не все ведут дела именно в гугловских календарях.

< 3 участников — договориться лично

Разумеется, оба эти способа излишни, когда вы встречаетесь с одним-двумя людьми. С ними гораздо проще договориться о времени и месте в живом разговоре, по телефону или скайпу. Так что переусердствовать с программулинами тоже не стоит.

3. Один канал коммуникаций с участниками

Тут главное слово — ОДИН. Если вы готовитесь ко встрече и обсуждаете подготовку с участниками, то, пожалуйста, не распыляйтесь. Начали обсуждать встречу в почте — ограничьтесь почтой. Начали в скайпе — не посылайте дополнительно еще и емейлы. И уж тем более не пишите во всякие личные мессенджеры без особой надобности.

Чем сильнее вы распыляете коммуникации во время подготовки, тем больше вероятность, что участники потеряют часть информации и придут неподготовленными.

Резюмирую:

• “Эффективная встреча” значит продуктивная, удовлетворяющая, короткая.
• Подготовленная встреча имеет больше шансов быть эффективной.
• Готовьте встречу с умом: продумайте повестку дня, назначьте встречу быстро и безболезненно,во время подготовки доносите информацию до участников одним понятным для всех способом.

Теперь, когда вы подготовили свою встречу на пятерку, пора переходить к эффективному проведению самой встречи. Об этом — в следующем посте.

P.S. В этой серии всего три поста:
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 1
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 2
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 3
Вместе с третьим постом я делюсь бесплатным чеклистом эффективной встречи в pdf-формате.

Фото в превью поста: Sebastiaan ter Burg via Compfight cc

(Visited 4 031 times, 1 visits today)

• Поделись мнением в один клик! Было полезно?
• Да   Нет

Создание и планирование встреч — Outlook

Встречи — это мероприятия, для которых отводится время в календаре пользователя и не требуется приглашение других лиц или резервирование ресурсов. Вы можете превратить встречу в собрание, добавив участников. 

Создание встречи

1. В папке Календарь нажмите кнопку Новая встреча или нажмите CTRL+N. В любой другой папке нажмите CTRL+SHIFT+A. 

2. Введите тему, место, время начала и время окончания. 

3. Выберите Сохранить & Закрыть, чтобы сохранить встречу.

Примечание.По умолчанию Outlook начинает и завершает встречи в течение часа или получаса. Если вы хотите ввести пользовательское время, например 12:22, щелкните поля времени начала или окончания и введите нужное время.

Outlook для Windows и Outlook для iOS — улучшение совместной работы

Если вы используете Outlook для iOS, ваше мобильное устройство может напомнить, когда вам нужно выйти, чтобы не опоздать на встречу.

Включение функции «Пора выходить»

1. В Outlook для iOS выберите Параметры > Пора выходить.

2. Выберите поддерживаемую учетную запись, а затем используйте ползунок, чтобы включить time To Leave.

Примечание: Функция «Пора выходить» пока недоступна в Outlook для Android. Поддерживаются только учетные записи Office 365, Outlook.com и некоторые учетные записи Gmail.

Настройка встречи с помощью дополнительных параметров или создание повторяющейся встречи

1. Выберите Новая встреча. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши блок времени в сетке календаря и нажать кнопку Новая встреча, дважды щелкнуть любую пустую область календаря или использовать сочетания клавиш CTRL+SHIFT+A.

2. В поле Тема введите описание.

3. В поле Место укажите место проведения.

4. Введите время начала и время окончания.

   Совет: Вместо дат можно ввести определенные слова и фразы в поля Время начала и Время окончания. Например, можно ввести «Сегодня», «Завтра», «Новый год», «Две недели с завтрашнего», «За три дня до Нового года» и большинство названий праздников.

5. Чтобы показать другим людям свою доступность в это время, в группе Параметры выберите в поле Показать как и выберите Свободен ,Работа в другом месте ,Под вопросом ,Занят или Нет на месте в меню.

6. Чтобы сделать встречу повторяющейся, в группе Параметры выберите повторение . Выберите частоту повторения встречи(Ежедневно,Еженедельно ,Ежемесячно ,ежегодно), а затем выберите параметры частоты. Нажмите кнопку ОК.

   Примечание: При задании повторяемости встречи название вкладки Встреча изменяется на Ряд встреч.

7. По умолчанию напоминание появляется за 15 минут до начала встречи. Чтобы изменить время напоминания, в группе Параметры выберите стрелку в поле Напоминание, а затем выберите новое время напоминания. Чтобы отключить напоминание, выберите Нет.

8. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Совет: Если вы хотите изменить встречу на собрание, выберите Пригласить участников в группе Участники на ленте.

Создание встречи или собрания из сообщения электронной почты

Создать встречу или собрание из сообщения электронной почты можно двумя способами.

• Щелкните правой кнопкой мыши сообщение электронной почты в почтовом ящике и выберите быстрые действия > новое собрание. Откроется встреча с сообщением электронной почты в виде вложения, и вы можете добавить участников, чтобы превратить встречу в собрание.

• Щелкните, чтобы выбрать сообщение электронной почты в списке сообщений, а затем на ленте выберите Ответить с помощью собрания. При этом создается новое сообщение, в строке «To» и сообщение электронной почты, включенное в текст запроса на собрание.

Связанные задачи

Планирование собрания с другими людьми

Поиск комнаты для собраний

Создание собрания или встречи из сообщения электронной почты

Предложение о встрече в деловом письме

Бизнес-сфера, как ни крути, тесно связана с постоянными деловыми встречами, а их исход без каких-либо сомнений всегда напрямую зависит от грамотного приглашения. Так почему же? Все очень просто, поскольку абсолютно любой пример делового письма о встрече сможет продемонстрировать минимум три главных требования к его оформлению, а именно:

1. Текст письма не должен быть слишком длинным.
2. Уже по первым строкам делового письма адресат должен понять его суть.
3. В письме непременно должно быть грамотное завершение, как в плане написания, так и в плане вежливости.

Например, образец официального письма о деловой встрече всегда начинается с указания данных получателя (на листе справа), среди которых: должность сотрудника (если требуется), название компании и инициалы получателя. После этого подобные письма подразумевают прямое обращение, для чего, как правило, используется шаблон: «Уважаемый… Иван Иванович» (пример). Это стандартные правила, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, однако важную роль играет и содержание письма в целом, поэтому стоит уделить особое внимание и ему!

Как попросить о встрече в деловом письме?

Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.

Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!

Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.

Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!

Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение. Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации. Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.

Зачем это нужно? Здесь все предельно просто. Любая организованная система электронных писем имеет помимо стандартных рубрик индивидуально созданные, в которые попадают письма на ту или иную тематику.

Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д. Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем.

Что еще важно знать, создавая письмо о назначении деловых встреч?

Для составления грамотного текста всегда стоит придерживаться принятых норм бизнес-общения, поэтому образец письма о назначении деловой встречи должен выглядеть следующим образом:

1. Начинаться с приветствия, о чем было сказано немного выше (Уважаемый…).
2. Быть индивидуально разработанным под особенности получателя или группу получателей! Для этого сообщение должно быть на родном партнеру языке, узнать который можно в базе данных самой организации (если информации нет — просто на принятом в стране партнера языке).
3. Свободный стиль написания — всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).
4. Деловое письмо — не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность — еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
5. Если вопросы или списки — это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять! Длинные перечисления лишь путают читателя.
6. Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии. Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.

Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?

Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).

Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:

1. Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
2. Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
3. Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
4. Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
5. Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).

Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?

Данная ситуация, без сомнений, более щекотливая тема, поскольку ни один бизнесмен не любит отходить от своих планов. Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением.

В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).

Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).

Кратко, емко и вежливо, однако дальше непременно стоит запросить новую дату деловой беседы или, если есть возможность, перевести ее в другой формат. Пример: (Возможно ли перенести встречу на другой день или провести беседу по телефонной связи?). Ну и напоследок, непременно стоит лаконично попрощаться, запросив ответ: (ожидаем Вашего ответа, с уважением, генеральный директор ООО «Яблочки»).

Что если деловое письмо — отказ от встречи?

Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме. Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом.

Для этого стоит использовать следующую структуру письма:

1. Индивидуальное обращение для эффекта «прочитанной» заявки (Здравствуйте, Артем Александрович!).
2. Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
3. Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
4. Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
5. И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
6. А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
7. Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).

Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).

Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ». Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…». После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.

Ну и завершение, или Как написать «спасибо за встречу» деловое письмо

Данный случай является практически самым простым, поскольку не требует завлечения партнера к беседе или вежливого отказа. На деле — подобная надобность является не более чем формальностью, с которой сталкивается почти любой человек (например — при регистрации на сайтах с дальнейшим письмом на тему «спасибо за регистрацию!»). Пишется оно по принципу письма после встречи, но с единственным отличием в том, что требуется выразить конкретно благодарность без позыва к дискуссии.

«Уважаемый Артем Александрович! Хочу выразить Вам благодарность за выделенное время для презентации разработанного мной бизнес-плана. Наше сотрудничество, без сомнений, будет выгодным для обеих сторон! С уважением, генеральный-директор ООО «Яблочки» Иосиф Бурдыкин.» — пример.

Как писать протокол собрания

Существует так много информации о том, как составлять эффективные протоколы встреч, что это сбивает с толку. Из-за такого притока информации, которая не всегда проста, написание заметок может показаться обременительным. Это позор, потому что верно обратное: заметки о встречах являются мощным ресурсом для команд и важным средством обмена и распространения информации в вашей организации.

Поскольку написание протоколов встреч так важно, Fellow создал лучший пример протоколов встреч в игре.Мы подошли к делу и исключили всякую ерунду, чтобы вы могли раз и навсегда понять, что такое протокол собрания, какова его цель, и посмотреть на некоторые конкретные примеры повестки дня собрания: формальные и неформальные протоколы заседаний (вместе с полезные шаблоны). Мы также включили список из 7 важных вещей, которые нужно учитывать при написании протокола встречи, чтобы не упустить ни одной детали. Заметки о встречах не должны быть сложными, поэтому давайте посмотрим, как их делать правильно.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это письменный отчет о разговоре и решениях, принятых в ходе собрания.Протоколы заседаний применимы к любому типу группы внутри компании, в том числе к заседанию совета директоров, в котором участвуют члены совета директоров.

Этот тип заметок о собраниях может быть написан для любого собрания, для которого требуется официальный протокол. Затем эту письменную запись можно использовать для информирования членов команды, которые не смогли присутствовать на происходящем, или для отслеживания решений и действий, которые можно пересмотреть. Таким образом, протоколы предыдущих встреч можно использовать для принятия будущих организационных решений.

Узнайте, как сотрудник может помочь вам управлять протоколами встреч

Для чего нужен протокол собрания?

Так что же такое шумиха вокруг протоколов заседаний? Для начала они предоставляют исторический отчет о краткосрочном и долгосрочном планировании компании. У участников есть возможность использовать протокол собрания в качестве записи для дальнейшего использования, чтобы понять, какие виды прогресса имели место.

Протокол также обеспечивает юридическую защиту организации.Часто комплексная проверка фиксируется в протоколах собраний компаний, которые затем могут быть оформлены и задокументированы для подтверждения этической и добросовестной практики организации. Заметки о встречах также служат доказательством того, почему и как компания пришла к определенным решениям. Это поможет ответить на любые вопросы, возникающие в связи с принятыми решениями.

В недавней статье о том, как использовать лучшие минуты, Business Training Works подчеркивает важность протоколов встреч:

• Они представляют собой записи о решениях и действиях группы
• Они напоминают о том, кому были даны задания
• Они свидетельствуют о сроках
• Они являются преимуществом для людей, которые отсутствуют при принятии решений производятся

Протоколы заседаний Примеры

Официальные протоколы собраний используются для документирования важных или официальных решений, которые часто требуют утверждения.Эти протоколы собраний составлены на формальном языке и составлены таким образом, чтобы впоследствии их можно было передать всем участникам собрания.

Официальные протоколы собраний обычно используются некоммерческими организациями, правительством, школами и государственными компаниями. Фактически, большинство профсоюзов, школ, городских и окружных властей формируют протоколы своих собраний на основе Правил Роберта.

Если вы составляете протокол для официального собрания, важно задокументировать как можно больше информации и поддерживать единообразие формата встречи от встречи к встрече.

Разумно использовать шаблон встречи для более формального разговора, чтобы придать им необходимую структуру. Организация заметок является ключевым моментом, так как впоследствии вы будете делиться заметками со всеми.

Протокол официального собрания [Пример]

Название компании + отдела

Дата

1. Звоните для заказа

[Координатор собрания] вызвал для объявления очередного собрания [Организации] в [время] [дата] в [месте].

2. Перекличка

[Секретарь] провел перекличку. Присутствовали следующие лица:

[Список участников]

3. Утверждение протокола последнего заседания

[Секретарь] зачитал протокол последнего заседания. Протокол утвержден.

4. Открытые выпуски

• Открытый выпуск + Резюме обсуждения
• Открытый выпуск + Резюме обсуждения

5. Новый бизнес

• Новый бизнес + Краткое содержание обсуждения
• Новый бизнес + Краткое описание обсуждения

6.Отсрочка

[Координатор собрания] закрыл собрание в [время окончания собрания].

Протокол предоставил: [Имя]

Протокол утвердил: [Имя]

Протоколы неофициальных встреч служат в качестве краткого справочника по важным темам, которые были затронуты на вашей встрече, таким как цели, препятствия, сроки или появившиеся идеи.

Если ваша организация не требует от вас использования определенного шаблона протокола собрания, вы можете использовать и настроить более простой шаблон.В отличие от формального шаблона протокола собрания, никто не должен утверждать протокол для этого типа собрания, и он служит только для документирования ключевых моментов и следующих шагов.

Вот шаблон неформального протокола собрания, который вы можете использовать для записи решений на собраниях вашей команды:

Протокол неофициальной встречи [Пример]

Участники встречи

Дата

1. Достижение цели

Назовите цель встречи: чего вы планируете достичь?

2.Очки для обсуждения

• Новая тема для разговора
• Новая тема для разговора

3. Действия

• Новый элемент действия, срок выполнения и исполнитель
• Новый элемент действия, срок выполнения и исполнитель

7 вещей, которые следует учитывать при написании протокола собрания

Прежде чем вы начнете писать протокол собрания, отметьте дату и время собрания. Кажется очевидным, но об этом стоит упомянуть, поскольку очень важно иметь возможность вернуться к предыдущим встречам и понять, когда они произошли, что было достигнуто, а что еще не сделано.

Следующим шагом является документирование имен всех участников и всех людей, которые не смогли присутствовать. Обычно в начале собрания есть время, посвященное принятию или изменению протокола предыдущего собрания, чтобы вы могли посмотреть, кто присутствовал в последний раз, и получить черновой вариант списка участников. А еще лучше использовать приглашение в календаре, чтобы проверять имена, когда участники присоединяются или входят в комнату.

Если вы используете Fellow для составления повестки дня собрания и написания протокола собрания, дата, время и участники собрания будут отображаться автоматически! (A.K.A: одним поводом для беспокойства меньше) .

Очень важно, чтобы «почему», стоящее за этой встречей, было задокументировано и стало очевидным. В этой части протокола собрания постарайтесь подробно объяснить, почему это собрание было созвано и чего оно пытается достичь.Это будет особенно полезно для тех, кто не смог присутствовать на собрании, и для всех, кто использует результаты этого собрания для принятия решений.

Попробуйте использовать повестку дня собрания как общий план для заметок собрания и используйте каждый пункт повестки дня как раздел для записи заметок, включая любые результаты или важные решения, которые были приняты.

Хорошая идея — заранее разослать повестку дня встречи, чтобы каждый мог внести свои предложения и внести свой вклад.Это также означает, что никто не входит в комнату, не замечая того, что будет обсуждаться.

Использование шаблона протокола собрания, который вы можете использовать на регулярной основе, также сэкономит вам много времени и энергии, а также поможет вам познакомиться. В недавней статье Стивена Рогельберга в Harvard Business Review он подчеркивает, почему повестка дня так важна:

«Важна не сама повестка дня, а актуальность и важность того, что в ней, и то, как руководитель способствует обсуждению пунктов повестки дня.”

Расписание встречи не стоит вашего времени, если вы не собираетесь обсуждать самые актуальные и актуальные темы в увлекательной манере. Определенно пища для размышлений.

Отличный протокол встречи начинается с совместной повестки дня

Встречи заказываются без цели или совершенно не по теме? Коллективный подход Fellow превращает встречи в продуктивные рабочие встречи, на которых вы захотите присутствовать.

Результатом продуктивных встреч является распределение действий между участниками.Записывайте любые решения или действия, как только они происходят, чтобы вы могли записать их с точностью.

Захватить все будет невозможно, поэтому вместо этого прислушивайтесь к действиям, которые необходимо предпринять в отношении основных решений, рекомендаций, проблем или решений, которые были определены.

Запись действий на собрании позволит вам как группе нести ответственность друг перед другом за свои обязанности и поддерживать друг друга в выполнении задач, которые приближают вас к достижению ваших более крупных организационных целей.

Если вы ведете официальный протокол встречи, для участников встречи важно знать, когда следует объявить о следующей встрече в связи с этим проектом или темой обсуждения. Это дает вам общий график того, как долго вы должны выполнять возложенные на вас обязанности.

Понимание того, когда у вас следующая встреча, поможет вам правильно распоряжаться своим временем и правильно расставить приоритеты для всех ваших задач.Не менее важно знать место встречи, будь то онлайн или лично.

Убедитесь, что у вас загружено соответствующее программное обеспечение или, если это личная встреча, вы подсчитали, как долго вы собираетесь сидеть на шоссе — , и в этом случае вам, вероятно, следует загрузить подкаст и подготовить его к работе. идти!

Последнее, что нужно включить, — это дополнительные документы, которые вы должны разослать вместе со своим протоколом в отчете о собрании.Подумайте, использовались ли на собрании какие-либо документы или упоминались ли они, которые могут быть полезны для включения членов вашей команды. Это может включать журнал действий или проблем, ключевые показатели эффективности, обновления или изменения проекта. В статье, опубликованной G2, подчеркивается важность отправки протокола собрания как можно скорее:

«По окончании встречи пора привести в порядок свои записи и передать их своей команде. Лучшее время для этого — сразу после встречи, пока все в вашей голове свежо.Это снижает вероятность ошибок и позволяет вам связаться с участниками встречи, если у вас возникнут вопросы ».

Даже если вы отправляете этот отчет как можно быстрее, убедитесь, что вы правильно пишете протокол, уделяя особое внимание качеству, поскольку это служит минутной записью, на которую будут ссылаться в будущем.

Сводка

Написание протокола встречи не должно вызывать стресса. Фактически, вся их цель — сделать вашу жизнь менее напряженной, имея возможность вернуться и сослаться на то, что обсуждалось, и каковы были ключевые результаты.В этой статье Fellow рассказал, что такое протокол собрания и почему он так важен. Мы предоставили формальные и неформальные шаблоны протоколов встреч, чтобы вы могли протестировать их и посмотреть, подходят ли они вам. Наконец, мы перечислили 7 вещей, которые необходимо учитывать при написании протокола собрания:

1. Дата и время встречи
2. Имена участников
3. Цель встречи
4. Пункты повестки дня и темы для обсуждения
5. Действия
6. Дата и место следующей встречи
7. Документы для включения в отчет о встрече

Возвращайтесь к этому руководству всякий раз, когда вам нужно руководство по составлению эффективных протоколов встречи — и не забудьте попробовать один из наших шаблонов встреч, чтобы вы могли поддерживать единообразие и никогда не пропускать какие-либо необходимые детали.До скорого!

Это «на собрании» или «на собрании»? 🤷‍♂️

Это на собрании или на собрании? Вот в чем вопрос.

Ответ зависит от контекста.

Если вы имеете в виду собрание как место, вы используете «на / собрании». Если вы хотите называть собрание мероприятием без указания места, используйте слово «на / собрании». Но есть исключение из правила локации.

То есть, если вы ссылаетесь на конкретное место по сравнению с более крупным, вы используете «на встрече».В этом исключении вы предполагаете (в зависимости от контекста), что человек, с которым вы разговариваете, 1) хочет знать, где конкретно вы или кто-то другой, и 2) знает, где «встреча».

Запутались? Давайте проясним это, кратко рассмотрев несколько основных правил использования предлогов, таких как «at» и «in», а затем приведем еще несколько примеров.

Время и место и правила встречи по сравнению с

Забудьте на минуту о конкретном контексте встреч.

Существуют общие грамматические правила, регулирующие использование «at» и «at».«In» и их понимание поможет вам запрограммировать правильное использование «in» и «at» в вашем мозгу. Эти правила имеют отношение к тому, имеете ли вы в виду время или место.

Возьмем, например, следующие предложения:

Предложение № 1 : В споре между Apple и пользователями Windows те, кто предпочитает элегантный дизайн, хвалят видение Apple.

Предложение № 2: В споре между Apple и пользователями Windows те, кто предпочитает элегантный дизайн, высоко оценили видение Apple.

Обратите внимание, как, просто меняя предлог с «in» на «at» в предыдущих предложениях, вы меняете значение слова «дебаты»?

В первом предложении использование предлога «in» говорит читателю, что «дебаты» происходят в течение неопределенного периода времени. Местоположение не указано, время считается неопределенным и текущим.

Во втором предложении предполагается, что автор говорит о конкретном событии, «дискуссии». Это предположение безопасно, потому что «at» подразумевает местоположение.А указав место, вы подразумеваете, что событие происходит в течение определенного периода времени.

Бесплатное 15-минутное руководство для более коротких, меньших и лучших встреч.

Спасибо! Мы отправили на вашу электронную почту Vital Meetings .

Ой! Что-то пошло не так при отправке формы.

«Мои встречи изменились».

—Ник Валури, Zapier

Примеры «На встрече» и «На встрече»

А теперь представьте, что вы были слишком заняты встречами, чтобы отвечать своему боссу.

Она спрашивает: «Почему вы не ответили на мои электронные письма?»

Вы отвечаете: «Я за весь день провел на встречах».

Теперь представьте тот же сценарий, за исключением того, что в этом случае вы знаете, что ваш начальник знает, что у вас была долгая важная встреча. И вы хотите напомнить ей, что у вас была веская причина не отвечать.

Она спрашивает: «Почему вы не ответили на мои электронные письма?»

Вы отвечаете: «Я был на встрече».

Как видите, использование вами «in» или «at» зависит от того, рассказываете ли вы кому-то, где вы были или что делали.

И опять же, это также зависит от знаний вашей аудитории.

Во втором примере, приведенном выше, поскольку ваш начальник знает, что была долгая встреча, то, что он сказал ей, где вы были (на встрече), также подразумевает, что вы делали что-то, что оправданно помешало вам ответить.

Но опять же, есть исключение, если вы ссылаетесь на местоположение в пределах местоположения. Например, если вы знаете, что ваш босс находится в том же здании, что и вы, и она хочет знать, где вы находитесь, вы бы сказали ей, что находитесь «на собрании».”

Конечно, это предполагает, что ваш начальник знает, 1) что есть собрание и 2) где оно проводится.

Правило дополнительной грамматики: в повестке дня или в повестке дня

«В повестке дня» или «в повестке дня» могут быть оба правильных слова, в зависимости от обстоятельств. Например:

«План по изменению климата — на повестке дня».

Или:

«План по изменению климата составляет из их повестки дня».

Предлог «in» используется для общих ссылок на время и место, а «on» — для более конкретных ссылок.

Другими словами, используйте «on», когда вы имеете в виду «повестку дня» в определенном смысле этого слова, то есть список вопросов, которые будут обсуждаться на встрече.

И используйте «в», когда вы имеете в виду «повестку дня» в общем смысле, то есть основные намерения или мотивы человека или группы.

Устали от грамматики? Попробуйте сосредоточиться на этих проверенных и проверенных методах, чтобы улучшить командное общение.

Подключите свой календарь, пригласите свою команду и проведите лучшие встречи за считанные минуты

Должно ли это быть даже собрание?

Независимо от того, присутствуете ли вы на собрании, на нем или и то, и другое — также важно знать, стоит ли вам вообще там присутствовать.Слишком часто мы оказываемся неподготовленными к извлечению пользы из встречи, что приводит к потере времени.

Пройдите тест ниже, чтобы узнать, стоит ли вам вообще проводить эту встречу:

50 золотых правил хорошего этикета деловой встречи

Обеспечьте бесперебойную работу ваших деловых встреч, следуя этим рекомендациям и полезным советам о том, как проводить эффективные встречи.

Мы все пережили «плохую» деловую встречу. Они бывают разных форм и форм.Есть те, где участники опаздывают на 15 минут, те, у кого неясная цель, и снова есть те, в которых вы даже не чувствуете себя нужными.

Если вы менеджер среднего звена, вы проводите около 35% своего времени на совещаниях. Высшее руководство использует ошеломляющие 50%. Это почему? Может быть, мы пытаемся выполнять несколько задач одновременно — делая слишком много дел одновременно — хотя на самом деле мы совсем не работаем? Или мы назначаем встречи просто по привычке?

Какой бы ни была причина, много времени уходит на то, чтобы обдумывать идеи, решать проблемы и, в конце концов, что-то сделать.Все эти встречи требуют успешной стратегии. Вот почему мы составили список правил, которые необходимо знать о том, как провести эффективную деловую встречу, как для руководителей, так и для участников.

Эти советы применимы не ко всем встречам. Некоторые должны быть зарезервированы только для самых официальных. Вместо этого мы надеемся, что читатель будет смотреть на это как на разную коллекцию, в которой читатель волен выбирать то, что может иметь отношение к его собственной среде.

Перед деловой встречей

Что самое важное, что нужно подумать перед встречей? Приходите подготовленными.Не только вы, организатор, но и участники. Преимущества огромны, если вы работаете с умом и заранее готовитесь.

1. Вам действительно нужна эта деловая встреча?

Не все можно и нужно решать на собрании. Возможно, вам даже не нужно его планировать! Вот почему первое и самое важное правило — иметь конкретную цель перед назначением встречи. Если у вас нет цели, не планируйте встречу. Можно ли решить проблему по электронной почте или в быстром чате? Тогда сделайте это вместо этого.

2. Приглашать только необходимых людей

Включайте только тех людей, которые имеют отношение к обсуждению или высказываются по этому поводу. Приглашение слишком большого количества людей, не участвующих напрямую, — это не только трата времени, но и трата времени всех остальных. Кроме того, если вы переполните конференц-зал, вы не успеете так много сделать.

Amazon утверждает, что никогда не следует проводить деловую встречу, на которой две пиццы не могут накормить всю группу. Идея состоит в том, что чем больше людей на встрече, тем менее продуктивным вы в конечном итоге окажетесь.

Раньше профессия диктовала вам образ, а это означало, что врачи действуют определенным образом, отличным от бухгалтеров или графических дизайнеров. Но все мы общаемся по-разному, так же как мы учимся и участвуем по-разному. Если вы понимаете свою толпу, то вы также знаете, как удержать ее вовлеченность.

3. Выберите подходящее время

Организация работы в нескольких часовых поясах или даже просто в большом офисе может быть сложной задачей. В конце концов, всем угодить сложно.Постарайтесь осознать тот факт, что, если вы организуете трансатлантическую встречу, некоторые люди только начинают свой день, а другие заканчивают.

Это влияет на время встречи, но также на энергию в соответствующих комнатах и ​​на взаимодействие с присутствующим. Это не то, что вы можете изменить, но это то, о чем вы должны помнить и осознавать.

4. Выберите подходящий конференц-зал

Выберите переговорную, подходящую для количества людей, материалов и типа встречи, которую вы проводите.Одна и та же комната не подходит и для мозгового штурма, и для спринтов, и для 1: 1. Очень важно создать правильную среду.

Помещение не только должно соответствовать предстоящему сеансу, но и соответствовать требованиям, предъявляемым к правильному типу оборудования. Подумайте о совместимости устройств, экранах, освещении. И не бродите по коридорам десять минут назад, чтобы убедиться, что есть свободная комната.

Какая комната правильная? Ознакомьтесь с нашим кратким обзором самых важных офисных помещений, включая офисный блок, комнату для совещаний и конференц-зал.

5. Отправить официальное приглашение

Нельзя ожидать, что люди придут вовремя, если в их календаре не указаны дата и время. Обязательно отправьте официальное приглашение заранее через предпочитаемую вами службу календаря, чтобы участники могли зарезервировать свое время.

6. Сколько времени вам нужно?

Вы когда-нибудь были на деловой встрече, которая длилась намного дольше, чем было необходимо? Да, и нам тоже. Многие встречи запланированы на полный час, некоторые даже два , тогда как они должны длиться только половину этого времени или меньше.

Точно так же, как вы не должны приглашать целый список ненужных людей, встреча не должна длиться дольше необходимого. В конечном итоге, если вы тратите больше времени, чем нужно, это убивает продуктивность и заставляет людей терять концентрацию.

Стандартная часовая деловая встреча часто бывает из-за того, что ее легко запланировать в календарях, и, возможно, потому, что мы всегда этим занимаемся. Встречи могут быть короче и длиннее, в зависимости от цели и задач. Перед любой встречей спросите себя, нужно ли оно вам вообще и сколько времени нужно выделить.

7. Включите протокол / сводку предыдущей деловой встречи в приглашение.

Это повторяющаяся встреча? Тогда есть вероятность, что вы продолжаете что-то из прошлого раунда. Включите то, что обсуждалось на последней встрече, а также любые достижения, сделанные за это время.

8. Укажите, что нужно принести участникам.

Необходимые вещи, которые нужно взять с собой на встречу, включают принадлежности для заметок, такие как блокнот, ручка или ноутбук. И то, и другое может пригодиться, как мы выяснили.В наши дни обычно можно взять с собой ноутбук для заметок, но это зависит от того, куда вы собираетесь.

Наличие ноутбуков в среде деловых встреч порождает откладывание на потом, а в некоторых случаях даже неуважительное поведение на собраниях, поэтому помните об этом, составляя расписание и рекомендуя людям принести их с собой. Мы не могли жить без своих, точно так же, как некоторые компании никогда никуда не денутся без стопки визиток. Но даже нам время от времени нравится исключать ноутбуки из этого уравнения.

9. Имейте повестку дня

Подробное описание того, что будет охватывать собрание, поможет вам и другим участникам придерживаться темы в течение всего собрания. Сделайте повестку дня простой и разошлите ее за несколько дней, чтобы люди могли ее просмотреть.

10. Установите критерии успеха и откалибруйте ожидания

Повышение эффективности деловых встреч с помощью критериев успеха — да. Ставить цели и достигать их — да. Размышляйте о своем прогрессе и совершенствуйтесь — да, пожалуйста!

Это начинается, когда вы организовываете встречу.Зачем ты встречаешься? Какая цель? Чего вы надеетесь достичь? Когда вы отправляете приглашение, укажите общую цель. Социальное давление поможет вам сосредоточиться на достижении своих целей и не тратить впустую слишком много времени. Это могут быть скрытые ожидания, а не то, что вы должны представить всему списку участников.

Начните деловую встречу с напоминания о том, как выглядит успешная встреча и что вы надеетесь получить от нее. После этого будет легче проанализировать, чего вы достигли, и где вы можете улучшить.

Вы должны не только смотреть на критерии успеха, но и уметь откалибровать ожидания от вас и вашей команды.

Каждый менеджер сталкивался с недостатком вовлеченности посетителей. Несмотря на то, что они потратили много времени и усилий на организацию встречи, это невозможно отчитаться. Вы должны на собственном горьком опыте усвоить, что ваш уровень приверженности встрече может не встретить взаимности. Это суровая реальность, но вы, как организатор, не можете унывать, если чувствуете, что деловая встреча прошла не так гладко, как вы ожидали.

В конце концов, это задача лучше узнать ваших сотрудников и приспособить ваш подход к их ожиданиям. Да, дело неблагодарное, но необходимое.

11. Будьте готовы

Ваши слайды в порядке, у вас установлена ​​последняя версия программного обеспечения? Практикуйте и исправляйте свою презентацию, чтобы она соответствовала вашей аудитории, и заранее убедитесь, что все в порядке технически.

Если вы выступаете на собрании, но не проводите его, и вам нужны дополнительные вспомогательные средства, такие как указатель, определенный проектор или звук, убедитесь, что в помещении, где вы будете, есть необходимое оборудование.Проще использовать что-то из родной среды, чем приносить свое, хотя иногда все равно хочется принести дополнительные.

12. Предоставить копии основных документов

Отправляйте важные документы до деловых встреч вместо того, чтобы раздавать их в начале встречи. Это меньше отвлекает, если предметы уже были отправлены для справки. И да, бесполезно отправлять важные документы за 20 минут до начала встречи.

13.Проверить оборудование

Убедитесь, что все участники имеют доступ к программе, которую вы посещаете, чтобы использовать ее, если деловая встреча будет проводиться в режиме онлайн. Сообщите им заранее, если им нужно установить приложение или программу, чтобы встреча прошла гладко.

Решение для беспроводной презентации, такое как Airtame, помогает немного снизить стресс в ситуации — все, что нужно сделать участникам, — это загрузить приложение, и они смогут начать презентации по беспроводной сети.

14. Подтвердите деловую встречу

Если вы запланировали встречу на некоторое время заранее, свяжитесь с участниками на день вперед, чтобы сообщить им, что встреча приближается.Напоминание особенно понравится посетителям.

Подтверждая встречу, у вас также есть возможность поделиться новой информацией или документами, имеющими отношение к установленной повестке дня, и это часто бывает полезно на данном этапе.

Конечно, это актуально только для некоторых деловых встреч, в частности больших и запланированных заранее.

15. Отмена в случае конфликта

Если это не чрезвычайная ситуация, нет оправдания отмене встречи за несколько минут до ее начала.Планируйте заранее и звоните заранее, если видите, что возникает конфликт.

16. Отрепетируйте презентацию

«Извини, я как бы скинул все в последнюю минуту» — не оправдание, которое тебе никогда не следует оправдывать. Не думайте, что вы сможете провести презентацию на месте. Нет точного ответа на вопрос, сколько раз вам следует репетировать, потому что это зависит от вас, места встречи, аудитории, посетителей, в основном, всего шебанга.

Если вы говорите на TED, а не болтаете с коллегой, это, очевидно, требует немного больше практики.При этом никогда не лишним будет просмотреть слайды несколько раз, исправить любые ошибки, которые все еще могут быть там, и повторить то, что вы хотите сказать.

Кроме того, репетиция презентации или пунктов повестки дня может помочь укрепить ваши хорошие аргументы и избавиться от плохих.

17. Обдумайте все технические усилия заранее

В основном это сводится к подготовке от имени ведущего собрания. Не думайте, что у вас достаточно батареи на вашем ноутбуке или телефоне, чтобы провести встречу, не думайте, что видео загрузится, не думайте, что все на месте… Проверьте свою настройку и проверьте ее перед началом сеанса.

Во время деловой встречи

Участники деловой встречи могут звонить из того же офиса или из любой точки мира. Ваша работа как организатора — сделать так, чтобы все чувствовали себя желанными гостями. Используйте технологии, улучшающие визуальное восприятие и совместную работу в команде, и работайте над своими презентационными навыками.

18. Не опаздывайте

Приходи вовремя. Опозданию на деловую встречу нет оправдания, какова бы ни была ваша роль в ней. Если да, то всегда приветствуются простые извинения перед организатором и остальными участниками, только не стоит извиняться.

Даже если вы обычно опаздываете на личные встречи, старайтесь всегда приходить на деловые встречи немного раньше.

Помимо предоставления дополнительной передышки перед важной встречей, вы, вероятно, будете восприниматься как более организованный, поскольку не причиняете ненужных неудобств.

У всех нас разные типы личности, и, хотя опоздание на личные дела не является проблемой для вашего окружения, прибытие вовремя обычно считается обязательным в профессиональной среде.

19. Назначить лидера

Кто-то отвечает за деловую встречу, и, скорее всего, это человек, который ее организовал, за исключением ОО и т.п. Каждой деловой встрече нужен руководитель, знающий, что он отвечает за ее проведение. Руководители встреч являются ключом к успешным встречам и следят за тем, чтобы действия были предприняты до, во время и после.

Руководитель собрания отвечает за организацию, планирование и проведение собрания. Это включает в себя рассылку приглашений, проверку участников, бронирование комнаты, тестирование оборудования, обеспечение того, чтобы встреча проходила упорядоченно и достигала поставленных целей.

20. Назначить делопроизводителя

В то время как руководитель собрания отвечает за коммуникацию, повестку дня, даже ледокол, он также может быть неподходящим человеком, чтобы вести протокол.

Поскольку руководитель собрания часто говорит или проявляет повышенное внимание к другим участникам, может быть хорошей идеей назначить записывающего. Затем руководитель собрания может подвести итоги после собрания и разослать его.

Это также может быть полезно для видео или просто аудиозаписи встречи, чтобы через несколько минут сделать более подробную.Если вы делаете это, пожалуйста, заранее сообщите об этом остальным участникам.

21. Профессиональный вид

Уверенный вид побуждает действовать уверенно. Вы не должны чувствовать, что вам нужно наряжаться для встречи, но есть разница между встречей с коллегами и клиентами, находящимися вне офиса.

Как общее правило для докладчиков, старайтесь не привлекать внимание к одной конкретной детали в вашем наряде с помощью графических принтов или цветов, таких как всплывающий цвет ногтей или лозунги на футболках, а вместо этого сделайте общее изображение нейтральным, смешанным, и собрать индивидуалку.

22. Дождитесь прибытия всех

Вы приходите вовремя, а ваши коллеги — нет. Вы ныряете? Нет. Дайте им еще пару минут и дождитесь, пока все соберутся или наберут номер, прежде чем начинать что-либо, кроме представления.

Тем не менее, не ждите вечно опоздавших. Так же, как вы должны приходить вовремя, они тоже должны, и вам не нужно поощрять невежливость.

23. Знайте, где сесть

Это может показаться странным для упоминания, но место для сидения в конференц-зале на самом деле кое-что говорит о восприятии вас людьми, ваших отношениях с другими в зале и о том, что вы хотите передать в ситуации встречи.Не все сиденья одинаковы, поэтому выбирайте стул с умом.

Вы сильный игрок, союзник, соперник или сторонний игрок? Исследования показывают, что вам следует использовать своего начальника как компас на встрече — если вы хотите, чтобы вас услышали, сядьте рядом с ним. Если вы хотите остаться незамеченным, сядьте подальше от них, но не напротив.

24. Представить

Приветствуйте всех участников, когда они появляются лично или онлайн. Если это деловая встреча с внешними специалистами или новыми членами команды, обязательно обойдите комнату, чтобы все представились и представились своей ролью, чтобы все могли познакомиться.

25. Будьте вежливы со своими умными устройствами

Не всегда обязательно полностью выключать мобильное устройство, но если вы сомневаетесь, уместно это или нет (а этого почти никогда не бывает), выключите его на всякий случай. Или включите бесшумный режим, режим полета или что-нибудь, что не мешает вам внезапно вспыхнуть во вспышке звука и шума. Еще лучше — вообще не приносите это на деловую встречу.

То же самое и с ноутбуками. Разрешены ли ноутбуки устройства для заметок? Вам это нужно для презентации? Если нет, закройте его или уберите полностью.Если вы начнете использовать свой телефон или ноутбук для проверки электронной почты или других не относящихся к делу вещей, другие люди, скорее всего, последуют вашему примеру.

26. Ограничьте беспорядок на слайдах

Почему это важно? Ответ в том, что любой может что-то прочитать без необходимости встречи. Убедитесь, что ваша презентация предлагает новые идеи, которые можно сразу усвоить.

С меньшим количеством беспорядка посетители будут сосредоточены на вас, ведущем, а не на слайд-шоу. Во-вторых, так легче для глаз.Оставьте приличное количество белого пространства вместо того, чтобы загромождать слайды посторонними словами, числами или изображениями.

Если вы не перегружаете слайды, вы сможете гораздо лучше привлечь внимание посетителей. Вы можете попробовать небольшой тест, чтобы убедиться, что люди поймут ваши слайды. Смогут ли они понять, что происходит, взглянув на ваш слайд всего 3 секунды?

Duarte Design использует умную аналогию: ваши слайды похожи на рекламные щиты, а вы, ведущий, — это главная дорога, главный фокус.Точно так же, как водитель не должен надолго отводить взгляд от дороги, зрители должны сосредоточить свое внимание на вас.

27. Не перебивать

Даже деловые встречи могут создать возбуждающую или оживленную атмосферу со страстными обсуждениями и жаркими дебатами. Сохраняйте спокойствие и позвольте другим закончить говорить, прежде чем говорить сами. Если вам сложно запомнить свои мысли, делайте заметки, если это не отвлекает вас от прослушивания.

28.Помните о разных личностях

Не все преуспевают в среде деловых встреч, что является большой проблемой для менеджеров, отвечающих за смешанную команду. Есть общительный, общительный народ, который любит открытые дискуссии и презентации, по сравнению с людьми, возможно, более медитативными в мыслях, точными и сдержанными.

Последние могут отключаться на собраниях или чувствовать себя неловко, когда их мнение высказывается. В этих сценариях хорошо подумать, сколько предварительной работы можно ожидать на деловой встрече.Вероятно, именно здесь сможет проявить себя более замкнутый коллега.

Как мы указали в правиле 2, не всех нужно включать во все собрания. Нам нравится думать об аналогии с ужином: вам нужно найти правильное сочетание людей, которые хорошо сочетаются друг с другом.

29. Слушай!

Слушать то, что говорят другие, имеет решающее значение для любой деловой встречи. Но не только это, демонстрация того, что вы слушаете, тоже может иметь значение. Настройте язык тела, чтобы проявлять энтузиазм, даже если вы участвуете в видеочате.

Исследования показывают, что хороший слушатель может даже сделать вас лучшим лидером, как отмечает The New York Times.

Попытка выполнить несколько задач на деловой встрече говорит вашим коллегам, что они не так важны, как то, чем вы занимаетесь. и — это заразно. Сосредоточьтесь, внимательно слушайте и посмотрите, не затрагивается ли ваша тема во время встречи.

30. Не доминируйте в обсуждениях

Ты умен, ты умен, тебе есть что сказать.Но, как и в случае с перерывами, доминирование на деловой встрече не приветствуется, если вы не являетесь ее руководителем и не преследуете конкретную цель.

Чтобы контролировать, кто может говорить в любой момент времени, некоторые даже используют физическую помощь, например мяч. Надеюсь, это требуется только самым непослушным кандидатам.

31. Не откладывать на потом

Верно, мы все время от времени откладываем дела на потом, и это нормально. На деловых встречах не так уж и много. Организатор должен позаботиться о том, чтобы встреча была хорошо продуманной, не слишком длинной и имела четкую цель.Посетители могут легко отвлечься или захотеть сосредоточиться на других элементах, если что-то кажется запутанным.

Не отвлекайтесь, когда обсуждения отклоняются от темы, помогайте другим оставаться сосредоточенными и корректируйте язык тела. Все эти моменты помогут положить конец откладыванию на потом.

32. Зрительный контакт

Не будьте неловкими: зрительный контакт — решающий фактор на любой хорошей встрече. Это мощный способ вовлечь других, либо приглашая их к разговору, давая им знать, что они следующие в очереди, чтобы поговорить, либо жестом указывал кому-то, что они должны участвовать в разговоре.

Попробуйте и посмотрите, не сможете ли вы немного лучше управлять комнатой, просто используя этот детский блюз.

33. Соблюдайте правила этикета на онлайн-конференциях

Если вы участвуете в онлайн-конференции, убедитесь, что ваше изображение профиля и имя пользователя указаны правильно. Немедленно проверьте уровень громкости и отключите звук, когда не разговариваете.

Если вы показываете свой экран, закройте все другие ненужные программы и вкладки на вашем компьютере. Airtame только что выпустила совместное использование единого окна, функцию, которая позволяет вам делиться только одним окном по вашему выбору, в то время как все остальные окна остаются скрытыми.

34. Продолжайте тему

Если вы время от времени отклоняетесь от темы — это случается на большинстве деловых встреч — постарайтесь вернуть разговор к основной цели. Если тема разговора заходит слишком долго, каждый должен нести ответственность за то, чтобы поднять руку, отметить ее и вернуть тему в центр.

Это не только приемлемо, но и необходимо, чтобы другие участники знали, если разговор зашел в тупик.

35. С юмором или без юмора?

Использовать юмор сложно и не всегда хорошо принимается.В обстановке с более близкими товарищами по команде это может быть связано и даже помочь снять напряжение, тогда как оно может вызвать ненужное напряжение, если используется по отношению к клиентам или людям, которых вы плохо знаете.

Если вы решили пойти по пути шуток, убедитесь, что он подходит вашей аудитории, независимо от того, насколько хорошо вы ее знаете. Папиные шутки и каламбуры могут быть причудливыми и забавными, но иногда лучше немного смягчить их, чтобы никому не наступить на ногу.

36. Знайте свою аудиторию

Есть несколько важных моментов, на которые следует обратить внимание аудитории.Прежде всего, используйте подходящий тон. Подумайте о возрасте, демографии, происхождении и т. Д. Во-вторых, выберите актуальную тему. Люди вряд ли будут вас слушать, если вы не дадите им сообщение.

Однако и в других условиях необходимо учитывать культурные границы. Такие вещи, как иерархия, жесты рук, внеочередная речь, даже продолжительность встречи, могут быть связаны с определенной культурной средой — и, возможно, не с чем-то похожим на то, к чему вы привыкли.

Пунктуальность важна в некоторых странах Азии, как и иерархическое построение участников деловой встречи. Подарки — это обычная вежливость, а иногда выпивка также является частью встречи.

37. Соблюдайте временные рамки

Правило 5 было важным: когда вы забронировали правильный срок, обязательно его придерживайтесь. Следуйте графику, который вы установили для встречи, и завершите встречу вовремя. Не надо просто работать сверхурочно. Это, по крайней мере, непрофессионально, демотивирует и может повлиять на любую следующую встречу.

Вместо этого проявите некоторую скромность и публично признайте, что вы пытались втиснуть слишком много в одну встречу, и что будет запланировано последующее мероприятие.

38. Сохраняйте спокойствие

Нервничать на деловой встрече — это естественно, но постарайтесь сохранить хладнокровие. Сохранять спокойствие и презентабельность — то есть как вы себя ведете — очень важно и может помочь проложить путь к четкому содержанию и коммуникации.

39. Говорите уверенно

См. Пункт 28 — не все подходят для деловых встреч, и это нормально.Даже самые застенчивые люди обнаружат, что уверенный разговор может убедить их самих и аудиторию, с которой они разговаривают. Фактически, публичные выступления могут даже вызвать настоящий всплеск, потому что адреналин накачивается, а вы заставляете себя напрягаться.

Слышали ли вы латинскую фразу «errare humanum est»? Это означает, что человеку свойственно ошибаться, и это более чем уместно для публичных выступлений. Ошибки — это нормально, вы даже можете добавить немного легкого юмора, если это ваш стиль, чтобы облегчить себе жизнь.

Когда вы говорите, не торопитесь.Во всяком случае, говорите так медленно, что это кажется вам неестественным. Мы обещаем вам, это звучит просто отлично.

40. Присутствовать

Ваш язык тела важен не только для активного слушания. Вы всегда можете сказать, хотят ли люди находиться в комнате или они предпочитают находиться в другом месте. Не всякая деловая встреча — это вечеринка, но было бы оскорбительно показать, что вам скучно и вы чувствуете, что ваше время потрачено зря.

Точно так же вы также можете сказать по языку тела других участников встречи, как они себя чувствуют.Часто это может быть хорошим намеком на то, как проходит встреча.

41. Помогайте другим оставаться на связи

Независимо от того, являетесь ли вы организатором встречи или участником, не бойтесь позвать других присутствующих, которые, по вашему мнению, отключены, разговаривают или каким-либо образом отвлекают внимание. Даже самые неэффективные докладчики на встречах заслуживают уважения и активного участия их аудитории.

42. Дайте место разным работникам

Все больше и больше компаний выбирают дистанционный поезд, поощряя глобальный фокус на рабочем месте и людей, работающих со всего мира.Но те, кто работает удаленно в кафе или дополнительных офисных помещениях, могут быстро почувствовать себя отстраненными и отключенными, если вы не создадите функциональную удаленную инфраструктуру.

Как можно чаще привлекайте удаленных сотрудников или сотрудников из дополнительных офисов, чтобы обеспечить прозрачность действий друг друга. Они являются такой же частью команды, как и вы, и держать их в курсе событий поможет вам всем оставаться сосредоточенными.

Возможно, даже уделите этим людям больше времени, чем тем, кто находится в первичной среде, чтобы они чувствовали себя желанными и услышанными.

43. График перерывов

Во время длительных деловых встреч продолжительностью более часа выделяйте время для перерывов и сообщайте людям о них в повестке дня. Это поможет им сосредоточиться. Это также демонстрирует степень сочувствия, подчеркивая, что вы знаете, что перерыв в туалет, кофе или быстрая очистка воздуха важны для поддержания энергии.

44. Двигайся вокруг

Залы для собраний не обязательно должны быть традиционными в стиле зала заседаний.Нет, серьезно, это не все рыцари круглого стола и больше ничего. Разные виды комнат, насыщенных технологиями и динамическими презентациями, захватывают, способствуя сотрудничеству и свободе обмена идеями.

Используйте Airtame и указатель, чтобы не быть привязанными к передней части комнаты. Свободное пространство помогает вам усилить присутствие и лучше взаимодействовать с коллегами.

45. Оставьте время для вопросов

Это важное завершение каждой деловой встречи — и отличный способ уточнить любые несоответствия и улучшить ситуацию в следующий раз.Вероятно, вы обнаружите, что выделение времени для вопросов в конце более продуктивно, чем люди, постоянно поднимающие руку и прерывающие встречу.

Если у толпы так много хорошо продуманных вопросов, что не хватает времени, чтобы поднять все моменты в отведенное для вопросов время, спросите, не хотят ли люди остаться и закончить обсуждение. Но дайте всем возможность уйти вовремя, прежде чем делать предположения.

После деловой встречи

Деловые встречи чаще всего являются частью более крупного проекта или стратегии.Перестаньте думать о них как о событиях, у которых есть определенное начало и конец. Сохраните себя и свои файлы, чтобы всегда быть готовым продолжить с того места, на котором остановились.

46. Спасибо всем за участие.

Если вы созвали деловую встречу, обязательно поблагодарите всех за участие. Это имеет значение и ничего вам не стоит.

47. Продолжение с заметками / минут

Делитесь заметками и напоминаниями после деловой встречи. Если никаких заметок не было сделано, поблагодарите всех за участие, отправив быстрое электронное письмо, в котором вы дадите им знать, что цените их время.

48. Контроль за выполнением действий

Действия следует разослать после деловой встречи в качестве напоминания о ее координаторах. Не забудьте назначить кого-то ответственным за них, потому что без них они бесполезны. Установите крайние сроки как можно скорее.

Если вы обещали доставить что-то сразу после встречи, ответьте сразу же после нее.

49. Попросите — и дайте — обратную связь

Все мы, вероятно, пробовали форму бутерброда с обратной связью — более или менее удачно.Но помимо критики, замаскированной под комплимент, есть и другие, возможно, более эффективные способы высказывать конструктивную критику. В рабочей среде крайне важно овладеть навыком обратной связи, как положительной, так и отрицательной, и вы удивитесь, сколько на самом деле этого хотят.

Фактически, исследования показывают, что сотрудники жаждут обратной связи. Научитесь конструктивно комментировать саму встречу и ведущего. Этот отзыв, конечно, можно отправить лично, но есть также несколько отличных приложений для обратной связи, таких как Duuoo, которые позволяют анонимно общаться.

50. Оценить и отрегулировать

Следуя первому пункту этого поста, подумайте, нужны ли вам собрания вообще. Не все повторяющиеся деловые встречи продуктивны, и не стоит планировать встречи только ради встреч.

Можно ли что-то изменить, чтобы ваши встречи стали более успешными? Постарайтесь время от времени что-то менять и посмотрите, сможете ли вы сделать их еще лучше.

Больше никаких пассивных деловых встреч с Airtame

Наличие Airtame в конференц-залах дает каждому возможность проводить презентации и легко общаться.Это дает больше свободы и динамическую обстановку, в которой мнения и идеи текут более свободно. Поскольку это решение типа «принеси свое собственное устройство», вы тоже не рискуете оттолкнуть кого-либо.

Наша миссия состоит в том, чтобы перейти от пассивных деловых встреч с короткими временными рамками к встречам, где каждый может выступить легко и без прерывания всего сеанса.

В то время как что-то вроде правильного этикета деловой встречи необходимо для успешной встречи, мы также считаем, что Airtame может помочь снять напряжение, часто возникающее в таких ситуациях.

Готовы узнать больше об Airtame? Ознакомьтесь с нашими записанными демонстрациями для бизнеса и образования.

Заинтересованы? Давай поговорим.

Рабочая электронная почта

Полное имя

должность

Телефон

Организация

Страна AfghanistanAlbaniaAlgeriaAndorraAngolaAntigua и BarbudaArgentinaArmeniaAustraliaAustriaAzerbaijanBahamasBahrainBangladeshBarbadosBelarusBelgiumBelizeBeninBhutanBolivia, многонациональное государство ofBosnia и HerzegovinaBotswanaBrazilBrunei DarussalamBulgariaBurkina FasoBurundiCambodiaCameroonCanadaCape VerdeCentral African RepublicChadChileChinaColombiaComorosCongoCongo, Демократическая Республика theCosta RicaCroatiaCubaCyprusCzech RepublicCôte d’IvoireDenmarkDjiboutiDominicaDominican RepublicEcuadorEgyptEl SalvadorEquatorial GuineaEritreaEstoniaEthiopiaFijiFinlandFranceGabonGambiaGeorgiaGermanyGhanaGreeceGrenadaGuatemalaGuineaGuinea-BissauGuyanaHaitiHondurasHungaryIcelandIndiaIndonesiaIran, Исламская Республика ofIraqIrelandIsraelItalyJamaicaJapanJordanKazakhstanKenyaKiribatiKorea, Корейская Народно-Демократическая Республика ofKorea, Республика ofKuwaitKyrgyzstanLao Народно-Демократическая RepublicLatviaLebanonLesothoLiberiaLibyaLiechtensteinLithuaniaLuxembourgMacedonia, бывшая югославская Республика М adagascarMalawiMalaysiaMaldivesMaliMaltaMarshall IslandsMauritaniaMauritiusMexicoMicronesia, Федеративные Штаты ofMoldova, Республика ofMonacoMongoliaMontenegroMoroccoMozambiqueMyanmarNamibiaNauruNepalNetherlandsNew ZealandNicaraguaNigerNigeriaNorwayOmanPakistanPalauPanamaPapua Нового GuineaParaguayPeruPhilippinesPolandPortugalQatarRomaniaRussian FederationRwandaSaint Киттс и NevisSaint LuciaSaint Винсент и GrenadinesSamoaSan MarinoSao Том и PrincipeSaudi ArabiaSenegalSerbiaSeychellesSierra LeoneSingaporeSlovakiaSloveniaSolomon IslandsSomaliaSouth AfricaSouth SudanSpainSri LankaSudanSurinameSwazilandSwedenSwitzerlandSyrian Arab RepublicTajikistanTanzania, Объединенная Республика ofThailandTimor-LesteTogoTongaTrinidad и TobagoTunisiaTurkeyTurkmenistanTuvaluUgandaUkraineUnited арабского EmiratesUnited KingdomUnited StatesUruguayUzbekistanVanuatuVenezuela, Боливарианская Республика ofViet NamYemenZambiaZimbabwe

Государственный AlabamaAlaskaArizonaArkansasCaliforniaColoradoConnecticutDelawareDistrict из ColumbiaFloridaGeorgiaHawaiiIdahoIllinoisIndianaIowaKansasKentuckyLouisianaMaineMarylandMassachusettsMichiganMinnesotaMississippiMissouriMontanaNebraskaNevadaNew HampshireNew JerseyNew MexicoNew YorkNorth CarolinaNorth DakotaOhioOklahomaOregonPennsylvaniaRhode IslandSouth CarolinaSouth DakotaTennesseeTexasUtahVermontVirginiaWashingtonWest VirginiaWisconsinWyoming

Кратко опишите ваш запрос

Симона Хьорт

Моя работа — составлять слова восхитительным, занимательным, а иногда и трогательным способом.1 часть энтузиаста техно, 2 части любителя кошек, 3 части творческого писателя. Слишком много деталей?

Как быстро и легко писать протокол собрания

Составление хорошего протокола собрания может сэкономить время и деньги. Краткие протоколы, отражающие цель встречи и ее согласованные результаты, представляют собой запись, к которой можно вернуться и использовать для последующих целей позже. Хорошие минуты краткие и по существу, но в то же время они не упускают из виду важную информацию.

Зачем писать протокол собрания?

Написание минут может занять время и может показаться несущественной задачей по сравнению с «реальной работой», но на самом деле отказ от протоколов встреч может быть дорогостоящим как с точки зрения времени, так и ресурсов.Если не уделить минутку, вы обнаружите, что у ваших коллег другие воспоминания о встрече, чем у вас. У них также могут быть разные представления о том, что было согласовано. Если минут нет, то важные задачи будут забыты или не выполнены в срок.

Создание протокола собрания обеспечивает письменный отчет о том, что было согласовано на собрании. Хорошие протоколы собрания сообщают людям, что было решено, чего им нужно достичь и к какому сроку. Получение протокола собрания пробуждает воспоминания о задачах, которые нужно выполнить людям.Если задача не выполнена, вы можете вернуться к протоколу встречи и продолжить работу. Без протокола собрания у вас нет права на защиту, если действие не было выполнено. В худшем случае, если протокол встречи не написан, вам может потребоваться повторить встречу.

В некоторых случаях протокол собрания может потребоваться по юридическим причинам. Примером этого является то, что местный устав требует этого для определенных типов организаций. Также они могут потребоваться для дисциплинарных встреч с сотрудниками.Привыкайте вести протокол собрания — это хорошая практика.

Что нужно включить?

Когда вы пишете протокол собрания, вам необходимо включать различную информацию. Вы должны указать причину встречи, ее цель, место и время проведения. Важно включить список участников — их имена и фамилии. Если вы не уверены, вам нужно попросить убедиться, что вы правильно написали имена, иначе ваши протоколы собрания могут стать источником раздражения для посетителей.Если кто-то не присутствовал, но это было важно, это должно быть включено. Например, иногда решения не могут быть приняты без присутствия конкретного человека.

В протокол следует включить еще три основных элемента:

• Что было достигнуто в ходе встречи.
• Решения, принятые на собрании. Ваш протокол будет служить письменной записью о том, что эти решения были приняты.
• Любые действия, которые были согласованы. В этом случае вы должны указать само действие, кому оно было назначено, и дату, к которой оно должно быть завершено.

Наконец, если была достигнута договоренность о последующей встрече, об этом следует упомянуть.

Чем может помочь MeetingKing?

MeetingKing предлагает множество функций, которые могут помочь вам увеличить количество минут, в том числе:

• Возможность делать заметки и ставить задачи в одном приложении
• Запись в стиле пули
• Минуты в один клик по окончании встречи
• Один центральный актуальный документ (минуты не теряются во входящих или на сервере)
• Легкий доступ для всех участников для предоставления обновлений и комментариев
• Платформа для доставки материалов по поставленным задачам
• Связь задач между собраниями
• Одно место для всех вложений
• Повестка дня служит шаблоном для протокола
• Используется в качестве основы для заметок и протокола собрания
• Приглашенным НЕ требуется иметь учетную запись MeetingKing

Хотите узнать больше? Узнайте, как MeetingKing упрощает составление протоколов встреч.

Как эффективно составлять протокол собрания (с примерами)

Если вы чувствуете, что у вас недостаточно времени, чтобы делать все, что вы хотите, возможно, пришло время проверить свои навыки управления временем.

Никто не рожден для того, чтобы хорошо управлять своим временем, так что ничего страшного, если вы думаете, что у вас это плохо получается. Но каждый может научиться повышать свою продуктивность и добиваться большего!

Вот 50 способов повысить продуктивность и увеличить продолжительность рабочего дня.

1.Установите таймер

Оцените время, необходимое вам для решения различных задач, и установите таймер для каждой из ваших задач. Как вы это сделаете, зависит от вас, есть много разных способов. Есть техника Помидора, когда вы сосредотачиваетесь на задаче в течение 25 минут, а затем делаете пятиминутный перерыв.

Если у вас есть задача, которая займет гораздо больше времени, вы можете рассмотреть одно из многих приложений на основе таймера. На ум приходит Clockify. Его используют как фрилансеры, так и предприниматели, однако это хороший способ установить себе таймер.Он предоставляет отчеты, и вы также можете служить своего рода менеджером проекта. Лучше всего то, что это бесплатно.

2. Устранение всех отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы включают телефон, уведомления по электронной почте и открытие нескольких веб-браузеров на рабочем столе. Так же, как важно быть организованным в автономном режиме, важно также организовать работу в Интернете. Это бесплатное руководство «Прекратите отвлекающие факторы и найдите свое внимание» — хороший инструмент, который может вам помочь. Из этого руководства вы узнаете, как избавиться от отвлекающих факторов и повысить продуктивность.Возьмите бесплатный путеводитель здесь.

Вы также можете узнать больше о том, как избавиться от всех отвлекающих факторов в этом руководстве: Как сфокусировать и максимизировать свою продуктивность (Полное руководство)

3. Слушайте музыку, которая повышает производительность

Следует избегать отвлекающих факторов, но иногда немного музыки в фоновом режиме поможет вам сосредоточиться.

Конечно, это не обязательно должна быть тяжелая рок-музыка, но немного Бетховена может вам помочь.

Вот полное руководство, которое поможет вам выбрать правильную музыку для повышения продуктивности: Как повысить продуктивность с помощью музыки: полное руководство

4.Найдите смысл в том, что вы делаете (и любите то, что делаете)

Наслаждение тем, что вы делаете, — лучший способ повысить вашу продуктивность.

Если вы еще не уверены, что вам нравится делать, не волнуйтесь. У Лео Бабауты есть несколько уникальных способов помочь вам: Как найти свою страсть

5. Заблаговременно расставьте приоритеты для ваших задач.

Перечислив задачи в порядке важности, вы можете быть уверены, что выполнили все свои самые важные задачи в течение дня.

Изучите уникальную технику, позволяющую расставить приоритеты за 10 минут и работать в 10 раз быстрее.

6. Объедините похожие задачи в один пакет.

Такие задачи, как написание блога, телефонные звонки, электронная почта и поручения, можно сгруппировать в один пакет. Вы сэкономите время, выполняя похожие задачи за одно занятие. Один из способов помочь вам в организации всего этого — приложение Todoist. Это простой и легкий способ распланировать свой день, установить напоминания и сгруппировать все самые важные задачи в удобном месте.

7. Выполняйте самые страшные задачи в первую очередь с утра.

Какое бы занятие вы ни боялись больше всего, вам, вероятно, нужно выполнить в первую очередь утром.

Многие люди склонны проверять электронную почту по утрам, потому что после проверки списка писем они чувствуют себя удовлетворенными. Но это всего лишь иллюзия того, что мы достигли большего.

Выполнение простых задач, таких как проверка электронной почты в первую очередь утром, вредно для вас. Вместо этого выполняйте сложные задачи, потому что утром у вас будет больше энергии для их выполнения!

8.Вознаграждайте себя за выполнение большого задания

Чтобы сохранять мотивацию в том, что вы делаете, время от времени награждайте себя.

Следите за своими маленькими победами и вехами и празднуйте их. Поэтому всякий раз, когда вы боретесь за свой прогресс, вы видите, как далеко вы продвинулись!

Узнайте больше об этом двухэтапном подходе к самомотивации: отслеживайте небольшие победы и вознаграждайте себя.

9. Не используйте многозадачность

Исследования показали, что многозадачность непродуктивна. Если вы думаете, что можете выполнять несколько задач одновременно, подумайте еще раз.

Для оптимальной производительности сосредотачивайтесь на чем-то одном.

10. Отойдите от компьютера

Интернет стал одним из отвлекающих факторов номер один. Чтобы повысить свою продуктивность, старайтесь как можно больше работать в автономном режиме.

Я часто это делаю, когда пытаюсь придумывать новые идеи и считаю очень полезным просто отключиться от сети.

11. Используйте инструменты для фокусировки

Используйте приложения и технологии, которые помогут вам избавиться от отвлекающих факторов.

Вот 18 лучших приложений и инструментов для управления временем, которые помогут вам сосредоточиться. Таким образом, вы не будете отвлекаться на Интернет, электронную почту или мгновенные сообщения.

12. Just Start

Часто запуск — самая сложная часть. Люди склонны ждать идеального времени с идеальным состоянием, чтобы начать работу. Но идеального состояния не бывает.

Как только вы начнете, вы быстро войдете в ритм, который может длиться часами.

13. Определите свое продуктивное время

У каждого есть определенное время дня, в которое он более продуктивен, чем другие.Для меня это утро.

Узнайте, когда у вас самое лучшее время для продуктивности, и соответствующим образом оптимизируйте свой рабочий график.

14. Всегда держите под рукой блокнот и ручку

Таким образом, вы можете записывать свои мысли, задачи и идеи в любое время. Главное — выбросить все из головы на бумагу. Ваше подсознание не будет напоминать вам об этом каждую секунду. Еще одно соображение — приобрести приложение Evernote. Это не только экономит ваши чернила и бумагу, Evernote — это удобное место, где вы можете записывать заметки и мысли, а затем делиться ими с командой.В определенных обстоятельствах это может оказаться полезным, если вы относитесь к тому типу людей, у которых есть много идей, которыми вы хотите поделиться.

15. Напишите блог, чтобы вести хронику своего личного развития и достижений

Блог держит вас подотчетным и постоянно работает над самосовершенствованием и личностным ростом.

Когда вы записываете все свои небольшие достижения, у вас появляется больше мотивации двигаться вперед.

И знаете что, именно так я и начал Лайфхак! В запуске Lifehack мне также помог WordPress, который позволяет людям создавать веб-сайты бесплатно.WordPress упростил процесс создания сайта до такой степени, что практически любой может создать сайт сейчас.

16. Записывайте список дел на каждый день

Мне нравится планировать свой день накануне вечером. Таким образом, я могу приступить к своим самым важным делам, как только проснусь. Full Life Planner — отличный инструмент, который поможет вам организовать свои дни и выполнить важные дела. Ознакомьтесь с планировщиком здесь и начните легко планировать свой день вперед!

Убедитесь, что вы не совершаете ни одной из этих распространенных ошибок при составлении списка дел!

17.Напишите в календаре свои самые важные задачи и задачи.

Ключ к правильному управлению временем — это знать, где быть и чем заниматься в любой момент времени. Эффективное управление календарем идет рука об руку с хорошим управлением списком задач.

Узнайте здесь Как использовать календарь для создания времени и пространства .

18. Постоянно размышляйте о своей продуктивности

В течение дня постоянно спрашивайте себя:

«Я использую свое время наилучшим образом в настоящее время?»

Этот простой вопрос может значительно повысить вашу продуктивность.

19. Вставайте рано раньше всех

Я знаю, что некоторым может быть трудно проснуться рано утром, но ничто не сравнится с тихим домом!

Вот как начать свой день в 5:00 утра и несколько простых вещей, которые делают рано встающие, чтобы облегчить раннее пробуждение.

20. Высыпайтесь много

Когда вы работаете в сети, сон может превратиться в давно потерянную память. Однако важно много спать, чтобы ваше рабочее время было максимально продуктивным.

Попробуйте этот ночной распорядок, который я настоятельно рекомендую для продуктивности: The Ultimate Night Routine Guide: Sleep Better and Wake Up Productive

21. Exercise

Исследования показали, что полуденные упражнения повышают продуктивность и моральный дух на рабочем месте.

Совершите короткую прогулку во время обеда или сделайте простую растяжку во время перерыва, чтобы максимизировать свою продуктивность.

Вот несколько рекомендаций по упражнениям:

22. Аутсорсинг как можно больше

Если вы хотите достичь большего за меньшее время, научитесь делегировать или отдавать работу на аутсорсинг.Вот лишь несколько компаний, которые помогут вам передать ваши повседневные задачи на аутсорсинг:

Также прочтите это руководство, чтобы узнать, как эффективно делегировать полномочия: Как делегировать работу (Полное руководство для успешных лидеров)

23. Установите немного увлекательного Цели

Без достойных целей у вас никогда не будет мотивации добиваться результатов.

Ставьте перед собой сложные и достижимые цели. Лучшая структура для постановки целей — это УМНАЯ цель. Тем не менее, есть и другие инструменты, которые также могут вам помочь.Например, Руководство для мечтателей по достижению цели — отличное руководство, которое поможет вам эффективно ставить цели и достигать их. Возьмите бесплатное руководство и узнайте, как достичь своих целей в этом году!

24. Расскажите другим о своих целях

Когда вы расскажете другим о своих целях, вы сразу же понесете ответственность.

25. Слушайте подкасты

Слушайте образовательные подкасты или аудиокниги, пока вы едете на работу, убираетесь в доме, занимаетесь спортом или готовите ужин.

Аудиообучение может добавить часы к вашему дню. Не говоря уже о том, что ваш череп обязательно поблагодарит вас за это.

Несколько рекомендаций для вас: 11 подкастов, которые вдохновят вас

26. Прочтите бестселлер Дэвида Аллена «

Это одна из самых важных книг по продуктивности, которые вы когда-либо читали. Прочтите его, применяйте советы в своей повседневной жизни и добивайтесь большего.

Вот и другие замечательные книги о производительности: 35 книг о производительности и организационных навыках для эффективной жизни

27.Научитесь быстро читать

Когда вы научитесь читать быстрее, вы будете читать и узнавать больше! Ознакомьтесь с этими 10 способами увеличить скорость чтения.

Вы также можете использовать приложение OutRead, чтобы ускорить чтение!

28. Учитесь пропускать при чтении

Когда вы читаете книгу, просто прочтите те части, которые вам нужны, и пропустите остальные. Но читать нужно с определенной целью.

Узнайте, как заставить это работать, здесь: Как читать в 10 раз быстрее и удерживать больше

29.Сосредоточьтесь на деятельности, ориентированной на результат

Закон Парето (также известный как правило 80 20) гласит, что 80% результатов являются результатом 20% затрат. Это означает, что 20% наших действий приводят к 80% результатов.

Мы должны найти те 20%, которые создают 80% наших желаемых результатов, и сосредоточиться исключительно на этих действиях.

30. Сделайте перерыв

Вы не всегда можете работать с оптимальной производительностью. Вместо этого вам следует стремиться к работе короткими очередями в наиболее продуктивное время.

31. Начните график полифазного сна

Что такое полифазный сон?

Полифазный сон — это спецификация режима сна, предназначенная для сокращения времени сна до 2-5 часов в день. Это достигается за счет того, что сон состоит из коротких (около 20-45 минут) дремоты в течение дня. Это позволяет проводить больше часов бодрствования при относительно высокой бдительности.

Хотя вы можете узнать об этом больше здесь, вам также рекомендуется немного вздремнуть в течение дня, чтобы зарядиться энергией.

32. Научитесь говорить «нет».

Мы не можем делать все, и поэтому мы должны научиться говорить «нет», чтобы сохранить рассудок.

Изучите тонкое искусство говорить «нет» у Лео Бабауты.

33. Сядьте на информационную диету

Большая часть мира живет за счет информационной перегрузки. Мы должны избавиться от бездумного серфинга в Интернете.

Прекратите читать три разные газеты в день и проверять свои RSS-каналы по несколько раз в день. Иначе ничего не добьешься.

Главное — ограничиться только информацией, в отношении которой вы можете немедленно принять меры. Вот несколько простых советов, которые вы можете попробовать: 10 простых приемов повышения производительности для управления перегруженной информацией

34. Организуйте свой офис

Груды бумаги вокруг вашего стола могут стать огромным препятствием для вашей продуктивности. Оптимизируйте свое время, организуя свой офис, настраивая систему и избавляясь от хлама.

Ознакомьтесь с этими 21 советом по организации вашего офиса и достижением большего, и 20 простыми идеями по организации домашнего офиса для повышения вашей производительности.

35. Найдите наставника

Моделируя тех, кто уже добился успеха, вы сэкономите много времени и энергии.

Трудно найти хорошего наставника, поэтому вот руководство, которое поможет вам: что искать в наставнике

36. Изучите сочетания клавиш

С помощью технологий вы можете удвоить эффективность своей работы. Более того, вы изучите все сочетания клавиш при использовании технологий, например сочетания клавиш.

Используя сочетание клавиш, вы получаете 64 часа каждый год!

Не знаете, какие ярлыки для обучения? Ознакомьтесь с этими 22 хитростями, которые могут превратить любого в клавишного ниндзя.

Помимо изучения сочетаний клавиш, вы также можете создавать сочетания клавиш с помощью AutoHotKey.

37. Повысьте скорость набора текста, чтобы сэкономить время

Знаете ли вы, что можно сэкономить 21 день в году, просто печатая быстро?

Вам не обязательно проходить серьезные курсы, чтобы печатать быстрее, попробуйте эти онлайн-игры с набором текста:

38. Работайте из дома и избегайте ежедневных поездок на работу

Если ваша работа гибкая, подумайте о работе из дома. Это сэкономит вам время на дорогу, и вы почувствуете себя более энергичным в течение дня, сэкономив время на долгую поездку.

Ознакомьтесь с этими советами, которые помогут вам оставаться продуктивными, работая из дома:

Как работать дома и оставаться Сверхпродуктивным

39. Избавьтесь от траты времени

Обычные траты времени включают Instant Messenger, видеоигры , Flickr, проверка вашей статистики 10 раз в день, телевидение и посторонний интернет-серфинг.

Не полагайтесь на свою силу воли, воспользуйтесь некоторыми из этих полезных инструментов, которые помогут вам сосредоточиться: 10 онлайн-приложений для лучшей концентрации

40.Планируйте питание заранее

Распланируйте все приемы пищи на неделю вперед и соответственно составьте список покупок. Это позволяет сосредоточиться на самом необходимом — экономя время и деньги. Вы также можете сэкономить еще больше времени с помощью множества приложений. Одно приложение, которое я считаю полезным, — это Mealime. Это приложение, которое предоставляет вам широкий выбор рецептов, а также удобное место для вашего списка покупок.

Учитывая тот факт, что это приложение установлено более 4 миллионов пользователей, это говорит о том, что существует хороший выбор планов питания, которым вы можете следовать, и что приложение удобно в использовании.

41. Готовьте еду навалом

Когда вы готовите еду навалом, у вас будет много остатков. Так вам не придется готовить каждый день.

Узнайте больше о том, как готовить в больших количествах: Готовка раз в месяц: взлом производительности или переоценка времени — отстой?

42. Защитите себя от ненужного телефонного разговора с помощью идентификатора вызывающего абонента

Минуты, которые вы тратите на ответ на ненужные телефонные звонки, тратятся впустую. Вы можете предотвратить это.

Ознакомьтесь с этим подробным руководством, как справиться с ненужными телефонными звонками: «Как избавиться от ненужных вещей, отягощающих ваш день» — звонки по мобильному телефону

43.Возьмите более короткий душ

Это может показаться глупым, но на самом деле это то, с чем я борюсь. Я провожу в душе до 30 минут. Подумайте о времени, которое я мог бы сэкономить, просто немного ускорившись.

44. Сохраните поездки в банк, взяв прямой депозит

Многие работодатели теперь предлагают прямой депозит. Если у вас есть, то обязательно воспользуйтесь им и избавьте себя от множества походов в банк.

45. Автоматическая оплата счетов

Сколько раз вы беспокоились о том, пропустили ли вы срок оплаты счетов?

Автоматическая оплата счетов сэкономит ваше время, избавит от штрафов за просрочку платежа и повышения процентных ставок.

46. Интернет-магазин

По возможности избегайте походов в магазин. Делая покупки в Интернете, вы можете больше сосредоточиться на том, что покупаете.

47. Ускорьте свой Интернет с помощью широкополосного соединения

Многие люди знают о медленной скорости Интернета, но ничего не делают с этим. Фактически, это средство экономии времени в Интернете номер один!

Если вам необходимо использовать коммутируемое соединение, вы можете использовать ускорители, такие как Propel и SlipStream, чтобы удвоить или даже утроить вашу скорость.

48. Поддерживайте скорость вашего компьютера

Если вы пользователь Windows, используйте функцию гибернации Windows, чтобы избежать замедления при выходе и перезапуске Windows.

Или, может быть, подумайте о переходе на Mac, поскольку у перехода на Mac с ПК есть множество преимуществ, о которых вы, вероятно, не знали.

49. Выключите телевизор

Средний американец смотрит телевизор более 4 часов в день. За 65 лет жизни это 9 лет, приклеенных к трубке.

Для улучшения здоровья и продуктивности выключите телевизор.Вот еще 11 причин, чтобы посоветовать вам перестать так часто смотреть телевизор.

Выключите телевизор, и вы обязательно получите от жизни больше.

50. Используйте Tivo или DVR

Это может помочь вам сократить часовой телешоу до 40 минут. Вы можете сэкономить время, не упуская при этом веселья.

Итак, вот окончательный список приемов, которые вам следует изучить для повышения производительности. Выберите техники, которые вам подходят, и сделайте их своей повседневной привычкой. Со временем вы станете намного продуктивнее.

Дополнительные советы по тайм-менеджменту

Изображение предоставлено Pexels через pexels.com

5 шаблонов приглашений на собрания для подготовки участников

Скорее всего, вы отправляете (и получаете) так много приглашений на собрания, что не задумываетесь дважды.

Эй, в среднем сегодня работник тратит ~ 12 часов в неделю на подготовку к собраниям и их посещение.

А так предлагает пощупать, ну автомат.

Видим инвайт, нажимаем. Конец истории, верно?

Но, судя по нашему собственному опыту, помогая клиентам оптимизировать их графики, приглашения являются на удивление важным элементом проведения эффективных и результативных встреч.

Именно поэтому мы составили это руководство с разбивкой:

Хотите получить бесплатные шаблоны приглашений на собрание прямо сейчас? 👇

Мы поняли.

Вы заняты. У вас, вероятно, не так много мозгов, чтобы посвятить себя приглашениям по электронной почте.

Давайте рассмотрим некоторые из основных причин, по которым вы не можете игнорировать приглашения по электронной почте и почему хорошо составленные приглашения делают встречи лучше.

Подробное приглашение гарантирует, что ваши посетители подготовлены

Так много встреч терпят неудачу из-за того, что они плохо организованы.

Потому что, когда участники не знают целей и ожиданий, обсуждения разваливаются или никуда не денутся.

Повестка дня вашего приглашения — идеальное место, чтобы точно указать, какова цель любой встречи и чего вы собираетесь достичь.

Кроме того, приглашения — это ваша возможность напомнить участникам, что им нужно сделать домашнее задание или принести что-то для презентации во время встречи.Это сокращает трату времени при приближении даты.

Вывод? Никто не должен смотреть в свой календарь, думая: «Опять-таки, о чем эта встреча?»

Ваши приглашения привлекают к ответственности ваших товарищей по команде (и вас самих)

Думайте о приглашениях на собрания как о мини-контрактах между вами и вашей командой.

Принимая ваше приглашение, кто-то заявляет, что готов явиться к вам и уделить вам все свое внимание.

Если вы не составляете приглашения с расписанием и повесткой дня, у них нет реального чувства ответственности за то, что они должны сделать что-нибудь в день вашей встречи.Подробные приглашения также помогают осветить внутреннюю деятельность ваших коллег, чтобы убедиться, что они придерживаются задач и выполняют свои повседневные обязанности.

Еще одно преимущество написания приглашений по электронной почте состоит в том, что вы можете сразу определить, действительно ли необходима встреча. Если вы перейдете к своей повестке дня и начнете рисовать доску, возможно, вам будет лучше разобраться во всем с помощью быстрого звонка или командного чата. В свою очередь, это означает, что вы, , несете ответственность за то, чтобы не тратить зря чужое время.

Хорошо продуманный шаблон поможет привлечь внимание посетителей

Не секрет, что сейчас очень многие компании борются с вовлечением сотрудников. Все, что вы можете сделать, чтобы привлечь внимание посетителей и сделать встречи более личными, является плюсом.

Мы не говорим, что людям нужно прыгать от радости, когда они видят, что ваше приглашение на встречу попадает в их почтовый ящик. По крайней мере, они должны быть в состоянии посмотреть на ваше приглашение, а , а не немедленно закатят глаза.

Короче говоря, персонализированный шаблон приглашения на встречу превращает вашу встречу в позитивную тусовку, а не в тупик.

Хорошая новость в том, что большинство приглашений на встречи короткие и приятные (подумайте: ~ 100 слов или около того). Это означает, что для создания собственных шаблонов приглашений на встречу не требуется писать текст, равный тексту романа.

Тем не менее, есть некоторые важные элементы вашего приглашения, которые вам абсолютно необходимо продумать.

Тема встречи, которую участники не будут откладывать на

По умолчанию вы можете автоматически пометить свои приглашения чуть более, чем «Встреча» или «Отметиться».

Но представьте себе хаос календарей ваших коллег, в которых есть дюжина событий с одинаковыми названиями.

К счастью, вам не нужно быть особенно умным, когда дело касается названий встреч. Это не похоже на то, что вы пишете строки темы продажи, где переход по ссылке необязателен.

Как отмечалось ранее, люди должны точно знать, во что они ввязываются, когда смотрят на приглашение на встречу.Например:

• «Ежеквартальный анализ производительности с Кейт (30 минут)»
• «Демонстрация программного обеспечения для продаж + обсуждение с командой разработчиков продукта»
• «Еженедельное выступление [дата]: новости о [x], обсуждение [y] и [z]»

Видите, как это работает? Вывод здесь должен быть конкретным. Даже если у вас повторяющаяся встреча (например, стендап), вы можете изменить тему, чтобы отразить тезисы обсуждения для обсуждения в этот конкретный день.

Соответствующие дата и время (помните о своих часовых поясах!)

Если вы хотите, чтобы люди действительно принимали меры к вашему электронному письму с приглашением на собрание, есть несколько соображений, связанных со сроками, на которые следует обратить внимание.

Для начала, не перекладывайте встречи на тех, кто уже перегружен своим списком дел.

Вот почему компании должны использовать одно и то же решение для электронной почты (например, Gmail или Outlook), где вы можете видеть календари своих коллег, чтобы избежать конфликтов в расписании.Ниже для справки приведен пример того, как выглядит общий Google Календарь:

И хотя вы, очевидно, не хотите навязывать кому-либо встречи на следующий день, учтите, что вам также не следует планировать встречи слишком заранее.

В идеале вы должны попытаться придерживаться какой-то внутренней политики в отношении планирования (подумайте: уведомление не менее 72 часов, не более месяца и т. Д.). Если вы работаете удаленно, помните также о часовых поясах, составляя расписание с коллегами или клиентами за границей.

Место (удаленное или личное)

Определение местоположения особенно важно, когда речь идет о виртуальных встречах.

Для многих из нас конференц-залы и конференц-столы были заменены цифровыми каналами для встреч. К сожалению, это приводит к игре с тегами ссылок или ненужным уведомлением, когда участники пытаются выяснить, «где» происходит встреча.

Если вы используете такой инструмент, как RingCentral, очень легко убедиться, что все ваши посетители находятся в нужном месте.Например, вы можете указать место встречи в качестве идентификатора события прямо в почтовом ящике. Затем RingCentral автоматически заполняет необходимую информацию о посетителе в вашем приглашении на собрание. Сюда входят такие данные, как номер для звонка, ссылка на видео и необязательный пароль.

Другими словами, «где» вашего собрания четко указано вашим участникам в их почтовых ящиках. Оттуда они могут присоединиться к комнате ожидания вашей встречи, пока организатор не впустит их (для дополнительной безопасности):

Персонализированное вводное резюме

Когда дело доходит до написания шаблонов приглашения на встречу, вы должны экономить на словах.

Вводное резюме — отличное место, чтобы выделить цель вашей встречи. Это резюме должно предшествовать вашей повестке дня и должно состоять не более чем из двух предложений:

«Надеюсь, все хорошо, команда! В ходе обсуждения на этой неделе мы собираемся продолжить рассылку по электронной почте прошлой недели и начать мозговой штурм нашей контент-стратегии на предстоящий квартал ».

Повестка дня встречи и ожидания

И, наконец, «мясо» вашего приглашения на встречу: повестка дня.

Для удобства как для вас, так и для посетителей, представление вашей повестки дня в виде списка является обычной практикой. Ваша повестка дня должна включать:

• Вопросы для обсуждения или рассмотрения во время встречи (подумайте: темы для обсуждения)
• Действия и ожидаемые результаты встречи
• Если необходимо, роли и обязанности отдельных участников (подумайте: кто-то ведет презентацию или делится отчетом)

Возвращаясь к последнему пункту, важно, чтобы вся ваша команда имела возможность как для презентации, так и для обмена во время виртуальных встреч.Здесь пригодится такой инструмент, как RingCentral, позволяющий распространять документы, предоставлять общий доступ к экрану и работать вместе в режиме реального времени:

🕹️ Узнайте, как работает RingCentral, забронировав обзор продукта:

💰 Вы также можете использовать этот калькулятор , чтобы примерно увидеть, сколько ваш бизнес может сэкономить, используя RingCentral для поддержки взаимодействия вашей команды друг с другом и с клиентами.

Ниже мы собрали различные варианты шаблонов электронных приглашений для наиболее распространенных типов встреч.Не стесняйтесь выбирать их для себя и адаптировать в соответствии с целями и стилем вашего бизнеса.

1. Периодическая регистрация заезда

Будь то еженедельные встречи или ежемесячные обзоры, повторяющиеся встречи идеально подходят в качестве шаблонов, поскольку ваши цели и повестка дня могут не сильно меняться от встречи к встрече.

Привет, [имя участника],

Пришло время снова! На этой встрече [неделя / месяц / квартал] мы будем обсуждать [x] и [y] и принимать решение по [z].Вот краткое изложение нашей повестки дня:

• [Тема для разговора]
• [Действие]
• [Достигнутые цели]

Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, не забудьте написать мне по электронной почте. До скорого!

[Подпись]

2. Один на один

Встречи между людьми (подумайте: обзоры производительности, обсуждение конфиденциальной информации) требуют большей персонализации, чем обычное приглашение.С такого рода встреч вы должны сделать так, чтобы ваши участники получили столь необходимое душевное спокойствие (особенно для тех, кто может нервничать, чтобы встретиться один на один или в виртуальной обстановке)

Привет, [имя участника],

С нетерпением жду возможности подробно поговорить о [теме], а также ответить на любые ваши вопросы. В качестве краткого резюме мы будем обсуждать [x] с конечной целью — выбрать [y].

Перед встречей убедитесь, что вы [элемент действия] и ознакомились с [информацией].

Жду и скоро поговорим!

[Подпись]

3. Презентация

Встречи, основанные на презентациях, чаще всего затягиваются. Здесь вам понадобится четкая повестка дня, чтобы не отвлекаться.

Привет, [участники],

[дата] [участник] проведет виртуальную презентацию по [теме].Цель этой презентации — [цель]. Нам предстоит многое обсудить, поэтому вот краткое изложение нашей повестки дня:

• [Тема для разговора №1] (X минут)
• [Тема для разговора №2] (X минут)
• [Тема для разговора №3] (X минут)
• [Действие]
• [Достигнутые цели]

Если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии по расписанию, сообщите мне как можно скорее.

Спасибо,

[Подпись]

4. Лицо, принимающее решения

От программного обеспечения до новых сотрудников и не только, поэтому многие наши встречи сосредоточены на принятии окончательных решений. Здесь вам нужно будет обрисовать, как вы планируете прийти к такому выводу в своем приглашении и повестке дня.

Привет, [участники],

Цель этой встречи — принять решение относительно [x].Перед этой встречей обязательно ознакомьтесь с [информацией] и будьте готовы подробно рассказать о:

• [Тема для обсуждения №1]
• [Тема для разговора 2]
• [Тема для разговора 3]

С уважением,

[Подпись]

5. Встреча команды

Приглашения на собрания для команды или отдела могут быть немного менее «костюмом и галстуком», подчеркивая ожидания, но также и индивидуальность вас и ваших товарищей по команде.

Привет, команда!

Давно, не виделись!

Эта встреча будет посвящена [теме], а также обсуждению [x] и [цель]. У нас будет возможность поговорить [время], в течение которого мы ответим:

• [Тема для разговора]
• [Действие]
• [Достигнутые цели]

Жду этого с нетерпением!

[Подпись]

Готовы составить собственные шаблоны приглашений на встречу?

Послушайте: в вашем календаре, вероятно, больше встреч, чем когда-либо прежде.

Итак, сейчас идеальное время, чтобы составить собственный набор шаблонов приглашений на встречу, чтобы раз и навсегда составить график.

С помощью этих шаблонов и инструментов, таких как RingCentral, вы можете идти в ногу с остальной командой и планировать встречи, которых они действительно ждут.

Запланировать собрание команд из Outlook

В этой статье

Запланировать собрание Teams

Удалить команды из собрания

Сделайте все собрания собраниями команд

Назначить встречу команды

Outlook на рабочем столе

1. Откройте Outlook и переключитесь на просмотр календаря.

2. Выберите Встреча новых команд в верхней части представления.

   Примечание: Даже если вы начнете с выбора Новое собрание или Новое собрание , вы можете сделать его собранием команд, выбрав Совещание команд в верхней части формы нового события.

3. Добавьте приглашенных в поля Обязательно, или Необязательно, поля — вы даже можете приглашать целые группы контактов (ранее известные как списки рассылки).

4. Добавьте тему встречи, место (если применимо), время начала и время окончания.

5. Создайте свое сообщение.

6. Выбрать Отправить .

Примечание. Сведения о присоединении к собранию Teams добавляются к приглашению на собрание автоматически.

Если вы не видите значок New Teams Meeting в настольной версии Outlook, возможно, надстройка Teams для Outlook установлена ​​неправильно.

Outlook в Интернете

После отправки приглашения вы увидите сведения о присоединении к собранию в мероприятии.

Удалить команды из собрания

Вы можете удалить команды из собрания во время создания собрания, но не после отправки приглашения.

Outlook на рабочем столе

Outlook в Интернете

Сделать все встречи Встречи команд

Вы можете включить параметр календаря, чтобы все собрания, которые вы планируете из Outlook, включая Outlook в Интернете и на мобильных устройствах, проводились в сети с помощью Teams.

Примечание. В зависимости от расписания выпусков обновлений для вашей организации у вас может не быть доступа к этой функции.

Outlook на рабочем столе

1. В верхней части экрана Outlook выберите Файл > Параметры .

2. На странице параметров Outlook выберите Календарь слева.

3. В разделе Параметры календаря выберите Добавить онлайн-собрание ко всем собраниям .

Outlook в Интернете

1. В правом верхнем углу экрана выберите Настройки а затем Просмотрите все параметры Outlook в правом нижнем углу.

2. Выберите Календарь > События и приглашения > Добавьте онлайн-собрания ко всем собраниям .

3. Выберите Сохранить .

В этой статье

Запланировать собрание Teams

Удалить команды из собрания

Сделайте все собрания собраниями команд

Назначить встречу команды

1. В Outlook коснитесь значка календаря в правом нижнем углу приложения, затем коснитесь .

2. Прокрутите вниз до Teams Meeting и включите тумблер.

3. Добавьте приглашенных в поля Обязательно, или Необязательно, поля — вы даже можете приглашать целые группы контактов (ранее известные как списки рассылки).

4. Добавьте сведения о встрече, а затем коснитесь галочки в правом верхнем углу приложения.

Удалить команды из собрания

Вы можете удалить команды из собрания во время создания собрания, но не после отправки приглашения.

Сделать все встречи Встречи команд

Вы можете включить параметр календаря, чтобы все собрания, которые вы планируете из Outlook, включая Outlook на компьютере и в Интернете, проводились в сети с помощью Teams.

Примечание. В зависимости от расписания выпусков обновлений для вашей организации у вас может не быть доступа к этой функции.

1. В Outlook нажмите изображение своего профиля (или значок Office) в левом верхнем углу, а затем нажмите Настройки .

2. В разделе Учетные записи почты коснитесь Office 365 .

3. В разделе Настройки учетной записи коснитесь Онлайн-встречи , чтобы включить тумблер.

В этой статье

Запланировать собрание Teams

Удалить команды из собрания

Сделайте все собрания собраниями команд

Назначить встречу команды

1. В Outlook коснитесь значка календаря в правом нижнем углу приложения, затем коснитесь .

2. Прокрутите вниз до Teams Meeting и включите тумблер.

3. Добавьте приглашенных в поля Обязательно, или Необязательно, поля — вы даже можете приглашать целые группы контактов (ранее известные как списки рассылки).

4. Добавьте сведения о встрече, а затем коснитесь галочки в правом верхнем углу приложения.

Удалить команды из собрания

Вы можете удалить команды из собрания во время создания собрания, но не после отправки приглашения.

Сделать все встречи Встречи команд

Вы можете включить параметр календаря, чтобы все собрания, которые вы планируете из Outlook, включая Outlook на компьютере и в Интернете, проводились в сети с помощью Teams.

Примечание. В зависимости от расписания выпусков обновлений для вашей организации у вас может не быть доступа к этой функции.

1. В Outlook нажмите изображение своего профиля (или значок Office) в левом верхнем углу, а затем нажмите Настройки .

2. В разделе Учетные записи почты коснитесь своей учетной записи Office 365 .