Как планировать свой день: Как правильно спланировать свой день

Как спланировать свой день и успевать не менее 80 % от задуманного

8 февраля 2019

69508 просмотров

Дарья Игнатович

Тренер и консультант по личной продуктивности. Автор онлайн-курса «Формула времени» и онлайн-игры «Удвой свою продуктивность». Опыт работы в роли HR в крупных IT-компаниях (Wrike, Playrix, Яндекс). Уверена, что можно успевать всё — работать и получать результаты, жить, развиваться и отдыхать.

how2plan.ru

facebook.com/daria.ignatovich2

vk.com/dariaignatovich

Наверняка вам знакомо чувство вины и сожаления, когда вы не успеваете выполнить все задуманное, и ваши планы так и остаются только на бумаге.

Сама я не раз пробовала составлять расписание и строго ему следовать. О своих предыдущих попытках планирования я писала здесь, здесь и здесь.

Каждый раз это был новый виток, который позволял мне внедрить полезные привычки, привыкнуть к планированию и перестать воспринимать его как набор ограничений, с которыми нужно считаться. Ведь по большому счету самоорганизация нужна не только ради результатов.

Планирование помогает сэкономить время для себя, жить в удовольствие и получить больше свободы. Именно это всегда было для меня основным мотивом для планирования.

Я любитель систем. Мне нравится внедрять сразу несколько элементов, чтобы все вместе они работали как надо. Например, если это тайм-менеджмент, я использую стратегическое планирование и схемы, которые можно применять не только в работе, но и к разным сторонам жизни.

Однажды я поняла, что основная причина того, что мои планы остаются на бумаге – это нарушение своих ежедневных обещаний. Даже когда прекрасно знаешь, к чему стремиться, и у тебя нет проблемы выбора.

Процитировать в Твиттере

Планирование дня – главный для меня элемент тайм-менеджмента.

Лучший планировщик на неделю и на день, который мне попадался – американский ежедневник Full Focus от Майкла Хайятта. С ним моя жизнь была вполне удачной, но затем мне захотелось переделать его под себя, причем кардинально.

Проблема ежедневников (в моем случае) заключается в следующем: когда привыкаешь к формату, начинаешь вести его на автомате, не задумываясь. Если приходят идеи новых разделов, которых нет в планнере, становится непонятным – что с этим делать.

Тогда я задумалась, что же важно для меня в планировании на день? Ответы получились такими:

★ Отсутствие строк. Ничто не должно ограничивать или определять, сколько задач мне нужно выбрать на день.
★ Возможность разделить задачи на дела разного калибра – от значимых и сложных к важным, но более простым.
★ На листе должно оставаться свободное пространство для фиксирования идей и новых, спонтанно возникающих, разделов.
★ Возможность визуализировать свой день и сопоставить его со списком выбранных дел.
★ Разделы для планирования утренних практик, вечерних, обучения и покупок.
★ Возможность заполнять квадратики сделанных дел.
★ Возможность использовать цвета.

Лучшим решением для меня оказался самый простой инструмент – лист белой бумаги. Именно с него теперь начинается мой день.

Планирование «больших камней»

В основу моего метода легла идея Стивена Кови о «больших камнях». Представьте, что у вас есть две банки, в которые нужно поместить набор больших камней, много гальки и песка. Если положить сначала песок, он спрессуется, а галька ляжет сверху. И крупные камни вряд ли войдут, так как все пространство банки уже будет заполнено.

Если вы сначала положите камни, потом засыплете гальку и песок, то все поместится, как на этой картинке. В тот же самый объем вы сможете вместить гораздо больше!

Это базовый принцип, по которому можно планировать дела как на день, так и на неделю.

Люди, которые чувствуют по жизни продвижение и позитивные изменения, как правило, ставят «большие камни» на первое место.

• «Большие камни» – задачи, выполнение которых приведет вас к лучшему будущему. Однако приступать к ним их порой совсем не хочется, поэтому мы чувствуем внутреннее сопротивление, самосаботаж, прокрастинацию.

На камни приходятся высокие затраты энергии, но и отдача соответствует. Завершая большие дела, вы испытываете эмоции в духе: «Победа, ура! Я молодец, я все могу!».

В моем случае большие дела это – написание постов, проведение вебинаров и живых эфиров, новые способы продвижения проекта, внедрение технических решений. Иногда – важная книга, курс или срочная задача.

• «Галька» – понятные задачи. Они важны, но не сильно продвигают нас вперед, зато занимают время. При равных условиях вы всегда выберете «гальку» – ей проще заниматься, и затраты на нее средние. Однако выполняя эти дела с утра до вечера, вы сильно устаете. Общее у этих задач то, что они понятны, поставлены на поток и не требуют сверхусилий.

В моем случае «галька» – это встречи, звонки, проверка заданий курса, написание уроков.

• «Песок» – дела самого мелкого калибра. Например, ответить на сообщение, отреагировать на обновление, сделать какой-то звонок, заказать вещи онлайн. Энергии на такие дела тратится очень мало.

Мой шаблон Листа на день выглядит так

Заполнять свой To Do List я предпочитаю от руки.

Пример одного из моих ежедневных планнеров:

Как я пользуюсь своим Листом на день

1. В начале недели записываю большим списком все задачи, что предстоят на этой неделе. Если некоторые привязаны по времени, я вношу их в соответствующий лист.
   Всего у меня листов пять на каждый будний день.
2. Вечером, после завершения всех задач, я от руки заполняю лист на следующий день.
3. Распределяю предстоящие дела на три группы: «камни», «галька» и «песок». Затем заполняю остальные графы, в зависимости от контекста дня.
4. Проделываю упражнение «мой день» и представляю, в какой части дня я могу выполнить те или иные дела.  
   Особенно это касается задач, которые не привязаны ко времени – выше риск, что они не будут сделаны.
   Эта практика помогает увидеть, нет ли проблемы между ожиданием и реальностью, не планирую ли я невозможного.
5. Утром беру заполненный лист и продумываю порядок действий. Это совсем несложно, когда вы уже проснулись, наметили основные дела и, прежде чем к ним приступить, хотите распределить – что и когда будет сделано.

Почему Лист удобен и работает в моем случае?

• Можно придумывать свои разделы, если какие-то из имеющихся потеряли актуальность.

• Легко подводить итоги – когда смотришь на лист в конце дня, многое становится понятным.

• Просто оценить, какие привычки преобладают и тормозят. Например, привычка делать  «гальку», брать в три раза больше ежедневных задач, чем в силах выполнить, ставить нереалистичные ожидания на день вроде «создать сайт».

• Лист заполняется наглядно, хочется завершить как можно больше пунктов. При этом он не становится исчирканным списком, а просто заполняется аккуратными квадратами.

Совет для тех, кто с трудом оценивает, сколько времени нужно на то или иное дело: приучите себя проставлять часы/минуты, потраченные на уже выполненные задачи.

Мне в этом помогает хронометр, который я веду больше года и прекрасно осознаю, на что уходит время и сколько займет то или иное дело. Хотя порой все равно ошибаюсь в прогнозах, чаще в большую сторону. Поэтому какое-то дело может занять больше отведенного на него времени. Например, на создание этой статьи я запланировала час, но при написании поняла – мне потребуется больше.

Как сделать так, чтобы план заработал

• Упрощать формулировки и следить, чтобы не было задач, занимающих больше часа.
• Делать хотя бы один шаг в намеченной задаче, это все равно продвижение. Например, почитать десять минут вместо получаса. Писать тридцать минут, а не час, и так далее.

Что делать, если не удается выполнить даже половину задуманного, несмотря на все планы и расписания? Все просто – взять чистый лист и с предвкушением нового дня заполнить очередную страницу 🙂

Чтобы применить этот способ планирования в жизни, скачайте «Лист на день». Вместе с листом вы получите инструкцию в виде текста и видео. Напишите мне на email или в личном сообщении ВКонтакте, и я пришлю вам шаблон.

 

Саморазвитие #Инструменты #Планирование 

15 правил для тех, кто все еще никак не может организовать свой день (Съешьте лягушку на завтрак)

Понятие тайм-менеджмента сегодня знакомо, кажется, даже дошкольникам. И дело здесь далеко не в моде. Это ключевой и результативный способ повышения производительности, независимо от сферы деятельности.

AdMe.ru собрал действенные советы для тех, кто хочет все успевать, но не верит в эффективность привычной бумажки со списком дел на день. Как его модернизировать, чтобы он на самом деле работал?

1. Создайте антисписок дел

Возьмите в привычку составлять не только to do list, но и анти to do list. Для этого на противоположной стороне списка записывайте все полезные дела, которые успели сделать за день. К примеру, если вы сделали всего 5 дел из 10 запланированных — это не повод расстраиваться, ведь дополнительно выполнено еще 5 задач не из списка!

2. Сгруппируйте дела

Разделите список дел на 3 столбца: что обязательно нужно сделать (срочное), что желательно (долгосрочное) и что хотелось бы. Такой метод помогает соблюдать баланс между кратко- и долгосрочными целями, а также не забывать о том, что приносит радость.

3. Не храните старые списки дел

Каждый вечер выбрасывайте старый список, не переносите груз невыполненных задач в новый день. Создавайте каждый день новый перечень. Это положительно повлияет на сон.

4. Два списка лучше одного

Создайте два списка дел — бумажный и электронный. В первый можно записывать дела на день, а электронный будет выполнять функцию долгосрочного планирования. Таким образом у вас «на руках» будут лишь те дела, которые следует выполнить сегодня, об остальном можно подумать завтра.

5. Откажитесь от лишних совещаний

Совет руководителям — экономьте время на совещаниях. Не все, но многие вопросы можно решить посредством рассылки. Это займет меньше времени, чем сборы и устные пояснения.

6. Воссоздайте хронологию

Создавайте не списки дел, а распорядок дня. Представьте день в виде истории, спланируйте его хронологически. Если вписать в график все действия, можно заметить, что некоторые из них удачно объединяются, например поход за продуктами и дорога с работы. Будьте готовы, что в реальности распорядок редко соблюдается с математической точностью: никто не отменял пробки и затянувшиеся совещания.

7. Планируйте с вечера

8. Планируйте время!

Совет для тех, кто планирует слишком много (или, наоборот, боится перегрузить день заботами): записывайте не только дела, но и время, отведенное на них. Благодаря этому to do list станет более реалистичным. И не забывайте оставлять время для отдыха!

9. Съешьте на завтрак лягушку

Первым делом принимайтесь за самые сложные и неприятные задачи — «съешьте лягушку на завтрак». Это может быть, к примеру, отчет в налоговую или запись к стоматологу — методика работает как в личной, так и в профессиональной сфере. Более детально об этом и многих других методах тайм-менеджмента можно прочесть в книге Брайана Трейси «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать».

10. Не загружайте мозг

Приучите себя держать в уме только несколько самых важных дел. Для остальных есть планировщики. Это позволит избежать постоянного чувства тревоги.

11. Разделите задачу на составляющие

Если на какое-то большое задание изо дня в день не хватает времени, сил или желания, разделите его на составляющие. Главное — начать. Иначе есть риск создать большое кладбище задач.

12. Правило «1—3—5»

Попробуйте принцип «1—3—5»: каждый день планируйте 1 дело, требующее больших усилий, 3 средних и 5 небольших. При желании формулу можно видоизменить, например «2—2—5».

13. Чередуйте дела

Не ставьте подряд 2 и более однотипные задачи. Вероятнее всего, вторую вы не выполните. Чередуйте дела интеллектуальные, монотонные домашние и требующие физической нагрузки.

14. Прислушивайтесь к своим желаниям

Позволяйте себе слабости. К примеру, после выполнения обязательных дел остальные выполняйте не по порядку, а по желанию.

15. Не забывайте о поощрении

Вознаграждайте себя ежедневно за выполненные задачи. Это может быть чашка чая с любимой книгой или внеочередная покупка. Хвалите себя в конце каждого дня, если сделали то, что запланировали.

А какие секреты помогают организовывать день максимально эффективно именно вам?

Как планировать свой день, чтобы все успевать: 10 лучших советов

Ежедневно вы можете тратить впустую до 70% времени и более. Из-за прокрастинации вы можете постоянно откладывать на потом даже критически важные дела. Банальная неорганизованность и неумение планировать свой день могут лишить вас успехов в работе, учебе и счастья в жизни в целом.

Технологии тайм-менеджмента вызвали особый интерес в момент, когда люди осознали ценность времени в условиях бешеного темпа современной жизни. Давайте поговорим о том, как планировать свой день – приведем гениальные методики, эффективные советы и даже программы и приложения, которые помогут вам правильно распределять время.

Тайм-менеджмент – что это и зачем

Под тайм-менеджментом понимаются технологии экономии и эффективного использования рабочего и свободного времени. Это направление стало настолько популярным, что сегодня его наиболее перспективным методикам обучаются миллионы сотрудников крупнейших корпораций по всему миру. Тайм-менеджмент предполагает анализ, моделирование стратегии, постановку целей и задач, расстановку приоритетов, реализацию стратегии и контроль над достижением целей.

Обучение специалистов обычно предполагает исследование следующих техник:

• матрица Эйзенхауэра;
• метод Парето;
• метод «Помидора»;
• техника «Хронометраж»;
• АВС-анализ.

Но наиболее эффективным принято считать самоменеджмент. Имеет смысл изучить ключевые техники, понять принципы анализа, расстановки приоритетов и разработки стратегии, после чего взять от них лучшее (на ваш взгляд) и реализовать в собственной концепции. Вам в помощь специальные программы и приложения для эффективного тайм-менеджмента – о лучшем софте мы поговорим далее.

Как правильно планировать свой день? 5 гениальных методик

Эти методики разработаны людьми, которые на деле доказали свою эффективность и способность к планированию. Среди них Бенджамин Франклин, Глеб Архангельский и Стивен Кови. Каждый из них объяснил самому себе и миллионам других людей, как научиться планировать свое время. Приведем 5 методик, которые по праву считаются гениальными.

Не пропустите: Как выучить французский язык с нуля?

Техника Бенджамина Франклина

История Бенджамина Франклина поистине уникальна: будучи сыном простого мыловара, он смог стать ведущим дипломатом, политиком, ученым и публицистом, де-факто участвовал в создании Декларации независимости, конституции США и становлении Соединенных Штатов в целом. Именно его портрет находится на купюре номиналом в 100 долларов. Именно ему приписывают фразу «Время – деньги».

Еще с 20-летнего возраста Бенджамин Франклин создал для себя алгоритм управления временем, которого придерживался на протяжении всей жизни. Его принято называть пирамидой продуктивности или пирамидой Франклина.

В ее основе находятся жизненные ценности – принципы (добродетели), на которые вы ориентируетесь в достижении любых целей. Для себя Бенджамин определил 13 таких ценностей, среди них были трудолюбие, спокойствие, молчаливость и справедливость. Франклин использовал записную книжку, в которой 13 страниц были отведены под жизненные принципы. Он разлиновал ежедневник, и каждый день отмечал победы или поражения на пути к духовному совершенствованию.

Остальные ступени пирамиды Франклина по мере убывания значимости:

1. Глобальные цели – де-факто жизненные цели, наиболее значимые задачи.
2. Генеральные планы – стратегии достижения глобальных целей.
3. Долгосрочные планы – комплекс целей на 3-4 ближайших года.
4. Краткосрочные планы – цели, которых нужно достигнуть в течение 1-12 месяцев.
5. Ежедневное и еженедельное планирование.

В соответствии с этой схемой вам необходимо определиться с принципами и ценностями, которые составляют основу вашего мировосприятия, поставить глобальную цель и разработать стратегию ее достижения. Метод предполагает использование технологий долгосрочного и краткосрочного планирования – проще всего делать это при помощи специальных приложений, но подойдет и обычная записная книжка.

Техника Стивена Кови

Стивен Кови – один из самых популярных тренеров в области тайм-менеджмента, его семинары и курсы востребованы во всем мире. Он же автор множества тематических книг, многие из которых входят в рейтинги наиболее значимой литературы для бизнесменов. Кови считают последователем Франклина, однако ему удалось разработать свою, принципиально новую методику. Автор описал ее в книге «7 навыков высокоэффективных людей» – именно на них базируется техника Стивена Кови.

Какие навыки, по мнению Кови, присущи высокоэффективным людям:

1. Постоянное самосовершенствование.
2. Стремление к выгодному для обеих сторон взаимодействию.
3. Проактивность.
4. Умение слышать и стремление быть услышанным.
5. Четко представление цели любого действия.
6. Мышление победителя.
7. Умение правильно расставлять приоритеты в делах.

Помимо этого Кови предлагает использовать матрицу распределения задач и правильной расстановки приоритетов. Задачи он делит на срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Дела последней категории стоит сразу вычеркивать, первой – делать в первую очередь. При этом в день рекомендуется решать порядка 60% важных и срочных задач, а также порядка 40% важных и несрочных.

Техника Тима Ферриса

Тим Феррис – еще один известный коуч, создавший сотни курсов по повышению персональной эффективности. Его метод базируется на 2-х четко сформулированных законах:

1. Закон Парето. Необходимо направить максимум сил на решение действительно важных задач, так как 20% усилий помогают достичь 80% цели, а оставшиеся 80% ваших усилий позволят добиться только 20% результата.
2. Закон Паркинсона. Не отводите на решение одной задачи больше или меньше времени, чем нужно на ее выполнение – работа займет все отведенное на ее выполнение время.

Феррис рекомендует не увеличивать, а сокращать рабочий день. По его мнению, необходимо делать самому лишь самое важное, а все остальное – делегировать. Коуч создал технику планирования «1-3-5», в основе которой лежит принцип выборки дел. В соответствии с этой методикой вам необходимо ежедневно вносить в список дел одну важную задачу, три менее важных и пять мелких дел.

Техника Глеба Архангельского

Метод еще одного известного эксперта в области тайм-менеджмента, который максимально корректно адаптирует зарубежные технологии под отечественные реалии. Глеб Архангельский уделяет особое значение мотивации, правильной постановки целей, планированию и борьбе с прокрастинацией. Его техника базируется на принципах, которые кажутся достаточно простыми:

• утро стоит начинать с «поедания лягушки», то есть с выполнения наиболее скучной и неприятной задачи и только потом переходить к оставшимся делам;
• большие задачи необходимо дробить на мелкие;
• важно использовать эмоциональные привязки – ими могут быть книги, музыка, путешествия и все, что вы любите;
• работу необходимо чередовать с отдыхом, иначе вы быстро перегорите;
• важно научиться делегировать не самые важные задачи.

Архангельский также убежден в том, что повышение персональной эффективности невозможно без здорового сна, регулярной физической активности и душевного отдыха. Если вы постоянно будете работать на пределе, то быстро перегорите. Поэтому так важно отдыхать, уметь делегировать дела и правильно расставлять приоритеты.

Техника Франческо Чирилло

Франческо Чирилло является автором всемирно известного метода тайм-менеджмента Pomodoro (техника «Помидора»). Суть алгоритма предельно проста: всю работу необходимо разделить на «помидоры», каждый из которых содержит 25 минут на достижение задачи и 5 минут на отдых. Все задачи выполняются с использованием обычного таймера.

При этом необходимо заранее составлять список дел и, возможно, вещей, на которые вы планируете отвлекаться во время перерывов. Франческо Чирилло говорил о том, что с этой техникой можно и нужно экспериментировать. Соответственно 25-30 минут – это оптимальная «длительность» для каждого «помидора». Однако вы можете подстраивать продолжительность интервалов «под себя», увеличивая или уменьшая его.

Как научиться планировать свое время: ТОП-10 советов

Эти советы – выжимки из книг популярных коучей и экспертов в области тайм-менеджмента. Де-факто они объясняют, как правильно планировать свой день, находить время на работу и отдых, достигать глобальных целей и одновременно с этим не тратить слишком много сил на само планирование и самоорганизацию.

1. Поймите, куда уходит время

Проведите анализ: вспомните два последних дня в деталях и запишите все, что вы делали, указав примерное количество затраченного на каждую задачу времени. Вы удивитесь тому, что до 5-7 часов в день вы тратите на откровенно бесполезные, неважные и ненужные дела, а также на «сборы», подготовку к делам и банальную прокрастинацию.

2. Изучите основные принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это целая наука, которую достаточно сложно постигнуть в деталях. Однако стоит познакомиться с основными его принципами, ценностями, методиками и технологиями. Почитайте тематические статьи, пробегите глазами книги Стивена Кови или Глеба Архангельского. Не нужно что-то учить и зазубривать – ваш мозг сам вычленит для себя самое важное из прочитанного.

3. Займитесь индивидуальным планированием

Не следуйте шаблонам – берите за основу популярные методики планирования, но подгоняйте их под себя. Как организовать свой день по индивидуальной стратегии? Наблюдайте и экспериментируйте. Так в технике «Помидора» можно делать более короткие или более длинные временные интервалы, а в методе «1-3-5» можно создать схему «1-3-3».

4. Научитесь расстановке приоритетов

Правильно расставляйте приоритеты и делайте в первую очередь то, что важно для вас именно здесь и сейчас, что необходимо для достижения поставленных целей (краткосрочных и долгосрочных). Безжалостно отметайте несрочные и неважные задачи, боритесь с прокрастинацией. В вашем графике не должно остаться бесполезных и неприятных дел.

5. Следуйте составленному плану

Не отклоняйтесь от составленного плана. Если он слишком тяжелый – уменьшите количество дел, добавьте времени на решение задач. Очень важно выполнять все запланированные дела и при этом оставлять достаточно времени на отдых. При серьезных проблемах с дисциплиной сделайте планирование обязательным, даже если оно будет неприятным и покажется неэффективным.

6. Начинайте день с наиболее сложных и неприятных дел

Золотое правило: самые важные, сложные, скучные и неприятные дела необходимо делать сначала и только потом переходить к более приятным и менее важным задачам.

Помните, что 20% времени мы в среднем тратим на решение 80% ежедневных задач. Чем дольше вы откладываете дела на потом и чем менее важные занятия выбираете в начале дня, тем ниже ваша эффективность.

7. Отдыхайте и развлекайтесь

Без отдыха вы быстро перегорите, потеряете мотивацию и приобретете синдром хронической усталости. Чтобы не допустить этого, находите время на развлечения даже при самом плотном графике. Обязательно устраивайте себе приятные выходные и полноценные отпуска. При этом брать выходной стоит каждый раз, когда вы чувствуете в этом реальную необходимость.

8. Создайте условия для повышения персональной эффективности

Важные условия для повышения персональной эффективности – это физическое и моральное здоровье, вдохновение и достаточное количество сил. Высыпайтесь – сон должен составлять минимум 6-7 часов в день. Занимайтесь фитнесом, проводите больше времени на воздухе, получайте максимум положительных эмоций и периодически устраивайте себе психологическую разгрузку.

8. Научитесь говорить «нет»

Масса неважных дел исчезнут из вашего графика, если вы просто научитесь говорить людям «нет». Безотказность – главный враг вашей эффективности. Это не значит, что вы должны перестать помогать – это значит, что вы должны не позволять людям садиться вам на шею и отказываться от дел, которые не хотите, не успеваете и не считаете нужным выполнять.

9. Создайте комфортную обстановку

Приятная атмосфера, удобное рабочее место, эмоциональные привязки вроде музыки и предметов искусства, источники вдохновения, правильное и полноценное питание – все это ключевые составляющие комфортной обстановки, способной значительно повысить вашу эффективность. Добейтесь максимального удобства выполнения стоящих перед вами задач.

5 лучших приложений для тайм-менеджмента

Эти приложения помогут вам понять, как планировать свой день, чтобы все успевать. Они оптимизируют и ускоряют сам процесс планирования. Более того, программы обладают массой дополнительных функций – многие из них способны к обучению, что позволяет им автоматически подстраиваться под ваш график и индивидуальные особенности вашего тайм-менеджмента. ТОП-5 приложений для планирования дня по версии экспертов и рейтингов Рунета:

1. TimeTune – гибкий планировщик времени, который позволяет создавать даже нестандартные графики (это особенно удобно, если вы работаете посменно, имеете плавающий график или являетесь фрилансером). Приложение также помогает анализировать расход времени.
2. Pomodoro Timer – удобное приложение для планирования времени по технике «Помидора», которое, по сути, представляет собой сочетание таймера и записной книжки.
3. TickTick – универсальный планировщик, который помогает рассчитывать время, составлять структурированные списки дел и вести заметки.
4. Sectograph – приложение для краткосрочного и долгосрочного планирования с гибким таймером и удобной системой напоминаний.
5. aTimeLogger – эффективный инструмент анализа затраченного времени, который наглядно продемонстрирует объемы дел и затраченного на них времени в графическом режиме.

Где научиться работе в Excel: ТОП-7 онлайн курсов по Excel для начинающих

Рекомендуем тестировать планировщики и подбирать оптимальную программу с учетом индивидуальных особенностей вашего планирования. Разработчики создали сотни приложений, каждое из них обладает своими фишками и преимуществами. Среди программ есть масса планировщиков для детей и взрослых, для работы и жизни в целом. Используйте их, чтобы максимально облегчить процесс планирования.

Резюме

Как научиться планировать свое время и все успевать? Прежде всего, проведите анализ и расставьте приоритеты в задачах. Вы поймете, как много времени уходит на совершенно ненужные и бесполезные дела. Рассортируйте задачи, очистите их от мусора. Научитесь планированию и грамотной постановке целей, воспитайте в себе внутреннюю дисциплину. Обязательно используйте специальные приложения и программы, которые помогут организовать ваш день и правильно планировать время.

Автор статьи

Редактор портала Info-Profi, преподаватель истории и обществознания со стажем 22 года. По второму образованию юрист.

Написано статей

Как планировать свой день — Palaren

Несмотря на поговорку «Счастливые часов не наблюдают», люди, которые стремятся к успеху, обязательно должны уметь планировать свое время. Потому что успех – это везде успеть! А без умения разумно и правильно распоряжаться своим временем далеко не уедешь. Чтобы достичь многого и все успевать, без ведения планирования никак не обойтись.

Важнейшая тема тайм-менеджмента в наши дни современной скоростной жизни особенно актуальна. Поэтому мы решили затронуть в этой статье вопрос – как правильно планировать свой день. На самом деле, одним составлением плана на день тут не обойтись. Чтобы включить все дела для определенного дня, необходимо учитывать и глобальные цели, которые перед вами стоят. Посему, начнем по порядку. Итак, как правильно планировать свое время, чтобы все успеть и быть успешным и счастливым человеком?

В основе правильного распорядка того или иного отрезка времени лежит планирование – составление подробного плана дел. Как эффективно планировать свой день и составить список дел? Какие основные правила?

Как составить список дел на день правильно

Первое, о чем нужно сказать, – если у вас много дел, то без того, чтобы их записывать в план своей деятельности, не обойтись. Чтобы все успевать, держа огромное количество дел в голове, и при этом еще и рационально выстраивать их последовательность, нужно быть гением. Но для большинства людей это задача непосильная.

Давно замечено, что если записывать предстоящие дела, то эффективность в процессе их исполнения повышается в разы! Если же все держать в голове, то дела не только очень медленно продвигаются, и вы ничего не успеваете вовремя, но большинство планов просто в итоге забывается и навсегда теряется из вашей жизни. К тому же, когда вы записываете свои планы и цели, то в вашей голове происходит структуризация предстоящей деятельности. Даже на подсознательном уровне мозг включается в выполнение дел и процесс движется максимально быстрыми шагами. Это поистине волшебный эффект! Поэтому, записывайте свои дела, если вы хотите знать, как все успевать и планировать свое время эффективно.

Лучшие бумажные ежедневники

Обзаведитесь бумажным вариантом ежедневника-планировщика. Таких – огромный выбор, выбирайте на свой вкус. Или создайте свой собственный и распечатайте его, сделайте переплет. Какие бумажные планировщики пользуются особенным успехом? Очень удобны и популярны ежедневники легендарной фирмы Молескин, которой уже очень много лет (более 200), и она давно вошла в историю. Эти планеры упоминаются в книгах знаменитых писателей, в песнях звезд и т.д. Это классика. Они очень качественно сделаны, там много разновидностей, и каждый может найти планировщик по своему вкусу и образу жизни. Но и цена у них не маленькая. Нет смысла перечислять хорошие бренды бумажных эжедневников – их большое множество. Вы можете купить их хоть на Алиэкспресс. Главное, чтобы ежедневник вам нравился и подходил под ваши цели и количество дел. В конце концов, вы можете купить просто тетрадь и сделать из нее планировщик дел с вашим собственным дизайном и структурой.

Система планирования дел в бумажном ежедневнике

Как структурировать свои дела в ежедневнике – тема столь обширная, что мы ее оставим для отдельной статьи. Скажем лишь, что очень большую популярность в мире сейчас имеет так называемая система буллет джорнал (Bullet Journal). Это очень удобный способ ведения записей в своем планировщике, единственный, который подойдет абсолютно любому человеку и имеет в своей основе индивидуальный творческий подход для записей. Подробности читайте в статье Bullet Journal – лучший способ планирования в ежедневнике.

Лучшие электронные планировщики

Если по какой-то причине бумажные планировщики вам не по подходят, вы можете пользоваться электронными. Для этого прекрасно подойдут специальные программы-планировщики, которых сейчас много. Скачайте, записывайте дела, пусть таймер звонит каждый раз, когда нужно напомнить о каком-то деле. Все это хорошо помогает не пропустить ничего важного и дисциплинировать себя.

Самые популярные и эффективные электронные ежедневники и органайзеры – Гугл Календарь и Wunderlist. Можно скачать себе на телефон мобильное приложение, поставить его на свой компьютер или ноутбук и пользоваться в свое удовольствие. При этом, хорошие электронные планировщики обычно синхронизируются на смартфоне и компьютере, что очень удобно в использовании. Отличный для составления списков (например, покупок) сервис

Grocery list. Хороши и электронные ежедневники Evernote, Todoist, Any.Do (Эниду), TickTick.

Как правильно записывать дела при планировании дня

Чтобы ваше планирование дало максимальную отдачу, составлением дел только на день тут не обойтись. Сначала составьте план дел на более длинный период. Например, год, или несколько месяцев. Затем разбейте эти дела по месяцам и напишите список дел на каждый месяц. Далее разбейте месяцы на недели и точно так же составьте план для них. Ну а дальше вам уже будет ясно, какие дела необходимо планировать на день.

Когда планировать свой день

Наиболее эффективно планировать свой день накануне вечером, перед сном. Это помогает сэкономить время с утра, и навести порядок в голове. Ваш мозг к утру уже будет готов выполнять предстоящие дела, как будто он только того и ждал. Но некоторым людям больше подходит планирование с утра. Читайте об этом в статье Как начинать день чтобы все успевать.

Последовательность дел

Как составить план на день, чтобы успеть сделать как можно больше? Сначала выпишите все дела. Затем перепишите их так, чтобы поставить наиболее важные дела в ту часть дня, когда вы активны и работоспособны по максимуму. Если вы сова, то это вечер. Если жаворонок – утро. Но для большинства людей наиболее активное время бодрствования – все –таки утро до середины дня. Самые важные дела – это те, от которых больше всего пользы и дохода. И это те, которые вы никому не можете делегировать. Сюда же пишите те задачи, которые самые срочные и не терпят ожидания. Самое легкое оставьте на потом.

Не забудьте оставить место на отдых – несколько минут каждый час и перерыв. И обязательно учтите возможность форс-мажоров, выделив для этого дополнительное время. Иначе ваше настроение будет портится и руки могут опустится, от того, что вы не успели какие-то дела, которые вам нужно было сделать обязательно.

Когда будете выбирать последовательность дел, используйте принцип Парето – 20% усилий дают 80% для результата, остальные 80% – дают 20%. В первую очередь записывайте те 20%, которые дадут максимальный результат в вашей жизни.

В конце дня, планируя дела на следующий день, пересмотрите, что вы сделали сегодня, и если что-то осталось не выполнено, обязательно подумайте, куда это дело стоит перенести – на завтра или на более поздний срок. Но не оставляйте его не выполненным и в дальнейшем.

Эффективное выполнение дел

Чтобы все успевать, недостаточно только планировать. Теперь, когда план готов, принимайтесь за его выполнение, не откладывая. Перед этим подумайте, что забирает ваше время и внимание совершенно попусту. Вы удивитесь, как много раз за день вы отвлекаетесь, полагая, что это только на минутку, а потом оказывается, что на бесцельное времяпрепровождение по крупицам уходят драгоценные часы вашего дня. Поэтому, возьмите себе за правило – не отвлекаться, пока не сделаете часть из списка дел. После чего дайте себе 5-10 или 15-минутный перерыв, порадуйте себя чем-нибудь, наберитесь энергии. Поставьте напоминание на гаджет и как только время перерыва истечет, тут же принимайтесь за продолжение работы! И никак не откладывайте. Иначе дело примет необратимый поворот, и вы опять мало что успеете. Особенно это касается тех, кто работает в Интернете. Специфика его такова, что человек очень быстро затягивается во всемирную паутину, читая социальные сети, развлекательные и информационные сайты и т.д. И сам не замечает, как много на это уходит времени впустую. Так что возьмите волю в кулак и действуйте решительно! Только так вы сможете выработать привычку дисциплинировать себя и все успевать.

Выводы

Если вы хотите эффективно планировать свой день, то:

• 1. Записывайте список дел
• 2. Сначала запишите планы на год
• 3. Разбейте годовой план на месяцы
• 4. Запишите планы на день
• 5. Ранжируйте список дел на день по степени важности
• 6. Сначала делайте те дела, которые приносят больше всего дохода и пользы
• 7. Записывайте планы на день накануне вечером
• 8. Пользуйтесь бумажным ежедневником и электронными приложениями с напоминалками
• 9. Не отвлекайтесь на посторонние дела вне плана на день
• 10. Делайте перерывы в течение выполнения плана каждый час

Если вы правильно все спланируете, и будете делать это регулярно каждый день, выполняя свои задачи, ваша жизнь очень быстро изменится до неузнаваемости! Вы удивитесь, что будете успевать во много раз больше, чем прежде. Ваша карьера пойдет вверх, вы гораздо больше времени сможете уделять семье, здоровью, уходу за собой и отдыху! У вас будет намного больше энергии и чувствовать себя вы станете счастливее. Затем эта привычка выработается окончательно, и вы уже даже представить себе не сможете, как жили раньше.

Как всё успеть: основы тайм-менеджмента для хоумскулеров

Правильное распределение времени

Чтобы хорошо учиться и успевать готовиться к аттестациям, необходимо научиться планировать время, чтобы всё успевать — и прочитать учебник, и сделать домашку, и погулять с друзьями, и заняться спортом или своим хобби.  

Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков в 21 веке. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей. 

Мы составили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете привести в порядок все свои дела, добиться успехов и всё успеть. А ещё это поможет в борьбе с прокрастинацией, которая часто мешает отбросить всё ненужное и приступить к делам. 

1. Определите цель

О чём вы мечтаете? Поступить в лучший вуз мира, выиграть Всеросс или стать чемпионом по танцам? Сформулируйте свою мечту и запишите. А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Если ничего не приходит в голову, попросите взрослых помочь вам. Это поможет вам выделить главное, чтобы затем распорядиться своим временем правильно.

Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель — изменяйте свой план действий.
                                                                                                                                          Конфуций

2. Составьте список дел

Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво. Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.

<<Форма демодоступа>>

Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.

<<Блок перелинковки>>

После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.

3. Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года. 

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня. 

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

4. Зафиксируйте время выполнения задач

К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.

Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы. 

<<Форма курс 5-11>>

5. Следите за регулярностью

Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. Вот примерный график, который может помочь распределять время и отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.

6. Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

• Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
• Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
• Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
• Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день

Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день. 

• Я решила разобраться, что с моим планированием не так и почему список дел не работает. После изучения ряда книг и просмотра вебинаров по тайм-менеджменту я определила ошибки и нашла способы, как планировать день эффективно. Проверила их работоспособность и хочу поделиться итогами с вами.

1. Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас. Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам. 

• Я начинала составлять списки с блокнота, записывала рабочие задачи, которые предстоит выполнить, фильмы, которые хочу посмотреть. Но со временем поняла, что мне некомфортно, когда рядом с конспектом рабочей встречи есть напоминание о том, что нужно записаться с собакой к ветеринару. Пробовала пользоваться двумя блокнотами: для работы и личной жизни, но в итоге либо забывала один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я выяснила, что блокнот мне не подходит, теперь я использую его для конспектов или быстрых заметок, которые потом переношу в телефон. 
• В итоге я опробовала 12 программ для составления списков дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановилась на календаре, который синхронизирован между компьютером и телефоном. Использую один календарь для работы и личной жизни. Это удобно тем, что коллеги видят мою занятость при планировании встреч, а я настраиваю напоминания на телефоне о делах, которые предстоит сделать.
• Заношу в календарь все дела, начиная с рабочих встреч, заканчивая стиркой и приготовлением еды. Так я трезво оцениваю возможности, знаю, сколько времени потрачу на ту или иную задачу. В течение недели список может меняться и корректироваться, для этого оставляю получасовые зазоры между запланированными делами. Для меня это самый рабочий инструмент, который не отвлекает, а наоборот, помогает сосредоточиться на том, что необходимо сделать.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

• синий — для рабочих, желтый — для семейных, фиолетовый — для личных. Так я могу быстро найти нужную мне заметку. 

Оба инструмента синхронизирую между собой. В календарь заношу задачу, например «спланировать траты на месяц», а планирую траты уже в заметках. В календаре настраиваю напоминания на особо важные дела, которые могу забыть. Например, передать показатели счетчиков или принять лекарство. Эти два инструмента планирования подходят мне больше всего, но я смогла это понять, только перепробовав десяток других. 

• Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.

2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что я вносила в план на день только «очень важные» задачи. Написать статью, прочитать 100 страниц книги, написать план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполняла и 20% от всего списка, я очень расстраивалась. Я не понимала, почему все вокруг так много успевают, а я только два пункта зачеркнула. Шла искать информацию том, как бороться с прокрастинацией и быть еще эффективнее. Так я сама закапывала себя в яму. 

Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.

• В один день я стала записывать все дела, которые выполняю. Мне было интересно, куда уходит мое время. Я ожидала увидеть пробелы в моей продуктивности в виде прокрастинации — валянии на диване и просмотре сериалов. Я отчаянно хотела победить лень. Каково было мое удивление, когда в конце дня в списке было: почистила картошку, поставила варить картошку, погуляла с собакой, помыла собаку, помыла ванну, сделала салат из картошки, помыла посуду. И никаких сериалов! Оказалось, бороться нужно не с прокрастинацией, а с нерациональным планированием. Я составляла список «развивающих и рабочих» задач, не учитывая, что половину моего дня занимают бытовые дела, которые я не могу отложить.

У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать. 

Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.

3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос, 
в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:
«Я никогда не выполняю план…» Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась. 

Часто мы составляем планы и списки для того, чтобы самоутвердиться в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач за день я выполню, тем я продуктивнее. Но это ошибка, из-за которой наши ожидания о планировании рушатся и мы делаем вывод, что нам это не подходит.

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни.

• Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения. 

4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано. Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете
в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться.

• Настоятельно советую все записывать. А в конце дня церемониально зачеркивать выполненные дела. Так мы даем мозгу установку: я с делами справился, я молодец! 

Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник. Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

5. Помнить про главную цель

В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:

1. План на день.
2. Краткосрочный план на недели или месяцы.
3. Долгосрочный план на годы.
4. Генеральный план достижения глобальной цели.
5. Глобальная жизненная цель.
6. Главные жизненные ценности — то, чего человек хочет от жизни.

• Идея заключается в том, что действия, которые мы совершаем каждый день / неделю/ месяц, должны в итоге привести нас к той самой цели жизни, ради которой мы двигаемся вперед. Наши дни состоят из бытовых хлопот, мелких задач и поручений, пробок, готовки и уборки. Мы не можем от этого избавиться, потому что из таких маленьких действий состоит вся наша жизнь. Но чтобы не утонуть в рутине повседневности, нужно каждый день делать шаг, который приблизит вас к вашей заветной цели.

Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:

1. План на день.
2. План на неделю / месяц.
3. План на год / несколько лет.

Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.

Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:

SMART — это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач

Аббревиатура	Расшифровка
S — Specific	Конкретность
M — Measurable	Измеримость
A — Attainable	Достижимость
R — Relevant	Уместность
T — Time-bound	Ограниченность во времени

Цель должна быть:

• Конкретной. Например, «увеличить суммарный доход семьи».
• Измеримой. Мы должны иметь возможность измерить ее результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить доход семьи на 25% относительно доходов в этом году».
• Достижимой. Мы должны понимать, что у нас есть возможность эту цель достигнуть. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, то вряд ли мы сможем за пару лет повысить доход на 500%.
• Уместной. Необходимо удостовериться, что выполнение задачи действительно необходимо.
• Ограниченной во времени. Необходимо зафиксировать время, через которое мы достигнем цель. 

Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении. 

Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:

• К 31 декабря 2021 года (ограничение по времени) я повышу свой доход (конкретность) на 25% от текущего (измеримость) за счет повышения уровня квалификации и сложности выполняемых задач на работе (достижимость).

Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.

Расписание вебинаров

Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения. 

Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана
Брайан Трейси

 

Как правильно планировать свой день [Пример от бизнесмена]

Как я пришел к планированию

Идея о том, что пора начать управлять своей жизнью, пришла ко мне в голову в тот момент, когда мой распорядок дня был максимально сумбурным. 

Я просыпался в полдень и хватал телефон, чтобы прочитать сообщения о работе: клиенты, сотрудники, контрагенты — все будто бы ждали, когда я проснусь и примусь решать проблемы. С тяжелой от огромного числа задач я принимался за завтрак. Параллельно обдумывал деловые вопросы, игнорируя жену. По дороге на работу меня мучила совесть, что я снова вел себя как сухарь. На работе время пролетало незаметно — разобраться с накопившимися делами удавалось лишь к полуночи.

Выжатый как лимон, отправлялся домой, катая спортивную сумку на заднем сиденье «вхолостую». Какая тут тренировка: добраться до постели после такого дня — тот еще фитнес. Дома сил хватало лишь на то, чтобы поужинать, рассеянно слушая жену, и лечь спать. 

В какой-то момент я понял, что так продолжаться не может: в такой суматохе я не успеваю ни уделить времени родным, ни эффективно работать. 

Мой хороший знакомый посоветовал начать вести планы и поработать над распорядком дня. Скажу честно, на тот момент я относился ко всему этому очень скептично. Зачем нужно тратить время на прописывание дел, если они и так все у меня в голове? Но ситуация была критичная, пришлось переступить через себя.

На первые мои планы без слез не взглянешь — а уж если вспомнить, как я их писал, становится совсем грустно. Никто ведь никогда не говорил мне, как нужно составлять планы и распределять задачи. 

Планирование, как 4 параллельных операции

Только со временем я понял, что вся работа по планированию делится на 4 фронта:

• Расстановка приоритетов. Важно научиться определять, какие задачи требуют внимания, какие могут решиться сами, какие можно делегировать или отложить «на потом». Чтобы классифицировать все дела по этим группам, важно относиться ко всему максимально критично, «взвешивать» затраченные усилия и результат.
  
• Выбор важных задач. Выбрав приоритеты, можно перейти к их дроблению на операции, выполняемые в рамках одного дня. При этой работе в ход идет учет конкретных обстоятельств — позволит ли грядущий день реализовать запланированное или нет.
  
• Поиск лучших путей их решения. При планировании нужно не только определять, что сделать, но и продумывать, как это выполнить. Выбрать рациональные пути можно только, взглянув на весь массив предстоящей работы.
  
• Поиск занятости в свободное время. Если вдруг у Вас освободится пара часов на работе, Вы застрянете в пробке или придется подождать жену из салона, чем Вы займетесь? На случай подобных нецелесообразных простоев стоит оставлять пару-тройку актуальных занятий.

Выполнив все 4 операции, Вы получите лишь набросок задач, а не четкий структурированный план. Чтобы получить подробное руководство к действию, придется изучить теорию тайм-менеджмента.

Методы планирования рабочего дня

Управлением временем занимались многие ученые, практически каждый из них разрабатывал особую методику или свод «законов». Изучение всех этих трудов — задача, которая может существенно «утяжелить» список Ваших дел. Но Вам и не нужно тратить на это время и силы — Вы можете воспользоваться списком ведущих методов планирования, которые я выделил для себя. 

Метод Бенджамина Франклина

Когда-то дружок, изображенный на стодолларовой купюре, задумался над системой организации времени, благодаря чему мы получили знаменитую Пирамиду Франклина или продуктивности. 

Основание этой пирамиды составляют жизненные ценности — моральные ориентиры, которые Вы используете в решении всех задач. Вас список должен зависеть от Ваших личностных взглядов на жизнь и Ваше идеализированное ее представление.

Чтобы систематизировать работу над собой, Франклин завел специальный блокнот, каждая страница которого была выделена под каждую добродетель и разлинована на 7 столбцов и 13 горизонтальных линий — по количеству жизненных ценностей. Каждый день он сосредотачивал свои усилия на одной из добродетелей, а по вечерам отмечал совершенные промахи. 

Базируясь на жизненных принципах, глобальная цель позволяет ответить на вопрос: «Чего я хочу добиться через N лет?». Логика простая: чтобы получить что-то через несколько лет, нужно работать для этого уже сегодня. 

Соответственно, далее Бенджамин Франклин предполагает еще большие уточнения: 

• генеральный план по достижению глобальной цели;
• долгосрочный план на ближайшие 3–5 лет;
• краткосрочный план на ближайший год, полгода, месяц;
• планирование на неделю и день.

Так, каждый ежедневный план должен постепенно приближать Вас к реализации заветной цели.

Джедайская техника пустого инбокса

Для тех, кто не готов структурировать свои задачи и определять их приоритет, подойдет техника, разработанная бизнес-тренером Максимом Дорофеевым. Ее можно назвать своеобразной модификацией метода Getting Things Done.

В ее основе лежат «инбоксы» — задачи, которые требуют каких-либо действий или принятий решений. Когда входящих инбоксов слишком много, мозг не может полностью расслабиться, но и не может продуктивно работать. Подобный феномен подробно изучался гештальтпсихологией.

Работать по джедайской технике нужно по следующим правилам:

• Все задачи, идеи, планы выносить в отдельный список — инбокс.
  
• Инбоксов не должно быть много — в идеале он должен быть один. Если же Вы желаете нужным, можете разделить личную жизнь и работу, например.
  
• С появлением новых задач инбокс пополняется. Выполненные задачи удаляются из списка.
  
• Периодически инбокс необходимо просматривать и актуализировать, удаляя старые и добавляя новые задачи. 

Подобная технология предполагает только 2 возможных статуса задач — важные и те, которые можно игнорировать, делегировать, откладывать. Как только Вы заканчиваете выполнение какой-либо задачи, стоит обратиться в инбокс, чтобы выбрать очередную. 

Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — автор книги «Как работать по четыре часа в неделю и при этом не торчать в офисе „от звонка до звонка“ и богатеть» — разработал собственный метод управления временем. Базируется он на двух постулатах:

• Закон Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. 
• Закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

Автор утверждает, что увеличивая продолжительность рабочего дня, большей эффективности не добиться. Напротив, время на работу нужно постоянно нещадно сокращать, фокусируясь только на самых важных задачах.

Соответствуя данной методике, список дел должен содержать всего 9 задач: одно важное дело, три средних и пять небольших. Задачи разделены по срочности и сложности, что позволяет избавиться от стресса и суматохи.

Этот метод подойдет тем, кто не может работать по to-do-спискам. Чтобы организовать свою жизнь, просто стройте свой день так, чтобы 20% времени уходило на самые важные дела. 

Метод Глеба Архангельского

Глеб Архангельский решил не придумывать очередные оригинальные методики, а грамотно и доступно объединить существующие наработки, адаптировав их под отечественные реалии.

Так, с его легкой руки в российском тайм-менеджменте обосновались:

• «Лягушки» — скучные и неприятные дела, одна мысль о которых заставляет передернуться. Мы неосознанно их откладываем, они копятся и становятся все более неприятными. Это давит психологически. Но если выполнять их в первую очередь, с самого утра, это напряжение проходит.
  
• «Якоря» — материальные привязки, позволяющие настроиться на выполнение определенных действий. Например, если Вы тормозите, во время работы с почтой, выполняйте эту работу под динамичную музыку. Со временем эта музыка будет ассоциироваться с определенными операциями, и Вы сможете за пару секунд настроить себя на рабочий лад.
  
• «Бифштекс из слона». Крупные задачи с жесткими дедлайнами порой могут приводить в ужас. Непонятно, с чего начать, и хватит ли сил на покорение этой вершины. Такие задачи называются «слонами». Возможный способ справиться с ними — отделять маленькие кусочки и регулярно делать «бифштексы из слона». 

Методика Глеба Ахангельского скорее влияет на понятийный аппарат, чем становится призывом к действию. Руководствуясь вышеописанными правилами, Вы сможете разрабатывать собственные методики управления временем. 

Метод Франческо Чирилло

Вы можете не знать имени Франческо Чирилло, но про то, что в тайм-менеджменте есть «какие-то помидоры», слышали наверняка. Методика Pomodoro была разработана Франческо Чирилло еще в студенчестве, когда юноша не мог сосредоточиться на учебе и прибегнул к помощи кухонного таймера.

Суть метода заключается в дроблении дел на «помидорки». Один «помидор» состоит из 30 минут, 25 из которых отводятся на работу и 5 минут на отдых. Запускаете таймер, усердно трудитесь над работой, а затем получаете долгожданное время отдыха. 

Пятиминутный перерыв при этом также можно использовать на пользу. Попробуйте делать в это время небольшую разминку или даже 1-2 упражнения. Физические нагрузки позволят повысить концентрацию, а за полный рабочий день Вы выполните полноценную тренировку, заменив поход в зал. 

Чтобы работать по методу Франческо Чирилло, достаточно составить список дел и методично расправляться с ними в течение 25 рабочих минут. Так, Вы сможете заставить физиологию работать на Вас. 

Итак, я рассказал о пяти наиболее известных систем тайм-менеджмента, которые позволят организовать свой рабочий день. Вы можете изучить понравившуюся Вам методику полнее, чтобы неукоснительно следовать ей. А можете выработать свою уникальную технику, комбинируя различные приемы. Именно так я и поступил.

Как планирую я

Начнем с того, что однажды я сел, и записал все важнейшие принципы жизни, которых я хотел бы придерживаться, и определил цель работы на ближайшие десять лет. Далее я раздробил этот план по годам. 

С тех пор, каждый год я заканчиваю подведением итогов и составлением планов на каждый месяц будущего года. 

Далее каждую неделю в воскресенье я трачу час-два на то, чтобы разработать список дел на неделю, и набросать основу каждого дня. Эта работа проходит примерно следующим образом:

• Составляю общий список дел, которые нужно выполнить. Я не задумываюсь о сроках, важности и объемах — просто пишу в столбик все дела, без разбору.
  
• Далее при помощи условных символов, я делю задачи на группы. Критерии для сортировки могут быть самые разные, но чаще всего это важность, срочность, зависимость от условий и масштабность.
  
• Далее я нумерую дела, определяя очередность их выполнения.
  
• Распределяю задачи по дням недели, выделяя время на непредвиденные обстоятельства. Я стараюсь не перегружать дни, распределяя важные и сложные задачи равномерно.

В итоге мне не приходится постоянно трястись о том, что я что-то забыл или не успел — мой планировщик всегда под рукой, а значит я руковожу каждой минутой своей жизни. 

Бесплатная мультиссылка в
Инстаграм
Создавайте легко.
Вдохновляйте клиентов на
покупки.

Создать
бесплатно

Основные ошибки при планировании

Я допускал ошибки в начале своего освоения планирования, нередко допускаю их и сейчас — в этом нет ничего страшного или ненормального. Но, так как лучше учиться на чужих ошибках, чем совершать свои, поделюсь с Вами своими маленькими оплошностями. Не судите меня строго 🙂

• «Составление плана — это не отдельная задача, она не требует времени.» Пока составление планов не войдет у Вас в привычку, создавайте отдельную задачу «планирование», на которую будет выделен час или два.
  
• «Составив план, можно не оглядываться назад.» Подводите итоги дня, недели, месяца, года. Анализ в планировании жизненно необходим. Он позволит Вам оценивать свои силы и вовремя корректировать планы. Пусть это будет пятиминутная вечерняя рефлексия, но она обязательно должна быть.
  
• «План есть закон!» Не подходите к планам фанатично. У поминутно выверенных планов есть один серьезный недостаток — они недостаточно гибки, чтобы подстроиться под непредвиденные обстоятельства. Будьте готовы к тому, что задачи придется сдвигать, некоторые из них будут переноситься на следующие день или вовсе пропадать — не стоит из-за этого расстраиваться.
  
• «Работа, работа и еще раз работа.» У Вас должна быть личная жизнь и свобода выбора занятий. Если Вы будете работать весь день, прерываясь лишь на еду или сон, очень скоро Вы столкнетесь с профессиональным выгоранием и болезнями. Хороший план должен содержать хотя бы час на занятия хобби, общение с близкими, развлечение и просто релакс.
  

История из жизни

Первый полноценный рабочий день после отдыха. Встретился со своей командой, пообщался с клиентами, подвел итоги и задал курс — двигаемся дальше!

Сегодняшнее утро началось относительно нестабильно. Планировал в первый рабочий день проснуться вовремя и прийти на работу к 9, однако мои ожиданиям не суждено было сбыться. Каким-то чудесным образом будильник отключился, и я против своей воли встал позднее, а на работу приехал уже к 11 часам. Меня ждал насыщенный заботами день.

Например, наши клиенты задолжали около 137 тысяч, поэтому пришлось решать эту проблему и «отвоевывать» деньги своей фирмы. Помимо этого, скопилось большое количество вопросов по текучке: нужно изучить все проекты, отработать появившиеся «косяки», разобраться с загруженностью персонала – в общем, вклиниться в рабочее русло. Сегодня моего внимания ожидала целая куча мелких вопросов, позволяющих решать большие задачи, которые составляют прибыль компании.

Также пришлось делать одну вещь, которая мне глубоко неприятна, — увольнять сотрудника. К сожалению, основное правило бизнеса, которое призывает отказываться от бесперспективных вариантов, не делает поблажек. Анализ, который я провел на отдыхе, позволил сделать жесткий вывод — с Никитой Муравьевым нам придется распрощаться.

Стоит отметить, что Никита таргетолог с опытом, один из моих любимых сотрудников, который готов с головой погружаться в решение проектов, однако, он не может продуктивно работать в нашем формате многозадачности. Я много думал над причинами такой ситуации и пришёл к выводу о том, что скорее всего Никите лучше устроиться в компанию, для которой он сможет выстраивать всю таргетированную рекламу либо маркетинг и отказаться от экпресс-режима – что и посоветовал ему. Мы с Никитой Муравьевым обсудили его увольнение, передачу проектов и написание рекомендаций от нашей компании, кроме чего я разрешил использовать кейсы, которые являются индивидуальной собственностью компании.

В конце дня появилось множество клиентов по рекомендациям, с которыми нужно было пообщаться. Поэтому происходила активная работа по телефону, и как результат – истощенные голосовые связки.

Даже в загруженном плане важно выделить минуту на себя, так как возможные проблемы со здоровьем могут сильно повлиять на бизнес в целом.

Вечером я не забыл заглянуть на спортивную площадку, чтобы немного позаниматься и отвлечься от бесконечных мыслей.

В итоге этот насыщенный день закончился, окончательно утомив меня в моральном плане, в то время как физическому состоянию можно позавидовать.

P.S. Ждите рассказа о втором рабочем дне после отпуска, в котором я подниму тему взаимодействия с клиентами. Тем, кто интересуется автоворонками, будет особенно интересно 🙂

Если вы обнаружили ошибку в тексте, выделите её и нажмите ctrl + enter

Полное руководство по повседневной работе

Большинство из нас понимают ценность планирования и подготовки. Спортивный матч без плана игры означает возню на поле. Большое мероприятие без всех деталей приводит к хаосу.

Несмотря на эти знания, мы часто не можем расставить приоритеты в планировании там, где это наиболее важно: в нашей повседневной жизни. Если начинать с утра без четкого плана, мы обречены на провал.

Мы ставим цели по сезонам и годам, но именно то, что мы делаем каждый день — привычки, которые мы принимаем, задачи, которые мы выполняем, и то, что мы ставим на первое место, — со временем приводит к успеху или неудаче.Несколько бесцельных дней каждый месяц могут помочь нам обнулить и найти баланс. Но когда наши дни без намерения превышают наши дни с целью, мы в конечном итоге упускаем наши цели и задаемся вопросом, куда все время ушло.

Лучшая защита от беспокойных, но непродуктивных дней — хорошее нападение в форме ежедневного ритуала планирования. В этой статье вы узнаете, как спланировать свой день для более спокойной и целенаправленной продуктивности, которая приблизит вас к вашим целям. Хотя планирование дня должно занимать всего 10-15 минут, основные стратегии, позволяющие осмысленно создать день с намерением, стоит изучить полностью.

Сделайте регулярное планирование привычкой

Джеймс Клер, автор бестселлеров «Атомные привычки», считает, что мотивация переоценена: «Перестаньте ждать, пока мотивация или вдохновение поразит вас, и установите график для своих привычек». Мотивация проистекает из действия, а не наоборот.

Вот почему так важно проводить ежедневный ритуал планирования. Иногда по утрам мы чувствуем мотивацию поймать день и составить список дел, отражающий наши большие амбиции. Но те дни — исключение.Нам нужно делать дела, даже если мы просыпаемся уставшими и расслабленными, желая вернуться в постель или желая попасть в пятницу в 17:00. В эти дни наиболее важно подойти к дню с планом.

Начните с установки будильника для сеанса ежедневного планирования в одно и то же время каждый день — во время ритуала завершения работы или первым делом утром. Чтобы облегчить формирование привычки, свяжите новую сессию ежедневного планирования с уже существующей привычкой, например, пить утренний кофе или слушать музыку.

Свяжите ежедневный сеанс планирования с существующей привычкой.

Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы задать повторяющееся задание для планирования своего дня, или просто установите будильник на своем телефоне.

Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы задать повторяющуюся задачу для планирования своего дня.

Привычки легче выработать, когда мы сразу видим результаты своей преданности делу. К счастью, планирование дня — это привычка, которая сразу же окупается. Вы почувствуете себя более организованным, сосредоточенным и мотивированным, составив план на несколько часов вперед. Со временем планирование дня станет второй натурой.

Не можете превратить ежедневное планирование в рефлексивную привычку? Не рвите цепь!

Сохраняйте привычку ежедневного планирования на выходных, даже если вы стремитесь к спокойному дню. Добавьте в свой ежедневный список дел в субботу или воскресенье дела, фильм или ужин, чтобы освободить место в своем графике для отдыха, досуга и побочных проектов.

Составьте список дел в соответствии с вашими целями

Сделать ежедневное планирование привычкой — это одно. Другое дело — убедиться, что ваш план действительно постепенно продвигает вас к вашим более крупным целям.Используйте сеанс ежедневного планирования, чтобы убедиться, что ваши ежедневные задачи соответствуют вашим долгосрочным целям. Вот несколько шагов, которые помогут вам достичь этого:

Шаг первый: разбейте свои большие цели

Разбейте свои цели на ежедневные задачи. Например, вы не можете добавить «Привести форму» в свой ежедневный список дел, но вы можете добавить такие задачи, как «потратить 30 минут на мой пелотон» или «пойти на ночную прогулку». Пересмотрите свои личные и профессиональные цели, когда вы садитесь планировать свой день, и добавляйте задачи, которые приблизят вас к обоим.

Разбивайте долгосрочные цели на ежедневные задачи.

Если вы изо всех сил пытаетесь создать реалистичные ежедневные списки дел, отражающие все ваши цели, возможно, у вас их слишком много. Перенапрягать себя не только утомительно, это также означает, что вы вряд ли добьетесь значимого прогресса во всех этих областях. Завершите инвентаризацию обязательств, чтобы отточить меньшее количество целей, которые наиболее важны для вас. Как правило, старайтесь не ставить более пяти больших целей одновременно, а подумайте о сочетании краткосрочных и долгосрочных целей.

Шаг второй: взгляните на свою неделю в целом

Планирование дня начинается с рассмотрения всей недели в целом. Скорее всего, у вас есть несколько целей, множество потенциальных задач для их выполнения и только определенное количество часов в день. Это нормально. В то время как некоторые цели выигрывают от ежедневных действий, работа над другими несколько раз в неделю может дать импульс. Возможно, вы занимаетесь спортом по понедельникам, средам и пятницам. В некоторые дни вы можете захотеть выполнить пакетные задачи и сосредоточиться только на задачах, связанных с одной конкретной профессиональной целью.В качестве альтернативы вы можете складывать свои личные задачи на выходных. В воскресенье вечером или утром понедельника выделите время, чтобы уменьшить масштаб и нарисуйте свою неделю, чтобы знать, на каких целях и на каких днях вы будете сосредоточены. Сохраните детали для ежедневных сеансов планирования.

Планируйте свой день, рассматривая неделю в целом и группируя задачи.

Шаг третий: Добавьте последние дела, которые вам нужно сделать.

Это шаг, с которого большинство людей начинают планировать свой день. Они начинают с назначенных встреч, обязательных встреч, срочных сроков, а затем пытаются подстроить под себя целевые задачи.Вместо этого подумайте о том, чтобы оставить этот шаг до конца. Таким образом, вы будете вынуждены подстраивать повседневные задачи под свои целевые задачи, а не наоборот.

В идеальном мире мы бы сосредоточились только на повседневных задачах, которые продвигают нас к нашим долгосрочным целям. На самом деле у нас есть обязательства, которые мы должны выполнить, некоторые из которых мало влияют на наш личный или профессиональный рост. Избегайте этих обязательств как можно больше: переоценивайте повторяющиеся встречи, подумайте о делегировании ответственности и научитесь говорить «нет».Тем не менее, это нормально, если в вашем списке есть дела, которые просто необходимо выполнить. Просто убедитесь, что они не отнимают у вас слишком много времени и энергии.

Узнайте больше о том, как согласовать свой день с долгосрочными приоритетами и обязательствами, в нашей статье о методе повышения производительности, Todoist. Этот метод заставляет вас постоянно сокращать свой список, создавать инвентарь обязательств и назначать время для ваших задач, которые наиболее важны.

Иметь один ежедневный приоритет

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нужно сделать, только для того, чтобы в конце дня понять, что мы не вычеркнули ни одного из них из своих списков.Конечно, мы сделали кое-что, но ничего из того, что планировали. Противоинтуитивное решение, позволяющее делать больше? Выберите хотя бы одну большую задачу в день.

Вы можете подумать: «Как я могу достичь всех своих целей, если я сосредотачиваюсь только на одной задаче в день?». В книге «Найдите время: как сосредоточиться на том, что важно каждый день», Джейк Кнапп и Джон Зерацки обсуждают скрытый феномен занятости без продуктивности. В перерывах между встречами и специальными запросами может казаться, что мы на беговой дорожке, с которой не можем выйти.

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нам нужно сделать, но в конце дня понимают, что не вычеркнули ни одного из них.

В качестве бальзама от беспокойных дней, которые проходят без прогресса, они представляют концепцию «изюминки»:

«Первый шаг… это решить, на что вы хотите выделить время. Каждый день вы будете выбирать в своем календаре одно занятие, которое будет расставлять приоритеты и защищать его ».

Если вы изо всех сил пытаетесь выбрать, что может быть для вас основным моментом или главным приоритетом на день, Кнапп и Зерацкий предлагают эту простую эвристику:

«Начинайте каждый день с размышлений о том, что, как вы надеетесь, станет ярким пятном.Если в конце дня кто-то спросит вас: «Что было самым ярким событием вашего дня?», Каким вы хотите, чтобы ваш ответ был? Оглядываясь назад на свой день, каким делом, достижением или моментом вы хотите насладиться? Это ваше изюминка «.

Если честно, завершение дня хотя бы одной важной задачей — это заметное улучшение по сравнению с тем, что многие из нас делают сейчас. В более длительном масштабе важно делать 5-7 больших дел в неделю. Означает ли это, что вы будете выполнять только одну задачу в день? В общем, нет.Однако выбор и выполнение одного важного дела наполняет нас чувством выполненного долга, что создает импульс для решения других задач.

Используйте диспетчер задач, например Todoist, чтобы отметить выделение дня как высокоприоритетное и переместить его в начало списка.

Используйте диспетчер задач, например Todoist, чтобы сосредоточиться на ежедневных приоритетах.

Или же, если вы выбираете производительность ручки и бумаги, просто отметьте, выделите или подчеркните самую важную задачу в своем списке дел в блокноте или ежедневнике.

Если вы предпочитаете работать с ручкой и бумагой, отметьте самую важную задачу в своем списке дел.

Независимо от того, какие инструменты вы используете, сделайте максимальную расстановку приоритетов ключевой частью вашего планирования дня.

Планируйте свой день с помощью метода повышения продуктивности

Метод повышения продуктивности — это одновременно эффективный способ добиться результатов и стратегия планирования дня.

Ниже мы расскажем о нескольких популярных методах повышения производительности, которые вы можете выбрать для решения своих задач, и о том, как их использовать для ежедневного планирования.Найдите способ повышения продуктивности, который работает для вас — даже если это означает переделку существующего или создание нового с нуля. Вот несколько популярных методов ежедневного планирования, с которых можно начать:

Съешьте лягушку

Метод продуктивности «Съешьте лягушку» предлагает вам определить одну важную задачу на день и выполнить ее в первую очередь. Это отличный метод для скорейшего воплощения вашего акцента в действии. Иногда это задача, которой мы больше всего хотим избежать (отсюда и поедание лягушки). Это может быть задача, которая кажется слишком сложной для выполнения, или та, которая доставляет нам дискомфорт.Атакуйте его прямо сейчас, прежде чем у вас появится возможность откладывать дела на потом.

Во время сеанса ежедневного планирования поставьте задачу «лягушка» в начало списка дел и назначьте время. Затем разместите другие задачи ниже.

Список дел, организованный вокруг метода продуктивности «Съесть лягушку».

Техника помидора

Техника помидора лучше всего подходит для людей, которым нравится работать в коротких целенаправленных спринтах с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 80-х годов прошлого века Франческо Чирилло, тогда еще учащимся с трудностями, который посвятил всего 10 минут целенаправленному изучению, используя кухонный таймер в форме помидора (помодоро по-итальянски).Этот метод включает в себя следующие шаги:

1. Получить таймер.
2. Установите таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на одной задаче, пока таймер не зазвонит.
3. Когда ваша сессия закончится, отметьте один помидор и запишите, что вы выполнили.
4. Наслаждайтесь пятиминутным перерывом.
5. После четырех интервалов, или «помодори», сделайте более длительный перерыв на 20–30 минут.

Чтобы спланировать свой день с помощью техники «Помидор», оцените, сколько «помидоров» (25-минутных рабочих занятий) вам понадобится для выполнения каждой задачи из вашего списка.Обратите внимание на цифру перед каждой задачей с смайликом в виде помидора или просто цифру в скобках. Этот метод заставляет вас задуматься, сколько времени займет ваша работа, и спланировать ее соответствующим образом. Вы можете использовать помидоры в течение всего дня или просто использовать этот метод для решения своей основной задачи.

Список дел, упорядоченный по методу продуктивности Pomodoro

Блокировка времени

С помощью метода повышения продуктивности времени блокирования разделите свой день на отдельные отрезки времени. Это может быть 9:30 — 11:30 или просто «Утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задача.Затем работайте, не отвлекаясь, и посвящайте каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач.

Как и метод «Помидор», этот метод поможет вам оценить и понять, сколько времени у вас уходит на выполнение задач. Обязательно укажите блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу для максимальной точности. Часто задача занимает больше или меньше времени, чем вы ожидаете. Это нормально. Вносите быстрые изменения в свой список по ходу дня. Со временем вы лучше поймете, сколько времени занимает выполнение задач.А пока хорошее практическое правило — удвоить количество времени, которое, по вашему мнению, займет что-то.

Список дел, упорядоченный по методу ограничения производительности по времени

Матрица Эйзенхауэра

Метод производительности по матрице Эйзенхауэра заставляет вас учитывать срочность и важность каждой задачи, а не делать только самое срочное — независимо от того, важно оно или нет. Этот метод разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, как мы должны справляться с задачами, которые попадают в каждый из них:

• «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно
• «Несрочные и важные» задачи должны быть запланированы на ваш адрес. -do список или календарь
• «Срочные и неважные» задачи должны быть делегированы кому-то другому
• «Несрочные и неважные задачи» должны быть удалены

Матрица Эйзенхауэра разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, чтобы помочь нам расставить приоритеты.

Для начала составьте свой обычный список дел, включая все ваши задачи на день. Затем рассортируйте их по четырем категориям: «Срочно и важно», «Несрочно и важно», «Срочно и неважно» и «Не срочно и неважно». После того, как у вас есть эти категории, действуйте в своем списке дел соответствующим образом: делайте, планируйте, делегируйте и удаляйте задачи из своего списка дел по мере того, как вы планируете свой день.

Со временем этот процесс станет вашей привычкой, и вы, естественно, составите единый список дел, в котором будут только «Срочные и важные» и «Несрочные и важные».

Список дел, упорядоченный по методу продуктивности «Матрица Эйзенхауэра». Найдите метод продуктивности, который лучше всего подходит для вас, пройдя нашу викторину по методам продуктивности, чтобы лучше понять свой уникальный стиль работы.

Выберите инструмент планирования

Вы определились с подходом к ежедневному планированию — теперь пора выбрать инструменты. От программного обеспечения для повышения производительности до бумаги и ручки, вот некоторые из самых популярных вариантов:

Приложение для списка дел

Цифровой диспетчер задач — отличный выбор для тех, кто технически подкован и готов потянуться за своим телефоном или планшет вместо ноутбука.Приложение со списками дел позволяет хранить все в одном месте и быть доступным из любого места. Вы можете легко перемещать задачи изо дня в день по мере изменения ваших планов, упорядочивать релевантные документы и ссылки вместе с задачами и иметь автоматическую запись всего, что вы сделали, с возможностью поиска.

Приложение со списком дел, такое как Todoist, позволяет хранить все в одном месте и доступно из любого места.

Мы рекомендуем Todoist, наше кроссплатформенное приложение для создания личных списков дел, которое доступно на большинстве устройств.Приложение включает в себя множество функций, таких как напоминания, ярлыки, фильтры, комментарии и загрузку файлов, которые упрощают планирование вашего дня.

Цифровой список

Если вам не нужен полноценный диспетчер задач, но все же требуется цифровое решение, подумайте о менее специализированных инструментах, которые вы, вероятно, уже используете в повседневной жизни на работе и дома.

• Приложение для заметок или текстовый редактор . Используйте простое приложение для заметок, такое как Bear (только для iOS и MacOS), Apple Notes или Google Keep, чтобы вести текущий список ваших задач на день.Просто отметьте элементы с помощью флажков или зачеркивания форматирования. Для более надежного приложения для заметок рассмотрите Документы Google или Microsoft Word для большей гибкости и возможностей настройки.

Если вам не нужен полноценный диспетчер задач, но все же требуется цифровое решение, подумайте о менее специализированных инструментах.

• Google Таблицы или Excel . Планируйте свой день в электронной таблице. Это может помочь вам добавить больше контекста и примечаний к определенным ячейкам. Такие методы, как временная блокировка, также подходят для работы в цифровой сети.

Цифровой календарь

Многие люди выбирают инструмент ежедневного планирования, который они уже используют, — календарь. Apple Calendar, Google Calendar, Fantastical и Woven — популярные приложения-календари, которые можно использовать для планирования дня и добавления задач к встречам, собраниям и событиям. Это также отличный инструмент для использования с таким продуктивным методом, как блокировка времени. Кроме того, цифровые календари доступны в дороге, как правило, как в Интернете, так и на мобильных устройствах.

Цифровой календарь — отличный инструмент для повышения продуктивности, например, блокировки времени. Совет по продукту

Используйте Календарь Google с Todoist и испытайте двустороннюю синхронизацию между запланированными задачами Todoist и вашим Календарем Google. Любые изменения, которые вы вносите в Календарь Google, например редактирование названия мероприятия или изменение даты, мгновенно отразятся в Todoist и наоборот.

Вы также можете использовать Fantastical с Todoist. Благодаря этой интеграции вы сможете видеть все свои задачи из Todoist прямо в Fantastical, а любые изменения, которые вы вносите в задачи Todoist в Fantastical, будут синхронизироваться с Todoist и наоборот.

Бумажный ежедневник

Для тех, кто любит тактильные ощущения, бумага и ручка — лучший выбор для планирования дня. Это может быть любое количество форм, включая записные книжки, повестки дня или специализированных планировщиков. Мы только предостерегаем от наклеек для заметок или обрывков бумаги. В то время как простые и лоскутные, специальные клочки бумаги не позволяют вам оглядываться на старые задачи и размышлять об эффективности вашего ежедневного планирования. [См. Раздел «Регулярно отражайте».]

• Блокнот — Простой блокнот с линовой или без нее подойдет для простой системы планирования с ручкой и бумагой.Используйте новую страницу для каждого дня и отметьте дату вверху. Попробуйте записные книжки с сеткой, которые при необходимости помогут с разделением.
• Ежедневные повестки дня или планировщик s — Повестки дня или ежедневники — это блокноты с пространством для планирования каждого дня в году с 1 января по 31 декабря. Это обеспечивает выделенное место для ежедневного планирования и возможность вернуться к предыдущим и предстоящим записям с помощью большая легкость.
• Специализированные планировщики — Мы наблюдаем рост числа специализированных строгальных станков или систем планирования бумаги и перьев, таких как Passion Planner или Bullet Journal.Эти системы часто бывают сложными, но могут быть мощными системами для преданных своему делу практиков.

Планировщик на бумаге может принимать любое количество форм, включая записные книжки, повестки дня или специальные планировщики.

Гибрид цифрового и бумажного

Когда дело доходит до ежедневного планирования, вам не нужно выбирать ручку и бумагу или цифровые инструменты — вы можете использовать оба или любую комбинацию упомянутых методов. Вот несколько различных способов эффективного использования гибридной системы:

• Персональное и профессиональное разделение .Используйте цифровую систему для профессиональных задач и планировщик для личных задач. Это может быть полезным методом, если вы посвящаете рабочее время достижению профессиональных целей, а вечера посвящаете личным задачам и саморазвитию. Точно так же вы можете использовать диспетчер задач в течение недели и журнал по выходным.
• Бумажная первая, вторая цифровая . Возможно, вам понравится тактический аспект планирования своего дня на бумаге, но вы по достоинству оцените возможность поиска и постоянство цифровых инструментов.Планируйте свой день с помощью расписания или ежедневника, но в конце каждого дня выделяйте время, чтобы передавать свои дела и прогресс в цифровой диспетчер задач для удобства. Это также отличный метод, если вы предпочитаете бумажные заметки, чтобы не отвлекаться. Например, вы можете принести записную книжку на встречу и выйти с заданиями и запросами, которые вы нацарапали в своей записной книжке. Затем вы можете перенести эти элементы в свой цифровой список дел, добавив даты выполнения и уровни приоритета, чтобы они не упали.
• Мышление карандашом и бумагой, цифровое исполнение . Некоторые обнаруживают, что они более креативны и лучше думают, когда у них в руках пустая страница и ручка. Запишите свои планы на день на бумаге с любыми добавленными заметками и мыслями, которые могут у вас возникнуть. Затем переместите их в свой цифровой список дел, чтобы сделать ваши задачи более действенными.

Как придерживаться своего ежедневного плана и корректировать курс при необходимости

Даже с твердым планом и лучшими намерениями трудно выполнить все наши дела на день.Мы неизбежно оказываемся вне работы, нас соблазняют отвлекающие факторы, такие как мемы в Твиттере и покупки в Интернете. Могут возникнуть специальные задачи, которые назначаются нашими менеджерами или делегируются товарищами по команде, которые нарушают наше внимание и заставляют нас сосредоточиться на незапланированных задачах.

К сожалению, эти перерывы могут превращаться в непродуктивные дни и неэффективные недели. Мы решаем, что ежедневное планирование не работает, и нет смысла подходить к нашим дням целенаправленно. Это далеко не так!

Да, наши дни никогда не пойдут так, как планировалось, но это не значит, что их не стоит планировать.Вот несколько стратегий, некоторые прямо от экспертов по продуктивности, которые помогут придерживаться ежедневного плана и скорректировать курс, когда что-то пойдет не так.

Устранение отвлекающих факторов

Сохраняйте концентрацию, устраняя обычные отвлекающие факторы, которые уводят вас от ваших целей на день, особенно если основная часть вашей работы выполняется за компьютером. Если возможно, работайте с закрытыми большинством программ на рабочем столе, с минимальным количеством открытых вкладок, беззвучным режимом телефона и отключенными уведомлениями.

Если призыв к прокрутке социальных сетей слишком силен, используйте блокировщик сайтов, такой как Самоконтроль или Свобода, чтобы сделать отвлекающие сайты недоступными в течение нескольких часов.

Отслеживайте свое время

Так же, как отслеживание своего бюджета, естественно, может помочь вам тратить меньше, отслеживание своего времени может помочь вам использовать его более эффективно. Используйте приложение автоматического отслеживания, такое как Rescue Time, которое собирает информацию об использовании на вашем настольном компьютере и мобильных устройствах и сортирует ваше время в сети на «продуктивное», «нейтральное» и «отвлекающее». Вы можете устанавливать ежедневные цели по продуктивности и проверять их в течение дня, чтобы видеть, приближаетесь ли вы к своей цели или не достигаете ее.

Используйте приложение для автоматического учета времени, такое как Rescue Time, чтобы более эффективно отслеживать и распределять свое время.

Попробуйте почасовые проверки

Примените внимательность к продуктивности, регулярно проверяя себя, чтобы заметить, сосредоточенно ли вы продвигаетесь в течение дня.

Питер Бергман, исполнительный тренер и автор бестселлеров «18 минут», предлагает установить обычный таймер, чтобы переориентировать нас:

«Настройте часы, телефон или компьютер так, чтобы они звонили каждый час. Когда он зазвонит, сделайте глубокий вдох, посмотрите свой список и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час.Затем посмотрите в свой календарь и сознательно вернитесь к тому, как вы собираетесь использовать следующий час. Управляйте своим днем ​​час за часом. Не позволяй часам управлять тобой ».

Измените свой план

Иногда возникают неожиданные задачи, которые мы не можем игнорировать. Хорошо. Проблема возникает, когда мы пытаемся взяться за эту непредвиденную работу, не возвращаясь к пересмотру наших первоначальных планов. Вместо этого сделайте незапланированные дела частью нового плана. Когда вам нужно переключиться на не записанное задание, потратьте несколько минут, чтобы скорректировать свой план на день: перенести задачи на более поздний день или перенести их на завтра.Затем продолжайте работать над своим новым планом.

Кэл Ньюпорт, профессор компьютерных наук Джорджтаунского университета и автор бестселлеров Deep Work, делится своим подходом к корректировке своего ежедневного плана с помощью метода блокировки времени с ручкой и бумагой:

«Я оставляю дополнительную комнату рядом с мои временные блоки. Это позволяет мне вносить коррективы по мере необходимости, если день разворачивается неожиданным образом ».

Когда возникают неожиданные задачи, которые нельзя игнорировать, скорректируйте свой план.

Доберитесь до «нулевого списка дел»

В большинстве случаев вы не можете закончить все в своем списке.Тем не менее, все равно доберитесь до «Нулевого списка дел». Амир Салихефендич, основатель и генеральный директор Doist, делится своим личным методом продуктивности, Systemist, включая «To-do List Zero», концепцию, вдохновленную Inbox Zero:

«В конце дня я хочу, чтобы у меня не было никаких задач. мой список на сегодня. По правде говоря, в большинстве случаев я не завершаю все в своем сегодняшнем списке и откладываю дела. Это не плохо. Я рассматриваю это как возможность подвести итоги того, где я нахожусь, переоценить свои задачи и перепланировать их.

Заканчивая вечер с чистого листа, мы можем не погрязнуть в просроченных задачах и приступить к завтрашнему дню с новой энергией.

Обдумывайте регулярно

Вы сделали планирование своего дня привычкой, превратили свои долгосрочные цели в практические задачи, выбрали метод продуктивности и выбрали инструмент по своему усмотрению. Вы настроены на более продуктивные дни, которые превращаются в более значимые недели, месяцы и годы.

Однако не позволяйте вашему процессу работать на автопилоте. Выделите время, чтобы регулярно обдумывать, помогает ли ваш подход к ежедневному планированию достигать большего.Время от времени выделяйте время, например, во время еженедельного обзора, чтобы подумать, работает ли ваш процесс планирования, можно ли его подправить или даже пересмотреть, чтобы сделать его более эффективным.

Обдумайте следующие вопросы:

• Мои дни спокойные и преднамеренные или напряженные и случайные?
• Завершил ли я все свои ежедневные занятия по планированию или пропустил некоторые?
• Чувствую ли я себя развитым в конце концов?
• Рассматриваются ли мои дни с высоким приоритетом?
• На пути к достижению моих долгосрочных целей?
• Этот день был особенно продуктивным — почему?
• Ничего значительного в этот день я не сделал — почему?

Честно говоря, как прошли наши дни и как мы продвигаемся к нашим большим целям, мы можем оптимизировать наше ежедневное планирование для достижения лучших результатов.Беспокойные дни могут означать, что нам нужно более эффективно расставлять приоритеты или найти способ делегировать работу. Отсутствие ежедневных сеансов планирования может означать, что они слишком длинные, и им следует использовать более рациональный подход. Если мы не движемся к нашим целям, это может означать, что у нас их слишком много или мы не добавляем их в наши дни с достаточной частотой или намерением. Мы могли бы просто любить ручку и бумагу, пока мы заставили себя попробовать новое блестящее приложение. Какой бы ни была проблема, постарайтесь ее решить, изменив свой ежедневный процесс планирования.

Нередко возникает необходимость поэкспериментировать и попробовать несколько итераций ежедневного планирования, прежде чем мы выберем метод, который на самом деле приведет к большему результату.

---

Планируя свой день, стремитесь к последовательности и гибкости, а не к совершенству. Несмотря на то, что мы предоставили советы и тактику для эффективного планирования вашего дня, нет единого решения. Вместо этого мы чувствуем себя наиболее готовыми к атаке в течение дня, когда появляемся постоянно. Продуктивные дни могут превращаться в продуктивные недели, месяцы и годы.Когда мы изо дня в день намеренно и целенаправленно работаем над своими задачами, нет предела тому, что вы можете сделать.

7 советов, как эффективно планировать свой день

Как тренер по управлению временем я знаю, что ежедневное планирование является ключом к эффективному управлению временем. Трудно быть продуктивным и организованным, если вы чувствуете себя перегруженным и неорганизованным. Если вы научитесь планировать свой день, это поможет вам максимально использовать свое время и позволит вам достичь самых важных целей.

Наличие четкого плана на день поможет вам быть в курсе повседневных дел, гарантируя, что вы начинаете и заканчиваете каждый день с чувством сосредоточенности и продуктивности.Когда вы чувствуете себя ясным и сосредоточенным, у вас появляется больше уверенности в том, чего вы хотите достичь каждый день.

Включение ежедневного планирования в утренний и вечерний распорядок дня — простой и продуктивный шаг к достижению баланса в своей жизни и сосредоточению внимания на повседневных задачах. Ежедневное планирование позволяет вам планировать свое время, чтобы вы тратили больше времени на свои приоритеты и меньше — на все остальное.

Наличие четкого плана на день гарантирует, что вы не будете перегружены или отвлечены перегруженным списком дел.Планируя каждый день, вы можете определить свои ежедневные приоритеты и повысить свою ежедневную продуктивность.

Независимо от того, включает ли ваша рутина ежедневного планирования бумажный планировщик, приложение для планирования или простую заметку, обучение тому, как планировать свой день для достижения успеха, изменит то, как вы управляете своим временем.

В этой статье я дам семь советов, как эффективно планировать свой день. Чтобы научиться планировать свой день, нужно целенаправленно относиться к своим повседневным делам, поэтому вы всегда будете действовать в соответствии с вашими важнейшими приоритетами.

Читайте также: 6 советов по эффективному планированию своей недели

Как планировать свой день

Обновите свое ежедневное планирование с помощью этих 7 советов о том, как планировать свой день.

1. Планируйте свой день на ночь раньше

Эффективное ежедневное планирование начинается накануне вечером. Лучший способ определить свои ежедневные дела и приоритеты — потратить десять-пятнадцать минут вечером на планирование следующего дня.

Используйте это время планирования, чтобы определить три ваших главных приоритета на следующий день.Этот метод планирования гарантирует, что вы начинаете каждый день с ощущением сосредоточенности и готовности действовать, потому что вы уже знаете, куда вложить свое время и энергию для достижения желаемых результатов.

Улучшите свое ежедневное планирование, загрузив мой Бесплатный ежедневник . Вы также получите доступ к моему бесплатному еженедельнику, который поможет вам с уверенностью спланировать свою неделю.

2. Планируйте свой день утром

Чтобы сделать день продуктивным, составляйте свой ежедневный план каждый день утром как часть утреннего распорядка.Выделите время для планирования своего дня — это шаг, который поможет вам сосредоточиться на нем.

Найдите тихое место, прежде чем приступить к работе, чтобы спланировать свой день. Определите свои самые большие приоритеты на день, чтобы вы могли действовать, как только приступите к работе. Распределение приоритетов по времени таким образом гарантирует, что вы не будете тратить время на откладывание дела или отвлекаться на малоценные дела из вашего списка дел.

Читайте также: Как расставить приоритеты в работе и не терять концентрацию

3.Записывайте свой план каждый день

Чтобы сделать ежедневное планирование привычкой, записывайте свой план каждый день. Чтобы день был продуктивным, важно подходить к каждому дню с четким планом того, чего вы хотите достичь в этот день.

Проведение сеанса ежедневного планирования каждый день в одно и то же время позволяет четко сфокусировать ваш день и превращать его в продуктивную привычку.

Найдите время, чтобы спланировать свой день как часть утреннего распорядка, или выберите конкретное время, в которое вы хотите спланировать свой день.Используйте свое время для ежедневного планирования, чтобы определить три своих главных приоритета на день и предпринять меры, прежде чем телефонные звонки и сообщения электронной почты возьмут верх.

4. Постройте свой план вокруг своих целей

При составлении ежедневного плана начните с определения всего в своем списке дел. Затем определите три ваших главных приоритета на день, что означает, что вы знаете свои самые важные задачи, над которыми нужно действовать.

Определение ваших главных приоритетов на день позволяет вам лучше управлять своим временем и концентрироваться, обеспечивая сосредоточенность и эффективное управление своим временем.Расстановка приоритетов не дает вам тратить время и энергию на решение задач, которые не приближают вас к вашим целям в наиболее продуктивные часы.

Узнайте, как ставить и достигать своих целей, с моим руководством по постановке целей .

5. Составьте свой ежедневный план

Эффективное ежедневное планирование поможет вам достичь больших результатов за меньшее время. Но без расписания ваше время будет брошено в хаос из-за конкурирующих приоритетов и необходимости иметь дело с неотложными проблемами и отвлекающими факторами.

Составление графика на день поможет вам оставаться сосредоточенным и более эффективно распоряжаться своим временем. Правильное планирование дня означает выделение времени для всего важного в течение дня.

Это включает в себя планирование времени для регулярных перерывов, чтобы поддерживать высокий уровень энергии, и блокирование нашего времени, чтобы сосредоточиться на ваших самых важных приоритетах.

Читайте также: 6 привычек высокопроизводительных людей

6. Придерживайтесь своего ежедневного плана

Планируя свой день, убедитесь, что вы можете придерживаться своего ежедневного плана.Нет смысла составлять ежедневный план, которого вы не можете достичь. Чтобы ваши повседневные дела были выполнены, не включайте слишком много задач и не включайте в план те, которые вы просто не сможете выполнить в этот день.

Эффективное планирование дня означает достижение того, чего вы поставили перед собой каждый день. Когда вы достигнете всего в своем ежедневном плане, вы, , будете чувствовать себя уверенно, и выполненным. Когда вы не справляетесь с повседневными делами, вы можете чувствовать стресс и вину.

Планируйте свой день таким образом, чтобы вы могли придерживаться пунктов своего списка дел.Возможно, вам придется исправить это в течение дня. Но пока вы выполняете свою самую важную работу, вам будет казаться, что у вас был удачный день.

7. Пересмотрите свой план и отметьте свои победы

Преимущество ежедневного планирования состоит в том, что вы заранее четко представляете себе результаты, которых хотите достичь в течение дня. Благодаря этому занятию легче вспомнить свой день и отпраздновать ежедневные победы.

Назначение времени каждый вечер для обзора своего дня и записи ежедневных побед гарантирует, что вы будете признавать свои достижения за день.Признание побед укрепляет уверенность и мотивацию на следующий день.

Это также заставит вас позитивно настроиться на планирование следующего дня.

Подведение итогов

Если вы потратите время на планирование своего дня, это поможет вам добиться успеха и продуктивности каждый день. Планирование дня накануне вечером означает, что вы начинаете каждый день с ощущением сосредоточенности и готовности действовать.

Ежедневное планирование помогает вам добиться большего на работе и гарантирует, что вы сосредоточитесь на своих главных приоритетах, а не будете отвлекаться и не отвлекаться на все, что, по вашему мнению, вам нужно сделать.

Ежедневник поможет вам спланировать свой день, расставить приоритеты, сэкономить время и достичь ежедневных целей. Загрузите мой бесплатный ежедневник , который поможет вам делать больше каждый день за меньшее время.

Читайте также

7 простых советов, как избавиться от отвлекающих факторов

5 способов справиться, когда у вас слишком много дел

Вы перегружены работой? 10 стратегий борьбы со стрессом

Теперь я хотел бы услышать от вас.

Как вы планируете свой день для достижения успеха?

Планируете ли вы свои перерывы? Вы записываете ежедневные победы?

Дайте мне знать в комментариях.

Об авторе

Марк Петтит — коуч по тайм-менеджменту из Колчестера, Эссекс, Великобритания. Он является основателем коучинговой компании по тайм-менеджменту Lucemi Consulting. Марк предоставляет программ коучинга по управлению временем для владельцев бизнеса и предпринимателей в Лондоне, Эссексе, Саффолке и по всей Великобритании.

Он также предоставляет онлайн-программы коучинга по тайм-менеджменту для владельцев бизнеса в США, Канаде и Австралии.

Больше статей, советов и инструментов, которые помогут вам сосредоточиться и лучше управлять своим временем, можно найти в блоге .

Подпишитесь на мою информационную рассылку Time For What Matters , чтобы получать лучшие советы по управлению временем и продуктивности.

Возьмите бесплатный ежедневник Productivity Mastery Daily Planner , чтобы более эффективно планировать свой день. Вы также получите бесплатный доступ к моему еженедельнику.

18-минутный план управления своим днем ​​

Вчера началось с самых лучших побуждений. Утром я вошел в свой офис со смутным представлением о том, чего я хочу достичь. Затем я сел, включил компьютер и проверил электронную почту. Два часа спустя, после тушения нескольких пожаров, решения проблем других людей и борьбы с тем, что случилось со мной, брошенным на меня через мой компьютер и телефон, я с трудом мог вспомнить, что я намеревался сделать, когда впервые включил свой компьютер.Я попал в засаду. И мне виднее.

Когда я обучаю тайм-менеджменту, я всегда начинаю с одного и того же вопроса: у кого из вас слишком много времени, а у кого мало работы? За десять лет никто не поднял руку.

Это означает, что мы начинаем каждый день, зная, что нам не удастся все это сделать. Поэтому то, как мы проводим время, является ключевым стратегическим решением. Вот почему рекомендуется создать список дел и список игнорирования. Сложнее всего сосредоточить внимание на себе.

Но даже с этими списками проблема, как всегда, заключается в исполнении.Как вы можете придерживаться плана, когда так много вещей угрожают его сорвать? Как вы можете сосредоточиться на нескольких важных вещах, когда так много вещей требует вашего внимания?

Нам нужен трюк.

Джек Лаланн, гуру фитнеса, знает все о хитростях; он известен тем, что надевал на себя наручники, а затем проплывал милю или больше, буксируя большие лодки, заполненные людьми. Но он больше, чем просто шоумен. Он изобрел несколько тренажеров, в том числе со шкивами и переключателями веса в клубах здоровья по всему миру.А его шоу The Jack LaLanne Show было самой продолжительной телевизионной фитнес-программой в эфире за 34 года.

Но меня это не впечатляет. У него есть один трюк, который, как я считаю, является его настоящей тайной силой.

Ритуал.

В возрасте 94 лет он все еще проводит первые два часа дня, тренируясь. 90 минут подъема тяжестей и 30 минут плавания или ходьбы. Каждое утро. Ему нужно сделать это для достижения своих целей: в свой 95-й день рождения он планирует переплыть от побережья Калифорнии до острова Санта-Каталина, расстояние в 20 миль.Кроме того, как он любит говорить: «Я не могу позволить себе умереть. Это испортит мой имидж ».

Итак, он последовательно и целенаправленно работает над достижением своих целей. Он делает одно и то же изо дня в день. Он заботится о своей физической форме и встроил это в свой график.

Управление временем тоже должно стать ритуалом. Не просто список или смутное представление о наших приоритетах. Это непоследовательно или преднамеренно. Это должен быть непрерывный процесс, которому мы следуем , независимо от того, какой , чтобы мы были сосредоточены на наших приоритетах в течение дня.

Я думаю, что мы можем сделать это в три этапа, которые займут менее 18 минут в течение восьмичасового рабочего дня.

ШАГ 1 (5 минут) Установите план на день. Прежде чем включить компьютер , сядьте с чистым листом бумаги и решите, что сделает этот день очень успешным. Чего вы реально можете достичь, что будет способствовать достижению ваших целей и позволит вам уйти в конце дня с ощущением, что вы были продуктивны и успешны? Запишите эти вещи.

А теперь, самое главное, возьмите свой календарь и распределите эти дела по временным интервалам, поместив самые сложные и важные дела в начало дня. И под началом дня я имею в виду, если возможно, даже до проверки своей электронной почты. Если весь ваш список не помещается в вашем календаре, измените приоритеты в списке. Есть огромная сила в том, чтобы решить, когда и где вы собираетесь что-то делать.

В своей книге The Power of Full Engagement Джим Лоер и Тони Шварц описывают исследование, в котором группа женщин согласилась провести самообследование груди в течение 30 дней.100% из тех, кто сказал , где и когда собирались это делать, сдали экзамен. Только 53% остальных сделали это.

В другом исследовании наркоманы в состоянии отмены (можно ли найти более подверженное стрессу население?) Согласились написать эссе до 17:00. в определенный день. 80% из тех, кто сказал , когда и где они напишут эссе, завершили его. Никто из других не сделал.

Если вы хотите что-то сделать, решите, когда и где вы собираетесь это делать. В противном случае вычеркните его из своего списка.

ШАГ 2 (1 минута каждый час) Перефокусировка. Настройте часы, телефон или компьютер так, чтобы они звонили каждый час. Когда он зазвонит, сделайте глубокий вдох, посмотрите свой список и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час. Затем посмотрите в свой календарь и сознательно вернитесь к тому, как вы собираетесь использовать следующий час. Управляйте своим днем ​​час за часом. Не позволяйте часам управлять вами.

ШАГ 3 (5 минут) Просмотр. Выключите компьютер и просмотрите свой день. Что сработало? На чем вы сосредоточились? Где ты отвлекся? Что вы узнали, что поможет вам работать более продуктивно завтра?

Сила ритуалов в их предсказуемости.Вы делаете одно и то же снова и снова. Так что исход ритуала тоже предсказуем. Если вы выберете фокус сознательно, мудро и постоянно напоминаете себе об этом, вы останетесь сосредоточенным. Это просто.

Этот ритуал может не помочь вам переплыть Ла-Манш, когда вы буксируете круизный лайнер со связанными вместе руками. Но это может помочь вам покинуть офис и почувствовать себя продуктивным и успешным.

И, в конце концов, разве это не более высокий приоритет?

Как спланировать свой день для здоровой и продуктивной жизни

Сегодня существует бесчисленное множество методов повышения продуктивности, которые, как утверждается, помогут вам работать с максимальной эффективностью.Среди них немногие более широко известны и широко используются, чем Техника Помидора. Это система управления временем, которая предлагает вам разбить рабочие задачи на 25-минутные отрезки и делать между ними перерывы.

Идея основана на представлении о том, что большинство людей начинают терять концентрацию после 25 минут непрерывной работы и нуждаются в перезагрузке, чтобы оставаться продуктивными. Но у этой идеи есть проблема: нет двух одинаковых задач. Да и вообще никакие два человека! Это означает, что универсальная система повышения продуктивности не может быть наиболее подходящей для всех.

Но есть альтернатива, которая обеспечивает большую гибкость и позволяет настраивать ее для конкретных случаев использования. Это называется техника Flowtime, и вот все, что вам нужно знать, чтобы использовать ее и начать делать больше.

Что такое метод Flowtime?

Техника Flowtime, хотя и не так известна, как Техника Помидора, существует уже некоторое время. Во многих смыслах это прямой потомок Помидора. Это детище Зои Рид-Бивенс, и она придумала его как средство устранения некоторых недостатков, которые она испытала при использовании техники Помидора.

Она обнаружила, что соблюдение 25-минутных рабочих сегментов часто прерывает ее поток — ощущение погруженности в конкретную задачу — и в конечном итоге снижает ее производительность, а не повышает ее. Чтобы решить эту проблему, она стремилась создать систему, которая сохранила полезные аспекты Техники Помидора, позволяя ей войти в положительный поток и оставаться там.

Основы Flowtime Technique

Чтобы начать использовать технику Flowtime, первое, что вам нужно сделать, это создать расписание, которое поможет вам управлять своими повседневными делами.Вы можете сделать это с помощью электронной таблицы или вручную, в зависимости от того, что вам удобнее. В заголовок расписания включите следующие заголовки столбцов:

• Имя задачи
• Время начала
• Время окончания
• Прерывания
• Время работы
• Время перерыва

Табель учета рабочего времени будет основным способом отслеживания ежедневных задач и создания последовательности, которая лучше всего подходит для вас. После того, как вы его настроите, вот как им пользоваться:

1.Выберите задачу

Для начала выберите задачу, которую хотите выполнить. Он должен быть конкретным и что-то, что вы можете в разумных пределах выполнить за то время, которое у вас есть. Другими словами, не выбирайте такую ​​задачу, как «покрасить свой дом». Выберите что-нибудь вроде «покрасьте входную дверь в мой дом». Если вы выберете слишком широкую задачу, вам будет трудно продолжать работу. Итак, попробуйте разбить то, что вы делаете, на мельчайшие кусочки.

2. Начните работу над своей задачей

Следующий шаг — приступить к работе над своей задачей.Начните с перечисления задачи, над которой вы собираетесь работать, в соответствующем поле вашего расписания. Затем укажите время, когда вы начинаете работу. После того, как вы приступили к своей задаче, единственное правило, которое вы должны соблюдать, — запретить многозадачность. Это поможет вам сосредоточиться на том, что вам нужно сделать, и свести к минимуму любые отвлекающие факторы, которые вы сами себе отвлекаете.

3. Работайте до перерыва

Затем вы можете продолжать работать над перечисленной задачей столько, сколько захотите. Если через 15 минут вы почувствуете усталость, сделайте перерыв.Если вы входите в продуктивный ритм, теряете счет времени и в конечном итоге работаете час подряд, это тоже нормально.

Идея состоит в том, чтобы узнать свои собственные шаблоны и работать в сегментах, которые подходят вам лучше всего. Если вы плохо сосредотачиваетесь на определенных задачах, работайте над ними более короткое время. Если вы поглощены другими типами задач, максимизируйте результат, работая так долго, пока вы чувствуете себя способным оставаться сосредоточенным.

Вы, вероятно, обнаружите, что самый длинный период, который вы сможете выдержать, составляет около 90 минут или около того.Это соответствует вашему Ультрадианскому ритму, который представляет собой чередующиеся периоды бдительности и отдыха, которые наш мозг испытывает в течение дня.

Существует множество тематических исследований, демонстрирующих, как регулярные перерывы повышают продуктивность. Это одна из причин того, что обязательные перерывы являются частью Техники Помидора. Но есть свидетельства того, что менее структурированный подход Flowtime к перерывам работает не хуже. В одной технологической компании, которая недавно предписала своим сотрудникам делать перерывы каждый час по своему усмотрению, производительность труда выросла на 23%, при этом никаких полномочий не требовалось.

4. Сделайте перерыв соответствующей продолжительности

Когда вы решите, что вам нужно сделать перерыв, сделайте это. Просто не забудьте записать время остановки в расписании в нужном месте. Вы можете сделать такой перерыв, какой захотите, но не злоупотребляйте своим правом. В противном случае очень скоро ваши перерывы съедят большую часть вашего времени.

Как правило, старайтесь делать пятиминутный перерыв на каждый 25-минутный рабочий период и пропорционально увеличивайте перерыв для более продолжительных периодов работы.Вы должны использовать таймер, чтобы убедиться, что вы вернетесь к своей задаче в нужное время. И когда ваш перерыв закончится, не забудьте записать время, когда вы возобновили работу, и указать продолжительность перерыва, который вы сделали.

5. Записывайте отвлекающие факторы по мере их появления

Пока вы работаете, всегда будут моменты, когда вы будете отвлекаться. Это может быть телефонный звонок, срочное электронное письмо или даже побуждение в туалет. Когда это произойдет, запишите это событие в столбце прерывания вашего расписания.Изо всех сил старайтесь не отвлекаться, но не пытайтесь их блокировать.

Причина в том, что вы вряд ли добьетесь успеха, а иногда то, что вас отвлекает, будет иметь более высокий приоритет, чем то, над чем вы работаете. Поэтому важно избавляться от отвлекающих факторов по своему усмотрению, а не просто работать над ними.

6. Повторяйте, пока ваша работа не будет завершена

Все, что вам нужно сделать, это повторять описанные выше шаги до тех пор, пока задачи, над которыми вы работаете, не будут выполнены.Выполняя каждую задачу, обязательно записывайте время последней остановки. При желании вы можете рассчитать общее рабочее время (и заполнить его), когда закончите задание, или вы можете выполнить всю математику сразу в конце дня.

Важно только то, чтобы вы не оставляли пробелов в учете рабочего времени. После завершения ваши расписания станут активом, который улучшит вашу способность составлять график работы, который максимизирует вашу ежедневную производительность.

Что делать с табелями учета рабочего времени

Хотя запись ваших рабочих периодов и перерывов поможет вам справляться с задачей каждый день, есть еще одна важная причина, по которой вы это делаете.Дело в том, что ваши табели постепенно начнут открывать вам, как составить для себя идеальный распорядок дня.

Итак, в конце каждой недели найдите время, чтобы сравнить свои расписания. Вы можете увидеть, что начинают проявляться определенные закономерности. Например, вы можете заметить, что ваши самые продолжительные рабочие периоды обычно происходят до обеда или что есть определенные части вашего дня, которые, как правило, заполнены отвлекающими факторами. Вы можете использовать эту информацию, чтобы более эффективно планировать последующие дни.

Как правило, вам нужно сгруппировать наиболее важные задачи в наиболее продуктивное время.Так, например, если вы просматриваете подробные записи о собственности, вы можете выделить время для этого, если знаете, что сможете сосредоточиться без перерыва.

И наоборот, менее важную работу следует планировать на то время, когда вы, скорее всего, будете прерваны во время работы. Поэтому, если вам нужно время, чтобы ответить на электронные письма или ответить на телефонный звонок, вы будете знать, когда это сделать. Это не только повысит вашу продуктивность, но и исключит ошибки в работе.

Ключевые сходства между Flowtime и Pomodoro

Если вы знакомы с тем, как работает Техника Помидора, возможно, вы заметили некоторое сходство с Техникой Потока.Как мы обсуждали ранее, это сделано намеренно. Техника Flowtime специально разработана для сохранения трех важнейших характеристик техники Помидора, а именно:

1. Точное отслеживание времени

Одна из причин, по которой Техника Помидора так эффективна для многих людей, заключается в том, что она создает жесткую систему, облегчающую отслеживание времени. Разделив свои рабочие задачи на 25-минутные сегменты, вы остро осознаете задачи, которые стоят перед вами, и то, как вы используете свое время.Уже одно это поможет вам не тратить драгоценное рабочее время, потому что вам нужно учитывать каждую минуту. Техника Flowtime также дает это преимущество.

2. Устранение многозадачности

Используя технику помидора, вы должны выбрать задачу для работы и использовать 25-минутный таймер для измерения каждого периода работы. Это отлично справляется с задачей, потому что с того момента, как вы устанавливаете таймер, вы знаете, что пытаетесь выполнить, и поэтому вряд ли отклонитесь от другой задачи.

Даже если вам не нужно использовать таймер с Flowtime Technique, сам процесс записи вашей задачи выполняет ту же задачу. Поскольку вы знаете, что будете отслеживать свое время, потраченное на работу над конкретным делом, вы, как правило, продолжаете выполнять свою задачу до тех пор, пока она не будет завершена, или пока не наступит время для перерыва.

3. Содействующие перерывы

Одним из главных факторов, убивающих продуктивность, является переутомление, и существует множество данных, доказывающих, что перерывы необходимы для поддержания максимальной производительности труда.Это настоящий секрет успешной репутации Техники Помидора — она ​​делает перерывы обязательными и неизбежными.

Метод Flowtime, для сравнения, также требует, чтобы вы делали перерывы. Это просто не заставит их вас навязывать, пока вы не будете готовы их принять. Таким образом, требуется некоторая дополнительная самодисциплина для успешного использования техники Flowtime. Но если вы можете подчиняться таймеру, нет причин, по которым вы не можете научиться подчиняться сигналам, которые ваше тело посылает вам, когда ему нужен тайм-аут.

Последние мысли

В конце концов, вы можете добиться успеха, используя Технику Помидора.В конце концов, есть причина, по которой он так популярен. Но если вы используете его в течение некоторого времени и обнаруживаете, что напрягаетесь против его жестких структур, вы не одиноки. Итак, подумайте о том, чтобы попробовать технику Flowtime хотя бы неделю или две. Возможно, вы обнаружите, что это намного лучше подходит для вашего стиля работы и что вы успеваете сделать даже больше, чем когда-либо раньше.

Дополнительные методы повышения производительности

Изображение предоставлено: Fakurian Design через unsplash.com

Как лучше всего спланировать свой день для максимальной продуктивности

Когда у вас длинный список дел, и вы одновременно выполняете несколько проектов или обязанностей, только человек может чувствовать себя подавленным.

Слишком много встреч, нескончаемый поток задач и культура «я должен делать больше» — все это может создать непосильную рабочую нагрузку. Если вы живете вдали, это подавляющее чувство часто усугубляется отсутствием разделения между работой и жизнью вне работы. Где начинается и заканчивается ваш день, когда вы добираетесь на работу в 10 шагах от квартиры? Просыпайся.

Это может показаться нелогичным, но погружение с головой в работу, как только вы входите в систему или добираетесь до офиса, на самом деле может быть контрпродуктивным.Фактически, исследования показывают, что всего за 10 минут на планирование дня можно сэкономить до 2 часов потраченного впустую времени и рассеянных усилий.

Планирование не только помогает в выполнении работы, но и важно для сохранения вашего рассудка и снижения уровня стресса. Вместо того, чтобы без разбора перебрасывать свою энергию от задачи к задаче, планирование привносит в вашу работу ощущение спокойствия и целенаправленности.

Для команд меньше ежедневного стресса в конечном итоге приводит к большему влиянию. Исследования показывают, что 41% людей говорят, что стресс негативно влияет на их продуктивность, что в целом приводит к ежегодным необратимым затратам на продуктивность для бизнеса в размере 200–300 миллиардов долларов.

Преимущества ежедневного планирования

Сила ежедневного планирования может помочь вам развить важные навыки и со временем создать ощущение спокойствия и продуктивности, когда вы начинаете день каждое утро. Вот пять заметных преимуществ:

1. Он развивает навыки управления временем — Ежедневное планирование помогает вам реалистично относиться к своему времени и понимать его как ограниченный ресурс. Это дает людям навыки для определения приоритетов и масштабирования своих рабочих нагрузок соответственно — а тем из нас, кто склонен откусить больше, чем мы можем проглотить, он также может помочь вам научиться говорить «нет» или чаще делегировать задачи.
2. Повышает концентрацию внимания и производительность — Планирование ежедневных задач помогает преодолеть шум и сосредоточить внимание на нескольких критических задачах каждый день. Это дает ощущение цели и достижения (когда вы проверяете вещи из своего списка), что также мотивирует.
3. Это поможет вам оставаться организованным, подотчетным и здравомыслящим. — Если вы станете лучшим ежедневником, это поможет вам отслеживать все, что у вас на столе. Благодаря этому большие проекты и сложные рабочие нагрузки кажутся управляемыми, разбивая их на более мелкие задачи.Начало каждого дня с упражнения по планированию также помогает задокументировать ваш процесс, так что вам будет легче отслеживать прогресс с течением времени и сообщать о проделанной работе. Планирование также требует от вас подотчетности (тем более, если вы делитесь со своей командой), поскольку вы отчитываете о прогрессе и проверяете цели каждый день.
4. Это полезно для вашего здоровья и благополучия — Ежедневное планирование снимает стресс и помогает создать ощущение спокойствия среди хаоса. Когда вы меньше перегружены всем, что есть на вашей тарелке, у вас больше шансов сосредоточиться и сделать больше.При ежедневном планировании вы также можете выделить приоритетные вещи вне работы, которые важны для вашего общего благополучия — например, заправиться здоровым обедом, восстановить силы с помощью 30-минутной пробежки или просто выделить время каждый день, чтобы сбросить по-своему. Наш мозг не может сосредоточиться на полную мощность без перерывов, поэтому расставление приоритетов в этих вещах не только полезно для вашего здоровья, но и в конечном итоге поможет вам добиваться большего на работе каждый день.
5. Это поможет вам вести учет, чтобы расти и учиться — Вы можете многое узнать о себе посредством ежедневного планирования, и эти знания помогут вам работать более эффективно с течением времени.Как люди, мы не очень хорошо умеем оценивать, сколько времени занимает у нас время, — не принимайте это на свой счет, это касается большинства из нас. При ежедневном планировании у вас будет запись того, что вы намеревались достичь и что вы на самом деле сделали. Ничего страшного, если ты не делаешь все каждый раз. По мере продвижения вы научитесь более реалистично оценивать масштабы проектов и создавать для себя планы работы, которые увеличивают продуктивность и благополучие.

Попробуйте спланировать свой день с помощью Check-ins

Простое планирование и ежедневные обновления могут повысить уровень ваших боевых действий и синхронизировать вашу команду с меньшим количеством встреч.

Различные модели планирования, чтобы сосредоточить внимание на вашем дне

Не существует универсального подхода к составлению ежедневного плана. Вы захотите выбрать метод, который вам подходит, исходя из того, как вы любите работать и что вас мотивирует.

Этот список ни в коем случае не является исчерпывающим, но он должен дать вам несколько хороших идей для начала.

Загрузить: модели планирования для Focus

6 стратегий, которые помогут вам более эффективно планировать свой день

1.Найдите рабочий процесс планирования, который легко придерживаться

Когда дела становятся беспокойными, может помочь ежедневное планирование. Но сначала нужно выработать привычку.

Создавайте для себя ритуал каждое утро: Чтобы сделать ежедневное планирование привычкой, требуются определенные усилия и целенаправленность. Начните с выделения 15-минутного временного интервала в своем календаре каждое утро, чтобы составить план и создать обстановку, которая внушает чувство спокойствия и сосредоточенности — возможно, вы нальете чашку кофе в свою любимую кружку или предложите какой-нибудь из своих любимых. утренние мелодии перед тем, как сесть за план.

Интегрируйте планирование с существующим рабочим процессом, чтобы упростить его: Вместо того, чтобы добавлять еще один процесс, попробуйте использовать инструменты, которые уже есть в вашем распоряжении для ежедневного планирования, чтобы оно закрепилось. Если ваша команда неукоснительно использует Slack, возможно, вы составите и поделитесь своим планом там. Если вы используете много разных приложений в течение недели для выполнения работы, попробуйте использовать Check-ins, чтобы создать ежедневный план, объединяющий все воедино, без необходимости переключаться между вкладками.

Используйте подсказки, чтобы упростить задачу: Это начало вашего рабочего дня.Как вы составите стратегический план за 15 минут, если ваш кофе еще даже не прижился? Нам нравится использовать подсказки. Они дают структуру и рекомендации, чтобы было легко узнать, что именно включать в свой план каждое утро. Вы можете попробовать использовать разные подсказки, чтобы сосредоточить внимание на разных вещах в течение недели. Подробнее об этом в разделе ниже.

2. Разделите неделю на разные области внимания

Когда вы приступите к ежедневному планированию, может быть полезно взглянуть на свою неделю в целом и разбить ее на части, чтобы не пытаться решать все сразу.Это позволяет вам ставить достижимые цели в начале недели, размышлять в конце и выполнять максимум работы, когда вы чувствуете себя наиболее продуктивным.

Вот пример того, как это может выглядеть, основанный на идеях, которыми поделился сотрудник Google несколько лет назад.

Понедельник — Уровни энергии увеличиваются по мере приближения недели, поэтому начинайте неделю с задач с низкой потребностью и постановки целей.

• Планируйте свою неделю, организуйте, выполняйте любые административные задачи
• Установите еженедельную область внимания
• Просмотрите или установите цели, задачи и ключевые показатели

Вторник и среда — Скорее всего, у вас будет пик энергии , поэтому сделайте работу важнее разговоров о работе (т.е. встречи и электронные письма).

• Пишите код, работайте над дизайном, составляйте проектное предложение
• Решайте проблемы, проводите мозговые штурмы
• Блокаторы флагов будут обсуждаться на встречах в четверг

Четверг — Энергия начинает спадать по мере приближения выходных, так что ставьте встречи и совместную работу в приоритетном порядке, а не рабочее время без головы.

• Проводите встречи команды, 1: 1 и т. Д.
• Сосредоточьтесь на сотрудничестве и достижении консенсуса
• Проведите сеансы планирования того, что будет на повестке дня на следующей неделе

Пятница — Уровни энергии самые низкие.Используйте этот день для размышлений, отношений и открытых проектов.

Это всего лишь примеры, но хорошее место для начала. По мере того, как вы наращиваете свои способности к планированию, вы начнете выяснять, что лучше всего подходит для вас при составлении ежедневного и недельного расписания.

Совет. Определите время максимальной производительности и защитите его. Мы все переживаем приливы и отливы производительности. Время максимальной производительности — это время дня, когда вы наиболее продуктивны. Чтобы найти свой, разбейте обычный день на три-четыре временных интервала.В течение недели ранжируйте эти слоты от наиболее к наименее продуктивным. Как только вы найдете наиболее продуктивное время, запланируйте защищенные рабочие блоки, чтобы посвятить их наиболее важным проектам.

3. Думайте о ежедневных планах как о части общей картины

Соединение вашей повседневной работы с более крупными целями, которых вы пытаетесь достичь, может помочь создать более сильное ощущение цели в вашей работе. Это также может помочь вам расставить приоритеты задач, сосредоточив внимание на тех, которые имеют наибольшее влияние, и укрепить чувство ответственности, поскольку вы связываете индивидуальные цели с OKR и инициативами на уровне команды.

Используйте долгосрочные цели для расстановки приоритетов: Сохранение приоритетности команды и долгосрочных целей поможет вам расставить приоритеты в повседневной работе на основе результатов. Например, если вашими долгосрочными целями являются «запустить проект« Меркурий »», «развить навыки наставничества» и «пробежать 10 тысяч», то, если вы будете держать их в фокусе, обязательно расставите приоритеты задач, связанных с этими целями, по мере того, как вы ставите свои повседневные задачи. планируйте каждое утро. Постановка ежедневных целей, которые поднимаются вверх по лестнице в более широкую картину, также может помочь вам почувствовать себя более связанным с командными инициативами и сделать вашу повседневную работу более эффективной.

Поделитесь своими планами с командой: Совместное использование помогает повысить подотчетность и сделать работу более целеустремленной. Когда вы знаете, что команда заботится о вашей работе и следит за ее прогрессом, вы почувствуете большую мотивацию для ее выполнения. Кроме того, когда вся команда видит, как вы перемещаете работу из пункта А в пункт Б, легче находить моменты, чтобы отпраздновать победы друг друга и определить возможности для сотрудничества.

4. Сделайте ежедневные приоритеты действенными и достижимыми

Это чувство, когда вы вычеркиваете что-то из своего списка дел.Есть ли что-нибудь более приятное?

Вы можете давать себе больше этого чувства каждый день, создавая действенный план и ставя достижимые цели. Чем более действенным будет ваш план, тем легче будет добиться в нем прогресса. Чем более достижимы ваши цели, тем больший импульс вы сможете создать, проверяя выполнение задач и выполняя работу.

Сохраняйте управляемость: Ваш план действий должен сфокусировать внимание на нескольких ключевых задачах — мы рекомендуем сосредоточиться на двух или трех ежедневных приоритетах, поскольку это лучшее место для достижения максимальной эффективности.Если вы попытаетесь выполнить слишком много задач и будете продолжать говорить «да» дополнительным задачам, вы вообще ничего не добьетесь. Если вы изо всех сил пытаетесь достичь цели или продвигаетесь в решении сложной задачи, попробуйте вместо этого включить в свой план «половинную» версию этой задачи.

Совет. Создайте бэклог, чтобы оставаться организованным. Если вы не собираетесь приступить к задаче сегодня, вы можете добавить ее в список невыполненных задач на будущее, чтобы не забыть вернуться к ней.

Сосредоточьтесь на небольших конкретных победах : Небольшие победы помогают нам почувствовать прогресс, который оказывает сильное влияние на то, как мы себя чувствуем и работаем на работе.Подумайте об этом так: большинство проектов разбиваются на кучу более мелких задач и процессов, которые разделены между ролями и командами. Итак, вместо того, чтобы перечислять весь проект как то, что вы хотите сделать при планировании своего дня, подумайте о задачах, которые вам нужно выполнить самостоятельно. Также будьте конкретны. Вместо «Сосредоточьтесь на найме» попробуйте «Интервью с 3 кандидатами в инженеры iOS». Такой уровень специфичности упрощает вычеркивание вещей из вашего списка по мере того, как вы их выполняете, и более четко выделяет ваш прогресс и влияние с течением времени.

Обозначьте вчерашние достижения наряду с сегодняшними задачами: Размышление о прогрессе, которого вы достигли вчера, — еще один отличный способ придать импульс и чувство выполненного долга, чтобы продвигать вашу работу вперед.

5. Ставьте во главу угла благополучие не меньше, чем продуктивность

Речь идет не только о повышении производительности — при планировании также уделяется приоритетное внимание вашему здоровью и благополучию. Планирование помогает вам проверять свой уровень энергии и то, как вы себя чувствуете каждое утро, чтобы вы могли выработать рабочие привычки, которые позаботятся о себе.

Проверяйте себя каждое утро: Найдите время, чтобы понять, как вы себя чувствуете, прежде чем каждый день выходить на работу. Бесчисленные исследования показали, что такие эмоции, как стресс и спокойствие, влияют на вашу способность добиваться результатов. Осознание этого с самого начала может помочь вам установить уровень. Будьте нежны и с собой. Если у вас выходной, не ругайте себя. Будьте открыты для обмена с людьми, с которыми вы тоже работаете, чтобы они могли оказать поддержку в случае необходимости.

Создавайте моменты, чтобы «расфокусировать»: Наш мозг может сосредоточиться только на определенное количество времени, поэтому делать перерывы для сброса в течение дня так же важно, как и экономить время на защищенной работе.Попробуйте дать себе 5-10 минут в конце каждого часа, чтобы отойти и сделать передышку. Еще одна полезная стратегия — запланировать в своем календаре время, в котором не сосредоточено внимание, например, выделенный временной блок на обед (вдали от компьютера), послеобеденная медитация или 30-минутная пробежка по окрестностям.

Совет: ищите закономерности с течением времени. Если вы всегда отвлекаетесь в 3 часа дня, не сопротивляйтесь. Вместо этого используйте это время, чтобы запланировать сброс.

6. Завершите неделю размышлениями

Ежедневный план не уйдет далеко, если вы не найдете времени, чтобы оглянуться назад, посмотреть, как у вас получилось, и повторить.

Найдите время в конце каждой недели, чтобы поразмышлять об управлении временем, своем общем настроении и производительности. Вы можете оценить, сколько времени на самом деле вам потребовалось на выполнение задачи, по сравнению с тем, сколько времени, как вы думали, это займет. Со временем вы станете экспертом в области определения объема своей работы, выделения необходимого времени и автономной работы. Вы получите более глубокое понимание того, как вы лучше всего работаете, и сможете настроить себя на более продуктивную, сбалансированную и здоровую рабочую неделю.

Создайте свой собственный ежедневный план, чтобы сосредоточить внимание на всем этом.

Выделите несколько минут на то, чтобы спланировать свой день каждое утро, чтобы восстановить чувство спокойствия и сосредоточить все внимание.

Не существует универсального подхода к составлению ежедневного плана. Вы захотите выбрать метод, который вам подходит, исходя из того, как вы любите работать и что вас мотивирует. Для многих команд Range Check-ins — хорошее место для начала, потому что они позволяют легко объединить все ваши задачи в одном месте, составить план действий всего за несколько минут и достичь того, что вы намеревались сделать. (Вы будете тратить меньше времени на копирование обновлений от инструмента к инструменту и больше времени на достижение ваших целей.)

Узнайте больше о стратегиях планирования рабочего дня

Как спланировать свой день для максимальной производительности | Автор: Лиз Хубер

Отличный способ начать свой день с беспокойства — это просмотреть весь свой список дел. Вы видите все, что добавили за последнюю неделю и ранее. Вы видите большие проекты и мелкие неприятные вещи. И список чертовски длинный. И вы чувствуете, что никогда не сможете сделать все это.

Конечно, это вас пугает. Потому что вы даже не знаете, с чего начать … и знаете, что не сможете сделать все это.

А нельзя! Вы не должны даже думать обо всем своем списке дел, когда составляете свой ежедневный план.

Единственное, о чем вы должны подумать, это: какие у меня самые важные задачи на сегодня и когда я их выполню?

Для этого вам нужно отделить ежедневное расписание от основного списка. Ваш основной список — это весь ваш список дел, содержащий все, что вам нужно сделать, организованный по проектам и категориям (например, работа, домохозяйство и здоровье). И ваше ежедневное расписание — это подмножество вашего основного списка с задачами, которые вы хотите выполнить сегодня.

Несколько способов сделать это

1. Добавьте временные блоки в свой календарь. Вот пример моего календаря Google с цветовой кодировкой. Я использую разные цвета для разных видов работы или досуга. Это отлично работает, потому что заставляет задуматься о том, сколько времени на что-то уйдет, и, таким образом, не дает вам перезарядить себя. Кроме того, это избавляет вас от ошибки, не учитывающей время, потраченное на собраниях, обедах и т. Д.

Цветовые блоки времени в Google Calendar

2.Используйте такой инструмент, как «Удивительный Марвин» (мой любимый инструмент для повышения производительности), чтобы запланировать свои задачи из основного списка в ежедневное расписание. Amazing Marvin — единственный известный мне инструмент, который позволяет планировать задачи на разные дни. Ежедневное расписание

в Amazing Marvin

3. Если вы работаете с другими инструментами, такими как todoist, вы можете создать отдельный ежедневный список, добавив метку сегодня к своим задачам. Таким образом, ваши ежедневные задачи будут отображаться в отдельном списке, когда вы их отфильтруете. Это не будет похоже на расписание, но, по крайней мере, вы видите только свои ежедневные дела, а не весь список дел.

4. Если вы поклонник бумаги и ручки, вы можете просто записать свое распорядок дня в дневник или ежедневник и отмечать все по ходу.

Бонусные чаевые

Не просто планируйте свои задачи. Будьте точны в том, сколько времени это займет.

Одной из наиболее частых причин чувства подавленности и разочарования является превышение сроков. Мы просто недооцениваем время, которое потребуется, чтобы что-то сделать, и поэтому хронически перевыполняем план! Это приводит к постоянному ноющему чувству того, что вы никогда не делаете достаточно.

Чтобы этого избежать, точно запишите, сколько времени вы собираетесь потратить на выполнение какой задачи, а затем суммируйте его, чтобы получить общее количество часов, которое вы запланировали. Например, вот скриншот того, как я планирую свой день в Amazing Marvin. Я добавил оценки времени к каждой задаче, и приложение суммирует общее количество запланированных часов на утро, день и весь день. Это позволяет мне быстро проверить себя и, конечно, исправить, если я перегружаю себя. (У меня уже были дни, когда я планировал 16 часов работы, и, конечно, у меня не было возможности сделать это!)

Планирование своего дня с оценкой времени в Amazing Marvin

Чтобы лучше оценивать время потребуется, чтобы выполнить задачу, примите время, выполняя ее (мне нравится работать с Toggl).Это поможет вам лучше понять, сколько времени у вас уходит на то, чтобы делать определенные вещи, например писать сообщение в блоге. Со временем вы сможете очень точно планировать свой день.

Как спланировать свой день — взломать свой СДВГ

Теперь, я думаю, также стоит поговорить о том, как я на самом деле занимаюсь планированием своего дня, не только сидя, но и в действительности. И одно из самых больших преимуществ планирования, которое я нахожу, заключается в том, что вы внезапно понимаете, сколько времени у вас на самом деле есть.Хотя по-прежнему легко перепланировать свой день, когда вы переходите от простого списка дел к фактическому времени, вы делаете дела из своих списков дел. Внезапно количество, которое, как вы думаете, вы можете сделать за день, сильно изменилось. С моим списком дел все эти задачи эфемерны. Конечно. Я знаю, что они требуют времени, и я могу сделать только так много за день, но я все же думаю, что должен быть в состоянии вычеркнуть большинство вещей из своего списка. Когда у них есть время, назначенное им, у меня гораздо более реалистичное представление о том, сколько времени каждый из них займет.

Хорошо. Обычно, когда я планирую свой день, часть моего планировщика уже заполнена, и это потому, что есть вещи, которые почти одинаковы каждый день.

Я не занимаюсь такими вещами, как пробуждение или отход ко сну. хотя иметь план, когда вы собираетесь начать готовиться ко сну, неплохая идея. Но у меня все в порядке. Поехали. Итак, в планировщике мой день начинается, когда я провожу детей в школу, и я могу заполнять его в течение всей недели, потому что на самом деле это не меняется.И, конечно, бывают случаи, когда мне приходится планировать другие дела, которые я делаю утром, но именно здесь я начинаю.

Еще я собираюсь просмотреть свой календарь и указать все встречи или мероприятия, которые у меня собираются. Например, я могу просто заполнить второй вторник месяца в 10:00 для СДВГ, перенастроить Live Q&A, я уже знаю, что это произойдет, так что это легко просто вставить туда.

И важно сначала внести такие вещи в свой календарь, потому что они не перемещаются.

Когда у меня есть такие вещи, я могу строить остальную часть своего расписания вокруг них. Идея здесь в том, чтобы просто включить все то, что уже запланировано, в ваше расписание. Так что, возможно, у вас нет детей в вашем расписании, но у вас может быть время, когда вам нужно быть на работе, или время, когда вам нужно быть в классе. Все, что может структурировать ваш день.

Когда мои дети пойдут в школу, я могу посмотреть, чего я действительно хочу достичь в этот день.

На данный момент я просто смотрю примерно на трехчасовой блок с 9:00 до полудня.Здесь я блокирую время. Это мое самое продуктивное время дня, и я думаю о том, какие задачи потребуют наибольшего внимания. В этом блоке я рассматриваю только одну, может быть, две вещи, которые будут иметь наибольшее значение. Я не пытаюсь делать кучу разных вещей, только самые важные.

Одна из причин, по которой наш СДВГ может доставить нам неприятности, — это думать, что мы должны делать так много вещей каждый день. Наша проблема в том, что у нас нет времени на десяток важных дел.Мы пытаемся втиснуть их, но не можем и чувствуем себя виноватыми из-за того, чего не достигли. Так что давайте пропустим эту часть чувства вины и просто планируем делать меньше вещей. Мы сделаем примерно столько же, но мы будем чувствовать себя лучше.

Причина, по которой я рассматриваю здесь только трехчасовой блок, заключается в том, что я также хочу составить расписание для обеда. Раньше я думал, что планировать обед не обязательно, потому что я ем, только когда голоден, верно? Ну, нет, я бы отложил создание чего-либо, потому что был сосредоточен на чем-то другом.Затем, когда я решил, что достаточно голоден, чтобы что-нибудь приготовить. Я также был в состоянии, когда я не хотел что-то делать и делал выбор еды, которая не питала меня до конца дня.

Конечно, сделать пакет попкорна несложно, но это не заставит меня заняться чем-нибудь продуктивным днем.

Наряду с такими вещами, как обед, также важно запланировать любые другие перерывы, которые вы хотели бы взять и сделать переход. Например, у меня есть зум-звонок, на который я собираюсь быть примерно через час.Итак, у меня есть расписание, чтобы закончить то, что я делаю сейчас, примерно за 20 минут до того, как я начну, чтобы я мог мысленно подготовиться, когда пойду на это собрание.

Хотя может показаться, что мы можем легко переходить от задачи к задаче. Часто бывают невидимые переходы, о которых мы не думаем. Кроме того, помните, что каждая задача состоит из трех частей: настройки, выполнения задачи и очистки. не пренебрегайте в своем графике временем как для подготовки, так и для очистки.

Хорошо. Теперь у меня день.Это более короткий блок, пока мои дети не вернутся домой. И поэтому вместо того, чтобы сосредотачиваться на мысленно обременительных вещах, я сосредоточен на вещах, которые необходимо выполнить, но не собираюсь брать на себя столько внимания — сортировку документов, выполнение онлайн-курсов, чтение, ответы на электронные письма.

И да, я полностью осознаю, что эти задачи требуют сосредоточенности и творческой энергии. Но есть вещи, которыми я не так занят, как когда я что-то пишу или создаю.

Это также время, когда я буду делать такие вещи, как Помидоры, чтобы разбить свой рабочий процесс.

После этого момента моего дня это детские вещи, приготовление ужина и укладывание детей спать, после чего мне пора начать расслабляться и самому готовиться ко сну. Идея здесь в том, что мы не планируем 24 часа. На самом деле, большую часть дня мы не планируем. рутина может помочь нам определить ритм нашего дня, а затем мы сможем просто выяснить, как мы хотим использовать эти средние часы.

Я также хотел бы отметить здесь, что важно иметь время, когда вы завершаете свой день.Что ж, у меня это просто. Когда мои дети приходят домой, это очень важно сделать, независимо от того, что еще происходит в вашей жизни. С СДВГ легко сформировать образ мышления, в котором мы просто идем, идем, идем. И я знаю, что раньше у меня были дни, когда я работал до 22:00 или позже, хотя на какое-то время это может сделать вас действительно продуктивным. Это не лучший способ справиться со своим СДВГ, потому что нам абсолютно необходимо это время, чтобы подзарядиться.

Так что вместо того, чтобы смотреть на наш день и добавлять вещи, пока мы не запланировали все в нашем списке дел, выберите время, когда вы завершите дела.Хотя теоретически вы могли бы втиснуть больше в свой день. Мы пытаемся сбалансировать нашу жизнь и включать такие вещи, как выздоровление.

Это не менее важно. Царапины нет. Это даже важнее. Нам нужно составить график, когда мы отдыхаем и восстанавливаемся.

И просмотрите свой день. У вас запланировано что-нибудь веселое? Если не добавлю что-нибудь.