Планирование времени рабочего дня: правила, методы и ошибки
Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.
Сегодня вы узнаете:
- Зачем планировать свой рабочий день;
- Кому это необходимо;
- Как правильно планировать рабочий день.
Планирование рабочего дня
В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.
Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.
Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.
Что включает в себя планирование
Планирование рабочего времени включает в себя:
- Расстановку приоритетов.
- Выбор важных задач.
- Поиск лучших путей их решения.
- Поиск занятости в свободное время.
Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.
Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.
Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.
Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.
Почему важно планировать рабочий день
Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно пон
kakzarabativat.ru
Тайм-менеджмент: как правильно планировать свое время, чтобы успевать все — Блог
17 Января 2017
Славное время было – средневековье. Сонные феодалы неспешно потягивали вино в своих замках, крестьяне работали на благо своих хозяев, а рыцари с нетерпением ждали новых походов. В целом – это было время, когда всё было просто. Завтра было почти таким же, как и вчера.
Сегодня же, 90% всех людей выглядят как пассажиры поезда, который только что уехал. Они спешат неизвестно зачем и неведомо куда. Если вы узнали в этом описании себя, то знакомьтесь, ваш лучший друг – тайм-менеджмент.
Все люди делают это
Можете откинуться на спинку стула – все люди делают это: откладывают дела на потом, ленятся, ищут оправдания. Бывают и более интересные случаи, когда человек умудряется обижаться на всех и вся за то, что у него что-то не ладится. Ленивые и брюзжащие старики – это как раз такие люди, не познакомившиеся вовремя с искусством управления временем. Сейчас вы вряд ли знаете, чего хотите. Однако ознакомившись с основными принципами управления временем, вы сможете буквально творить чудеса.
Если вы не знаете с чего начать – начните с начала. Этот банальный совет также примитивен, как и отговорки, которые люди используют, чтобы бездельничать подольше. К слову, безделье – самый страшный враг всех серьёзных начинаний. Лучший способ закопать миллион в землю – каждый день откладывать на завтра работу, теряя одну тысячу. Кто-то может назвать это красивым словом «прокрастинация», но это лишь отлынивание и безделье.
Второй уровень низшей лиги – отсутствие веры в успех. Вы что-то делаете, но ваши усилия подобны песчинке на пляже, из которой требуется построить песчаный замок. Вам нужен результат. Как его добиться – читайте ниже.
Обратите также внимание на то, что нижеприведённые методики бесполезны, если ваше дело или проект вам неинтересны. Тайм-менеджмент основан на умении расставлять приоритеты правильно – такое умение необходимо не только на работе, но и в жизни.
Почему миллионеры ходят в бейсболках?
Если вы думали, что миллионеры лишь хвастаются богатством, то вы ошибаетесь. Те из них, кто честно заработал свои кровные – скромные и незаметные люди. От вас их отличает лишь счёт с кучей нулей и умение управлять временем и деньгами, которые это умение приносит.
Не стоит думать, что тайм-менеджмент придумали богатенькие боссы, которым нечего было делать. Это универсальный механизм, который работает в любой сфере жизни как часы. ТМ – инструмент, с помощью которого вы сможете добиться успеха в любой сфере. Достигается всё примитивно просто – вы учитесь распоряжаться своим временем и тратить его с умом, получая максимум эффекта от каждой минуты.
Сначала – о приятном
Наглядный пример пользы от ТМ – представьте себе себя. Только у вас сегодня нет дел. Вы сделали их три года назад. У вас уже совершенно другая жизнь, хорошая машина, на работе все с вами здороваются… Что же произошло?
А всё началось с того, как вы прочитали в сети о странной вещи – тайм-менеджменте. Удалили мусор из корзины компьютера, с дисков, убрали его из своей комнаты, квартиры и в конце концов – из головы. Вы стали больше времени уделять работе, семье и у вас никогда не бывает депрессии из-за дел. Разве такое бывает? Да!
Прокрастинация – тяжёлый труд. Основы тайм-менеджмента
Приехали!
Не нужно себя ругать за безделье. Вы выполняете тяжёлую работу. Да нет – вы почти в рабстве у своих собственных привычек. Но вот вам задачка – представьте, что завтра конец света. Всё, приехали! Поздно бегать по банкам, соседям, возвращать долги, прибивать полочку на стену – разве есть смысл делать всё это в последний день? Нет! Славно. Теперь вы можете догнать выпрыгнувшее сердце и вернуть его на место, собраться с мыслями. Поздравляем – теперь вы сделали первый шаг!
Начинайте каждое утро с мысли о том, каким бы был этот день, если бы он стал последним. Это простое упражнение позволит вам поставить цели. Лучше всего – возьмите листок и потратьте 15-20 минут на перечисление важных дел, чтобы не потратить ближайшие 15-20 часов на их частичную реализацию.
Один план хорошо, а два – лучше!
Любой успех не приходит случайно. И даже благодаря тяжёлой работе бывает трудно его достичь. Причина кроется в отсутствии чёткого плана действий. Спросите себя о том, почему у вас до сих пор нет такого плана – внятного ответа вы себе не дадите.
Половина всех ваших неудач в жизни связана с тем, что вы не знаете ответа на два вопроса всех прославленных полководцев:
- Где мы в данный момент?
- Куда наступать?
Составив чёткий план действий, вы сможете знать, что и когда вам выполнять. У вас на руках будет карта с чёткими стрелочками, указывающими на то место, где зарыт настоящий клад! Очень важно именно писать план. Если вы не запишете цель, то с лёгкостью откажитесь от неё под любым предлогом. Когда же она записана – отвертеться не удастся.
Пожиратели – прочь!
Имён у таких дел множество, но суть одна – высосать из вас энергию. Выбросить ноутбук или отписаться от полезных рассылок – не самая лучшая идея. Никто также не запретит вам посмотреть любимый фильм. Но во время важных дел возьмите за правило концентрироваться на работе. Как только вы начнёте поддаваться магии социальных сетей или пейзажа за окном – вы пропали.
Приоритеты
Если вы хотите быть успешным – вы просто обязаны уметь присваивать делам цифры. Основному делу – масса времени. Побочным – немного. А вот на развлечение вы можете оставить час-другой. Через некоторое время этот мизерный отрезок времени станет бездной, которая отделяет вас от заветного нового дня и новой работы.
Разделяй и властвуй!
Такая трактовка Цезаря является самой гуманной и самой практичной в нашем мире. Разделять вам придётся потоки информации – на нужную и ненужную. От вас требуется уметь быстро ориентироваться в потоке информации и не тратить своё время на то, что вам не нужно. Беспощадно отсеивайте любителей пожаловаться на жизнь и ничего при этом не делать, кто пытается вам что-то навязать.
Учитесь у французов
Принцип придумал отнюдь не француз. Но уважаемый Брайан Трейси призывает готовить привычное именно для них блюдо – лягушку. Похоже, что дядюшка Трейси совсем не разделяет безграничную любовь французов к этому блюду. К тому же – он предлагает есть её целиком, а не только лапки. Всё становится на свои места, когда вы поймёте, что лягушка – это ваше самое неприятное дело, которое вы постоянно откладываете. Просто съешьте её утром и ходите с довольной улыбкой весь день!
Чистота – залог здоровья!
Чистота на вашем столе позволит оптимизировать рабочий процесс на 30%. Именно такое количество времени, по мнению учёных, тратится на то, чтобы впопыхах найти нужную бумагу или вещь. Творческий беспорядок – лишь удобная отговорка, не так ли?
От звонка до звонка
Героически перевыполнять недовыполненный план – не лучшая идея. Вы можете выбиться из сил в погоне за ежеминутным результатом, но настоящая сила – в системности. Научитесь каждый день уделять время важному для вас делу, и вы добьётесь гораздо большего, нежели попытками наскоков и набегов. Лучший способ разбогатеть – работать усердно, но лишь в определённое время. Эта привычка поможет вам отучиться брать работу домой, постоянно думая о ней.
Помните также, что тайм-менеджмент, как и любую другую методику следует использовать с умом. Как уже говорилось выше – избегайте наскоков и набегов. Лениться тоже можно и даже нужно! Тем не менее, стремитесь к состояниям потока и умиротворения. На работе раскручивайте маховик интеллекта и не давайте себе спуску, пока не начнёте решать проблемы, будто щёлкая орешки. Дома научитесь выполнять домашние дела и отдыхать. Главное правило тайм-менеджмента: хорошо поработал – хорошо отдохни.
albione.ru
Советы, как правильно планировать свое время
О том, как правильно планировать свое время, пожалуй, задумывался каждый человек. Зачастую такие мысли приходят в голову только тогда, когда мы совершенно не успеваем осуществить то, чего хотелось бы добиться в течение дня, недели или даже месяца. Почему же так происходит? Может, у нас просто уходит много времени на какие-то мелкие дела? Или это просто усталость, или того хуже – лень? Давайте разберемся в этом вопросе поэтапно, ведь, научиться использовать правильно время – это почти половина успеха.
Для начала нам нужно понимание того, а с какой целью нам нужно планировать свой день. Причин существует множество. Рассмотрим основные из них:
- Когда мы всему ставим временные рамки, мы начинаем себя лучше чувствовать и ощущать спокойствие. Ведь, мы в любом случае достигнем нужного результата, если будем придерживаться графика.
- Когда мы планируем дела, то учимся уважительнее относиться ко времени. Например, многих людей сильно напрягают опоздания – как свои, так и чужие. Пунктуальность учит не только дисциплине, но и помогает комфортно себя чувствовать, быть уверенным в том, что мы контролируем ситуацию.
- Когда мы правильно планируем день, то учимся реально оценивать свои возможности. Давайте вспомним, сколько раз из-за непредвиденных обстоятельств мы что-то не успевали? Вещи, на которые обязательно нужно потратить время (вроде дороги до работы или перерывов на еду) также стоит включить в список дел. Так мы сможем распланировать все необходимое и научиться не выходить за рамки.
- Стоит выполнить все, что запланировано в графике – и в конце дня вы чувствуете удовлетворение.
- Удивление окружающих «Как это вы все успеваете?» – неоценимо.
Если понаблюдать не только за жизнями реальных людей, но и литературных персонажей, то можно увидеть, насколько желание человека все успевать влияет на его ритм жизни.
Если мы начинаем планировать, то неизбежно начнем оценивать свои реальные возможности. Мы начинаем понимать, что мы сможет выполнить в течение дня, а для чего понадобится целая неделя. К тому же у многих людей с языка не сходит фраза: «Нет времени», «Не хватает часов в сутках». Поверьте, как только вы начнете расписывать свой день по часам, вы навсегда забудете об этих отговорках. Вы сможете не только организовать свое свободное, но и рабочее время. То, до чего у вас раньше «руки не доходили» станет для вас делом, решаемым в течение одного дня. Организованность поможет вам понять свои преимущества, а также определить четко цели и время для их достижения.
Чтобы эффективно использовать ваши временные ресурсы, следует придерживаться нескольких простых правил:
- Не начинайте новый день, если он у вас не расписан по часам на бумаге. Помните, что если ваша цель не зафиксирована на бумаге или в электронном блокноте – ее не существует, и вы просто впустую потеряете день.
- Начало дня с расписанными по пунктам делами – залог вашего успеха. Лучше всего с вечера подготовить список дел на завтра с указанием времени, в течение которого то или иное дело должно быть выполненным.
- Строго идите по составленному списку. Чтобы не переутомиться, внесите в список также и время на отдых и прием пищи. Тогда вы сможете укладываться в четко намеченное время.
- Если составляете список долгосрочных дел, то старайтесь расположить дела от меньшего к большему. Для достижения цели определите конкретный временной промежуток и разбейте главную цель на «шажки» к ней, то есть более мелкие задачи.
- Если перед вами стоит многоуровневая задача, то разбейте ее на небольшие подпункты и расположите их в нужной последовательности.
Бывает так, что в течение дня возникает какая-то новая непредвиденная задача, и ее, хоть ты умри, нужно впихнуть в уже составленный график. Как же быть тогда? Взгляните еще раз на ваш список. Из него можно один пункт перенести на завтра? Если вы можете сделать небольшую рокировку без вреда для сроков исполнения – то смело делайте! Но при этом нужно расположить дела в порядке их приоритетности. Самое главное здесь – это грамотно пересмотреть свое время и оценить, что важнее сделать сейчас, а что можно оставить на более позднее время.
Грамотно распорядиться временем, вам помогут книги:
- Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль».
- Штаффан Нётерберг «Тайм-менеджмент по помидору: Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут».
- Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок».
Необязательно следовать всем советам из книг, выбирайте то, что удобно для вас. Если выбранная методика не работает, пробуйте другую. Так вы найдете те методы, которые способы привести ваши дела в порядок и наладить быт.
[Всего голосов: 1 Средний: 5/5]trenermozga.ru
Как правильно планировать время? — Путь к успеху
План эффективного использования личного времени зависит от того, насколько четко Вы поставили перед собой цели. Если Вы не осознаете, чего хотите от завтрашнего дня, Вам очень сложно будет определить задачи на сегодняшний день. Поэтому если Вы хотите эффективно планировать время, то первоначальным пунктом должно стать формулирование целей и будущих планов. Личные и профессиональные цели определяют общие цели. Зачастую профессиональные цели помогают заложить фундамент личных через стабильное финансовое положение и крепкий брак. Целесообразно будет разделить свои планы по длительности выполнения, чтобы Вы ясно представляли их сроки осуществления. Это же позволит Вам судить о необходимости получения тех или иных новых знаний для достижения обозначенных задач.
Эффективно планировать время помогут:
Приоритетность дел и делегирование
Среди всех кажущихся важными дел нужно выделять наиболее важные. Также необходимо обращать на время, в которое их удобнее и выгоднее выполнить. Исходя из срочности, выгодности и удобности необходимо выбирать наиболее первостепенные дела. Не стоит в первую очередь делать приятные дела, а трудные оставлять на потом. Применяйте делегирование второстепенных задач другим людям, самостоятельно выполняя важные.
Полезно разработать свою систему, которая поможет свести к минимуму нецелесообразные действия и отвлекающие от основных задач производственные моменты.
Весь выполняемый объем работ можно разделить на три основных направления:
- перспективные дела или поиск и установление новых взаимовыгодных контактов;
- выполнение текущих дел или планирование производственного процесса, организация деловых встреч, звонков;
- рутинные обязанности — составление отчетов и оформление документации.
Правильно 60% времени уделять перспективным делам, а 25% — текущим делам и 15% — рутинным. Однако в действительности мы сталкиваемся с противоположной картиной. Это же мы увидим, если будем выполнять хронометраж времени.
Матрица Эйзенхауэра — один из примеров, как планировать время с учетом приоритетности дел
Старайтесь выполнять важные дела вовремя и не создавать авральных ситуаций. Если же такие моменты имели место, то пересмотрите расписание и перепланируйте свой день с учетом возникших обстоятельств. Не забывайте учитывать полученный опыт и не повторяйте при этом своих прошлых ошибок.
Биоритмы или жизненный цикл
При планировании времени не забывайте учитывать и свой жизненный цикл (биоритмы). Пусть ваши ритмы работают заодно с Вами, используйте умственные и физические подъемы с максимальной пользой. Если Вы «жаворонок», то Вам будет очень тяжело решать важные задачи поздно ночью.
- 9-10 часов — хорошее время для планирования, высокая работоспособность;
- 16-19 часов — второй пик подъема работоспособности с высокой интеллектуальной активностью.
Конечно, каждому человеку свойственны свои особенности поведения, поэтому полезно будет, если Вы будете для себя отмечать время умственных и физических подъемов и с учетом этого планировать выполнение особо важных или срочных дел.
Очень важным параграфом в расписании является время, отведенное на сон и отдых. Наверное, Вы сами не раз замечали, что при длительной работе внимание становится рассеянным, снижается результативность. Идеально спланированные перерывы совпадают с моментом спада жизненной активности. Желательно выделять не только время на обед, но и 5—15 минут через каждый час на короткие перерывы, так как в среднем полноценно сконцентрировать свое внимание без отдыха можно только в течение одного часа.
Отдых
При распределении времени отводите время и силы на выполнение домашних и личных дел. Если Вы замкнетесь только на учебных или рабочих моментах, то Вам может грозить переутомление или мешающий концентрации груз «кучи дел». Если постоянно не хватает времени на то, что Вам интересно и доставляет радость, то Вы не сможете получить удовольствие от своей жизни.
Поэтому необходимо планировать время и свой график на день таким образом, чтобы каждый день иметь возможность делать, по меньшей мере, одну приятную вещь. Рабочее расписание составляйте так, чтобы задания, приносящие особое удовлетворение, распределить равномерно. Во время перерыва постарайтесь полностью отключиться от производственного процесса и обеспечить своему организму полноценный отдых. Для того чтобы отдых был полноценным, перерыв необходимо проводить в стороне от своего рабочего места.
Планируйте регулярные культурные мероприятия. Такие как посещение театров, выставок, встречи с друзьями, выезды на природу, в общем все, что Вам нравится. Эти мероприятия могут доставить не только удовольствие, но и привести к новым перспективным знакомствам.
Итого
Формулирование целей и будущих планов является отправной точкой для того, чтобы научиться эффективно планировать время. Также важно использовать такие вещи:
- Приоритетность дел и делегирование — разделение дел на перспективные, текущие и рутину. Делегирование второстепенных дел другим людям.
- Биоритмы или жизненный цикл — выполнение дел с учетом собственных биоритмов в моменты умственного и физического подъемов.
- Отдых — прерываться на перерывы, время с семьей, посещение различных заведений или встречи с друзьями.
Контролировать правильность расхода своего времени можно при помощи хронометража, о котором я писал ранее.
Поделиться новостью в соцсетях
easywork.com.ua
Как планировать время — 5 лучших принципов
О том как научиться эффективно планировать время
Как часто мы произносим «жаль, что в сутках только 24 часа, я ничего не успеваю». Как планировать своё время: день, неделю, месяц, чтобы времени хватало на всё, и на работу, и на отдых, и на развлечения?
Иногда кажется, что ничего не успеваешь потому, что запланировал слишком много дел или наоборот, что слишком много времени провёл впустую. Как планировать своё время так, чтобы всё успевать, вовсе никакая не проблема. Не нужно ломать голову, придумывая какие-то необыкновенные методики планирования времени.
Всё уже давно придумано, существует несколько разных способов, методик, систем, программ о том, как планировать время. Эти методики составляли профессионалы своего дела, люди, знающие о том, как правильно планировать своё время. Например, уникальный американский информбизнес-тренер Дэн
Кеннеди ещё в прошлом веке изложил 10 основных принципов о том, как планировать своё время. Не хочется пересказывать эти принципы в данной статье, вы устанете читать. Тем более, система планирования времени, о которой речь пойдёт ниже не противоречит методике Кеннеди, основана на его принципах, но более проста и удобна для россиян.
Методика о том, как планировать время
Она основана на 5-ти принципах и содержит одно условие.
Это условие очень простое, но его обязательно нужно выполнять, иначе, какой бы программой или методикой вы не пользовались, никакой пользы она не принесёт.
Условие такое: начиная осуществлять любую программу по правильному планированию времени, необходимо строго и методично постоянно следовать всем принципам этой программы!
Даже иногда отступая от них, вы никогда не научитесь правильно планировать время. То есть, надо проявить упорство, максимум организованности и тогда всё получится. Это не так просто, как кажется на первый взгляд, но цель – научиться всё успевать, я думаю, того стоит.
5 необходимых принципов, как подчинить себе время
Первый принцип, как планировать время – создание условий
Это подготовительный, но необходимый этап на пути планирования времени. Существуют условия и обстоятельства, которые мешают человеку быть собранным, вызывают расслабленное состояние, способствуют лени и медлительности. Чтобы исключить расслабленность и медлительность во время работы (это не касается времени отдыха) необходимо:
- поддерживать строгий порядок на своём рабочем столе, или месте, где вы работаете. На рабочей поверхности не должно быть никаких предметов, которые могут отвлечь внимание, только документы и предметы, необходимые в данный момент для работы,
- при работе дома или даже просто при ведении домашнего хозяйства (многие молодые мамы, сидящие дома по уходу за ребёнком, тоже часто ничего не успевают) постарайтесь поддерживать чистоту и уют в квартире. Грязь, пыль, разбросанные вещи постоянно будут отвлекать от того дела, которым вы непосредственно занимаетесь. Если ваше рабочее место — ваш дом или квартира, в них должно уютно и комфортно работать, ничто так не способствует концентрации внимания, как порядок в помещении,
- установите ранний режим пробуждения, даже если вам не нужно по утрам уходить на работу. И старайтесь вставать в одно и то же время. Возможно, сначала для этого потребуется будильник, но через небольшое время организм сам привыкнет к пробуждению в одно и то же время. Самые плодотворные и продуктивные часы для любой работы, это утренние часы. Работающий человек, при раннем пробуждении, успеет всё сделать: позавтракать, собраться, просмотреть и подкорректировать предстоящие на сегодня дела, без спешки, и неизбежной в таких случаях, нервотрёпки. Возбуждение и нервозность, испытанные с самого утра, совсем не способствуют продуктивной работе в течение дня,
- здоровый режим питания и сна всегда способствует большей концентрации внимания и эффективной работе. Постоянно не высыпающемуся и страдающему авитаминозом человеку не помогут никакие программы планирования времени.
Второй принцип, как планировать время – составлять и корректировать письменные планы
Если все намерения и планы на день, на неделю, на месяц держать в голове, непременно что-то забудешь или упустишь. Тем более, в течении любого отрезка времени, по субъективным или объективным обстоятельствам в планах что-то приходится менять или корректировать. Заведите ежедневник, в котором будете записывать всё, предстоящее в течение дня, не только то, что предстоит сделать по работе, но и даже время на отдых и развлечения.
Всё, что выполнено, планомерно вычёркивайте, невыполненное по каким-то причинам, переносите на другое время. Со временем, вы обратите внимание, что корректировок в ваших письменных планах становится меньше. Возможно, сначала это покажется нелепым и даже смешным, но поработав по такому письменному графику хотя бы месяц, вы непременно заметите, что стали всё успевать, никуда не опаздывать и даже стали меньше уставать.
Третий принцип, как правильно планировать время – эффективное использование случайного свободного времени
Кстати по методике эффективного планирования времени Дэна Кеннеди, такое случайно появившееся свободное время называется «обрезками». Это может быть незапланированное время, проведённое в автомобильной пробке или ожидание опоздавшего на деловую встречу, партнёра. Любой случайно появившийся, свободный промежуток времени, нужно проводить не в нетерпеливом ожидании, психуя и накручивая себя, а максимально эффективно.
Если у вас с собой ноутбук или ваши записи, в электронном, письменном виде, просмотрите свои планы, подкорректируйте их, скачайте из интернета что-то полезное. Мой хороший знакомый именно так и делает, даже более того, он во время езды на машине, слушает не музыкальные записи, а какую-нибудь интересную или полезную информацию, записанную заранее.
Если такое случайно появившееся свободное время, невозможно по каким-то причинам использовать в деловом плане, просто постарайтесь расслабиться и отдохнуть. Небольшой незапланированный отдых во время напряжённых рабочих часов, также будет способствовать более эффективной последующей работе.
Четвёртый принцип, как правильно планировать время – составление реальных планов
Реальные, выполнимые планы на любой временной рабочий отрезок, день, неделю, месяц способствуют более продуктивной работе. Что толку включить в дневной план дело, которое (как вы заранее предполагаете) не может быть выполнено за один день.
Очень часто фраза «я ничего не успеваю» звучит из уст людей, которые взвалили на себя нереальные по времени планы, и конечно, ничего не успевают. Такая ситуация, которую, впрочем, человек создаёт себе сам, выбивает его из колеи, заставляет чувствовать неудовлетворённость своей деятельностью, вызывает уныние и, в конечном итоге, стрессы, что не способствует эффективной работе.
Пятый принцип, как правильно планировать время – исключение факторов, ворующих время
Кстати сказать, полностью такие факторы исключить невозможно, но свести их к минимуму, вполне реально. Речь идёт о пустых телефонных разговорах и таких же необязательных разговорах во время деловых встреч. Если подсчитать, сколько времени в течение дня человек теряет во время разговоров по мобильному, то окажется, что это значительный временной отрезок, потерянный зря.
Приучите своих родных, друзей, знакомых, что просто поболтать ни о чём по телефону можно, например, во время обеда или вечером, после работы. Мало того, что такие звонки отнимают время, но они ещё сбивают с рабочего настроя. Точно также во время деловых переговоров приучите своих собеседников, что разговоры о погоде, политике и других необязательных темах можно пропустить, и сразу переходить к делу.
Вот пять основных принципов, как правильно планировать время. Придерживаясь их, вы с течением времени поймёте, что стали всё успевать, без какого-либо интенсивного повышения своей деятельности.
Человек, умеющий правильно планировать время, это не робот, и не скучный зануда, который всего себя посвящает работе. Наоборот, он более свободный человек, который сам управляет своим временем и своими контактами? Он знает о том, как победить лень. А для расслабления, отдыха, развлечений, телефонных откровений и новостей, даже возможности немного полениться существуют вечера после работы, выходные, отпуск.
У человека, правильно управляющего своим временем, время отдыха не омрачается мыслями о бесплодно проведённом дне и массе невыполненной работы.
svoipravila.ru
Как правильно планировать время и сдавать работу вовремя
Сколько раз вам удалось выполнить работу в срок, не переходя в авральный режим? Сосчитали, загнув пальцы одной руки? Обидно. Тем более, что сроки вы каждый раз устанавливали сами. Оказывается, это не мистика, а вполне изученная ловушка мышления.
Каждый раз приступая к новой задаче или проекту, мы неверно оцениваем срок, в который работа будет сделана. Это происходит снова и снова, даже если мы уже сталкивались с подобными задачами. Как правило, недооценка времени приводит к негативным последствиям, начиная с нарушения рабочего графика и заканчивая срывом сдачи проекта. Оказывается, взглянуть на вещи реалистично нам мешает убеждение в том, что наличие нужного опыта позволит управиться с известной задачей быстрее, чем в прошлом. Данное убеждение называется ошибкой планирования. От нее-то мы и страдаем.
Что такое ошибка планирования
Этим термином психологи описывают склонность людей недооценивать количество времени, которое потребуется для выполнения задачи. Изучая данное явление, психологи пришли к выводу, что ошибка планирования совершается по двум основным причинам:
- 1) из-за отказа учитывать прошлый опыт выполнения аналогичной задачи;
- 2) из-за предположения о том, что каких-либо сложностей, которые могут отсрочить выполнения задачи, не возникнет.
Но есть и хорошие новости. Поняв причины, по которым человек раз за разом становится жертвой ошибки планирования, можно научиться ее избегать. Существуют специальные техники, позволяющие не попадаться в эту ловушку.
Используйте прошлые данные
Спросите себя, как долго вы (ваша команда) выполняли аналогичную задачу в прошлый раз и с какими сложностями вам пришлось столкнуться. Сделать это можно, например, с помощью специальных приложений — трекеров времени. Оценивая период, за который вы беретесь выполнить очередную похожую задачу, учитывайте полученные данные.
Просите сделать оценку кого-то другого
Психологи заметили, что люди часто ошибаются в оценке времени, требующегося на выполнение задачи, когда составляют график для себя, и очень редко — когда делают это для кого-то другого. Причем наличие данных о прошлом опыте и их отсутствие на точности оценки времени сказываются незначительно. Если вы особенно страдаете от ошибки планирования, попросите друга или коллегу оценить, как долго вы будете выполнять поставленную задачу.
Устанавливайте временные интервалы
Во время работы вы можете столкнуться с тем, чего не ждали. Поэтому всегда лучше установить временной интервал выполнения задачи. Для этого стоит использовать так называемый конус неопределенности. В начале работы над проектом, когда вы знаете мало, вы ошибаетесь в сроках исполнения больше всего: это время может оказаться минимум в четыре раза меньше установленного и максимум в четыре раза больше. Например, вы изначально рассчитываете выполнить задачу за два дня, следовательно, по факту на это может уйти как полдня, так и восемь дней. По мере выполнения работ данные оценки будут меняться, становясь более точными.
Конус неопределенности можно использовать и для борьбы с излишним оптимизмом. Скажем, вы изначально решили, что выполните задачу за четыре дня, и с помощью конуса неопределенности получили интервал сдачи работы от одного до 16 дней. Попробуйте принять верхнее значение диапазона за исходное и проследите, чем все закончится.
Используйте тройную оценку
Данная техника также направлена на то, чтобы избежать последствий излишнего оптимизма с помощью разработки и учета различных сценариев:
- наилучшего,
- наихудшего,
- наиболее вероятного.
Зная о тенденции к оптимистичной оценке, наилучший сценарий, скорее всего, будет совпадать с вашей первоначальной оценкой; наиболее вероятный станет учитывать прошлый опыт при выполнении аналогичных задач; наихудший поможет определить, как много времени уйдет на работу, в случае если все пойдет не так. Оценив сроки выполнения задачи при реализации каждого сценария, выведите среднее значение и используйте его как актуальное.
Рассчитайте коэффициент выдумки
Выяснить, насколько вы оптимистичны в оценке собственных возможностей, просто. Выделите некоторое количество задач, которые вам предстоит решить. Оцените, как много времени вы планируете потратить на их выполнение, и зафиксируйте это. Завершив каждую задачу, запишите, сколько времени у вас реально ушло на их выполнение. Сравните начальную оценку с фактическим сроком и представьте разницу в процентном соотношении. Так вы получите собственный коэффициент выдумки.
Планируйте во время спада активности
Согласно исследованиям в течение дня все люди испытывают подъем и спад активности, становясь более или менее энергичными, креативными или пессимистичными. У большинства «просадка» случается примерно через шесть часов после утреннего подъема. В этот период мы менее оптимистичны, а значит, склонны к большему прагматизму при планировании. Проверьте, будут ли ваши оценки в период снижения активности более реалистичными: оцените время выполнения поставленной задачи во время подъема и во время «просадки», затем сравните оценки между собой, а также с реальным временем выполнения задачи впоследствии.
Photo by rawpixel on Unsplash
Источник: https://www.fastcompany.com/90313102/how-to-get-better-at-estimating-your-time?fbclid=IwAR2D_lC29a9Vrk8gvtwftPFq9IJsjzAln4PdOVNCCMuo7m9C5MvEy9VSKwc
megaplan.ru
Как правильно планировать свое время
Привет друзья и уважаемые читатели блога web-klik.ru! Сегодня мы с вами узнаем, как правильно планировать свое время. Многие наверное заметили, что в последнее время на блоге стали редко появляться новые статьи. Как вы думаете, почему? Ну конечно же из-за нехватки времени! 🙂 И тут меня осенило. А что если изменить свое отношение к времени и попробовать правильно им управлять?
Ритм времени
Ритм времени – это скоротечность процессов, которые происходят в жизни, и которые подчиняются временным периодам. Большинство людей живёт в слишком быстром ритме времени. Недостаточность времени, хаос на работе являются подчас сложным испытанием для многих людей.
С такими испытаниями справляется не каждый человек, и зачастую это приводит к стрессам и как следствие – истощение нервной системы, что ведёт к развитию многих заболеваний. Ведь не зря говорят, что любую болезнь вызывают нервы.
Именно поэтому в психологии появилось новое направление, которое называется «тайм-менеджмент», либо по-простому – планирование времени.
Как ведут себя успешные люди
Люди, которые считают себя успешными, обладают хорошей производительностью. В смысле, все успешные люди очень рациональны. Такие люди могут успеть переделать много дел, за короткий период времени. Происходит это потому, что они умеют планировать своё время, у них всё тщательно высчитано.
Если кто-то хочет тоже стать успешным, то надо это твёрдо решить, и во что бы то ни стало, идти к своей цели. А если человек не решиться на это, то большая часть его времени будет потрачена в пустую, а время будет утекать, как песок сквозь пальцы.
Если всё же было решено стать успешным, то следуйте к этому, пока ваши действия не превратятся в привычку. Поначалу будет сложно, но через какое-то время всё получится.
Основная тайна эффективности зависит как раз от умения планировать своё время. А данное направление психологии, позволит не сделать человека заложником собственного времени.
Те, кто добился удачи, отводят многое количество времени – планированию. Каждодневное расписывание времени просто необходимо для тех, кто хочет добиться эффективности и успеха.
Как правильно планировать свое время
Есть в данном направление такое правило, название которому – 6 «П». Это правило гласит, что ежедневное расписывание своего времени, предотвращает нежелательные результаты.
Записывать свой распорядок дня нужно не в компьютер, как делают многие, а именно на бумагу, рукописным текстом. Тогда всё будет верно. Если записи на бумаге нет, значит считается что цели нет тоже, и успех вряд ли будет достигнут. Перечисление пунктов задач, которые необходимо выполнить, являются картой, которая не позволит возможности сойти с намеченного пути.
Питер Ф. Друкер в своей книге, под названием «Эффективный управляющий» рассматривает хорошее соотношение, которое активизирует к запечатлению задач дня на бумаге: «Люди, находящиеся в тёмном помещении, быстро перестают чувствовать время. Но даже в кромешной темноте, многие из них, не перестают чувствовать пространственное ориентирование.
Находясь же в освещённом, но крайне небольшом помещении, человек уже через небольшое количество часов теряет ощущение движения времени. И если кто-то захочет подсчитать, какое время он пробыл в таком помещении, подсчёты верно, будут не верны. Поэтому, если человек полагается лишь на свою память, он не поймёт, куда «утекло» его время…»
Учимся планировать свое время
Попробуйте составить список, и следовать ему в течение дня. Вам сразу станет заметно, что много времени освободилось. Учёные подсчитали, что уже в первый же день работы со списком, производительность поднимается аж на 25%. Перечень необходимых задач следует всегда готовить с вечера. И тогда, придя на свою любимую работу или просто встав утром, будет понятно, с чего следует начинать свой день.
Продолжая следовать перечню задач весь день, при возникновении новой, крайне важной задачи, внесите её в перечень, учитывая важность, в отношении других задач списка. Сделав какую-либо задачу в перечне, вычеркните её. Это поможет вам в поднятии хорошего настроения, чувства облегчения и зарядит энтузиазмом, для остальных дел. А также, что немаловажно, даст дополнительную энергию.
Планировать всегда стоит от большего к меньшему; от долгосрочного к краткосрочному; от более важного к менее важному. Но не стоит забывать писать возле каждого пункта предполагаемый промежуток времени на реализацию конкретной задачи. Промежуток времени должен быть фиксированным, не стоит отклоняться от времени, особенно в сторону удлинения, так как это не приведёт к желаемому результату.
Если цель сложна и трудна, делите её на более мелкие подцели. Для этого очень неплохо помогает так называемое «дерево решений». Где главная цель – само дерево, а более мелкие подцели – его ветви. Разветвляйте дерево на столько, на сколько необходимо, пока не поймёте, что цель стала проста для вас.
Прежде чем начать какое-либо дело, припомните правило 10/90: где 10% времени, потраченного на планирование задачи, сократит 90% времени, которое придётся на реализацию её.
Как выделить главное
Задачей рассматриваемого направления, как раз и является своевременное выделение самой главной цели. Если верно выбрать предпочтение, то это поможет сэкономить массу времени. Для того, чтоб выбрать первостепенные задачи, следует каждой – присвоить степень важности, по отношению к остальным задачам.
После того, как будет определенна важность целей, стоит продумать, что произойдёт в результате выполнения, а также невыполнения цели. Обычно невыполнение самых главных целей приводит к нежелательным последствиям.
Для определения приоритетных задач возможно использование метода «АБВГД». Он прост и позволяет определить степени важности задач.
Заключается данный метод в том, что буквой А отмечается самая главная цель, с самыми нехорошими последствиями при невыполнении, буквой Б – менее важные, с менее плохими последствиями и т. д. Самое главное в этом методе, что за следующую букву в списке не берутся, пока не выполнена предыдущая.
Буква Д значит «долой!». Под ней значатся задачи, которые не очень важны, и если они не будут выполнены, это не приведёт ни к каким последствиям. Для обозначения главных задач здесь также добавляются цифры, т.е., самая главная цель обозначается как А1.
Закон эффективности времени
Главное правило в регулировании времени, это нацеленность и исправность.
Сначала решайте самые важные цели, выполняя все в определённой закономерности и в определённый промежуток времени. Если не доделать какую-либо задачу вовремя, а бросать её периодически, и возвращаться к ней снова – эффективность сократится в 5 раз. Поэтому лучше всё выполнять вовремя, в соответствии с намеченной целью.
Например, великий Моцарт, мог одновременно писать по три произведения, и при этом, создавал музыкальные творения. Но это является немного исключением из правил. Бах, Гайдн и Верди работали в определённый промежуток времени лишь над единственным произведением. Эти музыканты не начинали писать новое, пока не закончат старое.
По закону принудительной эффективности, на все дела времени обычно не достаточно, но для самых главных дел, его вполне хватает. Поэтому, необходимо настроить себя так, чтоб выполнить те задачи, которые являются первоочередными, и принесут наилучший итог.
Дела, как правило, делятся на 4 группы, по степени важности:
- Очень срочные и крайне важные.
- Важные, но не очень срочные.
- Срочные, но не важные.
- Не срочные и не важные.
Данная систематизация называется методом Эйзенхауэра. В соответствии с ней даётся следующая расшифровка вышеприведённых дел:
- Дела первой степени – это дела, которые следует сделать первоначально и собственноручно. Так как, невыполнение в срок этих дел приведёт к ненужным проблемам.
- Важные, но не срочные дела представляют из себя такие, которые конечно можно ненадолго отложить, но лучше не стоит, так как в долгосрочной перспективе они могут оказать не очень полезное влияние на общую картину происходящего. К тому же, если их откладывать постоянно, они перейдут в разряд крайне важных и срочных. Чтоб этого избежать, стоит заранее предусмотреть для них резервное время.
- Срочные, но не важные дела особо не влияют на успех. Такие дела можно перепоручить кому-либо из доверенных лиц, дабы эти дела не мешали вашей эффективности.
- Не срочные и не важные дела вообще на общую картину благополучия не влияют и их смело можно вычёркивать из списка.
Что подразумевает выражение «съесть лягушку»
Есть стародавняя легенда, говорящая, что если с утра кому-либо придётся съесть лягушку, то пусть не расстраивается, так как это самое плохое, что сможет случиться с этим человеком в данный день. И эта притча должна являться утешением для тех людей, у которых не всё гладко.
Брайан Трейси, известный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым главным и неприятным делом, которое необходимо выполнить в этот день. Откладывая это дело на потом, человек создаёт себе лишнее эмоциональное напряжение, которое ведёт к нежелательным последствиям. Нужно себя настроить и просто сделать то, что задумано. Если дело будет сделано, то это подарит человеку заряд бодрости на весь оставшийся день.
Учитесь говорить – нет
Для того, чтоб увеличить производительность, необходимо уметь правильно отказать. Нужно уметь говорить нет, целям из списка, которые не являются приоритетными. Обязательно будьте деликатны, говоря нет, конкретному человеку, пускай оппонент поймёт, что исключается не он, как специалист, а поставленная им цель.
Следите за тем, на что расходуется ваше свободное и рабочее время. Убирайте дела, которые расточают ваше время (например, обсуждение сплетен с друзьями, постоянное переключение каналов телевизора или чтение ненужной литературы).
Можно составить рейтинг ненужных занятий, которые не приближают вас к цели никоим образом, пообещав себе при этом, что никогда не станете больше ими заниматься.
Понятно, что постоянное следование списку со-временем надоедает. Так вот, чтоб этого не происходило, устраивайте иногда себе выходные без списков. Во-время таких выходных вы можете делать всё, что вздумается.
Как увеличить производительность человека
Необходимо каждый день задавать себе несколько вопросов по-поводу поставленных задач.
Вопросы должны быть следующие:
- Какие из задач самые важные и ценные?
- Что смогу сделать собственноручно сегодня только я один, чтоб улучшить положение дел?
- Как тратить сегодня своё время для плодотворной работы?
Если найдутся ответы на эти вопросы, то производительность увеличится в 2 раза.
Чем поможет простая урна
Вряд ли кто-то задаётся этим вопросом, а зря, оказывается, в ответе на него содержится ценная информация, помогающая человеку стать успешным.
Всё очень просто. Все успешные люди работают за чистым столом. Это значит, что для повышения эффективности работы необходимо своевременно разбирать бумаги на своём столе, ненужные стоит выкинуть в урну.
Так замечено, если искать необходимую бумагу на столе, где они беспорядочно раскиданы, тратится до 30 % свободного времени, которое можно было бы потратить на более важные дела.
Поэтому, урна для мусора является одним из наиболее эффективных средств для рационализации времени.
Принцип сбалансированности времени
Самый лёгкий способ, чтобы избавиться от стрессового напряжения при виде предстоящего объёма работы. Необходимо глубоко вдохнуть и сказать себе: «Я могу сделать только то, что могу» и приступить спокойно к составлению списка дел.
Если вы будите анализировать свои задачи, которые стоят в приоритете, вы поймёте, что времени на их выполнения вполне достаточно.
Следите внимательно за балансом в своей жизни. Не стоит нагружать себя непосильной работой, ведь организм не обманешь, и он возьмёт своё. И далеко не факт, что это будет ожидаемо. А неожиданности явно не входят в планы.
Для того, чтобы продуктивно работать, надо не только планировать задачи, но и соблюдать ЗОЖ (Здоровый образ жизни). В жизни всегда должно быть время для семейного отдыха.
Основной принцип сбалансированности: дома надо проводить как можно больше времени, а на работе важно не количество, а качество.
Преобладающим для Вас всегда должны быть близкие люди, ведь именно ради них мы и работаем над своей производительностью.
web-klik.ru