Как научиться писать деловые письма: Полезно знать

Содержание

Полезно знать

25.02.2014

С какими бы целями не составлялись деловые письма, пишутся они для достижения желаемой цели в бизнесе. Не любой сотрудник организации обладает должной компетентностью в области деловой переписки, при неумелом подходе есть риск и вовсе испортить репутацию фирмы одним письмом. Зато если воспользоваться услугой составления письма в нашем агентстве, адресат наверняка заинтересуется сотрудничеством с вами.

Назначение деловых писем

Виды деловых писем так же разнообразны, как и сфера деловых отношений. Деловая переписка может быть коммерческой (желание заключить сделку, претензия к стороне сделки) и некоммерческой (благодарственное, информационное, гарантийное письмо, письма-просьбы, -приглашения, -напоминания и т. д.) По функционалу различают инициативные письма и письма-ответы, а также сообщения, не требующие ответной реакции.

Как правильно писать деловые письма.

Особенности структуры и текста делового письма

Деловые письма имеют четкую композицию:

•во введении указываются цель и причина письма, дается ссылка на документ, послуживший отправной точкой для данного послания;

•в основной части описывается положение дел, дается анализ ситуации, аргументация. Характер доказательств зависит от направленности письма: например, убедить прийти на конференцию, вложить инвестиции в проект, приобрести товар;

•в заключении делается вывод на основании вышесказанного: предложение, просьба, отказ, пожелание и т. д.

Перед текстом письма всегда размещают вежливое обращение к адресату (Например, «Уважаемый Сергей Михайлович!») А также в начале или в конце текста присутствует формула вежливости, составляемая по канонам деловой переписки. Формулы вежливости обычно начинаются так: «Выражаю признательность за оказанное содействие… / благодарность за приглашение… / надежду на плодотворное сотрудничество…». При написании такого рода писем соблюдается деловой стиль. Его особенности: лаконичность, ясность, однозначность, использование терминов, нейтральный тон, стандартизированность.

Трудности в составлении деловых писем

От автора делового письма требуется многое:

•быть хорошо осведомленным об адресате и той информации, которой он уже владеет по вашему вопросу;

•знание правил русского языка и особенностей делового стиля: языковых формул, правил составления предложений и проч.;

•правильное и уместное использование терминологии;

•корректность в обращении к адресату.

Как грамотно писать деловые письма.

Словари, образцы составления деловых писем могут помочь вам справиться с этой задачей своими силами. Но если нет достаточно компетентного сотрудника или времени на подготовку к составлению деловых писем, эту услугу может оказать профессиональное агентство. Специалисты коммуникационного агентства Comagency помогут вам разработать фирменный бланк, собрать необходимые документы для убедительной аргументации, составить грамотное и презентабельное деловое письмо, улучшая тем самым имидж вашей организации.

Как научиться писать деловые письма

Посмотрите видео ниже, где легко и просто рассказывается, как научиться писать деловые письма, даются четкие и понятные рекомендации и практики для тренировки:

Полезные формулы делового письма | Университет Правительства Москвы

26.02.2015

Ежедневно госслужащие отвечают на множество обращений, поступающих от горожан. Составлять официальные письма дело не простое, требуются дополнительные знания. Как научиться делать это грамотно, быстро, используя доступный и понятный язык? МГУУ Правительства Москвы знает рецепт и уже два года обучает столичных чиновников основам деловой переписки. В 2015 году одна из популярных программ повышения квалификации – «Эффективные письменные коммуникации с органами власти и гражданами» – претерпела изменения. Она стала лучше и интереснее.

Вооружившись ноутбуками и учебными пособиями, госслужащие усердно выполняют задания. Учатся анализировать запросы горожан, составлять структуру письменного ответа, упрощать сложные грамматические конструкции, формулировать позитивные утверждения и даже правильно читать необоснованные жалобы.

«Чтобы дать адекватную обратную связь, проанализируйте жалобу и отделите эмоции от фактов, – учат тренеры МГУУ Правительства Москвы. – Эмоции мешают понять суть запроса. Выделите факты, вызвавшие недовольство человека, и его конкретные требования».

Вступление, краткий ответ, позитивное завершение. Структура ответа на необоснованную жалобу проста и отличается от других официальных писем. Он должен быть кратким, нейтральным, без выражения признательности за обращение. Однако завершение должно быть лаконичным и всегда позитивным. Важно отметить, что ситуация соответствует законодательству или является следствием позитивных изменений. Стоит приводить результаты деятельности Правительства Москвы, делать ссылки на нормативно-правовые акты и источники на сайтах департаментов, префектур, управ. Можно даже предложить автору письма участвовать в проектах и помочь улучшить ситуацию, которой он недоволен.

«Проанализируйте письмо». Для чего?

Чиновникам всегда рекомендуют использовать единый алгоритм действий: проанализировать получателя и определить цели его запроса, построить структуру письма, оформить его (стиль, язык), проверить перед отправкой.

Каковы требования человека? Каковы его интересы? Что должен содержать ответ, который он ждет? Как вы считаете, что для него будет убедительным – конкретные цифры и факты или расширенная информация, описывающая действия органа власти? Сделав правильный анализ, можно быстро определить, какой дать ответ. От этого зависит, будет ли достигнута ваша цель – удовлетворение запроса получателя.

Правило 4Р

Можно научиться писать ответы быстро, если использовать правило 4Р: «Резюме. Решение. Разъяснение. Рекомендации». Структура письма должна включать в себя:

краткое описание проблемы, с которой обратился человек;

конкретное решение органа исполнительной власти;

лаконичное объяснение, почему решение именно такое, со ссылками на постановления, законы, нормативные акты;

завершающий аккорд идеального письма – рекомендации для получателя (выводы, предложения), что и когда ему стоит делать; указать контактные телефоны, адреса и режимы работы учреждений. Госслужащие выполняют задание и оттачивают мастерство деловой переписки

Как сделать текст проще?

«Мы всегда рекомендуем ставить себя на место получателя, – говорит заместитель начальника Управления обучения государственных и муниципальных служащих
Наталья Грызунова. – Тогда будет понятно – легко ли читается текст. Если в предложении более 20–25 слов, его лучше разделить на два или более простых предложений. Стоит избегать сложных формулировок и непонятных аббревиатур. Надо стремиться донести до адресата важную информацию доступным языком».

18-часовое обучение проходит в формате тренинга. Разбор типичных ошибок в подготовке официальных ответов проходит на примерах из практики чиновников. Подробно рассматриваются трудные случаи правописания и расстановки знаков препинания.
Для того чтобы слушатели могли лучше усвоить учебный материал, численность группы в этом году решено уменьшить. Раньше в ней было 40 человек, теперь 20, и работают они не в четверках, а в парах. Это помогает эффективнее отработать практические занятия. В учебном курсе стало больше кейсов – примеры официальных писем, в которых необходимо исправить ошибки или улучшить текст.

Подробнее о программе

Также по теме:

Все новости МГУУ

Как писать деловые письма?

Деловое письмо это документ, который используется в деловой переписке, и выполняет важную функцию передачи информации. Оно используется для обмена информацией в организации или за ее пределами. При написании деловых писем должна учитываться этика делового общения и стандартная форма составления деловых писем. Лучший способ научиться писать деловые письма это ознакомиться с готовыми деловыми письмами. Это позволит наглядно увидеть какую информацию, и в какой форме должно содержать подобное письмо.

Деловое письмо выполняет две основные функции: способ передачи информации и представительские функции. Как способ передачи информации письма используются внутри организации, где необходимо передать информацию между разными структурами. Представительские функции выполняются в случае переписки между разными юридическими лицами. До того как приступить к написанию делового письма необходимо ознакомиться с тем, на каком языке должно быть написано письмо.

Как правило, есть общепринятые стандарты, которые указывают на то на каком именно языке должно быть написано письмо. При деловой переписке в рамке страны используется государственный язык, а в случае переписки за ее пределами часто используется английский язык. Учтите, что форма письма и стилистика на разных языках может отличаться.

Деловые письма пишутся с учетом делового официального стиля в общении. Официальный стиль общения подразумевает соблюдение принципов стандартности, точности, корректности. В официально деловом письме не должны присутствовать фамильярности. Деловая переписка носит формальный характер и должна быть осуществлена соответственно принципам конфиденциальности. Для того, чтобы научиться писать деловые письма необходимо ознакомиться с устоявшихся выражениями.

Если вы часто используете переписку для обмена информации, тогда вам пригодиться ресурс почтовый индекс по адресу москва (http://www.index-msk.ru/), который позволяет найти адрес по почтовому индексу в городе Москва. Несмотря на то, что электронные письма пользуются популярностью, в некоторых случаях без обычных писем не обойтись, и тут важно знать почтовый индекс и адрес.

Если материал был полезен, вы можете отправить донат или поделиться данным материалом в социальных сетях:

Как научиться грамотно составлять официальные письма. Как научиться писать красивые деловые письма? О письменном общении и о книге

«Труднее всего человеку дается то, что дается не ему».
М. Жванецкий

Наверное, каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю коммерческой компании, партнеру, чиновнику или на худой конец в ЖЭК. Но если вы считаете себя бизнесменом, пусть даже и начинающим или собираетесь открыть свой бизнес, пусть даже в далеком будущем, вы обязаны научиться грамотно, писать деловые письма.

Так чем отличается просто письмо от делового письма?

Прежде всего, отсутствием эмоциональных составляющих, и преобладанием логики и прагматического, рационального изложения вашей просьбы или предложения. Бизнесмена, владельца компании или руководителя крупного, и даже не очень крупного предприятия, в отличие от просто «потребителя», навряд ли заинтересует ваше эмоциональное и вдохновенное письмо к нему с просьбой о сотрудничестве, оказании помощи или установлении каких-либо иных дружеских отношений.

Прежде всего, вы должны понимать, что пишите Деловое письмо, так и пишете его по делу! Многие сейчас про себя скажут, что за «каламбур», ясно же, что Деловое письмо отличается от остальных четким пониманием: «Кому», «Зачем» и «Почему». Я читал немало писем и предложений, и, к большому сожалению, в некоторых письмах смысл постоянно ускользал, и в конце письма было совсем не понятно, что же вообще хотел попросить или предложить автор.

Поэтому, что бы смысл и идея письма не «растекались по древу», вы для себя должны ответить на следующие вопросы:

Кому вы пишете письмо, не ошиблись ли адресатом?
Зачем вы пишите письмо, что вы хотите предложить или попросить? Понятны ли ваши доводы, стиль изложения и убедительны ли ваши аргументы для Адресата? И какую выгоду он получит от сотрудничества с вами?
Почему вы это делаете? Какой результат вы хотите получить? На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» Адресата?

Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 6.30−2003, который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов. Более подробно вы можете ознакомиться с данным ГОСТом, приобретя его в магазине деловой книги, и использовать в дальнейшем при оформлении вашего делопроизводства.

Но, на некоторые важные моменты я хотел бы обратить особое внимание:

Шапка делового письма должна содержать обращение к Адресату. Оформляется немного ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. Адресата. Ниже можно указать Тему письма. Еще ниже, по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа» (сокращения не допустимы). Шапку обычно выделяют жирным шрифтом.

Например:

Исх. № 01 от 20.04.2012

на Вх. № 01 — РиК от 01.01.1930

Директору

ООО «Рога и Копыта»

Бендеру О.И.

«О партии бракованных рогов,

поставленных 01.01.1930г.»

Уважаемый Остап Ибрагимович,

Вступление. Во вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения…», «Прошу Вас…», «В настоящее время…» и т.д. — если письмо пишется от первого лица.

Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

Причем, как во вступлении, так и в следующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

В Заключение письма подводятся итоги написанного, нередко пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».
Основной текст делового письма традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой — «Искренне Ваш,…».

Например:

Искренне Ваш,

Подпольный миллионер (подпись) А.И. Корейко

Должность, Ф.И.О. (печатаются сначала имя и отчество, а затем фамилия), подпись ставится собственноручно.

Завершается деловое письмо информацией об отправителе, которая должна содержать его Ф.И.О. (желательно полностью) должность, и контактный номер телефона. Это необходимо, если Адресату или его представителю нужно будет связаться для получения дополнительной информации. Так же можно указать ответственное лицо (Ф.И.О.), и его контактный номер телефона. Да кстати, не забывайте, вместе, с номером телефона указывать и код города. Не заставляйте Адресата тратить время на поиск данной информации.

Я хочу так же обратить ваше внимание на некоторые моменты, связанные с изложением самого письма. Я в свое время использовал различные варианты изложения письма, вплоть до использования НЛП, но все это давало мало практической пользы, так как сам стиль делового письма весьма консервативен, и письма которые не соответствуют данному стилю, просто не проходили дальше «таможенного контроля», в лице секретаря компании. Поэтому, я отказался от экспериментов и стал писать, так, как того требует деловой стиль.

Запомните, ваше письмо должно содержать три основных раздела, это введение, аргументация и заключение. Многие авторы письма сразу переходят к делу, не введя собеседника в курс этого дела. Конечно, если письмо достаточно длинное, бизнесмен может, и не будет читать введение, а сразу перейдет к сути. Но он, так же может вернуться к началу письма, если эта «суть» его заинтересует. В заключении вам необходимо написать, то, что вы хотите получить. В письме не должно быть, ни каких двойных толкований, только, одна ясная мысль, через все ваше письмо. Для этого неплохо было бы вспомнить Аристотеля, который 300 лет до нашей эры, рассматривал логику высказываний и сформулировал на ее основе логические законы:

Закон тождества — понятие должно употребляться в одном и том же значении в ходе рассуждений;
Закон противоречия — «не противоречь сам себе»;
Закон исключенного третьего — «А» или «не-А» истинно, третьего не дано».

Согласно правилам написания, основная часть делового письма логически последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы, должны логически перетекать в следующие. Приводите по необходимости конкретные факты, цифры. И не забывайте, что «краткость — сестра Таланта». Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата, он может отложить ваше письмо, и не узнать, в чем смысл вашего уникального предложения.

И только после того, как вы посчитали, что ваше письмо окончательно написано, обязательно проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте еще раз его логическую последовательность и читабельность всего текста (лучше всего прочитать его вслух).

Если вы по неосторожности или в спешке допустите орфографические ошибки, то это будет конфуз. Как можно будет «вести дела» с компанией, которая распространяет письма с ошибками? Будьте бдительны!

В заключении, хотелось бы сказать, что ваше письмо также будут встречать сначала по «одежке», необходимо обратить особое внимание на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, на оформление, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки. Если в этом плане все благополучно, то аккуратное, логически последовательное, раскрывающее суть, грамотно написанное деловое письмо, склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу. Пишите письма!

Назначение деловых писем

Деловые письма не теряют актуальности в решении рабочих вопросов и маркетинговых задач. Информация, оформленная письменно, удобна тем, что к ней всегда можно вернуться или апеллировать при решении спорных вопросов. Письменный текст позволяет более емко и четко формулировать мысли, нежели устное общение. К тому же с некоторыми адресатами есть возможность связаться только посредством отправки делового письма. И чем выше статус этого адресата, тем профессиональнее должен быть составлен текст. Виды деловых писем так же разнообразны, как и сфера деловых отношений. Деловая переписка может быть коммерческой (желание заключить сделку, претензия к стороне сделки) и некоммерческой (благодарственное, информационное, гарантийное письмо, письма-просьбы, -приглашения, -напоминания и т. д.) По функционалу различают инициативные письма и письма-ответы, а также сообщения, не требующие ответной реакции.

Как правильно писать деловые письма.

Особенности структуры и текста делового письма

Деловые письма имеют четкую композицию:

Во введении указываются цель и причина письма, дается ссылка на документ, послуживший отправной точкой для данного послания;

В основной части описывается положение дел, дается анализ ситуации, аргументация. Характер доказательств зависит от направленности письма: например, убедить прийти на конференцию, вложить инвестиции в проект, приобрести товар;

В заключении делается вывод на основании вышесказанного: предложение, просьба, отказ, пожелание и т. д.

Трудности в составлении деловых писем

Быть хорошо осведомленным об адресате и той информации, которой он уже владеет по вашему вопросу;

Знание правил русского языка и особенностей делового стиля: языковых формул, правил составления предложений и проч.;

Правильное и уместное использование терминологии;

Корректность в обращении к адресату.

Как грамотно писать деловые письма.

В условиях современного мира деловой контакт нередко берет свое начало с деловой переписки – письменной формы делового взаимодействия, которая включает любой вид корреспонденции (письмо, сообщение и т. д.), которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемой им должности.

Важным аспектом является соблюдение определенных норм этикета. В противном случае, установившиеся связи могут оборваться, а клиент или деловой партнер будут потеряны. Грамотно оформленная деловая переписка способствует максимально благоприятному впечатлению о вас или компании.

Владение магией букв актуально для каждого человека. Допустим, при поиске новой работы: составлению и отправлению резюме, тестовых заданий, сопроводительных писем, дополнительных данных о себе, согласования времени встречи.

Интересно, что правила деловой переписки, существующие сегодня, сложились около 150 лет назад в Англии.

Виды деловых писем

Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.

По структуре оформления различают:

Письма-коммуникации

Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.

Письма-договоренности

Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.

Правила делового письма

То, каким образом позволяют себе изъясняться блоггеры – не ваш вариант. Нет оправдания ошибкам и опечаткам. Нельзя утешать себя сложностями с изучением языка еще с детских лет. Необходимо быть максимально требовательным к себе. В противном случае, это составляет неблагоприятную картину о вашей личности и образованности.

Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере.

Основные правила:

Откажитесь от использования слов, точное определение которых вы не знаете. В крайнем случае – проверяйте их значения по словарям.
Избегайте использования специфической терминологии. Некоторые слова могут быть незнакомы собеседнику и ошибочно им истолкованы. Этикет деловой переписки подразумевает в таких случаях давать объяснение терминам и аббревиатурам.
Пишите короткими предложениями. Длина и витиеватость конструкций уместна при написании романа, а не при деловых переговорах.
Предварительно набирайте сообщение не в теле письма, а в документе на компьютере или интернет-редакторе. Положительным аспектом является автоматическая проверка орфографии и пунктуации текста. Также это исключает случайное преждевременное отправление письма адресату или его потерю из-за закрытия браузера или потери интернета. Работая в Microsoft word, используйте автосохранения материала через определенные промежутки времени.
Следует избегать набора сообщения на телефоне или планшете. Существует риск неуместного автоисправления.
Проверяйте перед отправкой на ошибки и логичность построения текста. Набранный текст рекомендуется вновь перепроверить через час, временно переключившись на другие дела и забыв о его написании. Это поможет взглянуть на текст с другой стороны, видя все неточности.

Оформление делового письма

Необходимо особое внимание к деталям при оформлении и ведении переписки. Также это говорит об уважении к оппоненту, позволяет сэкономить время, которое может быть потрачено на переделывание материала.

Не стоит пренебрегать такими аспектами:

Корректное заполнение темы письма

Если это первое сообщение, заголовок может быть ярким. Однако если общение с оппонентом уже существует, тему письма следует обозначить коротко и лаконично. Это основы общения. Они помогают отыскать сообщение через время, чтобы перечитать, будет легко и отправителю и получателю.

В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые вы должны дать ответ. Имеет смысл отвечать на них, цитируя каждый в отдельности. При отправлении письма с несколькими пересылками стоит использовать нумерацию и разбивку текста на абзацы. Так собеседнику будет понятно, на какой вопрос вы даете ответ.

Чрезмерное количество цепочек цитирования создает ощущение хаоса в сообщениях. Однако если есть необходимость вернуться к ранее отправленным сообщениям или напомнить собеседнику о чем-то, это стоит сделать. В частности, если дело касается бюджета, пакета услуг, времени.

Учитывать всю полученную информацию

При составлении письма необходимо кратко комментировать все прикрепленные вами или собеседником документы. Так получателю будет сразу ясно, какое содержимое файлов его ожидает.

Собственная подпись – аналогия визитке

Деловая переписка допускает наличие подписи. Ее можно сделать автоматической, тогда она будет присутствовать в каждом отправленном письме. Как составить информативную подпись? Используйте имя и фамилию, актуальную на данный момент должность, рабочие контакты и логотип компании.

Например: «С уважением, Иван Иванов, менеджер ваших проектов, номер телефона или любые другие мессенджеры». Или «Best regards, Ivan Ivanov … ».

Также подпись может быть броской и креативной, свидетельствуя об особой связи с компанией или делом. Например, сотрудники сети книжной индустрии могут использовать фразу «Сейчас я читаю…», вставляя название актуальных новинок. Но такие вещи лучше согласовать с начальством.

Почтовый адрес

Правила деловой переписки подразумевают отображение почтового адреса. Лучше если он будет сугубо рабочим. Там может отображаться название компании, должность, имя или фамилия, но никак не год рождения или игривые прозвища/слова. Лучше продумать правильное название адреса на много лет, если планируете оставить его даже при смене деятельности или должности.

Шрифт и интервалы

В ведении документации чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста. 1,5-2 интервала. Это негласные основы.

Стиль делового общения

Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.

Особенности общения:

Строгость конструкций

Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.

Использование смайликов

Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе. В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.

Приветствие по имени и отчеству

Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность. Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.

Ответ в течение двух суток

Корректным является отправление ответа на сообщение в течение нескольких рабочих дней. Иначе это считается неуважением. Если письмо было отправлено перед выходными или отпуском, на него можно не отвечать, если оно несрочное. В ином случае необходимо предупредить собеседника о временном отсутствии вашего ответа или кратко отписаться по поводу содержимого письма.

Отсутствие назойливости

Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.

Правило зеркала

Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.

Поздравление с праздниками

Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения.

Благодарность

Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.

Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.

Важность правил делового письма

По сути, любое отправленное письмо – визитная карточка, отображение выбранной нами деловой позиции. Чтобы она выглядела достойно, вселяла уважение и доверие, а переговорам сопутствовал комфорт и эффективность решения задач, знание правил хорошего тона и их постоянное соблюдение – непоколебимый залог успеха.

Касательно любой переписки, в интернете или в письмах, действуют такие же строгие нормы, как и при общении по телефону, личных переговорах. Принципы, на которых построено взаимодействие:

взаимоуважение оппонентов к личности и деловой позиции другого человека;
внимание к деловым интересам оппонента;
соблюдение конфиденциальности;
пунктуальность в решении важных задач.

Деловая переписка необходима, так как:

при отправлении письма нет ответа, даже если он подразумевался;
письма теряются в потоке ненужной информации и сотрудники постоянно созваниваются, прося проверить почту;
после прочтения электронного сообщения совершенно непонятно, что нужно от вас;
из-за изобилия подробностей и хаоса информации в сообщениях мысли путаются, а сложный вопрос так и не решается.

Можно сэкономить множество свободного времени, если внедрить общие правила ведения деловой переписки. Это поможет избежать вышеизложенных проблем.

Статья для тех, кто хочет научиться писать эффективные письма.
Как превратить письмо в действенный инструмент убеждения ? Как выстроить структуру письма? Какие существуют приёмы для влияния на адресата?
Ответы на эти вопросы можно найти в книге бизнес-тренера по деловым коммуникациям Саши Карепиной.
Приблизительный размер статьи? 6 страниц .

О письменном общении и о книге

Если вы давно читаете Betteri, то возможно помните, что моя работа тесно связана с общением по электронной почте (я автор статьи о том, как мы ).

Я ежедневно пишу и отвечаю на множество писем, с помощью которых пытаюсь добиться разнообразных целей: убедить, отказать, предупредить, пригрозить, попросить, извиниться или просто проинформировать.

Мое отношение к письменному слову очень похоже на отношение :

«Я трачу много времени на каждое предложение: беру его и переделываю, пока оно не станет идеальным. Обожаю сам процесс редактирования.»

И я люблю электронную почту по тем же причинам, по которым ее любит :

«… за то, что она никого не отвлекает от работы. Чем меньше отвлекающих факторов, тем лучше.»

Несмотря на все это, я никогда не учился ремеслу делового письма.
Во-первых, казалось, что неплохо получается и само по себе, по наитию.
Во-вторых, не знал, что такое ремесло и обучение ему cуществуют в принципе.
Но недавно я наткнулся на книгу Саши Карепиной » «. Немного погуглив отзывы, я сразу понял, что это как раз та книга, которая позволит мне серьезно прокачать этот важнейший навык.

«Искусство делового письма» подойдет не только тем, кто связан с электронной почтой служебными обязанностями. Мне кажется она будет полезна вообще любому современному человеку. Ведь всё чаще мы общаемся именно письменно: email, сообщения в фэйсбуке и вконтакте, посты в блоге, сообщения на форумах и т.д.

Книга оказалась очень крутой.

Во-первых, издательство — «Манн Иванов и Фербер», что само по себе всегда секси.

Личный стиль подразумевает выражение человеческого отношения, разговор на равных а также идеально подходит для похвалы.

Формальный — для давления с позиции силы и закона, сообщения сухих фактов (без нашего к ним отношения) и критики.

Личный:

«Вы съедаете за смену до 15 плиток шоколада» —

этим мы явно тычем пальцем в адресата и его проступок. Заменяем на формальный:

«Количество плиток шоколада, съеденных за Вашу смену, достигает 15 штук».

Библиотека примеров из книги

Далее автор разбирает типовые ситуации, в которых нам всем приходилось оказываться: написание отказа, претензии, признания и оправдания. Для того, чтобы лучше понять о чем будет идти речь рекомендую скачать библиотеку примеров из книги с официального сайта Саши Карепиной (внимание — нужна регистрация!).

Пишем письмо-отказ

Саша предлагает 7 хитростей для того, чтобы смягчить гнев читателя в письмах-отказах.

Главное в отказе — показать, что письмо адресата внимательно прочли , что он был понят и что мы сочувствуем его проблеме. Далее неплохо бы отметить достоинства адресата , в духе «и в этом вы хороши, и в том — всего одного маленького шажка не хватило…».

После этого рекомендуется сослаться на обстоятельства , желательно независящие от нас. Затем нужно помочь получателю сохранить лицо после отказа («да не очень вам это и нужно, поверьте…»), предложить альтернативу и показать, что мы все же оставляем дверь открытой . В книге каждый прием разбирается на примерах из реальных писем.

Предъявляем претензию

Письмо-претензия — послание, в котором мы указываем адресату на его недостатки или ошибки. Задача претензии в том, чтобы убедить адресата исправиться , — а желание исправляться напрямую зависит от образа, в котором предстает автор.

Для писем-претензий тоже существует свой набор приемов, позволяющих критиковать, не обижая.

Во-первых, самое важное — критиковать действия, а не адресата (как вариант — саму компанию, а не адресата). Сравните:

«Вы не отгрузили конструкции в срок»

«Строительные конструкции не были отгружены в срок».

В первом случае получается, что для нас главное, что адресат не прав. Но ведь главное в том, что его действия создали нам определенные проблемы, которые необходимо решить.

«вы лентяй» vs. «вы большой талант, но вашему развитию мешает лень»,

показать, что мы понимаем и сочувствуем, после чего обосновать свои требования (показать, что они — реальная необходимость, а не просто наша прихоть).

И в конце неплохо бы заняться совместным поиском выхода из сложившейся ситуации, предложить обоюдовыгодное решение и выразить надежду на лучшее.

Признаем вину

Далее в книге рассмотрены секреты составления писем-признаний и писем-оправданий. Разница между этими ними в том, что признание мы пишем до того, как прокол в нашей работе обнаружен, а оправдание — после того, как нам на него указали.

При признании своей вины важно мыслить позитивно . Вместо того чтобы

«сообщать о невозможности своевременно выполнить…»,

можно

«сообщить о сложностях с выполнением…».

Прежде чем перейти к разговору о том, что вам не удалось, нужно обязательно рассказать о своих текущих достижениях .
Если проблема, в которой вы признаетесь, незначительна, то нужно превратить все ваше сообщение в отчет об общем положении дел.
Если же вы прокололись серьезно, то рассказывать адресату о своих достижениях стоит уже после сообщения о возникших трудностях.

При признании своей вины важно дать понять, что мы понимаем весь масштаб бедствия и не сидим сложа руки, а делаем все возможное для решения проблемы.
Мы можем предложить свою помощь в расхлебывании сложившейся ситуации и показать, что стали на путь исправления (приняли конкретные меры для того, чтобы в будущем такое не повторилось).

В заключении нужно еще раз подчеркнуть нашу готовность быть с адресатом до победного конца .

Пишем письмо-оправдание

Если нам приходится оправдываться, то главное в этом случае — напрямую не соглашаться с обвинениями и не оправдываться, чтобы не выглядеть спорщиком и грубияном.
Наиболее грамотной стратегией будет показать, что мы не оспариваем право адресата на негодование и плавно перейти к рассказу о том, какие мы на самом деле хорошие.

Чтобы убедить адресата, что мы и вправду сожалеем, стоит конкретно описать предмет сожаления .
Далее, ни в коем случае не преуменьшая масштабов проблемы , переходим к доказательству нашей правоты с помощью фактов . Это значит показываем, что мы изо всех сил стараемся решить проблему и уже приняли меры, чтобы она впредь не повторилась.

Важно дать понять, что мы не просто тупо стремимся отмазаться и прикрыться по всем статьям, а думаем над решением проблемы и хотим помириться .

Повышаем эффективность заключения

Суть письма желательно разместить и в заключении, так как именно заключение запоминается сильнее всего. На запоминание влияют два параметра: краткость и яркость.
Для повышения яркости заключения Саша рекомендует три основных приема: использование метафор:

«наше предложение сокращает сроки проекта» vs. «наше предложение позволяет «выиграть время»»

использование эмоциональных слов:

победа, поражение, поддержка, борьба, беда, обман…

и переосмысление клише:

«Если предприятие будет протягивать руку помощи всем нуждающимся, оно само вскоре пойдет по миру с протянутой рукой.»

Выбираем шрифт

Выбор шрифта может влиять на восприятие всего текста. Шрифты делятся на шрифты «с засечками» и шрифты «без засечек» .

Шрифт с засечками говорит о респектабельности, консерватизме и лучшее воспринимается на бумаге.

Шрифт без засечек — молодежный, современный, больше подходит для чтения с экрана. Допускается использование шрифта без засечек для заголовков, даже если для основного текста используется шрифт с засечками.

Купить книгу на OZON»e в

Повышение навыков делового общения положительно отразится и на ваших профессиональных и деловых отношениях с другими людьми. Действительно, понятная, хорошо составленная речь или деловая корреспонденция способна в разы повысить шансы на заключение контракта или совершение продажи. Решать проблемы и презентовать свои идеи коллегам или начальству тоже в чем-то легче письменно, ведь у вас есть время обдумать, как ответить на самые сложные типы вопросов . И если вы хотите вывести на новый уровень ваши навыки делового общения, возьмите на заметку следующие советы.

1. Пишите так, как говорите

Пожалуй, одним из главных навыков делового общения является умение писать деловые письма в таком стиле речи, который вы обычно используете в повседневном общении. В этом случае получатель сможет быстро и легко понять, что вы хотите ему сообщить.

2. Будьте позитивны

Поставьте себя на место вашего предполагаемого читателя и представьте, что вы получили письмо с негативным содержанием. Очень вероятно, что такое письмо напрягло бы вас и вам было бы труднее понять его содержание. Хуже того, негативные письма могут вызвать недоразумение и даже недовольство получателя. Поэтому будьте позитивны, обращаясь к людям в письменной или устной форме. Всегда избегайте негатива в деловом общении с людьми.

3. Пишите доступно

Всегда держите в уме, что ваши читатели могут иметь иной, отличный от вашего уровень подготовки, образования и компетенции. Чтобы письменно , пишите просто, доходчиво и по существу, в противном случае вы рискуете запутать читателя.

4. Будьте кратки

Если вы можете передать смысл вашего сообщения несколькими абзацами, зачем писать больше? Длинный, мало относящийся к теме письма текст не обязательно улучшит ваше сообщение, но напротив, скроет от читателя основной смысл письма. Каждое предложение в тексте должно быть по делу. Если вам трудно писать краткие и содержательные письма, пройдите специальные писательские курсы. Ваши навыки делового общения от этого только улучшатся.

5. Не пишите, если вы не в духе

Рассерженные люди часто “рубят сплеча”, не задумываясь о последствиях. Сообщения, написанные в таком состоянии, могут показаться читателям обвинительными и угрожающими. В текст могут попасть негативные слова, которые вы можете не заметить и которые не понравятся вашим читателей. Поэтому лучше успокоиться и затем несколько раз прочесть письмо перед отправкой.

6. Предугадывайте вопросы

Письмо должно содержать всю необходимую информацию, которая поможет ответить на вопросы, возникшие у читателя при его прочтении. Это не только позволит увеличить отклик, но и сэкономит время на дополнительную переписку.

7. Избегайте жаргона

Жаргонные слова и фразы, относящиеся к вашей сфере деятельности, для вас кажутся привычными и понятными, однако, обращаясь к людям, далеким от вашей области деятельности, используйте простые и общеупотребительные термины, которые может понять каждый. Деловое общение, как и любое другое, не может быть эффективным, если собеседники говорят на разных языках.

8. Проверьте ошибки

Бывает полезным написать письмо и затем прочесть его на следующий день. Это поможет найти грамматические и лексические ошибки в тексте до отправки письма.

При написании письма пытайтесь изложить ваши слова в легко читаемом стиле. Делите текст на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль. Пишите текст одним размером и типом шрифта.

9. Персонализируйте сообщение

По возможности персонализируйте ваше сообщение. Если вы рассылаете деловое письмо группе людей, имена которых вы знаете, включите их в текст и тему вашего письма. По статистике, отклик на такие письма всегда больше, чем на письма без имени в заголовке и тексте письма.

10. Напишите выводы

Цель письма и его основная мысль нужно подытожить в финальной части – двух-трех абзацах. Это и будут выводы.

Развиваем навыки делового письма

Сколько прекрасных идей не дожидаются реализации, сколько писем удаляются после 3 секунд внимания, сколько недопониманий ежедневно возникает из-за неумения четко излагать свои мысли письменно! Гениальная статья, которую стоит осилить, чтобы понять как наилучшим образом писать деловые письма. На МВА у нас этот навык прививался просто: при написании письменных работ давался лимит по количеству слов. Например, 3000. За превышение снимались баллы. И вот ты пишешь гениальную, великолепную работу, и у тебя получается 4000….и потом много времени тратишь на редактуру, осмысление того, что на самом деле важно, а без чего можно обойтись. Каждое слово должно бить в цель.

Вы, вероятно, постоянно что-то пишете на работе: коммерческие предложения для клиентов, меморандумы для начальства, беспрерывный поток электронных писем коллегам. Как же убедиться, что ваши сообщения предельно ясны и хорошо структурированы? Как выделить их из общего потока информации?

Что говорят эксперты

Перегруженные работой менеджеры, будучи крайне ограниченными во времени, могут подумать, что развитие своих способностей в сфере делового письма — это утомительное и, более того, бесполезное занятие. Тем не менее именно умение структурировать интересное и грамотно составленное предложение позволяет общаться эффективно, развивать бизнес и правильно позиционировать себя. «Как однажды очень точно отметил Марвин Свифт, ясность письма означает и ясность мысли», — говорит Кара Блэкберн, старший преподаватель по коммуникации в Бизнес-школе Слоун при Массачусетском технологическом институте. «У тебя могут быть самые лучшие в мире идеи, но если ты не способен общаться, о них никто не узнает», — добавляет она. «К счастью, в деловом письме у каждого есть потенциал к развитию», — утверждает Брайан Гарнер, автор Руководства HBR по ведению деловой переписки. «Умение грамотно составить письмо — это не дар, с которым люди рождаются, — говорит он. — Это навык, который вы сами формируете». Вот как писать просто, ясно и точно.

Подумайте, прежде чем начать писать

Перед тем как взять в руки ручку или положить пальцы на кнопки клавиатуры, поразмыслите о том, что именно вы хотите сказать. «Сразу начинать писать — это типичная ошибка очень многих», -утверждает Гарнер. «Они вырабатывают идеи в процессе написания, оттого такое сообщение оказывается плохо структурированным, мысли перескакивают с предмета на предмет и повторяются. Спросите себя: какая идея заложена в моем письме, что запомнит мой адресат после того, как прочтет это электронное письмо, коммерческое предложение или отчет? Если вы сам не сможете быстро и просто ответить на свой вопрос, вы явно поторопились с написанием текста».

«Следует повременить и потратить какое-то время на то, чтобы привести свои мысли в порядок», — соглашается Блэкберн.

Пишите конкретно

Переходите сразу к делу. Многие люди обнаруживают, что структура и стиль письма, которым их учили в школе, не вполне применимы для коммуникации в деловом мире. «Самая ужасная ошибка, которая встречается в деловой переписке, — это перенесение основной идеи сообщения в середину письма», — утверждает Гарнер. Если изложить ключевую мысль просто и коротко в самом начале письма, это сэкономит время вашего реципиента, а ваша дальнейшая аргументация покажется убедительнее еще до того, как человек с головой уйдет в прочтение вашего сообщения. При подготовке длинных меморандумов или предложений Гарнер рекомендует формулировать основную идею или предлагаемый вариант решения «в 150 слов и не более» в самом начале первой страницы. «Совершенствуйтесь в своем умении делать обобщения и кратко излагать мысли, — говорит он. — Если вступительная часть письма не удалась, то же самое можно сказать уже и о всем письме в целом».

Не «лейте воду»

«Не используйте 3 слова там, где хватило бы одного», — рекомендует Блэкберн. После прочтения критически оцените собственное письмо и убедитесь, что каждое слово направлено на донесение сути письма. Убирайте каждое лишнее слово или предложение. Например, не стоит говорить «всеобщее единодушие во мнениях», ведь достаточно просто сказать «единодушие».

«В тот момент, когда читатель понимает, что сообщение становится чрезмерно многословным, внимание начинает выключаться», — говорит Гарнер. Он предлагает обходиться одним словом вместо словосочетания (словосочетание «точка зрения» лучше заменить на одно слово — «мнение»), заменять сложные конструкции конкретными глаголами (предоставлять защиту кому-то — защищать), использовать сокращения (англ. don’t вместо do not и we’re вместо we are), а также по возможности использовать активные глаголы вместо пассивных («сделать» вместо «быть сделанным»).

Избегайте жаргонизмов и не используйте научный стиль

Деловая переписка сопровождается использованием сленга и сокращений. Хотя часто бывает так, что их употребления не избежать в переписке, а порой они оказываются даже полезными, но все-таки это свидетельствуют о лени и путанице в мыслях. Если сленга слишком много, адресат начинает думать, что вы писали это сообщение на автопилоте, а потом он и вовсе перестанет понимать, о чем вы говорите. «Жаргон не добавляет смысла, — говорит Блэкберн, — тогда как ясность и лаконичность никогда не выходят из моды». Гарнер предлагает создать «черный список» сленговых слов и выражений, использования которых следует избегать, например чеклист, кэп, зачарджить и т. п. Также стоит избегать слишком вычурной речи. Зачастую авторы ошибочно полагают, что использование сложных и красивых слов вместо простых — признак ума. Увы, это далеко не так.

Перечитывайте то, что вы пишете

Поставьте себя на место вашего читателя. Понятна ли ему ваша мысль, доступно ли она выражена? Состоит ли ваш текст из простых и понятных предложений? Блэкберн советует читать абзацы вслух. «Благодаря этому недостатки выявляются сами: громоздкое предложение, раздел с излишне длинными параграфами», — говорит она. Не бойтесь просить коллегу или друга отредактировать вашу работу, а еще лучше, нескольких коллег или друзей. Дайте им возможность выразить свое мнение и не обижайтесь на него. «Корректировка работы — это дружеская услуга, — утверждает Гарнер, — а отнюдь не акт агрессии».

Практикуйтесь каждый день

«Письмо — это навык, — утверждает Блэкберн. — А навыки улучшаются с практикой». Гарнер предлагает ежедневно читать качественно написанные материалы и быть внимательным в подборе слов, структурировании предложений и выражении мыслей. «Начните обращать внимание на стиль The Wall Street Journal», — говорит он. Приобретите руководство по стилю и грамматике: Гарнер рекомендует Fowler’s Modern English Usage. Самое главное, выделите в вашем расписании время на проверку и редактуру. «Написание работы и ее последующая корректура — вот что улучшает ваш стиль. Только не ждите быстрых перемен, — советует Блэкберн. — Это время потрачено на нужное дело, потому что те, кто пишут качественные тексты, также качественно выполняют свою работу, а это заметно»

Запомните следующее:

Что делать:

Заранее обдумывайте, что именно нужно сказать, чтобы сделать сообщение максимально конкретным и эффективным с точки зрения восприятия.
Не тратьте слова попусту, используйте короткие предложения и всегда пишите по существу.
Избегайте жаргона и «модных» слов. Вместо этого стоит стремиться к простоте и ясности изложения.

Что не следует делать:

Не утверждайте, что вы неспособны написать текст. Постоянно практикуйтесь, каждый может развить свои письменные навыки.
Не думайте, что самый первый вариант письма является самым лучшим или, по крайней мере, годным. Любой документ может быть доработан.
Не зарывайте ключевую идею сообщения. Суть сообщения следует излагать в самом начале.

Случай из практики № 1: Не бойтесь просить кого-то о помощи

Когда Дэвид МакКомби устроился на работу в качестве старшего консультанта в McKinsey & Company, он сразу же осознал, что стиль письма, которым он блестяще овладел в Гарвардской школе права, совершенно не годится для делового общения на уровне руководства компаний. «Проблема была в структуре моих рассуждений, — вспоминает Дэвид. — Получение мнения „со стороны“, в котором я нуждался, научило меня быстрее переходить к сути вопроса».

«Для юридического или академического стиля характерно построение материала с долгого и нудного описания всего процесса, при этом вывод откладывается в самый конец, — поясняет он. — Однако в деловой переписке лучше всего начинать с выводов, а не наоборот».

Чтобы четко и однозначно изложить идеи в тексте, Дэвид попросил нескольких старших коллег поделиться своими презентациями и отчетами, чтобы у Дэвида была возможность «скопировать форму и стиль их изложения». В копию написанных им нескольких важных писем он поставил сотрудников компании, которым всецело доверял и считал их коммуникативные навыки особо развитыми с тем, чтобы они дали свои рекомендации и замечания.

Такой подход к работе Дэвид перенес в созданную им частную инвестиционную компанию в Майами — The McCombie Group. «Письма, которые я считаю наиболее важными, я отправляю своему партнеру с тем, чтобы он перечитал их еще разок», — говорит Дэвид, что, по его мнению, эффективнее, чем редактировать их самому. Мы говорим сейчас о том, как лучше передать ту или иную идею, выразить ее точнее.

Работа над текстами имеет прямую связь с тем, что мнение Дэвида имеет важное значение в той области, где он является признанным профессионалом. В настоящее время он занят написанием книги под названием «The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments», которая претендует на особое место в той среде, в которой утвердилась его компания.

«Даже если бы мне все было понятно в написании деловых писем, я предпочел бы и дальше совершенствоваться в этом деле, ведь работа над собой и своими навыками — это ключ к успеху», — констатирует Дэвид. Чем больше практики, тем лучше.

Случай из практики № 2: Изучайте, как правильно составлять письма

Тим Глова сумел выстроить успешную карьеру в сфере стратегического маркетинга, но решил пойти дальше. «Мне хотелось, чтобы меня воспринимали не просто как технократа, а как думающего лидера, — говорит Тим. — Для этого мне необходимо было выступать на публике и излагать ей свои идеи».

Он знал, что речь должна быть четкой, она должна легко восприниматься и быть правильно выстроенной, и тогда его репутация наберет еще больший вес. Его письма на ура воспринимались коллегами и специалистами одного с ним уровня, но его опыт лежал больше в научной плоскости. Поэтому Тим начал читать разного рода бизнес-литературу, вроде McKinsey Quarterly, чтобы уловить стилистику. «Я изучал то, как они общаются, — утверждает Тим, — и старался писать так, чтобы мой текст выглядел четко и звучал убедительно».

Тим смог улучшить не только свои тексты, но и электронные письма и голосовые сообщения. «Такое умение пронизывает весь стиль его общения», — считают его коллеги. И труды Тима нашли своего читателя. Некоторые его работы были скачены 100 000 раз, а организация Fortune 50 совсем недавно использовала одну из его работ в качестве внутренней программы для обучения и развития персонала.

Тим доволен своим прогрессом, но при этом он считает, что не стоит останавливаться на достигнутом. «Надо не переставать работать над собой, — резюмирует он. — Как только вы приобретаете какой-либо навык, его надо закрепить».

О чем еще не сказано в статье, но я бы обязательно это добавила, так это о важности правильного, красивого, уместного оформления. Такие документы легко читать. Bullet points, выравнивание расстояний между строчками, размер шрифта — все это придумано для того, чтобы сделать Ваш документ понятным, а не нарядным. Внешний вид документа также важен как опрятный и элегантный внешний вид, когда Вы приходите на деловую встречу.

[Решено] Как научиться писать письма в деловом стиле?

Что говорят эксперты

Подумайте, прежде чем начать писать

Пишите конкретно

Не «лейте воду»

Избегайте жаргонизмов и не используйте научный стиль

Перечитывайте то, что вы пишете

Практикуйтесь каждый день

Запомните следующее:

Что делать:

Заранее обдумывайте, что именно нужно сказать, чтобы сделать сообщение максимально конкретным и эффективным с точки зрения восприятия.
Не тратьте слова попусту, используйте короткие предложения и всегда пишите по существу.
Избегайте жаргона и «модных» слов. Вместо этого стоит стремиться к простоте и ясности изложения.

Что не следует делать:

Не утверждайте, что вы неспособны написать текст. Постоянно практикуйтесь, каждый может развить свои письменные навыки.
Не думайте, что самый первый вариант письма является самым лучшим или, по крайней мере, годным. Любой документ может быть доработан.
Не зарывайте ключевую идею сообщения. Суть сообщения следует излагать в самом начале.

Случай из практики № 1: Не бойтесь просить кого-то о помощи

Случай из практики № 2: Изучайте, как правильно составлять письма

>Подготовка делового письма

Как правильно писать деловые письма.

Особенности структуры и текста делового письма

Деловые письма имеют четкую композицию:

•в заключении делается вывод на основании вышесказанного: предложение, просьба, отказ, пожелание и т. д.

Что требуется знать перед написанием делового письма?

В письмах умного человека отражается характер тех, кому они адресованы.
Лихтенберг Георг Кристоф

Работа над деловым письмом начинается с ваших ответов на вопросы:

Кто ваш адресат и что вы о нем знаете?

Сфера деятельности компании?
Вы знакомы с тем, кому адресуете письмо?
Что вы знаете о человеке, которому адресуете письмо?
Что для него важно?

Почему необходимо ответить на все эти вопросы:

так вы установите психологический контакт с вашим адресатом
быстрее достигнете желаемого результата

У адресного письма больше шансов на ответ, ведь имя для человека — самое важное для него слово.

Имя адресата, напечатанное или написанное на бумаге, доставляет ему положительные эмоции, поскольку

подтверждается факт существования человека как личности
поднимает его самооценку

Личное знакомство с адресатом и внимательное изучение его поведения позволит вам разговаривать с ним на одном языке.

Важно: Люди всегда относятся лучше к тем, кто на них похож.

Какова цель вашего письма?

Вы собираетесь:

просить об одолжении
отказать в просьбе
предложить услугу/товар
предъявить претензию

Важно: Если вы собираетесь использовать лесть как механизм воздействия на адресата — льстите искренне. Искренний комплимент всегда доставляет удовольствие людям с высокой самооценкой. Люди с заниженной самоценкой воспринимают лесть негативно!

В чем именно вы собираетесь убедить вашего адресата?

Как, с вашей точки зрения, должен поступить человек, которому вы пишите?
Каких действий вы от него ждете?

Цели определены — пришло время подумать об аргументах

Какие именно аргументы вы готовы представить? Чем они подтверждены?
Какой из аргументов может заинтересовать адресата?
В чем заключается лично ваш интерес?
Насколько расходятся ваши с адресатом интересы?
Каким может быть компромиссное решение?

Основные правила грамотного написания делового письма

Правила составления деловых писем достаточно простые.

Правило 1: Образ

Важно: Человек, читающий ваше письмо, не знает вас лично! Ваше письмо должно формировать цельный и симпатичный образ

Благодаря удачно выбранному образу в письме вы будете влиять на своего визави на уровне подсознания.

Пять «безотказных» образов:

Образ влиятельного человека привлекает многих, однако, членами клуба «сильных мира» являются не все. Если вы заручились поддержкой такого человека и имеете этому не только устное, но и письменное подтверждение (например, письмо), смело ссылайтесь на этот факт в процессе общения со своим визави. В обратном случае вам придется прорабатывать другие образы.

Важно: Протежирование влиятельного человека предполагает использование в письме достаточного жесткого стиля изложения

Правило 2: Структура

Блочная структура — самая удобная для деловых писем

Правило 3: Лид-абзац

Лид-абзац— несколько предложений, которые предшествуют преамбуле

Что уместно в лид-абзаце:
1. Искренняя лесть и комплименты в сторону адресата

Я только, что прочитал вашу книгу, и она произвела на меня огромное впечатление
Я слышал о вас как о человеке, который оказывает поддержку талантливой молодежи
Ваши подчиненные отзываются о вас как о прекрасном руководителе

2. Ссылки на личное знакомство или рекомендации
3. Благодарности (если это не первое ваше обращение к адресату)

Правило 4: Употребление корректных этикетных форм

Правило 5: Грамотность

Почему важна грамотность, объясняют в школе:

Правило 6: Краткость — сестра таланта, или почему чем меньше слов, тем больше смысла?

Значительная мысль, выраженная в сжатой форме, приобретает вид мудрости, подобно тому, как уже в семени прозревает большое дерево.
Деметрий Фалерский

Интересный факт. Понятие «лаконичность» ввел в литературу Платон в IV веке до н.э. Большинство из нас до сих пор пытается научиться выражать свои мысли лаконично.

Важно: Ваш адресат — занятой человек. Ему некогда читать романы в письмах. Помните об этом, составляя текст письма.

Редактируя черновой вариант текста, смело избавляйтесь от лишних слов. Больше о стоп-словах вы умажете узнать, просмотрев видео «Максим Ильяхов: Простые правила сильного текста» в конце статьи.

Правило 7: Конкретика в деловом письме — ваш козырь

В деловом мире — правда всегда лучше откровенного вранья или небольшой брехни. Письма без фактов автоматически отправляются в папку «спам» или мусорную корзину.

Но ведь у вас другая задача?

Вы составили письмо:

Ваш адресат прочитал следующее:

Вы написали 41 слово. Из них — только 4 слова-факта действительно важны для адресата. Впечатляет? Вашего адресата такая статистика точно не впечатлит!

Что делать?

Редактировать:

Правило 8: Тема письма

Отсутствие темы письма свидетельствует о вашей неопытности!

Тема должна быть запоминающейся, «цепляющей».

Совет. Когда вы обдумываете тему своего письма, помните: «цепляют» преимущества, которые вы готовы предложить.

Правило 9: Деловое письмо — деловой стиль. Почему нельзя использовать другие стили?

Потому что это будет уже совсем не деловое письмо.

>Примеры деловых информационных писем

Правильно составленное деловое информационное письмо имеет следующий план:

Пример письма:

Учимся писать письма

УРОК РАЗВИТИЯ РЕЧИ

ТЕМА: УЧИМСЯ ПИСАТЬ ПИСЬМА

(ДЛЯ УЧАЩИХСЯ 2 – 4 КЛАССОВ)

Составила: Клюева Валентина Анатольевна, учитель начальных классов

МБОУ «Черевковская средняя школа» СП » Ляховская начальная общеобразовательная школа» Красноборского района Архангельской области.

2016 год

Цели урока:

1. Образовательные: познакомить обучающихся с особенностями написания текста письма; учить выделять смысловые части письма, подвести к пониманию правил письма ; способствовать обогащению словарного запаса детей.
2. Развивающие : совершенствовать культуру речи детей; расширять кругозор младших школьников; развивать внимание, способность к самоконтролю, развивать письменную речь учащихся, коммуникативные способности.
3. Воспитательные : формировать интерес к изучению эпистолярного жанра, любовь к родному языку.

Планируемый результат:
Регулятивные УУД: умение определять и формулировать на уроке цель с помощью учителя; проговаривать последовательность действий на уроке; уметь высказывать свое предположение на основе работы с материалом; вносить необходимые коррективы в действие после его завершения на основе его оценки и учета характера сделанных ошибок; планировать свое действие в соответствии с поставленной задачей; формирование умения выполнять задания в соответствии с поставленной целью, отвечать на конкретные вопросы.

Познавательные УУД: формирование представления о видах письма, о его структуре, об эпистолярном жанре, формирование познавательного интереса к ним через работу с разными информационными источниками; умение ориентироваться в своей системе знаний, добывать новые знания.
Коммуникативные УУД: умение оформлять свои мысли в устной и письменной речи; слушать и понимать речь других; учиться работать в парах, формулировать собственное мнение и позицию; высказывать свое мнение, подтверждая собственными аргументами; уважать мнение сверстников по обсуждаемой проблеме.

Личностные УУД: формировать положительное отношение к учебе; желание приобретать новые знания; учить самооценке своих действий.

Формы работы: фронтальная, в группах, в парах, индивидуальная.
Оборудование: презентация , конверты и почтовый ящик для этапа рефлексии, карточки с образцами писем, карточки «Структура письма», оформление доски, толковые словари , карточки с заданиями, карточки со словами адрес, конверт, почта, индекс, марка, адресат и адресант, конвертики для конструирования письма (Дом. Зад.)

Подготовительная работа: сообщения ученикам из истории письма.

Ход урока

1 .Оргмомент. Цель: подготовить учащихся к работе.

Прозвенел звонок –
Время начинать урок.
Мы друг другу улыбнемся,
За работу все возьмемся.

– Как мы будем работать? ( Дружно, терпеливо, уважительно друг к другу)

2. Мотивация к деятельности.
Цель : создать условия для возникновения у ученика внутренней потребности включения в учебную деятельность, вызвать интерес к изучению темы : «Как написать письмо».

1) Ребята, отгадайте загадки:

Сбоку — марка и картинка,

В круглых штампах грудь и спинка.

Маленькое очень, быстрое, как птица,

Если захочешь — за море умчится.

2) Я домик. Но только совсем без этажный.

Я тонкий раскрашенный домик бумажный.

Хоть дверца моя заперта не замком,

А просто лизнули её языком,

Но внутрь никого не пускает без спроса:

Живут там приветы, ответы, вопросы.

Наказы и просьбы, свернувшись, лежат,

Марки с печатями их сторожат. (Письмо). Верно, ребята, это письмо. ( слайды 2-4)

– Как появляются письма?
– Приходилось ли вам писать письма?
– Кому вы писали?
– Какие трудности вы испытывали при написании послания?
– А кто из вас получал письма?

– Для чего нужны письма?

– Всегда ли вам было интересно и приятно их читать?

3. Постановка проблемы и выведение темы и цели урока.

Цель: сформулировать и согласовать тему и цель урока, построить план достижения цели.

– Как вы думаете, что надо знать и уметь, чтобы написать письмо?
Главное – грамотно писать письма, чтобы их было приятно и интересно читать, чтобы их всегда ждали и этому мастерству надо учиться.

– Зачем нам нужно уметь писать письма? чтобы поделиться с кем-то, о чем то рассказать, чтобы человеку, получивший письмо, было приятно узнать какие то новости от своих друзей, родственников )

Знаете ли вы как правильно писать письма? Дети: нет.
– А хотите ли научиться? (да)

– Ребята, попробуйте сформулировать тему урока. (выслушиваются ответы детей).
Итак, тема нашего урока – «Как написать письмо».
– Сформулируйте цель урока.
Для этого прочитайте вопросы на листочках. Поставьте !, рядом с теми вопросами, на которые вы знаете ответ и ?, если не знаете ответ, но хотите узнать.
Итак, вы поставили перед собой вопросы на которые хотите получить ответ, т.е. определили для себя ЦЕЛИ нашего урока. Прочитайте, на какие вопросы вы хотите получить ответ?

Что такое письмо?
Какие бывают виды письма?
Какие существуют правила письма?
Из каких частей состоит письмо?
– Это и будет нашим планом урока.

4. Этап открытия новых знаний.
Цель: апробация способа действий , направленного на решение проблемной ситуации, его вербальное фиксирование.
– Назовите, пожалуйста, знакомые вам слова,связанные со словом » письмо».
Адрес, конверт, почта, индекс, марка. (выкладываю на доску названные детьми слова)
– А в руках у меня осталось еще 2 слова: адресат и адресант. Знакомы ли вам эти слова? (нет) Это действительно в наше время редко используемые слова.
– Где вы можете узнать, что обозначают эти слова? (В словаре)
1 группа находит объяснение слова АДРЕСАТ, а вторая группа – АДРЕСАНТ.
(Адресат – человек, который получает письмо. Адресант – человек, который пишет письмо. (синоним – отправитель) (слайд 5 )
– Итак, мы вспомнили слова, связанные с письмом и узнали новые слова.
– Хотелось бы вам больше узнать о них? Ребята подготовили небольшие сообщения о письме и почте и сейчас расскажут.

Историческая страничка (слайды 6 – 16)
1 ученик: Письма люди начали писать давно, когда жили еще в пещерах. Первобытные люди изображали охоту на животных, события своей жизни. За несколько тысячелетий существования письменности люди употребляли для письма разнообразные материалы . Глиняная табличка — древнейший письменный инструмент, появившийся в Египте. Она представляла собой деревянную дощечку со слоем сырой глины на лицевой поверхности. На глиняной табличке писали тростниковыми или костяными палочками. Затем табличку подсушивали.

2 ученик: На Руси первые письма и документы представляли собой берестяные грамоты. Бересту кипятили, сушили, обрезали по краям и процарапывали буквы костяным «писалом». А 5 тыс. лет назад в качестве материала для письма стали применять папирус – тропический тростник. Позже был найден более прочный и долговечный материал – специально выделанная кожа молодых животных – пергамент, название было дано по городу Пергама в Сирии. Бумага — одно из величайших изобретений человечества. Появилась она сначала в 5 веке в Китае ,а затем в 12-13 вв. в государствах Европы.
3 ученик: Первые конверты были из глины. А первый в мире бумажный конверт увидел свет в 1820 году. Это изобретение предписывают владельцу фабрики по производству бумаги Бреверу из города Брайтона.
4 ученик: Почтовый ящик был придуман моряками в шестнадцатом веке. Направляясь из Европы в Индию, морские путешественники оставляли письма в большом каменном ящике на мысе Доброй Надежды. В настоящее время этот ящик хранится в музее Кейптауна.
5 ученик: В России самый первый почтовый ящик появился в Санкт-Петербурге. Датой его рождения считают 1 декабря 1848 года. Почта существует с древних времён. Для передачи важных сообщений посылали также пеших и конных гонцов. Помогали передавать информацию и голуби. Потом появились почтовые дилижансы, поезда, самолёты. В труднодоступные районы и на морские корабли письма доставляют вертолёты. Почта-это одно величайших изобретений человечества.9 октября отмечается всемирный день почты.

– Спасибо, ребята, за интересные рассказы.

А сейчас на карточке прочитайте записи. (Читают). Что вы прочитали? ( письма).
– Прочитайте письмо и определите, кому и для какой цели оно написано.

Первое письмо.

Дорогой Иа-Иа!

Поздравляю с днем рождения!

Желаю всего-всего хорошего.

Желаю много-много счастья.

Шлю подарочек — Очень Полезный Горшочек.

Твой Пух.

— Это письмо-поздравление, в котором Винни-Пух поздравляет своего друга с днем рождения и шлет ему свои пожелания.

Второе письмо.

Дорогие друзья!

Я хочу рассказать вам о чудной истории, произошедшей со мной.

Я изобрела необыкновенный способ путешествия на утках.

У меня были свои собственные утки, которые носили меня, куда мне было угодно.

Я побывала на юге, где так хорошо, где такие прекрасные теплые болота и так много съедобных насекомых.

Я скоро заеду к вам.

До встречи!

— Это письмо друзьям: письмо-информация.

В нем сообщение о том, как лягушка изобрела способ путешествия на утках, где она побывала и что видела. Это письмо не только несет информацию, но и отражает настроение и характер отправителя.

Третье письмо.

Юный друг!

Всегда будь юным,

Ты взрослеть не торопись!

Будь веселым, дерзким, шумным.

Надо драться, так дерись.

Никогда не знай покоя,

Плачь и смейся невпопад.

Я сама была такою

Триста лет тому назад.

Черепаха Тортила.

– Это письмо-пожелание. В нем автор желает своему юному другу быть веселым, дерзким, шумным…

Четвёртое письмо.

Уважаемая Ольга Петровна! Благодарю Вас за отличную учёбу и хорошее воспитание вашего сына. Классный руководитель Ирина Николаевна.

– Это письмо – благодарность. В нём классный руководитель благодарит родителя.

Пятое письмо.

Дорогие мама и папа! Получили Ваше письмо. Живем мы хорошо, просто замечательно. Пришлите, пожалуйста, для Шарика фоторужье. Это и охота и зверей убивать не надо. Дядя Федор.

– Это письмо – просьба. В письме дядя Фёдор просит прислать ружьё.

– Ребята, какой мы можем сделать вывод? ( письма бывают разные: письма-информации, письма-поздравления, письма-пожелания, письма – благодарности, письмо — просьба).

– Так что такое письмо? ( письмо – это текст, в котором нужно что – либо сообщить, кого – то поздравить, поблагодарить).

5. Физкультминутка.
Цель: снятие утомления через физические упражнения.

– Письмо – это текст. А текст из чего состоит?( Из частей). Вот и письмо имеет части, свою структуру.
Структура письма. (Слайд 17)

Части письма.

Текст письма

1. Начало (зачин) письма:

— обращение;

— начальная фраза о состоянии переписки.

2. Основная часть письма:

— сообщение о новостях.

3. Концовка письма:

— вопросы адресату;

— просьбы;

— приветы;

— подпись;

— дата и место написания (можно указать в начале письма в правом верхнем углу)

Дорогие мама и папа!

Получил ваше письмо. Очень рад. И вот пишу вам письмо.

Расскажу вам, как мне живётся в летнем лагере.

Живём мы весело: купаемся в реке, загораем,

ходим в походы, играем.

У меня много новых друзей…

Как вы живёте? Как ваше здоровье?

Очень вас прошу писать мне почаще.

Передайте от меня привет тёте Вале и Иришке.

До скорой встречи!

Целую всех и обнимаю.

Ваш сын Сергей.

20 июня 2015 года,

г. Жуковка

– А какие обращения ещё можно написать в письме? ( дети предлагают и некоторые предложения записывают в тетрадь.) Дорогие мама и папа! Любимая бабушка! Уважаемый учитель! Привет, Юлька! Здравствуйте, мои дорогие! Уважаемый Андрей Петрович! (слайд18)

– Начальная фраза о состоянии переписки: Получил ваше письмо. Давно не получала писем. Очень захотелось вам написать. (слайд 19)

– какие вопросы, ребята, можно задать? Как ваше здоровье? Какие новости? Как живёте? Если в письме есть вопросы, то на них обязательно нужно ответить.(слайд20)

– Просьбы. Приветы: Я прошу вас прислать мне интересную книгу о животных. Передайте привет моим бабушке и дедушке, друзьям…(слайд 21)

– Какими словами можно в письме попрощаться? До свидания! До скорой встречи! Ну, пока! Обнимаю вас.(слайд 22)

– Какая концовка может быть в письме? (подпись, дата): Целую. Скучаю. Жду приезда. Ваш сын …Ваш внук …Твой надёжный друг …14 марта 20__ г. (слайд 23)

– Если ты забыл что-то указать в письме, можно написать пост скриптум. (Пост скриптум — это приписка в письме, которая стоит после подписи и обозначается буквами «P.S.». Пост скриптум переводится с латинского как «после написанного»). • P.S. Я забыла сказать, что у меня изменился адрес. • P.S. Я только что узнал, что занял первое место в соревнованиях ! (слайд 24)

– Ребята, письмо нужно правильно оформлять. Какие правила оформления вы можете предложить? ( дети предлагают, учитель дополняет ответы).

— письмо пишут четким, разборчивым почерком;

— письмо пишут на аккуратном и чистом листе бумаги;

— письмо можно сопровождать рисунком;

— с левого края писчей бумаги оставляют свободное поле шириной до 2,5 см; такие же поля — сверху и снизу;

— письмо не пишут сплошным текстом; в нем может быть много абзацных выделений (красных строк).

— письмо пишут грамотно, без ошибок.

— письмо должно быть короткое, но полное.

6. Первичное закрепление.
Цель:организовать решение учащимися практико-ориентированных заданий в микрогруппах.

Задание первой группе: Прочитайте письмо. Найдите его начало (зачин), основную часть, концовку.

Здравствуй, дорогая бабушка! Я соскучилась по тебе и решила написать письмо.

Мы живём хорошо. Не волнуйся, всё в порядке. Мне подарили хомячка. В воскресенье ездили в лес за грибами. Нашли три подберёзовика.

Как ты поживаешь? Как у вас дела? Передавай привет дедушке.

До свидания. Твоя внучка Таня.

Задание второй группе: правильно ли написал Толик письмо Паше? Какие он допустил ошибки? Каких частей недостаёт в его письме, перечисли.

Паша!

Недавно у нас были каникулы. Где я только не был! Вместе с друзьями я ходил в кинотеатр. Мы смотрели мультфильм “Ледниковый период – 2”.

На следующий день мы отправились в аквапарк. Там купались и катались с горок.

Побывали мы и в музеях. Особенно мне запомнилась экскурсия в музей почты имени Решетникова. Было очень интересно. Я узнал много нового об истории почты в нашем городе Екатеринбурге. Твой друг Толик.

Задание третьей группе: Правильно ли Петя написал письмо? Исправьте ошибки и прочитайте его правильно. Какой совет вы дадите Пете?

Здравствуй, Паша!

Сегодня я получил “5” по русскому языку. А какую замечательную книгу я прочитал! Я написал диктант без ошибок. Учительница меня похвалила. Вчера мы играли в футбол. Я забил гол. Называется она “Фантазеры”. Наша команда победила. Жду твоего письма. До свидания.

Задание четвёртой группе: допиши недостающие слова в предложения.

Для письма используй____________________ лист бумаги.
Письмо нужно писать_______________________________ .
Обращение в письме пишется_________________________ .
Дату и место, откуда написано письмо, пиши ______________
Отвечать на письмо нужно _____________________________ .

–И вот вы написали письмо. Что нужно дальше делать? ( запечатать в конверт, конверт подписать, а потом опустить в почтовый ящик или отнести на почту). На конверте нужно написать адрес свой и адрес получателя, написать обязательно индекс, наклеить марки.(слайды 25-28)

7. Самостоятельная работа.

Цель: закрепить знания, ввести дополнительные знания, понятия.

– Я вам буду читать утверждения, если ты согласен – ставь плюс. А не согласен – минус.

1. Письмо – это устное сообщение о чем-либо своим друзьям, родным, знакомым.

2. В письмах обычно бывают такие части: обращение, рассказ о чем-либо, вопросы, добрые пожелания, слова прощания, подпись.

3. Письмо – написанный текст, посылаемый для сообщения о чем-либо своим друзьям, родным, знакомым .

4. Письма бывают деловые, официальные, личные.

5. В письмах обычно бывают такие части: присказка, основное содержание, концовка.

6. Письма бывают сказочные, бытовые, о животных.

7. Адресат – это человек, который получает письмо.

8. Письмо можно написать родителям, другу, учителю, даже президенту.

Самопроверка по ключу: — + + + — — + +

8. Этап информирования учащихся о домашнем задании
Цель: формировать у учащихся способность к самоорганизации в решении учебной задачи.

– Захотелось ли вам после сегодняшнего урока вести переписку? Почему?

– Я вам предлагаю 2 задания. Вы выберите одно.

1. Пользуясь знаниями, полученными на уроке, напишите письмо. Адресата выберите сами.

2. Конструирование письма. ( Дети получают конверты, в которых находятся карточки с разными фразами из письма. Необходимо составить текст письма, расположив карточки в нужном порядке). Текст письма записать. В помощь вам дарю памятку СТРУКТУРА ПИСЬМА.

9. Рефлексия учебной деятельности.

Цель : зафиксировать новое содержание, изученное на уроке, соотнести поставленную цель и результаты. способствовать формированию самооценки своей деятельности.

— Ребята , какую цель мы ставили сегодня на уроке? На какие вопросы хотели найти ответы? Мы выполнили поставленную цель? Ответили на вопросы? ( да). Дайте оценку своей работе на уроке.

СВЕТОФОР : Красный — плохо работал, неактивно.

Жёлтый – работал хорошо, но ошибался, буду стараться.

Зелёный – работал хорошо, у меня всё получилось.

Возьмите письмо нужного вам цвета и прикрепите к почтовому ящику.

10. Подведение итога урока.

Цель: подвести итог урока.

Учитель: Сейчас мало кто пишет письма на бумаге. Их заменили короткие SMS. Безусловно, достижение научно-технического прогресса постепенно вытесняет роль письма в нашей жизни. Порой действительно проще позвонить по телефону, слать факсы, отправлять интернет- письма или послать SMS. Но…! Письма, написанные с душой и красивым почерком, получать намного приятнее. В этом есть какая-то тайна, искренность и доброе отношение, которое так ценно в жизни. Строчки, написанные своей рукой, не только несут информацию, но и дарят тепло и любовь. Значит – это ещё один забытый способ не только общаться, но и дарить радость. Не случайно существует и такое определение письма: «Письмо – это труд души, обращенный к другому человеку».
– А чего не хватает коротким электронным сообщениям или мобильным звонкам?
Дети: Им не хватает теплоты, душевности. Ведь когда читаешь письмо, словно разговариваешь с близким тебе человеком.
– Что интересного вы узнали на уроке и о чем бы хотели рассказать дома? Где могут пригодиться эти знания и умения? Спасибо всем за урок.

ПРИЛОЖЕНИЕ: КАРТОЧКИ ДЛЯ РАБОТЫ.

Первое письмо.

Дорогой Иа-Иа!

Поздравляю с днем рождения!

Желаю всего-всего хорошего.

Желаю много-много счастья.

Шлю подарочек — Очень Полезный Горшочек.

Твой Пух.

Второе письмо.

Дорогие друзья!

Я хочу рассказать вам о чудной истории, произошедшей со мной.

Я изобрела необыкновенный способ путешествия на утках.

У меня были свои собственные утки, которые носили меня, куда мне было угодно.

Я побывала на юге, где так хорошо, где такие прекрасные теплые болота и так много съедобных насекомых.

Я скоро заеду к вам.

До встречи!

Третье письмо.

Юный друг!

Всегда будь юным,

Ты взрослеть не торопись!

Будь веселым, дерзким, шумным.

Надо драться, так дерись.

Никогда не знай покоя,

Плачь и смейся невпопад.

Я сама была такою

Триста лет тому назад.

Черепаха Тортила.

Четвёртое письмо.

Пятое письмо.

Историческая страничка (для сообщений учащимся)
1 ученик: Письма люди начали писать давно, когда жили еще в пещерах. Первобытные люди изображали охоту на животных, события своей жизни. За несколько тысячелетий существования письменности люди употребляли для письма разнообразные материалы . Глиняная табличка — древнейший письменный инструмент, появившийся в Египте. Она представляла собой деревянную дощечку со слоем сырой глины на лицевой поверхности. На глиняной табличке писали тростниковыми или костяными палочками. Затем табличку подсушивали.

СТРУКТУРА ПИСЬМА

1. Начало (зачин) письма:

обращение;
начальная фраза о состоянии переписки.

2. Основная часть письма:

сообщение о новостях.

3. Концовка письма:

вопросы адресату;
просьбы;
приветы;
подпись;
дата и место написания (можно указать в начале письма в правом верхнем углу).

Задание первой группе: Прочитайте письмо. Найдите его начало (зачин), основную часть, концовку.

Здравствуй, дорогая бабушка! Я соскучилась по тебе и решила написать письмо.

Как ты поживаешь? Как у вас дела? Передавай привет дедушке.

До свидания. Твоя внучка Таня.

Паша!

На следующий день мы отправились в аквапарк. Там купались и катались с горок.

Здравствуй, Паша!

Задание четвёртой группе: допиши недостающие слова в предложения.

Полезные публикации

Как писать важные письма по ГОСТу

Руководитель компании «Центр Бизнес Решений»

Как увеличить прибыль, сократив налоги?

Узнайте 45 способов снижения налогов — бесплатно!

Попробовать бесплатно Каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю госкорпорации, высокопоставленному чиновнику или, на худой конец, в ЖЭК. Но если вы предприниматель или топ-менеджер, то обязаны научиться грамотно писать деловые письма.

Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов.

ГОСТ определяет общие правила оформления документов, виды и образцы, схемы расположения реквизитов на документе и т.п. ГОСТ распространяется на документы на бумажном и электронном носителях.

Систему стандартов можно приобрести в книжных магазинах или найти в интернете.

Обратим внимание на те критерии, без которых письмо не будет соответствовать стандартам деловой переписки.

1. Оформление реквизитов

С правой стороны или по центру должны стоять реквизиты вашей компании. Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату. Оформляется ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. адресата. Ниже можно указать Тему письма.

Ещё ниже по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа». В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, сокращения «г-ну» и «г-же» были недопустимы, в новом это стало возможным.

Но лучше воспользоваться старым вариантом и писать обращение без сокращений. Места много не займет, а уважения к «подателю сего письма» прибавится. Шапку выделяют жирным шрифтом.

«ВАСИЛЁК»

Общество с ограниченной ответственностью

Васильковая ул. д. 22, Москва, 117393

Тел /факс (495) 788-78-78

e-mail: [email protected]; http://www.vasilek.ru

ОКПО 07878778; ОГРН 1027788788788; ИНН/КПП 7788777887/777887887

______________ № 08

Ha № 08 от 18.08.2018

Губернатору

Тмутараканской области

Господину Иванову И.И.

Уважаемый Иван Иванович!

2. Вступление

В вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения…», «Прошу Вас…», «В настоящее время…» и т.д. — если письмо пишется от первого лица.

Причём, как во вступлении, так и в последующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

3. Основной текст

Деловое письмо предполагает чёткое понимание: «Кому», «Зачем» и «Почему». Многие из нас получают письма, и часто смысл в них ускользает, а к концу письма так и не проясняется, что же хотел попросить или предложить автор. В деловом письме это недопустимо.

Поэтому, чтобы смысл и идея письма не «растекались по древу», ответьте на следующие вопросы:

Кому пишете письмо, не ошиблись ли «адресатом»?
Зачем пишете письмо, что вы хотите предложить?
Понятны ли доводы, стиль изложения и убедительны ли аргументы?
Какую выгоду адресат получит от сотрудничества?
Почему вы это делаете?
Какой результат вы хотите получить?
На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» адресата?

После того, как ответите на вопросы и приступите к написанию, ваше письмо будет кратким и по делу.

Согласно правилам написания, основная часть делового письма последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие.

Приводите по необходимости конкретные факты и цифры. И не забывайте, что краткость — сестра таланта. Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата. И он может отложить письмо и не узнать, что вы предлагаете.

Обратите внимание на некоторые моменты, связанные с изложением. Стиль делового письма консервативен, и письма, которые не соответствуют ему, не проходят дальше «таможенного контроля» в лице секретаря компании. Поэтому откажитесь от экспериментов и пишите так, как того требует деловой стиль.

4. Заключение

В Заключении письма подводятся итоги написанного, пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».

Деловое письмо традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой «Искренне Ваш,…».

Например:

Искренне Ваш,

Директор (подпись) И.И. Васильков

Должность, подпись, потом — инициалы, имя и отчество, и затем фамилия. Подпись ставится собственноручно.

Если документ оформлен не на фирменном бланке, в наименование должности включается название организации.

С уважением,

Директор

ООО «Василёк» (подпись) И.И. Васильков

5. Постскриптум

Если в письме указывается контактное лицо (Ф.И.О.), то укажите его номер телефона и e-mail. Контактным лицом может быть секретарь или заместитель директора, который в курсе переписки. Не забывайте вместе с номером телефона указывать и код города.

Информацию о контактном лице можно указать в нижнем колонтитуле и напечатать шрифтом меньшего размера.

Если письмо по разным причинам нельзя сократить (факты, приложенные документы и прочее), то напишите отдельно Письмо и Приложение к нему.

В тексте документа при первом упоминании Приложения в скобках указывается: (приложение) или… (приложение 1). Перед номером приложения допускается ставить знак номера (приложение №1).

На первом листе Приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение №1

к письму ООО «Василек»
от 18.08.2018 № 08

6. Шрифт документа

В ГОСТе регламентированы гарнитуры и их размеры. Остановимся на двух, которые имеются в каждом компьютере. Это Times New Roman № 13 и 14, с засечками, или Arial №12 и13, рубленный шрифт.

Если в письме необходима таблица, то допускается использование шрифтов меньших размеров. И чтобы не «мельчить», используйте Arial №10 или 9.

7. Формат документа

Для написания Письма подойдет бумага формата А4 (210 х 297мм), это стандартный формат, он продаётся в книжных и канцелярских магазинах. Обратите внимание на то, что бумага должна быть не менее 80 г/м2, но лучше использовать 100 г/м2.

Закажите бумагу с водяными знаками и логотипом компании. При печати на цветном лазерном принтере можно отпечатать логотип так, что бумага будет выглядеть как из типографии ГОЗНАК.

Но знайте, что всё хорошо в меру.

Не забываем о белизне бумаги и о качестве. Бумага для записей серого цвета не подойдет. Сами понимаете, что на такой бумаге хочется почеркать и тут же её выбросить.

Не забываем о полях. Каждый лист документа должен иметь поля:

20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.

Текст документа выравнивается по ширине страницы. Абзацный отступ текста документа ставим на отметке — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Текст документа печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

На что надо обратить особое внимание — это на нумерацию страниц. Начиная со второй страницы необходимо проставлять номера. Но не так, как все привыкли, не в правом нижнем углу страницы, а посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Деловое письмо будут встречать по «одёжке». Обратите внимание ещё раз на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, и на оформление. Подумайте, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки?

После того, как вы посчитали, что письмо окончательно написано, проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте ещё раз логическую последовательность и читабельность текста. Прочитайте его вслух нескольким людям. Узнайте их мнение — всё ли им ясно, нет ли разночтений.

Если по неосторожности или в спешке будут допущены орфографические ошибки, то это катастрофа. Как вести дела с компанией, которая присылает письмо с орфографическими ошибками?

Если вы подготовите деловое письмо грамотно, то во много раз увеличится вероятность того, что оно склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу.

Пишите письма!

Статья написана по заказу редакции

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

8 основных шагов к написанию делового письма на английском языке

Письмо?

В 21 ^-м век?

Разве бизнес не пишет об электронных письмах, отчетах и записках?

Что ж, деловые люди все время пишут и читают деловые письма.

Вы можете отправить деловое письмо по электронной почте (в виде вложения или по электронной почте) или в виде бумажной копии (напечатанной на бумаге).

Деловые письма более формальны, чем деловые.В деловой ситуации они сообщают что-то более официальное.

Важно правильно писать деловые письма, потому что впечатление, которое вы создаете, зависит от того, как вы их пишете.

Мы поможем вам написать отличное деловое письмо на английском языке с меньшим количеством ошибок.

Вот список из восьми шагов, которым нужно следовать при написании делового письма, а также множество ценных советов.

Загрузить: Этот пост в блоге доступен в виде удобного портативного PDF-файла. можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

1. Решите, какое письмо вам нужно написать.

Деловые письма имеют отправителя и получателя (человека, который получает письмо). Отправителем может быть человек или группа (например, компания), а получателем может быть другое лицо или группа.

В зависимости от причины, по которой отправитель пишет, существует несколько типов писем. Взгляните на основные типы деловых писем:

Письмо с жалобой : Деловое письмо, написанное кем-то (физическим лицом или компанией), которое недовольно продуктами или услугами, предлагаемыми компанией.При написании письма с жалобой важно сохранять вежливый тон, даже если вы очень расстроены или у вас много жалоб.

Письмо-запрос : Письмо этого типа написано кем-то, у кого есть вопросы о деятельности другой компании. Если вы планируете написать письмо-запрос, постарайтесь получить как можно больше информации, прежде чем писать. Затем составьте контрольный список со всем, что вам нужно узнать, чтобы не забыть некоторые важные моменты.

Сопроводительные письма : они написаны людьми, ищущими работу. Их обычно отправляют вместе с резюме. Хорошее сопроводительное письмо может дать вам работу, но люди, пишущие сопроводительные письма, часто совершают ошибки или слишком стараются произвести впечатление на читателя.

Письма о корректировке : Эти письма отправляются как ответы на письма с жалобами. Их бывает сложно написать, потому что ваш читатель, как правило, недовольный покупатель, который надеется извлечь максимальную пользу из плохой деловой ситуации.

Письма с заказами : Деловые письма этого типа отправляются для размещения заказа в компании. В заказных письмах должна быть указана правильная информация, поэтому вам необходимо перепроверить все цифры перед их отправкой. Ваш язык должен быть точным, чтобы не было места для ошибок. Лучше использовать простой и понятный язык. Длинные предложения могут быть двусмысленными (неопределенными) и трудными для понимания.

Прочие письма : Могут быть всевозможные другие деловые ситуации, в которых люди могут писать письма.Например, человек может написать письмо…
- , чтобы убедить других покупать их товары или услуги.
- рекомендовать сотрудников на работу.
- о своей отставке.

Независимо от типа делового письма, которое вы пишете, читайте дальше, чтобы узнать больше советов и конкретных фраз, которые вы можете использовать, чтобы звучать более профессионально!

У вас проблемы с английским во время деловых встреч?

Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?

Представьте себе… вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.

Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?

Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь?

Это называется Creativa.

Creativa предлагает увлекательные высококачественные видеокурсы, которые помогут вам показать себя на английском языке.

Creativa имеет профессиональных актеров и глубоко разбирается в языке тела и интонации.

Creativa показывает вам, как это сделать с реалистичными реконструкциями.

Изучив курс Business Video Calls от Creativa, вы научитесь превосходно управлять встречами.

Не упустите возможность улучшить свой английский и карьеру — начните с Creativa сегодня.

2. Напишите краткий план

После того, как вы решили, какое письмо вы собираетесь написать, важно остановиться и подумать. Напишите план, прежде чем начать печатать. Если вы этого не сделаете, вы потеряете много времени. В конце концов, вы можете легко внести незначительные изменения, но большие изменения сделать сложнее.Если у вас есть хороший план, вам не нужно будет вносить много трудоемких изменений.

Итак, прежде всего, начните собирать всю возможную информацию о ситуации, о которой вы пишете. Если вы пишете письмо с жалобой, вы должны точно знать, в чем заключалась проблема и чего вы надеетесь достичь в результате вашего письма. Если вы пишете заказное письмо, не забудьте собрать всю информацию о продукте, который вам нужен.

Затем запишите основные идеи, которые вы хотите включить.Вы можете записывать полные предложения или просто ключевые слова, если спешите. Например, если вы пишете сопроводительное письмо, ваши основные идеи могут выглядеть так:

На какую работу вы претендуете.
Почему вы думаете, что подходите для этой работы / почему компания должна вас нанять.
Почему эта работа вам подходит.
Когда вы готовы к собеседованию.

Если вы знаете основные идеи, вы знаете, сколько абзацев вы собираетесь написать. Помните, что в абзаце должна быть только одна основная идея. Это поможет читателю легче понять вашу точку зрения, а ваше письмо будет структурированным и логичным. Ваш читатель также будет счастлив (а вы хотите, чтобы ваш читатель оставался довольным), если ваши идеи хорошо связаны между собой. Не забудьте использовать соединители для перехода внутри и между абзацами.

Вы можете увидеть соединители и слова перехода в действии на FluentU .

FluentU поможет вам улучшить свой деловой словарный запас естественным и увлекательным способом.Попробуйте бесплатно, и ваши деловые письма никогда не будут выглядеть так же, как раньше!

3. Используйте правильный макет и приветствие.

Деловые письма имеют довольно строгие правила в отношении макета (формата и порядка). Вам необходимо указать адреса отправителя и получателя и следовать некоторым простым правилам:

Начните с адреса отправителя. Вы можете написать это в правом верхнем или левом углу. Не указывайте свое имя или титул, потому что они будут в конце письма.

Оставьте пустую строку и укажите дату сразу под адресом отправителя. Если вы пишете в компанию в США, не забудьте использовать американский формат даты: месяц, число, год.

Оставьте еще одну пустую строку и напишите титул, имя, должность и адрес получателя. Обратите внимание на заголовки. Мы используем Mr. для мужчин, Miss для незамужних женщин, Ms. для женщин, которых мы не уверены, замужем и Mrs. для замужних женщин. Всегда безопаснее использовать Ms. для женщин. Вот пример:

14 Bridge Street
Baviera, California 92908

11 марта 2016 г.

Ms. Jane Smith
Менеджер по обслуживанию клиентов
Chapman and Litt
711-2980 Nulla Street
Mankato, Mississippi 96541

Начните письмо с правильного приветствия

Уважаемая мисс Смит: (Если вы знаете имя получателя.)

Уважаемая Джейн: (Если вы хорошо знаете получателя и называете друг друга по имени.)

Уважаемый сэр или Мадам: (Если вы не знаете имя получателя.)

Кому это может быть интересно: (Если у вас нет конкретного человека, которому вы пишете. Это немного более общее, чем «Уважаемые сэр или мадам» . »Лучше всего попытаться найти контактное лицо при написании делового письма.)

Закройте письмо соответствующим образом , в зависимости от приветствия, которое вы использовали в начале:

(Уважаемая мисс Смит 🙂 Искренне / Искренне / Искренне ваш,

(Дорогая Джейн 🙂 С наилучшими пожеланиями / С уважением,

(Уважаемый господин или госпожа: / Кого это может касаться 🙂 С уважением / Искренне / Искренне Ваш,

Подпишите свое имя , если вы отправляете бумажную копию, а затем укажите свое имя (ваш название не является обязательным) и ваша должность:

[Подпись]

[Ms.] Ребекка Смит
Директор по закупкам

4. Используйте словарный запас, соответствующий типу письма, которое вы пишете

В зависимости от типа делового письма, которое вы пишете, вы можете использовать некоторые из предложений и фраз, предложенных ниже.

Пишу, чтобы пожаловаться на…

Пишу, чтобы обратить ваше внимание на…

Я недавно купил… у вашей компании.

Не только… (товар прибыл с опозданием), но… (он тоже был неисправен)

Как вы понимаете, я был весьма разочарован / расстроен, когда…

Предлагаю получить Полный возврат.

Я считаю, что имею право на возмещение.

Буду признателен, если вы вернете мне деньги.

Буду признателен, если вы замените продукт.

Надеюсь получить быстрый ответ.

Я пишу, чтобы узнать о…

Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о …

Я был бы признателен, если бы вы помогли мне узнать…

Не могли бы вы подскажите, будет ли…

Меня также заинтересуют…

Пишу, чтобы подать заявку на должность…

Пишу в ответ на ваше объявление…

Я хотел бы подать заявку на должность…

Меня особенно интересует эта работа, потому что…

Как вы можете видеть из моего резюме,…

Как вы заметили в моем резюме,…

I в настоящее время я работаю в…

Я очень хочу продолжить карьеру в…, потому что…

Мои основные сильные стороны:

Я буду доступен для собеседования s tarting…

Если вам потребуется дополнительная информация, не стесняйтесь обращаться ко мне.

Примите наши извинения за…

Мы искренне приносим свои извинения за…

Очевидно, ошибка произошла из-за…

В настоящее время мы работаем над…

Чтобы это не повторилось ,…

Мы понимаем, как вы, должно быть, расстроились, когда… но, к сожалению…

Мы хотели бы разместить заказ на…

Мы с нетерпением ждем вашего предложения на…

Не могли бы вы подтвердить цены на…

Ждем вашего подтверждения.

5

При написании делового письма очень важно безупречное правописание. По возможности используйте проверку орфографии, чтобы убедиться в правильности написания.

Если вы пишете деловое письмо в рамках экзамена, постарайтесь избегать орфографических ошибок. Вы можете просто заменить слова, в которых вы не уверены, другими словами. Например, если вы не знаете, как написать , , встретить , вы можете вместо этого использовать , выполнить .

Еще одна полезная вещь, особенно если вы пишете сопроводительное письмо или пытаетесь произвести впечатление на своего читателя, — это подумать о том, используют ли они американское или британское правописание. Есть много слов, которые пишутся по-разному, поэтому может быть полезно взглянуть на этот сайт, который дает вам основные отличия.

6. Проверьте свою грамматику

Грамматические ошибки возникают немного сложнее. Конечно, самый безопасный путь — изучить правила и как можно больше их применять.Вы можете использовать книги по грамматике или онлайн-упражнения или и то, и другое, в зависимости от того, что вам удобнее.

Еще вы можете узнать свои слабые места в грамматике. Например, не забываете ли вы добавлять s для третьего лица единственного числа при использовании Present Simple? Или вы злоупотребляете ? Тогда пришло время перепроверить эти ошибки.

Наконец, вот список типичных грамматических ошибок, которые люди допускают в английском языке. Убедитесь, что вы понимаете, почему это ошибки, и не допускайте их сами!

Ошибка: Ваш уважаемый клиент, и мы приносим извинения за доставленные вам неудобства.

Правильно: Вы уважаемый клиент, и мы приносим извинения за доставленные вам неудобства.

Правильно: Ваш интерес важен для нас.

Пояснение: Ваш используется для выражения владения. Ты = Да.

Ошибка: Его важно, чтобы мы получили ответ как можно скорее.

Правильно: Важно, чтобы мы получили ответ как можно скорее.

Правильно: Мы не получили электронное письмо и его вложение .

Пояснение: Его используется для выражения владения. Это = Это так.

Ошибка: Отсутствие мотивации сотрудника связано с их низкой заработной платой.

Верно: Отсутствие мотивации сотрудников связано с их низкой заработной платой.

Объяснение: С существительными в единственном числе мы добавляем , чтобы выразить владение.К существительным множественного числа, оканчивающимся на s, , мы просто добавляем ‘.

Простое настоящее против непрерывного настоящего

Ошибка: Я работаю с детьми, и я люблю свою работу.

Правильно: Я работаю с детьми и люблю свою работу.

Правильно: Я работаю с этими детьми, пока их учительница находится в декретном отпуске.

Объяснение: Мы используем Present simple для обозначения постоянных общих действий, таких как работа.Мы используем настоящее непрерывное с временными действиями.

Ошибка: Я прочитал ваше сопроводительное письмо, когда вы его отправили.

Правильно: Я прочитал ваше сопроводительное письмо, когда вы его отправили.

Правильно: Я прочитал ваше сопроводительное письмо и хотел бы связаться с вами.

Объяснение: Мы используем настоящее, идеально подходящее для действий, которые произошли в прошлом и все еще влияют на настоящее. Мы используем прошлое для действий, которые произошли в прошлом, когда говорящий знает, когда они произошли.

Ошибка: Наша прибыль на ниже, чем в прошлом году .

Правильно: Наша прибыль на ниже, чем в прошлом году.

Правильно: Мы проанализировали ваш запрос, и затем связались с вами.

Объяснение: Мы используем , а не для формирования сравнений и , затем , чтобы указать, когда что-то произошло.

Не волнуйтесь, если это покажется сложной задачей. Грамматика английского языка сложна, и даже носители английского языка иногда испытывают трудности с грамматикой.Чтобы гарантировать, что в вашем деловом письме нет грамматических ошибок, вы можете использовать Grammarly . Это инструмент для проверки грамматики, который выделяет ошибки и предлагает исправления.

Он не идеален на 100%, и он все равно может пропускать ошибки, которые может увидеть человек.

Если вы собираетесь рассылать очень важные деловые письма, то стоит инвестировать в профессиональные услуги корректуры. В конце концов, вы хотите, чтобы ваше письмо было безупречным, когда вы отправляете деловое письмо всей своей компании, потенциальному работодателю или самым ценным клиентам.

В таких ситуациях мы рекомендуем вам обратиться за помощью к Proofreading Services , онлайн-команде профессиональных редакторов с огромными знаниями и опытом — они предлагают комбинированную корректуру и редактирование для более чем 5000 клиентов в 93 странах. Только не забудьте сообщить секретный пароль: FLUENTU15 . Этот код дает вам 15% скидку на ProofreadingServices.com!

7. Проверьте пунктуацию

Так сложно сосредоточить внимание на разных типах ошибок одновременно — на орфографии, грамматике и пунктуации.Так что постарайтесь выделить время на то, чтобы вычитать свое письмо, отдельно от ошибок пунктуации.

Вот некоторые из наиболее частых ошибок пунктуации, на которые следует обращать внимание:

Ошибка: Мы попытались написать им по электронной почте, но ответа не было.

Правильно: Мы пытались написать им по электронной почте , , но ответа не было.

Объяснение: Если вы не уверены, использовать ли запятую, попробуйте разбить предложение на более мелкие части: Мы попытались отправить им электронное письмо.Ответа не последовало. Работает, да? Если вы все еще не уверены, попробуйте произнести предложение вслух. Если вы делаете небольшую паузу, вам, вероятно, следует использовать запятую.

Использование восклицательных знаков или смайлов

Ошибка: Я был очень расстроен, когда получил неисправный товар ! 🙁

Верно: Я был очень расстроен, когда получил бракованный товар.

Пояснение: Восклицательные знаки и смайлы делают ваше письмо довольно неформальным, поэтому вам следует избегать их при написании деловых писем.

Используется слишком много или недостаточно мест

Ошибка: Раньше я не подавал заявку на работу, но сейчас попробую. Однако я не уверен, квалифицирован ли я.

Правильно: Раньше я не подавал заявку на работу, но сейчас попробую. Однако я не уверен, квалифицирован ли я.

Объяснение: При вводе мы используем только один пробел после запятых или точек и без пробелов перед ними.

8.Отформатируйте свое письмо

Оставьте форматирование на конец; это требует меньше времени. Большинство деловых писем используют блочный формат, выравниваются по левому краю и имеют одинарный интервал. Вы должны использовать двойной интервал между абзацами, чтобы было ясно, где заканчивается абзац и где начинается другой. Самый распространенный шрифт — Times New Roman 12, но Arial также отлично работает.

Вот и все! Деловые письма станут менее сложными, если вы выполните эти простые шаги.

Помните, что независимо от того, знаете вы своего читателя или нет, писать деловые письма «по-дружески» означает писать их «профессионально».

Тем из вас, кто очень старается улучшить свои навыки письма на английском языке, мы рекомендуем вам ознакомиться с курсами и книгами Inklyo . Они были разработаны, чтобы научить студентов английского языка, как улучшить свое письмо, и могут быть именно тем, что вам нужно, чтобы продолжать двигаться вперед!

Если вы сомневаетесь, еще раз взгляните на восемь шагов выше и продолжайте писать!

Загрузить: Этот пост в блоге доступен в виде удобного портативного PDF-файла. можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Загрузить)

И еще кое-что …

Если вам нравится изучать английский язык с помощью фильмов и онлайн-СМИ, вам также стоит зайти на FluentU. FluentU позволяет учить английский по популярным ток-шоу, запоминающимся музыкальным видеоклипам и забавным рекламным роликам, как вы можете видеть здесь:

Если вы хотите его посмотреть, приложение FluentU, вероятно, имеет это.

Приложение и веб-сайт FluentU позволяют очень легко смотреть видео на английском языке. Есть интерактивные подписи.Это означает, что вы можете нажать на любое слово, чтобы увидеть изображение, определение и полезные примеры.

FluentU позволяет изучать увлекательный контент со всемирно известными знаменитостями.

Например, если вы нажмете на слово «поиск», вы увидите следующее:

FluentU позволяет вам нажать, чтобы найти любое слово.

Выучите весь словарный запас из любого видео с помощью викторин. Проведите пальцем влево или вправо, чтобы увидеть больше примеров для слова, которое вы изучаете.

FluentU поможет вам быстро учиться с помощью полезных вопросов и множества примеров.Учить больше.

Лучшая часть? FluentU запоминает словарный запас, который вы изучаете. Он рекомендует вам примеры и видео на основе уже выученных вами слов. У вас будет действительно индивидуальный опыт.

Начните использовать FluentU на веб-сайте со своего компьютера или планшета или, что еще лучше, загрузите приложение FluentU из iTunes или из магазина Google Play.

Если вам понравился этот пост, что-то мне подсказывает, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

Как написать профессиональное деловое письмо — часть 1 — Online-learning.com

Эта статья о деловой переписке — первая в серии. Умение составлять эффективные деловые коммуникации — важный навык для всех профессионалов бизнеса. Советы и предложения в этих статьях по написанию профессионального делового письма помогут вам улучшить свои навыки делового письма с бла до фантастического !

Подключение к считывателю

Вы когда-нибудь читали длинное бессвязное письмо и изо всех сил пытались понять его цель? Или вы читали письмо и чувствовали, что писатель не имеет ни малейшего представления о том, какая информация вам нужна? Многие люди склонны писать со своей точки зрения, вместо того, чтобы сосредотачиваться на читателе и основной цели сообщения.

Это естественная тенденция писать буквы с нашей точки зрения. В конце концов, мы лучше всех понимаем наши потребности и, естественно, смотрим на ситуацию со своей точки зрения. Однако написание писем с вашей точки зрения ослабит ваше письмо.

Ваше письмо должно стремиться установить личную связь с читателем. Ваш текст должен демонстрировать, что вы рассмотрели ситуацию с точки зрения читателя. Когда читатели чувствуют, что вы понимаете их точку зрения, они с большей вероятностью ответят на ваше сообщение положительно.

Вы должны выработать отношение, которое демонстрирует читателю, что он или она — самый важный человек в отношениях. Письмо, ориентированное на читателя, имеет следующие характеристики:

Показывает преимущества читателя
Описывает ситуацию с точки зрения читателя.
Тактичный и внимательный
Демонстрирует признательность читателям
Предлагает читателям необходимую им информацию

Ориентируйтесь на читателя

Вы , а не на писателя I
Как клиент, думаете ли вы о том, что ваша покупка сделает для компании? Скорее всего, не.Когда вы совершаете покупку, вас интересует только то, какую пользу она приносит вам, а не то, какую пользу она приносит компании. Ваше письмо должно быть сосредоточено на том, что читатель хочет или должен знать, а не на том, что нам, как писателям, нужно.
Например, если вы получили письмо, в котором рекламируется модель автомобиля следующего года, вы хотите узнать, какую пользу принесут вам новые функции последней модели. Вы же не хотите слышать, как эти новые функции улучшат репутацию компании и приведут к увеличению продаж.
При написании делового сообщения вы должны стремиться свести к минимуму любые вхождения I в своем письме. Нет необходимости удалять все экземпляры I или we . Просто постарайтесь сделать упор на , вы, читатель, на .
Приведенное ниже предложение фокусируется на писателе с использованием I .
«Я хотел бы сообщить вам о новых захватывающих функциях, которые были недавно добавлены в ZRD-Soft».
Сделав несколько небольших изменений, нижеследующее предложение больше ориентировано на читателя.
«Теперь вы можете воспользоваться новыми захватывающими функциями, которые недавно были добавлены в ZRD-Soft».
Когда следует избегать использования
You
В отрицательном письме вам следует избегать использования или , если оно предполагает обвинение или критикует читателя. Вам следует сосредоточиться на решении проблемы, а не на ее причине.
Избегайте любых ссылок на рассказ или точку зрения читателя, которые могут указывать на то, что вы не согласны с интерпретацией читателя.Всегда будьте честны и демонстрируйте эту справедливость вместе с пониманием читателя в выборе слов.
Приведенное ниже предложение ориентировано на читателя с использованием и , но предложение очень критично по отношению к читателю.
«Вы очень грубо обошлись с клиентом…»
Приведенное ниже предложение фокусируется на решении проблемы и не оскорбляет читателя.
«Политика компании гласит, что мы всегда должны вежливо разговаривать с нашими клиентами…»
Обязательно продолжайте читать больше советов во второй части книги «Как написать профессиональное деловое письмо».
Хотите узнать больше о написании деловых писем? Вы можете проверить и зарегистрироваться на наш курс делового письма, 8-недельный онлайн-курс под руководством инструктора.
Написание деловых писем
12.1 Написание деловых писем
Цели обучения
Распознавайте ключевые части делового письма.
Изучите блочный формат делового письма.
Разберитесь в профессиональном характере делового письма.
Вы можете подумать, что людям, живущим в эпоху технологий, не нужно учиться деловому письму. В конце концов, в современном профессиональном мире электронная почта заменила деловые письма в качестве основного способа общения. Тем не менее, во многих формальных ситуациях лучше всего справиться с деловыми письмами, независимо от того, отправляются ли они в бумажном виде или в виде вложения к электронному письму.
Если при написании делового письма вы используете фирменный бланк, содержащий адрес компании и другую контактную информацию, вам не нужно включать эту информацию в письмо.Самый распространенный формат деловых писем, блочный, использует поля в один дюйм, при этом все содержимое выравнивается по левому краю, включая основные абзацы. Некоторые менее распространенные формы используют отступы. Деловые письма включают в себя следующие части, как показано в этом образце:
При написании делового письма помните следующие советы:
Не использовать сленг.
Будьте профессиональны.
Будьте лаконичны и по делу.
Кратко упомяните личную связь, если она у вас есть, в начале письма, чтобы создать индивидуальное представление.
Используйте сокращение «Enc.» или слово «прилагается» перед списком документов, прилагаемых к деловому письму.
Корректура грамматики, пунктуации и орфографии.
Убедитесь, что письмо, прикрепленное к электронному письму, имеет формат документа, который также использует ваш получатель.
По возможности используйте имя человека в приветствии. Если у вас нет возможности получить имя, используйте «Уважаемый сэр или мадам» или аналогичные общие, но профессиональные слова.
Основные выводы
Блочный формат — наиболее распространенная форма делового письма.
Деловые письма, отправленные в бумажном или цифровом виде, должны включать дату; имя, должность и адрес получателя; приветствие; тело; закрытие; подпись; набранное имя; должность отправителя; и список вложений, если есть вложения.
Деловые письма должны быть формальными, краткими, без ошибок и персонализированными на профессиональном уровне.
Деловые письма часто прикрепляются к электронным письмам. В таких случаях убедитесь, что у получателя есть необходимое программное обеспечение для открытия письма.
Упражнения
Продемонстрируйте свое понимание техники делового письма, написав реалистичное имитацию делового письма.
Соберите образцы деловых писем, которые вы получите по почте в течение следующих нескольких недель. Принесите образцы в класс и поделитесь ими со своей группой; ищите различия и сходства в формате и тоне.
Как отформатировать и написать простое деловое письмо
Люди пишут деловые письма и электронные письма по разным причинам, например, для запроса информации, для проведения транзакций, для получения работы и т. Д. Эффективная деловая переписка должна быть ясной и краткой, уважительной по тону и правильно оформленной. Разбив деловое письмо на основные компоненты, вы сможете научиться эффективно общаться и улучшить свои писательские навыки.
Основы
Типичное деловое письмо состоит из трех разделов: введения, текста и заключения.
Введение: Введение указывает, к кому обращается писатель. Если вы пишете кому-то, кого не знаете или встречались совсем недавно, во введении может быть также краткая причина того, почему вы пишете. Обычно введение состоит из одного или двух предложений.
Тело: Тело письма — это место, где вы указываете свой бизнес.Этот раздел может состоять из нескольких предложений или нескольких абзацев. Все зависит от степени детализации, необходимой для описания рассматриваемого предмета.
Заключение: Заключение — это последний раздел, в котором вы будете призывать к дальнейшим действиям. Это может быть возможность поговорить лично, запросить дополнительную информацию или провести транзакцию. Как и введение, этот раздел должен состоять не более чем из одного-двух предложений и должен четко разъяснять, чего вы хотите от человека, читающего ваше письмо.
Введение
Тон вступления зависит от вашего отношения к получателю письма. Если вы обращаетесь к близкому другу или коллеге по бизнесу, использование их имени допустимо. Но если вы пишете кому-то, кого не знаете, лучше всего формально обратиться к нему в приветствии. Если вы не знаете имя человека, которому пишете, используйте его титул или общую форму обращения.
Некоторые примеры:
Уважаемый директор по персоналу
Уважаемый сэр или мадам
Уважаемый доктор, Мистер, Миссис, Мисс (Фамилия)
Дорогой Фрэнк (используйте это, если человек является близким деловым знакомым или другом)
Всегда предпочтительнее писать конкретному человеку. В целом, обращаясь к мужчинам, используйте г-н, а в приветствии — г-жа. Используйте звание доктора только для медицинских работников. Хотя вы всегда должны начинать деловое письмо со слова «Уважаемый», это вариант для деловых писем, которые носят менее формальный характер.
Если вы пишете кому-то, кого не знаете или встречались только мимоходом, вы можете последовать приветствию, указав контекст, почему вы связываетесь с этим человеком.
Некоторые примеры:
Ссылаясь на ваше объявление в Times …
Я отслеживаю наш вчерашний телефонный звонок.
Благодарю за письмо от 5 марта.
Тело
Большая часть делового письма содержится в теле письма. Здесь писатель излагает причину своей переписки. Например:
Я пишу, чтобы узнать о должности, опубликованной в The Daily Mail.
Обращаюсь к вам для подтверждения деталей отгрузки по заказу № 2346.
Пишу, чтобы извиниться за трудности, с которыми вы столкнулись на прошлой неделе в нашем филиале.
После того, как вы указали общую причину написания делового письма, используйте его для дополнительной информации. Например, вы можете отправлять клиенту важные документы для подписи, извиняться перед клиентом за плохое обслуживание, запрашивать информацию у источника или по какой-либо другой причине. Какой бы ни была причина, не забывайте использовать вежливый и вежливый язык.
Например:
Буду признателен встретиться с вами на следующей неделе.
У вас будет время на встречу на следующей неделе?
Я с удовольствием проведу для вас экскурсию по нашему предприятию в следующем месяце.
К сожалению, встречу придется отложить до 1 июня.
В приложении вы найдете копию контракта. Пожалуйста, подпишите где указано.
После того, как вы указали свою компанию в тексте письма, принято включать несколько заключительных замечаний.Это ваша возможность укрепить отношения с получателем, и это должно быть просто приговором.
Пожалуйста, свяжитесь с нами еще раз, если мы сможем вам чем-то помочь.
Если у вас есть вопросы, звоните мне.
Вы также можете использовать закрытие, чтобы запросить или предложить будущий контакт с читателем.
Жду скорого ответа.
Пожалуйста, свяжитесь с моим ассистентом, чтобы записаться на прием.
Отделка
Последнее, что нужно всем деловым письмам, — это приветствие, в котором вы прощаетесь с читателем.Как и в случае с введением, то, как вы напишете приветствие, будет зависеть от вашего отношения к получателю.
Для клиентов, с которыми вы не называете имя, используйте:
С уважением (если вы не знаете имя человека, которому пишете)
С уважением (если вы действительно знаете имя человека, которому вы пишете.
Если вы работаете по имени, используйте:
С наилучшими пожеланиями (если вы знакомы)
С уважением или наилучшими пожеланиями (если человек — близкий друг или контакт)
Образец делового письма
Ken’s Cheese House
34 Chatley Avenue
Seattle, WA 98765
23 октября 2017
Фред Флинтстон
Менеджер по продажам
Cheese Specialists Inc.
456 Rubble Road
Rockville, IL 78777
Уважаемый мистер Флинтстон,
В связи с нашим сегодняшним телефонным разговором, пишу, чтобы подтвердить ваш заказ на: 120 x Cheddar Deluxe Ref. № 856.
Заказ будет отправлен через UPS в течение трех дней и прибудет в ваш магазин примерно через 10 дней.
Пожалуйста, свяжитесь с нами еще раз, если мы можем чем-либо помочь.
С уважением,
Кеннет Беар
Директор Ken’s Cheese House
Обзор
писем | Техническое и деловое письмо
Цели обучения
Модуль 5: Письма
Узнайте о различных типах и назначении писем
Узнайте о прямом и косвенном способах написания писем
Узнайте о форматах, используемых в типичных деловых письмах
Научитесь писать деловые письма
Независимо от более популярных методов общения, таких как электронная почта и другие обмены в социальных сетях, письма остаются наиболее формальным и законным видом письменного делового общения.Пять типов деловых писем — это благодарственные письма, письма с претензиями, письма с поправками, письма с запросами и сопроводительные письма. Эти письма могут быть написаны прямым или косвенным подходом. Большинство писем с претензиями, писем-запросов и сопроводительных писем написаны в прямом подходе, когда автор ссылается на предысторию, излагая его / ее цель написания в начальных предложениях первого абзаца.
Косвенный подход используется для писем, содержащих отрицательные сообщения.Эти типы писем представляют собой письма, которые отклоняют запросы, такие как письма о корректировке, которые отклоняют претензии, или письма, которые отклоняют заявления о приеме на работу. Ссылаясь на предысторию, автор, использующий косвенный подход, добавляет заявление об отказе от ответственности, которое призвано смягчить негативное решение. Во втором абзаце излагается и объясняется цель решения. Такой порядок действий — уважительный и профессиональный способ донести негативный месседж.
Типы писем
В следующих таблицах показаны общие форматы и цели различных типов деловых писем:
Сопроводительное письмо:
Первый абзац: Цель (основной момент). См. Справочную информацию и причину переписки.
Второй абзац: Пояснение. Кратко объясните содержание связанных документов / действий, которые будут следовать за сопроводительным письмом.
Третий абзац: закрытие .
Сообщите время / даты соответствующих документов / действий, которые можно ожидать. 2. Укажите свою контактную информацию с профессиональным заявлением, чтобы связаться с вами с вопросами или дальнейшими проблемами.
Добавьте простое: Спасибо. (Благодарность можно добавить в виде сокращенного абзаца).
Письмо-запрос:
Первый абзац: Цель (основной момент). См. Справочную информацию и причину переписки.
Второй абзац: Пояснение. Запросите конкретную информацию, которая вам нужна.
Третий абзац: закрытие .
Сообщите время / даты, в которые вы ожидаете запрашиваемой информации.
Укажите свою контактную информацию с профессиональным заявлением, чтобы связаться с вами с вопросами или дальнейшими проблемами.
Добавьте простое: Спасибо. (Благодарность можно добавить в виде сокращенного абзаца).
Письмо с претензией:
Первый абзац: Цель (основной момент). См. Справочную информацию и ваше заявление.
Второй абзац: Пояснение. Объясните, как вы ожидаете решения проблемы.
Третий абзац: закрытие .
Укажите время / дату, когда вы ожидаете ответа, чтобы проинформировать вас о решении.
Укажите свою контактную информацию с профессиональным заявлением, чтобы связаться с вами, если у вас возникнут дополнительные вопросы или проблемы.
Добавьте простое: Спасибо.(Благодарность можно добавить в виде сокращенного абзаца).
Письмо о корректировке (положительное):
Первый абзац: Цель (основной момент). Обратитесь к справочной информации и сообщите о своем решении удовлетворить иск.
Второй абзац: Пояснение. Объясните, как вы будете удовлетворять иск.
Третий абзац: закрытие .
Укажите время / дату, когда можно ожидать корректировки.
Укажите свою контактную информацию с профессиональным заявлением, чтобы связаться с вами, если у вас возникнут дополнительные вопросы или проблемы.
Добавьте простое: Спасибо. (Благодарность можно добавить в виде сокращенного абзаца).
Письмо о корректировке (отрицательное):
Первый абзац: Предпосылки / Заявление об ограничении ответственности Обратитесь к справочной информации и кратко заявите об отказе от ответственности, чтобы смягчить отрицательное решение.
Второй абзац: Цель / объяснение. Сообщите о решении не удовлетворять иск и объясните решение.
Третий абзац: закрытие .
Укажите свою контактную информацию с профессиональным заявлением, чтобы связаться с вами, если у вас возникнут дополнительные вопросы или проблемы.
Добавьте простое извинение.
Благодарственное письмо:
Первый абзац: Цель (основной момент). Первое предложение выражает простое спасибо. После этого следует одно или два утверждения, которые говорят о том, какую пользу подарок принесет получателям.
Второй абзац: закрытие. Подтвердите вашу признательность.
Форматы букв
Двумя популярными форматами написания букв являются формат блока или модифицированный формат блока. В блочном формате вся буква пишется на левом поле.См. Пример этого файла:
https://s3-us-west-2.amazonaws.com/oerfiles/technical+writing/Example+Letter+Block+Format.docx
В модифицированном блочном формате текст письма пишется на левом поле, но дата, закрытие и линия подписи располагаются немного левее центра. См. Пример этого файла:
https://s3-us-west-2.amazonaws.com/oerfiles/technical+writing/Example+Letter+Modified+Block+Format.docx
Обратите внимание, что ни одна буква не выравнивается по правому краю.Правые края обеих букв имеют рваный край.

Тренинг по написанию деловых писем для компаний
Для кого это?
Наши внутренние курсы по написанию деловых писем идеально подходят для любых команд, которым приходится писать деловые письма в рамках своих ролей. (В основном пишем клиентам? См. Наш курс Написание писем клиентам .)
В вашей команде не носители английского языка? Посмотрите, подходит ли наш курс.
Для какого уровня?
Любой уровень. Мы адаптируем контент в соответствии с потребностями, письмами и опытом участников.
Когда и где
Дата, установленная вокруг вас. Мы можем обучать на вашем объекте в любой точке мира или обучать вашу команду удаленно онлайн.
Продолжительность курса
Гибкость, обычно 3–7 часов. Онлайн-обучение можно разделить на два более коротких занятия.
Делегаты
Мы можем обучить от четырех человек до всей вашей организации.Каждая сессия имеет максимум десять делегатов. (Почему всего десять?)
Не совсем то, что вы искали?
Нет проблем. Мы можем комбинировать элементы любого из наших курсов, чтобы они точно соответствовали вашим потребностям.
Ваш курс также может быть частью смешанной программы , которая поможет вашей команде навсегда изменить стиль написания.
Стоимость
Стоимость будет зависеть от нескольких факторов. Посмотрите, как работают наши цены здесь.
Давайте поговорим о вашем курсе
Узнать сейчас
Существует множество типов деловых писем, от коротких благодарностей до заявок на получение финансовой помощи.Их всех объединяет то, что каждого человека читает. Это означает, что письма вашей команды должны быть четкими и написанными подходящим тоном. В этом профессиональном курсе написания писем мы научим вашу команду писать письма, которые передают правильное сообщение.
Мы возьмем примеры ваших деловых писем и будем использовать их для адаптации содержания, чтобы все материалы были актуальными, а делегаты могли видеть, как применять методы, которым они научились.
Ключевой особенностью этого курса является то, что все делегаты получают наш уникальный письменный анализ перед началом курса.Это охватывает 15 различных областей навыков письма и помогает нам гарантировать, что обучение точно соответствует потребностям делегатов в письме, обеспечивая при этом быстрое и целенаправленное улучшение делегатами.
По окончании индивидуального курса участники смогут:
Узнайте все об этом курсе
Получите полное личное руководство по курсу (PDF)
Получить полное руководство по дистанционному обучению (PDF)
Как написать профессиональное деловое письмо
Написание профессионального делового письма
Полезные советы:
Пишите с точки зрения читателя.
Будьте конкретны при изложении своих аргументов и не используйте много пустяков.
Никогда не используйте сарказм.
Будьте уважительны, скромны и вежливы.
Чтобы научиться писать эффективное деловое письмо, может потребоваться некоторая практика, но это не займет много времени, прежде чем написание профессионально звучащих писем станет для вас естественным.
Вот основные шаги, которые нужно предпринять при написании делового письма:
1. Определите, чего вы хотите достичь при написании письма. Подумайте также о потребностях вашего читателя.
2. Запишите список моментов, которые вы хотите затронуть в письме.
3. Напишите первый черновик.
4. Сделайте перерыв и позвольте себе «прочистить голову».
5. Прочтите первый черновик и внесите исправления, пока не почувствуете, что он хороший.
6. Вычитайте несколько раз, проверяя орфографические и грамматические ошибки.Не полагайтесь исключительно на программу проверки орфографии на вашем компьютере. Компьютеры не понимают контекст или омофоны.
Хотя для разных типов деловых писем могут потребоваться разные форматы, выполнение описанных выше шагов по-прежнему поможет вам написать хорошо продуманное и организованное деловое письмо. При написании письма важно помнить, что деловые письма должны быть профессиональными, а не случайными. Это не значит, что письмо должно звучать как скучный правительственный документ с громкими, юридически звучащими словами.Это просто означает, что вы будете воздерживаться от использования некоторых из более случайных слов, которые вы могли бы использовать при написании записки другу. Например:
Изменение: Отлично! Я и не подозревал, что продажи вырастут так высоко!
Кому: Новые продажи впечатляют и даже выше, чем я ожидал.
Определение тональности вашего делового письма
В письме тон — это общее отношение писателя к читателю и предмету.Для деловых писем тон всегда должен быть профессиональным; однако в разных ситуациях вашему письму также может потребоваться дополнительный тон, например следующий:
· отзывчивый;
· извиняющийся;
· убедительный.
Обычно деловое письмо пишется конкретному физическому лицу. Важно помнить, знаете ли вы человека, что вы пишете человеку, а не компании. Помните, деловое письмо — это не отчет; это личное, но профессиональное сообщение.Ваши слова должны звучать естественно, а не навязчиво. Деловое письмо должно быть написано в профессиональном, разговорном стиле. Когда вы пишете, поставьте себя на место своего читателя. Спросите себя: «Что бы я почувствовал, если бы получил это письмо?» Убедитесь, что нет ничего оскорбительного, безличного или недружелюбного. Помните, что когда вы пишете деловое письмо, вы представляете не только себя, но и свою компанию. Ваши письма всегда должны выражать задумчивость и искренность.
Вот пример:
Изменение: Мы не сможем вернуть вам деньги, если вы не приложите квитанцию.
Кому: Чтобы мы могли быстро вернуть вам деньги, приложите квитанцию.
Написание эффективного делового письма также означает, что потребности вашего читателя превыше всего. Это означает использование слов «вы» и «ваш» больше, чем «я»: мой, «мы» и «мое». Вы всегда должны стараться подчеркивать интересы и преимущества читателя. Обратите внимание, что в пересмотренном примере выше, выгода для читателя — возвращенные деньги — помещается в начало предложения, а не в конец.
При сообщении плохих новостей следует использовать противоположную технику.Вам следует внимательно отнестись к тому, чтобы сначала дать положительное объяснение, прежде чем сообщать плохие новости. Это называется «буфер». Затем, в заключение, вы должны предложить несколько дополнительных положительных слов в качестве жеста «доброй воли». Например:
До: Ваша заявка на должность менеджера по розничной торговле была отклонена. Мы решили нанять более квалифицированного кандидата.
После:
(буфер): Спасибо, что нашли время подать заявку на должность нашего менеджера по розничной торговле.
(плохие новости): поскольку мы ищем кого-то с опытом как в управлении, так и в розничных продажах, мы выбрали кандидата с более чем пятилетним опытом работы в обеих областях.
(гудвилл): Я уверен, что, имея опыт работы в розничной торговле, вы скоро найдете место в другой компании.
В общем, хорошие новости должны доставляться так:
1. Хорошие новости
2. Пояснение
3. Деловая репутация
Плохие новости следует доставлять так:
1. Буфер
2. Плохие новости
3. Деловая репутация
Части делового письма:
1. Товарная позиция
2. Дата
3. Внутренний адрес
4. Обращение
5. Кузов
6. Бесплатное закрытие
7. Подпись
8. Набранное имя
9. Название
Заголовок
Содержит название компании и полный адрес компании, включая улицу, город, штат и почтовый индекс. Также стандартно включать любое из следующего: номер телефона, номер факса, адрес веб-сайта и адрес электронной почты. Обычно деловые письма печатаются на фирменном бланке компании, который, скорее всего, уже содержит всю информацию заголовка.Заголовок должен быть либо по центру, либо выровнен по центральной линии.
Дата
Это дата, когда ваше письмо было заполнено и готово к отправке. Он должен быть выровнен по левому краю. Дата должна быть не менее чем на три пробела под заголовком.
Внутренний адрес
Полное имя и адрес получателя. Вы должны начинать внутренний адрес двумя пробелами ниже даты. Если вы пишете деловому партнеру, вы также должны указать его должность и название компании.
Пример:
Г-жа Джанет Ресса
Директор по исследованиям
BioEngine
446 Устройство Road
Тандл, CT 06615
Обращение
Здесь вы впервые устанавливаете личный контакт со своим читателем. Приветствие или приветствие должно быть на два пробела ниже внутреннего адреса, а также выровнено по левому краю. В деловых письмах приветствие всегда должно содержать любезный титул получателя (Mr., Г-жа, доктор и т. Д.) И фамилию, за которой следует двоеточие, а не запятая.
Важно помнить:
· Обращайтесь к женщинам без профессионального звания как «мисс», а не «миссис». или «Мисс», если она не выразила вам своего предпочтения.
· Если вы не знаете имя получателя, можно адресовать письмо «Уважаемому сэру или госпоже», адресовать его в соответствующий отдел или использовать вместо этого строку темы. Однако их следует использовать в крайнем случае.Имя контакта очень желательно.
Пример 1:
Внимание: отдел кадров
Я хочу запросить… ..
Пример 2:
Тема: Потеряна посылка для P.O. # 22365
Согласно последнему отслеживанию …….
Кузов
Тело начинается на один пробел ниже приветствия и содержит смысл вашего письма. Две из наиболее важных частей тела делового письма — это вступительное и заключительное заявление.Вступление должно идентифицировать ваш предмет, чтобы быстро заинтересовать читателя. Заключение должно дать читателю понять, что делать дальше, создать доброжелательность или и то, и другое.
Бесплатное закрытие
Стандартные окончания для деловых писем:
· С уважением,
· С уважением,
· С уважением,
· С уважением,
· Очень уважительно, (иногда сокращенно V / R в менее официальных сообщениях).
Заглавными являются только начальная буква закрытия, а за выражением следует запятая. После приветственного закрытия следует автор:
· Подпись
· Печатное наименование
· Титул
Вот пример типичного делового письма:
Дополнительные страницы:
Если ваше письмо состоит из двух или более страниц, всегда переносите как минимум две строки текста на следующую страницу.

Сопроводительное письмо:
Первый абзац: Цель (основной момент).	См. Справочную информацию и причину переписки.
Второй абзац: Пояснение.	Кратко объясните содержание связанных документов / действий, которые будут следовать за сопроводительным письмом.
Третий абзац: закрытие .	Сообщите время / даты соответствующих документов / действий, которые можно ожидать. 2. Укажите свою контактную информацию с профессиональным заявлением, чтобы связаться с вами с вопросами или дальнейшими проблемами. Добавьте простое: Спасибо. (Благодарность можно добавить в виде сокращенного абзаца).

Письмо-запрос:
Первый абзац: Цель (основной момент).	См. Справочную информацию и причину переписки.
Второй абзац: Пояснение.	Запросите конкретную информацию, которая вам нужна.
Третий абзац: закрытие .	Сообщите время / даты, в которые вы ожидаете запрашиваемой информации. Укажите свою контактную информацию с профессиональным заявлением, чтобы связаться с вами с вопросами или дальнейшими проблемами. Добавьте простое: Спасибо. (Благодарность можно добавить в виде сокращенного абзаца).

Письмо с претензией:
Первый абзац: Цель (основной момент).	См. Справочную информацию и ваше заявление.
Второй абзац: Пояснение.	Объясните, как вы ожидаете решения проблемы.
Третий абзац: закрытие .	Укажите время / дату, когда вы ожидаете ответа, чтобы проинформировать вас о решении. Укажите свою контактную информацию с профессиональным заявлением, чтобы связаться с вами, если у вас возникнут дополнительные вопросы или проблемы. Добавьте простое: Спасибо.(Благодарность можно добавить в виде сокращенного абзаца).

Письмо о корректировке (положительное):
Первый абзац: Цель (основной момент).	Обратитесь к справочной информации и сообщите о своем решении удовлетворить иск.
Второй абзац: Пояснение.	Объясните, как вы будете удовлетворять иск.
Третий абзац: закрытие .	Укажите время / дату, когда можно ожидать корректировки. Укажите свою контактную информацию с профессиональным заявлением, чтобы связаться с вами, если у вас возникнут дополнительные вопросы или проблемы. Добавьте простое: Спасибо. (Благодарность можно добавить в виде сокращенного абзаца).

Письмо о корректировке (отрицательное):
Первый абзац: Предпосылки / Заявление об ограничении ответственности	Обратитесь к справочной информации и кратко заявите об отказе от ответственности, чтобы смягчить отрицательное решение.
Второй абзац: Цель / объяснение.	Сообщите о решении не удовлетворять иск и объясните решение.
Третий абзац: закрытие .	Укажите свою контактную информацию с профессиональным заявлением, чтобы связаться с вами, если у вас возникнут дополнительные вопросы или проблемы. Добавьте простое извинение.

Благодарственное письмо:
Первый абзац: Цель (основной момент).	Первое предложение выражает простое спасибо. После этого следует одно или два утверждения, которые говорят о том, какую пользу подарок принесет получателям.
Второй абзац: закрытие.	Подтвердите вашу признательность.