Есть ли у ИП обязанность вести учет кассовых операций? — Адвокат в Самаре и Москве
Добрый день. Есть ли у ИП обязанность вести учет кассовых операций?
Добрый день.
Нужно уточнить форму налогообложения, а также то, как работает ИП — только с безналичными расходами, или бывают случаи снятия наличных денег с расчетного счета. Порядок кассовой дисциплины для индивидуальных предпринимателей отличен от требований к организациям. У ИП есть право вести кассовые операции в упрощенном порядке. ИП не должны в неукоснительном порядке выполнять учет кассовых операций в режиме, предопределенном для лиц юридических. ИП не надо вести кассовую книгу и можно не учреждать лимит наличных денег для кассы, в то же время не существует запрета на использование кассовой книги. Следует отметить, что отсутствует необходимость ведения кассовой книги для ИП на ОСНО. С помощью хронологических беспрерывных записей контролируются потоки движения средств, что способствует систематизации рабочего процесса.
С уважением, адвокат Анатолий Антонов.
Остались вопросы к адвокату?
Задайте их прямо сейчас здесь, или позвоните по телефону +7 (846) 212-99-71 (круглосуточно), или приходите к нам в офис на консультацию (по предварительной записи)!
Процедура ведения бухучёта для индивидуальных предпринимателей
Кто такой ИП и обязан ли он осуществлять бухгалтерский учёт своей деятельности? Для чего ему это делать и какие есть варианты? Каковы наши предложения?
Кто такой ИП?
Согласно Налоговому кодексу РФ, индивидуальный предприниматель (ИП) – это зарегистрированное в установленном порядке физическое лицо, которое осуществляет предпринимательскую деятельность, не образовывая при этом юридического лица, а также глава фермерского (крестьянского) хозяйства. Как физическое лицо, ИП обязательно становится на учёт в налоговом органе согласно месту жительства.
Обязательно ли для ИП вести бухучёт?
Действующее законодательство разрешает ИП не осуществлять бухгалтерский учёт, так как он ведёт налоговый учёт и выплачивает налоги исходя из выбранной системы налогообложения. Однако если он не обязан вести учёт, это не значит, что этого делать не нужно. Несомненно, сдавать такие отчёты, как «Бухгалтерский баланс», «Отчёт о полученной прибыли и убытках», «Отчёт об изменении капитала» и прочие бумаги не нужно ни по закону, ни исходя из здравого смысла, однако эти отчёты являются всего лишь частью того, чем занимается бухгалтерский учёт.
Для чего ИП должен заниматься бухучётом?
От ведения первичной документации предприниматель не освобождается. Это касается кассовых и банковских операций, учёта товаров и материалов, заработной платы сотрудников (если они есть). Таким образом, хоть ИП и не должен вести полный учёт, некоторый объём осилить ему придётся. К примеру, если вы как ИП занимаетесь торговлей, а вдобавок находитесь на УСН «доходы минус расходы», и имеете номенклатуру товара на 100 позиций, то без бухгалтерского учёта обойтись будет сложно. А если ко всему этому у вас и наёмные работники имеются, которым вы выдаёте зарплату из выручки через кассу, то и кассовая книга уже нужна. Наконец, если работнику будут выдаваться деньги на покупку материала или товаров, под личную ответственность, то это нужно обязательно учитывать как расходы в налоговом учёте, путём составления авансовых отчётов с учётом расходов. Банки сегодня практически уравняли в обязанностях организации и предпринимателей, и требуют от последних полного следования кассовой дисциплине. Таким образом, банки должны получать лимит остатка кассы, им нужно давать кассовую книгу и авансовые отчёты на проверку.
В каком виде удобнее вести книгу доходов-расходов?
По итогам года, индивидуальный предприниматель обязан отчитаться в налоговых органах, предоставив им для проверки свою книгу доходов-расходов. Ведением этой книги можно заниматься в двух формах: либо делать это вручную и до начала налогового периода зарегистрировать в соответствующих органах, либо написать письмо произвольной формы с заявлением о том, что книга будет вестись в электронном виде. Конечно, в первую очередь выбор должен зависеть от вида бизнеса, его размеров и от того, кто будет заниматься ведением книги. К примеру, если у вас квартира, сдаваемая в аренду на месяц, то книгу можно вести вручную. Но если вы торговец, имеете кассовый аппарат и приличную номенклатуру товаров, то без программных продуктов обойтись практически невозможно. Занимаясь книгами доходов и расходов для своих Клиентов, мы используем электронный вариант её ведения.
Что можем предложить мы?
Мы предлагаем индивидуальным предпринимателям свои услуги по ведению бухучёта в нужном им объёме, во-первых, для упрощения процедуры ведения бизнеса, а во-вторых, для последующей отчётности перед органами контроля.
Если Вы как ИП заключаете с нами договор на обслуживание, то к Вашим услугам будет полный комплекс бухгалтерских работ, необходимых для осуществления деятельности: налоговое планирование, примерные проекты договоров, обучение пользованию программными пакетами, консультации по учёту кадров, даже платёжки по налогам будут заполнены в формате «клиент-банк», так что Вы не перепутаете ОКАТО и КБК. Мы объясним такие понятия, как статус платежа, обозначение буковками АВ и НС, поможем пробить первый чек в кассовом аппарате, грамотно заполнить трудовые книжки работников и многие другие вещи, которые достаточно сильно формализованы и отвлекают от основных решения более важных проблем.
ООО Наша гарантия предлагает бухгалтерские услуги предприятиям города Мытищи и Королева.
Индивидуальный предприниматель применяет и ЕНВД. Должен ли он вести бухгалтерский учет?
Индивидуальный предприниматель применяет УСН (с объектом доходы) и ЕНВД.
Должен ли он вести бухгалтерский учет? Если да, то с какого года?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Нормы Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и нормы Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» освобождают индивидуальных предпринимателей, в том числе и в случае совмещения УСН с режимом налогообложения в виде ЕНВД, от обязанности ведения бухгалтерского учета.
В то же время указанные нормы не содержат запрета на ведение бухгалтерского учета индивидуальным предпринимателем. Поэтому если индивидуальный предприниматель решил вести бухгалтерский учет, то это его право. С 1 января 2013 года такая возможность прямо прописана в Законе N 402-ФЗ.
Обоснование вывода: Согласно ст. 23 ГК РФ гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. Пунктом 1 ст. 4 Федерального Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) установлено, что действие этого закона распространяется на все организации, находящиеся на территории РФ, а также на филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации. Индивидуальные предприниматели в этой норме не оговорены. На основании п. 2 ст. 4 Закона N 129-ФЗ граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством Российской Федерации.
Таким образом, индивидуальные предприниматели, в том числе применяющие упрощенную систему налогообложения, согласно п. 2 ст. 4 Закона N 129-ФЗ, полностью освобождены от обязанности ведения бухгалтерского учета.
В обязанность налогоплательщиков вменяется ведение в установленном порядке учета своих доходов (расходов) и объектов налогообложения, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах (пп. 3 п. 1 ст. 23 НК РФ). Статьей 346.24 НК РФ установлено, что налогоплательщики, применяющие УСН, обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, форма и порядок заполнения которой утверждены приказом Минфина России от 31.12.2008 N 154н. Данное положение
распространяется и на налогоплательщиков, применяющих, помимо УСН, систему налогообложения в виде ЕНВД.
Минфин России подтверждает, что индивидуальный предприниматель, переведенный на применение системы налогообложения в виде УСН, освобождается от ведения бухгалтерского учета (письма Минфина России от 25.01.2008 N 03-11-05/14, от 15.10.2009 N 03-11-09/349).
При применении системы налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности объектом налогообложения признается вмененный доход налогоплательщика (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Пунктом 2 ст. 346.29 НК РФ установлено, что налоговой базой для исчисления суммы ЕНВД признается величина вмененного дохода, рассчитываемая как произведение базовой доходности по определенному виду предпринимательской деятельности, исчисленной за налоговый период, и величины физического показателя, характеризующего данный вид деятельности.
Индивидуальный предприниматель, переведенный на применение системы налогообложения в виде ЕНВД для отдельных видов деятельности, также освобождается от ведения бухгалтерского учета и не обязан представлять в налоговый орган бухгалтерскую отчетность (письмо Минфина России от 17.02.2012 N 03-11-11/46). В письме Минфина России от 20.04.2007 N 03-11-05/75 сказано, что индивидуальный предприниматель, применяющий по разным видам предпринимательской деятельности два различных специальных налоговых режима, освобождается от ведения бухгалтерского учета и не обязан представлять в налоговый орган бухгалтерскую отчетность.
В ряде случаев, например, при совмещении специальных режимов налогообложения в виде ЕНВД и УСН, когда возникает обязанность ведения раздельного учета, ведение бухгалтерского учета может быть целесообразно для целей определения расходов, принимаемых для целей налогообложения или уменьшения сумм налогов (ЕНВД или налога, уплачиваемого в связи с применением УСН). Однако повторим, обязанности вести бухгалтерский учет для индивидуальных предпринимателей законодательством в области бухгалтерского учета не предусмотрено. Минфин России в письме от 30.11.2011 N 03-11-11/296 указывает, поскольку порядок ведения раздельного учета при применении налогоплательщиками одновременно системы налогообложения в виде ЕНВД и УСН Налоговым кодексом РФ не установлен, следовательно, индивидуальный предприниматель должен самостоятельно разрабатывать и утверждать порядок ведения раздельного учета. При его разработке необходимо руководствоваться Законом N 129-ФЗ. С 1 января 2013 года вступает в силу Федеральный Закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ).
Действие Закона N 402-ФЗ распространяется на экономические субъекты, к которым относятся в том числе индивидуальные предприниматели (пп. 4 п. 1 ст. 2 Закона N 402-ФЗ). На основании пп. 1 п. 2 ст. 6 Закона N 402-ФЗ бухгалтерский учет могут не
вести индивидуальные предприниматели в случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах они ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения в порядке, установленном указанным законодательством. Минфин России в письмах от 05.09.2012 N 03-11-11/267, от 23.10.2012 N 03-11-11/324, от 17.08.2012 N 03-11-11/249, от 08.08.2012 N 03-11-11/233 также указывает, что индивидуальные предприниматели освобождаются от обязанности ведения бухгалтерского учета в соответствии с Законом N 402-ФЗ. В письме от 08.08.2012 N 03-11-11/233 сказано, что индивидуальные предприниматели, применяющие ЕНВД и УСН, согласно нормам этого закона, вправе не вести бухгалтерский учет в отношении предпринимательской деятельности, облагаемой ЕНВД, и в рамках УСН и, соответственно, не обязаны представлять в налоговые органы бухгалтерскую отчетность. Иными словами, пп. 1 п. 2 ст. 6 Закона N 402-ФЗ не ставит право не вести бухгалтерский учет в зависимость от применения индивидуальным предпринимателем того или иного специального режима налогообложения (УСН, УСН и ЕНВД, либо ЕНВД), то есть при любом налоговом режиме индивидуальный предприниматель освобождается от ведения бухгалтерского учета и не обязан представлять в налоговый орган бухгалтерскую отчетность. Таким образом, как нормы Закона N 129-ФЗ, так и нормы Закона N 402-ФЗ освобождают индивидуального предпринимателя, совмещающего УСН с режимом налогообложения в виде ЕНВД, от обязанности ведения бухгалтерского учета. В то же время в п. 2 ст. 7 Закона N 402-ФЗ прямо оговорена возможность ведения предпринимателем бухгалтерского учета. В случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с нормами этого закона, они сами организуют ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несут иные обязанности, установленные Законом N 402-ФЗ для руководителя экономического субъекта.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Измайлова Екатерина Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ http://www.garant.ru
Как вести ИП без бухгалтера?
Предприниматель — это не только сам себе начальник, это ещё и человек, объединяющий в себе целый набор профессиональных навыков и компетенций. Как работать по закону, как нанимать персонал, как вести учёт финансов? Особенно сложно приходится начинающим бизнесменам. Пока штат ещё не набран или не хватает возможностей нанимать сотрудников — приходится всё делать самостоятельно. И один из самых важных вопросов — как вести бухгалтерию на собственном предприятии?
Если вы хотите освоить азы бухгалтерии и навести порядок в своих собственных финансах — приходите на БЕСПЛАТНЫЙ интенсив по бухгалтерии «Моя первая организация на УСН. Как вести ИП БЕЗ БУХГАЛТЕРА на УСН, ЕНВД или Патент?». Мероприятие организовано Фондом поддержки предпринимательства Крыма.
Спикер Ольга Корнеева: Бизнес-помощник Дома предпринимателя, практикующий бухгалтер с семилетним опытом работы, налоговый эксперт, предприниматель.
Интенсив — это практический семинар бухгалтерии, с разборами кейсов для участников и совместной работой в моменте.
⠀
Программа мероприятия:
✅Как вести бухгалтерию ИП?
✅Как вести учет продажи товаров или услуг?
✅Как считать налог УСН, ЕНВД, патент?
✅Страховые взносы: что такое и как платить?
✅Когда и куда платим налоги
✅Как уменьшить налоги?
✅Как сдавать отчетность?
Также в программе предусмотрена практическая часть — разбор успешных кейсов и кейсов участников семинара.
Какие навыки Вы приобретете после семинара? ⠀
✅Получите необходимый минимум ведения бухгалтерии на собственном предприятии;
✅Узнаете способы уменьшения налогообложения, подходящие Вам;
✅Лично проконсультируетесь со спикером;
⠀
⌛Когда?
08 октября 2019 11:00 до 13:00
📍Где?
г. Судак, ул. Ленина, 85а
Участие бесплатное! Запись на мероприятие предварительная.
Как записаться на мероприятие?
по телефону: 8 800 500 38 59
в личном кабинете АИС: lk.frbk.ru
#frbk #frbkrim #Crimea #Russia #ДомПредпринимателя #ПрокачайСвойБизнес #ПредпринимателиКрыма #МойБизнес #investincrimea #ИнвестируйвКрым #мыесть! #мойбизнес #minecteam #немалыйбизнес #нацпроектКрым #нацпроектМСП
Ведение бухгалтерии онлайн для ИП и ООО — настройка и подключение СБИС в Волгограде и Краснодаре «Деловое решение»
Программа СБИС для бухгалтерии позволит упростить составление отчетности, ввод документов, проведение онлайн платежей. Она подходит большинству организаций: ИП с сотрудниками или без них, ООО, находящиеся на основной системе налогообложения, УСН или ЕНВД. В СБИС компании могут вести бухгалтерский учет и проводить платежи онлайн.
Почему популярна онлайн бухгалтерия СБИС
1. Поддержка онлайн сдачи отчетности, автоматический расчет налогов
Если оперативно и правильно внести в программу первичные документы, то расчет налогов, подготовка электронных отчетов в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы осуществляется автоматически. Это избавит организацию от штрафов и замечаний.
Эта бухгалтерская программа интегрирована с наиболее крупными банками, что позволяет проводить платежи быстро, без долгого ожидания загрузки выписок, прохождения платежей. Поддерживается взаимодействие с ЕГАИС, ОФД.
2. Умная система ввода первичных документов
Интерфейс продуман таким образом, чтобы минимизировать время, нужное для обработки первичных документов в программе. Так, номенклатуру организации можно связать с номенклатурой поставщика. При электронном документообороте (ЭДО) накладные обрабатываются моментально, без применения ручного труда.
В формах документов и отчетности реализованы проверки правильности данных, позволяющие избежать ошибок и штрафов при оформлении.
3. Поддержка разных видов деятельности
В программе поддерживается ведение бухучета в оптовой, комиссионной и розничной торговле, производственных предприятиях, общепите. Реализована обработка путевых листов автотранспорта с расчетом нормы расхода ГСМ. Это универсальный инструмент для бухгалтера, занимающегося ведением бухгалтерского учета на аутсорсе.
4. Простой интерфейс, возможность работы без компьютера
Онлайн бухгалтерия СБИС удобна для индивидуальных предпринимателей, потому что в ней можно проводить платежи и выставлять счета с мобильного телефона. Руководителям организаций удобно контролировать свой бизнес через смартфон. В бухгалтерии СБИС есть понятная отчетность для собственников и топ-менеджеров. Вести бухучет небольшого ООО или ИП в СБИС можно без профессионального бухгалтерского образования.
В Краснодаре и Волгограде обратиться за приобретением и настройкой программы СБИС для бухгалтерии можно к сотрудникам компании «Деловое решение».
Система ведения бизнес-записей, работающая в 5 этапов
Вы, наверное, слышали выражение «Мусор на входе, мусор на выходе». Первоначально он относился к компьютерному оборудованию и программному обеспечению, но он также работает и с финансовой стороной вашего бизнеса. Вы должны создать финансовую систему, которая убирает мусор, если вы хотите добиться успеха.
Ваша система должна предоставлять вам точную и полезную информацию, чтобы вы могли видеть, как у вас дела, и знать, когда действовать. Эти пять простых шагов помогут вам создать простую систему финансового учета: сбор, проверка, запись, проверка и действие.
Сбор информации
Если его нет, значит, его не существует. Возьмите за привычку фиксировать все, когда начинаете свой бизнес. Через некоторое время он станет автоматическим.
«Захват» — самый сложный этап и самая важная часть процесса. Следите за каждой суммой, которую вы тратите на свой бизнес, и за каждой суммой, которую вы получаете в качестве продаж. Позаботьтесь о разделении личных и деловых расходов, даже если вы всегда оплачиваете свой бизнес, когда оплачиваете личные расходы с этого счета.
На этом этапе не беспокойтесь о том, чтобы что-то делать с информацией. Просто возьмите за привычку собирать его. Убедитесь, что все, что вы снимаете, включает в себя описание предмета, количество и дату.
Проверьте полноту и правильность информации
Каждые две недели проводите час, просматривая все, что вы сняли, и убедитесь, что вся информация готова для записи.
Убедитесь, что вы указали достаточно подробностей о расходах, чтобы вы могли точно их записать.Примечания «бумага, 3,55 доллара, 7/12» может быть недостаточно. Для чего была бумага? Вы купили газету для офиса или пачку бумаги для компьютера?
Назначьте конкретное время для встречи с самим собой по принципу «все проверять» в конце альтернативных недель, например, каждую вторую пятницу. Не ждите слишком долго, иначе запоминать информацию станет труднее.
Запишите информацию, чтобы сохранить ее
Запись означает перевод вашей финансовой информации в удобную для использования форму.Передайте все, что вы проверили, своему бухгалтеру, чтобы он записал или записал это самостоятельно. Делайте это ежемесячно.
Введите информацию в электронную таблицу или бухгалтерскую программу. Возможно, вы обнаружите, что онлайн-программное обеспечение лучше всего подходит для вас — вы и ваш бухгалтер можете видеть информацию и обсуждать ее. Просто убедитесь, что вы записываете все каждый месяц, чтобы вы могли это просматривать.
Консолидация и анализ информации
После ежемесячного учета вашей финансовой информации распечатайте четыре отчета: баланс, отчет о прибылях и убытках (p & l), отчет о старении дебиторской задолженности и отчет о кредиторской задолженности.
Включите сравнение с той же информацией отчета за последний месяц в каждый отчет. Обратите особое внимание на конкретную информацию в этих отчетах.
Самыми важными финансовыми отчетами являются отчет о прибылях и убытках и анализ денежных потоков.
Закон на основе того, что вы знаете
«Действовать» может означать ничего не делать, если все в порядке. Но в других случаях это может означать внесение изменений.
Создайте триггерные точки, в которых информация побуждает вас действовать.Если вы видите, что обязательства увеличиваются каждый месяц в течение трех месяцев на вашем балансе, это, вероятно, означает, что активы или расходы также увеличиваются. Сократите расходы.
Если вы видите, что определенный расход увеличивается как процент от продаж в вашем отчете о прибылях и убытках, спросите себя, почему. Возможно, вы захотите сократить расходы на другие расходы, чтобы сохранить уровень прибыли, если увеличение необходимо.
Будьте настойчивы в борьбе с медленными плательщиками, которые появляются в вашем отчете о старении дебиторской задолженности.Чем дольше вы позволяете долгу оставаться неоплаченным, тем меньше вероятность того, что вы когда-либо получите деньги. Настройте систему сбора платежей, чтобы получать выплаты вовремя. Не позволяйте медленным плательщикам думать, что вы не хотите получать деньги, потому что они давно ничего о вас не слышали.
Что касается вашей кредиторской задолженности (ваших счетов), оплачивайте все, что вы можете, как можно быстрее. Часто можно получить скидки, заплатив раньше. Если вы не можете оплатить все свои счета, оплатите те, которые повлекут за собой штрафные санкции или повлияют на ваш кредитный рейтинг, если вы не оперативно.
Даже если кто-то другой несет ответственность за оплату счетов, вы в конечном итоге несете ответственность за то, чтобы долги вашего предприятия были оплачены.
Кредитный рейтинг вашего бизнеса
Если вы хотите отделить свой бизнес от личной финансовой жизни, вам нужно будет работать над получением кредитного рейтинга бизнеса. Dun & Bradstreet (D&B), Equifax и Experian являются основными кредитными бюро для бизнеса.
Ведение налогового учета
Еще одна важная причина вести отличный бизнес-учет: время уплаты налогов.Хорошо организованный учет облегчит вашу налоговую подготовку и поможет доказать расходы, если вы проходите аудит IRS, вашего штата или других налоговых органов. IRS предъявляет особые требования в отношении того, как долго вы должны хранить бизнес-записи для налоговых целей.
Итог
Даже если вы не знакомы с финансовыми системами, вы сможете привести их в движение и поддерживать ее работу с минимальными усилиями. Самая сложная часть — это сбор информации. После того, как вы сформировали «привычку собирать», вы обнаружите, что остальное придет.
Помните CCRRA: собирает финансовую информацию для вашего бизнеса, проверяет каждую неделю, записывает и просматривает информацию ежемесячно, затем действует по мере необходимости, чтобы ваша финансовая ситуация развивалась гладко.
Вы сведете к минимуму «мусор» и связанные с ним проблемы, а также улучшите свое финансовое положение, если будете следовать этой простой пятиступенчатой системе. Хорошо организованная финансовая система должна поддерживать жизнеспособность вашего бизнеса на долгие годы.
Зачем мне вести учет?
Каждый человек в бизнесе должен вести записи. Хорошее ведение документации очень важно для вашего бизнеса. Хорошие записи помогут вам сделать следующее:
- Следите за развитием вашего бизнеса
- Подготовьте финансовую отчетность
- Определите источники вашего дохода
- Следите за своими вычитаемыми расходами
- Следите за своей базой в собственности
- Подготовьте налоговую декларацию
- Вспомогательные элементы, указанные в ваших налоговых декларациях
Следите за развитием вашего бизнеса
Вам нужны хорошие записи, чтобы следить за развитием вашего бизнеса.Записи могут показать, улучшается ли ваш бизнес, какие товары продаются или какие изменения вам необходимо внести. Хорошие записи могут увеличить вероятность успеха в бизнесе.
Подготовьте финансовую отчетность
Для подготовки точной финансовой отчетности вам необходимы хорошие записи. К ним относятся отчеты о прибылях и убытках и балансы. Эти заявления могут помочь вам в отношениях с вашим банком или кредиторами и помочь вам управлять своим бизнесом.
- Отчет о прибылях и убытках показывает доходы и расходы бизнеса за определенный период времени.
- Баланс показывает активы, обязательства и ваш капитал в бизнесе на заданную дату.
Определите источники вашего дохода
Вы получите деньги или имущество из многих источников. Ваши записи могут определить источники вашего дохода. Эта информация необходима вам, чтобы отделить коммерческие поступления от некоммерческих доходов и налогооблагаемый доход от необлагаемого налогом дохода.
Следите за своими вычитаемыми расходами
Если вы не регистрируете их, когда они происходят, вы можете забыть о расходах при составлении налоговой декларации.
Следите за своей базой в собственности
Ваша основа — это сумма ваших инвестиций в недвижимость для целей налогообложения. Вы будете использовать эту основу для расчета прибыли или убытка от продажи, обмена или иного отчуждения собственности, а также вычетов на амортизацию, истощение и потери от несчастных случаев.
Подготовьте налоговую декларацию
Для подготовки налоговых деклараций вам необходимы хорошие записи. Эти записи должны подтверждать доходы, расходы и кредиты, о которых вы сообщаете.Как правило, это те же записи, которые вы используете для мониторинга своего бизнеса и подготовки финансового отчета.
Вспомогательные элементы, указанные в ваших налоговых декларациях
Вы должны постоянно держать свои деловые записи доступными для проверки со стороны IRS. Если IRS проверит какую-либо из ваших налоговых деклараций, вас могут попросить объяснить указанные позиции. Полный набор записей ускорит обследование.
Бухгалтерский учет
Для владельцев малого бизнеса во всем мире ведение документации является необходимой, а иногда и сложной частью обеспечения бесперебойной работы бизнеса.Ведение четкого учета доходов, расходов, сотрудников, налоговых документов и счетов — это не просто хороший бизнес. Это может принести вам душевное спокойствие, помочь вам отслеживать прогресс в достижении целей и сэкономить ваше время и деньги.
Основные записи включают:
Ведение этих записей поможет вам:
- Знайте, сколько денег нужно инвестировать в создание продукта или услуги
- Установить цену
- Сравнить предусмотренные в бюджете суммы с фактическими затратами
- Отслеживать расходы
- Принимайте мудрые решения о покупках
- Подготовка к налоговым периодам
- Простой доступ к информации о клиентах и сотрудниках
- Защитите свой бизнес в случае аудита или проблем с сотрудниками
- Рассчитать ожидаемую прибыль
Чтобы начать процесс ведения записей, определите систему отслеживания транзакций и других деталей.Это может быть онлайн, на бумаге или их сочетание. Вот некоторые из наиболее важных записей, которые нужно включить:
Журнал продаж: Этот журнал должен включать информацию о том, сколько вы продаете в день, неделю и месяц, включая дату, тип продукта или услуги и сумму каждой продажи.
Журнал расчетов с поставщиками: Журнал расчетов с поставщиками перечисляет деньги, которые компания должна другим людям или предприятиям. Укажите, сколько причитается, кому, когда должна быть выплата и дату, когда вы ее заплатили.Ведение надежного журнала счетов к оплате не позволит вам платить за один и тот же продукт или услугу более одного раза. Также полезно отслеживать скидки, предлагаемые при досрочном погашении, чтобы не забыть воспользоваться ими.
Журнал учета дебиторской задолженности: В журнале учета дебиторской задолженности перечисляются деньги, которые другие люди или предприятия должны компании за товары или услуги, предоставленные компанией. Этот журнал включает в себя список клиентов, которые должны вам деньги, сколько они должны и когда должна быть произведена оплата.Вы также можете включить список клиентов, которым не следует предоставлять кредит из-за прошлой неуплаты. Для каждой записи укажите дату, имя клиента, сумму, дату сбора и статус.
Журнал коммерческих расходов: Здесь вы регистрируете общую сумму ваших коммерческих расходов, таких как аренда, электричество, заработная плата и расходные материалы. Журнал должен включать дату, описание каждого расхода и сумму.
Заказ на поставку: Документ, который показывает официальное подтверждение заказа покупателем, обязывающимся заплатить продавцу за продажу определенного продукта или услуги в будущем.
Контракты: Независимо от того, подписываете ли вы договор поставки с поставщиком, арендуете новое оборудование или оформляете полис страхования бизнеса, вы должны хранить копию контракта в своих записях. Сохранение копий любых контрактов также может помочь вам предотвратить разногласия в будущем.
Список клиентов: В зависимости от вашего бизнеса может быть разумным отслеживать информацию о ваших клиентах, чтобы вы могли рекламировать сделки или новые продукты. Включите имя клиента, купленные продукты, номер телефона, электронную почту и почтовый адрес или адрес доставки.У вас должен быть план безопасности, чтобы хранить эту конфиденциальную информацию в безопасности.
Чтобы соответствовать требованиям и избежать юридических проблем, может быть важно сохранять копии некоторых записей даже после того, как они бесполезны для повседневной работы. Например, вы можете хранить копии всех своих контрактов на срок до семи лет, но, вероятно, вам следует хранить аудиторские отчеты, годовые отчеты и записи пенсионного плана на неопределенный срок.
Скачать шаблоны ведения записей можно здесь.
Что сэкономить, а что выбросить — советник Forbes
От редакции. Советник Forbes может получать комиссию за продажи по партнерским ссылкам на этой странице, но это не влияет на мнения или оценки наших редакторов.
Если вы похожи на многих из нас, то порой трудно справиться с количеством бумаги, попадающей в ваш дом. От почты до квитанций и документов — очень сложно организовать все это. Хотя многие компании переходят на безбумажные системы, этого не происходит, когда вы смотрите на груды финансовых бумаг у себя дома.
Когда вы принимаете жизненные и финансовые решения, обычно есть бумажный след. То же самое верно, когда вы что-то покупаете, продаете или страхуете.А после уплаты налогов каждый год к вашим файлам добавляется еще одна пачка документов. Что вам следует сохранить, а что можно выбросить в мусорную корзину на этой неделе — что мы имеем в виду, что нужно измельчить и утилизировать должным образом?
Основная причина для хранения финансовых документов — это возможность защитить ваши годовые налоговые декларации, если это необходимо, но есть и другие причины для сохранения определенных типов документов. Вот краткое руководство о том, что делать с вашими финансовыми документами: как долго вам нужно хранить важные, как хранить документы, которые вы действительно храните, и как безопасно избавиться от остальных.
Как долго нужно хранить финансовые документы?
Некоторые финансовые документы следует хранить долгое время. Вот список документов, которые нужно сохранить, в зависимости от времени, в течение которого они должны храниться.
Семь лет или дольше
Когда дело доходит до налогов, лучше хранить налоговую отчетность не менее семи лет. Срок исковой давности IRS для аудита составляет три года. Однако есть обстоятельства, при которых они могут возрасти до шести или семи лет, например, если вы занижали доход на 25% или более.Срок исковой давности штата может быть разным, поэтому узнайте у налогового специалиста об ограничениях в вашем штате.
Лучше всего держать налоговые декларации как можно дольше. Если вы когда-нибудь столкнетесь с налоговой проверкой, у вас будет вся необходимая информация. Вам также следует подумать о сохранении документов, которые подтверждают информацию о ваших доходах в течение как минимум семи лет, таких как формы W-2 и 1099, квитанции и платежи. Если у вас есть квитанции, связанные с активами, например квитанции по проектам ремонта дома, храните их, пока вы являетесь владельцем.
Один год
К этой категории относятся документы, не связанные с налогами, банковские выписки и выписки по кредитным картам, инвестиционные отчеты, платежные квитанции и квитанции для крупных покупок. Храните эти записи под рукой в течение года, если они вам понадобятся для подтверждения налоговой подготовки за текущий год или в качестве доказательства дохода при совершении крупной покупки.
Федеральная торговая комиссия предлагает подержать ваши оплаченные медицинские счета в течение года, прежде чем выбросить их — если у вас нет нерешенного страхового спора, и в этом случае вы сохраните медицинские счета до тех пор, пока спор не будет разрешен.Медицинские счета сбивают с толку, и разумно иметь под рукой записи для оспаривания платежей или ошибок.
Многие банки и эмитенты кредитных карт теперь предлагают электронные выписки, поэтому вам, возможно, не придется держать под рукой бумажные копии, что позволит избежать лишнего беспорядка. Если хранение других документов в долгосрочной перспективе вызывает у вас беспокойство, вы можете сканировать их для создания электронных копий, а затем утилизировать исходные бумажные документы.
Менее года
Некоторым документам не нужно надолго занимать ценное место в доме.Например, не беспокойтесь о хранении квитанций, если они не относятся к:
- Продукция на гарантии
- Ваши налоговые декларации
- Страхование
Вы можете отказаться от большинства ежемесячных счетов после их оплаты или после того, как платежи будут зачислены на ваш банковский счет. Если вам в конечном итоге понадобится вернуться, чтобы проверить что-либо, посмотрите, можете ли вы получить доступ к прошлым счетам через доступ к онлайн-аккаунту. Многие компании хранят прошлые счета и счета-фактуры доступными онлайн за последние несколько месяцев или дольше.
Банки, как правило, больше не отправляют вам аннулированные чеки по почте, но если вы это делаете, большинство аннулированных чеков можно уничтожить после того, как вы проверите правильность выписки по счету. Однако некоторые аннулированные чеки следует сохранять, если они связаны с налоговыми декларациями, как и любые благотворительные пожертвования.
Какие финансовые документы следует хранить навсегда?
Мы рассмотрели документы, которые можно выбросить по прошествии определенного времени, но есть множество документов, которые следует хранить в течение неопределенного времени.Важные документы, которые нужно сохранить навсегда, включают:
- Свидетельства о рождении
- Карты социального страхования
- Свидетельства о браке
- Документы об усыновлении
- Свидетельства о смерти
- Паспорта
- Завещания и завещания
- Доверенность
- Юридические документы
- Военный архив
- Пенсионные и пенсионные планы
- Наследственные документы
- Формы получателя
Для всего, что вы купили или застрахованы, вы должны хранить соответствующие документы, по крайней мере, пока они у вас есть или пока не истечет гарантия.Впрочем, не помешает продержать их подольше, на всякий случай. Сюда входят титулы, документы, страховые полисы, гарантийная документация и многое другое.
Полисы медицинского страхования и связанные с ними документы также важны для долгосрочного хранения. Эти записи следует вести до тех пор, пока действует ваша медицинская страховка. Если ваше страховое покрытие закончилось или вы перешли в другую страховую компанию, бросьте документы, как только убедитесь, что они вам не понадобятся. То же самое и в случае, если вы получаете пособие по инвалидности или безработице.Храните документацию до тех пор, пока она вам больше не понадобится.
Если у вас есть финансовые записи или документы, которые вы не уверены, что они вам понадобятся, проявите осторожность. Сохраняйте документы, пока не убедитесь, что они вам не нужны.
Как хранить финансовые документы
Вы можете уменьшить беспорядок, создав надежную систему для хранения финансовых документов. Не менее важно обеспечить безопасность ваших документов. При хранении документов вам понадобится решение для хранения:
- Легкодоступный
- Защищено от кражи
- Защищено от окружающей среды / погодных условий / повреждений
- Хорошо организованный
Независимо от того, есть ли у вас бумажные документы или электронные версии, вот варианты безопасного хранения финансовых документов в течение длительного времени.
Хранение бумаги
Многие люди предпочитают хранить документы в картотеке. Используйте папки с файлами, чтобы систематизировать документы по темам, годам или другим способом по вашему выбору. Банковские ящики — еще один вариант хранения, но они более подвержены повреждению водой.
Для ваших самых важных документов стандартного картотеки может быть недостаточно. Лучшим вариантом может быть использование домашнего сейфа. Ищите сейф, который является огнестойким и водонепроницаемым для максимальной защиты.Домашний сейф не обязательно должен быть сложным или дорогим, как то, что вы, вероятно, видели в фильмах (нет необходимости в скрытых стенных сейфах за произведениями искусства). Простой сейф, который можно взять и унести, идеально подходит для хранения документов на случай пожара или наводнения в доме.
Сейфы были популярным средством хранения ценностей, в том числе необходимых документов. Не все отделения банков сегодня предлагают сейфы, но это может быть вариант, если вы предпочитаете хранить эти документы за пределами офиса.Имейте в виду, что вы находитесь во власти финансового учреждения относительно того, когда вы можете получить доступ к своей сейфовой ячейке.
Электронная память
Если вы хотите сократить количество бумаги, существует множество вариантов цифрового хранения.
Многие финансовые учреждения и предприятия теперь позволяют вам выбирать электронные счета и выписки по электронной почте или через онлайн-доступ. Некоторые банки теперь взимают плату за бумажные отчеты, поскольку электронные документы становятся более доступными.
Для других документов вы можете использовать сканер, чтобы сканировать их на свой компьютер, или вы можете делать фотографии с помощью мобильного телефона.
Хранение всех документов на компьютере не очень эффективно и может привести к сбоям в работе вашей системы. Другие варианты цифрового хранения включают внешние жесткие диски, такие как жесткие диски и SDD, которые представляют собой компактные решения для хранения больших объемов электронных данных. Еще более компактным решением является хранение электронных документов на флеш-накопителе, хотя флеш-накопители также легче потерять или повредить.
Если вы идете по цифровому маршруту, может быть хорошей идеей создать несколько резервных копий на случай, если одна из них будет повреждена или выйдет из строя. Цифровые резервные копии занимают гораздо меньше места, чем несколько бумажных копий важных документов.
Другой вариант — использовать облачное хранилище для важной документации. За последние несколько лет произошел взрывной рост облачных решений, в том числе:
- Dropbox
- Google Диск
- Microsoft OneDrive
- iCloud
- Amazon Cloud Drive
- Ящик
- NextCloud
- iDrive
- Карбонит
Использование облачного хранилища не только экономит место, но также может быть отличным решением для организации и обеспечения безопасности ваших документов, поскольку большинство сервисов гарантирует защиту через зашифрованные сети.Многие облачные решения обеспечивают доступ через мобильные устройства, что делает ваши документы доступными практически в любой точке мира.
Если вы все же выберете решение для цифрового хранения, убедитесь, что вам не понадобится в будущем физическая копия или оригинал документа. Последнее, что вы хотите сделать, — это измельчить что-нибудь для экономии места, а через пять лет это понадобится.
Как избавиться от старых финансовых документов
Очистить свой дом от груд старых бесполезных документов — это прекрасное чувство, но не выбрасывайте его еженедельной вывозом мусора.Большинство этих документов содержат личную информацию, которую вы не хотите раскрывать.
Согласно отчету Федеральной торговой комиссии (FTC), в 2019 году в сеть Consumer Sentinel было подано более 3,2 миллиона жалоб потребителей, и 20% из них касались кражи личных данных. Выбрасывая документы вместе с мусором, ваша информация становится доступной для всех, кто готов сделать небольшую грязную работу, чтобы украсть вашу личность. Вы можете не осознавать, сколько информации содержится в ваших старых счетах, выписках, аннулированных и аннулированных чеках и других финансовых документах.
Вот что может быть на документах, которые вы хотите выбросить:
- Полное наименование
- Физический адрес
- Номера телефонов
- Номера счетов
- Маршрутные номера
- Номера водительских прав
- Номера полисов
- Имя пользователя
- Пароли
- Информация о членстве
- Медицинская карта
- Подписи
Лучше всего измельчить все документы, содержащие конфиденциальную информацию, перед тем, как выбросить их.Либо купите измельчитель для дома, либо воспользуйтесь услугами профессионального измельчителя. Скорее всего, вы будете платить за эту услугу, но это небольшая плата за сохранность вашей личной информации.
Вот несколько розничных магазинов, которые предлагают услуги по измельчению:
- Офисное депо
- Офис Макс
- Скобы
- Магазин UPS
- Центр печати и доставки FedEx
Многие города также проводят для жителей бесплатные дни уничтожения бумаги.Посетите веб-сайт своего города, чтобы узнать о подобных мероприятиях.
Финансовая жизнь обязательно включает в себя значительный объем документации — от ежемесячных банковских выписок до страховых документов и различных материалов, необходимых для подачи налоговой декларации. Узнав, что нужно оставить, а что можно уйти, вы можете свести к минимуму количество материалов, которые накапливаете с течением времени.
Как вести точный учет для малого бизнеса | Малый бизнес
Все малые предприятия обязаны вести точный учет своих денежных потоков для целей налогообложения.Кроме того, для надлежащего руководства жизненно важно отслеживать другие показатели успеха в бизнесе. Лучший способ обеспечить надлежащий учет — автоматизировать как можно больше этих процессов, чтобы не требовать человеческих усилий.
Незамедлительно фиксируйте любой доход, полученный вашим бизнесом. Большинство торговых операций можно компьютеризировать и автоматически регистрировать; например, используйте кассовые аппараты с отметкой времени и датами всех продаж, а также ведите внутреннюю компьютеризированную запись для последующей загрузки в бухгалтерское программное обеспечение.Старые кассовые аппараты будут вести эти записи для бизнеса на бумажной ленте; однако, требуя ручного ввода этой информации, мы почти наверняка вызовем ошибки ввода данных или потерю данных, потому что поддерживать каждую транзакцию слишком утомительно.
Отслеживайте отток бизнеса, совершая как можно больше покупок с помощью электронных платежей. Тогда ваш онлайн-банкинг будет вести точный учет всех платежей. Для сравнения, бумажные чеки должны быть сверены со счетом позже, и вводится время задержки между моментом совершения покупки и списанием покупки со счета.Это может быть полезно для целей денежного потока, но это преимущество значительно перевешивается оперативностью и удобством всегда актуального учета.
Измерьте отработанные часы всех наемных и почасовых сотрудников, используя средства, которые не влияют на их рабочий процесс или моральный дух. Например, старомодные часы могут снизить моральный дух рабочих, заставляя их «пробивать часы», но это влияние уменьшается, если их время отслеживается, требуя входа в кассовый аппарат, когда они прибывают на свою стойку.Не используйте учет рабочего времени для наказания сотрудников — если вы не подозреваете умышленное мошенничество — а для общих мер по повышению эффективности.
Ведите дополнительный учет количества клиентов, которых у вас есть каждый день, в дополнение к их объему продаж. Постоянное движение людей и повторные сделки должны быть связаны с маркетинговыми усилиями, а также с неконтролируемыми внешними факторами, такими как погода, температура и влажность, а также с экономическими факторами, которые могут улучшить или ухудшить деловой климат. Датчик двери может использоваться для измерения количества покупателей в магазине и сравнения с количеством продаж.Некоторые из этих факторов не повлияют на ваш бизнес, в то время как другие могут вызвать резкие колебания продаж. Узнать, какие факторы влияют на ваш бизнес, является ключом к стимулированию и увеличению объема продаж.
Писатель Биография
Эллис Дэвидсон является индивидуальным предпринимателем, консультантом по Интернет и технологиям, предпринимателем и автором с 1993 года. Он написал книгу о самозанятости для недавних выпускников колледжей и является постоянным участником «Macworld» и TidBITS информационный бюллетень по технологиям.Он заканчивает книгу о возможностях самозанятости во время рецессии. Дэвидсон имеет степень бакалавра искусств в области американской цивилизации Пенсильванского университета.
Что хранить, где и как долго — Публикации
Хранение важных семейных документов и записей в порядке может сэкономить разочарование и сэкономить часы поиска. Даже в повседневной жизни организованный учет значительно упрощает оплату счетов, поиск квитанций и управление финансами семьи.
Почему нужно вести записи?
Организованное ведение семейных записей экономит время, проблемы, деньги и нервы.Ведение учета важно, потому что:
- Для подготовки налога на прибыль требуется информация о налоговых вычетах; записи обосновывают вычеты.
- Смерть, пожар или кража могут потребовать записи для установления права собственности; записи помогают в урегулировании имущественных споров, страховании или выплате пособий.
- Записи документируют определенные транзакции; если кто-то допустит ошибку или официальные записи будут уничтожены, ваши записи могут понадобиться.
- Records может сократить время, необходимое для получения страховки, военных льгот, пособий ветеранам или возврата подоходного налога.
- Оценочные записи предоставляют информацию для планирования будущих расходов. Записи содержат краткую информацию о вашем финансовом положении и могут помочь вам следить за тем, куда идут деньги.
Какая система вам нужна?
Используйте систему, соответствующую образу жизни вашей семьи. Семейный финансовый центр может быть таким же продуманным, как домашний офис, или таким же простым, как ящик на кухне или картотечный шкаф в семейной комнате.
Важно решить, кто возьмет на себя основную ответственность за ведение записей в семье.Все участники, включая детей, достаточно старших, чтобы понимать, должны знать, как работает система ведения документации и как легко найти информацию. Некоторые задачи можно разделить или делегировать, но лидерство должен взять на себя один человек, обладающий навыками и интересами.
Разработайте регулярный график бухгалтерского учета и примите решение его придерживаться. Регулярность сокращает время, которое вы тратите на ведение записей.
Хорошо организованная система ведения документации избавит вас от путаницы, когда вам понадобятся важные документы.
Начало работы с системой ведения записей может занять много времени, но как только она будет настроена в соответствии с потребностями вашей семьи, обслуживание системы станет легким.
Как организовать систему записи?
Вы должны всегда носить с собой некоторые основные записи. Ваш кошелек, бумажник или кошелек — это небольшая система учета.
Держите при себе документы, удостоверяющие личность, включая водительские права, имя человека, которого следует уведомить в случае возникновения чрезвычайной ситуации, кредитные карты и членские карты организации.Вы можете иметь при себе только одну или две основные кредитные карты.
Вы также должны иметь при себе информацию о здоровье, страховании от несчастных случаев и автостраховании, а также информацию об аллергии, проблемах со здоровьем и группе крови.
Другие записи требуют другого подхода, но этот подход не должен быть сложным. Используйте публикацию NDSU Extension FE446, « Инвентаризация важных семейных записей » в качестве руководства для того, какой тип записей следует хранить, а также в качестве записи о том, где эти записи могут быть найдены.
Самый простой способ следить за своими семейными документами и бизнес-записями — это создать файловую систему. Место для хранения папок с файлами важнее красивого стола.
Металлический шкаф для папок, ящик для хранения под кроватью или картонная коробка, или папка-гармошка сделают эту работу так же, как ящик стола.
Соберите важные бумаги по всему дому. Разделите папки с файлами на три основные области:
- Текущие записи
- Неактивные записи
- Постоянные записи
Текущие файлы должны включать записи о трудоустройстве, информацию о кредитных картах, страховые полисы, записи о здоровье семьи, гарантии и гарантии, записи об образовании, банковские выписки, инвентарь домашнего хозяйства, налоговые записи и аннулированные чеки.Эти заголовки могут быть использованы в качестве основы для вашей файловой системы.
Неактивные файлов используются для хранения элементов из текущих файлов трехлетней давности. Просматривайте текущие файлы один раз в год. Выбросьте ненужные элементы и перенесите другие в неактивное хранилище. Хорошее время для переводов — первое в году, когда вы работаете над своими налоговыми декларациями. Заголовки файлов будут такими же, как и для текущих файлов.
Постоянные записи — это очень важные документы , которые следует хранить в сейфе или огнестойком (и водонепроницаемом) контейнере для хранения.
Ярлыки папок с файлами в каждой семье разные. Разделите каждую область на категории, которые имеют смысл для вас и соответствуют меняющимся потребностям вашей семьи.
Хорошая система ведения записей позволит тем, кто не знаком с системой, находить важные документы, вести записи и готовить отчеты в случае возникновения чрезвычайной ситуации.
Что такое очень важные документы (VIP)?
Очень важные документы включают:
- Документы или записи, подтверждающие право собственности (например, документы на недвижимость, автомобили, сертификаты на акции и облигации)
- Свидетельства о рождении, усыновлении, браке и смерти
- Юридические документы (например, документы о разводе и урегулировании имущественных споров)
- Контракты
- Хозяйственный инвентарь
- Завещания
- Предварительные распоряжения, такие как завещания или долгосрочные доверенности на медицинское обслуживание
- Все остальное, что будет дорого или сложно заменить
Где хранить VIP-персон?
Сейф в финансовом учреждении или домашний несгораемый сейф — лучшее место для VIP-персон вашей семьи.Бумаги, которые невозможно заменить или которые будет дорого или проблематично заменить, принадлежат этому типу хранилища. Как правило, регистры банковских счетов, аннулированные чеки, стенограммы, истории болезни, трудовые книжки, налоговые декларации и страховые полисы не нужно хранить в сейфе или несгораемом домашнем хранилище.
Как долго нужно хранить налоговую отчетность?
Налоговая служба (IRS) имеет трехлетний срок исковой давности на аудит налоговой декларации. Храните все записи о доходах или расходах на вычеты в течение трех лет.
Однако, если вы используете опцию усреднения дохода, доступную для фермеров, вам может потребоваться доказать свой налогооблагаемый доход за четыре базовых года.
Если вы не отчитались о более чем 25 процентах своего валового дохода, у правительства будет шесть лет, чтобы собрать налог или начать судебное разбирательство.
Подача мошеннической декларации или непредставление декларации отменяет любой срок давности для аудита, проводимого IRS. Если вы нанимаете налогового специалиста, проверьте, сколько лет вам следует хранить свои записи.
Ведите записи, показывающие первоначальную стоимость или стоимость вашей собственности. Также ведите учет затрат на улучшение дома, чтобы снизить налог на прирост капитала, если ваш дом, земля или недвижимость когда-либо продаются по цене, превышающей его первоначальную стоимость или стоимость.
Все аннулированные чеки не нужны для налоговых вычетов. Сохраняйте только те чеки, которые подтверждают вычет подоходного налога, например чеки на оплату медицинских / стоматологических расходов или благотворительные взносы.
Если вы поставите букву «T» вместо «налог» в бланке для памятки чека, когда вы его пишете, это может помочь вам быстрее отсортировать аннулированные чеки.В случаях, когда ваша единственная запись — это дублирующая проверка, вам может потребоваться ежемесячная выписка из текущего счета, чтобы убедиться, что проверка прошла.
Сохраняйте копию поданных налоговых деклараций. При необходимости копию предыдущей налоговой декларации можно получить в IRS по адресу irs.gov.
У налогоплательщиковесть два простых и удобных способа получить копии информации о своей федеральной налоговой декларации — стенограммы налоговой декларации и стенограммы налоговой отчетности — по телефону или по почте.
Расшифровка стенограммы налоговой декларации показывает большинство строк из налоговой декларации (формы 1040, 1040A или 1040EZ) в том виде, в котором они были изначально поданы, включая любые сопроводительные формы и таблицы.
Он не отражает каких-либо изменений, внесенных вами, вашим представителем или IRS после подачи декларации. Во многих случаях стенограмма возврата будет соответствовать требованиям кредитных организаций, например, тех, которые предлагают ипотечные и студенческие ссуды.
Выписка из налогового счета показывает любые последующие корректировки, сделанные вами или IRS после подачи налоговой декларации. Эта стенограмма показывает основные данные, включая семейное положение, тип поданной декларации, скорректированный валовой доход и налогооблагаемый доход.
Запросите расшифровку стенограммы, позвонив в IRS или заказав по почте, используя форму 4506-T, Request for Transcript of Tax Form. Укажите тип запрашиваемой расшифровки стенограммы. IRS не взимает плату за стенограммы, которые доступны за текущий и три предыдущих календарных года. Доставка займет две недели.
Если вам нужна ксерокопия ранее обработанной налоговой декларации и приложений, заполните форму 4506, Запрос копии налоговой формы и отправьте ее по адресу IRS, указанному в
.на бланке для вашего региона.IRS взимает комиссию в размере 50 долларов США за каждый запрошенный налоговый период. Копии обычно доступны за текущий и прошлые шесть лет. Подождите 75 дней, чтобы получить ваши копии.
Что хранить, где и как долго?
Записи хранятся в четырех местах: в домашней файловой системе, в сейфе или несгораемом домашнем хранилище, в кошельках и бумажниках членов семьи и в каждом автомобиле, принадлежащем (см. Руководство по семейным записям) .
Автором данной публикации является Дебра Панков, бывший специалист по семейной экономике, NDSU, 2004.
Обложка iStock.
5 передовых методов ведения учета в малом бизнесе
Я не думаю, что знаток организации Мари Кондо говорила здесь о деловых записях, но это определенно применимо: «Навести порядок — значит навести порядок в своем прошлом. ”
Деловые записи подтверждают деловые операции и деятельность. Для развития успешного бизнеса необходима организация на всех уровнях, включая ваши бизнес-записи.
Эффективная система управления записями не требует много времени для ведения и оптимизации бухгалтерского учета, подготовки налогов и финансовых проверок.
Следуйте этим советам, чтобы создать систему учета, которая будет поддерживать ваше кровяное давление на низком уровне в течение сезона подачи налоговых деклараций.
1. Внедрить систему управления документами
Все бизнес-операции должны документироваться на бумаге или в электронном виде. По мере роста вашего бизнеса растет и куча бумаг и файлов, которые необходимо хранить вашему бизнесу.
Во-первых, откажитесь от бумаги, чтобы все ваши записи были легко доступны. Затем внедрите систему управления цифровыми документами, которая упорядочит ваши бизнес-документы.Затем добавьте систему контроля документов, которая определяет, как часто нужно просматривать и обновлять документы.
2. Проверка требований к хранению документации
Ведение документации — это не просто улыбка на лице вашего налогового инспектора. Это также должно соответствовать требованиям к хранению документов.
Срок хранения записей IRS и Министерства труда (DOL) варьируется от двух до шести лет, в зависимости от документа. Тем не менее, ведите все деловые записи не менее семи лет.
Некоторые деловые записи, такие как сертификаты некоммерческой организации об освобождении от уплаты налогов или идентификационный номер налогоплательщика, никогда не теряют актуальности, поэтому всегда держите их под рукой.
Правила хранения записей IRS применяются к записям, которые помогли вам рассчитать или обосновать коммерческий доход, налоговые вычеты или налоговые льготы. DOL требует, чтобы у вас были все документы, которые помогут вам в начислении заработной платы.
IRS может проверить финансовую отчетность вашего бизнеса за последние семь лет и даже раньше, если вы не подаете налоговую декларацию или подозреваете в мошенничестве. Большинство CPA советуют хранить все деловые документы в течение как минимум семи лет после того, как они перестают быть актуальными.
Наиболее распространенные бизнес-записи включают:
- Имена, адреса и контактную информацию сотрудников
- Таблицы учета рабочего времени
- Корешки заработной платы сотрудников
- Все налоговые формы, представленные в IRS
- Банковские выписки
- Страховые документы
- Контракты, включая ссуды и ипотечные кредиты
- Квитанции о покупке
- Счета-фактуры клиентов
- Налоговые декларации
- Финансовая отчетность
- График амортизации
- Документы о регистрации бизнеса
- Протокол заседания Совета директоров
- Юридические файлы
- Электронная почта
Государства могут дополнительно указать правила хранения документов, поэтому посетите веб-сайт государственного казначейства для получения более подробной информации.
3. Выберите программное обеспечение для бухгалтерского учета и расчета заработной платы, которое генерирует записи.
Позвольте программному обеспечению вести бухгалтерский учет для малого бизнеса, например, счета-фактуры клиентов и налоговые формы на заработную плату.
Большинство бухгалтерских программ могут генерировать счета клиентам. Программное обеспечение также должно автоматически помогать вам с основами бухгалтерского учета, такими как учет дебиторской задолженности при выставлении счетов клиенту.
Большинство бухгалтерских программ могут генерировать счета клиентам. Источник: Xero.
Ваше программное обеспечение для расчета заработной платы должно позаботиться о создании налоговых отчетов о заработной плате, например:
Программное обеспечение для расчета заработной платы генерирует и хранит эти формы в соответствующих органах, будь то IRS, Управление социального обеспечения (SSA) или и то, и другое. Вы можете легко найти эти формы в своем программном обеспечении для расчета заработной платы, когда они вам понадобятся.
4. Сопоставление записей с транзакциями во время выверки банковских счетов
Бухгалтерский учет 101 учит нас иметь документацию для всех бизнес-транзакций.Овладейте основами бухгалтерского учета, сделав ведение бухгалтерского учета частью бухгалтерского учета вашего малого бизнеса.
Выверка банковских счетов помогает малым предприятиям выявлять ошибки и понимать свое финансовое положение. Это также идеальное время, чтобы убедиться, что у вас есть записи обо всех деловых операциях.
Во время ежемесячной выверки банковских счетов сопоставляйте каждую транзакцию в бухгалтерском программном обеспечении с записью. Прорабатывая свои бизнес-операции, убедитесь, что у вас есть соответствующий счет-фактура, квитанция или договор.
Если ваше программное обеспечение позволяет, храните свои бизнес-записи в бухгалтерском программном обеспечении. Intuit QuickBooks Online позволяет пользователям прикреплять документы к каждой транзакции, поэтому любой, кто открывает ваши книги, может просматривать связанную запись.
Прикрепляйте записи непосредственно к бизнес-операциям в бухгалтерском программном обеспечении. Источник: Intuit.
5. Резервное копирование и защита ваших записей
Мы живем во время, когда утечки данных и стихийные бедствия свирепствуют. Найдите время, чтобы создать резервную копию и обезопасить свои записи, чтобы избежать катастрофы.
Записи, хранящиеся на бумаге или на жестком диске, должны быть зарезервированы по крайней мере в одном другом месте. Оцифруйте все документы, чтобы сохранить информацию, которая может быть потеряна, украдена или уничтожена.
Хранение записей в облачном программном обеспечении снижает риск их потери, но повышает риск кражи. Ваши деловые записи содержат конфиденциальную информацию, например номера социального страхования (SSN) сотрудников.
При хранении бизнес-записей в Интернете защитите свою учетную запись с помощью уникального и надежного пароля и включите двухфакторную аутентификацию.
Положите иглу на систему учета
Бухгалтерский учет может быть проблемой для малого бизнеса, но организованная система управления записями может облегчить его.