Где хранится штатное расписание организации: Срок хранения штатного расписания в организации в 2021 году. Сколько хранится штатное расписание

Содержание

Срок хранения штатного расписания

Какой срок хранения штатного расписания в организации установлен законом? Все знают, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки. О сроке хранения штатного расписания поговорим в статье.

Нужный документ

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если все же составлять «штатку», то какой срок хранения штатного расписания в архиве?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Вопрос о сроке хранения штатного расписания организации волей-неволей интересует кадровиков. Ведь рано или поздно документ потеряет актуальность, и придется задуматься о его передаче в архив.

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:
  • разные права и обязанности;
  • различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить

Какой же срок хранения штатного расписания в организациях РФ? Зависит ли он от принадлежности компании к коммерческому или бюджетному сектору? Расскажем об этом подробно.

Кадровики часто спрашивают, нужно ли утверждать штатное расписание каждый год, если нет изменений. Конечно, не нужно. «Штатка» – это не тот документ, который следует ежегодно переутверждать. Однако если изменения все же есть, то намного удобнее работать с обновленным документом.

Срок для бюджетников

Так как законодательство не предусматривает обязанности разрабатывать и утверждать штатное расписание для коммерческих организаций, то и вопрос про срок хранения штатного расписания медицинской организации, занимающейся, к примеру, исключительно предпринимательской деятельностью, теряет смысл. Что не обязательно разрабатывать и утверждать, не нужно и хранить.

Совершенно иначе обстоят дела с бюджетными учреждениями. В соответствии с законодательством штатные расписания имеют постоянный срок хранения (подп. «а» ст. 71 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Таким образом, срок хранения штатного расписания – 75 лет.

Также требуют хранения и проекты штатных расписаний, которые составляют крупные организации по своим структурным подразделениям. Такие документы должны храниться 5 лет (ст. 72 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Переписка по разработке и изменению штатных расписаний подлежит хранению в течение 3 лет ст. 73 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Поэтому срок хранения штатного расписания в школе или другом бюджетном учреждении максимально высокий – 75 лет.

Штатное расписание предприятия — Контур.Персонал — СКБ Контур

Форма Т-3

Форма Т-3 используется для удобства составления штатного расписания. Унифицированная форма Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1.

Штатное расписание предприятия содержит

  1. Наименование структурных подразделений.
  2. Наименование должностей, специальностей, профессий.
    1. Должности предусмотрены для сотрудников, занимающихся в первую очередь умственным трудом. Сюда относят руководителей, специалистов и других служащих (согласно классификации ОКПДТР).
    2. Профессии предусмотрены для сотрудников, занимающихся преимущественно физическим трудом. Сюда относят рабочих (согласно классификатору ОКПДТР).
      Если должность или профессия не связана с вредными условиями труда и льготами, то наименование штатной единице работодатель может присвоить самостоятельно. В противном случае следует руководствоваться нормативными актами, классификаторами (ОКПДТР, ЕТКС, ОКЗ и др.).  
  3. Количество штатных единиц.
  4. Размер оклада и (или) тарифной ставки.
  5. Наличие и размер надбавки.

В штатном расписании не предусмотрено отображение работников, занимающих определенные должности. Что касается внештатных работников, то, как правило, это лица, работающие на основании договоров гражданско-правового характера либо выполняющие конкретный вид поручаемой работы в соответствии с трудовым договором. Поскольку форма Т-3 предусматривает только должности, специальности и профессии, а не конкретную выполняемую работу, такие сотрудники к штатному расписанию отношения не имеют.

Контур-Персонал хранит историю всех изменений. Вы всегда сможете распечатать штатное расписание на любую дату.

Попробовать бесплатно

Изменения в штатное расписание могут вноситься двумя способами:

  • приказом об изменении штатного расписания,
  • приказом об утверждении нового штатного расписания.

Изменения в штатное расписание вносятся при смене количества ставок по штатным единицам, при включении новых подразделений и штатных единиц в состав организации или, наоборот, их исключении, при переименовании подразделений и должностей, изменении окладов и надбавок.

Контролирующие органы (инспекция по труду, судебные органы, территориальные органы Пенсионного фонда, налоговая инспекция и др.) при проводимых проверках или запросах требуют предоставлять штатное расписание.

в опись дел по личному составу или в опись дел постоянного срока хранения?

Вопрос по оформлению наименований должностей в приказах по основной деятельности филиала. У филиала есть: — Исполнительный аппарат и — 2 производственных предприятия – назовем условно N-ские и M-ские тепловые сети. В Исполнительном аппарате оформлены его работники, в т.ч. директор филиала, заместители директора филиала, главный инженер, заместитель главного инженера по тепловым сетям. А на предприятиях, в тепловых сетях, оформлены работники тепловых сетей, в т.ч. технический директор – главный инженер тепловых сетей, его заместитель, чья должность звучит так: заместитель главного инженера по реконструкции. Поскольку приказы издаются на бланке филиала, то: — у работников филиала указывается только должность, наименование филиала не указывается, — а у работников производственных предприятий (N-ских и M-ских тепловых сетей) указывается название предприятия. В одном приказе по филиалу необходимо дать поручения заместителю главного инженера по тепловым сетям Сидорову и N-ским тепловым сетям (в лице заместителя главного инженера по реконструкции Петрова А.А.). Понятно, что заместитель главного инженера N-ских тепловых сетей и заместитель главного инженера филиала – это две большие разницы. Как упомянуть их в одном приказе, чтобы разница была видна? Можно ли написать: «заместителю главного инженера по тепловым сетям Сидорову А.А и заместителю главного инженера по реконструкции N-ских тепловых сетей Петрову А.А.»? Отдел кадров считает, что это недостаточно наглядно, и настаивает, что нужно писать: «заместителю главного инженера по тепловым сетям Исполнительного аппарата Сидорову А.А и заместителю главного инженера по реконструкции N-ских тепловых сетей Петрову А.А.». Мы (делопроизводство) – против, ввиду спорного толкования сочетания «по тепловым сетям Исполнительного аппарата» и считаем, что все-таки «заместитель главного инженера филиала» и «заместитель главного инженера Исполнительного аппарата» – это не одно и то же. Можно ли оформить так: «заместителю главного инженера по тепловым сетям Сидорову А.А и заместителю главного инженера N-ских тепловых сетей по реконструкции Петрову А.А.»? Не будет ли неверным указанием должности Петрова, т.к. по штатному расписанию Петров работает в подразделении N-ские тепловые сети, должность – заместитель главного инженера по реконструкции. Иными словами, можно ли: — при указании наименований должностей работников в приказе по основной деятельности филиала в штатную должность включать «вкрапления» из наименования структурного подразделения? — имея по штату должности «начальник цеха», «начальник отдела», не указывать в приказах «начальник цеха Электрического цеха», «начальник отдела Хозяйственного отдела» и писать вместо этого старое доброе «начальник электрического цеха», «начальник хозяйственного отдела»?

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

 385-сон 30.12.1997. РЕГИСТРАЦИИ ШТАТНЫХ РАСПИСАНИЙ И СМЕТ РАСХОДОВ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ В МИНИСТЕРСТВЕ ФИНАНСОВ И ФИНАНСОВЫХ ОРГАНАХ


(тыс.сум)
№№ п/п

Дата регистрации

Номера регистрационных карточек по сметам и штатам

Полное наименование учреждения, организации, вышестоящей организации, а также министерства (ведомства), которому ониподведомственны

Зарегистрировано

Общая сумма выявленных при регистрации и подлежащих изъятию незаконных ассигнованийв том числе по заработной платеПримечание

общая сумма расходов по смете

всего по фонду оплаты труда

в том числе

хозяйственные расходыстипендиальный фонд

питание

приобретение медикаментовприобретение инвентаря и оборудованиякапитальный ремонт
административно-хозяйственный, учебно-вспом. и прочий персоналперсонал, зарплата которых устанавливается по тарификацииспециальный фонд материального стимулирования

численность (ед.)

фонд зарплаты

численность ставок (ед.)

фонд зарплаты

Как и зачем составляется штатное расписание?

Штатное расписание – один из регламентирующих документов по персоналу. Он служит для оформления структуры и численности сотрудников предприятия и составляется на основании уставной деятельности. Отсутствие такого документа в организации может привести не только к штрафным санкциям, но и к возникновению судебных претензий со стороны, как бывших сотрудников, так и неудавшихся кандидатов на должности.

Для оформления штатного расписания используется форма Т-3. Эта форма введена Постановлением Госкомстата России и обязательна для организаций всех форм собственности. Правильное оформление штатного расписания избавит от претензий со стороны контролирующих органов. При заполнении унифицированной формы важно правильно заполнить реквизиты организации. Нумерация документов может быть сквозной и ежегодной. Дата составления может отличаться от даты начала действия, но штатное расписание не должна быть оформлено «задним числом», то есть, позднее, чем оно начнет действовать.

Утверждение штатного расписания происходит приказом (распоряжением) руководителя организации. Точно так же происходит и изменение штатного расписания. Это обычно происходит при введении новых должностей, создании новых структурных подразделений или наоборот, их ликвидации. Можно либо утвердить приказом изменение, либо сразу утвердить новое расписание с новым номером. Уволить сотрудников с формулировкой «по сокращению штата» можно только после соответствующего изменения штатного расписания.

Название должностей в коммерческих организациях могут быть любыми, но лучше использовать те, которые есть в общероссийском классификаторе должностей служащих и профессий рабочих. Это облегчит процесс создания системы контроля охраны труда на предприятии и позволит наладить взаимопонимание с инспекторами трудконтроля. Кроме того, выдуманное название должности может случайно совпасть с должностью, включенной в классификатор. В этом случае придется обеспечить этим сотрудникам все льготы и нормы, положенные по закону. Названия должностей должны быть расписаны полностью, без сокращений. Названия структурным подразделениям можно давать любые, но коды им нужно присваивать в соответствии с их иерархией. То есть, в код подотдела должен входить код отдела и т.д.

Очень важно правильно указать сумму оклада или тарифной ставки. Эти суммы не должны отличаться от тех, что указаны в трудовых договорах сотрудников (других локальных документах), не должны отличаться у сотрудников с одной и той же должностью (в таких случаях лучше присваивать должностям категории). Эти суммы не должны быть меньше МРОТ.

Заполнение унифицированной формы штатного расписания допускается как в печатной форме, так и от руки. Срок хранения штатного расписания устанавливается руководством предприятия, но не может быть менее трех лет. Документ обычно делают в трех оригиналах: один хранится в канцелярии (у секретаря), второй в отделе кадров, а третий – в бухгалтерии.

Подсистема «Учет Кадров» ERP-Адвантум — Адвантум – разработка и внедрение уникальных информационных систем

Система «Учет Кадров» предназначена для ввода, хранения и обработки сведений о сотрудниках предприятия, а также сведений о должностях, предусмотренных штатным расписанием. Система «Учет Кадров» состоит из следующих компонентов:

Автоматизированное рабочее место инженера отдела труда и занятости

Инженер отдела труда составляет Штатное расписание предприятия (Рисунок 1 ) с разбивкой по подразделениям. Штатное расписание составляется из позиций, каждая позиция описывается характеристиками: вид ставки, система оплаты труда, вид специального стажа, размер оклада/тарифа, график работы, количество дней отпуска и рядом других характеристик.

Для удобства работы, в системе предусмотрено ведение необходимых справочников: структура предприятия, классификатор профессий и должностей (ОКПДТР), категорий работников и ряд других (Рисунок 2 ).

Система, на основании текущего штатного расписания, позволяет автоматически формировать новое штатное расписание, при этом в новое штатное расписание включаются только открытые штатные позиции. По каждой позиции штатного расписания сохраняется история изменений.

Формируемая печатная форма штатного расписания имеет вид унифицированной формы № Т-3 (Рисунок 3 ) как в целом по предприятию, так и для каждого отдельно взятого подразделения.

Для штатного расписания формируется общее количество штатных позиций, а для каждой штатной позиции автоматически формируется количество занятых позиций.

Рисунок 1

Рисунок 2

Рисунок 2

Автоматизированное рабочее место инспектора по кадрам

Автоматизированное рабочее место инспектора по кадрам позволяет регистрировать прием новых сотрудников на работу, перемещения работников внутри предприятия, увольнения работников.

Прием на работу и перевод сотрудников производится в рамках штатного расписания предприятия. Вся информация поступает в систему на основании кадровых документов: трудовой договор (Рисунок 4 ), приказ о приеме на работу (Рисунок 5 ), приказ о переводе на другую работу (Рисунок 6 ), приказ о предоставлении отпуска (Рисунок 7 ), приказ об увольнении (Рисунок 8 ).

Для каждого сотрудника формируется Трудовой договор, а приказы могут быть сформированы как для каждого сотрудника, так и для группы сотрудников.

Формируемые в системе печатные формы кадровых документов имеют унифицированный вид: приказ о приеме – формы Т-1, Т-1а; приказ о переводе – формы Т-5, Т-5а; приказ об увольнении – формы Т-8, Т-8а; приказ о предоставлении отпуска – формы Т-6, Т-6а.

После регистрации в системе трудового договора и приказа о приеме на работу, автоматически формируется Личная карточка сотрудника (Рисунок 9 ) с заполнением необходимых атрибутов: личные сведения, данные паспорта, адрес регистрации, подразделение, должность, номер и дата приказа о приеме на работу.

Рисунок 4

Рисунок 5

Рисунок 6

Рисунок 7

Рисунок 8

Рисунок 9

Разделы личной карточки со сведениями об отпуске, перемещениях и увольнении заполняются в системе автоматически, на основании соответствующих приказов.

Сведения о стаже (Рисунок 10 ) рассчитываются автоматически на момент открытия Личной карточки. Стаж складывается из двух составляющих: стаж до начала работы на предприятии (сведения вносятся вручную) и стаж на данном предприятии (рассчитывается системой автоматически от даты приема на работу). В остальные незаполненные разделы личной карточки сведения вносятся вручную.

Система позволяет вносить в Личную карточку сотрудника сведения об образовании и знании иностранных языков, сведения о семейном положении, сведения о детях и других родственниках, сведения о социальных документах (номер свидетельства о пенсионном страховании, ИНН, номер карточки медицинского страхования). Также сведения о сроках и виде пенсии, о льготах и инвалидности, о поощрениях и наградах, о больничных листах сотрудника, о нарушениях трудовой дисциплины, о профессиональной подготовке.

По основным разделам Личной карточки сохраняется история всех изменений.

Формируемая печатная форма Личной карточки сотрудника имеет вид унифицированной формы № Т 2 (Рисунок 11 ).

Заполнение личной карточки ведется по разделам. В разделе «Прием и переводы» отображается запись о приеме на работу. После регистрации в системе приказа о переводе сотрудника на другую работу, в данном разделе автоматически формируется запись о переводе, включая информацию о новом подразделении и новой должности (позиции штатного расписания) (Рисунок 11 ).

В разделе Личной карточки «Стаж» отображается информация из двух составляющих: величина стажа до начала работы на данном предприятии и стаж на данном предприятии. Первая составляющая вводится вручную на основании записей в трудовой книжке сотрудника, а вторая составляющая определяется автоматически. В случае если сотрудник имеет специальный (льготный) стаж, то система автоматически с момента перехода на данную позицию рассчитывает размер специального стажа на данном предприятии. Все виды стажа в системе рассчитываются на момент открытия Личной карточки сотрудника. Размер стажа определяется с точностью до дня (Рисунок 10 ).

Рисунок 10

Рисунок 11

Рисунок 12

В разделе «Отпуск и рабочие периоды» всем работникам автоматически формируются рабочие периоды, продолжительность которых зависит от видов отпусков сотрудника. Первый рабочий период начинается от даты приема на работу. Обычно рабочий период имеет продолжительность один календарный год. Рабочие периоды определяются последовательно, дата начала периода всегда является следующей после даты окончания предыдущего периода.

Рабочий период считается закрытым, если за это время работник отгулял полностью дни очередного ежегодного отпуска (сразу или частями). Если работник оформлял отпуска, которые влияют на продолжительность рабочего периода, то система автоматически сдвигает дату окончания текущего периода на количество дней такого отпуска. Система отображает все отпуска работника в разрезе рабочих периодов (Рисунок 13 ).

Рисунок 13

После регистрации в системе приказа об увольнении, в разделе «Увольнение» появляется соответствующая запись. Все уволенные сотрудники отображаются в системе в списке уволенных сотрудников. При увольнении в системе устанавливается дата окончания работы по текущей должности, а стаж определяется до даты увольнения.

Автоматизированное рабочее место инженера по подготовке кадров

Система позволяет инженеру по подготовке кадров регистрировать и отслеживать все виды обучения сотрудников: аттестацию, повышение квалификации, профессиональную подготовку и переподготовку.

Отдельным списком в системе ведется Архив личных карточек уволенных сотрудников.

Система «Учет кадров» позволяет формировать журналы с записями о приемах, переводах, отпусках и увольнениях (Рисунок 14 ), а также различные агрегированные отчеты о движении рабочей силы, о социально-демографической структуре персонала, о численности работающих, учету нарушений трудовой дисциплины (еженедельный и ежемесячный) (Рисунок 15 ).

Формируется отчет по выполнению графика очередных отпусков, а также ряд сравнительных отчетов: в сравнении с данными прошлого года, прошлого месяца (Рисунок 16 ).

Рисунок 14

Рисунок 15

Рисунок 16

Система обеспечивает возможность вывода на печать всех отчетов системы: по предприятию в целом, по подразделениям, за указанный период.

С помощью модуля Генератор отчетов, пользователи имеют возможность получать необходимую информацию в различных разрезах и самостоятельно выбирать записи для отражения в отчетах (Рисунок 17 ).

Рисунок 17

Система построена по модульному принципу, снабжена системой разграничения прав доступа к информации и обладает удобным интерфейсом. Для пользователей организован наглядный просмотр данных с возможностью применения фильтров и сортировок.

Необходимые первоначальные данные загружаются в систему из других программ путем импорта файлов определенной структуры. Таким же образом экспортируются необходимые для использования другими программами данные (например, расчет заработной платы, передача сведений в Пенсионный фонд и др.).

Организация архивного хранения документов кадровой службы в Москве и области.

Узнайте за 2 минуты, как сэкономить на работе с документами в 2 раза:

Архивное хранение документов и дел в Москве и Санкт-Петербурге. Услуги хранения документов.

1:59

Этот ролик посмотрели 54 300 раз!

Для всех предприятий ведение кадровой документации является обязательным, за исключением, согласно статье 309 Трудового кодекса РФ, ряда локальных нормативных актов для микропредприятий. Генерируемая масса документов является результатом процесса взаимоотношений между работником и работодателем, а также организациями и государственными органами. Поэтому по истечении срока действия большинство материалов необходимо передать на архивное хранение кадровых документов в соответствии с четко оговоренным законодательством регламентом.

    Оглавление

  1. Кадровые документы, подлежащие хранению и передаче в архив
  2. Как правильно хранить кадровые документы?
  3. Как долго хранить кадровые документы?
  4. Аутсорсинг. Архивное хранение кадровых документов

Кадровые документы, подлежащие хранению и передаче в архив

Перечень кадровых документов, которые подлежат хранению, оговаривается законами (в частности, Закон об архивном деле от 22 октября 2004 г.), а также рекомендациями Росархива по экспертизе ценности и отбору документации по штатному составу (от 23 декабря 2014 г.).

В частности, материалы для учета работников организации (копии предоставленных документов, их оригиналы, личные дела и т. п.), а также документация, регламентирующая трудовые отношения между работником и организацией (приказы, нормативные акты, трудовые соглашения и т. п.).

Стоит также учесть, что часть документации может иметь факультативный характер, то есть разрабатывается и используется работодателем по своему усмотрению. Чаще всего такие документы не подлежат передаче в архивы. Хранение кадровых документов такого формата законом не предусмотрено. А потому они уничтожаются после завершения установленного срока.

Как правильно хранить кадровые документы?

Документация по кадрам чаще всего содержит персональную информацию о работниках и подлежит сохранению на длительный срок (до 75 лет), что требует тщательного подхода к обеспечению соответствующих условий.

Все материалы должны быть подшиты в дела согласно требованиям Росархива об организации архивного хранения документов кадровой службы и сохраняться в специальных помещениях при обеспечении температуры, оптимальной для сохранения бумажных материалов в течение длительного времени. Архивное помещение должно быть защищенным, пожаробезопасным и иметь достаточное количество мест. На малых предприятиях, не имеющих такого помещения, в качестве места хранения используется сейф или запирающиеся шкафы.

Для этого руководителям предприятий необходимо разработать положения о создании архива материалов по кадрам и обеспечении их сохранности, а также назначить ответственных должностных лиц. В основном это работники отдела кадров. Если на предприятии такой должности не предусмотрено, то ответственность возлагается на его руководство.

Заметим, что несоблюдение требуемых условий является административным нарушением и карается денежным штрафом, оговоренным статьей 13.20 Кодекса об административных нарушениях.

Также предприятия в случае их ликвидации или реорганизации должны передать документацию в госархив.

Проектирование базы данных для системы найма

Хотите узнать, как разработать систему баз данных и сопоставить бизнес-процесс с моделью данных? Тогда этот пост для вас.

В этой статье вы увидите, как разработать простую схему базы данных для кадровой компании. Прочитав это руководство, вы сможете понять, как схемы базы данных разрабатываются для реальных приложений.

Бизнес-процесс системы найма

Перед проектированием любой базы данных или модели данных необходимо понять базовый бизнес-процесс для этой системы.Схема базы данных, которую мы создадим, предназначена для воображаемой кадровой компании или команды. Давайте сначала посмотрим, как нанимать новых сотрудников:

  1. Компании связываются с кадровыми агентствами для найма от их имени. В некоторых случаях компании нанимают сотрудников напрямую.
  2. Человек, ответственный за набор, начинает процесс набора. Этот процесс может состоять из нескольких этапов, таких как первоначальный отбор, письменный тест, первое собеседование, последующее собеседование, фактическое решение о приеме на работу и т. Д.
  3. После того, как рекрутеры согласовали конкретный процесс — а это может измениться в зависимости от клиента, компании или рассматриваемой вакансии — вакансия публикуется на различных платформах.
  4. Соискатели начинают подавать заявки на работу.
  5. Кандидаты попадают в короткий список и приглашаются на тест или первоначальное собеседование.
  6. Претенденты явятся на тест / собеседование.
  7. Тесты оцениваются рекрутерами. В некоторых случаях тесты направляются специалистам для оценки.
  8. Собеседования соискателей оцениваются одним или несколькими рекрутерами.
  9. Кандидаты оцениваются на основе тестов и собеседований.
  10. Принято решение о приеме на работу.

Схема базы данных системы найма

С учетом вышеупомянутого процесса наша схема базы данных разделена на пять предметных областей:

  • Процесс
  • Вакансии
  • Заявка, заявитель и документы
  • Тесты и интервью
  • Рекрутеры и оценка приложений

Мы подробно рассмотрим каждую из этих областей в порядке их перечисления.Ниже вы можете увидеть всю модель данных.


Процесс

Категория процесса содержит информацию, относящуюся к процессам набора. Он содержит три таблицы: process , step и process_step . Мы посмотрим на каждого.

В таблице процесса хранится информация о каждом процессе набора. Каждый процесс будет иметь специальный идентификатор, код и описание этого процесса.У нас также будет recruiter_id человека, который инициирует процесс.

Таблица step содержит информацию о шагах, которые выполнялись на протяжении всего процесса набора. Каждый шаг имеет id и code name. Столбец имени может иметь такие значения, как «первоначальный отбор», «письменный тест», «интервью с персоналом» и т. Д.

Поскольку один процесс может иметь несколько шагов, а один шаг может быть частью многих процессов, нам нужна таблица поиска.Таблица process_step содержит информацию о каждом шаге (в step_id ) и процессе, которому он принадлежит (в process_id ). У нас также есть статус, который сообщает нам статус этого шага в этом процессе; это может быть NULL, если шаг еще не запущен. Наконец, у нас есть приоритет , который сообщает нам, в каком порядке выполнять шаги. Шаги с наивысшим значением приоритета будут выполнены первыми.

Вакансий

Далее у нас есть предметная область Jobs , в которой хранится вся информация, относящаяся к вакансиям, на которые мы набираем.Схема для этой категории выглядит так:

Давайте подробно объясним каждую из таблиц.

Таблица job_category широко описывает тип задания. Мы могли ожидать увидеть такие категории должностей, как «ИТ», «менеджмент», «финансы», «образование» и т. Д.

Таблица job_position содержит фактическое название должности. Поскольку одно название может рекламироваться для нескольких вакансий (например,«ИТ-менеджер», «Менеджер по продажам») мы создали отдельную таблицу для вакансий. Мы могли ожидать увидеть такие значения, как «руководитель ИТ-группы», «вице-президент» и «менеджер» в этой таблице.

Таблица job_platform относится к носителю, используемому для объявления вакансии. Например, вакансию можно разместить в Facebook, на онлайн-форуме по трудоустройству или в местной газете. Ссылку на объявление о вакансии можно добавить в поле description .

В таблице organization хранится информация обо всех компаниях, которые когда-либо использовали эту базу данных в процессе приема на работу.Очевидно, что эта таблица важна, когда набор персонала выполняется для другой компании.

Последняя таблица в этой предметной области, задание , содержит фактическое описание должности. Большинство атрибутов говорят сами за себя. Следует отметить, что в этой таблице есть много внешних ключей, а это означает, что ее можно использовать для поиска категории, должности, платформы, организации по найму и процесса найма, связанного с этой вакансией.

Заявление, заявитель и документы

Третья часть схемы состоит из таблиц, в которых хранится информация о соискателях, их заявлениях и любых документах, прилагаемых к заявлениям.

Первая таблица, заявитель , хранит личную информацию заявителя, такую ​​как их имя, фамилия, адрес электронной почты, номер телефона и т. Д. Поле сводки может использоваться для хранения краткого профиля заявителя (т. Е. Абзаца ).

Следующая таблица содержит информацию для каждого приложения , включая дату. Таблица также содержит столбцы опыт и образование .Эти столбцы могут быть частью таблицы заявителя , но кандидат может захотеть или не захотеть отображать определенную образовательную квалификацию или опыт работы в каждом поданном заявлении. Следовательно, эти столбцы являются частью таблицы приложения . В столбце other_info хранится любая другая информация, относящаяся к приложению. В таблице приложения jobs_id и Applic_id являются внешними ключами из таблиц вакансий и кандидатов, соответственно.

Поскольку для каждого задания может быть несколько приложений, но каждое приложение предназначено только для одного задания, между таблицами заданий и приложений будет связь «один ко многим». Точно так же один кандидат может подать несколько заявок (т.е. на разные вакансии), но каждая заявка поступает только от одного участника; для решения этой проблемы мы реализовали еще одну связь «один ко многим» между таблицами кандидатов и приложений .

Таблица документа управляет подтверждающими документами, которые кандидаты могут приложить к своей заявке. Это могут быть резюме, резюме, рекомендательные письма, сопроводительные письма и т. Д. Обратите внимание, что в этой таблице есть двоичный столбец с именем документ, в котором файл будет храниться в двоичном формате. Ссылка на документ может храниться в поле url ; в столбце name хранится название документа, а last_update означает самую последнюю версию, загруженную заявителем.Обратите внимание, что и документ , и url допускают значение NULL; ни один из них не является обязательным, и кандидат может выбрать один или оба метода для добавления информации в свою заявку.

Не к каждому заявлению будет прикреплен документ. Один документ может быть прикреплен к нескольким приложениям, а одно приложение может иметь несколько подтверждающих документов. Это означает, что существует связь «многие ко многим» между таблицами приложения и документа .Для управления этой взаимосвязью была создана таблица поиска application_document .

Тесты и интервью

Теперь перейдем к таблицам, в которых хранится информация о тестах и ​​собеседованиях, связанных с процессом набора.

В таблице test хранятся сведения о тесте, включая его уникальный идентификатор id , код имя, продолжительность в минутах и ​​максимальный балл , возможный для этого теста.

Одно приложение может быть связано с несколькими тестами, а один тест может быть связан с несколькими приложениями. И снова у нас есть таблица поиска для реализации этого отношения: application_test . Столбцы start_time и end_time допускают значение NULL, поскольку тест может не иметь какой-либо определенной продолжительности, времени начала или времени окончания.

Тест может оцениваться несколькими рекрутерами, и один рекрутер может оценивать несколько тестов. Таблица ответов - это таблица, которая делает это возможным.В столбце total_grades указывается, насколько хорошо кандидат справился с тестом, а в столбце «Пройдено» просто указано, сдал ли этот человек экзамен или нет. Особенности каждого отдельного теста записаны в столбце answer_details . Обратите внимание, что эти три столбца допускают значение NULL; тест приложения может быть назначен рекрутеру, который еще не оценил его. Кроме того, рекрутеру может быть назначен тест еще до его сдачи.

Таблица интервью хранит основную информацию ( start_time , end_time , уникальный id и соответствующий application_id ) для каждого интервью.Одно интервью может быть связано только с одним приложением. С другой стороны, в одном приложении можно пройти несколько собеседований. Следовательно, между приложением и таблицей интервью существует связь «один ко многим».

Одно интервью могут проводить несколько рецензентов, а один рецензент может провести несколько собеседований. Это еще одно отношение "многие ко многим", поэтому мы создали таблицу поиска интервью_note . В нем хранится информация об интервью (в интервью_id ), рекрутере (в recruiter_id ) и заметки рекрутера об интервью.Рекрутеры могут также указать, прошел ли кандидат собеседование в столбце «Проход», который не может быть пустым.

Оценка и статус заявления рекрутеров

Последняя часть нашей модели набора хранит информацию о рекрутерах, статусах заявок и оценках заявок.

В таблице рекрутеров хранятся first_name , last_name и уникальный номер id каждого рекрутера.

Таблица application_evaluation содержит информацию об оценках приложений. Помимо application_id и recruiter_id , он содержит отзывы рекрутера (в примечаниях ) и окончательное решение о найме, если таковое имеется, в нанял . Одно приложение может оцениваться несколькими рекрутерами, а один рекрутер может оценивать несколько приложений, поэтому и таблица рекрутера и таблица application имеют отношение «один ко многим» с таблицей application_evaluation .

Заявка может пройти несколько этапов в процессе приема на работу, например «Не отправлено», «на рассмотрении», «ожидает решения», «решение принято» и т. Д. Приложение будет иметь статус «not_submitted», когда пользователь запустил приложение, но не отправил его на рассмотрение рекрутерам. После подачи заявки статус меняется на «На рассмотрении» и так далее. Таблица application_status используется для хранения такой информации.

Таблица application_status_change используется для ведения записи изменений статуса для всех представленных приложений.В столбце date_changed хранится дата изменения статуса. Эта таблица может быть полезна, если вы хотите проанализировать время обработки для каждого этапа различных приложений. Кроме того, статус любого конкретного столбца можно получить с помощью столбца application_id из таблицы application_status_change .

Простой пример использования набора персонала

Давайте посмотрим, как наша база данных может помочь процессу набора.

Предположим, компания поручила вам нанять ИТ-менеджера с опытом программирования.Наша база данных может помочь нам нанять такого человека, выполнив следующие шаги:

  1. Первый шаг - начать новый процесс приема на работу. Для этого данные вводятся в таблицы шагов и шагов . Рекрутер может добавить столько шагов, сколько ему нужно.
  2. Во время выполнения вышеуказанной задачи рекрутер может создать новую вакансию и ввести данные в таблицы job , job_category , job_position и organization .Наконец, объявление о вакансии будет размещено на одной из платформ, хранящихся в таблице job_platform .
  3. Затем соискатели создадут профиль, отправив свои данные в таблицу заявителя . Затем они запустят новое приложение, введя дополнительные данные в таблицу приложения .
  4. Претенденты также могут приложить документы к своим заявкам. Эти данные будут храниться в таблицах document и application_document .
  5. Если пользователь хочет подать заявку на несколько заданий, он повторит шаги 3 и 4.
  6. После подачи заявки статус заявки будет установлен на «отправлено» (или другое название статуса, выбранное рекрутером).
  7. Рекрутер оценит приложение и внесет свой отзыв в таблицу application_evaluation . На этом этапе столбец наемных сотрудников не будет содержать никакой информации.
  8. Как только будет получено достаточное количество заявок, рекрутер выполнит следующий шаг, показанный в таблице process_step .
  9. Если следующим шагом будет проведение какого-либо теста, рекрутер создаст тест, добавив данные в таблицу test .
  10. Тесты, созданные на шаге 9, будут назначены конкретному приложению. Информация, которая назначает каждый тест каждому приложению, будет храниться в таблице application_test . Обратите внимание, что на каждом этапе статус заявки будет постоянно меняться. Это будет записано в таблице application_status_change .
  11. После того, как кандидат завершит тест, оценки по каждому приложению будут отмечены рекрутером и внесены в таблицу ответов .
  12. После выполнения теста будет выполнен следующий шаг из таблицы process_step . Допустим, следующий шаг - собеседование.
  13. Данные интервью будут введены в таблицу интервью . Рекрутер внесет свои комментарии и скажет, прошел ли человек собеседование или нет.Это будет сохранено в таблице interval_note .
  14. Если таблица процесса содержит дальнейшие шаги интервью и тестирования, они будут выполняться до тех пор, пока не будет достигнут последний шаг.
  15. Последний шаг в таблице process_step обычно является решением о найме. Если кандидат проходит тесты и собеседования, и компания решает нанять его, данные вводятся в столбец найма таблицы application_evaluation , и человек принимается на работу.

Что вы думаете о нашей модели данных системы найма?

В этой статье мы увидели, как создать очень простую схему базы данных для системы найма. Мы разделили схему на четыре категории, а затем подробно объяснили каждую из них. Наконец, мы запустили пример использования, чтобы показать, что наша схема действительно может помочь нанять сотрудника.

Количество работ по проектированию баз данных стремительно растет. Хотите добавить к своей базе данных навыки? Независимо от того, являетесь ли вы новичком, желающим изучить основы SQL, или опытным профессионалом, желающим заняться проектированием баз данных, попробуйте LearnSQL.com для самостоятельного обучения.

Все, что вам нужно знать о базах данных кадров

Введение в базы данных HR

Все ли ваши данные хранятся в одной базе данных или у вас есть несколько программ, в которых хранятся данные? Вы перечислили все требования, которые вам требуются от системы, или перечислили пробелы в вашей текущей системе, которые необходимо исправить? Выполнение этого регулярного упражнения гарантирует, что система соответствует своему назначению. Если это не так, возможно, лучше будет начать поиск нового поставщика программного обеспечения для управления персоналом.

Принятие решений может быть более сложным, чем кажется на первый взгляд, потому что при таком большом количестве систем, доступных на рынке, возникает дополнительное давление, заставляющее делать правильный выбор для долгосрочных инвестиций. Чтобы протянуть руку помощи, в следующем руководстве рассказывается обо всем, что следует учитывать при выборе базы данных HR, которая действительно может работать для организации.

Что такое база данных кадров?

Базы данных

HR используются специалистами по персоналу (или лицом, ответственным за HR в небольших компаниях) для хранения личной информации, относящейся к их сотрудникам.База данных HR часто включает множество областей, поскольку существует множество задач, с которыми они могут помочь, например, запись деталей обучения или управление набором персонала.

Хранимые данные могут включать в себя все: от сведений о сотрудниках до информации о менеджерах, выходных и прогулов, ротации или стандартных рабочих часов, учета рабочего времени и выходных, расписаний и расходов, а также любую другую информацию, которая может помочь HR в управлении персоналом.

Защищенные базы данных - лучший вариант, потому что в этом случае сотрудники будут иметь доступ только к тем данным, которые подходят для их должности.С таким количеством юридических соображений, о которых нужно думать при обработке данных, наличие системы, в которой есть все соответствующие меры безопасности, исключает ее из ужасного списка дел. Основные модули Simply Personnel - Менеджер по персоналу, Менеджер по обучению и Менеджер по подбору персонала - предназначены для доступа сотрудников отдела кадров или управленческого персонала, в то время как Самообслуживание сотрудников - это модуль, предназначенный для того, чтобы позволить сотрудникам вносить свой вклад в собственное управление персоналом, снижая нагрузку на HR. команда.

Командам по работе с персоналом также помогают функции отчетности, доступные в базах данных по персоналу.Создание отчетов для себя или высшего руководства чрезвычайно важно, особенно потому, что потребности в кадрах могут измениться, а также данные о сотрудниках, меняющиеся из-за новых начинающих / уволенных / продвижений / ежегодных обзоров заработной платы и т. Д. Нужны ли еженедельные, ежемесячные или годовые отчеты; в идеале можно использовать одну систему для создания всего этого и легко экспортировать их для представления линейным руководителям, высшему руководству или тем, кому требуется наглядность.

Почему?

Кому нужна база данных по кадрам? Большинству предприятий необходимо хранить данные о кадрах и составлять по ним отчеты.Простота программного обеспечения делает многие системы управления персоналом простыми в использовании. Зачем бизнесу нужны данные? Компаниям нужны данные для записи. Наличие данных о сотрудниках идеально подходит для отслеживания случаев болезни / отсутствия / жалоб / дисциплинарных дел и т. Д. Кому может понадобиться программное обеспечение для управления / обработки своей базы данных? Компании любого размера могут захотеть записать свои данные и предоставить их для отчетности.

Какую информацию можно определить по данным? Важно иметь систему предупреждения, которая помечает красным / желтым / зеленым цветом, на что следует обратить внимание сотруднику.Например, если сотрудник сообщает о болезни несколько отдельных дней в году, это может быть отмечено и исследовано. Данные полезны для компании, поскольку они могут гарантировать, что персонал получает правильную оплату (или правильно управляется в случае дисциплинарных вопросов или жалоб). Зачем использовать программное обеспечение для управления данными? Гораздо проще использовать программное обеспечение, чем иметь бумажные копии данных, потому что поиск нужной информации происходит намного быстрее, и данные с меньшей вероятностью будут потеряны или уничтожены.

Базы данных сотрудников

Какая информация о сотрудниках хранится в базах данных сотрудников? Праздники, личные данные сотрудников, такие как адрес, дата рождения, должность, продолжительность службы, заработная плата, данные о приеме на работу, имеющаяся квалификация, табели учета рабочего времени, ротации и пройденные курсы обучения и т. Д. Являются конкретными примерами данных, хранящихся о сотрудниках.

Сотрудник может сам регистрировать определенные данные, например, какую работу он выполнял каждый день или часы прибытия / завершения. Руководители групп также могут иметь доступ к информации, относящейся к подчиняющимся им сотрудникам, но другие конфиденциальные данные, такие как зарплата, по-прежнему могут оставаться конфиденциальными. Тогда может быть один или несколько членов команды HR, у которых есть представление системы типа Большого Брата с доступом ко всем данным для создания отчетов или внесения любых необходимых изменений на верхнем уровне.

В Simply Personnel каждый модуль хранит разные данные о сотрудниках в соответствии с тем, какие функции предоставляет модуль. Например, в модуле «Менеджер по обучению» хранятся потребности в обучении, сведения о посещенных курсах обучения и НПР; в то время как табели учета рабочего времени и расходы будут хранить записи о работе, выполненной сотрудником, и о затратах на его работу вне офиса. Поэтому стоит поговорить с нашими консультантами по продажам о требованиях к хранению данных ваших сотрудников, чтобы они могли убедиться, что у вас есть соответствующие модули для ваших нужд.

Клиентские базы

Другая сторона баз данных охватывает данные, относящиеся к клиентам. Записи о клиентах могут быть коммерческими или потребительскими данными. В клиентских базах данных записываются такие поля, как название компании и адрес, данные транзакции, купленные продукты, сумма продаж, время совершения покупки и предыдущие покупки. Simply Personnel - это чисто база данных сотрудников и не включает эти типы полей.

Управление базой данных

Что произойдет, если важные данные потеряны? Какие чрезвычайные меры приняты и каков план действий, если это произошло? С операционной точки зрения, если данные были удалены, можно получить план восстановления из предыдущей резервной копии.Сообщено ли высшему руководству и каковы его обязанности в случае потери данных о бизнесе или потребителях? У кого есть доступ к этим данным? Назначенные сотрудники должны иметь доступ к базе данных HR. Старшему руководству, персоналу и руководителям отделов также может потребоваться доступ.

Собираются ли данные с веб-сайта и помещаются ли они в базу данных? Где хранятся данные? Сбор и хранение данных варьируются от одной HR-системы к другой, но в наши дни большинство из них основано на облаке. Благодаря возможности частного облака Simply Personnel данные надежно хранятся на нашем сервере; поэтому мы полностью контролируем обновления и поддержку.

Как часто выполняется резервное копирование данных? Кто и когда выполняет резервное копирование данных? Когда запускаются обновления базы данных и какие проверки проводятся, чтобы убедиться, что обновление системы выполняется без сбоев?

Наша команда экспертов будет регулярно выполнять резервное копирование ваших данных, поэтому вам не о чем беспокоиться. Мы также контролируем обновления, поэтому следите за тем, чтобы данные не были потеряны в процессе. Наши специалисты имеют более чем 10-летний опыт обновления Simply Personnel, поэтому они знают, что может пойти не так и как это предотвратить.

Этичное хранение данных

Поскольку HR-записи очень редко становятся анонимными, существует большая потребность в их безопасном хранении и предоставлении доступа только соответствующим людям. Юридические обязательства также имеют жизненно важное значение, такие как соблюдение Закона о защите данных 1998 г., Закона о свободе информации 2000 г. (если вы являетесь государственным органом) и, в очень ограниченных случаях, Закона 2007 г. о статистических и регистрационных услугах, которые регулируют использование определенные типы данных.

Вопросы, над которыми вам нужно подумать, включают: были ли сотрудники проинформированы о том, как и для каких целей будут храниться их данные? Где это уместно, дали ли они согласие на использование их данных определенным образом? Можно ли повторно использовать или заархивировать данные - или потребуются дополнительные разрешения? Как будут проверяться и обновляться данные?

Безопасность

Насколько безопасны ваши данные? Где хранятся данные?

Для клиентов, выбирающих частное облако, данные хранятся на нашем сервере, и мы обеспечиваем ему очень строгую безопасность.Мы также выводим безопасность на новый уровень, позволяя системному администратору отдела кадров (главному пользователю) назначать права доступа другим пользователям в зависимости от того, для чего им нужно использовать систему. Например, если у вас есть модуль «Менеджер по обучению» и один член вашей команды несет полную ответственность за отчетность по обучению, администратор может предоставить им доступ только для чтения или неограниченный доступ к этой части программного обеспечения, при этом они не смогут видеть что-либо еще. . Кроме того, если в вашей компании есть три модуля, но вы хотите назначить по одному модулю на каждого сотрудника, главный администратор программного обеспечения также может это контролировать.

Удобство использования

Основные функции системы программного обеспечения HR должны охватывать управление записями сотрудников, отслеживание отпусков, регистрацию и сокращение отсутствия на работе, наличие встроенного инструмента отчетности, диаграммы жилищной организации, ведение дневника учебного курса, ведение журнала учебных курсов, запись процессов найма, управление планами смен / посещаемости, ведение расписаний и расходов, а также распределение смен. С современным, понятным дизайном; система должна быть простой в использовании.

Simply Personnel состоит из восьми модулей, каждый из которых посвящен ключевой области управления персоналом, чтобы вам было легче найти нужную функциональность. Например, если вы хотите просмотреть журнал работы сотрудника, вам следует сразу перейти к модулю Расписания и расходов. Если вы хотите просмотреть часы, в которые работает сотрудник, вы можете использовать модуль «Ротации и реестр» (для сменных рабочих) или «Менеджер по персоналу» (для сотрудников с обычным рабочим временем).

Отчетность и сводки

Импорт данных в систему управления персоналом - это только начало, потому что затем с ними нужно работать, чтобы управлять персоналом.Эффективная система управления персоналом не требует экспорта данных для создания необходимой отчетности. Модульное программное обеспечение может поставляться с модулем, специально разработанным для создания отчетов, или он может быть интегрирован в систему в целом.

Simply Personnel - это модульное программное решение, в которое встроен модуль углубленной отчетности и который бесплатно предоставляется вместе с базой данных сотрудников (модуль «Менеджер персонала»). Однако для просмотра всех отчетов не требуется углубленное создание отчетов.Графики быстрого обзора, показывающие отсутствие сотрудников и праздники, доступны изнутри записи сотрудника со всей его другой личной информацией.

Однако в тех случаях, когда вам нужно сесть и составить более полный отчет, чтобы показать руководство, инструмент углубленной отчетности чрезвычайно полезен, поскольку вы можете быстро получить представление о многих областях, таких как прогулы, аттестации, оплата, дисциплинарные меры / жалобы, выданные компанией автомобили, рабочие дни / часы / минуты и даже паспорт / разрешение на работу / виза для деловых путешественников / сотрудников из-за границы - не только для одного сотрудника, но и для всех.

Миграция

При переходе от стандартной электронной таблицы или базы данных к программной системе управления персоналом необходимо учитывать, как будут передаваться существующие записи о сотрудниках. Ввод данных вручную может быть немыслим для крупных организаций, которым нужно импортировать тысячи записей. Небольшие организации могут захотеть выполнить перенос вручную, но все же есть вероятность человеческой ошибки - особенно до того, как система станет известна.

Предлагает ли выбранный вами поставщик программного обеспечения для управления персоналом возможность автоматической передачи данных или выполняет эту работу за вас? В Simply Personnel мы можем осуществить бесплатную передачу данных для всех наших клиентов, когда они регистрируются; избавляя их от хлопот и давая им больше времени на ознакомление с функциями системы.

Размер хранилища

Важно знать, какой объем хранилища может потребоваться и сколько места доступно. Благодаря этому снижается вероятность того, что программная система управления персоналом исчерпает пространство на сервере или не будет хорошо оборудована для обслуживания такого количества сотрудников. Многие системы имеют большую емкость базы данных, но перед покупкой всегда стоит проверять размер любой системы.

Возможности HR-программного обеспечения Simply Personnel в основном настолько велики или малы, насколько это необходимо - подумайте о нем как о Slinky - компактном или объемном, в зависимости от того, что от него требуется.Хотя программное обеспечение может обслуживать неограниченное количество сотрудников; наш наименьший диапазон сотрудников - до 25 человек, поэтому вам не нужно платить за дорогостоящую систему большой емкости. При этом обновления доступны в любое время. Во время обновления мы отправляем новый лицензионный ключ для ввода в программное обеспечение, что автоматически дает дополнительное пространство для хранения без необходимости переустанавливать или повторно вводить существующие записи.

История

Дни записи всего в журналы или сохранения файлов клиентов в картотеке - это память для большинства организаций.Большинство предприятий используют базу данных для хранения сложных данных. Простые электронные таблицы или базовые базы данных превратились в программные системы для подробной отчетности. Они бывают различных форм, таких как облачные системы, и могут быть созданы сложные отчеты, что упрощает поиск и создание отчетов по информации, хранящейся в этих программах. Прошли те времена, когда для компьютера были огромные помещения, и наступила эпоха цифровых технологий, когда все стало быстрее и доступно одним нажатием кнопки.

Будущее

Какие разработки необходимы в будущем? В нашей области программного обеспечения для управления персоналом более сложные отчеты и полезные напоминания для занятых специалистов по персоналу сделают их жизнь проще.С постоянными сроками и цифрами для высшего руководства система, которая все больше фокусируется на помощи специалистам по персоналу в их повседневной работе, упростит задачу и станет системой, которая превосходит других по продажам. Получение от клиента дополнительной информации о том, как можно улучшить программу, станет отличной отправной точкой для будущего развития. Увеличение количества новых выпусков программного обеспечения, чтобы показать клиентам стремление к постоянному совершенствованию, станет нормой.

Обучение базам данных

Каждый раз, когда оценивается новая система баз данных, важно оценить, насколько легко ее использовать. Тот факт, что персонал необходимо обучить работе с новой системой, и количество людей, которые будут нуждаться в этом обучении, будут учтены в стоимости системы и первоначального внедрения.

Является ли обучение частью начального пакета и нужно ли вам в этом году переподготовку? Если ваша система модульная, идет ли обучение с каждым добавляемым вами модулем или вы каждый раз платите за него дополнительно? Сколько стоит обучение? Вам нужно несколько дней обучения, чтобы изучить систему, или будет достаточно одного дня / половины дня? Какие руководства предоставляются вам для использования в учебном курсе, и нужны ли вам более подробные руководства для использования с системой в течение года? Есть ли руководство по самообучению и доступно ли оно по разумной цене? Кроме того, что такое горячая линия поддержки и доступна ли техническая поддержка 24/7?

При любом обучении всегда полезно получить список, проводятся ли регулярные курсы или отмечать, какое обучение доступно у любого поставщика программного обеспечения для управления персоналом.Поскольку каждая организация уникальна, очень часто обучение проводится специально для понимания того, как можно использовать систему для выполнения функций, которые требуются каждой компании. Есть ли дополнительное обучение после обновления системы или за это нужно платить?

Здесь, в Simply Personnel, наши клиенты, как правило, больше всего извлекают выгоду из обучения на месте, потому что они общаются лицом к лицу с одним из наших опытных инструкторов и могут получить больший объем знаний, чем можно передать через онлайн-сессия.Если вы сообщите нам о своих потребностях в обучении, мы предоставим вам конкурентоспособное ценовое предложение. Однако в качестве более дешевой альтернативы мы также предлагаем обучение онлайн и по телефону - свяжитесь с нами, чтобы сделать запрос.

Заключение

Управление служащими прошло долгий путь с тех времен, когда все регистрировалось в журналах или в виде бумажных файлов; Сейчас существует множество различных программных решений для управления персоналом, которые позволяют автоматизировать сложные процессы управления персоналом и упростить сортировку данных.

База данных

HR предоставляет специалистам по персоналу любую информацию или отчеты, которые им требуются; поэтому важно убедиться, что они соответствуют назначению. Можно хранить огромное количество данных, но они должны быть видны персоналу только при наличии разрешения. Все компании должны брать на себя функции управления персоналом, независимо от того, есть ли у них специальная команда по работе с персоналом или нет, поэтому тот, кто несет ответственность за такие задачи, будет идеальным человеком для управления базой данных кадров. Такие базы данных обычно являются базами данных сотрудников, а не клиентскими, поскольку они не содержат информации о клиентах, а предназначены исключительно для управления персоналом.

Данные о сотрудниках должны храниться в соответствии с действующим государственным законодательством и должны быть защищены от кражи или несанкционированного доступа. Однако хранение данных таким образом, чтобы было легко управлять, также важно, потому что они, скорее всего, будут использоваться регулярно и при составлении самых разнообразных отчетов. Программное обеспечение Simply Personnel HR поставляется с расширенными инструментами отчетности, а также имеет быстрые обзорные диаграммы, позволяющие с первого взгляда показать отсутствие сотрудников и праздники.

Также облегчает жизнь услуга бесплатной передачи данных, которую мы предлагаем новым клиентам, которые ранее использовали электронные таблицы для управления данными своих сотрудников; наша команда импортирует эту таблицу в Simply Personnel от имени клиента.

Simply Personnel не является клиентской базой данных, потому что она используется для хранения информации о бизнес-транзакциях; скорее это база данных сотрудников, доступ к которой может получить любой персонал по разным причинам. Поскольку у такого количества людей есть потенциал доступа к системе, существует вероятность того, что данные могут быть потеряны, поэтому важно сохранить резервную копию, а также обеспечить достаточную подготовку сотрудников для использования системы с максимальным ее потенциалом.

Чтобы узнать больше или обсудить варианты базы данных HR, позвоните по номеру 0800 783 0322, вариант 1 или по электронной почте [email protected]

Что такое информационная система по персоналу (HRIS)? Полное руководство

Информационная система по персоналу (HRIS) - это наиболее часто используемое программное обеспечение в HR. В этом блоге мы дадим обзор того, что такое HRIS, его основные функции и все, что вам нужно знать, чтобы иметь базовое представление о HRIS.

Содержание
Что такое HRIS?
Преимущества HRIS
Функции HRIS
Отчетность и аналитика в HRIS
Поставщики HRIS
Специалист HRIS и аналитик HRIS
Сертификация HRIS
Внедрение HRIS в 6 этапов

Что такое HRIS?

HRIS - это информационная система по персоналу.HRIS - это система, которая используется для сбора и хранения данных о сотрудниках организации.

В большинстве случаев HRIS включает в себя основные функции, необходимые для непрерывного управления человеческими ресурсами (HRM). Это система найма, управления производительностью, обучения и развития и многого другого.

HRIS также известен как программное обеспечение HRIS. Это немного сбивает с толку, поскольку подразумевает, что в разных системах может работать разное программное обеспечение. Тем не менее, это не так.HRIS - это, по сути, программный пакет HR.

HRIS может работать либо на собственной технической инфраструктуре компании, либо, что более распространено в настоящее время, быть облачным. Это означает, что программное обеспечение HR работает за пределами компании, что значительно упрощает его обновление.

Впереди родственный (бесплатный) ресурс! Продолжить чтение ниже ↓

Библиотека ресурсов People Analytics

Загрузите наш список ключевых ресурсов HR Analytics (более 90), которые помогут вам улучшить свой опыт и инициативы.Ваш универсальный магазин для People Analytics!

Другие часто используемые названия: Система HRIS и HRMS или Система управления персоналом. Это разные слова для обозначения одного и того же. В совокупности эти системы также называются системами управления человеческим капиталом или HCM. В этой статье мы будем использовать термины HRIS и HRIS как синонимы.

В этой обучающей статье мы объясняем, что такое HRIS!

Преимущества HRIS

Использование HRIS имеет ряд очевидных преимуществ.Вот почему компании любого размера используют этот инструмент для поддержки своих сотрудников. Централизованно HRIS хранит информацию о сотрудниках. Таким образом, в одной системе можно легко получить доступ к широкому спектру данных о сотрудниках.

  • Учет. HRIS - это система учета, которая отслеживает изменения во всем, что касается сотрудников. HRIS можно рассматривать как единственный источник правды, когда речь идет о данных о персонале.
  • Соответствие. Некоторые данные собираются и хранятся в целях соблюдения требований.Это включает в себя материалы для идентификации сотрудников в случае краж, мошенничества или других неправомерных действий, первую контактную информацию в случае несчастных случаев, идентификационную информацию граждан для налоговой инспекции и даты истечения срока действия обязательной сертификации. Вся эта информация может храниться в HRIS. Важно, чтобы данные хранились безопасно и надежно в соответствии с правилами GDPR.
  • Эффективность. Хранение всей этой информации в одном месте не только повышает точность, но и экономит время.Некоторые компании по-прежнему хранят много данных о сотрудниках в виде бумажных документов. Поиск нужной папки и поиск нужного листа может занять много времени у персонала.
  • Кадровая стратегия. HRIS позволяет отслеживать данные, необходимые для продвижения кадровой и бизнес-стратегии. В зависимости от приоритетов организации, необходимо отслеживать разные данные. Вот где сияет HRIS.
  • Самообслуживание HR. Последним преимуществом является возможность предлагать сотрудникам и менеджерам возможности самообслуживания для управления персоналом.Это позволяет сотрудникам управлять своими делами. Если все сделано правильно, HRIS может предложить хороший опыт сотрудников. Имейте в виду, что не все системы HRIS предлагают это удобным для пользователя способом!

Работа с HRIS дает множество преимуществ для организации, отдела кадров и сотрудников. Использование HRIS становится интересным, когда у вас работает от 30 до 50 сотрудников.

В настоящее время управление этой базовой информацией в Excel становится обременительным, и необходимо стандартизировать простые процедуры, такие как утверждение отпусков сотрудников.

Использование HRIS особенно выгодно для крупных организаций, которые обычно используют более продвинутые системы HRIS для поддержки различных HR-функций. Малому бизнесу подойдет более простой HRIS.

Функции HRIS

Существуют различные виды систем и программного обеспечения HRIS. Поскольку HRIS включает в себя все функции HR, все отдельные функции являются частью системы. Эти функции включают:

Станьте специалистом по кадровой отчетности Программа сертификации
HR Metrics & Dashboarding Научитесь превращать HR-данные в визуально интуитивно понятные информационные панели
, которые влияют на принятие ключевых решений в вашей организации.

Загрузить программу

  • Система отслеживания кандидатов (ATS). Это программное обеспечение удовлетворяет все потребности компании в подборе персонала. Он отслеживает информацию о кандидатах и ​​резюме, позволяет рекрутерам подбирать вакансии подходящим кандидатам из пула приложений компании и помогает в управлении процессом найма.
  • Заработная плата. Payroll автоматизирует процесс оплаты труда сотрудников. В эту систему часто вводятся договорные данные и информация о новых сотрудниках - иногда в сочетании с данными о времени и посещаемости - и в конце месяца создаются платежные поручения.
  • Администрирование льгот. Еще одна функция HRIS - управление льготами. Льготы сотрудникам являются важным аспектом компенсации и также регулируются в этой системе. Более продвинутые системы предлагают модель самообслуживания сотрудников для выплаты вознаграждений сотрудникам. В этом случае сотрудники могут сами выбирать те льготы, которые им нужны. Один может захотеть больше отпуска по уходу за ребенком, другой - более дорогую служебную машину. Такой подход самообслуживания к пособиям также называется моделью кафетерия .
  • Время и посещаемость. Этот модуль собирает данные о рабочем времени и посещаемости сотрудников. Это особенно актуально для сменных рабочих, когда сотрудники приходят и уходят. Раньше сотрудники часто записывали свое рабочее время на листе бумаги. Затем менеджер вручную вводил данные в систему учета рабочего времени. На основании этих данных были сформированы платежные поручения и выплачены всем сотрудникам. В настоящее время работники часто приходят на работу по отпечатку пальца или по карте, которая синхронизируется с HRIS.Это дает точное время прибытия и отправления. Любые проблемы с опозданием легко обнаруживаются.
  • Обучение. Обучение и развитие - ключевой элемент в управлении сотрудниками. Этот модуль позволяет HR отслеживать квалификацию, аттестацию и навыки сотрудников, а также краткое описание доступных курсов для сотрудников компании. Этот модуль часто называют LMS или системой управления обучением, когда он является автономным. LMS обычно включает доступное электронное обучение и другие курсы для сотрудников.
  • Управление эффективностью. Управление эффективностью - ключевая часть управления людьми. Рейтинги производительности генерируются один или несколько раз в год непосредственным руководителем или коллегами сотрудника.
  • Планирование преемственности . Создание кадрового конвейера и наличие замены для ключевых ролей в организации - еще один ключевой компонент HRIS.
  • Самообслуживание сотрудников. Самообслуживание сотрудников уже упоминалось. Организации уделяют все больше внимания тому, чтобы сотрудники и их непосредственные руководители управляли своими данными.Такие запросы, как праздники, может запросить сам сотрудник. После утверждения они сразу же сохраняются в системе (и регистрируются для отслеживания в целях расчета заработной платы и пособий).
  • Отчетность и аналитика. Гораздо более редкий модуль в системах HRIS - это отчеты и аналитика. Современные системы позволяют создавать автоматизированные отчеты по персоналу по различным темам, таким как текучесть кадров, отсутствие, производительность и т. Д. Аналитика включает анализ этих выводов для принятия более обоснованных решений.Подробнее об этом мы расскажем в следующем разделе.

Отчетность и аналитика в HRIS

Общей характеристикой для всех систем HRIS является то, что они были разработаны как транзакционные системы . Это базы данных, в которых регистрируются транзакции компании. Примером транзакции является присоединение к компании новых сотрудников.

Вводится запись о новом сотруднике, и человек считается «активным». Если человек покидает компанию через три месяца, записывается новая транзакция, в результате чего ему устанавливается статус «прекращено».

Тот факт, что эти системы спроектированы как транзакционные системы, плохо справляется с отчетностью и аналитикой данных. Они просто не предназначены для этого. Кроме того, не все системы HRIS имеют встроенные все вышеперечисленные возможности.

Некоторые функции, такие как расчет заработной платы, LMS или ATS, также могут быть записаны во внешних системах. Это делает HR-отчетность еще более сложной задачей, так как это означает, что данные рассредоточены по нескольким системам. Чтобы сообщать данные, необходимо добавить новый слой поверх всех систем управления персоналом, чтобы составлять отчеты и анализировать данные HR.

Это вторая причина, по которой практическое использование отчетности и аналитики для этих систем ограничено. Помните об этом, когда разговариваете с поставщиками HRIS, поскольку они часто рекламируют свои системы как превосходные в отчетности и аналитике.

Поставщики HRIS

Рынок программного обеспечения HRIS очень конкурентен; есть тысячи поставщиков HRIS на выбор. В приведенном ниже магическом квадранте Gartner перечислены наиболее известные костюмы для управления человеческим капиталом для предприятий с более чем 1000 сотрудников.К ним относятся Workday, Oracle, SAP, ADP, Ceridian, Kronos и другие. Перечислить всех поставщиков HRIS или объявить лучшую HRIS было бы невозможно.

Нельзя обобщать, поскольку лучший HRIS для вашей компании зависит от конкретных потребностей организации. Эти пять руководителей широко считаются лидерами.

Краеугольный камень

Cornerstone OnDemand - единственная компания, не включенная в Magic Quadrant Gartner. Являясь одним из крупнейших поставщиков для малого и среднего бизнеса, они предлагают различные пакеты, включая набор, обучение, управление производительностью и LMS электронного обучения.

Узнайте больше о нашем новом еженедельном подкасте ↓

рабочий день

Workday, пожалуй, одна из самых известных HRIS. Основанная в 2005 году, она быстро выросла до глобального гиганта HRIS с более чем 10 000 сотрудников. Workday специально разработан для среднего и крупного бизнеса.

SAP

SAP более известен как ERP или система корпоративных ресурсов. Это системы, которые отслеживают ресурсы компании, которые включают, помимо прочего, финансовые активы, заказы и людей.В 2011 году SAP приобрела SuccessFactors, что сделало SAP SuccessFactors одним из основных игроков на рынке HCM, особенно для крупных компаний.

Оракул

Oracle HCM Cloud был выпущен в 2011 году. Он включает модули по управлению талантами, вознаграждениям персонала, управлению персоналом и решениям для работы и личной жизни.

Окончательное программное обеспечение

По оценке Forbes,

Ultimate Software заняла 7-е место в рейтинге самых быстрорастущих компаний. Компания предоставляет единую систему записей для управления кадрами, заработной платой и талантами.Системы включают время и посещаемость, адаптацию, управление производительностью, компенсацию, управление преемственностью и многое другое.

Специалист HRIS и аналитик HRIS

С точки зрения должностных функций, есть две рабочие роли, которые связаны с HRIS. Первый - специалист по информации по кадрам. Специалист HRIS отвечает за внедрение и поддержание HRIS в организации.

Это также включает обучение специалистов по персоналу использованию системы на рабочем месте.Эта функция обычно находится в ИТ-отделе отдела кадров.

Аналитик HRIS обеспечивает поддержку HRIS. Это включает в себя исследование и решение проблем HRIS и поддержание связи с другими частями бизнеса, такими как финансы / расчет заработной платы.

Как аналитик, вы также участвуете в создании стандартной и специальной отчетности HRIS и улучшениях процессов HRIS. Это означает улучшение опыта сотрудников в использовании систем, создание удобных для пользователя инноваций и внедрение новых политик, которые будут отражены в системе.

Однако HRIS теперь является важным навыком для всех сотрудников отдела кадров. В вашей организации может не быть специального персонала HRIS. Как правило, так поступают крупные компании.

Сертификат HRIS

Если вы хотите узнать больше о внедрении HRIS и построении и управлении цифровой кадровой стратегией, мы рекомендуем изучить нашу программу Digital HR Certificate, которая предоставит вам твердое понимание этих тем.

В зависимости от того, какую HR-платформу использует ваша организация, вы можете выбрать сертификацию конкретного поставщика.

Людям, интересующимся специализацией в системах HRIS, рекомендуется изучать IT и HRM. ИТ полезны для понимания тонкостей системы, в то время как HRM помогает понять процессы, которые поддерживает HRIS.

Сочетание обоих позволяет принимать более обоснованные решения, когда дело доходит до внедрения и эксплуатации системы.

Внедрение HRIS за 6 шагов

Мы могли бы написать несколько статей о внедрении HRIS. В этой статье мы дадим общий обзор.Реализацию программного обеспечения можно разделить на несколько этапов.

  1. Поиск. Начните внедрение с выяснения того, что нужно вашим различным заинтересованным сторонам, из HRIS. Исходя из этих требований, вы можете составить список потенциальных поставщиков. Затем вы можете пригласить этих поставщиков сделать предложения. В идеале, в конце этого этапа вы выбрали подходящего провайдера HRIS.
  2. Спланировать и выровнять. На этом этапе вы выбираете партнера по внедрению, создаете руководящий комитет и группу по внедрению.Руководящий комитет обычно состоит из старших делегатов от выбранного вами поставщика HRIS, директора по персоналу вашей организации, внутреннего менеджера проекта и, желательно, старшего пользователя от вашего бизнеса (необязательно). Основная ответственность группы внедрения - работа над повседневными задачами, возникающими в результате внедрения.
  3. Определить и спроектировать . На этом этапе вам нужно указать свои группы пользователей и наметить свои процессы и рабочие процессы. Определите функциональные и технические требования к вашей инфраструктуре, системе и безопасности HRIS.Также обратите внимание, что на этом этапе вам может потребоваться интеграция вашего HRIS с другими существующими системами.
  4. Сконфигурируйте и протестируйте . На этом этапе вам необходимо создать основную группу тестирования, чтобы протестировать вашу новую HRIS и предоставить обратную связь для потенциальных улучшений. После этого вам также следует создать приемочный тест пользователей, в который вы можете пригласить несколько пользователей для предоставления окончательной обратной связи.
  5. Обучайте и общайтесь . Перед началом работы вам необходимо будет подготовить программу обучения для вашего технического персонала, план коммуникации, страницу с часто задаваемыми вопросами, а также другие вспомогательные документы.
  6. Развернуть и поддерживать . Как только все ваши процессы поддержки будут на месте, вы можете официально запустить свой HRIS. Не забывайте постоянно собирать отзывы и обновлять учебные материалы в соответствии с развивающимися системами. Ключевым моментом здесь является постоянное и точное общение.

Следуя этим шести шагам, вы можете выбрать и внедрить лучший HRIS для своей компании. Опять же, если вы хотите углубиться в подробности, ознакомьтесь с программой Digital HR Certification. Эта программа включает курсы по дизайн-мышлению в области управления персоналом, а также по построению и внедрению цифровой стратегии управления персоналом.Эти элементы важны, когда дело доходит до определения требований пользователей и внедрения программного решения.

Если вы хотите пропустить раздел выше, этот обучающий фрагмент объясняет, как реализовать HRIS за 6 шагов!

FAQ

Что означает HRIS?

HRIS - это информационная система по персоналу. HRIS - это система, которая используется для сбора и хранения данных о сотрудниках организации. Это часто включает систему отслеживания кандидатов (ATS), заработную плату, льготы, время и посещаемость, обучение, управление производительностью, самообслуживание сотрудников и т. Д.

Что такое HRIS?

Информационная система по человеческим ресурсам - это система, используемая для сбора и хранения данных о сотрудниках организации, таких как их имя, адрес, возраст, зарплата, льготы, время и посещаемость, оценка эффективности и т. Д.Эти данные являются ценным входом для принятия решений в HR.

Что такое аналитик HRIS?

Аналитик HRIS обеспечивает поддержку HRIS. Это включает в себя исследование и решение проблем, а также поддержание связи с другими частями бизнеса, такими как финансы и расчет заработной платы.

Что такое SAP HRIS?

SAP - это система корпоративных ресурсов. Это системы, которые отслеживают ресурсы компании, которые включают, среди прочего, финансовые активы, заказы и людей.Модуль SAP HRIS называется SuccessFactors.

Какие бывают системы HRIS?

Наиболее известные системы HRIS включают Workday, Oracle PeopleSoft, SAP SuccessFactors, Ultimate Software, Ceridian и ADP. Гарнтер (2018) назвал этих поставщиков лидерами HRIS.

Кто, что, когда, почему и как

6. Какие показатели эффективности HRIS волнуют руководство?

После внедрения HRIS у вас будет множество показателей для измерения эффективности, результативности или результативности ваших программ и инициатив.Эти показатели позволяют руководителям отдела кадров рассчитать рентабельность инвестиций своего отдела и доказать свою ценность и ценность для организации и прибыли.

Метрики

можно использовать для отслеживания и измерения широкого спектра бизнес-функций, таких как производительность труда, набор, обучение, вовлеченность сотрудников, удовлетворенность работой и т. Д. Но с таким количеством функций, которые нужно отслеживать, специалисты по персоналу могут быстро оказаться ошеломленными цифрами и тем, что они могут означать. Какие показатели нужно отслеживать? Если вы хотите стать более стратегическим и заработать свое место в таблице лидеров, то лучше всего отслеживать те показатели, которые волнуют руководство - показатели, которые показывают, как ваши усилия улучшают бизнес-функции и положительно влияют на чистую прибыль.

«Имея такое множество функций, которые необходимо отслеживать, специалисты по персоналу могут быстро оказаться ошеломленными цифрами и тем, что они могут означать».

Производительность персонала

Руководители понимают, что высокая производительность - ключ к увеличению прибыли. Выручка может быть увеличена, а затраты уменьшены, когда производительность максимальна.

Производительность рабочей силы также является отличным показателем успеха человеческих ресурсов. Однако производительность труда сложно поднять, как и количественно.Для повышения производительности требуется широкий спектр новых инициатив, направленных на вовлечение сотрудников, мотивацию и удовлетворенность работой, а также эффективный найм, адаптацию, обучение и многое другое.

Однако, принимая упреждающие меры по улучшению этих функций и внимательно следя за разрывом между затратами на персонал и доходами компании, вы можете предпринять шаги как для повышения производительности, так и для демонстрации своего успеха в этом. Вы также можете рассмотреть возможность отслеживания доходов на сотрудника, количества прогулов, повышения заработной платы по сравнению с увеличением доходов и прибыли на сотрудника, чтобы определить уровни производительности вашей рабочей силы.

Вовлеченность сотрудников и удовлетворенность работой

Вовлеченность важна для измерения, потому что руководители знают, что счастливые сотрудники - это более успешный бизнес.

Вовлеченность уравновешивает продуктивность. Вы не хотите переутомляться и выгорать своих сотрудников, чтобы повысить продуктивность. Это создаст отрицательные эффекты, такие как снижение удержания и более высокая текучесть кадров. Ключевым моментом является повышение производительности при сохранении высокого уровня вовлеченности сотрудников.

«Счастливые сотрудники означают более успешный бизнес."

Чтобы измерить вовлеченность сотрудников, отслеживайте процент сотрудников, которые говорят, что они с нетерпением ждут прихода на работу каждый день, процент сотрудников, которые считают, что им предоставлены необходимые ресурсы и инструменты для качественного выполнения своей работы, а также процент сотрудников. которым нравится работать под руководством своих менеджеров.

Вы также можете учитывать поданные жалобы, уровень приверженности сотрудников, уровень их полномочий и их удовлетворенность компенсацией, показателями продвижения по службе, возможностями для продвижения по службе, а также обучением и развитием, чтобы измерить вовлеченность сотрудников.

Набор

Руководство понимает, что наем правильных людей на правильные должности может дать бизнесу конкурентное преимущество, а также со временем сократить расходы на найм, текучесть кадров и обучение.

Чтобы измерить успешность найма, отслеживайте время заполнения вакансии, среднюю производительность нового сотрудника на этой должности по сравнению с производительностью той же должности год назад, насколько быстро был принят новый сотрудник, удовлетворенность менеджера новыми сотрудниками по сравнению с прошлым годом, текучесть кадров и финансовые последствия плохого найма.

Также подумайте об измерении стоимости найма, заполняемости, коэффициента принятия предложения и стоимости истощения.

Оборот и удержание

Оборот стоит денег и снижает производительность, поэтому руководство заботится об этом. Однако важно отметить, что одного лишь анализа текучести недостаточно. Это не все. Вот почему также необходимо учитывать удержание. Вам необходимо определить, какие стратегии удержания работают, а какие нет, чтобы определить, как вы можете сократить текучесть кадров.

«Оборот стоит денег и снижает производительность, поэтому руководство заботится об этом».

Для измерения текучести, отслеживания текучести ключевых ролей, предотвратимой текучести, выводов опросов, среднего срока удержания, показателей добровольного и недобровольного увольнения, общей стоимости текучести в критически важных ролях, а также удовлетворенности руководства усилиями по удержанию и их влиянием.

Денежно-кредитное влияние HR на организацию

HR часто считают центром затрат, поскольку он не приносит напрямую дохода.Измеряя денежное влияние HR на организацию, вы можете показать, что департамент на самом деле является ценным центром прибыли.

«Измеряя денежно-кредитное влияние HR на организацию, вы можете показать, что департамент на самом деле является ценным центром прибыли».

Чтобы измерить влияние HR на чистую прибыль, отслеживайте затраты, потраченные на HR, по сравнению с доходом, год за годом и денежное влияние ваших инициатив, включая ваши усилия по набору, удержанию и производительности.

Хотя руководство, скорее всего, будет заботиться об этих показателях, важно отметить, что руководители отдела кадров должны выбирать показатели, которые они измеряют и анализируют, тщательно и вдумчиво. Для достижения максимального эффекта метрики должны относиться к общим целям и стратегии бизнеса.

Какова роль управления человеческими ресурсами в организации?

В то время как отдел кадров традиционно был сосредоточен на обеспечении соблюдения трудового законодательства и поддержании уровня сотрудников, в последние годы мы стали свидетелями изменения роли, которая стала более стратегической и более вовлеченной в бизнес-операции.

Отделы кадров имеют широкую компетенцию. Основные HR-функции:

Набор персонала

Одной из основных функций HR-команды является поддержание уровня укомплектования персоналом: обеспечение того, чтобы в организации были нужные люди, на нужной работе, в нужное время. Это постоянная задача, которая меняется по мере расширения организации. Это означает, что персоналу отдела кадров необходимо иметь четкое представление о различных ролях в организации, квалификации, необходимой для выполнения конкретных ролей, и общее представление о том, какой человек лучше всего подходит для этих ролей.

Отношения с сотрудниками

Источник жизни любой организации - это ее люди. Как мы уже неоднократно писали, вовлеченные сотрудники более продуктивны и могут положительно повлиять на прибыль бизнеса. С этой целью HR-отдел служит связующим звеном между организацией и сотрудниками, чтобы гарантировать, что сотрудники всегда в курсе актуальной информации и что они, в свою очередь, представлены командой HR в любых решениях, которые могут на них повлиять. Простой способ держать персонал в курсе последних событий - это регулярный информационный бюллетень по кадрам, в котором подробно описываются актуальные новости и события, а также предоставляется форум для взаимодействия сотрудников.

Соблюдение трудового законодательства

Для каждой организации соблюдение трудового законодательства является обязательным требованием. От создания благоприятных условий труда до обеспечения справедливых методов работы - перед HR-командой стоит задача поддерживать организацию в соответствии с законами о рабочих местах. Часто это может быть сложный и каждый изменяющийся аспект роли HR, поскольку законодательство может время от времени корректироваться, если обнаруживаются новые случаи или сценарии.

Здоровье и безопасность

Обеспечение безопасного рабочего места также входит в сферу компетенции отдела кадров.В этой роли отдел кадров отвечает за соблюдение организацией всех законодательных норм в области охраны труда и техники безопасности, своевременное обучение сотрудников по вопросам безопасности и ведение записей по технике безопасности на рабочем месте. Обеспечение безопасности на рабочем месте - необходимая задача в любой организации, но она часто может опускаться в конец списка приоритетов, когда сотрудники заняты. HR-отделы могут поддерживать актуальность деталей благодаря регулярному общению; Использование видео может быть хорошей идеей для привлечения внимания и выделения конкретных рекомендаций.

Обучение и развитие персонала

Большинство организаций будут проводить специальное обучение для сотрудников, от вводного обучения для новых сотрудников до обучения лидерству для продвинутых сотрудников и всего остального. Ключевым аспектом HR-отдела является содействие обучению на рабочем месте, обеспечение адекватного обучения, а также поощрение постоянного развития сотрудников с помощью соответствующих учебных курсов или семинаров. Содействие развитию сотрудников может сыграть значительную роль в удержании и вовлечении персонала и является важной частью успешной работы организации.

Эти пять обязанностей традиционно составляли основные функции HR-отдела, однако теперь мы видим, что HR-команда имеет более широкие возможности, которая занимает место за столом совета директоров, что является ключевым игроком в стратегическом планировании. В конце концов, отдел кадров часто обладает непревзойденными знаниями о главном активе организации - ее сотрудниках.

Развитие технологий привело к автоматизации определенных процедур, которые когда-то выполнялись преданными членами команды HR.Освободившись, у этих членов команды появляется больше времени, чтобы сосредоточиться на добавлении стоимости для бизнеса и реализации стратегических изменений. Теперь на них полагаются, чтобы они предоставили ценную информацию о повышении эффективности, внедрении новых политик, предложении областей, в которых можно внести улучшения, и обеспечении того, чтобы структурные изменения были реализованы с минимальным воздействием.

Мы также видим команду HR, которая больше защищает сотрудников. В то время, когда в центре внимания находится корпоративная культура, как никогда важно, чтобы сотрудники имели право голоса, чтобы их опыт и проблемы были изучены и учтены.Импульсные опросы могут быть быстрым и эффективным способом собрать отзывы сотрудников и продолжать отслеживать их с течением времени.

Бесплатный конструктор организационных диаграмм от Canva

Бесплатный конструктор организационных диаграмм от Canva

Ваш браузер не поддерживается и может не работать с максимальной эффективностью.

Создайте организационную схему для своей компании или организации бесплатно с помощью онлайн-конструктора Canva.


Возможности конструктора организационных диаграмм

Организационные диаграммы по сути представляют собой диаграмму иерархической структуры вашей компании или организации.Это информационные инструменты, которые могут быть такими простыми, как текстовые поля, содержащие имена или позиции, соединенные линиями, чтобы показать отношения. Их также называют диаграммами иерархии, поскольку они могут демонстрировать линии отчетности внутри компании. Некоторые организации идут дальше, добавляя фотографии своих членов или изображения, изображающие различные отделы.

Более 20 профессиональных типов графиков на выбор

Профессионально разработанные шаблоны для ускорения рабочего процесса

Визуализация данных стала проще - не нужно сложного программного обеспечения для изучения

Опубликуйте, поделитесь или загрузите свою организационную схему высокого разрешения

Встраивайте свою организационную диаграмму в презентации, отчеты и многое другое без суеты

Простые инструменты перетаскивания, созданные для не дизайнеров


Как создать организационную диаграмму

  1. Откройте Canva - вход в систему в Canva и откройте новую страницу, чтобы приступить к разработке своей организационной схемы.Если у вас еще нет Canva, вы можете бесплатно скачать ее в App Store или Play Store. После этого просто введите свой адрес электронной почты или зарегистрируйтесь в своей учетной записи Facebook.

  2. Просмотр шаблонов. В Canva вы найдете шаблон для любого типа организационной схемы, которую вы можете себе представить. Независимо от того, создаете ли вы комитет или штатную таблицу, схему студенческого совета или схему университетского класса, есть прекрасный профессионально разработанный шаблон, который поможет вам систематизировать свои идеи.

  3. Наполните свою страницу функциями. Найдя шаблон, вы можете щелкнуть по нему и добавить на свою страницу, чтобы начать разработку. Создайте заголовок или заголовок, заполните текстовые поля и освободите место для фотографий или именных этикеток. Поэкспериментируйте со шрифтами, цветовыми схемами и графикой.

  4. Настройте свой дизайн - измените размер текстовых полей, настройте графический макет, измените цвета и поменяйте местами формы. Добавляйте значки и иллюстрации, а также загружайте свои собственные фотографии для изображений сотрудников.Разместите красочную рамку вокруг своей страницы, добавьте информацию из социальных сетей в нижний колонтитул или включите график для визуализации вашей информации.

  5. Публикуйте и делитесь. После того, как вы нанесете последние штрихи на свою организационную структуру, пора продемонстрировать свой дизайн всему миру. Вы можете распечатать или сохранить его в формате PNG, JPEG или PDF. Если вы когда-нибудь захотите отредактировать свой дизайн, Canva поможет вам - просто откройте его и начните работать с того места, где вы остановились.

Начало разработки организационной схемы

Создайте наглядное руководство по структуре вашей компании

С Canva вы можете бесплатно создать собственную организационную диаграмму профессионального качества без необходимости нанимать графического дизайнера.Это просто вопрос выбора из готовых шаблонов и макетов, созданных нашей командой дизайнеров, а затем доведение шаблона до совершенства с помощью набора мощных, но простых в использовании инструментов дизайна Canva.

Добавьте изображения или значки в свой дизайн

Отличный способ сделать вашу организационную схему более индивидуальной - это добавить в нее фотографии ваших сотрудников или участников. С Canva вы можете бесплатно загружать любое количество изображений. Это так же просто, как перетаскивание файлов изображений с компьютера в Canva.После загрузки изображения будут храниться в вашей учетной записи и могут использоваться и повторно использоваться столько, сколько вам нужно. Вы также можете использовать значки или иллюстрации для обозначения различных отделов или команд. Просто перейдите на вкладку «Элементы» и нажмите «Значки», чтобы выполнить поиск в великолепной медиабиблиотеке Canva. Если происходит реструктуризация или изменения в персонале, структуру вашей организационной диаграммы можно легко обновить, чтобы отобразить эти изменения.

Настройте цвета в соответствии с индивидуальностью вашего бренда

Редактировать и выбирать цвета в Canva так же просто, как и в несколько щелчков мышью.Просто нажмите на инструмент выбора цвета, чтобы выбрать любой оттенок из спектра. Измените цвета прямоугольников или соединительных линий для отделов цветового кода или следуйте рекомендациям по брендингу и используйте собственную палитру бренда, введя определенный шестнадцатеричный код цвета.

Сотрудничество с разными командами или отделами

Работа над организационной схемой для большого конгломерата или группы, члены которой разбросаны по всему миру, может быть сложной задачей самому себе, так почему бы не задействовать команды, чтобы помочь вам? Поскольку это онлайн-платформа, в Canva легко сотрудничать с командами.Просто нажмите «Поделиться», установите флажок, который позволит другим редактировать ваш дизайн, и отправьте им ссылку. Они смогут просматривать и редактировать дизайн из любой точки земного шара, с любого компьютера, iPhone, iPad или Android-устройства.

Распечатайте организационную диаграмму в высоком разрешении

После того, как вы закончите редактирование и сбор исходных данных, вы можете загрузить готовый дизайн в виде файла PNG или PDF с высоким разрешением и распечатать его в потрясающем разрешении, чтобы разместить там, где вам нужно. Это.Или вы можете отправить его по электронной почте непосредственно своей команде, нажав кнопку «Поделиться». Просто скопируйте и вставьте из адресной книги и отправьте прямо из Canva.

Шаблоны организационных схем

Не тратьте время на сложное программное обеспечение. Шаблоны организационных диаграмм Canva - это ваш ярлык для создания красивых и простых в создании организационных диаграмм. Просто нажмите на шаблон и добавьте свои данные. Создайте свою организационную диаграмму за считанные минуты. Чтобы начать, выберите из представленных ниже шаблонов.

Что они говорят о Canva

«Когда дело дошло до разработки отчетов, у Canva было множество простых и удобных в использовании шаблонов, которые позволяли мне легко вставлять графики и информацию и помогали мне сосредоточиться на реальном содержании, а не на тратить часы и часы на дизайн ».« Когда дело дошло до разработки отчетов, у Canva было множество простых простых в использовании шаблонов, которые позволяли мне легко вставлять мои графики и информацию и помогали мне сосредоточиться на реальном содержании, а не на тратить часы на дизайн.«Моим любимым аспектом Canva определенно должна быть возможность создавать инфографику с помощью Canva. Я много раз использовал эту функцию в течение прошлого года для создания различных видов диаграмм и графиков, и они всегда получаются потрясающими! »Возможность быстро разрабатывать графики или графики с использованием стандартных материалов или импортировать наши собственные снижает стресс, одновременно повышая производительность. «« Возможность быстро разрабатывать графики или графики с использованием стандартных материалов или импортировать наши собственные снижает стресс, одновременно повышая производительность.«« Создавайте отличные графики и диаграммы, даже будучи не дизайнером ».

Часто задаваемые вопросы

Можно ли бесплатно использовать шаблоны организационных диаграмм в Canva?

Все макеты в нашей библиотеке можно использовать сколько угодно раз. Есть также большой выбор бесплатных изображений на выбор, в противном случае все премиальные фотографии, векторные изображения и иллюстрации в нашей библиотеке будут стоить всего 1 доллар. Никаких других сборов за использование Canva нет.

Как использовать выравнивание для организации дизайна организационной диаграммы?

Любой дизайн требует баланса.Если ваши дизайны хорошо выровнены или распределены, значит, они не будут выглядеть загроможденными или переполненными. Начните с выбора элементов или текста, который вы хотите выровнять, щелкнув по нему, затем нажмите кнопку группы на панели инструментов. После того, как все элементы сгруппированы, нажмите кнопку упорядочить и выберите выравнивание: по левому, правому, центральному, верхнему, среднему или нижнему краям. Чтобы установить, как вы хотите, чтобы элементы располагались равномерно, нажмите кнопку по горизонтали или по вертикали .

Как я могу добавить брендинг в мою организационную диаграмму?

Создайте узнаваемый дизайн организационной диаграммы, загрузив свой логотип, используя цветовую палитру своего бренда и согласованные шрифты. Чтобы загрузить свой логотип, щелкните вкладку Загрузки , выберите папку Загрузки и нажмите зеленую кнопку Загрузить собственные изображения . Выберите любой файл PNG, JPEG или SVG, который вы хотите загрузить со своего компьютера. Загруженные изображения автоматически сохраняются в папке «Загрузки», чтобы их можно было использовать в других дизайнах.

Доступна ли Canva на мобильных устройствах?

Да! Загрузите наши приложения для iPhone и iPad из App Store или наше приложение для Android из Google Play, чтобы создавать дизайн в офисе, дома или в дороге! В противном случае зайдите на www.canva.com, чтобы создавать дизайны в Интернете, ничего не скачивая и не устанавливая.

Связанные диаграммы и графики

Создайте красивую организационную диаграмму за считанные минуты.

Навигация по нижнему колонтитулу


© 2021 Все права защищены, Canva ®

Глава 4 - Управление безопасностью, от Safeguarding Your Technology, публикация NCES 98-297 (Национальный центр статистики образования)

ГЛАВА 4
Управление безопасностью


Эффективная безопасность обеспечивает баланс между защитой и удобством.
Введение в управление безопасностью

Поскольку система безопасности является совокупностью безопасности отдельных компонентов, «системные границы» должны охватывать отдельных пользователей и их рабочие станции. Но поскольку персональных компьютера, - это просто (персональные), поведение персонала не всегда можно диктовать, не создавая потенциального ущерба для рабочих в целом продуктивность.Напомним, что политика безопасности становится недействительной, если он настолько ограничен, что доступ законного пользователя к находится под угрозой. Таким образом, ключ к успешной реализации безопасности - найти разумный баланс между защитой системы и автономностью и удобством пользователя. Человек, ответственный за поиск этого баланса и активно продвигающий организационная безопасность - это менеджер по безопасности. Управление безопасностью состоит из воспитания организационной культуры, ориентированной на безопасность, развития осязаемые процедуры для обеспечения безопасности и управления множеством элементов которые составляют систему.Менеджер по безопасности гарантирует, что администрация и сотрудники осведомлены о своих ролях в области безопасности, поддерживают усилия по обеспечению безопасности, и готовы терпеть незначительные неудобства, которые неизбежно часть изменения и улучшения системы. Ведь если кадры обходить процедуры безопасности (например, записать паролей, , поделиться учетными записями, и отключить вирус - проверка программного обеспечения ), они подвергают риску всю систему.

Эффективная безопасность системы зависит от создания рабочей среды и организационная структура, в которой руководство понимает и полностью поддерживает меры безопасности, и пользователям рекомендуется проявлять осторожность.В менеджер по безопасности возглавляет эту работу.
Менеджер службы безопасности должен:
  1. Сообщите персоналу, что защита системы не только в интересах организации, но и в лучших интересах пользователей.
  2. Повысьте осведомленность персонала о проблемах безопасности.
  3. Обеспечить соответствующую подготовку персонала по вопросам безопасности.
  4. Отслеживайте активность пользователей для оценки реализации безопасности.


Часто задаваемые вопросы

В. Может ли организация обойтись без найма менеджера по безопасности?
A. Да, но хотя менеджера по безопасности не всегда нужно нанимать (особенно в небольших организациях) кто-то должен выполнять функции управления безопасностью все равно.Многие организации предпочитают нанять системного администратора и включить управление безопасностью в качестве одного из его или ее основные обязанности. Это приемлемая стратегия, пока поскольку у администратора достаточно времени, чтобы посвятить его управлению безопасностью. Если же рутинные административные функции возьмут на себя значительную роль рабочего дня администратора, то организация будет лучше обслужена имея кого-то, кто может сосредоточиться на безопасности системы.

Q.Было бы назначить главного администратора образовательной службы безопасности роль менеджера показывает приверженность безопасности системы?
A. Не обязательно. Хотя топ-администраторам часто доверяют с достаточным авторитетом, чтобы быть эффективными менеджерами по безопасности, это вполне возможно, что они не обладают техническими знаниями, необходимыми для работа. Менеджеры по безопасности несут ответственность за эксплуатацию всех аспекты безопасности системы - задача, требующая значительной технической компетенции. Второстепенное, но важное соображение заключается в том, что управление безопасностью системы может потребовать много времени, чтобы политики и другие высшие администраторы могут быть не в состоянии посвятить себя другим важным обязанностям. В то время как крайне важно, чтобы высшие администраторы активно занимались вопросами безопасности эффективность, в большинстве случаев имеет смысл ежедневное применение безопасности системы поручить специалисту по безопасности / системам.

Q.Каким образом менеджер по безопасности вписывается в организационную иерархия?
A. Как следует из названия, менеджеры безопасности и системные администраторы Чаще всего считается, что они занимают руководящие должности. В важные задачи по разработке правил безопасности, обучению персонала и реализация мониторинга требует, чтобы менеджер по безопасности был наделен существенный авторитет. Пока диспетчер безопасности не следует путать с суперинтендантом или директором он или она должны считаться система «босс."Если менеджер по безопасности не может уверенно устранять ошибки безопасности даже на самых высоких уровнях организации иерархия, адекватная защита системных ресурсов становится невозможной.


Поддержка в организации

Даже если организация стремится улучшить свою информацию безопасность, менеджерам по безопасности часто приходится работать усерднее чем должно быть необходимо, чтобы напоминать персоналу о важности каждого шага в процессе безопасности.Отвечая на вопросы о необходимости иногда обременительные процедуры или затраты на техническое обучение и обучение инициативы - неизбежная, но важная часть работы менеджера по безопасности. работа. Не заблуждайтесь, менеджер по безопасности должен не только не только администрировать политику безопасности, но и отстаивать ее.

Поддержка администратора

Поддержка безопасности на управленческом уровне важна, потому что безопасность планирование должно быть согласовано с более широкими целями организации. Руководство должно убедиться, что более широкие планы организации адекватны. считается, и что политика безопасности соответствует существующим правилам, положениям, и законы, которым подчиняется организация, не говоря уже об адекватных финансирование предусмотрено в бюджете. Ведь каждый доллар, вложенный в безопасность, насколько это необходимо, отнимает доллар у других деятельность.


Безопасность должна быть результатом совместных усилий лиц, принимающих решения, технических персонал и весь другой персонал.

В то время как персонал службы технической поддержки может лучше всего разбираться в разветвления данной технологической инициативы, только пользователи имеют возможность для реализации политик и управления полномочиями по обеспечению их соблюдения и политик которые не выполняются и не применяются, бесполезны. Настоящая безопасность требует сильной, видимой поддержки со стороны высшего руководства как группы, так как а также личную ответственность и примерное поведение со стороны отдельных менеджеры.Если руководство игнорирует или обходит процедуры безопасности, другие поступят так же.

Это действительно случается!

Вот и Мелисса тоже этим занимается!

Это просто сводило Карла с ума. Сначала доктор Доусон пренебрегал правила безопасности - но что еще оставалось делать Карлу после вежливых напоминаний? о политике безопасности игнорировали суперинтендант? потом заместитель, доктор Косгроув, также начал отклонять политику. Вскоре оба помощника суперинтенданта решили, что им тоже не нужно соблюдать неудобные правила безопасности. И вот, наконец, дошел до Мелиссы, исполнительного секретаря. Карл не винил ее ... конечно, она не собиралась играть по правилам, когда в ее офисе больше никого нет. делал. Но как менеджер службы безопасности Карл был обеспокоен тем, что, когда стало известно, что Мелисса больше не меняла пароль регулярно и не использовала заставку, остальной вспомогательный персонал также уволится в соответствии с правилами. И оттуда это была скользкая дорожка, пока сотрудники школ не осознали, что что центральный офис не следует согласованной политике безопасности. Карл знал, что такими темпами у всего округа не уйдет много времени. инвестиции в безопасность системы, чтобы разгадать.


Руководство может создать атмосферу безопасности или подорвать его - их поведение в значительной степени определяет, будут ли сотрудники, которые дотошные в отношении безопасности считаются чудаками, или норма.

Сотрудники также несут этическую ответственность за обеспечение безопасности. доверенной им конфиденциальной информации.
Обеспечение поддержки пользователей

Компьютеры и сети - ценные инструменты для их пользователей. Много люди полагаются на них каждый день, чтобы они могли более эффективно выполнять свою работу. Когда компьютерные ресурсы недоступны, выполнение требований к работе может стать значительно сложнее. Одна важная роль - безопасность менеджер по игре сообщает персоналу, что защита системы находится в их интересы, а также интересы организации.


Планирование непредвиденных обстоятельств

Традиционная компьютерная безопасность часто во многом зависит от защиты системы из атакуют и минимизируют вероятность ПО и оборудования неудача, но обычно мало внимания уделяется тому, как справиться с атакой или сбой, когда он действительно происходит.В результате, когда проблема действительно происходит, многие решения принимаются в спешке. Часто такие решения отражают этот недостаток предусмотрительности и не способствуют отслеживанию источник происшествия, сбор доказательств для использования в судебном преследовании усилия, защищающие ценную информацию , содержащуюся в системе, или подготовка к восстановлению системы.

Хорошая политика всякий раз, когда возникает угроза безопасности, будь то диск авария, внешнее нападение злоумышленника или стихийное бедствие должны быть запланированы для потенциальных нежелательных явлений заранее.Единственный способ быть уверенным, что ты заранее спланировать такие неприятности - это планировать сейчас, потому что вы можете никогда не предсказывайте, когда именно произойдет нарушение безопасности. Это могло бы случится через год, месяц или сегодня днем. Планирование на случай чрезвычайных ситуаций заранее выходит за рамки «хорошей политики». Нет замены Планирование реагирования на нарушение безопасности и другие более общие меры на случай непредвиденных обстоятельств планирование!

Это действительно случается!

Районный резервный накопитель окончательно сломался и не подлежал ремонту.Но Рита, менеджер службы безопасности, была готова к неожиданностям и быстро предоставила копию контракта на техническое обслуживание со своим поставщиком, который покрывает именно такой тип мероприятия. Она позвонила торговому представителю и сказали, что она получит новый диск в течение 48 часов. Она сказала, что это было бы хорошо, потому что системе не требовалось еще одного полного резервное копирование еще на три дня. Через два дня пришла запчасть на замену как и обещал, но, к огорчению торгового представителя, несовместим с системой округа - прислали не ту часть! Примечательно, что Рита сохраняла самообладание, когда продавец сказал ей, что, несмотря на его упорные усилия исправить ошибку, новая деталь не могла быть добраться до ее сельского участка еще 48 часов.Им придется отложить цикл резервного копирования. «Не обязательно», - решительно ответила Рита.

Десять минут спустя Рита направлялась в здание окружного управления. Двумя годами ранее она уже сотрудничала с окружным администратором. закупка техники для района. Эти двое согласились купить совместимое оборудование, которое можно использовать совместно в случае возникновения чрезвычайной ситуации. Хотя Рита признала, что ей совсем не грозила чрезвычайная ситуация, одолжить резервный диск графства на вечер было довольно простым процедуры - и это именно то, что она собиралась сделать, чтобы предотвратить задержку ее резервная рутина.Все ее продвинутые планы наконец окупились. выключенный.


Возможные ответы на атаку:
  1. Защитить и продолжить
  2. Преследование и судебное преследование
  3. Panic and Pray

Основная цель «Protect and Proceed» - сохранение территории активов и своевременное возвращение к нормальной деятельности.

Основная цель «Защитить и преследовать» - это выявление злоумышленников и сбор доказательств всех несанкционированных действий.

Планирование реагирования на нарушения безопасности

Существует три основных ответа на атаку на информационную систему: «защищать и действовать», «преследовать и преследовать» и «паниковать и молиться». Любая из первых двух стратегий, хотя и явно противоположна по дизайну, может быть подходящим в зависимости от характера нарушения безопасности и философии организации.Третий подход, «паникуй и молись», пока к сожалению, более распространенный, чем первые два, никогда не дает эффективного ответа. Фактически, вся причина планирования на случай непредвиденных обстоятельств состоит в том, чтобы свести к минимуму потребность в панике и молитве в случае нарушения безопасности.

Защити и действуй . Если руководство опасается, что сайт особенно уязвим для атак, он может выбрать вариант «защитить и продолжить» стратегия. При обнаружении атаки предпринимаются попытки активно препятствовать проникновению злоумышленника, предотвращать дальнейшее вторжение, и начать немедленную оценку ущерба и восстановление.Этот процесс может включать остановку оборудования, закрытие доступа к сети, или другие решительные меры. Недостаток в том, что если злоумышленник идентифицируется напрямую, он, она или он может вернуться на сайт через другой путь, или может атаковать другой сайт.

Преследование и судебное преследование. Это альтернатива «защитить и продолжить» подход придерживается противоположной философии и целей. Здесь основная цель - позволить злоумышленникам продолжать доступ к системе до тех пор, пока они могут быть идентифицированы и иметь доказательства их несанкционированной деятельности собрались против них.Хотя этот подход одобрен правоохранительными органами агентствами и прокурорами из-за доказательств, которые они могут предоставить, основные недостатком является то, что система и ее информация остаются открытыми для потенциальных ущерб, пока организация пытается определить источник и собрать его доказательства.


Судебное преследование - не единственный возможный исход при выявлении злоумышленника.Если виновником является сотрудник или студент, организация может принять внутренние дисциплинарные меры.

Необходимо внимательно рассмотреть оба этих нарушения безопасности. философия ответа со стороны руководства сайта. Необходимо, чтобы предусмотрительное и планирование осуществляется до того, как возникнет проблема, иначе персонал может не знать как реагировать в случае реальной аварии: защитить и действовать, или преследовать и преследовать? Фактически, стратегия в конечном итоге была принята может даже быть одним из "это зависит от обстоятельств"." Например, образовательная организация может быть готова принять на себя дополнительные риски предоставления злоумышленнику доступа к финансовым записям (которые были должным образом поддержано), пока он или она инкриминируют себя и его опознают. С другой стороны, организация может решить, что угрозы , которые конфиденциальные записи студентов должны быть немедленно уничтожены, потому что потенциальные затраты на раскрытие информации не стоят преимуществ поимки злоумышленника. Независимо от выбранного подхода необходимо изучить все «за» и «против». тщательно разработанными политиками, а пользователи должны быть осведомлены о своих обязанностях.

Другое решение, которое должно принять руководство, касается любых различий он решает действовать о разных типах неавторизованных пользователей. Места может оказаться полезным определить, кого он считает «инсайдерами» и «посторонними». ссылаясь на административные, юридические или политические границы. Эти границы подразумевают, какие действия следует предпринять, чтобы сделать выговор нарушителю партия - от письменного порицания до предъявления судебных обвинений.Планы безопасности необходимо подробно описать эти варианты и то, как будет получен соответствующий ответ определяется, если кто-то уличен в несанкционированном поведении.


Планы обеспечения безопасности должны также включать процедуры взаимодействия с сторонние организации, в том числе правоохранительные органы и другие службы безопасности сайты поддержки. В процедурах должно быть указано, кто уполномочен производить такой контакт и как с ним обращаться.Контактная информация для Организации поддержки безопасности можно найти в Приложении E.
Планирование на случай непредвиденных обстоятельств

Жесткие диски выйдут из строя, скачки напряжения сотрут данных и файлов будут стереться случайно. Общая безопасность системы (главы 5-9) разработан и реализован для защиты организации от этих тревожных События.Но столь же ценны, как и замки, антивирусных сканеров, меток для дисков и пароли могут быть, если пожар, наводнение или изощренный злоумышленник стучит в ваша дверь незваная, будьте готовы к неприятностям.

Не заблуждайтесь насчет термина «планирование на случай непредвиденных обстоятельств» - события, которые могут произойти, произойдут, это просто вопрос того, когда.


Для тех в мире, кто не является непобедимым (читай «все»), будучи подготовиться к преодолению непредсказуемого - мудро и необходимо.

Планирование на случай непредвиденных обстоятельств не защищает организацию от угрозы но вместо этого подробно описывает, что должно произойти, если (когда) произойдет проникновение или система выходит из строя. Готовит организацию для максимально быстрого и эффективного восстановления после нарушения безопасности. Фактически, еще один термин для планирования на случай непредвиденных обстоятельств - планирование восстановления . Планирование восстановления после потери или простоя не столь пессимистично как это реально.

Планирование на случай непредвиденных обстоятельств может быть сложным и подробным; в конце концов, это сумма к плану для запуска наиболее важных аспектов организации с нуля и, возможно, даже на другом сайте - все во время или, в лучшем случае, сразу после катастрофы. Следующий план включает рекомендуемые шаги и соображения для эффективного и полного подготовка плана на случай непредвиденных обстоятельств. Как и все другие предлагаемые рекомендации в этом документе каждая организация (и ее менеджер по безопасности и лица, определяющие политику) необходимо будет учесть эти рекомендации и настроить их так, чтобы они соответствовали их уникальные потребности.


При формировании группы планирования на случай непредвиденных обстоятельств будьте инклюзивными, включив: 12
  • Ключевые политики
  • Менеджер безопасности
  • Управление зданием
  • Техническая поддержка
  • Конечные пользователи
  • Прочие представители персонала
  • Органы местного самоуправления
  • Ключевые внешние контакты (например,г., подрядчики и поставщики)


Получить и / или приблизить: 13
  • Исчерпывающий список важнейших мероприятий, выполняемых в организации (как должно быть указано в вашей оценке рисков)
  • Точная оценка минимального необходимого пространства и оборудования для восстановления важных операций
  • Временные рамки для начала начальных операций после инцидента безопасности
  • Список ключевого персонала и их обязанности


Планирование на случай непредвиденных обстоятельств должно быть как можно более конкретным: Если угроза "а" случается, организация ответит "б"; если "c" происходит, это сделаю "д".


Выполнять и / или делегировать следующие обязанности в рамках разработки плана на случай непредвиденных обстоятельств: 14
  • Создать инвентарь всех активов, включая информацию (данные), программное обеспечение, аппаратное обеспечение , документация и расходные материалы - по каждому пункту, название производителя, модель, серийный номер и другие подтверждающие доказательства. Возможно, снимите ваше учреждение на видео, в том числе крупным планом.Держите его в актуальном состоянии и не забудьте периферийных устройств .
  • Заключение взаимных соглашений с аналогичными организациями для обмена оборудование друг друга в случае аварии на одном объекте (например, от школьного округа до школьного округа, от школьного округа до государственного департамента, от школьного округа до школы, от школы до местной некоммерческой организации). Ключ в том, что у вас есть требования к совместимому оборудованию (например, от MAC к MAC или Windows в Windows).
  • Планируйте закупку оборудования, программного обеспечения и прочего оборудования по мере необходимости. необходимо для возобновления критически важной деятельности с минимальными затратами времени. задерживать.Помните, что старое оборудование, которое вы заменили, может больше не идеально соответствует вашим потребностям, но может оказаться достаточным в крайнем случае, если он все еще соответствует вашим минимальным требованиям.
  • Заключить договорные соглашения с «горячими» и «холодными» резервными сайтами по мере необходимости.
  1. «Горячий» сайт - это удаленный объект, в котором есть компьютеры, резервные копии данных и т. д.(все необходимое для возобновления операции)
  2. «Холодный» участок - это удаленный объект , который включает в себя все необходимо для возобновления работы, за исключением фактических компьютеры (если допустима некоторая задержка, то расходы могут быть понесенных тогда и только тогда, когда это необходимо)
  • Определите альтернативные места встречи и запуска, которые будут использоваться в в случае повреждения или уничтожения обычных объектов.
  • Подготовьте маршруты ко всем удаленным объектам (если и во время переезда вне сайта собственно и требуется).
  • Установить процедуры для получения резервных записей за пределами площадки (т. Е., кто, что, где, как и под чьим руководством).
  • Соберите и сохраните контактную информацию и процедуры связи с ключевым персоналом, поставщиками и другими важными контактами.
  • Договоритесь с производителями о приоритетной доставке в экстренных случаях. заказы.
  • Найдите ресурсы поддержки, которые могут потребоваться (например, ремонт оборудования, автотранспортные и клининговые компании).
  • Заключите экстренные соглашения со специалистами по восстановлению данных.
  • Обеспечить непрерывную охрану объекта местной полицией и пожарной службой. отделы.


Укажите на плане: 15
  • Индивидуальные роли и обязанности - по имени и должности, чтобы все точно знают, что нужно делать
  • Действия, которые необходимо предпринять перед происшествием или нежелательным событием Действия, которые необходимо предпринять при наступлении нежелательного события, чтобы ограничить повреждение, потеря и компромисс
  • Действия, которые необходимо предпринять для восстановления критических функций
  • Действия, которые необходимо предпринять для восстановления нормальной работы

Проверить план:
  • Проверяйте план часто и полностью.
  • Проанализировать результаты тестирования, чтобы определить дальнейшие потребности (например, дополнительное обучение и лучшее хранилище резервных копий).
Периодически пытайтесь восстановить файлы, для которых была создана резервная копия (обязательно для создания вторичных резервных копий, чтобы вы не рисковали своей единственной резервной копией копию данных, но в остальном сделайте процесс идентичным реальной аварийной ситуации).
Правильно обращайтесь с повреждениями:
  • Если катастрофа действительно произойдет, задокументируйте все расходы (даже промежуточная оценка расходы) и видеозапись повреждения (чтобы служить доказательством убытка).
  • Ничего не предпринимайте в связи с повреждением оборудования водой, кроме немедленно обратитесь к профессиональным специалистам по восстановлению.
  • Будьте готовы самостоятельно преодолеть простои - страховые выплаты может потребоваться время, чтобы решить эту проблему. После урегулирования, перестройки, выкупа, и переустановка может занять еще больше времени, поэтому не ожидайте, что что-нибудь если вы не будете полностью подготовлены, ваш офис снова заработает разумное количество времени.


Рассмотрите другие важные вопросы:
  • Не усложняйте план излишне.
  • Сделайте одного человека ответственным за выполнение плана, но он структурирован таким образом, что другие уполномочены и готовы его реализовать если нужно.
  • Храните план в надежном, но удобном месте, чтобы его можно было быть доступным по мере необходимости.
  • Обновляйте план регулярно и всякий раз, когда в вашу систему вносятся изменения.
  • Помните, что люди всегда на первом месте (перед оборудованием, информацией или миссией).



Этот анекдот может звучать надуманным, но что-то очень похожее, как сообщалось, произошло после землетрясения в Калифорнии в 1996 году.

Это действительно случается!

Великое землетрясение, как его вскоре назвали, застало всех врасплох, в том числе региональное агентство образования, которое составляло студенческие записи для законодательный орган штата более двух месяцев.Дон Джонс был в возглавил проект и оказался в весьма затруднительном положении. К счастью, или, к сожалению, в зависимости от исхода своих действий, он не думал о что он собирался сделать - он просто побежал обратно в горящее здание, чтобы получить копию его резервных копий данных. Он вернулся к изумленной группе коллег, которые были поражены тем, что он буквально рискнул жизнь для защиты «своих» данных. Он выбрался живым, поэтому он мог бы сказать что риск стоил, но не было бы проще просто практиковали хранение вне офиса?



Не позволяйте вашей организации участвовать в многочисленных историях непредвиденных обстоятельств. планы, которые потерпели неудачу из-за незначительного упущения, которое легко могло быть исправлено, но не было идентифицировано, пока не стало слишком поздно.

Тестирование и обзор

Большинство организаций проходят ежегодный финансовый аудит as регулярная часть их финансовой жизни. То же самое с проверками безопасности важная часть работы любой вычислительной среды. Полный Аудит безопасности должен включать изучение любых политик, влияющих на или подвержены влиянию системной безопасности, а также тщательной проверки каждого существующий механизм для обеспечения соблюдения указанной политики.В конце концов, план не очень хорош, если он не может быть реализован - и единственный способ по-настоящему убедитесь, что политики и механизмы безопасности реализуются должным образом проходит обширное тестирование (или во время реальной чрезвычайной ситуации, когда исправлять недочеты уже поздно).



Имейте в виду, что существуют пределы разумного тестирования. В цель тестирования - убедиться, что процедуры безопасности выполняются должным образом и соответствовать важнейшим политическим целям, а не доказывать абсолютность каждого аспекта системы и политики.
Хотя учения по безопасности нельзя запланировать каждый день недели без серьезно влияя на производительность офиса (и, возможно, на моральный дух), они должны проводиться так часто, как это необходимо, чтобы определить, что процедуры безопасности реализуются эффективно. Какие сверла? Хорошо, если ваша оценка риска (см. главу 2) определяет конкретный тип стихийное бедствие как основная угроза вашей организации, затем учение на основе этого сценария могут быть построены (например,g., тест для проверки вашего механизмы резервного копирования и восстановления после землетрясения). С другой стороны, если ваша самая большая угроза исходит от внешних злоумышленников, пытающихся проникнуть в вашу систему, может быть проведена тренировка, имитирующая хакер атака с целью наблюдения за доступом контрмер в действии.

Это действительно случается!

Городские школы взяли на себя обязательство обеспечить высочайший уровень безопасности системы.Он назначил сотрудника для работы в качестве штатного менеджера по безопасности, закупил современное оборудование для резервного копирования и отремонтировал старое здание, которое принадлежало компании, на окраине города, чтобы оно служило удаленным хранилищем для его лент с резервными копиями. Менеджер по безопасности, посетивший многочисленные технологии и безопасность конференции, чтобы быть в курсе своих должностных обязанностей, гордился его систему и тестировал каждый шаг своих процедур резервного копирования вплоть до ленты попали на полки на внешнем складе.К Насколько известно менеджеру, учения по безопасности неоднократно доказывали свою эффективность. что системе действительно можно доверять. Однажды ночью, как менеджер лежал в постели и думал о том, как прекрасна система безопасности городских школ. был, он понял, что на самом деле никогда не перезагружал резервные ленты с удаленных место хранения. Он, конечно, был очень уверен, что объект (с огнестойкий ремонт, антистатическое ковровое покрытие и постоянная охрана охранник) был в безопасности, но признал, что не может быть уверен, пока на самом деле протестировал это.

На следующее утро он пошел в учреждение, зарегистрировался у службы безопасности. охранник, ввел комбинацию, чтобы открыть дверь, и подписал образец Лента. Он отнес его к себе в офис и попытался перезагрузить на автономном "тестовый" компьютер, но, к его большому удивлению, обнаружил, что на ленте нет данные. Он немедленно вернулся в хранилище, чтобы изъять другая лента, но снова, при попытке прочитать данные, обнаружил, что там файлов не было.

Быстрее, чем вспышка, менеджер службы безопасности вызвал команду высокотехнологичных консультанты по безопасности, чтобы диагностировать его проблему.Он показал им свой записи испытаний за испытаниями и учения за учениями, подтверждающие, что все шаги перед хранением для резервного копирования данных выполнялись должным образом. Специалисты убедились, что на выездном объекте было то место. начать расследование. Когда они подошли к зданию, менеджер службы безопасности упомянул, что, хотя он не подумал о бюджете на высокая почасовая оплата опытных консультантов, они должны брать все время, которое им нужно, чтобы выяснить проблему, потому что он хотел эту резервную копию система работает правильно.На это ведущий консультант ответил: он подошел к двери: "Ну, в таком случае я думаю, что у меня есть хорошие новости и плохие новости. Хорошая новость в том, что я уже определили вашу проблему, и вам нужно будет взимать плату только за одну часовая работа ".

«Это хорошие новости», - ответил менеджер. "Но что плохого Новости?"

«Плохая новость в том, что за складом находится электрический трансформатор. Если у вас нет свинцовых стен, он выделяет достаточно остаточного электричества. чтобы стереть всю ленту, которая у вас есть в здании.У тебя будет переместить ваше хранилище ".

«Но у нас здесь очень безопасный сайт», - отчаянно возразил менеджер. "В нем есть охрана, современная спринклерная система и антистатический ковровое покрытие ".

"И еще у него в задней части есть гигантская установка для стирания лент. площадка. Извините, но этот сайт никогда не будет безопасным. Каждый резервная лента, которая находится в пределах 50 футов от здания, будет иметь все его данные удалены.Но посмотри на светлую сторону - в то время как у тебя может быть потеряли вложения в объект, по крайней мере, вы узнали все это раньше вам действительно нужны резервные копии данных. Возьмите записи прошлой ночи, чтобы другое место хранения, и все будет в порядке ".


Хотя безопасность нельзя тестировать каждый день, тестирование необходимо проводить достаточно часто, чтобы проверить эффективность инициатив по обеспечению безопасности.
Если полноценные учения по безопасности окажутся слишком трудоемкими и разрушительными к нормальным операциям, которые будут реализованы в большом масштабе, рассмотрите возможность тестирования отдельные аспекты системы безопасности по одному. Процедуры резервного копирования Можно проверить, чтобы убедиться, что данные могут быть восстановлены из хранилища ленты . Файлы журнала можно проверить, чтобы убедиться, что предполагаемая информация в обслуживании было сделано так аккуратно.И другие особенности системы также можно оценивать и анализировать. Когда безопасность дрель, следует уделить особое внимание разработке теста. Важно четко обозначить, что тестируется, как проходит тест. будут проведены, и каких результатов следует ожидать. Все аспекты этого процесса должны быть задокументированы и включены в или в качестве дополнения к, политика безопасности.
Кто проводит аудиты безопасности и учения?
  1. Специалист (ы) по безопасности организации
  2. Команды сотрудников (рецензенты внутри организации)
  3. Группы внешних экспертов (из кооперативов, консорциумов или других партнерские организации)
  4. Наемные внешние эксперты-консультанты по безопасности


Внедрение и текущее обслуживание

Безопасность - это больше, чем просто отпугивание хакеров и других нарушителей спокойствия ваша система.Он включает в себя множество внутренних практик, которые служат для защиты информации в случае сбоя системы или диска . Некоторые основных видов деятельности, которыми ежедневно занимаются менеджеры по безопасности включать в себя администрирование механизмов резервного копирования и защиты от вирусов, чтобы быть в курсе обновления программного обеспечения, управления учетными записями пользователей и мониторинга активности системы.


Включены рекомендуемые методы, касающиеся фактических процедур резервного копирования. в главе 6.

Резервные копии

Практически невозможно переоценить необходимость хорошей резервной копии стратегия. Резервное копирование системы не только защищает организацию в в случае аппаратного сбоя или случайного удаления, но они также защищают персонал от несанкционированных или случайных изменений, внесенных в содержимое файлов. Если когда-либо была сделана ошибка (а мы все это знаем), можно выбрать доступа к неизмененной резервной копии может быть очень привлекательно.Но достигнув в эти архивы - жизнеспособная стратегия только тогда, когда файлы резервных копий были сделано правильно - резервная копия файла, содержащего ошибки и / или вирусы то, что вы пытаетесь устранить, обычно не очень помогает. Сходным образом, файлы резервных копий должны создаваться через определенные промежутки времени и сами должны быть хорошо защищены от повреждений и разрушения.

Какой тип стратегии резервного копирования имеет смысл для вашей организации? Это зависит от типов и количества файлов в системе, уровня технических знаний в организации, а также приверженность безопасности - информация, которую можно найти в результатах хорошо выполненная оценка рисков (см. главу 2).Даже после нужды уникальных для организации, однако есть несколько более общие вопросы, которые необходимо рассмотреть, прежде чем устанавливать планы резервного копирования:

  1. Какую степень риска потери данных может комфортно использовать ваша организация? терпеть?
  2. Сколько лет вашему оборудованию? Насколько это надежно?
  3. Каково ваше рабочее место? Вы обрабатываете новые данные ежедневно?

Для дальнейшей оценки типа стратегии резервного копирования, которая лучше всего подходит Потребности вашей организации также учитывают следующие факторы: 16

  1. Время и усилия, необходимые для внесения изменений в файлы:
    Если для внесения изменений в файл требуется немного времени, выполните резервное копирование этих изменений. может быть не обязательно.Если изменения требуют большой работы (например, вводя данные, собранные из длинной формы), не рискуйте этим усилием и вместо этого часто делайте резервную копию.
  2. Время и усилия, необходимые для резервного копирования файлов:
    Если собственно процесс резервного копирования требует небольших усилий, зачем его ставить выключенный? Если на это уходит много времени, помните о правильном выборе времени.
  3. Значение данных:
    Если данные особенно ценны, чаще создавайте их резервные копии. В противном случае частое резервное копирование может быть менее необходимым.
  4. Скорость изменения файла:
    Если документ быстро меняется (например, из-за скорости оператора при вводе данных), вероятно, потребуется более частое резервное копирование.


Вы можете выбрать комбинацию подпрограмм полного и частичного резервного копирования. Однако при запуске любой системы необходимо сначала создать полную резервную копию. сделано, чтобы служить ориентиром.

Как правило, существует три типа стратегий резервного копирования:
  1. A Complete backup - резервное копирование всего жесткого диска .Преимущество этой стратегии является ее полнота; вы получите снимок всех ваших содержимое жесткого диска.
  2. частичное резервное копирование - только резервное копирование выбранных каталогов. Этот полезно и эффективно, если ваша работа сосредоточена в определенной области вашего жесткого диска.
  3. Инкрементное резервное копирование - резервное копирование только тех файлов, которые были изменил с момента последней резервной копии. Это означает использование программного обеспечения резервного копирования для просканируйте файлы, чтобы увидеть, были ли они изменены с момента последнего цикла резервного копирования. Если да, файл сохраняется; в противном случае сохраняется предыдущая резервная копия.

Прежде всего, разработайте стратегию резервного копирования, реалистичную для вашей организации. параметр.
Так как же объединить все эти факторы в эффективную стратегию? для удовлетворения потребностей организации? Ответ прост: используйте информация, доступная для разработки плана резервного копирования, который, скорее всего, быть реализованным.Каким бы ни было решение, проявите изобретательность разработать стратегию, которая с наибольшей вероятностью обеспечит получение ваших данных резервное копирование. Совершенно необходимо разработать реалистичную политику, основанную на в среде вашего агентства.

В любом случае установите график резервного копирования, который соответствует потребностям вашего агентства и стиль работы и придерживайтесь его. Вот несколько примеров распространенного резервного копирования процедуры:

  • Дважды в день: частичный в полдень, полный в конце дня
  • Один раз в день: полное резервное копирование в конце дня
  • Три раза в неделю: полное резервное копирование в конце каждого дня
  • Дважды в неделю: полное резервное копирование во вторник, частичное в четверг
  • Раз в неделю: полное резервное копирование
  • Ежемесячно: полное резервное копирование


Вариант C, «В безопасном удаленном месте» - лучший вариант от чисто с точки зрения безопасности.См. Главу 5 для рекомендаций по закреплению местоположение.
Последний важный вопрос планирования, который следует учитывать, - что делать с файлами резервных копий. после того, как они были созданы. Выбор хранилища резервных копий зависит от о потребностях, ресурсах и способности агентства обеспечить его физическую структуру (см. главу 5). Любой отдельный вариант или смесь вариантов могут быть выбираются, если они соответствуют потребностям сайта и имеют реальный шанс реализации.Варианты резервного хранилища включают:
Вариант A: В одной комнате - отлично подходит для легкого восстановления файлов после данных потеря, но плохо, если угроза попадает «в» комнату.
Вариант B: В том же здании - менее удобно исправлять ошибки, но физическое разделение повышает безопасность, поскольку единичное событие менее вероятно повредить все
Вариант C: В безопасном месте за пределами площадки - совсем не удобно для быстрого восстановление данных, но отлично подходит для защиты, если хранится в безопасном помещении.
Как и все решения по безопасности, выбор места для хранения за пределами площадки объекты должны быть основаны на результатах оценки риска. Если, например, оценка риска показывает, что землетрясение представляет собой главную угрозу, размещение хранилища за пределами площадки в 100 милях, но на том же расстоянии линия разлома не имеет смысла. Аналогичным образом, если оценка риска выявляет наводнение как первостепенная угроза, место хранения за пределами площадки должно быть вне той же поймы.

Более подробные инструкции по борьбе с вирусами см. В главе 6. и другое мошенническое программирование.
Защита от вирусов

Любая машина, подключенная к сети или взаимодействующая с другими через дискет или модем уязвим для мошеннических программ: компьютерных вирусов, червей , троянских коней, и т.п.Это менеджер службы безопасности обязанность разрабатывать и контролировать процедуры предотвращения вирусов и других мошеннические программы от проникновения в систему. Как правило большого пальца, нет дискеты извне системы (включая торговую марку, в термоусадочной пленке) программное обеспечение) следует использовать на системном компьютере без предварительного была просканирована современной антивирусной программой .

любой из почти бесчисленного множества видов жутких, ползающих насекомые или, чаще, неожиданные ошибки программирования в компьютерном программном обеспечении.
Обновления программного обеспечения

Само собой разумеется, что в компьютерных системах имеется ошибки . Даже действующих системы , от которых мы так сильно зависим в защите нашей информации, есть ошибки. По этой причине издатели программного обеспечения выпускают обновления на частая основа. Часто эти обновления являются, по сути, заглушками для дыр. в безопасности программного обеспечения, которые были обнаружены.Это важно что всякий раз, когда эти ошибки обнаруживаются, системный менеджер предпринимает все действия возможно исправить их как можно скорее, чтобы свести к минимуму воздействие.

Следствие «проблемы с ошибкой» связано с источником для получения обновляет до программного обеспечения. Многие компьютерные системы и пакеты программного обеспечения приходят при поддержке производителя или поставщика. Средства, которые поступают непосредственно из такого источника, как правило, заслуживают доверия и обычно могут быть внедрено довольно быстро после получения (и надлежащего тестирования независимо от источник).Другие источники, такие как программное обеспечение, размещенное на сайтах Internet , должны быть изучены более внимательно.

Как правило, производитель доверяет больше обновлений, чем те, которые размещены в Интернете.

Эффективная безопасность требует "сдержек и противовесов", чтобы каждый пользователь включая системного администратора и менеджера по безопасности, несет ответственность для системной активности - никто не должен иметь возможность распечатать свою зарплату без наблюдения.
Управление учетными записями пользователей

Как сказано в этой главе, одинокий человек должен иметь начальную ответственность за информационную систему. Для этого человека безопасность менеджер или системный администратор, чтобы эффективно контролировать систему, он или она должен иметь доступ ко всем компонентам системы и файлам - доступ это обычно называется «привилегиями системного администратора»." Обычно считается хорошей практикой поделиться с системным администратором права доступа с кем-то, кроме системного администратора, если только для того, чтобы иметь доступ к аварийной системе, если администратор когда-либо стать недоступным. Но при этом такой тотальный доступ также требует полной подотчетности и должна ограничиваться наименьшим количеством количество сотрудников, необходимое для обеспечения безопасности системы - в конце концов, каждый человек с полным доступом к системе имеет возможность отменять любые и все функции безопасности.

Пользователи, кроме администратора системы (и подотчетная замена в случае возникновения чрезвычайной ситуации) должен быть предоставлен доступ к системе исключительно на основании на свои рабочие нужды. Ограничение доступа пользователей сводит к минимуму возможности на случай несчастных случаев и других возможных несоответствующих действий (см. главу 8). Благодаря использованию учетных записей пользователей каждый авторизованный пользователь идентифицируется перед доступ к системе, и любое действие, которое делает этот пользователь, классифицируется как таковой.

Пользователям должен быть предоставлен доступ только к нужным им файлам и системам. делать свою работу, и не более того.


Чтобы распознать отклонения от нормального использования системы, менеджер должен понимать как ведет себя система при правильной работе.
Мониторинг использования системы

Системный мониторинг может выполняться менеджером безопасности или программным обеспечением. разработан специально для этой цели. Мониторинг системы включает рассматривая все аспекты системы, выявляя закономерности регулярного использования, и ищу что-нибудь необычное. Большинство операционных систем хранить информацию об использовании системы в специальных файлах, называемых журналами файлы.Регулярная проверка этих файлов журналов первая линия защиты при обнаружении несанкционированного использования системы. Системным менеджерам следует:

  • Сравните списки пользователей, вошедших в систему в данный момент, и историй, которые были зарегистрированы в прошлом. Большинство пользователей обычно входят в систему и выходят из нее примерно в одно и то же время каждый день. Учетная запись, вошедшая в нерабочее время для учетной записи, может быть признак несанкционированной деятельности и требует расследования и объяснения.
  • Проверьте системные журналы на наличие необычных сообщений об ошибках. Например, большой количество неудачных попыток входа в систему за короткий период времени может указывать на что кто-то пытается угадывать пароли.

Хотя диспетчер безопасности отвечает за мониторинг активности пользователей, это становится гораздо более возможным при работе с, а не против сотрудники.

Это действительно случается!

Стив серьезно относился к безопасности школьной компьютерной системы. И хотя некоторые люди могли подумать, что он, возможно, слишком серьезен, это не помешало ему все же заставить их нарушить линию безопасности. Он был серьезным менеджером по безопасности.

Однажды днем ​​он заметил необычно странную активность системы. во время своих ежедневных (но случайно рассчитанных) операций по мониторингу он быстро по следу смутьяна. Стив знал, что он был эффективным службы безопасности, но он удивился даже самому себе, так быстро отследив нарушения обратно к миссисТодд, учитель пятого класса. Ему следует знали, что никогда не доверяли миссис Тодд. Никто не мог быть таким хорошо - это должна быть уловка.

Стив прошел по коридору и через дверь в пустой класс. вовремя, чтобы найти виновного все еще сидящим за ее компьютером. Он мог бы едва сдерживая себя: «Что ты, черт возьми, делаешь? Вы можете потерять работу за взлом моей системы. На самом деле я иду сделать все возможное, чтобы увидеть, что вы делаете! "

Как Стив мог предсказать, миссисТодд отрицал, что она что-то сделала неподходящий. "Но, мистер Джонсон, о чем вы говорите? ... И пожалуйста не говори со мной таким тоном ".
"Тон?" - изумленно ответил Стив. "Тебе повезло, что я использую только "тон" с вами. А теперь позволь мне посмотреть, что ты здесь делаешь ». подошел к столу миссис Тодд и посмотрел на экран ее монитора. «Хм», - подумал Стив вслух, удивившись, увидев, что она работает над электронную зачетную книжку, которая была на ее жестком диске и не требовала вход в сеть."Чем ты занимался до того, как я получил здесь? Вы были в сети? "

Миссис Тодд выглядела озадаченной: «Нет, я в своей зачетной книжке с тех пор, как дети ушли. Почему?"
Прежде чем Стив смог продолжить допрос, миссис Йоу, директор школы, заряжен в комнату. "Что это за суматоха, Стив? Я слышал, как ты кричишь на полпути по коридору ".
«Я поймал миссис Тодд, которая пыталась подделать файлы табелей успеваемости в сети. Это серьезное нарушение нашей системы безопасности."

Миссис Тодд поспешила защитить себя. "Он не делал ничего подобного, Миссис Йоу. Он не мог поймать меня на этом, потому что я бы никогда не сделать такую ​​вещь. Послушайте, я работаю над своей собственной зачетной книжкой ".

Стив был удивлен, что миссис Тодд смогла сохранить такую ​​прямую лицо, когда он поймал ее почти с поличным. Но прежде чем он смог ничего не говори, миссис Йоу потянулась к клавиатуре миссис Тодд. Она ударила несколько функциональных клавиш и один или два раза щелкнул мышью.Стив мог сказать, что она вела журнал аудита использования компьютера. Ему нравилось иметь директора, который разбирался в оборудовании!

«Стив, - спросила миссис Йоу, - в какое время произошло нарушение?»

«Три часа, - ответил он, - сразу после последнего периода. когда миссис Тодд сказала, что вошла в компьютер. Совершенно случайно, а? "

Директор уставился на него: "Должно быть, это совпадение, потому что журнал аудита показывает, что она была в файле своей успеваемости с 3:02 п.м. Никакой активности до этого с восьми часов утра ». Миссис Йоу нахмурилась, глядя на Стива, а затем виновато посмотрела на пятого класса. учитель: "Мне очень жаль, миссис Тодд. Иногда он может увлечься, но у него есть большая работа по обеспечению безопасности нашей сети. "Она посмотрела назад к Стиву: "Тебе действительно нужно было устроить такую ​​сцену, когда ты не был даже уверен, что обвиняешь правильного человека? "

Стив попытался ответить, но миссис Тодд прервала его. "Это нормально, он, должно быть, действительно думал, что нашел виновного." Она смеялась, «Я, компьютерный хакер, разве это не сказка?»

Стив посмотрел на женщину, которая теперь защищала его. Всего несколько мгновений назад он ошибочно обвинил ее во взломе и угрожал ее работе. Так что, возможно, она действительно такая милая.

«Давай, Стив, - наконец сказала миссис Йоу, нарушая тишину, - мы получил хакер, чтобы идентифицировать. На этот раз не уходить наполовину взведенным с обвинения, пока мы не узнаем, о чем говорим ".

Постсценарий: В течение следующих двух недель Стив и миссисYow контролировал хакер, маскирующийся под нескольких разных сотрудников (в том числе Mrs. Yow) и пытается войти в защищенные файлы табелей успеваемости. После После тщательного анализа Стив обнаружил ошибку в программном обеспечении паролей, которая позволяла хакер, чтобы выдать себя за авторизованного пользователя. Однажды это было выполнено, они смогли отследить несанкционированные действия до к машине, с которой работал злоумышленник, и впоследствии были удалось поймать восьмого ученика, который пытался разыграть шараду. После надлежащего обращения с проблемным учеником (во время которого раз Стив позволил миссис Йоу говорить больше), Стив снова извинился милой миссис Тодд за его необоснованные обвинения и непрофессиональное поведение.


Задача системного мониторинга не так сложна, как может показаться. Безопасность менеджеры могут периодически выполнять множество задач по мониторингу на протяжении всего день даже в самые короткие из свободных моментов (например,г., во время ожидания на удержании по телефону). Часто выполняя команды, менеджер быстро ознакомится с "нормальной" деятельностью и станет может лучше замечать необычные вещи.

Самым важным в использовании системы мониторинга является то, что это нужно делать регулярно. Выбор одного дня в месяце для мониторинга система не является надежной стратегией безопасности, поскольку может произойти взлом в считанные часы или даже минуты.Только поддерживая постоянную vigil, можете ли вы рассчитывать вовремя обнаружить нарушения безопасности, чтобы отреагировать на - отсюда одна привлекательность программного обеспечения для мониторинга, которое, в отличие от даже самых Предназначен для администраторов, может работать 24 часа 7 дней в неделю неделя.

Несмотря на преимущества, которые дает регулярный системный мониторинг, некоторые злоумышленники будут знать о стандартных механизмах входа в систему, используемых системами они атакуют и будут активно пытаться обойти эти механизмы. Таким образом, хотя регулярный мониторинг полезен для обнаружения злоумышленников, он не гарантирует, что ваша система безопасна и не должна рассматриваться безошибочный метод обнаружения несанкционированного использования.

Заключительный (но очень важный) вопрос
В. Как менеджер безопасности проверяет, что система, для которой он или она отвечает на самом деле в безопасности?

A. 1) Прочтите этот документ и следуйте инструкциям по безопасности, как указано в контрольных списках в конце каждой главы.

2) Практика, упражнения и испытания каждая мера безопасности реализуется.

Контрольный список управления безопасностью

Хотя может возникнуть соблазн просто сослаться на следующий контрольный список как на свой план безопасности, это ограничит эффективность рекомендаций.Они наиболее полезны, когда инициируются как часть более крупного плана по разрабатывать и внедрять политику безопасности во всей организации. Другой в главах этого документа также рассматриваются способы настройки политики в соответствии с вашими требованиями. специфические потребности организации - концепция, которую нельзя игнорировать, если вы хотите максимизировать эффективность любого данного руководства.

Контрольный список безопасности для главы 4
Краткость контрольного списка может быть полезна,
но это никоим образом не составляет за детализацию текста.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *