Электронная подпись частного лица: Электронная подпись (ЭЦП) для физического лица

• 22000 Определения.
• 22001 Цифровые подписи должны быть созданы с использованием приемлемой технологии.
• 22002 Критерии определения приемлемости технологии цифровой подписи для использования государственными организациями.
• 22003 Приемлемые технологии.
• 22004 признана недействительной
• 22005 Критерии для использования государственными организациями при принятии цифровых подписей.

22000. Определения.

1. Для целей данной главы, и если контекст явно не указывает иное
   1. «Сообщение с цифровой подписью» — это сообщение, которое было обработано с помощью приемлемой технологии в соответствии с разделом 23003 таким образом, что сообщение связывается с подписывающей стороной.
   2. «Сообщение» означает цифровое представление информации, предназначенное для использования в качестве письменного сообщения, предоставляемого публичной организации публичной организацией или частной организацией.
   3. «Лицо» означает человека или любую организацию, способную подписать документ юридически или фактически.
   4. «Государственная организация» означает государственную организацию, как определено в разделе 811.2 Правительственного кодекса Калифорнии.
   5. «Подписывающий» означает лицо, подписывающее сообщение с цифровой подписью с использованием приемлемой технологии для однозначной связи сообщения с лицом, его отправляющим.
   6. «Технология» означает компьютерное оборудование и / или программный метод или процесс, используемый для создания цифровых подписей.

Примечание: цитируемый орган: раздел 16.5 Правительственного кодекса. Ссылка: Раздел 16.5 Правительственного кодекса.

22001. Цифровые подписи должны быть созданы с помощью приемлемой технологии.

1. Для того, чтобы цифровая подпись была действительна для использования публичной организацией, она должна быть создана с помощью технологии, приемлемой для использования в штате Калифорния.

Примечание: цитируемый орган: раздел 16.5 Правительственного кодекса.Ссылка: Раздел 16.5 Правительственного кодекса.

22002. Критерии для определения государством приемлемости технологии цифровой подписи для использования государственными организациями.

1. Приемлемая технология должна быть способна создавать подписи, которые соответствуют требованиям, изложенным в разделе 16.5 Правительственного кодекса Калифорнии, а именно:
   1. Он уникален для человека, который его использует;
   2. Подходит для проверки;
   3. Он находится под исключительным контролем лица, использующего его;
   4. Он связан с данными таким образом, что при изменении данных цифровая подпись становится недействительной; и
   5. Он соответствует Разделу 2 Раздела 7 Главы 10 Свода правил Калифорнии.

Примечание: цитируемый орган: раздел 16.5 Правительственного кодекса. Ссылка: Раздел 16.5 Правительственного кодекса.

22003. Допустимые технологии.

1. Технология, известная как криптография с открытым ключом, является приемлемой технологией для использования государственными организациями в Калифорнии при условии, что цифровая подпись создается в соответствии со следующими положениями:
   1. Определения. Для целей раздела 22003 (a), и если контекст явно не указывает иное:
      1. «Асимметричная криптосистема» означает компьютерный алгоритм или серию алгоритмов, в которых используются два разных ключа со следующими характеристиками:
         1. Одна клавиша подписывает данное сообщение;
         2. Один ключ проверяет данное сообщение; и
         3. Ключи обладают тем свойством, что, зная один ключ, невозможно вычислить другой ключ.
      2. «Сертификат» означает компьютерную запись, которая:
         1. Обозначает выдающий сертификат сертификационный орган;
         2. Именует или идентифицирует своего подписчика;
         3. Содержит открытый ключ подписчика;
         4. Имеет цифровую подпись сертификационного органа, выдающего или изменяющего его; и
         5. Соответствует широко используемым отраслевым стандартам, включая, помимо прочего, стандарты сертификатов ISO x.509 и PGP.
      3. «Центр сертификации» означает физическое или юридическое лицо, которое выдает сертификат или, в случае определенных процессов сертификации, удостоверяет поправки к существующему сертификату.
      4. «Пара ключей» означает закрытый ключ и соответствующий ему открытый ключ в асимметричной криптосистеме. Ключи обладают тем свойством, что открытый ключ может проверять цифровую подпись, создаваемую закрытым ключом.
      5. «Практическое заявление» означает документацию о методах, процедурах и средствах контроля, применяемых Центром сертификации.
      6. «Закрытый ключ» означает ключ пары ключей, используемый для создания цифровой подписи.
      7. «Подтверждение идентификации» означает документ или документы, представленные в центр сертификации для установления личности подписчика.
      8. «Открытый ключ» означает ключ пары ключей, используемый для проверки цифровой подписи.
      9. «Подписчик» означает лицо, которое:
         1. Указана ли тема в сертификате;
         2. принимает сертификат; и
         3. Содержит закрытый ключ, который соответствует открытому ключу, указанному в этом сертификате.
   Раздел 16.5 Кодекса правительства штата Калифорния
   2. требует, чтобы цифровая подпись была «уникальной для лица, использующего ее». Цифровая подпись на основе открытого ключа может считаться уникальной для человека, использующего ее, если:
      1. Закрытый ключ, используемый для создания подписи на документе, известен только подписавшему;
      2. Цифровая подпись создается, когда человек запускает сообщение через одностороннюю функцию, создавая дайджест сообщения, а затем шифруя полученный дайджест сообщения с использованием асимметричной криптосистемы и закрытого ключа подписывающей стороны;
      3. Хотя не для всех сообщений с цифровой подписью от подписывающей стороны требуется получение сертификата, подписывающей стороне может быть выдан сертификат, удостоверяющий, что он или она контролирует пару ключей, используемую для создания подписи; и
      4. Вывести закрытый ключ на основе знания открытого ключа с вычислительной точки зрения невозможно.
   Раздел 16.5 Кодекса правительства штата Калифорния
   3. требует, чтобы цифровая подпись была «способной к проверке». Цифровая подпись на основе открытого ключа способна проверять, если:
      1. Получатель документа с цифровой подписью может проверить, что документ был подписан цифровой подписью, используя открытый ключ подписавшего для расшифровки сообщения; и
      2. Если сертификат является обязательным компонентом транзакции с государственным агентством, выдающий центр сертификации либо посредством заявления о практике сертификации, либо посредством содержания самого сертификата должен указать, какую форму (формы) идентификации он (если таковые имеются). требуется от подписывающей стороны до выдачи сертификата.
   Раздел 16.5 Кодекса правительства штата Калифорния
   4. требует, чтобы цифровая подпись оставалась «под исключительным контролем лица, использующего ее». Независимо от того, сопровождается ли подпись сертификатом или нет, лицо, владеющее парой ключей, или подписчик, указанный в сертификате. , принимает на себя обязательство проявлять разумную осторожность, чтобы сохранить контроль над закрытым ключом и предотвратить его раскрытие любому лицу, не уполномоченному создавать цифровую подпись подписчика в соответствии с разделом 669 Кодекса доказательств штата Калифорния.
   5. Цифровая подпись должна быть связана с сообщением документа таким образом, чтобы при изменении данных цифровая подпись становилась недействительной.
   6. Если подпись сопровождается сертификатом, это значит, что сертификат получен от центра сертификации, который на момент подписания включен как минимум в один из следующих списков сторонней программы сертификации:
      1. Программа корневых сертификатов Apple
      2. Программа доверенного корня Microsoft
      3. Корневая программа Mozilla
2. Технология, известная как «Динамика подписи», является приемлемой технологией для использования государственными организациями в Калифорнии при условии, что подпись создается в соответствии со следующими положениями:
3. 1. Определения.Для целей Раздела 22003 (b), и если контекст явно не указывает иное:
      1. «Измерения рукописного ввода» означают показатели формы, скорости и / или других отличительных характеристик подписи, когда человек пишет ее от руки ручкой или стилусом на плоской поверхности.
      2. «Дайджест подписи» — это результирующая строка битов, созданная, когда подпись привязана к документу с помощью Signature Dynamics.
      3. «Эксперт» означает лицо с очевидными навыками и знаниями, основанными на обучении и опыте, которое может быть квалифицировано как эксперт в соответствии с разделом 720 Кодекса доказательств Калифорнии.
      4. «Динамика подписи» означает измерение того, как человек пишет свою подпись от руки на плоской поверхности, и привязку результатов измерений к сообщению с использованием криптографических методов.
   Раздел 16.5 Кодекса правительства Калифорнии
   2. требует, чтобы цифровые подписи были «уникальными для лица, использующего его». Дайджест подписи, созданный с помощью технологии Signature Dynamics, может считаться уникальным для лица, использующего его, если:
      1. Дайджест подписи записывает измерения рукописного ввода лица, подписывающего документ, с использованием технологии динамики подписи;
      2. Дайджест подписи криптографически связан с размерами рукописного ввода; и
      3. После того, как дайджест подписи был привязан к измерениям рукописного ввода, с вычислительной точки зрения невозможно разделить измерения рукописного ввода и связать их с другим дайджестом подписи.
   Раздел 16.5 Кодекса правительства штата Калифорния
   3. требует, чтобы цифровая подпись «могла быть проверена». Дайджест подписи, созданный с помощью технологии динамики подписи, может проверяться, если:
      1. Приемник сообщения с цифровой подписью получает измерения рукописного ввода для целей сравнения; и
      2. Если проверка подписи является обязательным компонентом транзакции с публичной организацией, измерения почерка могут позволить эксперту по почерку и документу оценить подлинность подписи.
   Раздел 16.5 Кодекса правительства штата Калифорния
   4. требует, чтобы цифровая подпись оставалась «под исключительным контролем лица, использующего ее». Дайджест подписи находится под исключительным контролем лица, использующего ее, если:
      1. Дайджест подписи фиксирует измерения рукописного ввода и криптографически связывает их с сообщением, направленным подписавшим, и никаким другим сообщением; и
      2. Дайджест подписи делает невозможным с вычислительной точки зрения привязку измерений рукописного ввода к любому другому сообщению.
   5. Дайджест подписи, созданный технологией динамики подписи, должен быть связан с сообщением таким образом, чтобы при изменении данных в сообщении дайджест подписи становился недействительным.

Примечание: цитируемый орган: раздел 16.5 Правительственного кодекса. Ссылка: Раздел 16.5 Правительственного кодекса.

22004. ОТКРЫТ.

22005. Критерии для использования государственными организациями при принятии цифровых подписей.

1. Перед принятием цифровой подписи государственные организации должны убедиться, что уровень безопасности, используемый для идентификации подписавшего документ, достаточен для проводимой транзакции.
2. Перед принятием цифровой подписи публичные организации должны убедиться, что уровень безопасности, используемый для передачи подписи, достаточен для проводимой транзакции.
3. Если сертификат является обязательным компонентом транзакции с цифровой подписью, публичные объекты должны гарантировать, что формат сертификата, используемый подписывающей стороной, достаточен для обеспечения безопасности и функциональной совместимости публичного объекта.
4. Перед принятием цифровой подписи государственные организации должны убедиться, что она создана с помощью приемлемой технологии в соответствии с разделом 22003.

3-006: Использование электронных подписей и записей — Библиотека правил

1. Дом
2. Общие административные и операционные политики
3. Текущая страница: Политика 3-006: Использование электронных подписей и записей

1. Назначение и сфера применения
   1. Эта политика устанавливает, когда электронная подпись может заменить письменную подпись. и когда электронная запись может заменить бумажный документ в официальном университете виды деятельности.
   2. Настоящая политика распространяется на всех членов сообщества Университета Юты и регулирует все виды использования электронных подписей и электронных записей, используемые для проведения официальных бизнес Университета Юты. Такой бизнес должен включать, но не ограничиваться к электронным коммуникациям, транзакциям, контрактам, заявкам на гранты и другим служебные цели.
2. Определения
1. «Электронная подпись» — это электронный звук, символ или процесс, прикрепленный к или логически связаны с электронной записью и выполнены или приняты лицом с намерением подписать запись.
2. «Электронная запись» — это запись, созданная, сгенерированная, отправленная, переданная, полученная, или хранятся в электронном виде.
3. «Запись» — это информация, которая записана на материальном носителе или хранится на электронном или другом носителе и может быть восстановлен в воспринимаемой форме. Финансовый а другие документы или формы являются записями.
4. «Электронная транзакция» — это транзакция, проводимая или выполняемая полностью или частично. частично, с помощью электронных средств или электронных записей.
5. «Электроника» относится к технике, имеющей электрические, цифровые, магнитные, беспроводные, оптические, электромагнитные или аналогичные возможности.
6. Утвержденный метод электронной подписи — это метод, одобренный вице-президентом. Президент по административным службам, в соответствии с этой политикой и всеми применимыми законы штата и федеральные законы, определяющие форму электронной подписи, системы и процедуры, используемые с электронной подписью, и значение использования электронной подписи.
7. «Сертификат» — это электронный документ, используемый для идентификации личности, сервера, компания или другое лицо и связать эту личность с открытым ключом. Сертификат предоставляет общепризнанное доказательство личности.
8. Инфраструктура «открытого ключа» (PKI) — это форма шифрования информации с использованием сертификатов. для предотвращения того, чтобы люди выдавали себя за тех, кто уполномочен в электронном подписать электронный документ.«Открытый ключ» — это значение, предоставляемое некоторыми назначенными полномочия как ключ, который в сочетании с «закрытым ключом», полученным из открытого ключа, может использоваться для эффективного шифрования сообщений и цифровых подписей.
9. «Закрытый ключ» — это ключ шифрования / дешифрования, известный только стороне или сторонам. которые обмениваются сообщениями. В традиционной криптографии с закрытым ключом ключ используется коммуникаторы, чтобы каждый мог шифровать и расшифровывать сообщения.
3. Политика
1. Использование электронной подписи
   1. Подпись требуется политикой университета
      1. Если политика университета требует, чтобы запись имела подпись ответственного лицо, это требование выполняется, когда электронная запись связана с ним электронная подпись с использованием утвержденного метода электронной подписи.
      2. Если политика университета требует письменного документа, это требование выполняется, когда электронная запись связана с электронной подписью с использованием утвержденного метод электронной подписи.
   2. Подпись требуется по закону
      1. Если есть законное требование, помимо политики университета, чтобы запись имела подпись ответственного лица, это требование подписи выполняется, когда электронный запись связана с электронной подписью с использованием утвержденного электронного метод подписи, соответствующий закону штата Юта или федеральному закону.
      2. Если юридическое требование, выходящее за рамки политики университета, требует письменного документа, это требование выполняется, когда электронная запись связана с электронным подпись с использованием утвержденного метода электронной подписи, соответствующего требованиям штата Юта. закон штата или федеральный закон.
   3. Подписание записи с использованием утвержденного метода электронной подписи не означает что запись была подписана лицом, уполномоченным подписывать или утверждать эту запись.Соответствующие процедуры должны использоваться для подтверждения того, что лицо, подписывающее запись имеет соответствующие полномочия.
   4. Эта политика применяется только к транзакциям между сторонами, каждая из которых согласовала проводить транзакции электронными средствами.
   5. Если стороны договорились провести сделку с помощью электронных средств и закон требует лицо для предоставления, отправки или доставки информации в письменной форме другому лицу, требование считается выполненным, если информация предоставлена, отправлена ​​или доставлена ​​в качестве случай может быть, в электронной записи, которая может быть сохранена получателем в время получения.Электронная запись не может быть сохранена получателем если отправитель или его система обработки информации препятствуют возможности получателя распечатать или сохранить электронную запись.
2. Утверждение методов электронной подписи вице-президентом по административным вопросам Услуги
   1. Окончательное утверждение любого метода электронной подписи будет производиться вице-президентом. для административных служб по рекомендации компетентного вице-президента.При принятии решения об утверждении метода электронной подписи необходимо учитывать: быть переданы системам и процедурам, связанным с использованием этой электронной подписи, и является ли использование электронной подписи таким же надежным, как существующие используемый метод. Это решение будет принято после проверки электронного метод подписи Управлением информационных технологий, Институциональная безопасность Офис и Юридический совет университета.
   2. Если утвержденные методы электронной подписи требуют использования технологии шифрования который использует инфраструктуру открытого или закрытого ключа и / или сертификаты, Офис Информационные технологии будут нести ответственность за управление такими общедоступными или закрытые ключи и сертификаты.
   3. Утверждение метода электронной подписи может ограничить использование этого метода определенные электронные записи, определенные классы электронных записей или определенные Университетские организации.Электронная подпись, используемая без ограничений не будет считаться университетом действительным.
   4. Все утверждения методов электронной подписи будут доступны в электронном виде. для университетского сообщества и общественности и будут считаться приложениями к эта политика.
   5. В случае, если будет установлено, что утвержденный метод электронной подписи больше не заслуживает доверия, вице-президент по административным услугам должен отозвать утверждение этого метода электронной подписи.Если есть продолжающееся значение за электронные подписи, использованные отозванным способом, Вице-президент по Административные службы предпримут шаги, чтобы убедиться, что все действительные записи, подписанные с отозванный метод электронной подписи снова подписывается утвержденным электронным сигнатурный метод.
3. Правила и процедуры
   1. Университет Юты может устанавливать правила, которые:
      1. Укажите конкретные транзакции, которые университет готов проводить с помощью электронных средства;
      2. Укажите конкретные транзакции, которые Университет никогда не будет проводить с помощью электронных средства;
      3. Укажите способ и формат, в котором электронные записи должны создаваться, генерироваться, отправлены, переданы, получены и сохранены, а также системы, созданные для этих целей;
      4. Если закон или правило требует, чтобы электронные записи были подписаны электронными средствами, укажите тип необходимой электронной подписи, способ и формат, в котором электронная подпись должна быть поставлена ​​на электронную запись, а удостоверение личности или критериев, которым должна соответствовать любая третья сторона, используемая лицом, подающим документ для облегчения процесса;
      5. Определить соответствующие процессы и процедуры контроля для обеспечения надлежащей сохранности, расположение, целостность, безопасность, конфиденциальность и возможность аудита электронных записи; а также
      6. Укажите любые другие обязательные атрибуты электронных записей, которые указаны для соответствующие неэлектронные записи или которые разумно необходимы в данных обстоятельствах.
4. Санкции
   1. Любое лицо или сторона, которые ненадлежащим или незаконным образом используют электронные подписи и / или записи подлежат санкциям вплоть до увольнения, приостановки, и уголовное преследование в соответствии с опубликованными политиками университета и законами штата, упоминаются ли они в этой политике.
4. Правила, процедуры, руководства, формы и другие связанные ресурсы
1. Правила [зарезервировано]
2. Процедуры [зарезервированы]
3. Руководящие принципы [зарезервировано]
4. Формы [зарезервированы]
5. Прочие справочные материалы [зарезервировано]
5. Список литературы
1. Юта Код Энн.’46-4-101: Единообразный закон об электронных операциях
2. 18 U.S.C. ‘2510: Закон о конфиденциальности электронных коммуникаций
3. Юта Код Энн ’76-6-703: Закон штата Юта о компьютерных преступлениях
4. Utah Code Ann ’76-10-1801: Мошенничество в коммуникациях
5. Код Юты Ann ’63-2-101 и след .: Закон о доступе к государственным документам и управлении (GRAMA)
Политика
6. 4-002: Политика информационных ресурсов
Политика
7. 1-009: Университетские архивы
Политика
8. 4-001: Управление институциональными данными
6. Контакты
7. Действуя в качестве Владельца полиса, Офис Контролера отвечает за ответы на вопросы и предоставление информации о заявке. этой политики.Выступая в качестве должностного лица по политике, главный коммерческий директор несет ответственность за представление интересов Университета в обеспечении соблюдения этой политики. и разрешение любых допустимых исключений.
8. История
1. Редакция 0: Утверждено Академическим сенатом 06.05.02
2. Редакция 0: Утверждено Попечительским советом 20.05.02
3. Редакция 1: переформатирован, перенумерован, владелец и должностное лицо обновлено 15.07.11.
4. Версия 1: обновлены контакты, добавлен главный коммерческий директор 11.03.14

Штат Миннесота — Рекомендация 5.25.1.1 Надлежащее использование и внедрение электронных подписей

Системные процедуры
Глава 5 — Администрирование

Щелкните здесь, чтобы получить копию данного руководства в формате PDF.

для Правления 5.25

Часть 1. Назначение. Установить требования и ответственность за допустимое использование и внедрение электронных подписей. Требования разработаны для обеспечения соответствующего уровня безопасности, аутентификации и целостности записи при внедрении или использовании электронных подписей для транзакций.Колледжи и университеты могут принимать дополнительные условия использования в соответствии с политикой совета директоров, процедурами и настоящим руководством.

Часть 2. Авторитет. Политика Совета делегирует полномочия канцлеру разрабатывать системные руководящие принципы для целей реализации политики и процедур.

Часть 3. Определения.

Подчасть A. Аутентификация. Подтверждение, подтверждающее, что человек является тем, кем он является.

Подраздел B. Данные. Информация, собираемая, хранящаяся, передаваемая или сообщаемая для любых целей, будь то на компьютерах или в файлах, созданных вручную.Данные могут включать: финансовые операции, списки, идентифицирующую информацию о людях, проектах или процессах, а также информацию в форме отчетов.

Подчасть C. Менеджер электронной подписи (ESM). ESM назначается президентом каждого колледжа или университета для выполнения обязанностей, связанных с внедрением электронной подписи в университетском городке.

Подраздел D. ESM Group. Группа ESM всех колледжей, университетов и системного офиса. Эта группа будет регулярно встречаться и управлять процессом электронной подписи.

Подраздел E. Информационные ресурсы. Данные, собираемые, создаваемые, получаемые, поддерживаемые или распространяемые любым пользователем колледжей и университетов штата Миннесота, независимо от их формы, носителя, классификации безопасности или условий использования.

Подчасть F. Ресурсы информационных технологий. Средства, технологии и информационные ресурсы, используемые для обработки, передачи, хранения и связи информации о членах системы, включая, помимо прочего, компьютерные лаборатории, классные технологии, вычислительные устройства и устройства и услуги электронной связи, такие как модемы, электронная почта, сети, телефоны (в том числе сотовые), голосовая почта, факсимильная связь, видео, мультимедиа и учебные материалы.

Подчасть G. Сделка. Акт или процесс ведения бизнеса с другим лицом, компанией, агентством или организацией.

Подчасть H. Типы подписей. Ниже приведены расширенные определения из политики совета директоров и соответствующие дополнительные определения типов подписей:

1. Цифровая подпись. Тип электронной подписи, созданной двумя связанными ключами, закрытым ключом, используемым для подписи, и открытым ключом, используемым для проверки подписи. Цифровая подпись создается, когда человек использует свой закрытый ключ для создания уникальной метки (называемой «подписанный хеш») на электронном документе.Метод, используемый для связывания двух ключей, называется криптографией. Это математический метод шифрования и дешифрования сообщения.
2. Многофакторная аутентификация. Любые два или более сочетания методов аутентификации. Примеры методов аутентификации могут включать: пароль / кодовую фразу (что-то, что вы знаете), токен, смарт-карту, цифровой сертификат (что-то, что у вас есть), отпечаток пальца, сканирование сетчатки глаза и т. Д. (Что-то, что вы есть). Часто один метод аутентификации — это то, что вы знаете, например имя пользователя / пароль, а второй метод аутентификации — это то, что у вас есть, например токен или смарт-карта.Обычным примером многофакторной аутентификации является использование банковской карты банкомата (что-то, что у вас есть), когда вы вводите карту, а затем ПИН-код (что-то, что вы знаете). Хотя биометрия пока широко не используется, они будут считаться тем, чем вы являетесь.
3. Однофакторная аутентификация. Процесс безопасности, который требует одного метода аутентификации перед предоставлением доступа пользователю, обычно это имя пользователя с паролем.
4. Оцифрованные подписи. Оцифрованная подпись означает графическое изображение собственноручной подписи в любой оцифрованной форме, затем это изображение цифровой подписи применяется к цифровому документу.
5. Отправленные / отсканированные подписи. Бумажный документ с оригинальной собственноручной подписью (подписями), преобразованный в цифровой документ.

Подраздел A. Обязанности.

1. Обязанности президента колледжа или университета . Президент колледжа или университета должен назначить менеджера по электронной подписи (ESM) для надзора за обязанностями своего учреждения, как определено в политике и процедурах совета директоров. ESM должен быть лицом, знающим сотрудников, которым делегированы обязанности по бизнесу и / или академическим функциям или процессам колледжа или университета, где будут использоваться электронные подписи.
2. Обязанности администратора электронной подписи . ESM несет ответственность за надзор и обеспечение выполнения и надлежащего использования требований электронной подписи в своем учреждении.
3. Делегирование ответственности за электронную подпись . ESM может назначить представителя или делегировать обязанности другим менеджерам колледжей или университетов, руководителям или ключевому персоналу для выполнения и / или надзора за требованиями электронной подписи. Если обязанности делегированы, ESM должен задокументировать, кто принимает делегирование, его / ее должность или должность, дату делегирования и обязанности этого лица в отношении электронной подписи.ESM сохраняет общие обязанности по обеспечению выполнения требований всеми назначенными или делегатами.
4. Отмена возможности электронной подписи . ESM или его уполномоченные лица несут ответственность за отмену возможности электронной подписи для сотрудников, подрядчиков или сторонних организаций, которые больше не имеют права использовать электронные подписи. Отзыв должен быть задокументирован, включая имя человека, должность или должность, а также дату отзыва.

Подчасть B.Контроль и управление реализацией.

1. Классификация транзакций . ESM или их назначенные лица обеспечат внедрение процессов для классификации каждой транзакции по одному из четырех уровней воздействия транзакции: критический, высокий, средний или низкий. Инструмент категории транзакции, помогающий определить категоризацию транзакции, доступен на сайте электронной подписи SharePoint и предназначен для документирования процесса выбора и обеспечения согласованности процесса во всей системе.Инструмент категории транзакций принадлежит группе ESM и, как ожидается, будет развиваться по мере накопления опыта. Документ часто задаваемых вопросов, относящийся к этому руководству, также содержит рекомендации относительно категоризации документов. Инструмент категории транзакции будет направлять ESM через оценку уровней воздействия транзакции на финансовые, юридические и репутационные риски. ESM колледжей и университетов могут учитывать другие факторы при классификации своих операций, включая: отношения между сторонами; стоимость сделки; возможность мошенничества; несанкционированный доступ, изменение, потеря или повреждение защищенных данных; и / или вероятность возникновения опасного события.ESM должен выбрать категорию воздействия наивысшего уровня, применимую к транзакции.
2. Присвоение типа подписи . На основе идентифицированного уровня воздействия транзакции ESM или его назначенные лица также утвердят и обеспечат соответствие типа подписи, выбранной для каждой транзакции, по крайней мере минимально допустимому типу подписи, как указано в таблице A ниже.
3. Документирование категоризации транзакции . После того, как транзакция была отнесена к категории и назначен минимально допустимый тип подписи, она должна быть задокументирована ESM с указанием уровня воздействия на транзакцию: критический, высокий, средний или низкий и с минимально допустимым типом подписи.Приведенную ниже таблицу также можно найти в Системной процедуре 5.25.1 Использование электронных подписей.
4. Проверка личности при использовании цифровой подписи . Перед тем, как получить цифровую подпись, лицо должно подтвердить свою личность с помощью утвержденного процесса проверки личности. Самопровозглашенная идентификация запрещена и не является подтвержденной проверкой личности.

Таблица A. Допустимый тип подписи

Уровень воздействия транзакции Тип подписи	Критическое воздействие	Высокая ударопрочность	Средняя ударная	Низкая ударная нагрузка
Оригинал, рукописные подписи	Есть	Есть	Есть	Есть
Цифровые подписи	Есть	Есть	Есть	Есть
Многофакторная аутентификация	№	Есть	Есть	Есть
Однофакторная аутентификация	№	№	Есть	Есть
Оцифрованные подписи	№	№	№	Есть
Отправка / сканирование подписей по факсу	№	№	№	Есть

Подчасть C.Техническая реализация. ESM несут ответственность за надзор и обеспечение выполнения требований технической реализации для технологий электронной подписи, используемых в их учреждении. Бизнес-процессы и / или технологии электронной подписи должны соответствовать следующим требованиям:

1. Согласие на ведение дел в электронном виде . Обе стороны должны согласиться на использование электронных подписей для транзакции, и пользователям необходимо предоставить язык, информирующий их о том, что электронная подпись имеет такую ​​же юридическую силу, как и собственноручная подпись.Пользователи должны подтвердить, что они прочитали и поняли этот язык. Это подтверждение должно быть частью постоянной записи, сохраняемой для транзакции.
2. Отказ . Пользователям должно быть разрешено отказаться от использования электронной подписи и использовать собственноручную подпись.
3. Репродукция записи . Записи с электронной подписью должны содержать всю информацию, необходимую для воспроизведения всей электронной записи и всех связанных подписей в формате, который позволяет лицу, просматривающему или распечатывающему запись, проверять: a) содержание электронной записи; b) метод, использованный для подписи электронной записи, если применимо; c) полное имя лица (лиц), подписывающего электронную запись; и d) дату и время каждой подписи.
4. Трансмиссия . После подписания документ должен быть передан всем сторонам безопасным способом в формате, который можно распечатать или сохранить. Должна быть предоставлена ​​электронная квитанция или какое-либо электронное подтверждение успешного представления электронной записи и подписи.
5. Изменения . Если документ, подписанный электронной подписью, каким-либо образом изменяется, в документе должно быть указано, что он был изменен и что подписи, поставленные перед изменением, теперь недействительны.
6. Хранение записей . Все документы, подписанные электронным способом, должны храниться в соответствии с действующим графиком хранения документации.
7. Возможности аудита . Все транзакции с электронной подписью должны включать возможность аудита.

Вышеуказанные требования могут выполняться по-разному в зависимости от идентифицированного уровня воздействия транзакции. Таблица B ниже иллюстрирует приемлемые примеры выполнения вышеуказанных требований для каждого уровня воздействия транзакции.

Таблица B. Технические требования к реализации

	Критическое	Высокая	Средний	Низкая
Согласие	Дата и время получения согласия с идентификатором пользователя и текстом согласия.	Дата и время получения согласия с идентификатором пользователя и текстом согласия.	Общая форма согласия, подписанная для всех средних транзакций.	Общая форма согласия, подписанная для покрытия всех операций с низкой стоимостью.
Отказ	Захватите дату и время отказа от ответа с идентификатором пользователя и текстом отказа.	Захватить дату и время отказа от рассылки с идентификатором пользователя и текстом отказа.	В общей форме согласия будет указана возможность отказаться. Электронный ответ может быть использован для отказа от рассылки.	В общей форме согласия будет указана возможность отказаться. Электронный ответ может быть использован для отказа от рассылки.
Репродукция	Содержит всю информацию, необходимую для воспроизведения всей электронной записи и всех связанных подписей, в формате, который позволяет лицу, просматривающему или распечатывающему запись, проверять: a) содержание электронной записи; б) метод, использованный для подписи электронной записи, если применимо; c) полное имя лица (лиц), подписывающего электронную запись; и d) дату и время каждой подписи.	Содержит всю информацию, необходимую для воспроизведения всей электронной записи и всех связанных подписей, в формате, который позволяет лицу, просматривающему или распечатывающему запись, проверять: a) содержание электронной записи; b) метод, использованный для подписи электронной записи, если применимо; c) полное имя лица (лиц), подписавшего электронную запись; и d) дату и время каждой подписи.	Электронная почта с подписанным документом в неизменяемом формате (т.е.е., PDF, JPEG) будет воспроизводимой записью или полями в системном журнале.	Электронное письмо с подписанным документом будет воспроизводимой записью или системным журналом.
Трансмиссия	Должна быть предоставлена ​​электронная квитанция или какое-либо электронное подтверждение успешного представления электронной записи и подписи.	Должна быть предоставлена ​​электронная квитанция или какое-либо электронное подтверждение успешного представления электронной записи и подписи.	Электронная почта или системный журнал подтвердят передачу.	Электронная почта или системный журнал подтвердят передачу.
Переделка	Криптографический ключ используется для проверки того, что документ не был изменен.	Многофакторный продукт или процесс будет использоваться для проверки того, что документ не изменился.	Электронное письмо с подписанными вложениями в неизменяемом формате (т.е.е. PDF, JPEG) или системный журнал.	Электронная почта с подписанными вложениями или системным журналом.
Удержание	Все документы, подписанные электронным способом, должны храниться в соответствии с действующим графиком хранения документации.	Все документы, подписанные электронным способом, должны храниться в соответствии с действующим графиком хранения документации.	Сохраняется в системе электронной почты или в системном журнале.	Сохраняется в системе электронной почты или в системном журнале.
Аудит	Журнал аудита транзакций.	Журнал аудита транзакций.	Электронный журнал или системный журнал.	Электронный журнал или системный журнал.

Подчасть D. Обучение. Колледжи, университеты и системный офис должны гарантировать, что любой сотрудник, участвующий в администрировании или использовании электронных подписей, получил соответствующее обучение перед использованием.Как минимум, переподготовку необходимо проводить каждые три года или при внедрении новой или заменяющей технологии электронной подписи. ESM несут ответственность за документирование завершения обучения, включая имя человека, должность или должность, а также дату завершения.

Подраздел E. Обязанности пользователя.

1. Пользователи электронной подписи не должны передавать или раскрывать какую-либо информацию для аутентификации, которую они используют для подписания транзакций с любым другим лицом, включая, помимо прочего, закрытый ключ цифровой подписи, пароли, PIN-коды, многофакторные токены и ответы на вопросы безопасности.
2. Сообщение о мошеннической деятельности . Пользователи должны сообщать о любых подозреваемых или мошеннических действиях, связанных с электронными подписями, в соответствии с Политикой Совета директоров 1C.2. Мошеннические или другие нечестные действия.

Подраздел F. Обзоры.

1. Частота . Не реже одного раза в три года ESM должен пересматривать отнесение транзакций к одной из четырех обозначенных категорий, уделяя особое внимание постоянным изменениям в технологиях и законодательстве.Не реже одного раза в три года ESM также должен определять соответствующий тип подписи для транзакций в соответствии с таблицей A выше. ESM должен задокументировать обзор и любые изменения. Не реже одного раза в три года директор по информационным технологиям системы должен способствовать переоценке, чтобы определить подходящие технологии электронной подписи для каждой категории транзакций.
2. Отзыв одобренных технологий . В случае, если будет установлено, что одобренная технология электронной подписи больше не заслуживает доверия, главный информационный директор системы может отозвать одобрение этой технологии подписи в любое время.
3. Переход . Если в настоящее время используется технология электронной подписи, которая не была одобрена главным информационным директором системы, переход на утвержденную технологию электронной подписи должен быть завершен в течение одного (1) года. Запрос об исключении может быть подан главному информационному директору системы для рассмотрения в индивидуальном порядке.
4. Нотариальное заверение . Если документ или транзакция требуют нотариального заверения, электронные подписи вместе с нотариальной печатью могут использоваться для подписания документов или транзакций в соответствии с применимыми законами и законами штата.
5. Использование сторонней технологии электронной подписи . Использование любой сторонней технологии электронной подписи должно соответствовать всем требованиям, изложенным в политике и процедурах.

Связанные документы:

• Политика 5.25 — Использование электронных подписей
• Процедура 5.25.1, Использование электронных подписей
• Политика 5.22, Допустимое использование компьютеров и ресурсов информационных технологий
• Процедура 5.22.1, Допустимое использование компьютеров и ресурсов информационных технологий
• Политика 5.23, Безопасность и конфиденциальность информационных ресурсов
• CHML Documentation Template.xlsx (электронная таблица)
• Обязанности по электронной подписи Delegation Template.xlsx (электронная таблица)
• Проект руководства FQA (Word docx)
• Инструмент категории транзакций — черновик (электронная таблица)
• Подчасть B.1 — Процесс проверки категории транзакции (Word docx)

• Устав Миннесоты §13 Закон штата Миннесота о практике обработки данных

История рекомендаций:

Дата принятия: 12.09.15,
Дата внедрения: 12.09.15,
Дата последней проверки:

Дата и предмет изменения:

–

Использование электронной подписи на юридических документах во время COVID-19

Прошло время с тех пор, как контракты и другие правовые инструменты и документы подписывались исключительно пером на бумаге.Теперь, когда большинство из нас работает из дома из-за пандемии COVID-19, электронные подписи как никогда важны для ведения бизнеса и личных дел. Независимо от того, отправляете ли вы документ для электронной подписи или получили запрос на электронную подпись документа, важно, чтобы вы предприняли надлежащие шаги, чтобы при «электронной подписи» документ имел такую ​​юридическую силу, как вы намереваетесь. быть.

Действительность и исковая сила электронных подписей в Соединенных Штатах регулируется федеральным законом, который называется Законом об электронных подписях в международной и национальной торговле (Закон ESIGN).Закон ESIGN предусматривает, что электронные подписи имеют такой же юридический статус, что и традиционные подписи с чернилами, и выполнение подписей не будет объявлено недействительным только потому, что подписано электронным способом. Четыре основных требования для юридически обязывающей электронной подписи, изложенные в Законе о ESIGN: (1) лицо, подписывающее документ, должно иметь намерение фактически подписать документ; (2) стороны должны дать согласие на использование и принятие электронных подписей для документа; (3) должен существовать метод проверки того, что предполагаемое подписывающее лицо является лицом, которое фактически подписало документ; и (4) стороны (или лица, уполномоченные законом) должны иметь возможность доступа к записи документа, если это необходимо.

Вот несколько практических советов по использованию электронной подписи для документа:

1. Сначала распространите окончательную версию документа в формате .PDF. В транзакциях часто бывает несколько черновиков, исправлений и комментариев, рассылаемых по электронной почте. Вы когда-нибудь отправляли документ через платформу электронной подписи только для того, чтобы обнаружить опечатку или получить звонок, который кто-то не собирается подписывать, потому что он не отражает согласованные условия? Избегайте головной боли, связанной с «аннулированием» электронных конвертов или повторным обращением исправленных документов, отправив сначала электронное письмо с окончательной формой в формате.Формат PDF, прежде чем просить других подписать его. Отправка окончательной формы документа по электронной почте является дополнительной мерой для подтверждения понимания всеми сторонами. Как только все согласятся с окончательной формой в формате .PDF, отправьте ту же версию для электронной подписи.
2. Знать словарь . Хотя электронные подписи и цифровые подписи часто используются как взаимозаменяемые, в некоторых случаях это разные термины. Это важное различие, которое следует понимать при просмотре документа для электронной подписи.Электронная подпись — это общий термин для подписания документа с помощью компьютерного приложения, в отличие от устаревшей ручки и бумаги. Цифровая подпись обычно указывает на расширенное определение, часто требующее дополнительных мер, таких как особый процесс аутентификации для подписавшего и безопасность шифрования, чтобы гарантировать, что документ не был изменен. Важно, чтобы у сторон было взаимное понимание терминологии, как бы она ни использовалась, чтобы все стороны пришли к согласию и понимали требования к методу, используемому для оформления документа.
3. Проект текста контракта на поддержку использования цифровых подписей . Чтобы избежать возможной путаницы в дальнейшем, включите в сам документ формулировки, отражающие и подтверждающие согласие сторон на использование и принятие электронных подписей. Язык может быть таким простым, как: «Стороны признают и соглашаются, что это [Название документа] может быть выполнено с помощью электронной или цифровой подписи, которая будет считаться исходной подписью для всех целей и будет иметь такую ​​же силу и действие, как и оригинальная подпись.”
4. Рассмотрим адрес электронной почты . Насколько это возможно, используйте адрес электронной почты, который является личным и эксклюзивным для подписавшего. У многих из нас есть несколько адресов электронной почты — рабочий, личный, а иногда и семейный. Всегда спрашивайте у получателя его или ее предпочтительный адрес электронной почты, но также подумайте, является ли это лучшим местом для отправки документа. Например, получатель может не захотеть, чтобы личный документ был отправлен на его или ее рабочий адрес электронной почты для электронной подписи, потому что возможно, что документ будет храниться на сервере работодателя и может быть доступен для его или ее работодателя.Получатель мог не предполагать, что работодатель получит доступ к информации, содержащейся в документе. Еще одно соображение — использование общей учетной записи электронной почты. Отказ от отправки документа для электронной подписи в общую учетную запись снижает вероятность возникновения проблемы, связанной с тем, кто на самом деле подписал документ.
5. Ознакомьтесь со степенью функциональности вашего приложения электронной подписи . Большинство приложений электронной подписи теперь включают полезные инструменты для улучшения процесса и поддержания контроля на вашей стороне обмена, чтобы продвигать документы через финишную черту.DocuSign, например, имеет встроенные функции, которые могут автоматически напоминать подписывающей стороне о необходимости электронной подписи их документа. Эти напоминания можно настроить так, чтобы получатель получал автоматическое добавочное напоминание о том, что документ ожидает своей подписи. Еще один полезный совет — использовать даты истечения срока действия, чтобы продвинуть процесс подписания вперед. Если подписывающая сторона не знает, когда истекает срок действия электронного документа, это не будет так мотивировать, как документ с четкой датой истечения срока и сроками.Последний совет — понять, есть ли в вашем приложении функция void. Эта функция полезна, если документ был разослан нескольким получателям и впоследствии его необходимо изменить. Приложения с функцией аннулирования могут уведомить стороны о том, что полученный ими документ был аннулирован, и позволяют повторно отправить новую версию для подписей.
6. Проконсультироваться с юристом . Важно отметить, что некоторые типы документов не подпадают под действие федерального закона о ESIGN, а в некоторых отраслях, регионах и получателях действуют более строгие правила.Если у вас есть вопросы или опасения по поводу законности использования электронной подписи на документе, обратитесь к опытному юристу.

Если вы хотите узнать больше о проблемах в этой статье блога, не стесняйтесь обращаться к адвокату Burns & Levinson.

Эту статью не следует толковать как юридическую консультацию или юридическое заключение по конкретным фактам или обстоятельствам. Это оповещение не предназначено для создания, и его получение не означает взаимоотношений юриста с клиентом.Содержание предназначено только для общих информационных целей.

См. Полную статью о COVID здесь.

106 — Электронные и цифровые подписи; льготы; определения

18-106. Электронные и цифровые подписи; льготы; определения

A. Департамент по согласованию с государственным казначеем должен принять политику или правила в соответствии с разделом 41, главы 6, устанавливающие политику и процедуры для использования электронных и цифровых подписей всеми государственными учреждениями, советами и комиссиями для документов, поданных в и всеми государственными органами, советами и комиссиями.

B. Если иное не предусмотрено законом, электронная подпись, соответствующая данному разделу, может использоваться для подписи письменного документа на документе, который подается в государственное агентство, совет или комиссию или им, и электронная подпись имеет такую ​​же силу и действует в виде письменной подписи.

C. Электронная подпись должна быть уникальной для лица, использующего ее, должна обеспечивать надежную проверку и должна быть связана с записью таким образом, чтобы в случае изменения записи электронная подпись становилась недействительной.

D. За исключением деклараций, заявлений или других документов, поданных в соответствии с разделами 42 и 43, документ, содержащий электронную подпись, которая является цифровой подписью, должен соответствовать политике или правилам, принятым в соответствии с подразделом A этого раздела.

E. Следующие записи не являются общедоступными и не подлежат публичному ознакомлению и воспроизведению в соответствии с разделом 39, глава 1, статья 2:

1. Записи, содержащие информацию, которая могла бы раскрыть или может разумно привести к раскрытию любого компонента в процессе, используемом для выполнения или принятия электронной или цифровой подписи, если раскрытие может или может разумно привести к потере единоличного контроля над электронной или цифровой подписью. подпись лица, использующего его.

2. Записи, разглашение которых может поставить под угрозу безопасность сертификата, выданного вместе с цифровой подписью, или может разумно привести к такой опасности.

F. Для целей этого раздела:

1. «Сертификат» означает компьютерную запись, содержащуюся в документе с цифровой подписью и идентифицирующую подписчика, содержащую открытый ключ подписчика и имеющую цифровую подпись лица, выдавшего сертификат.

2. «Электронная подпись» означает вид электронной подписи.

3. «Электронная подпись» либо:

(a) Означает электронный или цифровой метод идентификации, который соответствует требованиям этого раздела и который выполняется или принимается лицом с намерением быть связанным или аутентифицировать запись.

(b) Включает цифровую подпись.

4. «Организация, выдающая сертификат» означает лицо, которое создает и выдает сертификат и уведомляет подписчика, указанного в сертификате, о содержании сертификата.

5. «Лицо» означает человека или организацию, способную подписать документ юридически или фактически.

6. «Закрытый ключ» означает ключ пары ключей, который используется для создания цифровой подписи.

7. «Открытый ключ» означает ключ пары ключей, который используется для проверки цифровой подписи.

8. «Запись» означает информацию, которая записана на материальном носителе или хранится на электронном или другом носителе и может быть восстановлена ​​в физически воспринимаемой форме.Запись включает электронные записи, а также печатные, машинописные и материальные записи.

9. «Подписчик» означает лицо, которое является субъектом, указанным в сертификате, принимает этот сертификат и имеет закрытый ключ, соответствующий открытому ключу, указанному в этом сертификате.

Политика электронной подписи

Определения

В данной политике используются следующие термины.

Основа политики

Следующие законы были приняты в поддержку использования электронных подписей.

Те, кто выбирает метод электронной подписи, могут быть уверены, что электронная подпись будет иметь полную юридическую силу в соответствии с федеральным законодательством и законодательством штата, если метод подписи соответствует стандартам, изложенным в политике.

Исключения

E-Sign и ESRA содержат исключения из общего стандарта, согласно которому электронные подписи имеют полную юридическую силу.Эти исключения означают, что документ, подписанный электронной подписью, не имеет того же юридического статуса, что и собственноручная подпись. Большинство этих исключений не распространяется на РФ. Как правило, собственноручная подпись может потребоваться для документов или уведомлений, касающихся:

• передача недвижимого имущества
• выселение и взыскание
• отмена медицинского страхования
• Единый торговый кодекс.

Политика

РФ разрешает использование электронных подписей в качестве приемлемой альтернативы оригинальной подписи для тех документов, которые требуют подписи или подтверждения в соответствии с минимальными стандартами.Эта политика является преднамеренно гибкой, позволяя менеджерам по эксплуатации кампуса или вице-президентам отделов центрального офиса, в зависимости от обстоятельств, одобрять внедрение электронных подписей.

Примечание. Политика не требует, чтобы

Минимальные стандарты

Использование электронной подписи должно осуществляться в соответствии со следующими минимальными стандартами, соответствующими рекомендациям штата Нью-Йорк.Соблюдение этих стандартов помогает гарантировать действительность электронной подписи.

Реализация

Безопасность и риск

Рабочие места, которые решили использовать электронные подписи, должны обеспечить надлежащий уровень безопасности и возможность связать подписанный документ с подписывающим лицом. Эта политика не отменяет никаких законов или сценариев, в которых требуется письменная подпись (конкретные исключения см. Выше).

Различные технологии поддерживают разные уровни безопасности, аутентификации, целостности и хранения записей. Решения по обеспечению надежности электронной подписи должны учитывать следующие проблемы безопасности:

РФ рекомендует местам присутствия, которые рассматривают возможность использования электронной подписи:

• выполнить и задокументировать внутреннюю оценку рисков, чтобы помочь в выявлении риска (ов) в отношении цели (целей), включая, помимо прочего, соответствие,
  потенциальные юридические проблемы и значимость.
• оценить бизнес и технологические решения с точки зрения их потенциала по снижению риск

Технологические рекомендации

Существует несколько подходов к реализации использования электронной подписи.Выбранный технологический подход должен поддерживать минимальные стандарты, изложенные в этой политике. При выборе технологии учитывайте важность бизнес-требований в отношении электронных подписей. Например, применение электронной подписи к электронному письму может быть приемлемым, но дополнительная проверка или безопасность в других ситуациях может потребовать защиты паролем или шифрования. Для снижения рисков может потребоваться сочетание технологий.

Примеры технологий, поддерживающих цифровые подписи, которые могут работать для различных проектов или документов, связанных с РФ, включают

Примечание: Могут быть разработаны и другие методы, которые включают применимые минимальные стандарты, этот список не является исчерпывающим.

Заявление о практике сертификации

Заявление о практике сертификации (CPS) — это заявление или политика, описывающая методы соответствия центра сертификации в отношении его или ее цифровых сертификатов.

По возможности, CPS следует получать от

Обязанности

Эта политика определяет следующие обязанности, как указано ниже.

Сопутствующие документы

Ниже приведены соответствующие документы и политики, необходимые для выполнения процедур или содержащие другую соответствующую информацию или инструкции.

Следующие ресурсы могут быть использованы для дополнительных указаний

История изменений

Дата вступления в силу: 7 октября 2009 г.

Ответственная сторона: Джошуа Тоас

Контактная информация: (518) 434-7145

Тип документа: Политика

Версия: v1.0

Авторские права © 2009 Исследовательский фонд Государственного университета Нью-Йорка

Обратная связь
Был ли этот документ ясным и понятным? Пожалуйста, отправьте свой отзыв на webfeedback @ rfsuny.орг.

Авторские права © 2012 г. Исследовательский фонд Государственного университета Нью-Йорка