Ответ на исходящее письмо: Как правильно написать ответ на деловое письмо.

Содержание

Образец письма-ответа | Делопроизводство

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – запрос, просьбу, приглашение, предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа.

Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.

Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса. Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.

В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.

Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письмо-согласие – образец письма-ответа на запрос (файл формата doc).
 

Письмо-отказ

строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ). Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить.

Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.

На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 334 комментария

Документооборот входящей и исходящей корреспонденции

На рисунке ниже рассмотрена возможная схема документооборота для входящих/исходящих писем:

Схема документооборота для входящего письма с созданием письма-ответа на базе проекта

Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта.

Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции.

Создание входящего письма и его регистрация

Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью «Сотрудник канцелярии», он сможет создавать входящие письма.

Для создания нового документа «Входящее письмо» выполните следующие действия:

  • Выберите папку «Входящие».
  • нажмите Создать на панели инструментов, в результате появится карточка нового документа «Входящее письмо»:
Карточка документа «Входящее письмо»
  • Заполните обязательные поля «Корреспондент», «Индекс документа», «Дата создания» в соответствии с оригиналом входящего письма. Если Вы введете данные в поле «на №», Система попытается найти документ «Исходящее письмо», которое было зарегистрировано под этим номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы».
  • Сохраните изменения.

Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ «Входящее письмо» с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки «Входящие» в папку «На регистрацию». Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла.

Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ (опция для банков), электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида «Входящее письмо» по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку «На регистрацию».

Если входящая электронная почта содержит вложенный XML-файл, который был создан во время отправки исходящего письма другим сервером FossDoc, то в новом входящем письме автоматически будет заполнено поле «Корреспондент», «Дата поступления», а также возможно и некоторые другие поля, которое были заполнены в оригинальном исходящем письме. Зайдите в папку «На регистрацию» и откройте новое письмо, поступившее в нее. Для регистрации нажмите кнопку

Сохранить. При этом будет автоматически заполнено поле «Индекс поступления» (если настроена автонумерация документов в подразделении).

Создание исходящего письма-ответа

Исходящее письмо может быть создано двумя способами:

  • из проекта;
  • непосредственно.

Создание исходящего письма из его проекта

Если Вам пришло поручение (по резолюции), где предлагается создать письмо-ответ на Входящее письмо, Вы можете создать на базе этого Входящего письма проект Исходящего письма, нажав .

Можно просто создать проект исходящего письма.

Далее, при необходимости, выполните согласование этого проекта и отправьте его на подпись, после подписания — на регистрацию.

Непосредственное создание исходящего письма

Если у Вашего пользлвателя роль сотрудника канцелярии, Вы сможете создать Исходящее письмо-ответ напрямую, не создавая проект документа. Выполните для этого следующие действия:

  • Выберите папку «Исходящие».
  • нажмите Создать на панели инструментов, в результате появится карточка нового документа «Исходящее письмо».
  • Заполните в этом документе все необходимые поля. Обратите внимание, что при заполнении поля «на №», Система автоматически выполнит поиск в хранилище документов, чтобы найти документ «Входящее письмо», значение поля «Индекс документа» которого, совпадает с введенных номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы». В поле «Корреспонденты» выберите адресата(-ов) письма (из соответствующего справочника), если адресат — юридическое лицо. Если адресат — физическое лицо, выберите его в поле «Корреспонденты (физические лица)».
Карточка документа «Исходящее письмо»

Далее Вам необходимо отправить документ на регистрацию.

Отправка исходящего письма адресату

Вы сможете отправить адресату письмо по электронной почте прямо из карточки Исходящего письма. Для этого необходимо перейти на закладку «Переписка» и нажать Написать письмо

:

Закладка «Переписка». Кнопка «Написать письмо»

Система автоматически создаст стандартное почтовое сообщение, в которое будут добавлены вложенные файлы из документа «Исходящее письмо» (если они есть).

К почтовому сообщению также будет вложено специального вида XML-файл, содержащий информацию о значениях полей документа «Исходящее письмо». Если адресат также использует Систему электронного документооборота FossDoc, то данные из этого XML-файла будут использованы при автоматическом создании нового документа «Входящее письмо» на стороне адресата. Если в Системе есть данные о E-Mail Контрагента, которому адресовано исходящее письмо, то Система автоматически подставит их:

Форма сообщения электронной почты

Вам остается отредактировать текст сообщения и отправить его. Само электронное письмо будет присоединено к документу:

Закладка «Переписка» с присоединенным письмом

Особенности работы с письмами НБУ

Если Система электронного документооборота используется совместно с электронной почтой FossMail у Вас есть возможность обрабатывать почту НБУ (опция для банков).

Система FossDoc автоматически распознает электронные письма НБУ и конвертирует их в документы «Входящее письмо». Данные документы направляются в канцелярию на регистрацию для дальнейшей работы.

Обрабатываются письма НБУ по следующим правилам:

  • Вложенные файлы почтового сообщения присоединяются в качестве приложения к документу «Входящее письмо».
  • Если почтовое сообщение НБУ содержало архив, он будет распакован. Распакованные файлы присоединятся к документу «Входящее письмо» как вложенные файлы.
  • Если почтовое сообщение НБУ содержит текстовый файл в DOS-кодировке, его будет перекодовано в UTF-8.
  • Содержание сообщения НБУ или вложенного в сообщение текстового файла попадет в поле «Содержание» документа «Входящее письмо».
  • Если сообщение содержит данные о № и дате документа соответствующего письма НБУ, Система попытается автоматически их распознать и заполнить значения полей «Индекс документа» и «Дата создания» в документе «Входящее письмо».

Для того чтобы канцелярия Вашего подразделения могла получать документы «Входящее письмо», созданные из почтовых сообщений НБУ, администратору нужно соответствующим образом настроить Систему.

исходящая документация

Efhes
[email protected]
Беларусь

гость писал(а):

мы-арендаторы, пишем письмо директору здания, где мы арендуем офис, в котором просим разрешить внос-вынос имущества, арендодатель ставит свои печати, разрешает ввоз, ставит дату рассмотрения нашего письма и оно возвращается обратно к нам, до меня его подкалывали в папку «ввоз имущества», а я сейчас хочу разобраться, или вести дальше эту папку, или пристраивать эти письма куда-нибудь.
Отметка о согласовании организации, которой вы адресовали письмо, не придает ему статус письма-ответа, так как и не является ответом, оформленным подобающим образом: в форме исходящего письма арендодателя с исходящим номером и датой, а является лишь согласием с вопросом, изложенном в письме. Зарегистрировать его, как входящий документ, вы не можете, потому что это ваше письмо-запрос, и входящим для вашей организации оно не может являться.
Что касается того, в какое дело его подшить. Перечень типовых документов предусматривает ведение лишь дел «Переписка….», но никак не «Входящие документы» или «Исходящие», следовательно, в организации должна быть папка с Перепиской, куда подшиваются и исходящие документы, и входящие одновременно (запрос-ответ, — сначала запрос, затем к нему ответ). В данном случае, ваше исходящее письмо заменяет и ответ на него, значит, оно подшивается одно в дело с перепиской. Единственное, что можно вам порекомендовать, это завести отдельное дело: «Переписка с арендодателем (можно указать название орг-ции) по вопросам аренды и перемещения собственного имущества … (вашей организации)», куда вы и будете подшивать подобные письма и все другие, касающиеся вашего с арендодателем сотрудничества. Так будет удобнее в случае надобности найти нужный документ.

4. Порядок отправки исходящей корреспонденции / КонсультантПлюс

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ

от 28.10.2019 N 246)

(см. текст в предыдущей редакции)

 

4.1. Отправка по назначению дел и документов производится через отдел делопроизводства суда.

Обработка исходящей корреспонденции состоит из следующих операций:

проверки наличия всех элементов почтового адреса в реквизите «Адресат» — фамилии, имени, отчества (последнее — при наличии) получателя, реквизитов почтового адреса в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи;

проверки соответствия даты, указанной на документе, дате поступления его в отдел делопроизводства; наличия указанных в документах приложений и подписей.

сортировки, адресования, фальцевания и вложения в упаковочные материалы (конверты, коробки и т.д.), в случае необходимости взвешивания, нанесения государственных знаков почтовой оплаты, проставления стоимости отправления, составления описи заказных почтовых отправлений (писем, бандеролей), упаковки и сдачи их на объект почтовой связи (отделение почтовой связи).

4.2. Судебные дела (материалы), документы направляются посредством почтовой связи (почтовой связи общего пользования, осуществляемой акционерным обществом «Почта России», государственными унитарными предприятиями, государственными учреждениями почтовой связи, а также иными операторами почтовой связи; специальной связи федерального органа исполнительной власти, осуществляющего управление деятельностью в области связи; федеральной фельдъегерской связи), нарочными (курьерами) или специализированными службами доставки.

Судебные дела (материалы) направляются по назначению в регистрируемых почтовых отправлениях (заказных бандеролях, посылках и т.д.) либо направляются нарочным (курьерами).

Судебные извещения, вызовы (судебные повестки) направляются судом в заказных письмах с уведомлением о вручении, на лицевой стороне которого делается отметка «Судебное».

Копии судебных актов, исполнительные листы направляются судом в заказных письмах. При необходимости на письмах также проставляется отметка «Судебное». Ответы на обращения непроцессуального характера могут направляться судом в простых почтовых отправлениях.

4.3. Сдача почтовой корреспонденции судов в объекты почтовой связи (отделения почтовой связи) производится по формам списков, установленным организацией федеральной почтовой связи в части, касающейся оформления сопроводительных документов при приеме почтовых отправлений. Указанные списки составляются в двух экземплярах, один из которых с соответствующей отметкой объекта почтовой связи (отделения почтовой связи) подшивается в хронологическом порядке в наряд (наряды ведутся отдельно на бандероли, письма, посылки и т.д.).

Список отправляемой корреспонденции может формироваться с использованием программного изделия «Судебная корреспонденция» подсистемы «Судебное делопроизводство и статистика» ГАС «Правосудие» либо иных автоматизированных программ в электронном виде с последующим выводом на бумажный носитель (например, программных изделий автоматизированных информационных систем, обеспечивающих информационную и технологическую поддержку судопроизводства, сервисом «Личный кабинет» ФГУП «Почта России» и др.).

Судебные дела, материалы и иная корреспонденция, направляемые курьером (нарочным), записываются в разносную книгу для корреспонденции (форма N 3) и сдаются получателям под расписку в этой книге.

4.4. Судебные извещения, вызовы (судебные повестки) и копии судебных актов направляются судом посредством почтовой связи либо с использованием иных средств связи и доставки, обеспечивающих фиксирование судебного извещения или вызова о его вручение адресату, в соответствии с требованиями действующего законодательства.».

4.5. При отправке по назначению судебных дел и других документов (в том числе при направлении по электронной почте, факсимильной связью), регистрация которых производится в журнале учета исходящей корреспонденции (формируемом автоматически в ПС ГАС «Правосудие» реестре исходящей корреспонденции), исходящий номер на сопроводительных письмах должен содержать порядковый номер по журналу, соответствующие отметки о номере производства по делу (материалу, жалобе) или номере наряда, по которым ведется данная переписка, в сопроводительном письме и в журнале (реестре) также в обязательном порядке делается отметка о номере дела (уникальном идентификаторе дела).

Открыть полный текст документа

ELMA Store — готовые решения

Бизнес-процесс устанавливает порядок формирования, согласования, регистрации и отправки исходящих писем компании. Это стандартные процедуры документооборота, которые стремятся соблюдать большинство предприятий.

Организованная работа с исходящей корреспонденцией позволяет:

  • Привести к единообразию оформление исходящих писем компании.
  • Соблюдать порядок регистрации отправленных документов для легкого поиска нужных файлов – кому отправлено письмо, дата и способ отправки, требуется ли ответ и дата его получения.
  • Исключить отправку важной корреспонденции без согласования письма и регистрации документа.

Готовый бизнес-процесс избавит от необходимости продумывать последовательность работы с письмами самостоятельно. Он включает все необходимые операции по работе с исходящей корреспонденцией. Установив процесс в приложении для электронного документооборота ELMA ECM+, предприятие обеспечивает соблюдение регламентированного порядка оформления и отправки исходящих писем.

Детальное описание
История версий

Опубликован: 22.05.2020

Зависит от
  • ELMA: Управление бизнес-процессами (версии с 4 включительно по 4.2 не включительно)
  • ELMA: Электронный документооборот (версии с 4 включительно по 4.2 не включительно)

Версия совместима с ELMA4

Опубликован: 21.01.2020

Зависит от
  • ELMA: Управление бизнес-процессами (версии с 3.11 включительно по 3.16 не включительно)
  • ELMA: Электронный документооборот (версии с 3.11 включительно по 3.16 не включительно)

Версия компонента совместима с версией ELMA 3.15.х.

Опубликован: 09.07.2018

Зависит от
  • ELMA: Управление бизнес-процессами (версии с 3.8 включительно по 3.13 не включительно)
  • ELMA: Электронный документооборот (версии с 3.8 включительно по 3.13 не включительно)

Опубликован: 29.06.2015

Зависит от
  • ELMA: Управление бизнес-процессами (версии с 3.7 включительно по 3.8 не включительно)
  • ELMA: Электронный документооборот (версии с 3.7 включительно по 3.8 не включительно)

Для версии ELMA 3.7

    Задача «Отправить документ по маршруту согласования»

Сотрудник компании формирует исходящее письмо в системе электронного документооборота – заполняет необходимые информационные поля и прикрепляет электронную версию документа.

Система автоматически определит руководителя сотрудника, формирующего документ, согласно оргструктуре компании. Подписывающего и дополнительных согласующих (если требуются) сотрудник указывает самостоятельно.

    Задача «Скорректировать документ»

Сформированное письмо отправляется по маршруту согласования. Согласующие могут вернуть документ на корректировку. Исправленная версия поступит на повторное согласование.

Утвержденный документ поступает сотруднику канцелярии или секретарю для регистрации письма и отправки адресату.

   Задача «Зарегистрировать документ»    Задача «Отправить письмо»

Благодаря автоматизации процесса обработки исходящих писем, документ оперативно согласован и отправлен получателю. Сведения о времени отправки и другие данные по исходящему письму сохранены в системе и их всегда легко найти.

Отправка писем из CRM

Уверен, что для работы с вашими клиентами вам в тот или иной момент приходится использовать электронную почту. Все-таки это популярный и очень простой канал связи. В Битрикс24 вы можете общаться по почте прямо из CRM! Вся переписка будет сохранена в карточке нужного элемента, а качество работы менеджеров значительно возрастет :)


Как написать письмо?

Прямо в карточке элемента вы можете написать на электронную почту из вкладки Письмо.

Вся история переписки, включая исходящие и входящие, будет сохранена и вы сможете посмотреть ее в любой нужный момент!

Можно ли узнать, было ли прочитано мое письмо?

Согласитесь, очень важно не только отправить письмо, но и убедиться что получатель с ним ознакомился. Прямо в карточке вы можете посмотреть, было ли оно прочитано или еще нет.

Данная функция решает очень много коммуникационных проблем и неудобств:)


Дополнительные отправители

При отправке письма из CRM вы можете отправлять письмо с почтового ящика, который не подключен к Битрикс24.

Просто выберите в форме создания письма От кого пункт Добавить отправителя:

Впишите имя и фамилию отправителя и почтовый адрес:

На данный почтовый адрес придет проверочное письмо с кодом проверки. После подтверждения владения этим почтовым адресом, вы сможете выбирать в поле От кого этот адрес.

Также доступен вариант отправки писем через сторонний SMTP-сервер.

Подробнее про настройку SMTP-сервера для отправки писем можно прочитать в статье Отправка писем через SMTP-сервер.

Выбор дополнительного отправителя доступен везде, где можно отправлять письма – в карточке элемента CRM (лиды, контакты, дела и т.д), в роботах CRM и в CRM-Маркетинге.

Внимание! Некоторые особенности настройки дополнительных отправителей:
  • При авторизации почтового ящика через код в письме отправка писем будет происходить через сервера Битрикс24.
  • При настройке SMTP-сервера отправка писем будет происходить через сервера указанного SMTP-сервиса.
  • В обоих способах подключения дополнительных отправителей присутствует ограничение на отправку почты.
  • Сами SMTP-сервисы могут иметь свои лимиты на оправку через них рассылок и могут ограничивать ваши рассылки, вплоть до полной блокировки почтового аккаунта, через который будут рассылаться письма.
  • В коробочной версии Битрикс24 настройка отправителей через свой SMTP-сервер недоступна.

Как еще можно отправлять письма?

Вы также можете отправлять письма из CRM следующим образом:

Внимание!
  • Для входящих и исходящих писем в CRM, на данный момент, действует ограничение на размер прикрепляемых файлов: 14.3 Мб. Если вы пытаетесь отослать письмо из CRM и прикрепить файлы общим размером более 14.3 Мб, то такое письмо не будет отправлено. И наоборот — входящее письмо, вложения которого превысят допустимый размер, не придет в CRM.
  • Ввиду загрузки каналов допускаются задержки 30-40 минут при отправке писем из CRM, CRM-Маркетинга, Почты.

Уверен, работа с почтой сэкономит вам время и сбережет миллионы драгоценных нервных клеток:)

Рекомендую также почитать:

Как написать грамотный ответ на заявку

Как правильно написать ответ на официальное письмо, что следует писать в ответе на служебное письмо? Такие вопросы могут возникнуть как у новичков, так и у людей со стажем, когда ответ выходит за рамки привычного. Я уверена, что написать ответ может каждый, и в большинстве случаев это не вызовет сложностей у исполнителя. Однако мой опыт работы, особенно с официальными письмами и ответами на них, показывает, что выдержанная структура ответа не гарантирует его содержательности для адресата. Скорость ответа на письмо — это дань деловому этикету. Считается, что прилично давать ответ на электронное письмо в течение дня с момента получения, а оптимальное время — 2 часа.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как написать скрипт за 10 минут? — Вебинар Настасьи Белочкиной — Университет СИНЕРГИЯ — 2017

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Заявка образец

Составление ответа на письмо-запрос оно же письмо-ответ — стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.

Открыть и скачать онлайн. В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует больничный, командировка. Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме только если это не относится к конкретной деятельности фирмы. Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы. Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу.

Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить. Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации — второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее.

Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, так как с года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу. Составляется ответ в единственном экземпляре , перед отправлением его нужно пронумеровать в соответствии с внутренним документооборотом компании , а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации — в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений.

По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне. При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Главная Формы документов Письма Ответ на письмо-запрос. Теги: бланк , образец , ответ , письмо. Скопировать урл:. Сейчас на форуме. Здравствуйте, Мария Власова! По ИП — понял. Представляется логичным и реальным. С уважением, Лев Лелюх. Есть возможность связаться с тем человеком? Может быть, у него что-то осталось. А отчеты с отметками или распечатки электронных квитанций, протоколов о принятии отчетности если сдавали с ЭЦП Всеми документами занимался сторонний человек.

После года закрыли ИП, и я про документы думать забыл. Вы можете поспорить с налоговой по этому поводу. Отменить ответ. Оставьте свой комментарий. E-mail, не будет опубликован. Статьи по теме:. Ассистентус — электронный журнал для малого бизнеса, предпринимателей, бухгалтеров, юристов, кадровиков.

Общение на форуме. Актуальные новости. База документов. Всего более документов. Калькуляторы , календари , справочники. Популярные документы. Проверьте почту.

На ваш Email отправлено письмо с кодом. Введите его для завершения регистрации. Выслать код повторно. Спасибо за регистрацию на сайте. Не пришел код? Выслать повторно. От 5 до 20 символов.

Изменить пароль.

Ответ на официальное письмо: образец

А еще не забудьте почитать наше руководство о том, как писать email на английском языке. Письмо-запрос информации отправляется в случае, если вам необходимо получить подробную информацию по интересующему вас вопросу. В начале письма необходимо указать ваш адрес или адрес и название компании, которую вы представляете, а ниже — название и адрес компании, в которую вы обращаетесь.

Заявка образец. Многие спрашивают, а как написать заявку или как составить заявку. Прежде всего хотелось бы сказать, что заявка это письменное обращение от подчиненного к начальнику в отдел снабжения с просьбой.

Активировать демодоступ. Расскажем, на какие письма нужно отвечать. Объясним, как правильно составить и оформить ответ в соответствии с требованиями нового ГОСТа. Не вся входящая корреспонденция , которая поступает в организацию, требует письменного ответа. Так, например, не нужен ответ на информационное письмо, а также на гарантийные и рекламные письма.

Образец письма-ответа

По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг в году, принес 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте лучшие образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре. Как правильно написать письмо клиенту II. Письма клиентам: примеры и готовые образцы 1. Письма холодным клиентам 2. Письма после встречи 4. Если клиент не выходит на связь. Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно.

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Составление ответа на письмо-запрос оно же письмо-ответ — стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т. Открыть и скачать онлайн. В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует больничный, командировка.

Рекрутинговые порталы позволяют соискателям написать пару слов вдобавок к своему резюме.

Начинаются, как правило, так:. Сопроводительное письмо. Письмо-сообщение информационное письмо. Все перечисленные письма формальны.

Образец письма клиенту: 15 готовых шаблонов для рассылки

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо — запрос , просьбу , приглашение , предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной — письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа.

.

Как писать письмо-запрос информации, ответ на него и письмо с предложением решения проблемы

.

Прежде всего хотелось бы сказать, что заявка это письменное обращение от подчиненного к начальнику (в отдел Вы можете написать заявку используя образец приведенный ниже. . хочу грамотно написать заявку для ремонта учебного кабинета .. БЫСТРЫЙ ОТВЕТ ЮРИСТА.

.

.

.

.

.

.

Подготовка исходящей почты | Почтовые службы

Отделы

, отправляющие официальную университетскую почту, несут ответственность за надлежащую подготовку всех писем, квартир (больших плоских конвертов) и посылок на адреса за пределами кампуса. Наш почтовый автомат будет запечатывать конверты с верхним клапаном, если клапаны открыты.

Каждый отдел должен разделять почту по учетной записи KFS, а затем разделять ее на четыре категории:
1. Межведомственная почта.
2. Исходящая почта США
a. Письма
б. Квартиры
3.Международная почта (отдельно для Канады и Мексики)
4. Специальная обработка / услуги

Адрес
Почта обрабатывается для всех факультетов университета и зарегистрированных организаций с присвоенными номерами счетов KFS, которые должны отображаться во всей исходящей почте для целей возврата средств.

При адресации конвертов помните, что верхний правый угол конверта или посылки предназначен только для почтовых отправлений. Пожалуйста, не размещайте в этом углу какую-либо классификацию или адресную информацию.Каждое исходящее письмо, письмо, квартиры и посылки должно содержать следующую информацию:

Внутренняя почта:
* ТОЛЬКО UCONN-ПОЛНЫЙ АДРЕС ВОЗВРАТА
Поместите номер счета KFS над обратным адресом.

  • АДРЕС НАЗНАЧЕНИЯ
    • Имя получателя
    • Линия информации / внимания
    • Улица или линия доставки
    • Город, штат и почтовый индекс +4
  • АДРЕС ВОЗВРАТА
    • Университет Коннектикута
    • Название отдела
    • Улица, номер дома
    • Storrs, CT 06269 — (+ 4-значный номер устройства)

Зарубежная почта:
* АДРЕС ВОЗВРАТА (как указано выше)

  • АДРЕС НАЗНАЧЕНИЯ
    • Имя получателя
    • Линия информации / внимания
    • Улица Адрес:
    • Провинция получателя / Почтовый индекс
    • НАЗВАНИЕ СТРАНЫ на английском языке (все заглавными буквами)

Применяются различные ограничения и могут потребоваться таможенные формы.Пожалуйста, позвоните в UMS по телефону 486-2024.

Вы получите лучший сервис по всем категориям почты, если вы:

Убедитесь, что место, куда вы хотите доставить почту, указано в строке
непосредственно над строкой «Город, штат и почтовый индекс»; то есть, 123 W MAIN STREET,
SUITE 400 или PO BOX 125, НО НЕ ОБА НА ОДНОЙ ЛИНИИ.

Наклейки на посылки, пакеты или большие конверты должны иметь адрес
в соответствии с РЕКОМЕНДУЕМЫМ ФОРМАТОМ. Неправильно подготовленные этикетки будут возвращены вам в службу
для исправления и / или дополнения.

Корпуса

Корреспонденция :
Почта любого вида для транспортировки почтовой службой США должна быть вложена в соответствующий конверт или посылку и запечатана.

Непочтовые отправления:
Ниже приведены образцы непочтовых отправлений в конвертах:

скрепки
стеклянные крошки
брелки
ручки / карандаши
металлических деталей
булавок
монет
и
позиции менее 3 1/2 ″ x 5 ″

Это не только приведет к заклиниванию или повреждению почтовых машин, но также может стать причиной серьезных травм сотрудников почтовой службы.

Конверты / Пакеты / Карты

  1. 1. Почтовое отправление не может быть меньше 3 1/2 ″ x 5 ″
  2. Как правило, длина и обхват почтового отправления не может превышать 108 дюймов. Ставки на завышенные размеры применяются к предметам, длина и обхват которых превышает 130 дюймов, независимо от веса.
  3. Ограничение веса одного почтового отправления / пакета USPS составляет 70 фунтов
  4. За письмо весом в 1 унцию, размер которого больше 6 1/8 ″ x 11 1/2 ″ или соотношение сторон не превышает 1,3–2,5, взимается нестандартная надбавка в дополнение к почтовым расходам.Соотношение сторон — это длина, разделенная на ширину. Это требование побуждает почтовых отправителей создавать почтовые отправления «достаточно прямоугольной формы» — спецификация, необходимая для высокоскоростного оборудования для сортировки писем.
  5. Для автоматизированной обработки USPS должны соблюдаться следующие размеры:
Высота:
Длина:
Толщина:
3-1 / 2 ″ Мин.
5 ″ Мин.
.007 Мин.
6-1 / 8 ″ макс.
11-1 / 2 ″ макс.
3/4 ″ макс.
  1. Карты должны быть достаточно прочными, чтобы выдерживать работу в высокоскоростных сортировочных машинах USPS.Индексные акции или более тяжелые. Максимальный размер карты при использовании скорости карты составляет 4,25 ″ x6 ″. Кроме того, при отправке почтовых открыток через университетскую почтовую службу, ОТКРЫТКИ НЕ МОГУТ БЫТЬ ПЕЧАТНЫ НА ГЛЯНЦЕВОЙ БУМАГЕ из-за технических характеристик оборудования.

Руководство по почтовым службам | Почтовые службы

ПОЧТОВЫЕ УСЛУГИ
Доставка и самовывоз | Входящая почта | Исходящая почта | Исходящая почта отдела | Федеральная почта будет учтена | Исходящая личная почта | Подготовка исходящей почты | Запечатывание конвертов | Пересылка почты | Ответственная почта | Почта-мессенджер | Адресация курьерской почты | Смена адреса

ОБЩИЕ УКАЗАНИЯ ПО ПОЧТЕ
Не отправления по почте | Нестандартная почта | Размеры и типы конвертов | Размеры писем | Запечатывание конвертов | Правильный адрес

ДРУГИЕ ПОЧТОВЫЕ УСЛУГИ
Международная почта | Экспресс-почта | Застрахованная почта | Сертифицированная почта | Зарегистрированная почта | Квитанция о возврате | Деловая ответная почта (BRM) | Оплата почтой | Стандартная почта (массовая почта) | Внутренняя массовая рассылка | Политика недоставки почты | Будущее | Почтовые отправления | Вложения


Почтовые услуги

Доставка и самовывоз

Служба

University Mail Services установила график приема и доставки почтовых отправлений USPS и Messenger для всего университетского сообщества.Если исходящая почта не готова к назначенному времени получения для вашего отдела, ваши сотрудники должны принести ее в почтовый отдел UMS до 16:00 для обработки в тот же день. Почта, полученная в почтовом отделении после крайнего срока в 16:00, может быть обработана для доставки на следующий день в почтовое отделение.

Входящая почта

Входящая почта USPS из почтового отделения прибывает в почтовый отдел почтовой службы университета в 7:50 с понедельника по пятницу, за исключением праздничных дней USPS. Почта сортируется и затем доставляется по всему университету в соответствии с ежедневным расписанием, установленным университетской почтовой службой.

Служба

University Mail Services отвечает за прием и доставку 1 st , 2 nd , 3 rd классной почты, бандеролей и ответственной почты США в различные офисы и отделы Университета. Применимые почтовые индексы:

Учебные кафедры

22904

Только деловая почта для ответов

22907

Служба звонков

22904

Центр медицинских наук

22908

Исходящая почта

Исходящая почта отдела

Исходящая почта забирается из отделений университета одновременно с доставкой входящей почты, если не были приняты другие меры.

Специальное уведомление: Физические стандарты для плоских листов, писем и карточек, раздел 201.3.8
3.8 Обертки и застежки

Автоматизированное почтовое отправление может быть НЕ в полиэтиленовой, полиэтиленовой или термоусадочной упаковке; иметь застежки, завязки, пуговицы или аналогичные застежки; или иметь выступы, которые могут затруднить работу почты или почтового оборудования или повредить их. Именно по этой причине мы больше не можем отправлять плоские конверты с застежками (независимо от того, закрыты они или нет) через нашего поставщика услуг предварительной сортировки.Почта для отделов, по-прежнему использующих конверты с застежками, завязками, пуговицами и т. Д., Как описано выше, будет отправляться по полной ставке, и на нее не будут распространяться скидки на предварительную сортировку.

Отделениям

необходимо разделить международную почту, внутреннюю почту первого класса, почту, требующую особого внимания, и курьерскую почту. Почтовые отправления разных категорий должны быть помещены в отдельные лотки или должны быть упакованы и помечены соответствующим образом.

Вся исходящая почта должна иметь обратный адрес отдела.Мы рекомендуем использовать конверты Messenger Mail, чтобы указать правильный отдел и номер ящика в соответствующей области. Те отделы, которые используют конверты, должны иметь обратный адрес в верхнем левом углу.

Будет измеряться Федеральная почта

Все почтовые расходы, подлежащие измерению, оплачиваются инициирующим отделом через университетскую финансовую систему Oracle Financial System с использованием номера счета (PTAO). Департаменты несут ответственность за обеспечение того, чтобы Почтовые службы Университета получали правильный номер счета отдела, который будет взиматься за всю исходящую почту.Необходимо использовать бланк счетчика почтовых расходов (см. Прилагаемый бланк) или генератор штрих-кода PTAO (см. Веб-сайт Университетской почтовой службы). Почтовые службы не авторизованы для обработки исходящей почты без кода учетной записи. Отделения университета сэкономят 0,02 доллара на одной унции. и две унции. письма с помощью университетских почтовых служб.

Федеральная почта

, которая должна быть измерена и опломбирована, должна быть представлена ​​в Университетскую почтовую службу со всеми ОТКРЫТЫМИ (не опущенными и не заправленными) КЛАПАНАМИ, сложенными вместе резиновыми лентами.Отдельные отправления, а также почту нестандартного или громоздкого размера следует предварительно опломбировать.

Использование скоб для закрепления или запечатывания письма, флаера или пакета не рекомендуется почтовым отделением и не разрешается для почты, подающей заявку на получение скидки за автоматизацию. Вместо скоб теперь используются «вкладки». Язычок — это небольшой отдельный кусок бумаги / пластика с липкой стороной, которая загибается, чтобы скрепить страницы вместе. Конверты, помимо обычных средств запечатывания, могут быть запечатаны с помощью целлофановой ленты, если клапан надлежащим образом закрыт.Кроме того, не используйте клейкую ленту для наклеивания штампа на конверт, поскольку это противоречит почтовым правилам.

Служба

University Mail Services имеет право измерять почту для всей университетской корреспонденции с указанием обратного адреса университета. Любая почта без этого адреса не может быть учтена.

Исходящая личная почта

Вы можете оставить личную почту с печатью в свой почтовый ящик. Личная почта будет забираться почтовой службой каждый рабочий день в 17:15 вместе с почтой Университета.Исходящая личная почта должна быть запечатана и иметь соответствующую почтовую отметку. Почтовая служба Университета не отслеживает и не может отслеживать личную почту.

Подготовка исходящей почты

Отделяйте почту с собственной печатью и почту Messenger от почты, подлежащей учету. Все буквы должны быть аккуратно скреплены резиновыми лентами и смотреться одинаково.

Международная почта, включая Канаду и Мексику, и почту, требующую СПЕЦИАЛЬНОЙ ОБРАБОТКИ, такую ​​как «Сертифицированная и застрахованная» почта, должны быть разделены и помечены четкими инструкциями.

Запечатывание конвертов

Если вам требуется UMS для запечатывания конвертов для вас, убедитесь, что они собраны в пачку и смотрят одинаково с открытыми клапанами. Незапечатанные конверты должны быть обернуты резиновой лентой, чтобы их содержимое оставалось неповрежденным и было удобно обращаться с ними.

Если вы используете «оконные конверты», убедитесь, что весь адрес отображается через окно. Не прикрепляйте вложения к окну конверта. Если адрес не подходит к окну, используйте конверт без окошка.

Пересылка почты

University Mail Services не пересылает вашу почту за вас. Физические лица обязаны уведомить корреспондентов об изменении адреса. Если вы получаете почту для лиц, которые больше не работают в вашем отделе, вычеркните U.Va. адрес полностью и укажите адрес пересылки под словами: «Пожалуйста, пересылайте». Если у вас нет адреса для пересылки, вычеркните U.Va. адрес и штрих-код полностью и пометьте конверт: «Вернуть отправителю, без адреса для пересылки».Поместите эти конверты вместе с почтой для получения. Если вы получаете нежелательную почту, не открывайте ее. Вычеркнуть U.Va. адрес полностью вместе со штрих-кодом внизу адреса и пометьте конверт: «Отказано, вернуть отправителю».

Ответственная почта

Экспресс-почта

, сертифицированная почта, застрахованная почта и зарегистрированная почта составляют категорию ответственной почты. Эта почта отслеживается и учитывается во всей почтовой системе. Почтовая служба Университета берет на себя ответственность за это письмо, когда мы получаем его от вашего имени, и эта ответственность прекращается только в том случае, если сообщение надлежащим образом подписано получателем или представителем отдела.Чтобы обеспечить подтверждение и запись получения, мы просим получателя разборчиво напечатать свое имя, подписать и поставить дату в «Манифесте ответственной почты».

Почтовые перевозчики USPS доставляют экспресс-почту в почтовый отдел около 15:00. Мы приложим все усилия, чтобы доставить это письмо по мере его поступления в ваш отдел по расписанию. Экспресс-почта, полученная UMS после того, как был выполнен запланированный запуск для вашего отдела, будет доставлена ​​вам в тот же день только при наличии сотрудников.

Если ваш отдел закрыт во время доставки или если в вашем отделе нет никого, кто мог бы расписаться для получения письма, оно будет возвращено в почтовое отделение и будет доставлено при следующем запланированном запуске.

Курьерская почта

Messenger Mail — это почта / корреспонденция, отправляемая U.Va. отделы для доставки по адресам в системе университета. Вся почта должна быть официальной служебной информацией университета. Это письмо может представлять собой служебную записку, предназначенную для общего распространения, или письма, адресованные определенному лицу или должности в университете. Письмо конкретного адресата, если оно не в конверте, должно быть сложено и помечено с указанием имени или должности, а также почтового ящика и отдела этого человека.Мы настоятельно рекомендуем вам использовать почтовые конверты Messenger для Messenger Mail. Если вы используете стационарные конверты для Messenger Mail, убедитесь, что «MESSENGER MAIL» напечатано на конверте на видном месте. Вся личная переписка с кем-либо в университетской системе требует соответствующих почтовых отправлений в США.

Персонал Университетской почтовой службы сортирует более 60 000 отправлений почтовых отправлений в день. Чтобы ускорить процесс, письма быстро сканируются. [Мы сортируем почту по отделам, а не по имени, дому или номеру комнаты.] Отсутствие указания названия отдела может привести к задержке или неправильному перенаправлению вашей почты. Конверты без названия отдела автоматически откладываются для исследования письма, что приводит к задержкам доставки. Не сокращайте имена людей и отделов. Сокращение может вызвать задержки в сортировке, а также привести к неправильной доставке. Правильно адресованная почта обычно доставляется на следующий рабочий день.

Адресация курьерской почты

При обращении к Messenger Mail или стационарному телефону предпочтительнее однострочный формат.Мы просим вас избегать трех и более строк, поскольку такая почта может быть ошибочно принята за почту, требующую учета.

Изменение адреса

Если к вашему отделу добавляется новый член или если сотрудник или преподаватель меняет отдел или здание, уведомление об изменении адреса необходимо отправить в почтовый отдел в форме памятки, чтобы в будущем можно было доставлять почту соответствующим образом.

Сотрудники и студенты, проживающие за пределами территории, не должны получать никакую входящую личную почту или посылки (включая UPS) на адрес Университета.


Общие инструкции по рассылке

Не отправления по почте

Некоторые предметы, такие как металлические детали, стеклянные детали, образцы продуктов, химикаты и т. Д., Не могут быть отправлены по почте. Эти предметы, помимо заклинивания и / или повреждения почтовых машин, могут нанести серьезный вред сотрудникам почтового отделения. Эти статьи могут быть возвращены отправителю.

Нестандартная почта

Конверты и открытки высотой менее 3 1/2 дюймов, длиной 5 дюймов или толщиной 0,007 считаются нестандартными, и за их почтовые расходы взимается дополнительная плата.Для получения дополнительной информации о стандартных размерах обратитесь в университетскую почтовую службу; Будем рады предоставить вам более подробную информацию.

Размеры и типы конвертов

Пожалуйста, определите правильный размер и прочность конверта в соответствии с размером корпуса. Слишком большие конверты не могут надежно удерживать свое содержимое. Вложения имеют тенденцию перемещаться, и существует риск порвать конверт и потерять содержимое. Плотно прилегает к корпусу и удерживает его в конверте.

Переполнение может привести к разрыву конверта по швам и к потере корпусов.

Размер конверта следует выбирать таким образом, чтобы он соответствовал содержимому. В Почтовой системе США две основные категории конвертов — это конверты «размер письма» и «квартиры». Плоские конверты — это конверты размером больше максимального размера Letter, но не более 12 дюймов в высоту, 15 дюймов в длину и 3/4 дюйма в толщину.

Размер письма со скидкой для автоматизации

Для получения права на автоматизированную обработку (экономия почтовых расходов для вашего отдела) USPS:

Письмо формата Letter должно быть прямоугольным.Чтобы буква считалась стандартным размером, должны быть соблюдены следующие размеры: Высота: мин. 3 1/2 дюйма, макс. 6 1/8 дюйма. Длина: 5 дюймов мин., 11 1/2 дюймов макс. Толщина мин. 0,007 дюйма до макс. 1/4 дюйма. Если вы не уверены в размере, обратитесь в почтовую службу университета за шаблоном конверта.

Заклеить или закрепить на всех четырех краях, чтобы их можно было пропустить через машину.

Примечание. Максимальная толщина для автоматической обработки составляет 1/4 дюйма. Почта, размер которой не соответствует требованиям для автоматической обработки, не может претендовать на скидку.

Запечатывание конвертов

В почтовом отделении есть условия для автоматической запечатывания клееных конвертов стандартного размера. Оставьте клапаны конвертов открытыми, вставленными друг в друга, а затем закрепите пачку конвертов резинкой или попросите лоток для писем для ваших конвертов. Содержимое конверта должно соответствовать размерам, позволяющим надежно закрыть клапан. Если конверты переправляются в почтовый отдел таким образом, они не проходят сортировку и сразу попадают в запечатывающие и дозирующие машины.

Правильная адресация

Следующие форматы адресов рекомендуются для обеспечения эффективной обработки и доставки почтовой службой США.

Полный почтовый адрес должен быть помещен в нижнюю правую половину конверта, когда это возможно. Посторонние надписи или маркировка должны появляться как можно дальше от адреса. Адрес отправителя должен быть указан в верхнем левом углу и быть не ниже 1/3 высоты почтового отправления сверху.

Следующие предложений помогут сделать вашу почту удобной для почтового отделения и ускорить доставку:

  • Введите или напечатайте полный адрес машиной.
  • Убедитесь, что печать четкая и резкая.
  • Используйте стандартные деловые фасады. Символы адреса не должны касаться друг друга или перекрываться.
  • Печатать адреса шрифтом из 10 или 12 пунктов (14 можно) без засечек.
  • Лучше всего использовать черные чернила на белом фоне.
  • Сохраняйте равномерное левое поле.
  • Используйте прописные буквы.
  • Пропустить знаки препинания.
  • Включите номера этажей, апартаментов и квартир.
  • Укажите название города, штата и почтовый индекс в указанном порядке в одной строке.
  • Используйте стандартные двухбуквенные сокращения штатов.
  • Для международной почты напечатайте название страны заглавными буквами без каких-либо сокращений.


    Прочие почтовые службы

    Международная почта

    В отсутствие альтернативных инструкций вся международная почта из Университета пересылается через коммерческую почтовую службу. Эта почта проходит мимо Почтовой службы США, доставляется напрямую в зарубежную страну назначения и помещается в почтовую систему этой страны. Эта услуга предлагает значительное сокращение почтовых расходов по системе USPS и обеспечивает более быструю доставку. Отделения сэкономят от 5% до 10% на своих почтовых расходах при использовании университетских почтовых служб для международной почты.

    Приоритетная почта

    Вся почта Первого класса, которая весит более 11 унций и не более 70 фунтов, а также, по усмотрению отправителя, любые другие отправляемые по почте материалы весом 13 унций или меньше считаются Приоритетной почтой.

    Priority Mail можно отправить во все пятьдесят штатов и Пуэрто-Рико. Эта услуга имеет двухдневную цель доставки (не гарантируется) в крупные мегаполисы в Соединенных Штатах.

    При использовании этой услуги необходимо использовать конверты и наклейки

    Priority Mail.Все почтовые службы университета могут предоставить эти материалы.

    Экспресс-почта

    Это чрезвычайно надежная и быстрая служба доставки, которую предоставляет Почтовая служба США. Эта услуга доступна для всех основных зон в США и 84 странах.

    Экспресс-почта забирается из почтовой службы университета почтовой службой в 14:15 для службы гарантированной доставки на следующий день и в 17:15 для двухдневной доставки. Чтобы уложиться в сроки, экспресс-почта должна быть получена не позднее 13:00 для доставки на следующий день и 16:00 для двухдневной доставки.

    Наклейки для экспресс-почты

    (которые должны сопровождать посылку) и большие экспресс-конверты можно получить заранее, позвонив в любое отделение почтовой службы Университета.

    Отправляющий отдел отвечает за заполнение блоков адресов «получатель» и «от», расположенных в нижней части экспресс-этикетки. После завершения вы можете отправить его в исходящую почту вашего факультета или отнести в одно из почтовых отделений университета. Почтовое отделение США отправит копию экспресс-этикетки обратно в отдел отправления.Обязательно удалите патч (идентификационный номер экспресс-почты) с обратной страницы. Это ваше средство отслеживания вашей почты.

    Застрахованная почта

    Страхование

    до $ 500.00 может быть получено для материалов, отправляемых в пределах Соединенных Штатов, 1 st class, 3 rd class и почтовая посылка. Если вы отправляете предметы, стоимость которых превышает 500 долларов, вам следует использовать заказную почту; страхование доступно до 25 000 долларов США.

    Сертифицированная почта

    Сертифицированное письмо следует использовать, когда требуется подтверждение отправки.Данная услуга доступна только при отправке товара 1 класс st в пределах США. Примеры использования включают отправку юридических документов, дипломов или материалов, которые считаются важными, но сами по себе не имеют внутренней ценности.

    Квитанция о вручении с указанием даты доставки и подписи может быть запрошена за дополнительную плату. Квитанция об отправлении, которая отделена от этикетки и имеет официальный почтовый штемпель, является вашей записью почтового отправления и должна быть сохранена отправителем.Наклейки и квитанции о возврате можно получить в почтовых службах университета.

    Заказная почта

    Заказная почта доступна с почтовой страховкой или без нее. Предметы без доказуемой стоимости не требуют страховки. Зарегистрированная почтовая система предназначена для обеспечения дополнительной защиты ценной почты. Страхование почтовых отправлений может быть приобретено для покрытия предметов стоимостью до 25 000 долларов США. Заказное письмо — это почта с самым высоким уровнем безопасности, которую предлагает Почтовая служба США. Он включает в себя систему квитанций для отслеживания зарегистрированных товаров от момента приема до доставки.Квитанция о возврате и ограниченная доставка доступны за дополнительную плату. Однако дополнительные меры безопасности могут задержать доставку на 24-48 часов. Заказное письмо следует доставить на контрактную станцию ​​или в почтовое отделение для обработки.

    Квитанция о возврате

    Квитанция о доставке подтверждает доставку. Это дополнительная услуга, доступная для застрахованных, сертифицированных заказных и внутренних экспресс-почтовых отправлений. В квитанции о вручении указывается артикул почтового отправления, лицо, подписавшее квитанцию ​​о письме, и дату доставки адресату.


    Деловая ответная почта (BRM)

    Полезные факты о BMR

    • Деловая ответная почта — это услуга, с помощью которой правильно отформатированная почта может быть переадресована обратно исходному отправителю бесплатно для ответившей стороны.
    • Были уплачены различные почтовые сборы, чтобы Университет мог получить максимальные скидки, если конверт с деловым ответом или формат открытки был правильно подготовлен.
    • Правильный формат включает действительный девятизначный почтовый индекс, маркировку FIM и штрих-код, отражающий почтовый индекс, а также допустимый адрес и расположение адреса.
    • Чтобы убедиться, что вы используете действительный номер, а также соблюдаете другие требования, необходимо, чтобы вы проверили их в Университетской почтовой службе перед тем, как представить свой заказ на принтер. Несоблюдение этих правил может привести к штрафу почтового отделения.
    • Позволяет отделу предоставить получателям предварительно распечатанный почтовый конверт первого класса для поощрения ответа.
    • Обратные почтовые расходы оплачивает отдел, а не получатель.
    • USPS взимает плату за почтовые услуги только с тех отправлений, которые получатели отправляют обратно в отдел.
    • BRM позволяет отделу сэкономить на почтовых расходах на большие объемы рассылок с ответами.
    • Держателем разрешения на Университет Вирджинии является почтовая служба Университета. Все факультеты университета, а также добросовестные студенты или преподаватели могут использовать наше разрешение № 98. Все сборы начисляются держателю разрешения за фактическое получение почты, а затем взимаются на внутреннем уровне с инициирующего отдела.
    • Business Reply Mail следует использовать для рассылок более 500 отправлений за одну рассылку или в течение года. Например, если вы отправили 1000 конвертов с марками, а 500 были возвращены, вы оплатили почтовые расходы за 1000 штук. Принимая во внимание, что, если вы отправили рассылку как Деловую ответную почту, вы платите только за те части, которые отправлены обратно отправителю.
    • Деловая ответная почта может значительно увеличить количество откликов при рассылке писем, возврате опросов и анкет и т. Д.
    • Конверты
    • BRM должны быть разработаны и отформатированы в соответствии с правилами ПОЧТЫ. Невыполнение этого требования может повлечь за собой штрафные санкции. Обратитесь к шаблону ниже, чтобы получить правильно отформатированный конверт BRM # 10. Обратите внимание, что открытки и почта весом 2 унции. или более, а квартиры имеют уникальные форматы.

    Разрешение BRM Университета соответствует требованиям для квалифицированной деловой ответной почты (QBRM) и дает право на скидку при условии, что:

    • Отдел следует установленному формату для BRM.
    • Отдел использует уникальный почтовый индекс ZIP + 4, присвоенный почтовой службой.
    • Департамент представляет этот уникальный почтовый индекс + 4 штрих-кодом, напечатанным на почтовом отправлении.
    • Уникальный почтовый индекс университета — 22907 со следующими расширениями:

    1 унция. Письма

    3015

    2 унции. Письма + Квартиры

    3068

    Открытки

    3053

    Контактная типография и копировальные услуги для печати конвертов BRM.


    Срок оплаты почтой

    Почта, подлежащая оплате, обрабатывается и принимается почтовой службой университета для всех факультетов университета и добросовестных студенческих и преподавательских организаций.

    Учетная запись университета с предоплатой регистрируется в почтовом отделении, чтобы упростить сборы за входящую почту, в которой либо отсутствует надлежащая сумма почтовых отправлений, либо почтовых отправлений, запрошенных для возврата. Делая большую рассылку (более 200 штук), убедитесь, что ваш список рассылки актуален; в противном случае почтовые расходы были оплачены за недоставленную почту, и почтовые расходы были уплачены за возвращенную почту.


    Стандартная почта (массовая почта)

    Полезные факты о стандартной или массовой рассылке

    • Дисконтированный класс почты, обеспечивающий значительную экономию (например: 500 штук конвертов № 10 весом в 1 унцию будут стоить 185 долларов при отправке почтой 1-го класса, но будет стоить примерно 90 долларов при отправке стандартной почты по некоммерческой ставке). См. Требования к участникам, перечисленные ниже.
    • Эффективное средство для охвата большой аудитории по доступной цене.
    • Стандартная почта описывает услугу, которая не имеет обещанных стандартов доставки, но обычно доставляется в течение недели или двух в пределах континентальной части Соединенных Штатов и обычно не более 5 дней в радиусе 500 сотен миль.
    • Университет имеет разрешение № 164 на подготовку почтовых отправлений. Это дает Университету возможность обрабатывать большие почтовые отправления по цене примерно 1/3 от стоимости почтовых отправлений 1-го класса. Это разрешение могут использовать департаменты университета, а также добросовестные студенты или преподаватели. Вы не можете использовать массовое разрешение для международных почтовых отправлений.

    Ограничения

    • Стандартная почта не запечатана от почтового досмотра.
    • Должен быть неличным.
    • USPS не гарантирует доставку в течение определенного периода времени.

    Требования к участникам

    • Рассылка должна состоять из 200 штук или 50 фунтов.
    • штук не должны превышать 16 унций.
    • Почтовые отправления должны быть распечатаны или продублированы.
    • Куски должны быть одинакового размера, веса и содержания.
    • ОБЯЗАТЕЛЬНО ЗАПЕЧАТЫВАЕТ — не может использовать скобы для запечатывания.
    • Всегда используйте обратный адрес UVA.«University of Virginia» ДОЛЖЕН быть сам по себе в верхней строке вашего обратного адреса.

    Правильный обратный адрес для некоммерческой почты :

    АДРЕС ВОЗВРАТА ДОЛЖЕН БЫТЬ В ЭТОМ ЗАКАЗЕ

    • Академический
      • Университет Вирджинии
      • Название отдела
      • Дополнительное имя (необязательно)
      • P.O. Номер ящика
      • Charlottesville, VA 22904 -_____ (почтовый индекс +4)
    • Медицинский центр
      • Система здравоохранения Университета Вирджинии
      • Название отдела
      • Дополнительное имя (необязательно)
      • с.О. Ящик номер
      • Charlottesville, VA 22908 -_____ (почтовый индекс +4)
    • В правом верхнем углу конверта вместо почтовых расходов должны быть знаки (включая номер разрешения), например:

    Некоммерческая организация
    Почтовая оплата в США
    Разрешение № 164
    Шарлотсвилл, Вирджиния _____ (почтовый индекс + 4)

    • Размеры:
      • Минимум: 3 дюйма в высоту и 5 дюймов в длину
      • Максимум: 6 1/8 дюйма в высоту и 11 дюймов в длину
    • Форма авторизации ДОЛЖНА быть получена в Почтовой службе университета перед отправкой по почте под номером разрешения.164. Подразделение массового приема писем в почтовом отделении не примет вашу корреспонденцию без формы. (См. Меморандум от 26 октября с приложенной формой)
    • Разрешение на доставку всех почтовых отправлений № 164 должно быть представлено в пункт приема почты (BMEU) в почтовом отделении Шарлоттсвилля. Разрешающую почту нельзя бросить в синий ящик для сбора.
    • Информация о массовых рассылках и форма авторизации — (загружаемый документ в формате pdf)

    Подготовка

    • Вся почта должна быть надлежащим образом подготовлена, предварительно отсортирована, упакована, промаркирована и разложена (почтовая корреспонденция) или упакована (квартиры).


      Внутренняя массовая почта

      Университетская почтовая служба

      принимает массовые рассылки для внутренней доставки с датой не старше одного дня до рассылки. Письма, требующие отправки, должны быть доставлены в почтовый отдел до 9:00 для доставки на следующий день. Все остальные письма с более ранней напечатанной датой необходимо будет отредактировать, чтобы обеспечить более точное время отправки.

      Массовые рассылки необходимо разделить на две группы: АКАДЕМИЧЕСКИЙ ЦЕНТР и ЦЕНТР ЗДОРОВЬЯ. Кроме того, эти группы необходимо отсортировать по номерам отделов или ящиков.


      Политика недоставки почты

      Почтовая служба США доставляет всю почту, указанную для почтовых индексов 22904 и 22908 или с адресом Университета Вирджинии в адрес Университета, независимо от ее содержания или полноты адреса. Он не принимает обратно большинство типов стандартной почты для возврата отправителю, для пересылки или для исправления адреса. Решение остается на усмотрение почтовых отделений.

      Следующие типы стандартной почты будут доставлены , если НАЗВАНИЕ ОТДЕЛОВ и / или КОРОБКА № указаны в адресе или могут быть идентифицированы иным образом:

      • Книжные клубы и книжные каталоги
      • Связь с другими колледжами и университетами
      • Образовательные семинары
      • Медицинские журналы
      • Медицинские каталоги
      • Прочие каталоги, связанные с бизнесом
      • Периодические издания

      Обычная почта, которая будет выброшена:

      • Объявления с пометкой «БЕСПЛАТНО»
      • Подарочные каталоги всех видов
      • Брошюры о поездках в свободное время
      • Лотерейные предложения
      • Прочие необразовательные каталоги

      Будущее

      Университетская почтовая служба

      начнет годичный проект по назначению надлежащего почтового адреса каждому отделу / организации, получающей почту с почтовыми индексами 22904 и 22908, которые будут машиночитаемыми.


      Вложения

      9 Разрешить ответ по почте

      Разрешительное ответное письмо (PRM) позволяет владельцу разрешения на выдачу разрешений получать от клиентов почтовые отправления первого класса и приоритетные почтовые отправления путем предоплаты почтовых расходов за ответные почтовые отправления во время отправки. Отправители должны распространять части PRM только как часть почтовой рассылки Первого класса с использованием отпечатка разрешения (ни с помощью каких-либо других средств).Отправители PRM должны подать заявку на авторизацию через районного менеджера службы Business Mail Entry в офисе, в котором находится учетная запись разрешения, и они должны предоставить предварительные образцы частей PRM в почтовую службу для утверждения перед распространением.

      Применяются следующие дополнительные условия:

      1. Никакие дополнительные услуги (например, сертифицированная почта, страхование, заказная почта) не разрешены с PRM.
      2. Клиент PRM не имеет права изменять адрес доставки почтового отправления PRM, чтобы перенаправить его на любой адрес, кроме адреса, предварительно напечатанного на отправлении.
      3. Заказчик PRM не должен использовать PRM для отправки каких-либо отправлений, кроме тех, которые предназначены держателем разрешения, даже если к нему прикреплены почтовые расходы.
      4. Часть PRM формата Letter, содержащая один стандартный диск, не требует необрабатываемой дополнительной платы, если она соответствует стандартам DMM 233.2.8. За отправку плоского размера PRM, содержащую один стандартный диск и весом не более 2 унций, взимается почтовая оплата, применяемая к почтовому письму первого класса весом 1 унция, если это место соответствует стандартам DMM 233.2.8.
      5. Если Почтовая служба обнаруживает ошибку формата PRM, владелец разрешения или уполномоченный агент получает письменное уведомление об ошибке. Владелец разрешения должен исправить ошибку и убедиться, что все будущие части PRM соответствуют соответствующим спецификациям перед повторной авторизацией. Почтовая служба может отозвать авторизацию PRM из-за ошибок формата или неправильного использования.
      6. Каждая часть PRM должна включать элементы формата, показанные в
        Приложение 9-1.
      7. Отправители
      8. PRM могут печатать свои изделия любым стандартным методом промышленной печати (офсетная литография, цифровая печать и т. Д.).) — однако Почтовая служба запрещает писать от руки, печатать на машинке или ставить штамп от руки. Если у вас есть вопросы, обратитесь в местное почтовое отделение.
      9. Отпечаток «ПОЧТА НЕ ТРЕБУЕТСЯ, ЕСЛИ ОТПРАВЛЯЕТСЯ В СОЕДИНЕННЫХ ШТАТАХ» должна находиться в верхнем правом углу адресной стороны экспоната и не должна выходить более чем на 1–3 / 4 дюйма от правого края изделия.
      10. Надпись «РАЗРЕШИТЕ ​​ОТВЕТИТЬ ПОЧТУ» должна быть на всех предметах. Легенда должна появляться над адресом заглавными буквами высотой не менее 3/16 дюйма и может быть окружена правилом или рамкой.
      11. Непосредственно под легендой письма с ответом на разрешение слова «ПЕРВОГО КЛАССА ПОЧТОВОЕ РАЗРЕШЕНИЕ №. [NO., CITY, STATE] »(представляющий номер держателя разрешения и почтовое отделение, выдавшее разрешение) должны быть написаны заглавными буквами. Владелец разрешения может заменить номер разрешения и почтовое отделение разрешением компании, как описано в
        9-2. Сразу под ним заглавными буквами должно быть написано подтверждение «ПОЧТОВАЯ ПОЧТА ПРЕДОПЛАЧЕНА АДРЕСАТОМ». По усмотрению держателя разрешения номер разрешения и отметка о почтовых расходах могут быть окружены правилом или рамкой.
      12. Полный адрес (включая имя держателя разрешения, адрес доставки, город, штат и почтовый индекс + 4) должен быть указан на листе. Детали PRM должны иметь штрих-код точки доставки или штрих-код Intelligent Mail.
      13. FIM C должен присутствовать на всех PRM формата Letter. FIM C должен соответствовать физическим стандартам DMM 202.8.0.
      14. Допускаются следующие логотипы компании:
        1. На PRM формата Letter, если логотип расположен не ниже 5/8 дюйма от нижнего края листа.
        2. На любое изделие, если логотип не пересекается с каким-либо обязательным элементом формата.

      Почтовые программы могут распространять PRM как часть содержимого исходящего почтового сообщения только с использованием действующей учетной записи для выходных данных разрешения. См. DMM 604.5.0 для ознакомления со стандартами использования отпечатков разрешений.

      Приложение 9-1

      Разрешить элементы формата почты ответа

      Правила для деловой корреспонденции — Бумага 101

      Вы можете получить свои ответы быстрее и эффективнее, следуя этим удобным рекомендациям по оформлению бизнес-сообщений.

      • 1. Поле с легендой бизнес-ответа

        Над адресом должны быть написаны слова БИЗНЕС-ОТВЕТНАЯ ПОЧТА прописными буквами (в верхнем регистре) с минимальной высотой 3/16 дюйма. Сразу под ним должны быть слова ПЕРВОГО КЛАССА ПОЧТОВОЕ РАЗРЕШЕНИЕ, за которыми следуют номер разрешения и название отправившей его почты. Офис (город и штат) прописными буквами.

        Примечание: Его следует заключить в линии, образующие прямоугольник.

      • 2.Линия оплаты почтовых услуг

        Найдите выражение «ПОЧТОВАЯ ПОЧТА ОПЛАЧИВАЕТСЯ АДРЕСОМ» (заглавными буквами) под полем легенды бизнес-ответа.

      • 3. Логотип компании

        Логотип компании разрешен в адресном блоке до тех пор, пока он не выходит за пределы верхней части адресной строки доставки. Логотип не должен мешать подтверждению каких-либо обязательных деловых ответов.

      • 4. Облицовка опознавательным знаком (FIM)

        Идентификационный знак лицевой стороны (FIM) — это еще один тип почтового штрих-кода, используемый при компьютерной обработке почты.Это узор из вертикальных полос, напечатанный в верхней правой части адресной стороны изделия. FIM (в частности, FIM типа B или C) требуется на всех почтовых открытках BRM и почтовых отправлениях формата letter. Это необходимо для того, чтобы компьютеризированное оборудование для гашения корреспонденции могло правильно выровнять, почтовую марку и направить почтовое отправление. Кроме того, «FIM B» относится к предметам без штрих-кода, FIM C — к предметам со штрих-кодом (FIM Pattern Type A предназначен только для почтовых отправлений с любезным ответом).

        Примечание: Дополнительную информацию о типах FIM можно получить в местном почтовом бизнес-центре или в Руководстве по внутренней почте.

        Расположение опознавательного знака (FIM): Зона, свободная от FIM, должна быть сохранена и может содержать только соответствующий рисунок FIM. Правая граница этой чистой зоны должна быть на 1 3/4 от правого края почтового отправления, а левая граница должна быть на 3 от правого края. Верх полосок не может быть ниже 1/8 от верхнего края и может выходить за верхний край до задней части (клапана) конверта. Низ столбиков должен находиться в пределах плюс-минус 1/8 от нижнего края чистой зоны.Глубина прозрачной зоны составляет 5/8 от верхнего края почтового отправления. Самая правая полоса FIM должна находиться на расстоянии от 1 7/8 дюйма до 2 1/8 дюйма от правого края почтового отправления. Штанги FIM должны быть 1/2 минимальной и 3/4 максимальной высоты и не менее 0,03125 плюс-минус 0,008 ширины.

      • 5. Ящик для подтверждения почтовых отправлений

        Обязательно напечатайте надпись «ПОЧТА НЕ ТРЕБУЕТСЯ, ЕСЛИ В СОЕДИНЕННЫХ ШТАТАХ» в правом верхнем углу лицевой стороны почтового отправления.Следите за тем, чтобы расстояние от правого края почтового отправления не превышало 1 2/4 дюйма. Надписи должны быть заключены в линии, образующие коробку.

      • 6. Горизонтальные планки

        Распечатайте серию горизонтальных полос сразу под надписью «НЕ ПОЧТА». Эти полосы должны быть одинакового размера, не менее 1 дюйма в длину, от 1/16 до 3/16 дюйма в толщину и располагаться равномерно. Эти полосы не должны выходить ниже строки адреса доставки, расположенной непосредственно над строкой, содержащей город, штат. и почтовый индекс.Между почтовым индексом и горизонтальными полосами должен быть зазор не менее 1/2 дюйма.

      • 7. Штрих-код Postnet

        Штрих-код — это серия высоких и коротких полос, напечатанных на почтовом отправлении. Штрих-код на BRM представляет собой 9-значный код ZIP + 4. Готовый к съемке позитив можно бесплатно получить в местном почтовом бизнес-центре.

        POSTNET Расположение штрих-кода: Расположение штрих-кода находится на адресной стороне почтового отправления в пределах чистой зоны чтения, как показано.В этой области не должно быть никаких отпечатков, кроме штрих-кода. Чистая зона простирается на 5/8 от нижнего правого края и по крайней мере на 4 3/4 дюйма влево от правого края почтового отправления. В пределах зоны очистки штрих-кода крайняя левая полоса штрих-кода не должна больше располагаться. чем 4 1/4 и не менее 3 1/3 от правого края почтового отправления. Нижняя или базовая линия штрих-кода должна быть на 1/4 (плюс или минус 1/16) от нижнего края почтового отправления. Штрих-код должен полностью находиться в области штрих-кода.


      Стандарты размеров для BRM

      Чтобы почта размером с письмо считалась «обрабатываемой» и совместимой с компьютеризированным обрабатывающим оборудованием USPS, она должна соответствовать определенным стандартам по размеру и толщине. (Вставьте рисунок ниже)

      Письма Минимальный размер Максимальный размер
      Высота 3,5 дюйма 5.0 дюймов
      Длина 5,0 дюймов 4,25 дюйма
      Открытки Минимальный размер Максимальный размер
      Высота 3,5 дюйма 4,25 дюйма
      Длина 5,0 дюймов 6 дюймов

      Примечание: Открытки большего размера можно отправить по почте; однако они будут оплачиваться по обычным тарифам для писем первого класса.

      Плотность бумаги: Толщина должна быть не менее 0,007 и не более 0,0095.

      Посетите веб-сайт USPS для получения дополнительной информации.

      Эта информация предназначена для упрощения правил USPS для ваших проектов прямой почтовой рассылки. Хотя мы сделали все возможное, чтобы предоставить точную информацию, которой мы поделились, только USPS может предоставить гарантированно точную информацию. Всегда консультируйтесь с представителем вашего почтового отделения, чтобы убедиться, что вы соблюдаете правила и положения.

      21.3.3 Входящая и исходящая корреспонденция / письма

      Сокращение Определение
      AC Код действия
      ACS Автоматизированная система сбора
      ACSS Поддержка автоматизированной системы сбора
      АДП Автоматизированная обработка данных
      AIMS Автоматизация информационных систем управления
      AM Управление счетами
      AMRH Задержка возврата средств для обслуживания счетов
      AMS Система управления счетами
      АПО Армейское почтовое отделение
      ASED Срок действия устава аттестации
      ASFR Автоматическая замена для возврата
      AUR Автоматизированный занижающий отчет
      BMF Мастер-файл бизнеса
      BOD Операционное подразделение бизнеса
      БУР Business Masterfile Underreporter
      CAF Файл централизованной авторизации
      CAU Внимание при контакте
      CAWR Объединенная годовая отчетность по заработной плате
      CC Код команды
      КПК Централизованная обработка дел
      CDP Надлежащая процедура взыскания
      CFOL Корпоративные файлы в сети
      CI Уголовное расследование
      СНГ Система визуализации корреспонденции
      COMPS Система обработки составной почты
      CP Уведомление о параграфе для компьютеров
      CRX Система письма Correspondex
      CSCO Операция по сбору комплаенс-услуг
      CSR Представитель службы поддержки клиентов
      DCF Функция проверки Dishonored
      DDIA Соглашение о рассрочке прямого дебета
      DLN Номер локатора документов
      DPR Запросы на совершенствование документа
      EEFAX Корпоративный электронный факс
      EFTPS Электронная система федеральных налоговых платежей
      EIN Идентификационный номер работодателя
      EO Организация, освобожденная от уплаты налогов
      EP Планы сотрудников
      ЭПМФ Главный файл планов сотрудников
      ERS Система разрешения ошибок
      FA Полевая помощь
      FC Полевая коллекция
      FDC Центр обнаружения мошенничества
      FICA Федеральный закон о страховых компенсациях
      ФМСС Услуги по эксплуатации и безопасности
      FOIA Закон о свободе информации
      FPO Почтовое отделение флота
      ФОРТ Ресурсная группа полевого офиса
      FTD Депозит по федеральным налогам
      FTF Непредставление штрафа
      FTP Неуплата штрафа
      IAT Интегрированный инструмент автоматизации
      ICCE Интегрированная среда коммуникации с клиентами
      ДВС Группа проверки информаторов претензий
      ICR Запросы на сбор информации
      IDRS Интегрированная система поиска данных
      IDT Кража личных данных
      IDTVA Помощь жертвам кражи личных данных
      IMF Индивидуальный мастер-файл
      IPSU Специализированное подразделение защиты личных данных
      ИРА Индивидуальный пенсионный счет
      IRC Налоговый кодекс
      IRM Руководство по внутренним доходам
      ИРП Обработка возврата информации
      IT Информационные и технологические услуги
      ITAR Запрос на помощь в краже личных данных
      KIA / KITA Убито в бою / Убито в террористической акции
      LCI Индикатор крупной корпорации
      МАРТ Отчет о действиях руководства
      MF Мастер-файл
      MMIA Соглашение о рассрочке платежа с ручным контролем
      НАП Профиль национального счета
      NFTL Уведомление о федеральном налоговом удержании
      NMF Non-Masterfile
      NU Аннулировано без публикации
      OIC Компромиссное предложение
      ОМБ Управление по вопросам управления и бюджета
      PDT Потенциально опасный налогоплательщик
      PII Информация, позволяющая установить личность
      АПН Доверенность
      PSP Планирование и специальные программы
      РАФ Файл отчетного агента
      RCA Помощник по разумным причинам
      РИ Отдел запроса возврата
      RIVO Операции по проверке целостности возврата
      RJ Открыть отклонить
      RO Сотрудник по доходам
      об / мин Неправомерное поведение лица, подготовившего возврат
      SBSE Малый бизнес и индивидуальные предприниматели
      SC Сервисный центр
      ЖУЛЬНИКИ Сервисный центр Автоматизированная система обработки почты
      SDC Центр разработки схем
      SEP Упрощенный план сотрудника
      SERP Программа электронных исследований в масштабах всей службы
      SFR Заменитель возврата
      SLA Соглашение об уровне обслуживания
      СНиП Программа оповещения для всего обслуживания
      СП Обработка заявок
      SSA Управление социального обеспечения
      ССН Номер социального страхования
      ТАС Центр помощи налогоплательщикам
      ТАС Адвокатская служба налогоплательщиков
      TBOR Билль о правах налогоплательщиков
      ТК Код транзакции
      TDA Счет просроченного налогоплательщика
      ТДИ Расследование проступка налогоплательщиков
      ТЕГ Организация, освобожденная от уплаты налогов и государственных учреждений
      TFRP Штраф на взыскание целевого фонда
      TIA Разрешение на получение налоговой информации
      TIGTA Генеральный инспектор налоговой службы казначейства
      ИНН Идентификационный номер налогоплательщика
      TP Налогоплательщик
      USPS Почтовая служба США
      W&I Организация заработной платы и инвестиций

      Электронная почта :: SuiteCRM Documentation

      Настройка электронной почты для SuiteCRM предоставляет широкий спектр функций, включая отправку личных писем на контакты, автоматическое создание дел, отправка уведомлений о событиях с помощью рабочие процессы и рассылка маркетинга по электронной почте кампании.

      В этом документе объясняются различные типы учетных записей электронной почты и способы их настройки. Для информации о чтении и отправке электронной почты в SuiteCRM с помощью модуля «Электронная почта» см. Руководство по модулю электронной почты.

      В SuiteCRM можно настроить несколько различных типов учетных записей для разных целей. Это:

      Сервер исходящей почты используется для отправки автоматических уведомлений по электронной почте (например, уведомления о назначении) и электронные письма, отправленные как рабочие процессы действия.

      Конфигурация исходящей почты должна быть настроена администратором.

      Другие исходящие учетные записи могут быть настроены в дополнение к учетной записи по умолчанию для определенных целей, например, отправка кампаний. Их можно настроить из Панель администратора, под исходящими аккаунтами. Если другие исходящие учетные записи не настроены, по умолчанию будет использоваться учетная запись сервера исходящей почты.

      Личная учетная запись используется для просмотра и отправки электронной почты из личной учетной записи электронной почты в электронной почте. модуль.Эта учетная запись может быть внутренней или внешней учетной записью электронной почты. Электронные письма из личных учетных записей не хранятся в SuiteCRM , если они не были импортированы вручную.

      Личные учетные записи могут быть настроены пользователем из своего пользовательского профиля. Администраторы могут настраивать личные аккаунты для других пользователей.

      Групповые учетные записи используются, когда вам нужно, чтобы несколько пользователей могли просматривать и отправлять электронную почту с одного письма. учетной записи, например, почтовый ящик службы поддержки или продаж. Групповые учетные записи могут быть настроены для автоматического импорта электронные письма и создавать дела из входящей электронной почты.

      Учетные записи группы

      должны быть созданы администратором. Доступ к групповой учетной записи должен быть предоставлен Администратор.

      Учетная запись обработки отказов используется с кампаниями для обработки отказов почтовые уведомления, когда электронные письма не доставлены. Вам нужно будет создать учетную запись для обработки отказов в заказать рассылку кампании.

      Учетные записи

      Bounce Handling должны быть созданы администратором. После настройки пользователи могут выбрать отказ обработка учетной записи при настройке кампании.

      Исходящая почта | Barnard College

      Исходящая почта обрабатывается с понедельника по пятницу сотрудниками почтовой службы в Альтшуле. Пожалуйста, ознакомьтесь с процедурами подготовки различных типов писем, чтобы получить лучшую цену и наиболее эффективное обслуживание. Примечание. Плата за обработку взимается за большинство услуг.

      Встреча и высадка

      Если у вас нет большого количества почты, вы можете передать ее, когда почтовый служащий придет в офис вашего отдела во время доставки.В противном случае, отнесите свою почту в служебное окно Altschul и отдайте ее служащему или положите в соответствующий почтовый ящик; пожалуйста, внимательно прочтите этикетки слотов перед тем, как отправить почту.

      Пожалуйста, убедитесь, что вся исходящая почта отправляется до 15:00 для получения ее сторонними перевозчиками (Колумбия, FedEx, USPS, UPS). Любая почта, отправленная после крайнего срока обработки по пятницам или за день до праздников, не будет отправлена ​​до следующего рабочего дня.

      Daily Desktop Mail

      Преподаватели и сотрудники должны использовать конверты со строкой своего отдела на обратном адресе для исходящей почты колледжа.Конверты без строки отдела могут быть открыты и возвращены, если мы не можем определить, какой отдел взимать. Преподавателям и сотрудникам не разрешается списывать деньги со своей личной почты на счет отдела, но они могут сдавать личную почту с печатью для передачи почтовыми службами почтовому служащему.

      Письмо формата Letter

      Почтовые службы счетчиков отдел писем. Представляя деловую почту на счетчик, пожалуйста, закройте заслонки, но не опечатывайте. Исключение: для конвертов с приглашениями держите конверты открытыми.

      Плоская почта (большие конверты)

      квартир могут быть отправлены по тарифам первого класса USPS или по льготной ставке с обслуживанием в течение 4-7 дней.
      Специальная подготовка к скидкам: На конверте нет маркировки 1-го класса. Адрес должен быть полностью помещен в правой половине конверта с альбомной ориентацией. Рукописных адресов нет. См. Рисунок «Плоская почта» для правильной подготовки больших конвертов с альбомной ориентацией.

      Международная почта

      Международная почта направляется через почтовые службы США и скидки.Специальная подготовка к скидкам: на конверте и упаковке нет маркировки 1-го класса. Распечатайте этикетку или четко напишите печатными буквами.

      Сертифицированное письмо с уведомлением о возврате

      Сертифицированная почта

      с уведомлением о возврате используется для отслеживания почты первого класса USPS и для получения подписи с подтверждением даты и времени доставки. Сертифицированные почтовые бланки и карточки квитанции о возврате доступны в Почтовых службах. Обязательно следуйте письменным инструкциям и заполните всю необходимую информацию в форме и карточке перед отправкой по почте.

      Письмо формата Letter

      Почтовые службы счетчиков отдел писем. Представляя деловую почту на счетчик, пожалуйста, закройте заслонки, но не опечатывайте. Исключение: для конвертов с приглашениями держите конверты открытыми.

      Пожалуйста, резинка ведомственная почта. Обязательно напишите имя и номер своей учетной записи на прикрепленном листе бумаги, если нет обратного адреса отдела или если вам нужно списать средства с другой учетной записи. Сотрудники Почтовых служб будут открывать неопознанную исходящую почту.

      Пожалуйста, посмотрите этот рисунок конверта № 10, чтобы увидеть правильное расположение адреса возврата и доставки на деловом конверте размера письма.

      Плоская почта (большие конверты)

      квартир могут быть отправлены по тарифам первого класса USPS или по льготной ставке с обслуживанием в течение 4-7 дней.
      Специальная подготовка к скидкам: На конверте нет маркировки 1-го класса. Адрес должен быть полностью помещен в правой половине конверта с альбомной ориентацией. Рукописных адресов нет. См. Рисунок «Плоская почта» для правильной подготовки больших конвертов с альбомной ориентацией.

      Международная почта

      Международная почта направляется через почтовые службы США и скидки. Специальная подготовка к скидкам: на конверте и упаковке нет маркировки 1-го класса. Распечатайте этикетку или четко напишите печатными буквами.

      Сертифицированное письмо с уведомлением о возврате

      Сертифицированная почта

      с уведомлением о возврате используется для отслеживания почты первого класса USPS и для получения подписи с подтверждением даты и времени доставки. Сертифицированные почтовые бланки и карточки квитанции о возврате доступны в Почтовых службах.Обязательно следуйте письменным инструкциям и заполните всю необходимую информацию в форме и карточке перед отправкой по почте.

      Гербовые закупки

      Mail Services не продает почтовые марки. Марки Forever всегда продаются по той же цене, что и обычная почтовая марка первого класса, и могут использоваться для отправки письма весом в одну унцию независимо от того, когда марки были куплены, и независимо от того, как цены могут измениться в будущем.

      Разрешительные рассылки

      Mail Services поддерживает некоммерческие организации и разрешения первого класса от имени Barnard College.Мы работаем с различными внешними типографиями и почтовыми отделениями, чтобы соответствовать всем правилам USPS в отношении рассылок со скидкой и упростить почтовые платежи. Пожалуйста, заполните Заявку на адресацию и почтовые услуги для любой разрешительной рассылки. Вы можете связаться с менеджером по коммерческим операциям Аароном Кинардом по адресу [email protected].

      Деловая ответная почта

      Департаменту, желающему использовать любой тип почты для деловых ответов (почтовые расходы оплачиваются адресатом) или почты с любезными ответами (поставить штамп здесь), следует обратиться в Службу печати.Служба печати создаст дизайн с использованием специального одобренного USPS программного обеспечения.

      Рассылка

      Business Reply должна соответствовать строгим стандартам дизайна USPS. Все такие проекты, напечатанные здесь или у другого поставщика, должны утверждаться менеджером по бизнес-операциям каждый раз, когда они используются, поскольку требования могут меняться от года к году.

      Исходящие отправления FedEx

      Barnard College использует FedEx в качестве основного поставщика услуг экспресс-доставки и наземной доставки.Колледж получает скидки, которые передаются отделениям.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *